BÀI TẬP THỰC TẾ SỐ 3 NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ NLV TẠI MỘT TỔ CHỨC: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN. A. Cơ sở lý thuyết: 1. Khái niệm và phân loại nơi làm việc Nơi làm việc là một phần diện tích và không gian sản xuất, mà trong đó được trang bị đầy đủ các phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết để đảm bảo cho người lao động hay một nhóm người lao động hoàn thành những nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh nhất định Trong doanh nghiệp, các nơi làm việc đều có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau trong một quá trình sản xuất thống nhất. Nơi làm việc là khâu đầu tiên của quá trình sản xuất, tại đó các yếu tố của sản xuất như máy móc thiết bị, đối tượng lao động và sức lao động được tổ chức và kết hợp với nhau để tạo ra các sản phẩm theo yêu cầu của sản xuất. Ở đó con người vận dụng các khả năng thể lực và trí lực, sử dụng các công cụ lao động để tác động lên các đối tượng lao động làm cho chúng thay đổi về chất và biến thành sản phẩm đáp ứng mục tiêu của tổ chức Xét về mặt xã hội, nơi làm việc là nơi rèn luyện, giáo dục và đào tạo mỗi người lao động, đồng thời cũng là nơi thể hiện rõ tài năng, sự sáng tạo và tinh thần hăng say của mọi người lao động trong doanh nghiệp. Nơi làm việc được phân theo các tiêu thức: - Theo mức độ trang bị công nghệ của nơi làm việc: Nơi làm việc thủ công, Nơi làm việc cơ khí hóa, Nơi làm việc tự động hóa. - Theo số lượng người làm việc: Nơi làm việc cá nhân, Nơi làm việc tổ chức. - Theo mức độ chuyên môn hóa: NLV chuyên môn hóa, NLV tổng hợp. - Theo vị trí và không gian: NLV ở trên cao, NLV ở mặt đất, NLV dưới ngầm, NLV trong nhà, NLV ngoài trời. - Theo mức độ ổn định của vị trí không gian: cố định, di động. - Theo loại hình sản xuất: đơn chiếc, loạt nhỏ, loạt lớn… - Theo tư thế làm việc: đứng, ngồi, thay đổi tư thế. 2. Yêu cầu của tổ chức và phục vụ nơi làm việc: Phải thỏa mãn đồng bộ các yêu cầu: - Về mặt kỹ thuật: bảo đảm sử dụng hợp lý và hiệu quả các phương tiện sản xuất hiện tại, bảo đảm chất lượng sản phẩm cao và tạo điều kiện áp dụng các phương pháp lao động tiên tiến. - Về mặt sinh lý và vệ sinh lao động: bảo đảm các phương tiện làm việc được thiết kế và bố trí phù hợp với người lao động về mặt nhân trắc học như kích cỡ, thể lực, tầm vóc,... tạo điều kiện để tiết kiệm sức lực và giảm mệt mỏi cho người lao động. Tổ chức và phục vụ nơi làm việc cần tạo ra các điều kiện lao động tiện nghi, phù hợp với các giới hạn về tâm - sinh lý của con người, tiết kiệm sức lực và an toàn lao động. - Về mặt tâm lý và xã hội: Bảo đảm cho các NLV thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tạo được hứng thú khi làm việc, hấp dẫn trong công việc và hình thành các tập thể lao động tốt. - Về mặt thẩm mỹ trong sản xuất: bảo đảm tạo ra và duy trì các NLV đẹp đẽ, gọn gàng, sạch sẽ và trật tự thông qua sử dụng màu sắc, âm nhạc, bố trí và sắp xếp các phương tiện một cách hợp lý. - Về mặt kinh tế: Tạo điều kiện để giảm chi phí thời gian lao động và các chi phí sản xuất khác, sử dụng tiết kiệm diện tích sản xuất, thúc đẩy áp dụng các phương pháp làm việc tiên tiến, góp phần hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh 3. Nhiệm vụ của tổ chức và phục vụ nơi làm việc: - Tạo ra đầy đủ các điều kiện vật chất kỹ thuật cần thiết để quá trình sản xuất tiến hành liên tục, nhịp nhàng, thực hiện đúng quy trình công nghệ đã thiết kế, đạt năng suất và chất lượng cao. - Bảo đảm khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn dự trữ, vật chất kỹ thuật và lao động, đảm bảo tiết kiệm các yếu tố sản xuất để chi phí sản xuất là hợp lý nhất và nhỏ nhất. - Bảo đảm điều kiện lao động là hợp lý nhất về mặt vệ sinh, tâm - sinh lí đối với người lao động, để họ có tư thế làm việc hợp lý nhất, ít mệt mỏi và duy trì được khả năng làm việc lâu dài, cũng như phát triển người lao động một cách toàn diện cùng với tiến trình phát triển chung của toàn xã hội. B. Nghiên cứu thực trạng: I. Thông tin tổ chức. - Tên chuỗi cửa hàng: J’an – Trà Đặc Sản Sáng Tạo (42b Lý Thường Kiệt, Tràng Tiền, Hoàn Kiếm, Hà Nội) - Đặc điểm cửa hàng: + Đặc điểm về vị trí địa lý: Mặt đường Lý Thường Kiệt. + Đặc điểm về không gian: 1 mặt tiền về hướng Lý Thường Kiệt. + Quy mô: gồm 16 nhân viên chia thành các ca làm việc luân phiên nhau. - Điều kiện làm việc: + Số tầng làm việc: 2 tầng (mỗi tầng diện tích khoảng 50m2) + Đặc điểm từng tầng: cách trang trí các tầng khá tương đồng, theo xu hướng nhẹ nhàng, hiện đại, ánh sáng nhẹ nhàng, tone màu be - nâu - vàng, có một số cây cảnh đơn giản để ở các góc, nhạc bật trong quán âm lượng vừa phải, giai điệu trẻ trung. + Tầng 1: Nơi pha chế sản phẩm, có không gian trong nhà, quầy bar và vỉa hè. + Tầng 2: Nhiều bàn ghế hơn, phù hợp cho hội nhóm đông, có khu vực ban công ngoài trời, nhìn được đường xá. + Số bàn + ghế phục vụ: Tầng 1: Tổng 16 ghế