SUBSISTEMA DE
ADMINISTRACION LOGISTICA DE
MEDICAMENTOS E INSUMOS
SALMI
Ministerio de Salud y Deportes
UNAP - UNIMED
DELIVER/JSI/USAID
OMS/OPS
Medicamento
Sustancia o preparado que
tiene la capacidad de:
•
PREVENIR
¿•Que
es
un
medicamento?
CURAR
• MANTENER O CONTROLAR
• DIAGNOSTICAR
COMO SE PRESENTAN LOS
MEDICAMENTOS
SÓLIDOS :
Comprimidos, cápsulas, grageas,
supositorios.
LIQUIDOS:
Jarabes, suspensiones,
soluciones, elixir.
SEMISOLIDOS: Cremas , ungüentos, pomadas.
COMO SE NOMBRAN LOS
MEDICAMENTOS
•NOMBRE GENERICO
•NOMBRE QUIMICO
•NOMBRE DE MARCA
MEDICAMENTOS ESENCIALES
Son aquellos medicamentos
que sirven para atender las
enfermedades que se
presentan en el país.
LAS CARACTERISTICAS DE LOS
MEDICAMENTOS ESENCIALES SON :
UTILES
► DISPONIBLES
► EFICACES
►
SEGUROS
► ACCESIBLES
► BAJO COSTO
►
VENTAJAS DE UTILIZAR
MEDICAMENTOS ESENCIALES

SE EVITA EL CONSUMO DE
MEDICAMENTOS INNECESARIOS

EL PERSONAL PUEDE CONOCER
MEJOR LOS MEDICAMENTOS

SE EVITAN CONFUSIONES
¿QUE ES LOGISTICA?

“Logística es la serie de
actividades y procedimientos
que en conjunto contribuyen a
garantizar la disponibilidad
oportuna de medicamentos e
insumos médicos para la
prestación de un servicio”
9
¿CUAL ES EL PROPOSITO DE
LA LOGÍSTICA?
Suministrar:
Los medicamentos e insumos
correctos
En las cantidades correctas
En la condición correcta
En el lugar correcto
En el tiempo correcto
Al costo correcto
10
Ciclo Logístico
11
Ciclo Logístico
ió
ac
lu
C
SELECCION
va
E
n
y
C
on
tr
ua
l
a
v
E
ón
i
c
y
ol
r
t
n
o
ol
SIAL
USO
Presupuesto
Monitoreo y Supervisión
Evaluación
Recursos Humanos
USO RACIONAL
PROGRAMACION
Y
ADQUISICION
E
v
a
lu
a
c
ió
n
y
C
o
n
tr
o
l
ALMACENAMIENTO
Y
DISTRIBUCION
12
E
v
a
lu
a
c
ió
n
y
C
o
n
t
r
ol
¿QUE ES SELECCION?
Es el procedimiento por el
cual
se
eligen
los
medicamentos necesarios
para
satisfacer
las
necesidades de los usuarios,
esto implica una actividad
continua, multidisciplinaria
y participativa.
13
¿CUÁL ES EL PROPOSITO
DE LA SELECCIÓN?
Contar con los medicamentos
necesarios para prevenir y
tratar las enfermedades de
mayor prevalecía en la región
donde
se
encuentra
el
establecimiento de salud.
14
CRITERIOS DE SELECCION
Perfil epidemiológico.
Población objetivo.
Niveles de atención
15
¿QUÉ INSTRUMENTOS SE UTILIZAN
PARA REALIZAR LA SELECCION?
Formulario Terapéutico Nacional.
Lista de medicamentos
esenciales.
Lista de medicamentos del SUMI
16
Práctica para la Selección
Describa las
enfermedades mas
frecuentes de su
región
A que tipo de
población afectan
estas
enfermedades
Que medicamentos
utilizaría?
17
Instrumento de Selección
CODIGO
A
B
C
D
NOMBRE
GENERICO
FORMA
FARMACEUTICA
CONCENTRACION
NIVEL DE
ATENCION
18
PROGRAMACION
¿QUE ES PROGRAMACION?
Es determinar la cantidad de
cada uno de los medicamentos
seleccionados para cubrir las
necesidades de una población
especifica en un periodo de
tiempo determinado.
20
¿CUÁL ES EL PROPOSITO DE
LA PROGRAMACION?
Asegurar la disponibilidad de
los medicamentos e insumos
evitando el desabastecimiento
y/o sobreabastecimiento.
21
¿Qué métodos se utilizan para
la Programación?
Consumo histórico
Perfil epidemiológico
22
ADQUISICION
Que es Adquisición
Es el proceso administrativo de compra
medicamentos de acuerdo a normas.




