MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 GUIA CONCEPTUAL y PARAMETRIA BASICA DE SAP Realizado por Ana Juaristi NOTA IMPORTANTE: Toda la información contenida en este manual se ha obtenido de la Web oficial de SAP: help.sap.com basándonos en el esquema planteado en el siguiente manual: Manual: Parametrizaciones Básicas del Módulo SD (1.01 MB) Disponible en el siguiente enlace: http://www.mundosap.com/foro/downloads.php?do=file&id=27 Pag 1 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 5 PARAMETRIZACION BASICA VENTAS. ................................................................ 6 1.1 Estructura organización VENTAS ......................................................................... 6 1.1.1 Crear Sociedad FI ........................................................................................... 7 1.1.2 Crear Org. Ventas ........................................................................................... 8 1.1.3 Crear Canal de distribución ............................................................................ 9 1.1.4 Crear Sector .................................................................................................... 9 1.1.5 Crear Puesto de expedición: ......................................................................... 10 1.1.6 Crear Centro ................................................................................................. 10 1.1.7 Crear Almacenes........................................................................................... 11 1.1.8 Crear Oficina de Ventas ............................................................................... 12 1.1.9 Crear Grupo de Vendedores ......................................................................... 13 1.1.10 Crear Area de Ventas .................................................................................... 13 1.2 ASIGNACIÓN ..................................................................................................... 13 1.2.1 Asignar Org. Ventas a sociedad: .................................................................. 13 1.2.2 Asignar Canal de Ditribución a Org. Ventas: ............................................... 13 1.2.3 Asignar Sector a Org. Ventas: ...................................................................... 13 1.2.4 Asignar Oficina de Ventas a Area de Ventas: .............................................. 14 1.2.5 Asignar Grupo de Vendedores a Oficina de Ventas ..................................... 14 1.2.6 Asignar Org. Ventas, Canal de Distribución a Centro: ................................ 14 1.2.7 Asignar Puesto de expedición a Centro: ....................................................... 14 1.3 ESQUEMA DE LA ORGANIZACIÓN .............................................................. 15 1.4 DOCUMENTOS DE VENTAS ........................................................................... 16 1.4.1 Estructuración de los documentos de ventas ................................................ 16 1.4.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE VENTAS ............................................. 18 1.5 CONDICIONES ................................................................................................... 19 1.5.1 CLASES DE CONDICIÓN.......................................................................... 20 1.5.2 TABLAS DE CONDICIONES .................................................................... 22 1.5.3 Secuencias de acceso .................................................................................... 27 1.5.4 Esquemas de cálculo ..................................................................................... 29 1.5.5 RESUMEN: Determinación de precios ........................................................ 30 1.5.6 Condiciones en la cabecera del documento .................................................. 31 1.6 FACTURACIÓN .................................................................................................. 32 1.6.1 DOCUMENTOS DE FACTURACION ....................................................... 32 1.6.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN ................................ 34 1.6.3 VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD. ................................................. 35 2 PARAMETRIZACIONES BASICAS COMPRAS (MM). ......................................... 36 2.1 Estructura organización COMPRAS .................................................................... 36 2.1.1 Crear sociedad FI .......................................................................................... 37 2.1.2 Completar datos de sociedad FI.................................................................... 38 2.1.3 Crear sociedad CO ........................................................................................ 38 0 1 Pag 2 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 2.1.4 Crear centro .................................................................................................. 38 2.1.5 Crear organización de compras .................................................................... 39 2.1.6 Grupo de Compras. ....................................................................................... 39 2.1.7 Valores de Compras ..................................................................................... 40 2.1.8 Crear almacenes ............................................................................................ 40 2.2 ASIGNACIÓN ..................................................................................................... 40 2.2.1 Asignación de centro a sociedad FI .............................................................. 41 2.2.2 Actualizar sociedad FI para MM .................................................................. 41 2.2.3 Asignar organización de compras a sociedad FI .......................................... 41 2.2.4 Asignación de almacén a centro. .................................................................. 41 2.3 DOCUMENTOS DE COMPRAS ........................................................................ 41 2.3.1 SOLICITUD DE PEDIDO ........................................................................... 43 2.3.2 IMPUTACIÓN ............................................................................................. 44 2.3.3 PETICIÓN DE OFERTA ............................................................................. 45 2.3.4 PEDIDO DE COMPRAS ............................................................................. 46 2.4 MAESTRO DE PROVEEDORES ....................................................................... 47 2.4.1 GRUPO DE CUENTAS ACREEDOR ........................................................ 47 2.4.2 CUENTA ASOCIADA ................................................................................ 49 2.4.3 CONDICIÓN DE PAGO ............................................................................. 49 3 PARAMETRIA GLOBAL ........................................................................................... 51 3.1 Monedas ............................................................................................................... 51 3.2 Unidades de medida.............................................................................................. 52 3.2.1 Condiciones previas ...................................................................................... 54 3.2.2 Características ............................................................................................... 54 3.3 Calendario............................................................................................................. 55 4 MAESTRO DE MATERIALES .................................................................................. 56 4.1 TIPO DE MATERIAL ......................................................................................... 58 4.2 RAMO .................................................................................................................. 59 4.3 GRUPO DE ARTÍCULOS ................................................................................... 60 4.3.1 Utilización .................................................................................................... 60 4.3.2 Características ............................................................................................... 60 4.3.3 Jerarquía de Artículos ................................................................................... 64 4.4 CATEGORÍA DE VALORACIÓN ..................................................................... 64 4.5 GRUPO PLANIFICADOR .................................................................................. 65 4.6 PLANIFICADOR ................................................................................................. 65 4.7 INTERLOCUTORES ........................................................................................... 66 4.7.1 Definición ..................................................................................................... 66 4.7.2 Clase de interlocutor ..................................................................................... 67 4.7.3 Tipos de Interlocutor .................................................................................... 68 4.7.4 Definir funciones de interlocutor .................................................................. 70 4.7.5 Fijar funciones de interlocutor ...................................................................... 71 4.7.6 Asignar esquema de interlocutor .................................................................. 72 Pag 3 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.8 Proceso de aprovisionamiento de Materiales ....................................................... 73 4.9 REGISTRO INFO ................................................................................................ 75 4.9.1 Estructura ...................................................................................................... 75 4.10 MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS ................................................................ 78 4.10.1 Documentos y ASIGNAción de NÚMEROS ............................................... 79 4.10.2 DEFINIR NUEVAS CLASES DE MOVIMIENTOS ................................. 80 4.10.3 CREAR CONTABILIZACIONES AUTOMÁTICAS ................................ 81 4.10.4 ASIGNAR AUTORIZACIÓN EN LA CREACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES ............................................................................................................... 81 4.10.5 CREAR MOTIVOS DEL MOVIMIENTO .................................................. 84 4.10.6 Entrada de mercancías: ................................................................................. 84 4.10.7 Salida de mercancías: ................................................................................... 86 4.10.8 Traslado y Traspaso de mercancías: ............................................................. 88 Pag 4 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 0 INTRODUCCIÓN El siguiente esquema muestra los distintos módulos de SAP y sus COMPONENTES. La presente guía pretende mostrar cómo se realizaría una parametrización básica del módulo de SAP SD (Comercial y Ventas). Aún así es necesario tener en cuenta que al ser SAP una aplicación cuyos módulos están totalmente integrados, la parametrización de algunos de sus componentes es necesaria para que funcionen todos ellos. Este es el caso de la estructura organizativa de la empresa, que es utilizada por los 3 módulos (RRHH, Finanzas y Logística). A continuación se detalla cómo se parametrizaría en SAP dicha estructura definiendo los componentes necesarios para VENTAS. Pag 5 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1 PARAMETRIZACION BASICA VENTAS. 1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN VENTAS Para definir la estructura organizativa completa de Ventas en SAP es necesario, crear en el orden especificado los siguientes elementos: Pag 6 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Grupo de empresas Un grupo de empresas es la asociación de empresas legalmente independientes bajo la gestión común de una empresa de control. Es la unidad organizativa más alta dentro de la jerarquía y se corresponde con una empresa de gestión de mercancías con varias subsidiarias (por ejemplo), que se definen desde un punto de vista de gestión financiera como sociedades individuales.En el lado logístico, el grupo de empresas se divide en centros. Sociedad Una sociedad es una entidad jurídica que representa una empresa independiente en sentido legal. Es el elemento organizativo central de la Gestión financiera Grupos de Centro Un grupo de centros son varios centros que se han agrupado utilizando el sistema de clasificación. Una organización de ventas es una unidad organizativa en logística que estructura la empresa según sus necesidades de ventas. El canal de distribución es el canal a través del cual los materiales o los servicios comercializables llegan al cliente Un sector es una unidad organizativa basada en la responsabilidad para ventas o beneficios de materiales o servicios comercializables. Puesto de expedición: Los puestos de expedición son entidades de organización independientes en las que se efectúa la gestión y la supervisión de las entregas, así como la salida de mercancías. Un centro es una tienda, un centro de distribución o un emplazamiento de fabricación. En SAP Retail, el centro es el nivel de organización en el que se planifica el reaprovisionamiento de mercancías y se gestionan los stocks. Cada centro pertenece exactamente a una sociedad. Un almacén es una unidad organizativa que le permite distinguir entre varias clases de stock en un centro. Una oficina de ventas es una unidad organizativa en comercial que es responsable de las ventas dentro de una zona geográfica determinada. Los grupos de vendedores (por ejemplo, cada uno con un director de ventas) son subdivisiones de una cadena de distribución. Organización de Ventas Canal de Distribución Sector Puesto de Expedición Centro Almacén Oficina de Ventas Grupo de Vendedores 1.1.1 CREAR SOCIEDAD FI Entidad creada por ley, facultada para adquirir activos, incurrir en obligaciones y dedicarse a determinadas actividades. Se conforma por dos o más socios que adquieren diferentes grados de responsabilidad ante terceros dependiendo de la forma jurídica que revista la entidad. Sociedad : Una sociedad es una entidad jurídica que representa una empresa independiente en sentido legal. Es el elemento organizativo central de la Gestión financiera Def SAP: Pag 7 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Se pueden realizar varias asignaciones entre una sociedad y otras unidades organizativas: Una organización de compras puede asignarse a una sociedad. En este caso, la organización de compras sólo puede realizar pedidos para centros dentro de esta sociedad. Un área de valoración es la unidad organizativa sujeta a gestión de stocks por valores dentro el Sistema SAP. En SAP Retail, el área de valoración debe corresponder a un centro Se asigna una sociedad a modo de atributo del área de valoración ya asignada a un centro,bien en la actualización del centro o bien en el Customizing. Cada organización de ventas debe asignarse a una sociedad en el Customizing. Esta asignación constituye el enlace entre Comercial y Contabilidad de deudores. Transacción: EC01 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición Gestión Financiera Definir, copiar, Verificar sociedad FI SOCIEDAD JH01 NOMBRE POBLACIÓN BAT-EN-TECH PAÍS SPAIN MONEDA ES IDIOMA ESP S 1.1.2 CREAR ORG. VENTAS Organización de Ventas : Una organización de ventas es una unidad organizativa en logística que estructura la empresa según sus necesidades de ventas. Cada organización de ventas representa una "unidad de venta" en sentido legal. Sus responsabilidades incluyen la responsabilidad debida a productos defectuosos y cualquier reclamación sobre recursos que pudieran hacer los clientes. También es responsable de la venta y distribución de mercancías y negocia las condiciones de precio de venta. Las organizaciones de ventas pueden utilizarse para reflejar subdivisiones regionales del mercado, por ejemplo en estados. Una transacción de ventas siempre se procesa por completo dentro de una organización de ventas. Una organización de Ventas está asignada a una Sociedad. Los empleados pueden asignarse a una organización de ventas. Transacción: OVX5 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición Comercial Actualizar Org. Ventas. ORG. VENTAS 1001 1002 DENOMINACIÓN ORG.VENTAS NORTE ORG.VENTAS ESTE MONEDA ESP ESP Pag 8 de 91 CALENDARIO 01 01 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 1.1.3 CREAR CANAL DE DISTRIBUCIÓN Canal de distribución: El canal de distribución es el canal a través del cual los materiales o los servicios comercializables llegan al cliente. Los canales de distribución incluyen la venta a consumidores finales a través de varios tipos de salidas comerciales o mediante la venta por correspondencia. Por ejemplo: Una tienda de zapatos que no tenga presencia de Internet, tiene un único canal de venta: la venta directa (la tienda). La misma tienda de zapatos que tenga también presencia en Internet y que cuente con una tienda On-Line tendrá dos canales de venta: La directa e internet. Si dicha tienda amplía sus miras y contrata comerciales para que vendan sus productos a otras tiendas o a consumidores finales, tendrá otro canal de venta: Comerciales. Transacción: OVXI Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición ComercialActualizar Canal de ditribución. CANAL DE DISTRIBUCIÓN 10 11 12 13 14 DENOMINACIÓN VENTA DIRECTA MINORISTAS INTERNET VENTA CATALOGO COMERCIALES 1.1.4 CREAR SECTOR Sector: Conjunto de actividades que presentan unas características similares y unos