Ensayo
FARMACIA
BENAVIDES Y LA
IMPORTANCIA DE LAS
AUDITORIAS
ADMINISTRATIVAS
Palomera Regalado Juan Manuel
217112031
LAFI
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Ensayo y auditoria.
Índice.
ÍNDICE. ......................................................................................................................... 1
Ensayo
LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Y SU FLEXIBILIDAD. .................................................... 4
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y SU APLICACIÓN. ...................................................... 4
¿COMO CUÁNDO Y DÓNDE? ......................................................................................... 5
DE LA VIDA Y LA MUERTE DE LAS EMPRESAS. ................................................................ 5
CONCLUSIÓN. ............................................................................................................... 6
BIBLIOGRAFÍA. .............................................................................................................. 7
Auditoria Administrativa: Caso practico
AUDITORIA A US MEDICAL CENTER S.A DE C.V ............................................................... 8
CONTEXTO.................................................................................................................... 8
PLANEACIÓN ................................................................................................................ 8
FUENTES DE INFORMACIÓN: ..................................................................................................... 8
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: .................................................................................................... 9
PROYECTO DE AUDITORIA: ........................................................................................................ 9
DIAGNÓSTICO PRELIMINAR: .................................................................................................... 10
OBJETIVO: .................................................................................................................. 11
INSTRUMENTACIÓN .................................................................................................... 11
TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN: ............................................................................ 11
MEDICIÓN: .......................................................................................................................... 12
PAPELES DE TRABAJO.................................................................................................. 12
EVIDENCIA. ................................................................................................................. 13
1
TESTIMONIAL. ...................................................................................................................... 13
Testimonio obtenido del empleado Juan Pablo Gutiérrez Sosa: ...................... 14
SUPERVISIÓN DEL TRABAJO ........................................................................................ 15
EXAMEN DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN EN PROCESOS. ............................................. 15
DETONADORES POSIBLES........................................................................................................ 16
POSIBLES SOLUCIONES A DETONADORES. .................................................................................. 17
DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO. ............................................................................... 18
INFORME. ................................................................................................................... 20
INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES. ....................................................................................... 20
Sobre el sistema PEPS implementado tras la auditoria ..................................... 21
SEGUIMIENTO. ........................................................................................................... 23
2
Palomera Regalado Juan Manuel
Actividad integradora del curso.
Ensayo
Introducción
FARMACIA BENAVIDES Y LA
IMPORTANCIA DE LAS AUDITORIAS
ADMINISTRATIVAS
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se
mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada
siempre” (William Thomson Kelvin)
Cuando miramos a la historia en retrospectiva nos encontramos con
momentos que marcaron la diferencia en el curso de la humanidad, pero ninguno
tan grande como la invención del lenguaje escrito. La posibilidad de escribir y
transmitir ideas en las superficies de la piedra y el papel fue la que nos permitió
plasmar pensamientos y transmitirlos al mundo físico. La aplicación de sistemas,
planos, creación de métodos, organización, procedimientos, mediciones; han sido
refinados a lo largo de la historia y aplicados en diferentes civilizaciones hasta
crear una serie de sistemas que nos permitan ajustar el curso de nuestras
acciones y hagan realidad los objetivos de una organización.
La auditoria administrativa es todo este compendio refinado a lo largo de la
historia como el sistema que nos permite corregir las direcciones de nuestras
empresas y nos permite regular las acciones que nos conduzcan hasta la meta
deseada.
Con toda seguridad me atrevo a sugerir la tesis desde la que partiremos
desde ahora.
La aplicación efectiva de la auditoria administrativa puede ser la
diferencia entre la vida o la muerte de una empresa.
3
Palomera Regalado Juan Manuel
Actividad integradora del curso.
Ensayo
Desarrollo
La auditoría administrativa y su flexibilidad.
El compendio de sistemas anteriormente mencionado ha sido
perfeccionado a lo largo de los años, con diversas aplicaciones distintas a
empresas distintas entre ellas y sin embargo igual de efectivo en su aplicación e
impacto dentro y fuera de las organizaciones.
La auditoria administrativa es importante debido a la naturaleza bajo la que
se desarrolla. Un mundo cambiante, en modificación constante y variables
incalculables. La naturaleza de la auditoria administrativa necesita de su
flexibilidad para poder permanecer en movimiento constante junto con las
empresas que audita sin volverse un método obsoleto.