de
Ley del Medicamento No. 1737 y su Reglamento D.S.
25235.
SNUS D.S. 26873 Cáp. IV de la Adquisición de
medicamentos.
Resolucion Ministerial No. 0735, Reglamento del SNUS.
Normas Básicas del Sistema de Administración de
Bienes y Servicios D.S. 25964.
24
Modalidad de Adquisición
Compra menor
 Invitacion publica
 Licitacion publica
 Contratacion por excepcion

25
Tipo de financiamiento
La adquisicion se realizara de acuerdo
al tipo de financiamiento disponible en
cada FIM.



Dinero en efectivo o cheque
Medicamentos, insumos y reactivos.
Reposicion de medicamentos de
Programas Nacionales.
26
Pasos para la Adquisición
Contar con la lista de medicamentos
preseleccionados por el centro
Contar con la Programación de las cantidades
de medicamentos a adquirir.
Contar con el Consolidado de pedido
trimestral (CPT) Form. SNUS-04
Remitir el pedido al DILOS y Gerente de Red.
27
Pasos para la Adquisición
Proceder al proceso de compra una vez
aprobado por el DILOS.
Solicitar 3 cotizaciones
Elaborar cuadro comparativo.
Calificación y adjudicación de proveedores
Control sobre el proceso del pedido
28
Principios prácticos
cu
ic
t if
an
ac
pr
e
e
ov
es
r
do
selección
n
ió
Adquisición
Adquisición
lic
ita
ci
on
es
es
o
i
c
a
c
i
f
i
c
pe
s
e
n
29
Selección de proveedores
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
Calidad del producto
Fiabilidad del servicio
Preselección
Plazos de entrega
Viabilidad financiera
30
Instrumentos
MODALIDAD DE
CONTRATACION
Modelo de Pliego
Especificaciones
técnicas
Sist. de Calificación
Modelo de Contrato
Formularios de:
Cotizaciones
Pedido
Remisión/Recepción
REQUISITOS
TECNICOS
Cert. de Empresa de
DINAMED - MSD
Registro Sanitario
vigente y legalizado
Cert. de Control de
Calidad
Medicamento Esencial
REQUISITOS
ADMINISTRATIVOS
Registro de Proveedores
Registro de Productos
Formularios:
•Kardex Valorado
•Recetario Recibo
•IMM
•CPT
•Cotizaciones
•Remisión/Recepción
31
Proveedores
COSTO DE LA DISTRIBUCION
ESTATALES
CEASS
ONG
PRIVADOS
PROSALUD
Industria
Farmacéutica
IME
Importadores
Distribuidores
PRECIOS REFERENCIALES
32
Financiamiento
La adquisición se realizará de acuerdo al tipo de
financiamiento disponible
SUMI
GRATIS AL
USUARIO
PAGA GOBIERNO
MUNICIPAL
VENTA
(F. Rotatorio)
VENTA AL
USUARIO
PAGA
EL USUARIO
PROGRAMAS
GRATIS AL
USUARIO
REPONE EL
PROGRAMA
33
ALMACENAMIENTO
¿Qué es Almacenamiento?

Es la serie de actividades
consistentes en una adecuada
recepción, clasificación, ubicación,
custodia, eventual manipulación y
control de existencias.
¿Cuál es el propósito del
Almacenamiento?





