Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN BELISARIO VELASQUEZ & ASOCIADOS LTDA Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 1. GESTIÓN 1.1. ELABORACIÓN El Manual Integrado de Gestión es elaborado por el Representarte de la Dirección para el SIG siguiendo el lineamiento de la Presidencia, Gerencia Administrativa y el grupo de líderes de cada área. El líder del proceso HSEQ es quien edita, actualiza y divulga este manual. 1.2. FORMATO DE PRESENTACIÓN El manual de gestión integral de Belisario Velásquez & Asociados LTDA cuenta con una estructura de capítulos propia. Su contenido ha sido establecido por el Representante de la Dirección y el líder del proceso HSEQ según los requisitos de las normas ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004, Guía RUC y las exigencias de la organización. 1.3. TIPO DE ARCHIVO Y UBICACIÓN ELECTRÓNICA El documento original firmado y aprobado se encuentra bajo custodia del Representante de Dirección, y la copia controlada en el servidor. Cualquier impresión o copia desde la red de este manual se considera “Copia No controlada”. 1.4. ACCESO Y DISTRIBUCIÓN El acceso a este documento se hace a través de la red interna de la compañía, en donde todos los empleados tienen acceso de lectura a los documentos, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento HSEQ-P-002 Documentación y registros. 1.5. ACTUALIZACIONES Es responsabilidad del Representante de la Dirección y/o el Líder HSEQ realizar actualizaciones cada vez que las áreas o procesos argumentan o presentan cambios al Sistema Integrado de Gestión, y que deban ser documentados en este manual. 1.6. MECANISMOS DE DIFUSIÓN Cuando hay cambios, o por razones de capacitación en el Sistema Integrado de Gestión, se realiza difusión del manual dejando registro de la misma. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 2. PRELIMINARES 2.1. OBJETO Belisario Velásquez & Asociados LTDA ha asumido la implementación de un Sistema Integrado de Gestión basado en los requisitos de las normas ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004, Guía RUC y en la experiencia de la organización. Este manual resume los lineamientos guía del Sistema Integrado de Gestión de Belisario Velásquez & Asociados LTDA, su objeto es brindar soporte a todas las personas directa e indirectamente relacionadas con la compañía que interactúan en la ejecución y desarrollo de servicios, para garantizar el cumplimiento de requisitos legales, la protección del Medio Ambiente, la prevención de accidentes, la satisfacción de los Clientes y el mejoramiento continuo. Así mismo está diseñado para garantizar que el sistema opere y se maneje en el tiempo aun cuando las personas que ocupan los cargos cambien o sean trasladadas. 2.2. ALCANCE El Sistema Integrado de Gestión de Belisario Velásquez & Asociados LTDA. Contempla: Prestación de servicios profesionales de consultorías, interventorías o gestorías, auditorías y litigios, en derecho laboral, en salud y en seguridad en el trabajo. 2.3. EXCLUSIONES Se establecen como exclusiones para el Sistema Integrado de Gestión los Numerales 7.3 y 7.6 de la Norma ISO 9001:2008. Los servicios definidos en el alcance del Sistema Integrado de Gestión no involucran actividades de diseño y desarrollo, por lo cual se excluye el numeral 7.3 de la norma ISO 9001:2008. Adicionalmente no se requieren contar con equipos de seguimiento y medición, que proporcionen información que evidencie la conformidad de los servicios prestados, por lo cual el numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2008 no es aplicable. 2.4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de la alta dirección de Belisario Velásquez & Asociados LTDA, conformada por la Gerencia administrativa y su grupo directivo el establecer los lineamientos para la Gestión integral en la compañía, así mismo son responsables por la definición de estrategias, la asignación de recursos, el velar por el cumplimiento de lo aquí expuesto en cada una de sus áreas y como cualquier miembro Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 activo de la organización debe hacer parte y cumplir lo establecido por el Sistema Integrado de Gestión. El representante de la dirección para efectos del Sistema Integrado de Gestión en la compañía, designado por Gerencia Administrativa es la Gerencia Técnica, quien es responsable por la administración y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión en conjunto con el Líder HSEQ. Todo el personal de Belisario Velásquez & Asociados LTDA, es responsable de cumplir las disposiciones establecidas en este manual, de velar por el cumplimiento de sus procesos y los de sus compañeros, reportar su incumplimiento y aportar ideas para la mejora continua del mismo. 