SPONSOR FUNCTION SHARING Hello FTU Fintech Club, mình là H.Đăng, team leader của Minh Anh ;) MỤC ĐÍCH CỦA BUỔI SHARING Tất nhiên là để chia sẻ với và giúp mọi người hiểu sâu về chức năng Tài trợ của một dự án bởi vì đây là một chức năng cực kì quan trọng và quyết định sự tồn tại của một chương trình. Đối với chức năng tài trợ này, khác với các team khác, chúng ta ko chỉ làm việc với các thành viên trong dự án mà còn phải đối mặt với phong ba bão táp ngoài cuộc đời biết bao bộn bề. Chúng ta phải làm việc với bên thứ ba, tức là các đối tác (chủ yếu là các doanh nghiệp và các CLB đối tác). Và đó sẽ là thử thách ở một cấp độ hoàn toàn khác, yêu cầu có phong cách làm việc chuyên nghiệp, sự tự tin, khả năng giao tiếp tốt, khả năng kiểm soát cảm xúc, và tư duy nhạy bén (critical and logical thinking). Vậy nên ta có thể nói, kinh nghiệm vẫn là thứ quan trọng nhất để lead một team Sponsor, leader cần phải nếm đắng cay ngọt bùi, chai lì sóng gió cuộc đời. Khó khăn mà CLB chúng ta đang phải đối mặt- kinh nghiệm là thứ chúng ta chưa có. Nhưng khoan vội hoang mang nhé, first time for everything. Và hoạt động trong một CLB trẻ thực sự là một cơ hội cực kì tốt cho chúng ta phát triển, chúng ta có thể tự do tìm tòi và trải nghiệm mà không lo thất bại, tự do để định hướng tạo ra văn hóa cho CLB của mình. Và đối với team Sponsor, sẽ không có deal nào giống deal nào. Nên điều quan trọng bây giờ là chúng ta phải học và hiểu, từ đó mới áp dụng, sau đó trải qua nhiều case hơn nữa chúng ta sẽ có kinh nghiệm và giải quyết mượt mà hơn ở những deal sau. Cố gắng lên nhá! ;) ------------------------------------------------------------------------------------------------ AGENDA (Minh Anh hay đòi cái này) A. Tổng quan về chức năng tài trợ 1. Mục đích 2. Cách đặt KPI và phân loại NTT 3. Quy trình tuyển thành viên và training B. Quy trình tìm kiếm nhà tài trợ của 1 dự án 1. Preparation Phase 1: Planning Phase 2: Preparation 2. Execution Phase 3: Researching Phase 4: Contacting and Dealing Phase 5: Following up C. Các framework có thể sử dụng được A. TỔNG QUAN VỀ CHỨC NĂNG TÀI TRỢ 1. Mục đích: ● Đối với chương trình: - Tìm kiếm vốn tài trợ: Đa số các chương trình sinh viên muốn tổ chức được phải có vốn, đa phần vốn sẽ tới từ các khoản tài trợ từ các doanh nghiệp. ● Đối với CLB: Xây dựng mối quan hệ với các doanh nghiệp. For what? - Nếu hợp tác mượt mà thì sẽ tăng thêm số NTT triển vọng cho dự án sau. - Tăng thêm số trainer triển vọng cho CLB - Tăng thêm cơ hội việc làm cho thành viên CLB ● Đối với thành viên: - Tăng thêm kinh nghiệm và kĩ năng rất nhiều (kĩ năng quan sát và tư duy, kĩ năng dealing, kĩ năng soạn thảo hợp đồng, viết mail, meeting,...) - Tưng thêm mối quan hệ cá nhân với các doanh nghiệp => Cơ hội việc làm cho bản thân. 2. Cách đặt ra KPI và phân loại các NTT 2.1 KPI Tùy thuộc và quy mô và tính chất chương trình mà ta có thể sẽ cần số