የዉይይቱ አላማ
• በጋራ የተሰጡንን ተግባርና ሃላፊነቶች በብቃት
ለመወጣት
• ቀጣይ በሚኖሩን አሰራሮች ላይ የጋራ አስተሳሰብ
እንዲኖር ለማድረግ
• ሁሉም የሂደቱ አባላት ከተጠያቂነትና ባለማወቅ
ከሚፈጠሩ ስህተቶች ለመታደግ
• የተሻሻሉና ዘመናዊነት የተላበሰ አሰራርን በየጊዜዉ
ሁሉም አባላት እንዲያበረክቱ ለማድረግ
ይዘት
Common Misconceptions About Fleet
Management
Fleet management is not important
Fleet management is not complicated
16
Why is fleet management (thought to be) not
important?
The fleet operation often is a cost, not a revenue or profit,
producer
The contribution of the fleet (and, hence, fleet
management) to the fulfillment of enterprise-wide
mission(s) often is not clear or well understood
Fleet management is not viewed as a “real” profession
17
Why is fleet management important?
Customer service
Organization image
Employee productivity
Employee safety
Public safety
Cost control
18
What’s so complicated about managing a
fleet?
Fleet management involves performing two
distinct but interdependent types of activities:
Asset Management
Enterprise Management
19
Asset Management Processes
Vehicle
Assignment
Dispatching
Routing &
Vehicle
Scheduling Acquisition
Fuel Card
Management
Accident
Management
Replacement
Planning
Vehicle
Disposal
Licensing &
Titling
Sound Vehicle
Performance
Operator/Driver
Training
Vehicle Maintenance
& Repair
Vehicle Selection/
Specification
Parts
Procurement & Supply
Vehicle
Utilization
Control Outsourcing
Vehicle
Operation
Mechanic
Supervision
Enterprise Management Processes
Business
Planning
Focus
Groups
Training
Customer
Relationship
Management
Annual
Reports
Customer
Surveys
Information
Systems
Sound Fleet
Management
Management
Analysis &
Reporting
Cost Analysis &
Control
Fund Management and
Accounting
Billing &
Collections
Performance
Reviews
Purchasing
Performance Contracts
Measurement &
Benchmarking
Budgeting
Personnel
Management
Enterprise Management Activities that Can
Have a Big Impact on Fleet Management
Practices
Budgeting
Finance and Accounting
Asset Management
Sourcing
Procurement
Supplier Management and Payment
Human Resources Management
Information Technology Management
Risk Management
Facility Management
22
How do you know if you have an effective
fleet management program?
Low
Quality
High
Quality
Low
Cost
√
√
High
Cost
x
√
23
Copyright © 2008 Mercury Associates, Inc. and Fleet Software & Services, Pty Ltd. All rights reserved.
Traditional Concerns of Fleet Managers
Asset management
Acquisition
In-servicing
Deployment/utilization
Maintenance and repair
Fueling
Replacement
Disposal
36
Concerns of Fleet Managers Today
Asset management
Financial management
Decision maker management
Customer management
Personnel management
Supplier management
Information management
37
• የኛን ከሁለቱ በየትኛዉ ይመደ
Key Fleet Management Functions
Vehicle Assignment
Vehicle Acquisition and Disposal
Vehicle specifications development and selection
Commercial vehicle rental
Vehicle remarketing/disposal
Vehicle Operation Management
Operator licensing and certification
Operator training
Pre-/post-trip inspection and record keeping
Vehicle misuse/abuse management
Accident repair and claims management
Fleet safety management
28
•Vehicle Utilization Management
Fleet Fueling
•Vehicle Maintenance and Repair
Pre-/post-trip inspection and defect reporting
Preventive maintenance programs
Service writing
Mechanic supervision
Road call management
Field service management
Warranty management
29
Fleet Replacement
Replacement criteria development
Replacement planning
Vehicle condition assessment and replacement budgeting
Vehicle capital financing alternatives
Replacement funding levels
Fleet Personnel Management
Staff levels, assignment, and utilization management
Employee classification and compensation
Employee training and professional development
Fleet Facility and Equipment Management
31
Copyright © 2008 Mercury Associates, Inc. and Fleet Software & Services, Pty Ltd. All rights reserved.
Fleet Information Management
Fleet Customer Relationship Management
Operator satisfaction measurement
Ongoing relationship management
Fleet Financial Management
Budgeting
Cost control
32
Effective Fleet Management Requires
Understanding Your Core Competencies
Operational knowledge
Customer knowledge
Management knowledge
Political knowledge
Institutional knowledge
45
Copyright © 2008 Mercury Associates, Inc. and Fleet Software & Services, Pty Ltd. All rights reserved.
Key Performance Indicators
The Performance Measurement Process
1. Define
Objectives
6. Compare
Practices
2. Define
Performance
Measures
5. Survey
Peers
3. Collect Data &
Measure
Performance
4. Evaluate
Conditions &
Practices
7. (Re)Engineer
Processes
Some of the Objectives and Measures of Performance
Objective
Performance
Attribute
Available
Downtime
Suitable
Reliable
Safe
Economical
Environmentally
sound
Performance
Measure
% of Units Out of
Service/Day
Utilization in
Extent of Use
KM, Hours/Mo
KM, Hours/
Breakdowns
Breakdown
Accidents/Million
Accidents
KM Driven
Capital, O&M Costs Cost/KM, Hour
Fuel Efficiency
KM//Litre
KPI 1—Distance Traveled
• Distance traveled is calculated from the
vehicle log sheet by subtracting the final
odometer reading from the first reading for the
period. A low number of km/period for a
vehicle is often an indication of poor planning
and scheduling.
KPI 2—Fuel Consumption
Fuel consumption is the number of kilometers traveled for each
liter of fuel used. Fuel purchasing information should be
cross-checked with fuel issue vouchers and invoices from fuel
suppliers. To determine fuel consumption, ----------------• Fuel consumption varies by engine size and fuel type. It also
depends on the vehicle operator’s skills, speeds driven, the
vehicle’s mechanical state, the loads it carries, and road
conditions. Fuel consumption will be higher if the operator
uses gears poorly or drives too fast. Heavy loads and poor
roads also lead to increased fuel consumption.
• Poor fuel consumption should not be automatically assumed
to be a result of load issues or driving conditions. For
example, it is important to investigate whether fuel is being
diverted from official use. And, oftentimes, consumption data
may seem low because one or several fill-ups were not
recorded on the vehicle log book. This can be cross-checked
by comparing fuel issue vouchers or fuel purchase receipts to
entries on the log book.
KPI 3 - Running Cost per Kilometer
• The running cost per kilometer is the cost of
moving a vehicle one kilometer during a
period, and includes fuel, maintenance, and
tire costs. Information on vehicle running costs
is useful when deciding which vehicles need
replacing and what type of vehicle to replace
them with. It may be possible to replace
vehicles with more economical types by using
this information.
KPI 4 – Availability
• Availability is the condition of the fleet and
can indicate the success of fleet management.
It is a function of how much time a vehicle
was broken down or undergoing maintenance,
and how much time was it ready for use.
Availability is calculated as a percentage of the
total possible days in a reporting period:
• Formula ( [total days/hr in the period - total
days/hr in the garage] ÷ [total days/hr in the
period] ) x 100 = availability (%)
• Example
• Target 80-95%
• It is realistic to expect 95% vehicle availability in a fleet that
is well-maintained and whose vehicles are replaced at
appropriate times. One hundred percent availability from
month-to- month is not necessarily a good thing. After all,
unless maintenance is only carried out when vehicles are not
needed for use (i.e., overnight or during weekends), constant
availability probably means that the vehicles are not being
regularly maintained, which will eventually result in
problems. Low availability indicates problems in the
maintenance garage.
• The implementation of a comprehensive fleet management
system, along with appropriate vehicle selection, planned
preventive maintenance, and good availability of spare parts,
significantly improves vehicle availability.
KPI 5 – Use
• Actual use of a vehicle on the days it is available
indicates how efficient operational management,
planning, and scheduling of vehicle movements are.
