MANUAL USO FORMULARIOS
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RÓTULO-FORMULARIO UNICO DE CADENA DE CUSTODIA Y SELLO DE
EVIDENCIAS
Manual uso del formulario:
“RÓTULO – FORMULARIO UNICO
DE CADENA DE CUSTODIA” Y
SELLOS DE EVIDENCIA
Preparado por : Cargo
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Rosa Allende Díaz
Departamento de Laboratorios
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Con fecha Agosto 2006
Agosto 2006
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EVIDENCIAS
INDICE
1
INTRODUCCIÓN
2
INFORMACIÓN GENERAL DE LOS FORMULARIOS: ROTULO Y FORMULARIO UNICO DE
CADENA DE CUSTODIA Y SELLO DE EVIDENCIA
5
2.1 Objetivo de los formularios
5
2.2 Diseño de los Formularios
6
2.3 Características de los Formularios
7
APLICACIÓN DE LOS FORMULARIOS
9
3.1 Rótulo – Formulario Único de Cadena de Custodia R-FUCC
9
3
4
5.
6
4
3.2 Descripción de los datos del R-FUCC
11
3.3 Aplicación práctica del llenado del R-FUCC
13
3.4 Sello de Evidencias
17
3.5 Aplicación práctica del Sello de Evidencia
17
NORMAS DE GESTIÓN DE LOS FORMULARIOS
19
4.1 Proceso del uso de los formularios
19
4.2 Control uso de los formularios
20
ANEXO Nº 1 PROCESO DE TRABAJO SERVICIO MÉDICO LEGAL Y MINISTERIO
PÚBLICO REGIÓN METROPOLITANA
22
5.1 Consideraciones previas
22
5.2 Actividades Toma de muestra y levantamiento de evidencias
22
5.3 Embalado, sellado y rotulado de la evidencia.
23
5.4 Destino de la evidencia
24
5.5 Traslado de la evidencia a la Fiscalía o a organismos especializados por instrucciones
del Fiscal
24
ANEXO Nº2 INFORMACION RELATIVA AL PROCESO DE CADENA DE CUSTODIA
25
6.1 ELEMENTOS DE LA CADENA DE CUSTODIA
25
6.2 |¿Cuál es el objetivo de la “cadena de custodia del SML?”
25
6.3 |¿Condiciones de aplicación de la “cadena de custodia del SML?”
26
6.4 ¿Qué nos dice el principio general de cadena de custodia de la Fiscalía Nacional?
26
6.5 ¿Cuáles son los requerimientos de aplicación?
26
6.6 ¿Cuáles son los riesgos en la aplicación de la cadena de custodia?
27
6.7 ¿Quién es el responsable en caso de transporte fuera del servicio?
27
6.8 ¿Cuándo se termina la cadena de custodia al interior del SML?
27
6.9 ¿Qué información es complementaria al R-FUCC ?
27
6.10 ¿Qué información complementaria para el fiscal, es necesaria para conocer que en
el accionar del SML se han respetado los derechos del imputado y/o víctima?
28
6.11
28
¿Cuál es el objetivo del rotulado de muestras?
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ILUSTRACIONES
Figura 1 Diseño formulario Rótulo y Formulario Único de Cadena de Custodia ..........................................6
Figura 2 Diseño de Sello de Evidencias grande y mediano .........................................................................7
Figura 3 Diseño de Sello de Evidencias pequeño ........................................................................................7
Figura 4 Diseño del formulario de continuación del Formulario Único de Cadena de Custodia ..................8
Figura 5 Aplicación de sello con estampillas NUE......................................................................................10
Figura 6 Ejemplo de llenado al inicio del R-FUCC.....................................................................................14
Figura 7 Ejemplo de llenado primer eslabón ..............................................................................................15
Figura 8 Ejemplo de llenado del segundo eslabón .....................................................................................15
Figura 9 Ejemplo de llenado eslabón indica trasporte ................................................................................16
Figura 10 Ejemplo de llenado eslabón luego del transporte.......................................................................16
Figura 11 Ejemplo de llenado eslabón subdivisión.....................................................................................16
Figura 12 Sello aplicado a caja con muestras ............................................................................................18
Figura 13 Sello aplicado a contenedor con muestras de toxicología .........................................................18
Figura 14 Flujo del proceso.........................................................................................................................19
Figura 15 Diagrama General del Proceso de Cadena de Custodia ...........................................................25
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1
INTRODUCCIÓN
1.1. Este documento norma el uso del formulario denominado “RÓTULO Y FORMULARIO
ÚNICO DE CADENA DE CUSTODIA” en adelante “R-FUCC” como también el formulario
denominado “SELLO DE EVIDENCIAS”.
1.2. Estos formularios son el resultado de una mesa de trabajo conformada por el
Ministerio Público, Carabineros de Chile, Policía de Investigaciones, Servicios de Salud
y el Servicio Médico Legal.
1.3. Estos formularios, han sido utilizado por las instituciones indicadas en un plan piloto en
la Región Metropolitana en el período junio del 2005 a marzo del 2006, luego de una
evaluación de este plan piloto, las instituciones acordaron aplicarlo en todo el país
tanto en las causas investigadas por el Ministerio Público, como también para atender
las causas provenientes de otros tribunales como son los Tribunales de Familia o la
aplicación de normas especiales como es la Ley 19.970 que crea el Sistema Nacional
de Registros de ADN.
1.4. Este documento reemplaza el actual formulario de Cadena Custodia en uso en las
sedes del Servicio y las normas contenidas en la resolución exenta N°1.601 de
diciembre del 2002 en los temas relativo al formulario de cadena de custodia
actualmente en uso en el Servicio.
1.5. Este documento se enmarca dentro del plan de estandarización de procedimientos
técnicos-administrativo; en función de este propósito, se emitió la Resolución exenta
N°2.624 de 4 de mayo de 2005, que normó la estandarización de las muestras, los
envases y cajas de seguridad para las muestras toxicológicas.
1.6. El contenido de este documento tiene como único objetivo instruir sobre el llenado del
Rótulo y Formulario Único de Cadena de Custodia, todos aquellos tópicos relacionados
con el transporte de muestras / evidencias / sub evidencias, su embalaje y envase,
sus requisitos de conservación y almacenaje, se encuentran normados en las pautas
técnicas-administrativas.1, hasta que se emitan los normas actualizadas y
estandarizadas.
1.7. Se transcribe en anexo, los procedimientos contenidos en los procesos de trabajo
consensuados con las instituciones participantes en la Región Metropolitana relativos a
toma de muestra y levantamiento de evidencias, embalado, sellado y rotulado.
1.8. La primera parte, de este documento, está orientada a entregar información general
acerca del uso del formulario: “Rótulo y Formulario Único de Cadena de Custodia” y
Sello de Evidencia, según los acuerdos adoptados por las instituciones ya mencionadas
de la mesa de trabajo convocada por la Fiscalía Nacional.
1.9. La segunda parte, muestra algunos ejemplos probables de ocurrencia en el SML, en
cada uno de los cuales, se ilustra cómo se recomienda completar el formulario “Rótulo
y Formulario Único de Cadena de Custodia” y aplicación del sello de evidencias.
1.10. La tercera parte considera los aspectos de gestión relacionadas con el uso de los
formularios y finalmente se entregan dos anexos. El Anexo 1: Se transcribe el
capítulo referente al Servicio Médico Legal de los acuerdos de la mesa de trabajo
respecto a la cadena de custodia emitidos para las instituciones indicadas en el numeral
1.2 y el Anexo 2: Contiene información referida al concepto de cadena de custodia,
1
Resolución exenta, Nº 1601 de Diciembre 2002.
