GUIA POWER BI Surco, 2019 Objetivo Crear un Dashboard de ventas, paso a paso, utilizando Power BI. Este es un resumen de los pasos que vas a seguir: 1. Conocer los orígenes de datos que vamos a utilizar 2. Instalar Power BI Desktop (si aún no lo tienes instalado) 3. Obtener datos y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI 4. Mejorar el Modelo de Datos y crear algunos cálculos DAX 5. Crear informes Orígenes de datos Descomprime el archivo “DashboardVentas.zip” en la carpeta “C:\DashboardBI”, si no existe debes crearla. Una vez descomprimido aparecerán en ella los ficheros: - Ventas.mdb: Base de datos Access que contiene 4 tablas: Productos, Tiendas, VentasCAB (Encabezados de ventas) y VentasDET (Líneas de ventas). - Fecha.xlsx: Archivo Excel que contiene información para el análisis por Fechas Obtener datos y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI Abre Power BI Desktop y cierra la ventana emergente con fondo amarillo que aparece. Pulsa “Archivo -> Guardar”, asigna el nombre “DashboardVentas.pbix”. Es importante guardar correctamente desde el inicio y luego ir haciendo guardados adicionales para evitar pérdidas del trabajo realizado. En el Cinta (menú superior), haz clic sobre la opción “Obtener Datos” y en el menú que se despliega, haz clic sobre “Mas..” y elige la opción “Access Database”. Finalmente haz clic sobre el botón “Connect”. Elige el fichero Access llamado “Ventas.mdb” y pulsa el botón “Abrir”. Selecciona las 4 tablas que hay disponibles, tal y como muestra la imagen: Finalmente, pulsa el botón “Cargar De nuevo en la cinta (menú superior), haz clic sobre la opción “Obtener Datos” menú que se despliega, haz clic en “Excel”. y en el Elige el fichero Excel llamado “Fecha.xlsx” y pulsa el botón “Abrir”. Selecciona la tabla llamada “Fecha” solamente, tal y como muestra la imagen Finalmente, pulsa el botón “Cargar”. Mejorar el Modelo de Datos Ya tienes cargados todos los datos que necesitas. Para ver el modelo puedes utilizar las diversas opciones que aparecen en la parte izquierda: Navega por ellas y comprueba revisa el Modelo de Datos. Permanece en la última opción “Relaciones”. Puedes comprobar que aparecen una serie de líneas que unen las diferentes tablas. Pero la tabla Fecha no dispone de ninguna línea que la relacione con el resto de las tablas. Esto es debido a que procede de un origen de datos diferente y debes establecer dicha relación de forma manual. Haz clic en la columna “Fecha” de la tabla “VentasCAB” y sin soltar arrastra el cursor hasta la columna “Fecha” de la tabla “Fecha”. Obtendrás el resultado que se ve en la imagen: Para verificar que la relación se ha establecido por las columnas adecuadas, haz doble-clic sobre la línea que acabas de crear, entre las tablas “VentasCAB” y “Fecha”, Y verás el siguiente formulario: Verás las dos tablas que intervienen en la relación, las columnas por las que se establece la relación (son las que aparecen con fondo gris, no tienen por qué llamarse igual, ha sido coincidencia). Los elementos que hay debajo (Cardinalidad, etc.) quedan fueran del ámbito de este Laboratorio guiado paso a paso, pero es importante que más adelante las estudies y entiendas muy bien. Ahora, vas a crear una jerarquía que te permita navegar a través de Años, Meses y Días con una mayor facilidad. Haz clic en la parte izquierda, en la opción “Informe” En la parte derecha de la pantalla, haz clic sobre la tabla “Fecha” y te aparecen los diversos campos que la componen. Haz clic en el botón “…” que hay a la derecha del campo “Año” y selecciona la opción “Nueva Jerarquía”. Arrastra hacia ella los campos: Año, Mes y Fecha. Finalmente cambia el nombre de esta nueva jerarquía por “Año-Mes-Dia”, para ello haz clic con el botón derecho sobre ella y elige la opción “Renombrar”. Obtendrás el siguiente resultado: Si lo consideras oportuno, puedes crear jerarquías adicionales, tanto en la Tabla Fecha como en cualquier otra, por