Proteger la integridad y calidad de los
medicamentos e insumos.
Asegurar una rápida localización.
Asegurar la disponibilidad oportuna de
los medicamentos e insumos.
Controlar la fecha de expiración o
vencimiento.
Controlar las existencias.
¿Como organizar un
almacén?



Área de Administración
Área de Almacenamiento
Área de Dispensación
Pautas de Almacenamiento








Ambiente libre de humedad
Ventilar e iluminar el ambiente adecuadamente
Evitar luz directa del sol y luz blanca (Fluorescente).
Fumigar contra insectos roedores y otros
El equipo de control de incendios debe estar disponible
y accesible
Ordenar los medicamentos e insumos según PEPE,
para facilitar el conteo y manejo de medicamentos e
insumos en general
Identificar y almacenar por nombre genérico, fecha de
fabricación o vencimiento.
Separar los medicamentos e insumos que están
dañados o vencidos
Pautas de Almacenamiento






Almacenar teniendo en cuenta el control de
medicamentos sensibles a la luz (fotosensibles), sensibles
a la temperatura (termolábiles), sensibles a la humedad
(higroscópicos). Conservándolos en sus envases
secundarios.
Clasificar: medicamentos, insumos y otros.
Clasificar en forma alfabética, forma farmacéutica,
sólidos, líquidos y de gran volumen.
Almacenar los medicamentos e insumos separados de
otros materiales y alejados de productos tóxicos o dañinos
Almacenar las cajas de medicamentos en pilas separadas
y sobre tarimas.
Almacenar los medicamentos de forma que las etiquetas
de identificación y fechas de expiración sean visibles
Qué es la Vida Útil de los
Medicamentos e Insumos

Es el periodo en el cual un
medicamentos
conserva
sus
especificaciones de calidad, desde
su fecha de fabricación hasta la
fecha de su vencimiento.
DISTRIBUCION
Qué es Distribución?
• Es
la
entrega
de
medicamentos
e
insumos a la FIM de los
establecimientos
de
salud de la red de
servicios.
42
Qué es la Red de
Distribución?
•
Es la cadena completa
de almacenes y medios
de transporte por los
cuales tienen que pasar
los
medicamentos
e
insumos.
43
Centros de
Salud
Red de Servicios
BRISA’s
HOSPITAL
Boticas
Comunales
2do. Nivel
3r. Nivel
Puestos de
Salud
DISTRIBUCION INFORMACION
MSD
Informaci
ón
S
E
D
E
S
Informaci
ón
Información y pedido para Programas Nacionales
CEASS
DILOS
Gobier
no
Munici
pal
OTROS
PROVEEDOR
ES
GERENTE
DE RED
FIM
de
Referenci
a
información
licitación
Distribución desde el proveedor
Información
Programas Nal.
45
DISTRIBUCION INFORMACION
CEASS
OTROS
PROVEEDORE
S
FIM
de Referencia
FIM P.S.
FIM
C.S.
BRISA
FIM C.S.
FIM
P.S.
Tipos de Distribución
• Asignación
• Requerimiento
47
Distribución por
Asignación
•
Cuando el personal de los
niveles superiores determina
las cantidades a distribuir a
los niveles inferiores.
48
Distribución por
Requerimiento
• Cuando el personal de los
niveles inferiores solicita
las cantidades de
medicamentos e insumos al
nivel superior
49
Pautas para la
• Entregar Distribución
los medicamentos e insumos
debidamente identificados y rotulados
• Entregar los medicamentos e insumos
que expiran primero (PEPE)
• Despachar
productos identificados
con
nombre
generico,
forma
farmaceútica, concentración, fechas
de vencimiento, números de lote y
especificaciones especiales
50
USO
A que se refiere Uso

Es cuando el medicamento
o insumo llega al usuario
para ser usado o
consumido.
USO RACIONAL
¿Qué es Uso Racional?





