TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
BÁO CÁO THỰC TẬP
THỰC TẬP BUSINESS ANALYST
Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm
và quản lý tài sản tập trung gAMSPro
Công ty thực tập:
Người phụ trách:
Thực tập sinh:
Công ty TNHH Phần mềm Hoàn Cầu
Đào Hoàng Phúc
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
TP. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2020
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, vị trí BA (Business Analyst - Chuyên viên phân tích nghiệp vụ) đã và
đang phát triển rất mạnh trên thế giới. Đây là một vị trí công việc quan trọng trong các
doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty tài chính, kinh doanh.
BA là những người chịu trách nhiệm thu hẹp khoảng cách giữa công nghệ thông tin
và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể, BA sẽ sử dụng phân tích dữ liệu để
đánh giá quy trình, xác định yêu cầu, đưa ra đề xuất và xây dựng báo cáo dựa trên dữ
liệu, sau đó gửi cho giám đốc cũng như các bên liên quan.
BA cũng tham vấn cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và người dùng khác để họ
hiểu về cách thay đổi biện pháp kinh doanh dựa trên dữ liệu. Business Analyst phải trình
bày rõ những ý tưởng, đồng thời cân bằng với những gì khả thi về mặt công nghệ và sự
hợp lý về mặt tài chính của Công ty. Tùy thuộc vào vai trò, BA có thể làm việc với các bộ
dữ liệu khác nhau để cải thiện sản phẩm, phần cứng, công cụ, phần mềm, dịch vụ hoặc
quy trình. Ở đây, em tham gia thực tập ở vai trò BA cho phần mềm quản lý tài sản
gAMSPro – một sản phẩm của Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu - GSOFT.
Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng excel hoặc thủ công nhưng sẽ
gặp hạn chế nếu so với phần mềm. Ngoài những vấn đề như thiếu sót, nhập sai, nhân viên
nghỉ, v.v, nếu Công ty càng lớn mạnh hay là tính chất nghiệp vụ phức tạp thì việc quản lý
bằng file excel sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Vì vậy việc sử dụng phầm mềm để quản lý
tài sản và đồng bộ giữa các phòng ban là rất quan trọng.
Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT em đã
có cơ hội được làm quen và tiếp xúc với nghiệp vụ quản lý tài sản cũng như vai trò của
một BA trong một dự án. Qua đó em định hướng được nghề nghiệp tương lai của em sau
này nhờ xu hướng BA hiện tại ở Việt Nam.
Trang 1/28
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn quý Thầy/Cô tại trường Đại học Công nghệ
Thông tin – ĐHQG-HCM cùng với quý Anh/Chị tại Công ty TNHH Phần Mềm Toàn Cầu
– GSOFT đã tạo điều kiện cho em có cơ hội thực tập tại Công ty.
Qua đợt thực tập lần này, bên cạnh việc tiếp thu kiến thức về lĩnh vực BA (Business
Analyst), em cũng tích lũy được rất nhiều trải nghiệm về các nghiệp vụ trong lĩnh vực
này như cách demo sản phẩm mới cho khách hàng, cách tìm hiểu luồng làm việc của hệ
thống, cách viết tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng hay các phương pháp để phân tích
nghiệp vụ quản lý tài sản.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn quý Thầy/Cô tại trường Đại học Công nghệ
Thông tin – ĐHQG-HCM cùng với quý Anh/Chị tại Công ty TNHH Phần Mềm Toàn Cầu
– GSOFT đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn.
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
TP.HCM, 10/2020
Trang 2
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
NHẬN XÉT CỦA KHOA
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
Trang 3
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
NHẬN XÉT CỦA KHOA........................................................................................3
MỤC LỤC................................................................................................................ 4
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC TẬP...........................................6
1.1. Giới thiệu Công ty TNHH Hoàn Cầu – GSOFT.............................................6
1.1.1. Tầm nhìn GSOFT....................................................................................6
1.1.2. Sứ mệnh GSOFT.....................................................................................6
1.1.3. Giá trị cốt lõi của GSOFT........................................................................7
1.1.4. Lĩnh vực hoạt động..................................................................................7
1.2. Sản phẩm của Công ty....................................................................................8
1.2.1. Quản lý hàng hóa.....................................................................................8
1.2.2. Quản lý nhà cung cấp...............................................................................8
1.2.3. Quản lý kế hoạch mua sắm......................................................................8
1.2.4. Quản lý mua sắm.....................................................................................9
1.2.5. Quản lý tạm ứng – thanh quyết toán........................................................9
1.2.6. Quản lý tài sản cố định – CCDC..............................................................9
1.2.7. Quản lý thanh lý tài sản...........................................................................9
1.2.8. Quản lý phương tiện vận tải.....................................................................9
1.2.9. Quản lý bất động sản...............................................................................9
1.2.10. Quản lý công trình xây dựng cơ bản......................................................9
1.2.11. Quản lý khai thác cho thuê tòa nhà......................................................10
1.2.12. Quản lý kho vật liệu.............................................................................10
1.2.13. Quản trị thông tin tổ chức....................................................................10
1.2.14. Quản trị hệ thống.................................................................................10
CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN BUSINESS ANALYST.............................................11
2.1. Định nghĩa Business Analyst........................................................................11
2.2. Giải thích các định nghĩa..............................................................................12
2.2.1. Định nghĩa về Business Objective.........................................................12
2.2.2. Định nghĩa về Stackholders...................................................................12
2.2.3. Định nghĩa về Solutions.........................................................................12
2.2.4. Định nghĩa về Transition........................................................................12
2.2.5. Vậy công việc hằng ngày của một Business Analyst là gì?....................12
2.3. Mô tả các chức năng của Analyst.................................................................13
2.3.1. Business Requirement Analyst...............................................................13
2.3.2. System Analyst......................................................................................13
2.3.3. Business System Analyst.......................................................................13
Trang 4
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
2.3.4. Function Analyst....................................................................................14
2.3.5. Agile Analyst.........................................................................................14
2.3.6. Service Request Analyst........................................................................14
2.4. Quy trình phân tích nghiệp vụ......................................................................14
2.4.1. Lấy định hướng......................................................................................14
2.4.2. Điều tra các mục tiêu nghiệp vụ chính...................................................15
2.4.3. Xác định phạm vi dự án.........................................................................15
2.4.4. Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ..........................................................15
2.4.5. Xác định yêu cầu chi tiết........................................................................16
2.4.6. Hỗ trợ thực hiện công nghệ....................................................................16
2.4.7. Giúp doanh nghiệp triển khai giải pháp.................................................17
2.4.8. Đánh giá giá trị được tạo bởi giải pháp..................................................17
2.5. Kỹ thuật phân tích Quy trình nghiệp vụ........................................................18
2.5.1. Mục đích của phân tích quy trình nghiệp vụ..........................................18
CHƯƠNG 3. NỘI DUNG THỰC TẬP...................................................................20
3.1. Tìm hiểu Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT và phần mềm quản
lý tài sản gAMSPro......................................................................................................20
3.2. Thực hiện quay video demo về phần mềm quản lý tài sản............................20
3.3. Thiết kế giao diện, vẽ mockup và viết mô tả chức năng...............................21
3.4. Thao tác với database...................................................................................22
3.5. Tham gia training tìm hiểu một số quy trình làm việc..................................22
3.6. Lịch làm việc................................................................................................23
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................25
TỔNG KẾT............................................................................................................26
Trang 5
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THỰC TẬP
1.1. Giới thiệu Công ty TNHH Hoàn Cầu – GSOFT
GSOFT là Công ty phần mềm hướng công nghệ, được sáng lập bởi những người có
tâm huyết, có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn cao với mong muốn hình thành và
phát triển một Công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam và vươn tầm ra thế giới.
Hình 1-1 Logo Công ty TNHH Hoàn Cầu – GSOFT
GSOFT cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp tập đoàn,
tổng Công ty, ngân hàng, trường đại học, bệnh viện, các giải pháp kết nối cộng đồng trên
nền tảng internet, các hệ thống website và các dịch vụ liên quan đến website, các hệ
thống trong lĩnh vực thương mại điện tử và chính phủ điện tử.
GSOFT luôn tập trung nghiên cứu và ứng dụng tinh hoa công nghệ vào thực tiễn
đời sống nhằm mục đích nâng cao chất lượng cuộc sống vì cộng đồng.
1.1.1. Tầm nhìn GSOFT
GSOFT xây dựng và phát triển thành một mái nhà chung cho những người có khả
năng và đam mê sáng tạo trong lĩnh vực công nghệ phần mềm, công nghệ thông tin nói
riêng và lĩnh vực kinh tế sáng tạo nói chung.
GSOFT hoạt động và phát triển trong phạm vi cả nước, vươn ra khu vực và toàn cầu
bằng những giải pháp và sản phẩm công nghệ trí tuệ, độc đáo giúp nâng cao chất lượng
cuộc sống.
1.1.2. Sứ mệnh GSOFT
• Đối với khách hàng: Bằng cách khai thác, ứng dụng những thành tựu khoa học
công nghệ mới nhất, GSOFT mang lại những giải pháp, sản phẩm dịch vụ giúp
Trang 6
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
khách hàng gia tăng hiệu quả công việc, tăng doanh thu và giá trị thương hiệu của
khách hàng, đồng thời giúp khách hàng giảm thiểu chi phí quản lý, chi phí quảng
bá, truyền thông, tiếp thị, bán hàng.
• Đối với đồng nghiệp: GSOFT luôn tạo ra một môi trường năng động, kích thích sự
sáng tạo và phát triển toàn diện, vượt trội cho từng thành viên GSOFT, đồng thời
đây cũng là một mái nhà, một gia đình cho các thành viên GSOFT – Gia đình
GSOFT.
• Đối với cộng đồng: Với khẩu hiệu “Khát khao nâng tầm cuộc sống”, tất cả các giải
pháp, sản phẩm, dịch vụ GSOFT cung cấp đều mang lại những giá trị góp phần xây
dựng cuộc sống con người tốt đẹp hơn, cộng đồng đẹp tốt hơn.
