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Capítulo 2
Cálculo de la nómina
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2005-2006 Derechos Reservados © 2005-2006 Computación en Acción, S.A. de C.V., Pablo Villaseñor No.
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Corporation.
Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene
solamente propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no
se responsabiliza de la ejecución o uso de estos productos.
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Módulo Configuración y Mantenimiento
AdminPAQ
Contenido del manual
Objetivo del
manual
Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones
especializadas de AdminPAQ®.
Estructura de
este manual
El Módulo Configuración y Mantenimiento está compuesto por capítulos que contienen
información técnica que ayudará a conocer a fondo esta aplicación.
Señalética
Con las siguientes imágenes se identifica:
Los ejercicios prácticos.
Aquí se identifican características importantes que maneja AdminPAQ y que
debes considerar.
GRACIAS POR TU ASISTENCIA
¡BIENVENIDO!
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Derechos Reservados®
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Índice
Índice
1 CONFIGURACIÓN DE USUARIOS
Tema
VISIÓN GENERAL
INFORMACIÓN GENERAL SOBRE CONFIGURACIÓN DE USUARIOS
CÓMO DEFINO UN GRUPO DE USUARIOS
CÓMO REGISTRO UN USUARIO
QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR
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2 REPORTES A LA MEDIDA
Tema
VISIÓN GENERAL
CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA
CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO
CÓMO UTILIZO EL EDITOR DE FORMAS
CÓMO CREO UNA FORMA PREIMPRESA
CÓMO UTILIZO EL MÓDULO TOMA DE DECISIONES
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2-18
3 TRANSFERENCIA DE DATOS Y UTILERÍAS
Tema
VISIÓN GENERAL
CÓMO PASO INFORMACIÓN DE UNA EMPRESA A OTRA
CUÁNDO EJECUTAR LAS UTILERÍAS
Índice
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2
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3-2
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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Capítulo 1
Configuración de usuarios
Visión general
Introducción
La seguridad de la información generada en AdminPAQ® es de gran importancia y
relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de información confidencial.
Ante esta situación, el sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de
usuarios, donde podrás definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la
aplicación comercial.
Objetivo
Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:
•
•
•
En este capítulo
Crear nuevos usuarios para las empresas de AdminPAQ.
Modificar sus privilegios de seguridad.
Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de
AdminPAQ y verificar los usuarios conectados a la empresa.
Este capítulo contiene los siguientes temas:
Tema
Información general sobre configuración de usuarios
Cómo defino un grupo de usuarios
Cómo registro un usuario
Qué otras funciones puedo realizar
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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Capítulo 1
Configuración de usuarios
Información general sobre configuración de usuarios
Usuario
Supervisor
El usuario Supervisor se crea automáticamente al instalar AdminPAQ. Tiene acceso total a
éste y es el único que puede registrar nuevos usuarios y asignar prioridades.
Recuerda:
•
El usuario SUPERVISOR no puede eliminarse.
•
El grupo SUPERVISOR no puede modificarse ni eliminarse.
Recomendación: Antes de empezar a trabajar con AdminPAQ asigna una contraseña al
usuario Supervisor para proteger la integridad de la información de la empresa.
Al crear
contraseñas
Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseñas más seguras:
•
•
•
Ventajas de crear
usuarios
Permisos
Utiliza combinaciones de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, pero de
forma que la combinación te resulte familiar.
Conserva la confidencialidad de las contraseñas. No proporciones la contraseña a
otras personas, ajenas o no, al uso de AdminPAQ, ni utilices el mismo usuario y
contraseña para varios empleados.
Si conservas un archivo por escrito con las contraseñas de los usuarios, asegúrate
de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de él.
Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra:
•
Generar Grupos con accesos específicos que después podrás asignar a los
usuarios.
•
Controlar el registro de información por medio de grupos y contraseñas asignados al
usuario.
•
Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.
Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté
desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.
Cuando la casilla se marca y ésta se pone en gris, significa que dicha opción aparecerá en la
Barra de Accesos Directos de la ventana principal de AdminPAQ, del grupo que estás
configurando.
Tabla Usuarios
Los registros del catálogo de usuarios se almacenan en una tabla común a todas las
empresas del sistema: CAC10000.dbf. Esta tabla se encuentra en el directorio
<C:\Compacw\Empresas\CACDD\AdminPAQ>.
Los usuarios registrados, por omisión, tienen acceso a todas las empresas a menos que
modifiques esa configuración para limitar su acceso a una o varias empresas.
Capítulo 1
Configuración de usuarios
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo defino un grupo de usuarios
Qué es
Los grupos guardan una lista de los permisos que serán asignados a los usuarios de
AdminPAQ. Si clasificas a los usuarios por sus actividades en la empresa, podrás separarlos
por grupos, de forma que configurarías el grupo una sola vez y después asignarlo a los
usuarios que lo utilicen.
Grupos definidos
AdminPAQ cuenta con siete grupos, los cuales engloban los perfiles más comunes que son
utilizados en la administración de una empresa.
Cada grupo ya cuenta con los permisos correspondientes de acuerdo a dicho perfil. Estos
grupos son:
•
•
•
Almacén
Capturista
Compras
•
•
•
Contabilidad
Crédito y Cobranza
PdV Cajero
•
•
•
PdV Supervisor
Ventas
Supervisor
Cómo ingreso
Para ingresar a la ventana Definir Grupos ve al menú Configuración y selecciona la opción
Usuarios. En la ventana Configuración de Usuarios haz clic en el botón Grupos.
Qué necesito
para registrar
Para crear estos grupos asígnale un nombre para poder identificarlos. Además, desmarca las
casillas en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo
de personas.
Automáticamente al crear un grupo se
encuentran activas todas las opciones.
Haz clic en las casillas deseadas para
desmarcar y así restringir los permisos.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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1-3
Capítulo 1
Configuración de usuarios
Cómo defino un grupo de usuarios, Continuación
Cómo guardar
Una vez que hayas especificado los permisos para cada opción realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
•
•
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botón Grabar que se localiza en la barra de herramientas.
Grupo
Supervisor
Este grupo se incluye por omisión en AdminPAQ y no puede modificarse ya que es el grupo
base del cual se desprenden los permisos para el resto de los grupos.
Para qué sirve
Crear los grupos permite agilizar la configuración de permisos de nuevos usuarios que
utilizarán AdminPAQ.
Esta opción resulta práctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el grupo y después lo asignas a cada uno de los usuarios
registrados.
Importante: Los grupos que se crearon y que ya están asociados a un usuario no pueden ser
eliminados. Deberá quitarse la asociación del grupo a todos los usuarios que lo tengan, para
que el grupo pueda eliminarse.
Cabe aclarar que los grupos ya predefinidos por AdminPAQ no podrán eliminarse.
Capítulo 1
Configuración de usuarios
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Derechos Reservados®
Cómo registro un usuario
Qué es
Un usuario es una persona que utiliza AdminPAQ y dependiendo de las funciones que
realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el sistema.
Cómo ingreso
Para crear un nuevo usuario ve al menú Configuración y selecciona a la opción Usuarios.
Qué necesito
para registrar
Para registrar un usuario asegúrate de indicar los siguientes datos:
•
•
•
Nombre de usuario
Nombre completo
Clave de acceso
Por omisión, AdminPAQ especifica el grupo SUPERVISOR y permite el acceso completo a
todas las opciones del sistema; sin embargo puedes configurarlo según te convenga.
Al indicar el grupo al que
pertenece el usuario, se
determinarán los permisos o
derechos de uso que tiene el
usuario
No olvides especificar las empresas a
las que el grupo tendrá acceso.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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1-5
Capítulo 1
Configuración de usuarios
Cómo registro un usuario, Continuación
Empresas
permitidas
Puedes indicar que un usuario tenga acceso sólo a una o algunas empresas; o bien a todas
las que estén disponibles.
Cómo ingreso
Para especificar a qué empresas tendrá acceso realiza lo siguiente:
Desde la ventana Configuración de Usuarios haz clic en la opción deseada:
•
El Grupo accesa todas las Empresas: Cuando se encuentra activo este botón, el
usuario tiene acceso a todas las empresas registradas en el sistema comercial.
•
Seleccionar Empresas a Accesar: Se habilita el apartado Selección de Empresas
para que especifiques las empresas a las que tendrá acceso dicho usuario. Para
lograrlo presiona la tecla <F3>.
Qué necesito
Utiliza el botón Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de empresas
permitidas.
Asegúrate de dejar
en el apartado
Empresas
permitidas sólo
aquellas empresas
con las que podrá
trabajar el usuario.
Cómo guardar
Una vez que especificaste las empresas a las que tendrá derechos para trabajar el usuario
realiza cualquiera de las siguientes acciones:
•
•
Para qué sirve
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botón Grabar que se localiza en la barra de herramientas.