lượng tài trợ khác nhau. Và ta xác định số tiền cần thiết của dự án từ chi phí từ bảng chi phí dự kiến (minh họa những chi phí cơ bản nhcủa chương trình (output của PL và team Operation) 2.2 Các loại nhà tài trợ có thể có: Một đại hào kiệt trong giang hồ (giám đốc kiêm đạo diễn một concert lớn) từng nói rằng càng nhiều danh mục tài trợ (portfolio) càng tốt. Ở những dự án lớn hơn, người ta còn có nhà tài trợ hàng rào cơ =)))) nghe ảo ứ chịu đc. Hai loại NTT cơ bản nhất:Hiện vật và Hiện kim a) Nhà tài trợ Hiện Kim Benefit chủ yếu: Tài trợ mình tiền Có thể phân loại dựa theo số hiện kim người ta tài trợ (tên mỗi gói tt như nào ko quan trọng nha, miễn sao thể hiện tốt đc cấp độ là oke) Một chương trình có bao nhiêu NTT nào thì tùy theo nhu cầu nha, ko bắt buộc prj nào cũng phải đủ 4 NTT - NTT Kim cương: Mức hiện kim cao nhất đi kèm với nhiều quyền lợi nhất. - NTT Vàng: Mức hiện kim cao thứ 2 (quyền lợi nhiều thứ 2) - NTT Bạc: Mức hiện kim cao thứ 3 (quyền lợi nhiều thứ 3) - NTT Đồng: Mức hiện kim cao thứ 4 (quyền lợi nhiều thứ 4) b) Nhà tài trợ Hiện Vật Benefit chủ yếu: Tài trợ hiện vật làm quà tặng các thứ - Tùy thuộc theo nhu cầu của chương trình mà loại và số lượng hiện vật có thể thay đổi. Hiện vật có thể là voucher, bánh kẹo, sữa, nước, sổ bút, voucher khóa học,... - Lời khuyên là nếu chương trình có quy mô lớn hơn 200 người thì nên có nhiều NTT hiện vật nếu muốn ai đi về cũng có quà. Vì capacity của NTT hiện vật ko đáp ứng hơn 200 người tham dự đâu. c) Nhà tài trợ áo thun (optional) - Thường dành cho chương trình lớn với quy mô dưới 200 người d) Nhà tài trợ teabreak - Thường dành cho chương trình có các buổi offline phụ, như là information day của recruitment (chtr offline) hoặc là side events của các chương trình lớn. B. QUY TRÌNH TÌM KIẾM NHÀ TÀI TRỢ CỦA MỘT DỰ ÁN Preparation Phase 1 Planning Phase 2 Execution Phase 3 Phase 4 Preparation Researching Contact-Dealing Phase 5 following up 1. PREPARATION Phase 1: Planning PIC: PL and Core team, điều phối bởi TL Sponsor 1.1 Project leader (những công việc liên quan tới function sponsor): ● Hoạch định chiến lược: - Lên idea dự án. - Quyết định thể loại (workshop, cuộc thi,...), quy mô (bao nhiêu người tham dự) - Làm việc với team Operation => Hoàn thành Bảng chi phí dự kiến. - Làm việc với TL Sponsor thống nhất kế hoạch của team sponsor. ● Điều phối, kiểm soát: - Theo dõi tiến độ hoạt động của team - Tham gia điều phối hoạt động của team nếu team hđ chưa ổn. 1.2 TL Sponsor ● Lên timeline cho process tìm nhà tài trợ ● Lên kế hoạch tuyển thành viên: lên kế hoạch training, cbi đề bài ● Chuẩn bị Proposal, Hợp đồng mẫu. 1.3 Proposal (vũ khí của chiến sĩ khi ra chiến trường, chiến sĩ ko thể ra trận với tay ko đc :) hehe) Proposal là gì? Là hồ sơ hợp tác tài trợ, là thứ để đối tác tham khảo và quyết định xem có tài trợ hay ko Thành phần của 1 proposal: ● Thư ngỏ của chủ nhiệm ● Giới thiệu sơ về CLB - Giới thiệu chung - Tầm nhìn và sứ mệnh (có thể kèm văn hóa nếu nó đặc biệt) - Các chương trình từng chạy. - Các nhà tài trợ từng hợp tác ● Giới thiệu về chương trình - Ý tưởng, ý nghĩa, sứ mệnh (đối với CLB, đối với NTD) - Thời gian, địa điểm tổ chức - Tính chất: quy mô, đối tượng tham gia là ai - Timeline chương trình - Timeline dự án - Kế hoạch truyền thông - IMC Plan, các kênh truyền thông, đối tác dự kiến - Hiệu quả dự kiến ● Các gói tài trợ và quyền lợi Ví dụ: Quyền lợi (các quyền lợi cơ bản) Gói Kim Cương (... triệu VNĐ) Gói Vàng (... triệu VNĐ) Gói Bạc (... triệu VNĐ) Trước chương trình Logo xuất hiện trên ấn phẩm truyền thông (đơn đki tham gia, leaflet, poster, standee,...) ⅔ logo BTC ½ logo BTC ⅓ logo BTC Bài đăng HTTT trên fanpage chính 5 bài 3 bài 2 bài thức Thành viên tương tác trên bài viết trên fanpage của BTC 5 bài 3 bài 2 bài Tờ rơi của doanh nghiệp được phát trong quá trình đặt bàn truyền thông … tờ … tờ … tờ Thành viên BTC đánh giá 5 sao trên website … đánh giá (tổng số thành viên CLB) ... đánh giá (tổng số thành viên - 5) ... đánh giá (tổng số thành viên - 8) Được tặng vé tham dự sự kiện 3 vé 2 vé 1 vé Trong chương trình Logo xuất hiện trong booth, backdrop, thẻ đeo BTC, standee chtr,... ⅔ logo BTC ½ logo BTC ⅓ logo BTC Standee của NTT đc đặt trong lobby của ctr = standee ctr = standee ctr = ⅘ standee ctr Hỗ trợ NTT làm đơn khảo sát … người làm … người làm (ít hơn gói KC) … người làm (ít hơn gói V) Sau chương trình Nhận database của người tham dự Toàn bộ ¾ database ⅔ database Xuất hiện trên bài recap chương trình x x x Bài viết cảm ơn NTT trên fanpage ctr x x x ● Lời kết, lời cảm ơn, và thông tin liên lạc 1.4 Các loại hợp đồng. - Đối với NTT ko nghiêm khắc (ngta ko cần hóa đơn, biên lai): thì soạn thảo HĐ bth và nhận tiền thông qua 1 cá nhân. HĐ ko có tính pháp lý => hđ dựa trên niềm tin, quỵt tiền nhau PL ko giải quyết. Xem tại đây - Đối với NTT nghiêm khắc: - Thông qua nhà trường => Giải quyết đc vấn đề pháp lý, nma trường giải ngân lâu - Biên bản xác nhận tài trợ cho giáo dục (theo mẫu số 03/TNDN - Ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài Chính) theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Xem tại đây => Có tính pháp lí và có vẻ ổn. - Phiếu thu (theo mẫu số: 01-TT - Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC). - Biên bản xác nhận tài trợ cho giáo dục Thông qua 1 công ty khác => Quan trọng phải có người nhà làm cty để làm cái này => tuy có tính pháp lý nma phiền cty ngừi ta, CLB mà có anh chị alumni khởi nghiệp thì làm cái này được. Phase 2: Preparation PIC: TL Sponsor, Sponsor members 1.1 TL sponsor ● Quy trình tuyển thành viên và training: - Mốc thời theo kế hoạch của ban chủ nhiệm - Recruitment timeline suggested (at least 2 tuần): - Training (3 buổi). Bao gồm các session - Giới thiệu về function sponsor - Training về viết