caracteres particulares que les permiten ser considerados como una globalidad. En SAP: Un sector es una unidad organizativa basada en la responsabilidad para ventas o beneficios de materiales o servicios comercializables. Los sectores tienen dos aplicaciones principales: Son unidades organizativas para comercial y también son necesarios para la imputación de divisiones para las transacciones logísticas de la gestión financiera. Los sectores pueden utilizarse para describir grupos de productos específicos y pueden constituir la base para las estadísticas de ventas, por ejemplo. Transacción: OVXB Pag 9 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición ComercialActualizar Sector. SECTOR 10 DENOMINACIÓN BATERÍAS 1.1.5 CREAR PUESTO DE EXPEDICIÓN: Puesto de expedición: Los puestos de expedición son entidades de organización independientes en las que se efectúa la gestión y la supervisión de las entregas, así como la salida de mercancías. Una entrega sólo la procesa un puesto de expedición. Transacción: OVXD Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición ComercialActualizar Puesto de expedición. PTO. EXP 2001 2002 2003 3001 3002 3003 DENOM PAIS P.E. NORTE 1 P.E. ESTE 1 P.E. SUR 1 P.E. NORTE 2 P.E. ESTE 2 P.E. SUR 2 ZONA EXP CALENDARIO ES E000019000 01 ES E000011000 01 ES E000018000 01 ES E000019000 01 ES E000011000 01 ES E000018000 01 1.1.6 CREAR CENTRO Un centro es una tienda, un centro de distribución o un emplazamiento de fabricación. En SAP Retail, el centro es el nivel de organización en el que se planifica el reaprovisionamiento de mercancías y se gestionan los stocks. Cada centro pertenece exactamente a una sociedad. Una tienda se asigna a una organización de compras y a una superficie de venta (organización de ventas, canal de distribución y sector) y, por lo tanto, también a una cadena de distribución, a la que pertenece la tienda y que se utiliza principalmente para finalidades de facturación interna. La tienda debe estar autorizada para recibir mercancías de la superficie de venta a la que pertenece el centro de distribución suministrador. Si las mercancías deben poder trasladarse de una tienda a Pag 10 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 otra, la tienda receptora debe estar autorizada a recibir mercancías de la superficie de venta a la que pertenece la tienda suministradora. Cada centro de distribución está asignado a una organización de compras (y, en caso necesario, a una superficie de venta) para determinar precios de transferencia al almacén y unidades de medida. Un centro de distribución también puede asignarse a un centro (normalmente a sí mismo) y a una cadena de distribución (para determinar los precios de venta). Estas asignaciones permiten que las mercancías del centro de distribución se valoren a precio de venta final. Esta clase de valoración es más habitual en el ramo de la vestimenta. Transacción: EC02 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición Logísdtica General Definir, copiar, verificar centro. CENTRO NOMBRE IDIOMA CP POBLACIÓN PAÍS REGIÓN CALENDARIO 1001 CENTRO NORTE S 48011 BILBAO ES 48 01 1002 CENTRO ESTE S 08080 BARCELONA ES 08 01 1.1.7 CREAR ALMACENES Almacén: Un almacén es una unidad organizativa que le permite distinguir entre varias clases de stock en un centro. Sirven para representar almacenes físicos o áreas en un almacén físico. Para reflejar los almacenes físicos complejos, típicos de la gestión de mercancías, todos los almacenes pueden dividirse en números de almacén, tipos de almacén y ubicaciones mediante el Sistema de gestión de almacenes. Los almacenes se utilizan para representar áreas en un almacén físico. Por lo tanto, esta diferenciación entre stocks es muy importante para los centros de distribución. Si el stock debe gestionarse a partir del artículo, también deben utilizarse almacenes. Pag 11 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Transacción: OX09 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición Gestión de Materiales Actualizar Almacén. CENTRO 1001 1002 1002 ALMACEN 1001 1002 1003 DENOM ALMACEN NORTE ALMACEN ESTE ALMACEN SUR 1.1.8 CREAR OFICINA DE VENTAS Una oficina de ventas es una unidad organizativa en comercial que es responsable de las ventas dentro de una zona geográfica determinada. Son opcionales. Una oficina de ventas puede asignarse a una o varias cadenas de distribución. Una tienda, en calidad de cliente de una superficie de venta, puede asignarse a una oficina de ventas responsable de las ventas internas a esta tienda. Los directores regionales de ventas son comunes en el sector de comercio al por menor. Pueden representarse en el sistema mediante oficinas de ventas con los empleados adecuados asignados. Este director regional de ventas es pues responsable de suministrar mercancías a las tiendas asignadas a él. Así pues, puede tratar cada tienda como una oficina de ventas. Esto le permite obtener estadísticas acerca del volumen de negocios y los ingresos que consigue una tienda mediante los pedidos de cliente de SD. Los empleados pueden asignarse a una oficina de ventas. Transacción: OVX1 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición Comercial Actualizar Oficina de Ventas OFICINA DE VENTAS 1001 1002 DENOMINACIÓN OF. VENTAS NORTE OF. VENTAS ESTE Pag 12 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 1.1.9 CREAR GRUPO DE VENDEDORES Los grupos de vendedores (por ejemplo, cada uno con un director de ventas) son subdivisiones de una cadena de distribución. Transacción: OVX4 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Definición Comercial Actualizar Grupo de Vendedores. GRUPO DE VENDEDORES JH1 JH2 1.1.10 DENOMINACIÓN GR. VENDEDORES NORTE GR. VENDEDORES ESTE CREAR AREA DE VENTAS Transacción: OVXG Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialCrear Area de Ventas. 1.2 ASIGNACIÓN 1.2.1 ASIGNAR ORG. VENTAS A SOCIEDAD: Transacción: OVX3 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras Asignación ComercialAsignar org. ventas a Sociedad. 1.2.2 ASIGNAR CANAL DE DITRIBUCIÓN A ORG. VENTAS: Transacción: OVXK Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialAsignar Canal de Ditribución a Org. Ventas 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.3 ASIGNAR SECTOR A ORG. VENTAS: Transacción: OVXA Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialAsignar Sector a Org. Ventas. Pag 13 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1.2.4 ASIGNAR OFICINA DE VENTAS A AREA DE VENTAS: Transacción: OVXM Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialAsignar Oficina de Ventas a Area de Ventas. 1.2.5 ASIGNAR GRUPO DE VENDEDORES A OFICINA DE VENTAS Transacción: OVXJ Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialAsignar Grupo de Vendedores a Oficina de Ventas. 1.2.6 ASIGNAR ORG. VENTAS, CANAL DE DISTRIBUCIÓN A CENTRO: 1.2.6.1 RELACIÓN DE MM CON SD. Transacción: OVX6 Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialAsignar Org. Ventas, Canal de Distribución a Centro. 1.2.7 ASIGNAR PUESTO DE EXPEDICIÓN A CENTRO: El Puesto de expedición puede relacionarse con uno o más pares de (o.ventas + Canal de ditribución) y viceversa, pero cada puesto de expedición pertenece a una única sociedad. Pag 14 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Asignar Centro a Sociedad se realiza en MM, junto con la creación de almacenes y asignación de almacenes a centro Transacción: OVXC Ruta: Estructura de la empresaActualización de estructuras AsignaciónComercialAsignar puesto de expedición a centro. 1.3 ESQUEMA DE LA ORGANIZACIÓN Pag 15 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1.4 DOCUMENTOS DE VENTAS Las operaciones comerciales relacionadas con las ventas se registran en el sistema como documentos de ventas. Estos se agrupan en cuatro categorías: Documentos de ventas: Solicitudes y ofertas Pedidos de cliente Contratos marco, como los pedidos abiertos y los planes de entregas Problemas y reclamaciones del cliente, que conducen a entregas gratuitas y solicitudes de abono Algunos documentos de ventas como, por ejemplo, las ventas al contado y los pedidos con entrega inmediata, desencadenan de forma automática la creación de documentos de entrega y facturación posteriores. 1.4.1 ESTRUCTURACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE VENTAS Todos los documentos de ventas tienen básicamente la misma estructura. Están formados por una cabecera de documento y un número indefinido de posiciones. Las posiciones pueden, a su vez, dividirse en un número de repartos indeterminados. El siguiente gráfico muestra la estructura de un documento de ventas: Pag 16 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1.4.1.1 DATOS DE CABECERA Los datos generales, que se aplican a todo el documento, se guardan en la cabecera de documento. Por ejemplo: 1.4.1.2 Número del solicitante Número del destinatario de la mercancía y del responsable de pago Moneda del documento y tipo de cambio Elementos de precio para todo el documento Fecha de entrega y puesto de expedición DATOS DE LA POSICIÓN Mientras que los datos de la cabecera de documento se aplican a todas las posiciones del documento, algunos datos sólo se aplican a posiciones específicas. Los datos se almacenan en el nivel de posición e incluyen: Número de material Cantidad prevista para los contratos marco Número del destinatario de las mercancías y del responsable de pago (puede definirse un destinatario o un responsable de pago alternativo para una posición en particular) Especificaciones del centro y del almacén Elementos de precio para las posiciones individuales Pag 17 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 1.4.1.3 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 DATOS DE REPARTO Una posición consta de uno o más repartos. Los repartos contienen todos los datos necesarios para una entrega. Por ejemplo, un cliente pide 20 unidades de un material en particular y éstas se registran como una posición en el pedido de cliente. Sin embargo, ahora puede suministrar únicamente 10 unidades y las 10 unidades restantes el próximo mes, de forma que tiene que programar dos entregas. Los datos de estas entregas (fechas, cantidades confirmadas) se almacenan en dos repartos separados. En los documentos de ventas en los que los datos de entrega no son relevantes, por ejemplo, los pedidos abiertos, las solicitudes de abonos y notas de cargo, el sistema no crea ningún reparto. Los datos registrados en los repartos incluyen: Cantidad de reparto Fecha de entrega Cantidad confirmada 1.4.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE VENTAS 1.4.2.1 DOCUMENTOS COMERCIALES DEL ÁREA DE VENTAS: Los documentos de Ventas predefinidos en SAP son los siguientes: Consulta Oferta Pedido Plan de entrega Ej: 1.- Un Cliente hace una CONSULTA o una SOLICITUD de OFERTA sobre productos de la empresa. Dicha consulta se registra en SAP generando un documento de Ventas (Consulta) 2.- La empresa le remite una OFERTA, donde incluirá una relación de productos y precios con un periodo de validez de la oferta. 3.- El Cliente acepta la oferta y remite un PEDIDO. Con lo que la operación de Venta queda cerrada. Pag 18 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Una vez recibido el pedido del Cliente, el proceso de venta finaliza y comienzan los procesos de Transporte y Facturación de dicho pedido, controlados en los módulos MM y FI de SAP. Una vez creada la estructura organizativa externa de empresa habrá que definir los documentos comerciales del Area de Ventas creada: Ruta: Comercial Documentos Ventas Cada empresa podrá definir los documentos de ventas que considere. Por ejemplo: Previas a la venta Venta Contrato Marco Reclamaciones AF AG TA KM LP G2 L2 RE Consulta Oferta Pedido estándar Pedido Abierto Plan de Entregas Solicitud de Abono Solicitud Nota Cargo Devolución 1.5 CONDICIONES El concepto Determinación de precio se utiliza a grandes rasgos para describir el cálculo de precios (para utilización externa por parte de clientes y de proveedores) y de costes (para propósitos internos, como por ejemplo la contabilidad de costes). Las Condiciones representan un conjunto de circunstancias que se dan cuando se calcula un precio. Por ejemplo, un cliente determinado realiza el pedido de una cierta cantidad de un producto en un día determinado. Los factores variables (el cliente, el producto, la cantidad de pedido, la fecha) determinan aquí el precio final que se presenta al cliente. La información sobre cada uno de estos factores se puede almacenar en el sistema como datos maestros. Estos datos maestros se almacenan en forma de registros de condición. La técnica de condiciones se refiere al método mediante el cual el sistema determina los precios a partir de la información almacenada en los registros de condición. En Comercial, los diferentes elementos que se utilizan en la técnica de condiciones se configuran y se controlan en el Customizing. Durante la gestión de pedidos, el sistema utiliza la técnica de condiciones para determinar una serie de informaciones importantes de determinación de precio. Por ejemplo, el sistema determina automáticamente el precio bruto que se debe Pag 19 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 cargar al cliente y las reducciones y los recargos que sean relevantes a partir de las condiciones que se apliquen. La secuencia de actividades es generalmente la siguiente: Definición de las clases de condición para cada uno de los elementos de precio (precios, descuentos y recargos) que aparecen durante las operaciones comerciales diarias. Definición de las tablas de condiciones que permiten almacenar y recuperar los registros de condiciones para cada una de las diferentes clases de condición. Definición de las secuencias de acceso que permiten al sistema encontrar registros de condición válidos. Agrupación de las clases de condición y establecimiento de su secuencia en los esquemas de cálculo. 1.5.1 CLASES DE CONDICIÓN Una clase de condición es una representación en el sistema de algún aspecto de las actividades de determinación de precio diarias. Por ejemplo, se puede definir una clase de condición diferente para cada tipo de precio, descuento o recargo que aparezca en las operaciones comerciales. Ejemplo de una clase de condición Se define la clase de condición para un descuento de material especial. Se especifica que el sistema calcule el descuento como un importe (por ejemplo, un descuento de 1 USD por unidad de medida de venta). De forma alternativa, se puede especificar que el sistema calcule el descuento como un porcentaje (por ejemplo: un descuento del 2% para pedidos superiores a las 1.000 unidades). Si se quieren utilizar ambas posibilidades, se deben definir dos clases de condición separadas. La siguiente representación gráfica ilustra cómo se pueden utilizar las clases de condición durante la determinación de precio en un documento de ventas. Pag 20 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 En el ejemplo de la representación gráfica precedente, a la posición de pedido de cliente se le aplican dos descuentos. El primer descuento es un descuento en porcentaje basado en la cantidad pedida. El segundo descuento es un descuento fijo basado en el peso total del artículo. En el Customizing, determine la regla de cálculo para una clase de condición. Esto especifica la forma en que el sistema calcula los precios, las reducciones y los recargos para una condición. Cuando establezca registros de condición, puede introducir una regla de cálculo diferente a la del Customizing. Actualmente se permiten todas las reglas de cálculo disponibles. Sin embargo, no se puede acceder al campo "Regla de cálculo" si se deja vacío este campo. Después de imprimir los datos liberados, si no se ha completado el campo manualmente, se acepta automáticamente la propuesta del Customizing. Después, ya no será posible hacer ninguna modificación manualmente. Si utiliza reglas de cálculo diferentes para lo que de otra forma serían las mismas condiciones (por ejemplo, el tanto por ciento, como importe fijo o según la cantidad), no tendrá que definir clases de condición diferentes en el Customizing. Puede fijar una regla de cálculo diferente cuando actualice los registros de condición individuales. El sistema estándar incluye, entre muchas otras, las siguientes clases de condición predefinidas: Clase de condición Descripción PR00 Precio Pag 21 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 K004 Descuento de material K005 Descuento de material específico de cliente K007 Descuento acordado con el cliente K020 Descuento para grupo de precios KF00 Recargo sobre gastos de transporte (por posición) UTX1 Impuesto estatal UTX2 Impuesto del condado UTX3 Impuesto local Transacción: V/06 Ruta: ComercialFunciones Básicas Determinación de Precios Control de la determinación de precios Definir Clases de Condición. 1.5.2 TABLAS DE CONDICIONES Una tabla de condiciones define la combinación de campos (la clave) que identifica a un registro de condiciones individual. Un registro de condiciones es la manera en que el sistema almacena los datos de condición específicos que se introducen en el sistema como registros de condición. Por ejemplo, cuando se introduce el precio de un producto o un descuento especial para un buen cliente, se crean registros de condición individuales. Pag 22 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Ejemplo de una tabla de condiciones Un departamento de ventas crea registros de condición para precios de material específicos de cliente. El Sistema estándar R/3 incluye la tabla de condición 005 para este propósito. La clave de la tabla 005 contiene los siguientes campos: Organización de ventas Canal de distribución Cliente Material Los dos primeros campos identifican datos organizativos importantes, y los dos últimos campos expresan la relación entre clientes y materiales específicos. Cuando el departamento de ventas crea un registro de condición para un descuento o precio de material específico para un cliente, el sistema utiliza automáticamente la tabla de condiciones 005 para definir la clave y almacenar el registro. La representación gráfica siguiente ilustra la relación entre la tabla de condiciones y los registros de condición posteriores. Pag 23 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1.5.2.1 TABLAS DE CONDICIONES EN LA VERSIÓN ESTÁNDAR El sistema estándar contiene tablas de condiciones predefinidas y las indica para cada acceso en cada secuencia de acceso predefinida. 