Al registrar los usuarios en AdminPAQ tendrás mayor control sobre la información y las
personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese a una opción que
no le corresponde.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 1
Configuración de usuarios
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1-6
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo registro un usuario, Continuación
Modificación de grupos
Realiza el siguiente procedimiento para modificar uno de los grupos definidos por omisión
para especificar los permisos correctos para ese grupo de usuarios.
Ejercicio 1
Grupo Compras
Paso
Ejercicio
1
Ingresa a la empresa Súper El Trébol, S.A de C.V.
2
Ve al menú Configuración y selecciona la opción Usuarios.
3
Resultado: Aparecerá la ventana Configuración de Usuarios.
Haz clic en el botón Grupos.
4
Resultado: Aparecerá la ventana Definir Grupos.
Haz clic en el botón F3 que se encuentra en el campo “Grupo”.
5
Resultado: Aparecerá la ventana Selección Grupo.
Haz doble clic en COMPRAS.
6
7
8
Resultado: Se regresará a la ventana Definir Grupos mostrando las opciones
que tiene marcadas por omisión dicho grupo.
Ve a la pestaña Movimientos * y seleccione Compras – Cotización del
Proveedor – Cotización del Proveedor, ubicado en la parte izquierda de la
pestaña.
Observa que todas las casillas están marcadas. Deshabilita las casillas
Cancelación y Eliminación.
Presiona la tecla <F8> para guardar los cambios y conserva abierta la ventana.
Grupo Ventas
Paso
1
2
3
4
5
6
7
Ejercicio
Haz clic en el botón F3 del campo “Grupo” para seleccionar un nuevo grupo de
usuarios.
Resultado: Aparecerá la ventana Selección Grupo.
Haz doble clic en VENTAS.
Resultado: Se regresará a la ventana Definir Grupos mostrando las opciones
que tiene marcadas por omisión dicho grupo.
Ve a la pestaña Configuración y selecciona Monedas, ubicado en la parte
izquierda de la pestaña.
Marca la casilla “Acceso”.
Resultado: Se marcará la casilla en color negro.
Ve a la pestaña Vistas y selecciona Existencias y Costos, ubicado en la parte
izquierda de la pestaña.
Marca la casilla “Acceso” haciendo doble clic.
Resultado: Se marcará la casilla en color negro.
Presiona la tecla <F8> para guardar los cambios y posteriormente utiliza las
teclas <Alt+X> para salir de la ventana Definir Grupos.
Nota: Deja la ventana activa para realizar el siguiente ejercicio.
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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1-7
Capítulo 1
Configuración de usuarios
Cómo registro un usuario, Continuación
Registro de usuarios
Realiza el siguiente procedimiento para registrar a los usuarios que trabajarán con
AdminPAQ.
Ejercicio 2
Paso
Ejercicio
1
Haz clic en el botón Nuevo y captura MTREVIÑO en el campo “Nombre”.
2
Presiona la tecla <Enter> para cambiarse al siguiente campo.
3
Captura Manuel Treviño en el campo “Nombre Completo” y presiona la tecla
<Enter>.
Captura ManT992309 en el campo “Clave de Acceso” y presiona la tecla
<Enter>.
4
Nota: Recuerda que este campo debe tener mínimo 5 caracteres y máximo 10.
5
Presiona la tecla <F3> para seleccionar el grupo al que pertenecerá este usuario.
6
Resultado: Se mostrará la ventana Seleccione el Perfil.
Selecciona la opción CONTABILIDAD y haz clic en el botón Aceptar.
7
Resultado: Se regresará a la ventana Configuración de Usuarios.
Verifica que el botón El Grupo accesa todas las Empresas esté seleccionado.
8
Haz clic en el botón Grabar para almacenar los datos.
Registra el resto de los usuarios considerando la información de la siguiente tabla:
Nombre
Nombre completo
Clave de acceso
Grupo
Empresas
permitidas
EVELAZQUEZ
Eduardo Velázquez
EduV840710
COMPRAS
La empresa actual
Nombre
Nombre completo
Clave de acceso
Grupo
Empresas
permitidas
ACASTILLO
Araceli Castillo
AraC001512
VENTAS
Todas las empresas
Al finalizar la captura cierra la ventana Configuración de Usuarios.
Capítulo 1
Configuración de usuarios
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Qué otras funciones puedo realizar
Otras funciones
Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:
•
•
Usuarios activos
Verificar los usuarios activos.
Cerrar sesión del usuario (cambiar de usuario).
Cuando te encuentras trabajando con una versión en Red y deseas verificar qué usuarios se
encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opción Usuarios activos;
y si la versión que adquiriste es Monousuario, podrás ver el usuario con el que se abrió la
sesión.
Para lograrlo, del menú Archivos selecciona la opción Usuarios activos.
Cerrar sesión
del usuario
Al trabajar con AdminPAQ puedes cambiar el usuario que utilizaste para ingresar al sistema
sin necesidad de cerrar la aplicación. Esta opción permitirá a cada persona que ingrese al
sistema tenga acceso únicamente a las tareas que le fueron asignadas.
Para lograrlo, del menú Archivos selecciona la opción Cerrar sesión del usuario.
Nota: Al aceptar el mensaje de confirmación también se cerrará la empresa activa y las
ventanas que se encuentran abiertas.
Qué necesito para cambiar sesión del usuario
Debes indicar el nombre del usuario y su clave de acceso.
Recuerda: Debes teclear la información tal como la registraste; de lo contrario, no podrás
ingresar con dicho usuario a AdminPAQ.
Cuando requieras ingresar al sistema utilizando el usuario Supervisor, utiliza las teclas
<Shift+F12> y de forma automática aparecerá el nombre SUPERVISOR sin que tengas que
teclearlo.
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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1-9
Capítulo 1
Configuración de usuarios
Qué otras funciones puedo realizar, Continuación
Cambio de sesión del usuario
Realiza el siguiente procedimiento para cerrar la sesión del usuario actual y verificar que los
usuarios registrados efectivamente pueden ingresar a AdminPAQ.
Ejercicio
Paso
Ejercicio
1
Ve al menú Archivos y selecciona la opción Cerrar sesión del usuario.
2
Resultado: Aparecerá la ventana de confirmación.
Haz clic en el botón Sí para continuar.
3
Captura el código del usuario y su clave de acceso.
Ejemplo: “Código”: ACASTILLO
“Clave”: AraC001512
Capítulo 1
Configuración de usuarios
3
Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualizó en la barra de título
de la ventana principal.
Presiona la tecla <F7> desde la ventana principal de AdminPAQ.
4
Resultado: Se mostrará la ventana Existencias y Costos lo que significa que
se está aplicando correctamente la configuración de permisos del grupo Ventas
al que pertenece este usuario.
Cierra la ventana e inicia nuevamente sesión con el usuario Supervisor.
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Derechos Reservados®
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Capítulo 2
Reportes a la medida
Visión general
Introducción
Para una empresa es muy importante obtener reportes que muestren la información requerida
en el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa.
AdminPAQ® incluye una gran variedad de reportes que te servirán para consultar la
información que necesitas; sin embargo, es posible que estos reportes no cumplan con el
formato que requieres (orden de columnas, tipografía, colores, sombreados, etcétera), lo cual
es de suma importancia para tu empresa y requieres ejecutar dos reportes para completar tu
información.
Con los modelos de la Hoja Electrónica de AdminPAQ podrás obtener los reportes
necesarios y personalizados que cubran totalmente las necesidades específicas de tu
empresa.
Objetivo
Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:
•
•
En este capítulo
Manejar la Hoja Electrónica y ejecutar los modelos que tiene AdminPAQ.
Diseñar sus propios modelos electrónicos adecuándolos a sus necesidades y
explotando al máximo la capacidad de la Hoja Electrónica.
Este capítulo contiene los siguientes temas:
Tema
Cómo utilizo la Hoja Electrónica
Cómo creo un modelo electrónico
Cómo utilizo el editor de formas
Cómo creo una forma preimpresa
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones
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Derechos Reservados®
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Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo utilizo la Hoja Electrónica
Qué es
Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic® que implementa funciones que
extraen información de la base de datos de AdminPAQ.
Mediante la Hoja Electrónica se pueden ejecutar varios modelos ya que están predefinidos
por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.
Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa de manera fácil y rápida.
Cómo funciona
La Hoja Electrónica se ejecuta con el archivo HojaAdminPaq.xls el cual se instala en la ruta
<\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>.
También cuenta con el complemento Hoja_AdminPAQ_AddIn.xls cuyo objetivo es guardar
todas las funciones de la hoja financiera, además de guardar todas las macros.
Este archivo también se encuentra en <\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>.
Cómo ingreso
Para que ingreses a la Hoja Electrónica puedes realizar cualquiera de las siguientes
acciones:
•
•
Qué necesito
para ejecutar
Haz clic en la opción Hoja electrónica de la Barra vertical de accesos directos.
