5. Rencana Pengadaan
5.1.
Umum
Rencana
pelaksanaan
pengadaan
barang
meliputi
pengadaan
material,
percepatan, jalur lalu lintas dan pengendalian material.
Procurement
Manager
akan
bertanggung
jawab
untuk
personil
operasi
pengadaan, termasuk pembelian, percepatan ,jalur lalu lintas, pengontrolan
material dan koordinasi dengan pemeriksaan penjual, pra-pengiriman, penetapan
rencana pengadaan, prosedur, instruksi, pembelian syarat dan kondisi.
Selama tahap konstruksi, tim pengadaan akan memberikan dukungan dari
Procurement Manager dan Construction manager untuk menangani pembelian
lokal, pembuatan izin, pengendalian bahan dan pergudangan.
5.2.
Fungsi dan Tanggung Jawab Setiap Kantor Proyek

Kantor Proyek Utama
Semua aktifitas pengadaan akan di lengkapi melalui kantor proyek utama.

Kantor Proyek Lapangan
Kantor proyek lapangan akan melakukan pembelian beberapa bahan untuk
mendukung pembangunan di lokasi sekitar proyek. Kegiatan lain adalah
penerimaan bahan material termasuk perizinan, bongkar muat pada
lapangan, pengontrolan material dan warehouse.
5.3.
Strategy
Strategi berikut akan menerapkan untuk memenuhi capaian jadwal pengadaan:

Pengadaan peralatan dan bahan yang memenuhi persyaratan proyek,
spesifikasi syarat dan kondisi dari perjanjian pembelian kontraktor.

Mengidentifikasi peralatan yang lama sedini mungkin dan membelinya secara
tepat waktu sesuai jadwal.

Mempertahankan filosofi material yang dibeli / peralatan lokal seperti yang
direncanakan.

Memastikan bahwa pengiriman memenuhi jadwal yang ditetapkan, terutama
untuk peralatan / bahan-bahan penting.

Memastikan bahwa semua material yang dikirimkan ke tempat kerja yang
sesuai dengan persyaratan proyek.

Pemilihan vendor tambahan dengan keandalan dan pengalaman layanan
yang dapat dipertanggungjawabkan sebagaimana disetujui oleh pekerja.

Meminimalkan pemindahan barang dari satu alat pengangkut ke alat
pengangkut lain terutama untuk pengiriman barang utama.
5.4.
Prosedur Pengadaan
Prosedur berikut akan dibentuk untuk tujuan:
5.5.