1.5.2.2 CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE CONDICIONES En el sistema estándar se pueden modificar o actualizar las tablas de condiciones. También se pueden crear nuevas tablas de condiciones según las necesidades de la propia organización. Las tablas de condiciones se crean y se actualizan en el Customizing. Desde la pantalla inicial de Customizing para Comercial se llega a las pantallas de las tablas de condiciones seleccionando Funciones básicas Determinación de precio Control de la determinación de precios Definir tablas de condiciones. A continuación se debe seleccionar el modo en el que se quiere trabajar (crear, modificar o visualizar). Pag 24 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1.5.2.3 INFORMACIÓN ACERCA DE LOS CAMPOS Los campos que se seleccionan para completar la clave se denominan campos seleccionados. Los campos desde los que se puede realizar la selección se denominan campos permitidos. 1.5.2.4 CAMPOS SELECCIONADOS La representación gráfica precedente muestra los campos que completan la clave de la tabla de condiciones 005 (la tabla para los registros de condición de cliente/material en Ventas). Los campos seleccionados muestran datos organizativos, como Organización de ventas. Los campos Cliente y Material definen la relación entre un determinado cliente y un material. 1.5.2.5 CATÁLOGO DE CAMPOS (CAMPOS PERMITIDOS) Cuando se seleccionan los campos para la clave, se deben seleccionar de entre los de la lista de campos permitidos. 1.5.2.6 REALIZACIÓN DE MODIFICACIONES EN LAS TABLAS DE CONDICIONES Se pueden realizar modificaciones limitadas a las tablas de condiciones existentes. Por ejemplo, se puede modificar el nombre de la tabla o el formato de las pantallas de entrada rápida para los registros de condición. (Las pantallas de entrada rápida son aquellas en las que rápidamente y en una sola pantalla se pueden crear y actualizar los registros de condición que remiten a la tabla de condiciones). 1.5.2.7 FORMATO DE UNA PANTALLA DE ENTRADA RÁPIDA La pantalla se compone de líneas de posición y cabecera. Cada línea de posición representa un registro de condición individual. Las líneas de cabecera contienen los campos que son generales para todas las líneas de posición. Cuando se decide el formato de la pantalla de entrada rápida, se puede determinar si cada campo de la clave debe aparecer como una línea en la cabecera o como una línea de posición. Pag 25 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 1.5.2.8 MODIFICACIÓN DEL FORMATO DE UNA PANTALLA DE ENTRADA RÁPIDA Para modificar el formato de la pantalla de entrada rápida, seleccione F6 (Vista técnica) en la pantalla en la que se crea o se actualiza una tabla de condiciones. Cuando se determina el formato, se puede optar por las siguientes posibilidades: Si desea que... Realice lo siguiente... El campo aparezca como una línea de cabecera Deje el campo de línea en blanco El campo aparezca como una posición Marque el campo de línea Aparezca el texto para una línea de posición Marque el campo de texto Después de modificar una tabla de condiciones, se debe seleccionar F16 (Generar) para volver a generar la tabla. 1.5.2.9 CREACIÓN DE UNA NUEVA TABLA DE CONDICIONES Se pueden crear nuevas tablas de condiciones de acuerdo con las necesidades de determinación de precio de la propia organización. Cuando se crea una nueva tabla de condiciones, se selecciona una combinación de campos de la lista de los campos permitidos. Los campos seleccionados definen la clave para los registros de condición posteriores. Antes de seleccionar los campos para la clave, se deben considerar dos cosas: 1.5.2.10 La secuencia (o jerarquía) de los campos Cuáles son los campos que se desea que aparezcan en la cabecera y en las áreas de posición de las pantallas de entrada rápida correspondientes CAMPOS IMPORTANTES En ventas, los campos que se deberían tomar en consideración son Organización de ventas y Canal de distribución. La organización de ventas se utiliza prácticamente siempre como criterio en la determinación de precios porque es frecuente que las distintas organizaciones de ventas deseen utilizar sus propios precios, descuentos y recargos. Si se utiliza la organización de ventas como criterio en determinación de precio, también debería utilizarse el canal de distribución. Utilice Pag 26 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 igualmente ese campo aunque no desee establecer diferentes precios, descuentos y recargos para cada canal de distribución. En el Customizing para Venta, se puede utilizar un canal de distribución como referencia para todos los demás (de forma que compartan los mismos datos de determinación de precio). 1.5.2.11 DECISIÓN ACERCA DE LA SECUENCIA DE CAMPOS El orden de los campos en una tabla de condiciones afecta al rendimiento del sistema durante la determinación de precio. Existen dos reglas generales que permiten crear una tabla de condiciones eficaz: Si selecciona campos que están relacionados con la estructura de su empresa (por ejemplo, organización de ventas y canal de distribución), asigne los campos según su nivel de aplicación general: sitúe el campo más general, por ejemplo, organización de ventas, en la posición más alta, y el campo más concreto, en la más baja. Después de los campos organizativos, se deben colocar los campos de la cabecera de documento antes de los que provienen del nivel de posición. (Por ejemplo, Cliente viene antes de Material). Después de seleccionar los campos para la clave en la pantalla en la que se actualizan y definen las tablas de condiciones, seleccione F16 Generar para generar la tabla en el sistema. La generación prepara la tabla de condiciones para que pueda almacenar los datos de condición. 1.5.3 SECUENCIAS DE ACCESO 1.5.3.1 UTILIZACIÓN Una secuencia de acceso es una estrategia de búsqueda que utiliza el sistema para encontrar datos válidos para una clase de condición particular. Determina la secuencia en la que el sistema realiza la búsqueda de datos. La secuencia de acceso puede constar de uno o más accesos. Esta secuencia establece qué registros de condición tienen prioridad sobre otros. Los accesos comunican al sistema dónde debe buscar en primer lugar, en segundo lugar, y así sucesivamente, hasta que encuentre un registro de condición válido. Se ha de especificar una secuencia de acceso para cada clase de condición para la que se creen registros de condición. Existen algunas clases de condición para las que no se crean registros de condición (por ejemplo, para los descuentos de cabecera que sólo se pueden introducir manualmente). Estas clases de condición no requieren una secuencia de acceso. Un departamento de ventas puede tener diferentes tipos de precios para sus clientes. El departamento podría crear, por ejemplo, los siguientes registros de condición en el sistema: Pag 27 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Un precio base para un material Un precio específico de cliente especial para el mismo material Una lista de precios para clientes importantes Durante la gestión de pedidos, a un cliente se le podrían aplicar, en teórica, los tres precios. La secuencia de acceso permite al sistema acceder a los registros de datos con una determinada secuencia hasta encontrar un precio válido. En este ejemplo, el departamento puede desear utilizar el precio más favorable para un determinado cliente. Por este motivo, se asegura de que el sistema busque un precio específico de cliente. La siguiente representación gráfica muestra cómo el sistema busca el registro pertinente. 1.5.3.2 SECUENCIAS DE ACCESO EN EL SISTEMA ESTÁNDAR DE R/3 El Sistema estándar de R/3 contiene secuencias de acceso predefinidas para cada una de las clases de condición estándar. Los nombres de las secuencias de acceso suelen corresponder a las clases de condición para las que han sido creadas. Por ejemplo, la secuencia de acceso para descuento de material (la clase de condición K004) también se llama K004. 1.5.3.3 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS SECUENCIAS DE ACCESO Las secuencias de acceso se crean y se actualizan en el Customizing. Si desea obtener más información, consulte la Guía de implementación online para Comercial. Pag 28 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Para llegar a la pantalla de secuencia de accesos, vaya a la pantalla inicial de Customizing de Comercial y seleccione: Funciones básicas Determinación de precio Control de la determinación de precios Definir secuencias de acceso Seleccione la transacción que desea ejecutar (Actualizar acceso). 1.5.4 ESQUEMAS DE CÁLCULO La función principal de un esquema de cálculo consiste en definir un grupo de clases de condición en una determinada secuencia. El esquema de cálculo también determina: Qué subtotales aparecerán durante la determinación de precio Hasta qué punto la determinación de precio podrá tratarse manualmente Qué método utilizará el sistema para calcular los descuentos en porcentaje y los recargos Qué requisitos debe cumplir una determinada clase de condición para que el sistema considere esa condición Ejemplo de esquema de cálculo: Si un departamento de ventas gestiona pedidos de cliente para una serie de clientes extranjeros, el departamento puede agrupar a los clientes por país o por región, y puede definir un esquema de cálculo para cada grupo de clientes. Cada esquema puede contener clases de condición que determinen, por ejemplo, impuestos específicos de país. En la gestión de pedidos, se pueden especificar esquemas de cálculo para clientes concretos y para clases de documento de ventas. El sistema determina el esquema que se ha de utilizar de forma automática. 1.5.4.1 ESQUEMAS DE CÁLCULO EN EL SISTEMA R/3 El sistema estándar contiene esquemas de cálculo predefinidos que contienen, a su vez, clases de condición que se utilizan frecuentemente junto con sus correspondientes secuencias de acceso . Evidentemente, estos esquemas se pueden modificar o crear esquemas propios sin partir de otros esquemas. Pag 29 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 1.5.4.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ESQUEMAS DE CÁLCULO Los esquemas de cálculo se crean y se actualizan en el Customizing para Ventas. Para más información acerca de la creación de esquemas de cálculo, consulte la g uía de implementación online para Comercial. Para llegar a la pantalla de esquema de cálculo desde Customizing para Comercial: Para poder aplicar un esquema de cálculo nuevo hay que definir un nuevo esquema de doc. Transacción:OVKJ Ruta: ComercialFunciones Básicas Determinación de precioControl de dterminación deprecioDefinir y asignar esq de calc/ definir esq de doc Asignar clase de pedido a Doc vtas. 1.5.5 RESUMEN: DETERMINACIÓN DE PRECIOS Ruta: ComercialFunciones Básicas Determinación de precioControl de determinación de precios Pasos a seguir: 1. Definir dependencias de precios ( Tabla de Condición ): Transacción: V/03 Donde se indican los parametros que van a influir en la determinación del precio. (Org vtas, Canal Distrib, Clte, Mat) TABLA 627 DENOMINACIÓN ORG.VTA/SECTOR/MATERIAL 801 DTO GR.PRECIOS CLIENTES CAMPOS ORG.VENTAS SECTOR MATERIAL ORG.VENTAS SECTOR GR.PRECIOS 2. Definir grupos de precios: Transacción: OVSL GR.PRECIOS 10 DENOM SONIDO DTO 2% Pag 30 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 20 30 40 50 COMUNICACIONES SUPERMERCADOS AUTOMOCIÓN COMPUTADORES 2,5 % 4% 2% 3% 3. Definir la Secuencia de Acceso: Transacción: V/07 SECUENCIA DE ACCESO ZJ01 DENOMINACIÓN PR00 ACCESO DTO 75 GR.PRECIOS PRECIO 10 TABLA 801 627 4. Definir Clase de Condición: 1. Crear clase de condición Transacción: V/06 CLASE DE CONDICIÓN JR01 PR00 DENOMINACIÓN DCTO GR. PRECIOS PRECIO 2. Asignar secuencia de acceso a clase de condición Transacción: V/06 CLASE DE CONDICIÓN JR01 PR00 SECUENCIA DE ACCESO ZJ01 PR00 CLASE DE CONDICIÓN JR01 ESQUEMA DE CÁLCULO RVAA01 (ESTÁNDAR) 3. Asignar esquema de calculo. Transacción: V/08 1.5.6 CONDICIONES EN LA CABECERA DEL DOCUMENTO En el nivel de la cabecera de doc. También se pueden registrar condiciones llamadas Condiciones de cabecera. Son válidas para todas las posiciones, y se heredan automáticamente en las posiciones del documento. Transacción: V/06 Pag 31 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Ruta: Comercialfunciones básicasDeterm. Precios Control determinación de preciosDefinir clases de condiciones Existen dos tipos de Condiciones de Cabecera: 1. La reducción o el recargo definidos a nivel de cabecera se aplica en todas las posiciones. Ej: IVA. 2. Se hace un reparto : 90% lo reparte proporcionalmente por el peso o valores de las posiciones sobre el total de doc. Si Cond Colectiva activa-Se hace el reparto. Si no activa No se hace el reparto y se aplica a cada posición lo definido en la cebecera. 1.6 FACTURACIÓN La facturación representa la etapa de tratamiento final de una operación comercial en ventas y distribución. La información sobre la facturación está disponible en cada una de las etapas de gestión de pedidos y de entregas . Este componente contiene las siguientes funciones: Creación de: Facturas basadas en entregas o servicios Emitir abonos y notas de cargo Facturas proforma Cancelar operaciones de facturación Funciones de determinación de precio generales Emitir rappels Transferir datos de facturación a Gestión financiera (FI) 1.6.1 DOCUMENTOS DE FACTURACION Término genérico para facturas, abonos, notas de cargo, facturas proforma y documentos de anulación. Pag 32 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Todos los documentos de facturación poseen la misma estructura. Están formados por una cabecera de documento y un número de posiciones cualquiera. El gráfico siguiente muestra cómo están estructurados los documentos de facturación: 1.6.1.1 CABECERA En la cabecera, se encuentran datos generales válidos para todo el documento de facturación. Por ejemplo, 1.6.1.2 Número de identificación del responsable de pago Fecha de factura Valor neto de todo el documento de facturación Moneda del documento Condiciones de pago e incoterms Números de interlocutor, por ejemplo, el número de identificación del solicitante Elementos de precio POSICIONES En las posiciones se encuentran datos que corresponden a una posición determinada. Por ejemplo: Número de material Cantidad de factura Valor neto de las posiciones individuales Peso y volumen Número del documento de referencia para el documento de facturación (por ejemplo, el número de la entrega en la que se basa el documento de facturación) Elementos de precio relevantes para las posiciones individuales Pag 33 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 El documento de facturación se controla mediante la clase de factura. Cuando se crea un documento de facturación, se transfieren los datos de facturación a la gestión financiera. 1.6.2 CLASES DE DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN Se pueden utilizar clases de documento de facturación para tratar las distintas operaciones comerciales efectuadas durante el tratamiento de la facturación. Las diferentes clases de documento de facturación disponibles se listan en la tabla siguiente: Clase de documento de facturación Nombre F1 Factura basada en la entrega F2 Factura basada en la entrega F5 Factura proforma para un pedido de cliente F8 Factura proforma para una entrega FP Interfase Facturación - Sistema de TPV CR Abono L2 Nota de cargo RE Abono para devoluciones S1 Factura de anulación S2 Abono de anulación Se pueden definir funciones específicas para cada clase de documento de facturación. Esto se hace utilizando elementos de operación que se especifican en tablas. Las clases de documento pueden ajustarse a las necesidades de la empresa. También se pueden definir clases de documento de facturación nuevas, si las definidas en el sistema SAP no se ajustan a las necesidades de la empresa. La clase de documento de facturación controla los elementos siguientes: El rango de números para el número de documento La clase de factura que se puede utilizar para anular el documento de facturación El status de transferencia del documento de facturación: transferido a la gestión financiera bloqueado desde la transferencia no transferido Pag 34 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 El procedimiento para la imputación en Gestión financiera La salida permitida para una operación y el procedimiento para la salida Las funciones de interlocutor permitidas a nivel de cabecera Las funciones de interlocutor permitidas a nivel de posición Ejemplo de Definición de las clases de Documentos de Facturación: Transacción: VOFA Ruta: Comercial Facturación Facturas Definir clases de facturas. A cada clase de factura le corresponden una serie de documentos de facturación, por ejemplo: F2 F8 G2 L2 RE S1 Factura. Factura proforma Abono Nota de cargo Devolución Anulación fact. S2 LR LG IV IG BV Anulación nota de cargo Lista de facturas Lista de abonos Imputación interna (fact) Imputación interna (abono) Venta al contado. 