PENGANTAR PROSES BISNIS
Dr. Ir. Budhi Prihartono, DEA
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
1
Tujuan Utama Pembelajaran :
(1)
Mahasiswa memahami secara lebih baik konsep dan
prinsip manajemen proses bisnis (prosbis)
(2)
www.apqc.org
Mahasiswa mampu menerapkan konsep dan prinisp
desain proses bisnis dan organisasi secara lebih baik
(3)
Mahasiswa mampu memecahkan persoalan masalah
nyata desain proses bisnis
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
2
Aturan Main:
Non Teknis :
1. Bersikap jujur (kehadiran, ujian)
2. Berpakaian yang baik
3. Hadir tepat waktu saat kuliah
4. Tugas harus dikumpul pada waktu yang telah ditentukan
Teknis :
1. UTS : 70%
2. Tugas & KUIZ: 30%
3. UAS : 100%
4. Tingkat Kehadiran : 85% dari total jumlah kuliah
3
Agenda
DEFINISI & MENGAPA BUTUH INOVASI PROSES BISNIS
MENGAPA PROSES BISNIS PERLU DIDESAIN ULANG?
EVOLUSI KEILMUAN PERANCANGAN PROSBIS
SIKLUS BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
KASUS : BURUKNYA MANAJEMEN PROSBIS
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
4
Tren Besar Inovasi ProsBis (1)
5
Tren Besar Inovasi ProsBis (2)
6
Estimasi Peluang Profit Industri Jasa atas Manufaktur
7
Tren Besar Perubahan Lanskap Bisnis
Inovasi Produk/Jasa
Perubahan
Strategi Bisnis
Perubahan
Model Bisnis
Inovasi Proses Bisnis
DEFINISI PROSES BISNIS
INPUT
PROSES BISNIS PERUSAHAAN
OUTPUT
PROSES BISNIS : (Paul Harmon, 2014), (Paula K. Berman, 2014)
Kumpulan proses dan keputusan yang berkaitan secara logis dan terukur yang diperlukan perusahaan
untuk menghasilkan produk dan/atau jasa yang bernilai tambah, yang dimulai dari rangkaian proses
penerimaan masukan sumber daya perusahaan (SDM, informasi, energi, bahan, uang, jasa, dsb),
kemudian mentranformasikan masukan tersebut menjadi keluaran (produk dan/atau jasa) yang bernilai
tambah bagi kebutuhan stakeholder kunci perusahaan (customers, karyawan, pemegang saham,
masyarakat, dsb), sampai dengan rangkaian proses untuk menghantarkan produk dan/atau jasa kepada
stakeholder kunci tersebut. Proses di sini dibentuk dari rangkaian aktivitas yang dibutuhkan untuk
menghasilkan suatu produk dan/atau jasa yang bernilai tambah.
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
9
Definisi BP
PROSES BISNIS : (Mathias Kirchmer, 2017)
Proses Bisnis merupakan kumpulan fungsi kerja organisasi
(pemasaran, desain, engineering, produksi, distribusi,
keuangan, SDM, dst) dalam urutan tertentu yang
menyediakan nilai bagi konsumen internal atau eksternal
organisasi/perusahaan
10
Dekomposisi ProsBIS
11
Tipe ProsBis
12
Definisi Proses Bisnis ...(1)
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
13
Definisi Proses Bisnis ...(2)
Jenis Proses Bisnis :
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
14
DEFINISI PROSBIS : 3 Jenis Proses Bisnis ...(James Champy, 2002)
1.
Proses Bisnis yang dilakukan sendiri oleh perusahaan untuk menghasilkan sebuah
produk atau jasa.
Prosbis ini merupakan prosbis yang ditangani sendiri oleh
perusahaan karena pertimbangan kerahasiaan atas prosbis dan keengganan untuk
ditiru. Prosbis ini juga biasanya merupakan kompetensi inti perusahaan yang
menjadi sumber keunggulan bersaing perusahaan.
2.
Proses Bisnis yang dilakukan
bersama dengan pihak mitra usaha dalam
menghasilkan suatu produk atau jasa. Keterlibatan mitra usaha adalah karena pihak
mitra usaha mempunyai kemampuan teknologi dan keahlian tertentu dan/atau
mempunyai modal besar dalam menghasilkan sebuah produk atau jasa.
3.
Proses Bisnis yang dilakukan oleh pihak lain untuk perusahaan. Jenis prosbis ini
kerap dikenal sebagai outsourcing (alih-daya). Umumnya jenis prosbis yang
dialihdayakan ini merupakan prosbis penunjang dalam membantu menghasilkan
produk atau jasa.
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
15
POSISI PROSES BISNIS DALAM KINERJA PERUSAHAAN
MANAJEMEN
(do the things
right)
(Segi Teknis)
INFRASTRUKTUR
6
3
STRATEGI
2
KINERJA
PERUSAHAAN
MISI
5
1
VISI
4
GAYA
NILAI
KEPEMIMPINAN
(do the right
things)
(Segi Sosial)
Masa Lalu
Sekarang
Masa Depan
Catatan : cakupan infrastruktur mencakup poduk, proses bisnis, struktur organisasi, SOP (standard-operating-procedure)
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
16
MENGAPA DIPERLUKAN PEMAHAMAN
PROSES BISNIS PERUSAHAAN ?