Prescribir el medicamento apropiado
Disponer del medicamento prescrito
Despachar adecuadamente los medicamentos.
Hacer que las personas se los tomen en las
dosis y periodos de tiempo indicados.
Precio del medicamento al alcance del usuario.
¿Quiénes intervienen en el Uso
Racional?



Prescriptor
Dispensador
Usuario
¿Qué instrumento se utiliza?

Recetario / Recibo
– Documento que resume la
decisión terapéutica del
prescriptor para un usuario
Requisitos de una receta
correcta
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Nombre del paciente
Edad
Fecha
Servicio o consultorio de atención
Diagnostico
Nombre genérico del medicamento
Concentración (mg, g, UI.)
Forma farmacéutica ( com, cap, solucion, suspension,etc)
Dosis e intervalo de dosificación
Tiempo o periodo de tratamiento
Numero total de unidades de dosificación a entregar
( 15 tab, 2 frascos etc)
Nombre, Apellido y Firma del prescriptor.
Pasos para una Prescripcion
adecuada
1.
Pensar:




2.
Que tiene la persona
Que tan grave es el problema
Cual es el tratamiento apropiado
Que medicamento recetar
Actuar:



Escribir la receta
Hablar con la persona y/o sus familiares
Indicar sobre el uso
DISPENSACION

Es el acto de entregar
correctamente el medicamento
al usuario sano o enfermo.
Pasos para una Dispensacion
adecuada
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Recepción de la receta
Interpretación de la receta
Localización del medicamento
Preparación del o los medicamentos
Calcular y preempacar la cantidad del
medicamento prescrito
Etiquetado del medicamento
Entrega del medicamento al usuario
SIAL
SISTEMA DE INFORMACION
PARA LA ADMINISTRACION
LOGISTICA
Es el conjunto organizado de
datos recibidos que se generan
a través de los componentes,
que interactúan en el ciclo
logístico para brindar
información.
61
¿CUAL ES EL PROPÓSITO DEL
SISTEMA DE INFORMACIÓN
PARA LA ADMINISTRACIÓN
LOGISTICA?
Mejorar las decisiones que aseguran
el
correcto
abastecimiento
de
medicamentos e insumos.
62
PASOS PARA LA TOMA
DE DECISIONES
DATOS
DECISIONES
PROCESO DE DATOS
INFORMACION
63
Preguntas para
discusión
Qué tipo de decisiones
relativas a la
Administración
Logística de
Medicamentos e
insumos toma en su
trabajo?
Que datos logísticos
necesita para tomar
esas decisiones?
Donde encuentra
estos datos
logísticos?
64
Cuales son los Datos
Esenciales de la
Información Logística
•
Saldo o existencias disponible
Son las cantidades de existencias utilizables que están
disponibles en todos los niveles del sistema logístico en
un momento dado en el tiempo.
•
Consumo
La cantidad de medicamentos e insumos entregados a los
usuarios en un periodo específico.
•
Ajustes

Existen dos tipos de ajustes: positivos y negativos.
Los negativos son: La cantidad de productos retirados
de la red de distribución por otros motivos diferentes al
consumo (por ejemplo pérdidas, vencimiento, robo, daño).
Los positivos son: La cantidad de productos ingresados
a la red de distribución por otra fuente diferente a un
despacho del nivel superior (por ejemplo sobrantes,
transferencias ,devoluciones.)