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planteada en forma de preguntas y respuestas, elegidas de modo de abordar los puntos
claves e información relevante .
1.11. Este manual será publicado en la intranet del Servicio Médico Legal, una vez
concretada la entrada en funcionamiento de la plataforma informática, lo que facilitará
el acceso a esta información a todos los usuarios.
2
INFORMACIÓN GENERAL
FORMULARIO UNICO DE
EVIDENCIA
2.1
Objetivo de los formularios
DE LOS FORMULARIOS: ROTULO Y
CADENA DE CUSTODIA y SELLO DE
2.1.1. El uso del formulario R-FUCC tiene por objeto acompañar las muestras / evidencias
/ sub evidencias, como también a las personas que intervienen en cada eslabón y
salvaguardar la integridad de las muestras / evidencias / sub evidencias a ser
periciadas al interior del SML, dejando constancia de su estado en cada uno de los
hitos relacionados con la custodia; esto es desde el ingreso al SML o bien, toma de
la muestra producto de la realización de una pericia, hasta su eliminación o reintegro
a quien haya solicitado el peritaje sobre dicha muestras / evidencias / sub
evidencias.
2.1.2. El uso del número único de Especie NUE, tiene por objetivo la identificación de las
muestras / evidencias / sub evidencias, a través de un número único.
2.1.3. Las estampillas que contienen el NUE ubicada en la parte superior del formulario RFUCC tienen por objetivo
facilitar el sellado y/o rotulación de las muestras,
evidencias o sub evidencias.
2.1.4. El uso del sello de evidencia tiene por objetivo por una parte sellar el envase
secundario donde se depositan las muestras / evidencias / sub evidencias, y por otra
para sellar el envase cada vez que sea necesario abrir el contenedor y volver a
cerrar. De este modo se procura dar una seguridad razonable que este contenedor
no ha sido intervenido durante su traslado y/o almacenamiento.
2.1.5. Es necesario destacar que el uso de estos formularios son sólo parte de los
elementos que se requieren para garantizar la custodia efectiva e integridad de la
muestra / evidencia / sub evidencias, además existen otros requerimientos tales
como: contar con procedimientos claros de manipulación y transporte de muestras /
evidencias / sub evidencias, dominar el uso y llenado del formulario, disponer de
lugares físicos seguros para el almacenaje de muestras / evidencias / sub evidencias,
tener convenios adecuados para el transporte externo, contar con embalajes de
muestras apropiados, etc.
2.1.6. En anexo 2 se da a conocer información relativa al proceso de cadena de custodia.
Los formularios son elementos del concepto de Cadena de Custodia, que facilitan el
registro de cada evento.
2.1.7. En una siguiente etapa se procederá a estandarizar los procedimientos técnicos y
administrativos relacionados con manipulación y transporte de muestras / evidencias
/ sub evidencias, de esta manera es posible reducir el riesgo propio de la custodia de
muestras / evidencias / sub evidencias.
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2.2
Diseño de los Formularios
2.2.1. Los formularios fueron diseñados en forma conjunta por los representantes de cada
una de las instituciones indicadas en el numeral 1.2. Toda modificación a su
contenido y diagramación debe ser informada a dicha mesa de trabajo para su
aprobación.
2.2.2. La figura siguiente muestra el anverso y reverso del R-FUCC
N.U.E.: 000.001
N.U.E.: 000.001
N.U.E.: 000.001
N.U.E.: 000.001
pre picado
ROTULO - FORMULARIO UNICO
DE CADENA DE CUSTODIA
R.U.C.: ___________-__
seperficie autoadesiva
(Acompaña a la evidencia en todo momento)
R.I.T. : ___________-__
N.U.E. 000.001
Delito/ Ref:
Fecha:
Hora:
pre doblado
Dirección del S.S.
Lugar Exacto del Levantamiento u obtención:
Descripción de la especie:
Doblar aquí en caso que sea necesario
N° Parte
Unidad Policial
Levantada por:
R.U.N:
Observaciones :
CARGO:
FIRMA:
Cortar solamente si fuere necesario - Recuerde registrar el NUE y/o pegar el sello en el Acta de Toma de Muestra
pre picado 12 cm
.
CADENA DE CUSTODIA
FECHA
UNIDAD
NOMBREY GRADO
RUN
MOTIVOTRASLADO
FIRMAY TIMBRE
ENTREGA
Peritaje
Custodia
HORA
RECIBE
Descripción de la Especie:
N.U.E.: 000.001
FECHA
UNIDAD
NOMBRE Y GRADO
RUN
MOTIVO TRASLADO
Traslado
Observaciones :
FIRMA Y TIMBRE
FECHA
ENTREGA
UNIDAD
NOMBREY GRADO
RUN
MOTIVOTRASLADO
FIRMAY TIMBRE
ENTREGA
Peritaje
HORA
Peritaje
Custodia
RECIBE
HORA
Traslado
Custodia
Traslado
RECIBE
Observaciones :
Observaciones :
FECHA
UNIDAD
NOMBRE Y GRADO
RUN
MOTIVO TRASLADO
FIRMA Y TIMBRE
FECHA
ENTREGA
UNIDAD
NOMBREY GRADO
RUN
MOTIVOTRASLADO
FIRMAY TIMBRE
ENTREGA
Peritaje
HORA
Peritaje
Custodia
Traslado
RECIBE
HORA
Custodia
Traslado
RECIBE
Observaciones :
Observaciones :
FECHA
UNIDAD
NOMBRE Y GRADO
RUN
MOTIVO TRASLADO
FIRMA Y TIMBRE
FECHA
ENTREGA
UNIDAD
NOMBREY GRADO
RUN
MOTIVOTRASLADO
FIRMAY TIMBRE
ENTREGA
Peritaje
HORA
Peritaje
Custodia
Traslado
RECIBE
HORA
Custodia
Traslado
RECIBE
Observaciones :
Observaciones :
FECHA
UNIDAD
NOMBRE Y GRADO
RUN
MOTIVO TRASLADO
FIRMA Y TIMBRE
FECHA
ENTREGA
UNIDAD
NOMBREY GRADO
RUN
MOTIVOTRASLADO
FIRMAY TIMBRE
ENTREGA
Peritaje
HORA
Peritaje
Custodia
RECIBE
HORA
Traslado
Custodia
Traslado
RECIBE
Observaciones :
Observaciones :
MOSM
MOSM
Figura 1 Diseño formulario Rótulo y Formulario Único de Cadena de
Custodia
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2.2.3. La figura siguiente muestra el sello de las evidencias, el primero denominado grande
y mediano de tamaños de 15 x 20 cm y 10 x 15 cm, respectivamente con igual tipo
de diseño y un sello pequeño de 8 x 7 cm, el cual tiene una área destinada a
registrar la huella dactilar.
Figura 2 Diseño de Sello de
Evidencias grande y
mediano
2.3
Figura 3 Diseño de Sello de
Evidencias pequeño
Características de los Formularios
2.3.1. El formulario R-FUCC es único en todo el país, está consensuado con Carabineros de
Chile, Policía de Investigaciones, Servicios de Salud representados por el Servicio de
Salud Metropolitano Occidente y el Servicio Médico Legal, bajo la coordinación de la
Fiscalía Nacional. Cada una de las instituciones los aplicará en todo el país según la
disponibilidad presupuestaria de cada institución.
