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.Sistemas
Administrativos.
....
,
.
Antecedfmtes academkos de los autores
I
Juan Jose Gilli
,
i
Tecnicas & Aplicaciones
Doctor en Ciancias Econ6micasyUcenciado an Admlnistrad6n (U8A) can
especlalizaeionas de posgrado en lamas de'pedagogfa y psicologfa social. SiJbdi~
rector del Departamento de Administraci6n y Protesor Asociado a cargo de la SlI
Catedra de Estructura y ProCeditnientos an la Facultad de Clandas Ec6inlcas
(UBA). Profesor Titular y Coordlnador Acadamico en la maestria de Economfa y
Administraci6n del ESEAOE. Presldente de la Comisl6n de Estudlos de Admlnis~
tTaci6n dalConselo ?rbtesional de Ciandes Ec6nomlcas.
JUAN Jd~E
Angel Oscar Arostegui
GILLr':
ANGEL O. AR.OSTEGUI
.INEs DOVAL DE 'ANTOINE
i
.
ANTONlOiFOVAKIS
ALEJANDRA S. IESULAURO
Ucenciado an Admin'lstraci6n y C&ntador Publico (UBA); cursala carre­
ra de posgrado en Adm!pistraci6n Rnanelara an la mlsmaunlvarsidad y ha
reallzado cursos deaspeclallzaci6n docante. Profesor Adjunto de Estructura y
Procedlmienlosen la Facultad de Clanclas Econ6micas (USA) y Profesor As~
clado de Teona de la Administrae!6n en.la maestria de Derecho Empresario
del ESEADE.
~-", .
!
!
.mes Maria Doval de Antoine
Ueenciada an Admin/strad6n (UNR) y Contadora Publica (UNL); agre­
sada como Docenta Autonzadade la Carrera Docenta de la Facuttad de Clen­
des Econ6mlcas (USA) y cursa actuaimente el Doctorado en Clendas Econ6­
micas en la misma facultad. Protesora Titular de AdministraciOn en la Universi­
dad Naclon~1 da Entre.RIos, Profesora Adjunta de Estructura y Procedimientos
, en l.a.USA yCoordiflado~ (j~ A~ign~ura en e!.lNADH. .
Antonio Fovakis .
. ' .
Uceneiado en Administracion y CQJ1!~dorPublico (USA):profesor Ad­
junto de Estructura y Procedlmientos en la'FacuHad deClencias Economicas
(USA), Profesor As.ociado snla Carrera de Posgrado enSindicatura COl1cursal
de la misma facultad y protesor Titular de Teana de la Administraci6n en la
Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n
de Estlfdios' an Mministraci6nc del Conssjo Prtifesional deCiericias Econ6micas .
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I
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I:
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Ucenciada en Adminlstraci"!1 egresada.dela Faculti'ld de CienclasEco­
namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe­
sora Adjurlta de Estructuray Procedimientos en la Facultad de Ciencias EcO­
namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto.de Investigaciones A,!:tminlstrativas
de la misma facultad y Jeta de TrebaJosPracticos de Admlnistraci60de Recur­
sos Humanos y de Estructura de la Organizaciones en laUnivsFSiclad Teenologiea Nacional ~ Regional Buenos Aires. .
.
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Alejaridr~ Susana 'esulauro
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Unlversldad a Dlstanela
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58
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II
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A,l)ISTANC/A HHERNANDARIAS"
. 4. l ClUil es el principal produeto de la etapa de analisis7 Sef\a­
Ie por la·menos tres items que incluiria en dicho producto .
. 5.l.Que. diagram a es de usocomun en laprimera y la ultima
etapa del program a? l CuaIes el uso que se Ie da en eada easo?
- Sobre laprdpuesta de lareingenieria se Ie pregunta:
•6. l,Cu:Hes son los principlos basicos en que se apoya?Descrf­
balos brevemente.
7: i,Porque se debe determinar crial esla estrategia dela em­
presa como primer paso de la Etapa 17
8. i.,Cmil es el criterio basico que sirve para seleccionar los
procesos que se intenta disefiar? i.,Se procede del mismo modo que
.
en la rnetodologfa tradicional?
...
. . 9. lEs probable que un proyecto de reingenieria eonlleve cam­
bios en la estruetura organizativa vigente? Justifique su respuesta
con referencias a la rnetodologfa.
·10. Compare la metodologfa tradicional y la de la reingenierfa
y establezca tres semejanzas y tres diferencias sustanti vas.
MBU'
Mil'.
••
~I
_M
'mMII,. . . . . . . .i&&&&J4AWMiifiIIIM
Unidad4
•
""mfi1GlllVO
===
_ ...
Herramientas usuales
Los temas de esta Unidad se .eneuentran estrechamente
relacionados eon los de la anterior. Un analista . administrativo,
como en eualquicr otra actividad teeniea.· necesita ciertos instru­
mentos especffieos para realizar eada una de las tareas que Ie pres­
cribe su metodologfa de trabajo ..
N?s proJ?onem?s presentar y describir aquf las hel!amientas de
uso I!l~ comente, mdlcaJ.1do en ca~a easo la 0J?o.rtum~ad y forma
de utihzarlaspara el estudlo de los sistemas adnumstranvos. .
1. Del uso de herramientas
.. La pnktica de la administraci6n ha permitido el q.esarrollo de
un gran numero de instrumentos necesanos para coadyuvar can su
finalidad. pero tarnbien ha adoptado y adaptado dispositivos tecni­
cos de otras disciplinas, como por ejemplo modelos graficos y ma­
tematicos de la Investigaci6n Operativa.
Cuando las tecnicasy herramientas no se encuentran estableci­
das con precision, existe. una tendencia natural a que cada analista
las utilice, e incluso las desarrolIe, de acuerdo con su criterio. Esto
60
FUNOACION UN/VERS/DAD A OISTANCIA "HERNANDARIAS"
no esta mal, pero si las herramientas no estan adeeuadamente defi­
nidas 0 no se aelara debidamente su aicanee, se crean malentendi­
dos y dificultades de comunicaci6n con terceros (clientes 0 usua­
rios) 0 dentro del mismo equipo de trabajo.
A este problema apunta el prop6sito del presente capitulo,
donde trataremos de, definir las herramientas mas usuales y su apli­
cacion, para de esta forma disponer de un lenguaje comunque faci­
lite la comprension entre especialistas y tambien con terceros, Las
herrarnientasque estudiaremos nossenln utnes para:
- Programar el proyecto ycontrolar su ejecuci6n.
- Recolectar informacion aeerea del sistema vigente (proce­
dimientos, formularips, archivos, etc.) asf como los requerimientos
del usuario.
- Detectar erroces y faUas en .el sistema en uso.
- Fonnular la propuesta de un nuevo sistema.
- Servir de ap9Yo a la implementaci6n y a la capacitaci6n del
usuario.
.
.
Cuando entremos en eJ detalle de cada una de las herramien­
tas veremos que, en la mayorfa de loscasos, pueden aplicarse a mas
de una etapa del.programa de amilisis de sistemas administrativos.
Asi por ejempl0, si tomamos como referencia la metodologia tradi­
donal, vecemos que:
-. Los. diagramas de programaci6n de actividades pueden
.
usarse en laelaboraci6ndelplan, pero tambienpara una programa­
ci6nespedficaen elmomentode la implementaci6n.
.
_. Los diagrain~s de interdependenc:ia sectorial 0 los cursogra­
mas, pueden servir tanto para integrar la infonnaci6n relevada en el
. paso inicial de la eulpa de amUisis, como para el diseno detallado
. del nuevo sistema. ..
.
. ..
.
. - Los manuales que constituy~nelprincipal producto del di­
seiiode detalle,.son_tarnbien un elemento imprescindible para capa­
.. eitar a1 usuario durante la implementaci6n.
.
Por 10 expuesto,' el tratamien~o siguiente se organizani segun el
tipode instrumento (cuestionarios,diagramas y manuales) y no por
su aplicaci6n.
.
.::'..
HERRAMIENTAS USUALES
.....
2. Cues~ionarios
El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas irela~
cionadas con el!sistema 0 subsistema que se.investiga cuando es ne­
cesario relevar inforr.naci6n aeerca de la tarea especffica de emplea­
dos 0 supervisqres dentro de un procedimiento y se ]0 utilizalpara
suplir la entrevi,sta personal (de tlpica aplicaci6n en los niveles ge­
..
•.
renciales y de jefatura)..
Cuando no se buscan opiniones sino infonnaci6n aeerca de los
hechos, un cuestionario presenta como ventaja que:
- no requiere la presenc:ia del analista 0 a 10 sumo requiere
una presencia minima;
.
-. permiterecopilat grancantidad deinformaci6n en uni~em.
po relat;ivamente breve. .. '. .
•
.,
Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside­
rarse sus limitaciones:
- existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio­
;
sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; .•
- es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla;
-los encuestados pueden tardar en responder, comprometien­
do los tiempos del proyecto.
.
Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina­
lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida­
do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y concretas~ que
la· extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec­
nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u­
ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado.
Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener,
como minimo:
- Un encabezamiento donde se completaran los datos refe­
renciales del encuestado y del puesto .
- Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as­
pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por
ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
propuestas acerca del sistema objetodel anruisis.
r
L._.
,.;
_._--­
61
62
FUNDACION UNIVERSJDArfA DISTANCIA "HERNANDARIAS"
HERRAMIENTAS USUALES
Encuesta acerca del uso de un informe
Formulario para descripcion de tareas
ApelUdo y Nombre
de la persona.
consultada: ...
h
Cuestlonarlo Ni': ..........
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
Cargo: ......,............................................
..Departamento: .....................................
Seccl6n: ................................................
Fecha emlslon: ...............................
i::'.::
:!! ~
:) '13
.00
Ii
CG
'0
g
'0"",
I§~
..2g
.sCI"
1. Consulta, Ud.este Informe:
0
Seclor:
,-­
OJ''
Se sollclta II Is persona Indlcada mas arriba, se slrva responder ellnterrogatOrlo
que se formula II contlnuaclOn(marque su .respuasta con una cruz; lea todas las pre­
guntas antes de responder la prlmera): .
Slempre
·Pmccdimiento ...,Icvado;
DeparlllJ11enlo:
Cnrgo:
Noml,," cncuc!tado:
Fecha cumpllmlento: .....................
Tflulo dellnforme: ......:.......................................................
I
63
AvecesO
",1'5
i.1:'::3
NuncaO
0._
2. SI . l o oon.sUlta, 10 hece a efectos de mantenense informado 00 por necesldad de
contar con asa Informacl6n para Inlclar 0 contlnuar un proceso 0"
,
-13=
... ~
<0­
i--'
3. 'LUtlliza Ud. latotalldad dela lnformacl6n Do s610 una parte de ella D? En este
Illtlmo case Lque parte? .....................................................................
4• ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl­
catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: ....................................;....:................
5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O.
.'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo
10 en cuanto a 18 prasen­
'
tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.
.
a
,
'
6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be­
laoo8O 10 concillaclon 0 ? Comentarlos: ... ~_............._...__......._.._..................
.
~
.~
g.fi!
as=
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1'<
:§.8
<.).­
§e
:§~
,;
7. La cantldad de capias que Ud. reclbe dellnforme, Les rt!almente necesarla? Sf 0
No O. LaUe otras personas utllizan los dupllcados?
8. ./,Necesita Ud. informacion complementarla? S[ 0 No O.
Indlque cual: ..........................................................................
0a,
:,~s...
.
. ,
I
,
Sa 89r1'decera la devDlucl6n de estill cU8stlonario al Departamento de Organlzacl6n
y
S""~a,
Peck..:
!'irma:
(*).En este cspacio fonnul. su, aprec:i;>ci_ Ysug<:ml<!i;u; de cambia.
debldamente cUmplimentado, nQ despues del ......................__.;
-
Firma del responsabki
Figum4.1
Figum4.2
.....
~
-_...
- - ....
-
.....
-_.
64
USUALES'
FUNDACION UNIVERSIDAD A DIS1ANCIA"HERNANDARIAS·
• Gantt
Para faciE tar las respuestas, es conveniente armar el cuestiona­
rio con preguntas que puedan responderse por "si" 0 por "no", 0
cornpletarse con ,una "X" en ellugar correspondiente; a este modele
responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent,
1976: 152). Otra fonna de simplificacion pll.lede ser disefiar un for­
mulario con columnas 0 casiJIeros a completar, del tipo del presen­
, tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas.
EI diagrama de Gantt tiene, segtin ei u.sc que aquf Ie daremos, el
objeto de programar en el tiempo las distintas actividades 0 tareas nece­
sarias para Ia ct:mcrecion de un proyecto 0 de una etapa del rrllsmo y,
simultaneamente. permitir el control de los plazos de ejecuc!on.
Este grafieo de sencilla construccioh, se apoya en :las coorde­
nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo yel ver­
tical las tareas' a actividades por realizar. En el interior del gnifico se
trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas honzontaIes que
indican la duraci6n de latarea, medida en el eje del tiempo.
Si las Hneas representativas de cada actividad se inician!todas
en el momento cero, el diagrarna s610 nos mostranl la duracion
comparativa de las distintas actividades. En cambio, si. se trazan a
partir delmomento en que' realmente ,se iniciari, el'diagrama nos
brindani mayor informacion, ya que podremos, observar la secuen­
:!
cia delas actividades y laduraCion total del proyecto.
Ademas, si utilizamosun detenninado trazo pararepresentru:
las tareas planeadas y otro distinto para indicarlos tiemposreales
de ejecuci6n, el grafico permitira efectuar,elseguimiento derlo pla­
n~ado; visualh;ar nipidamentelos des:vfos y detenmnarenque me­
,
dida estos afectan el desarrollo del proyecto; , .." ' "
En la figp.ra siguiente,se< presenta, un ejemplo de, gr:ffi.co de
Ganttaplicado a.la programacionoel estudio de un sistema,admi­
,nistrativo.
3. Diagramas
EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente­
mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me­
diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra­
mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati­
vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra­
'
mas, etc.).
Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada­
mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara­
mente ventajas, yaque:
- Proporciona una vision r~pida y global del sistema 0 de los'
eventos representados.,
'
- Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas.
- ' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa­
ci6n que se exhibini.
-', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas
(actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.).
No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono';
cerse ciertas limitaciones como:
',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad
de situaciones y relaciones posibles.
- ' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom­
pIeta.
Estudio Prellmlnar '
=­.!!c.
..
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Relevamienlo
!
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:":'~~ -.~ ~. ~'. -"
Anlilisis
H
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s.j. • _ •• • • • _ _ _ _ _
.3.1. Diagramas de,programacion
65 '
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- ~.'-
~
·OISEloo '
• _ _ _ _ _ _ Impiementacioo
,
... :::-':"~~"
Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida:­
, des y requerimi~ntos de tiempo~e incluyen el tradiCional gnifico de
Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente
realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.
o
2
5
6
7
8
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1Q
11
,12
TIempo {Meues}
Figura 43
!
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66
HERRAMIENTAS USUALES
FUNDACION UNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS·
e
'
de red es
D Illgramas
" '
.
;Las tecllIcas de re~es tales como CP¥ .y PERT parten_~e las
~elaclOne?, de pr~cedencla en~e tareas 0 actlvldades y proporclo~an
mformaclOn vahosa para meJo,rar eI usode ~o? recursos, espec,Ialmente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa.
Un diagrama de red es un modelo grafieo que usa pequenos
cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde terminan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos)
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesarias
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
diseiio de planta (1-2) debe terminarse antes de que puedan hacerse
otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede
comenzar hasta que ellugar este preparado (3-5) y el generador este
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
nodo 1 y el 8. La preparaci6n del lugar y la fabricacion del genera­
dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del
generador. AIgo similar. oenrre can las tareas precedentes ala actividad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia patente (7-~).
,
67
Para ,aplicar
el.metodo CPM (camino
, .
'1crftico)
d ademas
d de
1 defi­
I
nir las actlvldades del proyecto y c~nstnl1f are:. m?~tran 0 a:e a­
ci6n entre ellas, se requiere: 1) reahzar una estimaclOn de los, tl,em­
pos de cada actividad; 2) sumar ·los tiempos de cada, actlvldad
sabre sus respectivos caminos (ver figura 4.5); 3) determmar como
camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4)
optimizar mediante laasignacion de recurs os eJ tiempo total del
proyecto.
Tiemoos
Camino
A: 1-2-3-5-7-8
B: 1-2-4-5-7-8
c: 1-2-4-6-7-8
0: 1-2-6-7-8
12 + 8 + 12 + 4 + 6::: 42
12+4+18+4+6=44
1 2 + 4 + 5 + 9 + 6 ::: 36
12+3+9+6=30
Figura 4.5
,
EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y
control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos
metodos reside en que el PERT incorpor~ p.robabilid.ad~s .en la re:.d
ntilizando .tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion
Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra­
· tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es­
quematica de Ia realidad, y el grado de·simpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra­
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.·
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
· cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
· Flow, entre otras.
.
,: ....
'
• Diagrama de bloque
Figura 4.4
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin­
retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri­
68
FUNDACfON UNfIf£RSIDAD A.,.DISTANCIA "H£RNANDARIAS'
.
--_"_--,
.,.....;:.....,""..
HERRAMIENTAS U5UAi..cS
,-..
63
'~~-,------
EI rectangulo
procesos y en e1 st:
, debajo
gnaT­
otra.s !:res
m- j':s:":no
quisieramDS aume!!~;1,::,
descomponer
COlLi)
,"equerimientos
. f'
., "
:iihonnaClOD
; en
£Ie es­
() latos aue. una vez dec:::ctadoE Y S08.
Aqul
analista definira
nuaci6n espeCificara los
en salidas.
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro­
ceso.
- En elrectangulo Izquierdo se enumeran las Entradas y en e[
derecho las Salidas; en ambos casos s6lo se mencionan los soportes
de infonnacion que corresponden a esos conceptos.
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi­
dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponible en ;archivo en salidas.
p
E
, Tarlelas de
aslstencla.
como"
2. Actualiza­
ci6n legajos;
1- Tarjeta
Reloj
1-
Partes de
novedades "
en Uu'1-tos
'
en e1bI'oque de IoS.proce­
sena meci1IDteel diagmma deta­
,
~n;;01D.tIdJ''Ti0S
rorm"" de
1. Control
asistencia
6"~emplo
,
.
,-HOrariOS
-PermisoS y
autorizac.
data
-lncorporar
Legajos de ' novedades'
personal '
- Cargiu'
datos
1-
1-
Legajos
actualizados
-Escala
I-Datos
3. Liquida­
asistencia y
ci6n sueldos
novedades
~munera.
clones
~_J\~,rte!.Y__
l-UQuidar
_ Emitir Ii
yrecibos q.
s
Figura 4.7
, f------+I
. Partas de novedades
('~,,,,
., "'"
A
. Legalos
. E!;cala Aemunera·
clones
; Aportas y Coolribu­
clones
Figur~,4.6
, ,
,"::
• Diagra111fl de interdependencia sectorial
Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse como mapa de
proceso en la! reingeniena- es .de utilidad cuando se requiere una
vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu­
ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe­
zada por el nombre de un sector de los que intervienen.
'
71
HERRAMIENTAS USUALES
70
FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS"
¥!'".
- Rectangulos representativos de las operaciones que se desa­
ITOnan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogeneas po­
demos diferenciarlas usando mas de un rectangulo dentro de cada
columna. Cada rectangulo podra incluir la descripcion de la opera­
cion 0 del soporte utilizado.
- Lfneas de interconexi6n entre los rectangulos, que repre­
sentan el traslado de informaci6n e indican la secuencia en que se
realizan las operaciones.
Como ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8
un subsistema de compra.
.
n,
...0
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"".,.
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,. ~ &! ~ ~
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d~l,l
u:wo!
'"
,. Cllrsogramas
El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- . ~
miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que: ~
.
permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica" ~
~~~.3
~-g~'o
facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ; f!
1~~~
rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l U~0
/i,$U
u~~
universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el di-'
sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i
ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii!
\
relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes.
~
eui-8
:Jc
Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- .
H~~
'il~'ll ~
"••E
tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali- •
~;B~8
<l
zada par el !RAM que, si bien no tiene aplicacion obligatoria en el;
u~~
ambito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad .
y objetividad que la hacen aconsejable.
\
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalizacion de Materia- '.
-8
0
Ies, es una entidad civil a la cual el Estado Ie ha reconocido la facul-:
-8i!!
tad de dictar normas; originariarnente se dedieo a la normalizaci6n ';
!~
CD '0
de materiales, pero a partir de 1972 incluy6 la normalizacion de tec:- '
Ii.
~
nicas y termino10gfa administrativas. Las norrnas IRAM se acompa- ~
nan como Apendice I al final del libro y en elIas encontraremos los:
elementos necesarios para 1a elaboraci6n de un cursograma, a saber: .
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
II
"§
de interdependencia sectorial, segun las especificaciones de 1a nor- ,
1il
rna 34503. '
'l:
0
u
- Un conjunto de sfmbolos para la representaci6n gr:ifica, es- :
tablecidos en el norma 34501.
' - -'--.
- Linearnientos que deben seguirse en el diseiio, enunciados
en lanorrna 34502.
.
e~"O
i
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Figrua4.8
r--o
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u
~.
FUNDACIPN UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS·
.72
Como. ejempl0 de aplicaci6n de las normas mencionadas, pre­
sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsistema de pago
a proveedores. A continuaci6n detallamos sus referencias:
. HERRAMIENTAS USUALES
7$
PAGO A PROVEEDORES .