ejemplo, Año-Semana-Dia, Año-Trimestre-Mes-Dia, SufFamilia-Producto. Este es un ejercicio opcional, si ves conveniente practicar un poquito más con las jerarquías. Toca seguir mejorando el modelo. Vas a crear una columna calculada y dos medidas utilizando expresiones DAX (Data Analysis eXpressions). Hacemos clic en la parte izquierda, en la opción “Datos” Creamos la columna calculada “Beneficio” utilizando la siguiente fórmula: ImporteVenta – ImporteCosto. Para ello, selecciona la tabla “VentasDET”, haz clic con el botón derecho sobre la columna “ImporteCosto” y selecciona la opción “Nueva Columna”. En la parte superior (similar a la introducción de fórmulas en Excel) escribe la siguiente expresión DAX: Beneficio = [ImporteVenta] – [ImporteCosto] Crea una medida. Pulsa la opción “Nueva Medida” en el menú superior y escribe la siguiente expresión DAX: TotalVentas = SUM([ImporteVenta]) Repite el proceso creando las siguientes medidas adicionales: TotalCostos = SUM([ImporteCosto]) TotalBeneficio = SUM([Beneficio]) Con esto damos por finalizado el diseño de nuestro Modelo de Datos. Resumiendo: Se ha creado y revisado las relaciones entre tablas, que es fundamental para obtener los resultados esperados, has creado también jerarquías, columnas calculadas y medidas. Crear informes Haz clic en la parte izquierda, en la opción “Informe” y verás el lienzo en blanco de tu primer informe, renombra “Pagina 1” como “Informe Ventas”, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cada una de ellas y seleccionando la opción “Renombrar Página”. Este es el proceso que seguir para la creación de informes: - Arrastra campos de las tablas sobre el lienzo en blanco, si lo haces sobre un elemento visual existente agregará ese campo a él, si lo haces sobre la parte que está en blanco creará un nuevo elemento visual. - Puedes hacer clic en cualquiera de los elementos visuales (gráficos, tablas, segmentadores, mapas) y el elemento visual sobre el que estés posicionado, cambiará al nuevo seleccionado. En primer lugar, te muestro el resultado que vas a obtener para que puedas seguir con mayor facilidad los pasos para crearlo: Tabla “Subfamilia, TotalVentas, TotalCostes, TotalBeneficio” Arrastra el campo “SubFamilia” de la tabla “Producto” al centro del lienzo en blanco. A continuación, arrastra los siguientes campos de la tabla “VentasDET”: “TotalVentas”, “TotalCostos”, “TotalBeneficio”. Puedes ajustar el tamaño y posición de la tabla libremente. Al igual que el resto de los elementos visuales que construirás a continuación, para conseguir un informe similar al de la imagen. Tipo de gráfico: Campos: Subfamilia, TotalVentas, TotalCostos, TotalBeneficio Segmentador “Nombre Tienda” Tipo de gráfico: Campos: NombreTienda Segmentador “Año” Tipo de gráfico: Campos: Año Tarjeta “TotalVentas” Tipo de gráfico: Campos: NombreTienda, TotalVentas Gráfico de líneas “ImporteVenta y TotalBeneficio por AñoMes” Tipo de gráfico: Campos: AñoMes, TotalVentas, TotalBeneficio Gráfico de barras “ImporteVenta y TotalBeneficio por Subfamilia” Tipo de gráfico: Campos: AñoMes, TotalVentas, TotalBeneficio Mapa de calor “TotalVentas por NombreTienda” Tipo de gráfico: Campos: NombreTienda, TotalVentas Conclusiones Se ha creado el primer Dashboard y está totalmente operativo para que puedas interactuar con él y analizar la información mostrada. Preguntas: 1. Responda las siguientes preguntas pegando la imagen de Power BI en PPT a subir. a. ¿Cuánto fue la venta anual del 2012? b. ¿Cuál fue la subfamilia que más vendió en el 2012? c. ¿Cuál fue la subfamilia que más beneficio generó en el 2012? d. ¿Qué tienda fue la que más vendió en el 2012? 2. Proponga un gráfico para poder visualizar las ventas por tienda en el tiempo 3. Responda si se pueden obtener los siguientes reportes. En caso la respuesta sea afirmativa proponga un gráfico. a. Venta por empleado b. Venta por producto 4. Proponga KPIs a utilizar. Estos deberán estar alineados a una estrategia de negocios (a ser trabajada por su grupo)