2.3.2. El formato del R-FUCC consta de dos partes: La primera parte hasta la línea de prepicado denominada Rótulo, en su parte superior contiene cuatro estampillas
desprendibles y en seguida los datos consensuados con las instituciones para rotular
las muestras / evidencias / sube videncias, y la parte inferior denominada Cadena de
Custodia. Ambos foliados con un mismo número llamado NUE (Número Único de
Evidencia).
2.3.3. Los datos contenidos en este formularios están consensuado por las instituciones
participantes; sin embargo el SML, puede adaptar la interpretación de algunos
recuadros según sus requerimientos, los que están normados en este procedimientos
en el numeral 3.2.
2.3.4. El NUE, es una numeración correlativa administrada por la Fiscalía Nacional delegada
a la Fiscalía Metropolitana Sur, por tanto cada vez que se requiera imprimir
formularios nuevos, se deberá solicitar la numeración a esta entidad. Por este mismo
motivo, esta prohibido utilizar fotocopias de este formulario.
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2.3.5. Sólo se podrá usar fotocopia del formulario de continuación de la Cadena de Custodia
registrando en el extremo superior derecho el NUE.
Figura 4 Diseño del formulario de continuación del Formulario Único de
Cadena de Custodia
2.3.6. El número NUE deberá quedar indicado en el texto del informe pericial. Esta
numeración es complementaria a la numeración interna que administran los
laboratorios para codificar las muestras / evidencias / sub evidencias.
2.3.7. El Rótulo se completará al momento de dar inicio a la Cadena de Custodia, su
objetivo es identificar unívocamente a la muestra / evidencia / sub evidencia. Los
datos contenidas en él, son complementario al Acta de Toma de muestra.
2.3.8. El sello de evidencia es en su totalidad de material autoadhesivo, debe registrarse
en él el NUE además de registrar en el especio destinados a observaciones las
indicaciones que en cada caso corresponda.
2.3.9. El contenedor de las muestras /evidencias / sub evidencias, se sellará con el R-FUCC,
para ello tiene una línea de marcada que indica doblar en caso necesario y otra que
indica cortar en caso necesario. Se aplicará una u otra opción dependiendo el tipo
de envase y situación. Cuando se requiere volver a sellar se utilizarán los sellos de
evidencias.
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2.3.10. Las Estampillas ubicadas en la parte superior del formulario permiten sellar e
identificar cada muestras /evidencias /sub evidencia con el R-FUCC, deberá pegar
una de ellas en el Acta de Toma de muestra y/o registrar el número NUE en la
solicitud de peritaje.
2.3.11. Cada estampilla se pegará en cada uno de los envases que portan las muestras
ejemplo2: Tubo cónico plástico de 15 ml, tapa rosca azul que contiene la sangre
femoral, tubo cónico plástico de 15 ml, tapa rosca rojo que contiene la sangre intra
cardiaca, frasco plástico tapa rosca de 70 ml que contiene orina, bilis, vísceras o
contenido gástrico. En caso de ser insuficiente la cantidad de estampilla, se registra
en el envase el NUE con un lápiz indeleble.
2.3.12. El formulario de Cadena de Custodia, se completará cada vez que las muestras /
evidencias /sub evidencias sean intervenidas por alguna persona sea para traslado,
almacenaje, custodia o peritaje.
3
Aplicación de los Formularios
3.1
Rótulo – Formulario Único de Cadena de Custodia R-FUCC
3.1.1. El formulario R-FUCC se aplicada cuando ocurre cualquiera de los siguientes eventos:
•
Se generan muestras / evidencias / sub evidencias como producto de: una
autopsia, toma de muestra en Sexología Forense o toma de muestra en la Unidad
de Toma de Muestras (UTM)
•
Se divide una muestra/ evidencia, generando una sub muestra o una sub
evidencia.
3.1.2. En la región Metropolitana, que ha finalizado el plan piloto, todas las muestras /
evidencias / sub evidencias deben ser ingresadas al SML acompañadas del R-FUCC,
de faltar este documento, la persona que porta las muestras / evidencias / sub
evidencias debe dar inicio al R-FUCC según las instrucciones vigente para su
institución.
3.1.3. En las demás regiones, concordante con lo indicado en el numeral 2.3.1, solo en una
primera etapa y en casos calificados se podrán recibir muestras / evidencias / sub
evidencias provenientes de otras instituciones sin el R-FUCC.
3.1.4. Los jefes regionales serán los encargados de difundir la normativa indicada en el
párrafo anterior a través de las instancia de coordinación del quehacer institucional
con el Ministerio Publico y las demás instituciones indicadas en los numerales 1.2 y
1.10.
3.1.5. Se debe evitar efectuar correcciones en el formulario; en caso de errores que amerite
su anulación se debe anotar la palabra “NULO” e indicar el origen del error; además
deberá dejarlo archivado en el talonario o bien el jefe regional designará quien
mantendrá la custodia de los documentos anulados, Nunca destruir un formulario
3.1.6. El R-FUCC se aplica a muestras / evidencias /sub evidencias individuales o grupos de
ellas asociadas a un mismo peritaje y un mismo laboratorio; ejemplo3: Tubo cónico
plástico de 15 ml, tapa rosca azul que contiene la sangre femoral, tubo cónico
2
Enveses según resolución exenta 2.624 del 4 de mayo del 2005
3
id
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plástico de 15 ml, tapa rosca rojo que contiene la sangre intra cardiaca, frasco
plástico tapa rosca de 70 ml que contiene orina, bilis, vísceras o contenido gástrico,
se generará un formularios por el conjunto de muestras de toxicología para el
Laboratorio. Esto es se generará una formulario por cada caso.
3.1.7. Se podrá aplicar más de un R-FUCC cuando se recolecten muestras / evidencias / sub
evidencias para un mismo peritaje pero serán derivadas a más de un laboratorio, en
tal caso se puede generar un formulario para cada grupo de muestras / evidencias /
sub evidencias; por ejemplo, las muestras de orina contenidas en un frasco plástico
tapa rosca de 70 ml destinadas a un Laboratorio y las muestras: bilis, vísceras o
contenido gástrico destinadas a otro Laboratorio, estas últimas podrán almacenarse
en calidad de optativas hasta definir su destino final.
3.1.8. La cadena de custodia es iniciada por la persona que toma o genera la(s) muestra(s),
en caso de ser tomada en el SML será el perito o técnico quien realice esta función,
en caso que la muestra o grupo de muestras haya sido generada externamente, la
persona que las recibe las muestras / evidencias / sub evidencias debe verificar que
vengan acompañadas por el R-FUCC.
3.1.9. Cada vez que se inicia un R-FUCC se llenará el rótulo con los datos disponibles y el
primer eslabón que identifica a la persona bajo cuya custodia se encuentra
actualmente la muestras / evidencias / sub evidencias y quien es la que da inicio al
formulario.
3.1.10. Enseguida debe proceder a sellar y/o rotular cada una de los envases que contienen
las muestras / evidencias / sub evidencias con las estampillas NUE según lo indicado
en el numeral 2.3.9
3.1.11. Las cuatro estampillas que contienen el número NUE, servirán de sellos del envase
primario por ejemplo tubo cónico plástico conteniendo sangre o bien frasco plástico
tapa rosca contenido orina. En caso de ser insuficientes las estampillas registrar el
número en el envase. Recuerde además registrar en número NUE en el acta de toma
de muestra y/o solicitud de peritaje.