Según Coulter y Robbins, es importante tener este nivel de flexibilidad y de
control porque de ese modo se nos permite garantizar que las actividades de
nuestra empresa se desarrollen según lo que teníamos planeado y preparado.
Esta misma flexibilidad y control es la que nos permite hacer correcciones en
desviaciones significativas en nuestra empresa.
La auditoria administrativa y su aplicación.
La correcta aplicación de una auditoria administrativa es fundamental para
la longevidad de una empresa y sus actividades.
Incluso Ramos Guzmán, J. Y., & Sánchez Dinarte, S. J. postulan que la
auditoria administrativa puede llegar a estar infravalorada en algunos sectores
(como el sector público) y señalan la importancia para que las empresas puedan
subsistir brindándole un valor mucho mayor en las actividades de cada empresa
sin importar su sector o giro.
Podemos inferir que la aplicación de la auditoria administrativa posee un
valor sustancial en la existencia de una empresa, de modo que si no nos
detenemos a hacerle una auditoria corremos el riesgo de que la empresa y sus
4
Palomera Regalado Juan Manuel
Actividad integradora del curso.
Ensayo
Desarrollo
actividades queden comprometidas en terrenos económicos, fiscales, productivos
y en una sola palabra la supervivencia de la empresa se vea en riesgo.
¿Como cuándo y dónde?
Una auditoria administrativa es posible hacerse de diversas formas y con
diversos enfoques, es la hace muy flexible y siempre se adapta a las necesidades
del administrador, auditor o a la empresa y sus valores y metas en general. Eso
permite saber cómo es que se va a realizar la auditoria y con que enfoque.
Cuando podemos hacer la auditoria es un acercamiento curioso, ya que en
realidad una auditoria se puede hacer en cualquier momento, sin embargo, se
utiliza principalmente cuando se ha detectado una falla o una inconveniencia que
compromete en mayor o menor medida a los objetivos de la empresa. La
característica de la auditoria administrativa que la convierte en una herramienta y
un sistema muy útil es que puede implementarse enantes o después de momentos
críticos, lo cual representa una gran ventaja a la aplicación eficiente de los
métodos correctivos.
Donde se puede utilizar una auditoria administrativa también es un
planteamiento interesante y que permite, por supuesto, dejar en evidencia la
grandiosa herramienta que representa. Se puede utilizar en cualquier sistema,
empresa o negocio. No es importante si se trata de una empresa pequeña,
mediana o de una cadena multinacional.
El planteamiento es bastante claro y tal como lo indica William Thomson
Kelvin, si podemos medirlo, podemos mejorarlo. En todo caso, en una empresa
grande, mediana o pequeña puede ser implementada si contamos con la
información relevante para analizar la situación de la organización.
De la vida y la muerte de las empresas.
Tomando en esencia las palabras de James Clear. No se puede hacer mas
eficiente un sistema que no esta sentado en bases sólidas o que ni siquiera existe.
5
Palomera Regalado Juan Manuel
Actividad integradora del curso.
Ensayo
Desarrollo y conclusión
El problema que muchas empresas presentan hoy en día es una falta de un
sistema que funcione de manera eficiente y efectiva. Según el INEGI en México 8
de cada 10 empresas que se incorporan al mercado fracasan rotundamente en
sus primeros años de vida. Las cifras no son alentadoras, tan solo en el sector
comercial la esperanza de vida de una empresa que llega a alcanzar su madurez
es en promedio de 6 años únicamente.
Las razones por las que las empresas jóvenes mueren en sus primeros
años de vida en México son multifactoriales y pueden ser factores tanto micro
(Internos en la empresa) como macro (Externos a la empresa), sin embargo, la
longevidad de una empresa puede verse afectada de manera positiva
drásticamente si se aplicaran medidas correctivas a tiempo. Tener la capacidad de
utilizar una herramienta como lo es la auditoria administrativa en una empresa nos
permite conocerla y trabajar desde sus bases mas esenciales. Conocer que es lo
que esta funcionando y que no. Que partes del sistema entorpecen el crecimiento
de la empresa y le previenen de llegar a su meta. Incluso si son factores Macro, es
decir, externos a la empresa existen maneras de adaptarse a dichos factores y
reaccionar a ellos con las menores repercusiones posibles.