Eltterlor
Dep6slto
Contlldurla
Tasorerlil
Compras
1. Recibe, controla y finna remito.
2. Controla cantidades y verifica precios YcEtlculos.
3. Emits reclamo y retiene documentaci6n.
4. Verifica contestaci6n ("e& satisfactoria?).
5. Uquida factura y manda copia a Compras.
6. Emits orden de page.
7. Emite Recibo a fir mar por el Proveedor.
B. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor.
9.
Paga~
10. Contabiliza y archiva.
11. Recibe recibo del proveedor y 10 archiva.
En e1. ap6ndice 3 usted encont:rara una aplicaci6n de las· diferentes
herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa­
ci6n que nos proporciona cadauna de ellas, aSl mismo al final del ejem­
plo se mencionan aspectos de control interne e infonnaci6n gerencial . .
4. Manuales
~
. : ...•,',.:.:~
Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las activid~
que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu­
.d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya
sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata:­
remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati­
vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; ·10 que .
.Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo.
.En algun~ empresas estos aspectos son dlifundidos mediante·
circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ;
'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un .
·cuerpo de disp~siciQnes;.este si bien cumple en parte con el prop6- .
sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y
.
completo que permita sustituir al manual.
En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ;
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- .'------L----L.-----_.....L._~_
.pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi­
Figum4.'
mientos adrninistrativos basicos.
L ..
...
____':__l_"---......:....!
74
"".
FUNDACION UNIV£RSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS·
Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor­
mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de
nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise­
fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y
puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n.
Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri­
minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des­
de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre­
damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan:
.
_ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas
administrativas.
.
_ Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimien­
tos.
Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares.
_ Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves
del tiempo.
_ Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita­
cion y de resoluci6n de conflictos.
.
. A estas razonesque justifican la elaboraci6n podemos agregar
que, actual mente, los manu ales constituyen un requisito indispensa­
ble para la acreditaci6n de acuerdo con las normas internacionales
de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es conveniente que reco­
nozcamos ciertas liInitaciones a su usc, por ejemplo:
_ Su confeccion· y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y
costa significativos.
_. Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension
inadecuada; pueden dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y
consecuentemente la iniciativa individuaL
_ Si no selo actualiza peri6dicamente, se carre el riesgo de
desactuaIizaci6n y obsolescencia.
4.1. Pautas para la elaboraciOn de un manual de
procedimiento
HERRAMIENTAS USUALES
75
mos distinguir ciertos items que hacen a la introducci6n del manual
como:
- Objetivos y alcance.
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas 0 de la
forma de actualizaci6n.
El cuerpo central del manual estan'i sin duda constituido por
las normas propiamente dichas, presentadas a traves de:
- Cursogramas.
- Descripci6n de los procedimientos.
Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a
utilizar en el procedimiento).
Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual
como, par ejemplo:.
- Glosario.
- Indice tematico.
Fechas de ernisi6n y de vigencia.
2.. PresentaciOn del manual
La norma 34551, a la que ya hicimos referencia, tambien estable­
ce especificacrones acerca del formato (sugiere los formatos IRAM A4
y- AS) Ydel armado del manuaL Sobre este ultimo aspecto debe tenerse
en cuenta que la diagramaci6n permita su encuadernaci6n y que la ti­
pografia y el espaciado del textofaciliten la lectura.
El manual tiene que ser una herramienta dimimica, susceptible
de actualizaci6n permanente, por 10 que es recomendable su anna­
do como carpeta de hojas movibles, 0 directarnente como un dis­
quete para su consulta por pantalla.
3. Redacci6n
La redacci6nes s610 un medio para transmitir informacion,
pero de ella depende la claridad y precision del mensaje. A tal fin,
proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.
De forma:
- Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el ernpleo
de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad
La Norma !RAM 34551 establece can cankter enunciativa del mensaje telegrafica.
eual debe ser el contenido de un manual. Dentro de 10 establecido
- EI lenguaje utiiizado debe ser claro y no .dejar Iugar a du­
por la nonna (que se acoriIpaiia para consulta en Apendice 1) pode- das. Deben evitarse las ambigUedades.
.
1. Estructura del manual
------_:.
w-'
76
FUNDACION UN/VER$IDAD A DISTANC/A "HERNANDARJAS·
HERRAMI£NTA$ USUAL£S
77
- El estilo debe ser fOIrnal, pero no aburridlo. Debe eyitarse el
abuso de terminologfa tecnica 0 poco usuaL
Operativa~:
-Las ins~cciones iridican, en todos los casos, una acci6n
0
decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro­
lar, archivar,etc.
,
- Las ae~iones haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar­
chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme­
ro de copias.
1. Recibe de:
•
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem­
plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
•
- E] enunciado de la accion debe completarse con la enume­
racion de los datos que senin operados.
.
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe­
cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento.
..
"
- ' Cada i llstrucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que
,.
proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n.
.
'
J
- Debe menci on arse la oportunidad
termina el c~mp1irnientodelaacci6n.
0
0
Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes Iistado
de saldos impagos 0 Cuando recibe la factura completa el legajo.
A continuaci6n Sf.'. presenta un ejempl0 de descripci6n del pro­
cedimiento deLiquidaci6n y Paga, en sus pasos de. recepci6n de 1a
documentaci6n, autorizaci6n del pago y pago.
.Distmtos Sedores: autorizaciones de pagos por compms y/o
servicios.
Delegaciones:las, SOlidtudesde reposici6nde fondo fijo y IIi
2.
3.
Emite:
i
, - Cuando la accion que debe ser desarrollada es compleja, la
instrucci6nse ~eparanl en pas os con las especificacionesnecesarias.
Ejemplo: Autoriza al retiro de la doctJImentacion: - Embarque te­
rrastre, mediante sello al dorsa del Conacimienta de Embarque; - Em­
barque' aereo, mediante confe.cci6n de una autorizaci6n para el retiro
de la GufaAerea.
i
doclJ!llentacion con la caninila resumen de factums apagar por '
preStaciones, honorarios y famiacin. ' '
"
En los casos que corresponde (Delegaciones, PersonalY0iros sectores) ingresa
los datos aI sistema; en losotrci casas controla por pantalla la doculTKintaci6n
eon Ira los datos del sistema.
'
Solicita a Cre­
circunstancia que de­
' ,
y Reintegros: documentaci6n de afiliados por
au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por
reintegros un la mano".
, Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales
mes'vencido.
Control Factumcl6n: el "Confonne" con original factura del
preslador y si corresponde copia de nota de debi ID 0 credito...
Pernonal: In planiUa resumen de liquidacion de sue1dos y cargas
sociales.
.
,i
..
•
Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Credito
autorizacion
'\,
..ditos
',
! '. .dela venta.
'
I
i Autorizacones
4.
5.
.
'..
.
.'
,
Orden de Pago: par ailtOrizaciones de prestadores que no otorgan
cuentas corrientes por reintegrns a Ja mano, reintegros por
concurrencias diferenciales porpago' de sueJdos (por delegacipn, por
central y por cargllS sociaJes).
..
Listado diano de deuda (vencida y a veneer) por los d~mas c9nceptos.
Entrega las onlenes de pagoa afiJia<;los 0 a Jefe de Sector en caw de sueldos y
cargasi spciales.
de deuda aI Jefe del Sector.
78
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A
--
"HERNANDAR/AS'
HERRAM/ENTAS USUALES
79
5. Para Sll autoevaluacion
Jefe de iiquidaciones
I.
Pasa ellistarlo de deuda vendda y a veneer y/o Orden de Pago aI lefe del
Departamen ta.
Jeie de! departamento Contabilidadl y Finanzas
2.
Recibe ellistado y Ordenes de Pago y de acuerdo con la disponibilidad de
fondos determina las prioridarles y el plan de pagos y abtiene aprobacion del
Gerente.
3.
Pasa listado aI emplearlo con indicaci6n de los pagos autorizados.
Empleado de iiquidaciones
4.
Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe.
5.
Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.
EmpJeado de Tesoreria
1.
Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas.
Ingresa al sistema:
Q
Numero de orden de pago
"
Orden del cheque
G
Banca I Cuenla
3.
Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta
aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda
firma del cheque.
4.
Pasa al Jefe de Departamento.
Jete de departamento
5.
Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria.
Empleado de Tesoreria .
6.
Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que
et presmdar se presenta it cobrar. .
7.
AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y
recibo oficial.
8.
Entrega copiade comprobante de pago firmada con constancia de retenci6n de
impuestos si comisponde..
9.
lngresa datos del comprobanre de pago aI sistema.
10.
AI final deJ dfa emite listado de pagos y 10 remite junto con los expedientes
para control contable.
1. Utilizando el farmulario de relevamiento presentado en la
figura 4.2,. efecrue una encuesta a un empleado de una empresa 0
institucion de su conocimiento acerca de un procedimiento en el
eual intervenga. Tres 0 cuatro pasos del procedimiento son suficien­
tes.
2. Sen ale brevemente dos similitudes y dos difereneias entre
los diagramas de Gantt y de redes.
3. Imagine que debe realizar el anruisis de un sistema y que los
tiempos estimados son los siguientes:
2:
Can los datos proporcionados, confeccione un grafieo de red e
indique emil es el camino cntico.
4. Elabore un cuadra comparativo de la informacion que pro­
porcionan respectivamente el diagrama de bloque, el de interdepen­
dencia funcional y el cursograma.
Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas
como herramientas de amilisis de sistemas.
6. Con los datos del cursograma presentado como figura 4.9
elabore un diagrama de interdependencia sectorial.
7. Mencione por menos tres diferencias signjficatival) entre
el uso de manuales y diagramas como herramientas para el analisis
de sistemas.
p.
80
FUNDACION UNfVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
, 8. Realice el intento de redaetar por lamenos eineoinstruecio­
nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a
Proveedores a ipartir de los datos del cursograma presentado como
figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacci6n eomentadas en
la unidad.
'
9. Sobre el contenido del Apendice I sepregunta:
• l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos
representativos: de:
'
'
des
- activida
- cursos de acci6n
- uni6n
0 vinculaci6n
'.'
I
-, soportede informacion
• ;,Quees6ble'ce laNorma mAM 34502 sobre:
- direcci6n del diseno
- disposici6n de sfmbolos
, -nneas de traslado de informaci6n
- ubicaci6n de los sfmbolos
- emisi6~ de rformulario 0 soporte de informaci6n
...,- descripciones
- simboloconector.
10. Conf<!ccione un cuadro donde se relacionen las ctapas de.
la metodologia tradicional (ver Unidad 3) con lasherramientas que, ,
'
utilizaria en eada una de ellas.
ModUlo II
, SISTEMAS 'APLICADOS
,­
1tI".
enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ'.~~,z~~~!
Este Modulo completa ellibro ytiene una finalidad
nentemente practica: ver en accion los conceptos y tecnicas explici
das en el Modulo [Para ello hemos subdividido el sistema adm
nistrativo total en cinco subsistemas que se corresponden con
op~raciones mas usuales de una empresa y que se tratan seglin el .!i
gUlente esquema:
U· d 5
ulda
h-------"""""'....,,""""'·. . . "' ' ' " ·" " " " "'. . . ."""""......,-------­
Un~dad 5: Subs~stema de Compras.
-Umdad 6: Subslstema de Pagos.
-. Unidad 7: Subsistema de Producci6n.
, - Unidad 8: Subsistema deVentas.
-' Unidad 9: Subsistemade Cobranzas.
- Unidad 10: La automatizaci6n y los sistemas administrativoJ
Subsistema de COD'lpras
E
.,
.,
A modo de introduccion comun a las Unidades 5 a 9, direm(
que los subsistemas se pre sen tan en una version tipica y detallada,l
I ~ubsisterna ~e .Compras se. encarga de la obtenc.IO~ de
que en cada Unidad se precis a el objetivo y el alcance del subsistilos recurs os (blenes y servlclos) n~cesan?s l?ara el desenvolV1~en­
rna, los aspectos especificos de control interne que se deben tent tQ nonnal de lao empresa en los meJorest~rmmos; osto es; a1 mInImO
en cuenta, los requerimientos de informacion gerencial y el desum cos to, en la cahdad adecuada y en el momenta oportuno.
Hodel subsistema a traves decada uno de los Modulos que 10 COTh
p~nen. S~acompaiian. ejemplos y ejercicios utilizando ~as hem
1. Alcance
rmentas VIstas en la Urudad 4 de la pnmera parte.
---------------­
La Unidad 10, que cierra el Modulo y ellibro, analiza el iIi:' EI subsistema de Compras se pone en funcionamiento cuando
pacto de la autpmatizacion sobre los si~temas administrativos en gt. se detecta]a necesidad de aprovisionamiento, pudiendosefijar la fe­
neral y luego trata'e.n partiC1i~ar como se 'modificari' practicamenl cepdon y contabiIizaci6li provisoria de los bienescomo lfmite su­
cada uno de los subslstemas VistoS.
,'..
.
. peri or.
"
el caso de los bienes, es el sectpr de Almacenes quien de­
tecta la falta de un producto 0 material. mientras que el sector de
, Ingenierfa establece las especificaciones tecnicascuando correspon­
da.
Si se tratara de servicios,' el pedido puede originarseen distin­
tos sectores
la empresa y, el requirente debe acompafi~r las espe­
cificaciones del serviCio .solicitado .
,
..•.
r'
84
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
SUBSISTEMA DE COMPRAS
85
El depart<L'l1ento de Compras es quien debe procurar la mejol
,. Compras norflllJles
'cotizaci6n del proveedor debido a su contacto directo y pennanente
Se refierena compras de .bienes de consumo repetitivo y nece~
con este y asegurar que las mercaderfas 0 el servicio sean recibido~sarios para el desenvolvimientqnormal de la empresa relaciQnados
en elmomento oportuna de tal manera que no se genere una inte·con el area?e produccion, comercializacion 0 administraci6n y que,
rrupcion en los, programas de actividades.,
. , ' por estar ,,:mculados con la fu~!aproducci6n y c\?mercializa(:Ion,
Considc;:rando el amilisis efectuado por Drucker de los aport~son suceptlbles die p~upuestaclOn"
, .
'
que realizan lasactividades auna organizaci6n, la gestion de com
En general son bames sobre los que se canoce el punto depe­
pra puede ser 9lasifieadajunto con la fabricaci6ny la distribuciordido, stocks minifIlOs ymaximos. .
.
,.
fi~ic.a ~om?, una adividad que Gontribuye a resultad?s,. bu~cando h.
Finalmente,este tipo de adquisiciones suelen centralizarse. en
IDlll1mlzaClOn del costo de los productos y Ia maxlmlzac16n de h un departamento especffico,
.
..
calidad, la entrega y ]a satisfacci6n al c1iente.
. .
.
Henry Mintzberg, por su parte, ubica la funci6n de asegura:
GllmportacJOnes,
."
los insumos para In produccion como una de las cuatro actividade!
SO!1 aquel,las compras ~ un proveedof,extnmjero, 10 que hace
principales del nucleooperativo.
neces~o conslderar una s~n~ de particul~dades comosegurosde
cambIo, .tra~sporte, procediIDlentos especlales para el despacho .de
' ':;.11 ;:"led' d
la rnercadena a plaz.a, derechos de hnportaci6n, etc.
'.
2• M Ourul a es
..
. .mter­
. Deb'd
1 o. a las' reg1amentaclOnes
vIgentes en e1. comerclO
• Compras menores
na?ional; s,:~len ser nec~sat?as ,autorizaciones Qficia1e:~para realizar
,la ImportaclOn. . . .
..'
"
.
. .
servlclos
de.escaso
valor
y
cuya
necesl.
'Otro
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e u ere 1 0 ocumenano nTeVoca,­
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. . que .'re'qu"ere
1
.la m
laClOn de una ms
ltuclon.
.
Estas compras generalmente son abonadas en efectlvo medIan'
. '
te la utilizaci6n de un fonda fijo.
.'
,'"
. . '.
"',
.".. '
.'
Resulta practico que no secentralicen en un departamentc .
3. Nonnas especfficasde control mterno
sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien!
." .
"
serviclOs de las mencionadas caractensticas pu.edan decidir y auto
• ~eptlraclOnd,,! junctones ,
.
rizar Ia adquisici6n.
-.
' .
--:La ~uncion de, comp~~ d~~ estar sep~ada delmanejo fislco
Otras razon~s de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras, po~10
para la utilizaci6n· del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada ~710s sectores de Almacenes, Recept10n,
cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. . , '
Cuentas a Pagar y Contablbdad.
"
II
'.
•
' .
'
. '
" E n empresas pequefia~, sin embargo, !pones deeconorrp:a ha~
.CQmprasd~brenes de uso .
..
. cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento
, SC? refie~n ~ bienes q~e 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . ,
,
n7~te c?mo. (odados, maqumal1as, motores, herratI)len~as, l)lstrua
En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones arri~ ,
ClOnes, mmuebles, etc,
.,ba menclonada, nos610 por· razones ,de control interno, sino tam~
. Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
r~n l~ aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, de~enninad.os productos para la producci6n, su inspecci6n, almace~
mzaClones. . .
,
. '
'.
.naJe y mampulaci6n.
..
°
I
86
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS u
. SUBSISTEMA DE COMPRAS
~t;
!!.1!1ibjgcian.deltrii;;'t~iFiI~,'~'o,i.pra·
.. Pun,o de pedido y lote de I'umpra
i
-,---~ La obera~t2!}:,~1~~,gQ!-pp"(~debe .inici~rse,]con el respald??e un '. E~.:f-ecomendable que .1a cantidad de productos que se soliciten
¥tPpr'pa,r!;e,;4e q'p':11mClonano responsable.AdlclOnal- sean ac.ot~'.EiOn las necesldades de consumo. Para ello, las el~pre
;y;~'fir~~f~'qripiAQmo minimo, los materiales queentran sas ~ue]enfijar puntos-defJe?i,do; esto es, la cantidad ~n eJfcistencia a
e'deTproOt1tUf teririinado se adquieran en virtud de es- partIr de la cual se debesohcltar la compra de un artlcule. Se esta­
.' eCilfi(!~Gf&p';~:sGon:mues~as:. En,~as especificacio~es, que deben ser blece comp un ~tock minimo mas ~n margen 'de segmida(!, teniendo
~claras, conclsasficoncretas: y completas, se descnbe exactamente elen cuenta el dane que la falta podrfa causar,.
..
!material y su? p~op'~~~-a~~ p_~~~yudara la persona r~sl?~nsabl~ de , . Unavez deterrninados los niveles d~ inve~tario raci()nalmente
~as~eq:rpJ?r~?!rctmqg,~r.'lp.e~rules'delo que c?mpra Y.P?slblhtar la mS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos
reccJ~9t:~r~~v~ d:l,};~':t~!ldftd ~e,:!~s matenales reclbldos. ' . :asoCIados, el.lote optimo de compra, . , .. ' .
.. " . .
~
Las 'espeCl:fiCacI9Q~s,j agl~19nalmente, deben ser flexlbles Y'
Determ~nados fi,l.ctores como el caracterperecedero,lla mcertl­
~useeB.t\kf~~-~d,e:;;"!~4f1c:aCi6ii;"estoes, deben perrnitir la consecucion 'dumbre a:erca del,a demanda futuTa, la falta de espacio para el al­
~e melQtli!$.,~n:ebpr(')ducto;que se ~ornprara.
' m a c e n a m l e n t o , etcetera, pueden hacer que no 'se tenga en cnenta e]
\ '!?~M~IU1~~f1te, ~as,espe~i?caciones pueden mencionar cat~og.os,lote mas economic? No, obs~ant,e, ~s convenjente sU,crueuI?, al me­
~u~~§;~,~~,f1~mt.lc~s_.:fl&lCasdel producto, pIanos Y descnpclon nos J?ara las mat~nas pnmas 111 as Important~~;En dicho:cruculo se
del mtl~Qi[ij(de;produGCI6n.: ; ",:,
.
conslderan dos tlpos de.gastos: los de gestl.On (necesanos para la
!.:
. SiG22&~11
. ta ~~'tiR..~.b. Ie~ o',~~rvi~io e~ el mer~a?o es necesario coJocaciop de I~ orden de~omp~a) Ylos vinculados con!'11manteni-'
r,~ahz3.!'JI.!29Ji1~~G10neS,en las!.espectficaclOnes ongmales, estas de- IDIento de los blenes en eXIstenCIa. •
.' .
tfense.r ,autoriz:adas'PQt~FllsuariO de ese bien 0 servicio,
..
Control de la mercaderia recibido.
.
~.
()~t~f;:~4n d~.~;,,:~~~~ro de(erminado de ,coRza.clones
.
Es' i~p?rtante elcontro! ,de lacantidad;y' ,~alidad de lo~ pro~
i, Par~1o..<;t~J!:lS-G01l1Ptas,supepores a un determinado monto de_duct?,S reclbldos yla confecclOnde reportes escntos con esta mfor­
bF~p~arrse.,;y,cu1ia!l::~,~!t~~Q!g~es (l0ysuafes pedir porlo menos tres), ;maclo~, ,
'.
.'
"
_..,...,.
eVltando:\d.t:fest~ l1}~'B~!~.Jjl,-<:l~screclOnahda.d del responsabledel sec-' . .~l el. control de. calldad reqUIere de conocmuentos tecrucos, Ia
tJr,
· :. ,dl'!~l"(l\lL=M'"
.