Mempercepat prosedur

Prosedur lalu lintas dan logistik

Prosedur internal lainnya yang di perlukan.
Pengontrolan Material
Kelompok Pengadaan akan melakukan pembelian bahan sampai pengiriman ke
lokasi proyek. Setelah bahan diterima di situs, koordinator logistik harus
mempersiapkan status penerimaan material termasuk material yang telah diinstal,
bahan rusak karena pengiriman atau karena kesalahan pembuatan di lapangan,
material yang hilang, dan lain-lain.
Kontrol bahan akan dimulai dari survei kemampuan penjual, survey lalu lintas dan
sarana transportasi. kontrol akan dilanjutkan dengan penerimaan permintaan
otorisasi pembelian peralatan / bahan dan akan berujung pada pekerjaan
inspeksi / menerima, dokumentasi lapangan dan melepaskan ke subkontraktor
pembangunan. Penyelidikan dan / atau sistem penomoran penjualan pembelian,
bersama-sama dengan deskripsi singkat dari peralatan atau bahan yang akan
digunakan untuk semua referensi untuk mengidentifikasi peralatan atau bahan
material.
5.6.
Pembelian
Penempatan dengan tepat waktu dari pesanan pembelian dari Vendor dan
dengan jadwal proyek menjadi perhatian utama, pada tugas pembelian.
Kontraktor akan membeli peralatan utama yang ditentukan pada spesifikasi
proyek kontrak dan peralatan terkait lainnya dan bahan yang diperlukan untuk
melengkapi pekerjaan.
a). Daftar Survey Kualifikasi Vendor
Vendor yang diusulkan dipilih berdasarkan daftar pekerja, pengalaman
kontraktor , pertimbangan kualifikasi meliputi kehandalan, sejarah produksi,
teknik dan keahlian teknis, kekuatan keuangan, stabilitas manajemen,
fasilitas produksi, hubungan sub-vendor, dll.
b). Barang yang Lama dan Penting
Barang yang lama dan penting harus menjadi perhatian utama dalam tugas
pengadaan. Tugas Pengadaan akan mengidentifikasi baik yang lama dan
barang penting sehingga order pembelian untuk item tersebut dapat
diterbitkan awal dan dapat menyesuaikan dengan jadwal proyek.
c). Permintaan Teknis
Daftar permintaan ini akan menjelaskan proyek teknis persyaratan,
spesifikasi, standar, gambar, persyaratan inspeksi yang berlaku, persyaratan
suku cadang, persyaratan data vendor, dan pekerjaan lainnya terkait yang
diperlukan oleh vendor untuk menyediakan pesanan dengan benar.
Permintaan ini akan disiapkan dan dikeluarkan oleh Kontraktor bagian
Departemen Teknik.
d). Dokument Permintaan
Dokumen Permintaan akan disiapkan dan dikeluarkan secara komprehensif
sehingga penentuan akan memerlukan minimal klarifikasi dan pengkondisian.
Proses tender akan konsisten dan klarifikasi permintaan dan akan
dikomunikasikan kepada semua peserta tender.
e). Evaluasi penawaran
Penentuan
lengkap
dan
diterima
vendor
akan
dievaluasi.
Vendor direkomendasikan akan diserahkan kepada pekerja untuk disetujui.
Penentuan akan dievaluasi melalui evaluasi penawaran terdiri dari::
i). Pemenuhan Teknis

Standardisasi

Kekuatan teknik

Operability

Layanan

Pemeliharaan

Ketersediaan suku cadang

Jaminan kualitas
ii). Penentuan Komersil
f).

Jadwal dan pengiriman (materials and gambar vendor)

Garansi dan pelayanan

Biaya dan pembayaran

Saluran komunikasi dan organisasi vendor untuk urutan tertentu.
Klarifikasi akhir dan Seleksi Vendor
Penentuan vendor akan dibandingkan dan diperingkatakan terhadap satu
sama lain, sesuai dengan rekomendasi yang menguntungkan mereka yang
dipersiapkan oleh biaya Pengadaan dan teknik. Setelah diperiksa dan
disetujui oleh Manajemen Proyek, vendor yang berhasil akan dipilih. Hasil
seleksi vendor akan diinformasikan kepada pekerja yang sesuai.
g). Pertemuan sebelum Penyerahan
Pertemuan sebelum penyerahan akan dilakukan untuk memastikan bahwa
semua aspek penyelidikan dan penentuan dengan benar dinilai dan
dievaluasi. Pertemuan di kantor Kontraktor disediakan untuk kebutuhan kritis.
Letter of Intent dapat dikeluarkan sebelum mengeluarkan pesanan pembelian
resmi.
h). Purchase Order
Kontraktor akan mengeluarkan Purchase Order untuk bahan / peralatan
vendor.
i).
Pertemuan pembukaan
Untuk pemesanan peralatan utama atau jika kontraktor menganggap perlu,
pertemuan akan digelar dengan vendor yang lolos, dalam waktu sepuluh (10)
hari dari penghargaan pesanan.
Pertemuan tersebut akan digelar baik di fasilitas kantor kontraktor atau
vendor, dan dihadiri oleh Kontraktor Pengadaan, Teknik, kelompok kontrol
kualitas dan perwakilan pekerja.
Pertemuan akan dilakukan untuk mengkonfirmasi hal berikut namun tidak
terbatas pada:
j).

Komunikasi dan korespondensi antara pihak-pihak.