3. LA COMPAÑÍA – Belisario Velásquez & Asociados LTDA. 3.1. HISTORIA Belisario Velásquez & Asociados LTDA es una empresa de prestación de servicios profesionales jurídicos, especializados en el área del Derecho laboral y la salud y Seguridad en el Trabajo, En el año 2004 se constituye con el propósito de prestar asesorías a diferentes clientes por la unión de un grupo interdisciplinario con amplia experiencia y conocimientos en el ámbito del Derecho Laboral y la Salud y Seguridad en el trabajo. Esta combinación de los profesionales que conforman el equipo de trabajo con el cual se compone Belisario Velásquez & Asociados Ltda., garantiza la eficiencia y cumplimiento frente a sus clientes. Belisario Velásquez & Asociados Ltda., ofrece inicialmente dos frentes de trabajo, consultorías y litigios, posteriormente se implementa el servicio de Auditorias, en la actualidad es reconocida por sus clientes por su ética profesional, eficiencia y calidad en el desarrollo de las servicios prestados. NUESTRA MISIÓN Ofrecer a empresas y personas naturales asesoría calificada en materia de Derecho Empresarial, Derecho Laboral, Derecho de la Seguridad Social, Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales. Atender de manera responsable, eficiente y humanitaria, las solicitudes de representación jurídica, en situaciones que involucren el ámbito legal. Propugnar la formación jurídica en beneficio de la dignidad humana, la salud del trabajador, la autonomía privada de la voluntad y el desarrollo empresarial; participando activamente en debates legales y extra-legales. Estamos abiertos al debate legal y académico, siempre que éste fomente la consolidación de una estructura conceptual seria y real en beneficio de la colectividad enmarcada en el estado social de derecho. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 NUESTRA VISIÓN Como organización, mantendremos los niveles de calidad alcanzados, a través de exigentes controles internos de nuestros procedimientos y resultados, apoyados en áreas facilitadoras de gestión, cómo la tecnología y los lenguajes educativos. A corto plazo nuestra organización se posicionará como una entidad reconocida por la calidad de sus servicios y la confiabilidad de sus profesionales asociados, asesores y personal permanente. Belisario Velásquez & Asociados Ltda., se proyecta como una organización de calidad e ingresos sostenibles, que nos permita establecer una red permanente de trabajo en diferentes ciudades del territorio nacional y ampliar nuestros alcances al ámbito internacional a través de la labor legal, académica y doctrinaria. 3.2. DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS Belisario Velásquez & Asociados LTDA ofrece servicios profesionales a través de un grupo humano con: Experiencia Entrenamiento Compromiso y Calidad humana El respeto por el medio ambiente, la seguridad e integridad de sus miembros es prioritario. LITIGIO Nuestro grupo interdisciplinario de abogados litigantes realiza con nuestros clientes consejería estratégica en el manejo del conflicto, además de la representación judicial y administrativa. Nuestro énfasis y reconocimiento en el mercado nacional es en derecho laboral y de la seguridad social, además de tener amplia experiencia en Salud y seguridad en el trabajo. CONSULTORIAS Ofrecer nuestros servicios de consultorías por medio de profesionales especializados y con amplia experiencia en el área del derecho laboral y la salud y seguridad en el Trabajo con el fin de generar soluciones óptimas a situaciones específicas de nuestros clientes. La consultoría de nuestra empresa comprende: Asesoría jurídica personal y empresarial por medio de abogados, los cuales gracias a su amplia experiencia y conocimientos en las áreas del derecho y la salud y seguridad en el Trabajo, proporcionan respuestas oportunas, acertadas a situaciones específicas de acuerdo a los requerimientos de nuestros clientes. Iinterventorías o Gestorías, Vigilar la ejecución de los contratos de nuestros clientes y hacer Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 cumplir las obligaciones que de éste se deriven de manera oportuna y eficaz dentro de los términos establecidos en las normas vigentes sobre la materia y en las cláusulas estipuladas en el contrato, con la finalidad de optimizar resultados y evitar a nuestros clientes la generación de futuros conflictos con terceros por incumplimiento de condiciones contractuales. AUDITORÍAS Ofrecer los servicios de auditorías con profesionales calificados a fin de precisar el nivel de cumplimiento de nuestros clientes de conformidad con las normas técnicas y legales, identificando desviaciones para generar oportunidades de mejora. Nuestras Auditorias Comprenden: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Sistema de Gestión Ambiental. Sistema de Gestión de Calidad. Derecho Laboral y Seguridad Social Integral. 