' f u n c l O o ' s u e l e estar separada de Almacenes, que en el momento de
~·-LOfPe'1Ta'Os'"Y"''i;;-·~~t\2i~R~?ne~ se realizan por escrito, per? i1a recepcion s610 da.conforrnidad porIa cantidad.
,
cuando no se llega al monto estaDleCldo, las consultas pueden reall-'
• Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito
zarse portelefono. En el caso_de compras menores po dna efectuar,.,'
'
.. , .
.' . .
....
'':'''Y'''~JJ:':''''''a'~\I''\\'':':;; >"'i'
.
.
Se recomlenda la contrataclon de seguros para cubnr el nesgo
d tId d I d t
.. ,
.- .. . d 1
se Ia comp~a. en lorm uireCLa,
" i, c ~f"ff'l( ," t: -~~, ; ,:~1 ;'"i~-,~,""
. e ras a 0
e os pro ue os que vlaJan por.cuenta y pesgo e a
-y,fI. .}f~~~,~$fi1.·8~~la~Wl'21[i:', ".
"
..empresa.'
. ,'
~J~~2l}tOOicertar;~ci~?trato se debetomar en funcio~ de l~,
., Prenunerocwn defo~larios··
ilf!},9~~! ~t~,dec~slondebe ser tomada por un funclOnano
. , . , . , '.
lec-Es{:on:yellientelclafijacion de atribucion entre funcio-·. ~.?s fo~ulanos que trasclend,enat~rceros,o,bhgan~oa la orga­
I'::';i":ti""~t '." "·'··1 '. .
.
..,
mzaClOn~ ~l como aquellos que, sm .sahr.de la mlsma avalan el rno­
narlOS ueIUIS
In os TIlve es
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:v~mlento e tenes, .cen ser numera os corte ativam~nte yen Of­
:':lD1l~~)YiY,~F~m119a:)1~;de?ls1o.~ de compra,1}men la tomo debe m- :ma preimpresa. , ,.
.' ...., .'
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tery~wri5?A§:Y tirmaJaCOtIZa~10~ del proveedor 0 la orden de comEn este cireuito es conveniente,laprenumeraci6n de las soHci­
pra': rnoJ eD
tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de
!~:control de calidad..
!
(I
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88
89
SUBSISTEMA DE COMPRAS
FUNDACION UN/VERSlDAD A DISTANClA -HERNANDARlAS'
Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qUI
exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza
dos y que. el mismo no sea una mera rutina burocratica.
4. Inform~ci6n gerenciai
mnlerius primus
y mllterirues.
comprn.
I
existencinS.
I compra.
- Reqllerimienlo
Ilcomprns.
.Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en LL_----ii;J.v!!!an~os!!:...---t-----t--::-:--:-:---t--:-:::---:----;
- Seieccion
Pedidos de
\ .,. Registro de
Selecci6n de
\ - Solicitud de
cuentran disponibles en registros y archivos (subdiario de compras 2.pr<lVeedores
Cotizaci6n.
proveedmes.
proveedores.
'I Po- Comprn.
-Emlsi6n de
stock de materias primas y materiales, cuentas a pagar, solicitude! dido de cotiza-ClIliilogos.
de compra, etc.) constituyen labase de la informacion que se prepa l£!on.
IgWll.'i.~.·c..
I"pedidos.
SOliclrudes de \ - selecci6n en~ -\ .:.. Plnnillus
ra para uso de la gerencia y entrelaque podemos mencionar, a titu 3. Adjudicaci6n ! -deCotimclones
ofurtus rccibidus. nnillisis de
comprn,
.
proveedores.
10 de ejemplo:
colimciones.
pendienteS.
1-
1-
-lnformede
- Tiempo promedio de la gestion de comprn.
, . - Solicitudes de compra de mas de ... dias.
-·Ordenes de compra pendientes vencidas.
- Inmovilizacion de articulos en stock.
- Ingreso de materiales en stock pOT tipo de producto:
- Monto decompras real vs. presq,puestado.
- Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses.
- Cinco principales proveedores por monto de compra.
-. Cuentas a pagar por mercaderfas recibidas.
- Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re
cepci6n.
.
,.
Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren ~
. ··periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h
gerencia.·
,
4, Colocaci6n de -lnforme de "
III Orden de Com- Adjudicncion.
pm.
5. Recepcion
6. Registracion
!Registro de.
Iprovedores.
- Antecedentes
. deru:i\udi~acion:
- Remilodel
Proveedor.
\ -·Ordenes de
I -lnforme de
\ - Ordenes de
compm 0
contrlltos
pendientes,
Compra
pendienles.
Recepeci6n
!Ji!!
- Emision Orden
deComprno
contrnto.
-Qrdende
Comprno
contrnto.
-Informede
-Control de
RecePci6n.
cUnlidll.d y
culidnd.
-" Remisi6n OJ
I
Aimacenes.
- Vnloriz.aci6n
Asienlo de
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
J-
5.2. DescnpciOn de los modulos
Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra
Normalmente, si se trata de la .n.ec~sidad de la compra de ma­
terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar
. . '" d l b · t
cuando el responsable de Almacenes despacha un pedl~o (vale de
5. DeScnpCIOn
Ie SU SIS ems.
materiales) y determinaque ha ne~ado aI pu.n~o de pedido 0 stock
.51
minimo.
,. D'mgrama d e ull.loqlle
, 1dEn ese momento
. .confecclOna
. . . . la SOhCltud
. de compras y la
,
enVla a epartamento respectlvo .
Este modulo implica una decision previa de determinacion de
.' .En el siguiente diagnuna ~e bl~que detallad? se ~e~cribe un
subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. C~da punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res­
uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to.
ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar ~ sector de .Com­
.
pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el ~atenal y la canttdad a
reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) .
.,.
"'
°
90
FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS'
Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes 0
servicios efectuada por una persona autorizada al departamento de
Compras (ver disefio eli figura 5.1).'
Es recomendable emitirlo por duplicado. EI original se envfa· a
Compras mientras queel duplicado es mantenido en Almacenes en
un archivo de pendientes para realizar el seguimiento de la gestion
de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras.
SUBSISTEMA DE COMPRAS
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cotizaci6n
oCuando se trata de compras. muy significativas (equipos,
construsciones, etc.)
la compra se organiza bajo la forma de
con~Jrsos privados (0 publicos) y donde existe un pliego de condi­
........
rll
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Ll.
u.
Modulo 2: Selecci6n de proveedores y pedido de
Tiene lugar cuandoCompras, hiego de recibir la SC, veri fica
las firmas autorizadasy consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos mas aflnes al pedido y solicitarles cotizacion.
Las decisiones asociadas con este modulo incluyen el estable­
cimiento de modalidades de compra y la seleccion de proveedores
que se consultanin de acuerdo con las caracteristicas del producto
solicitado, pero tambien es aconsejable tener en cuenta el compor­
tamiento anterior del proveedor, que debe constar en el registro 0
archivo respectivo.
Es recomendable eI pedido de cotizaciones a un deterrndnado
numero de proveedores,como vimos al referirnos a control interno.
Pedido de cotizaci6n (PC) consiste en la solicitud por escri­
to (ver figura 5.2) y en fanna simultanea de cotizaci6n de precios y
demas condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que
la eleccion del proveedoT quede librada al criterio personal del en­
cargado deCompras. No obstante, algunas circuhstancias, como las
mencionadasa continuacion, puedenhacer que no resulte necesario
la emision del PC: .
G Compras de escasa significaci on.
o Cu~dose tiene. informacion actualizada sobreprecios reci­
bida con anterioridad de proveedores.
. ;. Cuando los bienes se adquieren a traves _de' una orden' de .
compra global que irnplique un aprovisionamjento pennanente.
Cl Cuando las adquisiciones se realicen a comparHa'i afiJiadas.
e. Cuando situaCiones
extrema urgencia justifiquen pedidos
telef6nicos.
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92
FUNDACION UNIVERSfDAf'JA DfSTANCfA "HERNANDARIAS.
ciones emitido por la empresa y las ofertas se reciben en sobre ce-:­
rrado.
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.,Modulo 4: Colocad6n de la Orden de Compra
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Laadj~dicaci6n se f6mialiZa mediante la emisi?n de la Orden;,
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r'--1 ~I'"f~',.--..,
It
~I'
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de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura 5.4) represeqtala.
. demanda efectuada a JlIl proveedor para que suministre los materia- '
'les especificados en-Ia misrna. .
.,
' . '. ...' .
ELnumero de copias que seemitan puedevariar deperidiendo '
de laS caractenstiCas de la organizaci6n de que se ttate,pero es
aconsejablenotificar alps sectores que efectuaran Ia recepti6n y la,
liquidaci6n para el pago,. Como ejemplo, en una gran empresa:pue- ;
de emitjrs~ la OC por cuadripIicado con el sigllJentedestino;
.. Original: Para elproveedor.- .
.
• Duplicado:'Para Compras.
• Triplicado: Para Recepci6n:
• Cuadriplicado: 'Para Cuentas a Pagar.
E1 sector de Compras,tomando CQrn,o base aI dupF~ado Q.ela .
~C, efecrua su requerimiento y evalua el cumplimiento del provee­
" dar.
.
j
93
I
:J
Para la selecci6n de la mejor oferta suele resultar conveniente .
. confeccionar una pIani1Ia de anruisis de cotizaciones (ver figura.
,. 5.3). La tapulaci6n de los 'datos en una planilla perrnite tener un re,.
, sumeo utilde las cotizaciones presentadas por los proveedores. AI­
gunas empresasoptan. por la utilizaci6n de tin ejemplar de la SC .
.para efectuar el seguimi~nto en Iugar de ]a planilla filencioriada.
.
..
En lamisma plarulla, 0 por sep~rado, se indiGani. la adjudica­
ci6n, con 1a ifirma delfuncionario responsable.
.
,
'1IIA.,j,.....··
SUBSISTEMA DE COMPRAS
Modulo 3.' Adjudicacion
.La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; es aconsejable
tener en cuenta no solo los precios cotizados, sino 'otra caUdad ofre;­
cida, financiacion,plazo de entrega, etc.
Ademas, es convenienteconsiderar las referencia~del provee­
. dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, continuidad'de suminis":
tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha de entrega, etc.
Este m6dulorequiere del establecimiento de los parametros
para la evaluacion de las ,ofertas, 0 designacion de la persona que
cumpIini tal fund6n.
....
JAl'!C\l1L!'.Wr.·
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Figura 5.2
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94
SUBS/STEMA DE COMPRAS
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA ·HERNANDAR/AS·
.....
Contratos: en ciertas circunstancias, la opemcion de compra se
puede formalizar mediante la firma de un contrato. Es importante
que la redacci6n de sus dausulas sea clara, especialmente aqueUas
referidas al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de
entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantias,.
Modulo 5: Recepci6n
~,
En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande
se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y
copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada.
En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci­
bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se
emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5)
permite que el sector de Contabilidadde la empresa tenga la certezll
de que la mercaderia ingres6, conozca lacantidad de unidades reci·
bidas y cuente con laaprobacion de calidad.
Este,documento se suele confeccionar por cuadruplicado, y se
distribuye de la siguiente manera:
• Original: para Almacenes.
• Duplicado: para Compras.
1:1 Triplicado: para Contadurfa.
, III Cuadriplicado: para Recepci6n.
Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos
elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum­
plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito
del proveedor allegajo de compra.
En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg·
crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto­
rizanl el pago.
.' .
.
PILANILLA DE EVALUACION
.DE PRESUPUESTOS.
'.
E Foc"ffi'
Fecha: .......1 .....: I ......
Fecha: ... ,.. / ... :.. I ......
Sollcitud de Compras N°: ............
Pedldo de Reaprovls. N°: ............
Pedldos dll cnllzuddn ..mIIlt:Io&
I '\
Malerlal requerido para:
Cdct
Ad.
--
S~
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N'
Pt_
Jndlcar I.cha
,.,.,;...., 0lIfI'/fid<> p« _otdGi HI
,
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TOTAl.
L_·---'
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\~~: . \ I r! \J
, . OBSERVACIONSS
Aprobsdo por­
M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre·
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~C. . .
.
95
!
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1
'Ar::larttcilln c/lJlirmas
Fuente: Pungitore (1994: 29)
Figu.ra 5.3
,.;"'' '
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A..Q/STANCIA "HERNANDARfAS·
Un asiento tipo podrfu ser:
Materias Primas 0 Materiales
a Cuentas a Pagar por Compras
SUBS/STEMA DE COMPRAS.
[
,ORDEN DE COMPRA
97
t ~ltr~jOO I
I.
·
El :importi! es el de la orden de co~pra; exc1uido el IVA; luego, '1I'llOVE'IlOR'
.
'... al recibir 1a factura del proveedor· se cancela Cuentas a Pagar, debi-' I...TO_MO_~_L_PE_ala_o_sfL_'
tando .ademas' 1a cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO,
monto total de la factuni...
N°
0056.
, - 1_ _ _ _ _. , - - _
",'
.
5.3. Ejemplo de uncircuito de Compras
CODIGO
A continuaci6n presentamos Ia descripci6n de un procedi-.
· miento de compra de materiales de unaempresa industrial y eI res,..:
. pectivodiagrama. Como se trata de un sistema computadorizado,­
. en eI cursograma se utilizan, como complemento de ·los sfmbolos.
del Apendice.ll, los siguientes:
.'
c
Ingreso de
Datos
I
--~--l
.
DIUCIIIPCION
CAlmOAt!'
N\TlCUL.O
I. PMCIQ U'UTARlO
l i TOT .. ~
I
I
Consulta por
pantalla
I
Narrativo:
En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se leoNOlClCI<u III PAGa
emite el pedido de .material~s P?r duplicado y s~ :nvian ambos a: ._"II:ACIONUUPli~'
':T~:AL
Almacenes. Se archlva pO.rrua
.. 600. . o - lAM .\.
'
. la. 'orden
' . de
, producclOn.
.
..
. ,:. IALT1!:RNATIVM . It 6llf QO 1
2) En Almacenes eI operador ingresa a laterrninaly-consulta' aW,GO ' . .
.
el archivo de ~tock, para versi hay existencia.
.
'~C\",ENT~"'A I ,1M£Rc~,~'~~;~~RARENI' . '. ':.\HORARIO'
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite. Ia·solicitud.de
compra por duplicado.. Envia eI original a Compras y archiva en fonna­
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.:
· mite·tambien!el duplicado del pedido de. materiales.con sello "En tra­
mite de coIIlPr.a" a Fabrica\·.
.
'"
.
,
4) En Compras, tomando como base e1 original de la solicitud'
de compras se inicia el tnimite de compras, se ingresa a la terminal~ .
se accede al archivo de proveedores y se emite e1 pedido de cotiza­
ci6n. Se envfa una copia a cada proveedor.
,Figura 5.4
' 1 1:. . . ..
A
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I.
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"/.
.-.!:
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'f"J~
.'.
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98
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANeIA ·HERNANDARIAS.
SUBSISTEMADE CQMPRAS
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n original a la solicitud
de .compr~ original, se arma e] legajo de compra en espera de la
cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria, por mimero de SC.
6) En Compras, al recibir las cotizaciones se comparan y se
anota sabre cada cotizaci6n el motivo del rechazo 0 bien el motivo
de la aceptaci6n.
.
.
Se ingresa a la terminal, se accede al archivo de compras pen­
dientes y se indica el proveedor asignado. Se emite orden de compra
por cuadriplicado y se distribuye eloriginal para el proveedor, el dupli­
cado para Conladuna y el triplicaao paraRecepcion. ".
'.
7) En Comprasse adjunta al legajo el' cuadripIicado de la orden de.compra 'que quecia enel s e c t o r . '
.
8) En Recepci6nse recib~ el triplicado de la orden de compra
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n de la mercaderfa
9) En Contaduria se recibe el duplicado dela orden de compm
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n del remito. .
10) En Recepci6nse tecibe Ia mercaderia, se control a y se da
elconforme.
. 11) Se archiva definitivamente eI triplicado de la orden de
compra y se devuelve el remito original alproveedor. Tomando
como base elduplicado'del remito se confecciona el parte de recep­
cion por triplicadQi; Eloriginal y el duplicado se envian a Almace~
nes. EI triplicad() seremite a Cornprns.
.
12) En Compras, Jornando como baseel triplicado del parte de .
.recepci6n, se ingresa a Ia terminal, se accede a1 arehivo de' cornptas
pendientesy se da de baja' a las mismas.·
.
.
Se coloea el nurnerode parte de recepci6nen cada legajo y.se "
. ..' .
archiva definitivamente.
. ....
. ' 13) En AImacenes se controla el reInito con. e1 duplicado de)
parte de recepcion, el que se finna y se entrega a Recepcion como
sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla Ia mercaderia reci­
bida con el duplicado de Ia solicitud de ·compra y ·el original del
pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna el remito duplicado y a
Recepci6n eI.parte de 'recepcion duplicado.
.
• 14) Tomando cOnio base el parte de recepci6n se ingresa ala
tenninal, se accede alarchivo de stockyse 10 actualiza.. Se arehiva
provisoriarnente" el p.edido de materiales recibido anteriormente. Se
archiva definitivamente Ia soIicitud de compra junto al parte de re­
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1
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cepcion original, par tipo de mercadena.
Figura 5.5
100
.
T~~--_-,....
'
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDAFlIAS' .
FIIIiRICA
~
SUBSISTEMA DE COMPRAS
REcePc!i::w
COHr~
101
1
,. I.
~
15) En Recepcion se recibe elparte de,recepci¢n duplicado y
se archiva definitivamentepor nUrriero de parte.
".
,.
16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a
}il orden de compfa duplicado, , " ,
CursCigrama:
(Ver FIgura N° 5.6)
, 6. 'Para ~U autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu­
puestos de unaoficina del Estadonacional?,
, ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha releva~olasigui~nte
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: '
'. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no co~tem.
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri CQtizacio~
-nes, confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir Cotizacio~es poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s segurQ~ de :que' rlQ co­
metemos ningunerror. Alga simil~r.hacern.os con los partes de reoep­
br6n. Muchas veces la urgencia a \a qu~ hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador para~ GonJ,e,ccio­
nar los partes de re~epci6n.· .
'
la
..
'.
'"
'. 'i auaI seria· su propuesta paramejoraf. dichO proceso sin
cuidar las pautas decontrol intemo?·,.
,: , : '. •
3.iContinu~do con el relevamientoen'la empresa delcaSo an­
.
, teriorencuentrdeste otro conientario'de una erripleada de Contadu­
ria:'
1'
FiglU'tll 5.,6,
•
,'.
'"
.
"
.
.
,,'
',,' i
"
i!
funqi6n as corn:;iliar Cu~nta$a: Pagar. En'l~ misma' ap;arecen
, ,Io~ cr!f!ditos 'cl,landoen losdep6sItos cargan al sl;Ibslytema' de In~enta,
'·~i
102
SUBS/STEMA DE COMPRAS
FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANC!A
"HERNANDAR!AS'
-- p.
.
nado ftem. Tres anos atras t el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete­
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."
rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re­
" " " ."
gistacion de la factura del proveedor.
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre­
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10­
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can­
celo las partidas pendientes contra resultados."
Realice un comentarib entico de1a situaci6n descript~.
8. A partir de la despripcion del proceso expuesta en el libra
Reingeniena, de Michael ,Hammer y James Champy,que se trans­
cribe a continuaci6n, usted debeni realizar un analisis comparativo
con el circuito desarrollado en el punto 5.3. de esta Unidad.
Redacte el parrafo de su infonne que se corresponderia con
.'
." 4.
las pautas de control intemo mencionadas a continua­
cion identifique aquellas relacionadas C(m el subsistema de com­
pras:
- Arqueo sorpresivo de val ores
Inventarios fisicos
Obtenci6n de varias cotizaciones
. -. Existencia de "inventario permanente
- Constituci6n de seguros sobre productos terminados
- Pagos con cheques·
"
- Separaci6n de funciones entre quienes compran, reciben y
registran
.
"
"EI nuevo proceso'9s mas 0 menosasf: un comprador del de­
partamento de Compras Ie env(a una orden a un proveedor, y al mis­
mo tiempa, lada entradaia esa orden a un banco de datos que esta en
Ifnea. Los'proveedores, 10 mismo que antes, despachan la mercaderra
al muelle de recibo, y cuando estallega. un empleado comprueba en
una terminal decomputaaorsi el despacho que se acaba de recibir co­
rresponde a UAa orden de compra pendiente en 131 banco de datos.
Solo hay dosposibilidades: 0 corresponds El no. En el primer caso, el
empleado acepta 9\ despacho y oprime un bot6n del teclado de su ter­
que Ie dice al banbo de datos que los bienes lIegaron. EI recibo
de los blenes quada, pues, registrado en el banco de datos, y el com­
putador automaticamente gira un cheque y, a su deb ida tiempo S8 10
remits al proveedor. Sit por 131 contrario, los bienes no corresponden a
una orden de compra pendiente en el banco de datos, el empleado del
. muelle de recibo 10 rechaza yse 10 de"uelve al proveedor."
problema~ica relevada (Planteo y propuesta).
Aprobaci6n de las compras por el njveladecuado.
5. l.Considera c.onveniente que Recepci6n reciba una copia de
la orden de compra? Fundamente su opinilSn.
6. l,Bajo que circunstancias se puede eliminar el pedido de co­
tizaci6n?
. .
7. Segun nuestro analista, del relevamiento del circuito de
abastecirniento de la empresa "Linema S.A." surge la siguiente in­
formacion:
"EI Sr. Di6genes es el jefe de Almacenes de Unema SA EI Sr.