Figura 5 Aplicación de sello con estampillas NUE
3.1.12. Posteriormente depositar las muestras / evidencias / sub evidencias en el sobre o
caja que porta el conjunto de muestras / evidencias / sub evidencias asociadas al
mismo NUE, proceda a sellar el envase secundario con el Rótulo del R-FUCC según lo
indicado en el numeral 2.3.9
3.1.13. Cada persona que tome contacto con las muestras / evidencias / sub evidencias,
debe dejar registrado su identificación y una observación cuando corresponda, de lo
contrario deberá tachar con una línea oblicua el espacio diseñado para esos fines.
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3.1.14. La omisión de la línea oblicua se comprenderá como la ratificación de la conformidad
del estado de la muestra / evidencias / sub evidencias o del envase que la porta.
3.1.15. El documento original es el que debe acompañar en todo momento a las muestras /
evidencias / sub evidencias. Cuando son enviadas por valija, podrá dejar copia
impresa o digital según su propio criterio.
3.1.16. Cuando se remitan a los Tribunales o Fiscalías muestras / evidencias / sub
evidencias o sus excedentes luego de haber ejecutado el peritaje, se debe adjuntar
el R-FUCC en original, podrá dejar copia impresa o digital según su propio criterio.
3.1.17. Para ilustrar en forma clara el llenado y utilización del formulario de R-FUCC por
parte del SML, en el apartado siguiente se muestran diversas situaciones de ingreso
y traslado para una muestras / evidencias / sub evidencias al interior del SML, desde
su recepción o generación hasta el fin de la custodia por parte del Servicio Médico
Legal.
3.1.18. La custodia sobre muestras / evidencias / sub evidencias finaliza cuando éstas se
eliminan, lo que no significa la destrucción del formulario del R-FUCC. En tal caso
debe anotar en el eslabón la observación “Eliminada”, fecha, número de acta u otra
documentación de respaldo del tal acto.
3.2
Descripción de los datos del R-FUCC
3.2.1. El Rótulo del formulario contiene los siguientes datos a completar. A continuación
se entrega la indicación de los elementos a considerar al momento de completar el
formulario:
•
RUC: Corresponde al Rol Único de Causa, se completará solo cuando se tenga
conocimiento de él al momento de efectuar la recolección de muestras /
evidencias / sub evidencias.
•
RIT: Corresponde al Rol Interno de Causa, se completará solo cuando se tenga
conocimiento de él al momento de efectuar la recolección de muestras /
evidencias / sub evidencias.
•
Delito: Para los fines internos, en este campo se registrará el número del
informe pericial (NIP) e información de complemento que permita identificar
unívocamente las muestras / evidencias / sub evidencias. Se debe procurar
omitir la identidad de las persona a la cual pertenecen las muestras / evidencias /
sub evidencias, esta acción permitirá proporcionar mayor seguridad en cuanto a
la integridad. Debe recordar que las muestras / evidencias / sub evidencias se
identificarán por el NUE.
•
Fecha: Corresponde al día en que se llevó a cabo la recolección de las muestras
/ evidencias / sub evidencias.
•
Hora: Corresponde a la hora en que se llevo a cabo la recolección de las
muestras / evidencias / sub evidencias.
•
Dirección S.S.: Para los fines internos, en este campo se registrará la sede del
SML donde se llevo a cabo la recolección de las muestras / evidencias / sub
evidencias.
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•
Lugar exacto del Levantamiento u obtención: Para los fines internos, en este
campo se registrará la unidad pericial en donde se llevo a cabo la recolección de
las muestras / evidencias / sub evidencias.
•
Descripción de la especie: Corresponde indicar una breve descripción en
cuanto a cantidad y/o tipo de las muestras / evidencias / sub evidencias.
•
N° de Parte: Corresponde al parte policial, se completará solo cuando cuente
con esta información al momento de dar inicio al R-FUCC. También se podrá
registrar en este campo el Número de oficio mediante el cual se solicita la toma
de muestras.
•
Unidad Policial: Corresponde a la entidad policial que estuvo en el sitio del
suceso o quien llevó a cabo el procedimiento, se completará solo cuando cuente
con esta información al momento de dar inicio al R-FUCC. En caso de haber
registrado en el espacio del N° de parte, el Número de oficio mediante el cual se
solicita la toma de muestras, deberá registrar en este espacio, el nombre del
Tribunal o Fiscalía que solicita la toma de muestras.
•
Levantada por: Debe indicar el nombre del funcionario que llevo a cabo el
levantamiento o recolección de las muestras / evidencias / sub evidencias.
•
RUN: Corresponde al Rol Único Nacional de la persona que llevo a cabo el
levantamiento o recolección de las muestras / evidencias / sub evidencias.
•
Cargo: Debe indicar el cargo del funcionario que llevo a cabo el levantamiento o
recolección de las muestras / evidencias / sub evidencias.
•
Observaciones: Indicar en este recuadro información relevante en cuanto al
estado del envase, instrucciones especiales de conservación, almacenaje u otro
antecedentes relevante para la integridad de las muestras / evidencias / sub
evidencias.
•
Firma: Registre en este espacio su firma manuscrita.
3.2.2. La Cadena de Custodia del formulario contiene los siguientes datos a completar. A
continuación se entrega la indicación de los elementos a considerar al momento de
completar el formulario:
•
Descripción de la especie: Corresponde repetir la breve descripción en cuanto
a cantidad y/o tipo de las muestras / evidencias / sub evidencias anotada en la
parte superior del R-FUCC. Recuerde que la parte superior puede ser cortada en
caso de ser necesario para sellar el envase que porta las muestras / evidencias /
sub evidencias.
•
Fecha: Indicar en este recuadro la fecha en que se procede a hacer entrega de
las muestras / evidencias / sub evidencias. Debe ser completada al momento de
efectuar la entrega y preferentemente en presencia de la persona que recibe.
•
Hora: Indicar en este recuadro la hora en que se procede a hacer entrega de las
muestras / evidencias / sub evidencias. Debe ser completada al momento de
efectuar la entrega y preferentemente en presencia de la persona que recibe.
•
Unidad: Indicar en este recuadro la unidad del SML a la cual pertenece la
persona que entrega y la persona que recibe las muestras / evidencias / sub
evidencias.
•
Nombre y Grado: Indicar en este recuadro el nombre del funcionario y el cargo
a la cual pertenece la persona que entrega y la persona que recibe las muestras /
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evidencias / sub evidencias. Especial importancia tiene la indicación de cargo de
las partes que participan en cada eslabón, cuando la labor se realiza en función
del cargo al cual han sido contratado y por ende esa labor es llevada a cabo por
más de un funcionario, por ejemplo paramédicos, auxiliares de la unidad de
recepción de muestras.
•
R.U.N: Indicar en este recuadro eL Rol Único Nacional de los funcionarios que
han sido individualizado en los recuadros anteriores.
•
Motivo del Traslado: Marcar el recuadro que mejor represente la acción que da
origen al movimiento de las muestras / evidencias / sub evidencias.
Peritaje: Se marcará el recuadro cuando se deriva las muestras /
evidencias / sub evidencias a la Unidad Técnica quien procederá a
efectuar una determinada pericia. En el campo observaciones podrá
indicar el Laboratorio de destino.
Custodia: Se marcará este recuadro cuando el propósito de la derivación
sea almacenar las muestras hasta recibir instrucciones o bien está a la
espera de concretar la instrucción dada la cual puede ser eliminación,
traslado, entre otras.