đơn, tổng 6 bàn đơn, 1 quầy bar, 1 ghế dài bên ngoài. Tầng 2: Tổng 37 ghế (36 ghế đơn + 1 ghế dài), tổng 14 bàn (3 bàn tròn + 11 bàn vuông) - Các ca làm việc trong ngày (full + part time): + Ca sáng: 6h30 - 12h30 + Ca chiều: 12h30 - 18h + Ca tối: 18h - 23h - Phân loại nơi làm việc: Với cửa hàng J’an ở Lý Thường Kiệt, ta có thể phân loại nơi làm việc như sau: + Theo mức độ mức độ công nghệ nơi làm việc: Nơi làm việc kết hợp thủ công và tự động. + Theo số lượng người làm việc: Nơi làm việc tập thể. + Theo mức độ chuyên môn hóa của thiết bị: Nơi làm việc tổng hợp. + Theo vị trí và không gian: Nơi làm việc ở mặt đất + Theo mức độ ổn định về không gian: Nơi làm việc ổn định. + Theo loại hình sản xuất: Nơi làm việc sản xuất đơn chiếc. + Theo tư thế làm việc chủ yếu: Tư thế đứng. II. Thực trạng công tác tổ chức và phục vụ NLV tại tổ chức 1. Trang bị nơi làm việc: a. Theo chính phụ: - Thiết bị chính: Thiết bị tác động trực tiếp làm thay đổi đối tượng lao động. - Thiết bị phụ: Thiết bị hỗ trợ đảm bảo cho quá trình chính được thực hiện. Khu vực Loại trang bị Tên Số lượng Pha chế Thiết bị chính Máy chiết xuất cà phê 1 Máy xay cà phê Arabica 1 Máy xay cà phê Robusta 1 Bộ xiphong nấu trà 2 Máy xay sinh tố 1 Máy đánh kem (bao gồm máy và que đánh) 1 Máy đường 1 Bếp điện 1 Lò vi sóng 1 Bình đun nước nóng tự động 1 Nồi nấu trân châu 1 Tủ lạnh 1 Cân tiểu ly 4 Thiết bị phụ Order Thiết bị chính Thiết bị phụ Phục vụ khách Thiết bị chính Máy giữ lạnh trà 2 Bộ thẻ bàn từ 1 Máy hút bụi mini 1 Máy chấm công vân tay 1 Hệ thống máy bơm 1 Máy iPOS 1 Máy in hóa đơn 1 Máy in nhãn dán 1 Máy thanh toán thẻ 1 Bộ thẻ bàn từ 1 Điện thoại iphone X 1 Ghế đơn 52 Ghế dài 1 Bàn đơn 20 Quầy bar 1 Hệ thống đèn 1 Hệ thống điều hòa 2 Hệ thống âm thanh: Loa 1 Hệ thống camera 1 Thùng rác 2 Thiết bị phụ b. Theo tính đặc thù: Loại thiết bị Trang bị công nghệ Tên Số lượng Máy chiết xuất cà phê 1 Máy xay cà phê Arabica 1 Máy xay cà phê Robusta 1 Bộ xiphong nấu trà 2 Máy xay sinh tố 1 Máy đánh kem (bao gồm máy và que đánh) 1 Máy đường 1 Bếp điện 1 Lò vi sóng 1 Bình đun nước nóng tự động 1 Nồi nấu trân châu 1 Trang bị tổ chức Quầy dài 2 Dãy tủ dưới quầy 2 Dãy tủ lớn dưới quầy order 2 Trang bị thông tin liên lạc Điện thoại iphone X Trang bị an toàn lao động 1 Bình cứu hoả 2 bình Tạp dề 1 cái/ người Găng tay 10 hộp Hệ thống cửa tự động 1 Hộp sơ cứu (ego, băng gạc, cồn sát khuẩn, thuốc bỏng,…) Bảng mô tả số lượng thiết bị dự định cần cung cấp Tên thiết bị Số lượng dự định Máy chiết xuất cà phê 1 Máy xay cà phê Arabica 1 Máy xay cà phê Robusta 1 Bộ xiphong nấu trà 2 Máy xay sinh tố 2 Máy đánh kem (bao gồm máy và que đánh) 2 Máy đường 1 Bếp điện 1 Lò vi sóng 1 Bình đun nước nóng tự động 2 Nồi nấu trân châu 1 Tủ lạnh 1 Máy giữ lạnh trà 3 Máy iPOS 1 Máy in hóa đơn 1 Máy in nhãn dán 1 Bộ thẻ bàn từ 1 Máy hút bụi mini 1 Máy chấm công vân tay 1 Máy thanh toán thẻ 1 Điện thoại iphone X 1 Cân tiểu ly 4 Hệ thống camera 2 Hệ thống máy bơm 1 Hệ thống điều hoà 2 2. Bố trí nơi làm việc: a. Bố trí chung: Bố trí chung là sắp xếp về mặt không gian các nơi làm việc trong phạm vi một bộ phận sản xuất hay một phân xưởng sao cho phù hợp với sự chuyên môn hóa, tính chất công việc và quy trình công nghệ tại nơi làm việc. J’an – Trà Đặc Sản Sáng Tạo có tất cả 2 tầng và 1 phần vỉa hè: - Vỉa hè: + Sáng: Nơi để xe và bàn ghế phục vụ số ít khách hàng. + Chiều: Phục vụ số lượng lớn khách hàng, khách để xe ở bên kia đường cách khoảng 2m. - Tầng 1 bao gồm: Quầy bar (2 quầy pha chế song song, phía trên quầy sát tường có dàn tủ đựng nguyên liệu khô, cuối quầy có tủ lạnh và chạn tủ đựng các dụng cụ và thiết bị), Quầy order, Nhà vệ sinh và Khu bàn ghế phục vụ khách hàng. + Quầy bar: Thẳng lối cửa ra vào, khách hàng ngồi tầng 1 có thể quan sát được quá trình làm ra sản phẩm và tự phục vụ, khách hàng ở tầng 2 đi xuống cầu thang không bị vướng đường. Được bố trí 2 quầy song song pha chế trà - chiết xuất cà phê giúp nhân viên dễ dàng di chuyển, thao tác khi tác nghiệp. Tủ lạnh ở cuối quầy: nhân viên dễ dàng cất nguyên liệu sau khi sử dụng. Tuy nhiên vì ở cuối quầy nên vào giai đoạn cao điểm khá bất tiện khi phải di chuyển để lấy nguyên liệu pha chế. sau đó kiểm tra sản phẩm đúng yêu cầu ghi trên đơn hàng và bấm thẻ gọi để khách tự phục vụ nằm ở góc. + Quầy order: Nhỏ gọn, đặt vuông góc với quầy bar, thẳng cửa ra vào, thuận tiện quan sát và đón khách, nhận order của khách vào cửa hàng, dễ dàng trong thao tác dán bill order cho nhân viên pha chế. + Nhà vệ sinh: Đặt ở góc khuất đối diện quầy bar, dưới chân cầu thang. Đảm bảo sự kín đáo, tinh tế. + Khu bàn ghế trong nhà: 2 bàn sát cửa kính, 1 bàn 4 người sát chân cầu thang, 4 ghế cao ngồi quầy bar phù hợp với nhóm bạn ngồi tán gẫu đến khách hàng lẻ đến quán làm việc, quan sát không gian và cảm nhận bầu không khí của quán. + Dãy ghế ngoài ngồi sát cửa kính và ở vỉa hè: Phù hợp với khách hàng thích không khí thoáng