Matias, jefe de Produccion, es el mejor amigo del Sr. Di6genes. Los
dos comenzaron a trabajar.en la empresa el mismo ana. Por la gran
. canfianza que existe. entre ellos, Almacenesinicila la gesti6n' de reposi.
cion de los distintos items cuando los saldos en las fichas de stack son
flulos, ya que el Sr. Matfas Ie avisa al Sr. Di6genes con 15 dias de an­
, ticipaci6n lanecesidad'que
prevetendni'Produccion de un determi-
103
"
9. Los autores Hammer y Champy expresan en "su Hbro.que la
infonmitica"capacito a las otganizaciones para romper viejas reglas
y crear nuevos modelos de proceso,"perinitiendoles hacerel trabajo
en forma radicalmente diferente.
Haciendo usa de la informatica, l,de que manera se podrian re­
plantear los m6duios 1 a 6 (inclusive) en el sistema de Compras'?
10. Ejercicio practico.
_
Sobre la base del modelo de la figura 5.6 Ie pedimos que con­
feccione un sencillo cursograma de compras menares de acuerdo
con el siguiente enunciado:
n
En e\ laboratorio "Aries las compras menores, asf como aque­
lias que deben sar abonadas necesariamente en efectivo S8 efectlian a
traVElS de un fondo Hjo que se halla bajo responsabilidad del asistente de
la oficina de Compras.
··-t-'
:,1
:!7
104
.....
FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1AS"
<~{
Con la colaboraci6n de uno de losintegrantes 'de una nueva oft­
cina de Sistemas en formad6n, S9 han implementado algunas normas
a los efectos de sistematizar en cierta forma el funcionamiento del
do.
,
Para la aprobaciori de las erogacianes que deben ser abonadas
par el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista d~ los nombres y firmas de
los responsables que se ihallan autorizados para soUaitar las aompen~
sacionesde gastcis rsspe.ctivos.
.
.'..'. ..
.
Por ofro lada; isola! autoriza gast03 debidamente documentados .
que no supersn el importa maximo establecidq porelgerente de Com­
pras, monto que es normalmente ajustado en forma mensual 0 bimes­
tral.
':
.
Sin estos requisitoselgasto esrecha:zadb y devue/to el compro­
bante respectivo al sector l responsable del mismo.
Par el contralto, en casp de aprobaci6n el auxiliar reintegra el
importe respectivo y Icumplimenta la planilla de fondo flja en original y
copia indicando la fepha, -concepto,importe y el sector de dandepro­
viene, asentando ad~mas en el comprobants del gasto, elnumero de
hoja If el rengl6n en que tal gasto es registrado en dieha
AI registrar cit.da gastoabtiene-en una columna al margen el
saldo .existente en elifondo, archivando en forma.provisoria la planilla '
eon sus comprobantes respectivQs, enel caso de que el salda no sea
inferior al.punta de reposiqion.
.
Si aSI ocurrieta,. el auxiliar obtiene la suma total de los gastos
reglstrados,y envfa ~I original de la planilla con los comprobante5 de
'. gastos aJ sector de Contaduria para su.aprobacion.
Contadurfaverifica .Ia_coincidencia.entre la planilla y los compro­
bantes de ga5tQS V, salvo en ej caso de existir diferencias, emite la or­
den de pago par dupli,cado, guardando la capia en su podery enviando
61 original a Tesorerfa junto can los comprobantes y la planilia del fon­
da fijo para I.a, confecci6n del. cheque yreposici6n del fando. ,
,~.,
.
'.
~
, ",.
..;; ';':." :~i: ;"~ ,.
UiIidad 6
Subsistema dePagos, .
"
subsiste~a de Pagos see~cargahl cancehici6n de
las obligaciones contraidas por la eIIipresa~'Estasob-ligaciqnes tie­
nen su origen en una cornpra efectuada a un provee~or, ja sea de
bienes 0 servicios, en los sueldos y jornales del 'persOJlal~ impues­
tos, obligaciones financieras, etc.
'
El
1. Alcanee
EI subsisterna de Pagos, que empalt;na con el de Compras, vis­
to en.1a Unidad anterior, comprende des-de el momento er que se
controla la obligaci6n' pendiente de cancelaci6n h3.$ta q~e el. pago
,se-hace ef~ctivo mediante la'entrega de los .valores al acreedor, se
recibe la constancia del, pago y se efecrua la contabilizaci6n' corres:,
'pondiente.
,: i' '
'El sector Cuent-as a Pagar (Hamado tambien Pago a Proveedo­
res o. Liquidaciones) es quien reune la documentaci6tftelPTIda a
compras U otras obligaciones de 1a empresa,. ~ con~la yconforma
para su pago en termino. , "
, "
",
....
107
FUNDACION UNIV£RSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
SUBSISTEMA DE PAGOS
sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recursos finan­
ciews de la organizflciOn, es guion confeccion~t el instrurnento de
pago y efecl:IJa la canceladon.
.
la clasificaci6n de las actividades que realiza
Peter Drucker, los pagos son parte de la gesti6n financiera y como
tal los ubica dentro de las actividades que produceD resultados.
de haber efectuado el pago. Esta modalidad es utilizada
mente pOL
que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis­
mas fiscales y previsiona1es.
Este servicio puede ser contratado pOl' cl acreedor para
zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contratar en un
banco el servicio de pago a proveedores.,En este caso el a.creeclbr es
concurre al banco para col;lrar,
. Cuando. se. trata de importacibnes tambien participa una enti­
dad bancaria puesto que el proveedor, norrnaluiente, exige In aper­
tura de un cre.dito documentario irrevocable, a su favor.
106
IVlodalidades
" Pago en sede del acreedor
El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y
en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es­
tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras­
.ladp de fondos por parte de lo~ empleados~
.. Pago a un cobrador
En este caso Ole avlsa al acreedor cUfu'1do esta e1 cheque dispo­
y se 10 retiene en Tesorerfa.
EI acreedor se ocupa del cobra directamente en, e1 domicilio
del deudor, recibe los valor-es (dinero, cheques, pagares) y Ie extien- '
de un recibo provisorio 0 uno definitivo de acuerdo con la modali­
dad de Stl empresa.
..
.
,
"Pago'a 'reparlidores
. '
Es una variante de la modalidad anterior. Cuando se redben
los productos, es el mismo repartidqr. e1 que efecrua la cobranza y
confecciona e1 recibo. Esta modalidad es comunen las empresas
qile se dedicana la venta de produttos alimentidos.
1!1
Pago por correspoluiencia
.. Pago en efectivo por fonda fijo
0
caja chiea
CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec­
tuars(') en efectivo mediante la utilizaci6n de un fondo fijo. El
fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado
. comprobant6s y dinero en ~fectivo ..
" Pago de sueldos JI jornales
El pago de sneldos y jomales constituye una modalidad particular
del pago que requiere norrnas de control y procedimiento especfficas.
El pago de sue1dos' y jomales puede efectuarse en efectivo,
previa extracci6n de fondos del banco 0 a trave.s del banco, )la sea
mediimte ia entrega del cheque al personal paraque 10 haza efectivo
en la entidad bancaria 0 mediante la apertura de tma
a cada empleado donde se Ie deposita e1 importe del sueldo.
el dinero de 1a cuenta mediante boleLas habilitadas par el
a
o,mediante taJjetaspara operar en cajeros automaticos.
. Elpago de sueldos y jomales, ademas de las modalidadcs ex­
puestas mas arriba, puedeser complementado con 1a entrega de tic­
kets para compra de comestibles, carga de combustible, etc. que son
comerciAli\0a<;ios pordistintasempresas que operan en e1 mercr,do.
. E1 deudoI" eBvla 'por correo un cheque para quese aplique a 1a
cancelaci6n de su deuda y a vuelta de correa Ie envfan e1 recibo corres­
pondiente. Es una de las formas. mas usuales :de pago a proveedores..
,
. dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes para queel
Uegue ·a,~\iJ.ien reaImente es etdestinatario,debiendo atender las
ltUj,U,U:..:>, de contrei .intemo que se refwren 11 Ia emisi6n de cheques.
.. f:''agv a traves de
un banco
EJ. deuds.rde;posita en la cuenta del acreedor. el importe adeu­
y .lequeaa:ui}a,
cQpia de la boleta dedep6sito como consta.\1cia
'.... .
~.
.~.
"
3. --------------------------3.1. Normas de control
movimiento de jondos
el
" SeparaciOndejlmdones
El manejo de' los' fondo;; no debe estar a cargo de la misrr
que realiza 1a
No esconveniente que el
to£!
FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA ·Ur=RNANDAAIAS·
. SUBSfST5MA DE PAGOS
realice la registraci6n contablede donde surge' el saldoporel cual
es responsable, aunque es posible que para S11 control y para con­
feccionar las.rendiciones que elevaalarea con table tenga que efec~
tuar a:1gunas anotaciones.
,
" . .,'
, ' ,
En eI.caso particular de los Pagos,la 'Jiquidacion y autorizacion
debe ser reali~ada por una persona responsab1e ajena aTesoreria.
• Aqlleos sorpresivos ,
Se r'~alizan para verificar 5i los valores en existencia coinCiden
con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser
sorpresivl) y realizado por persona ajena a Tesorerfa.
® Conceniracion de 1a responslibiiidad .
. Una solapersonasera la responsabl~ de la ,?lIstoqia ydel rna­
nejo de fondos (tanto delos val ores coino de las chequeras y talo­
narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei tesor~ro .. EI
clarificarlas respOhsabiJidades imptilsa al, e.mpl.eado a realiiarlata- .
rea con mayor celo, pero se debe cO'mpiementar con otrasmedidas
que ayuden al responsable a manejary conti-oIar los bienes c'onfia­
dos a su custodia;
.. Separacion total de los fondos .
Para un control eficaz de los fondos, es recomendal:Jle que los
provenientes de cobranzas esten separados de. los destinados apa­
gos; POl' 10 tanto, los valores que tieneh odgen en las cobranzas se
depositaran en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y l.os pa­
gos se efectuariin'mediante cheques e,mitidos, contra esacuenta ban­
caria. Para los pagos men ores que se tealizaran en efectivo se puede
.
, ' •. '
.
crear un fondo fijo 0 c:ya chica.·
Rotacwn del personal.
• Es conveniente que el persona] que maneja fondosrote peri6­
dicarnente"de manera que se. puedan detectar posibles errores en el
sistema. Aderrias, es aconsejabJe que este personal tome sus vaea­
cionesanuales y que otta persona de,la organizacion este capacitada
para realizar su reempiazo, como ,as! tanibien encasos de eriferme­
dad 0 egreso del personal. Los reemplazos serealizaran -cpreferen­
temente- con personal ajeno al sector y que no tenganamistad. 0
subordinaci6n directa con el re~mplazado. . ,
,
(I)
.
."
.
.:
'.'
'", ~
.
'i
.
.' '
.. Contabilizacion de las operaciones
Las 'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento 'defortdos se
registraran contablemente demanera que permitan el control de las
mismas y la consistencia con la informaci6n <ie otros sectores, por
ejemplo, total de debitos 0 creditos en cuentas de terceros'. La regis­
traci6n estara respaldada por la documentaci6n correspondiente. .
"'-:::
".'."
t09
.. Canciliaci6n bancaria
Es un elemento de control muy efectiv(), tanto' para la organi­
zaci6n como para el 'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas ' .
tienenqne ser,depositadas en su ,totalidad y que los pagos deben
'.
. efectuars(~ con cheques contra la misma cuenta.
. En(~ste caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa
practique personal ajeno al sector.
, 3.2. Normas de control interno especificas
del,subsistema'de Pagos '
.
if)
USQ
del cheque
.
- Todos los pagos deben efe'ctuarse mediante la emisi6n de
cheque, pUdiendo ser una exc.epcion el pagodegastosmenores.,
Esta medida per'mite, por un lado, disminuir el riesgo que im­
plica la tenencia de dinero en efectivo e'n la organizaci6n y, por otro
lado, ejercer un mejor control sobrelospagos debido a que se
dnin conciliar con elresumenbancario todas'las opetaciones
. rentes hI movimientO de fondos. " .' . " " .'. .
- Forma de emisi6n del cheque, Deben tomarse en cuenta
distintas modalidades que permite la legislaci6ri vigente ; si bien to­
'
I. Ley ~,4,452 sandonada el 8 de febrero de 1995. Esta ley dislingue dos clases de che­
ques: los cheques comunes y los, cheques de pago diferidti.' " ,
.
I) Los cheques comunes puedell ser emitidoi;:
,
"
.II) a favor d~ una person" 0 razon social detenninada;
.
b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil ~'no a laoroen",
c) al partador.
'.
,
La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn­
do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque
emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo ~er t1sufructuadopor
quien se ap.odeni de eL
'
"
_
En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be­
neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso;
,
Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de
una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452.
'
EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De
esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll.­
z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo­
tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:'
, '.
.
;."",
~-,.~,.;;; .;;:~~,;!,!,,~,r"'.;~:i'··
:'.• ",.,... ,.:;';;;;~~~;;:::-'7:;.-::---=,:,-" :",,:;:;.::,.~;,::,::;.- -
::~:
--'~";7
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA HHERNANDARIAS·
110
.
SUBSISTEMA DE PAGOS
das son validas, difieren en cuanto al grade de seguridad y a la
oportunidad de Stl uso.
_ Los cheques deb en ser firmados, por 10 menos, por dos
ponsab1es de Ia organizacion.
Con esta norma se persiguen dos finalidades. En primer luga~.""
que exista un control redproco entre los firmantes y de esta manera·"
detectar errores antes de- que el pago se haga efectivo. Esto implica
que los dos responsables' que finn an el cheque efect6en una revi­
si6n de ladocumentaci6n respaldatoria y Ia inicialicen, puesto que·
de 10 contrario esta norma no tendrfa sentido.
~
i :
!}
t
I'
r'
111
~-
Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che­
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando­
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser
.­
geneml 0 especial.
El £rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban­
caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba­
rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea­
mente, en la euenta a cuya orden fue emitido.
.
La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0
raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo pu~e
ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse
par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial.
.
A~e.mas, ellibrador C?m~ el.~ortador de un chC9ue pued~n indic~ el destmo~et paga ins­
cnblendo al dorso la mdicaclon concreta y preClsa de su ImputllClon. De esta forma puede
evitarse el reclarno posterior del acreedor.
2) Los cheques de pago diferido son un instrumento de creditoy constituyen:'una orden
depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild
autorizada, contra la misma u otro en la cual el librador a la fecha de su vencimiento debe
tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente 0 alltorizaci6n para'gi­
rar en descubierto (ientro de los limices de registro que aurorice el girado."
Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:
- In aperture de una cuenta para operar bajo esta modalidad.
- ia provisi6n de los cheques habiIitados a tal efecto.
Estas cuentas tienen un limite de registro (montos a operar)-corio sin aval de! banco. Cdri'
.estos cheques pueden efectllarse pagos a un plll1.o comprendido entre los 30 y 360
El ilcreedor que recibe este ripo de cheque puede:
. :-, ,'­
- presentarl? para su registro ante el banco girado, quienJI?, retendm y,entregara un cefft~
ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolvern eI cheque de ~
diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del fllncionano
autorizado 0 devolveni eI cheque de pago diferido rtchazado con.laconstancia c~pondlente.
.
.~ ,
- depositarlo para su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII
cliente. ~I ~ertifH;~do con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el ~~eque de
pugo dllferldo regtstrado con la: consmncla t:orrespondlenre 0 el cheque de pago dliendo're­
"-.
chazado co.n la constand a cOlTespondi~nte.
- tronsferlrlo por endpso con In sola hrmu del endosante, antes y despues del registro. U.
fecha de In present.ru.;i£n pam el registro del chequ,e fija In iniciacion del plaza de dif~~i:::;T
nmmto conslgnado~,J'l~eI
por el pagador (30 a 36() dIns).
····-'11
\ ,,,.
0
•
•
En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo­
ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo
que e\Io implica.
Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la
breta de cheques 0, en 3U defecto, destruirse el angul0 inferior dere­
cho donde el cheque se firma 0 en la parte donde figurasu numera­
cion.
Pago amparado CDn fa totalwad de los comproiJantes y
anulaciotl de los mismos
..
.
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res­
ponsable tendra a Ia vista Ia documentaci6n respaldatoria que Ie da
origen (factura, remito conformado,orden de compra, etc~) y se Ie
colocara el sello de "Pagado" y elnumero del cheque con el que se
efectuo el pago con el objeto de que no vuelva a ser present ada para
justificar 0 respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque debe ran
contro1ar que se cumpla con estos aspectos.
c>
//; Existenda de fondo ftjo ocaja chica
La caja chica 0 fondo fijo tenddun monto estipulado previa­
mente para realizar los pagos menores en efectivo, ,estara a cargo de
una persona responsable y sureposicion se efectuara peri6dicamen­
te mediante Ia emisi6n de un cheque previa presentaci6n de 105
comprobantes que respalden los pagos efectuados.
'" Pagos df! suelilos y jornales
Cuando se trate. del pago de los sueldos de la empresa es im­
portante que exista una separacion de tareas entre quien controla la
asistencia, quien preparaJa liquidacion de los haberes y quien efec­
ma elpago~ .
.
En este caso, es de especial interes ]a seguridad del movimien­
to de fondos para el 'pago (seguros de dinero en transito, traslado
por empresas especializadas, etc.).
El pago al eropleado se realiza previa identificaci6n y contra
entrega del recibo firrnado.
4. Informacion
ger~nc!?l
~.
_
~_
____~_
registros archivos utiliz ados en el subsistema de
(cuentas a pagar,
de bancos, 6rdenes de.cpago, etc.) contienen
.los datos referidos a la operaci6n de pagos y constituyen la base
FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANaJA MHERNANDARIAS·,
112
la informaci6n que se preparapara uso
A timlo
,___,__ ~2UB8!§}E.f~~4 DE PAGOS
ejem­
D()de:nos men(;ionar
cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a
~"'-Resumen
veneer.
-. Detal1e de 10~ diez principales acreedores.
-'.,' Broyecci6n qe pagos de la pr6xima semana.
. - Saldosdisponib1es en grulCQS.
-'Monto de cheques erfiitidos yuo entregados.
-'. Monto pagadovs. presupuestado.
- ' Totales de in~reses pagados por pago fuera de termino.
-', Totalesde descuentos obtenidos.·
- Saldo descubierto en banco no utilizado.
.
- ' Indice de IiqUidez (Disponibilidades vs. deudaa corto plazo).
lUS ',:)fecios
.J~"''''"'-'''''' con los cotizados prev'amente
(';1 proveedoL
- que in factura
!);:;
comprometidos porel 'H·,n;,~,.~, II H
- que las condiciones
pago .respondan a las preyiamente
pactadas.
- que, los totales . y los impuestos pertinentes estell bien calcu­
lados."
i !
- Cuentns a
Pngar.
- Ordenes de .
CO!llprn, Remito
e Infonne de .
Recepci6n.
(Legajode
:5. Descripci6n del subsistema
5.1. Diagrama debloque
•
'
I
2. Liquidati6n
,- FactW'll Y
del,Pngo.
Legnjo
conlrolados.
3. EmlsiOn de!
Cheque:.
'" Orden de Pago;·
-Documentnti6n
de respalrlo.
-Comprobnntes
retenciones
impositivas.: .
4.Pngo
-Of'
, En el diagrama de bloque detallado de la siguiente pagina se
. d(;')scribe, un subsistema de Pagoa Proveedores.. eada uno de los
modulos sera desarrollado a continuaci6n;.
I
5~2.
DescripciOn de los m6dul(}s.
M6dulo 1: Recepci6n dela Jactura delproveedor
Ti~ne lugar cmindo'el sector de Cuentas a Pagar reCibe la fac­
tufa del proveedor Yiprocede a su verificaci6n mediante 1a compara­
cion de la misma con el remito, el infonne de recepcion, orden de
compra,documentaei6n esta ultim~ disponible en archivo.
El control debecontemplar los siguientes'aspectos:
. - . que, las mereaderfas 0 servicios factilrados respondan a los
requeridos por laempresa.
. . . .
..
"
- ' que el remito se encuentre conformado por Recepcion en
cuanto a la cantidad de IpercaderiaS recibidas, y par Control de Ca­
1idad en cuanto a lascaracterfsticas dedicha mercaderia. En el caso
de tratarse de la prestaci6n de servicios, tambien debe, existir un re­
mite u otro fonnulario que de conforrnidad ala misma..· .
113
Control de In
Factum. Remito,
Inforrne de
Recepci6n. YIII
Onlende '
Compra•.
..:. Registrnci61l
-Factum y
LegnjcJ, .
- NotaS credito
debito,
- Subdiarios
0
prove~dores.
-Cheque
- Comprobnntes
relenciones'
5. RegistnlciOn i
1- Recibos.
- Orden de Pago.
\ - CuentaS
Corrientes
Provecdores.
-Cuentas
Bancarias.
.. - Actualiznci6n
CuentaS :'
COrrientes.
" - Actuoliznci6n
Cuenllis;
,. En caso de que de] controlefectuado smjandiferencias, Cuen- .
tas a Pagrui Q.ebe decidir el tnimite a seguir pudiendo requerir, por
",".
114
SUBSISTEMA DE PAGOS
FUNOACION UNIVERSJOAD A DISTANCIA uHERNANOARIAS·
ejemplo,la emisi6n de notas de credito y/o debito, segun corres~
panda.