Use is calculated by comparing availability data to
information on the vehicle log book.
• Formula (total days used ÷ total days available) x 100 =
use (%)
• Example (17 ÷ 20) x 100 = 85%
• Target 60-95%
• Providing additional vehicles to a location should not
be considered without first checking that existing
vehicles are being used well and a minimum target is
regularly achieved. Low use implies that there is still
capacity in the current fleet, which is further verified
when kilometers traveled are also low.
KPI 6 - Needs Satisfaction
• Needs satisfaction is the single most important KPI because it
compares plans to achievements. It ultimately shows how transport
contributes to meeting service delivery objectives.
• Since needs satisfaction measures authorized trips made, it is fair to
assume that it shows the necessary work that was done. That being
said, it does not indicate the priority of the tasks that were carried
out. To calculate the percentage of total requested trips that were
satisfied in a period, compare information from the trip authority
and the period movement plan with the period transport schedule
(see forms in Appendix A) and any information on vehicle
breakdowns.
• An ideal target for needs satisfaction is 100%. However, because
emergencies often arise in health service delivery programs, slight
drops below 100% should not cause major concerns.
• Box 13. KPI 6 (Needs Satisfaction) Calculation Formula
Formula (number of trips made ÷ number of trip requests for
official work received) x 100 = needs satisfaction (%) Example
(44 ÷ 46) x 100 = 95.7% Target 95-100%
KPI 7 - Safety
• The safety record is obtained from the crash/incident report
and by analysis of critical safety defects found during
routine vehicle inspection (and documented in the vehicle
maintenance summary. Accidents may indicate that the
vehicle operator needs training. Critical safety defects in
vehicles or their equipment also imply training needs for
vehicle operators and maintenance personnel. Beyond the
risks to life, poor safety affects vehicle availability and the
cost of insurance premiums.
• Formula number of crashes, incidents, or critical safety
defects per vehicle
• Target 0
• Because compromises cannot be made on safety, the KPI 7
target is zero. All instances where this indicator is greater
than zero must be investigated and explained.
• Box 14. KPI 7 (Safety) Calculation Formula
KPI 8 – Truck Fill
• As shown in Module 4, truck fill can be measured in several
different ways: by weight, volume, or deck/trailer length.
The choice of a measurement system depends on the load
and the vehicle. Whichever system is used, it is most
effective to express the result as a percentage of the total
load capacity.
(Truck Fill) Calculation Formula
• Formula (actual load ÷ maximum load possible) x 100 =
truck fill (%)
• Target 90-100%
• When calculating truck fill, it is essential to remember that