Conclusión.
La auditoria administrativa es sin duda alguna una herramienta que resulta
indispensable para cualquier empresa en el siglo XXI. El método científico incluso
ha permitido la fusión con la auditoria administrativa en un campo más teórico
mientras que la practica se desenvuelve en el día a día de las empresas que lo
utilizan. El conocimiento de su aplicación debe ser difundida correctamente con la
intención de que los administradores entiendan el poder que representa esta
herramienta.
Podemos afirmar sin lugar a dudas que la auditoria administrativa es algo
fundamental Afirmando con convicción de que la aplicación efectiva de una
auditoria administrativa es la diferencia entre la vida y la muerte de una
empresa.
6
Palomera Regalado Juan Manuel
Actividad integradora del curso.
Ensayo
Bibliografía
Bibliografía.
INEGI. (2014). Esperanza de vida de los negocios en México. Recuperado de
INEGI: https://www.inegi.org.mx/temas/evnm/
Ramos Guzmán, J. Y., y Sánchez Dinarte, S. J. (2017). Sistema de la Auditoria
Administrativa en el Sector Público (UNAN). UNAN, Nicaragua.
Recuperado de https://repositorio.unan.edu.ni/4824/1/17926.pdf
Robbins, S. P., y Coulter, M. (2005). Administración (8.a ed.). México: Pearson
Educación. Digital. Recuperado de https://www.auditorlider.com/wpcontent/uploads/2019/06/Administracion-8ed-Stephen-P.-Robbins-yMary-Coulter-1.pdf (Original 2005)
7
Auditoria a US Medical Center S.A de C.V
Contexto.
Una sucursal de la empresa farmacéutica BENAVIDES requiere de una
auditoría externa administrativa del tipo operativa en el área de Almacén.
Esta sucursal se encuentra en la colonia de Chapalita de occidente
adyacente a la avenida Guadalupe.
Dicha sucursal se ha visto envuelta en diversas situaciones y polémicas, al
punto de quedar fichadas en retención de cupones a nivel nacional, de modo que
se han visto envueltos en situaciones que han comprometido la integridad del
lugar. Sin embargo, en esta ocasión nos vamos a enfrentar con un problema de
tipo operativo en el área de almacenes.
Planeación
Fuentes de información:
La información recabada para la auditoria proviene del Área de Almacenes
y principalmente del administrador de Almacenes Carlos Ivan Reyes Camacho. El
administrador Carlos lleva muchos años dentro del equipo de la farmacia y se
encuentra ampliamente capacitado para la proporción de la información necesaria
para la auditoria administrativa del área de la que es responsable.
La información ha sido proporcionada por medio de sesiones de juntas
planificadas y por medio de formularios cuya intención es la de recabar
información de manera precisa y especializada.
8
Investigación preliminar:
El administrador del Área de almacenes de la empresa farmacéutica
BENAVIDES en la colonia Chapalita de occidente ha solicitado una auditoria
externa con la intención de subsanar las deficiencias provenientes del área de
almacenes bajo la que se encuentra responsable.
Al arribar al almacén de la farmacia es evidente la falta de orden y de
consecuencia lógica en la disposición de los insumos y demás productos
pertenecientes en el área.
Al realizar una platica contextual con los involucrados en el área se nos ha
revelado que la persona que solía ordenar comúnmente los insumos había
renunciado hacia un tiempo atrás y el resto del personal no fueron capaces de
ordenarlo por ellos mismos. Falta de interés del personal nos revelaron las causas
de la falta de involucración.
El Administrador del área nos menciona que se ha intentado regresar a la
metodología anterior que solía ser por la cual tenían un relativo orden en los
insumos y productos, sin embargo, dicha empresa ha sido poco efectiva y ha
fracasado múltiples veces.
Se estima que la realización de la auditoria y la aplicación de las medidas
correctivas deberían tener un impacto en los indicadores en los primeros 3 meses
a partir de su aplicación efectiva.
Proyecto de auditoria:
Naturaleza: De procesos y de efectividad
Alcance: Solo en el área de Almacenes
Antecedentes: Las auditorias internas por parte de los supervisores han
sido inefectivas
Objetivos: Presentar una mejora considerable en el resguardo y
canalización de recursos en el área de almacenes e inventarios.
