CARTA ORGANISASI
1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
PENGETUA
PENOLONG
KANAN PETANG
PENOLONG
KANAN
PENTADBIRAN
PENOLONG
KANAN HEM
GURU
PERPUSTAKAAN
DAN MEDIA
2
PENOLONG
KANAN
KOKURIKULUM
GURU
KAUNSELING
PENOLONG
KANAN
TINGKATAN ENAM
CARTA FUNGSI
GURU PERPUSTAKAAN DAN M EDIA
Bertanggungjawab dalam
Program Kemahiran Maklumat
dan Perkhidmatan Pusat
Sumber Sekolah
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran Pusat
Sumber Sekolah
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa
PENGURUSAN
PENGOPERASIAN
Pengurusan Kurikulum
Pengurusan Organisasi
Pengurusan Kewangan
Pengurusan
Pembangunan Sumber
Manusia
3
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA
1. Merancang, melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan Perkhidmatan
Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran.
(a)
Melaksanakan Program Kemahiran Maklumat
(b)
Mengurus Mesyuarat JK Induk/Kerja Pusat Sumber Sekolah.
(c)
Merancang, melaksana, menyelaras Program Pembangunan Staf
dan Program Latihan Dalaman berhubung dengan Pusat Sumber
Sekolah
(d)
Memantau dan mengawal selia pelaksanaan Program Pusat Sumber
Sekolah dan Program Galakan Membaca (NILAM)
2. Menyelia dan Mengurus Bahan-Bahan Pusat Sumber Sekolah
(a)
(b)
(c)
(d)
Membuat perolehan bahan-bahan pusat sumber sekolah.
Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan Pusat
Sumber Sekolah.
Merancang dan mengurus Program Promosi PSS
Menyediakan Laporan, Analisis Pelaksanaan Pembangunan,
Pengurusan, Program dan Aktiviti serta Kewangan Pusat Sumber
Sekolah.
3. Berhubung dan bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Pendidikan
Negeri/JPWP/PKG/Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan
dan Program Pusat Sumber Sekolah
(a)
Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Perpustakaan / Pusat
Sumber Sekolah Negeri.
(b)
Menjalankan Penyelidikan/Kajian Tindakan Berhubung dengan
Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah.
PENGURUSAN KURIKULUM
a.
Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
4
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
GELARAN
JAWATAN
GURU
PERPUSTAKAAN
DAN MEDIA
RINGKASAN
GELARAN
JAWATAN
GPM
GRED JAWATAN
DG41
GRED JD
STATUS JAWATAN Tetap
HIRARKI 1
(BAHAGIAN)
< nama sekolah>
HIRARKI 2
(CAWANGAN/
SEKTOR/UNIT)
SKIM
PERKHIDMATAN
KETUA
Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATAN Malaysia
KEDUDUKAN DI
WARAN
Rujuk waran B63
PERJAWATAN
Pengurusan Pusat Sumber
BIDANG UTAMA
Sekolah
SUB-BIDANG
DISEDIAKAN
< Nama GPM >
OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
DISEMAK OLEH
<Jawatan Pegawai Penilai 1>
DILULUSKAN
OLEH
Pegawai
Perkhidmatan
Pendidikan
<Nama Pegawai Penilai 2>
<Jawatan Pegawai Penilai 2>
TARIKH
DOKUMEN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Membantu merancang dan mengelola Pusat Sumber Sekolah bagi memastikan
pembudayaan ilmu sebagai pembelajaran sepanjang hayat berlaku dalam kalangan guru
dan murid.
5
AKAUNTABILITI
Melaksanakan urusan pengurusan dan
pentadbiran pusat sumber bagi
membolehkan pusat sumber sekolah
diuruskan secara sistematik dan
berkesan.
1.
2.
3.
4.
TUGAS UTAMA
Menubuhkan jawatankuasa.
Menyediakan perancangan tahunan.
Melaksanakan perbincangan dengan jawatankuasa.