1.6.3 VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD. Durante la verificación de disponibilidad de material, el sistema garantiza que las necesidades se cubr a n con stock o con entradas planificadas. Por consiguiente, puede reconocer en una fecha temprana, por ejemplo, al crear un pedido, si un material se hallará disponible para la fecha de necesidad o si deben efectuarse acuerdos de planificación para garantizar la disponibilidad del material. La utilización de la verificación de disponibilidad de material contribuye a incrementar la exactitud de la planificación y el nivel de servicio para la creación de pedidos, así como para el proceso de fabricación interno. Existen dos métodos de verificación de disponibilidad: Verificación de disponibilidad de acuerdo con la lógica ATP Verificación de disponibilidad en relación a necesidades primarias planificadas Ruta: ComercialFunciones Básicas Verificación de Disponibilidad y Transf de necesidadesVerificación de Disponibilidad Verificación de Disponibilidad según lógica ATP y respecto planif. Prev Especificar bloqueo de material para otros usuarios [ Transacción OVZ1]. Pag 35 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 2 PARAMETRIZACIONES BASICAS COMPRAS (MM). 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIÓN COMPRAS Para definir la estructura organizativa completa de COMPRAS en SAP es necesario, crear los siguientes elementos, muchos de los cuales son los mismos que los que se han visto en el apartado de VENTAS. Por ejemplo, Centro, Sociedad o Almacen. Desde el punto de vista de Ventas en el almacén se guardarán los productos destinados a la Venta, mientras que desde el punto de vista de Compras contendrán los materiales destinados a la fabricación de productos finales. Pag 36 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Sociedad FI Definición de Sociedad desde el punto de vista de FINANZAS Sociedad CO Definición de Sociedad desde el punto de vista de Contabilidad. Unidad organizativa de una empresa que representa un sistema cerrado que se utiliza a efectos de contabilidad de costes. Una sociedad CO puede contener una o más sociedades, que pueden operar en diferentes monedas si es necesario. Las sociedades de una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo. Organización de Compras La organización de compras es una unidad organizativa que procura artículos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa Centro Un centro es una tienda, un centro de distribución o un emplazamiento de fabricación. En SAP Retail, el centro es el nivel de organización en el que se planifica el reaprovisionamiento de mercancías y se gestionan los stocks. Cada centro pertenece exactamente a una sociedad. Almacén Un almacén es una unidad organizativa que le permite distinguir entre varias clases de stock en un centro. Proveedores Los proveedores son las unidades organizativas que entregan mercancías a los centros o a los clientes (esto último es posible, por ejemplo, en la venta al por mayor, si existe un acuerdo con terceros). Estos proveedores suelen ser proveedores externos. Grupos de Compras Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las operaciones de compra siguientes: Aprovisionar determinados artículos o mercancías Actuar de contacto para proveedores Areas de Compras Un área de compras es una unidad organizativa que se asigna a las organizaciones de compras responsables de negociaciones con los proveedores y la actualización de datos maestros que deriva de ellas. (sólo se utilizan en el Sistema de información y en la gestión de informes estándar) Grupos de Planificadores de Necesidades Un grupo de planificadores de necesidades es un planificador de necesidades o un grupo de planificadores de necesidades responsable de la planificación de necesidades. 2.1.1 CREAR SOCIEDAD FI Pag 37 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Transacción: EC01 (la misma que la definida en el apartado de Ventas. Es el mismo objeto) Ruta: Estructura de la empresa Actualización de estructuras Definición Gestión financiera Definir, copiar, borrar, verificar sociedad FI En lugar de usar la entrada Crear sociedad se eligirá Copiar, borrar, verificar sociedad. 2.1.2 COMPLETAR DATOS DE SOCIEDAD FI Es necesario especificar el plan de cuentas utilizado para esa sociedad. Transacción: OBY6 Ruta: Gestión financiera Parámetros básicos de sociedad FI Sociedad FI Verificar y completar parámetros globales. SOC JH01 DENOM BAT-EN-TECH PAIS ES MON ESP IDIOMA S P.CUENT CAES P.CTA.PS CAES VAR.EJR K4 2.1.3 CREAR SOCIEDAD CO Ruta: Controlling Controlling general Organización Actualizar Sociedad CO La creación de sociedades para la contabilidad de costes se explica con más detalle en el apartado 14.1, que pertenece a la guía de parametrización del módulo CO 2.1.4 CREAR CENTRO Transacción: EC02 (La misma que la definida para Ventas) Ruta: Estructura de la empresa Actualización de estructuras Definición Logística general Definir, copiar, borrar, verificar centro En lugar de crear directamente el centro, SAP recomienda copiar uno ya existente. Por lo tanto en lugar de usar la entrada Crear centro se eligirá Copiar, borrar, verificar centro. Pag 38 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Centro 1001 Nombre1 Centro norte Nombre2 Centro norte Idioma S Calle / nº Gran Vía 11 Código postal 48011 Población Bilbao Clave País ES Región 48 Calendario fábrica 01 Centro 1002 Nombre1 Centro este Nombre2 Centro este Idioma S Calle / nº Las Ramblas 44 Código postal 08080 Población Barcelona Clave País ES Región 08 Calendario fábrica 01 2.1.5 CREAR ORGANIZACIÓN DE COMPRAS La organización de compras es una unidad organizativa que procura artículos y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las transacciones de compras en la empresa. Una transacción de compras se procesa completamente mediante una única organización de compras. Las autorizaciones para actualizar datos maestros y procesar transacciones de compras se asignan por organización de compras. Transacción: Ruta: Estructura de la empresa Actualización de estructuras Definición Gestión de materiales Actualizar organización de compras ORGANIZACIÓN DE COMPRAS JH01 DENOMINACIÓN ORG.COMPRAS Org. Comp. BAT-EN-TECH 2.1.6 GRUPO DE COMPRAS. Un grupo de compras corresponde a un encargado de compras o a un grupo de encargados de compras que realizan las operaciones de compra siguientes: Pag 39 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Aprovisionar determinados artículos o mercancías Actuar de contacto para proveedores Transacción: OME4. Ruta: Gestión de materiales ComprasCrear grupos de compras. DENOMINACIÓN GR.BATERÍAS GRUPO COMPRAS JH0 2.1.7 VALORES DE COMPRAS Clave que define los días de reclamación y límites de tolerancia así como las normas de envío y el indicador de obligación de confirmación de pedido del material para compras. Transacción: OME1 Ruta: Gestión de materialesComprasMaesro de materialesDefinir clave de valores de compra. 1ª RECLAM CL-VAL-COMP ZJH 2ª RECLAM 5 3ª RECLAM 10 NORMA ENVIO 15 Z1 Si se desean asignar normas de envío especiales para la clave de valores de compra es necesario definirlas antes, siguiendo la ruta Transacción: OMEK Ruta: Gestión de materialesComprasMaesro de materialesFijar normas de envio 2.1.8 CREAR ALMACENES Transacción: OX09 Ruta: Estructura de la empresa Actualización de estructuras Definición Gestión de materiales Actualizar almacenes CENTRO 1001 1002 1002 DENOMINACIÓN Centro norte Centro este Centro este ALMACÉN 1001 1002 1003 DENOMINACIÓN Almacén norte Almacén este Almacén sur 2.2 ASIGNACIÓN Pag 40 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 2.2.1 ASIGNACIÓN DE CENTRO A SOCIEDAD FI Transacción: 0X18 Ruta: Estructura de la empresa Actualización de estructuras Asignación Logística general Asignar centro a sociedad FI SOCIEDAD JH01 JH01 DESCRIPCIÓN BAT-EN-TECH BAT-EN-TECH CENTRO 1001 1002 DESCRIPCIÓN Centro norte Centro este 2.2.2 ACTUALIZAR SOCIEDAD FI PARA MM Transacción: Ruta: Logística general Datos básicos logística Datos de control Actualizar sociedades FI para gestión de materiales 2.2.3 ASIGNAR ORGANIZACIÓN DE COMPRAS A SOCIEDAD FI Transacción: 0X01 1- Estructura de la empresa Actualización de estructuras Asignación Gestión de materiales Asignar organización de compras a sociedad FI 2- Estructura de la empresa Actualización de estructuras Asignación Gestión de materiales Asignar organización de compras a centro 1- La organización de compras ha sido asignada en nuestro caso a la sociedad, de tal forma que es común a todos los centros de la sociedad. 2- En el caso de que varias sociedades quieran tener la misma organización de compras, ésta se asignará a todos los centros que deseen utilizarla, sean de la sociedad que sean . En nuestro caso: SOCIEDA D JH01 DENOMINACIÓ ORGANIZACIÓ N N BAT-EN-TECH JH01 DESCRIPCIÓ N Org. Comp. BAT-ENTECH 2.2.4 ASIGNACIÓN DE ALMACÉN A CENTRO. Esta asignación no sería necesaria ya que al crear el almacén se le ha indicado el centro al que pertenece. 2.3 DOCUMENTOS DE COMPRAS Pag 41 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Un documento de compras es un instrumento utilizado por Compras para el aprovisionamiento de materiales y servicios. La siguiente lista muestra diferentes documentos de compras disponibles en la versión estándar del Sistema SAP. (Nota: No se incluyen las solicitudes de pedido en esta lista porque se consideran normalmente como documentos internos utilizados en Compras, por lo cual se tratan por separado.) Petición de oferta Transmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales. Oferta Contiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la selección de proveedor. Pedido La entidad compradora solicita u ordena al proveedor (proveedor externo) el suministro de ciertos materiales o la prestación de ciertos servicios/trabajos, formalizando una operación de compras. Pedido abierto En el componente de Compras SAP, una clase de "contrato marco", o un acuerdo de compras a más largo plazo. El pedido abierto es un compromiso vinculante para obtener cierto material o servicio de un proveedor durante un período de tiempo. Plan de entrega Otra clase de "contrato marco" o del acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creación de repartos en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y posiblemente también las horas precisas de entrega, durante un período predefinido. Cada documento de compras se subdivide en dos áreas principales: la cabecera y las posiciones individuales. Cada documento contiene una cabecera y puede contener varias posiciones. La cabecera contiene información relevante para todo el documento. Las posiciones especifican los materiales o servicios que deben suministrarse. Por ejemplo, la información sobre el proveedor y el número de documento se encuentran en la cabecera de documento, y el texto breve del material y la cantidad de pedido se encuentran especificados en cada posición. Los datos adicionales ofrecen información adicional sobre la posición y no tienen conexión directa con los datos de aprovisionamiento de cada posición. Los datos adicionales incluyen, por ejemplo, datos de imputación (como el centro de coste y la cuenta de mayor) y el historial del pedido para cada posición, que contiene información sobre mercancías ya registradas y recepción de facturas relacionadas con la posición. Pag 42 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Cada posición del documento de compras representa una unidad de aprovisionamiento. Las operaciones de compras (que incluyen la solicitud de pedido, la gestión de pedidos y los procesos posteriores), tienen lugar en función de la posición concreta. En el Sistema SAP, los diversos tipos de documentos de compras se distinguen unos de otros mediante la clase de documento. El último especifica el rango de números relevante y los campos que se muestran para actualizar datos, por ejemplo. La clase de documento relevante aparece como valor de propuesta al crear un documento de compras. Las clases de documento se definen para peticiones de ofertas, pedidos y pedidos abiertos, por ejemplo. La versión estándar del Sistema SAP incluye varias clases de documentos. Sin embargo, una empresa puede definir sus propias clases de documentos. 2.3.1 SOLICITUD DE PEDIDO Las necesidades de materiales o servicios pueden notificarse a Compras mediante solicitudes de pedido. Ruta: Gestión de materiales Compras Solicitud de pedido Pasos a seguir: 1. Definir rangos de números Transacción: OMH7. NÚMERO 01 02 DE NÚMERO 9000000 A NÚMERO 1000000 9999999 EXT. 1999999 EXT. 2. Fijar formato de pantalla a nivel de documento. Para determinar que campos aparecen en el documento de solicitud de pedido hay que crear primero una clave de referencia de selección de campos. Se utiliza la estándar NBB ( para la solicitud de pedido ) Transacción: OMF2 3. Parametrizar clases de documentos: Transacción: OMEB CL NB DENOM. INTER. POS Sol. Pedido RG. Nº. INT 10 RG. Nº EXT 01 Pag 43 de 91 02 SEL. CAMP NBB MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4. Determinar reglas para transferencia de textos Se utiliza para indicar de donde pueden proceder los textos que aparecen en el documento de solicitud de pedido. Hemos utilizado la parametrización estándar. Transacción: OMFU 2.3.2 IMPUTACIÓN Ruta: Gestión de materiales Compras Imputación Pasos a seguir: 1. Actualizar tipos de imputación El tipo de imputación indica los datos de la imputación ( p.e: centro de coste, nº de cuenta, etc…) que son necesarios para la respectiva posición. Transacción: OME9 Por ejemplo: TIPO DE IMPUTACIÓN K DENOMINACIÓN CENTRO DE COSTE Pag 44 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 2. Fijar combinación de tipo de posición – tipo imputación Transacción: OMG0 Por ejemplo: TIPO POS. K TIPO IMPUTACIÓN TEXTO NORMAL DENOMINACIÓN CENTRO DE COSTE 2.3.3 PETICIÓN DE OFERTA Ruta: Gestión de materiales Compras Petición de oferta / Oferta Pasos a seguir: 1. Definir rangos de números Transacción: OMH6. NÚMERO 60 61 DE NÚMERO 6100000000 A NÚMERO 6000000000 6199999999 EXT. 6099999999 EXT. 2. Fijar formato de pantalla a nivel de documento. Para determinar que campos aparecen en el documento de petición de oferta hay que crear primero una clave de referencia de selección de campos. Se utiliza la estándar ANA (para la petición de oferta) Transacción: OME8 3. Parametrizar clases de documentos: Transacción: OMEA CL AN DENOM. INTER. POS Pet. Oferta RG. Nº. INT 10 RG. Nº EXT 60 61 SEL. CAMP ANA 4. Determinar reglas para transferencia de textos Se utiliza para indicar de donde pueden proceder los textos que aparecen en el documento de petición de oferta. Hemos utilizado la parametrización estándar. Transacción: OMFT 5. Actualizar características de oferta Pag 45 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Se utiliza para indicar los motivos de aceptación / rechazo de una oferta. Transacción OMES CARACTERÍSTICA OFERTA AB1 DESCRIPCIÓN Negativa por razones de precio 2.3.4 PEDIDO DE COMPRAS Ruta: Gestión de materiales Compras Gestión de pedidos Pasos a seguir: 1. Definir rangos de números Transacción: OMH6. NÚMERO 45 41 DE NÚMERO A NÚMERO 4500000000 4100000000 4199999999 EXT. 4599999999 EXT. 2. Fijar formato de pantalla a nivel de documento. Para determinar que campos aparecen en el documento de pedido hay que crear primero una clave de referencia de selección de campos. Se utiliza la estándar NBF (para el pedido) Transacción: OMF4 3. Parametrizar clases de documentos: Transacción: OMEC CL NB DENOM. INTER. POS Pedido RG. Nº. INT 10 RG. Nº EXT 45 41 SEL. CAMP NBF 4. Determinar reglas para transferencia de textos Se utiliza para indicar de donde pueden proceder los textos que aparecen en el documento de pedido. Hemos utilizado la parametrización estándar Transacción: OMFV 5. Parametrizar límites de tolerancia Transacción: OMEU SOC. JH01 NOMBRE CLV. TOL BAT-EN-TECH DENOMINAC PE Pag 46 de 91 LÍMITE SUP Desv. Prc. Compra 10% MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 2.4 MAESTRO DE PROVEEDORES Los proveedores son las unidades organizativas que entregan mercancías a los centros o a los clientes (esto último es posible, por ejemplo, en la venta al por mayor, si existe un acuerdo con terceros). Estos proveedores suelen ser proveedores externos. El registro maestro de proveedores contiene información sobre los proveedores que la empresa utiliza. Dicha información se encuentra en registros maestros de proveedores individuales. Además del nombre y dirección de un proveedor, el registro maestro de proveedores también contiene el número de proveedor e información sobre la moneda y las condiciones de pago para dicho proveedor. En algunos casos, es posible que desee bloquear el aprovisionamiento de mercancías procedentes de un proveedor determinado (por ejemplo, si éste entrega productos de baja calidad). Puede bloquear un proveedor por motivos de calidad en dos sitios: En el registro maestro de proveedores El bloqueo de proveedor será válido para todos los materiales y centros. En el registro info de calidad El bloqueo de proveedor será válido para un material y un centro específicos. En contabilidad el concepto Proveedor se transforma en Acreedor. 