4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN En Belisario Velásquez & Asociados Ltda., se han identificado los procesos que orientan la prestación de los servicios de la compañía como medio para establecer responsabilidades claras, definir actividades necesarias para lograr el resultado deseado e identificar las interfaces de las actividades claves dentro y entre las funciones de la organización. 4.1. PROCESOS BELISARIO VELASQUEZ & ASOCIADOS LTDA Actualmente nuestro sistema Integrado de Gestión se soporta en 7 procesos que describen todo el quehacer de la organización PROCESOS ESTRATÉGICOS Son aquellos procesos de planeación y control que establecen las estrategias y directrices de la organización. Definen nuestra manera de actuar. Gerencial HSEQ PROCESOS DE LA CADENA DE VALOR Son aquellos que tienen contacto directo con nuestros clientes involucran la planeación, la prestación Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 y desarrollo de nuestros servicios y de ellos depende la permanencia y crecimiento de nuestros servicios en el mercado. Comercial Litigios Consultorías PROCESOS DE APOYO Son los procesos destinados a garantizar la administración de recursos de la compañía y su optimización. Administración Sistemas Logística En la caracterización de estos procesos se establece claramente las actividades que hacen parte de cada uno de ellos, los productos de entrada y de salida así como el proveedor y cliente de cada actividad. La identificación de recursos y documentación aplicable, todos descritos de acuerdo a su operación. La interacción específica entre los procesos está en cada uno de los procedimientos específicos. Para mostrar de manera global la forma en que nuestros procesos interactúan tenemos el mapa general de procesos que presentamos a continuación: Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 4.1.1. Organización Belisario Velásquez & Asociados LTDA, se encuentra dividido en gerencias de área y los niveles de comunicación y autoridad se pueden apreciar en el organigrama general. Código:HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 23/05/2015 Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4.2. Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN La política Integral de HSEQ aplica a toda la organización, es la base para la definición de los objetivos y metas, como punto de partida de todas y cada una de las actividades asociadas a la calidad de los servicios que prestamos o el desarrollo de nuevas herramientas que propicien la mejora de nuestros procesos. Belisario Velásquez & Asociados LTDA. Ha diseñado y establecido un sistema para el control de todos los documentos y registros que inciden en la calidad de los servicios prestados y lo ha documentado en los procedimientos HSEQ-P-001 “documentación y registros” y HSEQ-P-002 “Norma Fundamental”. Este control aplica tanto a los documentos elaborados internamente, como a los de procedencia externa que se utilicen como referencia para cumplimiento de requisitos por parte de Belisario Velásquez & Asociados LTDA. Los documentos se aplican a partir de su fecha de edición o expedición. El responsable de cada área efectúa difusión de los documentos del Sistema Integrado de Gestión al personal a su cargo. 4.3. REGISTROS Y CONTROL DE REGISTROS En el procedimiento “CONTROL DE REGISTROS”, ha establecido las disposiciones generales para garantizar que se pueda recuperar de manera ágil y sistemática la información necesaria para demostrar la conformidad del sistema de gestión integral en HSEQ con los requisitos de la normas de referencia. Para facilitar el conocimiento de las disposiciones sobre control de registros y su aplicación, en cada procedimiento, el numeral 9 “Registros”, indica para cada uno de los registros generados en él, lo siguiente: nombre, código, número de ejemplares, recolección, lugar de archivo, clasificación, tiempo de conservación, acceso y disposición. 4.3.1. Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles / identificación de aspectos e impactos ambientales. Belisario Velásquez & Asociados LTDA en el panorama de identificación de peligros mediante diagnóstico de las condiciones de trabajo, identifica y valora los peligros en salud ocupacional y seguridad industrial; y posteriormente determina sus respectivas acciones de control en un orden de prioridad de acuerdo con el tipo de riesgo y de conformidad con el procedimiento HSEQ-P-006 “IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES”. Igualmente la empresa cuenta con el procedimiento “Identificación de aspectos ambientales” para establecer la metodología, responsabilidades y controles a fin de identificar y valorar los Aspectos e Impactos Ambientales relacionados con sus actividades y controlar aquellos que sean significativos. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 4.4. Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Belisario Velásquez & Asociados LTDA. Establece en el Procedimiento HSEQ-P-007 “IDENTIFICACION DE NORMAS Y REQUISITOS DE OTRA INDOLE EN HSEQ” para controlar los aspectos normativos, así como otros requisitos estatutarios. Estos requisitos deben estar actualizados y disponibles para su cumplimiento. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN La alta dirección de Belisario Velásquez & Asociados LTDA., compuesta por la Gerencia Administrativa y su grupo directivo (Gerencias de Área) dan a conocer a la compañía las directrices generales por medio de la misión, visión y en general mediante la aprobación de los documentos internos que establecen las responsabilidades y la forma de realizar las diferentes actividades. 5.1. POLÍTICA INTEGRAL DE HSEQ La política de Integral de HSEQ de Belisario Velásquez & Asociados LTDA expresa los lineamientos que la organización ha determinado necesaria para el logro de la satisfacción de nuestros clientes y la mejora de nuestros procesos internos. Nuestra Política de Gestión Integral en HSEQ, está aprobada y debidamente firmada por la Presidencia y se encuentra distribuida en las instalaciones de Belisario Velásquez y Asociados LTDA. De la Política de HSEQ se han generado objetivos, metas, estrategias, actividades e indicadores que permiten su constante evaluación y cumplimiento. Las Políticas de Gestión con que cuenta la organización se listan a continuación: POLITICA DE GESTION INTEGRAL EN HSEQ POLITICA DE NO ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO PRINCIPIOS DE SEGURIDAD INFORMATICA. Para su divulgación se utiliza: Publicación en la oficina, inducción al personal nuevo, reuniones gerenciales y acceso por medio del servidor de la compañía, las cuales se encuentran publicadas en cada uno de los equipos de la empresa. 5.2. PLANIFICACIÓN 5.2.1. Objetivos de Gestión Se tiene definidos dos tipos de objetivos los estratégicos que son los establecidos por la Gerencia Administrativa de acuerdo con el direccionamiento estratégico y los objetivos de proceso, que son definidos por el responsable de cada proceso como herramienta de mejora para el desempeño del Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 proceso mismo. Entre los objetivos estratégicos se encuentran algunos ligados con el Sistema Integrado de Gestión los cuales se pueden verificar comparando contra la Política de Gestión Integral. Todos los objetivos establecidos son monitoreados periódicamente por el representante de la Dirección líder del proceso HSEQ, igualmente son revisados por la dirección de acuerdo con los lineamientos del documento GER-P-001 “REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN”. 5.2.2. Planificación del Sistema Integrado de Gestión Las actividades que sustentan el Sistema Integrado de Gestión se encuentran planificadas en las caracterizaciones de Proceso, los lineamientos que permiten el cumplimiento de requisitos se encuentran descritos en este Manual y de manera específica dentro de los procedimientos, manuales y otros, se detallan responsabilidades por cumplir de cada uno de los empleados. El sistema integral se revisa para garantizar su adecuación de acuerdo con actividades nuevas o modificaciones en los procesos estratégico, cadena de valor y apoyo, que surjan por: condiciones del mercado, estructura interna de la empresa, regulaciones aplicables, entre otras. 5.2.2.1. Programas De Gestión Los programas de gestión se han definido de manera integral abarcando los aspectos de salud, seguridad y ambiente y el acceso se hace a través de las publicaciones en todos los computadores en red de la compañía, su acceso es ilimitado. 5.2.2.2. Manejo Del Cambio Dado que todo cambio tiene por si un riesgo inherente Belisario Velásquez & Asociados LTDA., consciente de la importancia de mantener la integridad técnica, tecnológica, administrativa, de su personal y sus servicios ha definido varios mecanismos capaces de soportar el manejo seguro de los procesos de cambio en la compañía. Todas las necesidades de cambio identificadas, antes de su implementación deben ser sometidas a una evaluación, revisión y validación documentada. Las actividades que sugieren cambio al interior del Sistema Integrado de Gestión, pueden ser derivadas de: Empezar una nueva actividad / tarea. Cambios en la estructura organizacional de la compañía, Nuevo personal que incluya nuevos cargos dentro de la empresa de impacto para el sistema de gestión integral (manejo de indicadores o un nuevo proceso). Nuevo rol o lugar de trabajo, es decir una nueva sede. Nuevas tecnologías o adecuación en la existente. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 Nuevo proceso, cambios en las políticas actuales. Cambios en las condiciones de trabajo (ejemplo: cambio de temporada o inicio del turno de noche). Revisión de la dirección al SIG. Seguimiento a los accidentes, incidentes presentados. Cambios en las disposiciones contractuales y/o normativas. Procesos de planeación estratégica. Incompatibilidad con otros sistemas de gestión adoptados. Resultados de auditorías internas y/o externas. Todas las actividades anteriores que den como resultado cambios al Sistema Integrado de Gestión deben ser notificadas mediante una solicitud en donde se mencionan todos y cada uno de los documentos afectados, los cambios pueden ser sugeridos por cualquier miembro de la compañía, pero serán aprobados por los responsables definidos en Norma fundamental de la documentación y registros. El representante de la Dirección evalúa el impacto del cambio en concordancia con los elementos claves de este manual y los requisitos de los referenciales para certificación. La etapa de establecer las características del cambio implica que el líder del proceso del área ejecutora del cambio: Define en coordinación con el líder del proceso HSEQ determina como el cambio afectan al sistema integral de gestión. El líder del proceso del área ejecutoria del cambio identifica riesgos, peligros, aspectos e impactos y la definición de los controles, así como la evaluación de nuevos peligros, riesgos, aspectos e impactos que se crearán para el área o proceso y que puedan afectarla. Para los cambios relacionados con la estructura organizacional en cuanto a la definición de roles y responsabilidades, se revisa el organigrama y los cargos definidos. Ejecutar los cambios de acuerdo con lo establecido por la compañía. El líder del proceso HSEQ y el líder del proceso donde se generan los cambios divulgan al personal del proceso los cambios que se efectuaron, así como los controles a implementar. 5.3. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Belisario Velásquez & Asociados Ltda., ha definido y documentado en el ADM-O-001 “Identificación Del Cargo Y Manual De Funciones”, los diferentes cargos, funciones y responsabilidades, así como las autoridades de los mismos y su dependencia directa. Además, en Belisario Velásquez & Asociados LTDA todo el personal tiene la autoridad mínima para: Reportar y corregir actos y condiciones inseguras. Reportar y corregir afectaciones al medio ambiente. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 Suspender trabajos que no aseguren la integridad de las personas, que tengan impacto negativo al medio ambiente o que genere daños a equipos y/o instalaciones. Todo el personal tiene la responsabilidad mínima de: Cumplir y hacer cumplir con actitud positiva las políticas y normas de Calidad, Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Protección Ambiental, dentro y fuera del trabajo, garantizando su propia seguridad, la de los demás, de las instalaciones y del medio ambiente. El Organigrama General establece gráficamente los diferentes cargos gerenciales y sus líneas de dependencia. 5.4. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN En Belisario Velásquez & Asociados LTDA la responsabilidad de representar a la dirección está en cabeza de la Gerencia Técnica que adicional a las funciones, roles y responsabilidades establecidas para el cargo que ocupa, se encarga de: 5.5. Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema Integrado de gestión Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente. Gestionar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión COMUNICACIÓN INTERNA La necesidad del cumplimiento de los objetivos colectivos, el reconocimiento de los conductos regulares, la oportunidad de la información y la retroalimentación permanente son las razones para que Belisario Velásquez & Asociados LTDA., establezca la creación de mecanismos de comunicación interna como reuniones, correo interno y el contacto personal como medios de comunicación formal y carteleras, folletos, etc. Para que la información generada al interior de la organización sea comunicada y llevada a los niveles adecuados, cada líder es responsable de comunicarlas en su grupo. 