Traslado: Se marcará este recuadro cuando el propósito de la derivación
sea el envió de una Unidad Pericial a Otra dentro de la misma sede o bien
a otra sede del SML donde será periciada. También la derivación puede
ser a una entidad externa al SML.
•
Firma y Timbre: Registrar en este recuadro la firma manuscrita de las personas
que participan en el eslabón y timbrar si corresponde. El uso del timbre facilita la
identificación de la unidad a la que pertenece, subsanando los problemas de
lectura de las anotaciones que son efectuadas en forma manuscrita.
•
Observaciones: Registrar en este recuadro para notificar instrucción de
conservación, almacenamiento o medio de transporte, como también para dejar
constancia de cualquier anomalía o irregularidad que se detecte en las muestras /
evidencias / sub evidencias. Algunos ejemplos de observaciones se indican a
continuación:
Estado del embalaje con alteraciones, indicar si afecta su contenido.
Rótulo incompleto o con enmendaduras.
Incoherencia entre la rotulación y la identificación de la muestras /
evidencias / sub evidencias.
Alteraciones evidentes.
3.3
Aplicación práctica del llenado del R-FUCC
3.3.1. En este apartado se explicita a través de ejemplos prácticos algunos ejemplos de
aplicación del formulario R-FUCC
3.3.2. Inicio del R-FUCC: Se debe completar la parte superior correspondiente al Rótulo y
en la parte inferior el primer eslabón, ambas serán registradas por la persona que
lleva a cabo el levantamiento o recolección de las muestras / evidencias / sub
evidencias.
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Figura 6 Ejemplo de llenado al inicio del R-FUCC
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3.3.3. Especial relevancia tiene en esta etapa, completar la descripción de las muestras /
evidencias / sub evidencias indicando tipo y cantidad como también la identificación
de la pericia que dio origen, en el ejemplo de la figura anterior corresponde al
informe de número 120 del año 2006 de la unidad de sexología.
3.3.4. Primer eslabón: Se completará al momento en que se efectúa la entrega material
de las muestras / evidencias / sub evidencias. En ese momento se completará los
datos
de la persona que recibe, dejando registradas observaciones cuando
corresponda. Procure dibujar una línea diagonal que implica que no existen otras
observaciones.
Figura 7 Ejemplo de llenado primer eslabón
3.3.5. Segundo eslabón: Se completará al momento en que se efectúa la entrega material
de las muestras / evidencias / sub evidencias; en este caso requiere que sean
embaladas para ser trasladas al Laboratorio de Temuco. Se supondrá que esta
función es efectuada por una funcionario administrativo y la entrega, la realiza el
funcionario de turno de la unidad de recepción de muestras; cuando esta labor no es
realizada por turno, debe efectuar la entrega el mismo funcionario que la recibió.
FECHA
UNIDAD
02-03-06 ENTREGA
HORA
09:30
U.R.M
Adm.
RECIBE
Observaciones :
NOMBRE Y GRADO
RUN
Juan Troncoso
auxiliar de turno
Ximena Pérez
Secretaria
9.999.999-9
MOTIVO TRASLADO
FIRMA Y TIMBRE
Peritaje
6.666.666-6
Troncoso
Custodia
Traslado
Remitir a Laboratorio Temuco en caja de seguridad
Figura 8 Ejemplo de llenado del segundo eslabón
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3.3.6. Tercer Eslabón : Se completará con la indicación de medio de transporte y el
número de la guía cuando se cuente con esta información. En esta etapa del
proceso, la administrativa podrá dejar foto copia del R-FUCC. En este caso sólo
queda registrada la unidad de destino.
FECHA
02-03-06
UNIDAD
Adm.
ENTREGA
HORA
RUN
Ximena Pérez
6.666.666-6
MOTIVO TRASLADO
Secretaria
FIRMA Y TIMBRE
Peritaje
Custodia
Lab de
Traslado
Temuco
Traslado vía Pulman Bus guía de despacho N°321 del 2-03-06, caja sellada con sello de evidencia
RECIBE
10:40
NOMBRE Y GRADO
Observaciones :
Figura 9 Ejemplo de llenado eslabón indica trasporte
3.3.7. Continuación del Tercer Eslabón: Se procederá a completar la línea
correspondiente “Se recibe” por parte del funcionario que reciba la caja en el
Laboratorio de destino. Se recomienda dejar constancia del día y hora además de
indicación de su estado. Al momento de codificar las muestras / evidencias / sub
evidencias conforme al procedimiento establecido por el Laboratorio, se procederá
anotar los códigos en el recuadro Observaciones.
FECHA
UNIDAD
ENTREGA
02-03-06
Adm.
NOMBRE Y GRADO
RUN
Ximena Pérez
6.666.666-6
MOTIVO TRASLADO
Secretaria
FIRMA Y TIMBRE
Peritaje
Esteban Soto
Custodia
Lab de
8.888.444-4
RECIBE
Traslado
10:40
Temuco
auxiliar
Soto
Traslado vía Pulman Bus guía de despacho N°321 del 2-03-06, caja sellada con sello de evidencia
Observaciones :
HORA
Ingresa 5-03-06 caja sellada, se procede a almacenar en Frisser
Soto
Codigo T-1001-06
Figura 10 Ejemplo de llenado eslabón luego del transporte
3.3.8. Continuación del Eslabón con subdivisión: Cuando como producto de la ejecución
de un peritaje se obtiene una división de la muestra / evidencia. Este hito se
recomienda dejarlo establecido en el R-FUCC de la forma siguiente.
FECHA
02-03-06
HORA
10:40
UNIDAD
Lab Bq
ENTREGA
RECIBE
Observaciones :
URM
NOMBRE Y GRADO
RUN
Veronica Inostroza
7.568.666-k
MOTIVO TRASLADO
Secretaria
Esteban Soto
FIRMA Y TIMBRE
Peritaje
8.888.444-4
Custodia
Traslado
auxiliar
Muestra para laboratorio de ADN, NUE 000.002, se devuelve evidencia a Fiscalía
Soto
Figura 11 Ejemplo de llenado eslabón subdivisión
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3.4
Sello de Evidencias
3.4.1. El formulario destinados a sellar el contenedor de las muestras / evidencias / sub
evidencias ha sido diseñado en tres tamaños y su diseño se presenta en el numeral
2.2.3:
Sello grande de tamaño 15 x 20 cm.
Sello mediano de tamaño 10 x 15 cm.
Sello pequeño de tamaño 8 x 10 cm
3.4.2. Se dejará constancia en el campo observaciones, las indicaciones sobre el estado de
las muestras / evidencias / sub evidencias, las cuales serán coincidentes con las
observaciones del R-FUCC para ese eslabón.
3.4.3. Al dar inicio a la cadena de custodia se completará el R-FUCC y con el Rótulo de este
formulario se procederá a sellar el contenedor de las muestras / evidencias / sub
evidencias. Recuerde que el R-FUCC tiene la opción de recortar el Rótulo para
facilitar la aplicación como sello.
3.4.4. Se aplicará el sello de evidencia, cada vez que el contenedor de las muestras /
evidencias / sub evidencias ha sido intervenido.
3.4.5. Recuerde que al menos el Rótulo del R-FUCC debe estar adherido a las muestras /
evidencias / sub evidencias, salvo en aquellos casos en que por los
requerimientos de conservación este formulario pueda ser dañado. En tal
caso se debe dejar explicitado en el rectángulo de las observaciones que contiene el
formulario y proceder a aplicar un sello de evidencias o bien una de las estampillas
con el número NUE sobre el envase que contiene las muestras / evidencias / sub
evidencias.