the load is as important as the vehicle’s capacity. For heavy
materials (e.g., lead-based items), the weight could be 100%
of capacity, while the volume might only be 15%. Or, if the
load is cotton, the weight might only be 40% of capacity,
but the volume could be 100%. Common sense must be
used to decide which measurement to use.
KPI 9 – On-time Delivery
• On-time delivery concerns the arrival of cargo or
personnel at a destination. The delivery window
that is considered on-time is decided jointly by
the delivering and receiving organizations.
• Formula (total number of loads delivered on-time
÷ total number of loads delivered) x 100 = ontime delivery (%) .
– Or demand response performance
• Target 100%
• The on-time delivery target should always be
100%, but many factors can affect it,
ከላይ ባየነዉ ንድፈ ሃሳብ በመነሳት
እኛ ያለንበት ደረጃ ምን ይመስላል
ዋናዋና ተግባራቶቻችንና
ሃላፊነታችን ምን ይሁን
ክፍል- 2
• የመሳሪያ አስተዳደር
ዋናዋና ተግባራትና ሃላፊነት
• ለድርጅቱ ስራ የሚያስፈልጉ መሳሪዎችንና
ተሸከርካሪዎችን ከነሰዉ ሃይሎቻቸዉ ወጪ
ቆጣቢ በሆነ መልኩ ማቀድና ተግባር ላይ
ማዋል፣
• የመሳሪያ ፍላጎትን መሰረት በማድረግ
የመሳሪዎች ስምሪት መስጠት፣
• የመሳሪያዎችን
አስተዳደር
ቀልጣፋና
ውጤታማ ለማድረግ በዘመናዊ መንገድ
አደራጅቶ S[Í የሚያስችል የአሰራር ዘዴና
• የመሳሪÁዎችን የመስራት አቅም በየጊዜው
በመገምግም ሰታንዳርድ ማስያዝ፣ ጥገና
የሚያስፈልጋቸውን መሳሪያዎች በመለየት
አስፈላጊውን ጥገና እንዲያገኙ ማድረግና
ተመልሰዉ ስራ ላይ እንዲዉሉ ማድረግ፣
• ¾c^}™‹” ¾e^ ›ðéçU SÑUÑT“ Å[Í
SeÖƒ
• ¾É`Ï~ Sd]Á‹ ÁK<uƒ” ¨pታ© õታS[Í u¾Ñ>²?¨<
TÖ“k` wMiƒ c=ÁÒØT†¨< T¾ƒ/S[Í Ÿ*ý_}` uSkuM/
Sð}i“ ›eðLÑ>¨< ØÑ“ 
እ”Ç=Å[Ó“ ØÑ“¨< ¾}Ö“kk
Sd]ÁU u›Óvu< ‹Ó\ S¨ÑÆ”“ KY^ eU]ƒ wl SJ’<”
uT[ÒÑØ eU]ƒ SeÖƒ፣
• የመሳሪያዎችን አጠቃቀምና እንክብካቤ በትክክል
ለማከናወን የጎማ፣ ነዳጅ እና ሌሎች አስፈላጊ
ግብአቶችን መቆጣጠር፣
• የመሳሪያዎች እንክብካቤ መቆጣጠሪያ ደብተር
(KAÓ u<¡) እና ልሎች ሂደቱን ቅጻቅጾች
በየጊዜው እየተሞላ ስራ ላይ መዋሉን
መቆጣጠር፣ መከታተል፣
• መሳሪያዎች የሚጠቀሟቸዉን ግብዓቶችን አጠቃቀም የጎማ፣
ነዳጅ እና ሌሎች አስፈላጊ ግብአቶችን ቁጥጥር በማድረግ በትክክል
መፍቀድና እንዲመለሱም መከታተል፣
• አመታዊ የተሸከርካሪዎች የቴክኒክ ምርመራ ማድረግ፣ ኢንሹራንስ
የሚገባላቸዉን እንዲገባላቸዉ ማድረግና ለአድስ መሳሪያዎች
ሰሌዳ እንዲወጣላቸዉ ማድረግ
• የመከላከልና ድንገተኛ ጥገና በጥገናው የስራ ሂደት በጥራትና
በወቅቱ እንዲከናወን ማድረግና ስራዉን መከታተል
• ከአለው መሳሪያ በተጨማሪ፣ የመሣሪያ ግዥ የሚያስፈልግ መሆኑን
ማረጋገጥና የግዢ ጥያቄ ለሚለከታቸዉ ክፍሎች በማቅረብ
እንዲገዙ ማድረግ ከተገዙም በኋላ በስፔሲፊኬሽናቸዉ መሰረት
መምጣታቸዉን ማረጋገጥ
• በስራ ወቅት የግጭትና የመገልበጥ አደጋ በሚገጥማቸዉ ወቅት
አስፈላጊዉን መረጃ ማሰባሰብና እንዲጠገኑ ማድረግ
• የሂደቱን ሰራተኞች የአቅም ማጎልበት (ያሉትን የክህሎትና
የአመለካከት) ክፍተቶችን በማጥናት ስልጠና እንዲያገኙ ማድረግ
• በኪራይ የቀረቡ መሣሪያዎችን መረካከብና በጥያቄው መሠረት
የተፈለጉትን መሣሪያዎች መመደብ፣
• አገልግሎታቸዉ ደካማ የሆኑና ለአገልግሎት
የማይዉሉ መሳሪያዎችን የሚተኩበት ስርዓት
መዘርጋት
• የድርጅቱን ገቢ ለማሳደግ የመሳሪያዎችን
ወጪ ለመሸፈን የኪራይ አገልግሎትን በሚገባ
መተግበር
• ስለዚህ ይህን ሃላፊነት ለመወጣጥ
የሚያስችሉን ጉዳዮች ላይ መወያየት
ተገቢና ወሳኝ ይሆናል
• ሃላፊነቱን ካልተወጣ በህግ ተጠያቂ
መሆኑ አይቀሬ ነዉ
ክፍል-3
• ዋናዋና ስራዎች አፈጻጸም
ስልት
1. ymœ¶ÃãC mlà qÜ_R xsÈ_ oR›T
ymœ¶ÃãC mlà qÜ_R ymSጠT oR›T ên¾ ›§¥
XÃNÄNÇN bDRJtÜ oR y¸gßWN mú¶ÃãC
lYè l¥wQ ለስራ እንቅስቃሴና l_g (Eqipment
Operation & Maintenance) y¸wÈWN wÀ btlÆ
gþz¤ÃT l¸mlktý xµL ¶±RT l¥DrG lmöÈ«R
XNÄþhùM bmr© mZGï lmÃZ ለእያንዳንዱ
መሳሪያ የራሱ የሆነ መለያ ቁጥር በመስጠት ነዉ
እንጂ በኦፕሬተሩ ስም ሊሆን ስለማይገባ ነዉ፡፡
2. mœ¶ÃãC §Y ymlà ስምና ቁጥር xÚÚF
• bXÃNÄNÇ
yDRJtÜ
NBrT
bçn
t>kRµ¶ãCÂ
y÷NST‰K>N mœ¶Ã §Y bhùltÜM gÖN yDRJtÜ ስምና
Æl ዘጠኝ x¦zù yMZgÆ qÜ_R mÉF YñRb¬L””
