創造高效(二)-Hold住全場的會議主持技巧 ◆成功會議的關鍵 您開的是無效會議嗎？ ★無效會議(範例) ! 因事前準備不全，有人到了現場才知道開會目的及內容 ! 大家花了時間一起開會，但卻總是無法做出決策 ! 會議進行時，大部分時間都是在聽報告，幾乎沒有在討論 ! 會議時間過於冗長，甚至出現討論離題的情況 ! 會議上只有少數人在發言，部份的人甚至都沒有說話 如果發生了上面二種以上的狀況，那這可能會造成會而不議、議而不決、決而不行、行而未果，那是無效 會議了。 會議領導 ★領導力 ①清楚指出團隊目標 ②給予成員正面的影響 ③帶領大家朝著目標前進 會議主持人要能在會議 開始時，營造一種和諧 的氣氛，讓在場的人感 受到自己的重要性，鼓勵參與， 確保他們的意見能被充分的表達 與討論。會議進行時，鼓勵大家 發表意見，當討論陷入膠著時， 適時提出問題，激發更多可能性 ，協助澄清意見與想法，引導大 家朝向會議目標邁進，讓會議結 束前可以達成共識或是具體可行 的決議。 會議主持人要能掌控會議 的時間準時開始，儘量讓 會議在原先預定的時間內 結束，並盡可能的合理分配成員 發言的時間。同時要緊守會議討 論的議題與議程，避免離題。若 碰到會議中有任何阻擾會議進行 的不當行為，應適時運用主持人 權威，加以提醒與制止。若大家 因意見分歧而產生衝突，主持人 應適時開導，積極協助尋找可能 的解決方式或轉移話題，嚴重的 話可以休會方式，來化解紛爭。 為了讓議題有共同的焦點 ，會議主持人要協助成員 比較不同的觀點並加以彙 整各方意見。當議題已被充分討 論時，應適時引導議題進入決策 階段。重述決議時簡明扼要，以 確認在場者充分了解與認可。接 著根據決議結果，協調訂定具體 的行動方案，分配各項工作的負 責人與進度，確保有效落實決議 結果，並且有會後的追蹤評估。 ◆成功會議主持人的修為 主持高手的引導技巧 澄清問題 引發討論或想法 支持鼓勵 針對不清楚的報告或雙方爭論焦點 模糊時，適時協助澄清。 當會議陷入沈默或膠著，應適時拋 出問題，來促發想法、引發或挖掘 更進一步的討論。 部分與會人員過度靜默時，可以用 問題引導發言。 重複確認 換人發言 綜合歸納 藉由重複說話者所說的重點，確認 理解無誤，同時協助其他與會者有 相同一致的認知。 當出現有人過度發言，應適時制止 並引導其他與會人員發言。 當觀察到議題已被充分討論時，應 技巧的做綜合歸納，引導該議題進 入決議階段。 控制進度 引導方向 徵詢意見 當出現有人過度發言，應適時制止 並引導其他與會人員發言。 發現有偏離主題的狀況發生，主持 人應適時的引導回來。 徵詢與會者的意見、資訊或範例。 知己知彼的觀察力 沉默者 漫談者 ①較少發言 ②發表感到不安，怕說錯、被批評、被忽略 ①霸住發言權、冗長發言 ②漫談不相關主題或琢磨於無效的議題 方法 方法 ①問問題方式，鼓勵引導發言 ②切忌會議開始便點名發言 ①以「這是很好的觀點，但回到我們的主 題….」話語，拉回主題 ②以「你的重點是…」的問句，協助其歸 納總結重點 侵略者 跟隨者 ①刻意反對他人意見、在任何事上找碴 ②常在其批評中，揭露某些被忽視的重要弱 點或缺失 ①不會有自己的想法與意見 ②很快支持他人意見熱衷執行 方法 方法 ①運用引導技巧幫助他們專注在所見問題中 建設性與正面的部分 ②不要忽略其提出的負面意見 ①一旦對某意見背書時，他們會是熱衷的執 行者 ②勿刻意放焦點在其身上，將很難獲致支持 與承諾 行動者 ①容易成為會議中的焦點，樂於採取行動， 不容妥協 ②行動者有其正面的輔助力量，但若應對處 理不當，也是會造成反效果的 方法 ①切勿安排過多的行動者在會議中，將難以 駕馭 ②善加運用其特質，可適時點名、鼓勵他們 