DESAIN FORMULIR &
CONTROL FORMULIR
Kontrol Formulir
4.1 Definisi Kontrol Formulir
4.2 Tujuan kontrol Formulir
4.3 Objek kontrol Formulir
4.4 Ruang lingkup kontrol Formulir
Desain Formulir
4.5 Anatomi
4.6 Physical
4.7 Content
4.8 Prinsip dan Manfaat Desain Formulir
Adi Anggoro P. Amd.RMIK.,S.E
Kontrol Formulir?
4.1 Definisi Kontrol Formulir
Menurut Turgandi (2010) kontrol formulir adalah kegiatan
secara teratur dan terus menerus untuk:
 Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan
tidak sebagaimana mestinya.
 Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa
persetujuan sebelumnya.
 Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa
persetujuan yang berwenang.
 Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana,
sehingga formulir tidak dirubah secara mendadak.
4.2 Tujuan Kontrol Formulir
 Tujuan kontrol formulir menurut Huffman (1994) memastikan
desain formulir yang benar untuk pengumpulan data yang perlu
dengan efisien dan maksimum, penghilangan formulir yang
kuno, penggabungan untuk meminimalkan duplikasi, dan
meminimalkan biaya pencetakan.
4.3 Objek Kontrol Formulir
Menurut Huffman (1994) objek kontrol formulir adalah:
 Untuk menjamin desain dan konstruksi formulir yang efisien dan
intregrasinya ke dalam semua fase sistem pemrosesan informasi,
 Untuk mengembangkan dan mempertahankan spesifikasi yang
benar untuk pembuatan dan penggunaan formulir secara
ekonomis,
 Untuk mendidik dan membantu petugas operasional dalam
mendesain formulir mereka sendiri yang sesuai program
pengontrolan formulir,
 Untuk menghentikan rencana pembuatan formulir yang tidak
berguna, menggabungkan formulir-formulir yang melayani
keperluan yang serupa, menghilangkan formulir yang tidak
diperlukan, dan untuk menciptakan formulir tambahan kalau
penambahan tersebut dapat melayani informasi lebih baik daripada
formulir gabungan,
 Untuk menyediakan penahan yang efektif terhadap keinginan
petugas untuk mengubah formulir yang ada tanpa manajemen yang
baik.
4.4 Ruang lingkup kontrol
formulir
Menurut Huffman (1994) ruang Lingkup Kontrol formulir
kertas:
 1. Inventarisasi formulir
 2. Identifikasi formulir
 3. Analisis formulir
 4. Pembelian formulir (pengadaan)
Inventarisasi formulir
 Langkah pertama dalam penerapan kontrol formulir
adalah
mendapatkan
inventory
semua
formulir.
Inventarisasi ini kemudian harus dijaga supaya selalu up to
date. Sebuah inventarisasi berisi file riwayat formulir dan
file subjek/judul formulir.
 File Riwayat Formulir
Memberikan gambaran yang komplit mengenai setiap formulir di
unit rekam medis mulai dari pengembangannya sampai dengan
statusnya saat ini. File riwayat formulir dapat dibentuk dengan
membuat sebuah folder untuk setiap formulir dan dengan
pengarsipan sesuai dengan nomor formulir.
 File Subjek/Judul Formulir
Menyediakan
mekanisme
untuk
menghubungkan
formulir-
formulir yang saling berkaitan. Satu kopi dari setiap formulir
diklasifikasikan menurut tujuannya dan ditempatkan di dalam
folder subjek/judul.
Identifikasi formulir
Menurut Huffman (1994) identifikasi formulir biasanya berupa
nomor yang diterbitkan secara berurutan dan memiliki prefix
atau suffix berupa kode yang menunjukkan departemen atau
bagian asal pengguna formulir. Bila formulir rekam medis
memiliki lembar bolak-balik maka:
 0001a untuk nomor halaman depan,
 0001b untuk halaman baliknya.
 11/18 adalah keterangan bulan dan tahun terbit formulir
yaitu bulan November pada tahun 2018.
Register kontrol formulir penting untuk pengontrolan nomor
formulir yang telah diterbitkan, sebagimana juga untuk
informasi
pengindentifikasi
lain.
Register
informasi tentang:
a. Nomor Formulir
b. Judul Formulir
c. Ukuran Formulir
d. Tanggal Penerbitan Formulir
e. Tanggal Revisi Formulir
f. Unit/Instalasi yang Mengeluarkan Formulir
mencangkup
Analisis Formulir
 Menurut Huffman (1994) analisis formulir terdiri dari
review dan revisi formulir, konfirmasi data, dan
mengevaluasi formulir dengan membuat pengguna
memikirkan keperluan dan biaya-biaya masing-masing
item.