• ›R¥ bt>kRµ¶W G‰Â qŸ yðT béC §Y y¸l«F çñ
TKKl¾ ï¬W wd b„ ¥«ðà «U BlÖ ሊቀመጥ ይገባል””
አውስኮድ y¸lW A¼ùFÂ yMZgÆW qÜ_‰cW l¥yT GLA
bçn ï¬ mÉF YñRb¬L””
• አውስኮድ y¸lW A¼ùF kb„ wgB momR b§Y mÉF
sþgÆW yMZgÆW የመለያ qÜ_R AhùF dGä k¬C
mçN YñRb¬L”” ይህንን ስምና መለያ ቁጥር ሳይጻፍ
መሳሪያዎች ለስራ መላክ የለባቸውም፡፡ ጽሁፉን በራሱ ፈቃድ
ካጠፋና በእርጅና ምክንያት እየጠፋ ከመጣ የመሳሪያው
ኦፕሬተር እንዲታደስለት ማሳወቅ ይኖርበታል የመሳሪያ
ኦፊሰሮችም ክትትል ማድረግ ይገባቸዋል፡፡
• ድርጅቱ ሳይፈቅድ ማንኛዉንም ተለጣፊ፣ ማስታወቂያና ሌሌች
ጽሁፎችን በመሳሪያዉ ላይ መለጠፍ የለበትም ይህንንም
ለኦፕሬተሮች ማሳወቅና ክትትል ማደረግ ይገባል፡፡
3. ymœ¶ÃãC ስምሪት አሰጣጥና qÜ__R ስርአት
• መሳሪያዎችን ኢንሹራንሰ የሚገባላቸዉ ከሆነ እንዲገባላቸው በማድረግ፣ የቦሎ
ምርመራ ተደርጐላቸው አስፈላጊውን ቴክኒካል ብቃት እንዲኖራቸው በማድረግ፣
የነዳጅ ስታንዳርድ እንዲኖራቸዉ በማድረግና መጀመሪያ አስፈላጊዉን መረጃዎች
ማማላታቸዉን በማረጋገጥ ለስራ ዝግጁ ማድረግ ይገባል፡፡
• የመሳሪያ ፍላጎት ከተለያዩ ክፍሎች በተዘጋጀዉ ቅጽ መሰረት እንዲመጣ
በማድረግ የመሳሪያዉን አይነት፣ መጠንና የሚፈለግበት ቀንና ፕሮጀክት ስም
መረጃ ማጠናቀር ይገባል ፡፡
• ድንገተኛና ልዩ ስምሪት የሚያስፈልጋቸዉ እንደ ሎቤድና ሃይቤድ ከጠያቂዉ
አካልና ከመሳሪያ አስተዳደር ሃላፊዎች መፈቀዱን በማረጋገጥ ስምሪቱን መስጠት
ይገባል፡፡
• ለስምሪት የሚያስፈልጉ ማንኛዉም ፎርማሊቲዎች ባጭር ጊዜ በማከናወን
ማሰማራት መሳሪያዎችም መሰማራታቸዉን መከታተልና ማረጋገጥ፡፡
• ማንኛዉም መሳሪያ ከተሰማራበት ፕሮጀክት ወደ ድርጅቱ ቢሮ ሲመጣ ማን
እንደላከዉና ለምን እንደተላከ ለምን ያክል ጊዜ መቆየት እንዳለበት ማወቅ
ተገቢና ተመልሶ ስራ ላይ እንዲሰማሩ ለማድረግ ለዚህ ስራ በተዘጋጀዉ ቅጽ
መሰረት ተሞልቶ መላክና መቀበል እንዲሁም ክትትል ማድረግ ይገባል፡፡
• ስምሪት የተሰጣቸዉ መሳሪያዎች ከቦታ ወደ ቦታ ሲዘዋወሩ በተለይ ሎቤድ፣
ሃይቤድና ካርጎ ትራክ / የእቃ ማጓጓዣ/ ተሸከርካሪዎች መነሻ ሰዓቱንና ኪ.ሜ
መዝግቦ በመያዝ ሊደርስ የሚችልበትን ሰዓት በማስላት መግባቱን ማረጋገጥና
የስራ ሰዓቱን በሚገባ ለመጠቀሙ ክትትል መደረግ ይኖርበታል፡፡
4. መሳሪያዎችን ኘሮጀክት
ስለመመደብ
• መሳሪያዎች ወደ መስክ ለስራ የሚላኩት የድርጅቱ የመሳሪያ ተጠቃሚ አካላት
በሚመለከተው ኃላፊ የመስክ ስምሪት ተሽከርካሪ መጠየቂያ ቅፅ
/ደብዳቤ/ማስታወሻ/ የሚይጠይቀውን መረጃ ማለትም የሚይፈልገው
የመሳሪያ አይነት፣ አገልግሎቱ የሚፈልግበት ጊዜ ፣ አገልግሎቱ የሚያበቃት ጊዜ
ተጠቅሶ የሚመለከተው ኃላፊ አፅድቆ ሲይልከው ይሆናል፡፡
• ለኘሮጀክቶች እና ከሌሎች አገልግሎቶች ጋር ተያይዞ ለሚይደረጉ የመሳሪያ
ምደባዎች የመሳሪያ አስተደደር ኦፊሰሮች የተሟላ መረጃ በመያዝ ተመሳሳይ ስራ
እና በተመሳሳይ ሁኔታ የሚገኙ መሳሪያዎች ከነ ኦኘሬተሮቻቸው በእኩል ሁኔታ
ሊይመደቡ ይገባል፡፡
• ከውስጥም ሆነ ከውጭ የሚይቀርቡ የመሳሪያ ፍላጐት ጥያቄዎችን መሰረት
አድርጐ መሳሪያዎችን እና ኦኘሬተሮችን ኘሮጀክት ሲመደቡ የመሳሪያ አስተዳደር
ኦፊሰሮች ከሂደቱ ጋር በመሆን ለቀረበዉ ፍላጎት ተመጣጣኝ የሆነ መሳሪያና
ኦፕሬተር በጋራ ይመድባሉ፡፡
• በኘሮጀክቶች የሚይመደቡ መሳሪያዎች የኘሮጀክቱን የአየር ፀባይ/ በረሃ፣ ከፊል
በርሃማ፣ ወይና ደጋ እና ደጋ / ሊሆን ስለሚይችል ተመሳሳይ አቅም እና የቴክኒክ
አቋም የሚይገኙ የመሳሪያ ኦኘሬተሮች ከባለፍት አመታት ታሪክ በመነሳት
አስቸጋሪ የአየር ፀባይ ተቋቁሞ የሰሩትን ግንዛቤ በመያዝ ወደ ተመራጭ የአየር
ፀባይ ወደ አሉ ኘሮጀክቶች እንዲመደቡ ቅድሚያ መስጠት ይገባል፡፡ ይህ ሊይሆን
የሚችለው ግን መሳሪያዎች ያለስራ በግቢ ውስጥ ቆመው ሲይገኙና ቴክኒካል
ብቃታቸው ሂደው የሚሰሩ መሆናቸው በሂደቱ ሲታመንበት ብቻ ነው፡፡
5. ለመሳሪያዎች ኦኘሬተር / operator / ስለመመደብ
• ድርጅቱ አዳዲስ መሳሪያዎችን ፣ በሚይገዛበት ወቅት ወይም
መ/ቤቱን ሰራተኞች በተለያየ ምክንያቶች በሚይለቁበት
ወቅት መሳሪያዎች የሚያንቀሳቀሱ ተጨማሪ ኦኘሬተሮች
በቅጥር ወይም በውስጥ የደረጃ እድገት ማሟላት አለበት፡፡
ስለሆነም የመሳሪያ አስተዳደር ኦፊሰሮች በተለያየ ምክንያት
ኦኘሬተር ለሌላቸዉ መሳሪያዎች ኦኘሬተር በቋሚነት
መመደብ ይኖርበታል፡፡ አማራጮች ከአልጠፋ በስተቀርና
በሂደቱና በጽ/ቤቱ ካልተፈቀደለት አንድ ኦኘሬተር ከ1 ወር
በላይ በጊዜአዊነት ከአንድ መሳሪያ ላይ መመደብ የለበትም፡፡
• ማንኛውም ኦኘሬተር በመሳሪያዎች ላይ ሲመደብ
አስፈላጊውን መንጃ ፈቃድና መስፈርት ያሟላና በተቀጠረበት
ሙያና ደረጃ መሰረት ስለመሆኑ እየተረጋገጠ መሆን
ይኖርበታል፡፡
• አድስ ለተቀጠሩ፤በደረጃ እድገት ያደጉ፣የተዛወሩ ኦፕሬተሮችን
በመሳሪያ ላይ ሲመደቡ በተቀመጠዉ የመመደቢያ መስፈርት
6. የሎግ ቡክ አጠቃቀም
ዉስጣዊ ይዘት
ስርጭት
• ተከታታይ ቁጥር ተሰጥቶት ለማን ምን እንደተሰጠ በሰነድ
ተመዝግቦ መያዝ አለበት
አመዘጋገብና ሪፖርት አያያዝ
• ሁሉም የተጠየቁትን መረጃዎች በሚጠይቁበት ጊዜና ጥራት
ማስቀመጥ
