Adyenda Ayon kay Sudprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago isagawa ang pulong. Kahalagahan ng Pagkakaroon ng Adyenda ng Pulong 1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon: a) Mga paksang tatalakayin b)Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa c) Oras na itinakda para sa bawat paksa 2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang mga ito. 3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan. 4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan. 5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga paksang tatalakayin sa pulong. Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda 1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang email na nagsasaad na magkaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar Dagdag-Kaalaman: Ang memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin at iba pa 2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kailangang magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minutong kanilang kailangan upang pagusapan ito. 3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng adyenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay nakalatag sa talahanayan o naka- table format kung saan makikita ang adyenda o paksa, taong magpapaliwanag at oras kung gaano ito katagal paguusapan. 4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito gaganapin. 5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong. Mga dapat tandaan sa paggamit ng adyenda 1. 2. 3. 4. 5. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa. Manatili sa iskedyul ng adyenda ngunit maging flexible kung kinakailangan. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng adyenda. Katitikan ng Pulong - Matapos mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing opisyal at legal na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyong maaaring magamit bilang prima facie evidence. Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong 1. Heading - Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon, o kagawaran. Makikita rito ang petsa, ang lokasyon, at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong. 2. Mga Kalahok o Dumalo - Dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy,lahat ng dumalo, kasama ang panauhin, at mga lumiban. 3. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong - Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito. 4. Action Items o Usaping Napagkasunduan - Dito makikita ang mahahalagang tala hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito. 5. Pabalita o Patalastas - Hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroong pabalita mula sa dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong adyenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito. 6. Iskedyul ng susunod na Pulong - Pagtatala ito ng kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pagpupulong. 7. Pagtatapos - Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong. 8. Lagda - Mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan isinumite Dapat Gawin ng Naatasang Kumuha ng Katitikan ng Pulong 1. Hangga’t maaari ay hindi partisipant sa nasabing pulong. 2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong. 3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong. 4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong 5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda. 6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading. 7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan 8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos. 9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan. 10. Isulat o isaaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong. Panukalang Proyekto “Panukala” - isang proposal na naglalayong ilatag ang mga plano o adhikain para sa isang komunidad o samahan Panukalang Proyekto - isang kasulatan ng mungkahing naglalaman ng mga plano ng gawaing ihaharap sa tao o samahang pag-uukulan nitong siyang tatanggap at magpapatibay nito (Dr. Phil Bartle “The Community Empowerment Collective” (isang samahang tumutulong sa NGO sa paglikha ng mga pag-aaral sa pangangalap ng pondo) - isang detalyadong deskripsyon ng mga inihahaing gawaing naglalayong lumutas ng isang problema o suliranin (Besim Nebiu, may-akda “Developing Skills of NGO Project Proposal Writing) Mga Dapat Gawin sa Pagsulat ng Panukalang Proyekto Ayon kina Jeremy Miner at Lynn Miner (2008) sa kanilang aklat na A Guide to Proposal Planning and Writing, kinakailangang