Manual de
Referencia
Excel
Niveles: Básico,
Intermedio y
Avanzado
Profesora: Lidia De Sousa
Tabla de Contenidos
CONCEPTOS BÁSICOS ....................................................................................................................................... 3
ABRIR HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................................................ 3
CONCEPTOS BÁSICOS ....................................................................................................................................... 3
CREACIÓN DE TABLAS ...................................................................................................................................... 6
CÓMO INGRESAR Y MODIFICAR NÚMEROS Y TEXTOS EN UNA CELDA ........................................................................... 6
CÓMO BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA....................................................................................................... 7
CÓMO MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA .................................................................................................. 7
FUNCIÓN AUTOCOMPLETAR DE EXCEL ................................................................................................................. 7
SELECCIÓN DE RANGOS DE CELDAS ADYACENTES Y NO ADYACENTES ........................................................................... 7
SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS CONTIGUAS .................................................................................................. 8
SELECCIÓN DE UN RANGO DE CELDAS NO ADYACENTES ............................................................................................ 8
DIFERENTES COMPONENTES DE UNA FÓRMULA ..................................................................................................... 8
SIGNOS DE OPERACIONES.................................................................................................................................. 9
INGRESAR UNA REFERENCIA A UNA CELDA ............................................................................................................ 9
FUNCIONES Y ORDENACIÓN DE DATOS .............................................................................................................. 10
CÓMO USAR UNA FUNCIÓN ............................................................................................................................. 10
ARGUMENTOS .............................................................................................................................................. 10
NOMBRES DE FUNCIÓN .................................................................................................................................. 10
ASISTENTE DE FUNCIONES............................................................................................................................... 11
INGRESAR UNA FUNCIÓN USANDO EL ASISTENTE DE FUNCIONES ............................................................................. 11
BOTÓN AUTOSUMA....................................................................................................................................... 13
CÓMO USAR AUTOSUMA ................................................................................................................................ 13
FUNCIÓN PROMEDIO ..................................................................................................................................... 13
ASISTENTE DE FUNCIONES PARA INGRESAR LA FUNCIÓN PROMEDIO ........................................................................ 13
CÓMO USAR LA FUNCIÓN DE AUTOFILTRO .......................................................................................................... 14
CÓMO ORDENAR DATOS EN ORDEN ALFABÉTICO Y NUMÉRICO ................................................................................ 16
GRÁFICOS .................................................................................................................................................... 16
RECONOCIENDO LOS DIFERENTES TIPOS DE GRÁFICOS ........................................................................................... 16
GRÁFICO DE COLUMNAS O BARRAS ................................................................................................................... 16
GRÁFICO CIRCULAR........................................................................................................................................ 17
GRÁFICO DE LÍNEAS ....................................................................................................................................... 17
Las diferentes partes de un gráfico ...................................................................................... 17
CÓMO CREAR UN GRÁFICO DE COLUMNAS USANDO EL ASISTENTE DE GRÁFICOS DE EXCEL ........................................... 18
ASISTENTE DE GRÁFICOS DE EXCEL ................................................................................................................... 18
ASISTENTE PARA GRÁFICOS ............................................................................................................................. 19
ASISTENTE PARA GRÁFICOS ............................................................................................................................. 20
ASISTENTE PARA GRÁFICOS ............................................................................................................................. 20
ASISTENTE DE GRÁFICOS................................................................................................................................. 24
PLANTILLAS DE EXCEL..................................................................................................................................... 24
Plantillas para soluciones de hoja de cálculo ........................................................................ 25
Plantillas dentro de cada tarea ............................................................................................ 25
ERRORES EN LOS DATOS.................................................................................................................................. 27
FUNCIONES DE FECHA Y HORA .......................................................................................................................... 29
FUNCIONES DE TEXTO .................................................................................................................................... 30
FUNCIONES DE BÚSQUEDA .............................................................................................................................. 31
FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................................................................................ 33
OTRAS FUNCIONES ........................................................................................................................................ 35
FUNCIONES ESTADÍSTICAS ............................................................................................................................... 35
Pág.: 1
FUNCIONES LÓGICAS ...................................................................................................................................... 36
FUNCIONES DE INFORMACIÓN ......................................................................................................................... 36
ENLAZANDO Y CONSOLIDANDO HOJAS DE TRABAJO .............................................................................................. 36
EL FORMATO CONDICIONAL............................................................................................................................. 37
FORMATO DE CELDAS..................................................................................................................................... 39
FORMATO DE LOS VALORES NUMÉRICOS ............................................................................................................ 47
EL FORMATO CONDICIONAL............................................................................................................................. 50
CÓMO APLICAR UN FORMATO CONDICIONAL A UNA CELDA: ................................................................................... 53
FORMATO DE CELDAS..................................................................................................................................... 61
INSERTAR DIAGRAMAS CON SMARTART ............................................................................................................. 62
IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS EN EXCEL ........................................................................................................... 64
IMPORTAR TEXTO .......................................................................................................................................... 65
IMPORTAR DESDE OTRAS FUENTES .................................................................................................................... 68
IMPORTAR DESDE OTROS PROGRAMAS .............................................................................................................. 69
EXPORTAR LIBRO ........................................................................................................................................... 69
MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO DE EXCEL.................................................................................................... 70
Funciones de base de datos ________________________________________________________________ 77
Atajos del Teclado ______________________________________________________________________ 774
Pág.: 2
Conceptos Básicos
Excel es un programa de hoja de cálculo, es decir, una aplicación diseñada para trabajar con datos
y números. Este poderoso programa es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
fórmulas químicas complejas o manipulaciones y representaciones de estadísticas en forma
gráfica.
Como su desarrollo está basado en el concepto de una hoja tabular, o sea en forma de tabla,
aprender a usar las funciones básicas de Excel es tan fácil como llenar una.
Abrir Hojas de Cálculo
Excel tiene mucho en común con los otros programas de Microsoft como Word y PowerPoint,
entre otros. Todos estos programas se pueden abrir de la misma manera. Visualmente son
relativamente parecidos y muchos de los comandos básicos son similares.
Conceptos Básicos
Al abrir la aplicación de Excel, encontraremos una hoja de cálculo en blanco y en la parte superior
de la pantalla, una barra de menú.
Si hacemos clic sobre cada una de estas palabras, se nos abrirá un menú diferente. Cada menú nos
ofrece una selección distinta de posibles acciones.
Debajo de la barra de menú encontraremos la barra de herramientas:
Esta barra presenta varios íconos, correspondientes a funciones diferentes. Aunque en algunos
casos, éstas son las mismas a las que se accede a través de la barra de menú.
Debajo de la barra de herramientas encontrará una casilla larga y a la izquierda de ésta, el símbolo
“=”. Ésta se llama la barra de fórmulas.
Debajo de estas barras hay una cuadrícula que, en el borde superior está identificado con letras y,
en el lado izquierdo, con números. Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno de los
cuadritos en la cuadrícula se llama celda y todas las celdas en una línea vertical forman parte de
una columna, y todas las celdas en una línea horizontal forman parte de una fila. Cada hoja de
cálculo tiene exactamente 65.536 filas y 256 columnas.
Pág.: 3
COLUMNA
CELDA
FILA

Cada columna o fila se denomina por la letra o el número correspondiente. Las filas están
numeradas de 1 a 65.536 y las 256 columnas están marcadas, cada una, con letras (A, B, CH,
CI, DE, etc).

Las letras y los números también se usan para determinar el nombre de cada una de las
celdas. Por ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado superior de la cuadrícula,
que está formando parte de la columna A y de la fila 1, se llama A1.

Si hacemos clic sobre una de las letras, se selecciona la columna correspondiente a la letra. De
igual manera se seleccionan las filas mediante un clic sobre el número que corresponda.

Para seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y aparecerá el
nombre correspondiente en una casilla pequeña a la izquierda de la barra de fórmulas (en el
círculo rojo de la figura siguiente).
Cuando una columna o fila está seleccionada por completo, el espacio que está adentro cambia de
color blanco a celeste rodeado por un borde grueso. Cuando una celda está seleccionada, no
cambia de color, pero el borde sí se engrosa.
El objetivo de seleccionar una parte de la hoja
de cálculo es modificar, copiar o, de alguna
manera, trabajar con la información contenida
dentro de esos parámetros.

En Excel, la cuadrícula entera tiene el
nombre de hoja de cálculo. Los archivos de
Excel se conocen como libros de trabajo, y
cada uno de estos puede tener varias hojas
de cálculo.
Para navegar de una hoja de cálculo a otra, se utilizan las pestañas que se encuentran al extremo
inferior izquierdo de la hoja de cálculo del ejemplo. Las pestañas dicen Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 y,
como la hoja de cálculo está ahora abierta en la hoja “Hoja 2”, aparece escrito en una letra más
oscura que las de las otras dos pestañas.
Pág.: 4
Como todavía no hemos escrito dentro de ninguna de las hojas, no es muy evidente la diferencia
entre ellas. Pero podemos notarlo seleccionando celdas distintas en cada una de las hojas.
SIGNO
OPERACIÓN QUE REALIZA
PRECEDENCIA
^
EXPONENCIACIÓN
1
*
MULTIPLICA
2
/
DIVIDE
2
+
SUMA
3
-
RESTA
3
&
UNIÓN / CONCATENAR
4
=
Comparación IGUAL QUE
5
>
Comparación MAYOR QUE
5
<
Comparación MENOR QUE
5
>=
Comparación MAYOR IGUAL QUE
5
<=
Comparación MENOR IGUAL QUE
5
<>
Comparación DISTINTO
5
Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que
antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis.
Pág.: 5
Creación de Tablas
Cómo ingresar y modificar números y textos en una celda
En una hoja de cálculo se pueden ingresar tres tipos de datos: texto, números y fórmulas. Los
primeros dos tipos de datos, los números y el texto, son lo que llamamos valores constantes. Esto
quiere decir que este valor no cambia, a no ser que lo modifiquemos o lo borremos.
Una fórmula es un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc., y que
producen un resultado. Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula esté haciendo
referencia, el resultado de la fórmula varía automáticamente. Las fórmulas comienzan siempre
con el signo igual (=).
Es posible que el texto que acabamos de ingresar sea más largo que lo que se ve en la longitud de
la celda y puede “invadir” las celdas adyacentes a su derecha, siempre que estén vacías. Si no lo
están, el texto será recortado dentro de la celda. Pero es importante recalcar que, aunque el texto
parezca invadir el espacio de las celdas adyacentes, éstas siguen vacías y en realidad todo el texto
sigue “contenido” dentro de la celda dónde hemos empezado a escribirlo.
Los números que son demasiado largos para caber dentro de una celda se expresan de otra
manera en Excel (notación científica). La barra de fórmulas muestra siempre el valor que
ingresamos originalmente. Pero si ensanchamos la columna que contiene la celda en cuestión, el
número se mostrará completo.
Para ensanchar una columna o una fila, basta con que coloquemos el
cursor sobre la línea que la divide de la siguiente y, manteniendo el
botón del mouse apretado, la desplacemos hacia la izquierda o hacia la
derecha, dependiendo si lo que queremos es ampliarla o reducirla. El
cursor, al posicionarse entre columnas o entre filas, adquiere la forma
de flechas en distintas direcciones.
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Cómo borrar el contenido de una celda
Hay tres maneras diferentes de borrar el contenido de una celda:



