MENADŽMENT DOGAĐAJA IZVEDIVOST DOGAĐAJA doc.dr.sc.Senka Borovac Zekan IZVEDIVOST DOGAĐAJA Mnoga se događanja u cijelom svijetu otkazuju zbog raznih vrsta rizika, među kojima je od posebnog značaja financijski rizik. Kako bismo odredili izvedivost događaja, potrebno je provesti pažljivo ispitivanje izvedivosti i detaljnu analizu potencijalnih rizika. Na koncu, nikako se ne bi trebalo nastaviti s organizacijom događaja ukoliko se na pitanje:”Je li ovaj događaj izvediv?” ne može bez zadrške pozitivno odgovoriti. Ovo ne vrijedi samo za događaje kao što su promotivni događaji ili bilo koji drugi događaji koji za imaju povećanje ugleda, imidža, upoznatosti i sl. IZVEDIVOST DOGAĐAJA KLJUČ USPJEHA daju odgovori na sljedeća pitanja: Je li održavanje događaja dobra ideja? Imamo li sve vještine potrebne za planiranje i upravljanje događajem? Ima li događaj podršku zajednice? Postoji li u zajednici sva potrebna infrastruktura? Možemo li pronaći adekvatan prostor po prihvatljivoj cijeni? Hoće li događaj privući ciljanu publiku? Hoće li događaj imati podršku u medijima? Je li događaj financijski isplativ? Jesu li kriteriji za ocjenu uspjeha razumni (realni)? IZVEDIVOST DOGAĐAJA Osim navedenih devet pitanja, postavit ćemo si još jedno: „Koji su rizici?” Upravljanje rizicima jedno je od najvažnijih poslova organizatora događaja. Što sve može poći po zlu? Nikako ne želite da vas se povezuje s neuspješnom organizacijom događaja! IZVEDIVOST DOGAĐAJA JE LI ODRŽAVANJE DOGAĐAJA DOBRA IDEJA? https://www.sibenik.in/sibenik/sibenik-pun-razocaranih-partijanera-kojimanisu-javili-da-je-festival-odgo-en-obonjan-mogu-samo-gledati-sobale/62829.html https://pozega.eu/horvat-ugledni-dogadaj-se-pretvorio-u-preskupocirkusiranje/ IZVEDIVOST DOGAĐAJA IMAMO LI SVE VJEŠTINE POTREBNE ZA PLANIRANJE I UPRAVLJANJE DOGAĐAJEM? IZVEDIVOST DOGAĐAJA IMA LI DOGAĐAJ PODRŠKU ZAJEDNICE? Koje su pozitivne, a koje negativne posljedice održavanja događaja? Analiza podrške u zajednici mora uzeti u obzir mišljenja svih interesno – utjecajnih skupina. Npr. tjedni sajam autohtonih proizvoda u Zadvarju neće naići na velik otpor stanovnika, osim ako prodavači ne budu prebučni kada ujutro budu postavljali štandove. BOJKOT MJEŠTANJA https://www.bolinfo.hr/kultura-skolstvo/czk-bol/29-bolsko-lito/2018/9-festivalkulture-imena-u-bolu-od-22-24-lipnja/ IZVEDIVOST DOGAĐAJA POSTOJI LI U ZAJEDNICI POTREBNA INFRASTRUKTURA? Ponekad postojeća infrastruktura ne bi podnijela događaj određene veličine. Transport i parkiranje obično su važna pitanja. U slučaju sajma poljoprivrednika, ni jedno ni drugo ne bi bilo problem kad bi se sajam održavao u malom mjestu gdje je dovoljno otvorenog praznog prostora. TOČKA POKRIĆA Kako bi se pokrili troškovi svaki organizator bi trebao napraviti procjenu koliko će karata prodati da pokrije svoje ukupne troškove. Ukoliko ukupni prihod od prodaje karata pokrije troškove događanja možemo reći da je organizator došao do točke pokriće. U ovom slučaju pod troškovima ubrajamo i fiksne i varijabilne troškove. Pod fiksne troškove ubrajamo primjerice osiguranja, naknade za dozvole, najam prostora, administrativne troškove, oglašavanja, plaće, naknade za pokrivanje izvođača te ostale troškove koje se ne mijenjaju bez obzira na broj prodanih karata. Varijabilnim troškovima, s druge strane, smatramo one troškove koje rastu ili padaju s obzirom na broj prodanih karata. Možemo reći da varijabilni troškovi su direktno povezani uz uslugu ili dobro ovisno o njenoj količini. Ukoliko se proda više karata to podrazumijeva da će i troškovi hrane i pića narasti jer što više ljudi dođe to će se više hrane i pića konzumirati. Onoga trenutka kada se i fiksni i varijabilni troškovi pokriju prihodima od karata kažemo da smo došli do točke pokrića (Wagen i Carlos, 2008). RAČUN DOBITI I GUBITKA Račun dobiti i gubitka je popis prihoda, rashoda te neto dobiti ili gubitka određene organizacije u danom vremenskom razdoblju. Najbolje bi bilo kada bi proračun bio identičan računu dobiti i gubitka. Proračun