PETUNJUK TEKNIS
PENGGUNAAN APLIKASI
SIMAKIN
Pengusul KI – Modul Hak Cipta
UPA TIK
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”
Jawa Timur
2023
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .......................................................................................................................................... i
PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 1
ALUR PROSES PENGAJUAN PERMOHONAN HAK CIPTA ....................................................................... 2
TAHAPAN PENGAJUAN HAK CIPTA ...................................................................................................... 3
A.
Pengisian Data Permohonan Hak Cipta ................................................................................... 3
B.
Revisi Berkas .......................................................................................................................... 7
C.
Pembayaran ........................................................................................................................... 8
D.
Disetujui atau Ditolak Oleh DJKI ........................................................................................... 10
E.
Menunggu Hardcopy............................................................................................................ 12
i
PENDAHULUAN
SIMAKIN merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh UPA
TIK UPN “Veteran Jawa Timur untuk mendukung proses pengajuan
Kekayaan Intelektual di bawah naungan LPPM UPN “Veteran” Jawa
Timur. SIMAKIN ini digunakan terbatas pada lingkungan UPN
“Veteran” Jawa Timur yang dapat digunakan oleh dosen, tenaga
kependidikan, dan juga mahasiswa. Cakupan jenis Kekayaan
Intelektual (KI) yang didukung oleh SIMAKIN adalah Hak Kekayaan
Intelektual (HKI), Desain Industri dan Paten. Untuk Paten terbagi
menjadi dua jenis yaitu Paten Sederhan dan Paten. Ajuan KI yang
diajukan oleh para pengusul melalui SIMAKIN akan diajukan ke DJKI
oleh LPPM dan prosesnya dapat dipantau melalui SIMAKIN.
SIMAKIN dapat diakses melalui berbagai jenis web browser
yang dijalankan pada berbagai platform. Aplikasi SIMAKIN
merupakan aplikasi yang berbasis website, sehingga pengguna
dapat mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Hal ini juga
memudahkan para penggunanya dalam pengaksesan dan
penggunaan SIMAKIN. Melalui SIMAKIN, harapannya proses
pengajuan KI dapat berjalan dengan lebih efisien dan juga dapat
terpantau oleh semua pihak.
1
ALUR PROSES PENGAJUAN PERMOHONAN HAK CIPTA
Berikut alur proses pengajuan permohonan HKI melalui SIMAKIN.
2
TAHAPAN PENGAJUAN HAK CIPTA
A. Pengisian Data Permohonan Hak Cipta
Berikut ini merupakan tahapan pengajuan hak cipta melalui SIMAKIN.
1. Silahkan login pada aplikasi SIMAKIN. Jika sukses, maka laman beranda akan muncul dan
pengusul dapat memilih salah satu kategori ajuan KI. Pengusul memilih kategori hak cipta.
Detail permohonan hak cipta akan terbuka.
2. Silahkan isi uraian dari Hak cipta yang diajukan.
Judul
: isikan judul dari karya cipta
Jenis
: pilih jenis dari karya cipta
Sub-jenis
: pilih sub-jenis dari karya cipta yang diajukan
Uraian singkat : cantumkan uraian singkat dari karya cipta yang akan diajukan
Tanggal
: cantumkan tanggal terbit/rilis dari karya cipta
Kota
: cantumkan kota terbit/rilis dari karya cipta
3
3. Silahkan cantumkan data pencipta, dengan klik tombol tambah pada bagian Pencipta.
Kemudian isikan data diri dari masing-masing pencipta dengan maksimum jumlah pencipta
sebanyak 6 orang. Pilih jenis pencipta (Dosen, Tenaga Kependidikan, atau Mahasiswa). Lalu
pilih nama pencipta. Maka data detail dari pencipta akan terisi otomatis. Jika terdapat
kesalahan pada data, maka dapat diubah. Cek kambali isian data diri pencipta dan jangan ada
kolom isian yang kosong. Jika data sudah benar, silahkan klik tombol “Simpan dan Tambah
Lagi”.
4
Jika pencipta berjumlah 2 orang maka proses ini dilakukan berulang sebanyak 2 kali. Namanama pencipta akan muncul pada daftar pencipta. Data dapat diubah maupun dihapus dengan
meng-klik tombol pada kolom Opsi.
4. Setelah data pencipta telah ditambahkan. Silahkan lanjut untuk melengkapi Persyaratan.
Silahkan unggah 4 jenis berkas persyaratan:
a. Berkas persyaratan: unggah berkas yang menjadi syarat ajuan karya cipta. Format file PDF.
b. KTP semua pengusul: silahkan cantumkan foto scan KTP dari semua pengusul/pencipta
dan jadikan 1 file .doc/.docx.
c. Surat pengalihan hak: silahkan download surat pengalihan hak dibawah kolom upload.