Unavezefectuado el control, se registra la factum (y]a nota
de eredito 0 d6lJitocorrepondierite) en la cuenta del proveedor, as!
como el eredito por IVA, caneelando Ia registracion provisoria efec­
mada a1 irigresar la mercaderia:
Cuentas a Pagar
in
£.,
Credito fiscal IVA
IL
a Proveedor XX
CI
M6dldo 2.; Liquidaci6n del pago
.
Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad
del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir
1a orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones im­
positivas pertinentes.
Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se
comunica a1 departamento Tesorerfa que prepare el pago.correspon­
diente deJa/s facturafs del proveedor (ver figura 6.1).Elnumero de
copias en que se emite puede variar de acuerdo con las caracterfsti­
cas de cada organizacion pero, basicamente, debe contemplar el nu­
mero de copias que se de~la a continuacion con el objeto de satis­
facer con los siguientes destin os:
9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto
con la documentaci6n respaldatoria previo paso por Tesorerfa.
Duplicado: para Tesoreria. Se remite junto al origina11a do­
cumentaci6n respaldatoria (factura, remito confonnado, orden
compra, informe de recepcion, etc.).
" TripIicado: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado
transitoriamente a la espera de que el pago se concrete.
En este modulo es importante tener en cuenta que no obstante
el vencimiento que contengan las facturas, pueden estableeerse dis­
tintas prioridades de pagos, teniendo en euenta aspectos de indole
financiero. Por 10 tanto, Ia orden de pago debe pasar a autorizacion
del nivel correspondiente.
~
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CD
«
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15
.~
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m
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lii!
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'"III
"'"
III
Figura 6.1
115
116
FUNoACION UNIVERSIDAD A DISTANcrA ·HERNANDARIAS~
Modulo 3: Emisi6n del cheque
Tiene lugar cuando eLdepartamento Tesoreria, en fund6n de la
orden de pago autorizilda y la documentaci6n respaldatoria, J?rocede
a ernitir el cheque correspondiente. EI cheque debe ser emil:1do res­
petando la,snoimas vigentes.
.
___ Tesorerfa debe indicar enla orden de pago, en el espacio reser­
vado a t~lefec~o, ex mirnerode cheque, el nornbre del banco: la fe';
cha enql,leeshbrado:~el chequey ellmportepor el cual se emIte.
- Tesorena colocru;a la prirnerafinna al cheque y luego 10 entre~
gars. junto conJoda 1a docurnentaci6n(previa anulaci6n de la rnis­
rna con' e1. 'sello de "Pagado") y los comprobantes de retencion de
. impuestos, al funcionario responsable que controlara y fumaniel
cheque en segunda instancia.
Cumplido ell0, toda la documentaci6n junto cOIn el cheque
vuelve a Tesoreria.
.
Modulo 4: Pago
Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreda entrega 0 remite
los valoresal proveedor y, decorresponder, los comprobantes de re­
tencion de impuestos.; Contra ello, el proveedor emite y entrega el
.
recibo depago pertinente. .
Tesorerfa procede a archivar el dupUcado de la orden de pago
y entrega el opginal junto con la documeI;1tacion respaldatoria y el
recibo a Contaduria.
Modulo 5: Registracion
Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago
de la cuenta del proveedor'y acredita lacuenta de banco y retenci6n
de impuestos si corresponde, seglin eI siguiente esquema contable:
P·roveedor XX
a! B€;o. YY - -eta. Cte.
~ Retenciones Impnestos
No~a sobre el pai,o de, sueldos y jomales:
Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades
de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre­
, vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- .
17
tencia y lit liquidacion
brevemente a continuaci6n:
haberes.
modulos, se describen
.. Control de asistenda
departamento de Personal es quien realiza esta tarea~ Para
ella esnecesario que eada sector remita diaria,: quincenallo men­
sualmente, la informacion referidaa ausencias, pennisos especiales,
'horas extras autorizadas, .etc. Asimismo, debe ..existir algurt medio
de control que permitaconfrontardiC:ha informacion tal como las
tatjetas reloj 0 planillas donde elpersonal ficha su horario de ingre­
5.0 y egreso a Ia organizaci6n.
III LiquidaciOn de haberes
. Efectuw;l.o el control anterior, las tarjetas 0 plattillasdefiIma se re­
miten a1 sector Liquidaciones para que"sobre la base de la infonnacion
contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que,dispbne
el sector referidos a1 sueldo de cada empleado, asigmiciones familiares,
descuentos, etc., se efecttiela liquidaci6n correspondiente.
.
I Para llevar a cabo esta tarea, nbrmalmente se cuenta. con soft­
ware de aplicaci6n que realizaJos calculos pertinentese iniprime la
liquidacion.
.
.
.
Come producto de las operaciones desarrolladasen este m6du­
. 10, se obtiene:
.
'.- planilla de liquldaciones.
-recibos.
- sobres. de los haberes.
-libro de sueldos y jomales.
, - planilla de cargas sociales.
. ' ...... .
- estad,isticas referidas a ausentismo, horns ,extr~, etc,
.' Las pl~illas de liquidacion y de cargas sociales' que! rt:sultan
del proceso anterior, previe control y autorizaciondel jefe cle perso­
nal, pasan al sector Cuentas aPagar, para que confeccionella orden
de pago. A p~r de aUf, ·los modulos liquidacionde pago, ~misi6n
del cheque, pago yregistracionson basicamente similaresalos des­
criptos para pago a proveedores. . .
I
5.3. Ejemplo de un circuito de pagos
A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de un iprocedi­
miento de pago p. proveedores por correspondenciay el gclficores­
pectivo.
.
11 B
FUNDACION UNIVERSIDAD A DIST>JrNCIA -HERNANOARIAS·
Narrativo:
1) Contaduri'a recibe la siguiente documentaci6n:
- del departamento de Compras, el dupJicado de la orden de
compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM
mito, confonnado (original).
2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa.
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re­
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore­
ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia.
Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion
(legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne
de recepei6n; del remito y de, 1;. factum).
,
, 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan­
dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto
. con el duplicado de la orden de pago.
Archiva el original de In orden de pago.
6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo)
con el cheque y ei duplicade de la orden de page.
InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi­
tar una nueva presentacion.
7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de
Gerencia.
.
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago) a Contaduria.
.
.
8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor.
9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL
. 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti­
vamenre. Registra contablemente el pago.
Diagrama de Interdependencia Sectorial:
(Ver figura 6.2)
ISUBSISTEMA DE PAGOS
119
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Fip.ra6.1
120
FUNDACION,tJNlVERSIDAD ADl$TANCI*~HERNANDARIAS·
.
:;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS..
121
1;;/1, . . . ; . ;.•
I
6. Para suautoevaluaci6n
.
.
1. End eapftulo se han desarrollado una serie de modalidades .•
que puede adoptar e1 subsistema; de pago~~ Investigue aeerca de la
existenciade algumi. modalidad nodesarrollada en esta Unidad y
descrfbala brevemente;
.
"
' .
2. DeJas siguientes nonnas de control interno, l,cmiles son es- ,
pecfficas4~lsubsisteII1a de Pagos?: '.
-' Utilizaci6n de Caja Chica
- Emision de cheque "noalaorden" ....
-. Inventarios ffsicos.
- Deposito Integro dl? las cobranzas.'
- Aprobacion de la campra por el niveI adecuado.
- Separaci6n de funciones entre quien ,autorizael pago Y el
que custodia los fondos.
..
- Constituci6n de seguro por dinero en transito.
-' Separacion de funciones entrequienliquida 10s,haberes,Y
quien efecrua el pago desUieldos.
3. Hacienda uso de la informatica, l.se modificarf:an los m6du­
los descriptos queconfonrian el subsistema de pagos? Si la res:pues­
ta es afirmativa, indiql;le de que manera se podrfan replantear dlChos
rn6dulos. .
.'
I .
..
,
.'....
'
,,
4. l,Por que es necesario que Cuentas aPagar redba una. copia
de la orden de compra, del! remito y delinformede recepci6n? '
5. l,CuaIes son losformularios que tienen origen en el subs is­
tema de pagos? Indique la iinformacion quegeneran.
6. Investigue en empresas 0 instituciones desu conocimiento
acerca de los departamentos 0 sectores ,que.intervienen en el subs is­
tema de pagos., Compare l;a informacion obtenida con 10 visto en e1
punto 5 de esta Unidad y saque susconclusionesal respecto.
,
7. En las empresas qonsultadas para responderelpunto ante­
rior,observe cuantas copi~ se emiten de la Orden de Pago, con que
finalidad se emitecada UJ;1a, ,en que sector se ,archiva cadacopia Y
que ordenamiento tiene cadaarchlvo. ' ' ,
'
&. Si usted fuera gerilllte de finanzas de una empresa l,que in­
formacion referente al subsistema de pagos Ie solicitarfa a1 analista
de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela? Fundamente su
pedido; ,
9. Copfeccione el diagrama de.bloque correspondifinte ,w sub~ .
sistema delliquidaeion y pago de sueldos,y jornales, identificando la
informacion de entrada. el procesamiento de dicha infOrIilacion, los
.archivos y la informacion de salida.
10. Ejercicio practico: sobre 1a base delnarrativo ~orrespon~
diente al subsistema de pagosdado COmo ejemplo en ell punto 5.3,
Ie solicitamos que confeccione elcUfSograina cprrespondiente.
1.1
,:
p­
..
..9,,11.
L S _ M i M \ ' *. . .' "'I&&J1!
Unidad 7
Subsistema de Produccion
El
subsistema de Producd6n se encargadel desarrollo e
implementaci6n de metodos y planes para 1a fabricaci6n de produc­
tos, y del canjunto de tnlbajos necesarios para concretar la elabora­
cion de un bien nuevo a J?artir de los in~umos. _
1. Alcance
El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes
y su contabilizacion.
_
_
Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un
conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de
fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan
_ los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in­
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de
- produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la
--linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge­
nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro­
gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.
"':::::'..,
124
Peter D~cker, por su parte; ClaSifica la manufactura como tipi­
ca entre lasactividadesproductorasde resultados, y TomPeters se-: .
nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de'
rnarketingde laempresa.
I
.
2. Modalidades
'.
.
,.·.1
• Producci6n continua
"
'.
."
El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope· ,
raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,'
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul­
tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-.
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza­
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .'
,
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.
La industria continua; en general, produce para. inventario
grandes volumenes de articulos altamente estandarizados.
Dentro de esta clasificaci6n se encuentran, entre otros, los mo­
, linos harineros, las refinerfas depetr6leo, las fabricasde papel y.la
industria cervecera.·
I
' .
.
, . 'i
• producciOn por mpntaje
. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti­
tuido por unai:antidad de partes .que se ensamblanpara lograr el ar­
tIculo. Es laindustria del "armado" ;Cadauna de las partes que for­
man eL pioducto tiene un proceso productivo particular' que puede
(estampado,tefiido,
fresado, etce­
afectar a.distintos .'depa'rtarQentos
f
.', ,
tera.
'
'. '
,'.
"
)
El productoseen~ambla en las distintas etapas que convergen
en 1a llnea,denlOnt~je~nal'i
'. .
. ".
,.;' ,
" ' Dentro deeste tip!? se encuentran la industria de eleetrodomes­
tie~s, autom6viles, motores,etcetera.
. • ProducciOnint~rmitente 0 por 6rdenes
se
En esta clasifieaci6n incluyenaguellas industrias en las que
laproducci6nse lleva cab:o cuando existe UDpedido espedfico del
. cliente. Este tipo de prQducci6n es, por 10 general" llevada a cabo en
a
125
SUBSISTEMA DE PRODuce/ON
. FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" .
talleres y se caracteriza por actividades de corta duraci6n; bajo vo­
lumen y producto a medida. El equ1pc; y la mano de obm se organi­
zan en centros de trabajo por tipos similaresdehabilidacies. Se uti­
"lizan equipos disefiados para fines generales y lamano
obm es
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im­
" prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
• Producci6n por proyectos
Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge­
nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
.magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad­
ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
concierto,un edificio y una pelfcula.
3. Normas especmcas de control iuterno
• Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks
apropiados
. ' ,
..
..
Es reeomendable que el control de lasexistencias de bienes de
cambio se realice mediante el registro pennanente de l~ mismas.
Esto permite tener actualizado elvalor y volumen de las, existencias
pennanentemente.
• Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos
Es importante que se efectlien recuentos peri6dicosde las, exis­
tencias con la finalidad de ajustar 0 conciliar, a un momento dado,
los registros con tables y ficheros extracontables con los resultados
obtenidos .en esas tomas de inventario.
Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente
ql,le los mismos seansorpresivos y reaHzados por personas ajenas a
,quienes registni.n los movimientos pertinentes a los stocks o'deten­
tan la custodia fisica de'los mismos.
'
EI inventario contribuye a control<ri\y ajustar el resultado de
los movimientosfisicos en un perfodo de ti~mpo. evaluar ila eficien­
cia operativa en el manejo de las existencias y sus registraciones,
·
\,
.\
"
.~
\ ..,
"""
126
SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON
FUNDAC/ON UNIVERSIOAD A DISTANCIA "H£RNANDARIAS"
constatar existencia f(sica y controlar Ia imputaci6n Y valuaci6n
contable....
Es importante tambien considerar el casto de la tarea de inven­
tarios, asfcomoaquellos que se origin an porpermanecer inmovil
operativamente durante el inventario.
Respecto del alcance, es decir los .rubros que se deben inventa­
si la prganizaci6n lleya inventariopermanente es posible que
r~_cuehtos sean parci"ales, esto es comprendan detenninados
items.:;'
.
Si nO'se llevaran inventririos pennanentes se debera efectuar un
inventarioffsico total a fin de ano.
'
i
• Ajustes de inventario .
Los ajustespor diferencias de inventario debenin estarvalida­
mente justificados, analizados y autorizados por un funcionario res­
ponsable que sea ajeno a la custodia de.bienes.
• Custodia de 'existencias
. La: responsabiliad par el control y ~a custodia de los bienes en
existenciadebe recaer sobre un-a sola persona a quien se Ie deberan
asegurar toclas lasfacilidades de controL Ellocaldeslinado al dep6­
sitodebepermitir una protecci6n fisica adecuada de los bienes.
Asiinismo, es importante que condiciones denocal. como .hu­
medad, t~:mperatura y ventilaci6n garanticen que no se produzcan
deteriorosen los prodiIctos.
.
.•,Documentacion de todD movimiento de existencias
Todomovimientode los bienes enAlrnacenes debe estar am:"
parado poi un comprQbante. . . "
.
.
En ercaso de.1as entradas, Almacenes recibede Recepci6n e1
duplicadodel informe de recepcion (ver modulo 5 del subsistema
. _de, Compras) si se-trata de. materia') prima') 0 materialeso e1 dupli­
cado 'del parte de prodiIcd6n para el caso de productos ehtborados:
Las salidas; en cambio, debenin estar amparadaspor un vale
de salida de almacenes 0 parte depedido de,materiales"el que debe­
fa 'estar finnado por un responsable con atribucionespata realizar
pedidos.
. .
I'S
127
Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo
Se recomienda la fijaci6n de stocks nUnimos 0 punta optima
de reposici6n, asf como la determinaci6n del lote optimo que se
debe producir (vercomentario punto 3, Unidad 5).
e
Contratacwn. deseguros ejicientes
Es aconsejableuna adecuada cobertura de posibles siniestros
mediante la contrataci6n de seguros para los bienes de cambio (en
. proceso y terminados)", .
4. Informacionlgerencial
Los datos referidos a las operaciones de produccion que se en­
cuentran disponiblesen registros y archivos constituyen la base de
1a informaci6n que seprepara para uso de lagerencia. Como ejem­
plo de la misma, podefi1oS mencionar:
- Producd6n en unidades por tipo de producto.
- Informe de calidatl (% de productos rechazados).
- Horas trabajadas por centros de·costos.
- Haras de manteniimiento reales vs. programadas.
- Costos reales vs. tostos esmndares.
. Valuaci6n a costd total hist6rico de Ia producci6n del perio­
do.
- Rotaci6n de invedtarios.
- Consumos realesde insumos VB. consumos presupuestados .
5. Descripcion del subsistema
.5.1. Dillgramadeibloque
En e1 siguiente diab-ama de bloquedetal1ado se describe un
subsistema de producci6n tfpico. Cada tine de sus modulos sera de­
san-oHado en el siguiente punto.
128
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
FUNDACION UNIVERSIDADA DISTAN(;.IA "HERNANDARIAS" '
I Orden de
Producci6~~""""""
Fecha deil1!cio:
129
'.........--...-
FechGl.
terminaci6n:
Cantldad
, Precio
Details del,Trabajo: _ _ _ _,
2. Fabricaci6n.
-Orden de
produccion.
.
.,,---­
3. Seguimiento. '
_ Pane dlmio de
producci6n.
- Emilllpedidti
de llIlIIerioles y
Parte dlutio de
Producci 6n.
Proceso
..;.Control de
avance de In
Articulo
Imports
proollCci6n
respecto de 10
4. COIitrol d.,
dad.'
caii-I-producci6.n.
PMe diooo de, 1- Espetificac'
lecnicllS del
-Control de
clilidlld.
--,-­
pro-l-prodllcci~n.
PMC
5. Entregacle
ductos rermian·
dos.
'~
.
"
I}Subtotal
-"""--
Mano de Obra:
5.2. Descnpci6n de m6dulos
•
,
•
J
•
' i "
Proceso
G~nlidad de horas ' Precio
i,
M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "
produccion
La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op­
timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
se centra en la asignaci6q de'recursos, yJasincroniZaci6n (secuencia
ycronologia) de las pperaciones. Generalmente, el programa abarea
de uno a tres meses y se ,suele detallarpor semana. En estaactividad
se tiene en cuenta la informacion proveniente del plmi de producci6n,
las especificacionesde productos,. de tiexnposy movimientos.
El plan de prod1,lcci6n debe contemplar:
'''
~ _ E11l1ax~mo9':le pu~da obtenerseenese peri'odo, sin utilizar
mas, que ia. cantidad 'dlspomble de recursos.
.
, _ ,La lista de prod,:!ctos que sehan'de fabricar para obtener la
. maximacontribuci6n. :
_ La cantidad de cada uno de los productos que se han de fa­
bricar durante ese periodo.
"
...
,'
Importe
' '
-,-'-­
'" II). SubtOtal
Gastos:
--
01) ,Subco't,;
I) + II} +111) ,
"~
-
I
i
F~gura,7.1
130
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
iT
.... ­
IVIlI1Ull., el departamento de
PECIDO DE
Produccion emite la Orden de pro­
NomblOde
REAP§'lOVlSIONAMIENTO
!£aempro:il&
ducci6n (OP) (ver figura 7.1). Este formulario indica la discrirnina­
cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el
C! Cpmpra de nuevo slock
o Aepetiliva
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. Los
sectores productivos deben anotar las cantidades realmente utiliza­
o No repetitlva o Aeoosicion de slock
das y las horas trabajadas. Es conveniente el annado de dispositivos
de registro id6neos para lograr que a medida que una orden pasa de
Aequerido para el ...... / ...... / ..... .
un sectof,U otro se vayan anotando los consumos.
Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma­
nera:
Cantidad I
CanUdad
I. COd.
d"
DEseRJPCION
• Original: para
plld/elsa
IIInlteflada
/I'Ill"tW./
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
• TripJicado: para Costas.
I
Modulo 2: Fabricaci6n
Depended. del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de
industria que se considere (continua, intermitente 0 por montaje).
Los distintos sectores productivos, ]uego de analizar las nece­
sidades de materias primas, solicitan los materiales necesarios a tra­
del Pedido de Materiales (PM) (ver figura 7.2).
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
., Original: para Costos .
• Duplicado: para Almacenes.
Go Triplicado: Contabilidad almacenes .
• Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.
Modulo 3: Seguimiento
Comprende el control cuantitativo de la producci6n, es dedr,
el control del avance de las actividades productivas.
Se emite el Parte
de producci6n (ver figura 7.3) donde
constan las caracteristicas y las cantidades de los productos termi­
nados. Puede realizarse par sector, al concluir el proceso producti­
va, a en ambas instancias.
Este-comprobante suele emitirsepor
buirse de la siguiehte.manera: . •...
.
'" Original: para Costos.~':·
"Duplicado: para Almacen~f
~ Triplicado:12ara Cpntabi~~l:td. ·
.
'1',
<'f;,t~;',
ScVlcit»do
Aprobado par
ConJrotado
Aimacones Compru
por
Ad.... arflrmu
P~ldo cumelldo
. . FU8ple:pungitore (1994:38)
.
. figura 7.2
-..,
SUBSISTEMA DEPROOUCCION
FUNDACJON UNlVER$IDAD A DlSTAN{;IA:HERNANDARIAS'
132 .
133
• Cuadruplicado: para Fabrica.
1
Modulo 4: Controldecalidad .
C~mprende el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el.
control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise:­
no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala·
funcionjudicial asociada con la·calidad:~aquella realizada por el de.,
partamcl1t0,de·ControLde. Calidad. Dicha funci6n .noinvalida Qtras
. de caracter legislativ~ desempefiadaporIngenierfade Productoyde
caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n.
. ... ..
.
Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Parte· de control
de calicta.d,este comprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana
de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rnidad de
Control de Calidild..
. .
.
o
o
o
0­
Z
miento de producci6n. El mismo comprende los pasos desde la
emisi61'1 de la orden .de producci6n hasta la valorizati6n de la mis­
rna por Costos.
.