9
Estrategia: Cambiar a un tipo de inventario con un sistema distinto y crear
nuevas jerarquías dentro del área. Estandarizar la capacitación en el área.
Justificación: Cambiar el sistema a un tipo de inventariado más efectivo
para el tipo de insumos que se comercian en la farmacia seria benéfico para los
agentes internos de la empresa (control y gestión de recursos en el almacén) y
para los agentes externos (los consumidores y clientes de hospitales). Se
pretende crear un nuevo sistema jerárquico que cumpla con las necesidades del
área será lo mejor debido a su falta de control interno.
Acciones: Cambiar el sistema de inventarios a PEPS; crear una nueva
jerarquía dentro del área de almacén y crear un sistema estándar de capacitación
para el área.
Costo: 10,000$
Resultados: los resultados esperados son una mejora evidente en el orden
y manejo de los insumos y en la jerarquía interna del área.
Diagnóstico preliminar:
La situación del almacén era precaria y casi sin ningún orden que le diera
sentido a la realización de actividades. Una mezcla de falta de jerarquía e interés
de parte del personal señalaban las precarias condiciones bajo las que se rige el
almacén.
El problema es totalmente reversible por medio de una auditoria de
procesos y de efectividad. Enfoques bajo los cuales trabajaremos esta auditoría.
Sera necesario cambiar de sistema interno sobre el cual se trabajan los
inventarios, quizás con PEPS como una alternativa al sistema mas bien caótico
que el almacén presenta
El espacio de almacenes es suficiente, pero mal utilizado y optimizado.
Pueden hacerse ajustes en cuanto al reacomodo.
10
No existe un orden evidente dentro del área de almacenes en cuestión de
personal, será necesario crear un nuevo sistema jerárquico en cuanto al personal
del área.
El problema es totalmente manejable con las medidas correctivas
necesarias y con la intención y labor del personal y quizás un cambio de actitud y
una mayor involucración en el área.
Se solicitarán reportes de avances semanales.
Objetivo:
Lograr un mejor flujo de trabajo dentro del área de almacenes y las áreas
subyacentes. Crear un sistema jerárquico que simplifique la entrada y salida de
personal al área de almacenes y finalmente se pretende lograr una mejoría en la
efectividad del manejo de recursos del área de almacenes por medio de una
métrica de proporción de los insumos reportados en históricos pasados y de los
meses siguientes.
La prioridad de esta auditoria es presentar una mejora considerable en
el resguardo y canalización de recursos en el área de almacenes e
inventarios.
Instrumentación
Técnica de recolección de información:
Observación directa
Por medio de encuestas y de visitas al área que se auditara se pretende
recolectar la información necesaria para llevar a cabo la auditoria, así como
también puede generar suficiente retroalimentación y justificación de los procesos
y procedimientos proporcionados por el personal del área.
También se pretende recolectar la información por medio de cuestionarios
que serán enviados al administrador y al personal del área.
11
Medición:
Los indicadores se dividirán en dos y serán en escalas medibles.
La primera de ellas será una escala objetiva del tiempo que el personal
tarda en encontrar un insumo antes y después de re ordenar el almacén con un
nuevo sistema PEPS.
La segunda será una escala subjetiva donde el personal declare su nivel de
satisfacción en cuestión a la distribución de trabajo y flujo de trabajo antes y
después de crear una jerarquía que oriente y determine grados de responsabilidad
y manejo del almacén.
Papeles de trabajo
Identificación de la auditoria: Auditoria de procesos y de eficiencia
Proyecto de la auditoria: Mejorar el sistema de almacenes a un sistema
PEPS y crear una nueva jerarquización del personal dentro del área.
Cuestionarios: Disponibles en el apéndice A.
Observaciones e información relevante:
El personal del área es sumamente desinteresado en su trabajo y
descuidada con los procesos, será necesaria una capacitación estandarizada para
el área.
El hecho de que la persona que ordenaba haya renunciado y el resto del
personal no intentara ordenarlo por ellos mismos nos indica una falta de
compromiso.
El área de almacenes es un área grande y que podría ser distribuida de un
mejor modo. La distribución en la que los insumos y los productos se encuentran
acomodados deja mucho que desear.