magtaglay ng tatlong mahahalagang bahagi ang pagsasagawa ng panukalang proyekto: a. Pagsulat ng Panimula ng Panukalang Proyekto - Tukuyin ang pangangailangan ng komunidad, samahan, o kumpanyang paguukulan ng iyong project proposal. Tandaan na ang pangunahing dahilan ng pagsulat ng panukalang proyekto ay upang makatulong at makalikha ng positibong pagbabago. b. Pagsulat ng Katawan ng Panukalang Proyekto 1. Layunin - Dito makikita ang mga bagay na gustong makamit o ang pinaka adhikain ng panukala. - Kailangang maging tiyak ang layunin ng proyekto. - Kailangang isulat ito batay sa mga inaasahang resulta ng panukalang proyekto at hindi batay sa kung paano makakamit ang mga resultang ito. SIMPLE Specific- nakasaad ang nais makamit o mangyari sa panukalang proyekto Immediate- nakasaad ang tiyak na petsa kung kailan ito matatapos Measurable- may basehan o patunay na naisasakatuparan ang nasabing proyekto Practical- nagsasaad ng solusyon sa binanggit na suliranin Logical- nagsasaad ng paraan kung paano makakamit ang proyekto Evaluable- masusukat kung paano makatutulong ang proyekto -Jeremy Miner at Lynn Miner (2008) 2. Planong Dapat Gawin - Buoin ang talaan ng mga gawain o plan of action na naglalaman ng mga hakbang na isasagawa upang malutas ang suliranin. Mahalagang maiplano itong mabuti ayon sa tamang pagkakasunod-sunod ng pagsasagawa nito kasama ang mga taong kakailanganin sa pagsasakatuparan ng mga gawain. - Dapat itong maging makatotohanan o realistic. - Kailangang ikonsidera ang badyet sa pagsasagawa nito. - Makabubuti kung isasama ang petsa kung kailan matatapos ang bawat bahagi ng plano at kung ilang araw itong gagawin. Kung hindi matiyak, ilagay na lamang kahit ilang linggo o buwan. 3.Badyet - Ito ay isa sa pinakamahalagang bahagi ng anumang panukalang proyekto - Ito ay dapat na maging wasto at tapat sa paglalatag. - Ito ang talaan ng mga gastusin na kakailanganin sa pagsasakatuparan ng layunin. - Mahalagang ito ay mapag-aralang mabuti upang makatipid sa gugugulin. - Maaaring magsagawa ng bidding sa mga contractor na kadalasan ay may panukalang badyet na para sa gagawing proyekto - Sa mga karagdagang kagamitan o materyales, mas makabubuti kung maghahanap muna ng murang bilihan. - Huwag kalimutang isama sa talaan ag iba pang mga gastusin tulad ng sweldo ng manggagawa, allowance para sa mga nagbabantay sa pagsasagawa nito. Mga Dapat Tandaan sa Paggawa ng Badyet - Gawing simple at malinaw ang badyet upang madali itong maunawaan ng ahensiya o sangay ng pamahalaan o institusyon na mag-aaproba at magsasagawa nito - Pangkatin ang mga gastusin ayon sa klasipikasyon nito upnag madalaing sumahin ang mga ito. - Isama sa iyong badyet maging ang huling sentimo. Ang mga ahensiya, sangay ng pamahalaan, o maaaring kompanya na magtataguyod ng nasabing proyekto ay kadalasang nagsasagawa rin ng pag-aaral para sa itataguyod nilang proposal. - Siguraduhing wasto o tama ang ginawang pagkukuwenta ng mga gastusin. Iwasan ang mga bura o erasure sapagkat ito ay nangangahulugan ng integridad at karapat-dapat na pagtitiwala para sa iyo. - Kadalasan ang panukalang proyekto ay naaaprubahan kung malinaw na nakasaad dito kung sino ang matutulungan ng proyekto at kung paano ito nakatutulong sa kanila. Maaaring ang makinabang nito ay mismong lahat ng mamamayan ng isang pamayanan, ang mga empleyado ng isang kompanya, o kaya naman ay miyembro ng isang samahan. - Mahalagang maging espesipiko sa tiyak na grupo ng tao o samahang makikinabang sa pagsasakatuparan ng layunin. - Maaari na ring isama sa bahaging ito ang katapusan o kongklusyon ng iyong panukala. Sa bahaging ito, maaaring ilahad ang mga dahilan kung bakit dapat aprubahan ang ipinasang panukalang proyekto. c. Paglalahad ng Benepisyo ng Proyekto at Mga Makikinabang Nito Balangkas ng Panukalang Proyekto 1. Pamagat ng Panukalang Proyekto 2. Nagpapadala 3. Petsa 4. Pagpapahayag ng Suliranin 5. Layunin 6. Plano ng Dapat Gawin 7. Badyet 8. Paano Mapakikinabangan ng Pamayanan/ Samahan ang Panukalang Proyekto TANDAAN: - Ang paggawa nito ay nangangailangan ng kaalaman, kasanayan, at sapat na pagsasanay. Ito ay kailangang maging tapat na dokumento na ang pangunahing layunin ay makatulong at makalikha ng positibong pagbabago. Ayon kay Bartle (2011), kailangan nitong magbigay ng impormasyon at makahikayat ng positibong pagtugon mula sa pinag-uukulan nito. Walang lugar sa sulating ito ang pagsesermon, pagyayabang, o panlilinlang, sa halip, ito ay kailangang maging tapat at totoo sa layunin.