SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI RINGKASAN BAB PERTEMUAN KE-8 Methodologies for Purchased Software Packages Nama : Widyo Nurpatwikanto (22/509202/PEK/28951) Dosen Pengampu : Syaiful Ali, S.E., MIS., Ph.D., Ak FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA 2023 Pada masa ini perusahan selain mengembangkan aplikasi software sendiri juga dapat mendapatkannya dari pihak luar. Membeli software paket adalah alternatif pengembangan aplikasi/software khusus yang semakin banyak dilakukan oleh organisasi untuk mendapatkan sistem pengelolan kegiatannya. Ada kalanya perusahaan akan melakukan pengembangan sendiri untuk menjaga competitive advantage-nya. Namun penyediaan software paket oleh pihak ketiga tetap mampu memenuhi kebutuhan perusahaan tertentu. Software paket dapat diimplementasikan lebih cepat daripada pengembangan internal dengan fungsionalitas yang hampir sama menjadikannya keuntungan utama dalam lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat saat ini. Keuntungan lain meliputi cost saving serta karyawan dapat ditugaskan untuk mengembangankan software yang tidak dibeli. Kerugian utamanya adalah meningkatnya ketergantungan pada vendor, harus dilakukan cross check dengan pihak luar untuk memastikan kebutuhan perusahaan. Atau lemahnya customization dan upgrading paket yang nantinya dibatasi oleh license software tersebut. Proses pembelian software didasarkan pada fase siklus hidup: Definisi, Konstruksi, dan Implementasi. Pada tahap definisi dimulai dengan feasibility analysis, requirement definition untuk mendapatkan mendefinisikan kebutuhan sistem dasarnya sebelum mencoba untuk memilih solusi aplikasi yang terbaik. Fase Definisi juga mencakup pengembangan RFP yang akan dikirim ke vendor perangkat lunak dan evaluasi tanggapan vendor. Jika berhasil, fase definisi diakhiri dengan kontrak vendor, yang harus dinegosiasikan dengan bantuan spesialis kontrak. Waktu yang dihabiskan untuk kegiatan fase konstruksi sangat bervariasi tergantung pada apakah kode sumber paket dimodifikasi atau tidak, jika paket tidak dilakukan modifikasi perusahaan langsung dapat menguji sistem, sebaliknya jika ada modifikasi akan bergantung pada kesepakatan dengan vendor dengan perusahaan pembeli. Fase implementasi meliputi instalasi, opersai dan perbaikan software yang penting dalam kesuksesan instalasi system berupa besaran system yang harus diperhitungkan. Dibutuhkan komunikasi yang bagus atar kedua belah pihak dan sesuai apa yang tertuang di dalam kontrak. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan system computer-based untuk menelola aktifitas organisasi, sumber daya, keuangan, persediaan sampai dengan HRD. Implementasi ERP memilki tujuan untuk memfasilitasi seluruh informasi yang ada di persuahaan dan mengelola informasi yang berhubungan dengan pihak luar. Sistem ERP terdiri dari beberapa sub modul, seperti sistem keuangan, system distribusi dan penjualan, sistem manufaktur, sistem pengelolaan inventory dan system HR. Keuntungan menggunakan ERP adalah integrasi data keungan dari pusat sampai unit terkecil, merupakan system berstandar yang dibuat sesuai best practice, dan data menjadi terpusat. Selanjutnya pihak luar pengembang software mungkin sangat terlibat dalam langkah instalasi dan juga biasanya diandalkan untuk pemeliharaan yang berkelanjutan. Vendor sistem perusahaan besar (misalnya, SAP) biasanya merilis versi baru secara berkala dan mendukung versi paket yang lebih lama hanya untuk jangka waktu tertentu. Keberhasilan proyek sistem yang dibeli tergantung pada pemilihan produk dan vendor yang tepat, serta tim proyek yang efektif dengan keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. Kegagalan sering terjadi karena kurangnya perhatian pada langkah definisi. Fase definisi harus dilakukan dengan baik, karena ini menentukan perubahan organisasi yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem yang dibeli. Proses negosiasi kontrak sangat penting untuk keberhasilan proyek, karena ekspektasi layanan antara pembeli dan vendor harus menjadi bagian dari kontrak. Keahlian dalam implementasi sistem paket menjadi penting dan beberapa perusahaan telah menciptakan posisi manajer untuk mengelola hubungan dengan vendor TI. Organisasi semakin mempertimbangkan paket open source sebagai tambahan dari paket aplikasi berpemilik dan opsi pengadaan baru adalah membayar penyedia layanan aplikasi untuk meng-host aplikasi perangkat lunak untuk akses jarak jauh oleh karyawan perusahaan melalui internet.