Menilai keberkesanan perancangan PSS
Melaksanakan urusan pembelian dan
1. Menyediakan anggaran belanjawan.
organisasi bahan bagi meningkatkan
2. Membuat analisis bahan bacaan terkini semasa.
tahap penguasaan ilmu dalam kalangan 3. Membuat pembelian bahan bacaan dan proses teknik
pelajar di sekolah.
bahan.
4. Menyemak stok buku lama untuk tujuan pelupusan/hapus
kira.
Melaksanakan program galakan
membaca dan literasi maklumat bagi
melahirkan generasi bermaklumat.
1. Membentuk jawatankuasa galakan membaca dan literasi
maklumat.
2. Merancang program galakan membaca dan literasi
maklumat.
3. Menilai keberkesanan perancangan program.
Merancang dan mentadbir pelaksanaan
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
kurikulum kepada guru bagi memastikan
murid menerima pembelajaran
berdasarkan dasar kurikulum
kebangsaan
6
DIMENSI
●
●
●
●
●
●
Bilangan Guru :
Bilangan Pelajar :
Bilangan Mesyuarat/Jawatankuasa :
Bilangan Program/Aktiviti :
Bilangan bahan bacaan :
Agensi Luar :
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
ATAU
● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI
●
●
●
●
●
●
Kemahiran kepimpinan
Kemahiran pedagogi
Kemahiran membimbing
Kemahiran merancang dan menganalisis
Kemahiran membuat keputusan
Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
7
PROSES KERJA
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran
BIL.
TANGGUNG
JAWAB
1.
GB
2.
GB
3.
PK HEM
4.
AJK
5.
AJK
6.
AJK
7.
PK HEM
8.
AKP
PROSES KERJA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
melaksanakan pemantauan
secara berkala
Menyediakan jadual
pemantauan
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
PK
PK/GKMP
GB
Melaksanakan pemantauan
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil
bagi menyelesaikan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
dibentangkan dalam
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
berdasarkan laporan yang
telah dibentangkan
Rekod dan dokumentasi
8
PK/GKMP
Pegawai
Aduan
PK/GKMP
PK/GKMP
PK/GKMP
UNDANGUNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
CARTA ALIR
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
TEMPOH MASA
MULA
Ya
Tindakan
penyelesaian
GB
Melantik Jawatankuasa
GB
Beri arahan melaksanakan
pemantauan secara berkala
Menyediakan 60 minit
jadual
pemantauan
5850 minit
Laksana
pemantauan
berkala
PK HEM
AJK
AJK
120 minit
Aduan/Isu
AJK
120 minit
Tidak
Laporan
AJK
Tindakan
susulan
AJK
TAMAT
9
Rekod dan
dokumentasi
180 minit
SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
2.
Memberi arahan melaksanakan
pemantauan secara berkala
3.
Menyediakan jadual pemantauan
4.
Melaksanakan pemantauan secara
berkala
5.
6.
7.
8.
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan
Rekod dan dokumentasi
10
CATATAN
PROSES KERJA
Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti
BIL.
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
1.
GB
Arahan pelaksanaan program
2.
PK(P)/ PK
Petang
A. PERANCANGAN
PEGAWAI LAIN
YANG ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
PK(P) / PK
Petang
GKMP
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Tajuk,
Tarikh, Masa, Tempat
Kumpulan Sasaran
Objektif
KPI (Indikator Output dan Outcome)
Implikasi Kewangan (Bajet)
Jawatankuasa Program
Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program
3.
PK(P) / PK
Petang
Menentukan kaedah pemantauan
berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
GKMP
4.
GB
Mendapatkan kelulusan daripada GB
5.
PK(P) / PK
Petang
Melaksanakan mesyuarat /
perbincangan jawatan kuasa
PK(P)/ PK
Petang
GAB / AKP
11
UNDANGUNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
6.
GAB
7.
PK (P)/ PK
Petang
8.
GKMP / GAB
9.
GB
B. PELAKSANAAN
Melaksanakan program seperti yang
telah dirancang
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
pengukuran
a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI
Menyediakan laporan program setelah
program selesai.