發言或承擔任務 戰勝衝突的應對技巧 ★衝突情境：意見分歧 因為與會者不同認知、意見分歧而造成的衝突 應對方式：釐清目標 再次重申、釐清會議的目標，讓會議回歸正常程序 ★衝突情境：失去理智 雙方陷入情緒化，聽不進建言，思考能力當機 應對方式：尋求諒解、維持理性 適時利用主持人權威干預，要求雙方冷靜，請雙方 嘗試相互陳述對方的立場及堅持的理由，幫助雙方 思考對方的立場；引導雙方把重點放在事情本身， 而非對人的主觀看法 ★衝突情境：堅持己見 因捍衛己方立場而使會議陷入膠著 應對方式：擱置議案決 利用擱置議案的方法，讓雙方暫時離開會議現場， 冷靜一下，緩和現場尷尬的局面 ★衝突情境：各自擺爛 會議已陷於癱瘓狀況 應對方式：提出替代方案 主持人適時的協調綜合雙方意見，在遵循會議目標 的前提下找出合理、可行的替代方案，達成雙贏 ◆會議執行力 完美收尾的六大重點 臨時動議 臨時動議給予與會者有機會提出會前未列入但重要的討論事項，或會議中因腦力激盪而激發的議題。 如時間允許，可以直接訴諸與會人員討論或表決，或者可以列入下次會議討論。 會議總結 最後一項議程討論後，主持人應針對討論的決議，做一概括性的會議總結，並技巧性幫助與會者清 楚各項議題應有的份量，包括再次強調重要但會議中未被重視的議題、以輕描淡寫方式，平衡不太 重要卻被過於討論的議題。 確認決議 確認決議時，可用『以上幾點是本次會議所達成的決議，不知道是否有遺漏、不清楚或需要在補充 的部分』的說法，來做確認工作。 確認後續工作 會議收尾時務必要確認後續工作，並確認各項決議的負責人都明白工作項目，這樣的提醒可避免相 關人員遺漏重要工作。 訂定下次會議 為減低所有成員溝通聯繫的成本，應趁大家都在場的機會，訂定下次會議的時間，讓與會人員也能 預作出席下次會議的準備工作。 表達謝意 不管是否達成會議目標，主持人都應對與會人員所花的時間與貢獻表達謝意，這不僅是一種禮貌， 更能使會議擁有正面與向心力的氣氛！ 會議後續追蹤事項 主持人的責任，不僅是在開會當下的主持，其實也包含在會後有效確保決議的執行與落實。其中有三個 重點： ★會議記錄 ★持續的追蹤 會議記錄的內容，要包 括：日期、主席、紀錄 者、與會人、討論事項 、報告人、結論、會後各項工作 負責人、預計完成時間與產出的 結果、下次時間、主席、與會人 、接續討論事項與負責報告人等 。該會議紀錄於三天內分發予與 會人員及其主管，並要求與會人 員當天回覆確認會議紀錄，這樣 才算完整結束一場會議。 主持人持續的監控，可 減低因為認知差異所造 成的執行錯誤及不必要 的人力時間浪費，使後 續行動在對的方向上進行，各項 執行人也會更感受到主持人對決 議事項的重視。 ★提供必要的協助 會議主持人也要盡量提供必要的 協助與支援，如協商可能需要配 合執行的單位、爭取必要的資源 等，以具體的行動向各項工作執 行人表達關切、認可與務必落實 的決心，這樣，就能發揮最大的 團隊效益！ 激發集體行動力 會議主持人在交辦工作時，同時說出原因乃是基於認同他的優點，以正向回饋提 高他對於「我很重要」的自覺。 主持人可將團隊目標與進度、成員個別工作、成員貢獻度都圖像化，因著清楚掌 握合作夥伴的短中長期目標，將更能促進大家「同心協力、互助合作」，同時， 在會議中如有可視化圖表作為討論，更能聚焦會議重點，避免散漫與失焦。 會議相關的內容與資料，如有公司上下皆須知曉的部分，應放到公司內部的公告 欄，擴展到整個公司都能清楚了解，包含人員的業績或工作進度，這不僅是一種 督促的方式，更連帶為員工帶來榮譽感，進而鼓勵他們持續進步。 會議最後，主持人可請大家分享今日會議心得，讓所有與會者都做出回饋及承諾 並給予認可，如果與會者有什麼問題也可以及時表達。