1.
Untuk memahami bagaimana proses bisnis perusahaan mencapai misi dan tujuan-tujuannya, melalui
aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam rangka menciptakan nilai bagi
stakeholders kuncinya. Dengan adanya pemahaman ini, setiap individu/unit kerja dapat melihat
peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata rantai proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.
2.
Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagianbagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi perusahaan,
3.
Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continuous improvement) terhadap jalannya
proses bisnis perusahaan,
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
17
Manfaat memiliki proses bisnis yang tertata rapi dan terstandarisasi :
1.
Memahami rantai nilai organisasi
2.
Menghindari salah pengertian atau mispersepsi
“tak ada kaizen tanpa
standarisasi”
3.
Memastikan adanya konsistensi
4.
Mempercepat proses pengambilan keputusan secara
akurat
5.
Membantu koordinasi antar fungsi kerja dan/atau tim
“tujuan standarisasi
adalah untuk mengurangi
kemubaziran (waste)”
Jack Welch, 2004
kerja
6.
Membantu membakukan rangkaian proses atau aktivitas
7.
Mendapatkan
pijakan
untuk
melakukan
kaizen
(perbaikan) berikutnya.
@ 2018 Budhi Prihartono - All Rights Reserved, Prodi MRI ITB
18
PROSBIS SEBAGAI RUJUKAN …
1. Dasar untuk menata ulang organisasi
2. Dasar untuk merumuskan jenis kemampuan/kompetensi yang dibutuhkan
3. Dasar untuk merumuskan aliran knowledge, informasi, dan data yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan dan tindakan
4. Dasar untuk merumuskan target kinerja yang perlu dikendalikan
PROSES
BISNIS
5. Dasar untuk merumuskan mana saja rangkaian aktivitas yang perlu
dialih-dayakan (outsourcing)
6. Dasar untuk merumuskan besar biaya & anggaran yang diperlukan
7. Dasar untuk menyusun SOP (Standard Operating Procedure)
8. Dasar untuk mengelola risiko perusahaan
@ 2018 Budhi Prihartono - All Rights Reserved, Prodi MRI ITB
19
PROSEDUR KERJA & INSTRUKSI KERJA (PAULA K BERMAN, 2014) ....
PROSEDUR KERJA menggambarkan cara untuk melakukan sebuah
proses
atau
rangkaian
aktivitas
yang
dibakukan
dan
didokumentasikan. Prosedur menyatakan siapa yang melakukan
rangkaian aktivitas atau proses dan menyediakan informasi yang
relevan (tujuan & lingkup prosedur; berapa lama diselesaikan suatu
rangkaian aktivitas; kinerja proses atau aktivitas; metode
dan
sumber daya lain organisasi yang digunakan; dsb). Sebuah prosedur
kerja dilengkapi dengan diagram alir serta penjelasan naratifnya.
Sebuah prosedur kerja umumnya dilakukan oleh lebih dari satu fungsi
kerja.
INSTRUKSI KERJA (IK) menggambarkan rincian proses atau aktivitas
yang dijelaskan dalam sebuah prosedur kerja. Sebuah IK dilakukan
umumnya oleh satu personil tertentu. Berbeda dengan prosedur
kerja, IK bisa dijelaskan tanpa diagrama alir.
@ 2018 Budhi Prihartono - All Rights Reserved, Prodi MRI ITB
20
Agenda
DEFINISI & MENGAPA PROSES BISNIS
MENGAPA PROSES BISNIS PERLU DIDESAIN ULANG?
EVOLUSI KEILMUAN PERANCANGAN PROSBIS
SIKLUS BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
KASUS : BURUKNYA MANAJEMEN PROSBIS
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
21
Mengapa Proses Bisnis Perusahaan Perlu Didesain Kembali ?
SUKSES BISNIS
The Sigmoid Curve (Charles Handy,The Empty Raincoat: Making Sense of the Future, Random House, 1995)
Kurva kedua
Turnaround
C
Transformasi
A
C1
Transformasi biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang
sehat, atau perusahaan yang mulai menangkap adanya signal-signal
yang kurang menggembirakan.
B1
B
Manajemen krisis
Transformasi dilakukan ketika perusahaan sedang berada di titik A.
Tujuannya adalah agar institusi bisa bergerak mulus ke titik C
mengikuti alur kurva pertama, atau pindah ke kurva kedua (titik C1).
Kurva pertama
Transformasi perlu dilakukan untuk mencegah agar jangan sampai
perusahaan bergerak secara alamiah menuju titik B1 atau B, yang
artinya mengalami kemunduran.
WAKTU
Lesson learned :
Lakukan perubahan (transformasi), saat perusahaan menikmati
kejayaan, bukan saat perusahaan memasuki masa krisis.