• Đối với khoa học công nghệ: Bằng cách nghiên cứu và ứng dụng khoa học công
nghệ tiên tiến, GSOFT góp phần làm giàu thêm cho kho tàng khoa học công nghệ,
đồng thời góp phần đem khoa học công nghệ đến với thực tiễn đời sống.
1.1.3. Giá trị cốt lõi của GSOFT
• Tư duy sáng tạo và sáng tạo không ngừng, luôn đặt câu hỏi “Còn cách nào làm tốt
hơn không?”
• Tư duy hướng đến khách hàng, đặt mình vào vị trí khách hàng và phục vụ khách
hàng như mình mong muốn được phục vụ.
• Tinh thần đoàn kết – chuyên nghiệp, đặt lợi ích của khách hàng và lợi ích chung lên
trên vì mục tiêu chung phát triển bền vững.
• Tinh thần làm hết sức – chơi hết mình, luôn nghiêm túc và hài hòa giữa công việc
và niềm vui cuộc sống.
1.1.4. Lĩnh vực hoạt động
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Phát triển phần mềm – Software: GSoft
Thiết kế website – Web Design: GWebsite
Quảng bá thương hiệu online – Online Branding: GoBranding
Chính phủ điện tử – E-Government
Thương mại điện tử – E-Commerce: GShop
Giáo dục đào tạo – Education & Training: GEdu
Cung ứng nguồn nhân lực – Human Resourcing
Gia công phần mềm – Software Outsourcing
Dịch vụ – Services
Tư vấn đầu tư công nghệ thông tin – IT Investment Consultanting
Kiểm toán IT – IT Audit
Trang 7
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
• Bảo hành, bảo trì hệ thống mạng, máy tính – Computer and network maintenance
service.
1.2. Sản phẩm của Công ty
Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro
mang đến giải pháp tổng thể giúp các tổ chức, doanh nghiệp giải quyết tất cả các vấn đề
của các bộ phận liên quan tới quản lý tài sản và phân tích hiệu năng sử dụng, hiệu quả
đầu tư tài sản cố định chỉ trên một hệ thống duy nhất.
gAMSPro được nhiều tổ chức, doanh nghiệp có quy mô giá trị tài sản lớn tin chọn.
Đặc biệt trong các lĩnh vực:
• Ngân hàng
• Tài chính
• Giáo dục
• Y tế
• Vận tải
• Khu công nghiệp
Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản tập trung gAMSPro
có đến 14 phân hệ giúp quản lý tài sản trọn vẹn và hiệu quả.
gAMSPro được thiết kế và xây dựng trên nền tảng web application với các công
nghệ hiện đại của Microsoft có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng.
1.2.1. Quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa để đảm bảo khi lập kế hoạch, thực hiện đầu tư mua sắm thì được
mua sắm những hàng hóa chất lượng, uy tín đã được hội đồng mua sắm, kiểm duyệt đủ
tiêu chuẩn sử dụng trong tổ chức, doanh nghiệp.
1.2.2. Quản lý nhà cung cấp
Chỉ những nhà cung cấp hàng hóa uy tín, có chất lượng được sự kiểm duyệt, mới
được cung cấp hàng hóa cho tổ chức, doanh nghiệp.
Hàng năm hệ thống hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp dựa trên lịch sử làm việc với NCC
và lịch sử, bảo trì, sửa chữa tài sản mà NNC đó đã cung cấp.
1.2.3. Quản lý kế hoạch mua sắm
Trang 8
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Cho phép tổ chức, doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tổng thể đầu tư mua sắm trong
cả năm và chi tiết đến từng tháng. Từ đó làm căn cứ cho cả quá trình thực hiện đầu tư
mua sắm tiếp theo.
1.2.4. Quản lý mua sắm
Quản lý quá trình mua sắm từ tờ trình chủ trương, phiếu yêu cầu mua sắm, tạo dự
án, hồ sơ thầu, đấu thầu, ghi nhận thông tin trúng thầu và đi đến ký hợp đồng, gọi hàng
(PO) và thực hiện thanh toán giao nhận hàng.
1.2.5. Quản lý tạm ứng – thanh quyết toán
Quản lý, theo dõi tất cả các quá trình tạm ứng, thanh quyết toán trong quá trình thực
hiện đầu tư mua sắm để luôn chủ động được dòng tiền thanh toán.
1.2.6. Quản lý tài sản cố định – CCDC
Quản lý tất cả vòng đời khai thác sử dụng tài sản từ nhập mới, cấp phát sử dụng, in
nhãn, điều chuyển, thu hồi, sửa chữa, kiểm kê, khấu hao tài sản.
1.2.7. Quản lý thanh lý tài sản
Cho phép lập kế hoạch thanh lý để biết được số lượng tài sản cần mua thay thế và
cho phép lập đề xuất thanh lý, cũng như thanh lý tài sản.
1.2.8. Quản lý phương tiện vận tải
Quản lý thông tin xe, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa theo đúng
thời hạn sử dụng để tối ưu hóa hiệu năng.
1.2.9. Quản lý bất động sản
Cho phép quản lý các thông tin chi tiết, đặc thù của bất động sản cũng như hồ sơ bất
động sản.