Ve al menú Reportes, submenú Hoja Electrónica.
Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrónica, selecciona el modelo deseado y haz clic en
el botón Ejecutar.
En esta ventana se mostrarán todos
los modelos electrónicos que se
pueden ejecutar desde AdminPAQ.
Aquí también se mostrarán los
modelos electrónicos que generes.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo utilizo la Hoja Electrónica, Continuación
Habilitar
contenido
Después de que ejecutas el modelo, Microsoft Excel® mostrará una Advertencia de
seguridad. Haz clic en el botón Opciones y selecciona la opción Habilitar este contenido.
Nota: En versiones anteriores a Excel® 2007 se te pedirá Habilitar las macros antes de
especificar la clave de acceso.
Cómo establecer
una empresa
como activa
Para establecer una empresa como activa ve a la hoja Parametros y haz clic en el botón
Insertar empresa. Selecciona de la lista la empresa deseada y nuevamente haz clic en el
botón Insertar.
La empresa aparecerá en la lista de empresas activas pero la ventana Insertar empresa
permanecerá activa. Haz clic en el botón Cancelar para cerrarla.
Si eliminas una empresa de la
lista, no se eliminará de
AdminPAQ simplemente no
estará disponible para extraer
información desde la Hoja
Electrónica.
Características
Algunas de las principales características de la Hoja Electrónica son:
•
•
•
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar
modelos de información consolidada.
Extrae información de los catálogos, documentos, movimientos, saldos, estadísticas,
etcétera de las empresas instaladas en AdminPAQ.
Permite capturar documentos de ventas, compras e inventarios y enviarse a
AdminPAQ.
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Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo creo un modelo electrónico
Qué necesito
para registrar
Para que generes un nuevo modelo electrónico, haz clic en el botón
•
•
y captura:
La “Descripción del modelo”.
El “Nombre de archivo” que tendrá el modelo.
Por omisión, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>.
Puedes crear tantos modelos necesites, no
hay un límite en el número de modelos
electrónicos.
Recuerda: Para ingresar a la Hoja Electrónica
deberás ir al menú Reportes opción Hoja
Electrónica.
Modelos
predeterminados
La Hoja Electrónica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:
Modelo
Actualización Reforma
2010
Descripción
Actualiza las listas de precios de los productos con IVA incluido, las tasas de IVA del
15% al 16% o del 10% al 11% en Productos, Clientes / Proveedores o Configuración
General y los asientos contables para que utilicen el nuevo segmento contable de IVA.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo creo un modelo electrónico, Continuación
Modelos predeterminados (continúa)
Modelo
Ajuste por saldo Reforma
2010
Conciliación AdminPAQ
vs CONTPAQi
Descripción
Permite generar de forma masiva los documentos de Ajuste por saldo reforma 2010.
La opción Ajuste incrementando IVA genera un documento de ajuste que incrementa
el saldo de Clientes/Proveedores. Representa el 1% excedente que deberá ser
liquidado, adicional al saldo del documento.
La opción Ajuste absorbiendo IVA crea una nota de crédito para disminuir las ventas
(compras), y esta nota de crédito se salda automáticamente con un documento de
ajuste.
Muestra las pólizas elaboradas en AdminPAQ (cargos y abonos) contra las pólizas
cargadas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD (cargos y abonos).
Exportación Catálogos
Envía a AdminPAQ la información de los catálogos de la empresa. Inserta registros de
catálogo y actualiza los registros existentes.
Interfaz Banco del Bajío
Genera un archivo texto con datos de los pagos realizados al Banco del Bajío.
Este archivo texto contiene el layout que solicita el Banco del Bajío por lo que podrá
enviarse a dicho banco.
Listado UUID
Muestra los UUID (Universally Unique Identifier) de los CFDI que se han timbrado en la
empresa. Si existiera algún CFDI pendiente de timbrar muestra el mensaje: “No se
encontró el certificado público en el almacén digital).
Nota: Este modelo se utiliza sólo si se manejan CFDI en la empresa.
SAT – Formulario 42
Genera un reporte con la información de los 50 mejores clientes y proveedores. Este
modelo genera el archivo txt para que pueda cargarse al SAT para la Declaración
Informativa de Clientes y Proveedores.
Importante: Estos son modelos base para generar reportes específicos que estén adecuados
a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los
guardes con otro nombre, así, el modelo base no sufrirá cambios y podrá utilizarse para otra
empresa.
Hojas
predefinidas
Todos los modelos electrónicos están conformados por tres hojas, las cuales son:
Hoja
Parámetros
Descripción
Contiene los datos generales de las empresas, en donde podrás insertarlas o
eliminarlas de la lista en la Hoja Electrónica.
Funciones
Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la
empresa para generar modelos electrónicos. Esta información te ayudará a generar
tus modelos ya que se explica para qué sirve cada función.
Exportar
Permite capturar movimientos de Ventas, Compras e Inventarios y enviarlos a
AdminPAQ.
Nota: Los movimientos que sean generados en esta hoja se enviarán a la empresa
activa.
Hoja 1
Está en blanco y podrás agregar las funciones que necesites para crear el modelo
deseado.
Nota: Podrán insertarse tantas hojas sean necesarias
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-5
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo creo un modelo electrónico, Continuación
Estructura
de una función
Para que conozcas y puedas utilizar correctamente las funciones, necesitas saber cómo
estructurar una función. Todas ellas tienen una nomenclatura; dependiendo de la función que
quieres que desempeñe será la nomenclatura que deba tener la misma.
Apóyate en las columnas Descripción y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la función más conveniente. La Descripción indica para qué sirve la función. La
Nomenclatura indica los datos que necesita la función.
Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, de lo contrario,
los valores que captures no los reconocerá como válidos.
Ejemplo: La función Dato_Cliente tiene la nomenclatura Cliente, Num. Dato, Empresa, es
decir, solicita el código del cliente, el dato a extraer del cliente y el número de empresa de la
que quieres obtener información.
El número de empresa lo tomarás de la hoja Parámetros y el número de dato de la Tabla de
Datos para las Funciones DATO de catálogos que se encuentra en la hoja Funciones.
Entonces, si en una celda capturas =Dato_Cliente(B3,1,1) estás indicando lo siguiente:
1.
2.
3.
El código del cliente lo tomará de la celda B3.
El dato que considerará es la Razón Social (dato 1 de la tabla).
La empresa es la número 1 de la lista que aparece en la hoja Parámetros; y si no se
indica el número, por omisión, considerará la primera empresa de la lista.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
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2-6
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo creo un modelo electrónico, Continuación
Para qué sirve
Además de que el modelo te permite extraer información de catálogos y documentos de tus
empresas en AdminPAQ, podrás explotar las funcionalidades propias de Excel®, haciendo
inclusive un reporte con gráficas.
La creación de modelos electrónicos te será de mucha utilidad para que realices reportes a la
medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel®.
Creación de un modelo electrónico
En el siguiente ejercicio crearás un nuevo modelo electrónico que mostrará los saldos de los
clientes. Realiza los pasos que se indican a continuación.
Ejercicio 1
Paso
Ejercicio
1
Verifica que la empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. esté abierta.
2
Ve al menú Reportes y selecciona la opción Hoja Electrónica.
3
Resultado: Se desplegará la ventana Hoja Electrónica.
Haz clic en el botón Nuevo.
5
Captura Saldos del Cliente en el campo “Descripción del modelo” y Saldos
en el campo “Nombre de archivo”.
Haz clic en el botón Guardar.
6
Resultado: Aparecerá el modelo Saldos del Cliente en la lista de modelos
electrónicos.
Selecciona el nuevo modelo electrónico y haz clic en el botón Ejecutar.
4
Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versión de Excel que estés
utilizando, se podrá mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las
macros. Habilítalas para tener funcionalidad.
Importante: No cierres la hoja electrónica ya que la necesitarás para el siguiente
ejercicio.
Insertar empresa a utilizar
Para establecer una empresa activa en la hoja electrónica realiza los pasos que se indican a
continuación:
Ejercicio 2
Paso
Ejercicio
1
Ve a la hoja Parametros del modelo electrónico Saldos del Cliente.
2
Haz clic en el botón Insertar empresa.
Resultado: Se muestra el listado de empresas.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-7
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo creo un modelo electrónico, Continuación
Ejercicio 2 (continúa)
Paso
3
4
Ejercicio
Selecciona la empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. y haz clic en el botón
Insertar.
Resultado: Se mostrará el nombre y el directorio de ésta, como empresa activa.
Haz clic en el botón Cancelar.
Resultado. Se cerrará el listado de empresas.
Extracción de datos de AdminPAQ
En el siguiente ejercicio, agregarás las funciones necesarias para extraer los datos de los
clientes y sus saldos. Realiza los pasos que se indican a continuación:
Ejercicio 3
Paso
Ejercicio
1
Ve a la hoja Hoja1.