telesale, viết email, meeting - Thi tuyển (optional): Nếu muốn yêu cầu cao hơn thì hãy làm bước này, bởi member team sponsor yêu cầu thực sự rất cao. - Calling practice (4 ngày) - dealing by email challenge (2 ngày) - Meeting challenge (2 ngày) ● Lên tiêu chí cho NTT. 1.2 Members ● Tiến hành soạn mẫu email ● Cài đặt Mailtrack (công cụ rất bổ ích) Xài nhớ tắt cái ô trong email nha. Trong training phải được đề cập. ● Tiến hành lên telesale script ● Học thuộc proposal ● Tạo tài khoản Linkedin (công cụ rất bổ ích) 2. PREPARATION Phase 3: Researching data base 1.1 KPI: Con số an toàn là 1000-1500 1.2 Tìm kiếm thông qua những kênh nào? - Facebook, Google, Zalo, Linkedin,... - Data đẹp nhất sẽ là thông tin liên lạc của 1 cá nhân chứ ko phải số tổng đài, nên tìm kiếm trên linkedin rất là hữu dụng. 1.3 Tiêu chí - Phù hợp với chương trình: Đây là một trong những thứ quan trọng nhất, ta phải hiểu đc CLB, hiểu được chtr để tìm kiếm những nhà tài trợ phù hợp. VÍ dụ: Workshop tiếng Anh tự nhiên kiếm trung tâm dạy tiếng Nhật Lạc quẻ và chắc chắn người ta sẽ ko tài trợ cho đâu. - Chất lượng: Với lại những nơi uy tín, thông tin rõ ràng. Ví dụ: tìm kiếm NTT mỹ phẩm, cái bí data cái kiếm qua spa, kiếm hồi cái kiếm thấy động đũy lun á. Ko đùa.Tớ bị rồi. Tránh tìm kiếm trên Trang vàng vì thông tin ko uy tín và ko cập nhật thường xuyên. 🤡🤡🤡 1.4 Chia sẻ cá nhân Tớ biết đây là công đoạn nhàm chán và nản nhưng mà vẫn chưa phải công đoạn khó khăn nhất, chỉ là công đoạn tốn thời gian nhất thôi. Vì chúng ta chưa có sẵn database nên cố gắng research nha, để năm sau mình chỉ cần sử dụng lại và làm mới thôi, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Với lại kiếm data có tâm lên nha, tại quá trình contact ngấu data nhanh lắm và cực kì khó khăn, cả buổi ngồi gọi toàn data dởm ko, ko làm ăn được gì nản lắm. Phase 4: Contact và Dealing 1.1 Telesale Mục đích: Để doanh nghiệp aware đc => Ngta sẽ nhận ra và cân nhắc khi mail tới. - Tự tin, bình tĩnh, thở đều, nói năng lưu loát, - Nhớ hỏi ngta có thời gian ko rồi mới giới thiệu nhá. - Gọi trong giờ hành chính. Sáng: 8h-11h30. Chiều: 14h-17h Script mẫu: xem tại đây (đừng leak ra ngoài nha) 1.2 Email writing Mục đích: Đóng vai trò là một formal invitation. Nhớ viết Tiêu đề Nhớ đính kèm Proposal. Nhớ viết Tiêu đề Nhớ đính kèm Proposal. Nhớ viết Tiêu đề Nhớ đính kèm Proposal. ĐIều quan trọng nhắc lại 3 lần Các loại email cần chuẩn bị: - Mail mời hợp tác tài trợ: xem tại đây - Mail dealing: xem tại đây - Mail từ chối - Mail nhắc: xem tại đây - Mail recap meeting: xem tại đây Mail mẫu: xem tại đây (đừng leak ra ngoài nhá) 1.3 Meeting Cái này là cái khó nhất, mệt nhất. Viết ra cũng dài nhất. Nên thôi tớ chèn link các cậu tham khảo nhá. Xem lại đây Phase 5: Following-up Cứ thực hiện mấy cái mình bảo là oke à. Cẩn thận kẻo quá tải fanpage nhé. Làm việc với Team Marketing nhiều vô. C. TRUST FRAMEWORK Xem lại đây