1.2.10. Quản lý công trình xây dựng cơ bản
Trang 9
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Quản lý công trình, từng hạng mục công trình, quá trình thầu cho từng hạng mục,
hợp đồng thầu, phụ lục hợp đồng và theo dõi ghi nhận quá trình thanh quyết toán để tổng
hợp kinh phí đầu tư, định giá công trình khi hoàn công, nhập mới, khai thác tài sản.
1.2.11. Quản lý khai thác cho thuê tòa nhà
Cho phép định nghĩa các tầng khu trong tòa nhà, khai báo diện tích sử dụng nội bộ
và diện tích còn trống để cho thuê, quản lý khách thuê, hợp đồng thuê và thanh toán.
1.2.12. Quản lý kho vật liệu
Quản lý tất cả các quá trình từ yêu cầu mua sắm, nhập kho, điều chuyển, cấp phát
sử dụng vật tư vật liệu, văn phòng phẩm, hàng hóa, tặng phẩm.
1.2.13. Quản trị thông tin tổ chức
Cho phép thiết lập đầy đủ thông tin liên quan cơ cấu tổ chức, danh mục chung cho
toàn hệ thống.
1.2.14. Quản trị hệ thống
Cho phép quản trị người dùng, phân quyền vai trò, phân quyền người dùng hệ thống
ở các cấp độ quyền chức năng, quyền thao tác và quyền dữ liệu.
Trang 10
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN BUSINESS ANALYST
2.1. Định nghĩa Business Analyst
Ngành BA (Business Analyst) là ngành phân tích nghiệp vụ, các nhân viên trong
ngành BA sẽ là người trực tiếp gặp mặt các đối tác khách hàng (chủ doanh nghiệp) để tìm
ra những vấn đề mà doanh nghiệp mắc phải. Từ đó, đề xuất ra giải pháp để khắc phục
những vấn đề và các giải pháp được đề ra phải có lợi cho các bên. Công việc của một BA
được mô tả bởi hình sau:
Hình 2-2 Các công việc chính của một BA
Ta có thể thấy, công việc chính của một BA bao gồm: Business Objective,
Stakeholders, Solutions và Transition.
Trang 11
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
2.2. Giải thích các định nghĩa
2.2.1. Định nghĩa về Business Objective
Khi chuyên viên phân tích nghiệp vụ gặp khách hàng và tìm hiểu các vấn đề và
doanh nghiệp của khách hàng gặp phải và đối với các doanh nghiệp đó có mục tiêu giải
quyết các vấn đề này. Các mục tiêu này gọi là Business Objective.
2.2.2. Định nghĩa về Stackholders
Khi chuyên viên phân tích nghiệp vụ đã xác định được Business Objective của
doanh nghiệp, họ cần cung cấp thêm nhiều thông tin hơn về các lĩnh vực liên quan hay
các thông tin liên quan đến Business Objective và từ đó Công ty sẽ cung cấp một đội ngũ
cùng hợp tác với các chuyên viên phân tích nghiệp vụ để thảo luận về vấn đề mục tiêu mà
doanh nghiệp muốn đạt được. Bộ phận này là Stackholders.
2.2.3. Định nghĩa về Solutions
Từ các Business Object, chuyên viên phân tích nghiệp vụ sẽ làm việc với
Stackholders để đưa ra các giải pháp cụ thể sao cho các giải pháp này đáp ứng được nhu
cầu của Stackholders. Các giải pháp này là Solutions.
2.2.4. Định nghĩa về Transition
Sau khi tìm được giải pháp (Solutions) thì chuyên viên phân tích nghiệp vụ sẽ cùng
đội ngũ lập trình viên triển khai các giải pháp cho doanh nghiệp. Giai đoạn phát triển này
gọi là Transition.
2.2.5. Vậy công việc hằng ngày của một Business Analyst là gì?
Những công việc hằng ngày của một Business Analyst bao gồm:
• Làm việc với khách hàng để lấy yêu cầu, sau đó chuyển cho nhóm nội bộ
• Giao tiếp với nhóm nội bộ, bao gồm việc chuyển thông tin và thảo luận về
các yêu cầu của khách hàng, về dự án nói chung.
• Các công việc liên quan đến documents, bao gồm việc viết và quản lý
documents.
Trang 12
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Hình 2-3 Công việc hằng ngày của một BA
2.3. Mô tả các chức năng của Analyst
2.3.1. Business Requirement Analyst
Những người đảm nhận vai trò này sẽ là người đầu tiên đưa ra các giải pháp nhanh
ngay thời điểm ban đầu gặp khách hàng. Giải pháp ở đây rất đa dạng, có thể là : thay đổi
chính sách Công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hoặc training cho nhân viên. Sau đó,
mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công nghệ.
2.3.2. System Analyst
Là người giữ vai trò làm kỹ thuật. Những người đảm nhiệm vị trí này thường rất có
nhiều kinh nghiệm về hệ thống. System analys thường là chuyên gia về một khái niệm kỹ
thuật nào đó như blockchain và thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp cao về kỹ
thuật.
2.3.3. Business System Analyst
Trang 13
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Đây là vai trò chính yếu và nổi trội nhất của một người làm BA. Theo trình tự
timeline của dự án, người nắm vai trò Business Sysem Analyst sẽ có những nhiệm vụ
chính như sau: Khai thác thông tin từ các Stakeholders về chức năng và yêu cầu của dự
án. Chuẩn bị tài liệu để phổ biến lại cách tổ chức phần mềm cho đội ngũ lập trình.