bên ngoài và ngắm đường phố. - Tầng 2 là khu bàn ghế phục vụ khách hàng cả trong nhà và ngoài ban công. + Trong nhà: 4 bàn xếp cao song song với nhau trước một băng sofa trải dài: phù hợp với khách hàng đến học tập và làm việc. 1 bàn dài và cao cùng 6 ghế: phù hợp với nhóm khách hàng 5-6 người học tập và làm việc, tán gẫu. 3 ghế đơn thấp trong góc tiểu cảnh khô, phù hợp với gia đình có con nhỏ hoặc những khách hàng có nhu cầu chụp ảnh sống ảo. + Ngoài ban công: 3 bàn thấp, phù hợp với nhóm bạn đi chơi, tán gẫu, thích không khí thoáng bên ngoài. b. Bố trí bộ phận: Bố trí bộ phận là sắp xếp các trang thiết bị trong quá trình lao động ở từng nơi làm việc, từ đó tạo ra sự phù hợp giữa người lao động với các loại trang thiết bị và sự phù hợp giữa các loại các trang thiết bị với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động hoàn thành tốt công việc được giao. - Quầy pha chế: đi theo vị trí của t + Khu vực nấu trà (đối diện tủ lạnh): bếp điện và các loại xoong nấu trà, thạch sẽ được sử dụng ở đây. Xa khu vực pha chế và order để hạn chế nguy hiểm xảy ra cho nhân viên. Thuận tiện cho việc rửa dụng cụ. + Máy xay sinh tố: Cạnh khu vực nấu trà. Dùng cho món đá xay nên được bố trí cạnh chậu rửa để tránh ướt những khu vực khác, hạn chế tiếng ồn với quầy thu ngân, thuận tiện trong việc lấy nguyên liệu vì gần tủ lạnh. + Bồn rửa 2 ngăn: Ở giữa quầy thuận tiện cho việc rửa đổ khi pha chế cũng như nấu trà, thạch. + Khu vực để siro, bình shaker và các loại mứt: Cạnh máy giữ lạnh trà và bồn rửa. Dễ dàng cho việc pha chế và rửa đồ khi xong việc. Có khoảng cách với quầy order tạo ra sự tách biệt, kín đáo về góc nhìn của khách khi mới vào cửa hàng. + Máy giữ lạnh trà: Giữa khu vực để siro, mứt và máy đường, thùng đá. Tạo không gian tốt nhất cho nhân viên khi pha chế, tiện lấy đá để shake và tiện lấy đường, thêm mứt và siro vào trà. + Thùng đá, máy đường: Máy đường được để trên thùng đá gắn liền quầy và cạnh nồi nấu trân châu. Thuận tiện khi pha chế và lấy đường với set trà và theo yêu cầu của khách. + Nồi nấu trân châu: Được để ngoài cùng sát với khu vực thu ngân. Nhân viên thu ngân dễ dàng lấy topping khi dán nhãn cốc cho nhân viên phục vụ. Tối ưu được thời gian pha chế. Thuận tiện khi lấy topping cho khách gọi thêm. - Quầy cà phê: Tủ lạnh (trong cùng): Đảm bảo tính thẩm mỹ, sự gọn gàng, kín đáo của quán, đảm bảo tính an toàn lao động về dây điện của tủ. Tuy nhiên khi đông khách sẽ gây bất tiện vì phải di chuyển đi lấy nguyên liệu. + Bình đun nước nóng tự động: Cạnh tủ lạnh được ngăn cách bởi một vách gỗ: Tránh sự tản nhiệt giữa 2 thiết bị. Đảm bảo an toàn cho nhân viên. Thuận tiện cho việc lấy nước nóng nấu trà và thạch. + Máy chiết xuất cà phê: Ở giữa bình nước nóng và khu vực xay cà phê, đối diện với khu vực để siro và mứt. Thuận tiện khi chiết xuất và pha chế, lấy trực tiếp bột cà phê đã xay và chiết xuất. Chuyển cà phê cho quầy pha chế để chế biến các sản phẩm cà phê. + Máy xay Robusta và Arabica (ngoài cùng): Cạnh máy chiết xuất, thực hiện theo dây chuyền xay và chiết xuất hợp lý. Không ảnh hưởng đến khu vực khác. Tránh xa bồn rửa nên bột cà phê vương vãi không bị ướt, đảm bảo vệ sinh quầy. - Quầy order: + Máy in hóa đơn và máy in nhãn dán đặt thẳng hàng (trong cùng): Đảm bảo tính thẩm mỹ vì ở trong góc, ít người để ý. Thuận tiện cho thu ngân lấy bill và dán nhãn cho cốc. + Máy iPOS: Ở giữa 2 máy in hóa đơn, nhãn dán và bộ thẻ từ, thẳng chính diện với cửa ra vào. Khách hàng dễ dàng order, nhân viên dễ dàng đón tiếp khách và quan sát tổng quan quán để linh hoạt sắp xếp. + Bộ thẻ bàn từ: Cạnh máy iPOS và gần khu trả đồ. Thuận tiện cho nhân viên thu ngân lấy số bàn order cho khách cũng như nhân viên outside bấm số bàn để gọi khách đến lấy đồ. Đảm bảo tính thẩm mỹ. + Khu vực trả đồ (ngoài cùng): Cách quầy order và khu vực pha chế nên không gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc của các khu vực này, đảm bảo tính thẩm mỹ. Dễ dàng giao tiếp với nhân viên thu ngân về những yêu cầu đặc biệt của khách. c. Bố trí riêng biệt: Bố trí riêng biệt là sự sắp xếp các loại dụng cụ, phụ tùng, đồ gá trong từng yếu tố trang bị + Tủ dưới quầy pha trà để bếp điện, nồi và các dụng cụ sửa chữa ở ngăn trong cùng từ ngoài cửa vào. + Ngăn tủ cạnh tủ trong cùng để nguyên liệu đóng gói số lượng lớn: bột sữa, sữa đặc. + Ngăn tủ thứ 3 dưới quầy pha trà tính từ trong ra để các loại mứt, siro, hoa quả đóng hộp. + Ngăn ngoài cùng để các loại dung dịch làm sạch quầy bar, chất tẩy rửa nhà vệ sinh, hộp máy khoan và ốc vít, túi nilon đựng rác. + Bên dưới quầy pha cà phê có tủ 3 ngăn đựng các loại cốc, chai lọ đựng trà, cà phê; máy hút bụi mini để ngăn cuối cùng. Kết luận: Việc bố trí nơi làm việc tại J’an - Trà Đặc Sản Sáng Tạo là hoàn toàn hợp lý, khoa học mọi đối tượng vật chất kỹ thuật và lao động để thực hiện đúng quy trình công nghệ, đảm bảo tốc độ nhanh và năng suất cao. Tuy diện tích