Project Charter
Sistem Informasi Sekolah
Disusun oleh:
Project Manager
Agus Darmawan
H1L008079
Anggota
Widyarto
H1L008015
Ryan Bayuadji
H1L008036
Arum Naeliyatul Khikmah
H1L008057
Mardiana Dwi trisnawati
H1L008061
Fery Fistiawan
H1L008081
Risna Yuniati Anggita
H1L009034
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK
JURUSAN MIPA
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
PURWOKERTO
2011
Daftar Isi
Daftar Isi ...................................................................................................................... 1
Project Charter ............................................................................................................. 2
Business Case .............................................................................................................. 4
1
Project Charter
Judul Proyek
: Sistem Informasi Sekolah
Tanggal Mulai Proyek : 22 Januari 2011
Tanggal Akhir Proyek : 22 Mei 2011
Nomor Kontrak
: ....
Informasi Anggaran
: Perusahaan 10thLoading menganggarkan Rp 80.000.000,-
untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10 jam per
minggu selama empat bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama
empat bulan, dan untuk instalasi software di sekolah yang memberi proyek.
Manajer Proyek
: Agus Darmawan
Tujuan Proyek
: Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu
mengelola pelayanan pengelolaan data sekolah dengan metode baru (melalui web)
dalam peningkatan pelayanan anggota sekolah secara lebih cepat dan efisien.
Software ini akan mencakup beberapa fitur yang bisa digunakan oleh user (calon
siswa/siswi) antara lain : presensi dan data kehadiran, data siswa, data guru dan
karyawan, kehadiran siswa, kehadiran guru dan karyawan, kedisiplinan, keuangan
siswa, honor guru, pengumuman, data instansi, dan cadangan data. Beberapa bagian
web bebas diakses publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses oleh
anggota sekolah.
Pendekatan:

Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak sekolah) untuk mendapatkan
requirement-requirement yang dibutuhkan.

Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh
dokumen manajemen proyek.

Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan
mengelola input dari user.

Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan
balik dari user.
2
Peranan dan Tanggung Jawab
Nama
Peranan
Posisi
Informasi Kontak
Agus
Darmawan
Project
Manager
Project Manager
august_generous@yahoo.co.id
Ryan
Adji
Bayu Anggota Tim Software Analyst
ryanbayuadji@yahoo.com
Fery
Fistiawan
Anggota tim
Software Developer Initial_e4897rh@yahoo.com
(progammer)
Widyarto
Anggota Tim Software Developer Widy_arto@yahoo.com
(progammer)
Mardiana
Dwi
Trisnawati
Anggota Tim Software Developer nha_triesty@yahoo.co.id
(progammer)
Arum
Naeliyatul
Khikmah
Anggota Tim Software Developer arum.cute17@yahoo.co.id
(progammer),
dokumentator
Risna
Yuniati
Anggita
Anggota Tim Representatif klien
nana.cantikk@yahoo.com
3
SISTEM INFORMASI SEKOLAH
1. Introduction/Background
Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu bangsa, sistem
pendidikan yang baik ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan utama
dalam usaha peningkatan mutu pendidikan .
Sejalan dengan VISI kami yaitu:
“Meningkatkan Sumber Daya Manusia di bidang Teknologi Informasi.”
Maka kami mengembangkan sebuah sofware (Sistem Informasi Sekolah) untuk
membantu pengelolaan data penting di sekolah dan merupakan salah satu bentuk
pengenalan TEKNOLOGI INFORMASI pada siswa/siswi (generasi penerus bangsa),
sehingga para murid dapat merasakan secara langsung keuntungan dari Teknologi
Informasi itu sendiri.
Fitur-fitur yang terdapat pada SI Sekolah antara lain:
•
Data Siswa
•
Data Guru/Karyawan
•
Kehadiran Siswa
•
Kehadiran Guru/Karyawan
•
Data Kegiatan
•
Kedisiplinan
•
Jadwal Mengajar
•
Keuangan Siswa
•
Honor Guru
4
2. Business Objective
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi.
Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi,
tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang
terintegrasi ,sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan
fleksibel.
Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan
positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh
kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia
pendidikan. karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam
mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya
menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif.
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
Kebanyakan sekolah tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih
menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak
masalah yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi
terkomputerisasi. Sehingga diharapkan sekolah yang menggunakan aplikasi ini bisa
lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi.
4. Critical Assumption and Constraints
Sistem Informasi Sekolah harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi
pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang informasi sekolah
tersebut. Pengguna dapat mengakses dengan cara online. Oleh karena itu, sistem harus
mudah diakses oleh pengguna. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya
hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Project manager harus
selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya
yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan pada
hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan
teknis.
5. Analysis of Options and Recommendation
Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Tidak adanya layanan Sistem Informasi Sekolah tidak mempengaruhi dari bisnis
perusahaan terkait,
2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi.
3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.
5
6. Preliminary Project Requirements
Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Sekolah mencakup:
1. Proses pengisian data kehadiran pada Sistem Informasi Sekolah dapat dilakukan
secara manual (menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun fingerprint
scanner.
2. Penyajian laporan data kehadiran pegawai yang sangat detil dan memudahkan
dalam memeriksa data Guru, Karyawan, dan para murid .
3. Data siswa digunakan untuk mengelola informasi penting tentang siswa yang terdaftar di
sekolah. Fitur ini dapat membantu anda dalam mengelola,menambah data siswa,mengedit
kenaikan kelas.
4. Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang
tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah Anda,
seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, shift kerja dan lain-lain.
5. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan
untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat.
6. Memeriksa data kehadiran siswa, proses pencarian data kehadiran dan pembuatan
laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran siswa dapat dilakukan
berdasarkan nama/NIS siswa tertentu pada suatu periode waktu .
7. Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin hukuman” yang akan
dikenakan untuk setiap pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan siswa, sehingga setiap
Siswa/siswi yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan poin
hukuman sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan..
8. Fitur ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan siswa,
seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan
dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam
melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :
- Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
- Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
9. Fitur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. Sistem Informasi
Sekolah juga menyediakan fasilitas :
- membuat komponen-komponen honor guru,
-
update honor guru
-
membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.
-
membuat slip honor guru
- membuat tunjangan berdasarkan jabatan
10. Pengumuman digunakan untuk membuat pengumuman dan informasi singkat
yang akan disosialisasikan kepada seluruh Guru, karyawan dan murid.Instansi
digunakan untuk mengatur informasi dan tampilan program sehingga sesuai
dengan instansi.
11. Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses back up data
sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada
6
data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya.
12. Proses back up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun
otomatis. Setelah data di back up ke harddisk, perlu dilakukan pemindahan data
secara reguler dari harddisk ke CD atau DVD dan disimpan ditempat yang aman.
7. Budget Estimate and Financial Analysis
Estimasi biaya proyek sebesar Rp 80.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada
waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan
proyek 10 jam per minggu selama 4 bulan dengan bayaran Rp 100.000,-/jam (untuk
project manager) dan Rp 50.000,-/jam untuk 6 staf lainnya.  total 10 jam x 4
minggu x 4 bulan x (Rp 100.000,- + 6 x @Rp 50.000,-) = Rp 64.000.000,Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software. Biaya
tersebut sebesar Rp 6.000.000,- ditambah dengan pengadaan alat tambahan seperti
barcode scanner dan finger scanner seharga Rp 10.000.000,-. Setelah proyek selesai,
diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap tahun sebesar
Rp 3.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi ini seperti
barcode scanner, maupun finger scanner (sidik jari) , maka diperlukan adanya biaya
maintenance sebesar Rp 2.000.000,- tiap tahunan. Total biaya tahunannya sebesar Rp
5.000.000,-.
Benefit yang diperoleh sekolah dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari
memudahkan kontrol divisi, individu dan kehadiran pegawai dan memudahkan dalam
mengolah data kehadiran guru, karyawan dan siswa. Jika menggunakan cara
konvensional (absensi langsung), sekolah membutuhkan paling tidak lebih dari 2
pegawai untuk melakukan pencatatan, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini,
sekolah cukup menggunakan 1 orang yang mengelola system pencatatan kehadiran
sehingga sekolah menghemat tenaga kerja sebanyak ± 3 orang. Total penghematan
tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 3 orang @12
bulan x Rp 1.000.000,-/ bulan = Rp 36.000.000,Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan
estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya
payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial
awal ini.. Estimasi payback adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 19.700.000,-.
8. Schedule Estimate
User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat
beberapa fleksibilitas dalam jadwal.
7
9. Potential Risks
Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan dalam
memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam
sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi
terbaru, misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran siswa/i, guru dan
karyawan apabila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reservasi
apabila terdapat anggota sekolah yang melakukan tindakan iseng dengan
mengabsensikan anggota sekolah lain yang tidak hadir. Terdapat beberapa risiko
teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem,
pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama adalah
apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak
merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat
memperoleh manfaat yang diinginkan.
10. Exhibits
Tingkat Diskon
5%
Asumsi : Proyek diselesaikan dalam 4
bulan
Tahun
0
1
2
3
Cost
64000000
5000000
5000000
5000000
Discount factor
1
0.95
0.90
0.85
Discounted cost
64000000
4750000
4500000
4250000
Benefit
0
36000000
36000000
36000000
Discount factor
1
0.95
0.90
0.85
Discounted benefit
0
34200000
32400000
30600000
Discounted benefit-cost
- 64000000
29450000
27900000
26350000
Accumulated benefit-cost
- 64000000
-34550000
- 6650000
19700000
77500000
97200000
NPV
payback tiap tahun
Asumsi-asumsi :
Cost tahun pertama :
Project manager :
16000000
8
160 jam x Rp 100.000,-/jam
Staf lain 6@160 jam x Rp 50.000,-
48000000
Biaya instalasi Software
6000000
Total Cost tahun pertama
80000000
Cost tahunan setelah proyek selesai :
Maintenance & biaya koneksi jaringan
3000000
Biaya maintenance alat (Barcode &
Finger Print)
2000000
Total cost tahunan
5000000
Benefit :
Penghematan pegawai
3
Gaji 1 pegawai tiap bulan
1000000
Total penghematan pegawai tiap tahun
12 x 3 x Rp 1.000.000,-
36000000
9
11. Schedule
Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1.
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek
No.
Kegiatan Kerja Proyek
Bulan
I
1.
Persiapan
2.
Pengambilan data primer
3.
Pembuatan Sistem Informasi
4.
Penyusunan laporan
II
III
IV
10