1 EL ARCHIVO: FINALIDAD Y FUNCIONES Cuando decimos que debemos archivar cualquier documento, sabemos que su tratamiento va a llevar a cabo el tener una información de calidad, dando lugar a mejores decisiones y a su vez tener un incremento de la productividad, mejoras en el rendimiento y más eficacia y eficiencia , todo eso agrupado da lugar a una mayor competitividad Nos referimos al archivo como: Lugar físico en el que una persona o empresa ordena, clasifica, y guarda los documentos de una determinada actividad Institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos Se debe de gestionar de la siguiente manera: 1 Pueden servir como elemento comprobatorio ante terceros 2 Existe la obligación legal de conservar cierta documentación Debemos de : 1 Guardar y conservar correctamente los documentos 2 Localizar cualquier tipo de documento fácil y rápido 3 Establecer procedimientos para saber cuando se archiva y cuando se tiene que destruir 1.2 Labor del archivo Los documentos se deben ordenar para que se pueda encontrar fácilmente Necesario registrar todas las entradas y salidas de cualquier documento No acumular excesiva documentación pendiente de archivo Ser selectivos Debemos asegurar antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto con anterioridad con denominación distinta Utlizar señales visuales para facilitar su localización Eliminar periodicamente documentos no útiles Medidas de seguridad para evitar modificación, daño o destrucción Adjuntar copia del documento que respondemos Facilitar la visibilidad de los documentos 2 TIPOS DE ARCHIVOS En función al soporte Archivo convencional: Lo podemos encontrar en casi todas las empresas pero abusar de él puede dar lugar a inconvenientes como el uso de espacio y de personal Archivo informático: generalizada en el ámbito empresarial, tiene ventajas como la facilidad para buscar y analizar datos En función de frecuencia Archivo activo: contiene documentos utilizados con frecuencia Archivo semiactivo: contiene documentos con una consulta reducida pero se conserva por razones legales Archivo inactivo: aquellos documentos rara vez consultados En función de la localización De gestión centralizada: guardar toda la documentación en un mismo lugar De gestión descentralizada: Utilización de distintos archivos para cada departamento o sección empresarial De gestión mixta: Convivencia de archivos activos y semiactivos. Con un único archivo inactivo en la sede central de la empresa 3 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Tiene que cumplir con una serie de requisitos: Ser fácil de entender, ser sencillo de aplicar, ser resolutivo y ser flexible Sistema alfabético Permite clasificar los documento según lo establecido por el alfabeto, para ello es necesario determinar la palabra ordenatriz , a partir de ella se ordenará la documentación de manera ascendente o descendente Es el más extendido por su sencillez Sistema numérico Permite ordenar la documentación a partir de un número natural determinado, de manera ascendente o descendente. La principal ventaja o desventaja es la mayor o menor dificultad de búsqueda de un documento a causa del número asignado Sistema alfanumerico Surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el numérico. La palabra ordenatriz puede ser tanto número como letras, puede ser que esté relacionada con el documento Sistema cronológico Consiste en clasificar los documentos por fechas, puede ser por orden de entrada o por orden de emisión. Se puede ordenar desde la fecha más reciente hasta la más antigua Sistema geográfico Tiene como criterio, la ordenación de una localización física concreta referente en el documento. Se pueden clasificar los documentos por regiones, países, provincias, poblaciones, discritos, calle. Su principal ventaja es su flexibilidad Sistema temático No es de los más usuales. Es la clasificación de cualquier documento por temas, su principal ventaja es su rapidez y flexibilidad para intercambiar documentos 4 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN EN PAPEL Materiales en soporte papel: Cajas de archivo: para el archivo definitivo de documentos Archivadores A-Z: Son carpetas de anillas con apertura mediante sistema de palanca. Los documentos se perforan en el margen izquierdo Estanterías: Formadas por baldas horizontales donde se coloca tanto carpeta como archivadores Carpetas colgantes: tienen soportes en sus solapas y pestañas o viseras en el borde superior Carpetas simples: para proteger y clasificar los expedientes en estanterías o cajas Armario de carpetas suspendidas: archivadores con guías en los extremos, donde se coloca las carpetas colgantes Armario de seguridad para todo aquel documento sensible 4.2 Recomendaciones Confirmar que el documento que se va a archivar no va a ser