BAB 6
PENGURUSAN
PEMFAILAN
TUJUAN PENGAJARAN:
1. Kenalpasti jenis klasifikasi pemfailan
2. Menjalankan proses penerimaan dan pendaftaran surat mengikut prosedur
3. Merekod sistem pemfailan
4. Penyelenggaraan sistem fail di organisasi dengan menggunakan pendekatan
manual dan juga sistem fail elektronik
TAJUK KANDUNGAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
PENGENDALIAN SISTEM PEMFAILAN
PANDUAN ASAS PENGURUSAN FAIL
SISTEM MENGENAL KOD FAIL
JENIS KLASIFIKASI PEMFAILAN
TARAF KESELAMATAN FAIL
PENGENALAN WARNA KULIT FAIL
JENIS-JENIS KAEDAH KLASIFIKASI /
PENGELASAN
PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
01
PENGENDALIAN SISTEM
PEMFAILAN
Definisi
PENGENDALIAN SISTEM PEMFAILAN
Kewujudan jumlah fail yang banyak telah
menimbulkan beberapa masalah seperti
● pembukaan fail tanpa mengikut prosedur,
● kehilangan fail,
● pengesanan dan pengeluaran fail yang
lambat dan sebagainya.
Sistem klasifikasi pemfailan perlu dibuat,
sebagai contoh, sesebuah pengurusan akan
menyediakan
sistem pemfailan dikenali
sebagai "Block Numeric Systems" di mana
abjad-abjad tertentu dan nombor-nombor
tertentu diberikan pengenalan untuk melihat
fungsi dan peranan fail-fail tersebut
Antara tujuannya ialah;
•
Sistem fail merupakan satu cara
atau kaedah penyimpanan data,
rekod dan dokumen yang tersusun
dan kemas. Ia juga merupakan
satu
proses
klasifikasi,
penyusunan, penyimpanan dan
pelupusan
rekod.
Di
dalam
menguruskan sesuatu perniagaan,
perlunya suatu sistem pemfailan
yang sistematik diwujudkan.
•
•
•
Membantu dalam melaksanakan
urusan pentadbiran pejabat dengan
lebih cekap,teratur dan berkesan
Memperkemaskan arahan
perkhidmatan sedia ada supaya ianya
sentiasa relevan dan dapat dijadikan
panduan kepada perniagaan
Mewujudkan sistem pengurusan rekod
yang sistematik, cekap dan berkesan
Membantu usahawan dan pekerja
dalam menguruskan hal suratmenyurat
Definisi
Rekod
•Rekod merangkumi apa sahaja
maklumat yang tercatat atau
yang direkodkan berhubung
dengan semua tugas atau kerja
harian rasmi Jabatan. Rekod
awam mengandungi maklumat
yang boleh menjaga dan
melindungi hak serta
kepentingan kerajaan, organisasi
dan individu.
Klasifikasi
•Penyusunan fail-fail di
dalam kumpulan-kumpulan
yang mempunyai perkara
yang sama dan fail-fail ini
dikenali dengan identiti
yang tersendiri. Identiti ini
termasuklah kod nombor,
kod warna, kod abjad, kod
perkara dan Iain-lain lagi.
Fail
•Satu folder yang
diklasifikasikan mengikut
kaedah yang tertentu
(nombor/ abjad dsb.)
supaya kandungan di
dalamnya mudah dikesan.
Fail-Fail "Housekeeping"
•Fail-fail yang diwujudkan oleh
sesebuah pejabat atau
organisasi untuk melaksanakan
dan melicinkan pentadbiran. Failfail ini dapat dikelaskan kepada
(4) empat kategori utama seperti
yang berikut:•Pentadbiran AmBangunan
•Harta Kelengkapan
•Bekalan Kewangan
•Perkhidmatan dan Personel
Sistem Fail
•Proses pengkelasan,
penyusunan, penyimpanan,
pengawalan fail secara
sistematik untuk tujuan
memudahkan pengesanan
serta pengguna apabila
diperlukan.
Fail-fail "Functional"
•Fail-fail yang diwujudkan oleh
sesebuah pejabat atau
organisasi di dalam
melaksanakan fungsi-fungsi
atau aktiviti-aktiviti utamanya.
Sebagai contohnya fail-fail
berkaitan dengan operasi
harian yang diwujudkan oleh
organisasi itu sendiri adalah
jenis fail "functional".
02
PANDUAN
ASAS PENGURUSAN FAIL
Kandungan Fail
PANDUAN ASAS PENGURUSAN FAIL
i.