Una posibilidad es que seleccionemos la celda con un clic y, luego, oprimamos la tecla Suprimir
(o la tecla Del);
También podemos seleccionar la celda con un clic y hacer clic sobre la opción Edición en la
barra de menú. Entre la lista de opciones que se abre, elegimos Borrar y, luego, la opción
Contenido; o
Seleccionamos la celda con un clic (del botón izquierdo del mouse) y, luego, hacemos clic con
el botón derecho del mouse, aparecerá un menú contextual. Entre la lista de opciones que se
abren, debemos seleccionar borrar contenido.
Cómo modificar el contenido de una celda
Tal como otros procesos básicos de Excel, hay varias maneras diferentes para modificar el
contenido de una celda. Además, el proceso es distinto dependiendo del tipo de modificación.
Función Autocompletar de Excel
La función Autocompletar de Excel mantiene en la memoria el texto que ya fue ingresado en una
columna y puede completar otras entradas con la misma información, en la misma columna.
Por ejemplo, digamos que hemos ingresado el nombre “Claudia Rojas” en la celda A1 y, luego,
escribimos la letra “C” en la celda A2, Excel completará la celda automáticamente con el texto
“Claudia Rojas”. Si éste es el texto que deseamos ingresar, pulsamos la tecla “Enter” para aceptar
el texto. De lo contrario, continuamos escribiendo y así desactivaremos la función Autocompletar.
Selección de rangos de celdas adyacentes y no adyacentes
En Excel, una celda activa es la celda que se encuentra seleccionada en ese momento. Un grupo
de celdas se denomina rango.
Pág.: 7
Selección de un rango de celdas contiguas
1. Hacemos clic sobre la celda de uno de los
extremos del rango que queremos
seleccionar.
2. Mantenemos oprimido el botón izquierdo
del mouse, arrastrándolo hacia el
extremo opuesto, soltamos y el rango ya
está seleccionado.
3. Las celdas que seleccionamos aparecerán
sombreadas.
Si en vez de seleccionar un rango, lo que necesitamos es seleccionar solamente algunas columnas,
si éstas son adyacentes, podríamos seleccionarlas de la misma manera que utilizamos para
seleccionar un rango entero. En cambio, si fuesen columnas o celdas no adyacentes, debemos usar
el siguiente proceso:
Selección de un rango de celdas no adyacentes
1. Seleccionamos la primera columna (columna B).
2. Oprimimos la tecla Ctrl. en el teclado.
3. Manteniendo la tecla oprimida, seleccionamos la columna
siguiente (columna D).
4. Observemos que mientras la segunda columna se
selecciona, la primera todavía sigue seleccionada. Al
terminar de seleccionar la segunda columna, soltamos el
botón izquierdo del mouse y la tecla Ctrl.
Diferentes componentes de una fórmula
Con Excel no es necesario memorizar fórmulas para poder aplicarlas, ya que, éstas están
almacenadas en el programa y, por lo tanto, no es necesario realizar las operaciones aritméticas
"mentalmente".
En una celda, la fórmula relaciona los valores de diversas celdas y de diversas fórmulas para
producir un resultado.
Una fórmula puede constar de cualquiera de los siguientes elementos:

Signos de operaciones: como los signos “+” para sumar o “*” para multiplicar.
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
Valores, textos o valores lógicos: Entre otras cosas, la fórmula puede incluir números y letras.

Referencias a celdas (y a rangos de celdas): A diferencia de un número absoluto, una
referencia a otra celda (o rango de celdas) es un valor relativo. Esto quiere decir que, si se
cambia un valor en una celda y si esa celda tiene referencia a otra dentro de una fórmula, el
resultado de la fórmula también se cambiará.

Funciones de hoja de cálculo: como suma o promedio.
Signos de operaciones
Excel utiliza los siguientes signos de operaciones de uso estándar, presentes en todos los teclados
de las computadoras:
Operación
Suma
Resta
Multiplicación
División
Exponente
(a la potencia de)

Tecla
+
Operación
Prioridad
(hacer
operación primero)
Igual a
Diferente de
Mayor que
-
*
/
^
Menor que
Tecla
esta ( )
=
<>
>
<
Al comienzo de todas las fórmulas de cualquier operación (suma, resta, multiplicación o
división, etc.) se requiere un signo igual (=). Por ejemplo, una fórmula sencilla de suma:
=C2+C3
Fórmula
Ingresar una referencia a una celda
En una celda que contiene una fórmula se ve siempre la cifra
resultante y la fórmula en sí se ve en la barra de fórmulas arriba
de la pantalla.
Cifra resultante
Al usar fórmulas, los resultados cambian
cada vez que se modifican los números. Para
hacer esto, debemos incorporar la celda
dentro de la fórmula. Una celda se puede
agregar a la fórmula en forma manual
(escribiendo
la
letra
y
número
correspondientes a su columna y fila,
respectivamente), pero otra forma de hacerlo es seleccionando la celda con el mouse y haciendo
clic sobre ella. La celda seleccionada tendrá un recuadro de 2 colores, con una línea punteada
intermitente:
Pág.: 9
Funciones y Ordenación de Datos
Además de las fórmulas, Excel cuenta con una herramienta llamada funciones. Las funciones de
Excel nos ofrecen la posibilidad de reemplazar a series de fórmulas que se utilizan comúnmente,
tales como una sumatoria, un promedio, etc. Además de estas funciones matemáticas, también
son posibles las funciones financieras, estadísticas, trigonométricas, etc., expandiendo así su
utilidad para incluir a muchas disciplinas diferentes.
Cómo usar una función
Una función es una fórmula o una serie de fórmulas ya escritas y preparadas en forma
simplificada, para realizar cálculos comúnmente usados. Son más fáciles de escribir que una serie
de fórmulas y pueden resolver un problema matemático en un sólo paso en lugar de muchos. Al
escribir estas funciones necesitamos seguir un orden o sintaxis, tal como si estuviéramos
escribiendo una frase. La sintaxis correcta de una función es la siguiente:
=SUMA(A1:A200)
Signo igual
Nombre
función
de
la
Argumentos separados por dos
puntos
y
encerrados
entre
paréntesis.
Argumentos
Pensemos en un argumento como una pieza de información que aclara lo que debe hacer la
función. En el ejemplo de arriba, se sumará todo el rango A1:A200. Es decir, que dentro de los
paréntesis que forman el contenido de la función se sumarán los datos ingresados en las celdas
A1, A2, A3, A4... hasta la A200.
Nombres de función
Algunas de las funciones más comunes incluyen:
Función
Suma
Promedio
Máximo
Mínimo
Ahora
Contar
Suma series de números.
Calcula el promedio de valores de un conjunto de datos.
Devuelve el máximo valor de un conjunto de celdas.
Devuelve el mínimo valor de un conjunto de celdas.
Devuelve la hora y fecha actuales.
Cuenta el número de celdas que contienen números y los números que hay
en la lista de argumentos.
Pág.: 10
Por ejemplo, si queremos sumar los datos contenidos en el rango compuesto por las celdas B2 a
B12 de una hoja de cálculo, al crear una fórmula para sumar estos 10 datos, en la barra de
fórmula aparecería lo siguiente:
= B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12.
Una función, sin embargo, puede simplificar esta fórmula de la siguiente manera:
=SUMA(B2:B12). Esta función es especialmente útil cuando estamos sumando un rango de celdas
grande, de 10, 30 ó más celdas.
Asistente de Funciones
Una función se puede ingresar manualmente o se puede usar lo que se llama el Asistente de
Funciones. Si conocemos bien qué función deseamos usar, es más eficiente escribirla
directamente en la celda. Si utilizamos esta modalidad, es importante recordar que siempre es
necesario incluir un signo “=” antes de cualquier función. Excel automáticamente convierte las
funciones ingresadas manualmente a letras mayúsculas. Es una buena idea escribirlas en
minúsculas, porque si Excel no las convierte a mayúsculas es porque no reconoce su entrada como
una función (probablemente la escribió de manera incorrecta).
Ingresar una función usando el Asistente de Funciones
Para ingresar una función usando el Asistente de Funciones, primero debemos seleccionar la celda
que contendrá la función.
Luego, debemos abrir el Asistente de Funciones de acuerdo a una
de las siguientes modalidades:
 Hacer clic sobre la opción Insertar en la barra del menú y,
luego, se nos abrirá un menú en el cual debemos seleccionar la
opción Función.
 Hacer clic sobre el siguiente botón Función de la barra de
fórmulas.
El Asistente de Funciones, consta de 2 niveles: el 1° nos
permite seleccionar una categoría y, en el 2°, nos
permite observar la lista de funciones que se
encuentran dentro de cada categoría.



En el menú desplegable de la opción O seleccionar
una categoría, seleccionemos a la opción Todas.
En la lista Seleccionar una función use la barra de
desplazamiento para encontrar la función SUMA.
Al seleccionar esta función, en la parte inferior del
Pág.: 11
Asistente de Funciones nos aparece el nombre de la función y, entre paréntesis, la lista de
argumentos necesarios para realizar la operación seleccionada, junto a una breve descripción
del propósito de la misma.