2
Selecciona la celda A4 y presiona las teclas <Alt + F3>.
3
Resultado: Se mostrará la ventana Selección de Códigos.
Selecciona Clientes en la opción Catálogo y haz clic en el botón F10
Continuar.
Resultado: Se mostrarán los códigos de clientes a partir de la celda A4.
4
1
2
3
4
Capítulo 2
Reportes a la medida
Captura la siguiente información para que luzca igual que la tabla:
A
Fecha
B
Captura la fecha
indicada por el
instructor
C
D
Código
Nombre
RFC
Saldos
=Dato_Cliente(A4,1)
=Dato_Cliente(A4,2)
=Saldo_Cliente(A4,$B$1)
5
Selecciona el rango B4:D4 y copia las fórmulas hacia abajo, por cada cliente.
6
Dale formato a los datos que se muestran en las celdas una vez que se
desplieguen en pantalla, de esta forma podrás presentar el reporte según lo
requieras.
Página
2-8
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo utilizo el editor de formas
Qué es
El Editor de Formas es una herramienta con la cual se crearán y diseñarán las formas
preimpresas que utiliza AdminPAQ para la impresión de los documentos y etiquetas.
Este editor es gráfico, basado en la impresión en modo texto y permite insertar campos,
etiquetas, funciones o fórmulas, además, estos datos podrán modificarse tantas veces se
necesite; o bien, eliminarse, si es necesario.
Forma
preimpresa
Las formas preimpresas son formatos de impresión donde los campos tienen una posición
fija, la cual puede modificarse, si así se desea.
Las formas preimpresas tienen la extensión .FPC y se guardan en la siguiente ruta:
<X:\CompacW\Empresas\Reportes\AdminPAQ>
Cómo ingreso
Para ingresar al Editor de formas preimpresas ve al menú Archivos y selecciona la opción
Editor de Formas.
Qué acciones
puedo realizar
Dentro del Editor de Formas puedes crear un formato nuevo o bien, editar uno existente.
Realiza cualquiera de la siguientes acciones que se indican en la tabla:
Abrir un formato
Crear nuevo formato
•
En el Editor de Formas ve al menú
Archivo opción Abrir.
•
En el Editor de Formas ve al menú
Archivo opción Nuevo.
•
Presiona las teclas <Ctrl+A>.
•
Presiona las teclas <Ctrl+N>.
•
En la barra de herramientas, haz clic
•
En la barra de herramientas, haz clic en
en el botón
Ventana principal
el botón
En esta ventana será posible crear nuevas formas preimpresas, o bien, abrir las predefinidas
por el sistema y modificarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Nota: Para ingresar a esta ventana no es necesario tener abierta una empresa.
Consulta el gráfico de la siguiente página:
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-9
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo utilizo el editor de formas, Continuación
Ventana principal (continúa)
Cómo guardar
Para guardar una forma preimpresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:
•
•
•
Capítulo 2
Reportes a la medida
Ve al menú Archivo y selecciona la opción Guardar.
Presiona la tecla de función <F8>.
Haz clic en el botón
de la barra de herramientas.
Página
2-10
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo creo una forma impresa
Qué necesito
para crear una
forma
Para crear una forma preimpresa debes realizar lo siguiente:
Plantillas
Al crear una forma preimpresa, automáticamente aparecerá la ventana Plantillas, donde
podrás seleccionar la plantilla y subplantilla a utilizar.
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la plantilla y subplantilla
Configurar forma
Diseñar la forma preimpresa
Ejecutar la forma preimpresa
La plantilla contiene toda la información que puede utilizarse en una forma preimpresa y la
subplantilla contiene campos específicos de un documento modelo o catálogo. Dependiendo
de la plantilla seleccionada serán las subplantillas que estén disponibles
Importante: No podrás insertar campos que pertenezcan a un documento modelo diferente.
Cada plantilla tiene una
o varias subplantillas
disponibles, excepto
Marbetes de Inventario
y Recibos de Aperturas
de Cajas.
Observarás que las Subplantillas para Documentos tienen el mismo nombre que el
documento modelo, excepto la Remisión, cuya subplantilla es Producto en Consignación
del Cliente.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
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Página
2-11
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo creo una forma impresa, Continuación
Configurar
Forma
Una vez que seleccionaste la plantilla y subplantilla deseada debes seleccionar del menú
Archivo la opción Configurar Forma para configurar los datos generales del formato de
impresión.
Esta acción la debes realizar independiente si se trata de una nueva forma preimpresa o si
editarás una existente.
Esta ventana está divida en 5 pestañas. Consulta la siguiente tabla para conocer más
información sobre el contenido de esta ventana.
Pestaña
Hoja
Descripción
Se especificarán los datos generales de la
forma preimpresa, como el número
renglones y columnas que tendrá la forma.
Detalle
Podrás configurar la hoja en:
•
Impresión en Modo Caracter: Imprime en
modo de texto, por lo tanto, su impresión es
rápida, sin embargo, el tipo y tamaño de letra la
toma de las propiedades de la impresora.
•
Impresión
Debes configurar algunos datos de la
impresora, tales como el nombre y el tipo
de impresora a utilizar.
Impresión en Modo Caracter Texto
Enriquecido: Permite seleccionar el tipo y
tamaño de la letra para cada campo, sin
embargo, la impresión es más lenta. Además,
solo debes especificar el ancho en centímetros
de la forma preimpresa.
Nota: Al seleccionar una opción, los campos de la
otra se desactivarán.
Si la impresora es Matriz de puntos, se indicará la
configuración de caracteres para una impresión
normal, condensada, etcétera.
Si la matriz es Láser o Inyección de Tinta esta
configuración no deberá indicarse ya que la toma
automáticamente de las propiedades de la
impresora.
Áreas
Debes indicar el número de renglones que
contendrá cada área de la forma
preimpresa.
Notas:
•
Al seleccionar la Impresión en Modo Caracter
Texto Enriquecido, el apartado Criterio de
Impresión para la impresora Matriz de puntos
estará desactivado.
•
Puedes indicar el número de copias que se
imprimirán cada que se utilice la forma
preimpresa.
En el Encabezado estarán los datos generales de la
forma preimpresa, como Razón social del cliente,
Domicilio, RFC, etcétera.
En el Detalle estarán los datos de los movimientos
como Código del producto, cantidad, precio, costo
unitario, etcétera.
Nota: Al manejar Detalle fijo, todos los campos se
imprimirán en la misma posición, con el Detalle
variable, la posición de los campos cambiará,
dependiendo de los productos que tenga el
documento.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
Página
2-12
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo creo una forma impresa, Continuación
Configurar Forma (continúa)
Pestaña
Áreas,
Descripción
continúa
Formato
Impresión
CFDs
Podrás indicar el orden en que se imprimirá
la fecha, así como configurar el formato de
impresión para la cantidad, importe y
número de decimales para cada campo.
Detalle
En el Pie de página estarán los datos generales de la
forma preimpresa como son Neto del documento, IVA,
Total, etcétera.
Al insertar un campo tipo Fecha, automáticamente
tomará la configuración especificada en esta pestaña,
aunque podrá modificarse el formato de fecha
directamente en el campo.
Nota: Si por equivocación fue seleccionada una
subplantilla errónea, mediante esta opción podrá
indicarse la subplantilla correcta.
Podrás indicar si en la forma preimpresa se Esta ventana se utiliza cuando la empresa emite
imprimirán los datos pertenecientes al CFD. Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs).
Nota: En las formas preimpresas con Impresión
Modo Texto Enriquecido podrá configurarse el tipo
de letra deseado para todos los campos.
Diseñar la forma
preimpresa
Después de configurar la forma preimpresa, podrá iniciarse el diseño de la misma.
El diseño se basa en la inserción de campos, etiquetas, fórmulas y/o funciones en las áreas
de la forma preimpresa.
Botón
Descripción
Inserta una etiqueta, es decir, un texto fijo.
Inserta un campo ya sea en el área del Encabezado o en el Pie de
página.
Inserta un campo en el área de Detalle.
Inserta un campo en el área del Subdetalle.
Inserta un Subtotal en base a los campos disponibles. Este dato
puede insertarse en el área del Encabezado o Pie de página.
Inserta un Total en base a los campos disponibles. Este dato se
inserta sólo en el Pie de página.
Inserta una función en base a los valores disponibles.
Cabe aclarar que las funciones ya existen, sólo deberán indicarse
los valores correspondientes.
Inserta una fórmula en base a los valores disponibles.
Mediante las fórmulas se pueden realizarse operaciones
matemáticas para sacar el resultado deseado.