D. KEBERKESANAN
Kajian semula;
Menjalankan mesyuarat post mortem
untuk mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan pelaksanaan program.
10.
PK (P)/ PK
Petang
Membuat tindakan susulan berdasarkan
keputusan mesyuarat post mortem.
11.
GAB
Penilaian prestasi;
Melaksanakan penilaian prestasi ke
atas kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan program.
GKMP / GAB /
AKP
GKMP / GAB /
AKP
PK(P) / PK
Petang
PK(P) / PK
Petang / GKMP /
GAB
GAB
PK (P)/ PK
Petang / GKMP
12.
PK(P) / PK
Petang
Membentangkan laporan penilaian
prestasi dalam mesyuarat.
GKMP / GAB
13.
GKMP / GAB
14.
GKMP/ GAB
Membuat penambahbaikan berdasarkan
keputusan mesyuarat.
Merekod dan mendokumentasi.
PK (P)/ PK
Petang
GB/GPK
12
CARTA ALIR
Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti
Mula
PK
Menyediakan kertas kerja
PK
Mendapatkan kelulusan
60 minit
GAB
Melaksanakan program
1170 minit
PK
Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
60 minit
Tidak lulus
GB
Penambahbaikan
Lulus
Ada isu
Tindakan
pembetulan
Tiada isu
GB
Kajian semula
PK
Tindakan susulan
60 minit
GAB
Menyedia dan membentang
laporan dalam mesyuarat
1440 minit
GAB
Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
1440 minit
GAB
Merekod dan mendokumentasi
20 minit
Tamat
13
SENARAI SEMAK
Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti
BIL.
TINDAKAN
1.
Menyediakan kertas kerja
2.
Mendapatkan kelulusan
3
Melaksanakan program
4.
Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5.
Kajian semula
6.
Tindakan Susulan
7.
Membentang laporan dalam
mesyuarat
7.
Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
8.
Merekod dan mendokumentasi
TANDA ( / )
14
CATATAN
PROSES KERJA
Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar
TANGGUNG
JAWAB
BIL.
1.
GB
PROSES KERJA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
PEGAWAI LAIN
YANG ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
PK/GKMP
2.
GB dan PK
3.
GB
Memberi arahan untuk melaksanakan
program
PK
4.
PK
Menerima arahan untuk
melaksanakan program
GB
5.
GPM
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
program yang dirancang
PK
6.
PK
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
daripada GB
PK/GKMP
7.
GPM
Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur
PK/GKMP
8.
GPM
Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan
PK/GKMP
9.
PK
10.
GAB
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan
Rekod dan dokumentasi
PIHAK LUAR
GB
PK/GKMP
CARTA ALIR
15
UNDANGUNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar
TANGGUNGJAWAB
PROSES KERJA
TEMPOH MASA
MULA
Ya
Tindakan
60 minit
penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem
120 minit
GB dan PK
Mengenal pasti
agensi
Mesyuarat awal
bersama agensi
GB dan PK
GB
Arahan melaksanakan
tugas
GPM
Menyediakan kertas kerja
Tidak
berkesan
Laporan
120 minit
PK
Laksana aktiviti
GPM
120 minit
GPM
TAMAT
120 minit
P/GB dan PK
Rekod dan
dokumentasi
GAB
16
60 minit
SENARAI SEMAK
Aktiviti 4 : Mengurus jaringan dan hubungan luar
BIL.
1.
2.
TINDAKAN
TANDA ( / )
Mengenal pasti agensi-agensi yang
dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
3.
Memberi arahan untuk melaksanakan
program
4.
Menerima arahan untuk melaksanakan
program
5.
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
program yang dirancang
6.
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
daripada GB
7.
Melaksanakan aktiviti mengikut
prosedur
8.
Menyediakan laporan setiap aktiviti
yang dilaksanakan
9.
Mengadakan mesyuarat post mortem
bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan
10.