2.3.4. Function Analyst
Vai trò giống như Business System Analyst. Nhưng thay vì phát triển một sản phẩm
mới từ số không, người làm Function Analyst sẽ dựa trên một sản phẩm hay một platform
sẵn có. Từ đó chỉnh sửa sao cho sản phẩm đó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
2.3.5. Agile Analyst
Là người sẽ có trách nhiệm đảm bảo các bên liên quan chia sẻ thông tin cho nhau
một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với các đối tượng Stackholders.
2.3.6. Service Request Analyst
Người giữ vai trò Service Request Analyst sẽ có nhiệm vụ training cho người dùng
cuối, thực hiện các buổi đào tạo, xử lí khi gặp lỗi nếu có và có thể là tiếp nhận thêm
những yêu cầu tình năng mới từ phía khách hàng.
2.4. Quy trình phân tích nghiệp vụ
Dưới đây là 8 bước cần thực hiện khi tham gia vào công việc phân tích nghiệp vụ:
2.4.1. Lấy định hướng
Thông thường, với vai trò là BA, chúng ta được phân công vào dự án và bắt đầu
đóng góp càng nhanh càng tốt để tạo ra những tác động tích cự. Đôi khi dự án đã được
tiến hành, đôi khi chúng ta vẫn đang có những khái niệm mơ hồ và dự án là tại sao nó lại
tồn tại. Chúng ta phải đối mặt với nhiều sự mơ hồ. Với vai trò là BA, nhiệm vụ của chúng
ta là phải làm rõ phạm vi, yêu cầu, mục đích nghiệp vụ một cách nhanh nhất có thể.
Nhưng điều đó không có nghĩa rằng chúng ta sẽ phải làm rõ yêu cầu một cách chi
tiết ngay từ đầu. Làm như thế rất có thể sẽ là một khởi đầu nhanh chóng theo hướng sai.
Trang 14
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Hãy dành thời gian, có thể là một vài giờ, vài ngày hoặc vài tuần để định hướng.
Lấy được định hướng rồi thì bạn không chỉ đi nhanh mà còn có thể đóng góp một cách
hiệu quả và tự tin cho dự án.
2.4.2. Điều tra các mục tiêu nghiệp vụ chính
Đây là một bước chung cho cả BA và PM trong dự án để xác định được phạm vi
của dự án. Điều tra và lấy được yêu cầu về nghiệp vụ cần thiết sớm trước khi phạm vi dự
án được xác định là con đường ngắn nhất dẫn đến thành công.
Nhiệm vụ chính của bạn trong bước này bao gồm:
• Điều tra mong muốn từ các bên liên quan
• Thống nhất những mâu thuẫn trong dự án để có thể bắt đầu dự án với những
chia sẻ về hiểu biết mục tiêu nghiệp vụ
• Đảm bảo các mục tiêu nghiệp vụ là rõ ràng và khả thi để cung cấp cho đội dự
án.
Điều tra mục tiêu nghiệp vụ chính là bước xác định phạm vi, đảm bảo răng bạn
không đưa ra một giải pháp sai, hiểu sai vấn đề hoặc thậm chí có giải pháp mà không ai
có thể xác định là thành công hay không.
2.4.3. Xác định phạm vi dự án
Một tài liệu rõ ràng và đầy đủ cung cấp phạm vi cho team phát triển là điều vô cùng
cần thiết. Phạm vi sẽ tạo ra những nghiệp vụ cần thiết theo cách mà các nhóm tham gia sẽ
hình dung được họ sẽ đóng góp và thực hiện điều gì cho dự án.
Nhiệm vụ chính của bạn trong bước này:
• Xác định giải pháp tiếp cận để xác định tính chất và phạm vi công nghệ
• Soạn thảo một bản nháp về phạm vi và xem xét nó với nghiệp vụ chủ chốt
của bạn cho đến khi họ chuẩn bị ký kết hoặc mua vào tài liệu.
• Xác nhận trường hợp nghiệp vụ để đảm bảo rằng nó vẫn có ý nghĩa cho tổ
chức của bạn để đầu tư vào dự án.
Phạm vi không phải là một kế hoạch thực hiện, nhưng nó là một tiêu chuẩn hướng
dẫn tất cả các bước tiếp theo của quá trình phân tích nghiệp và các nhiệm vụ của người
tham gia dự án khác.
2.4.4. Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ
Trang 15
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ sẽ mang lại quy trình phân tích nghiệp vụ rõ ràng,
từ đó có thể xác định thành công yêu cầu chi tiết cho dự án. Kế hoạch phân tích nghiệp
vụ sẽ trả lời rất nhiều câu hỏi cho bạn và cho nhóm dự án của bạn.
Nhiệm vụ chính của bạnn trong bước này:
• Lựa chọn loại phân tích nghiệp vụ phù hợp nhất với phạm vi dự án, các khía
cạnh và bối cảnh của dự án.