Note :
Titik B1 adalah suatu kondisi dimana perusahaan tengah dihadapi
masalah-masalah yang lebih kompleks dibandingkan saat perusahaan
tengah berada di titik A.
Titik B adalah suatu kondisi dimana perusahaan sudah memasuki
masa krisis, perusahaan sudah benar-benar berada pada
posisi berbahaya (cash flow negatif) dan hilangnya trust dari
stakeholders intinya.
@ 2018 Budhi Prihartono - All Rights Reserved, Prodi MRI ITB
2222
Mengapa Proses Bisnis Perusahaan Perlu Dirancang Kembali ? ….(4)
PAST (1970)
DIMENSI
KARCIS MASUK
* KARAKTERISTIK
PRODUK
PRESENT
* FUNGSIONALITAS
* MUTU
* BIAYA
* INOVASI
FUTURE
*SAAT MASUK PASAR
* FLEKSIBILITAS
* LAYANAN
LANDASAN
PERSAINGAN
* SAAT MASUK PASAR
* FUNGSIONALITAS
* MUTU
* BIAYA
* INOVASI
* FLEKSIBILITAS
* MARKET
DIFFRENTIATION
THROUGH VALUE
* LAYANAN
* EXCELLENCY
SUMBER DAN BASIS KEUNGGULAN BERSAING
VS
23
PERBEDAAN PLATFORM DAN PRODUK …..(1)
PRODUK/JASA =
PLATFORM =
Sebuah platform yang dipakai untuk satu atau
beberapa jenis barang atau jasa
Sebuah struktur yang dijalani sekaligus untuk
mempertemukan beragam kebutuhan
Platform mirip pola bisnis makelar (broker),
namun
yang
membedakannya
secara
fundamental adalah dilibatkannya peran
teknologi yang cukup dominan dan memberi
efek multisided-platform, yang memperbesar
demand, dan sekaligus menciptakan pergeseran
kehidupan konsumen.
PERBEDAAN PLATFORM DAN PRODUK ……(2)
NOMOR
KARAKTERISTIK
1
Produk
2
Supply-Chain
3
Value-Creation
4
Model Bisnis
5
Aset Perusahaan
6
Benefits
PRODUK
Ada produk (barang atau jasa) yang
diperdagangkan
PLATFORM
Tidak membuat dan menjual produk,
melainkan mempertemukan supply-demand ,
mengelola interaksi yang jangkauannya luas
(dapat diperluas)
Memiliki mata rantai pasokan (supply-chain ) Tidak menguasai supply-chain
Memperoleh bisnis melalui value-creation
yang dikerjakan (value-created )
Memperoleh bisnis melalui value creation ,
yang dikerjakan pihak lain (value others create )
Bussiness Model dengan menguasai aset
Business Model melalui transaction fee
Dengan dukungan produk/aset yang
dilipatgandakan
Tidak memerlukan dukungan aset
Mendapat manfaat dari skala ekonomis
Mendapatkan manfaat dari efek jejaring
(networks )
Mengapa Prosbis Perlu Didesain Ulang …
Sumber : APQC, June 2018
26
Agenda
DEFINISI & MENGAPA PROSES BISNIS
MENGAPA PROSES BISNIS PERLU DIDESAIN ULANG?
EVOLUSI KEILMUAN PERANCANGAN PROSBIS
SIKLUS BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
KASUS : BURUKNYA MANAJEMEN PROSBIS
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
27
Sejarah BPM ….(Paul Harmon, 2014)
28
Agenda
DEFINISI & MENGAPA PROSES BISNIS
MENGAPA PROSES BISNIS PERLU DIDESAIN ULANG?
EVOLUSI KEILMUAN PERANCANGAN PROSBIS
SIKLUS BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
KASUS : BURUKNYA MANAJEMEN PROSBIS
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
29
MANAJEMEN PROSES BISNIS …. (1)
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
30
Agenda
DEFINISI & MENGAPA PROSES BISNIS
MENGAPA PROSES BISNIS PERLU DIDESAIN ULANG?
EVOLUSI KEILMUAN PERANCANGAN PROSBIS
SIKLUS BPM (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT)
KASUS : BURUKNYA MANAJEMEN PROSBIS
@ 2018 Budhi Prihartono - Prodi TI & MRI FTI ITB All Rights Reserved
31
KASUS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tidak jelasnya peran proses kerja antar unit kerja : saling lempar
tanggung jawab diantara unit kerja
Tidak ada integrator untuk menyelaraskan (alignment)
kepentingan dan peran berbagai unit kerja
Lemahnya kesadaran dan jiwa organisasi melayani konsumen
sebagai pemakai produk/jasa
Buruknya koordinasi antar unit kerja : the next process is our
customer does’nt work
Tidak jelasnya hubungan antara KPI (key performance indicator)
dan Indikator kinerja prosbis
Buruknya integrasi sistem antar unit kerja
Tidak ada kepastian penjaminan BMW (biaya, mutu, dan waktu)
eksekusi proses bisnis
32