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tecnica
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SMART WORKING,
FLEXIBLE
WORKING
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Smart working, flexible working
Tecnica
Istruzioni per l'uso
Strategia SMART
Usa queste istruzioni adattandole alla tua situazione lavorativa.
Questa scheda serve al manager o al piccolo imprenditore che vuole
ottimizzare le condizioni di lavoro del suo reparto o della sua azienda.
L’analisi può essere dedicata ad una singola posizione lavorativa o ad
un reparto.
Se sei un manager, puoi valutare l’opportunità di riorganizzare il lavoro
del settore che dipende da te in modo più intelligente e flessibile.
Se sei un dipendente legato ancora ai ritmi dell’hard working, puoi
suggerire e consigliare modi per flessibilizzare la tua mansione.
Se sei un lavoratore autonomo o se sei già un lavoratore dipendente
smart, puoi ottimizzare il tuo modo di lavorare.
tipo di lavoro
descrizione della mansione
hardware
macchinari e impianti
software
programmi e collegamenti
input
output
che cosa deve essere elaborato
che cosa deve uscire fuori
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1
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hard
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misto
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9
9
9
9
smart
10
10
10
10
10
Si valuta da 1 a 10 la necessità della presenza del lavoratore in un
certo luogo. Quanto più la valutazione è bassa tanto più è necessaria
la presenza fisica sul posto di lavoro; più è alta, più si può lavorare a
distanza.
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Smart working, flexible working
Tecnica
Auto-organizzazione
Se si lavora fuori dall’azienda e dal tradizionale posto di lavoro il
pericolo maggiore è quello di non riuscire ad organizzarsi. Ecco alcuni
consigli che ci possono aiutare, specialmente se lavoriamo in un posto
piacevole e ricco di distrazioni, o per le mamme che lavorano in casa.
Prendi nota del tempo che impieghi per fare i lavori più ripetitivi. Ma
anche del tempo che ti serve per riposarti, non fare nulla, dormire,
giocare.
1. Lavoro creativo o ripetitivo?
Spesso non riesci ad organizzarti perché non ti hanno spiegato bene
che cosa devi fare. Se lavori in ufficio puoi chiedere direttamente
chiarimenti al tuo capo, se sei altrove devi assicurarti di aver ricevuto
indicazioni chiare su ciò che devi consegnare. Aiutati con le cinque W:
che cosa devi consegnare, a chi, quando, perché, dove? Ricorda: se hai
qualche dubbio, prima di continuare a fare cose sbagliate, chiedi!
Nel lavoro che devi fare, separa la parte creativa da quella ripetitiva.
Per esempio buttare giù una scaletta o una mappa di una relazione
è la parte creativa; stendere la relazione, rileggere e correggere è
ripetitivo. Per la parte creativa pensa ad un luogo protetto e ad un
lasso di tempo più lungo: due ore in giardino o mentre fai jogging,
perché non sai quando ti verrà l’idea buona. Per la parte ripetitiva,
svolgila e vedi quanto tempo hai impiegato, poi pianifica tutto il resto
tenendo conto del tempo impiegato.
2. Ci sono i tempi tecnici?
Spesso vengono fatte richieste urgenti. Alcune
cose richiedono i loro tempi, come la cottura
di un cibo, la trascrizione di un testo. In base
alle richieste e alla valutazione del tempo che
ti occorre, negozia la scadenza di consegna in
modo da poterla rispettare.
3. Quanto tempo ci vuole per fare le cose?
Oltre al tempo che ti serve per fare un certo lavoro, prendi nota
del tempo che impieghi nelle altre cose che fai: lavarti, vestirti, fare
ginnastica, cucinare, fare la spesa, leggere la posta…
4. Hai ricevuto il briefing?
5. Che cosa devi consegnare?
In ufficio c’è qualcuno che controlla ciò che fai mentre lo fai. Fuori
dall’ufficio non ti controlla nessuno, per cui ti deve essere ben chiaro
che cosa devi consegnare: una prima idea approssimativa? Un prodotto
finito? Che cosa concretamente deve uscire da ciò che stai facendo?
Anche se è qualcosa di immateriale come un’idea, in che modo puoi
concretizzarla per poterla consegnare?