Nombor Fail
ii.
Jenis Induk atau pecahan
iii. Tandatangan Pegawai Memohon
Kandungan Fail
●
●
●
●
●
Kertas Minit
Tali Fail
Tajuk Fail
Nombor Fail
Kad Pengedar
03
SISTEM
MENGENAL KOD FAIL
SISTEM MENGENAL KOD FAIL
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Nama Kod Pendek Organisasi
Nama Kod Pendek Jabatan/ Seksyen jika ada
Tajuk Indeks Perkara Utama
Penjenisan Perkara kedua
Pecahan Penjenisan Perkara ketiga @ seterusnya
Contoh JPNJ.PKHD/2.04/i -1
JPNJ.PKHD = Nama Kod Organisasi
/2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
1 = Jilid Fail = Jilid Satu
Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik
Mesyurat Utama
04
JENIS KLASIFIKASI PEMFAILAN
JENIS KLASIFIKASI PEMFAILAN
⮚ Hard Copy
Pengeluaran semula salinan tetap dalam bentuk objek fizikal dalam mana-mana
media yang sesuai
⮚ Soft Copy
Fail dokumen dalam bentuk digital.
05
TARAF KESELAMATAN FAIL
SISTEM MENGENAL KOD FAIL
⮚ TERBUKA
⮚ TERPERINGKAT
o Rahsia Besar
o Rahsia
o Sulit
o Terhad
06
PENGENALAN WARNA KULIT
FAIL
SISTEM MENGENAL KOD FAIL
Fail TERBUKA :Kulit
fail berwarna PUTIH
Fail TERHAD :
Kulit fail berwarna PUTIH dan
tercatat perkataan / cop terhad
SISTEM MENGENAL KOD FAIL
SAMPUL KECIL:
Kulit fail berwarna
KUNING
Fail SULIT: Kulit fail yang
berwarna HIJAU dan
tercatat perkataan sulit
SISTEM MENGENAL KOD FAIL
Fail RAHSIA: Kulit fail
berwarna MERAH JAMBU
berpalang dan tercatat
perkataan rahsia
Fail RAHSIA BESAR: Kulit
fail berwarna KUNING MUDA
yang berpalang merah dan
tercatat perkataan rahsia besar
07
JENIS-JENIS KAEDAH
KLASIFIKASI / PENGELASAN
❑ Aktiviti Dalam Sistem Fail
❑ Jenis-Jenis Pengelasan
7. JENIS-JENIS KAEDAH KLASIFIKASI / PENGELASAN
⮚ Berasaskan kepada apa bahan yang ingin failkan, berapa banyak fail yang
ada dan berapa banyak sub-kategori sistem yang perlu dipecahkan.
Aktiviti Dalam
Sistem Fail
Jenis-Jenis
Pengelasan
7. JENIS-JENIS KAEDAH KLASIFIKASI / PENGELASAN
Aktiviti Dalam Sistem Fail
⮚ Aktiviti dalam sistem fail terdiri daripada empat (4) perkara utama iaitu;
Menyusun dan
menyimpan
Pengelasan
Aktiviti
dalam
sistem fail
Mengesan
Mengindeks
7. JENIS-JENIS KAEDAH KLASIFIKASI / PENGELASAN
Susunan Gabungan
Abjad Dan Nombor
Susunan Abjad
Susunan Secara
Kronologi
Susunan Nombor
Jenis-Jenis
Pengelasan
Susunan Tajuk
dan Subjek
Susunan Kod Warna
Susunan secara
Geografi
08
PENYIMPANAN DAN
PENGEDARAN FAIL
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
1. Penyimpanan Fail
2. Pemfailan Fizikal
3. Cara Membuka Dan
Mendaftar Fail Baru
4. Rekod Pergerakan
Fail
5. Mendaftar Fail Sampul
Kecil (Sub-Jacket)
6. Penyelenggaraan
Fail
7. Fail Mati
8. Pengurusan Rekod
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
1. Penyimpanan Fail
⮚ Cara bagi menyimpan fail ialah:
❑ Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik simpanan
khas atau dalam kabinet besi.
❑ Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang mempunyai
petak-petak (pigeon hole).
❑ Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satu-satu
kumpulan fail hendaklah diletakkan/ ditampalkan pada petak-petak rak fail
atau kabinet-kabinet yang berkenaan.