• Xác định danh sách cụ thể chúng ta sẽ deliver những gì để có thể bao quát
được phạm vi của dự án và các bên liên quan.
• Xác định thời hạn hoàn thành phân tích nghiệp vụ
2.4.5. Xác định yêu cầu chi tiết
nhóm sẽ không thể bao quát được đến những trường hợp nghiệp vụ gốc của dự án.
Nhiệm vụ chính của bạn trong bước này:
• Tạo ra những thông tin cần thiết để hiểu được khách hàng muốn gì
• Phân tích thông tin bạn thu thập được và sử dụng chúng để tạo nên bản nháp
của một hoặc nhiều tính năng sẽ deliver theo yêu cầu chi tiết của dự án
• Xem xét và xác nhận mỗi sản phẩm có thể phân phối với các bên liên quan
về công nghệ và nghiệp thích hợp. Đặt câu hỏi để lấp đầy khoảng cách giữa
kĩ thuật và nghiệp vụ. Người phân tích nghiệp vụ hiệu quả tập trung vào mục
đích chính của dự án, giảm sự mơ hồ và phức tạp.
2.4.6. Hỗ trợ thực hiện công nghệ
Trong một dự án điển hình sử dụng một BA, một phần quan trọng của giải pháp bao
gồm xây dựng nhóm phần mềm kỹ thuật, tùy biến và / hoặc triển khai phần mềm. Trong
quá trình thực hiện kỹ thuật, có rất nhiều công việc hỗ trợ đáng giá để bạn tham gia vào
đó sẽ giúp thúc đẩy sự thành công của dự án và đảm bảo các mục tiêu nghiệp vụ.
Trách nhiệm chính của BA trong bước này bao gồm:
• Rà soát các giải pháp thiết kế để đảm bảo đáp ứng được tất cả các yêu cầu và
tìm kiếm các cơ hội để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ bổ sung mà không cần
nâng cao phạm vi kỹ thuật của dự án.
• Cập nhật và / hoặc đóng gói tài liệu yêu cầu để làm cho nó hữu ích cho việc
thiết kế và quá trình thực hiện.
• Tham gia với QA nghiệp vụ và yêu cầu kĩ thuật. Trách nhiệm này có thể bao
gồm xem xét test plan/ test cases để đảm bảo chúng thể hiện sự hiểu biết rõ
ràng về các yêu cầu chức năng.
Trang 16
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
• Cố gắng để có thể trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết bất kỳ vấn đề nào
xảy ra trong quá trình thiết kế kỹ thuật, triển khai kỹ thuật hoặc kiểm thử.
• Quản lý yêu cầu thay đổi để đảm bảo rằng mọi người đang làm việc từ các
tài liệu được cập nhật và các bên liên quan thích hợp tham gia vào tất cả các
quyết định về thay đổi.
2.4.7. Giúp doanh nghiệp triển khai giải pháp
Nhóm công nghệ của bạn có thể cung cấp một giải pháp mới mà về mặt lý thuyết
đáp ứng các mục tiêu kinh doanh, nhưng nếu người dùng doanh nghiệp của bạn không sử
dụng nó như dự định và trở lại kinh doanh như thường lệ, dự án của bạn sẽ không thực
hiện được mục tiêu ban đầu . Các BA ngày càng tham gia vào giai đoạn cuối của dự án để
hỗ trợ doanh nghiệp.
Trách nhiệm chính của bạn trong bước này có thể bao gồm:
• Phân tích và phát triển các tài liệu quy trình nghiệp vụ tạm thời và tương lai
• Đào tạo người dùng cuối để đảm bảo họ hiểu được tất cả các quá trình và
thay đổi thủ tục hoặc cộng tác với nhân viên đào tạo để họ có thể tạo ra các
tài liệu đào tạo thích hợp.
• Phối hợp với người dùng doanh nghiệp để cập nhật các tài sản tổ chức khác
bị ảnh hưởng bởi quá trình kinh doanh và thay đổi công nghệ. Bước này
nhằm đảm bảo tất cả các thành viên của cộng đồng doanh nghiệp chuẩn bị để
nắm lấy những thay đổi đã được xác định như là một phần của dự án.
2.4.8. Đánh giá giá trị được tạo bởi giải pháp
Rất nhiều điều xảy ra trong suốt quá trình thực hiện dự án. Các kết quả kinh doanh
được thảo luận. Vấn đề lớn và nhỏ, được giải quyết. Mối quan hệ được xây dựng. Thay
đổi được quản lý. Công nghệ được thực hiện. Người dùng doanh nghiệp được đào tạo để
thay đổi cách họ làm việc.
Trách nhiệm chính của bạn trong bước này có thể bao gồm:
• Đánh giá tiến độ thực tế được thực hiện đối với các mục tiêu kinh doanh của
dự án để cho thấy mức độ đạt được các mục tiêu ban đầu.
• Truyền đạt kết quả cho nhà tài trợ dự án, và nếu thích hợp, cho nhóm dự án
và tất cả thành viên của tổ chức.
• Đề xuất các dự án tiếp theo và các sáng kiến để thực hiện đầy đủ các mục
tiêu kinh doanh dự kiến của dự án hoặc để giải quyết các vấn đề mới được
phát hiện trong khi đánh giá tác động của dự án này.