12
El compañerismo y la confianza se han filtrado a través de la línea de
mando y el respeto, la jerarquía entre el área es apenas imperceptible, como si
todos pudieran hacer y deshacer a placer sin ninguna repercusión inmediata.
Ajustes realizados durante la ejecución:
Se realizo una junta con el administrador del área para discutir los factores
que intervienen en el bajo rendimiento del área y se le han sugerido las
alternativas antes mencionadas.
El administrador se mostro de acuerdo con algunas de las posibilidades
mientras que otras no se pudieron discutir debido a un corto tiempo.
Reporte de posibles irregularidades.
A continuación, se lista una serie de observaciones e irregularidades
notadas tras realizar la visita al área y realizar un seguimiento de sus actividades.
•
Los empleados no ven al administrador como un superior debido a su
camaradería
•
El área carece de orden y de control físico
•
El área carece de un buen aprovechamiento del espacio
•
La jerarquía del área es casi nula
•
Falta de motivación y de interés de los empleados
•
Los empleados son ineficientes para encontrar los insumos que buscan
Evidencia.
Testimonial.
Para efectos de practicidad considérese cada párrafo como la síntesis de
las palabras del empleado Juan Pablo Gutiérrez Sosa sin ningún orden en
particular. Son simplemente las ideas y percepciones del empleado en cuestión y
su opinión sobre el caso del Almacén.
13
Testimonio obtenido del empleado Juan Pablo Gutiérrez Sosa:
Primeros testimonios al llegar al lugar de la auditoria.
Cuando nos dijeron que se iba a llevar a cabo una auditoria pensé que nos
iban a despedir a todos. Creía que nos habíamos metido n problemas otra vez.
El administrador Carlos nos mencionó la situación y como nos iban a
ayudar a resolver los problemas del almacén. Esa área desde que yo llegue es un
dolor de cabeza.
Cuando se le pregunto por qué el empleado se limitó a contestar
Pues porque nada ahí se encuentra. Es un desorden total. A veces
encuentras lo que buscas y otras veces no y creo que nadie de mis compañeros
entiende como esta distribuido el almacén. Yo la verdad ni quiero buscar ni
entenderle, capaz que me ponen a mi a ordenar todo yo solo por ser el único.
Cuando se le pregunto su relación con otros miembros del área.
Pues ya ve, se hace lo que se puede. No creo que les guste el trabajo ni el
lugar donde trabajan, pero uno tiene que pagar deudas.
Yo me llevo bien con todos, para no andarme metiendo en problemas. Eso
si hay unos que se tienen mucha confianza unos a otros y andan haciendo y
deshaciendo cuando quieren y como quieren. A veces lo dejan a uno con un
montón de trabajo porque te enteras de que tu compañero vino en la mañana para
saldar su turno antes y te quedas solo y sin quien te ayude a despachar.
El admin. Carlos lo sabe y ha intentado hablar con nosotros, todo funciona
bien al principio, pero no tarda en regresar la confianza y la amistad y todo se
vuelve a poner mal.
Cuando se le pregunto que opinaba sobre una solución posible desde su
posición como empleado.
14
Pues poner orden, es lo mas obvio. Aquí parece que cada quien se manda
solo y creo que ese es el problema mas grande. Para que le miento, yo también
tengo mis contratiempos y si le aviso a mis compañeros que voy a venir antes o en
la mañana, pero de que sea correcto y no se nos diga nada es otra cosa.
También creo que el área de almacenes ya trae arrastrando problemas
desde que Alma estaba (Alma, por lo que nos cuenta el personal era la única
persona que acomodaba el almacén, dicha persona renunció hace poco mas de 1
año.) Ella también tenia que acomodarle como se pudiera. Creo que cuando se
fue solo se acumulo el problema y finalmente lo tenemos aquí, con un almacén
hecho pedazos.
Supervisión del trabajo
La supervisión de la auditoria mientras el equipo de auditores no se
encuentre presente en las instalaciones ha quedado delegada al administrador
Carlos Ivan Reyes Camacho con la intención de recabar y verificar que los
procedimientos que se le han sido sugeridos sean aplicados correctamente.
Se ha acordado una conferencia para discutir los lineamientos del trabajo y
finalmente se ha acordado que él llevará un registro optimo de los resultados que
será enviado al equipo de auditores cada sábado.