Rekod dan dokumentasi
17
CATATAN
PROSES KERJA
Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset
BIL.
TANGG
UNG
JAWAB
1.
GB
2.
GAB
3.
GAB
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
PROSES KERJA
Mengurus pelantikan Pegawai Aset,
Pegawai Pemeriksa Aset dan
Lembaga Pemeriksa Pelupusan.
Pegawai Penerima Aset menerima
aset bersama dokumen lain dan
menyemak butiran dalam dokumen.
Memeriksa, mengira, menimbang,
mengukur dan menguji aset seperti
dalam senarai bagi memastikan aset
menepati spesifikasi. (Pemeriksaan
teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu).
Menyediakan laporan penerimaan
jika terdapat perkara yang tidak
memenuhi spesifikasi.
PPD
PT
GB
4.
GAB
5.
GAB
6.
GAB
7
PT
8
GAB
9
PT
Merekod dan mengawal pergerakan
aset.
GAB
10
GAB
Mengemaskini senarai aset.
PT
11
GAB
Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
PT
GB
Pemeriksaan aset sekurangkurangnya sekali dalam setahun dan
mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
GAB
12
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
(Harta Modal / Aset Alih Bernilai
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
mengecat/ mencetak timbul) dengan
“Hak Kerajaan Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
18
GB
GAB
PT
GAB
PT
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
1PEKELILING
PERBENDAHARA
AN (1PP):
Pengurusan Aset
Jabatan.
13
GB
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
(JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.
GAB
CARTA ALIR
14
GB
Mengemukakan KEW. PA-10 dan
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
Aktiviti 4 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset
19
GAB
Tempoh
Masa
Proses Kerja
Tanggungjawab
Mula
Urus lantikan Pegawai Aset,
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga
Pemeriksa Pelupusan
120 minit
Penerimaan aset
60 minit
Semak spesifikasi aset
240 minit
GAB
hari
Laporan2
penerimaan
60
hari
120 minit
GAB
Daftar aset
120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset
1920 minit
Tanda pengenalan
180 minit
Penempatan aset
60 minit
Rekod dan kawal pergerakan aset
120 minit
GAB
Kemaskini senarai aset
30 minit
GAB
Periksa kerosakan aset (jika ada)
30 minit
Pemeriksaan aset
80 minit
Mesyuarat JKPAK
120 minit
Kemuka laporan
30 minit
Perekodan dan pendokumentasian
40 minit
GB
GAB
GAB
Sediakan
laporan
Tidak penuhi
sepesifikasi
Laporan lengkap
PT
GAB
PT
Kemaskini
laporan
Tidak lengkap
Lengkap
SENARAI SEMAK
GB
Tamat
GB
Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset
GB
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
GAB
20
CATATAN
1.
2.
3
Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai
Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan.
● Permohonan Pelantikan
● Surat Lantikan
Pegawai Penerima Aset menerima aset
bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen.
● Dokumen berkaitan
● Borang Penerimaan Aset Alih
● Borang Penolakan Aset Alih
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
jika perlu).
● Lantikan pegawai penerima
● Dokumen pemeriksaan penerimaan
● Surat lantikan teknikal (jika perlu)
4.
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
5.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
penerimaan.
● Dokumen pendaftaran
● Nombor siri pendaftaran aset
6.
Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /
Aset Alih Bernilai Rendah).
● Rekod daftar aset
7.
8.
9.
Menanda pengenalan aset dengan “Hak
Kerajaan Malaysia”
● Tanda pengenalan aset;
- melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
● Dokumen penempatan aset di lokasi
● Pamerkan
● Kemaskini
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
● Dokumen pergerakan aset
10.
Mengemaskini senarai aset.
● Laporan
11.
Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
● Borang aduan kerosakan
12.
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
21
13.
14.
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah
KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
PROSES KERJA
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
BIL.
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
22
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANGUNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
GB
2.
GB
3.
GAB
Menentu dan mengeluarkan surat
panggilan mesyuarat kepada ahli
mesyuarat.