65
Continuación
•

•
•
•


Fechas de fabricación
Es la fecha en la cual el medicamento o insumo
médico fue elaborado.
Fechas de vencimiento
Es la fecha límite hasta el que puede ser utilizado
el medicamento o insumo médico.
Lapso de reabastecimiento
Es el tiempo que transcurre desde el momento en
que se inicia el proceso de solicitud de
medicamentos e insumos médicos y el momento
en que se recibe y está disponible para la
prestación de un servicio.
Periodo de reabastecimiento
Es la periodicidad o frecuencia con que un
establecimiento
o nivel es reabastecido.
66
¿QUE TIPOS DE REGISTROS SE
UTILIZAN EN EL SIAL ?
Registro de Existencias
- Kardex
Registro de Consumo
- Recetario/Recibo
Registro de Movimientos
- Informe de Movimiento Mensual
- Consolidado de Pedido
Trimestral
67
FORMULA PARA
CALCULAR CONSUMO
PROMEDIO MENSUAL
CONSUMO
PROMEDIO = Suma del consumo de los últimos
“n” meses
MENSUAL
“n”
(CPM)
“n” = número de meses
CONSUMO = Medicamentos o insumosentregados a usuarios
en los diferentes
niveles de atención de salud.
NOTA: Cuando hablamos de consumo se debe redondear al
entero superior
68
FORMULA PARA
CONSOLIDAR EL
CONSUMO PROMEDIO
MENSUAL
CONSUMO
Suma de los CPM de
PROMEDIO = todos los centros bajo
MENSUAL
su responsabilidad y el
CPM del centro o regional
69
FORMULA PARA CALCULAR
MESES DE EXISTENCIA
DISPONIBLES
MESES DE
EXISTENCIA
=
SALDO disponible final del periodo
DISPONIBLES
C.P.M.
(M.E.D.)

Para nivel inferior/ Establecimiento de salud
SALDO FINAL = Suma de todos los saldos en
consultorio, farmacia,
promotores, etc.

Para nivel Regional/Intermedio
SALDO FINAL =
bajo su
Suma de los saldos de todos los puestos
responsabilidad mas el almacén
regional.
70
¿CUAL ES EL PROPÓSITO DE UN
CONTROL DE INVENTARIOS MAXIMOS
Y MINIMOS?
Determinar la cantidad de
medicamentos e insumos en existencia.
Mantener un nivel adecuado de
existencias.
Determinar los niveles de existencias a
lo largo del sistema.
Establecer la frecuencia del
pedido/despacho
71
INVENTARIO FISICO
(Consideraciones)




Deben realizarse dos veces al año: 30 de Junio
y 30 de Diciembre (por norma)
Se realizan para comparar el Kardex con la
existencia física.
Se deben retirar físicamente del inventario los
medicamentos e insumos médicos dañados o
vencidos.
Sirven para monitorear
las fechas de
vencimiento y reordenar el almacén para que
estén mas a mano los medicamentos e insumos
con fecha de vencimiento mas cercana.
72
TERMINOLOGIA Y
DEFINICIONES

Lapso de reabastecimiento :
Es el tiempo que transcurre desde el momento en que se
inicia el proceso de solicitud de medicamentos e insumos
médicos y el momento en que se recibe y está disponible
para la prestación del servicio.

Nivel de existencias de reserva :
Son las existencias de reserva que se mantienen
disponibles para evitar desabastecimiento por causa de
demoras en las entregas o por aumentos significativos del
consumo. Generalmente se expresa como equivalente a
1/2 Lapso de Reabastecimiento

Período de reabastecimiento :
Es la frecuencia con la que se abastece cualquier nivel de
distribución (almacén central, regional, promotores, etc)
73

TERMINOLOGIA Y
DEFINICIONES
Nivel mínimo
:
Es el nivel mínimo de existencia, expresado en número de
meses, en que un almacén o establecimiento de salud
deben encontrarse al momento de recibir una nueva
dotación.

Nivel máximo :
Es el nivel máximo de existencia, expresado en número de
meses, al que debe llegar un almacén o establecimiento de
salud después de recibir una nueva dotación.

Cantidad mínima :
Es la existencia mínima (en unidades), en el cual el
almacén o establecimiento deben encontrarse al momento
de recibir una nueva dotación.