Una vez elegida la función, debemos hacer
clic sobre el botón Aceptar, desde ahí
iremos al segundo paso del Asistente de
Funciones donde podremos especificar los
argumentos que se utilizarán en la función.


Excel automáticamente tratará
de interpretar la referencia o el
rango de celdas que se incluirán
en la función y este número
aparecerá en la franja blanca
llamada “Numero 1” (en el
círculo rojo). Si este no es caso,
lo debemos cambiar por el
rango de celdas que deseamos
incluir en la función.
En nuestro caso, Excel debería haber interpretado bien y dentro de la franja debe decir
“B2:B12”, indicando así, que la función realizará la suma de los números en todas las celdas
desde B2 a B12.
Es posible incluir más argumentos, si es que fuera necesario (por ejemplo, B2:B12, C2:C7, si
deseamos agregar a la suma de las celdas B2 a B12, los valores contenidos en las celdas B2 a C7).
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Esta otra lista de valores (argumentos) se agregarían en la franja “Numero 2” y, al agregarlo, se
abriría otra franja por si acaso quisiéramos seguir agregando más argumentos a la función.
Ahora hacemos clic en el botón Aceptar y, en la barra de fórmulas encontraremos la fórmula
=SUMA(B2:B12;C2:C7) y, la celda B13 contendrá el resultado final de la operación.
Autosuma
La función SUMA es tan común que tiene su propio botón en la barra de herramientas, llamado
Autosuma. Con el botón Autosuma ni siquiera es necesario usar el Asistente de Funciones o
escribir la función para sumar un rango de datos. Usarla es tan simple como hacer clic sobre el
botón con el icono ∑ de la barra de
herramientas. Excel automáticamente detecta
cuáles son las celdas que se van a incluir en la
función.
Cómo usar Autosuma
Primero, debemos seleccionar la celda en la
que queremos visualizar el resultado, luego,
hacemos clic en el botón Autosuma de la barra
de herramientas y, finalmente, oprimimos
Enter.
Función Promedio
Aparte de la función Suma, otra función muy utilizada en Excel, es la de Promedio. Para realizar
esta función de forma rápida, podemos seguir el procedimiento que detallamos a continuación:
Asistente de Funciones para ingresar la función Promedio


Primero, debemos seleccionar la celda F3, donde insertaremos el resultado de la función, en
este caso, para calcular el promedio de los números en las celdas B3 a D3.
Ahora, abrimos el Asistente de Funciones para ingresar la función Promedio.
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
En el segundo paso del Asistente de
Funciones, debemos asegurarnos que el
rango de celdas utilizadas en la función sea el
correcto, es decir, B3:D3. Si estos números
no aparecen automáticamente dentro de la
franja de “Número 1” (en el círculo rojo) del
asistente, es necesario cambiarlos.

Hacemos clic sobre el botón Aceptar y la
función quedará insertada.
Autofiltro
En Excel la Función Autofiltro o los filtros automáticos son herramientas que nos permiten buscar
datos de acuerdo a distintos criterios en forma rápida y simple de ejecutar.
Para aprender a usar esta función debemos crear un archivo, el que denominaremos
“listadedatos.xls”. Dentro de este archivo crearemos una tabla con los siguientes encabezados de
columnas:
Apellido
Nombre
Empresa
Ciudad
Región
Una vez hecho esto, agregaremos 6 filas con datos inventados u obtenidos de alguna guía de
empresas. La lista de datos que usaremos para aprender esta herramienta es relativamente
pequeña. Una lista de datos en Excel puede llegar a tener miles de registros (líneas) y muchas más
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categorías que las 5 que se encuentran en esta lista de ejemplo. Con una lista de datos tan grande
podría ser muy difícil manejar toda la información contenida adentro. He aquí la gran utilidad de
los filtros de datos.
Al usar el Autofiltro, en el menú desplegable, arriba de cada columna, aparecen todos los valores
que se encuentran dentro de esa columna y, adicionalmente, los siguientes elementos:




Orden ascendente: Ordena de menor a mayor o de la A a
la Z, si se trata de texto.
Orden descendente: Ordena de mayor a menor o de la Z a
la A, en caso de datos de texto.
Todas: Muestra todos los elementos de la columna. Se usa
para eliminar el filtro de una columna.
Diez mejores...: Filtra para mostrar los "primeros 10"
elementos de la lista.
Personalizar...: Le permite filtrar la lista por múltiples elementos: es igual a, no es igual a, y en el
caso de números es mayor que, es mayor o igual que, etc.
Para mostrar de nuevo la tabla completa, debemos
hacer clic sobre la opción Datos en la barra del
menú y, luego, seleccionar Filtro y, finalmente,
seleccionar Mostrar todo.
Para salirnos del modo filtro automático y eliminar las flechas de los campos, seleccionamos de
nuevo la opción Datos, Filtro y Autofiltro.
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Cómo ordenar datos en orden alfabético y numérico
Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese ordenar una lista
de datos por diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc.). Una
manera rápida de lograr esto es a través de los botones de orden
ascendente y orden descendente.
Los dos botones funcionan de exactamente la misma manera, sólo que uno ordena los datos en
una dirección contraria a la otra.
Gráficos
Excel incluye una función de gráficos, la que podemos usar para explicar datos y representarlos de
manera sencilla. Los gráficos también pueden ayudar a que alguna presentación o algún
documento escrito, parezca más profesional y el lector o lectora retenga mejor lo que se quiere
transmitir.
Con el Asistente de Gráficos es muy fácil crear casi cualquier gráfico que necesitemos.
Reconociendo los diferentes tipos de gráficos
Un gráfico es una herramienta que nos ayuda a visualizar datos, a compararlos, a observar sus
cambios y a verlos de forma global y sintetizada. Existen varios tipos de gráficos, pero en este
curso básico de Excel sólo hablaremos de los tres más comunes:
Gráfico de Columnas
Gráfico de columnas o barras
Es útil para observar seguimientos de tendencias
de cifras o para comparar números. Cada
columna representa un valor determinado. El
gráfico de barras es la versión horizontal del
gráfico de columnas.
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Gráfico circular
Este tipo de gráfico muestra la relación de las partes con respecto al todo. Si el círculo es la
totalidad de los datos de origen, cada porción del círculo representa un número individual.
Gráfico circular
Gráfico de líneas
Éste tipo de gráfico es mucho más útil para observar las tendencias durante el transcurso del
tiempo. Estos gráficos facilitan estudiar el alza o la baja de un determinado elemento. Una
variación del gráfico de líneas es el gráfico de área en el cual se sombrea, con un color específico,
el área que está debajo de la línea.
Gráfico de líneas
3
2
6
4
7
5
9
8
La selección correcta de un tipo de gráfico realmente puede lograr expresar las ideas claramente.
También puede ocurrir lo contrario, que la selección incorrecta puede producir confusión.
Las diferentes partes de un gráfico
En Excel es posible construir un gráfico a partir de datos insertos en una tabla. Veamos un
ejemplo, en este caso, los datos de “Comparación de Precios”. La tabla que mostramos a
continuación contiene los datos de origen, es decir, el rango de celdas que contienen la
información esencial en base a la cual se construye el gráfico. Esta información está constituida
por la serie de datos, es decir, los valores que se incluirán en el gráfico (en este caso el precio de
cada producto en los distintos supermercados comparados) y, por las categorías, que nos
permitirán saber a qué corresponden dichos datos.
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Comparación de Precios
Supermercado
A
Pan
900
Leche
630
Azúcar
400
Aceite
980
Supermercado
B
890
720
430
1100
Supermercado
C
100
690
500
1000
Supermercado
D
950
700
490
1200
En base a estos datos, es posible construir el siguiente gráfico de columnas:
Título
Eje de
valores
(Eje Y)
Leyenda
Eje de
categorías
(Eje X)
Cómo crear un gráfico de columnas usando el Asistente de Gráficos de Excel
En esta sección aprenderemos a utilizar el Asistente de Gráficos para
crear un gráfico de columnas. El Asistente de Gráficos nos guiará a
través de las sucesivas etapas para ingresar la información que nuestro
gráfico.
Asistente de Gráficos de Excel

Hacer clic sobre el botón para Asistente de Gráficos de la barra de
herramientas:
Pág.: 18

O, hacer clic sobre la opción Insertar en la barra del menú, donde debemos seleccionar desde
el menú la opción Gráfico. Al hacerlo, se abriremos la ventana de diálogo para Asistente de
Gráficos:
Asistente para Gráficos


El primer paso del Asistente de Gráficos
corresponde a la selección del tipo de
gráfico. En nuestro caso utilizaremos un
gráfico Tipo estándar, de columnas, el que se
selecciona con un clic en el Tipo de gráfico de
nuestra preferencia.

Luego, se debe seleccionar uno de los
Subtipos de gráfico correspondientes a
Columnas. Para este ejercicio utilizaremos
una columna agrupada, es decir el primero
que se encuentra en la esquina superior
izquierda del menú Subtipo de Gráfico. Al
hacer clic sobre este recuadro se deberá
oscurecer.
Para ver una muestra preliminar del gráfico, y
confirmar que es el que deseamos usar, debemos
mantener oprimido el botón Presionar para ver
muestra. La muestra preliminar la veremos en el
espacio donde antes estaba el menú Subtipos de
Gráfico.

En la parte inferior de esta ventana y en la de los 4
pasos del Asistente de Gráficos nos encontraremos
con los siguientes botones: Cancelar, Atrás,
Siguiente y Finalizar. Sirven, respectivamente, para
desistir de la construcción del gráfico, retroceder y
avanzar un paso dentro del asistente y, para ir directamente al final, creando así el gráfico
con las opciones predeterminadas.

Ahora, hagamos clic en el botón Siguiente para avanzar al paso número 2.
Pág.: 19
Asistente para Gráficos
En el segundo paso del Asistente de Gráficos debemos
verificar o cambiar los rangos de celdas que contengan
la información que usamos para crear el gráfico.

