MANUAL PARA EL TRATAMIENTO Y LA
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
NIT. 900131745-5
Código:
M-A-01
Versión:
01
Fecha:
05/02/2018
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Firma aprobado: _________________________
Iván Alejandro Quintero García
Gerente General
Fecha: 05/02/2018
HOJA DE MODIFICACIONES
Nº DE
VERSIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
(dd/mm/aaaa)
01
05/02/2018
MODIFICACIÓN
Versión Inicial
ELABORÓ
/EDITÓ
REVISÓ
Diana Mojica
Ovalle
Andrés
Zorro T.
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1. OBJETIVO
Establecer las directrices y criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento procesamiento,
intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, se definen las responsabilidades de OBS SAS en el
manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de datos y archivos.
2. ALCANCE
Aplica para todos los trabajadores de OBS SAS, así como para todos los proveedores, clientes, contratistas,
invitados y otras partes interesadas externas quienes hagan uso de los recursos y servicios provistos por OBS
SAS.
3. RESPONSABLES
CARGO
Gerente General
Jefe de Talento Humano
Coordinador Comercial
Líder de Compras
Coordinador HSEQ
Trabajadores
FUNCIONES / RESPONSABILIDADES
Asignar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades relacionadas con
la protección de datos personales.
Velar por el cumplimiento de este manual (protección de datos personales de los
trabajadores).
Velar por el cumplimiento de este manual (protección de datos personales de los
clientes).
Velar por el cumplimiento de este manual (protección de datos personales de los
proveedores y contratistas).
Velar por el cumplimiento de este manual.
Cumplir con las disposiciones del manual.
4. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales.
Bases de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: es aquella persona física o jurídica que se ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por
cualquier título jurídico en el derecho de otra.
Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Datos personales sensibles: se consideran sensibles aquellos datos tales como origen racial o étnico, estado de
salud presente y futuro, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales, afiliación sindical,
opiniones políticas, preferencia sexual; que afectan la esfera más íntima de la persona, o cuyo mal uso pueda ser
causa de discriminación o provocarle un riesgo grave.
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Encargado del tratamiento de datos personales: persona natural o jurídica, pública o privada que realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Información: datos que poseen significado.
Responsable de tratamiento de datos personales: persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre
la base de datos y/o tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto del tratamiento.
Tratamiento de datos personales: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. GENERALIDADES
OIL BUSINESS SERVICES SAS, será el responsable del tratamiento de datos que los titulares autoricen.
5.1. MARCO LEGAL

Constitución Política: artículo 15

Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo
de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial,
de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto Reglamentario 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
5.2. EXCLUSIONES





Bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.
Bases de datos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional y la prevención, y control del
lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
Bases de datos de inteligencia y contrainteligencia. Bases de datos y archivos periodísticos y otros
contenidos editoriales.
Bases de datos reguladas por la Ley 1266 de 2008 (datos financieros – crediticios).
Bases de datos del DANE (Ley 79 de 1993).
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5.3. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda
proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de
naturaleza pública. Es tarea del estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a
los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y
adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del
uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la
privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
6. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012, OBS SAS aplicará de manera integral los
siguientes principios rectores:
• Principio de la legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la
Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e
informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del
responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la
naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el
tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la
ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
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• Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por OBS SAS., se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: OBS SAS. está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
7.1. Actualizar, conocer y rectificar sus datos personales frente a OIL BUSINESS SERVICES SAS. en su
condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado, los cuales pueden hacerse a través de la página web
www.obs.com.co de la organización en su un link de Formulario PQRS.
7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OIL BUSINESS SERVICES SAS salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la
autorización).
7.3. Ser informado por OIL BUSINESS SERVICES SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a
sus datos personales.
7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en
la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, a través de la página web www.obs.com.co
de la organización en su un link de Formulario PQRS.
7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. DEBERES DE OIL BUSINESS SERVICES SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMENTO DE
DATOS
En virtud del presente manual de tratamiento y protección de datos personales son deberes, los siguientes, sin
perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
8.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
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8.2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
8.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en
virtud de la autorización otorgada.
8.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8.5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
8.6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del
titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se
mantenga actualizada.
8.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8.8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
8.9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
8.10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
8.11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
8.12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
8.13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio sobre el tema en particular.
8.14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo
previsto en la ley 1581 de 2012.
8.15. OIL BUSINESS SERVICES SAS, hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas
finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad
vigente sobre protección de datos personales.
9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere
la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto
de consulta posterior.
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10. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
OIL BUSINESS SERVICES SAS garantiza que sin previa autorización del titular, los datos no son capturados y
almacenados en la base de datos de la organización. La autorización se realiza mediante un formato, el cual varía
según el titular:
 Proveedores y contratistas: la autorización de los proveedores se realizará mediante el formato F-C-04
“Orden de Compra-servicio”, en la sección de “Autorización para el tratamiento de datos personales”.
 Clientes: la autorización de los clientes se realizará mediante el contrato comercial, en la sección de
“Autorización para el tratamiento de datos personales”.
 Trabajadores: la autorización de los trabajadores se realizará mediante el contrato laboral, en la sección
de “Autorización para el tratamiento de datos personales”.
Para los demás titulares, la autorización se podrá realizar mediante el formato F-A-01 “Autorización para el
tratamiento de datos personales”, por medio electrónico, mensaje de datos, internet, sitio Web u otro
documento físico que permita garantizar su posterior consulta, o mediante mecanismo técnico o tecnológico
idóneo, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del
titular los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
11. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
11.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial.
11.2. Datos de naturaleza pública.
11.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
11.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
12. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
12.1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que
le ponga a disposición OIL BUSINESS SERVICES SAS.
12.2. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
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12.3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento.
13. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales de clientes, trabajadores, proveedores, visitantes y contratistas, entre
otros, estarán enmarcados en el orden legal y en virtud de la condición y el objeto de OIL BUSINESS SERVICES
SAS.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
13.1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no
sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
13.2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o
jurídicamente incapacitado. En estos eventos, el representante legal deberá otorgar su autorización.
13.3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por
parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea
política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las
personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se
podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
13.4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de
un derecho en un proceso judicial.
13.5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
14. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
14.1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
14.2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
14.3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
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15. PROCESO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
OIL BUSINESS SERVICES SAS, ha designado a los procesos de compras, comercial, talento humano y HSEQ como
responsables de velar por el cumplimiento de este manual, quienes manejan los datos personales de los
titulares.
15.1. Estos procesos estarán atentos para resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias por parte
de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a
través de la página web www.obs.com.co de la organización en su un link de Formulario PQRS.
16. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en OIL
BUSINESS SERVICES SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté
vinculada con la identificación del titular.
La consulta se formulará a través de la página web www.obs.com.co de la organización en su un link de
Formulario PQRS.
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.
17. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS (PQRS)
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de
los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una PQRS ante OIL BUSINESS SERVICES SAS el cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
 La PQRS del titular se formulará mediante la página web www.obs.com.co de la organización en su un
link de Formulario PQRS, solicitud dirigida a OIL BUSINESS SERVICES SAS, con referencia HABEAS DATA,
con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la PQRS, la dirección, y
documentos anexos si aplica.
 En caso de que quien reciba la PQRS no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
 El término máximo para atender la PQRS será de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo. Cuando no fuere posible atender la PQRS dentro de dicho término, se informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.
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18. PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
OIL BUSINESS SERVICES SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser
incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el
titular allegará la solicitud mediante la página web www.obs.com.co de la organización en su un link de
Formulario PQRS, indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que
soporte su petición.
19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales
en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello OIL
BUSINESS SERVICES SAS pone a disposición del titular en su página web www.obs.com.co un link de Formulario
PQRS.
Si vencido el término legal respectivo, OIL BUSINESS SERVICES SAS, según fuera el caso, no hubieran eliminado
los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que
ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará
el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
20. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, OIL BUSINESS SERVICES SAS tomará las
medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar este manual. Únicamente
podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social y solamente mientras ésta dure y
no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos
personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe OIL BUSINESS SERVICES SAS, no requerirán
ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos
personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación del presente manual, el titular autoriza expresamente para transferir y transmitida
Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan
establecerse con OIL BUSINESS SERVICES SAS.
21. ANEXOS
F-A-01 “Autorización para el tratamiento de datos personales”
F-C-04 “Orden de Compra-servicio”
Contrato comercial (Clientes)
Contrato laboral (Trabajadores)