Ejecución
de la forma
preimpresa
Mediante esta opción podrán hacerse pruebas de impresión de la forma preimpresa diseñada
para verificar que los campos insertados se encuentren en la posición correcta, de acuerdo al
documento fiscal impreso.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-13
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo creo una forma impresa, Continuación
Selección
de Empresa
Al ejecutar la forma preimpresa, automáticamente mostrará esta ventana donde deberá
seleccionarse la empresa que utilizará dicha forma preimpresa.
Filtros a aplicar
Una vez seleccionada la empresa, mostrará esta ventana donde se indicará el rango de
fechas, así como la serie y el rango de folios deseado.
Uno de los filtros permite ver los documentos que están impresos o bien, los que aún no se
han impreso.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
Página
2-14
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo creo una forma impresa, Continuación
Creación de la forma preimpresa
Ejercicio 1
La empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. maneja notas de cargo y desea imprimirlas para
entregarlas a sus clientes. Debido a que no existe una forma preimpresa de ese tipo, será
necesario crearla.
Realiza el siguiente procedimiento:
Paso
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Ejercicio
Desde la ventana principal de AdminPAQ ve al menú Archivos y selecciona la
opción Editor de Formas.
Resultado: Se abrirá la ventana Diseño de Formas Preimpresas.
Haz clic en el botón Nuevo.
Resultado: Mostrará la ventana Plantillas.
Selecciona la Plantilla para Documentos y la Subplantilla Cambio del Cliente.
Posteriormente haz clic en el botón Aceptar.
Presiona las teclas <Ctrl+F> para configurar la forma.
Resultado: Mostrará la ventana Configurar Forma.
Captura el valor 80 en el campo “Total de columnas que se imprimirán en la
forma preimpresa” dentro de la pestaña Hoja.
Haz clic en la pestaña Áreas y captura el valor 20 en el campo “Número de
renglones que contendrá el área:”, ubicado en el apartado Encabezado.
Verifica que la casilla Detalle esté desactivada y que en el campo “Renglón a
partir del cual se inicia la impresión en esta área:” se encuentre el valor 21.
Haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.
Resultado: Se cerrará la ventana Configurar Forma.
Presiona la tecla <F8> y guarda la forma con el nombre NotaCargoCliente. Haz
clic en el botón Guardar.
Resultado: Se modificará el área de trabajo de la forma preimpresa mostrando
únicamente el Área del Encabezado y Área del Pie de Página.
Diseño de la forma preimpresa
Una vez que está configurada la forma preimpresa, debes insertar los campos requeridos
para la impresión de la Nota de Cargo.
Ejercicio 2
Paso
1
Ejercicio
Haz clic en el botón
Encabezado.
y posteriormente haz clic en cualquier parte del Área del
Resultado: Mostrará un renglón gris con el nombre Etiqueta1.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-15
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo creo una forma impresa, Continuación
Ejercicio 2 (continúa)
Paso
2
Ejercicio
Haz clic derecho en el renglón recién insertado y seleccione la opción
Propiedades del campo…
Resultado: Mostrará la ventana Propiedades de Etiquetas.
3
Captura la siguiente información:
Campo
Renglón
Columna
Texto
Justificación
4
5
Al finalizar haz clic en el botón Aceptar.
Haz clic en el botón
ubicado en la barra de herramientas y posteriormente
haz clic en cualquier parte del Área del Encabezado.
Resultado: Mostrará la ventana Insertar campo.
Selecciona los valores según lo indicado en la siguiente tabla:
Campo
Tabla
Campo
Renglón
Columna
Longitud
Justificación
6
Valor
8
35
NOTA DE CARGO
Centrado
Opción / Valor
Datos Generales de Documento
Razón Social de Cliente del Documento
10
5
65
Izquierda
Al finalizar haz clic en el botón Aceptar.
Inserta el resto de los campos en el Área del Encabezado, de acuerdo a los
siguientes datos:
Tabla
Datos
Generales de
Documento
Datos del
Domicilio Fiscal
del Docto.
Campo
Serie del Documento
Folio del Documento
RFC del Cliente del Documento
Referencia del Documento
Calle y Número del Domicilio
Fiscal del Documento
Colonia del Domicilio Fiscal del
documento
Código Postal del Dom. Fiscal
del Documento
Ciudad del Domicilio Fiscal del
Docto.
Entidad Federativa del Dom.
Fiscal del Documento
Renglón
5
5
11
15
12
Columna
70
72
5
12
5
Longitud
2
8
15
10
70
13
5
40
13
50
10
14
5
25
14
31
25
Notas:
• Los campos Serie y Folio del Documento tendrán la “Justificación” Centrada.
• Los campos Folio del Documento y Código Postal manejarán 0 “Decimales”.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
Página
2-16
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo creo una forma impresa, Continuación
Ejercicio 2 (continúa)
Paso
7
Ejercicio
Inserte los campos necesarios en el Área del Pie de Página, de acuerdo a la
siguiente tabla:
Tabla
Datos
Generales de
Documento
Campo
Importe Neto del Documento
Impuesto 1 del Documento
Total del Documento
Renglón
22
23
24
Columna
60
60
60
Longitud
20
20
20
Nota: Todos los campos tendrán la “Justificación” hacia la Derecha y manejarán
2 “Decimales”.
8
Haz clic en el botón
Página.
y después haz clic en cualquier parte del Área del Pie de
Resultado: Mostrará la ventana Insertar Función.
9
Indica los siguientes datos:
Campo
Función
Valor 1
Valor 2
Opción / Valor
CANTIDAD PROTEGIDA(Valor1,Valor2)
Total del Documento
Español (mayúsculas)
Al finalizar haz clic en el botón Aceptar para guardar los cambios y presiona la
tecla <F8> para conservar los cambios de la forma preimpresa.
Ejecutar forma preimpresa
Después de diseñar la forma preimpresa, se revisará que los campos estén en la posición
correcta.
Ejercicio 3
Realiza el siguiente procedimiento:
Paso
1
2
3
4
Ejercicio
Verifica que la forma preimpresa NotaCargoCliente se encuentre abierta en el
Editor de Formas. Posteriormente, presiona las teclas <Ctrl+E>.
Resultado: Mostrará la ventana Selección de Empresas.
Selecciona la empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. y haz clic en el botón
Aceptar.
Resultado: Mostrará la ventana Filtros a aplicar al reporte Impresión de
Documentos.
Captura la fecha indicada por el instructor en el campo “Rango de Fechas”.
Deja el resto de los campos que aparecen por omisión y haz clic en el botón
Continuar.
5
Resultado: Mostrará la ventana Salida del reporte.
Haz clic en el botón Aceptar.
6
Resultado: Mostrará, en pantalla, la Forma Preimpresa con los datos de la
Nota de Cargo correspondiente.
Cierra la forma preimpresa y el Editor de Formas.
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-17
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones
Qué es
Es una herramienta de consulta de información basada en Excel® que toma información de
las empresas de AdminPAQ, considerando que sólo puede analizar la información de una
empresa a la vez.
Es importante mencionar que al ser un módulo independiente, no será necesario mantener
abierto AdminPAQ ni la empresa para lograr leer la información de ésta.
También debe tomar en cuenta que aún cuando ya se haya generado información dentro del
sistema, esta podrá ser actualizada en cualquier momento, tan solo presionando un botón,
mismo que se explicará detalladamente durante el desarrollo de este capítulo.
Requisitos
previos
Debido a que el módulo Toma de Decisiones es independiente a AdminPAQ, dicho módulo
no se instala junto el sistema por lo es necesario instalarlo de forma separada.
El procedimiento para su instalación es el mismo que maneja AdminPAQ. Si desconoce este
procedimiento se recomienda apoyarse en el capítulo Instalación de AdminPAQ.
Consideraciones
especiales
Tome en cuenta lo siguiente:
•
•
•
Al recalcular los datos, se iniciará un proceso para la lectura e importación de la
información y tardará según el tamaño de la información de la empresa y el
rendimiento del equipo donde se esté ejecutando.
Los indicadores y reportes incluidos dentro del sistema no pueden ser modificados.
Al cambiar la empresa seleccionada, la información de la empresa anterior será
descartada.
Cómo ingreso
Una vez que has instalado el módulo Toma de Decisiones de AdminPAQ, para ingresar a
éste, ve al grupo de programas Compac – Toma de Decisiones y selecciona Toma de
Decisiones.
Estructura de la
Toma de
Decisiones
Esta herramienta está compuesta por cuatro pestañas las cuales son:
•
•
•
•
Configuración del Tablero.
Tablero de Control.
Estado del Negocio.
Reportes Analíticos.
En los siguientes bloques se explicará la función de cada pestaña.
Configuración
del Tablero
Aquí se indicará la empresa con la cual se desea trabajar en el módulo Toma de Decisiones.
Así mismo, podrán agregarse, modificarse o eliminarse los indicadores que sean necesarios.
Un indicador es un dato o grupo de datos que le permitirán tener una interpretación adecuada
de las operaciones realizadas dentro de la empresa.