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
2. Pemfailan Fizikal
⮚ Tempat Dan Kaedah Penyusunan Fail Dalam Kabinet
❑ Vertical Filing System
❑ Lateral Filing System (Bookcase Filling Cabinet)
❑ Multipurpose Adapted Lateral Filing
❑ Horizontal Filing
❑ Chest Plan Filing
❑ Corousel Or Rotary
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
3. Cara Membuka Dan Mendaftar Fail Baru
❑ Sediakan kulit fail baru dan lipatkan kulit fail
❑ Gunakan penebuk lubang
❑ Masukkan tali hijau
❑ Masukkan kertas minit ke dalam fail bahagian kiri
❑ Berikan nombor failnya
❑ Surat hendaklah diletakkan di sebelah kanan dalam fail
❑ Tuliskan catatan ringkas pada kertas minit
❑ Tuliskan tajuk fail
❑ Kad pengedar hendaklah dimasukkan bersama
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
4. Rekod Pergerakan Fail
❑ Catitkan dalam kad pengedar
❑ Catitkan keterangan pergerakan fail
❑ Diserahkan kepada pegawai berkenaan
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
5. Mendaftar Fail Sampul Kecil (Sub-Jacket)
❑ Baca surat yang diterima.
❑ Catitlah juga atas kertas minit
❑ Apabila fail asal telah diterima semula masukan fail sub-jacket ini ke dalam fail
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
6. Penyelenggaraan Fail
❑
Periksa keadaan fail semasa
❑
Mengeluarkan segala kandungannya
❑
Salin semula nombor fail dan tajuk fail dan semua maklumat
yang terdapat di kulit fail tersebut.
❑
Kandungkan semula segala kandungan ke dalam fail
berserta dengan kertas minitnya.
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
7. Menutup Dan Menyimpan Fail-Fail Yang Tidak Memerlukan
Apa-Apa Tindakan Lagi (Fail Mati)
❑
Pastikan kandungannya benar-benar tidak mempunyai perkara
❑
yang perlu diambil tindakan
Simpan fail-fail lama mengikut Kumpulan dan siri nombor failnya.
❑
Ubah siri nombor mengikut susunan serial yang bersesuaian
❑
Rekod hendak dibuat berasingan dengan daftar aktif
8. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
8. Pengurusan Rekod
Kajian tahunan hendak dilakukan ke atas rekod semasa dan tindakan berikut perlu
diambil.
❑ Setelah dibuat kajian, hendaklah diasingkan rekod yang kurang aktif dan
sediakan satu senarai untuk rekod-rekod tersebut.
❑ Pindahkan rekod-rekod yang kurang aktif ke bilik fail yang berasingan
❑ Untuk fail-fail yang telah ditutup melebihi lima (5) tahun terdahulu atau
lama hendaklah dikaji semula
KITARAN HAYAT PENGURUSAN FAIL
Dalam pengurusan fail, faktor penting yang perlu difahami dan diberikan
perhatian adalah kitaran hayat fail itu sendiri yang mana ianya meliputi
proses-proses berikut:
Q&A
1. Terangkan 5 jenis fail yang anda ketahui.
2. Senaraikan 5 jenis kaedah pengkelasan yang anda tahu.
3. Senaraikan lokasi untuk sistem pemfailan fizikal.
4. Anda dikehendaki menyenaraikan proses kitaran hayat pengurusan fail mengikut
urutan.
5. Sediakan carta alir proses kerja bagi fail induk yang tidak dapat dikesan/hilang.
6. Sediakan carta alir prosedur penggunaan sampul kecil.
QUIZ
JAWAPAN
QUIZ
1.
Pentadbiran AM Bangunan, Harta Kelengkapan, Bekalan
Kewangan, Perkhidmatan dan Personal
2.
3.
[Lampiran a]
4.
5.
6.
[Lampiran b]
Vertical Filing System, Lateral Filing System, Multipurpose
Adapted Lateral Filing, Chest Plan Filing, Carousel Filing.
[Lampiran c]
[Lampiran d]
Lampiran a
Susunan Gabungan
Abjad Dan Nombor
Susunan Abjad
Susunan Secara
Kronologi
Susunan Nombor
Jenis-Jenis
Pengelasan
Susunan Tajuk
dan Subjek
Susunan Kod Warna
Susunan secara
Geografi
Lampiran b
Lampiran c
Lampiran d
https://www.miti.gov.my/miti/resources/Pengurusan%20Rekod/Prosedur_Standard_Tatacara_Penggunaan_Sampul_Kecil_di_Pejabat_Awam.pdf
http://www.mbpp.gov.my/sites/default/files/19.%20panduan_urusan_fail%20KPKT.pdf