Bases de la Finance & Gestion des budgets Sylvie Cotteux Sanofi R&D Septembre 2022 Objectif de l’intervention Partie 1 Bases de la comptabilité financière et gestion des budgets Partie 2 Budgets des études cliniques Partie 3 Travailler sur un budget Question J’ai été désigné chef de projet pour organiser un voyage pour ma promo Une super occasion vient de m’être proposée par une agence de voyage • Lieu : Ukraine • Départ : lundi prochain • Coût : 50% de remise, soit 5000 euros par élève Quelles sont les questions que je dois me poser pour prendre une décision ? Qualité des livrables Objectifs Planning Délais Budgets Ressources du financières projet Coûts Partie 1 Bases de la comptabilité financière et gestion des budgets Comptabilité et Contrôle de gestion : 2 fonctions différentes et complémentaires Comptabilité Le comptable alimente les comptes pour constater le REEL OBLIGATION EXTERNE Missions principales : • Comptabiliser les flux financiers (produits et charges) • Produire les documents comptables obligatoires : compte de résultat, bilan • Assurer le paiement des clients et des fournisseurs • Être en relation avec les banques et l’administration fiscale et sociale Contrôle de Gestion La gestion utilise les données de la comptabilité pour faire des PREVISIONS NON OBLIGATOIRE ET INTERNE Missions principales •Piloter (les budgets) des projets •Gère les écarts et prendre les actions correctives •Décliner les objectifs stratégiques en objectifs budgétaires annuels •Restituer l’information à travers les reportings Les outils de la comptabilité financière • 1 - Compte de résultat Synthèse des produits (recettes) et des charges (dépenses) : performance de l'entreprise • 2 - Bilan Photographie des biens à un moment donnée : valeur de l’entreprise Les outils de la comptabilité financière 1 - Le compte de résultat PRODUITS CHARGES Chiffre d’affaires COUTS DE FONCTIONNEMENT Achats consommés Matériel et fournitures Energie et fluide Frais administratifs Frais de personnel Salaires, charges sociales, assurance, prévoyance, retraite intéressement, participation, formation… COUTS EXTERNES soustraitance Résultat Les outils de la comptabilité financière 1 - Le compte de résultat Exercice comptable = 12 mois « Comptes Consolidés » = regroupement des résultats de toutes les sociétés d’un seul groupe • Ex : Sanofi produit des Comptes de Résultat par Business Unit et par zone géographique Les outils de la comptabilité financière 2 - Le Bilan ACTIF NON COURANT CAPITAUX PERMANENTS Incorporel Corporel Capital Résultat Net ACTIF COURANT Stocks Créances diverses PASSIF COURANT Fournisseurs à payer Dettes diverses TRESORERIE TRESORERIE Banque Caisse Dettes à court terme Dettes à Long terme Valorisation des frais de R&D A la mise au marché d’un produit, les dépenses de R&D sont «activés» : mis à l’actif du bilan = considérés comme un bien incorporel Conduisent à amortissement • Condition: avoir la capacité à évaluer de façon fiable les dépenses attribuables à l'immobilisation incorporelle • La traçabilité des coûts par projet est un élément essentiel en terme d’activation des frais de R&D Produit issue de la production de l'industrie ≠ Produit (recette) Valorisation des frais de R&D Ajout frais R&D à l’actif ACTIF NON COURANT CAPITAUX PERMANENTS Incorporel Corporel Capital Résultat Net ACTIF COURANT Stocks Créances diverses PASSIF COURANT Fournisseurs à payer Dettes diverses TRESORERIE TRESORERIE Banque Caisse Dettes à court terme Dettes à Long terme Amortissement des frais R&D dans le compte de résultat Les budgets, notion générale Le budget est la partie financière des plans d’actions des projets retenus par l’entreprise réalisation des plans opérationnel Un budget est alloué pour un temps donné, il est annuel Il n’est pas reportable l’année suivante Les budgets Coûts de fonctionnement : Achats consommés Matériel et fournitures • Consommables techniques, petit matériel, entretien/réparation de matériels ou bâtiments, achat matière première… Energie et fluide • Gaz, électricité, eau …. Frais administratifs • Fourniture bureau, télécommunication L’engagement du budget et sa liquidation doit se faire dans l’année où l’objet est mis au budget Les budgets Coûts de fonctionnement : frais de personnel Masse salariale = Ressources internes • Rémunération, primes, charges sociales, frais de formation, frais de déplacements • Très souvent le plus gros poste dans un budget de fonctionnement • Se calcule en : –FTE = Full Time Equivalent = un temps plein équivalent pour 1 an (généralement 210/220 jours pour une année) –Man-Day = jour homme = une journée de travail (7h/jour pour 5 jours ouvrés, 17,5 jour par mois) • Notions de coût salarial environné –Le coût « environné » = coût du FTE/Manday + Coût de fonctionnement ramené au FTE/Manday Les budgets Coûts externes Sous-traitance, consultations, collaborations et partenariats, accords divers Un projet peut avoir tout ou une partie soustraité Les budgets externes peuvent être provisionnés/répartis sur plusieurs