Organisasi vendor

Jadwal fabrikasi detail dan waktu untuk inspeksi.

Memastikan persyaratan teknik.

Inspeksi bagian yang diutamakan.

Rencana penanganan Pra-shipment
Koordinasi Pertemuan Vendor
Rapat koordinasi vendor selanjutnya dapat diadakan sesuai jadwal atau atas
diperlukan.
5.7.
Expediting
Mempercepat dimulainya dengan pertemuan pra-award atau pengeluaran
komitmen pesanan Kontraktor (Letter of Intent atau PO penghargaan), dan
berlanjut sampai vendor telah menyelesaikan semua persyaratan Kontraktor.
Untuk mengkoordinasikan jadwal, Pesanan Pembelian akan mencakup ketentuan
yang mengikat vendor untuk mengambil tindakan apa pun yang diperlukan untuk
vendor untuk menyelesaikan pesanan sesuai dengan jadwal.
Ekspeditur mempersiapkan dan melaporkan masalah yang cukup detail dan
mengevaluasi kemajuan terhadap persyaratan jadwal. Laporan Ekspeditur
dikumpulkan dari pencetus dan disusun menjadi laporan status mingguan dan
bulanan, untuk diperiksa oleh Manajemen Proyek. Bidang yang menjadi
perhatian, penundaan potensial dan aktual yang disoroti.
Ekspediturs mengambil tindakan yang tepat pada tingkat harian, untuk menjaga
vendor sesuai jadwal. Bila perlu, ekspeditur akan merekomendasikan /
mengusulkan langkah-langkah perbaikan yang lebih kuat dan tindakan yang
harus diambil langsung oleh Manajemen Kontraktor.
Ekspediturs juga bertanggung jawab untuk kuantitas dan packing / menandai dan
pra-shipment inspeksi bersama-sama dengan Koordinator Lalu Lintas.
5.8.
Jalur Lalu lintas
Kontraktor bertanggung jawab untuk pengiriman bahan / peralatan ke tempat
kerja. Bagian lalu lintas Kontraktor akan mengembangkan rencana lalu lintas
yang komprehensif. Kegiatan bagian lalu lintas dipandu oleh jadwal pengiriman
dan mempercepat kemajuan, dan dikoordinasikan dengan baik teknis maupun
konstruksi. Kontraktor harus memberitahukan pekerja yang melakukan impor
bahan / peralatan yang akan diangkut sebagai dalam waktu dua (2) minggu
sebelum pengiriman.
Berikut ini merupakan tugas utama / kegiatan bagian Lalu Lintas Kontraktor, akan
diadministrasikan oleh Koordinator Lalu Lintas termasuk:

Aktivitas lalu lintas awal

Mengidentifikasi kategori kargo dan metode transportasi khusus

Membuat pengiriman proyek cargo mode

Membuat proyek kargo muatan pelabuhan

Koordinasi aktifitas bongkar muat

Mendapatkan surat pengiriman penjual, mengeluarkan Instruksi Koordinasi
pengiriman, Mempercepat Pengiriman Dokumen dan Dokumen Control.

