GUIA PRÁTICO DO PROGRAMA 5S
? SUMÁRIO
?
INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 03
?
O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04
?
SENSO DE SELEÇÃO ....................................................................................................... 05
?
SENSO DE ORDENAÇÃO .................................................................................................. 06
?
SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10
?
SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11
?
SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12
?
VOCÊ PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13
?
CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 14
?
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? INTRODUÇÃO
Este Guia Prático do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execução do Programa de
Gestão Pela Qualidade Total do 2º CTA.
?
Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de
melhorar as condições de trabalho e criar o “ Ambiente da Qualidade”.
Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários
especialistas têm concluído que, antes de mais nada, é preciso uma ampla faxina no sentido
físico e mental.
? ONDE ENCONTRAR ?
?
Arquivos na Intranet : pasta Escritório da Qualidade Total
?
Correio eletrônico: Será enviada uma cópia deste manual para todas os facilitadores e
multiplicadores.
?
Impresso: no Escritório da Qualidade Total.
?
Área de descarte: Todas as Divisões deverão deixar o material inservível no Sec Mat / Almox.
? QUEM SOMOS?
? COMISSÃO DE DIREÇÃO GERAL (CDG):
FUNÇÃO
PARTICIPANTE
Coordenador
Ch do 2º CTA
Presidente Executivo
Gerente do projeto
Sb Ch do 2º CTA
Ch Div Adm
Gerente Executivo do progeto
Ch Eqt
MISSÃO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gestão Total pela
Qualidade no 2º CTA .
? COMISSÃO EXECUTIVA (CE)
FUNÇÃO
PARTICIPANTE
O QUE FAZ
FACILITADOR
Chefes de Divisão
Facilita e dá meios para os
multiplicadores e colaboradores
trabalharem em prol da qualidade
total
MULTIPLICADOR
Chefes de Seções e Setores
Adquire conhecimentos e repassa
aos companheiros de Seção,
incentivando-os à prática.
COLABORADORES
Todos
Colaboram para a manutenção e
desenvolvimento da qualidade total
FL - 2
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
O PROGRAMA “5S”
O 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total.
JAPÃO
BRASIL
DEFINIÇÃO
SEIRI
SENSO DE SELEÇÃO
SEITON
SENSO DE ORDENAÇÃO
- Efetuar a arrumação dos objetos, materiais e
informações úteis, de maneira funcional,
possibilitando acesso rápido e fácil.
SEISO
SENSO DE LIMPEZA
- Limpar é eliminar a sujeira inspecionando para
descobrir e atacar as fontes de problemas.
SEIKETSU
SENSO DE BEM-ESTAR
- Eliminar fatores que possam atuar negativamente
sobre os indivíduos no ambiente de trabalho.
SHITSUKE
SENSO DE DISCIPLINA
- Conscientizar as pessoas da necessidade de
buscar o autodesenvolvimento e consolidar as
melhorias alcançadas com a prática dos 4S
anteriores
- Selecionar os documentos, materiais,
equipamentos necessários dos desnecessários,
visando a utilização racional.
?
“OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S”
I.
Ficarei com o estritamente necessário.
II.
Definirei um lugar para cada coisa.
III.
Manterei cada coisa no seu lugar.
IV.
Manterei tudo limpo e em condições de uso.
V.
Combaterei as causas de sujeira.
VI.
Identificarei toda situação de risco.
VII. Trabalharei com segurança.
VIII. Questionarei toda norma ou padrão até
entendê-lo.
IX.
Procurarei formas de melhorar meu trabalho.
X.
Honrarei todos os compromissos.
FL - 3
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
FL - 4
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
SENSO DE SELEÇÃO
“Tenha SÓ o necessário, na quantidade certa”.
? O QUE FAZER:
? Separar o útil do inútil, fazendo a pergunta quando eu uso ?
?
?
Toda hora;
?
Todo dia;
?
Periodicamente;
?
Eventualmente;
?
Não é utilizado - descartar.
Como posso DESCARTAR ?
?
Trocando
?
Recuperando
?
Colocando no lixo
?
Vendendo
?
Recolhendo ao Almoxarifado
?
Etc.
? IMPORTANTE:
?
Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e
sem utilização;
?
Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Seção.
?
Não esqueça de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.
? BENEFÍCIOS:
?
Utilização mais racional do espaço;
?
Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada;
?
Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais;
?
Facilidade de controle da carga.
? DICAS:
?
Inicie pela sua mesa e/ou armário;
?
Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princípio, reduzir, jogando o máximo possível fora.
Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou
4ª cópia de itens e de qualquer informação que tenha uso. Esqueça o que não é válido. Use o
computador, imprima o mínimo necessário, remeta seu Doc pela INTRANET, através do OUTLOOK
EXPRESS ou pelo PROTWEB.
? MODELO:
FL - 5
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente
aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso (ver anexo na
pasta Seleção).
SENSO DE ORDENAÇÃO
“Use o bom senso”.
? CAMPANHA:
“UM É MELHOR”
A campanha do “um é melhor” é um meio de dinamizar as operações e facilitar o gerenciamento.
Basicamente, é uma forma de evitar a redundância, na medida em que afasta o não-essencial e reforça a
essência, por exemplo:
?
Localização única (manter cada arquivo em um único local);
?
Processamento de um dia (evita acúmulo de Serviço);
?
Projetos com um arquivo (consolidação de arquivos);
?
Reuniões de uma hora (limitar reuniões a uma hora);
?
Documentos de uma página;
?
Telefonemas de um minuto;
?
Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o número de ferramentas a, no máximo, uma por
pessoa);
?
Arquivamento de uma cópia (manter apenas o documento original e não fazer várias cópias).
? COMO FAZER:
?
Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso:
MATERIAL
PROVIDÊNCIAS
Necessário e de uso freqüente
?
Mantê-lo o mais próximo possível do usuário.
Necessário e de uso esporádico
?
Mantê-lo em instalações centrais que permitam
uma otimização do uso.
de ?
Recuperá-lo em função do custo/benefício e da
disponibilidade financeira.
Desnecessário, porém útil para outras ?
pessoas ou seções
Fornecê-lo para interessados ou transferindo a
carga
Desnecessário, porém útil para outros ?
fins
Adaptá-lo ou aliená-lo
Necessário,
recuperação
porém
Desnecessário e inútil
precisa
?
Expor o material durante um período definido para
possíveis interessados;
?
Descartá-lo.
FL - 6
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
MATERIAL
PROVIDÊNCIAS
Manuais de instrução, legislações e ?
documentos
Crie um arquivo para todos os tipos de documentos
e agrupe por assunto.
Materiais extras de expediente
?
Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado.
Provérbios ou citações
?
No máximo dois por mural. Jogue fora outros ou
coloque no arquivo pessoal (cuidado com a
bagunça visual).
Materiais promocionais
?
Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armário
e reveze quando novos chegarem.
? CÓDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificação das carteiras de trabalho das Seções/Escalões e
demais controles das mesmas.
01. IDENTIFICAÇÃO EXTERNA DAS DIVISÕES/SEÇÕES (previamente determinada):
Para identificar a porta externa das Seções e Escalões, utilizar o código de cores abaixo:
COR
NOME DA COR
DIVISÃO
Verde escuro
Chefe e Subchefe
Marrom
Div Op
Azul
Div Tec
Vermelho
Sec Infor
Especificações (modelo nos anexos da pasta Ordenação):
?
Fonte: arial (azul)
?
Cor de fundo: branca
?
Cor da tarja: código de cores acima
?
Posição na porta: abaixo do símbolo do 2º CTA.
?
Modelo:
DIVISÃO ADMINISTRATIVA
EQT - ESCRITÓRIO DA
QUALIDADE TOTAL
FL - 7
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
02. IDENTIFICAÇÃO INTERNA DA SEÇÃO/SETOR
Cada carteira deve ter a sua cor e identificação dos arquivos, pastas e armários de acordo com a
atividade que exerce.
? IMPORTANTE:
Todas as identificações deverão seguir ao padrão descrito nos modelos constantes dos anexos para
identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc:
?
Fonte: arial
?
Cor da fonte e borda: código de cores (determinado pelos integrantes da Seção)
?
Cor de fundo: branco
?
ARQUIVOS
?
Maneira mais efetiva de se etiquetar
?
Maneira menos efetiva de se
uma pasta;
etiquetar uma pasta, a não ser
Utilize o código de cores na fonte ou
que a pasta seja arquivada
da maneira que identifique melhor o
deitada
responsável pelo arquivo.
? OBSERVAÇÕES:
?
De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimensões quando o nome for grande ou vários
itens forem citados;
?
Evite a discriminação “diversos”, escreva de forma clara e concisa;
?
Utilize sempre o bom senso.
? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:
?
Procure colocar a identificação de forma visível utilizando as cores de acordo com o anexo;
?
Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seção saibam: pode ser atrás da porta ou
num mural visível, evite colar nas paredes.
? ONDE ME ENCONTRO:
?
Faça de acordo com as necessidades de sua Divisão/Seção, identificando os locais mais visitados
(modelo na pasta Ordenação);
?
Quadro “Onde me Encontro” não foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de
Seção terão menos trabalho em encontrá-lo numa emergência, se este for usado corretamente.
? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislação correspondente (ver anexo
na pasta Ordenação).
FL - 8
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? LISTA DE VERIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA:
Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seção, evitando a ocorrência de erros (ver
anexo na pasta Ordenação).
? IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES
?
Escreva suas atribuições de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seção,
identifiquem de forma rápida e fácil a carteira que precisa consultar;
?
Coloque-a em cima da mesa de forma visível (anexo pasta Ordenação);
?
O material para a moldura das atribuições pode ser, por exemplo, de acrílico ou improvisado com
papelão (o escritório da Qualidade Total terá um “laboratório” onde estarão expostos alguns
modelos).
? DICAS:
? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:
1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos;
2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferência a última);
3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfície de sua mesa para processamento imediato;
4. Leve suas “tralhas” em excesso para casa;
5. Apenas itens de uso freqüente devem ficar próximos a sua carteira de trabalho.
? PARA ORGANIZAR SUA MESA:
?
A freqüência de uso é a chave para a localização, pense em sua mesa inteira como “espaço
principal”. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa usá-los com freqüência. Comece
pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso
significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta;
?
O objetivo não é uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, é a capacidade de encontrar
coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o
que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade;
?
Se tiver uma caixa de saída, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;
RELEMBRANDO...
1. Limpe sua mesa no final de cada dia;
2. Seja seletivo sobre o que manter;
3. Jogue coisas fora,
4. Arquive rapidamente.
? SEJA ORGANIZADO(A):
?
“Ser desorganizado é como girar em uma roda gigante. Há a sensação de movimento mas, quando
o divertimento acaba, se está no mesmo local em que se estava quando ele começou.” (Odete
FL - 9
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
Pollar)
?
“A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça
maior do que realmente é.” (Odette Pollar)
?
Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda à parte. A maneira de lembrar é
anotando, mas de forma organizada. Então, ao guardar coisas, faça uma anotação, conforme
quadro abaixo:
FL - 10
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
ONDE
PROVIDÊNCIAS
Agenda
Anote tudo e tenha apenas uma
Lista de coisas a fazer
Lista de projetos
Priorize ações e tenha apenas uma com no máximo 15 itens
Separar atividades diárias de projetos de longo prazo
? BENEFÍCIOS DE SER ORGANIZADO(A):
?
Maior controle sobre minha mesa;
?
Outros podem encontrar informações quando eu estiver fora;
?
Liberdade do caos;
?
Ser um bom exemplo;
?
Ter mais tempo.
? FRASES DE EFEITO:
?
Servem de estímulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seção e serem trocadas, por
exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenação, tem alguns modelos de frases.
?
“Use a criatividade!”.
SENSO DE LIMPEZA
“Mais importante que limpar é não sujar”
? COMO FAZER ?
EM TRÊS ETAPAS
Limpeza macro
?
Limpeza do ambiente
Limpeza local
?
Tratar dos locais de trabalhos e os específicos
Limpeza micro
?
Nos objetos e ferramentas específicos, identificar e corrigir as causas
? IMPORTANTE
?
Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO;
?
Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos;
?
Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo;
?
Combata as “FONTES DE SUJEIRA”.
? DICAS
?
Defina responsáveis para as áreas comuns;
?
Meio limpo não existe;
?
Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armários de metal passe polidor de carro e cera
“karnu”.
FL - 11
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? “SEJA UM HERÓI TODOS OS DIAS”
Como????
?
Não jogue coisas no chão – o lugar do lixo é no lixo;
?
Conserve limpos mesas, gavetas, armários,
?
Antes de guardar, limpe o material usado.
? BENEFÍCIOS:
?
Bem estar quanto à saúde física e mental;
?
Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho;
?
Melhoria e preservação dos equipamentos e maior vida útil;
?
Eliminação das causas de sujeira;
?
Eliminação de desperdícios;
?
Ambiente mais agradável e sadio.
? MODELOS:
?
Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que
podem ser usados pela Seção ou com base neles serem criados outros;
?
importante é que a forma de controle seja prática e sempre utilizada.