1)Plane,fl.mi~ntoyContrpl de la Produccion.emite la orden de
produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi­
nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon y triplicadQ aCostqs;·
'
2) Ep F;'ibpca s.~ aJlalizan las necesidades de materia prima y
'se· confecciona el pedido Ide .nUtt~~al~s:.Por. c~aa~plica<io. El origi­
nal ~ dos co~ias ,seenvlaq a Almacenes ¥elcuad~1?l~cado queda en
archivo .ttanSltonoenel secto.r.que efecma 1a reqUlsIcI6n, , .
3) Cuando Alm'acenes re7ib~ rlos tres'ejemplares del pedido de
materiales, controla q1,le los mlsmos esten finnados porel responsa­
ble del sector que efectU<l: 1a solicitud, sele~dona los articulos y los
envfa con las copias del pedide,. de inateriales. Previamente anota 1a
.
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A continuaci6npresentarnos .el relato· detallado, de un procedi­
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Modulo 5: ·Entrega de productos ierminadosi:z
Almacenes
Finalizado el proceso de control de. calidad, .la merc.aderia se
remite a Almacenes junto conel duplicado del parte deprociuccion
donde se actualiza e! stock y ·se 10 archiva enforma definitiva.
Eltriplicado,con el confonne de Almacenes, se remite Con­
taduria para quevalorice l~ producci6n·y 10 regis tie c:ontablemente.
.5.3. EjemplQ de' un circuito de·producciOn:
Narrativo:
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. ·Fi~ra.7.3
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. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON
134
FUNDACION UN/VERS/DADA DISTANtMA "HERNANDARIAS"
Almadn de P.i:
Conbililiidaq
J\lrruil:tooas
c..l<I.
.' Ca,lIibnld.
135
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0 lue~
go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun­
ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '.
, 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo
coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos
copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado.
5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi­
chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del
pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes.
6) Contabilidad Alm~cenes valoriza e1ped~do de niateriales,
archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas.
,
'" '.
7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde
Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa­
brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite
la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. '
. 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se
devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva.
9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden
de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a
Costas.
I
10) Costos cierra la orden de producdon y valoriza las capias
del parte. Archiva el original del parte de produccion con la orden y
envia el triplicado a Contabilidad. '
, ".
;.
Cursograma:
(ver figura 7 A)
6. Para su autoevaluaci6n ,
I
FigUra 7.4
. 1. Mencione tres tip(jlsde industri~ diferentes a los ejernplos
dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro­
duccion.'.·
"
.
.' ,
.
2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por
I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con
un procesq. continuo?
,
.
3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela si~
,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes:
.~
136
FUNDACfON UNfVERSfOAD A D/STANCf....~HERNANDARJAS·
"EI.Sr. ponald as e\ jefe de Almacenes de·D.isney SA.; hace 25
ai'\os que oeupe. slipuest~ y la experiencia que ha acumuladolo \leva
a considerar ventajoso el sistema por elcual cada dos meses, al y sus
empleados reaUzan un in'l(entarioHsico de las existencias en Almac{m•.
Cua\quie r.difereneia f,lntre~ el'recuento Hsico y los saldosasentados en
la ficha. de stock de C:ada :Uno de los !terns, es ail.lstada por elroismo y
al finalliarel ejerciciq contable sa encatgade enviar fotoeopiasde las
fichas. destockdeeadaul'looelo$ items para que Contabilidad GeneralprQcaoaavaluar las e'fistencias firJales.
.- , ... .
.
EI$r; Oo('\ald:no ~e lIeva I')lUY,bien conel~r.Mic~ey Oef6 de
Campra~), Ypor ella qada jVezquelos. saldoS de las flchas, de stock hart
Uegadaacero,adsnras de hacer el pedldocorrespondiente en forma;
telef6nica a Campras: emite par dup\icado uri Pedido de Reposici6nde
~ateriares, guedandqse 90n una:,c?pia la cual hace firmarala secreta-'
na del $r.'-Mlckey;Eieland91e el onglr:lal.· ... . ' , . , , ' .. ,,' .' .
. Ante laconsullaal! Sr. Donald de sisehancontralada seguras ..
paraeubrir'riesgos eh el ~lmacen, su respL\esta fue quepor orden del.
Gerente de Fin.anzas (Sr. Guffy),se, han reducido las p6lizas en un
20% respecto del anp !lnteri9rj y agr~gi1 quecad,B v~z que los bombe- .
ros pasan par .allfse; les porhpra un;bbho. eontribuci6nde forma de te­
ner uri? respuesta intnedl'ata ante un siniestro."
e
.
,
":.'"
"I
...'
Considerando pautas de control intarno Y procedimientos,
i., que opini6n Ie mereca ell presente comentario?
. 4. Realice un conientario crlticosobre los siguientes enuncia­
.. .,. I
.
...
dos: . .
_ La nueva teenolcpgia automatizada con el uso'derobotsy
computadoras en a1 area de fabric a' permiten incrementar la produc­
tividad Y.calidad sinl necFsidad de requerir operarios rouy califica~
dos, trasladandose los problemas de recursos huroanos a la obten­
ci6n de especialista en aquellos campos..
'
_ Los nuevos.enfoques de Justo a Hempo e invent¢o cero
han demostrado 1a poca'utilidadde losestudios detiempO, movi­
miefitos, metbd6s'y :e~tahdares,los cmtles han·dejado de ser tecni­
.
cas clave para el mejoramiento cieJaproductividad y la calidad.
_ Aunque, tod.os debencompartir laresponsabilidad por e1 .
mejoramiento de 1ai proouctividad Y la calidad, los departamentos
de Contral daCalidad e, Ingenieda Industrial' denen la mayor res­
pansabilidad.
I:
.
.
.
5. Analice y ej~mplifiquelos 'm6dulos explicaldos. en el punta
5.2. en la producci6n,. de
una abra teatral..
., .
.
.
.
'"
.,
·f,
~,;
,".; .:" •.,:__~:..:.-------
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
137
6. En e1 m6du10 1 del punta 5.2 se mencionaron lo~ireql1isitas
de 1a ord~n de producci6n. Ejemplifique una 'orden de producci6n
para las siguientes empresas:
"
.
a. Una agencia de turismo.
b. Una consultorfa en marketing.
c. Una fabric a de toal1as.
..
'
7. Proceda a listar cinco ventajas asociadas con 1a i fijaci6nde
stocks mfnimos.
.
8. Explique la distribuci6n y utilidad de las copias del parte
diano de producci6n mencionado en el m6dulo 3. Comparelo con
1a cantidad de capias del ejercicio practico cuya realizacipn se pro­
pone a continuaci6n.
9. Mencione y expIique las clases de funciones in'io1ucradas
con la caUdad (m6dulo 4, punto 5.2.).
:
10. Ejercicio practico.
., ,
A partir del enunciado que se exponea continuaci6nl usted de­
bera confeccionar un diagrama de interrelaci6n: sectorial: I !
• EI departamento de fabricaei6n emite el Parte diario de pro­
ducci6n par duplicado y envfa losarliculos fabricadas junto con ambas
copias a Recepeion.
• Reeepci6n reeibe los artrculos junto con el originally. duplicado
del parteidiario depradueci6n y controla .Ios artfculos can elimismo. Si
el control, es positivo, conforma el duplicado del parte diario,~ 10 devuel­
va a Fabrica. Posteriarmente, emlte la planilia resumen de entradas
par produccion par duplieado. Archiva definitivamente el :original del
parte diano de producci6n y envfa a Almacenes ,los artfculos junto con
at original y copla de la planilla resumen de entradas.·
"
• Almacenes realizael control entre la documentaci6n que reei­
be y los productos. En qaso de que, de positivo, asienta la entrada en la
ficha de stock, archiva definitivamente el dupiicado de la planilla resu­
. men y envfa 81 original de esta a Contabilidad de Costos. I
.
• Contabilidadde costos reclbe el ariginal.de la planUla resumen
de entradas porpraduccion, realizael procesocorrespondieQte y envfa
la misma,a Contabilidad Almacenes.
• Contabilidad.A1macenes con la planilla que'recibi6 de Contabi­
lidad Costos realizael asiento en la ficha destoek valorizada, y contrala
al stock. Si el stock.esta bajo el mfnimo emite .una nota enioriginal so.­
lamente y la envfa a Fabrica para.notificar la falta de stock: Fabrica re-­
cibe ta nota y realiza el proceso eorrespondiente.
• SI par el cantrario, el stoekesta sobre el mfnino) Coritabilidad
Almacaries archiva la planilla resumen de entradas de produccion par
~-
138
jfUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA NHERNANDARIAS"
fecha,y a fin de mes emite el comprobante resumsn de entradas par
prm:!ueCian par dLiplieada. Areliiva -Por. tacha el duplicado y envfa el ori­
ginal a Contabilidad General que reaHZb 61 proceso contable carres­
pondiente.
.. Fcibrica arehiva definitivamente el duplicado del parte de pm­
ducci6n.
­
. -;:::-.":::":::'"
~AtU.
9
*WfH&fNL££ L
£&L2ELJJY§id&ii&&i&it&&ili&&ii_
Unidad 8
Subsisterria de Ventas
EI
subsistema de Ventas comprende una serie de opera­
ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con­
sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus
productos y servicios.
1. Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre­
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu­
raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi­
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu­
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ­
cen resultados.
'';
,
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS'
SUBS/STfMA Of VfNTAS
Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati­
va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro­
duce los ingre~osnecesarios iparamantenerla viva.
.,: La venta comRrend~ tanto la1\lncion como el proceso, aqui
nos centr~emQ~ n€ ela,muis!is de,este ultimo, precisando los aspec­
tos LT1heren~sa su organizaci6n.
dem, y en algunos casas (par ejemplo las drogueri~s) integrar redes
'.,
.
infonuaticas.
.
'
",
140
,{,.,..,.
2. Modalidades
. "Las ventaS puederi.asutnirdistintasf~rmas y'en cada caso las
variaciones se reflejanin eni el diseno del subsistema. A,continua­
Ci6n mencionaremos
las-1."formas .tnascomunes.
.
.,
'
"
'
.,
.
.
• Segun las co:ractez:(stic~, del c.lien..te
Podemos distinguirentreventas locales 'y 'ex.portaciones. Las
primeras,. a vez, podran tomar alguna de .las modalidades que ve-· '
remos, peroel caso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro­
pias por estarsujetas alas !reglarilentaciones especificas, intenne­
diaci6n bancaria. dereclJos d~ exportacion,despacho aduanero. etc.
T~bien,atendiendo ala condi~i6n del cliente, podrfamos dis­
, tinguir ventasmayoristas del minoristas. seglin se trate deJa venta a
una empresa .que actuan'i C9IDO interrnediariao distribuidora de
venta al publico en generli.lEn ambos casos habra diferencias en .
cuanto a las .cantidades rnfnimas quese compraian y a laS condicio-'
.
nes de venta ytipo de ctedito disponible.
su
°
• Segunla.recejlcwn de Iipedido '
Aqufpodemos distinguir:
lkntas en salon. cuando el vendedor atiende a'los c1ientes en
. su lOCal. de\r~ntas, donde generalmente eXPQIie:sus pro~uctos 0
muestras de 611os. EsUi.'fuodalidad pu~de aplicarse tanto a las' vent as .
maypristas comoa las minoristas.
..,.. ..' ' . '
'
lkntas por corredores,1 aquf,vendeciores de la empresa visitan,
dir.ectamenteal. cliente! () a potenciates,adquiJ:~rttes;. ofrecenel· pro­
ductoo s'ervicioy de cqncretarse laveQta taman e1 pedido..
,\kntas par telefonb.o dorTeo, estecaso.el cOmPrador se cliri-.
je directamente, alvend,edoIlpara solicitarle pre~ios y condiciones. y
luego concretarla operyt-ci6n. Estamodalidad,~s usual entre: err~pre­
sasy en la actualidad puecf utilizar'medioscomo el fax y e1 mo­
en
::,:.,
-.;.'
141
• Segun las condiciones de p~goc~~venidas '.
I ,
.
Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque! 0 tarjeta de
. .
",
crectito 0 compra) y ventas a credito.
.' . ' En. esteultimo caso, elcredi~o puede, a,sumir.a s~(Yez distintas
modalida~es, par ejemplo cuenta corriente~ cuotascon garahtia 0
sin ella, can pagares. con tarjetade credito 0 comprai(en cuotas),
.debito aut6iIuitico en cuenta bancaria, etc~
• Otras modalidades
.
,,'
".
Seguramente pod(emos encontrar otras niod~idades; par
ejernp10 encuanto a'la entrega del producto hay entrega directa del
producto' a el servicio de la' organitacion .al cliente',o. can inter­
mediarios ya sean transportistas; concesionarios,etc. .
.
Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y
asf enumerar ot1'as .c1asificaciones. La importante es,advertirla va­
.riedad demodalidades que existen y las que podrfan crearse y tener
en cuenta, adermis;que no sonexcluyentes entre sf.
''
°
3. Normas especificas de controlinterno'
. '. Separaci.oTi de funciones
. .
Es un recaudo basico que )a persona que vendeno tenga acce­
so a los, registros de stock y de cuentas de los dientt1s; pues esto
evitaque quien realiz(ila operaci6nde ventas intervengatambien
en el circuit6 de control.
'
, : La venta debesepararse de la concesi6n delcredito, para que
nO.se otorguencreditos' a clientes que puedan ser insolventeso re­
sultar morosos.
, ',: Ventas tiene que estaf'separada de facturaci6n, para poder con­
trolar los precios que Ventas caleca en lanotade pedidoy .aplicar
los precios oficiales al confeccionar la factura; esto es facilmente al­
canzable can la informatica.
.
" ,. Aprobaci6n'd£,la vento.
, Tienen quefljar~e 'poHticas (por'escrito) referentes· a condi­
ciones de vent a, otorgarniento de creditos, deterrhinaci6n de pre­
cios. '
143
FUNDACfON UNIVERSIDAD
A DISTANCIA
"PTERNANDARIAS"
.
.
142
aprobaci6n tiene que estar a cargo de un funcionario res­
ponsable de creditos que conocera. el saldo de la deuda del cliente,
las notas de pedido ya aprobadas pero no registradas y el importe
de la nota de pedido.
iI' IJo1'lijicaciones
Tienen que estar autorizadas por un funcionario que tenga las
atribuciones necesarias segun. Sil· nivel jenirquico. Se puede· auton­
zar al vendedor a aplicar directamente un porcentaje de bonifica­
ci6n, segun montospreestablecidos, Ysi 10 excede tendn'i que recu­
rrir ala autorizaci6n deljefe de ventas.
III
Movimiento de bienes
La circulaci6n de las mercaderias tendra que estar resp~ldada
pm comprobante finnado por el responsable del sector que recibe.
decir que cuando Despacho recibe mercaderias de almace­
nes, debefirmar el remito correspondiente para que Ie quede como
la rnisma manera, el repartidor Ie fir­
constancia a Almacenes.
m:llli a Despacho, Yel cliente conformara el remito al repartidor.
En el remito constad e1 detaBe de cantidad y .caUdad de las
mercaderla5 entregadas.
Otro aspecto para considerar es cobertura por el riesgo de
traslado de Iii mercaderia fuera dela empresa, salvo que Ia condi­
ci6n de ]a operaci6n sea que esta viaja "por cuenta y riesgo
comprador".
.
• Documentacwn
.. Las notas de pedido, remitos y facturas estanin prenumeradas,
se archivaran por orden nume-rico, y en caso de que se anuIen, se
conservaran todos los· ejemplaresdeldocumento juntos. Se desig­
nani a un responsable para el control de la correlatividad de In do­
cumentacion. .
Esta norma toma canicter obligatorio por resoluci6n de Ia DGl
segun se detaUa en Apendice 2.
.
.
.
• Control de lajacturacion
conveniente que un s'ector. ajenoa Almacenesy a'Pactura­
efectueun control. cIUzado,correlacionl;l..lldo remitos yfactuni.s
y, asirnism.o, realicecomprobaciones selectivas sobre ca.lculos y
Contaduria sena el sec;tormas apropiado.
Infonnadt~~~renda~
. ~ __ datos
:;1.
operaciones de ventas se encuentran
en los registros y archivos (subdiarios de ventas,
cuentas a cobrar
y en las fichas de c1ientes .il otros) y son la base
la informacion
que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establece los perfodos que abarcan"i la informa­
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y 10 referido a la fonna de
presentacion (diagramas de barras, estadfsticas, cuadros comparati­
vos, gnificos). Como ejernplos de infonnes pueden citarse:
versus presupuestado.
- Monto de vent as
- Manto de ventas comparativo de los ultimos 12 meses.
- Los cinco principales c1ientes por monto facturado.
- Totales de venta ddt mes pOI' tipo de producto.
-Totales vendidos )" corrnsiones pagadas· por vendedor.
- Lista los
' COlli saMos vencidos en cuenta f'n'rMp·ntp
- Listado
los
habituales y que no han comprado
en el ultimo meso
- Listado de
crecHtos
importantes y condiciones
en que fueron otorgados.
- Tiempo promedio 'de demora entre el pedido y la entrega.
- Notas de pedido pemdientes de entrega.
5. Descripci6n del subs~~..:::te=m=a_______
s.l. Diagrama de hloque
En el diagrama de b10que detallado
la pagina siguiente se
describe un· subsistema de ventas a cr6dito tipico. Cada uno de sus
modulos sera desarrollado en siguiente punto.
5.2. Descripci6n. de .los modulos
lwtJ6dulo 1: Recepci6n del pedido
Tiene Iugar toda vez queexiste UD. requenrniento "de los pro­
ductos a servicios comercializados por la organizad6n. Este reque­
rimiento es captado por vendedor mediante una Nota de Pedido
y que luego sera valorizado en Administraci6n
Ventas
hizo el vendedor),can. las condiciones de venita vi gentes.
""
144'
FUNDACION UNIVERSfDAD A DIS"fANCIA "HEANANDARJAS'
SUBSISTEMA DE VENTAS .
\
Cllenta. .
'1 Co!riente'
·Clientes.
-Control
Gte., NP
eta..
nprobadas: y no
faetllrlldllSY
.,;. Regislro NP
limite de credito•.
.• aprobndns y alin . - AIllorizaci6n
no futtumdllS.
del Pedido.
- Actualil:.
- NOla de Pedido
IlUtorizadll.
. - Limite credito.
regi~ro:NP
p!:ndientes de
3. Preptll'llcion
delPedido
- Nora de Pedido
nIIrorizocia.
- Pi ChllS stocl:: de
artlculos.
-Control de
stock.
-Emision de
Remito.
;... Actunliz..
-Envlode
4. Despacho
~tock.
-Il.emito.
- Nota de Pedido.
- Remilo.
- Parte fallantes
. de mercnderfllll.
- Hoja de RuUl.
'
145
Nota de pedido 0 de venta (NP): es el comprobante que ernite
la parte vendedora al recibir los pedidos 0 encargos verbales de ca­
lidad, cantidad y precio de mercaderias 0 servicios solieitados por
el cliente, con sus corresporidientes condiciones de pago (ver Figu7
ra 8.1).
.
Es usual que se emita par cuadruplicado: E1 original se entre­
ga al c1iente y el duplicado y triplicado quedan en la qrnpresa; el
vendedor puede archivar el cuadruplicado para s~ control. Todo
esto sujeto;a las conveniencias y necesidades de cada ernpresa.
Modulo 2: Aprobaci6n del credito.
.
Tiene lugar cuando el departamento Ci6ditos recibt: hi Nota de
pedido, con el objeto de detemtinar el otorgamiento pno;'delc,rectito
alcliente.'
I
Las decisiones previas que deberan to-marse serm :ia det~nni­
naci6n del limite de crectitos a otorgar a los clientes y la, fijad6n de
los panirnetrospara concederlos, par ejemplQ"infOpi1e~ panc.afios,
ultimo balance, etc. EI limite fijado debe ser revisadq !periodiCa­
mente.;.
'
. ' ':.
. '; ,
, ..', ..
Para .p.eterminar el.credito disponihle, debe compararse ellfmi­
te de crectito asignado contra:
'.
.
, .
,"
-~emitQ.
Saldos impagos a la fecha
+ Pedidospendientes de facturaci6n
:
- Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..
5. Pllcturacioo
-FlII:tura.
-Remilo.
6. R'egisUru::iou
-i'lil.cturllr
-Remiloj
- SulxilariQ de
Vemas.. '.
- FllclUI1lS. .
- Remitos.
-Contnbilizacion
FIlCtunlS. .
-Actuali4. Ctas.
Ctes. '
;"N Dinrio.
Resumen.
.., ·CIn. cie. cHenle - Descnrga .
- Stocll:.
Helms Srock.
- Confecci6n A·.
ESt~ ~6dlilo implica varias' deciSiones prl?vias para 'establecer'
las condiciones jdeventa. 105 requisitosnecesarios para el otorga­
. rniento:· de Jbo~ificac~ones y descuen,tos. y la detemiinaci6n dle los
. . .
plazos de entrega.'
,. . _-- -'-'-"-~"-"~",.---------------­
Modulo 3: Preparacion del pedido
,
En el d~partamento Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a E~p.edici6n.
Si n~ hay exis~encia, se solic!t~ a pro~ucc~~n !ai n~p?sici6n
de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe­
..
...
dido a compras.
El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite
parte vendedora para entregar lO'vendido .~n eldQmicUio indicado
par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary ~compaii<u:las m.erca­
derias y para comprobar su entrega. (ya qu~ debe ser lfirrnado. de
confonnidad por quien reeibe el envfo).