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● PEKELILING
TRANSFORMASI
GPK/ GAB
PENTADBIRAN
AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT
GPK/ PK
- EKOSISTEM
Petang/ GAB
PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
Mencatat minit mesyuarat.
GB
● AKTA ARKIB
NEGARA
4.
GAB
Menyediakan minit mesyuarat.
GB
Mengedarkan minit mesyuarat dan
borang maklum balas dalam tempoh
7 hari bekerja.
5.
GAB
6.
GB
7.
GAB
Mengumpul dan menyatukan
dapatan maklum balas.
8.
GAB
Rekod dan dokumentasi
Mengambil tindakan hasil keputusan
mesyuarat yang telah dipersetujui.
GAB
GPK/ PK
Petang/ GAB
GPK/ PK
Petang/
GB
CARTA ALIR
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
TANGGUNGJAWAB
CARTA ALIR
PROSES KERJA
TEMPOH
Edar surat panggilan
240 minit
MULA
GB
23
Laksana mesyuarat
GB
360 minit
360 minit
GAB
Catatan minit mesyuarat.
GAB
Sedia minit mesyuarat.
780 minit
Edaran minit dan maklum balas mesyuarat
120 minit
Kumpul dan satukan maklum balas
390 minit
Mengemaskini Rekod dan Fail.
60 minit
GB
GAB
GAB
SENARAI SEMAK
Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat
BIL.
1.
TINDAKAN
TANDA (/ )
Pengedaran Surat panggilan mesyuarat
kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
24
CATATAN
2.
3.
4.
5.
6.
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat
Menyediakan minit mesyuarat.
● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan
Borang Maklum balas dalam tempoh 7
hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan
7.
Mengumpul dan menyatukan dapatan
maklum balas.
8.
Mengemaskini Rekod dan Fail.
PROSES KERJA
Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
BIL.
TANGGUNG
JAWAB
PROSES KERJA
25
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANGUNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
GB
2.
GPK/SU
LADAP
3.
GPK/ SU
LADAP
4.
GPK/SU
LADAP
5.
GB
6.
7.
GPK/ SU
LADAP
GB
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.
Mencetak Rumusan Analisis Matriks
Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan
Latihan
Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.
Meneliti cadangan dan menentukan
jenis latihan yang diperlukan
Menyediakan Jadual Perancangan
Latihan dalam takwim sekolah
selepas kelulusan Pengetua / Guru
Besar.
Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang
telah diluluskan
Menguruskan latihan (Sebelum ,
semasa dan selepas)
8.
GPK/ SU
LADAP
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
26
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
GAB
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
GPK/
SU
LADAP
/GAB
9.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
Besar/ Guru Penolong Kanan
selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM.
GAB /
PENGANJ
UR
10.
11.
GPK/SU
LADAP
GAB/ SU
LADAP
12.
SU
LADAP
13.
SU
LADAP
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan
Mengedar borang penilaian kursus
kepada peserta pada hari terakhir
kursus untuk menilai keberkesanan
pelaksanaan latihan personel
Merekod kehadiran kursus dalam
SPL KPM
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
untuk melaksana penilaian kendiri.
Rekod dan dokumentasi
CARTA ALIR
27
Agensi
Yang
Mengendali
kan Kursus
Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
TANGGUNGJAWAB
MULA
PROSES KERJA
TEMPOH MASA
Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
Matriks Kompetensi guru secara online
untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.
GB
Mencetak Rumusan Analisis Matriks
Kompetensi dalam Sistem eSPLG
GPK/SU
LADAP
3900 min
390 min
Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
GPK/ SU
LADAP
780 min
Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.
GPK/SU
LADAP
20 min
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
latihan yang diperlukan
GB
180 min
GPK/SU
LADAP
GB
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua / Guru Besar
180 min
Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan
30 min
GPK/SU
LADAP
KU/PP
Menguruskan latihan (sebelum, semasa
dan selepas)
GPK/SU
LADAP
KU/PP
Mengedar borang penilaian kursus kepada
peserta pada hari terakhir kursus untuk
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
personel
GAB/ SU
LADAP
Mengikut
keperluan lokasi
30 min
Merekod kehadiran kursus dalam SPL
KPM
390 min
Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.