quán không quá lớn nhưng việc bố trí các quầy pha chế và quầy order vuông góc với nhau, 2 quầy pha chế đối diện nhau đã đảm bảo vừa tiết kiệm diện tích sản xuất vừa thuận tiện cho công tác phục vụ chỗ làm việc, an toàn lao động và có tính thẩm mỹ công nghiệp cao. d. Lựa chọn trạng thái (tư thế) làm việc hợp lý Nhân viên pha chế và order đều đứng làm việc do tính chất công việc là phục vụ, vùng thao tác lớn (từ khu vực order - pha chế - quầy cà phê) đến các khu vực ghế ngồi của khách, cần phản xạ nhanh và linh hoạt nhất có thể. Kết luận: Việc bố trí ở J’an - Trà Đặc Sản Sáng Tạo đảm bảo lựa chọn hợp lý trạng thái và tư thế làm việc, phù hợp với tầm nhìn, thao tác cho nhân viên. e. Vùng làm việc: Vùng làm việc của nhân viên từ vùng ít thuận tiện phía dưới đến vùng ít thuận tiện phía trên. Đồng thời, quầy pha chế và quầy order đều nằm trong vùng với tới của nhân viên. + Các đồ dùng phục vụ order (máy iPOS, két tiền, máy in hóa đơn) và các loại nguyên liệu pha chế, máy pha cafe,... để tập trung ở vùng thuận tiện (2 quầy pha chế và quầy order). + Các nguyên liệu khô để trên kệ - vùng ít thuận tiện phía trên - để đảm bảo khô ráo, thoáng mát, tránh đổ vỡ. + Các tủ bên dưới 2 quầy bar để các loại cốc, hộp đựng, màng bọc thực phẩm,... - vùng ít thuận tiện phía dưới. Vùng quan sát của nhân viên order chủ yếu là ở góc nhìn ở nơi làm việc với tư thế đầu cố định (120 độ) do thường xuyên hướng ra cửa đón khách và nhận order sản phẩm. Vùng quan sát của nhân viên pha chế chủ yếu là ở góc nhìn khi quay đầu (220 độ) do tính chất công việc, pha chế cả cà phê và trà khi có yêu cầu, cần quan sát góc rộng và linh hoạt. f. Diện tích nơi làm việc: Diện tích nơi làm việc ở J’an được phân chia và sắp xếp hợp lý, sắp xếp hợp lý giữa các khu vực riêng biệt (quầy bar, nhà vệ sinh, khu vực đón khách,...). Trang thiết bị được sắp xếp hợp lý, không gây vướng trong quá trình di chuyển của người lao động. g. Bố trí nơi làm việc đáp ứng yêu cầu phục vụ nơi làm việc Sau khi quan sát, bố trí nơi làm việc của J’an đáp ứng được các yêu cầu sau: - Về mặt kỹ thuật: sử dụng hợp lý và hiệu quả các phương tiện sản xuất hiện tại, sử dụng kết hợp các thiết bị chính và phụ.Các thiết bị công nghệ quen thuộc, dễ sử dụng đối với hầu hết người Việt: bếp điện, lò vi sóng, bình đun nước nóng tự động,... Có duy nhất 2 máy xay cà phê: Arabica và Robusta, phù hơi với loại hình sản xuất đơn chiếc. - Về mặt sinh lý và vệ sinh lao động: bảo đảm các phương tiện làm việc được thiết kế và bố trí phù hợp với người lao động. Các vật dụng được sử dụng thường xuyên trong quầy bar đều được bố trí trong vùng làm việc tối ưu để thuận tiện nhất. Vùng làm việc thường được nhân viên lau dọn gọn gàng, sạch sẽ. - Về mặt thẩm mỹ trong sản xuất: tạo ra và duy trì các NLV đẹp đẽ, gọn gàng, sạch sẽ và trật tự thông qua sử dụng màu sắc, âm nhạc, bố trí và sắp xếp. Bố trí 2 quầy pha chế đối diện nhau đã đảm bảo vừa tiết kiệm diện tích sản xuất vừa thuận tiện cho công tác phục vụ chỗ làm việc, an toàn lao động và có tính thẩm mỹ công nghiệp cao. Lựa chọn nhạc nhẹ, màu sắc trắng be hài hòa thanh tao tạo cảm giác thư thái. 3. Phục vụ nơi làm việc: a. Về các chức năng phục vụ NLV: - Phục vụ chuẩn bị sản xuất: Cửa hàng trưởng, nhân viên giám sát và chủ sở hữu. + Cửa hàng trưởng cùng nhân viên giám sát kiểm kê hàng tồn kho 2 lần một tuần và xác định số lượng nguyên vật liệu (NVL) sắp hết đối với các mặt hàng ấn định khó mua ở ngoài. + Sau đó báo với chủ sở hữu để order thêm NVL. - Phục vụ dụng cụ: Không có bộ phận chuyên trách. Chủ sở hữu sẽ trực tiếp quan sát, bảo dưỡng và bổ sung máy móc khi cần thiết. + Chủ sở hữu cùng cửa hàng trưởng trực tiếp mua máy móc, thiết bị tại cửa hàng và tự kiểm tra định kỳ, bảo quản. + Khi máy móc xảy ra trục trặc thì đội bảo dưỡng của hãng sản xuất sẽ được gọi để hỗ trợ. - Phục vụ vận chuyển và bốc dỡ: Có người chuyên vận chuyển trà đến cửa hàng. + Vận chuyển đến: NVL sẽ được chuyển đến từ kho (đối với trà) và từ các nhà cung cấp khác (đối với các loại NVL khác). + Vận chuyển khỏi chỗ làm việc: Không có. Vì hầu hết là thực phẩm nên nhân viên sẽ chủ động xử lý phế thải sau quá trình sử dụng. + Bốc dỡ: Không có bộ phận đảm nhiệm cụ thể. Nhân viên quán phối hợp cùng người vận chuyển để chuyển NVL vào kho tại cửa hàng. - Phục vụ năng lượng: Điện đăng ký tính số nên thường xuyên được cung cấp đầy đủ. - Phục vụ điều chỉnh và sửa chữa thiết bị: Chưa có bộ phận đảm nhận. Thường khi hỏng hóc xảy ra thì cửa hàng trưởng sẽ tự sửa chữa, gọi bộ phận sửa chữa hoặc thay mới. - Phục vụ kiểm tra, xây dựng và sửa chữa nơi làm việc: Chủ sở hữu sẽ trực tiếp theo dõi tình trạng của nơi làm việc. + Hàng tuần, chủ sở hữu thực hiện kiểm tra cơ sở vật chất (bàn, ghế, cửa kính,...); trang bị tổ chức (tủ, kệ, quầy,...). + Khi có vấn đề chủ sở hữu yêu cầu cửa hàng trưởng khắc phục. - Phục vụ kho tàng: Cửa hàng trưởng phối hợp cùng nhân viên