3.4.6. El sello de evidencia pequeño, contiene un espacio para registrar la huella dactilar de
la persona a la cual se tomó la muestra, se aplicará preferentemente para las
muestras del Registro de Condenados y Registro de Imputados de la Ley 19.970 que
crea el Sistema Nacional de Registros de ADN.
3.4.7. El sello de evidencia pequeño, también se podrá aplicar en otros tipos de muestras /
evidencias / sub evidencias, solo cuando la situación del caso así lo amerite,
para lo cual deberá dejar registrada la huella dactilar de la persona que proporcionó
la muestra, en el espacio destinado a esos fines.
También se podrá utilizar el sello pequeño, en casos de connotación pública o
cuando la situación del caso así lo amerite, para sellar el contenedor de
muestras / evidencias y se requiera dejar constancia de la persona que procedió a
sellar el contenedor dejando registrado su huella dactilar.
3.4.8. Se debe evitar efectuar correcciones en el sello de evidencias; deberá dejar
registrado el número NUE con el propósito de poder identificarlo con la el R-FUCC y
el Acta de Toma de muestra, solicitud de peritaje, borrador del informe pericial o
Acta de Recepción de muestra cuando corresponda.
3.5
Aplicación práctica del Sello de Evidencia
3.5.1. El sello de evidencias se podrá aplicar como complemento al sello rotulado (sello tipo
candado) usado para las cajas con muestras de ADN paternidad y muestras de
Toxicología.
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Figura 12 Sello aplicado a caja con muestras
3.5.2. En la figura siguiente se presenta el uso del sello de evidencias para una bolsa con
muestras para toxicología de la cual se ha extraído parte de las muestras y se dejan
los dos tubos con sangre, cada uno de los tubos esta rotulado con el NUE, en la
parte superior el sello con el Rótulo del formulario R-FUCC y en la parte inferior el
sello de evidencia ligar donde se intervino la bolsa para extraer por ejemplo la
muestra de orina.
Figura 13 Sello aplicado a contenedor con muestras de toxicología
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4
Normas de Gestión de los Formularios
4.1
Proceso del uso de los formularios
4.1.1. El diagrama siguiente presenta el proceso relacionado con la aplicación de los
formularios.
Figura 14 Flujo del proceso
4.1.2. Es responsable de la integridad de las muestras / evidencias y su cadena de custodia
toda persona que por una razón u otra acceda a la muestras / evidencias / sub
evidencias (manipule, almacene, pericie o transporte la muestras / evidencias / sub
evidencias).
4.1.3. Durante la etapa de internalización del R-FUCC, cuando se ingresen muestras /
evidencias / sub evidencias provenientes de una institución distinta al Servicio, se
aplicará lo indicado en los numerales 3.1.3 y 3.1.4 para ello el funcionario que reciba
las muestras / evidencias / sub evidencias podrá facilitar al personal que porta las
muestras / evidencias / sub evidencias para que proceda a completar el formulario y
procediendo a dejar indicado en el registro de control de uso del R-FUCC según lo
indicado en el numeral 4.2.2. antecedentes tales como: el nombre, numero de placa
y demás antecedentes que permitan identificar al portador de las muestras /
evidencias / sub evidencias y la razón de porque se facilitó el formulario.
4.1.4. De igual modo se procederá a iniciar un R-FUCC cuando muestras / evidencias / sub
evidencias sean acompañadas por un formulario distinto R-FUCC, en tal caso se
dejará constancia en las observaciones del R-FUCC y se adjuntará el documento de
origen.
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4.1.5. Finalizada la etapa de puesta marcha en regiones del R-FUCC, las muestras /
evidencias / sub evidencias externas que carezcan del formulario, deberán ser
rechazadas.
4.1.6. Cuando las muestras / evidencias / sub evidencias externas estén acompañadas por
el R-FUCC, se procederá a continuar con el formulario original. En caso de mostrar
enmendaduras constatar que ello este registrado en las observaciones y en caso de
datos incompletos, solicitar al personal que porta el documento completar los datos.
Dejar indicación en las observaciones si la dificulta no ha sido subsanada y ello
pudiera afectar el cuestionamiento de la integridad de las muestras / evidencias /
sub evidencias. El registro de estas observaciones deberá constar también en el
registro de control de uso indicado en el numeral 4.2.2
4.1.7. Sin embargo, se evitará anular el formulario que acompaña las muestras / evidencias
/ sub evidencias. La calificación de un formulario integro o condiciones óptimas
excluye la responsabilidad de los funcionarios que reciben las muestras / evidencias /
sub evidencias.
4.1.8. Se dará inicio a un nuevo R-FUCC cuando se produzca la división de las muestras /
evidencias, dejando establecido el hecho en el R-FUCC original según los indicado en
el numeral 3.3.8 y el recuadro de observaciones del nuevo R-FUCC indicando el
número NUE del formulario inicial.
4.1.9. Al llevar a cabo la toma de muestra en la unidad de toma de nuestra se dará inicio al
R-FUCC, de igual modo cuando se proceda a tomar muestra producto de las pericias
de sexología. Se completará además los formularios de Acta de Toma de muestra y
de consentimiento, dejando establecido en estos el número NUE. Se procederá en
forma análoga al momento de recolectar evidencias en la ejecución de este tipo de
peritaje.
4.1.10. En la sala de autopsia, se procederá a generar tantos R-FUCC como grupo de
muestras destinados a un mismo peritaje y laboratorio lo requieran. Se
dejará constancia en el manuscrito del protocolo de autopsia y en la solicitud de
peritaje el(los) NUE por las muestras generadas.
4.1.11. En todos los casos indicados sellar las muestras / evidencias / sub evidencias con el
Rótulo del R-FUCC o en caso contrario con el sello de evidencias. Al tratarse de las
muestras / evidencias / sub evidencias se podrá solicitar que firme este sello el
personal que efectúa la entrega de las muestras / evidencias / sub evidencias.
4.2
Control uso de los formularios
4.2.1. Es responsabilidad de las Jefaturas de Departamentos y de las Jefaturas Regionales
como también de las Provinciales exigir la correcta aplicación de los formularios y de
los procedimientos que de garantía de la custodia de las muestras / evidencias / sub
evidencias, Conforme a los procedimientos establecidos.
4.2.2. Cada región deberá habilitar un registro del uso del correlativo de los formularios
remitidos por la unidad de abastecimiento.
Este registro será una plantilla
electrónica o libro manual el cual contendrá la siguiente información:
Número NUE, correlativo
Fecha en que fue utilizado el R-FUCC
Número de informe pericial cuando corresponda
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Número total de muestras / evidencias / sub evidencias
Destino, se indicará el lugar o la unidad técnica donde serán periciadas o
almacenadas como optativas.
Funcionario que dio inicio al formulario
Observación, recuadro donde se dejará registrados las inconsistencias o
situaciones a las que se refieren los numerales 4.1.3 y 4.1.4
Anulación: Dejar establecido la causa de la anulación, archivar el formulario
en un lugar destinado a esos fines.
4.2.3. La unidad de abastecimiento mantendrá en stock los formularios necesario para ser
enviados a las sedes regionales, quienes mensualmente mantendrán informado del
stock y proyección de demanda de los formularios, con el propósito de poder ordenar
su edición a nivel central.
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5.