Si la serie de datos que queremos graficar está
expresada en filas, debemos dejar seleccionada la
opción Filas. Si la serie de datos que queremos
graficar está expresada en columnas, hacemos clic
sobre la opción Columnas. La selección de Filas o
Columnas afecta significativamente la apariencia del
gráfico. Para comprobar esto, seleccionemos
primero Filas y veamos cómo el gráfico aparece en
la ventana del asistente. A continuación, hagamos lo
mismo con “Columnas”. Para efectos de este
ejercicio, volvamos a seleccionar “fila” que es como
hemos ordenado las series de datos.

En la mayoría de los casos, incluyendo este, Excel
interpreta correctamente la orientación de los datos
y, en este paso, no necesitamos más que hacer clic
en el botón Siguiente en la parte inferior de la
ventana.
Asistente para Gráficos
El tercer cuadro de diálogo del Asistente de
Gráficos nos presenta opciones para definir
su apariencia. La cantidad de “pestañas”
que aparecen en la parte superior de este
cuadro, depende del tipo de gráfico
seleccionado. El máximo de pestañas son
6, como en el caso de nuestro ejemplo en
la imagen de más abajo.
Haciendo clic sobre cada una de ellas podremos ir definiendo algunas opciones especiales. Aunque
en este ejercicio no será necesario hacer mayores cambios, veremos qué permite modificar cada
una de ellas.
Pág.: 20

Títulos: Permite ingresar títulos para varias partes del gráfico. En nuestro ejemplo
escribiremos “Cuenta Andrea Urrutia” en el espacio para el “Título del gráfico”; “Meses” para
el subtítulo del eje de categorías (X) y “Cantidad” para el subtítulo del eje de valores (Y).

Eje: Permite seleccionar el tipo de valores que se muestran en los ejes.

Líneas de división: Nos permite especificar las líneas de división, por ejemplo, en este caso
hicimos una división por meses. Esta ventana de diálogo cambia según las dimensiones del
gráfico.
Pág.: 21

Leyenda: Permite especificar si queremos mostrar una leyenda para el gráfico y definir la
ubicación con relación al gráfico.

Rótulos de datos: Nos permite mostrar rótulos de datos y el contenido de estos rótulos para
las series de datos. En este caso, hemos dejado definida la opción de Valor, lo que se refleja
en el número que se agrega en la parte superior de cada barra y corresponde al valor que
representa.
Pág.: 22

Tabla de datos: Nos permite especificar si se quiere mostrar una tabla de los valores usados
en el gráfico y también permite mostrar la tabla de datos junto al gráfico.
Por lo general para hacer un gráfico sencillo, no es necesario intervenir en esta etapa del asistente,
excepto para ingresar un título. Esta herramienta toma las decisiones correctas por nosotros.
Avancemos, haciendo clic sobre el botón Siguiente para llegar al paso final.
Pág.: 23
Asistente de Gráficos

Debemos especificar dónde queremos mostrar el gráfico. Podemos elegir entre mostrar “En
una hoja nueva” separada o “Como objeto en” una hoja de cálculo existente.

Luego, debemos hacer clic sobre el botón Finalizar y Excel creará el gráfico de acuerdo con
nuestras especificaciones.

Sin embargo, siempre existe la posibilidad de hacer cambios en el gráfico. Solo debemos hacer
clic sobre el gráfico y, luego, hacer clic sobre el botón Asistente de Gráficos para modificarlo.
Plantillas de Excel
Las plantillas son patrones predefinidos para crear libros (archivos) en la planilla de cálculo. Éstas
resultan muy útiles cuando usamos varias veces un libro con la misma estructura. Por ejemplo,
cuando hacemos facturas, tarjetas de tiempo, balances, etc.
Excel dispone de varias plantillas para crear diversos libros con estructuras predeterminadas,
algunas de ellas vienen junto con el programa, otras se puede descargar de la web.
Para comenzar a utilizar una de
ellas es preciso que abramos un
libro nuevo desde el menú
Archivo, haciendo clic en la
opción Nuevo...
Al hacerlo se abre el panel Nuevo libro, el que nos permite:
abrir un libro nuevo en blanco o abrir un libro que ya existe.
También nos permite crear un libro nuevo a partir de una
plantilla, para lo cual debemos ir a la opción En mi PC...
Pág.: 24
Al hacer clic sobre éste, se despliega la
ventana Plantillas, la que contiene 2
pestañas con distintos tipos de plantillas
predeterminadas y, además, cuenta con
el botón Plantillas de Office Online
para descargar plantillas a través de
Internet.
Plantillas para soluciones de hoja de cálculo
Comenzaremos a aprender el
uso de las plantillas a través de
la creación de una Hoja de
balance. Para ello, debemos
abrir la ventana de plantillas y
hacer clic sobre la pestaña
Soluciones de hoja de cálculo.
Plantillas dentro de cada
tarea
En la pestaña Soluciones de hoja
de
cálculo,
entramos
directamente a la plantilla Hoja
de Balance, seleccionando el
ícono correspondiente y, luego,
haciendo clic en el botón
Aceptar. Cada una de las
“soluciones”
que
allí
se
presentan corresponde a una
publicación genérica ya creada,
sobre la que podemos trabajar.
Pág.: 25
Una vez seleccionada y abierta la plantilla, debemos escribir nuestra propia información en los
espacios asignados para cada dato y guardar luego, el archivo como tipo Libro de Excel.
Si bien las plantillas traen un formato predefinido, podemos hacer las modificaciones de formato
que estimemos convenientes dentro de la planilla. Sin embargo, antes de modificarlo debemos
desproteger la hoja.

Para desproteger una hoja debemos ir al menú Herramientas, luego, seleccionar la opción
Proteger y, por último, Desproteger hoja... Una vez que hemos hecho este procedimiento, ya
podemos hacer cambios en cualquier parte de la planilla.