giám sát đảm bảo thực hiện. + Cửa hàng trưởng cùng nhân viên giám sát trực tiếp kiểm kê số lượng hàng hóa xuất nhập. + Tất cả NVL và hàng hóa đóng gói (cốc, nắp cốc, ống hút,...) đều được bảo quản trong tủ lạnh (đối với thực phẩm) và cất ở kho (đối với hàng hóa đóng gói). + Những phần topping chưa sử dụng hết đều được bảo quản dưới màng bọc thực phẩm và cất trong tủ lạnh để hôm sau tiếp tục sử dụng. - Phục vụ sinh hoạt cho người lao động: Nhân viên ở mỗi ca tự phục vụ để đảm bảo vệ sinh: + Quầy pha chế luôn sạch sẽ. + Tủ lạnh luôn gọn gàng. + Quầy cà phê sạch, không có bã cà phê thừa. + Sàn nhà trong khu vực pha chế sạch sẽ. + Dụng cụ, trang thiết bị được sắp xếp đúng nơi quy định để có đủ không gian tác nghiệp. + Luôn có nước sẵn trong quầy. + Nhà vệ sinh và các đồ dùng cá nhân được sử dụng thoải mái trong quá trình làm việc. b. Về nguyên tắc phục vụ NLV: Khi phân tích thực trạng của quán, chúng em có quan sát và nhận thấy J’an tuân thủ một số nguyên tắc sau: - Phục vụ theo kế hoạch: + Cửa hàng thực hiện kiểm kê 2 lần một tuần. + Thực hiện order hàng hóa sắp hết với chủ sở hữu (cửa hàng trưởng ước lượng được số lượng hàng hóa tiêu thụ trong một tuần nên dễ dàng trong việc order). + Hàng hóa sẽ được chuyển đến đều đặn vào giữa tuần. + Đảm bảo được những hàng hóa ấn định khó mua luôn đủ cho quá trình sản xuất như trà, mứt, bột sữa,... . - Phục vụ mang tính dự phòng: + Ca sáng là ca sẽ chuẩn bị nguyên liệu cho cả ngày: Mix mứt hoa quả, nấu trà, kiểm tra nguyên vật liệu cho cả ngày. + Chủ sở hữu và cửa hàng trưởng truyền thông trực tiếp hiệu quả nên có thể cung cấp trà kịp thời. Tuy nhiên đối với các nhà cung cấp khác thì tình trạng chậm trễ vẫn thường xuyên xảy ra. + Luôn có một vài thiết bị dự phòng trong kho tổng của chuỗi cửa hàng sẵn sàng ứng phó với tình trạng hỏng hóc của thiết bị. - Phục vụ mang tính tin cậy và đảm bảo chất lượng cao: + Tính tin cậy: Nhà cung cấp và chủ sở hữu ký hợp đồng hợp tác dài hạn và là đối tác tin cậy, gần gũi của nhau. Đảm bảo về tính ổn định và thời gian giao hàng. + Đảm bảo chất lượng cao: Chủ sở hữu độc quyền phân phối trà cho cửa hàng nên sản phẩm ổn định, đảm bảo về chất lượng có thương hiệu riêng. Ngoài ra, đối tác đều là những nhà phân phối chính hãng của NVL nên chất lượng sản phẩm được tuyệt đối đảm bảo. - Phục vụ mang tính linh hoạt: + Hoạt động bảo trì, sửa chữa trang thiết bị luôn diễn ra rất nhanh chóng. + Nhờ kiểm tra thường xuyên nên kịp thời cải tiến những thiết bị, dụng cụ cần thiết đem lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc. + Khi thiếu hụt, cửa hàng trưởng sẽ mua NVL tạm thời để duy trì hoạt động kinh doanh trước khi nhu cầu phục vụ được đáp ứng bởi bộ phận phụ trách. - Phục vụ mang tính kinh tế: + Nhờ ước lượng sản phẩm tiêu thụ chính xác nên tránh được tình trạng thừa NVL, đảm bảo được chất lượng của từng đợt sản phẩm và tiết kiệm được chi phí. + Tất cả các trang thiết bị đều được khấu hao thường xuyên và sắp xếp để khấu hao được nhiều nhất. Thường xuyên loại bỏ những thiết bị, dụng cụ không cần thiết để tạo thêm không gian tác nghiệp, tránh lãng phí (những trang thiết bị đó sẽ được chuyển đến nơi khác để sử dụng hoặc bỏ đi). + Số lượng người chuyên phục vụ là 1 người: tiết kiệm chi phí tối thiểu nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao với cửa hàng. c. Hình thức phục vụ NLV: J’an lựa chọn hình thức phục vụ hỗn hợp: Hình thức phục vụ trong đó có các nội dung phục vụ được phục vụ một cách tập trung ở cấp doanh nghiệp và có các nội dung được phục vụ phân tán ở các phân xưởng. - Các NVL được phục vụ ở cấp doanh nghiệp (chủ sở hữu): + Trà (chủ sở hữu cung cấp độc quyền) + Những nguyên liệu khó mua ở ngoài với số lượng lớn và giá thành rẻ: Các loại loại mứt hoa quả, trân châu, bột sữa, đường tinh luyện.... (chủ sở hữu yêu cầu nhà cung cấp vận chuyển đến cửa hàng) - Các NVL do cửa hàng tự phục vụ khi hết: Chủ yếu là những nguyên vật liệu dễ mua. + Chanh, quất. + Dập ghim. + Bút bi + …. d. Chế độ phục vụ NLV: J’an lựa chọn chế độ phục vụ theo tiêu chuẩn. III. - Cửa hàng trưởng ước tính được lượng hàng hóa tiêu thụ nên đề ra được số lượng hàng hóa cần nhập mỗi tuần. Mỗi tuần đều sẽ có một tiêu chuẩn mới vì phụ thuộc vào tính thời vụ (các dịp lễ, sự kiện… trong năm). - Từ bảng tiêu chuẩn mà cửa hàng trưởng trưởng gửi cho chủ sở hữu, hàng hóa được cung cấp đúng số lượng và đáp ứng nhu cầu của cửa hàng. Đánh giá, nhận xét công tác tổ chức và phục vụ NLV tại tổ chức. 1. Đánh giá tổ chức nơi làm việc 1.1. Trang bị NLV a. Đánh giá chung - Máy móc như máy xay cà phê Arabica, Robusta, máy xay sinh tố, máy đánh kem phù hợp, dễ sử dụng đối với người lao động; các thiết bị khác như bếp điện, lò vi sóng, đong, thìa, dao, ... được thiết kế phù hợp với người Việt. - Máy móc đều được kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính ổn định. - Một số loại máy móc hiện đại đã thay thế một số hoạt