• ኮፒዉና ዋናዉ ተናባቢና አንድ አይነት መረጃ ና በጥራት
እንዲያዝ ማድረግ
• የተዘጋበት በግልጽ ተጽፎ መቀመጥ አለበት
ሪፖርት አደራረግ
• ዋናዉ መረጃ በሚያመች መንገድና ጥንቃቄ በተሞላበት መልኩ
ለዋናዉ ቢሮ ኦፊሰሮች በየወሩ መረጃ እንዲደርስ መደረግ
ይኖርበታል፡፡
•ዋናዉን ከመገንጠሉ በፊት ኪፒዉ አንድ አይነት መረጃና የሚነበብ
መሆኑን ማረጋገጥ ያስፈልጋል
7. ynÄJና ሌሎች ግብዓቶችን የመፍቀድና የqÜ__R
አሰራር
• ድርጅታችን ካሉት ሃብቶች ውስጥ አብዛኛውን ቁጥር
በመሳ/አስ/ጥ/ጽ/ቤት ስር የሚተዳደሩ ተሽከርካሪዎችና ማሽነሪዎች
/መሳሪያዎች/ ናቸው፡፡ በየአመቱ ለመሳሪያዎች ግብዓት የሚወጣው
ወጭ ቀላል የሚባል ባለመሆኑ የድርጅቱን ትርፋማነት
የምናስጠብቀውና ወደ ተሻለ ደረጃ ለማሸጋገር ከሚሰሩ ስራዎች
በሚገኝ ገቢ ብቻ ሳይሆን ያለንን ሃብት በአግባቡ በመጠቀም ሊወጡ
የሚችሉ ወጭዎችን በመቀነስ ጭምር መሆን አለበት፡፡
• ለጐማ፣ ለነዳጅ፣ ለመለዋወጫ፣ እንዲሁም ለተለያዩ ግብዓቶች
በየአመቱ በሚሎዬኖች የሚቆጠር ገንዘብ ወጭ እየተደረገ የሚሰራ
መሆኑ ይታወቃል፡፡
• ይህንን ወጭ የሚሆን ገንዘብ ከአመት አመት እያሻሻልን የድርጅቱን
ትርፋማነት ካላስጠበቅን በስተቀር ወደምንፈልግበት ደረጃ
ሊያሻግረን አይችልም፡፡
• ስለሆነም የድርጅታችን ይህን ትልቅ የድርጅቱን ሃብት ሲይንቀሳቀሱ
መሳሪያውንና ለመሳሪያው የሚውለውን ግብዓት በአግባቡ
እንዲጠቀም ታላቅ ሃላፊነት ተጥሎበታል፡፡ በዚህም መሰረት ዋና ዋና
በተባሉት ጉዳዬች ላይ ሊኖረን የሚገባ አሰራር እንደሚከተለው ሲሆን
በተመሳሳይ በሌሎችም ላይ ልዩ ትኩረት በማድረግ ከኪራይ
ሰብሳቢነት በጸዳ መልኩ መያዝና መጠቀም ይገባናል፡፡
7.1. የነዳጅ አፈቃቀድና ቁጥጥር
• 1. yDRJtÜ ê A/b¤T ÈÂblS yqÈ A/b¤T ltmdbù§cW
t>kRµ¶ãC yy‰œcWN ynÄJ ¥dÃãC Y«q¥lù”” bPéjKT §Y
XNdxSf§gþntÜ kxµÆbþW nÄJ ¥dà xlÃM bêÂý bþé
b>pENG bmýsD m«qM Sl¸Clù yqÜ__R SR›tÜ TkùrT
ts_èT ms‰T YñRb¬L””
• 3. ለአንድ መሳሪያ አገልግሎት ynÄJ _Ãq½ sþqRB# åPÊt„
ymœ¶ÃWን lÖG bùK b¥QrB ቀደም ሲል nÄJ ሲሞላ
የነበረበትን የkþ/» NÆB wYM y¿‰WN s›T /Hour Reading/
lmœ¶ÃãC አስተዳደር ኦፊሰሮችና በፕሮጀክት ለሚመለከተዉ ሃላፊ
አቅርቦ በትክክል ስራ ላይ መዋሉ ከተረጋገጠ በኋላ ይሆናል፡፡
ymöÈ«¶Ã mœ¶ÃãC /የኪ.ሜ/ የሰዓት ቆጣሪ y¥Y¿„ kçn l¤lÖC
x¥‰ôC mwsD xlÆcW””
• 5. በኘሮጀክቶች ላይ የሚፈቀድ ነደጅ በሎግ ቡክ ላይ የሞላው አካል
መፈረም አለበት፡፡ የመሳሪያ አስተዳደር በየወሩ ከሚይተላለፍ
ሪፖርቶች ጋር የነዳጅ አጠቃቀም ሪፖርት አብሮ ማስተላለፍ
•
•
•
6. መሳሪያዎች በስራ ስምሪት ምክንያት ከዋናው ጽ/ቤት ተነስተው ወደ ተለያዩ ኘሮጀክቶች
/ስራ ቦታዎች/ በሚይንቀሳቀሱበት ወቅት የመንቀሳቀሻ ነዳጅ ማለቅ ሲይገጥማቸው በድርጅቱ
የግዥ፣ፋይናንስና የንብረት መመሪያ መሰረት ነዳጅ ሊይሞሉ ይችላሉ ፤ የሞሉት ነደጅ መጠን፣
የኪ/ሜትር ንባብ፣ የነዳጅ ደረሰኞች የመሳሰሉ መረጃዎች በትክክል ተዘጋጅተዉ መቅረብ
ይኖርበታል ለሚመለከታቸውም ክፍሎች መተላለፍ ይኖርባቸዋል፡፡ የተጭበረበረ /ሃሰተኛ/
መረጃ በሚያመጣና በሚይዝ ኦፕሬተር ላይ እርምጃ እንዲወሰድበት ማድረግ ተገቢ ነዉ፡፡
በድርጅቱ መድረስ እየተቻለ ከዉጭ ባቅራቢያ ካሉ ማደያዎች ያለፈቃድ ነዳጅ መቀዳት
የለበትም፡፡ በዉጭ ማደያዎች ነዳጅ ሲቀዳ ሁልጊዜ ታንከሩ ሙሉ ተደርጎ መቀዳት ይኖርበታል፡፡
7. የመሳሪያዎች የነዳጅ ፍጆታ ስታንዳርድ እንደየመሳሪያዎች ስሪት፣ የቴክኒክ ሁኔታ
የአገልግሎት ዘመን ፣ ሞዴል፣ የሞተር የፈረስ ጉልበትን የሚይሰሩበትን አካባቢ እና የስራ አይነት
/ light, medium ,heavy / እንደ ኦኘሬተሩ የአነዳድ ሁኔታ ከሚይገጠመው የጐማ አይነት
መሰረት የሚይለያይ ቢሆንም ለሁሉም የድርጅቱ መሳሪያዎች አማካኝ የነዳጅ ፍጆታ በየአመቱ
በመሳሪያዎች አስተዳደር የስራ ሂደት ይዘጋጃል አጽድቆ ተግባራዊ ያደርጋል፡፡ በዚህም መሰረት
በየወሩ እያንዳንዱ መሳሪያ የተጠቀመዉን ነዳጅ አግባብ ስለመሆኑ እየተረጋገጠ ከመጠን በላይ
የተጠቀሙትን በመለየት ከአንድ ወር ባልበለጠ ጊዜ ዉስጥ እርምጃ እንዲወሰድባቸዉ መደረግ
አለበት፡፡
8. መሳሪያዎችን የሚገለገሉባቸው ኘሮጀክቶች ለመሳሪያዎች ነዳጅ የሚሞሉላቸው በተሰጣቸው
የነዳጅ ፍጆታ ስታንዳርድ እየተረጋገጠ ይሆናል፡፡ በየወሩ መጨረሻ ለስሌት እንዲመች በኪራይም
ሆነ ለድርጅቱ መሳሪያዎች ነዳጅ በታንከራቸዉ ሙሉ በማድረግ ለሪፖርት ምቹ ሁኔታን
መፍጠር ይገባል፡፡ በፕሮጀክት የሚሞላዉ ነዳጅ መጠን በሎግ ቡክ ላይ ሰፍሮ ሲሞላ የነበረ
የሰዓት/የኪ.ሜ ንባብ፣ የሞላዉ አካል ስምና ፊርማዉን ማስቀመጥ ይኖርባቸዋል፡፡
7.2 የተጠቀመዉን የነዳጅ መጠን ከተ¹ዘዉ ኪ.ሜ/ሰዓት
ጋር ማረጋገጥ
– በተሰጠዉ ስታንዳርድ መሰረት መሄዱን በየጊዜዉ
ነዳጅ በሚሞላበት ወቅት ማስላት አለብን
– ከተሰጠዉ የነዳጅ ስታንዳር በላይ በስራ ቦታ
አስቸጋሪነት ምክንያት ከመጣ በወቅቱ
ከሚመለከተዉ አካል ጋር መነጋገርና ማረጋገጫ
እንዲሰጥበት ማድረግ ተገቢ ነዉ
– አሰላሉም
• በኪሎሜትር ለሚቆጥሩ የተጋዘዉ
ኪ.ሜ/በተጠቀመዉ ነዳጅ(ኪ.ሜ/ሊትር)