6. Hai un referente per ciò che stai facendo?
In ufficio c’è il capo, o il collega a cui puoi fare riferimento per qualsiasi
dubbio. Fuori dall’ufficio devi avere sempre una persona a cui rivolgerti,
dal briefing iniziale fino al pagamento della tua prestazione.
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Smart working, flexible working
7. Hai organizzato la tua agenda?
Non puoi lavorare in proprio se non hai un’agenda bene organizzata.
Preferisci un’agenda cartacea o elettronica? A che ora decidi di alzarti
la mattina? Vai a correre? Esci col cane? Struttura il più possibile la
tua giornata. Dalle 9 alle 9,30 guarda le email, dalle 9,30 alle 10 fai
un giro sui social network, dalle 10 alle 11 fai il primo lavoro. Dopo il
caffè fai il secondo. E così via. Anche se non rispetti esattamente gli
orari, l’agenda ti serve a non perdere tempo in cose futili, a rispettare
le priorità, a disciplinarti.
8. Hai gli strumenti adatti?
Se lavori in ufficio usi tutti gli strumenti che ti vengono messi a
disposizione, anche se non sempre sono i migliori. Non preoccuparti!
Adeguati come puoi alle condizioni in cui ti trovi. Se lavori in proprio
devi procurarti tu gli strumenti più adatti, o richiedere al committente
l’hardware e il software che ti permettono di svolgere il lavoro richiesto.
Il possesso o l’accesso agli strumenti comprende anche la capacità
di usarli, ossia quel minimo di conoscenza dell’interfaccia utente che
permette di lavorarci in modo produttivo.
Tecnica
Schema IPO
Qualsiasi lavoro produttivo consiste nel prendere qualcosa,
trasformarla, farne qualcos’altro possibilmente più bello, più utile, più
interessante di quanto non fosse prima. Questo è il principio del valore
aggiunto, nel senso che un lavoro valido deve aggiungere valore a
qualcosa o a qualcuno.
Semplificando al massimo, diremo che in ogni lavoro c’è un input, un
processo e un output. È lo schema IPO, alla base sia del lavoro umano,
sia di quello delle macchine.
Quello che conta e che comporta un guadagno è solo l’output. L’input
e il processo sono voci di costo, indispensabili per ottenere l’output.
Lo schema IPO, partendo dall’output che devi fornire, ti aiuta a definire
l’input e il processo.
Input
2
che cosa
devono ricevere
Process
9. Hai un posto in cui non ti posson disturbare?
Il posto in cui lavori, sia con una postazione fissa che con una tavoletta
o uno smartphone, è sufficientemente protetto da disturbi esterni come
rumori, chiacchiere, telefonate, animali, bambini, traffico veicolare?
Specialmente se stai facendo un lavoro creativo ti serve poterti isolare
dal resto del mondo almeno per un po’.
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che lavorazione
devo fare
Output
1
che cosa devo
consegnare
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Smart working, flexible working
Tecnica
1. L’output
Quando il cliente o il committente ti chiede qualcosa, devi definire prima
di tutto che cosa concretamente consegnargli, ciò che deve venire fuori
da tutto il processo. Se ti è stato chiesto un foglio di calcolo con tutte
le formule funzionanti devi consegnare il file col foglio collaudato. Se
ti è stato chiesto il sopralluogo in una sede congressuale, consegna un
file con la relazione della tua visita corredata di piante e foto.
2. L’input
Per poter consegnare ciò che ti è stato chiesto, che cosa devi ricevere
a monte? La prima cosa è un briefing che specifichi che cosa fare, a
chi la devi dare, perché, quando. Per esempio per il foglio di calcolo ti
serve di sapere che tipo di calcoli fare, e avere i dati da calcolare. Per
il sopralluogo ti serve la richiesta alla sede congressuale.
3. Il processo
Partendo dal briefing e dagli elementi di input, che cosa fare per
arrivare all’output? Questo è il processo, in cui puoi includere anche le
tecnologie e gli strumenti hardware e software che ti servono, oltre a
tutto il resto.
Lo schema IPO non prevede la pianificazione temporale, che puoi fare
con un diagramma di Gantt.
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