2.4.1 GRUPO DE CUENTAS ACREEDOR El componente de aplicación Contabilidad de acreedores registra y gestiona los datos de contabilidad de todos los acreedores. También es parte integrante del sistema de compras: Las entregas y las facturas se gestionan dependiendo de los acreedores. El sistema activa automáticamente las contabilizaciones en respuesta a las operaciones. Asimismo, el sistema proporciona los importes de las facturas al componente de aplicación Caja para optimizar la planificación de liquidez. Tanto el componente Finanzas como el componente Compras utilizan registros maestros de acreedor. La creación centralizada de un registro maestro de acreedor implica introducir datos para Finanzas y Compras en una sola etapa. Este método sólo está disponible si se ha adquirido e instalado el componente de aplicación Gestión de materiales (MM). Pag 47 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Los datos de los registros maestros de acreedor controlan cómo se contabilizan y procesan los datos variables de un acreedor. Los registros maestros de acreedor también contienen todos los datos necesarios para establecer relaciones empresariales con los acreedores. El registro maestro no sólo se utiliza en las Finanzas, sino también en la Gestión de materiales. Si se almacenan los datos maestros de acreedor de forma centralizada y se comparten en toda la empresa, sólo deberán introducirse una vez. Actualizando los datos maestros de forma centralizada, se pueden evitar inconsistencias. Si uno de los acreedores cambia de dirección, deberá introducirse este cambio sólo una vez; así, los departamentos de contabilidad y compras tendrán siempre información actualizada. Un registro maestro de acreedor contiene: La denominación del acreedor, la dirección, el idioma y los números de teléfono Los números de identificación fiscal Datos bancarios Los datos de control de cuenta, como el número de cuenta asociada de mayor de la cuenta de acreedor Las vías de pago y las condiciones de pago que se han establecido con el acreedor Datos de compras El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de acreedores. Con el grupo de cuentas se fija: 1. Numeración de proveedores 2. Selección de campos Ruta: Gestión financiera Contabilidad de deudores y acreedores Cuentas de acreedor Datos maestros Preparar creación de datos maestros de acreedores Pasos a seguir: 1. Crear rangos de números para cuentas de acreedores Transacción: XKN1 2. Definir grupo de cuentas Transacción: OBD3 GRUPO CUENTAS JH01 SIGNIFICADO PROV. BAT-EN-TECH RANGO NUMEROS XX 3. Asignar rangos de números a grupos para acreedores Pag 48 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Transacción: OBAS 2.4.2 CUENTA ASOCIADA Este campo indica que las cuentas de mayor son cuentas asociadas. Para cada cuenta de una contabilidad auxiliar, debe tener por lo menos una cuenta asociada en el libro mayor. Cuando contabiliza en una cuenta de una contabilidad auxiliar, el sistema contabiliza automáticamente en la cuenta asociada correspondiente. La cuenta asociada en la contabilidad de mayor es aquella, en la que se actualizan valores paralelamente a la cuenta de contabilidad secundaria. En el proyecto se ha asignado la cuenta 400000 del plan de cuentas CAES (Proveedores pesetas) 2.4.3 CONDICIÓN DE PAGO Clave a través de la cual se definen las condiciones de pago en forma de tipos de descuento y plazos de pago. Durante la contabilización, las condiciones de pago se ven afectadas por las entradas efectuadas en los siguientes campos: Son los siguientes: Fecha base Se calcula el vencimiento para el pago de la fecha base para plazo de pago y de la fecha de pago requerida. El sistema utiliza las condiciones de pago y la fecha base para calcular las fechas hasta las que se pueden deducir descuentos por pronto pago y la fecha en la que la posición tiene su vencimiento neto. Por lo tanto, los períodos que contienen los campos Días/Ptje. para las condiciones de pago se refieren a la fecha base. Si no hay períodos especificados, la factura vence en la fecha base. Condiciones de pago Si se introduce una clave de condiciones de pago durante la contabilización, el sistema introduce las condiciones de pago definidas para esta clave en la partida individual. Días/Ptje. La línea para condiciones de pago contiene campos para días y porcentajes. Junto con la fecha base, la cantidad de días especificada determina la fecha de vencimiento de la factura. Al introducir porcentajes, se especifican los porcentajes de descuento por pronto pago permitidos para cada programación. Los porcentajes de descuento por pronto pago son aplicables al importe que se califica de descuento por pronto pago. El campo Base desc. contiene este importe. Pag 49 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Transacción: OME2 Ruta: Gestión de materiales Compras Maestro proveedores Fijar condiciones de pago PR01 PR02 PR03 PR04 PR05 Día límite =15 Día fijo = 30 Vía pago = TB Descuentos : 2 % 14 días 5% 30 días 45 días Día límite =15 Día fijo = 30 Vía pago = letras Descuentos : 2 % 14 días 1.5% 30 días 45 Día límite =15 Día fijo = 30 Vía pago = TB Descuentos : ninguno Día límite =15 Día fijo = 30 Vía pago = recibo no domiciliado Descuentos : 2 % 14 días 1.5% 30 días 45 Día fijo = 30 Vía pago = cheque Descuentos : 2 % 14 días 1.5% 30 días 45 Pag 50 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 3 PARAMETRIA GLOBAL 3.1 MONEDAS Las siguientes monedas son válidas en el Controlling: Moneda de sociedad CO El sistema utiliza esta moneda para la contabilidad de costes. Esta moneda es la que se configura en el momento de crear la sociedad CO. Se basa en el indicador de control de asignaciones y el tipo de moneda. Utilice la moneda de sociedad CO en la contabilidad de costes. La moneda de la sociedad CO se especifica cuando se define la sociedad CO en el Customizing del Controlling. Puede asignar más de una sociedad con monedas variables a una sociedad CO. El Sistema R/3 puede deducir automáticamente la moneda de la sociedad CO desde las monedas de la sociedad o monedas de otras unidades organizativas. O puede especificar la moneda de sociedad CO usted mismo. Moneda del objeto Cada objeto en el Controlling como, por ejemplo, un centro de coste o una orden interna, debe utilizar una moneda diferente, que se especificará en los datos maestros. Al crear un objeto en CO, el Sistema R/3 establece por defecto la moneda de la sociedad a la que se asigna el objeto como moneda del objeto. Sólo se podrá especificar una moneda del objeto diferente si la moneda de sociedad CO es la misma que la moneda de la sociedad. Existe una moneda del objeto para el emisor así como una para el receptor. Moneda de transacción Los documentos en el Controlling se contabilizan en la moneda de transacción. La moneda de transacción puede diferir de la moneda de sociedad CO y de la moneda del objeto. El sistema convierte automáticamente los valores en la moneda de sociedad CO según el tipo de cambio especificado. El sistema requiere estas definiciones para verificar si se permite una moneda introducida y convertir las monedas durante la contabilización. Proceso: Definir una clave de moneda con texto explicativo y texto breve para cada moneda. En el Customizing, seleccione Opciones generales Monedas Verificar códigos de moneda. Pag 51 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Defina el número de decimales para cada moneda, si no desea visualizar la moneda en el formato estándar. En el Customizing, seleccione Opciones generales Monedas Configurar posiciones decimales para monedas. Grabe los tipos de cotización requeridos. Los tipos de cotización le permiten registrar diferentes tipos de cambio válidos en la misma fecha para diferentes objetivos. El sistema utiliza el tipo de cambio M (= tipo de cambio medio) para las contabilizaciones. Por ejemplo, se pueden definir otros tipos de cotización para diferentes escenarios de planificación mediante diferentes tipos de cambio. Para definir tipos de cotización para la conversión de moneda, véase el Customizing, en Opciones generales Monedas Verificar tipos de cotización. Para cada tipo de cotización se introduce la moneda básica que se utilizará para convertir monedas. Introduzca factores de conversión (para la conversión de moneda) en pares para las monedas requeridas y para cada tipo de cotización. Transacción: OBBS. En el Customizing, seleccione Opciones generales Monedas Definir factores de conversión para conversión de moneda. Los factores de conversión como 1:1 ó 1000:1 suelen ser la base de los tipos de cambio y simplifican su visualización si existe mucha diferencia entre las unidades monetarias. Especifique tipos de cambio en pares para las monedas requeridas y para cada tipo de cotización. Transacción: OB08. En el Customizing, seleccione Opciones generales Monedas Indicar tipos de cambio. Los tipos de cambio son dependientes del período y válidos a partir de la fecha introducida. Puede actualizar los tipos de cambio a intervalos regulares según sus necesidades. Si se establece una moneda básica para el tipo de cotización, sólo será necesario definir los factores de conversión con relación a la moneda básica. Para la conversión de moneda, se utiliza el tipo de cambio y los factores de conversión. Estos elementos se utilizan cuando la empresa opera en el extranjero. 3.2 UNIDADES DE MEDIDA Pag 52 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Transacción: OMSC. El Sistema R/3 distingue entre las siguientes unidades de medida: Unidad de medida base. Esta es la unidad de medida en la que se gestionan los stocks de un material. El sistema convierte todas las cantidades introducidas en otras unidades a la unidad de medida base. Unidades de medida alternativas. Cada departamento puede tener unidades de medida propias. Por ejemplo, Gestión de compras puede utilizar una unidad distinta a la de Ventas o la de Gestión de almacenes (WM). Todas las unidades de medida aparte de la unidad de medida base se denominan unidades de medida alternativas. El Sistema R/3 admite las siguientes unidades de medida alternativas: Unidad de medida de pedido. Permite que un material se pida en una unidad diferente de la unidad de medida base. La unidad de medida de pedido se propone automáticamente en las funciones de compras, donde puede ser modificada. Unidad de medida de venta. Permite que un material sea vendido en una unidad diferente de la unidad de medida base. La unidad de medida de venta se propone automáticamente en los pedidos de cliente, donde puede ser modificada. Unidad de medida de salida. Unidad de medida en la que el material sale del almacén. El sistema permite que se registren consumos, traslados, traspasos e inventarios en una unidad diferente de la unidad de medida base y de la unidad de medida de almacén. Unidad de medida de gestión de almacenes. Unidad de medida en la que se gestionan los materiales en Gestión de almacenes. Para la gestión de stocks, el sistema convierte las cantidades introducidas en la unidad WM a la unidad de medida base. Por ejemplo, si un material se gestiona normalmente utilizando piezas como unidad de medida base, pero existen varios miles de piezas en una caja, puede ser más apropiado definir una unidad WM que se pueda gestionar mejor a efectos de WM. A continuación se ilustra la relación entre la unidad de medida base y las unidades de medida alternativas: Pag 53 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 3.2.1 CONDICIONES PREVIAS Todos los datos de materiales se actualizan en la unidad de medida base. Seleccione esta unidad cuidadosamente, puesto que se puede expresar una cantidad exacta en una unidad de medida alternativa sólo si su valor se puede mostrar con decimales. Por lo tanto, es importante tener en cuenta los dos principios siguientes al definir la unidad de medida base: La unidad de medida base es la unidad que proporciona la máxima precisión necesaria. La conversión de una unidad de medida alternativa a una unidad de medida base debería dar como resultado un decimal simple, no un decimal repetitivo. 3.2.2 CARACTERÍSTICAS 3.2.2.1 GRUPOS DE UNIDADES DE MEDIDA Un grupo de unidades de medida contiene varias unidades de medida alternativas y los factores para convertirlas en la unidad de medida base. Puede definir grupos de este tipo en el Customizing para el Maestro de materiales en Agrupar unidades de medida. Al introducir una unidad de medida alternativa, puede ahorrar tiempo especificando un grupo de unidades de medida en lugar de introducir las mismas unidades de medida alternativas individualmente. 3.2.2.2 ACTIVIDADES El sistema convierte automáticamente a la unidad base todas las cantidades que introduce en unidades distintas a la unidad de medida base. Esto se realiza utilizando una tabla de conversión centralizada. Si utiliza unidades que no están incluidas en esta tabla, debe indicar el factor para convertir la unidad de medida alternativa a la unidad de medida base Pag 54 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 en el registro maestro de materiales. Normalmente, esta información la introduce el usuario al especificar las unidades de medida alternativas. 3.3 CALENDARIO 3.3.1.1 CALENDARIO DE FESTIVOS El calendario de festivos se utiliza en numerosas aplicaciones SAP y también desempeña un papel importante en el módulo Recursos Humanos (HR). El calendario de festivos : Afecta a la definición de la estructura organizativa de la empresa Desempeña un papel central en el proceso de programación así como en la creación de planes de horario de trabajo mensuales. Es importante para el cálculo de la nómina En cualquier momento se puede visualizar o realizar cualquier modificación necesaria en el calendario de festivos. Ruta: Parametrizaciones globales Actualizar calendario. Pasos a seguir: 1. Crear días festivos. 2. Crear calendario de días festivos. 3. Crear calendario de fábrica le indicamos los días laborables de la semana. 4. Asignamos al calendario de fábrica el calendario de días festivos. CALENDARIO DE FÁBRICA 01 CALENDARIO DE FESTIVOS 08 Además del Calendario de Festivos, existen otros en SAP utilizados por distintos módulos como son el Calendario de fábrica y el Calendario de Planificación. Pag 55 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4 MAESTRO DE MATERIALES Toda la información que una empresa necesita para gestionar un material se almacena en un registro de datos del maestro de materiales, clasificado según diferentes criterios. El usuario puede introducir y modificar casi todos los datos del registro maestro de materiales por sí mismo. Sin embargo, hay informaciones que sólo el sistema puede actualizar. Por ejemplo, el sistema actualiza los datos de gestión cuando se procesa un registro maestro de materiales y los balances de stock cuando se contabilizan entradas o salidas de mercancías. Los datos en un registro maestro de materiales se pueden dividir en dos clases: Datos de naturaleza puramente descriptiva. Éstos son los datos que contienen información como, por ejemplo, la denominación, el tamaño y la dimensión. Datos que el sistema utiliza para ejecutar una función de control. La característica de planificación de necesidades y el control de precio son ejemplos de este tipo de datos. Como los diferentes departamentos de una empresa trabajan con el mismo material, pero cada departamento utiliza información diferente sobre ese material, los datos de un registro maestro de materiales están subdivididos en función del área de especialización. Pag 56 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Un registro maestro de materiales del ramo contiene las siguientes áreas temáticas: Finanzas : Los datos de finanzas para un material se gestionan a nivel de sociedad o de centro Datos básicos: Verificación, Status, Documentos, EAN, Configuración de Variantes, Etc… Clasificación: Las clases permiten clasificar los materiales con las mismas características. Un material puede asignarse a una o más clases. Los datos de clasificación son válidos para toda la empresa. Cálculo del coste Pronósticos: Las necesidades de material se pronostican a nivel de centro Planificación de necesidades Medios auxiliares de fabricación: Los medios auxiliares de fabricación (MAF) son equipos de operación móviles que se utilizan en fabricación o mantenimiento.* Compras Gestión de la calidad Comercial Stock de centro y de almacén Almacenamiento Gestión de almacenes Planificación de trabajo Pag 57 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 * Los medios auxiliares de fabricación (MAF) son equipos de operación móviles que se utilizan en fabricación o mantenimiento. El Sistema R/3 clasifica los siguientes tipos de medios auxiliares de fabricación según sus atributos y su función empresarial: Materiales tratados en gestión de materiales, por ejemplo, en gestión de stocks, en planificación de necesidades de material y en aprovisionamiento. Equipos, por ejemplo, dispositivos de medición o herramientas de elevada calidad que requieran mantenimiento preventivo. Documentos como diseños o programas para los que se utilizan funciones de gestión de documentos. Otros MAF (con un registro maestro de MAF) que requieren menos mantenimiento. En los objetos siguientes, se pueden asignar MAF a operaciones y fases: Lista de medidas (incluyendo grafos estándar y recetas). Órdenes de fabricación y órdenes de mantenimiento. Grafos. 4.1 TIPO DE MATERIAL Clasifica por grupos los materiales con las mismas propiedades. Para que se puedan gestionar los materiales de modo coherente y según las necesidades de la empresa, los materiales que tengan las mismas propiedades se dividen en grupos y se asignan a un tipo de material. Los ejemplos de estos grupos son: Materias primas (ROH) Productos semielaborados (HALB) Productos terminados (FERT) Materiales de aprovisionamiento externo (FREMD) Materiales de proceso (PROC) Mercaderías Materiales auxiliares y de consumo Embalajes Cada material se asigna a un tipo de material para que se designe como, por ejemplo, una materia prima, un producto semielaborado o un producto terminado. Esto define diversos parámetros de control para el tratamiento del material. Determina: Pag 58 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 - El rango de números del material. - Pantallas que se visualizan - Orden en que se visualizan las pantallas - Datos específicos que se visualizan para entrada Para parametrizar el tipo de material: Transacción: OMS2. Ruta: Logística General Datos básicos de logística: maestro de materiales Material Datos de control Fijar propiedades de los tipos de material. 