La otra dificultad que podemos encontrar, es que los valores de dinero tengan un tipo de
moneda ya asignado y que no corresponda al que necesitamos usar, en este caso, el Euro €.
Para cambiarlo, debemos seleccionar todas las celdas que utilicen datos numéricos para
valores de dinero; luego, dirigirnos al menú formato, opción Celdas..., finalmente, se abrirá la
siguiente ventana, donde debemos seleccionar la Pestaña Número, Categoría Moneda y, por
último, el tipo que, en nuestro ejemplo, debería ser $ Español (Chile).
Pág.: 26
Después de hacer todos los cambios de formato y del tipo de símbolos que vamos a usar dentro
del balance, solo debemos ingresar los datos y, los resultados, se irán calculando de manera
automática, tal como en el siguiente ejemplo, donde tenemos la visualización de la hoja Gastos (en
el círculo rojo):
La siguiente hoja, denominada Evolución de la cuenta, nos muestra los cambios sufridos por
nuestro balance a través de un gráfico de líneas.
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Pág.: 27
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al
que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:
.
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como
que nos permitirá saber más sobre
el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y
todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no,
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo
de la esquina de la celda.
Al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO
un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza
una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
Pág.: 28
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo
en la esquina superior izquierda.
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número
de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir
coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a
contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos
poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Descripción
Función
AHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
AÑO
Convierte un número de serie en un valor de año
DIA
Convierte un número de serie en un valor de día del mes
DIA.LAB
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después
de un número determinado de días laborables
DIA.LAB.INTL
Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número
especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles
y cuántos días son días de fin de semana
DIAS.LAB
Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos
fechas
DIAS360
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
Pág.: 29
DIASEM
FECHA
FECHA.MES
FECHANUMERO
FIN.MES
FRAC.AÑO
HORA
Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado
de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes
anterior o posterior a un número de meses especificado
Devuelve la fracción de año que representa el número total de días
existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
Convierte un número de serie en un valor de hora
HOY
Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
MES
Convierte un número de serie en un valor de mes
MINUTO
Convierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
NUM.DE.SEMANA
SEGUNDO
VALHORA
Convierte un número de serie en un número que representa el lugar
numérico correspondiente a una semana de un año
Convierte un número de serie en un valor de segundo
Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números,
pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación
de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Descripción
Función
CARACTER
CODIGO
CONCATENAR
DECIMAL
Devuelve el carácter especificado por el número de código
Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de
texto
Concatena varios elementos de texto en uno solo
Da formato a un número como texto con un número fijo de
decimales
Pág.: 30
DERECHA, DERECHAB
ENCONTRAR, ENCONTRARB
EXTRAE, EXTRAEB
HALLAR, HALLARB
IGUAL
IZQUIERDA, IZQUIERDAB
LARGO, LARGOB
LIMPIAR
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de
minúsculas)
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de
texto que comienza en la posición que se especifique
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de
minúsculas)
Comprueba si dos valores de texto son idénticos
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
MAYUSC / MINUSC
Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
MONEDA
Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de
texto
NOMPROPIO
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto
REPETIR
Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
TEXTO
Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una cadena
vacía
TEXTOBAHT
Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con
las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para
realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando
queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo
que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o
algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de
teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del
Pág.: 31
restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por
eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles
por Excel para realizar búsquedas:
Descripción
Función
Devuelve el número de áreas de una referencia
AREAS
Busca valores de un vector o una matriz
BUSCAR
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el
valor de la celda indicada
BUSCARH
Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el valor
de una celda
BUSCARV
Busca valores de una referencia o matriz
COINCIDIR
Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNA
Devuelve el número de columnas de una referencia
COLUMNAS
Devuelve un desplazamiento de referencia respecto
a una referencia dada
DESREF
Devuelve una referencia como texto a una sola
celda de una hoja de cálculo
DIRECCION
Elige un valor de una lista de valores
ELEGIR
Devuelve el número de fila de una referencia
FILA
FILAS
Devuelve el número de filas de una
referencia
HIPERVINCULO
Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red,
en una intranet o en Internet
IMPORTARDATOSDINAMICOS
Devuelve los datos almacenados en un informe de
tabla dinámica
INDICE
Usa un índice para elegir un valor de una referencia
o matriz
INDIRECTO
Devuelve una referencia indicada por un valor de
texto
Devuelve la transposición de una matriz
TRANSPONER
Pág.: 32
Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y
cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte
tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
Descripción
Función
AMORTIZ.LIN
Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables
AMORTIZ.PROGRE
Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso
de un coeficiente de amortización
CUPON.DIAS
Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde
se encuentra la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L1
Devuelve el número de días desde el principio del período de un
cupón hasta la fecha de liquidación
CUPON.DIAS.L2
Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta
la fecha del próximo cupón
CUPON.FECHA.L1
Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación
Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de
liquidación
CUPON.FECHA.L2
CUPON.NUM
DB
DDB
DVS
DURACION
INT.ACUM
Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación
y la fecha de vencimiento
Devuelve la amortización de un bien durante un período específico
a través del método de amortización de saldo fijo
Devuelve la amortización de un bien durante un período
específico a través del método de amortización por doble
disminución de saldo u otro método que se especifique
Devuelve la amortización de un bien durante un período
especificado usando el método de
amortización acelerada con una tasa doble y según e
l
coeficiente que se especifique.
Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés
periódico
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de
interés periódicos
Pág.: 33
INT.ACUM.V
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de
interés al vencimiento
INT.EFECTIVO
Devuelve la tasa de interés anual efectiva
INT.PAGO.DIR
Calcula el interés pagado durante un período específico de una
inversión. Esta función se incluye para proporcionar compatibilidad
con Lotus 1-2-3.
MONEDA.DEC
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma
fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en
forma decimal
NPER
PAGO.INT.ENTRE
Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en pagos
constantes y periódicos y una tasa de interés constante.
Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos
PAGO.PRINC.ENTRE
Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre
dos períodos
PAGOINT
Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un
período determinado
PAGOPRIN
Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada,
basado en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés
constante.
SYD
Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien
durante un período específico.
TASA
Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una
inversión.
TASA.DESC
Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor
bursátil
TASA.INT
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie
de valores en efectivo.
TIR
TIRM
Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una serie de
flujos periódicos, considerando costo de la inversión e interés al
volver a invertir el efectivo.
VA
Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor
que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se
efectúan en el futuro.
VF
Devuelve el valor futuro de una inversión
VF.PLAN
VNA
Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una
serie de tasas de interés compuesto
Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa
de descuentos y una serie de pagos futuros.
Pág.: 34
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
Función
Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
Devuelve el valor absoluto de un número
ABS
ALEATORIO
COMBINAT
COS
Devuelve un número entre 0 y 1
Devuelve el número de combinaciones para un número
determinado de elementos
Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO
Redondea un número hasta el entero inferior más
próximo
EXP
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número
determinado
FACT
NUMERO.ROMANO
PI
POTENCIA
PRODUCTO
RAIZ
RESIDUO
Devuelve el factorial de un número
Devuelve el número pasado en formato decimal a número
Romano
Devuelve el valor de la constante pi
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los
números pasados como argumentos
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO
Devuelve la media armónica de un conjunto de números
positivos
MAX
Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN
Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA
MODA
PROMEDIO
VAR
Devuelve la mediana de la lista de valores
Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
Devuelve la media aritmética de la lista de valores
Devuelve la varianza de una lista de valores
Pág.: 35
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MAYOR
K.ESIMO.MENOR
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO
VERDADERO
Devuelve el valor lógico Falso
Devuelve el valor lógico Verdadero
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
SI
NO
Y
O
Invierte el valor lógico proporcionado
Comprueba si todos los valores son verdaderos
Comprueba si algún
devuelve VERDADERO
valor
lógico
es
verdadero y
Funciones de información
ESBLANCO
ESERR
ESLOGICO
ESNOTEXTO
ESTEXTO
ESNUMERO
TIPO
Comprueba si se refiere a una celda vacía
Comprueba si un valor es un error
Comprueba si un valor es lógico
Comprueba si un valor no es de tipo texto
Comprueba si un valor es de tipo texto
Comprueba si un valor es de tipo numérico
Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor
Enlazando y consolidando hojas de trabajo
Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para
combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con
respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:
Pág.: 36
-
el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.
-
el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos
hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las
fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas,
es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la
que está la fórmula.
Si quieres aprender cómo se crean fórmulas de referencia externa, puedes visitar el
siguiente avanzado.
Consolidar hojas de trabajo.
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que
acabamos de ver. Se trata de entablar una relación entre varias hojas de trabajo. Si quieres
aprender más sobre cómo consolidar hojas de trabajo visita el siguiente avanzado.
El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del
Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar
errores, para valores que cumplan una determinada
condición, para resaltar las celdas según el valor contenido
en ella, etc.
valor de la celda,
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un
formato condicional.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.
Pág.: 37
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada
para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el
formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro
diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones
como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor
menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos
escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El
formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato
condicional.
Pág.: 38
Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al
cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar
el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar
números en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los
cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación, te describimos estas dos formas,
en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual
se quiere modificar el aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la pestaña Fuente.
Pág.: 39
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un
modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
-
Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
-
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,
Negrita Cursiva.
-
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Pág.: 40
-
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.
-
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
-
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación
que se encuentra a la izquierda.
-
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel tiene por defecto.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas
de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un
texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes
encontrar los botones para:
-
Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. . Para cambiar
el tamaño también puedes utilizar los botones, que aumentan o disminuyen el tamaño un
nivel por cada clic, respectivamente.
-
Cambiar los estilos:
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
-
O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A).
respectivamente.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.
Pág.: 41
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Aparecerá la ficha de la imagen.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las
celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir
entre una de las siguientes opciones:
Pág.: 42
GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del
tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro
Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la
entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de
Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la
entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la
celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación, sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la
opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la
celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la
derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de
ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las
filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
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CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como
por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes.
Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel
ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser
que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe,
hebreo, etc.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos
situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opción para ajustar el texto en la celda que amplia la celda si el texto no cabe.
El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas
seleccionadas para que formen una sola celda y a continuación nos centrará los datos.
Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de
combinación.
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Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
2. Seleccionar la pestaña Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes.
5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
6. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
A continuación, pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Pág.: 45
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor
de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los
botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir
otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer
clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrá elegir un color para los bordes.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de
forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en
éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para
abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más bordes....
Rellenos Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Pág.: 46
1. Seleccionar la pestaña Inicio.
2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
3. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
4. Aparecerá la ficha de la derecha.
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
A continuación, pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la
trama.
En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de
forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que
utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Formato de los valores numéricos
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección
Número.
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Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, situado en la pestaña Número.
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda.
Si quieres conocer las diferentes formas de cambiar un formato numérico, es decir, de
acceder a la ventana Formato de celdas, puedes hacerlo desde el siguiente avanzado.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se
elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías
más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza
Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar
los números negativos.
Pág.: 48
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger
el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato. Aprende cómo definir formatos
numéricos personalizados en el siguiente avanzado:
En la Cinta de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán
modificar el formato de los números de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se
convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos
definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos
el símbolo
€).
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el
símbolo %).
Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de
alineación).
Pág.: 49
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que
cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en
ella, etc.
Ordenar datos
Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún
criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna
u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos
ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones
Pág.: 50
de la sección Ordenar y filtrar,
para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. También podemos
pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción
es menos rápida. Ésto ordenará todo el conjunto de la fila.
Si lo que queremos es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto,
deberemos hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado
A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como
la siguiente:
Si elegimos Ampliar la selección, ordenará toda la fila.
Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna
seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.
Tras elegir, pulsamos Aceptar y veremos que los cambios se han aplicado.
Aquí puedes ver un ejemplo de ordenación.
El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de
ordenación.
Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
Pág.: 51
-
En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un
encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna
(columna A, columna B, ...).
-
Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se
puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su
icono.
-
Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O
bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles...
Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel,
como se muestra en la imagen. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y
en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por
el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el
cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de
la ordenación.
Pág.: 52
Cómo aplicar un formato condicional a una celda:
- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar
diversos efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla
personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas
condiciones.
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la
imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el
formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro
diferente.
En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe
cumplir la celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones
como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor
menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.
Pág.: 53
Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos
escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El
formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el
color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato
condicional.
Pág.: 54
Enlazando y consolidando hojas de trabajo
Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar
de los conceptos enlazar y consolidar hojas.
Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas
datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la
otra, apareciendo así dos conceptos:
-
el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.
el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos
hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las
fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas,
es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la
que está la fórmula.
Si quieres aprender cómo se crean fórmulas de referencia externa, puedes visitar el
siguiente avanzado.
Consolidar hojas de trabajo.
El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que
acabamos de ver. Se trata de entablar una relación entre varias hojas de trabajo. Si quieres
aprender más sobre cómo consolidar hojas de trabajo visita el siguiente avanzado. Formato
de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color
verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al
cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar
el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar
números en la celda.
Pág.: 55
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los
cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación, te describimos estas dos formas,
en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual
se quiere modificar el aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Se abrirá el cuadro de
diálogo Formato de
celdas, y más
concretamente la
pestaña Fuente.
Una vez elegidos todos
los aspectos deseados,
hacemos clic sobre el
botón Aceptar.
Conforme vamos
cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación, pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
-
Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Pág.: 56
-
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita,
Negrita Cursiva.
-
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
-
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.
-
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
-
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación
que se encuentra a la izquierda.
-
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel tiene por defecto. En la Cinta de opciones disponemos de unos botones
que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más
rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán
al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:
-
Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto. Para cambiar
el tamaño también puedes utilizar los botones, que aumentan o disminuyen el tamaño un
nivel por cada clic, respectivamente.
-
Cambiar los estilos:
Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
-
O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A).
respectivamente.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.
Pág.: 57
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección
Alineación.
Aparecerá la ficha de la imagen.
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
Pág.: 58
GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del
tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro
Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la
entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda
no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,
independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de
Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la
entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la
celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación, sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la
opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la
celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la
derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de
ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las
filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
Pág.: 59
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como
por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes.
Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel
ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser
que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se
reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe,
hebreo, etc.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos
situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
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La opción para ajustar el texto en la celda que amplía la celda si el texto no cabe.
El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas
seleccionadas para que formen una sola celda y a continuación nos centrará los datos.
Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de
combinación.
Formato de celdas
Excel nos permite no solo realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos
nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde
las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la
fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie de la sección Fuente.
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la pestaña
Fuente.
Pág.: 61
Insertar diagramas con SmartArt
Si lo que queremos es crear un diagrama de procesos u organigrama no será necesario que
lo creemos a partir de formas. Podría ser muy tedioso ir dibujando cada uno de sus
elementos. Para esa función existe la opción SmartArt
la pestaña Insertar.
, que encontraremos en
Al hacer clic en ella, se abre una ventana que nos permite elegir el tipo de diagrama que
queremos. Hay muchos tipos entre los que podremos elegir: listas, procesos, ciclos,
jerarquías, pirámides, etc.
Hay que seleccionar uno y pulsar Aceptar. De esta forma se insertará en la hoja de cálculo y
apreciaremos algunos cambios en el entorno de trabajo.
Mientras el diagrama esté seleccionado, veremos en la zona superior una nueva barra de
Herramientas de SmartArt, que incluye dos pestañas: una para el Diseño y otra para el
Formato.
Pág.: 62
Las herramientas de formato son similares a las que ya hemos visto.
En la pestaña Diseño, la opción más utilizada es la de Agregar forma, que nos permite ir
añadiendo elementos al diagrama en la posición que necesitemos. La posición será
relativa al elemento que tengamos seleccionado.
Otra opción muy utilizada es De derecha a izquierda, que cambia de lado el elemento
seleccionado.
Todo lo dicho hasta ahora sobre SmartArt concierne a la organización y formato de sus
elementos. Pero un diagrama no tiene sentido si sus elementos no contienen un texto.
Cuando creamos un diagrama con SmartArt y se inserta en la hoja de cálculo, se incluye
además un pequeño recuadro con el esquema que sigue el mismo. Podremos modificar el
texto de los elementos desde ahí, o bien directamente desde el interior de los elementos.
Si borras todo el texto de uno de los elementos desde el panel izquierdo, éste se eliminará
del diagrama. Del mismo modo si pulsas la tecla Intro desde un elemento, se creará uno
nuevo al mismo nivel. Puedes convertirlo en hijo pulsando la tecla Tabulación, y en padre
pulsando Retroceso.
Pág.: 63
Importar y exportar datos en Excel
En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de
otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello
implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y
pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y
tediosa.
El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es debido al
formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con
un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al
generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo
guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta
manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el
documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que
pueden surgir los siguientes fallos:

Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.


El formato no se ajusta al original.
Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y
después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no
sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.
Pág.: 64
Importar texto
Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen
formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con
formato como los de Word (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen otra forma de importarse a
Excel que veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas
distintas:
-
Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes
de datos que podemos encontrar en esta sección.
-
O acceder mediante el menú Archivo - Abrir y donde pone Tipo de datos
seleccionar Todos los archivos (*.*).
A continuación, en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto.
Pág.: 65
En la ventana del Asitente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que
Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar
títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente.
En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos. Por
defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos ver que en el
archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por eso los ha
estructurado en dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los separadores según las
características del archivo original a importar. Cuando utilizamos el Separador de Espacio
en blanco, es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo,
para que no incluya más columnas de las debidas por un error tipográfico o el uso de
excesivos espacios para darle una cierta estética.
Pulsamos Siguiente y veremos la última ventana del asistente:
Pág.: 66
Gráfico de Barras
En ella indicaremos qué tipo de Formato de los datos contiene cada columna. Para ello
haremos clic en los datos de una columna y una vez esté seleccionada (fondo negro)
elegiremos en la lista superior. En el botón Avanzadas podemos completar ciertas
características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición
del signo en los negativos.
También podremos escoger No importar columna (saltar) para no incluir una determinada
columna en el Excel.
Una vez hayamos completado o
comprobado la definición, pulsamos
sobre Finalizar para que termine el
asistente e importe los datos. Si de lo
contrario, creemos que se nos ha
olvidado algo, podemos volver a las
pantallas anteriores pulsando el
botón Atrás. Nos aparece un cuadro
de diálogo preguntándonos dónde
deseamos Importar los datos.
Importar datos de Access
También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos
directamente de consultas y tablas de Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que elijamos
de qué base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y
pulsamos Abrir.
Pág.: 67
En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una ventana similar
a la siguiente para elegir cuál queremos importar.
Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos.
En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán, en
una hoja existente o en una nueva, y presionar aceptar,
Importar desde otras fuentes
También podemos importar De
otras fuentes.
Desde este botón podremos
conectar con una base de datos
SQLServer o importar un archivo
XML, entre otros. En cada una de las
opciones nos pedirá que realicemos
una acción diferente, por ejemplo, para conectar con una base de datos deberemos
incluir el nombre del servidor, o las credenciales para identificarnos como usuarios de la
base, en caso de que esté protegida por contraseña, etc. En el caso de los archivos XML
necesitaremos localizar y seleccionar el archivo.
Pág.: 68
Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas opciones que
se nos presenten durante la importación.
Importar desde otros programas
La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos seleccionar y
copiar, Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En algunos nos permitirá crear
conexiones de actualización y en otros no. Y otros programas nos permitirán exportar tablas
directamente a Excel. Por ejemplo, si navegamos con Internet Explorer, al hacer clic
derecho sobre una tabla, en el menú contextual encontraremos la opción Exportar a
Microsoft Excel, que volcará los datos de la tabla en una nueva hoja de cálculo.
Exportar libro
Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las hojas de
cálculo en un formato distinto al habitual. Para ello, haremos clic en Archivo y
seleccionaremos la opción Guardar como. El proceso es sencillo. Cuando se abre el
cuadro de diálogo Guardar como tendremos que seleccionar el tipo y elegir el que más
nos interese de la lista.
El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el tipo actual del documento. Para exportar
simplemente seleccionamos el formato y procedemos a guardar el documento
normalmente. Observarás que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensión
correspondiente al formato que has elegido. Ten en cuenta que el archivo que se exporta
debe cumplir las normas del tipo al que se pretende exportar.
Pág.: 69
Métodos abreviados de teclado de Excel
SE APLICA A: Excel para Mac, iPad …
NOTA: Algunos de los métodos abreviados entran en conflicto con las asignaciones de
teclas predeterminadas de Mac OS X versión 10.3 o posterior. Para usarlos, debe
cambiar la configuración de las teclas de función. En el menú de Apple, vaya a
Preferencias del sistema. En Hardware, haga clic en Teclado> Teclado y, a continuación,
marque Utilizar F1, F2, etc. como teclas de función estándar.
Teclas de función
Para
Abrir el Generador de fórmulas
Repetir la última búsqueda (Buscar siguiente)
Cerrar la ventana
Mostrar el cuadro de diálogo Ir a la página
Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.
Ir al siguiente panel de un libro que se haya dividido
Ir al panel anterior de un libro que se haya dividido
Ir a la siguiente ventana del libro
Ir a la ventana anterior del libro
Revisar la ortografía
Agregar a la selección
Mostrar el cuadro de diálogo Macros
Presione
MAYÚS
+
o
FN + MAYÚS + F3
MAYÚS
+
o
FN+ MAYÚS + F4
+ F4
F5
MAYÚS + F5
F6
MAYÚS + F6
+ F6
+ MAYÚS + F6
F7
o
FN + F7
MAYÚS + F8
OPCIÓN
+
o
FN + OPCIÓN + F8
Calcular todas las hojas de cálculo de todos los libros
F9
abiertos
Calcular la hoja activa
MAYÚS + F9
Mostrar un menú contextual
MAYÚS + F10
Insertar una nueva hoja de gráfico
F11
Insertar una nueva hoja
MAYÚS + F11
Insertar una hoja de macros de Excel 4.0
+ F11
Mostrar el cuadro de diálogo Guardar como.
F12
Pág.: 70
F3
F4
F8
Para
Mostrar el cuadro de diálogo Abrir.
Presione
+ F12
Movimiento y desplazamiento en una hoja o un libro
Para
Presione
Mover el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o Una tecla de
hacia la derecha
dirección
CONTROL
+
Desplazarse hasta el extremo de la región de datos actual
tecla
de
dirección
Ir al principio de la fila
INICIO
CONTROL
+
Ir al principio de la hoja
INICIO
Ir a la última celda en uso de la hoja, que es la celda ubicada en la
intersección de la columna situada más a la derecha y la fila inferior (en CONTROL
+
la esquina inferior derecha); o la celda opuesta a la celda de inicio, que FIN
es normalmente la A1
Mover una pantalla hacia abajo
AV PÁG
Retroceder una pantalla
RE PÁG
OPCIÓN + AV
Desplazar una pantalla a la derecha
PÁG
OPCIÓN + RE
Desplazar una palabra a la izquierda
PÁG
CONTROL + AV
Ir a la siguiente hoja del libro
PÁG
CONTROL + RE
Ir a la hoja anterior del libro
PÁG
CONTROL
+
Ir al siguiente libro o ventana
TAB
CONTROL
+
Ir al libro o la ventana anterior
MAYÚS + TAB
Ir al siguiente panel de un libro que se haya dividido
F6
Ir al panel anterior de un libro que se haya dividido
MAYÚS + F6
CONTROL
+
Desplazarse para mostrar la celda activa
SUPRIMIR
Mostrar el cuadro de diálogo Ir a la página
CONTROL + G
Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
+F
Repetir la última acción de búsqueda (igual que Buscar siguiente)
+G
Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja protegida
TAB
Pág.: 71
Obtener una vista previa e imprimir
Introducir datos en una hoja
Trabajar en las celdas o en la barra Fórmulas
Datos de edición y formato
Para
Mostrar el cuadro de diálogo Estilos
Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas
Presione
+ MAYÚS + L
+1
CONTROL + MAYÚS
Aplicar el formato de número general
+~
Aplicar el formato de moneda con dos decimales (los números CONTROL + MAYÚS
negativos aparecen en rojo entre paréntesis).
+$
CONTROL + MAYÚS
Aplicar el formato de porcentajes sin decimales
+%
CONTROL + MAYÚS
Aplicar el formato de número exponencial con dos decimales
+^
CONTROL + MAYÚS
Aplicar el formato de fecha con el día, mes y año
+#
Aplicar el formato hora de hora con la hora y los minutos, e CONTROL + MAYÚS
indicar A.M. O P.M.
+@
Aplicar el formato de número con dos decimales, separador de CONTROL + MAYÚS
miles y signo menos (-) para los valores negativos
+!
Quitar el contorno de las celdas seleccionadas
+ OPCIÓN + CERO
+
OPCIÓN
+
Agregar un contorno a la derecha de la selección
FLECHA DERECHA
+
OPCIÓN
+
Agregar un contorno a la izquierda de la selección
FLECHA IZQUIERDA
+
OPCIÓN
+
Agregar un contorno a la parte superior de la selección
FLECHA ARRIBA
+
OPCIÓN
+
Agregar un contorno a la parte inferior de la selección
FLECHA ABAJO
Quitar contornos
+ OPCIÓN + GUIÓN
Aplicar o quitar el formato de negrita
+B
Aplicar o quitar el formato de cursiva
+I
Aplicar o quitar subrayado
+U
Aplicar o quitar el formato de tachado
+ MAYÚS + X
Ocultar filas
CONTROL + 9
Mostrar filas
CONTROL + MAYÚS
Pág.: 72
Para
Presione
+(
CONTROL + CERO
CONTROL + MAYÚS
+)
+ MAYÚS + W
+ MAYÚS + D
CONTROL + U
ESC
Ocultar columnas
Mostrar columnas
Agregar o quitar el estilo de fuente sombreada
Agregar o quitar el estilo de fuente del esquema
Editar la celda activa
Cancela una entrada de la celda o la barra de fórmulas
Editar la celda activa y luego borrarla, o borrar el carácter
anterior en la celda activa mientras modifica el contenido de la SUPRIMIR
celda
Pegar texto en la celda activa
+V
Completar una entrada de celda
VOLVER
CONTROL + MAYÚS
Especificar una fórmula como fórmula de matriz
+ VOLVER
Mostrar el Generador de fórmulas después de escribir un nombre
CONTROL + A
de función válido en una fórmula
Trabajar con una selección
Para
Copiar la selección
Cortar la selección
Pegar la selección
Borrar el contenido de la selección
Suprimir la selección
Copiar texto o gráficos para al libro de recortes
Pegar al libro de recortes
Deshacer la última acción
Mover de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o mover en la
dirección que se ha seleccionado en Editar en el cuadro de diálogo
Preferencias (menú Excel, comando Preferencias)
Mover de abajo a arriba de la selección (arriba), o mover en la dirección
opuesta a la que se ha seleccionado en Editar en el cuadro de diálogo
Preferencias (menú Excel, comando Preferencias)
De izquierda a derecha dentro de la selección, o bajar una celda si solo
Pág.: 73
Presione
+C
+X
+V
SUPRIMIR
CONTROL +
GUIÓN
CONTROL +
OPCIÓN + C
CONTROL +
OPCIÓN + V
+Z
VOLVER
MAYÚS
VOLVER
TAB
+
Para
una columna está seleccionada
Mover de derecha a izquierda dentro de la selección, o subir una celda
si solo una columna está seleccionada
Moverse en el sentido de las agujas del reloj a la siguiente esquina de la
selección
Insertar los gráficos con el Explorador de medios
Presione
MAYÚS + TAB
CONTROL +
PUNTO
+ CONTROL
+M
Selección de celdas, columnas o filas
Para
Presione
MAYÚS + tecla de
Extender la selección una celda
dirección
Extender la selección a la última celda no vacía de la misma + MAYÚS + tecla
columna o fila que la celda activa
de dirección
Ampliar la selección hasta el principio de la fila
MAYÚS + INICIO
CONTROL
+
Ampliar la selección hasta al principio de la hoja
MAYÚS + INICIO
Extender la selección a la última celda de la hoja (esquina inferior CONTROL
+
derecha)
MAYÚS + FIN
CONTROL + BARRA
Seleccionar la columna completa
ESPACIADORA
MAYÚS + BARRA
Seleccionar toda la fila
ESPACIADORA
Seleccionar toda la hoja
+A
Seleccionar sólo la celda activa cuando se seleccionan varias celdas MAYÍS + SUPRIMIR
Ampliar la selección una pantalla hacia abajo
MAYÚS + AV PÁG
Ampliar la selección una línea hacia arriba
MAYÚS + RE PÁG
Alternar entre ocultar objetos, mostrar objetos y mostrar
CONTROL + 6
marcadores de posición de objetos
Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar
CONTROL + 7
Activar la capacidad de extender la selección mediante las teclas de
F8
dirección
