Kosten senken und die Output-Qualität erhöhen: Dieser Spagat gelingt nur mit einem effizienten Redaktions-Workflow. Erfahren Sie in unserem Factsheet, wie Sie die Stellschrauben mit dem größten Einsparpotenzial identifizieren und welche Maßnahmen dabei helfen, den Erstellungsprozess von Technischer Dokumentation zu optimieren. Make or buy? Schlanke Prozesse und hochwertige Informationsprodukte: Die Vorteile eines optimierten Erstellungsprozesses von Technischer Dokumentation liegen auf der Hand. In der Regel geht diese Optimierung mit technischen sowie personellen Investitionen einher. Auf der Ebene des Managements wird daher häufig gefragt: Ist es sinnvoll, die fehlenden personellen und technischen Kapazitäten in diesem Bereich intern aufzubauen? Oder wäre es nicht besser, diese Leistungen auf Abruf von einem externen Dienstleister einzukaufen? Das Ausgliedern von Redaktionsprozessen hat sich mittlerweile für viele Industrieunternehmen zu einem echten Erfolgsfaktor entwickelt. Wo liegen die Vorteile bei der Zusammenarbeit mit einem Dokumentationsdienstleister? • Eigene Ressourcen bestmöglich ausnutzen • Auf die Fachkompetenz von Spezialisten vertrauen • Von der Leistungsfähigkeit moderner Redaktionstools profitieren Methoden zur Standardisierung Tools & Automatisierung Klare Regeln sichern Wirtschaftlichkeit und Qualität! Von den übergeordneten Abläufen bis hinab zur Wortebene: Ein durchgängiger Standardisierungsgedanke ist Pflicht bei der Dokumentationserstellung. Die Vielfalt der am Markt etablierten Standardisierungsmethoden ist groß. Welche Methoden sinnvoll eingesetzt werden können, hängt wesentlich von der individuellen Ausgestaltung des Redaktionsprozesses und der technischen Infrastruktur ab. Grundsätzlich gilt aber: Standardisierung wirkt! Und das schon bei kleinen Redaktionsteams und geringen Dokumentvolumina. Gerade sprachliche Vorgaben wie etwa Formulierungsregeln können systemunabhängig erfasst und umgesetzt werden. Die Werkzeuge zur Dokumentationserstellung und -pflege sind in den letzten Jahren immer leistungsfähiger und vielseitiger geworden. Welches Tool ist das richtige für meinen Redaktionsprozess? Diese Entscheidung hängt von vielen individuellen Aspekten ab. Wichtig ist, dass der redaktionelle Workflow vom System bestmöglich unterstützt wird. Besonders das gezielte Wiederverwenden von Inhalten sorgt dafür, dass die Texterstellung erheblich beschleunigt wird. Unter den Gesichtspunkten der Wiederverwendung und des Verwaltungsaufwands lassen sich die grundlegenden Systemarten wie folgt einteilen: Prozess Fest definierte Verantwortlichkeiten Sprache TerminologieManagement Struktur Layout Funktionsdesign® Styleguides Fest definierte Ansprechpartner Formulierungsregeln Information Mapping® Corporate Design Koordinierter Informationsfluss Übersetzungsgerechtes Schreiben XML-Standarts: DITA / S1000D Das Herzstück effizienter Dokumentationserstellung: für alle Beteiligten sind hier die wesentlichen Aspekte u. Vorschriften des Redaktionsprozesses zentral erfasst. Know-how Die zielgruppengerechte und richtlinienkonforme Erstellung von Informationsprodukten verlangt heute eine hohe fachredaktionelle Kompetenz. Das hat dazu geführt, dass die vielfältigen Aufgaben in diesem Bereich inzwischen kaum noch von anderen Berufssparten erledigt werden können. In der Industrie herrscht daher weiterhin eine steigende Nachfrage nach qualifizierten Technischen Redakteuren. Hochrechnungen zufolge gibt es jährlich circa 4.000 offene Stellen in Deutschland. Was macht Technische Redakteure so wertvoll? Sprache Tool-Kompetenz Gestaltung Didaktik Technik Konventionelle Textverarbeitungsprogramme Word InDesign Autorenwerkzeuge FrameMaker Redaktionssysteme COSIMA go! SCHEMA ST4 Wiederverwendungspotenzial Redaktionsleitfaden Sie sind spezialisiert auf die Schnittstellenkommunikation zwischen Experte und Anwender und verfügen über Fachwissen aus verschiedensten Themenbereichen: Verwaltungsaufwand PROZESSOPTIMIERUNG IN DER TECHNISCHEN DOKUMENTATION Höchste Effizienz durch den Einsatz datenbankgestützter Redaktionssysteme: Die kontrollierte Wiederverwendung des modular aufgebauten Contents ermöglicht deutlich reduzierte Erstellungs- und Pflegeaufwände. Anschaffung sowie Einbindung eines Redaktionssystems sind allerdings mit umfangreichen Investitionen verbunden und müssen daher individuell abgewogen werden. Das sind die Indikatoren dafür, dass der Einsatz eines Redaktionssystems grundsätzlich in Frage kommt: • Großes Dokumentationsvolumen dank vieler Produktvarianten • Viele verschiedene Zielsprachen • Mehrköpfiges Redaktionsteam Wiederverwendung im Redaktionssystem