je plan koji prati realizaciju računa dobiti i gubitka. Proračun se radi prije događanja dok se račun dobiti i gubitka radi poslije događanja. Kod organizacije događanja, račun dobiti i gubitka se izrađuje pojedinačno za svako događanje. IZVEDIVOST DOGAĐAJA MOŽEMO LI PRONAĆI PROSTOR PO PRIHVATLJIVOJ CIJENI? Za većinu organizatora trošak najma prostora je ključan čimbenik. Mnogi nastoje uštedjeti novac unajmljivanjem šatora ili nadstrešnica, te korištenjem privremenog smještaja, no ova metoda se može pokazati krivim načinom štednje jer su uređenje, osvjetljenje, struja i catering u takvim prostorima obično skuplji i riskantniji. Prednost posebnih dvorana je u već isprobanim i dokazanim objektima, sigurnosnim planovima, osiguranju i sl. Ukoliko se radi o zabavnom događaju, lokacija i cijena prostora imati će ključan utjecaj na određivanje cijene i na promidžbu. Trošak prostora također ovisi o vremenu za koje je potreban prostor (npr. sajmovi automobila i brodova) IZVEDIVOST DOGAĐAJA HOĆE LI DOGAĐAJ PRIVUĆI PUBLIKU? Lokacija prostora ili mjesta događaja ključna je za privlačenje onog broja posjetitelja koji nam je potreban da bi događaj bio uspješan. Identificiranje publike ključan je element planiranja za organizatore događaja. Prilikom planiranja izvedivosti događaja treba obaviti istraživanje tržišta radi identificiranja novih trendova (pogledati statistička izvješća!) Kada bismo kao ciljnu dobnu skupinu odabrali onu koja se smanjuje, smanjila bi se i izvedivost događaja u dugom roku. IZVEDIVOST DOGAĐAJA HOĆE LI DOGAĐAJ IMATI PODRŠKU U MEDIJIMA? Medijska potpora je vrlo bitna. Hoće li događaj privući nacionalnu i međunarodnu pažnju ili samo pažnju lokalne radio postaje ili gradskih novina, ovisi o vrsti događaja. Mudri će organizatori proučiti sve dostupne medije. Tako pokušavaju odrediti koje od tih medija potencijalni posjetitelji najviše koriste za informiranje. Primjerice, ako se radi o događaju namijenjenom djeci, organizatori bi trebali provjeriti koje su televizijske postaje, radijske emisije, novine i časopisi najpopularniji među roditeljima u toj zajednici. Priopćenja za javnost, gostovanja, pa čak i oglašavanje trebali bi se usredotočiti na te medije. IZVEDIVOST DOGAĐAJA JE LI DOGAĐAJ FINANCIJSKI ISPLATIV? Ako je događaj financijski isplativ i zajednici donosi mnoge koristi, organizator će biti u mogućnosti odbaciti većinu prigovora. Sajam poljoprivrednika vjerojatno neće donijeti ogromnu dobit, niti prikupiti znatna sredstva u dobrotvorne svrhe, ali bi mogao pridonijeti duhu zajedništva te lokalnoj zajednici donijeti neopipljive koristi. Kod većine događaja odluka o cijeni ulaznice za posjetitelje ili gledatelje iznimno je važna, kao i vrijeme donošenja te odluke. Ulaznice se ne mogu pustiti u prodaju dan nakon događaja, kao ni suveniri proizvedeni za događaj. Neuspješna prodaja majica, kapa i CD-a za događaj predstavlja izgubljene prihode. Prije nego što odredimo cijenu ulaznica, treba razumjeti lokano tržište i očekivanja potrošača glede vrijednosti koju očekuju za svoj novac. IZVEDIVOST DOGAĐAJA JESU LI KRITERIJI ZA OCJENU USPJEHA RAZUMNI? Kriteriji prema kojima se ocjenjuje uspjeh događaja po mnogočemu se razlikuju. Npr. sajam poljoprivrednika mogao bi potaknuti lokalne poljoprivrednike na razvijanje poduzetničkih vještina te proizvodnju i prodaju diferenciranih proizvoda. Teško je izmjeriti promjenu percepcije koju potrošači imaju o proizvodima neke regije, isto kao i povećano samopuzdanje lokalnih proizvođača. I jedno i drugo može se nazvati neopipljivim ishodom, te se rijetko ubraja u kriterije uspjeha, koje obično čine opipljivi rezultati, poput povećanja prodaje. Zanimljivo je s aspekta uspjeha analizirati vjenčanje. Treba li uspjeh ocjenjivati prema kriterijima mladenke, mladoženje, roditelja ili gostiju? Kriteriji prema kojima ocjenjujemo uspjeh moraju se odrediti prije održavanja događaja, budući da ćemo pomoću njih analizirati izvedivost događaja. IZVEDIVOST DOGAĐAJA KOJI SU RIZICI? Posljednje je