Sirve como un filtro donde se especifica el Acumulado mediante el cual se obtendrá la
información requerida.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
Página
2-18
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación
Configuración del Tablero (continúa)
Tablero
de Control
En esta hoja se desplegarán los datos seleccionados en los indicadores que se agregaron en
la Configuración del Tablero.
Muestra la información solicitada en base a los indicadores especificados en la
Configuración del Tablero. Esta información se obtiene a partir de estadísticas de ventas,
compras, pagos y el costo acumulado de AdminPAQ.
Además, podrás ver el Detalle del indicador por cliente, producto, agente, o bien, combinado.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-19
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación
Estado
del Negocio
Es una vista de la situación actual de la empresa y sirve como un reporte concentrador de la
información general.
Debido a que funge como un reporte, podrá insertarse el logotipo de la empresa desde el
botón Cambiar logo negocio…
El archivo del logotipo podrá tener la extensión .bmp, .ico, .gif, y .jpg.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
Página
2-20
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación
Reportes
Estos reportes se pueden obtener con datos específicos de un grupo de clientes,
proveedores, productos o agentes y pueden ser de un solo periodo, de doce periodos o
mixtos.
Tipo de reportes
Esta hoja contiene 7 tipos de reportes los cuales son:
Reporte
Utilidad por Producto
Descripción
Muestra los productos vendidos, comparando su costo con el
precio de venta y, en base a estos datos, indica el porcentaje de
utilidad que representa para la empresa.
Utilidad por Cliente
Muestra las ventas por cliente, comparando el costo contra el
importe de ventas y, en base a estos datos, indica el porcentaje
de utilidad que representa para la empresa.
Utilidad por Productos Muestra los productos se han vendido a cada cliente y qué
para un Cliente
utilidad representa para la empresa venderle dichos productos.
Utilidad por Clientes
para un Producto
Muestra a que clientes les ha vendido un determinado producto y
mediante esta información podrán determinarse las promociones
de acuerdo al perfil del cliente.
Utilidad por
Documentos
Muestra la utilidad que se ha obtenido por algún documento o
concepto determinado.
Estudio de un
Documento
Podrá analizarse, en un documento determinado, el concepto
utilizado, la utilidad aportada y el porcentaje de descuento que se
utilizó.
Estudio de un
Producto
Podrá conocerse detalladamente en qué documentos fue
involucrado un producto específico.
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-21
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación
Instalación de Toma de Decisiones
Realiza los siguientes pasos para instalar el módulo Toma de Decisiones.
Procedimiento 1
Paso
1
Acción
Inserta el DVD de evaluación y cuando se ejecute la presentación, haz clic en el
botón Continuar.
Resultado: Mostrará los sistemas que contiene el DVD.
2
Haz clic en el botón
.
Resultado: Se desplegarán los beneficios de AdminPAQ.
3
4
5
6
7
8
9
Haz clic en el botón
ubicado en el apartado 3.
Resultado: Aparecerá en la parte inferior la ventana InstallShield Wizard el cual
preparará la instalación del sistema.
Haz clic en el botón Siguiente> para pasar a la ventana del acuerdo de licencias
y haz clic en el botón Sí.
Verifica si el “Nombre de usuario” y “Nombre de organización” aparecen
correctamente en la ventana de información del usuario, y haz clic en el botón
Siguiente>.
Conserva marcada la casilla “Instalación automática (recomendada)” y haz
clic en el botón Siguiente>.
Verifica los datos del tipo de instalación y directorios que aparecen en la ventana,
y haz clic en el botón Siguiente>.
Resultado: Dará inicio la instalación del módulo Toma de Decisiones. Espera
unos momentos.
Haz clic en el botón Sí cuando aparezca la pregunta ¿Desea crear un acceso
directo a Toma de Decisiones y al Servicio Contaqta.me en el escritorio?
Nota: Espera unos momentos a que termine la instalación del Servidor de
licencias y de AdminPAQ.
Haz clic en el botón Finalizar cuando el asistente de instalación le indica que ha
terminado de copiar los archivos a la computadora.
Continúa en la siguiente página
Capítulo 2
Reportes a la medida
Página
2-22
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación
Inserción de indicadores
Es necesario realizar un análisis de los movimientos que se han tenido en la empresa hasta
el momento por lo que se utilizará el módulo Toma de Decisiones.
Procedimiento 2
Realiza los pasos que se indican a continuación.
Paso
1
2
3
4
5
6
7
8
Acción
Ve al grupo de programas Compac – Toma de Decisiones y selecciona la
opción Toma de Decisiones.
Resultado: Aparecerá la ventana Advertencia de seguridad indicando que el
archivo contiene macros.
Habilita las macros en base a la versión de Excel® que tengas instalada.
Resultado: Se abrirá el libro de Excel con el nombre Toma de Decisiones y
automáticamente mostrará la pestaña Configuración del Tablero.
Haz clic en el botón Cambiar empresa y haz doble clic en Súper El Trébol,
S.A de C.V.
Haz clic sobre el botón Agregar nuevo indicador.
Resultado: Aparecerá la ventana Agregar nuevo indicador.
Captura Ventas del periodo en el campo “Nombre del Indicador” y selecciona
la opción Ventas en el campo “Acumulado de AdminPAQ”.
Selecciona Un sólo Periodo en el campo “Tipo de Reporte…”. Deja los que
aparecen por omisión para el resto de los campos.
Haz clic sobre el botón Aceptar.
Resultado: Mostrará el nuevo indicador en la pestaña Configuración del
Tablero.
Agrega los demás indicadores con los datos que se muestran en la siguiente
tabla:
Nombre del Indicador
Ventas del semestre
Acumulado de
AdminPAQ
Ventas
Devolución s/Ventas del
periodo
Devolución s/Ventas del
semestre
Compras del periodo
Compras del semestre
Devolución s / Venta
Devolución s/Compras
del periodo
Devolución s/Compras
del semestre
Existencia Actual
Devolución s / Compra
Devolución s / Venta
Compras
Compras
Devolución s / Compra
Existencia
Tipo de Reporte
Acumulado hasta el
periodo
Un solo Periodo
Acumulado hasta el
periodo
Un solo Periodo
Acumulado hasta el
periodo
Un solo Periodo
Acumulado hasta el
periodo
Acumulado hasta el
periodo
Continúa en la siguiente página
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
2-23
Capítulo 2
Reportes a la medida
Cómo utilizo el módulo Toma de decisiones, Continuación
Procedimiento 2 (continúa)
Paso
9
Capítulo 2
Reportes a la medida
Acción
Ve a la pestaña Tablero de Control y presiona las teclas <Alt+F9> para
actualizar los datos.
10
Resultado: Mostrará los importes de la empresa de acuerdo al periodo y
ejercicio especificado.
Haz clic en el botón Detalle del indicador Ventas del periodo.
11
Resultado: Aparecerá un menú flotante.
Selecciona la opción Detalle por cliente.
12
Resultado: Mostrará la pestaña Detalle Indicador 1 con los datos de los
clientes a los cuales se les vendió durante dicho periodo.
Haz clic en el botón Detalle del indicador Ventas del semestre.
13
Resultado: Aparecerá un menú flotante.
Selecciona la opción Detalle por cliente.
14
Resultado: Mostrará la pestaña Detalle Indicador 2 con los datos de los
clientes a los cuales se les vendió durante dicho periodo.
Cierra el módulo Toma de Decisiones.
Página
2-24
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
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Capítulo 3
Transferencia de datos y Utilerías
Visión general
Introducción
A través de este capítulo podrás traer datos de otra empresa de AdminPAQ® para
concentrar o actualizar la información sin necesidad de re-capturar.
Por otra parte, en ocasiones pueden presentarse daños a la información capturada en la
empresa por factores externos al sistema, por lo que AdminPAQ maneja una variedad de
utilerías que te ayudarán a resolver algunas situaciones.
Objetivo
En este capítulo
Al finalizar este capítulo serás capaz de:
•
Realizar la importación y exportación de datos en AdminPAQ.
•
Conocer la función y aplicación de cada una las utilerías disponibles en AdminPAQ,
así como su utilidad práctica.
Este capítulo contiene los siguientes temas:
Tema
Cómo paso información de una empresa a otra
Cuándo ejecutar las utilerías
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
3-1
Página
3-2
3-9
Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
Cómo paso información de una empresa a otra
Qué es
Es el proceso mediante el cual se envía y recibe información entre las empresas de
AdminPAQ, esto permite concentrar y actualizar información de dos o más empresas en una
sola.