động như xay cà phê, sinh tố, xay đá, …. tiết kiệm sức người, tối ưu hóa thời gian và đem lại hiệu quả sản xuất cao. - Các hoạt động sử dụng máy móc nhẹ nhàng, thuận tiện cho nhân viên, đem lại chất lượng cao cho sản phẩm. - Các máy móc đa số không gây ô nhiễm môi trường như máy xay cà phê, máy pha cà phê, máy xay, máy chiết xuất cà phê, lò vi sóng,... - Máy móc đều đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ và được đặt ở những vị trí phù hợp. - Hoạt động kiểm tra định kỳ diễn ra thường xuyên nhằm khắc phục những lỗi hiện có và đảm bảo khấu hao tối ưu các loại máy móc. - Thời gian tác nghiệp chính là thời gian máy - thủ công, nghĩa là có sự kết hợp chặt chẽ giữa lao động và máy móc, thiết bị để tạo ra sản phẩm. b. Đánh giá riêng - Trang bị công nghệ: + Có duy nhất 2 máy xay cà phê: Arabica và Robusta, phù hơi với loại hình sản xuất đơn chiếc. Dễ dàng vận hành, cầm nắm, thuận lợi trong việc hướng dẫn sử dụng giữa các nhân viên. + Các thiết bị công nghệ quen thuộc, dễ sử dụng đối với hầu hết người Việt: bếp điện, lò vi sóng, bình đun nước nóng tự động,... - Trang bị tổ chức: + Bàn dành cho khách: được làm từ gỗ ván ép, thiết kế chắc chắn, thẩm mỹ. Chiều cao bàn vừa tầm ngồi của khách hàng: * Tầng 1: bàn tròn ngoài vỉa hè: 50cm, bàn tròn cao bên trong: 70cm * Tầng 2: bàn vuông cao trước băng sofa dài, bàn dài cho 6 người: 70cm, bàn vuông ngoài ban công: 50cm + Bàn ở quầy order: để được đầy đủ các máy móc dụng cụ phục vụ cho công việc order. Diện tích hợp lý, không mất quá nhiều không gian của quán nhưng vẫn thoải mái cho nhân viên làm việc. - Trang bị thông tin liên lạc & an toàn lao động: Bình cứu hỏa thuộc loại thông dụng dễ dàng sử dụng, Điện thoại đáp ứng đầy đủ nhu cầu liên lạc và nhận order qua các app online. ● Ưu điểm: ❖ Trang bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ, máy móc cung cấp cho quá trình pha chế, phục vụ khách hàng. ❖ Máy móc đa số không gây ô nhiễm, an toàn, phù hợp với môi trường làm việc. ❖ Đa số các trang bị đảm bảo mặt thẩm mỹ và đảm bảo về mặt diện tích. ❖ Các trang bị nhỏ gọn, tiện lợi, thân thiện với người dùng. ● Nhược điểm: ❖ Máy đường hay bị rỉ nước đường. ❖ Máy in nhãn dán và bill hay bị kẹt giấy, mất thời gian khởi động lại. ❖ Máy xay sinh tố khi xay ồn ảnh hưởng đến việc order cũng như không khí của quán. ❖ Chạn đựng nguyên liệu khô không được xây dựng theo độ cao hợp lý: + Chiều cao của bình giữ lạnh trà gây vướng khi sử dụng, cũng như không đảm bảo được tính thẩm mỹ + Chiều cao máy xay sinh tố gây vướng, mất thời gian di chuyển ra vị trí ngoài để tác nghiệp. 1.2. Bố trí NLV a. Các cơ sở khoa học: ● Tư thế làm việc: - Đứng làm việc: vùng thao tác lớn, lực tác động mạnh nhất, phản xạ nhanh nhất và năng lượng tiêu hao lớn. Tuy nhiên nên bố trí nơi làm việc khiến nhân viên trong quầy không phải đứng – ngồi thường xuyên. - Chiều cao bàn đựng đồ, máy pha cà phê, bồn rửa nằm, máy xay sinh tố,... trong vùng thuận tiện. - Đa số tủ đựng đồ nằm trên cao, nằm trong vùng ít thuận tiện phía trên. - Tủ đựng đồ phía dưới nằm dưới trong vùng ít thuận tiện phía dưới. ● Vùng làm việc: - Các đồ dùng chính để phục vụ công việc order như máy iPOS, máy in hóa đơn, nhãn dán,.. và nguyên liệu sử dụng thường xuyên đều được đặt trong vùng làm việc thuận tiện (quầy pha chế và quầy order). - Các vật dụng có sự đồng nhất về tính chất thì thường để gần nhau để đảm bảo tính liền mạch của chuỗi thao tác. VD: máy xay cà phê Arabica và máy xay cà phê Robusta ở cùng máy chiết cà phê, máy đường và bình ủ lạnh trà ở gần nhau,... - Nguyên liệu khô để ở vùng ít thuận tiện phía trên, các tủ dưới quầy bar để các loại cốc, hộp đựng (vùng ít thuận tiện phía dưới). ● Xác định đúng diện tích chỗ làm việc: - Nơi làm việc chính của nhân viên được xác định rõ ràng là quầy Bar: sau khi bố trí các thiết bị, các trang bị công nghệ, các trang bị tổ chức và các đối tượng lao động. - Đôi khi có sự di chuyển chỗ làm việc khi có việc cần làm: dọn nhà vệ sinh, lau dọn quán, dọn dẹp bàn trên tầng 2. ● Bố trí nơi làm việc cần đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ trong sản xuất: - Các vật nặng để phía dưới vật dụng nhẹ ở phía trên. - Tủ lạnh để cất trữ nguyên liệu để phía trong, tránh chiếm diện tích. - Các trang bị bát mắt, hình ảnh ấn tượng được trưng bày ra ngoài. - Sắp xếp nguyên vật liệu gọn gàng ngăn nắp, đảm bảo tính thuận tiện khi tác nghiệp và khoa học khi thực hiện chuỗi thao tác. b. Các tiêu thức đánh giá ● Bố trí hợp lý và khoa học mọi đối tượng vật chất kỹ thuật và lao động để thực hiện đúng quy trình công nghệ, nhanh và năng suất cao: - Bộ phận quầy order tầng 1 – nơi nhân viên thu ngân làm việc chính được bố trí 1 cách hợp lý: + Những thiết bị kỹ thuật lớn như tử lạnh thì được đặt ở phía trong vì ít được sử dụng hơn trong công việc pha chế mà chủ yếu là để chứa nguyên liệu dự trữ để pha chế. + Các thiết bị dụng cụ pha chế hay được sử