Cantidad máxima :
Es la existencia máxima (en unidades), en el cual el
almacén o establecimiento deben encontrarse al momento
de recibir una nueva dotación.
74
FORMULAS PARA FIJAR
MÁXIMOS Y MÍNIMOS

Nivel de Reserva = 1/2 Lapso de Reabastecimiento

Nivel Mínimo
= Nivel de reserva + Lapso de Reabastecimiento

Nivel Máximo
= Nivel Mínimo + Período de Reabastecimiento

Cantidad Máxima
=
CPM x Nivel Máximo

Cantidad Mínima
=
CPM x Nivel Mínimo

Cantidad a solicitar
Periodo.
= Cantidad Máxima - Saldo Disponible Final
75
EJEMPLO SOBRE CONVERSION DE
NIVELES A CANTIDADES
Lapso de Reabastecimiento
1
Nivel de Reserva 0.5 meses
Periodo de Reabastecimiento 3
Consumo Promedio Mensual
Saldo disponible final del Periodo
mes
meses
140
420
ciclos
ciclos
Qué cantidad se debe pedir para el próximo periodo,
asumiendo que hoy es fin de trimestre?
Nivel Mínimo = 0.5 + 1
= 1.5
Nivel Máximo
= 1.5 + 3
= 4.5
Cantidad Mínima
= 140 x 1.5 =
Cantidad Máxima
= 140 x 4.5 =
Cantidad a Solicitar
= 630 - 420 =
meses
meses
210
ciclos
630 ciclos
210 ciclos
76
EJERCICIO CON DATOS PROPIOS
Lapso de Reabastecimiento
____
Nivel de Reserva ____
meses
Periodo de Reabastecimiento
Consumo Promedio Mensual
Saldo disponible final del Periodo

mes
____
____
____
meses
unidades
unidades
Qué cantidad se debe pedir para el próximo periodo,
asumiendo que hoy es fin de trimestre?
Nivel Mínimo
= ____ + ____
= ____ meses
Nivel Máximo
= ____ + ____
= ____ meses
Cantidad Mínima
= ____ x ____
= ____ unidades
Cantidad Máxima
= ____ x ____
= ____ unidades
Cantidad a Solicitar
= ____ - ____
= ____ unidades
77
ALGUNOS FACTORES QUE PUEDEN INFLUIR
EN LA FIJACIÓN DE NIVELES MÁXIMOS Y
MÍNIMOS






Costo de los medicamentos e insumos
médicos
Capacidad física de almacenamiento
Costo de almacenamiento
Vida útil de los medicamentos e insumos
médicos
Disponibilidad de medicamentos e insumos
en las fuentes de suministro (donantes,
fabricantes, casas importadoras, etc.)
Capacidad administrativa del personal
78
¿CUALES SON LAS VENTAJAS DE
UTILIZAR CONTROL DE INVENTARIOS
MÁXIMOS Y MÍNIMOS?





Minimiza sobre abastecimientos y
desabastecimientos.
Reduce desperdicio de medicamentos e
insumos médicos (vencimientos, etc.).
Evita los costos de pedidos de
emergencia.
Se solicita y mantiene lo necesario.
Se optimizan los recursos económicos a
todo nivel.
79
PARA QUE UNA INFORMACION
SEA DE UTILIDAD DEBE SER:



Confiable
Oportuna
Completa
80
¿QUE ACCIONES DEBEMOS
TOMAR CUANDO RECIBIMOS
INFORMACIÓN INCOHERENTE?

Hacer consistencia de datos

Monitorear la calidad y flujo de la
información

Cruzar los saldos reportados con cantidades
enviadas y recibidas

Solicitar aclaraciones en puntos específicos

Hacer supervisión
81
¿CUALES SON LOS ERRORES DE
REGISTRO MAS COMUNES?






Errores de suma y transcripción.
Inclusión de distribución en lugar de
consumo.
Los saldos en kardex no coinciden con el saldo
físico.
Ausencia de formatos básicos para registro.
Omision y/o error de registro de:

Datos de movimiento (recepción / despacho).

Pérdidas faltantes u otros (Ajustes).

Datos de consumo real.
82
RECOMENDACIONES
FINALES





Hacer una revision de los reportes que se
reciben.
Corregir errores de registro y omisiones.
Retroalimentar
a
los
niveles
correspondientes
sobre sus errores de registro.
Exigir cumplimiento en la presentación
de
informes.
Analizar la tendencia del consumo.
83