5.6. CONSULTA Y COMUNICACIÓN La Empresa ha establecido un procedimiento para controlar las comunicaciones internas y externas referentes a su Sistema Integrado de Gestión, así como las consultas de los empleados, Clientes y partes interesadas. HSEQ-P-010 Procedimiento de comunicación, participación y consulta Incluye la operación y comunicaciones de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 5.4 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Para asegurar la eficiencia y la eficacia del Sistema Integrado de Gestión y su permanente efectividad en satisfacer los requisitos internos, los especificados por nuestros clientes y los establecidos por el referencial para certificación, la Gerencia Administrativa lleva a cabo la revisión del Sistema Integrado de Gestión por lo menos una vez en el año. La metodología de esta reunión y de los controles periódicos aplicables, se encuentran establecidos en el documento GER-P-001 “Revisión por la dirección” Los temas tratados son los siguientes: Misión y Visión: Se revisan para establecer si mantienen su vigencia puesto que son el punto de partida de la planeación estratégica Política Integral HSEQ: Se analiza en todas las reuniones su cumplimiento y en la tercera reunión se revisa su validez para el próximo año; de ser necesario se hacen los ajustes pertinentes. Objetivos de Gestión: Se hace seguimiento a su cumplimiento en todas las reuniones. Si existen desviaciones se establecen las causas y las acciones de mejoramiento de acuerdo con procedimiento de HSEQ-P-003 “Procedimiento de manejo de oportunidades de mejora, acciones correctivas/preventivas”. En la última reunión del año se revisa su validez y se establecen los objetivos de Gestión de ser requeridos para el año siguiente. Resultados de auditorías y evaluación de cumplimiento legal: Se evalúan los resultados de las auditorías realizadas de acuerdo al procedimiento HSEQ-P-004 “Auditorías Internas” y estado de la matriz de aspectos legales. Retroalimentación del cliente: Evaluación de las mediciones de percepción del cliente. Retroalimentación interna como participación de los empleados a través del COPASST y otros medios. Desempeño de los procesos y conformidad del producto, cada una de las gerencias presenta su reporte de indicadores. Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas Informe entregado por HSEQ del estado de las investigaciones de los incidentes y de las acciones correctivas y preventivas. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas La Gerencia Administrativa realiza revisión de los pendientes de la reunión de revisión por la dirección anterior. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión, ya sean internos, externos o asociados a requisitos legales. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 Recomendaciones para la mejora: Dentro de la agenda se maneja el punto de conclusiones y recomendaciones el cual es el espacio creado en medio de la reunión para planear las recomendaciones para la mejora. 6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS Los recursos para el mantenimiento y operación de los diferentes servicios son estimados por cada uno de los líderes de procesos, la Gerencia Administrativa revisa las necesidades y asigna los recursos. 6.2. RECURSOS HUMANOS Belisario Velásquez & Asociados Ltda., establece los requisitos en educación, formación, habilidades y experiencia de cada uno de sus cargos, los cuales se tienen en cuenta desde el proceso de selección ADM-P-002 Para detectar necesidades de capacitación se evalúan inicialmente brechas entre lo requerido para los perfiles y la situación actual de los empleados, posteriormente se busca mejorar las competencias en aspectos más allá de lo mínimo requerido, en todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión. Se programan capacitaciones internas o externas, para cubrir las diferencias encontradas y se deja soporte de las mismas y de los resultados de su aplicación en la Gerencia Administrativa. 6.3. INFRAESTRUCTURA La conservación de la infraestructura en equipos de cómputo y comunicaciones está dada por el proceso de Sistemas; las condiciones locativas en general son controladas por la gerencia administrativa. 6.4. AMBIENTE DE TRABAJO Las actividades claves en la gestión en Salud Ocupacional en Belisario Velásquez & Asociados Ltda., están descritas en los Manuales, Procedimientos y Otros pertenecientes a HSEQ. 6.5. CONTROL OPERACIONAL En el Panorama de Riesgos de las actividades y operaciones que desarrolla la empresa, permite identificar los factores de riesgo, las áreas donde se presentan y los controles que se establecen. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1. PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Las actividades de planificación de cada uno de los servicios, se realizan a partir de la viabilidad inicial para prestar el servicio. A partir de este punto se distribuyen los recursos para la prestación adecuada del servicio. 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE La evaluación de requisitos y necesidades de los clientes, la comunicación de la aceptación o rechazo de las diferencias es responsabilidad del proceso comercial, y los controles están definidos en los procedimientos de cada uno de los servicios ofrecidos. 7.3. DISEÑO Y DESARROLLO Exclusión de la Norma ISO 9001:2008 7.4. COMPRAS Se aplica lo definido en el procedimiento ADM-P-001 Procedimiento control de compras. 