En la conferencia el Administrador ha compartido todas las inquietudes con
respecto al sistema PEPS y finalmente hemos acordado la nueva jerarquía para
trabajar que deberá ser seguida de manera inmediata.
Examen del área de administración en procesos.
¿Qué trabajo se hace?
En el área de almacén se acumulan los suministros, insumos y se ordenan
para su integración en los anaqueles cuando sea necesario.
¿Para qué se hace?
15
Para mantener los productos en orden y poder disponer de ellos cuando se
integren a los anaqueles
¿Quién lo hace?
Actualmente nadie lo hace, pero idealmente deberían hacerlo el personal
almacenista y en su defecto los gerentes del área de almacén con permisos de
entrar en el almacén
¿Cómo se hace?
Actualmente no existe ningún orden especifico para ordenar el almacén
¿Con qué se hace?
Es un trabajo manual de mucha precaución, especialmente con los
productos delicados y quebradizos. No se requiere de ninguna herramienta
específica para su realización
¿Cuándo se hace?
Actualmente se hace cada dos semanas, sin embargo, no se hace
demasiado.
¿Por qué se hace?
Idealmente para tener un mayor control sobre los insumos de los productos,
sin embargo, actualmente el manejo del almacén es un procedimiento tedioso y
tardado que se limita únicamente a los últimos productos ingresados ya que son
los que están a la mano.
Detonadores posibles.
La falta de control de un sistema confiable de insumos perecederos y no
perecederos.
Exceso de confianza entre los miembros del personal
Practica de actividades desregularizadas que alteran el orden y el flujo del
trabajo
16
Falta de un sistema jerárquico aplicable fácilmente
Falta de compromiso
Posibles soluciones a detonadores.
La falta de control de un sistema confiable de insumos perecederos y
no perecederos.
Implementación del sistema PEPS, ideal para aquellos productos que llevan
algún tiempo en el almacén y anaqueles con la intención de que los productos que
han llegado primero sean los primeros en salir al momento de una venta o al
momento de crear paquetes que serán enviados a hospitales.
Exceso de confianza entre los miembros del personal
El exceso de confianza es debido al compañerismo dentro de los
empleados, sin embargo, esto debe ser regulado por medio de una jerarquía y
deberá ser provisionado con un lineamiento de respeto dentro del personal y
repercusiones si se ha cruzado una línea de comportamiento aceptada dentro de
los lineamientos y marcos de control interno.
Practica de actividades desregularizadas que alteran el orden y el flujo
del trabajo
La practica de actividades desregularizadas se refiere a los cambios de
turno que no son comunicados con antelación y también al arreglo interno entre
empleados para intercambiar cargas de trabajo. Estas actividades pueden ser
ajustadas por medio de la implementación de un sistema de consideraciones
máximas por improvistos. Todos los demás comportamientos desregularizados
serán considerados dañinos y tendrán repercusiones al personal.
Falta de un sistema jerárquico aplicable fácilmente
Es necesario implementar una nueva jerarquía de trabajo dentro del área de
almacenes y conceder permisos a aquellos con una jerarquía mas alta con la
intención de reducir la cantidad de personas que pueden tener un impacto en el
acomodo de los productos.
17
Falta de compromiso
La implementación de bonos e incentivos puede ser la solución a la falta de
desinterés de los empleados y el personal en general. Quizás un sistema de
entradas y salidas a tiempo y en función de las ventas obtenidas se consiga un
resultado optimo.
Diagnostico administrativo.
Contexto
Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su
trayectoria histórica:
El estado de la organización se encuentra bastante golpeado con
situaciones externas e internas, actualmente nos encontramos centrados en el
área de almacenes que podemos definir en una acumulación de practicas
incorrectas y que se encuentra en una posición difícil debido a que la eficiencia se
ve comprometida a falta de un sistema funcional.
Históricamente podemos ver como el almacén antes funcionaba por medio
de una única persona en la cual recaía todo el control y responsabilidad
Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento
La mecánica principal para generar capital es por medio de las ventas, los
servicios por medio del capital humano y el conocimiento es impartido por los
gerentes quienes se encargan de capacitar a las personas recién integradas al
equipo.