Trang 17
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Sau khi hoàn thành bước này, có thể bạn sẽ khám phá nhiều cơ hội để cải thiện
doanh nghiệp sẽ dẫn bạn tới dự án bổ sung. Và vì vậy chu kỳ bắt đầu lại!
2.5. Kỹ thuật phân tích Quy trình nghiệp vụ
2.5.1. Mục đích của phân tích quy trình nghiệp vụ
Là đánh giá một quy trình làm sao để quy trình hoạt động hiệu quả, cũng như nó có
khả năng giúp bạn xác định các cơ hội tạo ra sự thay đổi
Phân tích quy trình được dùng cho các mục đích khác nhau như:
• Đề xuất một quy trình hiệu quả hơn
• Xác định các điểm GAP (điểm yếu, điểm hạn chế, điểm không rõ ràng,
nguồn lực…) giữa trạng thái hiện tại và tương lai của quy trình theo yêu cầu
mục tiêu kinh doanh
• Hiểu được các yếu tố ảnh hưởng cần đưa vào một cuộc đàm phán hợp đồng
với đối tác, khách hàng
• Hiểu được làm thế nào dữ liệu và công nghệ được sử dụng trong một quy
trình
• Phân tích những yêu tố ảnh hưởng của một sự thay đổi tới một quy trình
Có hai phương pháp phân tích quy trình nghiệp vụ và các phương thức cải tiến trên
thế giới là: Six Sigma and Lean. Trong đó một trong những công cụ được áp dụng nhiều
nhất trong việc phân tích quy trình nghiệp vụ là “Value Stream Mapping”, nó cũng là một
trong những công vụ của Lean.
Khi phân tích một quy trình nghiệp vụ, các chuyên viên phân tích nghiệp vụ tìm
kiếm câu trả lời cho các câu hỏi sau
• Làm thế nào để quy trình nghiệp vụ tạo ra giá trị cho tổ chức?
• Làm thế nào để quy trình nghiệp vụ phù hợp với các mục tiêu và chiến lược
của tổ chức?
• Cấp độ quy trình nghiệp vụ nào cần thiết để chúng được hoạt động hiệu quả,
được đo lường, được kiểm soát, được sử dụng và rõ ràng?
• Làm thế nào những yêu cầu cho một giải pháp có thể bao phủ hiện trạng quy
trình trong tương lai?
Các thay đổi thường có trong quá trình tạo ra hoặc cải tiến quy trình nghiệp vụ là:
• Giảm thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc tập hợp các công
việc trong một quy trình nghiệp vụ.
• Thay đổi sự tương tác giữa các vai trò trong một quy trình, hoặc giữa các
phòng ban với nhau để loại bỏ sai sót, bao gồm giảm hoặc loại bỏ các cổ
chai.
Trang 18
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
• Tự động hoá những bước lặp đi lặp lại hoặc có thể dự doán trước.
• Tăng mức độ tự động hoá trong việc ra quyết định bắt buộc bởi quy trình
nghiệp vụ.
Trang 19
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
CHƯƠNG 3. NỘI DUNG THỰC TẬP
3.1. Tìm hiểu Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT và
phần mềm quản lý tài sản gAMSPro
-
Thời gian: 1 ngày
Nội dung: Giới thiệu về Công ty, tìm hiểu về phầm mềm quản lý tài sản mà Công
ty đang thực hiện
Thực hiện: Được nghe người hướng dẫn giới thiệu về Công ty, về các sản phẩm
Công ty đang thực hiện. Đọc tài liệu và nộp lại báo cáo đã tìm hiểu được về Công ty
Kết quả: Hiểu thêm về Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT cũng như
phần mềm quản lý tài sản gAMSPro mà Công ty đang thực hiện, hiểu thêm về các chức
năng để tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ.
3.2. Thực hiện quay video demo về phần mềm quản lý tài sản
-
Thời gian: 2 tuần
Nội dung: Thực hiện quay video demo thao tác và hướng dẫn sử dụng gAMSPRo
phân hệ:
•
o
o
o
o
o
o
o
o
o
-
Quản lý TSCĐ/CCLĐ
Nhập mới tài sản
Xuất sử dụng tài sản
Điều chuyển tài sản
Kiểm kê tài sản
Sửa chữa tài sản
Thu hồi tài sản
In nhãn
Khấu hao tài sản
Thanh lý tài sản
Thực hiện: Tham gia thu âm và viết kịch bản để trình bày trong video cũng như
cách hướng dẫn trình bày thao tác trong video demo sao cho khách hàng dễ hiểu và tiếp
cận được với hệ thống nhất.
Kết quả: Học được cách trình bày vấn đề cũng như giới thiệu demo sản phẩm sao
cho hợp lý với nhu cầu của khách hàng nhất có thể, edit video và chèn phụ đề.
Trang 20
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Hướng dẫn sử dụng chức năng nhập mới tài sản cố định
3.3. Thiết kế giao diện, vẽ mockup và viết mô tả chức năng
-
Thời gian: 2 tháng
Nội dung: Tìm hiểu về sản phẩm và phân hệ, sau đó thiết kế chức năng phù hợp
qua việc mô tả về chức năng và thiết kế giao diện cho chức năng.