Pengadaan perizinan

Pelaporan lalu lintas

Koordinasi Lalu lintas

Selesi Perusahaan pengiriman

Menginspeksi kelebihan, kekurangan, dan kerusakan barang (OSD) dengan
lalu lintas klaim yang terkait.
Jalur lalu lintas akan bekerja sama dengan Konstruksi dan kelompok Asuransi
untuk melacak hilang kargo dan membantu dengan persiapan klaim asuransi
terkait lalu lintas Kontraktor.
5.9.
Jasa vendor
Pesanan pembelian harus jelas mendefinisikan kualifikasi tingkat jasa vendor,
dan kondisi lain di mana kebutuhan jasa vendor selama konstruksi dan tahap
commissioning akan dijelaskan.
5.10. Operating Spare Parts
a). General
Kontraktor harus menerbitkan purchase order suku cadang berdasarkan
instruksi dari pekerja untuk memesan berdasarkan pemilihan terakhir dari
pekerja dan persetujuan dari vendor suku cadang untuk setiap peralatan
yang akan dipesan. Tidak diperbolehkan pemesanan yang terpisah-pisah.
Supplement orders akan diterbitkan untuk diperbaiki kesalahannya hanya
pada suku cadang orisinil.
Tanda tangan pekerja dibutuhkan untuk semua persetujuan suku cadang,
purchase orders dan penyerahan dokumen. Pada setiap peralatan utama
kick-off meeting, kontraktor harus mendapatkan konfirmasi dari vendor untuk
rekomendasi suku cadang. Vendor harus mengirimkan rekomendasi suku
cadangnya dalam 2 bulan berdasarkan LOI atau purchase order kontraktor .
Pekerja harus menghitung jumlah barang yang akan dipesan beserta
harganya dan mendapatkan harga dari vendor atau agen, lalu kemudian
mengembalikan persetujuan dokumen tersebut kepada kontraktor tidak lebih
dari 14 hari dari permintaan kontraktor. Semua pihak harus memberikan
upaya
untuk
menyelesaikan
penyerahan
suku
cadang
pada
saat
penyelesaian pekerjaan.
Instruksi
kontraktor
kepada
vendor
untuk
suku
cadang
yang
direkomendasikan harus membentuk suatu keutuhan request for quotation
dan purchase order dari kontraktor yang akan diterbitkan ke vendor. Oleh
Karena itu vendor harus menyediakan semua referensi dan informasi yang
dibutuhkan terkait suku cadang pada saat kondisi operasi peralatan dan
manual perbaikan, dan juga rekomendasi serta kebutuhan dokumen sebagai
berikut :

Proposal Rekomendasi Vendor

Kebutuhan minimum untuk data vendor

Kebutuhan minimum untuk dokumentasi vendor
b. Negosiasi Vendor
Dari dokumen yang dikeluarkan pekerja, Kontraktor harus melakukan
negosiasi dengan perwakilan pekerja bila perlu untuk mendapatkan harga
yang paling baik dari vendor serta kondisi dan syarat pengiriman.
Jika harga sudah didapatkan dari agen lokal, maka vendor utama harus
menyediakan surat konfirmasi untuk harga agen lokal (jika ada) benar dan
sah.
Pekerja harus merespon dengan cepat keputusan perusahaan dalam 5 hari
kerja untuk mempresentasikan negoisasi dengan vendor
c. Spare Parts Purchase Order dan Employer Instruction to Purchase
Setelah pekerja menutup negoisasi, kontraktor harus menyiapkan purchase
order suku cadang dan menyerahkannya bersama dengan form Request for
Instruction to purchase ke pekerja untuk mendapat persetujuan.
Purchase order dan form request for instruction to purchase harus disahkan
dan dikembalikan oleh pekerja ke kontraktor dalam waktu 14 hari dari
transmittal ke pekerja
Tidak kurang dari 5 bulan kalender proyek, pengesahan purchase order suku
cadang oleh pekerja dan persetujuan instruction to purchase harus
diterbitkan untuk semua daftar suku cadang yang di rekomendasikan,
delivery waivers harus digunakan dan setidaknya tercapainya kesepakatan
antara pekerja dan kontraktor, tidak ada perintah tambahan yang perlu
dipertimbangkan
Melalui
tanda
persetujuan
penerimaan
pekerja,
kontraktor
harus
mengeluarkan purchase order ke vendor
d.
Koordinasi dan Komunikasi Antara Pihak-Pihak Terkait
 Koordinasi dan komunikasi antara pihak-pihak terkait meliputi :
 Koordinator suku cadang pekerja
Kontraktor harus memastikan kordinator pekerja mendapatkan
informasi mengenai semua aktivitas procurement suku cadang. Tugas
dan tanggung jawab utama coordinator termasuk di dalamnya
mengawasi status persetujuan dari :

Jumlah pemilihan dan persetujuan pekerja

Instruction to purchase pekerja

Konfirmasi penyerahan suku cadang ke pekerja

Kebutuhan aksi perbaikan untuk kerusakan suku cadang yang
diterima
 Hand-over Meeting
Saat penyerahan, pertemuan harus dilaksanakan di lapangan yang
dihadiri oleh warehouse management kontraktor dan pekerja.
 Agenda meeting meliput :
e.