dụng nhiều hơn được đặt ở phía ngoài để thuận tiện nhất cho việc nhận order và phục vụ khách hàng. + Máy thu ngân được đặt chính giữa quầy để khách hàng thuận tiện nhất trong việc di chuyển cũng như có thể quan sát bao quát cả quầy bar, có thể trực tiếp quan sát khâu pha chế. => Việc bố trí hợp lý này đã giúp các khâu thu ngân (order) rồi đến pha chế được vận hành một cách trơn tru, nhanh chóng không lãng phí thời gian chờ của từng khâu. ● Đảm bảo lựa chọn hợp lý trạng thái và tư thế làm việc cho người lao động: - Đối với nhân viên làm việc ở cửa hàng thì chủ yếu làm việc trong tư thế đứng, trong những ngày đông khách họ có thể phải đứng suốt trong quá trình làm việc vì vậy trạng thái đứng như thế nào để đảm bảo không gây ra sự mệt mỏi căng thẳng cho nhân viên. Có thể thấy tư thế này phù hợp với tính chất công việc đòi hỏi sự làm việc nhanh chóng khẩn trương tuy nhiên cần bố trí sắp xếp thời gian nghỉ ngơi hợp lý cho nhân viên trong thời gian làm việc để bảo đảm hiệu quả làm việc. ● Bố trí các vật dụng phải phù hợp với tầm nhìn và vùng thao tác của người lao động: - Các vật dụng được sử dụng thường xuyên trong quầy bar đều được bố trí trong vùng làm việc tối ưu để thuận tiện nhất cho nhân viên như: các nguyên liệu được đặt ở vùng thuận tiện. - Các vật dụng theo đúng trình tự thì được đặt cạnh nhau, các nguyên liệu đặt theo hệ thống nhằm để pha chế tốn ít công sức lấy nguyên liệu để làm đồ. - Các vật dụng trong cửa hàng thường có vị trí cố định để không mất thời gian tìm kiếm: như vị trí chổi quét, chổi lau nhà, vị trí máy làm đá, máy xay cà phê… ● Đảm bảo tiết kiệm diện tích sản xuất nhưng vẫn thuận tiện cho công tác phục vụ chỗ làm việc: => Tận dụng tối đa diện tích sử dụng, còn các tầng khác chủ yếu là phục vụ khách hàng tạo không gian riêng cho khách hàng thưởng thức. ● Đảm bảo an toàn lao động và có tính thẩm mỹ công nghệ cao: - Không gian trang trí của cửa hàng không chỉ tạo cảm giác thích thú cho khách hàng mà còn tạo sự thoải mái cho nhân viên với phong cách trẻ trung năng động cùng tone màu trang trí dễ chịu. - Các bàn kệ tủ được thiết kế rộng rãi nhưng không chiếm quá nhiều diện tích cửa hàng để nguyên liệu gọn gàng tránh rơi vỡ. - Đường đi của nhân viên trong quầy khá rộng, thỏa mái. 2. Đánh giá phục vụ nơi làm việc 2.1 . Đánh giá theo kết quả phục vụ nơi làm việc Xuất phát từ các nhu cầu phục vụ của các nơi làm việc và sự đáp ứng các nhu cầu đó để đánh giá tình hình tổ chức phục vụ nơi làm việc. Gồm có các chỉ tiêu đánh giá: - Tổn thất thời gian do chờ đợi phục vụ - Tổng công suất máy móc, thiết bị không được sử dụng do phục vụ không đủ, không kịp thời gây ra Cửa hàng J’an - Trà đặc sản sáng tạo có máy móc trong quầy bar phục vụ cho việc pha chế đồ uống, những máy móc này chủ yếu là máy xay cà phê, sinh tố và các loại máy này thường được nhập từ nước ngoài và sửa chữa khá phức tạp. Do chưa có bộ phận đảm nhận phục vụ điều chỉnh và sửa chữa thiết bị, thường khi hỏng hóc xảy ra thì cửa hàng trưởng sẽ tự sửa chữa, gọi bộ phận sửa chữa hoặc thay mới. Việc này gây mất thời gian và ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh sản xuất của cơ sở ( quán phải tạm dừng pha chế các đồ uống cần dùng máy móc). 2.2. Đánh giá dựa vào nguyên nhân Nhóm chúng em sẽ dựa vào nguyên nhân để xem xét và đánh giá phục vụ NLV của cửa hàng J’an - Trà đặc sản sáng tạo, 42B Lý Thường Kiệt, Hà Nội: - Về các nguyên tắc phục vụ NLV: + J’an đảm bảo những nguyên tắc phục vụ NLV tối thiểu (kế hoạch, linh hoạt, kinh tế, dự phòng, tin cậy và đảm bảo chất lượng cao) nhờ đó quá trình sản xuất có bị gián đoạn nhưng không lâu và được khắc phục rất nhanh và kịp thời. Những sản phẩm mang tính canh tranh cao của quán như các dòng trà không bao giờ bị thiếu nguyên liệu. Chất lượng của các nguyên liệu luôn được đảm bảo đến 100%. + Tuy nhiên do chưa có bộ phận phục vụ chuyên môn hóa theo từng chức năng phục vụ cụ thể khiến cho việc thiếu hụt nguyên liệu vẫn xảy ra và gây gián đoạn quá trình sản xuất. + Vì chưa phục vụ theo chức năng nên tính đồng bộ cũng chưa được thể hiện rõ, gây nên hiện tượng phụ thuộc quá nhiều vào cửa hàng trưởng. Khi một nguyên liệu bị thiếu nếu không có cửa hàng trưởng thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn. - Về hình thức phục vụ NLV: Phục vụ hỗn hợp. + Phục vụ hỗn hợp giúp bổ sung nguyên liệu linh hoạt, hợp lý và nhanh chóng, không bị quá phụ thuộc vào một bộ phận nào của doanh nghiệp. + Xác định được lượng cung hàng hóa sát với thực tế của cửa hàng tránh được tình trạng thừa hàng hóa, tiết kiệm được tối đa chi phí. + Đảm bảo được chất lượng tuyệt đối của trà (nguyên liệu độc quyền) vì doanh nghiệp trực tiếp cung cấp. + Số lượng hàng hóa và nhân viên phục vụ đều được quản lý một cách dễ dàng. Truyền đạt thông tin nhanh và hiệu quả. + Công tác phục vụ tập trung ở cấp doanh nghiệp được thực hiện tốt, đáp ứng nhu cầu của cửa hàng. Tuy nhiên công tác