Posición en el mercado
En la zona nos encontramos en una posición de competencia con otras
farmacéuticas a lo largo de la gran avenida. Estamos objetivamente en desventaja
18
en cuanto a eficiencia del servicio, sin embargo, la calidad de los productos regula
dicha desventaja.
Ciclo de vida de la organización
La organización esta pasando por un periodo posterior a la madurez de la
empresa, sin embargo, aún no nos encontramos en el declive. Si se toman las
medidas necesarias podemos extender el periodo de madurez de la empresa y la
organización.
Información operativa
Coordinación de las acciones
Las acciones son realizadas por el personal indistintamente. Justifican esta
decisión con el argumento de que ayuda a que al realizar una venta no hay fricción
entre lo que lo que esta en el almacén y lo que le llega al cliente final.
Administración de la tecnología de la información
Son muy pocas las personas del personal del área de almacén que saben
manejar las terminales del área.
Análisis de la interacción, planeación, organización, dirección y control
Dentro de lo usual las acciones mas relevantes son planeadas por el
administrador del área, la dirección y control por lo señalado han perdido peso en
los últimos meses.
Desempeño
Manejo de indicadores financieros y de gestión
El manejo de los indicadores financieros se llevará de la mano con el
departamento de contabilidad de la organización. La gestión del área es
responsabilidad del administrador.
Comportamiento organizacional
19
Tal como se menciono con anterioridad la organización se ha visto
sometida a situaciones particularmente complicadas y difíciles, el área de almacén
no tiene una coordinación con el resto de las áreas y esto puede resultar
catastrófico a largo plazo.
Resultados alcanzados
Se estima que los resultados alcanzados deberán ser una mejoría en la
efectividad de al menos un 50% y un flujo de trabajo mas nivelado y mejor
distribuido con una satisfacción media del 8.5 del personal ponderado
Margen de efectividad
La auditoria administrativa en curso aspira a tener un margen de efectividad
en sus aplicaciones correctivas entre al menos un 80% y 90%
Informe.
Se ha decantado por un informe de tipo “Aspectos relevantes”
Informe de aspectos relevantes.
Titular de la organización: Javier armando Echeverria Gonzales
Órgano de control interno: Gerente Juan Pablo Gutiérrez Sosa
Niveles directivos: Gerencia, administrativos de área
Mandos medios y nivel operativo: Empleados y personal designado.
En el presente informe del día 25 del año 202x siendo el mes de noviembre
se presenta el informe de aspectos relevantes tras la auditoria llevada a cabo hace
un mes.
La auditoria realizada fue de tipo operativa y de eficiencia. Se llevo a cabo
aplicando las medidas correctivas en el área de almacén y tras varias visitas,
cuestionarios y conferencias las medidas correctivas necesarias fueron
implementadas.
20
Este reporte contiene la información de los aspectos relevantes después de
haber aplicado cada una de las sugerencias del auditor, llevadas a cabo con
regularidad y constancia.
Sobre el sistema PEPS implementado tras la auditoria
El sistema PEPS implementado en el área de almacenes ha sido de gran
ayuda para tener un mayor control en el inventario y sobre todo para llevar un
control junto con el departamento de contabilidad que nos apoya emitiendo las
tarjetas de inventario que nos llegan al área de almacén con la intención de pedir
materiales.
Es importante señalar que tras el reacomodo del almacén una cantidad de
espacio mucho mayor pudo ser aprovechado. Lamentablemente debido a las
malas practicas realizadas con anterioridad en el almacén una gran cantidad de
medicamentos e insumos con caducidad tuvieron que ser desechados en gran
medida debido a que paquetes tras paquetes quedaron apilados sin la oportunidad
ni siquiera de ser puestos a la venta en ánqueles. En materia económica eso
representa una perdida de insumos y de capital utilizado para los pedidos de
material, sin embargo, se sobre entiende que al ser el primer mes tras la limpieza
y tras el reajuste del sistema es un resultado y un indicador esperado debido a las
practicas del almacén y los productos rezagados con anterioridad.