ANEXO Nº 1 PROCESO DE TRABAJO SERVICIO MÉDICO LEGAL y
MINISTERIO PÚBLICO REGIÓN METROPOLITANA
A continuación se transcribe los procesos de trabajos acordados con las cuatros
Fiscalías de la Región Metropolitana, se presenta como información complementaria.
De existir diferencias significativas con los acuerdos existentes en cada región el jefe
regional, deberá enviar los acuerdos con el propósito de anexarlos al presente
procedimiento.
5.1
Consideraciones previas
5.1.
Normativa Interna: Los procedimientos técnicos administrativos, han sido
aprobados mediante resoluciones exentas 1601 de diciembre de 2002 y la resolución
que apruba el presente procedimiento, respecto a la aplicación del formulario único
de cadena de custodía.
5.2.
Custodía Transitoria: Cuando la evidencia permanezca o sea recibida por alguna
de las unidades técnicas del SML para custodia transitoria, no se interrumpirá la
continuidad de la Cadena de Custodia, ya que la responsabilidad de su resguardo
corresponde a la Unidad y no a un determinado personal que se encuentre de turno,
por lo cual no se debe exigir que quien la recibe y entrega sea la misma persona de
la Unidad.
5.2
Actividades Toma de muestra y levantamiento de evidencias
El Servicio Médico Legal levanta evidencias y toma muestras biológicas en tres
ámbitos de su accionar.
5.2.1. Sala de autopsias (Departamento de Tanatología): El médico que realiza una
autopsia, es responsable de tomar las muestras de sangre, fluidos, contenidos, etc. y
de levantar las evidencias no corporales (armas, ropa, balas, trozos de armas
cortantes, etc.) siguiendo la normativa interna vigente. El mismo procederá a su
embalado, sellado, y rotulado, y dará inicio a la cadena de custodia utilizando el
formulario de RÓTULO Y FORMULARIO ÚNICO DE CADENA DE CUSTODIA.
5.2.2. Unidad de Sexología Forense (Departamento de Clínica): El médico que realiza
el examen corporal de víctimas de delitos sexuales es responsable de tomar las
muestras de contenidos y de levantar evidencia no corporal.
En caso de requerir toma de sangre u orina lo hará el auxiliar paramédico de la
Unidad y se dejará constancia en el Formulario de Agresiones Sexuales. El médico y
el auxiliar paramédico respectivamente, procederán al embalado, sellado, y rotulado,
y darán inicio a la cadena de custodia utilizando el formulario de RÓTULO Y
FORMULARIO ÚNICO DE CADENA DE CUSTODIA.
5.2.3. Unidad de Toma de Muestras (Departamento de Laboratorios): Los Imputados
y víctimas que cuentan con orden del fiscal pueden ser enviados a la Unidad de
Toma de Muestras del
Servicio Médico Legal, se completará el formulario
relacionado con el Art. 197del código procesal penal. El auxiliar paramédico de dicha
Unidad es el responsable de la toma de muestras de acuerdo a la normativa interna
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vigente. Él mismo procederá a su embalado, sellado, y rotulado, y dará inicio a la
cadena de custodia utilizando el formulario de RÓTULO Y FORMULARIO ÚNICO DE
CADENA DE CUSTODIA.
5.3
Embalado, sellado y rotulado de la evidencia.
5.3.1. Embalado La evidencia debe ser embalada en contenedores adecuados según el
tipo de muestra o evidencia de acuerdo a la normativa interna vigente.
Se utilizará un embalaje secundario de acuerdo a la normativa interna vigente, el
que deberá sellarse herméticamente y rotularse utilizando el rótulo adhesivo del
Formulario de Cadena de Custodia.
5.3.2. Para el transporte de las muestras fuera del Servicio, se utilizará un embalaje
exterior de acuerdo a la normativa interna vigente.
5.3.3. Sellado y rotulado Una vez embalada la evidencia, ésta debe ser rotulada y sellada
de manera tal que impida el acceso a la evidencia sin romper el sello o el
contenedor, de acuerdo a la normativa interna vigente.
5.3.4. El rotulado debe ser efectuado al momento de la toma de las muestras, para evitar
errores, ya que debe existir correlación unívoca entre la muestra y la persona o
cuerpo de la cual se obtiene. El rótulo se llenará por la persona que toma la muestra,
quien lo firmará.
5.3.5. En el frasco o tubo, que contiene la muestra debe adherirse la etiqueta pre picada
con el NUE contenida en el “Rótulo y Formulario Único de Cadena de Custodia”.
5.3.6. El rótulo contendrá como mínimo:
•
Fecha de la toma de muestra.
•
Descripción de la muestra contenida en el frasco o tubo.
•
Cuando corresponda indicar Nombre completo y cédula nacional de identidad
de la persona o cuerpo de la que se tomó la muestra.
5.3.7. Las muestras que deben ser adheridas en cartulina, papel o papel filtro deben
rotularse en el ángulo superior derecho con la etiqueta adhesiva del NUE y anotando
los siguientes datos:
5.3.8.
•
Fecha de la toma de muestra o levantamiento.
•
Cuando corresponda indicar Nombre completo y cédula nacional de identidad
de la persona o cuerpo de la que se tomó la muestra.
Una vez embalada, rotulada y sellada la evidencia o muestra, el médico o auxiliar
paramédico que la tomó, llenará la primera línea del Formulario Único de Cadena de
Custodia y le hará entrega de la muestra o evidencia a quien corresponda para su
traslado, custodia o procesamiento.
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5.4
Destino de la evidencia
5.4.1. Las muestras que se toman en la Unidad de Toma de Muestras son ingresadas al
Laboratorio para su procesamiento, a través de la Unidad de Recepción de Muestras
de acuerdo a los procedimientos internos vigentes.
5.4.2. Las evidencias obtenida en la sala de autopsia y en sexología forense permanecerá
transitoriamente guardada y custodiada en dichas dependencias a la espera de ser
enviada ya sea a la Unidad de Recepción de Muestras en el caso de que vaya a ser
procesada en el Laboratorio del Servicio o bien a la Fiscalía u organismo
especializado según lo ordene el Fiscal.
5.4.3. Custodia, en el que la evidencia debe ser siempre acompañada del Rótulo y
Formulario Único de Cadena de Custodia debe quedar registro de todas las personas
que han tenido la muestra a su cargo ya sea para traslado, custodia o pericia.
5.4.4. Todas las muestras y evidencias destinadas a ser periciadas en Laboratorios del
Servicio Médico Legal, ya sea que provengan de unidades internas o de otras
instituciones (Policía de Investigaciones, Carabineros, Fiscalías) serán ingresadas al
Laboratorio a través de la Unidad de Recepción de Muestras siguiendo la normativa
interna vigente.
5.4.5. Toda muestra o evidencia proveniente de alguna institución diferente al Servicio
Médico Legal, deberá respaldarse con una orden del Fiscal.
5.4.6. Una vez realizada la pericia las evidencias no corporales se remitirán a la Fiscalía
correspondiente acompañándose del informe. Los excedentes de las muestras
biológicas o corporales,
se mantendrán en custodia en el Laboratorio para
posteriormente ser eliminadas en un plazo definido, dejando constancia en la cadena
de custodia de la fecha en que se procede a la eliminación.
5.5
Traslado de la evidencia a la Fiscalía o a organismos especializados por
instrucciones del Fiscal
5.5.1. La evidencia que debe ser trasladada a la Fiscalía o a otra institución que determine
el Fiscal, podrá ser retirada, con orden del Fiscal, por funcionarios de Carabineros o
Investigaciones. El traslado de evidencias a la Fiscalía, para su custodia definitiva, lo
realizará un funcionario del Servicio Médico Legal especialmente destinado para este
efecto.