4.2 RAMO Los ramos indican la asignación de un material a un ramo industrial determinado (por ejemplo, ingeniería industrial y construcción, industria química, ingeniería mecánica o industria farmacéutica). Al igual que el tipo de material, la clave de ramos tiene importantes funciones de control. Determina, por ejemplo, la selección de campos de datos en pantalla s o la secuencia de pantalla s. La subdivisión en diferentes ramos es necesaria porque un material de la industria química, como una solución química, por ejemplo, tiene características básicas diferentes de las de un material de ingeniería mecánica. En la versión estándar del Sistema R/3 de SAP , se han definido los siguientes ramos para el registro maestro de materiales: Ramos en la versión estándar del Sistema R/3 de SAP: Clave de ramo Ramo A Ingeniería industrial y construcción C Química M Ingeniería mecánica P Farmacéutico Para parametrizar el ramo del material: Transacción: OMS3. Ruta: Logística General Datos básicos de logística: maestro de materiales Material Selección de campos Fijar ramos y referencias para selección de campos. RAMO U DENOMINACIÓNDERAMO BATERÍAS REFERENCIADECAMPO HAWA Pag 59 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.3 GRUPO DE ARTÍCULOS 4.3.1 UTILIZACIÓN Cada artículo sólo se asigna a un grupo de artículos. Los grupos de artículos se pueden agrupar en niveles jerárquicos de grupos de artículos. Los niveles jerárquicos de grupos de artículos pueden, a su vez, estar asignados a niveles jerárquicos superiores. El resultado es una jerarquía de grupos de artículos. Esta estructura facilita el seguimiento y el control de las actividades de su empresa y reduce el volumen de datos (por ejemplo, datos de condición) que deben actualizarse. Además, la estructura jerárquica de grupos de artículos permite que los niveles secundarios hereden características descriptivas y de creación de variantes (por ejemplo, color o tamaño) de los niveles superiores. 4.3.2 CARACTERÍSTICAS Cada grupo de artículos puede asignarse a un nivel jerárquico de grupo de artículos. El número de niveles jerárquicos posibles es ilimitado. En una jerarquía de grupo de artículos, el grupo de artículos al que están asignados artículos directamente siempre representa el nivel jerárquico de grupo de artículos inferior. Todos los elementos de la jerarquía de grupo de artículos están definidos como clases o, para ser más precisos, como objetos del tipo de clase interno de SAP 026. El gráfico siguiente ilustra las relaciones jerárquicas y las asignaciones posibles en el tipo de clase 026 (jerarquía de grupo de artículos). Pag 60 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 La línea de puntos indica que también puede asignar artículos o artículos genéricos de su elección a un perfil de característica. Por norma general, esto sólo es necesario si las características para la creación de variantes que se utilizan al crear artículos genéricos y sus variantes deben definirse más detalladamente que las características al nivel de grupo de artículos. Los perfiles de característica sólo se utilizan como portadores de valores de característica determinados para crear artículos y variantes. No tienen ningún otro sentido en SAP Retail. Ni son transportistas de otra información ni desempeñan un rol en la logística o en el sistema de información para Retail. El ejemplo siguiente ayuda a ilustrar la estructura jerárquica de grupo de artículos: SAP Term Definición Contenido Nivel jerárquico de grupo de artículos 3 Área de surtido No comestibles Nivel jerárquico de grupo de artículos 2 Grupo de surtido Bienes domésticos Nivel jerárquico de grupo de artículos 1 Grupo de artículos principal Electrodomésticos pequeños Jerarquía de grupo de artículos nivel 0 (Grupo de artículos) Grupo de artículos Aparatos de cocina Pag 61 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Perfil de característica 1 Subcategoría Cuchillo eléctrico Las siguientes condiciones se utilizan en las jerarquías de grupo de artículos: Nivel de jerarquía de grupo de artículos. Pueden crearse otros niveles jerárquicos (agrupaciones de grupo de artículos) por encima del nivel de grupo de artículos. Cada nivel jerárquico de grupo de artículos se asigna al nivel jerárquico inmediatamente superior. Por lo tanto, siempre existe una relación x:1 entre niveles jerárquicos inferiores y el nivel superior. Los niveles jerárquicos de grupo de artículos le permiten procesar ventas a niveles superiores al de grupo de artículos en caso necesario. Además, en el nivel jerárquico de grupo de artículos, los valores teóricos y reales pueden planificarse y las evaluaciones pueden realizarse en el Sistema de información. Jerarquías del grupo de artículos. La jerarquía completa de grupo de artículos está compuesta por todas las asignaciones o relaciones entre los niveles de grupo de artículos individuales y comprende la gama completa de interdependencias y verificaciones de plausibilidad. Perfiles de característica. Por debajo del nivel de grupo de artículos (y, por consiguiente, por debajo de toda la jerarquía de grupo de artículos) es posible crear perfiles de característica, una subdivisión más pequeña del grupo de artículos. Por norma general, sirven para diferenciar los parámetros (campos obligatorios, características para la creación de variantes, etc.) fijados cuando se crean nuevos artículos genéricos, variantes o artículos simples. Pueden crearse tantos perfiles de característica como se desee y pueden ser válidos para más de un grupo de artículos. El perfil de característica es el único objeto en la jerarquía de grupo de artículos para el que son posibles estos tipos de asignaciones múltiples. Cada artículo debe tener asignado exactamente un grupo de artículos y también puede asignarse a un perfil de característica. Si existe un perfil de característica, tiene prioridad sobre la estructura más general del grupo de artículos cuando se crea un artículo (o un artículo genérico). El ratio para el perfil de característica y el grupo de artículos es n:m (m = múltiple). Grupo de Artículos: Clave con la que se pueden agrupar varios materiales con las mismas propiedades para su asignación a un determinado tipo de artículos. Transacción: OMSF. Pag 62 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Ruta: Logística General Datos básicos de logística: maestro de materiales Material Definir grupo de artículos. Pag 63 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 GRUPO DE ARTÍCULOS DENOMINACIÓN GRUPO DE ARTÍCULOS GR. AUTOMOCIÓN GR. VIDEOCÁMARAS GR. EMBALAJES GR. ESTACIONARIAS GR. PORTÁTILES GR. PILAS GR. RECARGABLES GR. MÓVIL AUM CVM EMB ESM OPM PIM REM TMM 4.3.3 JERARQUÍA DE ARTÍCULOS La jerarquía de artículos le permite agrupar sus artículos utilizando una estructura orientada al cliente. Después, puede asignar cualquier agrupación de artículos, en particular el árbol de decisión del consumidor (CDT). El árbol de decisión del consumidor está orientado a los consumidores y sus necesidades y, en la medida de lo posible, refleja de qué manera y según qué necesidades toma el consumidor una decisión de compra. 4.4 CATEGORÍA DE VALORACIÓN Asignación del material a un grupo de cuentas de mayor. La categoría de valoración posibilita que los valores de aquellos materiales pertenecientes al mismo tipo de material puedan contabilizarse a diferentes cuentas o, que los valores de materiales pertenecientes a diferentes tipos de material puedan contabilizarse a la misma cuenta. Transacción: OMSK Ruta: Gestión de materiales Valoración e imputación Determinar cuentas Determinar categorías de valoración Pasos a seguir: 1.Crear referencia a categoría de cuenta. REFERENCIA A CATEGORÍA DE CUENTAS JH01 JH02 DESCRIPCIÓN Referencia para mercaderías Referencia para embalajes 2.Categoría de valoración CAT. VALORAC. DENOMINACIÓN REF. CUENTA Pag 64 de 91 DESCRIPCIÓN MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 JH00 JH02 BATERÍAS EMBALAJES Ref. para mercaderías Ref. para embalajes JH01 JH02 3.Asignar el tipo de material con la referencia a la categoría de cuenta. TIPO DE MAT HAWA VERP DENOMINACIÓN Mercadería Embalaje DESCRIPCIÓN Ref. para mercaderías Ref. para embalajes REF. CAT. CNTA JH01 JH02 4.5 GRUPO PLANIFICADOR Un grupo de planificadores de necesidades es un planificador de necesidades o un grupo de planificadores de necesidades responsable de la planificación de necesidades. El grupo de planificación agrupa los materiales desde el punto de vista de la planificación para asignarles parámetros de control especiales para la planificación. Transacción: OPPZ. Ruta: Gestión de materiales Planificación de necesidades sobre consumo Grupos de planificación de necesidades Efectuar actualización total de grupos de planificación de necesidades. Se utiliza la función “Planificación de necesidades” si se desea fijar la programación de operaciones y particiones provisionales destinadas a un puesto de trabajo/persona. En nuestro caso toman los siguientes valores: CENTRO DENOMINACIÓN 1001 1002 CENTRO NORTE CENTRO ESTE GR. PLANIFICADOR JH01 JH02 DENOMINACIÓN GR. PLANIF. 1001 GR. PLANIF. 1002 Para ambos grupos de planificación los indicadores de creación se han definido con los siguientes valores: • Crear Sol P: por principio solicitudes de pedido • Crear Lista PINE: por principio lista de planificación de necesidades • Repart-PlanEntr: principio sin repartos del plan de entregas 4.6 PLANIFICADOR Número del responsable o grupo responsable de la planificación. Transacción: OMI8 Pag 65 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Ruta: Gestión de materiales Planificación necesidades sobre consumo Parámetros de centro Efectuar actualización total de los parámetros de centro CENTRO 1001 1002 DENOMINACIÓN CENTRO NORTE CENTRO ESTE PLANIFICADOR JH1 JH2 DENOMINACIÓN PLANIF. CENTRO1 PLANIF. CENTRO2 4.7 INTERLOCUTORES 4.7.1 DEFINICIÓN Los interlocutores comerciales son personas físicas o jurídicas con las que mantiene una relación comercial. Los clientes y los proveedores son los interlocutores comerciales con los que mantiene una relación que implica el traslado de mercancías y servicios. Los interlocutores comerciales tienen una serie de funciones diferentes, descritas como funciones de interlocutor, relacionadas con su empresa. Las funciones de interlocutor se emplean para definir los derechos y las responsabilidades de cada clase de interlocutor en una operación comercial. Cuando, por ejemplo, vende o pide mercancías, sus interlocutores comerciales pueden asumir funciones de interlocutor como, por ejemplo: Funciones de interlocutor del cliente Funciones de interlocutor del proveedor Solicitante Dirección del pedido Destinatario de las mercancías Proveedor de mercancías Destinatario de factura Factura presentada por Responsable de pago Receptor alternativo del pago Los diferentes interlocutores comerciales pueden llevar a cabo una o varias funciones de interlocutor. Por este motivo, puede asignar una serie de funciones de interlocutor a interlocutores comerciales individuales. Pag 66 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Gestione los datos sobre los interlocutores comerciales en registros maestros. Los datos sobre funciones de interlocutor se graban en estos registros maestros y se utilizan en la gestión financiera y en logística. Un interlocutor comercial puede ser cliente y proveedor a la vez si, por ejemplo, un cliente también le suministra mercancías o un proveedor es también uno de sus clientes. En este caso, debe crear un registro maestro de clientes y un registro maestro de proveedores para el interlocutor comercial. Puede crear un enlace entre los dos registros maestros introduciendo el número de proveedor en el registro maestro de clientes y el número de cliente en el registro maestro de proveedores. 4.7.2 CLASE DE INTERLOCUTOR La clase de interlocutor le permite realizar una programación general para los interlocutores comerciales que actúan sobre el mercado. L a clase de interlocutor s e puede utilizar para ver los registros maestros que se han utilizad o para trasladar los datos de interlocutor al documento. La siguiente tabla muestra qué clases de interlocutor están disponibles en gestión comercial y qué funciones de interlocutor se han asignado a estas clases de interlocutor en el sistema estándar. Clases de interlocutor y funciones de interlocutor asignadas Clase de interlocutor Función de interlocutor, p.ej. Entrada a realizar por el sistema Clase de registro maestro Cliente (CU) Solicitante (SP) Número de cliente Registro maestro de deudor Destinatario de las mercancías (SH) Destinatario de factura (BP) Responsable de pago (PY) Proveedor (V) Transportista Número de proveedor Registro maestro de acreedores Recursos humanos (HR) Responsable (ER) Número de personal Registro maestro de personal Número de la persona de contacto (creado en el registro maestro de deudores, no dispone de registro maestro propio) Representante de ventas (SP) Persona de contacto (CP) Persona de contacto (CP) Pag 67 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 No se pueden añadir nuevas clases de interlocutor a aquéllas que vienen dadas por el sistema. Si un interlocutor pertenece a diferentes clases de interlocutor se debe crear una cantidad correspondiente de registros maestros para este interlocutor. Si, por ejemplo, una empresa de cliente también le suministra mercancías deberá crear un registro maestro de cliente y un registro maestro de proveedor. 4.7.3 TIPOS DE INTERLOCUTOR Los siguientes tipos de interlocutor comercial están definidos en el Sistema R/3: 4.7.3.1 CLASE DE INTERLOCUTOR CLIENTE Un cliente es un interlocutor comercial con el que intercambia mercancías y servicios. Hay definidas dos clases de clientes en el Sistema R/3: o o Clientes internos (propia empresa) Clientes externos 4.7.3.2 CLASE DE INTERLOCUTOR PROVEEDOR Un proveedor es un interlocutor comercial que suministra mercancías y servicios. Hay definidas dos clases de proveedores en el Sistema R/3: o o Proveedores internos: Normalmente sólo actualiza los centros de distribución como proveedores internos. Proveedores externos Seleccione proveedores externos de empresas que ofrecen un surtido de mercancías y servicios en el mercado, con la ayuda de las directrices diseñadas por su departamento de compras. 4.7.3.3 PERSONAS DE CONTACTO Una persona de contacto es un ejemplo de otro interlocutor comercial en el Sistema R/3. Las personas de contacto son aquéllas de una empresa interlocutora con las que está en contacto por teléfono, mail o personalmente para realizar operaciones comerciales. Guarde la información detallada sobre las personas de contacto en registros maestros para interlocutores comerciales. La información que necesita sobre las personas de contacto no es la misma que la información que necesita sobre una empresa interlocutora. Los datos importantes incluyen: Apellido Número de teléfono Pag 68 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Departamento Puesto que la persona de contacto forma parte de la empresa interlocutora, introduce los datos sobre la persona de contacto en el respectivo registro maestro de proveedores o de clientes. No necesita un registro maestro separado para las personas de contacto. Asigne un nuevo número a cada persona de contacto en un registro maestro. Puede introducir tantas personas de contacto como desee para cada interlocutor comercial. En el Sistema R/3 estándar, sólo puede introducir los datos sobre una persona de contacto en el registro maestro de clientes del solicitante, porque el sistema sólo propone personas de contacto procedentes de este registro maestro en el pedido de cliente. Las personas de contacto en el maestro de proveedores pueden utilizarse en su función de interlocutor (función de interlocutor CP) a diferentes niveles de retención de datos con los datos disponibles para las funciones asociadas en logística y gestión financiera. 4.7.3.4 CONSUMIDORES FINALES Un consumidor final es un interlocutor comercial físico y privado, con el que mantiene una relación que implica el traslado de mercancías y servicios. Crea los registros maestros de clientes para aquellos interlocutores comerciales que son consumidores finales. Para crear los datos maestros del consumidor final y para procesar las ventas, necesita los datos de referencia conocidos como el cliente referencia. Puede crear un máximo de un cliente referencia por cada mandante. Cuando cree el cliente referencia, debe introducir los datos de la sociedad y los datos del área de ventas. Los datos de la sociedad y los datos del área de ventas se utilizan con registros maestros para consumidores finales, tal y como se indica a continuación: Datos de la sociedad Cuando cree un registro maestro para un consumidor final, el sistema copiará los datos de la sociedad para el consumidor final desde el cliente referencia. Una vez se ha creado el registro maestro, puede actualizar los datos para esta y otras sociedades. Datos del área de ventas o No se actualizan los datos del área de ventas para un consumidor final. Cree un registro maestro para un consumidor final y no introduzca los datos del área de ventas. Durante las operaciones comerciales operativas, por ejemplo, al crear un pedido para un consumidor final, el sistema copia los datos del área de ventas desde el cliente referencia. o Se actualizan los datos del área de ventas para un consumidor final. Pag 69 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Crea un registro maestro para un consumidor final e introduce los datos del área de ventas. Durante las operaciones comerciales operativas, el sistema utiliza estos datos del área de ventas. 4.7.3.5 CLIENTES CPD Y PROVEEDORES CPD Son aquellos interlocutores comerciales que realizan una operación comercial con Ud. una sola vez. No tiene que crear un registro maestro para clientes CPD o proveedores CPD, porque no necesitará este registro maestro después de la operación comercial y éste ocupa espacio. Cree registros maestros colectivos para clientes CPD y proveedores CPD. Cree un registro maestro colectivo para un cliente ficticio que sólo incluya los datos para todos los clientes de una región determinada. Este registro maestro colectivo puede incluir los siguientes campos: Denominación del registro maestro Idioma Moneda Oficina de ventas que procesa los datos Si un cliente CPD de esta región realiza un pedido de mercancías a su empresa, utilice el número de cliente del registro maestro colectivo al procesar el pedido de cliente. Introduzca la dirección y otros datos que no estén en el registro maestro colectivo en el pedido de cliente. 