Formas de pasar
información
Puedes importar y exportar la información entre las empresas. Consulta la siguiente tabla
para conocer el tipo de información que se puede obtener:
Tipo
Exportación
Importación
Descripción
Exportación de catálogos
o
Tablas y Promociones
o
Almacenes
o
Agentes
o
Clientes y Proveedores
o
Productos, Servicios y Paquetes
•
Exportación de Documentos – Exporta por Documento
Modelo
Importación de datos desde un archivo (TXT)
o
Documentos
o
Catálogos
o
Punto de venta (sólo en caso de empresas que ya
manejaban el módulo)
•
Antes de pasar
información
Antes de pasar la información de una empresa a otra asegúrate de realizar un respaldo tanto
en la empresa origen como en la destino, para asegurar la información de ambas.
Cómo ingreso
Para pasar información de una empresa a otra ve al menú Archivos y selecciona alguna de
las siguientes opciones, dependiendo de lo que deseas realizar:
•
•
•
Tipos de
exportación
AdminPAQ maneja dos tipos de exportación:
•
•
Exportación de
Catálogos (TXT)
Exportación de Catálogos (TXT)
Exportación de Documentos (TXT)
Importación de datos (TXT)
Exportación de catálogos
o
Tablas y Promociones
o
Almacenes
o
Agentes
o
Clientes y Proveedores
o
Productos, Servicios y Paquetes
Exportación de Documentos – Exporta por Documento Modelo
Baja la información del catálogo seleccionado a un archivo con formato txt. Este formato tiene
una estructura predeterminada.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación
Exportación de Catálogos (TXT) (continúa)
Cuándo utilizar:
•
Para actualizar información de otra empresa sin que ésta pierda la información con la que
cuenta, por ejemplo, cuando se tienen sucursales.
•
Querer respaldar los catálogos de la empresa en archivos de texto.
•
Para crear una empresa nueva y actualizarla con los catálogos deseados.
Importante: Los conceptos NO se pueden exportar. Si estás migrando la información a una
nueva empresa y se configuraron los conceptos de forma diferente a los que están por
omisión, deberán copiarse los archivos MGW10006.dbf y MGW10007.dbf de la empresa
origen a la empresa nueva, así como copiar los índices.
Qué necesito
para exportar
catálogos
No es necesario especificar datos en una ventana, solo debes seleccionar el tipo de datos
que deseas obtener seleccionando alguna de las opciones disponibles en el submenú
Exportación de Catálogos (TXT).
Exportación de
Documentos
(TXT)
Es similar a la Exportación de Catálogos, sólo que este proceso exporta documentos.
Qué necesito
para exportar
documentos
Para exportar los documentos asegúrate de indicar los filtros que aplicarán en la búsqueda de
la información. Entre los datos a especificar se encuentra:
La exportación considera, por omisión, todos los documentos, sin embargo, se recomienda
bajar, primero, todos los documentos de entrada; posteriormente los documentos de salida y
finalmente, los documentos de cuentas por pagar y por cobrar.
•
•
•
•
Serie
Rango de folios
Rango de fechas
Tipo de Documento
Por omisión, todos los
documentos modelo
están incluidos en el
reporte, sin embargo,
podrás enviar a la
columna de la izquierda
los tipos de documentos
que NO desees exportar.
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
3-3
Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación
Importación de
datos (TXT)
Toma la información proveniente de un archivo TXT y lo carga o sube a la empresa que se
tiene abierta en AdminPAQ.
Cabe aclarar que el archivo texto debe tener una estructura predeterminada.
Importante: Para que la importación de catálogos y documentos pueda ser exitosa, es
necesario que la empresa que recibe la información tenga la misma configuración de la
empresa origen. De lo contrario, la información cargada no será confiable o no se realizará el
cargado, indicando el problema encontrado en la bitácora del proceso.
Qué necesito
para importar
datos
Para importar datos desde un archivo TXT asegúrate de indicar los siguientes datos:
•
•
•
Información a importar.
o Documentos: Se importarán los documentos con sus movimientos, series,
características, pedimentos y lotes.
o Catálogos: Se importarán los catálogos existentes en AdminPAQ.
Nombre del archivo (TXT).
Nombre de la bitácora.
Cuando selecciones la opción Catálogos
se habilitará el apartado En caso de
importar un dato repetido para que
decidas si se actualiza la información o se
respeta lo que actualmente contenga la
empresa.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación
Exportación de catálogos
Ejercicio 1
La empresa Súper El Trébol, S.A. de C.V. abrirá una sucursal en la zona norte de la ciudad;
por tal motivo será necesario crear una empresa nueva y bajar la información de los
productos, así como de las tablas, para evitar volver a capturar.
Realiza el siguiente procedimiento para llevarlo a cabo:
Tablas y promociones
Paso
1
2
3
Ejercicio
Ve al menú Archivos, submenú Exportación de Catálogos (TXT) y selecciona
la opción Tablas y Promociones.
Resultado: Aparecerá la ventana Filtros a aplicar al reporte Exportar
Catálogos.
Asegúrate que las monedas Peso Mexicano y Dólar Americano se encuentren
en el apartado de la derecha.
Para enviarlas haz clic en el botón >>.
Verifica que los elementos de las Clasificaciones y Características se ubiquen
en la columna de la derecha.
4
Haz clic en el botón >> para enviar los elementos a la columna derecha.
Indica que se incluyan las Unidades y sus conversiones.
5
Ejecuta el reporte presionando la tecla <F10>.
6
Resultado: Aparecerá la ventana Salida del reporte.
Deja la opción que aparece por omisión (Disco) y captura Tablas en el campo
“Nombre del archivo”. Presiona la tecla <Enter> para continuar.
7
8
Resultado: Mostrará la ruta donde se generará el archivo, la cual, por omisión
será la ruta de archivos de la empresa.
Haz clic en el botón Aceptar de la ventana Salida del reporte
Resultado: Se creará el archivo Tablas.txt en la ruta
<C:\CompacW\Empresas\STREBOL>.
Cierra la ventana Filtros para continuar con la importación de la información
restante.
Catálogos
Paso
1
2
Ejercicio
Ve al menú Archivos, submenú Exportación de Catálogos (TXT) y selecciona
la opción Productos, Servicios y Paquetes.
Resultado: Aparecerá la ventana Filtros a aplicar al reporte Exportar
Catálogo de Productos y….
Conserva el Rango de Productos y Servicios que se muestra por omisión.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación
Ejercicio 1 (continúa)
Paso
3
4
5
6
7
8
Ejercicio
Haz clic en el botón >> para enviar los elementos de la clasificación 1 al
apartado de la derecha.
Nota: Repite esta acción para las cinco clasificaciones restantes.
Conserva el Rango de Paquetes que se muestra por omisión y selecciona todos
los valores de las clasificaciones para que se consideren dentro de la
exportación.
Asegúrate que en el campo “Existencias máxima y mínima” esté seleccionada
la opción Sí.
Ejecuta el reporte presionando la tecla <F10>.
Resultado: Aparecerá la ventana Salida del reporte.
Deja la opción que aparece por omisión (Disco) y captura Productos en el
campo “Nombre del archivo”. Presiona la tecla <Enter> para continuar.
Resultado: Mostrará la ruta donde se generará el archivo, la cual, por omisión
será la ruta de archivos de la empresa.
Haz clic en el botón Aceptar de la ventana Salida del reporte y cierra la ventana
de Filtros.
Resultado: Se creará el archivo Productos.txt en la ruta
<C:\CompacW\Empresas\STREBOL>.
Exportación de documentos
Realiza el siguiente procedimiento para exportar los documentos de la empresa y después
cargarla
Ejercicio 2
Paso
1
Ejercicio
Ve al menú Archivos y selecciona la opción Exportación de Documentos
(TXT).
5
Resultado: Aparecerá la ventana Filtros a aplicar al reporte Exportación de
Documentos.
Deja los datos que aparecen por omisión en los campos “Serie”, “Especificar
Serie” y “Rango de Folios” para que se exporten todos.
Captura en el campo “Rango de Fechas” los siguientes datos: 01/01/2011 y
31/12/2011.
Haz clic en el botón << del campo “Tipo de Documento” para enviar todos los
documentos modelo a la columna izquierda.
Selecciona el tipo de documento Compra y haz clic en el botón >.
6
Resultado: El documento se pasará a la columna derecha.
Haz doble clic en Orden de compra.
2
3
4
Resultado: El documento modelo se pasará a la columna derecha.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación
Ejercicio 2 (continúa)
Paso
Ejercicio
7
Presiona la tecla <F10>.
8
Resultado: Aparecerá la ventana Salida del reporte.
Deja la opción de salida del reporte que aparece por omisión y captura Compras
en el campo “Nombre del archivo”. Posteriormente, presiona la tecla <Enter>.
9
Resultado: Mostrará la ruta donde se generará el archivo, la cual, por omisión
será la ruta de archivos de la empresa.
Haz clic en el botón Aceptar
Resultado: Mostrará una ventana bajando la información y posteriormente, se
creará el archivo Compras.txt en la ruta <C:\CompacW\Empresas\STREBOL>.