• በሰዓት ለሚቆጥሩ የ ተጠቀመዉ ነዳጅ መጠን/
በሰራዉ ሰዓት(ሊትር/በሰዓት)
7.3 የጐማ አፈቃቀድና አጠቃቀም
• የመኪና ጐማ በከፍተኛ ጥንቃቄ መያዝ ያለበት አንዱ
የድርጅቱ ዋነኛ ግብዓት በመሆኑ ልዩ ትኩረት
በመስጠት ቁጥጥሮች በስራ ሂደቱ በየጊዜ መደረግ
አለባቸው፡፡ ኦፕሬተሮችም፡• ትክክለኛ የንፋስ መጠን መሞላቱን ማረጋገጥ
• ትክክለኛ አጫጫን መሳሪያው ስለመጫኑ
• ጐማዎችን ማመሳሰል እና ማዘዋወር የመሳሰሉትን
ተግባራትን ማከናወን ይጠበቅባቸዋል፡፡
7.3.1 ልዩ ልዩ ጥንቃቅዎችና ተግባራቶች
• የሚቀየር ጎማ ወዲያዉኑ ተመላሽ መደረግ አለበት፡፡ ስካርት ጎማ ባግባቡ
መመራት አለበት
• ጎማዎች ሲወጡና ሲገቡ በመለያ ቁጥራቸዉ ስለሆነ ልዩ ጥንቃቄ ማድረግ
ይገባል፡፡
• አድስ የወጡ ጐማዎች የጥራት ጉድለት ሲኖርበት የዋስትና ጥያቄ ለማቅረብ
የጐማው መለያ ቁጥር በመጠቀስ ወዲያዉኑ ሪፖርት መደረግ ይኖርበታል፡፡
• የጐማ ጥገና እንደማንኛውም የጥገና አይነት መጠየቂያ ተሞልቶ እና
በኦፊሰሮች ታይቶ ሲይረጋገጥ ይሆናል፡፡
• ጐማ ወጭ የተደረገባቸው ሰነዶች እና ተሽከርካሪው ጐማ ሲይቀየር
የኪ/ሜትር ንባብ ታርጋ ሌሎች ተያያዥ መረጃዎች በየወሩ በመሳሪያ
አስተደደር ኦፊሰሮች መጠናከር ይኖርበታል፡፡
• ጐማ ወደ ንብረት ክፍል በሚይመለስበት ወቅት ጐማ እንዲወጣ የፈቀዱት
የመሳሪያ አስተዳደር ባለሙያዎች የንብረት ክፍል ኦፊሰሮች/ሰራተኞች
ቀደም ሲል ወጭ ከሆነበት ሰነድ የተፃፈውን በማመሳከር ተመሳሳይነቱን
ሲያረጋግጡ ብቻ ይሆናል፡፡ ጐማ ከተቀየረ በኋላ ያለምንም ፈቃድ
በኦፕሬተሩ እጅ መቀመጥ የለበትም እንደተቀየረ ወደ ንብረት ክፍል
መመለስ ይኖርበታል፡፡ ይህን አሰራርም በሚጥሱ ላይ ክትትል ተደርጎ
የፈቀደዉ ባለሙያና ኦፕሬተሩ ተጠያቂ ይሆናሉ፡፡
• የመሳሪያው አመታዊ የጐማ አቅርቦትን ስራ ከመጀመሩ በፊት በስቶክ
እንዲኖር መደረግ ስላለበት የአመቱን ፍጆታ በማጠናቀር ለግዢ መቅረብ
ይኖርበታል ሂደቱም ሲያምንበት ወደ ግዥ ይካል፡፡
7.4 ፒቲ ካሽ አፈቃቀድና ማወራረድ
• ለመሳሪያዎች የስራ እንቅስቃሴና ለተለያዩ ስራዎች የሚዉል
ግብዓትንና ክፍያዎችን ለመፈጸም ሰራተኞች በቅድሚያ የሚወጣ
ገንዘብ ሲፈቀድ ጥንቃቄ መደረግ ስላለበት፡• ፒቲካሽ ለማያስፈልጋቸዉ ስራዎች መፈቀድ የለበትም
• ፒቲ ካሽ ሲፈቀድ የስራ መጠኑና ርቀት ተገምግሞ መሰጠት
ይኖርበታል፡፡
• ፒቲካሽ ወስደዉ ከስራ የተመለሱ ሰራተኞች ወዲያዉኑ በሁለት ቀን
ዉስጥ ሂሳቡን ማወራረድ ይኖርባቸዋል፡፡
• ፒቲ ካሽን ለማወራረድ ስርዝ ድልዝ ያሉባቸዉን መረጃዎች መቀበል
አይቻልም፡፡
• ፒቲ ካሽ የወሰደ ሰራተኛ ለረጅም ጊዜ የማይመጣበት ስራ መሆኑ
ሳይታመንበት ከአንድ ወር በላይ ሳያወራርድ በተደጋጋሚ
እንዲያወጣና ሳያወራርድ እንዲቆይ መፈቀድ የለበትም፡፡
• ፒቲካሽ የወሰደ ሰራተኛ የነዳጅ ክፍያዎችን በሚያወራርድበት ወቅት
መሳሪያ መጠቀም ካለበት ነዳጅ በላይ የተጠቀመ ከሆነ ከቀረቡት
ደረሰኞች መካከል የጎደለዉን ነዳጅ መጠን ተቀንሶ ማወራረድ
ይኖርበታል እንጅ እዳ እያለበት እየታወቀ ማወራረድ አለያም
7.5 አበል አፈቃቀድና ማወራረድ
• ኦፕሬተሮች አበል በሰሩት የስራ ቦታና ቀን መሰረት
ከሎግ ቡክ በማመሳከር በኦፊሰሮች ተረጋግጦ
በአስተባባሪዎች /በሂደቱ ወይንም በጽ/ቤቱ/
ሃላፊዎች በማጸደቅ ሊከፈላቸዉ ይገባል፡፡
• ፕሮጀክት ላይ የሚመደቡ ኦፕሬተሮች የሚሰጠዉ
አበል በፋይናንስ መመሪያዉ መሰረት ለፕሮጀክት
መድረሻ ብቻ መሆን ይኖርበታል፡፡
• ማንኛዉም ኦፕሬተር የቅድሚያ አበል የተሰጠዉን
በየወሩ እንዲያወራርድ መደረግ ይኖርበታል
/ማወራረድ አለበት/፡፡
7.6 ሌሎች ግባዓቶችን አፈቃቀድና
ቁጥጥር
•
•
•
•
•
•
•
ክሪክ
ሸራ
ገመድ
ግሪስ ገን
መፍቻዎች
ቸርኬ
ታፒሰሪ ስራዎች
8 መሳሪያዎችን ለንብረት ክፍል ስለመመለስና
ስለመረከብ
• መሳሪያዎችከንብረት ክፍል ገቢና ወጪ የሚሆኑት በድርጅቱ የንብረት
መመሪያ መሰረት ሆኖ የሚከተሉትን ተግባራቶች በትኩረት ሊፈጸሙ
ይገባል፡፡
8.1 መሳሪያን ስለመረከብ
• መሳሪያዉን እንዲረከብ የሚፈቀድለት ኦፕሬተር ትክክለኛ መሳሪያዉን
ለማንቀሳቀስ ህጋዊ ፈቃድ ያለዉ መሆኑን ማረጋገጥ
• የወጪ መጠየቂያ ቅጹ ላይ የመሳሪያ አስተዳደር አስተባባሪዎች
አረጋግጠዉ በሂደቱ/በጽ/ቤቱ/ ሃላፊዎች አጽድቀዉት ይሆናል፡፡
• ኦፕሬተሩ የሚረከበዉን መሳሪያና አክሰሰሪዎች በትክክል አረጋግጦ
መረከብ ይኖርበታል፡፡
8.2 መሳሪያን ስለመመለስ
•
መሳሪያዎች ሲመለሱ በወጡበት አግባብ በዝርዝር ታይተዉና
ተረጋግጠዉ መመለስ አለባቸዉ
9. የሚያስፈልጉ ግብዓቶችን ግዢ ጥያቄ
አቀራረብና የተገዙትን ስለማረጋገጥ
የሚፈለጉ ግብዓቶች በወቅቱ መጠየቅና ክትትል ተደርጎ እንዲገቡ
መደረግ አለበት
10. ፈቃድ አሰጣጥ
• ስራ በማይኖራቸዉ ወቅት ማንኛዉም ኦፕሬተር በድርጅቱ አሰራር
መሰረት ያለዉን ፈቃድ እንዲጠቀም መደረግ ይኖርበታል፡፡
• ለኦፕሬተሮች የመሳሪያ አስተዳደር አስተባባሪዎች ስራ በማይበደል
መልኩ ሊሰጡ ይገባል be kid፡፡ ትክ የሚያስፈልግ ከሆነ ተመሳሳይ
ደረጃ ያለዉ ሌላ ኦፕሬተር መመደብ ይኖርበታል፡፡
• በፕሮጀክት የተመደበ ኦፕሬተር/ረዳት ኦፕሬተር/ for long time ፈቃድ
ሊሰጠዉ የሚገባዉ በዋናዉ መስሪያ ቤት ላይ መሳሪያ አስተዳደር
አስተባባሪዎችna የሂደት ሲፈቅዱ ብቻ ሲሆን ፈቃዱ ሲሰጥ ከሰዉ
ሃይል የወሰደዉን ፈቃድ መጠን መመዝገብ ይኖርበታል፡፡