4.7.4 DEFINIR FUNCIONES DE INTERLOCUTOR Las funciones de interlocutor se utilizan para definir los derechos y las responsabilidades de cada interlocutor comercial en una operación comercial. 4.7.4.1 FUNCIONES DE INTERLOCUTOR PARA LA CLASE DE INTERLOCUTOR CLIENTE Son: Solicitante: Una persona o compañía que cursa una orden de productos o servicios Contiene datos sobre ventas, como la asignación a una oficina de ventas o a una lista de precios válida Destinatario de las mercancías: Persona o compañía a la que se le envían las mercancías solicitadas Contiene datos para la expedición, como el puesto de descarga y los horarios de recepción de mercancías Destinatario de factura: Persona o compañía a la que se le envía la factura Pag 70 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Contiene la dirección y los datos sobre la impresión de documentos y la comunicación electrónica Responsable de pago: Persona o compañía que paga la factura. Contiene datos sobre fechas de facturación y datos bancarios 4.7.4.2 FUNCIONES DE INTERLOCUTOR PARA LA CLASE DE INTERLOCUTOR PROVEEDOR Son: Dirección del pedido Factura presentada por Proveedor de mercancías Receptor alternativo del pago 4.7.4.3 FUNCIONES DE INTERLOCUTOR PARA OTRAS CLASES DE INTERLOCUTOR Por ejemplo para personal (registros maestro de HR) Responsable Puede utilizar esta función de interlocutor, por ejemplo, para asignar un encargado de compras a un proveedor dentro de su empresa. Para asignar funciones de interlocutor al crear un registro maestro para un interlocutor comercial: Transacción: OMZ1 Ruta: Gestión de materiales Compras Determinación de interlocutor Funciones de interlocutor Definir funciones de interlocutor Para nuestra empresa hemos usado una definición estándar FUNCIÓN LF CLASE DE INTERLOCUTOR Proveedor 4.7.5 FIJAR FUNCIONES DE INTERLOCUTOR Transacción: OMZ3 Ruta: Gestión de materiales Compras Determinación de interlocutor Funciones de interlocutor Fijar funciones de interlocutor permitidas por grupo de cuentas FUNCIÓN LF DENOMINACIÓN Proveedor GR. CUENTAS JH01 DENOMINACIÓN Prov. BAT-EN-TECH El grupo de cuentas JH01 es definido en el maestro de proveedores Pag 71 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.7.6 ASIGNAR ESQUEMA DE INTERLOCUTOR En el esquema para interlocutor se puede determinar si las funciones de interlocutor pueden o deben producirse en un objeto del interlocutor (maestro de clientes, documento de ventas, tipo de posición etc.). Se pueden definir esquemas para interlocutor para cada objeto en el cual se puedan crear funciones de interlocutor. Es decir Para el maestro de clientes Para documentos de ventas Para documentos de ventas y documentos de facturación: Para posiciones Al asignar un esquema se determina para qué grupos de cuentas (para el maestro de clientes), para qué clases de documento de ventas (para documentos de ventas) y para qué tipos de posición es válido este esquema. El siguiente esquema muestra, por ejemplo, las funciones del esquema para interlocutor para los documentos de ventas y para los maestros de clientes. En el esquema para interlocutor se puede determinar para cada función de interlocutor: Si la función de interlocutor es una función de interlocutor obligatoria Si se puede modificar la función de interlocutor en el documento Pag 72 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 También puede precisa r en el esquema para interlocutor para documentos de ventas y contactos comerciales que la correspondiente función de interlocutor debería ser ocupada por un registro maestro diferente al del solicitante (control de fuente). En el Customizing dispone de esquemas para interlocutor predefinidas que contienen funciones de interlocutor con las características necesarias de uso frecuente. Estos esquemas para interlocutor se pueden modificar, si lo considera necesario, o bien se pueden crear nuevos esquemas para interlocutor. Se puede encontrar más información en la guí a de implementación (IMG) para Comercial, en Funciones básicas Determinación de interlocutor Definir y asignar esquemas para interlocutor. Ejemplo: Se puede crear un esquema para interlocutor para aquellos documentos de facturación en los cuales el solicitante, el destinatario de factura y el responsable de pago son obligatorios pero el destinatario de las mercancías no lo es. (Para facturar es más importante saber quién solicita y paga las mercancías que quién las recibe) Transacción: OMJ5 Ruta: Gestión de materiales Compras Determinación de interlocutor Parametrización de interlocutor en registro maestro de proveedores Asignar esquema de interlocutor GRUPO DENOMINAC. PS. PORG JH01 Prov. Bat-en-tech IDE1 PS. VSR IDE2 PS. Pint IDE3 • IDE1: proveedor • IDE2: proveedor SPP • IDE3: proveedor centro 4.8 PROCESO DE APROVISIONAMIENTO DE MATERIALES El ciclo de aprovisionamiento típico para una prestación de servicio o un material comprende las siguientes fases: 1. Determinación de necesidades Las necesidades de materiales se identifican en las áreas de especialización o bien por medio de la planificación y el control de necesidades. (Puede abarcar tanto la propia Pag 73 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 planificación de necesidades como el enfoque basado en demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes de esta última.) El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente. 2. Determinación de fuente de aprovisionamiento El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores electrónicamente mediante SAP EDI, en caso necesario. 3. Selección de proveedor y comparación de ofertas El sistema es capaz de simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes. Las comunicaciones de rechazo pueden enviarse automáticamente. 4. Tratamiento de pedido El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación de un pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También soportan los planes de entregas de proveedor y contratos (en el Sistema SAP, clases de contratos de entrega a largo plazo). 5. Seguimiento de pedidos El sistema verifica los períodos de reclamación que se han especificado y, en caso necesario, imprime automáticamente recordatorios o cartas de reclamación en intervalos predefinidos. También ofrece un status actualizado de todas las solicitudes de pedido, ofertas y pedidos. 6. Entrada de mercancías y gestión de stocks El personal de entrada de mercancías puede confirmar la entrada de mercancías introduciendo simplemente el número de pedido. Al especificar las tolerancias aceptables, los encargados de compras limitan los suministros de mercancías pedidas en exceso o incompletos. 7. Verificación de facturas El sistema soporta la verificación y conciliación de facturas. Se notifican las desviaciones de cantidad y precio al interventor, puesto que el sistema tiene acceso Pag 74 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 a los datos de pedidos y de entrada de mercancías. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago. 4.9 REGISTRO INFO Su función es la de servir como fuente de información para Compras. El registro info de compras (también conocido con la forma abreviada "registro info") contiene información sobre un material específico y un proveedor que suministra el material. Por ejemplo, se guarda la determinación de precio actual del proveedor en el registro info. El registro info permite a los encargados de compras determinar rápidamente: Los materiales que han sido ofrecidos o suministrados anteriormente por un proveedor específico. Los proveedores que han ofrecido o suministrado un material específico. 4.9.1 ESTRUCTURA 4.9.1.1 CONTENIDO DE UN REGISTRO INFO El registro info contiene: Datos como precios y condiciones que se pueden almacenar para la organización de compras o centro relevantes. El número del último pedido Límites de tolerancia para excesos de suministro y suministros incompletos El plazo de entrega previsto (tiempo de preentrega que necesita el proveedor para entregar el material.) Datos de evaluación del proveedor Un indicador que muestra si el proveedor se considera el proveedor regular del material El surtido parcial de proveedor al que pertenece el material El período de disponibilidad durante el cual el proveedor puede suministrar el material El registro info contiene datos de oferta y de gestión de pedidos. Los datos en el registro info (por ejemplo los precios) también se usan como datos por defecto para pedidos. En el registro info se pueden almacenar, por ejemplo, las condiciones de oferta actuales y futuras (descuentos, costes fijos, etc.) para poder copiarlas en los pedidos. Las condiciones de proveedor también se pueden actualizar directamente en el registro info. 4.9.1.2 NIVELES DE ORGANIZACIÓN Un registro info puede ser válido para los siguientes niveles de organización: Organización de compras Pag 75 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Centro 4.9.1.3 CLASES DE APROVISIONAMIENTO EN REGISTROS INFO Estándar Un registro info estándar contiene información para pedidos estándar. Los registros info se pueden crear para materiales y servicios con y sin registros maestros. Subcontratación Un registro info de compras para subcontratación contiene información de gestión de pedidos para pedidos de subcontratación. Por ejemplo, si se subcontrata el montaje de un componente, el registro info de compras para subcontratación incluirá el precio del proveedor (subcontratista) para el montaje del componente. Pipeline Un registro info de compras de pipeline contiene información sobre una mercancía de un proveedor que se suministra a través de un pipeline (por ejemplo, petróleo o agua) o por medios similares (por ejemplo, electricidad a través de la red eléctrica). El registro info contiene el precio del proveedor para el consumo de estas mercancías por el encargado de compras ("tomas pipeline"). Se pueden guardar precios de tomas/consumo para diferentes períodos de validez. Consignación Un registro info de consignación contiene información sobre un material que los proveedores mantienen disponible a su cargo en el local del peticionario. El registro info contiene el precio del proveedor para tomas del stock de artículos en consignación por parte del peticionario. Como en el caso del registro info de pipeline, se pueden almacenar precios para distintos períodos de validez. . 4.9.1.4 HISTORIAL DEL PRECIO DE PEDIDO El historial del precio de pedido registra en log los distintos precios cobrados por un material por parte de un proveedor. 4.9.1.5 TEXTOS EN EL REGISTRO INFO El registro info contiene las siguientes clases de texto: Nota de registro info Pag 76 de 91 MANUALES Y TUTORIALES GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 06/03/2007 Se trata de una nota interna que se adopta en la posición de pedido. La nota de registro info no se imprime. Texto de pedido de compras en registro info Este texto sirve para describir la posición de pedido y se corresponde con el texto de pedido de compras del registro maestro de materiales. Se acepta en la posición de pedido y se incluye en la impresión. Texto breve Para un material que tiene un registro maestro de materiales, el texto breve (texto breve del material) se toma directamente del registro maestro de materiales en el pedido o en el contrato marco. 4.9.1.6 TEXTO DE PEDIDO EN REGISTRO INFO DE COMPRAS FRENTE A TEXTO DE PEDIDO EN REGISTRO MAESTRO DE MATERIALES Para un registro info vinculado con un registro maestro de materiales se puede especificar para cada organización de compras, si En los documentos de compras, sólo debe visualizarse e imprimirse el texto de pedido del registro info. (Para hacerlo, fije el indicador No more text en los datos de la organización de compras del registro info). En los documentos de compras deben visualizarse e imprimirse tanto el texto de pedido de compras del registro info, como el del registro maestro de materiales. Si no está fijado el indicador No more text, se visualizan e imprimen ambos textos. El registro info relaciona un material con un proveedor. En él se indican los datos básicos y las condiciones de compra. Ruta: Gestión de materiales Compras Registro info de compras. Pasos a seguir: 1. Definir rangos de números. Transacción: OMEO REGISTRO INFO IL IL LIMITE INFERIOR 5300000000 5400000000 LIMITE SUPERIOR 5399999999 5499999999 Pag 77 de 91 I/E I E MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 2. Definir formato de pantalla. Transacción: OMF1 En nuestro caso hemos utilizado los formatos de pantalla estándar 3. Asignar clases de textos. Transacción: OMFY 4.10 MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS Son operaciones que tienen como consecuencia una modificación en el stock. Entrada de mercancías Una entrada de mercancías (EM) es un movimiento de mercancías con el que se contabiliza la entrada de una mercancía desde un proveedor o desde fabricación. Una entrada de mercancías comporta un aumento del stock en almacén. Salida de mercancías Una salida de mercancías (SM) es un movimiento de mercancías con el que se contabiliza una toma o una salida de materiales, un consumo de materiales o un envío de mercancías a un cliente. Una salida de mercancías comporta una reducción del stock en almacén. Traslado Un traslado consiste en retirar un material de un almacén y trasladarlo a otro almacén. Los traslados pueden producirse en un mismo centro o entre dos centros. Traspaso Un traspaso es un concepto general que hace referencia a los traslados y las modificaciones del tipo o la categoría de stock de un material. El hecho de que la contabilización se produzca o no junto con un movimiento físico es irrelevante. Ejemplos de traspasos: Traspasos de material a material Liberación del stock en control de calidad Traslado de material de consignación al stock propio de la empresa Tanto para la entrada de mercancías, como para la salida o el traspaso, son comunes las siguientes parametrizaciones: Pag 78 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 4.10.1 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 DOCUMENTOS Y ASIGNACIÓN DE NÚMEROS 4.10.1.1 DOCUMENTOS Al contabilizar un movimiento de mercancías en el Sistema SAP, se crean los siguientes documentos: Documento de material En el sistema de Gestión de stocks, cuando se contabiliza un movimiento de mercancías se genera un documento de material que se utiliza como comprobante del movimiento y como fuente de información para cualquier aplicación que se desarrolle a continuación. Un documento de material consiste en una cabecera y como mínimo una posición. La cabecera contiene datos generales sobre el movimiento (por ejemplo, la fecha). Cada posición describe un movimiento. Documento contable Si el movimiento es relevante para la Gestión financiera (es decir, si comporta una actualización de las cuentas de mayor), se crea un documento contable paralelo al documento de material. En algunos casos, se crean diversos documentos contables para un documento de material individual. Por ejemplo, éste es el caso si existen dos posiciones de documento de material con centros diferentes que pertenecen a dos sociedades distintas. Las cuentas de mayor relacionadas con un movimiento de mercancías se actualizan mediante una imputación automática. En las entradas de mercancías para pedidos, los movimientos de mercancías para pedidos de traslado y las salidas de consignación, los interlocutores comerciales pueden tener monedas locales distintas. Por este motivo, además de la moneda local, el documento contable debe contener también otra moneda para el tratamiento y las contabilizaciones. Para este fin, los documentos contables creados como resultado de estos movimientos de mercancías se gestionarán automáticamente en la moneda local y en la moneda del documento. Es posible cambiar de una moneda a otra si se selecciona Opciones Representación de moneda. 4.10.1.2 NÚMEROS DE DOCUMENTO Un documento de material se identifica mediante un número de documento y el ejercicio del documento de material. Un documento contable se identifica mediante la sociedad, el número de documento y el ejercicio. Normalmente, el número del documento de material y el número del documento contable son diferentes. Pag 79 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 La sociedad en la que se contabiliza el documento contable proviene del área de valoración definida para el centro. 