Creación de empresa
Para que puedas realizar la importación de la información es necesario crear una nueva
empresa. Asígnale los siguientes datos:
Ejercicio 3
Nombre
Nombre corto
Ejercicio
Periodo
Súper El Trébol Norte, S.A. de C.V.
STREBOLN
2011
1
Importación de datos
Realiza el siguiente procedimiento para importar los datos desde un archivo (TXT) a la nueva
sucursal del Norte.
Ejercicio 4
Paso
1
2
3
Ejercicio
Ve al menú Archivos de la nueva empresa y selecciona la opción Importación
de Datos (TXT).
Resultado: Aparecerá la ventana Importante. Acepta el mensaje para continuar.
Haz clic en la opción Catálogos para importar la información contenida en estos.
Nota: Se habilitará el apartado En caso de importar un dato repetido. Deja los
datos como aparecen por omisión.
Indica la ruta donde se encuentra el archivo TXT que contiene la información a
importar. <C:\CompacW\Empresas\STREBOL> y selecciona el archivo
Tablas.txt
Haz clic en el botón Abrir para continuar.
4
Resultado: Se regresará a la ventana Importación de Datos desde un Archivo
(TXT).
Verifica que la ruta donde generará la bitácora es correcta.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
Cómo paso información de una empresa a otra, Continuación
Ejercicio 4 (continúa)
Paso
5
Ejercicio
Haz clic en el botón Importar.
Resultado: Se ejecutará el proceso y posteriormente aparecerá la ventana
Resultados del Proceso.
6
Nota: En caso de que ocurra un error al guardar un registro, el proceso será
cancelado y la información será enviada a la bitácora.
Haz clic en el botón Finalizar para cerrar la ventana y posteriormente haz clic en
el botón Cerrar para salir de la misma.
Repite el procedimiento para importar el catálogo Productos.
Exportación de
Punto de Venta
AdminPAQ permite exportar información detallada de los documentos del módulo Punto de
Venta. Esto es posible cuando la empresa implementó el uso del módulo Punto de Venta
desde versiones anteriores a la actual de AdminPAQ.
Qué necesito
para exportar
Punto de Venta
Debes especificar los filtros que aplicarán a este reporte, datos como.
Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
•
•
•
Catálogo de Cajas
Fechas del catálogo de cajas
Notas y devoluciones sobre Notas
Página
3-8
•
•
Facturas y Devoluciones
Fechas de aperturas
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cuándo ejecutar las utilerías
Qué son
Las utilerías son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la información de la empresa, el proceso es irreversible.
Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información
registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto
funcionamiento.
Cómo ingreso
Para ingresar a las utilerías que tiene AdminPAQ ve al menú Archivos, submenú Utilerías y
selecciona la que necesites.
Requisitos
previos
Antes de ejecutar cualquiera de las utilerías de AdminPAQ toma en cuenta las siguientes
consideraciones:
No.
1
Recomendación
Asegúrate que no haya ningún usuario utilizando la empresa.
Algunas utilerías de AdminPAQ deben ejecutarse de manera exclusiva, es decir,
que los usuarios de una versión en Red deben cerrar su sesión y esperar a que
termine la ejecución para continuar con su trabajo.
Siempre verifica si la utilería que deseas ejecutar es de este tipo antes de iniciar
el proceso.
2
Realiza un respaldo de la información de la empresa sobre la que se ejecutará la
utilería.
3
Verifica qué cambios realizará la utilería sobre la información antes de ejecutarla,
ya que se trata de un proceso irreversible.
Tiempo
de ejecución
El tiempo de ejecución de las utilerías de AdminPAQ dependerá de la información que se
procesará o se calculará.
Qué utilería
ejecuto
Apóyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utilerías que maneja el
sistema y en qué momento utilizarlas.
La utilería
Recálculo
de acumulados
Sirve para…
Recalcular los acumulados de Clientes,
Proveedores, Productos y Agentes.
Nota: Podrás recalcular solo una opción a
la vez.
Úsala cuando…
 Detectes que el saldo del cliente no
corresponde con el que arroja el reporte
Estado de cuenta o cuando el saldo del
cliente/proveedor de un mes a otro
cambia.
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Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Página
3-9
Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
Cuándo ejecutar las utilerías, Continuación
Qué utilería ejecuto (continúa)
La utilería
Reproceso
Sirve para…
Úsala cuando…
Borrar toda la información generada por los  Se haya generado una baja de energía
documentos, afectando nuevamente cada
eléctrica en medio de un proceso,
documento y recalculando saldos,
cuando se haya cerrado abruptamente
AdminPAQ o cuando se apaga la
existencias, estadísticas y costos, a partir
computadora de forma incorrecta
del periodo seleccionado en adelante, como
mientras se está trabajando en la
si los documentos se capturaran
empresa.
nuevamente.
Nota: Puedes especificar la información
que se recalculará:
•
Acumulados y Estadísticas
•
Existencias y Costos
Cambio de Método
de Costeo
Modificar el tipo de costeo actual de un
producto, o de varios, por otro distinto.
 Sea necesario modificar el método de
costeo actual de un producto.
Restricciones: Toma en cuenta las
AdminPAQ permite que cada producto
siguientes restricciones cuando ejecutes
tenga su propio método de costeo y éste no
este proceso:
puede ser modificado si el producto ya tiene
•
Los productos que manejan Series,
movimientos asociados. Para ello, se creó
Pedimentos y/o Lotes, no será posible
esta utilería.
cambiarles el método de costeo, ya
que por omisión y de forma obligatoria,
Al cambiar el método de costeo a un
AdminPAQ asigna el Costo
producto, se calcularán nuevamente los
Específico para dichos productos.
costos anteriores a la ejecución de la
•
Los
servicios no manejan método de
utilería con el nuevo método.
costeo, por lo tanto, no podrá
cambiarse de método.
Verificación
de Documentos
Realizar una comprobación de los totales
de los movimientos de un documento
contra su total, las unidades pendientes de
los movimientos contra las unidades
pendientes del documento, así como la
suma de los pagos del documento más el
pendiente contra el total del documento, de
forma que si éstos no concuerdan, la
utilería realiza las correcciones pertinentes.
 Detectes inconsistencias entre los
totales de los documentos y los saldos
del documento.
Nota: Al finalizar la verificación puedes
verificar a detalle el proceso mediante la
bitácora que se genera con esta utilería.
Eliminación
de pedidos
(documentos)
Eliminar cotizaciones del cliente, pedidos
del cliente, cotizaciones del proveedor y
órdenes de compra que han sido
registrados en el sistema que ya están
surtidos, parcialmente surtidos o sin surtir,
en un rango determinado de fechas o de
folios.
 El volumen de información de tu
empresa se ha incrementado y desees
agilizar la base de datos.
Saldo Cero
Eliminar todos los documentos,
movimientos, acumulados y existencias de
la empresa, conservando únicamente los
catálogos, conceptos y la configuración de
la empresa.
 Sea necesario eliminar todos los
documentos que se tengan registrados
en la empresa, inicializando saldos,
estadísticas, existencias y costos.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías
Página
3-10
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Cuándo ejecutar las utilerías, Continuación
Qué utilería ejecuto (continúa)
La utilería
Verificación de tipos
de cambio
Sirve para…
Comprobar que todos los documentos
tengan asignado un tipo de cambio, aunque
el documento sea en pesos.
Si el documento no tiene un tipo de cambio
asignado, AdminPAQ asignará el tipo de
cambio que corresponda a la fecha del
documento. Si no existe tipo de cambio
para esa fecha, se asignará el tipo de
cambio registrado con fecha inmediata
siguiente.
Úsala cuando…
 La utilidad o pérdida cambiaria no se
está calculando correctamente, debido
a una inconsistencia en los tipos de
cambio.
Nota: Cabe aclarar que el tipo de cambio
para la moneda base (Peso Mexicano) es
1.00.
Al finalizar la verificación es necesario
ejecutar la utilería Recálculo de
Acumulados a fin de reconstruir el
acumulado de los clientes y/o proveedores.
Reconstrucción
de Índices
Reparar un índice que se haya dañado y
provoca que la información que arroja
AdminPAQ tenga inconsistencias,
 Cando se hayan dañado los índices de
la empresa de AdminPAQ o no puedas
acceder a la empresa.
Nota: Los índices marcan el orden de la
información de las empresas en
AdminPAQ y son los que permiten el
acceso a la empresa y la información que la
contiene.
Para qué sirven
Las utilerías sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
•
•
•
•
Computación en Acción, S.A. de C.V.
Derechos Reservados®
Corte en el suministro de energía eléctrica.
Daño físico del disco en donde se guarda la información.
Eliminación involuntaria de datos de la empresa.
Sabotaje a la información por parte de algún usuario.
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Capítulo 3
Transferencia de datos
y Utilerías