El proceso de la auditoria fue llevado a cabo sin ningún tipo de
inconveniente ni contratiempo tras la aplicación del sistema PEPS en almacenes y
el resultado de la carga de trabajo al presentarse una nueva jerarquía dentro del
área se noto mucho desde la primera semana tras su aplicación
La auditoria ha concluido y se han aplicado las medidas. El pago a la compañía
del auditor ha sido saldado sin ningún contratiempo
56 horas de trabajo fueron requeridas durante la primera semana para la
implementación correcta de todo el sistema y las capacitaciones en horario laboral
común
21
En materia de jerarquización es evidente el cambio de aire más serio, sin
embargo, la aplicación de redistribución de capacidad de trabajo y los incentivos,
al igual que las sanciones, han balanceado mucho el flujo laboral.
Los indicadores nos señalan una mejoría de eficiencia en el área del almacén de
un 80% y nuestros indicadores financieros tienen estimaciones de una mayor
utilidad derivada del ahorro producido en los pedidos de insumos utilizados
correctamente, es decir, la administración de recursos se ha impulsado.
Tras realizar una encuesta al personal involucrado se obtuvo un promedio de
satisfacción ponderado en una escala del 1 al 10 de un 9.3%.
Presentó: Javier armando Echeverria Gonzales.
22
Seguimiento.
Recomendaciones programadas
En la semana numero 44 del presente año se ha creado e implementado
una nueva jerarquía que pretende balancear las cargas de trabajo, reducir la
cantidad de factores externos que influyen en la desorganización del almacén y la
cantidad de personal que ahora tiene permiso para su acceso.
En la semana numero 44 se ha planificado a su vez una limpieza del
almacén y una re organización. Los insumos caducados y aquellos que se
encuentren en mala calidad para su venta deberán ser rechazados y desechados
inmediatamente
A partir de la semana numero 45 del presente año en el mes de noviembre
se implementará el método de inventarios PEPS para un mejor control de
almacenes.
Estrategia
Con el método PEPS para llevar inventarios en almacén se pretende tener
un mayor control de lo que entra y sale de los almacenes y la disposición de los
insumos.
La estrategia de creación de una nueva jerarquía y los permisos para entrar
al almacén pretenden lograr un mejor flujo de trabajo y reducir el compañerismo
negativo que impacta en la eficiencia de la organización.
La implementación de nuevos sistemas de recompensas y sanciones para
el personal por llevar a cabo acciones que no se encontraban previstas como los
cambios de horarios o la asignación de personal suplente ha sido creada con la
intención de tener un mejor control organizacional en cuestión de capital humano
para priorizar las necesidades de la organización.
Asignación de responsabilidad
23
La responsabilidad ha sido decantada en el administrador de almacenes,
Carlos Ivan Reyes Camacho.
Factores considerados
Factores externos como la alta demanda de insumos alimenticios y de neo
natales ha sido considerada y se debe tener sumo cuidado con el manejo de
dichos productos.
Áreas de aplicación
Almacén
Periodo de realización
2 semanas de aplicación correctiva en la semana 44 y 45 del año en curso
con la intención de estandarizar las practicas sugeridas.
Porcentaje de avance
Tras la primera visita el porcentaje de mejoría tras la aplicación de las
acciones correctivas sugeridas hemos visto un cambio equivalente a un 60% de
mejoría de flujo de trabajo y productividad. A partir de la segunda semana hemos
visto una mejoría de hasta el 85% y reducción de carga de trabajo.
Costo
El costo de la auditoria inicial
Costo de insumos desperdiciados por mal manejo de inventarios
anteriores a la auditoria
Costo de capacitación e implementación de cursos al personal
10,000
6,000
3000
Apoyo y soporte utilizados
24
Nos apoyamos del departamento de ventas y el departamento de
contabilidad para llevar a cabo las acciones necesarias y tener una mejor sinergia
de trabajo como un conjunto organizacional
Resultados obtenidos
Los resultados esperados han sido satisfactorios tras aplicar las medidas
necesarias y sugeridas por el auditor.
Impacto logrado
Una mejoría considerable en el área de almacenes y un mejor flujo de
trabajo. La reducción de incidentes no previstos como cambios de horarios de
empleados ha sido reducida hasta en un 95% en las primeras semanas. Los
bonos e incentivos han creado un ambiente laboral mas ameno y ligeramente
competitivo.
El área de almacenes ahora se encuentra en un mejor estado y un mejor
orden. La jerarquía dentro del área ha sido aplicada y a pesar del ambiente de
compañerismo se nota la línea entre la relación social del personal entre sus
compañeros y la línea entre la relación laboral con sus superiores y supervisores.
25