Konfirmasi semua suku cadang terakhir yang diserahkan

Kajian ketidaksejuan terkait penyerahan suku cadang

Status dari OS&D dan barang utama

Kajian dari permintaan-permintaan utama untuk janji penyerahan

Konfirmasi janji-janji dalam minggu ke depan
Expediting dan inspeksi
Aktivitas expediting dan inspeksi oleh kontraktor pada proses procurement
meliputi :
 Expediting Vendor Recommendation
Waktu penyerahan rekomendasi vendor adalah 2 bulan setelah LOI/PO
semua peralatan diterbitkan. Expediter harus memastikan vendor
memahami kebutuhan dan instruksi pada persiapan di rekomendasi.
Pada peralatan utama kick-off meeting, vendor dibutuhkan untuk
mengkonfirmasi waktu paling awal untuk menyerahkan rekomendasi
vendor, dan mengkonfirmasi kategori peralatan.
Pada saat expediter meyakini bahwa vendor tidak mampu menepati
jadwal, kontraktor harus membuat vendor memberikan arahan dan aksi
perbaikan (tambahan man-power, tambahan waktu,dll)
 Expediting Delivery
Melalui penerbitan purchase order suku cadang, expediter kontraktor
harus menghubungi vendor, memastikan vendor memahami kebutuhan
purchase order.
Expediter harus menghubungi vendor secara rutin dan memastikan suku
cadang dan dokumentasi harus mendistribusikan sesuai dengan jadwal
 Inspeksi material
Kontraktor harus mengatur inspeksi sesuai dengan project shop rencana
inspeksi dan kriteria inspeksi yang terdapat pada kebutuhan material
untuk setiap peralatan.
f.
Pengiriman
Selain terjadi kesepakatan bersama antara pekerja dan kontraktor,
pengiriman suku cadang operasi harus melalui ocean freight, dimonitor,
dikontrol dan dilaporkan oleh kontraktor.
g. Penyerahan
Langkah-langkah berikut menjelaskan prosedur untuk penerimaan material,
penerbitan laporan penerimaan material, serah-terima dan bila perlu,
penanganan kekurangan dan / atau kerusakan bahan material:

Kontraktor bagian Departemen Penerimaan Material /menerima Suku
Cadang

Permintaan untuk pertemuan pemindahtanganan harus di terbitkan ke
pekerja oleh kontraktor bagian departemen penerimaan material
meminta pertemuan penyerahan. Permintaan ini harus didukung oleh
dokumentasi pengiriman, daftar vendor pengepakan dan dokumen
tambahan yang berhubungan.

Pekerja harus segera mengkorfirmasi seperti janji penyerahan yang
berlangsung
dalam
dua
hari
bekerja
dari
permintaan,
dan
memungkinkan pemberitahuan kontraktor dengan satu hari kerja
penuh untuk menghadiri pertemuan tersebut.

Jika pertemuan tersebut tidak terjadi dalam periode hari kedua,
Kontraktor dapat melanjutkan dengan MRR dan OS & D prosedur dan
penerbitan. Kontraktor kemudian akan menjaga bagian dalam gudang
pekerja untuk perlengkapan pekerja, pada saat pekerja harus
menandatangani dan cap MRR kontraktor sebagai tanda terima dan
Kontraktor tidak akan memiliki keterlibatan lebih lanjut atau kewajiban
sehubungan
bagian-bagian
tersebut,
kecuali
untuk
perbaikan
kekurangan dan kerusakan dicatat di OS & D laporan, jika ada,
semua tanggung jawab, hak dan kewajiban untuk suku cadang yang
sama tersebut melalui pekerja per barang di bawah ini.

