PROTOCOLO DE CALIFICACION DE: EQUIPO CODIGO Diseño Instalación Operación Desempeño REFRIGERADOR DE MICROBIOLOGIA Datos de trazabilidad: Modelo: HSL04WNAWW Marca: HAIER Nº Serie:A2002600167 Fabricante: HAIER GROUP. Sección: N/A Ubicación: Área de Siembras Microbiológicas del Laboratorio de Control de Calidad. Uso: Conservación de muestras y medios. 2023 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Código del documento: Edición: 01 TABLA DE CONTENIDO I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. APROBACIÓN DEL PROTOCOLO OBJETIVO JUSTIFICACIÓN ALCANCE Y SITIO DE APLICACIÓN RESPONSABILIDADES RECURSOS, MATERIALES, EQUIPOS O INSTRUMENTOS QUE SE UTILIZARAN NORMAS QUE PROCEDEN GLOSARIO ANALISIS DE RIESGO ESQUEMA PRERREQUISITOS DE CALIFICACIÓN DESCRIPCION DEL ÁREA, EQUIPO O SISTEMA COMPONENTES DEL EQUIPO O SISTEMA PROCEDIMIENTO / PRUEBAS a. Requerimientos documentales. b. Prueba de Aspectos Físicos Generales y estado de conservación (verificación de partes). c. Prueba de verificación de existencia de consumibles (listado de repuesto). d. Prueba de verificación de calibración de instrumentos y equipos de medida. e. Prueba de verificación de servicios externos. f. Prueba de verificación de calificación del personal. g. Prueba de verificación del Mantenimiento. MANEJO DE DESVIACIONES CONTROL DE CAMBIOS, MANTENIMIENTO DEL ESTADO CALIFICADO Y CRITERIOS DE RECALIFICACIÓN. BIBLIOGRAFIA ANEXOS Página 2 de 14 Código del documento: PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: I. Edición: 01 APROBACIÓN DEL PROTOCOLO Elaborado por: _____________________________ Nombre Cargo Fecha: Revisado por: _______________________ Nombre Cargo Fecha: _____________________________ Nombre Cargo Fecha: Aprobado por: _____________________________ Nombre Cargo Fecha: Página 3 de 14 Código del documento: PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Edición: 01 II. OBJETIVO - Demostrar que el equipo Refrigeradora y sus componentes se encuentran correctamente instalados, según los requerimientos, para el cumplimiento de buenas prácticas de laboratorio en el área de análisis microbiológico de productos no estériles. - Reunir la evidencia documental de que los componentes de la Refrigeradora cumple con las especificaciones de diseño o requerimientos de usuario. III. JUSTIFICACIÓN - Dentro de la industria farmacéutica se deben llevar controles de calidad específicos para los diferentes productos que se procesan, esto con el fin de garantizar que los medicamentos y productos farmacéuticos son seguros, dentro de la gama de análisis se encuentran los análisis microbiológicos, los cuales garantizan la inocuidad del producto farmacéutico. Realizar análisis a las materias primas, procesos, ambientes y productos es un requerimiento regulatorio y para garantizar la confiabilidad de los resultados se debe demostrar que los equipos funcionan adecuadamente, en el caso de la Refrigeradora es un equipo diseñado preservar a bajas temperaturas muestras, medios y cualquier otro insumo que requieras temperaturas de almacenamiento entre 3ºC a 8ºC, por ellos este protocolo de calificación y consecuentes pasos van dirigidos a demostrar que el equipo es capaz de proveer un espacio de almacenamiento frio para el análisis de productos farmacéuticos no estériles. IV. ALCANCE Y SITIO DE APLICACIÓN - Se debe realizar el proceso de calificación después de la instalación, modificación de cualquiera de los componentes del equipo Refrigeradora del área de Microbiológia del laboratorio de control de calidad de Laboratorios FALMAR, no se realizará en los casos que se haga cambio de consumibles o componentes siguiendo el criterio de cambio igual por igual según lo especificado en la documentacion técnica del equipo o en este protocolo de calificación. V. VI. RESPONSABILIDADES Director de operaciones: Analista: Coordinador de Validaciones y Calificaciones: RECURSOS, MATERIALES, EQUIPOS O INSTRUMENTOS QUE SE UTILIZARAN Camara fotografica. Copia autorizada del protocolo de calificacion. Bolígrafo color azul. Uniforme de ingreso al area de analisis microbiologico. Página 4 de 14 Código del documento: PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Edición: 01 VII. NORMAS QUE PROCEDEN - RTCA 11.03.42:07 Productos farmacéuticos, medicamentos de uso humano, Buenas Prácticas de Manufactura para la Industria Farmacéutica. - Reporte 45 de la Organización Mundial de la Salud, Anexo 2 Buenas Prácticas para Laboratorios Farmacéuticos de Microbiología. - Farmacopea de los Estados Unidos (USP) en su edición 44, apartado general <1058>. VIII. GLOSARIO a. Abreviaturas - HP: Horse power (caballo de fuerza). b. Definiciones - Refrigeradora: Es un dispositivo