' ."
.
El rernito es importante para las dos'partes que interiienen.en
si~das de
la venta, 11. Ia partevendedora lepermite controlar
las
11'".
146
I
FUNDACJON UNJVERSJDAD A DJSTANC1A "HERNANDARJAS·
00
147
SUBSISTEMA DE VENTAS
Documenlo no yaUda
soma factur'"
NOTA DE PEDIDO N°
Identificaci6n del emisor
Fecha:
CUIT:
Ing. Brutot
F..:hR: .......... / ...-..... 1..........
SMOrCl$: ......................................................................................................................__
DomlcIHQ: ............................................................... locaIId.bd: ..................................... .
ex-Caja Prevo Industria
y Comercio N.":
lVA Responsable Inscripto
DomiciJio
Seilor(es)
PciIL! .................._ ............................................. Flllct\a do .nuega: ........ I ........ / ........
·OIC N": ......:................... CUlT N" ................................. Sltuacl6n IVA: ....................
Embalaje: ............................. Trlll'llSpOl1e: ............................_ .......................................
__.,-""""',,'''''­
Enireglll'
Laa
rVA
Resp. No lnscrip.
emT:
an: .........................................................:.............-...........................................
_.ta. ......- ... _
...... -..
[C:6d.1 CJlII'It ISlid. .IM.&d41
11..._
""'" . _.. pc< _ _.............,
DESeRIPCIDN
I
Pue:/:
Obu"yaclcinell: ..............................._...........
UIIla: ...._ .......................................
Condic:lonas
de pego: ....., .................. .
:=:::::::::::::::::::::::::::::::::::~::=::::=:::::::::::::
BonIficacl6n: ....................................
[-1"""""1-- I
Documento no valida como fadtura
Cantidad·
Detalle
RECIBI CONFORME:
N' Habilitaciim
.. U·.~ ............H........U...... h.~_..a...... h.~"...
~,~."'.i;.~:.Ig....... AI~""ta .,.,.;,..
En."",~•. ~ OIl ~I. "".._
do .................. ".""'110'001 _ _.
·Eoil. ~qUflld. lujelO .1. 'jllo/:IGc:i6n data ........rdtodooa.
.
OIUGl-. .,~/,< .
. .
lJ>I
, Fecha de impresion: .
N' )Wxxx: al yyyyyy
CI,I~
Fuente: Pungitore (1994: 79)
Figura 8.1
Figura 8.2
SUBSISTEA4A DE VENTAS
FUNDA,cION UNIVERSIDAD,A DISTANCIA >lHfERNANDARIAS'
148
mercaderi~i4~ almacen, al encargado del transporte lepermite Of­
ganizar yC9Iitrolar:l~ end'egasy, unavez corifonnado".es la prueba .
de haber entregado 10, vendido y del derecho de cobrarIo, mediante ,
emisi6nde'Hdactura.
'
'
EI cOtUpradorpuede~ontrolaTlorecibido con lanota de pedi­
, do 0 cons1J:Oiden de compra y .COIll~JaCtura que luego, recibini. .
Es usu.ru'queeLr.emi~9 seaernhidoeon varias .copias. EI origi­
nal y el dupifc(idose:entreganalapetsc)na encargada del transporte~
Esta persomtdebe en~~gar jas mereaderias y el original del remito; "
haeer firma:fel. duplicado Icomo c:onstaricia y quedarse .can 61 para '
devolverlo','en el departamento Expedici6n. Otra copia del docu­
.' mento permitira la factura~i6n de '10 vendido.
.
A partir del renUto, t~mbiel1 :se efectua 1a bajaen his fichas de .
stock.
.
d]
AC11J!<'A:
Identificaci6n
dlel emisor
.
X.
fe.::i1E:
CUlT:
Ing._B.ru!.Ds: _
Cl{-<";"J3
rrev.· An
y Comercio N.":
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto
. Domicillo
Sci!or(e!i)
IVA
149
I
.Rcsp. Imcrlp. ."
Rcsp. No Inscrip.
CUlT:
Condiciones de ycnLa
RBMITON!
Deuillc
Cantidad
.Pn:cio uniLario' •
.Total...
I
. I
Modulo 4: Despacho
..
Tiene Jugar cuando el departamento de ,Expedici6n'recibe las
mercaderfas' pendientes deentrega junto con e1 remitocorrespondiente
y procede aefectuar las ent):egas de las mercaderias a losclientes.
Tendni-que deeidir el recorrido y el mediode transporte que se
utilizanl enlas entreg!iS.
Se utiIiza un formulario denominado Haja de ruta (HR).
: I
I
DescUCIllo
"'.'
," .. '"
., !
%
'l
..
i
.
r
,
,
,
\
.
I
, I
I
Modulo 5.; Facturaci6n ..
Tiene Iugar cuando el sector Facturaci6n, 0 directamente Con­
taduria, a partir dela copiadel remito, procede a confeccionarlas
factums.
La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante de la ven­
ta, que emite la part~ vendedora cuando entrega las. mercaderias 0
luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirvecomo .detalle
de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda y elplazo en que
debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando la venta es al
contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" .de la caja
registradora.·
.,
La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela vt:mta
y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta co­
:
.
.'
•
mente del eliente.
Tanto para la emisi6n del remito como de la factura es necesa.-·
rio tener en cuenta la Resoluci6n 3419 del 23/10/91 de laDirecci6n
I
-j',
I
Subtotall
I
I
mpucstoj
Subtotal:
IVA Insc. %
IVA No Insc. %
TOTAl:.
Imprcnlll:
CUff:
Fecim de impmillIC
NO Habllltaci6n
N° XlODCXX aI Y'IY'fI'I.
Figura. 8.3
~ i
I
I
150
FUNOAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA DHEANANoARIAS'
'"
SUBSISTEMA DE VENTAS
General Impositiva y sus modificaciones. Una sfntesis de sus princi­
pales aspectos se presenta en el Apendice 2.
Modulo 6: Registracion
La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende
dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de
Ventas (c,on el detalle exigido por la legislacion vigente) y de actua­
lizaci6n de 1a Cuenta Corriente del Cliente; y otm, mensual, consis­
te en el asiento resumen de ventas, segun e1 siguiente esquema: .
Deudoresporven~
a Ventas
a IVA-Debito Fiscal
53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito
A continuaCion presentamos detalladamente un proeedimiento
de venta a erMito y el grafieo respectivo.
Nq;~rativo:
1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec­
dona 1a nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri­
pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es
entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor
adherido a1 talonario.
2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la
lista deprecios, ficha dearticulos yen fichas de c1ientes verifiea las
condiciones de venta ycorrige si es necesario. Si no la acepta, la
envla nuevainente al vendedor para que se 10 comunique al Cliente.
Si la autonza, el original de la NP debe ser enviado a Crc5ditos y
triplicado queda archivado definitivamente.
3) En Creditos se analiza y controla la infomiaci6n recibida
del Cliente y de los baneos, se consulta en laficha del cliente e1 sal­
do de la deuda y si supera el monto de crMito disponible, 0 no reli­
ne los requisitos necesarios, se envia la NP a Administracion de
Ventas y luego al vendedor para que 10 comunique al Cliente. Si se
'Rutoriza se envfa la NP a Almacenes.
4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock en .
existencia.
.
PiguraS.4
151
152
FUNDACION UN{VERSfDAD A DISTA#C/A"HERNANOARIAS'
SUBSISTEMA DE VENTAS
153
I
5) Si hay existencias', confecciona el remito por triplicado y 10
· envfa a Expedicio,n ju~to con las mercadedas. La NP onginal queda
demorada en espera del triplicado del remito conforrnado par Expe­
dicion, para Iuego,ser pchivados definitivaIIlente.
6) Expedicion controla la mercaderfa con el remito y envfa eI
triplicado fiImado a A1macenes.
7) Emite la hpja de rota por duplicado.Prepara la rnercaderfa y
la entrega al transport~ con Iosremitos (original y duplicado) yIa
hoja de rota original, ~e quedacon el duplicadode la hoja de ruta
frrmado por el transpotjtista. .
..'
8) EI transporte entrega la mercaderia. .
..'
·
9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito' firrnado por el Cliente,
anota las observacioneS en la hoja de ruta y entrega en Expedici6n.
10) Expedicion c~ntrola Ia hoja de futa y los remitos. Destruye
el duplicadode la hojade rota y archiva definitivamente el original.
Finalmente,envfa aContadurfa los remitos conformados.
11) Contadurla, to~ando como base el remito conformada, con­
. fecciona lafactura por quadruplicado, envia el original y~duplicado al
Cliente, el triplicado a Creditos.
12) Con el cuadrujplicado y el remito se procede ala registra­
cion contabJe y, posteriormente, al enVlO a Cobranzas.
13) Cr6ditos actu~iza la ficha de los cHentes yarchiva defi­
nitivamente la factura.,
Cursograma: (ver figura 8.4)
.6. Para SUI autoevaluaci6n .
1. l, Cmiles son los limi tes del subsisteina de Yen.tas?
2. Ordene las mod",lidades .de venta partiendo de las mas usua­
les a las menos usuales de acuerdo con sus canocirnientos.
. 3. Enuna empresa:de su con6cimiento reconozca tres norrnas
de control internoreferi~as a1 subsistema de ventas que se cumplan.
y mencione c6mo se apl1can. .
....
.
·
4, En la misma orianizacion anterior entreviste al responsable
de ventas y soIicite quelle expliquecmll es Ia informacion· que el
necesita regularmente para la toma de decisiones y de quemanera
se la presentan.
5. ['9 u6 informacion se captura en la nota de pedido y para
I
I
•
"
.~~~~
'
.
,
6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el
subsistema de ventas t en que sectores queda archivado 'y con que
objetivo.
.
7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y! curu es el
destine y usa de cada una de ellas,'
.
•I .
8. [, Cmil 0 curues son los soportes que dan origena la regis­
traci6n contable? Indique cual es el procedimiemo de registro.
9. l,CuaIes son las decisionesque se toman para laaprobacion
del pedido'"
' .
10. Ejercicio pnictico. Dibujeel cursograJ.1;ta de Ventas al Con­
tado de acuerdo con los siguientes. datos:
.
1) Clients solicita al vendedor las mercaderfas.
2) Vendedor ofrocey vende•.
3) Confecciona laboteta de venta al contado -nota die venta­
. en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado at cliente. La
ultima copia permanec8 adherida al talonario.
Una vez agrupadala mercaderfala envla a Empaque,junto con
la segunda copia.
.
.
4) Empaque verifioa y cotaja la marcaderia con el triplicado de la
nota de vanta que acompafia a asta y la.embala. . . :
.
5) Cllante abona anla CaJa.
.
.
6) Caja recibe el importe de la ope~aci6n y estampa al issUo "Pa­
gado· en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el'original al
cliante y retiene al dupncado~'
,
. ' ..
. i;
.. 7) ;1 cliante toma la nota da venta sellada-original-;- y)a pre­
senta a Empaque. . '
....
.
.. . 8) Empaque veiifica ef original de la" nota d~ xenta qUIf recibe del
cllente con el triplicadoque estacon la rnercaderia. LaS sella "Retira­
do· y pone en poder de ,este la Mercader[a con el original de la nota de
venta. ArQhiva la copia mencionada.
1 i.
EI qliente sa lIeva su mercaderfa con al original de Is notal de venta.
AI terminar el dfa:
..
9) Caja entrega a Oontadur[a.eldinero,cobrado y la documenta­
ci6n -las copias: duplicados--:-que habra consaryado. .
I I
,
10) iEmpaque ,entrsga las capias' archivadas provisoriamemte (tn­
.' plicados) ~Contadr.ir[~.·
"
'.' .
11); Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas d~venta que
.. permaneqieron .en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de
Caja. Realiza la verificaci6n de las mismas con el,dinaro. .: .
12) Contadurfa asienta ventas.8 ingmso de~ro. Archiva ~ta Vanta
13):Contadurraentraga efectivo con tnplicados aTesorerfa.
~",,".J
.'. '::.> ~~
,.....~:-: : ,.': " -: .~. :.
'.~.
}:.:-:'.:,y ~:;~:,,:-:~·~.:.>5~-·:·.:r;~::,~·
,:
:~,
:;-....
..":'
:',~:"
~
",
..
"
­
101'"'
154
FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA uHERNANDARIAS"
En el apendice 3 encontrara resuelto un ejemplo similar con el
agregado de la infonnaci6n. gerencial que puede generar, las nonnas
de control interno que se aplican yalgunas que faltan en este caso
~'WW4ffl'f"6rre"U 'wp@
*fiNtfHW E 1!1IM'fMMM&M
.A
Unidad9
Subsis~ema
de Cobranzas
.En
el sUbsistbma de Cobranzas se integran todas las ac­
dones necesarias para h~ percepci6n efectiva de los derechos adqui­
ridos par laempresa. Estos derechos tienen su origen en la<; ventas
efectuadas yestan repres6ntadospor una cuenta 0 documentoa cohrar,
segUn se trate de una vent~ en' cuerita comente 0 documentada.
1. Alcance
El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en
que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y
basta que los val ores ~ercibidos ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 cliJent~.el comprobante respectivo. Luego se
. efectiia la contabilizaci6p correspondiente.
El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen­
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac­
tufa a del documento.
,
sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recurs os finan­
deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos
I
p.
156
FUNDACION UN/VERS/DAD A DlSTANCIA "HERNANDARIAS·
producto de la gestion de cobro y es su responsabilidad la custodia
de los wismos v SiU de p6sito en una euenta bancaria.
..
La gesti6n de Cobranzas es, en la clasificaci6n de laS activida­
des que realiza Peter Dru~ker, una actividad productora.de ingresos,
y como tal transfonna un: activo exigible (credito) en un activo 11­
·quido (disponibilidades). '
2. Modalidades
Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartidade las for­
mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese­
nan brevemente a continuaci6n.
. .
• Cobranza en C~fa .
EI eliente se tr.J,lada para realizar el pago de su deuda. Esta
modalidades comun :en los comercios minoristas donde el cliente
puedeeancelar sti deuda con dinero en efectivo, cheque.o bien con .
I
.'
tarjeta de eredito.·
Especialmente cuando se reciben cheques 0 efectivo, es conve­
niente que 1a empresa cuentecon seguros para la cobertura de posi­
bles riesgos sobre fos! fondos. El segura es contratado pOl' el monto
de riesgo eStimado por la empresa y quepodda estar dado por 1a to- .
tali dad de fondos confiad6s. a la custodia
de Tesoreria..
~
,
;
I'
.'
.
I·
.
• Cobranza por cobm4ores ....
de
Un empleadQ
la ~mpresaefectUael cobro dirt!Ctamente en
del· cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques,
pagares) y extiende un re~ibo, provisorio 0 definitivo, seg6n la mo­
..
. .
dalidad del procedimiento.
En este caso, es:con~eniente la cobertura del dinero en tninsi­
to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se
estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.
et domieilio
• Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio .
De acuerdo con 'las ~aracterfsticas del producto vendido 0 del .
servicio prestado, pu~de ser e1. mismo repartidor 0 prestador del ser­
vido quien efectua l~cobranzaen e! momento de entregar las mer­
cadedas 0 pres tar el servicio. Esta modalidadesuna variante de la
cobranza por cobradqres.
:,,,.l ::'-"
SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS
157
I. Co.branza por correspondencia
.
l·
EI cUente envia por correo un chequepilra aplicaral saldo de
sucuenta y a vuelta de correo Ie envfan el rl:?cibocorre~pondiente.
Eneste caso la empresa debera tomar los reoaudos necesarios para
eI control de Ia recepci6n de los valores y la confecci6n i de los com­
probantes respectivos.
. • Cobranza a iraves de un banco
En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte
adeudado. El deudor deposita y Ie queda.una copia 0 tal6n dela bo­
leta como constancia de haber efectuado el pago. Esta modalidad,
.que es usual para recaudar impuestos 0 para el cobra de s.ervicios
publicos, ,tambien se ha extendido a otras empresas, especialmente
para el cobro de cuotas 0 mensualidades .
El banco, por su parte, tambien remitira a su cliente una copia
o ta16n de la boleta de.dep6sito para que se pueda notificar de la co­
rrespondiente cobranza.
.
Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la co­
branza depagares que su cliente puedeentregar parael cobro~ y una
vez realizado el n:llsmo se Ie acredita el importe.directarnente en
cuenta comente. En caso de-no cobrarIo, el banco se puede ocupar
del protesto del mismo.
.
• Des.cuento d~ documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian
claramente de la operaci6n de eobranza, puede considenirsela como
tal ya que perrhite a la empresa transferir el credito aun tercero
(banco) y, de esta manera, disponer anticipadamentede dinero a co­
brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco
por el servicio que esta prestando.
• Cobro de exportaciones
En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban­
caria donde el compradoJ efeerua la apertura de un credito docu:,:
mentarioa favor del vendedor y que oportunamente seracancelado
a traves del banco.
'Y
______
<1-~."'II.~"M'JtJ.$-l5E
l>'".
SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
-----­
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"
-
158
Normas de control interno generales para
mientode fonaos
movi­
Estas nonnas han side explicadas cuando nos referimos al
sistema de Pages y, por 10 tanto,aqul solamente se enunciaran:·
de funciones.
<'1l Concentraci6n de la. responsabilidad.
III Separacion total de
fondos.
<iii Rotacion del ....<>rC'nn
<; Contabilizaci6n
las operaciones.
~ Arqueos sorpresivos.
•)
bancaria.
G
Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza
..... U.t1!1U\) las cobranza~ son realizadas mediante una gestion ex­
los val ores rec:auaa(10S
terna, esta nonna tiene po~ objeto evitar
sean utilizados para fines aJenos q los
empresa y, ~~'~UL~~,
mitir 1a pronta disponibilidad de los fondos.
De esta forma, los coBradores deben rendir diariamente sus co­
d, en su defecto, dt;;;positar directamente en
cuenta banca­
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
basicamf!nte, cuando cobrador debe gestionar 1a cobranza en
gares muy distantes
la ernpresa.
II
3. N ormas de control interno
.
Nonnas de control intenw espedjicas
subsistema de cobranzas
. . • Control de los recibos
. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y
es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua­
dernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en fonna corre1ati­
va y quedar una copia adherida a1 talQnario;
recibos tambien es­
tan sujetos a las disposiciones de Ia DGI (verresena en Apendice 2).
_ Al concluirse 1a utilizaci6n de un talonario, debe verificarse
correlatividad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica­
mentealregistrar las cobranzas rendidas. Cabe ac1arar que, deexis­
tir recibos anulados, todas sus copiasdeben quedar adheridas al ta­
lonaTio de modo de evitar la utilizaci6n de alguna de ellas indebida­
mente.
.
'_. Tambien es importante elcontrol de los talonarios recibidos
de1a iniprenta y que se encuentren bajo custodia de unresponsable,
que podrfa ser elTesorero. Toda entrega de talonarios a quienes
utili zan debe hacerse mediante constancia escrita can e1 objeto de
responsabilidades y toda vez que se
que el taIo­
en USQ se encuentra proximo a conc1uir.
•
de Ia correspomlencia
correspondencia,
seguridad de los valores e mform
cion recibida, debe sel'
un funcionario responsable 0 au
secretaria.
el caso
Se dtilice esta modalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-·
rrespondencia confecciona{a una planilla con el detalle
los vaJo­
res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo
Tesoreria .
esta manera,
recibe los valores acompafiados de
una planilla de cobranza,
en el caso de la cobranza efectuada
por un cobrador.
.. Control sobre los valo~es recibidos
- Para evitarque alguien pueda apoderarse de un cheque, es
importante que, aT momentb de su recepci6n, se Ie eoloque al dorso
una leyenda que restrinja st1 utilizaci6n, tal como "unicamente para
depositar en la cuenta de (nbmbre de fa empresa)".
. Si bien la norma adonseja no recibir valores postdatados, en
ciertas actividades es una tinktica comun. En estos casos es conve­
niente que se organice un atleeuado registro y seguimiento sabre los
mismos. Ademas, cabe ac1q.rar que la ley 24.452, sancionada el 8 de
febrero de 1995, introduce leI cheque de pago diferido cuya utiliza­
cion s~stituye esta mOdalidfd.
.
. - Las transferencias· de dinero 0 valores deben respaldarse
un comprobante f:lue permita deslindar responsabilidades
realizarse entre 1a menor
con respecto a su custodia y, adernas,
cantidad de sectores Dosibles .para facilitar el seguimiento.
Wi'"
160
SUBSIST5MA DE COBRANZAS
Para t~ner un mej9I: control de las cobranzas y de los fon­
dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va­
lores recibidos.,
l
.. Conceswnde
'
descuen~os por pronto pago
','
,
''
"
Can elobjeto de evita~posibles fraucles que pudieran cometer­
se mediante e1ingr~so'.alalernpresa de importes interiores a los re- ,
almente cobrados, JustIfical1do la diferencia con un descuento con- '
cedido, la concesion deest~ tipo de descuentos debe estar autoriza­
da por funcionarib ueIiueda bac,erus~ deesta atribuci6n.
En caso de que la co*ranza sea reahzada fuera de la' ernpresa,
se pued~ autorizar al CObr~dor aaplicar y calcular los descuentos '
corres'pondient~s, siempre ueelIo, este .debidarnent~ documentado
(podra estar estlpulado en ,a factura 0 bIen establecldo en una nOT­
, rna de cobranzas).