• የመሳሪያ አስተዳደር ኦፊሰሮች/ባለሙያዎች/ ፈቃድ የሚሰጣቸዉ
በሂደቱ ወይንም በጽ/ቤቱ ሃላፊዎች ብቻ መሆን ይኖርበታል፡፡
11. የመሳሪያዎችን ልዩ ልዩ መረጃ አያያዝ
መያዝ ከሚገባቸዉ መረጃዎች መካከል ትኩረት ተሰጥታቸዉ የሚያዙ
• በድርጅቱ ያሉ መሳሪያዎችን ሙሉ መረጃ በተዘጋጀው ቅጽ መሰረት መያዝ
• መሳሪያዎች ስምሪት ከተሰጣቸዉ በኋላ በየፕሮጀክቱ ያሉትን በተሸከርካሪ
አይነት ለይቶ መያዝ
• መሳሪያዎች የተጠቀሙትን ነዳጅ ዘይት ቅባት ጎማ ለጥገናና ሌሎች
ያስወጡት ወጭ በየወሩ መያዝ፡፡
• መሳሪያዎች በስራ ላይ የዋሉበት ቀን/ሰዓት/ኪሎ ሜትር፣ ስራ በማጣት
ያልሰሩበትን/አይድል/፣ በጥገና ምክንያት ያልሰሩበትን/ዳዉን ታይም/
ብዛት በማስላት አፈጻጸማቸዉን በየወሩና በአመቱ ማጠቃለያ ማዘጋጀትና
አፈጻጸሙን ለሚመለከታቸዉ አካል ማሳወቅ፡፡
• መሳሪያዎች ኪራይ ያሰገኙት ገቢ በየወሩ ማጠናቀርና በአመቱ መጨረሻ
ትርፍና ኪሳራ ማስላት
• በየፕሮጀክቱ የተሰማሩ መሳሪያዎች የነዳጅ አጠቃቀም ከስታንዳርዱ በታች
የሆኑትን ከነምክንያቶቻቸዉ ለመለየት ጥፋተኛ መሆናቸውን በማረጋገጥ
እርምጃ እንዲወስድባቸው ማድረግ
• የኦፕሬተሮች መረጃ መያዝ
• ሌሎች አስፈላጊ የሚባሉ መረጃዎችን ዘመናዊ በሆነ መንገድ ማደራጀትና
መያዝ ይጠበቃል፡፡
12.mú¶ÃãC Sl¥k‰yT
•
•
•
•
•
ድርጅቱ እየሰራው ላለውም ሆነ ወደፊት ሊሰራው ይችላል ተብሎ የሚገመት የስራ መጠን፣
በብዛትና በአይነት አሁንም በቂ መሳሪያ አለው የሚባል ባይሆንም አሁን ያሉትን መሳሪያዎች
ሙሉ አቅማቸውን እየተጠቀመ እንዳልሆነ የሚያሳዩ መረጃዎች አሉ፡፡ ከዚህም በመነሳት
የመሳሪያዎቹን ሙሉ አቅም መጠቀም እንዴት እንደሚቻል ስልት መቀየስ የግድ ሆኖ
ተገኝቷል፡፡ ስለዚህ እያንዳንዱ መሳሪያ ሙሉ አቅሙን መጠቀም እንዲቻልና በብቃትና
በአግባቡ እንዲሁም አዋጭ በሆነ መልኩ ለመጠቀም መሳሪያዎችን ለድርጅቱም ሆነ
ለሌሎች የዉጭ ድርጅቶች በኪራይ በማከራየት መሆኑ በድርጅቱ ቦርድና ማኔጅመንት
አባላት ስለታመነበት የኪራይ ዘዴዉንና አሰራሩን መጀመራችን ይታወቃል፡፡ በመሆኑም
ማሽኖችን በኪራይ ስንጠቀም የተደረገበት ብዙ ጥቅሞች ሲኖሩት የተወሰኑት፡ማከራየት የድርጅቱን የመሳሪያ አጠቃቀም ብቃት ያሻሽላል፡፡ ብዙውን ጊዜ በኪራይ ሲታይ
እያንዳንዷ የመሳሪያ ሰዓት በገንዘብ ስለምትመነዘር የተሻለ አጠቃቀም ስለሚኖር በድርጅቱ
የመሳሪያ አጠቃቀም ላይ የት ላይ ድክመት የት ላይ ደግሞ ጥንካሬ እና ብቃት እንዳለ በግልፅ
የሚያሳይ ሆኖ ያገለግላል፡፡ በየደረጃው ያለ የድርጅቱ ፈፃሚ አካል የኃላፊነትና የተጠያቂነት
መጠንም በግልጽ ለማየት ያስችላል፡፡
ኦኘሬተሮችን በጥቃቅን ነገር ያለ ስራ የሚቆሙበትን ለመቀነስ
ድርጅቱ ለሚያከናውነው ስራ የመሳሪያዎቹ ሙሉ አቅም እንደማይጠቀም እና ቀላል
ለማይባል ጊዜ አቅማቸውን ሳይጠቀሙ መሳሪያዎቹን ያለስራ የመቆም እድል እንዳላቸው
ሰለሚያሳይ ያለውን ውስን ሃብት በአግባቡ ከመጠቀም አንፃርና ከድርጅቱ ዉጭ ላሉ
ማከራየት ለድርጅቱ ሌላኛዉ የገቢ ምንጭና የልማት አጋርነት ማረጋገጫዉ በመሆኑ
የኃላፊነት እና የተጠያቂነት ደረጃ ወደ ተሻለ ደረጃ ለማድረስ እና የፕሮጀክቶች ትክክለኛ ወጪ
ለማወቅ ያስችላል፡፡ ይህንን ለመተግበር ራሱን የቻለ የአሰራር ስርዓት በመቀየስ የድርጅቱ
ፕሮጀክቶች ስራ በኪራይ መልክ እንዲጠቀም ማድረግ ተገቢ ነዉ ተብሎ ታምኖበታል፡፡
ሁል ጊዜ የመሳሪያ ፍላጐት ለማሟላት ወይም ያሉትን መሳሪያዎች ለማስጠገን/ለመጠገን
ከመጠበቅ ይልቅ ከሚያገኘው የኪራይ ገቢ በራሱ የሚተካበት ወይም የሚያስጠግንበት
ዕድል እንዲኖረው ያደርጋል፡፡
13. የመሳሪያ አጠቃቀምና ክትትል
• ተከራዬች ከውስጥም ሆነ ከውጭ የተመደበላቸውን መሳሪያ ከተመደበለት ጊዜ
ጀምሮ ከመቸው ጊዜ በበለጠ በሃላፊነት እያሳተዳደረ አጠቃቀሙን መከታተል
ይጠበቅበታል፡፡ ኘሮጀክቶች ሊከታተሏቸው የሚችላቸው ጉዳዬች፣
• መሳሪያው ወደ ፕሮጀክቱ ሲላክ ነዳጅ ሞልቶ የመጣ ስለመሆኑና ወደ ፕሮጀክቱ
ሲመጣ የተጓዘበት ብቻ ስለመሆኑ በተለይ የኪራይ ማሽኖችንና ተሸከርካሪዎችን
መከታተል ይጠበቃል፡፡ ነዳጅ የሌለዉ ፕሮጀክት የተሰራ ስራ መጠን ጠቅሶ
ለኦፕሬተሮች ያልተሞላላቸዉ መሆኑን ማረጋገጫ በጽሁፍ መስጠት
ይኖርባቸዋል፡፡
• ማንኛዉም ተከራይ የተመደበለትን መሳሪያ የነዳጅ ስታንዳርድና የኪራይ ዋጋ
ማወቅ ይኖርበታል፡፡
• በየወሩ መጀመሪያ/መጨረሻ/ የሚሞላዉ ነዳጅ ሙሉ መደረግ ይኖርበታል፡፡
እዚህ ላይ ሌላ ጥንቃቄ ማድረግና መያዝ ያለበት ነገር ማንኛዉም ነዳጅ ሲሞላ
የሰዓት/የኪ.ሜ ቆጣሪ ንባብን በተቀመጠዉ የሎግ ቡክ ቅጽ ላይ መጻፍ አለበት፡፡
ብዙ ጥቅሞች ያሉት በመሆኑ ፕሮጀክቱም በሚያዘጋጀዉ ታይምሽት ላይ ነዳጁን
ብቻ ሳይሆን ሲሞላ የነበረዉ የሰዓት/የኪ.ሜ ንባብ መመዝገብ ይኖርበታል፡፡
በዚህ መረጃ ክፍተት ለሚኖር ተጠያቂነት ነዳጁን የሚሞላዉ አካልና ኦፕሬተሩ
ሃላፊነቱን የሚወስዱ ይሆናል፡፡
• ከተመደበለት ጀምሮ መሳሪያውን ሊከታተልበት የሚችል ታይምሽት
ሊያዘጋጅለት ይገባል
• ለመሳሪያው በተሰጠዉ ሎግ ቡክ ላይ በፕሮጀክት ደረጃ የስራውን ስራ
የተጠቀመውን ነዳጅና ሌሎች ግብዓቶች ካሉ ተመዝግቦ እንዲያዝና በፊርማ
• በየወሩ የመሳሪያውን ክፍያ ሰነድ በማዘጋጀት መላክ ይኖርበታል፡፡
• የኮንክሪት ሚክሰሮችን አያያዝና አጠቃቀም ጥንቃቄ በተሞላበት