electrónico, que aisla terminacemnte a los componentes resguardados en su interior, el proceso de intercambio se da por el proceso de compresión de un gas refrigerante (R134a), cuando este se evapora cede el frio al interior de la refrigeradora, para el caso del equipo en la parte superior, el resto del espacio pierde calor hasta lograr condiciones requeridas de temperatura, generalmente entre 3ºC a 8ºC . - Temperatura: Es la magnitud física referida a la energía interna de un cuerpo, medida mediante un termómetro. - Grados Celcius (ºC): Escala de temperatura que asigna el valor 0ºC al punto de fusión del agua y 100ºC al punto de ebullición. IX. ANALISIS DE RIESGO Tabla 1. Análisis de Riesgo Equipo No. 1 2 3 Riesgo (calidad) Degracació n de muestras o medios almacenad os Factores de riesgo Medidas Preventivas Medidas Control Frecuencia Limites Críticos Acción Correctiva Temperatura no controlada Monitoreo de funcionamiento Registros de temperaturas Dos veces al día 3ºC – 8ºC N/A Fuga de gas refrigerante Monitoreo de funcionamiento Registros de temperaturas Dos veces al día 3ºC – 8ºC N/A Limpieza Limpieza según frecuencia establecida Cada vez según cumplimiento de programa Sin formación de escarcha N/A Formación de escarcha Página 5 de 14 Código del documento: PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: X. Edición: 01 ESQUEMA 10 12345- Congelador separado Almacenamiento en puerta Control de temperatura Almacenamiento de botellas Bases 6- Cierre 7- Cajón transparente 8- Vidrio del cajón transparente 9- Estantes removibles 10- Compresor Dibujo Nº1: Esquema general de la Refrigeradora. XI. PRERREQUISITOS DE CALIFICACIÓN Tabla 2. Prerrequisitos de calificación # 1 2 3 Documentos de Diseño Procedimiento de operación Procedimiento de Limpieza C N/C N°D Página 6 de 14 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Código del documento: Edición: 01 4 5 XII. DESCRIPCION DEL EQUIPO: - La Refrigeradora, marca Haier, Modelos HSL04WNAWW, es un equipo diseñado para controlar la temperatura entre un rango de 3ºC a 8ºC en los niveles inferiores y hasta temperaturas bajo cero en el nivel superior del interior del refrigerador. EL principio de enfriamiento es en base a la compresión y evaporación de un gas refrigerante en el circuito de refrigeración, el gas refrigerante que utiliza el esquipo es el R134a, cuya principal composición es de 1,1,1,2, Tetrafluoroetano. El equipo posee un compresor de marca LG, de 1 PH para lograr comprimir el gas refrigerante. El equipo cuerpo de metal al exterior de acabado liso para fácil limpieza y su interior posee materiales que le ayudan al equipo al aislamiento térmico. XIII. COMPONENTES DEL EQUIPO: Tabla 3. Componentes del equipo o sistema Componentes Críticos Componentes Compresor Tubería de cobre exterior Filtro secador Condensador Freezer (evaporador principal) Perilla Congelador Almacenamiento en puerta Almacenamiento de botellas Bases Cierre Cajón transparente Vidrio del cajón transparente Estantes removibles Paneles externos Sistema de enfriamiento Panel de control Cuerpo del equipo XIV. PROCEDIMIENTO / PRUEBAS a. Requerimientos documentales Objetivo: Reunir la evidencia documental que demuestra que la Refrigerador cumple los requerimientos de instalación y que la documentacion está disponible para consulta del personal técnico que lo requiera. Tabla 4. Requerimientos documentales. Prueba Item Procedimiento de Operación y limpieza(código) REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de evaluar Aceptación: C NC Verificar documento. Debe estar Vigencia Documentar próxima vigente revisión: N°D C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación Página 7 de 14 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Código del documento: Edición: 01 Prueba REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de Item evaluar Aceptación: C NC Verificar documento. Procedimiento y/o Debe estar Vigencia Documentar próxima programa de mantenimiento vigente revisión: Verificar documento. Debe estar Manual del proveedor Vigencia Adjuntar como anexos al vigente informe. Verificar documento. Debe estar Ficha técnica del compresor Vigencia Adjuntar como anexos al vigente informe. Verificar documento. Certificado de calibración Debe estar Vigencia Documentar próxima del termohigrometro vigente revisión: Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Verifico: (Nombre/Cargo) N°D Firma/Fecha Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación b. Prueba de Aspectos Físicos Generales y estado de conservación Objetivo: Dejar evidencia documentada del estado de los componentes instalados de la Refrigeradora. Tabla 5. Aspectos físicos generales Prueba Item REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de evaluar Aceptación: C NC Ubicación Sistema de enfriamiento (Compresor) Marca Modelo Potencia Ubicado en la parte trasera del equipo. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica. Verificar en etiqueta del compresor Hacer captura fotográfica Verificar en etiqueta del compresor Hacer captura fotográfica Verificar en etiqueta del compresor Hacer captura fotográfica N°D Ubicación coincide con el dibujo Nº1 LG NSA36LACG 1HP Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha Realizo: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación Página 8 de 14 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Prueba Item Edición: 01 REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de evaluar Aceptación: C NC Sistema de enfriamiento (Tubería de cobre exterior) Estado Verificar condiciones de la tubería exterior en la parte posterior. En buenas condiciones, libre de fugas. Sistema de enfriamiento (Filtro Secador) Estado Verificar condiciones de la tubería exterior en la parte posterior. En buenas condiciones, libre de fugas. Estado Verificar el interior del refrigerador Verificar freezer Tomar fotos del componente En buenas condiciones Estado Verificar el interior del refrigerador. Ver el estado del control En buenas condiciones Sistema de enfriamiento (Freezer) Panel de control (Perilla) Ubicación Cuerpo del equipo (Almacenamiento en puerta) Ubicación Estado Cuerpo del equipo (Almacenamiento de botellas) Código del documento: Ubicación Estado Cuerpo del equipo (Bases) Ubicación Cuerpo del equipo (Cierre) Ubicación Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Verificar las rejillas del almacenamiento en puertas Hacer captura fotográfica Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Verificar las rejillas del almacenamiento en puertas Hacer captura fotográfica Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica N°D Ubicación coincide con el dibujo Nº1 Ubicación coincide con el dibujo Nº1 En buenas condiciones Ubicación coincide con el dibujo Nº1 En buenas condiciones Ubicación coincide con el dibujo Nº1 Ubicación coincide con el dibujo Nº1 Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Verifico: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación Página 9 de 14 Código del documento: PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Prueba Item Sistema de enfriamiento (Cajón transparente) Sistema de enfriamiento (Vidrio del cajón transparente) Edición: 01 REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de evaluar Aceptación: C NC Ubicado según se muestra en Ubicación dibujo Nº1. Ubicación coincide con el Verificar ubicación. dibujo Nº1 Hacer captura fotográfica Estado Verificar condiciones del cajón transparente Hacer captura fotográfica En buenas condiciones, sin quebraduras Ubicación Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Ubicación coincide con el dibujo Nº1 Estado Verificar condiciones del vidrio del cajón transparente En buenas condiciones, sin quebraduras Ubicación Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Ubicación coincide con el dibujo Nº1 Estado Verificar condiciones de los estantes Hacer capturas fotográficas En buenas condiciones, sin daños Ubicación Ubicado según se muestra en dibujo Nº1. Verificar ubicación. Hacer captura fotográfica Ubicación coincide con el dibujo Nº1 Estado Verificar los paneles externos Hacer captura fotográfica En buenas condiciones Panel de control (Estantes removibles) Cuerpo del equipo (Paneles externos) N°D Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Verifico: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación Página 10 de 14 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Código del documento: Edición: 01 c. Prueba de verificación de existencia de consumibles Objetivo: Reunir la evidencia suficiente para demostrar que, en casos de requerirse, se cuentan con los repuestos necesarios para dar mantenimiento al equipo sin quedarse desabastecido. Tabla 6. Verificación de existencia de consumibles Prueba Item Gas refrigerante REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de evaluar Aceptación: C NC Verificar existencia local Debe existir Inventario de gas refrigerante: inventario R134a N°D Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Verifico: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación d. Prueba de verificación de calibración de instrumentos y equipos de medida Objetivo: Demostrar que el termohigrómetro con el que se monitorea las condiciones de temperatura del interior del equipo, proporciona datos confiables. Tabla 7. Verificación de calibración de instrumentos Prueba REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de Item evaluar Aceptación: C NC Debe está en Verificar etiqueta de buen estado / calibración vigente Debe estar Vigencia de calibración vigente Termohigrómetro Calibración Corresponde al Próxima calibración programa Verificar el certificado Debe ser Documentar el proveedor trazable del servicio de calibración Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Verifico: (Nombre/Cargo) N°D Firma/Fecha Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación Página 11 de 14 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Código del documento: Edición: 01 e. Prueba de verificación de servicios externos Objetivo: Demostrar que los servicios externos son apropiados para garantizar el buen funcionamiento de la Refrigeradora. Tabla 8. Verificación servicios externos Prueba Item Suministro eléctrico REQUERIMIENTOS DOCUENTALES TECNICOS DE INSTALACIÓN Resultado Parámetro a Metodología Criterio de evaluar Aceptación: C NC Colocar el multímetro en la opción Voltaje. Voltaje Con un multímetro colocar la sonda terminal positivo (rojo) en un polo del toma y la terminal negativa (negro) en el polo sobrante del toma N°D ______ V+/-10% Tomar lectura del toma Registrar lectura:_________V Colocar Comentarios/Discusión de resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha Verifico: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación f. Prueba de verificación de la capacitación del personal Objetivo: Demostrar que el personal que participa en las operaciones de análisis microbiológico esta capacitado y es competente para entregar los resultados esperados en el uso de equipos en el área de microbiología. Tabla 9. Verificación de Calificación del personal Prueba Criterio de Aceptación: CAPACITACIÓN DE PERSONAL Deben existir registros de capacitación para el uso de la Cabina de Flujo Laminar Especificación Resultado N°D C NC Existen registros de capacitación de personal Registros se encuentran completos Se ha realizado la capacitación según procedimiento # Nombre de Personal Código de Código de Registro de Capacitación empleado 1 2 3 Comentarios/ Discusión de Resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha Verifico: (Nombre/Cargo) Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación Página 12 de 14 Código del documento: PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Edición: 01 g. Prueba de verificación del Mantenimiento Objetivo: Demostrar que la Refrigeradora mantiene y mantendrá el estado calificado, por el debido cumplimiento de los mantenimientos establecidos y requeridos por el equipo. Tabla 10. Verificación de Mantenimiento Prueba Criterio de Aceptación: VERIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO Deben existir reportes de mantenimiento, cumpliendo frecuencia establecida Resultado Especificación C Documentos están aprobados Existen registros de la ejecución del programa de Mantenimiento Se ha realizado la mantenimiento según procedimiento # Documento 1 2 3 4 Comentarios/ Discusión de Resultados: Realizo: (Nombre/Cargo) Verifico: (Nombre/Cargo) N°D NC Registro Firma/Fecha Firma/Fecha C: Cumple N/C: No cumple N°D: Número de Desviación XV. MANEJO DE DESVIACIONES Tabla 11. Manejo de Desviaciones N°D Descripción de la Desviación Responsable ( firma) Fecha de cierre Acción de cierre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Comentarios: Revisión: (Nombre/Cargo) Aprobación: (Nombre/Cargo) Firma : Firma : Fecha: Fecha: Página 13 de 14 PROTOCOLO DE CALIFICACIÓN DE EQUIPO REFRIGERADORA / HSL04WNAWW / HAIER CÓDIGO DE LA ENTIDAD: CM-00-016 Fecha de Vigencia: Código del documento: Edición: 01 XVI. CONTROL DE CAMBIOS, MANTENIMIENTO DEL ESTADO CALIFICADO Y CRITERIOS DE RECALIFICACIÓN. a. Aplica recalificación en caso de cambio del compresor a uno de capacidad diferente. b. Aplica recalificación en los casos que la Refrigeradora sea cambiada de lugar a uno completamente diferente o diferentes instalaciones. c. No se considerarán para recalificaciones los casos que se cambien componentes de igual capacidad, igual marca, equivalentes o que no alteren el desempeño en el funcionamiento del equipo. Nº Descripción del cambio Responsable de ejecución Fecha de implantación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 XVII. BIBLIOGRAFIA a. RTCA 11.03.42:07 Productos farmacéuticos, medicamentos de uso humano, Buenas Prácticas de Manufactura para la Industria Farmacéutica. b. Reporte 45 de la Organización Mundial de la Salud, Anexo 2 Buenas Prácticas para Laboratorios Farmacéuticos de Microbiología. c. Farmacopea de los Estados Unidos (USP) en su edición 44, apartado general <1058>. XVIII. ANEXOS Ver informe de calificación Página 14 de 14