années si l’accord de sous-traitance est établi et payé sur plusieurs années Les budgets Investissements (actif de l’entreprise) Actifs corporels • Construction, bâtiments… • Achat de matériel de valeur > 500 € (règle souple ≠ selon les entreprises) • …. Actifs incorporels • • • • • • Brevets et droits similaires Fonds commerciaux et les droits au bail Marques logiciels Frais de R&D (à la mise au marché) …. L’engagement doit se faire dans l’année où l’objet est mis au budget mais peut-être liquidé les années suivantes Presque tous les investissements s’amortissent dépréciation Les budgets Amortissements Dotation aux amortissements consiste à • Prendre en compte la dépréciation d’un bien • Transférer cette perte de valeur en enregistrant une charge sur compte de résultat • Thésauriser la valeur de la dépréciation et augmenter la capacité d’'autofinancement • Diminuer la fiscalité Éléments amortissables Éléments non amortissables Immobilisations incorporelles - Frais d'établissement (sur 5 ans) - Frais de recherche (sur 5 ans) - Brevets, licences (sur 5 ans) Immobilisations incorporelles - Fonds de commerce - Droit au bail - Marques Immobilisations corporelles - Constructions (20 à 50 ans) - Installations techniques (5 à 10 ans) - Outillage (5 à 10 ans) - Agencements, aménagements (10 à 20 ans) - Matériel de transport (4 à 5 ans) - Matériel de bureau, mobilier (5 à 10 ans) - Micro-ordinateurs (3 ans) Immobilisations corporelles - Terrains - Œuvres d'art Gestion des écarts • Clôture du budget annuel Y-1 • Finalisation du budget Y0 • Revue et ajustement des budgets en cours et prévisionnels • Revue et ajustement des budgets en cours et prévisionnels • • Revue et ajustement des budgets en cours et prévisionnels Préparation du budget de l’année Y1 • Clôture du budget annuel Y0 • Finalisation du budget Y1 Partie 2 Budget des études cliniques Financement des projets Déterminer les budgets Calculer une approximation des besoins financiers nécessaires à l’accomplissement des activités d’un projet Consolider les coûts estimés de chaque activité et établir les budget par année Maîtriser les coûts Surveiller l’état d’avancement du projet dans le but de mettre à jour ses budgets et à gérer les modifications • Dates budgets annuels à modifier, surcouts éventuels • Livrables et/ou objectifs coûts en + ou en – • Cours des devises si projet international Les coûts des études cliniques Cout de fonctionnement Toutes dépenses liées au fonctionnement du projet dans l’entreprise • Ressources internes – Toute activité réalisée par des ressources internes : Chef de projets, Assistants Recherche Clinique (ARC), Directeurs de Projets… • Achats consommés Se calcule en Full Time Equivalent (FTE) / Equivalent Temps Plein (ETP) ou Manday / jour homme + cout de l’environnement = tous les achats consommés Les couts des études cliniques Couts par patient/sujet Examens et procédures médicales, assurances, remboursements de frais… Couts site investigateur: Dépôts comités d’étiques, mise en place de l’étude, pharmacie (ressources, médicaments, comparateurs…) publicité, équipement/matériel/dispositifs médicaux, couts infirmières, monitoring…. Ecriture et revue du protocole Meetings Investigateurs Ecriture et revue des documents pour l’étude: consentement éclairé, plan de monitoring, cahiers d’observations…. Couts des Produits d’investigations et distribution, étiquetage, libération des lots Laboratoire centralisé Analyses labo Systèmes : Intervactive Respons System : Randomisation des sujets/patients, allocation dans les sites et gestion dans les dépôts Emergency system Digital : recruitement, évaluations, échelles, ediary… Comités de revues, consulting, experts Data-Management, statistiques Ressources: gestion de projets, achats, administratifs CRO (Contract Research Organisation) …. ??? Exemple budgets d’une étude clinique COUTS DE FONCTIONNEMENT Exemple budgets d’une étude clinique COUTS DE FONCTIONNEMENT Year 2020 2021 2022 2023 Indicator FTEs FTEs FTEs FTEs Actual Planned Planned Resource Role Actual CTDM - Clinical Trial Data Manager CTM - Clinical Trial Manager DBD - Database Designer DMP - Data Management Programmer PSA - Project Support Assistant SDM - Study Data Manager total 0,005 2,109 2,309 2,517 6,939 0,002 2,856 2,956 4,388 10,201 0,030 1,052 1,052 1,402 3,536 0,008 1,226 1,226 0,045 2,505 0,090 1,844 1,844 0,274 4,053 9,1 9,4 8,6 0,000 0,1 0,000 27 Exemple budgets d’une étude clinique COUTS EXTERNES Exemple budgets d’une étude clinique COUTS EXTERNES Canada 6 305 Partie 3 Travailler sur un budget Exercice : mise à jour des budgets d’études cliniques Conclusion Décisions pour réaliser un projet Le projet doit s’inscrire dans la stratégie de l’entreprise Il doit respecter les contraintes budgétaires Il doit prendre en compte les risques Il doit être rentable Réaliser un projet pour une entreprise, c’est Utiliser la capacité de financement de l’entreprise Dans l’espoir d’en tirer des avantages dans le futur D’où 3 notions : D Rentabilité Durée urée Risque