SU LADAP
Salinan dan Rekod Fail
SU LADAP
SENARAI SEMAK
390 min
TAMAT
Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia
i)
Latihan Personel
28
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
Matriks Kompetensi guru secara online
untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.
2.
Mencetak Rumusan Analisis Matriks
Kompetensi dalam Sistem eSPLG
3
Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
4.
Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.
5.
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
latihan yang diperlukan
6.
Menyediakan Jadual Perancangan
Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.
7.
Memberi arahan kepada GPK untuk
menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan
Menguruskan latihan (Sebelum , semasa
dan selepas)
8.
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
9.
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
29
CATATAN
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan
10.
Mengedar borang penilaian kursus
kepada peserta pada hari terakhir kursus
untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel
11.
Merekod kehadiran kursus dalam
eSPLKPM
12.
13.
Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.
Rekod dan dokumentasi
PROSES KERJA
Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
30
BIL.
TANGGUNG
JAWAB
PEGAWAI LAIN
YANG ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
PROSES KERJA
Sebelum PdP
9.
GPK
Menyediakan dokumen-dokumen yang
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah
10. GPK
Menyediakan Rancangan PdP atau
Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’
11. GPK
Menyediakan Rancangan Pelajaran
Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurangkurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak
Semasa PdP
12. GPK
13. GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
Disiplin Murid.
31
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
14. GPK
Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang
dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
15. GPK
Di dalam Bilik Makmal/Bilik
Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan
peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
16. GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan
Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.
32
CARTA ALIR
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
TANGGUNGJAWAB
Mula
PROSES KERJA
TEMPOH
GPK
Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah
150 MINIT
GPK
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
Rekod Persediaan Mengajar
15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
15 MINIT
GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif
3 MINIT
GPK
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
peralatan dan bahan yang diperlukan
3 MINIT
GPK
Melaksanakan PdP dan bimbingan
GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
GPK
3 MINIT
Mula
SENARAI SEMAK
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
33
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
1.
Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
oleh Pentadbir Sekolah
2.
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
3.
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurangkurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak
4.
Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.
5.
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.
6
Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah
dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
7
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
8
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.
34
CATATAN
PROSES KERJA
Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber
BIL.
TANGGUNG
JAWAB
1.
GB
PROSES KERJA
PINJAMAN BUKU DI PUSAT
SUMBER
PEGAWAI
LAIN YANG
ADA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
GPK/GPM
UNDANGUNDANG,
PERATURAN
DAN PUNCA
KUASA
1.
Membuat ketetapan berkaitan
pengurusan pusat sumber
2.
2.
3.
GPK/GPM
GPM
Menyediakan Peraturan Pinjaman
dan Pemulangan Buku di Pusat
Sumber.
Memastikan kad pinjaman/kad
pintar diedarkan kepada murid.
GB
GB/GPK
GB/GPK
4.
GPM
Menyemak status pinjaman buku
daripada perisian sistem automasi
atau rekod pinjaman
GB/GPK
5.
6.
GPM
GPM
7
GPM
Merekod butiran pinjaman
Mencatat tarikh pemulangan buku
pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam
GB/GPK
PEMULANGAN BUKU DI PUSAT
SUMBER
GB/GPK
Menyemak tarikh pemulangan
buku.
8
GB/GPK
GPM
Memastikan buku yang
dipulangkan dalam keadaan baik.
Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang,
peminjam akan didenda
9
GB/GPK
GPM
Menghantar surat peringatan
kepada peminjam yang tidak
35
Akta
Pendidika
n
1996
(Akta 550)
Pelan
Pembang
unan
Pendidika
n
Malaysia
2013
–
2025
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan
10
11
12
GPM
GPM
GPM
Mengambil tindakan terhadap
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku di
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
GB/GPK
GB/GPK
13
GPM
14
GPM
15
GPM
16
GPM/PT
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
Memberi taklimat tentang
pelaksanaan program
Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.