4.10.1.3 CLASES DE OPERACIÓN Y CLASES DE DOCUMENTO Para permitir la asignación detallada de números de documento y el almacenamiento sistemático de documentos en el fichero de documentos, los documentos de material se dividen en clases de operación y los documentos contables se dividen en clases de documento (véase la tabla siguiente). Clases de operación y clases de documento para los movimientos de mercancías (ejemplos) Movimiento de mercancías Clase operación Clase doc. Entrada de mercancías para pedidos WE WE o WN Entrada de mercancías para órdenes WF WE Salida de mercancías, traspasos, otras mercancías WA WA Salida de mercancías para entregas WL WL Para cada clase de operación, se define un rango de números para los números que se van a asignar a los documentos de material. Para cada clase de documento, se define un rango de números para los números que se van a signar a los documentos contables. Transacción: OMBA Ruta: Gestión de materiales Gestión de stocks Asign. Números Fijar asignación de números para documentos de contabilización 4.10.2 DEFINIR NUEVAS CLASES DE MOVIMIENTOS Al introducir un movimiento de mercancías en el sistema, se debe introducir una clase de movimiento para diferenciar los distintos movimientos de mercancías. Una clase de movimiento es un código de identificación de tres dígitos para un movimiento de mercancías. La tabla siguiente contiene ejemplos de clases de movimiento. Movimientos de mercancías y clases de movimiento Movimiento de mercancías Clase de movimiento Pag 80 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Entrada de mercancías para un pedido 101 Salida de mercancías para un centro de coste 201 Liberación del stock en control de calidad 321 Transacción: OMJJ Ruta: Gestión de materiales Gestión de stocks Clases de movimientos Definir clases de movimiento 4.10.2.1 FUNCIONES DE CONTROL DE LA CLASE DE MOVIMIENTO La clase de movimiento ejerce unas funciones de control importantes en la Gestión de stocks. Por ejemplo, la clase de movimiento desempeña una función importante para: Actualizar campos de cantidad Actualizar cuentas de existencias y de consumo Determinar los campos que se visualizan durante la entrada de un documento en el sistema 4.10.3 CREAR CONTABILIZACIONES AUTOMÁTICAS (No se encuentra definición) Transacción: OMWB Ruta: Gestión de materiales Valoración e imputación Determinación de cuentas Crear contabilizaciones automáticas 4.10.4 ASIGNAR AUTORIZACIÓN EN LA CREACIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES El control de autorización del Sistema R/3 de SAP se basa en objetos de autorización definidos por el sistema. Si se utilizan estos objetos, el usuario puede definir autorizaciones. Estas autorizaciones pueden agruparse en perfiles y asignarse a usuarios individuales. El siguiente gráfico muestra la relación entre el registro maestro de usuario, los perfiles de autorización y los objetos de autorización. Pag 81 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.10.4.1 CARACTERÍSTICAS Los objetos de autorización se representan en el sistema con campos especiales (por ejemplo, sociedad). Una autorización se define especificando las entradas que se permiten para los campos particulares en el objeto de autorización (* = todos). Las autorizaciones se asignan a los usuarios mediante los perfiles de autorización. Los siguientes objetos de autorización se han definido para la Contabilidad de activos fijos: Funciones Objeto de autorización Activos fijos en general Vista de activo fijo Contabilización de activo fijo Sociedad/Clase de activo fijo Contabilización de activo fijo Clase de activo fijo/Clase de movimiento Actualización de clases de activo fijo Clases de activo fijo Contabilidad de activos fijos Autorización para operaciones periódicas Actualización de registros maestros de activos fijos Sociedad/Clase de activo fijo Actualización de registros maestros de activos Sociedad/División Pag 82 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 fijos Actualización de registros maestros de activos fijos Sociedad/Centro de coste Actualización de registros maestros de activos fijos Sociedad/Centro Actualización de complejos de activos fijos Complejo de activos fijos Customizing del activo fijo Plan de valoración Se ha proporcionado el objeto "ABAP verificaciones de ejecución del programa" para el sistema de información de la Contabilidad de activos fijos. Este objeto se utiliza para determinar si un usuario puede ejecutar un report. Se han definido para este objeto las autorizaciones A_ALL, A_PROFIL_02 y A_PROFIL_04. Estas autorizaciones consisten en una acción (ejecutar un report = SUBMIT) y en grupos de autorizaciones permitidos. Los grupos de autorización posibles coinciden aproximadamente con los nodos de la selección de reports estándar en la Contabilidad de activos fijos (véase Actualizar autorizaciones en la guía de implementación). 4.10.4.2 PERFILES ESTÁNDAR SAP suministra los siguientes perfiles estándar para la Contabilidad de activos fijos: Autorización global de la Contabilidad de activos fijos Autorización global de la Contabilidad de activos fijos (sólo visualizar) Perfil modelo para el encargado del sistema de la Contabilidad de activos fijos Perfil modelo para el contable encargado de la Contabilidad de activos fijos Perfil modelo para el encargado, contable de la gestión de activos fijos Perfil modelo para el encargado de compras de la Contabilidad de activos fijos Perfil modelo para un técnico de la Contabilidad de activos fijos Perfil modelo para un encargado de almacén de la Contabilidad de activos fijos Puede encontrar una descripción detallada de estos perfiles en la documentación online. También existe un perfil estándar en la Gestión financiera que autoriza las contabilizaciones en las cuentas de mayor de activos fijos (clase de cuenta A). 4.10.4.3 VERIFICACIONES DE AUTORIZACIÓN Se realizan verificaciones de autorización para las siguientes actividades: Actualización y visualización de las clases de activos fijos Actualización y visualización de los registros maestros de activos fijos Actualización y visualización de los valores de un activo fijo Contabilización en un activo fijo Realización de operaciones periódicas Pag 83 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Creación de una lista mediante la base de datos lógica ADA Actualización y visualización de datos de control Para actualizar las clases de activos fijos, asigne la autorización para las actividades diferentes al usuario para cada clase de activos fijos individual. Para actualizar los registros maestros, se puede asignar también la autorización para ciertas unidades organizativas (sociedad, centro, división). Puede proteger los movimientos de activos fijos a nivel de sociedad y clase de activo fijo dependiendo de la clase de movimiento. 4.10.4.4 DATOS DE CONTROL Los datos de control se dividen en dos clases de autorización: Datos del cliente (por ejemplo, estructura organizativa) Datos de control del programa Puede especificar estas clases de autorización detalladamente según los requisitos de su empresa. Para hacerlo, utilice la tabla TDDAT. En esta tabla puede especificar la clase de autorización para cada función del Customizing. Esta tabla ya contiene los valores que existen en el sistema estándar. Para este objeto de autorización sólo se permiten las actividades Modificar y Visualizar. Ruta: Gestión de materiales Control de facturas Gestión de autorizaciones Pasos a seguir: 1. Fijar grupos de tolerancia Transacción: OMRB 2. Efectuar asignación usuario Transacción: OMRC 4.10.5 CREAR MOTIVOS DEL MOVIMIENTO Transacción: OMBS Ruta: Gestión de materiales Gestión de stocks Clases de movimientos Almacenar motivos para movimientos de mercancías 4.10.6 ENTRADA DE MERCANCÍAS: Este componente se utiliza para contabilizar la entrada de mercancías desde un proveedor externo o desde fabricación. Una entrada de mercancías comporta un aumento del stock en almacén. Pag 84 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.10.6.1 CARACTERÍSTICAS El Sistema R/3 distingue entre las siguientes clases de entradas de mercancías: Entradas de mercancías con referencia a una reserva Entradas de mercancías con referencia a una orden Otras entradas de mercancías En la mayoría de casos, usted contabiliza entradas de mercancías con referencia a un documento anterior, como un pedido de compras o un aviso de entrega. El sistema propone todos los datos clave para la entrada de mercancías desde el documento anterior. Si los documentos de entrega que usted recibe no contienen un número de referencia, dispone de varias opciones para buscar el documento de referencia en el sistema. Por ejemplo, puede buscar el documento por el número de artículo interno, el EAN o la fecha de entrega. SAP Retail también le permite introducir la entrada de mercancías en dos pasos. Para asegurar que los datos sean los más exactos posible cuando las mercancías se verifican realmente en la entrada de mercancías, puede introducir los datos de la nota de entrega como una pre-entrada de mercancías. Usted contabiliza la entrada de mercancías real en un segundo paso, con referencia a la pre-entrada de mercancías. 4.10.6.2 INTEGRACIÓN Función obligatoria: Componente obligatorio: Contabilizar directamente stock en la entrada de mercancías Artículo, centro, gestión de stocks Actualización de historial de pedido en la entrada de mercancías para un pedido de compras Gestión de pedidos Creación de necesidades de traslado en la entrada de mercancías Gestión de almacenes Actualización de valores de costes para las posiciones de entrada de mercancías en la Gestión financiera Gestión financiera Actualización de objetos de imputación en la entrada de mercancías para pedidos de compras imputados Controlling Pag 85 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.10.6.3 CARACTERÍSTICAS En la entrada de mercancías están disponibles las siguientes funciones: Entrada de mercancías con referencia a pedido Un pedido de compras puede cursarse con un proveedor externo o con un proveedor interno (como un centro de distribución). Entrada de mercancías sin referencia a pedido Se puede pedir al sistema que genere automáticamente un pedido de compras para que permita verificar la factura. Entrada de mercancías con referencia a entrega Puede introducirse una entrada de mercancías para entregas con o sin referencia a pedido. Pre-entrada de mercancías Es el primer paso de las entradas de mercancías que constan de dos. Sólo se introduce en el sistema la información contenida en la nota de entrega del proveedor. Entrada de embalaje retornable para transporte como stock especial (stock de pedidos) Anulación de entradas de mercancías y contabilización de devoluciones al proveedor Entrada de cantidades para variantes de los artículos genéricos que utilizan una matriz Soporte para entradas de mercancías en tienda 4.10.7 SALIDA DE MERCANCÍAS: 4.10.7.1 DEFINICION Utilizando este componente, se puede contabilizar una toma de material, una salida de materiales o un envío de mercancías a un cliente (sin intervención del componente Expedición de SD). Una salida de mercancías comporta una reducción del stock en almacén. El sistema de Gestión de stocks soporta las clases siguientes de salidas de mercancías: Toma de material para órdenes de fabricación Desguace y toma de material para muestreo Devoluciones al proveedor Otras clases de puesta a disposición interna del material Entregas a proveedores sin intervención del componente Expedición de SD Pag 86 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 En el momento en que las mercancías salen de la empresa, finaliza la actividad de expedición. Esto se ilustra mediante la salida de mercancías para entregas de salida. Dispone de las opciones siguientes para contabilizar la salida de mercancías: Contabilización de salida de mercancías para entregas de salida individuales Salida de mercancías en tratamiento colectivo para contabilizar la salida de mercancías para múltiples entregas de salida Salida de mercancías en tratamiento colectivo para contabilizar la salida de mercancías para múltiples entregas de salida en el fondo sin intervención manual Contabilización de la Salida de mercancías para un transporte completo 4.10.7.2 RANGO DE FUNCIONES La entrega de salida forma la base de la contabilización de la salida de mercancías. Los datos necesarios para la contabilización de salida de mercancías se copian de la entrega de salida al documento de salida de mercancías, que no podrá modificarse manualmente. Cualquier modificación debe efectuarse en la misma entrega de salida. De este modo, puede asegurarse de que el documento de salida de mercancías refleja exactamente el contenido de la entrega de salida. Al contabilizar la salida de mercancías para una entrega de salida, se realizan las funciones siguientes en función del documento de salida de mercancías: El stock en almacén del material se reduce en la cantidad de entrega Las modificaciones de valor se contabilizan en la cuenta de balance de la contabilidad de materiales Las necesidades se reducen en la cantidad de entrega Se actualiza el status de número de serie La contabilización de salida de mercancías se registra automáticamente en el flujo de documentos Se ejecuta la determinación de stock para el stock de artículos en consignación Se crea un pool de trabajo para el acuse de recibo de entrega Una vez contabilizada la salida de mercancías para una entrega de salida, el alcance de modificación del documento de entrega queda muy limitado. Esto no permite que exista ninguna discrepancia entre el documento de salida de mercancías y la entrega de salida. Pag 87 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 4.10.8 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 TRASLADO Y TRASPASO DE MERCANCÍAS: Se puede utilizar este componente para retirar materiales de un almacén y colocarlos en otro almacén. Los traslados se pueden producir dentro de un centro o entre dos centros o sociedades. 4.10.8.1 CARACTERÍSTICAS Un traspaso se refiere normalmente a una modificación de un stock de material (por ejemplo, liberación de control de calidad y aceptación de material en consignación). En un traspaso, el material puede permanecer en su ubicación original o trasladarse. Los traslados y los traspasos se utilizan para representar traslados relevantes a nivel organizativo dentro de la empresa (por ejemplo, el almacenamiento descentralizado). 4.10.8.2 NIVELES PARA TRASLADOS En una empresa, los movimientos de mercancías no sólo se dan en forma de entrada de mercancías y de salida de mercancías. Según la organización de la empresa (como por ejemplo, almacenamiento descentralizado) y su política de ventas, también podría resultar necesario un traslado interno. Pag 88 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Pueden darse traslados en tres niveles diferentes: Traslado de sociedad a sociedad Traslados de centro a centro De almacén a almacén (dentro del mismo centro) 4.10.8.2.1 Traslado de sociedad a sociedad El traslado de sociedad a sociedad corresponde a un traslado de centro a centro, cuando ambos centros pertenecen a diferentes sociedades. 4.10.8.2.2 Traslado de centro a centro Un traslado de centro a centro no sólo provoca una modificación de la cantidad de stocks en ambos centros; si se asignan ambos centros a ámbitos de valoración distintos, también se crea un documento contable. Esta clase de traslado sólo puede realizarse desde el stock de libre utilización del centro suministrador hasta el stock de libre utilización del centro receptor. Los traslados de centro a centro son relevantes para la planificación de necesidades, dado que ésta opera a nivel de centro. 4.10.8.2.3 De almacén a almacén (dentro del mismo centro) Un traslado de almacén a almacén dentro del mismo centro provoca simplemente la actualización de las cantidades de stock de ambos almacenes. El valor de stocks no se modifica y el evento no es relevante para Finanzas. Un traslado de almacén a almacén puede realizarse para todo tipo de stocks. 4.10.8.3 TRASPASOS Y TRASLADOS: DIFERENCIAS Puede contabilizar tanto traslados como traspasos en SAP R/3. Los traspasos se diferencian de los traslados en que los traspasos no se conectan con un movimiento de mercancías físico. Por lo general, implican una modificación del tipo de stocks, el número de lote o el número de material. Un ejemplo de traspaso es la liberación de inspección en el stock propio de la empresa. Pag 89 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 4.10.8.4 PROCEDIMIENTOS DEL TRASLADO Existen tres procedimientos diferentes para realizar un traslado: Traslado mediante traspaso utilizando el procedimiento en una etapa. Traslado mediante traspaso utilizando el procedimiento en dos etapas. Traslado mediante pedido de traslado . 4.10.8.4.1 Procedimiento en una etapa frente a procedimiento en dos etapas Los traslados y los traspasos consisten en una “salida de mercancías” de un punto de salida y una “entrada de mercancías” en un punto de recepción. Un traslado de almacén a almacén o de centro a centro puede contabilizarse en una o en dos etapas. La ventaja del procedimiento en una etapa es que se introduce una sola operación en el sistema. Por otra parte, el procedimiento en dos etapas le permite controlar los stocks en tránsito. Después de contabilizar la salida de mercancías en el punto de salida, el stock aparece “en traslado” en el punto de recepción y se gestiona como tal en el sistema. El procedimiento en dos etapas también es necesario si los usuarios tienen autorizaciones únicamente para sus propios centros. Para realizar un traslado de centro a centro de un material valorado por separado en el punto de recepción, debe utilizarse el procedimiento en una etapa o un pedido de traslado. 4.10.8.5 TRASLADOS Y TRASPASOS MEDIANTE LA FUNCIÓN DE DETERMINACIÓN DE STOCKS Si desea tomar material para traspasos y traslados de varios almacenes y stocks de acuerdo con una estrategia concreta, SAP R/3 puede darle soporte por medio de la Determinación de stocks. 4.10.8.6 DOCUMENTOS DE MATERIAL PARA TRASLADOS 4.10.8.6.1 Procedimiento en una etapa: En un traslado de una etapa, se crean dos posiciones de documento de material para cada posición que se introduzca: Pag 90 de 91 MANUALES Y TUTORIALES 06/03/2007 GUIA DE PARAMETRIZACIÓN SAP. V1.0 Una posición para la salida de almacén en el punto de salida Una posición para el almacenamiento en el punto de recepción 4.10.8.6.2 Procedimiento en dos etapas Durante un traslado de dos pasos, el sistema crea dos documentos de material: Tras la salida de almacén en el punto de salida, el sistema crea un documento de material. Para cada posición introducida, se crean dos posiciones de documento de material, es decir: Una posición para la salida de almacén en el punto de salida Una posición para el almacenamiento en el stock en traslado en el punto de recepción Tras el almacenamiento en el punto de recepción, el sistema crea de nuevo un documento de material. Para cada una de las posiciones introducidas, sólo se crea una posición de documento de material, debido a que la cantidad sólo se traslada de un stock en traslado a un stock de libre utilización en el punto de recepción. Pag 91 de 91