Pertemuan penyerahan akan berlangsung dititik penerimaan material
yang dibuat pekerja. Bahan material harus bersama-sama diperiksa
oleh Kontraktor dan Majikan personil logistik untuk memenuhi bagian
yang dipesan dan dokumentasi sudah disediakan untuk Employer.
Semua pemeriksaan dan persiapan MRR Kontraktor dan OS & D
akan dilakukan pada satu waktu sampai selesai, selama periode
pengangkatan.

Pekerja harus mendukung MRR ke kontraktor atas penyelesaian
bersama dalam pengecekan yang ditentukan.

Jika pengiriman material parsial, MRR Kontraktor harus menunjukkan
"Parsial" sampai bahan material akhir yang diterima, di mana waktu
pengiriman pesanan pembelian selesai. MRR terakhir untuk setiap
pesanan pembelian harus ditandai "Final".

Jika dibutuhkan, laporan OS&D harap diterbitkan.

Majikan harus cap dan tanda MRR Kontraktor dan OS & D jika ada.
Hal ini dianggap penerimaan Majikan bahan dan dukungan
dokumentasi untuk biaya vendor. Penerimaan dicap MRR oleh
Kontraktor harus menunjukkan semua pertanggung jawaban, hak dan
kewajiban bagi mereka suku cadang yang sama telah dikirimkan ke
pekerja dan Kontraktor tidak akan memiliki keterlibatan atau
kewajiban lanjut sehubungan bagian-bagian, kecuali untuk perbaikan
kekurangan dan kerusakan dicatat di OS & D laporan, jika ada.

Setiap pengecualian atau perselisihan antara pekerja dan personil
kontraktor wajib dilaporkan oleh kedua belah pihak untuk manajer
mereka sendiri yang akan menyelesaikan masalah tersebut dalam
hari yang sama, atau jika tidak, kepada atasan mereka untuk solusi
cepat.
h.
Laporan dan Pengontrolan Dokument
Laporan berikut ini harus di manfaatkan oleh kontraktor dan dikirim ke
pekerja atas permintaan :

Seleksi Suku Cadang dan Laporan Kesimpulan Persetujuan
Laporan berdasarkan masing-masing pembelian suku cadang perintah yang
dikeluarkan, yang menunjukkan status / tanggal sebagai berikut:

Pengiriman Permintaan untuk Pembelian Barang yang di Seleksi

Penerimaan Persetujuan untuk Pembelian Barang yang di Seleksi

Pengiriman Permintaan untuk instruksi pekerja ke pembelian

Menerima instruksi pekerja untuk persetujuan pembelian

Pengeluarkan pemesanan pembelian

Status Laporan pembelian suku cadang material
Laporan berdasarkan masing-masing pembelian suku cadang perintah yang
dikeluarkan, yang menunjukkan status / tanggal sebagai berikut:

Waktu pemesanan pembelian suku cadang

Waktu tanda terima pemesanan pembelian suku cadang

Inspeksi (jika diperlukan)

Penjadwalan pengiriman (FOB)

Pengiriman Sebenarnya

Estimasi Waktu Kedatangan

Waktu Kedatangan Sebenarnya

Laporan penyerahan
Laporan berdasarkan setiap item pada pembelian suku cadang urutan daftar
peralatan, menunjukkan status / tanggal sebagai berikut:

Nomor urut Pembelian suku cadang

Tanggal Pengiriman diterima di lapangan

Tanggal pengiriman serah janji yang diminta

Tanggal penyerahan pengiriman dan MRR diterima.

Kekurangan atau kerusakan material

Tanggal kekurangan atau kerusakan material yang dipesan kembali.

Penutup Laporan akhir
Ketika suku cadang terakhir telah diserahkan kepada Pekerja, Kontraktor
harus menyiapkan
laporan penutup suku cadang akhir terdiri dari daftar
peralatan proyek dan detail terperinci pembelian dan pengiriman informasi
didukung oleh MRR copy untuk setiap PO.