1. Review dan revisi formulir
Review dan revisi formulir yang berkesinambungan
merupakan langkah kritis dalam kontrol formulir. Analisis
formulir harus dimulai dengan pencarian fakta, suatu
proses yang memberikan informasi komplit mengenai
formulir.
2. Konfirmasi data
Fakta-fakta mengenai suatu formulir diringkas dan disajikan
kepada pengguna-pengguna untuk
pemeriksaan dan verifikasi.
3. Biaya
pengguna memikirkan keperluan dan biaya kegiatan formulir.
Kesalahan operasional yang biasa terjadi sehingga analisis
formular dilakukan:
 backlogs ( menumpuknya pekerjaan yang harus diselesaikan),
 Bottlenecks, keterlambatan penyelesaian kerja yang tidak biasanya,
 pengulangan
 Ketidakjelasan term / istilah
 Dan lain sebagainya
Pengadaan Formulir
 Menurut Huffman (1994) bagian pembelian dan percetakan
harus bekerja dengan prinsip yang sama yaitu bahwa tidak
satupun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, atau diubah
tanpa persetujuan pimpinan komite formulir yang sesuai atau
yang mewakilkannya.
 Biasanya cukup dipesan formulir untuk 6-12 bulan, tergantung
pada diskon yang didapatkan dan ruangan yang tersedia. Kalau
formulir ini berkemungkinan akan ada perubahan dalam waktu
singkat, maka hendaknya dipesan suplai yang sedikit.
Desain Formulir
Regulation
 Pelajari tujuan dan pemakaian formulir dan buatlah
rancangan dengan memikirkan pengguna
 Rancanglah formulir sesederhana mungkin; hilangkan data
atau informasi yang tidak diperlukan
 Gunakan terminology standard untuk semua elemen data,
atau gunakan definisi-definisi; beri label semua informasi
 Kalau perlu masukkan pedoman untuk menjamin agar
pengumpulan dan interpretasi data konsisten
 Aturan_aturan item-item data secara logis, sehubungan
dengan dokumen sumbernya atau dengan urutan
perolehannya; sajikan informasi dengan cara yang dapat
menangkap perhatian pembaca
Desain Formulir
Menurut Shofari dan Enny (2008) ada beberapa aspek
yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir :
4.5 Anatomi
4.6 Physical
4.7 Content
4.5 Anatomi
Lima (5) komponen anatomi desain form
A. Heading
B.
Introduction
C. Instruction
D.
Body
E.
Close
A. Heading
 Judul dan informasi mengenai formulir
 Identitas formulir,
 Tanggal penerbitan
 Nomor halaman.
 Nama instansi
B. Introduction
 Bagian pendahuluan ini menjelaskan tujuan formulir.
 Kadang-kadang tujuan ditunjukkan oleh judul. Jika
penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang
jelas bisa dimasukkan di dalam formulir untuk
menjelaskan tujuannya.
 Harus secara singkat dan jelas
C. Instruction
Intruksi umum harus singkat dan berada pada bagian
atas formulir. Intruksi bisa diletakkan pada bagian depan
formulir kalau terdapat tempat yang cukup. Kalau
diperlukan intruksi yang lebih detail, sisi balik formulir bisa
digunakan; namun harus ada rujukan mengenai hal ini
pada bagian intruksi umum.
Instruksi harus diatur dengan ruang khusus pada formular
agar mudah dipahami dan tidak menghalangi entry
data
 Otorisasi Pengisi formulir
 Cara pengisian formulir
 Alternatif jika pilihan tidak disediakan
D. Body
Body merupakan bagian formulir yang disediakan untuk
kerja formulir yang sesungguhnya. Pertimbangan hati-hati
harus diberikan mengenai susunan data yang diminta
atau informasi yang tersedia yang mencakup
pengelompokan, pengurutan dan penyusunan tepi
(aligning) yang sepantasnya.
1. Margins
2. Spacings
3. Rules
4. Type Styles
5. Method
D.1Margin
•
Margin (batas pinggir)
•
Margin minimum untuk batas atas 2/16”=0,32 cm
•
Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28 cm
•
Margin minimum untuk batas sisi 2/18”=0,28 cm
D.2 Spacings
•
Horizontar spacing disediakan 1/12”=0,32 cm
•
Vertical spacing terdapat enam garis vertical setiap inci
pada mesin ketik standart, elite atau pical. Berikan 1/16
atau kelipatannya, untuk setiap baris pengetikan.