Agregar otro rango de celdas a la selección; o usar las teclas de
dirección para desplazarse al inicio del rango que desea agregar y, MAYÚS + F8
a continuación, presionar F8 y las teclas de dirección para
Pág.: 74
Para
seleccionar el siguiente rango
Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la
celda activa
Seleccione las celdas de una fila que no coincidan con el valor de la
celda activa en esa fila. Debe seleccionar la fila a partir de la celda
activa.
Seleccione solo las celdas que tienen referencia directa de las
fórmulas de la selección
Seleccione las celdas de una columna que no coincidan con el valor
de la celda activa en esa columna. Debe seleccionar la columna que
empieza con la celda activa.
Seleccionar todas las celdas con referencia directa o indirecta de
las fórmulas de la selección
Seleccionar solo las celdas con fórmulas que hagan referencia
directa a la celda activa
Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan referencia
directa o indirecta a la celda activa
Seleccionar sólo las celdas visibles de la selección actual
Presione
CONTROL + /
CONTROL + \
CONTROL
MAYÚS + [
CONTROL + |
CONTROL
MAYÚS + {
CONTROL
MAYÚS + }
+ MAYÚS + Z
Para
Presione
Insertar una nueva hoja de gráfico
F11
Recorrer la selección de objeto de gráfico
Una tecla de dirección
Formularios de datos
Pág.: 75
+
CONTROL + ]
Gráficos
Para
Moverse al mismo campo del siguiente registro
Moverse al mismo campo del registro anterior
Ir al siguiente campo que puede modificar en el registro
Ir al campo anterior que puede modificar en el registro
Moverse al primer campo del siguiente registro
Moverse al primer campo del registro anterior
Ir al mismo campo 10 registros hacia adelante
Ir al mismo campo 10 registros hacia atrás
Desplazarse un carácter a la izquierda dentro de un
campo
Desplazarse un carácter a la derecha dentro de un campo
+
Presione
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
TAB
MAYÚS + TAB
VOLVER
MAYÚS + VOLVER
AV PÁG
RE PÁG
FLECHA IZQUIERDA
FLECHA DERECHA
+
Para
Presione
MAYÚS
+
FLECHA
IZQUIERDA
MAYÚS + FLECHA DERECHA
Seleccionar un carácter hacia la izquierda.
Seleccionar un carácter hacia la derecha.
Filtros e informes de tabla dinámica
Para
Presione
Mostrar el menú emergente de campo de la lista de filtros o la OPCIÓN
+
página de tabla dinámica para la celda seleccionada
FLECHA ABAJO
Esquema de datos
Para
Mostrar u ocultar símbolos de esquema
Ocultar las filas seleccionadas
Mostrar las filas seleccionadas
Ocultar las columnas seleccionadas
Mostrar las columnas seleccionadas
Presione
CONTROL + 8
CONTROL + 9
CONTROL + MAYÚS + (
CONTROL + CERO
CONTROL + MAYÚS + )
Barras de herramientas
Para
Activar el primer botón de una barra de herramientas flotante
Presione
OPCIÓN +
F10
Cuando una barra de herramientas está activa, seleccione el botón
TAB
siguiente o la barra de herramientas
Cuando una barra de herramientas está activa, seleccione el botón MAYÚS
anterior o la barra de herramientas
TAB
Realizar la acción asignada al botón seleccionado
VOLVER
+
Windows
Para
Expandir o minimizar la cinta de opciones
Cambiar a la siguiente aplicación
Cambiar a la aplicación anterior
Cerrar la ventana del libro activo
Restaurar el tamaño de la ventana del libro activo
Pág.: 76
Presione
+ OPCIÓN
+R
+ TAB
+ MAYÚS
+ TAB
+W
+ F5
Para
Ir al siguiente panel de un libro que se haya dividido
Ir al panel anterior de un libro que se haya dividido
Cambiar a la siguiente ventana del libro
Presione
F6
MAYÚS + F6
+ F6
+ MAYÚS
+ F6
+ MAYÚS
+3
Cambiar a la ventana anterior del libro
Copiar la imagen de la pantalla al portapapeles
Copie la imagen de la ventana activa al portapapeles (después de
+ MAYÚS
presionar y soltar la combinación de teclas, haga clic en la ventana de que
+4
desea tomar una imagen).
Cuadros de diálogo
Para
Ir al siguiente cuadro de texto
Ir al cuadro, la opción, el control o el comando anterior
Salir de un cuadro de diálogo o cancelar una acción
Cambiar a la pestaña siguiente
Cambiar a la pestaña anterior
Presione
TAB
MAYÚS + TAB
ESC
CONTROL + TAB
CONTROL + MAYÚS +
TAB
Realice la acción asignada al botón de comando
predeterminado
VOLVER
(el botón con el contorno en negrita, que suele ser el botón
Aceptar)
Cancelar el comando y cerrar
ESC
Funciones de base de datos
Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir
los registros que entran en el recuento.
Pág.: 77
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
¿Cómo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios,
debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones
(preferiblemente antes de la base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de
cálculoPara realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una
línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna
(campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir
los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna
años todos los registros tienen completos sus datos.
Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir
los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123
Pág.: 78
Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que deben cumplir los registros
que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105
Función
BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el
cálculo.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben
cumplir los registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos -->
178200
Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.de una columna
o lista que cumplen los criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben
cumplir los registros que entran en el cálculo.
Pág.: 79
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos -- >
110,33
Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es
el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre
del campo que se utiliza en la función.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los
registros que entran en el cálculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que
cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la ón que debe cumplir el
registro buscado.
Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
#¡NUM!.
Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el
valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4
Pág.: 80
Macros
En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y
cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla
el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación
utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un
curso entero y se sale del objetivo del curso.
18.1. Introducción
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido
con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color
de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos
mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una
sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice
todas esas tareas.
18.2. Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar
posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú
Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese
libro.
Pág.: 81
Usar referencias relativas - Con esta opcion utilizaremos referencias reativas para
que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de
diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla
CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que
no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en
el libro de macros personal o en otro libro.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro
dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a
continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la
barra de estado
donde tenemos la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es
conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si
seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la
selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón
Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en
.
Pág.: 82
18.3. Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que
sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por
las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las
celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de
ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra
en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro
como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará
el cuadro y se ejecutará la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
Pág.: 83
Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de
programación de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código
de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de
método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin
necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.
Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es
posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es
interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios
importantes.
18.4. Crear una macro manualmente
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de
programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de
programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes
saltarte este punto del tema.
Si quieres leer sobre los conceptos básicos de programación, visita nuestro
básico.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas
Alt+F11. Para ver el entorno de desarrollo de programación del editor Visual
Basic visita nuestro básico.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que
es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros.
Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar → Módulo.
A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el
caso que devuelva algú valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no
devuelve ningún valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar →
Procedimiento...
Pág.: 84
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el
Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre.
También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una
Propiedad.
Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público
podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre
Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las
instrucciones necesarias para definir la macro.
Si quieres practicar estos puntos puedes realizar el Ejercicio de crear una macro
manualmente.
18.5. Guardar archivos con Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de
archivo diferente.
Para ello deberemos ir la pestaña Archivo y seleccionar la opción Guardar
como.
Pág.: 85
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como
tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
.
Dale un nombre y el archivo se almacenará.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará
este anuncio bajo la banda de opciones:
Pág.: 86
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están
compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para
nuestro equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las
has creado tú pulsa el botón Habilitar contenido. Y si no, cierra la
advertencia de seguridad con el botón de la derecha.
Compartir documentos
Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para compartir
documentación, o trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas. En
los últimos tiempos han proliferado muchas herramientas de gestión que se basan
en el uso de internet. Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los
recursos:
Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde
distintos puntos.
Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las
actualizaciones que ha sufrido.
Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde
algunos terminales móviles.
Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas de
información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.
Obviamente la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos
conexión a internet.
Pág.: 87
ATAJOS DEL TECLADO
Prácticamente todas las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde el teclado.
Eso te da mucha más velocidad a la hora de manejar Excel y aumenta tu productividad en tu
trabajo diario.
TECLAS PARA TRABAJAR EN UNA HOJA DE CÁLCULOS
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro
Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la
derecha
CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección de la
columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la
celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba
ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda
CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana
CTRL+MAYÚS+F6 o CTRL+MAYÚS+TAB Ir al libro o a la ventana anterior
F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
MAYÚS+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa
F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado
FIN Activar o desactivar el modo Fin
FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
Pág.: 88
CTRL+MAYÚS+” (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o
en la barra de fórmulas
CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas
CTRL+’ (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la
barra de fórmulas
ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar
Teclas para aplicar formato a los datos
Presione Para
ALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo
CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas
CTRL+E Aplicar el formato de número General
CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos
aparecen en rojo)
CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales
CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año
CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.
CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y
signo menos (–) para los valores negativos CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde
CTRL+MAYÚS+_ Quitar los contornos
CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita
CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado
CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado
CTRL+9 Ocultar filas
CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas
CTRL+0 (cero) Ocultar columnas
CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas
Teclas para modificar datos
F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente
Pág.: 89
en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma
F3 Pegar un nombre definido en una fórmula
ENTRAR Completar CTRL+MAYÚS+ Introducir una fórmula como fórmula matricial
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula
CTRL+MAYÚS+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después de
escribir un nombre de función en una fórmula
F7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía
Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección
CTRL+C Copiar la selección
CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección
CTRL+GUIÓN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la última acción
CTRL+MAYÚS+SIGNO MÁS Insertar celdas vacías
Teclas para moverse dentro de una selección
ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección
que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)
MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la
dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si sólo
se ha seleccionado una columna
MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia
arriba si sólo se ha seleccionado una columna
CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de la
selección
CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adyacentes
CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no adyacentes
Pág.: 90
inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de cálculo
MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas
MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo
MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de
una hoja
CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar
F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección
MAYÚS+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para
moverse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de
dirección para seleccionar el siguiente rango
BLOQ DESP, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior izquierda
de la ventana
BLOQ DESP, MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana
Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado
FIN Activar o desactivar el modo Fin
FIN, MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en blanco
de la misma columna que la celda activa
FIN, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina
inferior derecha)
FIN, MAYÚS+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta tecla no
estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para
transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)
Teclas para seleccionar celdas con características especiales
CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región
actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa
CTRL+MAYÚS+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios
CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de esa fila.
Pág.: 91
Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.
CTRL+MAYÚS+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la celda
activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda activa.
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región
actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna
CTRL+MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la
misma columna que la celda activa
MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (esquina
CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa en
fórmulas de la selección
CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia
directa o indirecta en fórmulas de la selección
CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia
directa a la celda activa
CTRL+MAYÚS+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan referencia
directa o indirecta a la celda activa
ALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual
Teclas para seleccionar una hoja de gráficos
CTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione la hoja de gráficos
que desea
CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione la hoja de gráficos
que desea
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Teclas para seleccionar un gráfico incrustado
Nota La barra de herramientas Dibujo debe estar activada.
1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.
2. Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de herramientas Dibujo. 3.
Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionar objetos de la barra de
herramientas Dibujo.
4. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto.
5. Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en la pila de objetos hasta que
aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar.
6. Presione CTRL+ENTRAR para activar el gráfico.
Teclas para seleccionar elementos de gráficos
FLECHA ABAJO Seleccionar el grupo de elementos anterior
FLECHA ARRIBA Seleccionar el grupo de elementos siguiente
FLECHA DERECHA Seleccionar el siguiente elemento del grupo
FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el elemento anterior del grupo
TECLAS PARA UTILIZAR CON BASES DE DATOS Y LISTAS
Teclas para trabajar con un formulario
ALT+tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del comando
Seleccionar un campo o un botón de comando
FLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registro
FLECHA ARRIBA Ir al mismo campo del anterior registro
Pág.: 93
TAB Ir al siguiente campo modificable del registro
MAYÚS+TAB Ir al anterior campo modificable del registro
ENTRAR Ir al primer campo del siguiente registro
MAYÚS+ENTRAR Ir al primer campo del registro anterior
AV PÁG Ir al mismo campo 10 registros más adelante
CTRL+AV PÁG Moverse a un nuevo registro
RE PÁG Ir al mismo campo 10 registros más atrás
CTRL+RE PÁG Ir al primer registro
INICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campo
MAYÚS+FIN Ampliar una selección hasta el final de un campo
MAYÚS+INICIO Ampliar una selección hasta el comienzo de un campo
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carácter hacia la izquierda o hacia la derecha
dentro de un campo
MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carácter de la izquierda
MAYÚS+FLECHA DERECHA Seleccionar el carácter de la derecha
Teclas para utilizar Autofiltro
Teclas de dirección para seleccionar la celda que contenga el rótulo de columna y, a continuación,
presioneALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista de Autofiltro de la columna actual
FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista de Autofiltro
FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista de Autofiltro
ALT+FLECHA ARRIBA Cerrar la lista de Autofiltro de la columna actual
INICIO Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista de Autofiltro
FIN Seleccionar el último elemento de la lista de Autofiltro
ENTRAR Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de Autofiltro
Teclas para esquematizar datos
ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA Agrupar filas o columnas
ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar filas o columnas
CTRL+8 Mostrar u ocultar símbolos de esquema
CTRL+9 Ocultar filas seleccionadas
CTRL+MAYÚS+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas seleccionadas
CTRL+0 (cero) Ocultar columnas seleccionadas
CTRL+MAYÚS+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas seleccionadas
TECLAS PARA UTILIZAR CON INFORMES DE TABLA DINAMICA O GRAFICO DINAMICO
Teclas para el Asistente para tablas y gráficos dinámicos
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Seleccionar el botón de campo anterior o siguiente de la lista
Pág.: 94
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Seleccionar el botón de campo situado a la izquierda o a la
Pág.: 95
derecha en una lista de botones de campo con varias columnas
ALT+C Desplazar el campo seleccionado al área de columna
ALT+D Desplazar el campo seleccionado al área de datos
ALT+L Mostrar el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica
ALT+P Desplazar el campo seleccionado al área de página
ALT+R Desplazar el campo seleccionado al área de fila
Teclas para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico
CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar el informe de tabla dinámica completo
Teclas de dirección para seleccionar la celda que contiene el campo y, después, ALT+FLECHA
ABAJO para mostrar la lista del campo actual en un informe de tabla dinámica
Teclas de dirección para seleccionar el campo de página de un informe de gráfico dinámico y,
después,ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo de página actual en un informe de
gráfico dinámico
FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista
FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista
INICIO Seleccionar el primer elemento visible de la lista
FIN Seleccionar el último elemento visible de la lista
ENTRAR Mostrar el elemento seleccionado
BARRA ESPACIADORA Activar o desactivar una casilla de verificación de la lista Teclas
para diseñar un informe de tabla o de gráfico dinámico
1.
Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.
2.
Presione CTRL+TAB o CTRL+MAYÚS+TAB para seleccionar la barra de herramientas Tabla
dinámica.
3.
Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionar el menú situado a la
izquierda o a la derecha o, cuando el submenú está visible, para pasar del menú principal al submenú.
4.
Presione ENTRAR (en un botón de campo) y las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA para
seleccionar el área a la que desee mover el campo seleccionado.
Teclas para agrupar y desagrupar elementos de tablas dinámicas
ALT+MAYÚS+FLECHA DERECHA Agrupar los elementos de la tabla dinámica seleccionados
ALT+MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar los elementos de la tabla dinámica seleccionados
Teclas para utilizar con el Asistente para cubos OLAP
Utilice estas teclas para concluir el Paso 2 del Asistente para cubos OLAP.
Para mover un campo desde la lista Campos de origen al cuadro Dimensiones
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1. Presione la tecla TAB para seleccionar la lista Campos de origen.
2. Presione la tecla de FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el campo que desea
mover.
Como no se puede cambiar el orden de un campo después de moverlo, seleccione primero el
campo que desee que aparezca en la parte superior del cuadro Dimensiones.
3. Presione la tecla TAB para seleccionar el botón > y, a continuación, presione ENTRAR.
4. Para mover el resto de los campos, repita los pasos del 1 al 3.
Para mover un campo a un nivel superior o inferior dentro del cuadro Dimensiones
1. Presione la tecla TAB para seleccionar el cuadro Dimensiones.
2. Presione la tecla FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para seleccionar el campo que desea mover.
3. Presione CTRL+X
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