Menyediakan data dan laporan
program yang dijalankan
Merekod dan mendokumentasi
36
GB/GPK
GB/GPK
GB/GPK
GB/GPK
CARTA ALIR
Aktiviti 18: Pengurusan Pusat Sumber
Tanggungjawab
GB
GPM
Proses Kerja
Mula
Membuat ketetapan pengurusan
pusat sumber
Menyediakan peraturan penggunaan,
pinjaman dan dan pemulangan buku
pusat sumber
Tempoh
masa
180 minit
Tempoh
masa
1170 minit
180 minit
Memastikan kad pinjaman/kad pintar
diedarkan kepada murid.
15 minit
1170 minit
GPM
Menyemak status pinjaman buku
daripada perisian sistem automasi atau
rekod pinjaman
5 minit
15 minit
GPM
Merekod butiran pinjaman
5 minit
5 minit
GPM
Mencatat tarikh pemulangan buku
pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam
60
minit
5 minit
Menyemak tarikh pemulangan buku.
2
hari
30
60 minit
hari
GB/GPK
Memastikan buku yang dipulangkan
dalam keadaan baik
GPM
GPM
GPM
GPM
GPM
15 minit
15 minit
2
30hari
minit
60
hari
Menghantar surat peringatan kepada
peminjam yang tidak memulangkan
buku seminggu selepas tarikh yang
ditetapkan
15 minit
15 minit
Mengambil tindakan terhadap
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
15 minit
15 minit
Mengambil tindakan terhadap
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
15 minit
15 minit
Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku
GPM
15 minit
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
GPM
15
minit
Memberi taklimat tentang
pelaksanaan program
GPM
15 minit
Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.
GPM
15 minit
Menyediakan data dan laporan
program yang dijalankan
GPM/PT
15
minit
Merekod dan mendokumentasi
15 minit
120 minit
15 minit
60
15 minit
minit
120 minit
15 minit
390
minit
15 minit
120minit
minit
15
5 minit
15 minit
15 minit
Tamat
37
SENARAI SEMAK
Aktiviti7.18SENARAI
: Pengurusan
Pusat Sumber
SEMAK
BIL.
TINDAKAN
TANDA ( / )
PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER
1.
Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat
sumber
2.
Menyediakan Peraturan Pinjaman dan
Pemulangan Buku di Pusat Sumber.
3
Memastikan kad pinjaman/kad pintar diedarkan
kepada murid.
4.
Menyemak status pinjaman buku daripada
perisian sistem automasi atau rekod pinjaman
5.
Merekod butiran pinjaman
6.
Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip
pinjaman di buku yang dipinjam
PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER
7.
Menyemak tarikh pemulangan buku.
7.
8.
Memastikan buku yang dipulangkan dalam
keadaan baik. Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang, peminjam akan
didenda
a) Menghantar surat peringatan kepada
peminjam yang tidak memulangkan buku
seminggu selepas tarikh yang ditetapkan;
b) Memaparkan nama peminjam terlibat di
papan kenyataan untuk tempoh seminggu
c) Pengawas Pusat Sumber akan mengesan
peminjam di sekolah dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman dalam masa
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan
38
CATATAN
dikeluarkan
9.
10.
Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
melanggar peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid yang membuat
pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)
11.
Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.
13.
Memberi taklimat tentang pelaksanaan program
14.
Menganjurkan program peringkat sekolah dan
memastikan program berjalan lancar.
Menyediakan data dan laporan program yang
dijalankan
15.
16.
Merekod dan mendokumentasi
39
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
1.0
Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
2.0
Falsafah Pendidikan Kebangsaan
3.0
Arahan Pegawai Pengawal 2018
SENARAI BORANG
BIL.
KOD BORANG
BORANG
1.
2.
3.
4.
5.
40
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
BIL.
1
NAMA JAWATANKUASA
AJK Panitia
2
3
4
5.
41
42