•
Untuk sepasi yang dibuat dengan tulisan tangan,
berikan
horizontal
spacing
1/10
sampai
1/12”
perkarakter Vertical spacing memerlukan ¼” sampai 1/3”.
Spasi antara baris dan spasi antara karakter pada formulir
harus diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi
dengan data yang dicetak dengan mesin.
D.3 Rules
Rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini
bisa langsung, terputus-putus atau pararel berdekatan yang
melayani berbagai tujuan.
 Tegas / tebal
 Vertikal / horizontal
 Paralel
 Putus – putus
D.4 Type Style
 Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan
untuk satu formulir yang paling baik adalah menggunakan
sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf, item-item dengan
tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan
huruf yang dama disemua bagian formulir
 Font
 Font size
 Bentuk huruf (Bold, italic, underline)
D.5 Method / Cara
pencatatan
 Handwriting
 Computerize
 Typewriter
 Photograph
 Scan
 Voice recording
E. Close
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah “close” atau
penutup, merupakan ruang untuk authentifikasi, persetujuan,
penerimaan informasi, ataupun penanggungjawab isi dari
keseluruhan formulir
 Materai
 Tanda tangan
 Cap
 Barcode
 Sound recognizing
 Biometrik dll
4.6 Physical
Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan :
 Warna
Warna dan jenis tinta yang digunakan harus dipertimbangkan agar
informasi dapat dipahami oleh pengisi formulir
 Bahan
Yang harus diperhhatikan dalam penentuan bahan adalah berat kertas
dan kualitas kertas yang berkaitan dengan durability saat dilakukan
penyimpanan
 Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan
kebutuhan isi formulir. Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa
ukuran kertas yang standar agar seragam dengan formulit lain.
Jika kertas tidak standar, sebaiknya dibuat kebijakan untuk penyimpanan
dan assembling khususnya pada berkas rekam medis.
 Karbonisasi
Duplikasi formular yang bertujuan sebagai bukti dari formulir yang telah
diisikan, kepentingan bagian lainnya, atau kepentingan administrasi
Lanjutan Physical
Bentuk (vertikal,horizontal, dan persegi panjang).
Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas
yang akan digunakan, yaitu:
•
Lama formulir akan disimpan
•
Penampilan dari formulir
•
Banyak formulir tersebut ditangani
•
Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawabawa oleh pemakainya)
•
Kemudahan untuk digunakan
•
Tahan lama untuk pengisian yang lama
•
Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab)
•
Metode untuk pengisian data di formulir(nulis tangan, mesin)
•
Keamanan terhadap pudarnya data
4.7 Content
Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan
aspek isi yaitu
 Butir data
 Urutan
 Caption
 Pengelompokan data
 Terminologi data
4.8 Prinsip dan Manfaat Desain
formulir
Prinsip desain formulir yaitu sebagai berikut :
1. Formulir harus mudah diisi/dilengkapi
2. Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebut
3. Pada formulir terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan
yang jelas
4. Nama dan alamat Rumah sakit harus tercantum pada setiap
halaman formulir
5. Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya
tercantum pada setiap halaman formulir. (bar coding)
6. Bar coding juga mencakup indeks formulir
7. Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat
dipastikan penggunaan formulir terkini
Lanjutan Prinsip dasar
formulir
8. Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi (outdated)
9. Layout formulir secara fisik harus logis
10. Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan
yang lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan
11. Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan
semua dengan huruf
12. Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole
punches
13. Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area
pada formulir
14. Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area
formulir
15. Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data
Manfaat Desain formulir
 Manfaat Formulir Rekam Medis :
1. Sebagai alat penting untuk menjalankan organisasi rumah
sakit.
2. Untuk merekam data transaksi
pelayanan kepada pasien.
sebagai
bukti
proses
3. Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara
menjalankan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Sebagai bukti bahwa transaksi pelayanan telah dilaksanakan.
5. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan informasi pokok
dari orang satu ke orang lain di dalam unit kerja yang sama
atau ke unit kerja lain (Noor Riyadi, 1999)
Contoh
Terima Kasih
KEJUJURAN ADALAH AWAL DARI KESUKSESAN
SESEORANG
SEDANGKAN
KETAMAKAN ADALAH AWAL DARI KEHANCURAN
SESEORANG