7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5.1. Control del proceso Se hace aplicando lo establecido para cada uno de los servicios ofrecidos en la cadena de valor (Comercial Litigios y Consultoría) 7.5.2. Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio Cada línea de servicio cuenta con el personal especializado y los procedimientos requeridos para las verificaciones y revisiones que se hacen en las etapas previas a la entrega del servicio, cuyo resultado solo es evidente hasta el momento de realizar la actividad o posterior a ella. 7.5.3. Identificación y trazabilidad La identificación de cada servicio se realiza por dos medios: En físico en la carpeta de cada cliente con el número del radicado. En esta carpeta se incluyen todos los soportes del servicio prestado. En Magnético en la carpeta de cada cliente. Con esta información es posible realizar averiguaciones que permitan el análisis de resultados no deseados o no conformidades que se generen. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 7.5.4. Propiedad del cliente En BELISARIO VELASQUEZ & ASOCIADOS LTDA, tenemos definido como propiedad del Cliente la información suministrada por los clientes en cualquier medio y que sea necesaria para el servicio que se le esté prestando. Controlamos por cliente, tipo de servicio, consecutivo interno (como control y trazabilidad del proceso), el responsable principal del servicio y en algunas ocasiones la información de un contacto adicional, toda la información recibida reposa en medio físico, si se trata de correo electrónico se imprime como respaldo; y se archiva en la carpeta asignada. En caso de pérdida, deterioro o que la información no sea pertinente o adecuada para el proceso el responsable directo debe informar al cliente o al contacto de la eventualidad por un medio que permita evidenciar que la comunicación fue recibida (correo electrónico con respuesta o acuso de recibo o comunicación escrita con radicado) 7.5.5. Preservación del producto Teniendo presente que el producto en BELISARIO VELASQUEZ & ASOCIADOS LTDA son los informes entregados a los clientes estos se protegen según lo establecido en la norma fundamental, en lo referente a mecanismos de protección y conservación de los registros. 7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Exclusión de la Norma ISO 9001:2008 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Para contribuir en el buen desempeño y mejora del Sistema Integrado de Gestión, se recopilan los datos de todos los procesos y por medio de gráficos se monitorea el avance y cumplimiento de los indicadores establecidos. 8.1. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.1.1. Satisfacción del cliente La satisfacción del cliente es aplicada conforme a lo establecido en el procedimiento ADM-P-003 Procedimiento para la evaluación y satisfacción del cliente. 8.1.2. Auditorías internas Ver procedimiento HSEQ-P-004Procedimiento de auditorías internas. Código: HSEQ-M-001 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 07 Fecha: 26/05/2015 8.1.3. Seguimiento y medición de los procesos El seguimiento y medición de los procesos se sustenta en varias de las herramientas diseñadas para el Sistema Integrado de Gestión como los objetivos e indicadores, las auditorías internas y los reportes de mejora que sustentan la toma de acciones correctivas y preventivas. 8.1.4. Seguimiento y medición del producto El seguimiento y medición del servicio se realiza en las reuniones de empalme y la revisión conjunta de los casos, lo cual se ve reflejado en el informe final que se le entrega al cliente. 8.2. CONTROL PRODUCTO NO CONFORME Los lineamientos para el manejo del servicio no conforme están definidos en el procedimiento HSEQP-005 Servicio no conforme. 8.3. ANÁLISIS DE DATOS Al interior de cada proceso se recopilan los datos que sustentan los indicadores respectivos, el manejo que se da a esta información depende de las necesidades propias de cada área y proceso, se almacenan según sus propios lineamientos y se tienen disponibles si es requerido dentro de las revisiones de los resultados presentados. 8.4. MEJORA 8.4.1. Acción correctiva y preventiva Con el fin de mantener el sistema de calidad y lograr mejoras permanentes, cuando se presentan reclamos de clientes, no conformidades de servicios por causas recurrentes y no obvias, no conformidades del sistema Integrado de gestión y/o solicitudes expresas de cualquier empleado o de clientes que requieran de algún plan de acción correctiva, BELISARIO VELASQUEZ & ASOCIADOS LTDA investiga las causas de tales situaciones, las registra y establece acciones para corregirlas y evitar su recurrencia. La descripción detallada para darle cumplimiento a este numeral se estableció el procedimiento HSEQ-P-003 Procedimiento de manejo de OM-AC-AP.
