Phần NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH Trước hết là buổi Open Day. Buổi Open Day được đề xuất như là buổi công bố chính thức Đề Án Hương Bánh Việt với toàn thể giảng viên và sinh viên của trường. Ban đầu, buổi Open Day được dự kiến sẽ diễn ra tại sảnh trụ sở chính, số 8 Nguyễn Văn Tráng. Tuy nhiên, tuân thủ theo quy định của chính quyền lúc bấy giờ và đảm bảo an toàn cho ban tổ chức cũng như tập thể giảng viên, sinh viên trường, Ban tổ chức đã quyết định cho buổi Open Day được diễn ra trực tuyến trên nền tảng Facebook. Buổi Open Day diễn ra vào lúc 10 giờ ngày 26 tháng 6 năm 2021. Ban tổ chức mời các bạn sinh viên và thành viên fanpage tham gia. Hình thức công bố Đề Án là viết bài giới thiệu cũng như trình chiếu đoạn phim ngắn. Đoạn phim cũng có thể được theo dõi qua nền tảng YouTube. Nội dung tiếp theo là địa điểm tổ chức buổi Gala. Kế hoạch ban đầu là tổ chức buổi Gala tại sảnh Tân Nhất Hương, Phường Tân Phú, Quận 7 ngày 27/07/2021. Tuy nhiên kế hoạch này không còn hiệu lực vì hai lý do: lý do thứ nhất là lệnh phong tỏa toàn TPHCM từ ngày 09/07/2021; lý do thứ hai là thủ tục hành chính sẽ được giải thích chi tiết ở phần sau. Sau khi Đề Án tái khởi động, buổi Gala được ấn định sẽ diễn ra ngày 11/12/2021 tại sảnh Summer, khách sạn Sunshine Antique, Phường Cầu Kho, Quận 1. Hình thức và đối tượng tham dự buổi Gala Buổi Gala được tổ chức trực tiếp dưới hình thức một buổi chia sẻ thông tin, giải trí và tiệc bánh ngọt. Khách mời của buổi Gala là sinh viên Đại học Hoa Sen, thành viên fanpage Hương Bánh Việt, khách mời đặc biệt và giảng viên hướng dẫn. Về hạng mục giải trí của Đề án Mini game được tổ chức cùng ngày với buổi Open Day, kéo dài từ 19g ngày 26/6/2021 đến 21g ngày 27/6/2021. Người chơi chiến thắng được công bố và trao giải trên fanpage. Tại buổi Gala, có hai phần trò chơi. Trò chơi thứ nhất là nếm bánh đoán tên, có 2 vòng thi và 3 người chiến thắng. Đây là trò chơi thay thế cho trò chơi làm bánh phục linh được đề xuất trước đó. Trò chơi thứ hai là bốc thăm may mắn. Về Talkshow Talkshow diễn ra ở đầu chương trình. Đây chính là phần tri ân khách mời đặc biệt: Cô Trần Thị Hiền Minh và Giảng viên hướng dẫn Thầy Võ Đình Thuật. Phần talkshow làm cho không khí của buổi Gala trở nên trang trọng nhưng không kém phần sinh động. Nhờ tài dẫn dắt của MC Kim Liên và sự chia sẻ nhiệt tình, sâu sắc của Cô Minh và Thầy Thuật mà buổi talkshow mang lại những góc nhìn mới mẻ về Bánh truyền thống Việt Nam. Khách mời được tương tác với chủ trì talkshow thông qua các câu hỏi giúp cho talkshow trở nên gần gũi hơn, tránh không khí nặng nề và lý thuyết. Tổng kết chương trình Gala Buổi Gala kết thúc với phần bốc thăm trúng thưởng. Trưởng Đề án, giảng viên hướng dẫn và khách mời đặc biệt lần lượt bốc thăm cho ba giải thưởng từ thấp đến cao. Đại diện ban tổ chức trao tặng hoa và kỷ niệm chương cho Cô Minh và Thầy Thuật. Kết thúc Gala, toàn bộ khách mời và ban tổ chức chụp hình lưu niệm. Quản trị rủi ro và vận hành đề án Đợt bùng phát dịch COVID-19 và phong tỏa toàn thành phố ngày 9/7/2021 đã làm cho kế hoạch ban đầu của đề án bị trì hoãn một thời gian rất dài, gần 5 tháng. Điều này dẫn đến việc mất liên lạc với phần lớn nhà tài trợ cũng như giảm lượt tương tác với các thành viên fanpage. Dù vậy, ban tổ chức vẫn sử dụng nền tảng trực tuyến để viết những bài đăng với tần suất tương đối thường xuyên nhằm mục đích giữ chân một lượng khách mời tiềm năng. Về địa điểm tổ chức sau khi Đề án tái khởi động, Trưởng đề án đã chủ động làm việc lại với Tân Nhất Hương. Tuy nhiên, Tân Nhất Hương không phải doanh nghiệp đăng ký với mục đích tổ chức sự kiện, vì vậy để tổ chức Gala ở Sảnh Tân Nhất Hương thì ban tổ chức phải làm việc với Chính quyền địa phương. Điều này gây nhiều trở ngại nên ban tổ chức quyết định chọn địa điểm khác là Khách sạn Sunshine Antique. Đồng thời ban tổ chức cũng đề nghị Tân Nhất Hương tài trợ voucher mua sắm cũng như nguyên liệu cho trò chơi làm bánh. Phần BÀI HỌC KINH NGHIỆM Về vấn đề nhà tài trợ Để có thể giữ chân được các nhà tài trợ, đề án lẽ ra phải thường xuyên cập nhật tình hình, tạo ra những hoạt động và liên lạc với các nhà tài trợ với tần suất tương đối liên tục. Đề án nên khẳng định rõ những quyền lợi mà các nhà tài trợ sẽ có được khi họ đầu tư vào đề án. Đề án nên nghĩ ra phương án cụ thể nào đó để các khán giả tham gia đề án nhận diện được và lan tỏa thương hiệu của các nhà tài trợ. Về vấn đề chi tiêu ngân quỹ Ban hậu cần phải tìm hiểu kỹ hơn, sâu hơn về thị trường bán lẻ và bán sỉ. Việc tính toán lượng khách và dự trù lượng khách cũng rất quan trọng. Lượng khách mời không đạt hiệu suất 100% làm cho đồ ăn bị dư thừa và lãng phí. Ban truyền thông có kế hoạch về số lượng người tham gia thông qua phản hồi trong vé mời, sau đó truyền đạt lại cho ban hậu cần để mua sắm vật dụng, thực phẩm với số lượng hợp lý hơn. Về khâu tổ chức Bài học kinh nghiệm ở khâu này là thiết lập được mối quan hệ với các cá nhân có khả năng trong các lĩnh vực khác nhau để nhận được sự hỗ trợ cần thiết khi chương trình diễn ra. Ban hậu cần nên có kế hoạch với bên cho thuê địa điểm về việc chăm thức uống trong sự kiện hoặc có khu vực dự phòng để ban hậu cần có thể chủ động chăm thức uống.