pitanje ujedno i najvažnije, budući da su propast i neuspjeh uvijek mogući. Brainstorming je prvi korak, u tijeku kojeg bi tebalo otkriti sve moguće rizike povezane s događajem, a zatim ih rangirati. Rizici mogu biti sljedeći: loše vrijeme, vjetar i/ili kiša poplava požar rušenje zgrade ili privremenih objekata nezgode u koje su uključeni radnici i/ili posjetitelji kontrola masa sigurnost sudionika i uglednika trovanje hranom/pićem problemi s opskrbom vodom ili strujom... IZVEDIVOST DOGAĐAJA Sljedeći je korak planiranje rezerve za nepredviđene situacije kojim se pripremamo na potencijalne rizike. Treći korak predstavlja uspostavljanje politika i procedura kojima ćemo se nositi sa svim mogućnostima. Ukratko, cilj organizatora je povećati izvedivost i smanjiti rizik. IZVEDIVOST DOGAĐAJA SWOT ANALIZA: Uobičajeno je, a i vrlo je važno, napraviti SWOT analizu za svaki događaj. To obuhvaća analizu prednosti, slabosti, prilika i prijetnji događaju. S (Strengths) – Snage su unutarnje prednosti organizacije, primjerice entuzijazam i predanost volontera, specijalističko znanje inženjera zaduženih za osvjetljenje ili širok raspon proizvoda koji su nam dostupni prilikom planiranja teme i uređenja. W (Weaknesses) – Slabosti su unutarnje slabosti organizacije, primjerice vještine i znanje organizacijskog odbora, ili nedostupnost njegovih članova za sastanke. O (Opportunities) – prilike su sve pozitivne vanjske pojave, poput novog sponzorstva ili neočekivanog pozitivnog publiciteta. T (Threats) – Prijetne su također vanjske pojave: konkurenti, loš publicitet i neodgovarajuće ponašanje posjetitelja mogli bi se nazvati prijetnjama. IZVEDIVOST DOGAĐAJA U osnovi, izvedivost događaja povećat će se povećanjem snaga organizacije (i koncepta) te izvlačenjem što veće koristi iz prilika koje nam se pružaju. S druge strane, prepoznavanje potencijalnih slabosti i suočavanje s njima svest će rizike na najmanju moguću mjeru. Procjena potencijalnih prijetnji i izrada planova i rezervi kojima bi se njihov utjecaj smanjio također će povećati izvedivost događaja. PITANJA ZA PONAVLJANJE: 1. Koji je najznačajniji rizik prilikom organizacije nekog događaja? 2. Treba li se prihvatitii organizacije događaja ukoliko on nije financijski isplativ? Obrazložite svoj odgovor. 3. Na koja sve pitanja trebamo dobiti odgovor prije nego što se odlučimo organizirati neki događaj? (nabrojite ih najmanje pet!) 4. Zbog čega se kriteriji prema kojima ocjenjujemo uspjeh moraju odrediti prije održavanja događaja? Navedite neke od kriterija kojima mjerimo uspjeh nekog događaja. 5. Koju metodu je dobro koristiti kako bismo otkrili sve moguće rizike povezane s događajem? 6. Nabrojite barem šest rizika s kojima se može susresti organizator nekog događaja! 7. Što obuhvaća SWOT analiza nekog događaja? 8. Zbog čega konkurenti predstavljaju prijetnju nekom događaju? 9. Može li publicitet predstavljati ujedno i prijetnju i priliku za događaj? Objasnite kako i na koji način. Navedite primjer. 10. Što je cilj svakog organizatora nekog događaja? STUDIJA SLUČAJA Odredite izvedivost sljedećih koncepata događaja pomoću navedenih pitanja te ostalih dostupnih informacija, potom ih poredajte prema izvedivosti, počevši s najboljim. Poljoprivredni sajam u prosincu u Sinju Izložba cvijeća u Splitu u veljači Vjenčanje na otoku Hvaru u listopadu Festival umjetnosti izrade paške čipke u svibnju na otoku Pagu Utrka lađa u dolini Neretve u srpnju Maraton u Trogiru u siječnju Festival hrane i vina na Braču u prosincu Izložba poljskog cvijeća u Sinju za vrijeme uskršnjih praznika Proslava proljetnih praznika na Braču u travnju ZADATAK Odredite prednosti i nedostatke, a time i izvedivost sljedećih događaja s obzirom na vrijeme njihovog trajanja : Jednodnevno s jednim zasjedanjem Više zasjedanja u tijeku nekoliko dana Godišnje održavanje tijekom više dana Za svaki od ovih događaja navedite primjer koji bi se trebao temeljiti na konceptima koje smo naveli u ovom i prethodnom poglavlju. Zahvaljujem se na pažnji!