requerido por ningún empleado ni departamento en ese momento Determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptible de archivo Realizar copias de seguridad diferenciar aquellos documentos que tienen que estar guardados en mas de un expediente por su contenido Pre Archivar la documentación susceptible de archivo aplicando el mismo método que la documentación ya archivada Proceder al archivo definitivo 5 RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTO DIGITAL Es el conjunto de datos almacenados en soporte informático Sus herramientas son las siguientes: Disco duro interno: Unidad interna de almacenamiento donde el equipo guarda la información del sistema Disco duro extraible: Su funcionamiento es similar al interno, tiene tamaño reducido y permite su transporte y conectividad a través de equipo de USB CD,CD-RW: Son discos ópticos que permiten el almacenamiento de archivos.Se diferencia en función de la velocidad, almacenamiento Memoria USB y tarjetas de memoria: Utilizan memoria flash para almacenar datos, son resistentes al polvo y arañazos Almacenamiento en la nube: Es una red de servidores remotos que permite a través de internet almacenar datos y archivos. 5.2 Archivo en soporte informático Su labor es de ordenar, clasificar y conservar siguiendo un criterio 6 CONSULTA Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Es esencial realizar el adecuado tratamiento de los datos que contiene los documentos 6.1Conservación y uso de documentos escritos Hay que dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida del documentos Tenemos que dar salida al archivo completo del expediente Se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo 6.2 Purga y destrucción de documentos Evita la acumulación innecesaria de documentación con escaso valor operativo. Se debe realizar con cierta frecuencia. Para ello se utiliza maquinas destructoras de documentos 6.3 Gestión de datos en soporte informático Un sistema de gestión de base de datos es un programa informático capaz de obtener información regulando el acceso, la consulta y la eliminación de los datos alojados y organizados Tiene una serie de ventajas: Dispone de motores de búsqueda muy poderosos que nos facilita la obtención y localización de información más rápida No ocupa tanto espacio Gracias a internet se puede gestionar en cualquier parte donde se disponga de ella 7 TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL Correspondencia de entrada, es necesaria recibir, clasificar,registrar y distribuirla Correspondencia de salida, se debe recoger, clasificar, registrar y enviar 7.1 Tratamiento de la correspondencia de entrada Recepción: hay que, firmar el albarán Abrir el correo ordinario, pero el personal no, sino que se entrega a la persona Revisar que viene toda la dirección del remitente Comprobar que está toda la documentación Clasificación El correo debe de clasificarse en los casilleros correspondientes Hacer fotocopias cuando afecte a más de una persona El correo que no especifique persona o departamento debe ser apartado y abierto por el departamento administrativo Si la correspondencia no está identificada se aparta para su posible identificación Si se recibe por error un correo, se apartara y enviará de nuevo a la oficina postal Registro Consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignándole un número y fecha. Una vez numerada y fechada se registrará en el registro de entrada, dando constancia de ciertos datos Distribución Ahora se debe de realizar la distribución Se debe priorizar el correo urgente Es preciso planificar el recorrido En algunas empresas la distribución se realiza en bandejas 7.2 Tratamiento de la correspondencia de salida Se origina por la comunicación externa Preparación: La persona que conoce el asunto redacta el documento y se lo presenta a la persona responsable para su firma,es aconsejable archivar una copia del documento para su posterior comprobación Recogida Depende del personal de conserjería o secretaría. Es importante hacer un recogido por todos los departamentos, algunos organismos la correspondencia de salida Registro Lo realizaremos utilizando las normas internas de cada entidad y utilizando los medios informáticos .Es importante indicar la fecha , destinatario, clase de documento , asunto. Expedición una vez recibida, la persona encargada de ella comprueba que aparece todos los datos del destinatario. Se realiza el plegado, ensobrado y franqueo para presentarlos en la oficina de correo 7.3 Servicios de correspondencia y paquetería Correos: es el operador designado para prestar servicio postal universal en españa Distribuye documentos escritos , entrega certificada, pago contra reembolso, franqueo electrónico Compañias privadas: es una alternativa a correos para el envio de documentavion y