phục vụ ở cửa hàng hiện giờ vẫn còn chưa được phân chia hợp lý khiến tình trạng thiếu hụt nguyên liệu vẫn còn xảy ra. - Về chế độ phục vụ NLV: Chế độ phục vụ tiêu chuẩn. + Cửa hàng trưởng ước lượng được lượng tiêu thụ hàng hóa cụ thể nên đưa ra được bảng tiêu chuẩn sát với thực tiễn. + Cung ứng đủ số lượng theo tiêu chuẩn nên không tốn chi phí vận chuyển đối với phục vụ tập trung của doanh nghiệp và tiết kiệm thời gian xuyên suốt giai đoạn sản xuất. + Tuy nhiên, đối với việc phục vụ tại cửa hàng (những nguyên liệu dễ mua) chưa có bảng tiêu chuẩn và ước lượng cụ thể để đáp ứng nhu cầu kịp thời nên vẫn xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu tự phục vụ. 2.3. Ưu điểm và nhược điểm a. Ưu điểm - Linh hoạt, đáp ứng, đảm bảo được các nhu cầu phục vụ cần thiết nhanh chóng - Mang tính tiêu chuẩn, chuyên nghiệp khi phục vụ tập trung ở doanh nghiệp, đảm bảo hàng hóa chính (trà) luôn được phục vụ đầy đủ và tiết kiệm được tối đa chi phí. - Các loại máy móc luôn được kiểm tra định kỳ giúp sớm phát hiện ra những lỗi để khắc phục kịp thời. - Luôn có sự giám sát liên tục nên có sự cải tiến phục vụ hàng ngày. - Hệ thống trang bị tổ chức được sắp xếp và xây dựng hợp lý giúp bảo quản được NVL và tiết kiệm diện tích tối đa, đem lại hiệu quả cao. - Phục vụ sinh hoạt người lao động được thực hiện tốt, tạo ra được tâm lý thoải mái khi làm việc và nhờ đó chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng gia tăng. b. Nhược điểm: - Chưa có bộ phận chức năng đảm nhận phục vụ tại cửa hàng nên vẫn xảy ra tình trạng thiếu NVL cơ bản. - Theo thiên hướng tự bảo dưỡng trang thiết bị nên có thể chưa đủ trình độ chuyên môn để phát hiện cũng như sửa chữa máy móc. IV. - Công tác bốc dỡ và vận chuyển NVL chưa được phân chia rõ ràng gây gián đoạn quá trình sản xuất khi nhân viên phải ra bê đồ cùng nhà cung cấp. - Cửa hàng trưởng đảm nhận quá nhiều công việc (phục vụ kho tàng, sửa chữa trang thiết bị, sửa chữa và xây dựng nơi làm việc,...) nên không thể nào kiểm soát được tất cả các vấn đề về phục vụ. Đề xuất hướng hoàn thiện: 1. Trang bị nơi làm việc: - Tổ chức bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ máy móc cùng người có chuyên môn, khắc phục và sửa chữa những lỗi nhỏ (rò rỉ, tiếng kêu,...) thay thế một số thiết bị đã qua thời gian dài sử dụng. - Chuyển sang sử dụng máy xay chống ồn Jamba Quiet Shield để giảm thiểu tiếng ồn tốt nhất, tránh ảnh hưởng đến việc order cũng như không khí của quán đặc biệt là không gian tầng 1. - Thay thế hệ thống thoát nước ở chậu rửa nhằm tiết kiệm thời gian thoát nước ở chậu rửa, gia tăng tốc độ phục vụ sản phẩm. - Nâng cấp thùng giữ đá để tránh tình trạng chảy nước gây ướt kệ, tủ và sàn nhà trong quầy. Đảm bảo vệ sinh và tiết kiệm thời gian. - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ với máy iPOS, máy in nhãn dán, máy in hóa đơn, thẻ bàn từ nhằm đảo bảo công tác thu ngân diễn ra trơn tru nhất, đem lại trải nghiệm tốt với khách hàng khi order. 2. Bố trí nơi làm việc: - Bổ sung thêm 1 tủ lạnh mini ở kệ tủ dưới ở trung tâm nhằm để một số nguyên vật liệu cần thiết phục vụ cho quá trình pha chế lúc cao điểm tránh việc nhân viên phải di chuyển đến cuối quầy lấy nguyên liệu pha chế sẽ mất thời gian. - Do dãy ghế ngoài vỉa hè ngồi sát cửa kính nơi có bố trí 2 bàn trong khuôn viên tầng 1 sẽ dễ gây bất tiện và làm mất tầm nhìn và tập trung của khách hàng ngồi 2 bàn trong cửa hàng. Để khắc phục cửa hàng nên thiết kế thêm 1 bộ rèm cửa kính để tiện điều chỉnh theo sở thích và mong muốn của khách hàng. - Thay thế 3 bàn tròn đơn ở khuôn viên tầng 1 bằng 1 bàn đơn và 1 bàn ghép (khoảng 3-4 người) nhằm đáp ứng 2 đối tượng khách hàng: khách đơn và khách đi cùng nhóm bạn. - Mở rộng diện tích nhà vệ sinh dưới chân cầu thang. Hiện tại gầm cầu thang còn chỗ trống nhưng nhà vệ sinh thì hơi bé. - Nên lắp thêm gương trong nhà vệ sinh để phục vụ nhu cầu của khách hàng. 3. Phục vụ nơi làm việc - Phục vụ thêm thời gian nghỉ ngơi và nơi nghỉ cho nhân viên như ghế ngồi trong quầy Bar. - Để cải thiện tình trạng gián đoạn do lỗi kỹ thuật máy móc, cửa hàng nên tiến hành Training kỹ thuật cho 1 nhân viên kỹ thuật phụ trách kiểm tra thường xuyên và đảm bảo phục vụ các vấn đề về hỏng hóc thiết bị một cách kịp thời, nhanh chóng nhằm tránh những tổn thất do phục vụ chậm gây ra. Đảm bảo ít nhất mỗi ngày 1 lần, máy móc được kiểm tra và điều chỉnh phù hợp. - Cửa hàng nên tuyển một nhân viên fulltime và có định hướng gắn bó lâu dài với cửa hàng để chia sẻ bớt khối lượng công việc quá lớn của cửa hàng trưởng với từng phân mảng phục vụ cụ thể (chuẩn bị sản xuất, kho tàng,...). - Xây dựng bảng số lượng tiêu chuẩn cho từng loại NVL mà cửa hàng tự phục vụ hàng tuần. Từ đó, tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung cấp uy tín và chất lượng, xác định ngày cụ thể để cung cấp nguyên vật liệu. Tránh tình trạng thiếu NVL hay phí thời gian và chi phí đi mua.