5.5.2. La evidencia siempre debe ser trasladada con Formulario Único de Cadena de
Custodia.
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6
ANEXO Nº2
CUSTODIA
INFORMACION RELATIVA AL PROCESO DE CADENA DE
6.1
ELEMENTOS DE LA CADENA DE CUSTODIA
El llenado del formulario R-FUCC y el uso del sello de evidencias, es sólo una parte de
la custodia. Existen determinados recursos y requisitos a considerar, que permitan
contar con una adecuada custodia, tales como a contar con recursos de seguridad y
materiales, normar claramente y delimitar responsabilidades en el caso de contratar
servicios transportes externos, establecer tipos de embalajes, determinar requisitos de
conservación, y definir políticas de rotulado.
La labor de estandarización de los procesos técnico administrativa tanto de los
procedimientos, como de los materiales y requisitos, para lograr de esta manera
asegurar la custodia real de las muestras / evidencias. Lo anterior se observa en el
diagrama con línea punteada (---) aquellos elementos factible de estandarizar y con
línea continua ( __) aquello que solo se relaciona con el uso del formulario.
Figura 15 Diagrama General del Proceso de Cadena de Custodia
6.2
|¿Cuál es el objetivo de la “cadena de custodia del SML?”
Acreditar la integridad de las muestras / evidencias / sub evidencias a periciar al
interior del SML, garantizando su custodia en todo momento; desde el ingreso o toma
de la muestra dentro del SML hasta su eliminación o reintegro a fiscalías o a quien
solicite la pericia.
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6.3
|¿Condiciones de aplicación de la “cadena de custodia del SML?”
Quedan sujetas al alcance de este
manual todas las muestras o
evidencias recibidas o tomadas en
el SML excepto las muestras de
alcoholemia
que
por
la
Resolución Interna número 1070,
modificada por la resolución
número 1014 del 20-02-06 de
tienen un procedimiento especial.
Recursos
disponibles
Características
de la(s) muestras a
custodiar
Personal
Infrastructura
Volumen
Irrepetibilidad
Elementos para considerar en la aplicación
6.4
¿Qué nos dice el principio general de cadena de custodia de la Fiscalía
Nacional?4
“Se dejará constancia interrumpida de todos los que han accedido a los objetos y
muestras recogidos, principalmente de quienes han asumido la responsabilidad de la
custodia. Esta constancia se efectuará mediante un formulario que acompañan a las
especies -iniciado con una descripción del objeto y del estado en que se encuentra
en cada momento, actualizado - en que va dejándose constancia de cada persona
que la tuvo a su cargo, de la fecha y hora en que lo recibió, de quién lo recibió, de
todas las personas que lo examinaron bajo su responsabilidad, del día y hora en que
lo entregó y a la persona que se lo entregó. De la calidad del responsable y del
alcance de la responsabilidad, se dejará constancia mediante certificados que se
enviarán o entregarán el fiscal, quedando una copia en poder del interesado”..
En cuanto al transporte y remisión el citado instructivo señala: "La cadena de
custodia rige para el transporte y remisión de los objetos, así como para su depósito
permanente o transitorio. Especialmente, debe dejarse constancia del medio en que
se despachan los objetos"
6.5
¿Cuáles son los requerimientos de aplicación?
La figura siguiente sintetiza los elementos requeridos
Un responsable
4
Recursos y procedimientos que hagan
posible la responsabilidad efectiva
La respuesta a esta interrogante esta tomada del Instructivo Nº19 de la Fiscalía Nacional.
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6.6
¿Cuáles son los riesgos en la aplicación de la cadena de custodia?
La figura siguiente sintetiza los factores de riesgos
CCaracterísticas
a r a c t e r í sdet i cla(s)
as
d emuestras
l a ( s ) / mevidencias
u e s t r a/ s
sub
evidencias
a c u s to d ia r a
custodiar
R e c u rso s
d ip o n ib le s
R ie s g o
C o n ta m in a c ió n
e v ita b le
6.7
p é r d id a
h u r to
a d u lte r a c ió n
¿Quién es el responsable en caso de transporte fuera del servicio?
La empresa transportista es responsable de la integridad de la encomienda y cumplir
con las indicaciones del traslado y conservación que se efectúen al momento de
contratar el servicio. El embalaje y sellado para su traslado es responsabilidad del
personal técnico del SML.
6.8
¿Cuándo se termina la cadena de custodia al interior del SML?
Cuando se eliminan las muestras / evidencias / sub evidencias. Cuando se ha
consumido durante la ejecución de la pericia indicando de tal hecho en el informe
pericial.
Cuando se remiten al solicitante los excedentes de las muestras / evidencias / sub
evidencias a quien las remitió para su peritaje.
6.9
¿Qué información es complementaria al R-FUCC ?
El formulario R-FUCC es único. El perito para llevar a cabo su labor puede requerir
información complementaria, la que se puede clasificar en:
Identificación del imputado y/o víctima: Esta información es relevante para constatar
que la persona a la cual se está tomando la muestra corresponde a la persona
indicada por el Fiscal / juez y cuyos datos deben estar contenidos el informe
pericial. Esta información consta en el Acta de Toma de muestra donde debe queda
registrado el NUE del R-FUCC.
Identificación de la muestra y/o evidencia: Esta información es relevante para
conocer qué muestras/ evidencias fueron tomadas y de qué forma han sido
envasadas.
Ambos datos son de interés para el perito y unidad del SML encargada de efectuar la
pericia, por lo cual el perito debe recibir esta información la que habitualmente se
encuentra en la solicitud de peritaje o acta de notificación al imputado y/o víctima, o
en el acta de toma de muestra y exámenes corporales. Es importante mantener
independencia del formulario R-FUCC y los demás antecedentes, especialmente
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aquellos que identifican a quien pertenece la muestra, esto con objeto de
salvaguardar la integridad de la misma.
6.10
¿Qué información complementaria para el fiscal, es necesaria para
conocer que en el accionar del SML se han respetado los derechos del
imputado y/o víctima?
Es necesaria la firma del imputado y/o víctima, donde quede claro que:
6.11
•
Está en conocimiento de sus derechos y que estos fueron respetados en el
proceso de peritaje, reconoce aceptar la orden del Fiscal /juez
•
Confirme que estuvo a su vista el sellado de la muestras tomadas y el inicio de
la cadena de custodia, con lo cual asegura que las muestra corresponden a su
persona.
•
En caso de negativa, se debe dejar constancia de ello, a objeto de que el fiscal
lleve a cabo las acciones respectivas ante el Juez de garantía.
¿Cuál es el objetivo del rotulado de muestras?
El objetivo del rotulado de muestras es la Identificación univoca de la muestra.
Al llevar a cabo esta acción se debe Reducir los riesgos asociados a la vulnerabilidad
de la muestra ante hurto o pérdida intencionada. Esto es sólo posible si el rótulo no
contiene información que identifique al periciado.
El uso del Rotulo y Formulario Único de Cadena de Custodia, contiene una
numeración foliada denominada NUE, mediante ella se podrá identificar la muestra,
por lo cual se modifica la normativa sobre Rotulado contenidas en las Pautas Básicas
de los Procedimientos Técnicos y Administrativos en las Pericias Médico Legales,
SML, Julio 2002. En un segunda fase, considera la rotulación mediante Código de
Barras.
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