paqueteria , es una ventaja el que se adapte al horario de los clientes para su recojida y entrega 8 TRATAMIENTO TELEMÁTICO DE LA DOCUMENTACIÓN Oficina virtual de correos: Correo digital: permite confeccionar cartas y tarjetas postales, solo tenemos que redactar el documento y nombrar los destinatarios, correos se encarga de ensobrado y admisión en la oficina postal Franqueo electrónico: con él es posible pagar a través de internet Identificación de certificados y notificaciones: permite confeccionar una relación de envios certificados a través de internet Telegramas: posibilita el envío de telegramas por internet a cualquier punto de españa Sello: se emplea de cargos de sellos personalizados Servicios online de compañias de mensajeria: son distintos en cada país pero se encarga de ofrecer la posibilidad de encargar los envíos online , pagar desde la web o hacer seguimiento del estado del envío Administraciones públicas:ofrecen a los ciudadanos la posibilidad de hacer sus trámites administrativos a través de internet Portafirmas electrónico: herramienta que facilita a los órganos y unidades administrativas el uso de la firma electrónica Certificado digital: Se trata de un documento electrónico que estable que un ciudadano le corresponde una clave pública determinada 9 SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN 9.1 Medida para la protección de la información Para aquella que no contenga información sensible Crear procedimiento claro y sencillo en aquellos documentos que la empresa considere necesario se debe establecer un sistema de seguridad basado en la protección de llaves, cámaras Elaborar plan de actuación ante cualquier tipo de incendio, inundación o fallo eléctrico Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico Establecer mecanismos que impida la divulgación de estas Exigir a los trabajadores secreto y confidencialidad Para datos almacenados en soporte electrónico Hacer copias de seguridad, para evitar pérdida accidental Establecer múltiples registros a los equipos informáticos Permitir en algunos archivos su lectura y no su modificación Instalar un software que los proteja de ciertos virus Usar en caso de correo electrónico, programas de cifrado y encriptación que eviten accesos no autorizados Para documento con información sensible Utilizar para aquellos documentos con datos identificativos de personas o empresas, sistemas de mecanismos que dificulten su acceso a ellos Desarrollar en caso de datos relativos de ingresos, datos financieros, multas, una auditoría de seguridad de datos adicional con una periodicidad no superior a 2 años Para aquellos datos relativo a investigaciones policiales, ideologías, afiliación creencias, salud , orientación sexual, establecer un acceso restringido con llave al archivo 9.2 Aplicación de ley de protección de datos Esta regulada por la ley orgánica 3/2018 y a través del reglamento de la UE relacionado con la protección de las personas físicas en cuanto a sus datos personales y circulación libre de ellas Tiene por objetivo garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas en cuanto a su honor y dignidad Aplicable al territorio español Aspectos: Notificar a la agencia española de protección de datos, los ficheros de datos personales o aplicaciones informáticas para su gestión Redactar documento de seguridad donde se refleje las políticas, la norma y procedimiento aplicable a la gestión de datos personales Habrá que firmar contratos de encargos de tratamiento de datos a aquellas personas que accedas a dichos datos 10 LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Es la entidad estatal independiente del resto de administraciones públicas Se encarga de velar por el cumplimineto de la normativa sobre protección de datos Las principales fundamentales son: Atender las peticiones y reclamaciones de los titulares de los datos, informándoles de los derechos que tiene por ley En relación con las empresas y organizaciones encargadas de almacenar y tratar datos personales, la AEDP emite autorizaciones necesarias para llevar a cabo su labor, reclamando las medidas de correción oportunas ante cualquier actuación contraria La AEDP realiza informes previos a proyecto que desarrolle la LOPD, dicta intrucciones y recomendaciones para adaptar los principios de la LOPD La AEDP tutela los derechos y garantías de los usuarios en el ámbito de la comunicaciones electrónicas 10.1 Adaptación de la actividad empresarial a la LOPD Análisis de la información para evitar errores Localización e identificación de ficheros Clasificacion y analisis legal de cada uno de los ficheros Establecimiento de nivel de seguridad Confección del manual de seguridad Implantación del manual de seguridad Inscripción y notificación de los ficheros Auditoría de la medidas de seguridad