'
un
5. Descripci6n del subsistema
S.L Diagrama de bloque
CJ:,
Los registros, de ~obrlnzas y los archivos respecti~os c~nstitu­
yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge­
rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: ' "
,,'.
'
.
_ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec­
, . •
'
tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. "
_ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' ,
-:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta­
','
"
.
das.
"
Cuadro comp*rati+o entre totales de ven~as y de cobranzas.
_. Listado de c~entap a. cobrar vencidas con' fundamentad6n '
l, I
de las mismas.
_ Totalesde deseuerJtos concedidos.
_ CuadrlJ de ev~luci6n de cobranzas.
_ Totales,de do6umentos encartera y descontados.
, De acuerdo con ilas particuhiridades de cad a 'einpresa, esta in-,
formacion puede desagregarseporlrhea de J?roductoo servieio; par
cobrador~ por zona: gepgnlp,ca, par tipo de chente, ~tc..
,.
,
~~
.'
I'
En el siguiente diagrama de bloque detallado se idescribe un
subsist em a de cobtanza por cobradores. Cada uno de lqs modulos
, sera desarrollado en el siguiente punta. '
2. Cobra
4. Informacipn ~erencial
". 0.. •
161
------:--­
FUNDACION UN/V5AS{DADA DISTANCIA 'HERNANDARIAS'
>
J
\
- Li:itoollde
cobrnnzllS.
-: Factums y
documenl:Ol! II.
cobrar.
-;Valores y
documentos.
, ~Recibos
..,Uomprob.de
retenciones
impositiVIlS.
~Uisladode
cobrOJlzas,
"';Facturas y
do~mentos
3. Rendicion.de
In CobrlmZll
- Vlllore.s y
documentos.
- Reciboo.
- Comprob. de
,fetenciooes
impositivllS.
-Listado de
cobrnnzas.
- FactUms y
documentos no
cobmdas.
'
-: Registro,de
'j' - R.egiS!, TO de In ':
lIencimientos de: gesti6n de cobro dpeumentos no
documenlos.
. en ellistado de
cobrndas:
cobrnnzas.' '
JPncturns
-Control de
cobradas..
vniores; recibos y -Listado de
IlstadO; de '
cobrant.nS.
cobrania.s.
JRecibas
-Confecclon
-i Flanilla de
pillllill!lingresos , ingresoso
o caja.'
- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.
-Recibos
-,Comprob.Oe
rewncioJles
imptisitivUs:
, ..: Plnnilll1 de
in~as 0
caja.
- Boletlllple .
no
-Cuentas
,conientes,
- Documenters n
cobnil' (cuentas)
. - CUenw
bllllcw::ias~
-ActUllliznci6n
de etas. Qes.
- ActualiZacl6n
de documenloli n
t;obrir (cuentas)
- Actualizacion '
C1leIluls bnDl:aiias,
-',Boletas
-'------------'"-"...
~~~;
.....
162
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
DE COBRANZAS
- - - - - - - SUBS/STEMA
-
5.2. Descnpcion de los m6dulos
I
.i!'
'0
Tlene lugar cuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria­
mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co­
bra y de los documentos a cobrar, a recibe un detalle de los venci­
mientos del dia siguiente.
Sabre la base de esta infonnaci6n procede a clasificar las fac­
turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite
eWos listado/s de cobranzas pertinentes.
Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de­
partamento de Cobranzas detalla a los ccibradores las cobranzas que
deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que
puede apreciarse en la figura 8.1, cornprende:
III Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas:
Datos del c1iente (nombre, domicilio, TE)
- Nroo de lals facturals y/o documento/s a cobrar
Importe
- Descuentos concedidos
-.Importe neto a cobrar.
fi Datos a cumplimentar por el cobrador:
- Descripcion de los val ores recibidos
- Ntimero de recibo emitido.
- Observaciones (en este punto el cobrador podra sefialar
aquellos aspectos que considere relevantes de su gesti6n e indican!.,
por ejemplo, las circunstancias Dor las cuales e1 cobio no se hizo
efectivo).
El numero de copias en que se emite debe contemplar:
- origInal: para el cobradar. Se Ie entrega junto con las factu­
ras y docurnentos en el detallados.
-- duplicado: para el departamento de Cobranzas. Se mantiene
archivado transitoriamente a la espera de la rendici6n del cobrador.
Esta copia es firmada par el cobrador como constancia de haberse
notificado de la gesti6n que debe realizar y de la documentacion re­
(facturas,documentos a cobrar).
.
I
I
I
iii
Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza
163
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II:
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11".,.
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II \ I .
11
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11.1\
II
. Figura 8.1
Ullli-L­
164
FUNDACION UNIVEF1SIDAD A DfSTA.NCIA nHERNANDARIAS'
SUBS1STEMA DE COBRANZAS
165
Modulo 2: Cobra
Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para gestio­
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso de que el
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunstancia en el
listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto. Si el cHen­
te abona, eIcobrador prdiceder~ a emitir el recibo, efectuando, de
corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido.
Si se trata de la cobranza de un documento no esnecesaria la
ernisi6n del recibo puest~ queelpropio documento esentregado aI"
c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambienes l,lsual, para
mayor control, entregar elrecibo y luego de acreditados los valores
'
recibidosremitir el docuJTiento.,
Estoshechos,cobr~nza de facturas y/o documentos, tambien
se consignanin en ellistado de cobranzas, indicando en cada caso
los valores recibidos .. ,
.
EI Recibo (Rbo.)
el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En algunas or­
ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios y definiti­
vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador y,' posterior­
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definitivo. En
realidad, se trata de un tr~mite innecesario puesto que el recibo pro­
visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo.
En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto cancela­
do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y los valores
recibidos junto can la mention de las retenciones irnpositivas reali­
zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrador debe­
ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicamente, debe
contemplar el numero d~ (:opias que se detalla a continuaci6n con el
objeto de satisfacer los si gui entes destinos:
_' Original: para eI Cliente.
_ Duplicado: par~Tesorerfa.
_ Triplicado: para! Cobranzas.
".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del cobra­
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departamento
de Cobranzas.
.
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•
II
Fuente: Pungitore(1994: 120)
Figura 8.2
"
'"
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'
""
':.'
166
PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"
Modulo 3: Rendicion de La cobranza
Comprende basicamente los pasos siguientes:
1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el
listado de cobran~~s;
- sf el cooro ,lie hizo efectivo: los valores y/o documentos re­
I:'
cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec­
tuado el clientB y el numerode recibo emitido.
- gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o
documentos l'~cibidos junto con las retenciones impositivas que
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra
es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido.
- si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el
cliente no abon6.
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los
valores recibldo;§ en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos
y ellistado de cobnmzas.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores
entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto
de cobranzas y qu~ el total de dichos valores concuerde con el total
de los reciboj;,
Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co­
branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel­
ve al cobrador.
En T~!wroria se confeccionara posteriormente una planilla de
ingresos Q d~ caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro:­
ceded. a.deposit~f It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados
los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre­
sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna.
3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co­
branzas·. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas
cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par
los clientes y el triplicado de los recibos.
.
..
Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri­
floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes
aspectos:
... .
.
,.
--'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso­
rena.
..
'
.
.
".'
- que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y
docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica­
das Dor los cHentes cQincidan con e] total del listado de cobranzas,
•
.108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre­
lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el
talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas
y anuladas. Adernas, i1erificani la correlatividad con el ultimo
bo de la rendici6n anterior efectuada por e] cobrador.
. Si todD esta corretto, entrega a1 cobrador el duplicado del listado
de cobranzas firrnado pbr el y que rnantenfa archivado trlU1sitoriamente,
como constancia de la rendici6n efectuada por el cobradof.
EI departamento de Cobranzas procedenl a:
- archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co­
branzas.
i
I
- archivar las fa!l:turas no cobradas para seguir reclamando su
pago 0 detenninar I;U ~erivaci6n al departamento legal.
- remitir los tri~licados de los recibos a Contaduriapara ac­
tualizar las cuentas de !los clientes. (En caso
cobranzas de
curnentos y que no se fhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com­
probante para que se p~edan efectuar los descargos pl.'lrtinentes).
- remitir los cOn1probantes de retenciones impositivas a
I
taduria.
ModulO' 4: Regis~raci6n y Control
Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el
importe de Ia cuenta cO~iente del c1iente.
Asimismo, con el, cornprobante rernitido pOl' el departamento
de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en
la euenta de documentols a cobrar del cliente.
. La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas a cabo en este
subsistema dependera qeI sistema contable que posea cada ernpresa.
No obstante ello, un asH~nto tipo podrfa ser:
- Al actualizar las
·clientes:
de los
Cobranzas
Retenciones Irupositivas (*)
a Deudores po~ V ~mtas
.n de corresponder
Al registrar las planillas de
greso 0 caja
Valores a Depositar
a Cobranzas
168
FUNDACJON UNIV£RpJDAD A DISTANC4A "HERNANDARIAS·
.
I
Finalmente, .ContadtMa controlan'i que el saldo de su cuenta
depositos
cobranzas sea cero Yi efe~tivizani el seguimiento de
contra la euenta val ores a f!epositar.
.
5.3. Ejemp.lo de
u1 circuito de cobranzas
IlMico
....
. A continuation pres ntamos el relato detaIl ado de Ull pracedi­
1
.
miento de ~obranzas par Cjobradores y el grafico respectivo.
..
Narrativo:
II'
1 '.
I'
.
.
.
.
. .
..
,1) Enel sector!Coqranzas' se·dispone de loslegajos de los,
clientes cuyas deudas ve~cen dentro de la proxima semana. Cada.
legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen­
diente de cobro. . :. I .' . ' ,
2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y
se confecciona un listadol de cobranzas por duplicado que se entre­
gani a1 cobrador con ~as ftcturas yremitos. correspondientes. ,
3) Elcobrador ifirma el duplicado del listado de cobranzas
como consta~cia de qabe~10 recibido y 10 entrega en cobranzas don­
....
.
de.quedadernorado.•· : . .
4) El cobrador .!reci~e los valores que Ie entrega .el client(; y
confecciona el r~cib,p p~r cuadruplicado y entrega eloriginal al
cliente. A] final del dfa ~e presenta en Tesoreria donde entrega.los
valores recibidos, las! cop~as de los recibos con las facturas y los re­
mitos correspondientes ~ los cobros efectuados y. ellistado de co­
branzas.
.' . I
.,
.'
5) Tesorena controlill. el listado de cobranzas con los val ores,
losrecibos, facturas :y.re~itos.Deyuelve a1 cobrador eI list'ado' de
cobr~rizas sellado y finn~do yl se guard a el cuadruplicadode .los re­
cibos.··
' I ' . . . ', . . .'
.'. .,.. . '
6) El cobrador entr~ga enel sector Cobranzas ellistado' de 60­
b~an.zas sell~doy firTnadp, acomp~fia~o de los recibos duplicados. y
..
. tnphcado~,;yde las ~acturas Ylos Temlto,s.
EI1'.<;:obranzas sel control a el duplicado de los recibos con el
listado de cobranzas: selliado por Tesorerfa y entrega al cobrador .e]
recibo tripUcado vis;:ldo fpor el sector y .ellistado de cobranzas du­
plicado. Archiva eJ listado,de cobranzas. Envia los recibos.a, Conta­
duria para su poste~or registracion, junto a los legajos .con factUras
.
' . ,'...,'.
y remitos parasu arohivd.·
8) EI cobrador l:iesttuye ellistado de cobranzas duplicado y ar­
" chiva los triplicados de rtcibos por orden correlativo..
Figura 11.3
>
170
FUflJDACfON UN1VERSfDAD A
- - . - -..
""
el
en Tesorerfa se confecciona
una UHUJUW
por duplicado tomando como
los
y
cuadruplicados de los recibos que luego
vamente como constancia de
val ores recibidos.
valores son
depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se
la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito,
se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli­
cado.
En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e­
ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban
en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria
y se devuel­
ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente.
11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-·
rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes.
------~---
Cursograma:
(ver figura 8.3)
6. Para sa autoevaluac:i6n
1.
la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis­
rna.
2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n
de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar­
tamento de Cobranzas?
3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du­
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an­
tear dichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis­
terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan.
5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co­
branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto
, anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina­
-----------------
171
en que sec!:or se archiva
archivo.
v
7. En las organizaciones consultadas
las normas
control interno descIlptas para el subsistema
Cobranzas?
eJ
caso de que alguna/sno se apliquen, ~que recaudos se toman para
suplirlas?
8.
usted fuefa' gerente de finanzas de una empresa l,que in­
formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al
analista de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela?
mente su respuesta.
9. Confeccione un diagrama bloque correspondiente al
sistema de cobranza<; !donde se reciben los vaIores por correspon­
dencia, sintetizanda: la informacion de entrada, el procesamiento de
dicha informaci6n, los archivos y la informacion de salida (recordar
10 dicho en el punta 3.12. sobre este tema).
10. Ejercicio prac;tico.
Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema
Cobranzas dado como ejemplo en el punta 5.3, Ie solicitamos que
confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon­
diente.
.....
..
't
Wi_,',
we
jllm'
UnidadlO
.i i
. La informatica y
los sistemas administrativos
•·.·En la Unidad 2, dijhrios que el termind administrativo
era aplicable 'a toda actividad que creao lltiliza informacion. Poste­
rionnente, agregarnosque la informacion era la mat~ria prima de 10
administrative; se genera a partiride datossobre.las:~peraciones (in­
formacion operativa) y luego se recopilaysintetiza como fuente de
informacion gerencia1.
'.
.
En cada uno de los subsistemas basicos de una! empresa, desa­
rrollados en este Modulo dellibro, vimos ejemplific~do ese concep­
to {eJ]Jisiori, de formularios y su reinisi6n ia archivos; consulta de ar­
chivo~, anotaciones en registros, totales o'resurrienes de la informa­
cion registrada,etc.). Ahora, nos proponemos ver como impacta la
info~a:tizaci6n,sobre esas operatorias y los cambio~ que se produ­
cen en los subsistemas.
.
!
i.
."
.-"","'-'rr;"
-----­
jIP-.
"174
,
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAR1AS·
LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
-------
1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ul a era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad­
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi­
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun­
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi­
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des­
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac­
ceso a archivos tambien en linea..
.
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per­
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan­
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos.
.
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero· es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa­
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta­
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi­
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen­
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida­
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni­
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "
----
175
La tecnologfa inf~nnatica nos esta. permitiendo construir Siste­
mas cada vez mayores iy mas complejos, y segtin Benjamin y
(1993) seguin! de tal n?anera involucrada en un proceso de cambio
'":
que, al mismo tiempo,jseni mas COffiplejo. El proceso se complica
de varias maneras: sedesplaza el centro del conocimiento y, por
tanto, del poder, cambia la dimension temporal de Jos procesos y de
las deciSiones, y se reqtiieren nuevas estructuras organizativas.
Por su parte, Hammer y Champy (1993) al hab]ar del papel ca­
pacitador de Ia informatica, proponen pensar inductivamente, es
cirreflexionar sobre 1& tapacidad de ]a tecnologia para romper con
la forma de hacer nues.tro trabajo. De las tecnologfas destructivas
que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes:
- Bases de datos ~ompartidas: la informacion esta disponibJe
simuJta.~eamente en tan~os lugares como es ~ecesaria. ~u.ando 1a in­
formaclOn era sOportada! par eI papeI y archlVada en blbllOratos, Jas
tareas que requerfan esa ~nfonnaci6n tendfan a estructurarse secuen­
cialmente; ahara varias personas pueden usar Ja infonnaci6n en for­
ma
simultanea.
I
- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte­
nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des­
centralizacion. Cuando ~61o sedisponia del correo 0 del teJefono
para interconectar a ]a a~minjstraci6n central con una oficina dis­
. t~ntet.la buena practi~a, ~con~:jaba desce?tralizar para ~bten~r efi­
CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor­
macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa.
-- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden
trasladarse hacia ab~o fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la
vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide,
era aUf donde se toma~an Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de
software de modeJos que[ ayudan a decidir y el acceso a bases
datos permiten transferir decisiones hacia los niveles operativos.
- Identificaci6n y c'aptura automtitica de datos: los datos son
capturados en forma rapid~, oportuna y segura. Antes, la captura
dato era realizada por un Ioperador que debia Jeer e introducir los
datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologfas
(caracteres 6pticos 0 magheticos, banda magnetica, codigo de ba­
rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imagenes 0 de 1a voz hu­
mana, etc.) que permiten Iia captura automatica de datos y hacen
reaIidadel concepto de prdcesamiento en tiempo real.
~~'\.
176
FUNDACION UN/VERS/DAD ADIS fAf'JliiA
'HI:.:Hl'IJf"VL)/'Inll1;;,)
_ Computadoras de alta performa1'fCe: la notable patencia
nuevos computadore~, que son ala vez mis accesibles, penniten
manejar en tiempo real gran cantidad de informacion; por ejemp\o,
un computador central alimentado can datos trnsmitidos desde ter­
minales en distintos puqtos deventa y mere ados de productos pri­
marios, y quiza has~a prqnosticos economicos, permitira revisar ins­
tantaneamente planes p*ra ponerlos a tono con las necesidades .en
tiempo real, Y no p~r c01jl1paracion can datos historicos.
Estos.ejemplos, entre otros muchos, de los avances de la tec­
nologia irifomHltic~,junito con la mejora de la relad6n costo-bene­
ficio. por el abaratamie!1lto de equipos y. prograrnas" nos penni ten
apreciar la transfOfIillaci~n que se produce, nos610 en Jos procesos,
sino tarnb ien , en los negpcios.
2. EI impacto pe la informatica sobre los
pr,ocedimient,s administraiivos .
Vimos que u~o del los propositos de los sistemas ad~inistrati­
I
•
vos era. lacapturade dat~s. sabre las. ~peracio~e~, para luego proce­
'sarlos y transformar!os b mformaclOn para dlstmtos usos, des de el
contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decisio~es de la. direcci0r:. ~ara
apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca,anahzaremos esta actlvldad
,..,.
. en cada una de sus ¢tapas.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingresan,como dijimos, esUlln
referidosa lasdisti~tas ~ransacciones que se llevan a cabo en la em~
presa (ventas, pagos, (lespac~ode productos, mantenimiento de
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1 utilizar la computaci6n se
elimina el soporte fisico ya que un empleado los introducira por el
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico 0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iritervenci6n humanaganando en
rapidez y seguridad; aqicionalmente, mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de datos a distancia.
.
_ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de serutilizabJes poste­
rionnente deben identificarse. clasificarse y acumularse. Cuando el
proceso es manual la tarea puede hacerse guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas por tipo a tema y con un de­
temiinado orden (hum~rico, cronologico, alfabetico, etc.)~ otra for­
ma sena registrar los datos en un.libro 0 en una ficha, 10 que permi­
tina adem;is de clasifica,rlos,
acumularlos.
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...
LA INFORMATICA YLOS SISTEMAS ADMIN/STRAT/VaS
177
Cuando ]a acumulacion de datos se reallza contando con la
memoria del computador, las posibilidades de c1asificaci6n y de
acumulaci6n se potencian y ademas se obtienenventajas extraordi­
narias en cuanto al tiempo de recuperacion y a las posibilidades de
interoperacion. Evidenternente, la6portunidad y caIidao de la
, maci6n'mejoran notablemente.
;
- Procesos: los datos ,de las operaciones que !il1gresan, mas
los disponibles en archivo, son .la materia, prima que debeni ser
transfonnada con el objeto de obtener Ia informacion necesaria para
e] control de ]as operaciones, para decidir sobre nuevas operacio­
· nes, asf.como paranutrirla contabilidad y la informaqi6n gerenciaI.
Las funciones tfpicas oel proceso son: incorporar,loperar mate­
maticarnente, comparar, clasificar, enviar a archivo, recuperar de ar­
chivo, 'confeccionar soportes, producir informes, etc. Ffic;il es adver­
tir la diferencia de ejecutar estas funciones manualmente (aun con
· ]a ayuda de una calculadora 0 de una maquina de escribir, segun el
caso) 0 por media de un computador, en .materia d~lpotencial de
dJcuio f'j de velocidad y de precision de procesamiento.
.
-iSalidas: en este punto los. datos han cobrado significado y
utilidad~ convirtiendose en la informacion que· requeriamos para
: distintos fines: una consuJta puntual, un informe por .e!Xcepcion, un
informe' contable 0 un infomle para: la gerencia.Como In informa­
cion a obtener es el resultado del proceso descripto mas arriba, se­
·HiD notables las mejoras en cuanto a lacalidad, confiabilidad y
;oportunidad que proporcionara la infonnatica.
.
A modade resumen, podnamos decirque las principales mo­
·dificaciones a los sistemas adrriinistrativos por eluso ,de la tecno]o­
i gia infotmatica son las siguientes:
- Eliminaci6n de formularios y soportes fisicos que ya no se
requieren para transferir informacion entre :distiritos sectores. S610
quedan aquellos soportes imprescindibles por estar destinados a ter­
ceros 0 por exigencias legales (por ejemplo la Factura).:
-~Reemplazo de archivos fisicos por archiv:os magneticos,
uso corriun por seraccesibles desde los distintos puestos de trabajo.
,Aquf conviene diferenciar aquellos que contienen informaci6n rela­
·tivamente estable y que ,se denominan maestros (por ejemplo, bases
canicter transitorio
·de' clientes 0 de proveedores), de aqueHos
·(por ejetnplo de pedidos pendientes, compras del' mes, !ingresos par
cobranzas, etc.).