SENSO DE BEM-ESTAR
“Quem não cuida de si mesmo não pode fazer serviços de qualidade”
? COMO FAZER ?
?
Mantenha os três primeiros sensos: Seleção, Ordenação e Limpeza;
?
Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos;
?
Educação alimentar;
?
Estimule confiança, amizade e solidariedade.
? DICAS IMPORTANTES
?
Fale com as pessoas e não das pessoas;
?
Faça o seu descarte mental;
?
Tenha algumas plantas na sua Seção tornando o seu ambiente de trabalho mais agradável.
? BENEFÍCIOS
?
Higiene mental;
?
Qualidade de vida no trabalho.
“TENHA ORGULHO DO QUE FAZ”
FL - 12
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
“VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAÇÃO É IMPORTANTE NO PROCESSO”
? MOTIVAÇÃO
? O QUE É????
?
Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós.
?
Estar motivado é um exercício diário.
?
É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor...
?
É sair em busca do que nos impulsiona.
“O SER HUMANO SÓ CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL”.
? COMO FAZER ?
?
Estabeleça desafios;
?
Supere-se.
? DICA
Mamangava (na conclusão).
SENSO DE DISCIPLINA
CONSCIENTE
“O sucesso é conseqüência do nosso comprometimento”
? COMO FAZER ?
?
Treinamento, repetição, insistência, persistência;
?
Critica construtiva;
?
Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos;
?
COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo.
? DICAS IMPORTANTES
?
Tornar um hábito;
?
Elogiar sempre;
?
Acompanhar o processo criticando se necessário;
?
Mudar a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, agir proativamente. Ex: ao invés de dizer: A
qualidade não vai dar certa. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar a qualidade;
?
Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seção / cumprimentar / seu nome. Por
exemplo: 1ª Seção, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...
FL - 13
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? BENEFÍCIOS
?
Redução das necessidades de controles;
?
Consolidação do trabalho em equipe;
?
Desenvolvimento pessoal;
?
Conscientização das responsabilidades de cada um.
? MODELOS
?
Coloque no mural o nome dos superiores hierárquicos de sua organização (de forma visível para
consultar quando necessário - anexo pasta Ordenação);
?
Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenação).
“SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS
OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS”
FL - 14
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
VOCÊ PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqüência pratica? Use os seguintes critérios:
?
QUASE NUNCA
(1)
?
ÀS VEZES
(2)
?
QUASE SEMPRE
(3)
?
SEMPRE
(4)
? Confira os resultados no final
01 – Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de priorização
(
)
02 – Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado
(
)
03 – Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar
(
)
04 – Anoto todas boas idéias que tenho
(
)
05 – Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho
(
)
06 – Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental
(
)
07 – Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço
(
)
08 – Gosto de trabalhar em equipe
(
)
09 – Sou bom ouvinte
(
)
10 – Mantenho minha mesa limpa e organizada
(
)
11 – Sou capaz de perdoar um erro
(
)
12 – Critico em particular e elogio publicamente
(
)
13 – Coloco-me no lugar do outro
(
)
14 – Sou, enfim, um criador de qualidade de vida
(
)
TOTAL
(
)
? AVALIAÇÃO
?
Acima de 50 pontos:
Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história.
?
Entre 40 e 50 pontos:
Você está no caminho certo, mas pode melhorar.
?
Entre 30 e 40 pontos:
Você precisa se esforçar um pouco mais.
?
Abaixo de 30 pontos:
Você precisa de um 5S radical.
FL - 15
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? CONCLUSÃO
“Somente quando os integrantes se sentirem
orgulhosos por terem construído um local de trabalho
digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente
ter-se-á compreendido a verdadeira essência dos 5S”.
---
MAMANGAVA
“Foi estabelecido cientificamente que a mamangava
não pode voar.
Sua cabeça é grande demais e suas asas pequenas
demais para sustentar o corpo.
Segundo as leis da aerodinâmica, simplesmente não
pode voar.
Mas ninguém disse isso à mamangava.
E assim, ela voa...
FL - 16
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? BIBLIOGRAFIA
BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record,
1993.
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG:
Fundação Cristiano Ottoni, 1994.
ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Tradução
Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.
OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S´s: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP:
Instituto IMAN, 1992.
Por Dentro dos 5S. 4o RCC.
Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998
Programa 5S. Estado-Maior do Exército, 1996.
Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.
Programa 5S. Policlínica Militar de Porto Alegre, 1998
RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da
Qualidade, 1994.
SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano
Ottoni, 1994.
FL - 17