Cetak dan isi surat tersebut. Silahkan scan surat tersebut. File hasil scan dalam format PDF
diunggah pada bagian surat pengalihan hak.
d. Surat pernyataan kepemilikan: silahkan download surat pernyataan kepemilikan dibawah
kolom upload. Cetak dan isi surat tersebut. Silahkan scan surat tersebut. File hasil scan
dalam format PDF diunggah pada bagian surat pernyataan kepemilikan hak cipta.
5. Jika semua data telah terisi dan berkas telah terunggah. Maka tombol Ajukan Berkas akan
muncul pada bagian atas laman web.
5
6. Maka selanjutnya akan dilakukan proses Verifikasi Berkas oleh LPPM.
7. Jika anda Kembali ke halaman awal maka pada bagian hak cipta akan muncul keterangan
bahwa terdapat permohonan hak cipta yang sedang diproses.
6
B. Revisi Berkas
Jika terdapat catatan revisi berkas permohonan, maka pengusul harus mengunggah perbaikan sesuai
dengan catatan revisi yang telah diberikan. Berikut tahapannya.
1. Login aplikasi SIMAKIN. Jika sukses maka halaman beranda akan muncul. Pilih kategori Hak
Cipta. Maka daftar permohonan akan muncul.
2. Silahkan lakukan perbaikan sesuai catatan revisi.
Berkas KTP kurang lengkap
3. Jika perbaikan telah dilakukan maka silahkan klik tombol “ajukan berkas” pada bagian atas
laman. Maka status permohonan akan berubah Kembali menjadi “verifikasi berkas”.
7
C. Pembayaran
Berikut tahapan melakukan unggah bukti pembayaran melalui SIMAKIN.
1. Login aplikasi SIMAKIN. Jika sukses maka halaman beranda akan muncul. Pilih kategori Hak
Cipta. Maka daftar permohonan akan muncul.
2. Permohonan hak cipta dengan status Pembayaran akan muncul. Status ini menunjukkan
bahwa permohonan ini masuk pada status pembayaran dan pengusul dapat melihat
keterangan tarif bayar dan rekening pembayaran pada bagian bawah kolom unggah file bukti
bayar. Setelah pengusul melakukan pembayaran, bukti bayar dapat diunggah pada kolom
unggah bukti pembayaran.
8
3. Jika file berhasil terunggah maka tombol Ajukan Bukti Pembayaran akan muncul pada bagian
atas. Pengusul dapat klik tombol ini untuk mengirimkan bukti pembayaran.
4. Jika tombol telah di klik maka akan masuk proses selanjutnya yaitu “verifikasi pembayaran”
yang dilakukan oleh pihak LPPM.
9
D. Disetujui atau Ditolak Oleh DJKI
Berikut tahapan yang dilakukan untuk mengecek apakah permohonan hak cipta telah disetujui atau
ditolak oleh DJKI.
1. Login aplikasi SIMAKIN. Jika sukses maka halaman beranda akan muncul. Pilih kategori Hak
Cipta. Maka daftar permohonan akan muncul.
2. Jika status permohonan “disetujui oleh DJKI” ini artinya bahwa permohonan hak cipta telah
disetujui. Dan pengusul dapat download Surat Tugas, Sertifikat HKI, ebilling, dan berkas
pembayaran lainnya.
3. Namun jika permohonan ditolak oleh DJKI, maka pada daftar permohonan statusnya “ditolak
oleh DJKI”.
10
4. Jika dibuka permohonan tersebut, maka anda dapat melihat bukti penolakan dari DJKI.
11
E. Menunggu Hardcopy
Status permohonan hak cipta “menunggu hardcopy” hanya muncul pada ajuan permohonan hak cipta
yang kategorinya membutuhkan pengumpulan berkas/produk secara fisik ke LPPM. Jika status
permohonan “menunggu hardcopy” maka pengusul tidak dapat download Surat Tugas dan sertifikat
HKI. Untuk melihat permohonan status permohonan maka silahkan Login pada aplikasi SIMAKIN. Jika
login sukses, maka akan muncul laman beranda. Pilih kategori Hak Cipta untuk melihat daftar
permohonan hak cipta.
Jika status permohonan hak cipta “menunggu hardcopy”, ini artinya bahwa karya cipta telah disetujui
permohonan hak ciptanya, namun berkas fisik karya cipta harus dikumpulkan ke LPPM terlebih dahulu
agar pengusul dapat download Surat Tugas dan sertifikat HKI.
12