Thực hiện:
• Các chức năng Dashboard
• Các chức năng Quản lý tòa nhà
-
Kết quả: Hiểu được quá trình thiết kế một chức năng phù hợp với sản phẩm, học
thao tác vẽ mockup thiết kế chức năng
Trang 21
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Mockup dashboard thống kê tình trạng sử dụng tài sản
3.4. Thao tác với database
-
Thời gian: 2 tháng
Nội dung: Từ các nguồn raw data của khách hàng hoặc tự tổng hợp được, sau đó
chỉnh sửa và chuẩn hóa dữ liệu để import vào database.
Thực hiện: Thực hiện các công việc sau:
•
•
•
•
Thu thập dữ liệu
Chỉnh sửa, chuẩn hóa dữ liệu
Import dữ liệu vào database
Chuẩn bị dữ liệu mẫu cho các chức năng để demo hoặc test sản
phẩm
-
Kết quả: Hiểu được quá trình chuẩn bị dữ liệu sản phẩm, cách thao tác với
database lớn, chuẩn bị dữ liệu mẫu cho các mục đích khác.
3.5. Tham gia training tìm hiểu một số quy trình làm việc
-
Thời gian: 1 tuần
Trang 22
Báo cáo thực tập - SE501.L11
-
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Nội dung: Học thêm về về Agile – quy trình Scrum cũng như các phương thức
cũng như vai trò để thực hiện Scrum trong công việc. Học thêm về mô hình Root – Cause
cũng như họp trao đổi kiến thức về nghiệp vụ cũng như các phân hệ trong phần mềm
quản lý tài sản gAMSPro của GSOFT. Diễn tập demo sản phẩm cho khách hàng.
Thực hiện: Thực hiện tìm hiểu các quy trình làm việc sau:
• Tổng quan phần mềm quản lý tài sản gAMSPro
• Agile – quy trình Scrum
• Sử dụng Azure Devops để quản lý công việc
-
Kết quả: Học được quy trình Scrum, giúp áp dụng được vào công việc hiệu quả
hơn. Có các buổi Daily Scrum giúp mọi người trong team nắm được tình hình công việc
của nhau. Các buổi training về phần mềm của Công ty giúp tìm hiểu được nghiệp vụ của
phần mềm để đi sâu vào phân tích nghiệp vụ của gAMSPro hơn.
3.6. Lịch làm việc
Tuần
1
Công việc
Người
Mức độ
hướng
hoàn
dẫn
Đào
Tìm hiều, thao tác với sản phẩm
thành
100%
Hoàng
2
Thuyết trình demo, giới thiệu sản phẩm
Phúc
Đào
100%
Hoàng
3
4
5
6
Thiết kế giao diện, vẽ mockup và mô tả
Phúc
Đào
các chức năng Dashboard
Hoàng
Thiết kế giao diện, vẽ mockup và mô tả
Phúc
Đào
chức năng Quản lý tòa nhà
Hoàng
Phúc
Nhập liệu, chỉnh sửa, chuẩn hóa, import Đào
dữ liệu vào database của sản phẩm
Hoàng
Chuẩn bị data mẫu để demo sản phẩm
Phúc
Đào
Hoàng
Trang 23
100%
100%
100%
100%
Nhận xét người
hướng dẫn
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Tuần
7
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
Công việc
Viết hướng dẫn sử dụng sản phẩm
Người
Mức độ
hướng
hoàn
dẫn
Phúc
Chu
thành
100%
Cẩm
Tú
8
Test lỗi chức năng, lỗi nghiệp vụ, lỗi
Linh
Chu
format… của sản phẩm
Cẩm
100%
Tú
9
Chuẩn bị kịch bản quay video hướng
Linh
Chu
dẫn sử dụng, quay video và edit video
Cẩm
hướng dẫn sử dụng
Tú
Linh
Trang 24
100%
Nhận xét người
hướng dẫn
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trang chủ Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT:
https://gsoft.com.vn/trang-chu/
2. Link giới thiệu phần mềm
quản
https://gsoft.com.vn/phan-mem-quan-ly-tai-san/
Trang 25
lý
tài
sản
gAMSPro:
Báo cáo thực tập - SE501.L11
Huỳnh Trầm Bảo Chấn
TỔNG KẾT
Như vậy, sau 3 tháng học tập và thử việc tại Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu –
GSOFT với vị trí Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ (BA – Business Analyst), em đã học
được vai trò và tầm quan trọng của một BA trong một dự án. Qua đó em cũng học hỏi
thêm được nghiệp vụ quản lý tài sản ở các ngân hàng khác nhau đồng thời cũng là đối tác
của quý Công ty như ABBANK, Sacombank, Bản Việt, v.v.
Kiến thức trong quá trình thực tập này đã giúp em tích lũy được nghiệp vụ trong
quản lý tài sản rất quan trọng cho hành trang trở thành một BA thực thụ trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn Quý Anh/Chị ở Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu –
GSOFT cùng với Quý Thầy/Cô ở Trường Đại học Công nghệ Thông tin – ĐHQG-HCM
đã hỗ trợ em hoàn thành được báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Trang 26