መንገድ ሊሆን ይገባል፡፡ በማናኛዉም በአያያዝና በአጠቃቀም ችግር
ለሚፈጠር ብልሽትና ብክነት ተጠያቂነት ያለዉ መሆኑን መታወቅ
ይኖርበታል፡፡
• መሳሪያዎች ሊሰሩበት የሚችሉበትን የስራ ቦታ ምቹ ማድረግና
ጤንነታቸው ተጠብቶ ያለብልሽት ለረጅም ሰዓት እንዲሰሩ የበኩሉን
በፕሮጀክቶች መደረግ ይኖርበታል፡፡
• ኪ.ሜ/ ሰዓት ቆጣሪ የሌላቸዉን መሳሪያዎች የሚያሰራዉ አካል
የሚያሰራዉን የስራ መጠንና ርቀት በማስላት የሚያፈልገዉን የነዳጅ
መጠን መፍቀድ ይኖርበታል፡፡
• በሰንሰለት የሚጓዙ ማሽኖችን በቀን መንቀሳቀስ ካለባቸዉ ርቀት
በላይ እንዲጓዙ ማድረግ ለብልሽት ስለሚዳርግ እንዲንቀሳቀሱ
ማስገደድ አይገባም፡፡
• መሳሪያዎች ለተሰሩበት የስራ አይነት ብቻ እንዲሰሩ ማድረግ
ይኖርብናል እንጂ የማይመለከታዉን ስራ ማሰራት ላልተገባ ወጭ
መዳረግ መሆኑንና የስራ መስተጓጎልን የሚያስከትል መሆኑን
መታወቅ ይኖርበታል፡፡
•
14. መሳሪያዎች የሰሩበትን ሰዓት/ስራ/ መጠን
አመዘጋገብ
በስራውና በቦታ ርቀቱ ወይም
በስራው መጠን የማይለኩ የመሳሪያ
ኪራዮች፣ ኪራዩ መቁጠር የሚጀምርበትንና የሚቆምበት ጊዜ በትክክል
ወስኖ የመመዝገብ ጉዳይ በጠቅላላ የክፍያው መጠን ላይ ከፍተኛ ልዩነት
ሊፈጥር ይችላል፡፡ እነዚህ ሰዓቶች ከተመዘገቡ በኋላም ኃላፊነት ወስደው
በትክክል ሊያረጋግጥ የሚችሉ ስዎች ያስፈልጋሉ፡፡ በዚህም መሰረት
• ክፍያ የሚከፈልባቸዉ በሰዓት/በቀን በስራ መጠን ለሚከራዩት መሳሪያዎች
ተጠቀሙበትም አልጠጠቀሙበትም ሙሉ የኪራይ መጠን ተከራዩ መክፈል
ይኖርበታል፡፡ ምክንያቱም ዋነኛ አላማችን መሳሪያዎች ወደ ስራ ከተሰማሩ
በኋላ ስራ ቆጥሮ መስጠት ያለበት ተከራይ በመሆኑ ይህን የማያደርግ
ተከራይ ሃላፊነቱን መዉሰድ ስላለበት ነዉ፡፡ የሲሚንቶ ፣ የእንጨት ማጓጓዝ
ስራ፣ የስራ ስምሪት ማጣት፣ በተከራይ የሚፈጠሩ ችግሮች በመሆናቸዉ
ያላግባብ የሚቆሙበት ሁኔታ በመኖሩ አፈጻጸማችንን ለማሻሻል በሰዓት
መሆን ይኖርባቸዋል፡፡
• ተከራዩ ለማንኛዉም አይነት ለተሰራለት ስራ መጠንና አይነት በፊርማው
በሎግ ቡክ ሊያረጋግጥ ይገባል፡፡ በተመሳሳይ ፕሮጀክቶች ማንኛዉንም
በመሳሪያዎች ያገኘዉን አገልግሎት በፕሮጀክቱ ታይም ሽት በማዘጋጀት
ኦፕሬተሮች የየቀኑን ስራ ማስፈረምና የክፍያ ሰነድ ሊያዘጋጁ ይገባል፡፡
• በተፈጥሮና በሰዉ ሰራሽ አደጋ ምክንያት የሚቆም ለምሳሌ ዝናብ፣ በማሽን
ብልሽት በኦኘሬተር ችግር ምክንያት በሃገር ላይ በተፈጠረ የነዳጃ ችግር
የሚቆም ማሽንና ተሽከርካሪ ክፍያ አይጠየቅባቸዉም፣
15. mœ¶ÃãCN ¥SwgD mtµT
15.1 ›§¥
• Ãr°Â kxgLGlÖT WÀ yçnù mœ¶ÃãCN t>kRµ¶ãCN ¥SwgD y¸ktlùT ›§¥ãC xlùT”• ymœ¶ÃãCN t>kRµ¶ãCN bo‰/bxgLGlÖT §Y XÃlù bo‰ §Y y¸ÃœD„TN xlù¬êE tAXñ
lmöÈ«R#
• xgLGlÖT y¥Ys«ù k_QM Wu yçn mœ¶ÃãC t>kRµ¶ãCN b¥SwgD kKMCT KFlù WS_
ÃlWN yï¬ m=ÂnQ CGR l¥ÝlL#
• kXY¬ WÀ ytqm«ù xég¤Â xgLGlÖ¬cWN y=rsù mœ¶ÃãCN t>kRµ¶ãCN kSRöT/kzrÍ
lmk§kL#
15.2 y¥Swg© mSfRèC
mœ¶ÃãC wYM t>kRµ¶ãC k¸ktlùT y¥Swg© mSfRèC WS_ xNÇN wYM kzþà b§Y xàLtW sþgßù
XNÄþwgÇ YdrUL””
•
h/ lm«gN y¥YÒL sþçN#
•
l/ lm«gN ymlêwÅ XÝ l¥GßT xLÒL sþL wYM sþ¬È#
•
¼/ mœ¶ÃWN/t>kRµ¶WN/«Gñ bo‰ §Y l¥êL y_g wÀW sþUnN wYM kFt¾ sþçN#
lzþHM MKNÃT”• mœ¶ÃW kt«gnM bº§ bqÈY y¸s«W xgLGlÖT xnSt¾/tmÈÈŸ/ ÃLçn Sl¸çN#
• kxÄþsù k¸tµW mœ¶Ã YLQ yåPÊ>N wÀW lþbL_ Sl¸CL#
• mœ¶ÃW kt«gnM bº§ XNµ* bþçN MR¬¥ntÜ bÈM ZQt¾ lþçN Sl¸CL#
•
•
•
•
m/ MR¬¥ntÜ sþqNS
¿/ mœ¶ÃW sþ«Í wYM sþzrF
r/ mœ¶ÃW GLA bçn wYM ÆL¬wq MKNÃT bl¤§ oLÈN ÆlW xµL sþwsD#
s/ mœ¶Ã TRF sþçN Ãlo‰ sþqm_#
15.3 mœ¶ÃãCN/t>kRµ¶ãCN/y¥SwgD QdM
tktL
• የመሳሪያ አስተዳደር እና ጥገና የስራ ሂደት አዋጭነት
በኦፊሰሮች በሚቀርበው መረጃ መሰረት ጥናት
በመስራት mœ¶ÃW XNÄþwgD የዉሳኔ ሃሳብ
ለመሳ/አስ/ጥ/ጽ/ቤት ያቀርባል #
• ጽ/ቤቱ ሲያምንበት _Ãq½W በማኔጅመንት tmRMé
Y{DÝL/WDQ YçÂL””
• y¥ስwg© zÁãC YwsÂlù
• y¥SwgD o‰W YµÿÄL
• ymœ¶ÃW mZgB wQ¬êE tdRgÖ mœ¶ÃW
kmZgB Ysr²L
16. ymœ¶ÃãCN ymtkþà ስርአት
• 1/ Ãrj lþወgÇ y¸gÆcWN mœ¶ÃãC t>kRµ¶ãC ö«‰ b¥µÿD
KTTL ¥DrG mr©WN wQ¬êE ¥DrG# ያስፈልጋል፡፡
• 2/ ymœ¶ÃãCN ymtkþà PéG‰M ytৠl¥DrG ወይንም
• ymœ¶ÃãCN/t>kRµ¶ãCN yÞYwT ¬¶K btsÈcW yÞYwT ¬¶K Qጽ
WS_ bTKKL mZGï mÃZ#
• ymœ¶ÃãCN/t>kRµ¶ãCN hùn¤¬ bmk¬tL b¥_ÂT y_g wÀÃcW
km«N b§Y kF ÃlùTN yMRT W«¤¬cW dGä XÃzqzq y¸ÿDTN
mœ¶ÃãC XNÄþhùM l¤lÖC ytššlù mœ¶ÃãC bm¿‰¬cW
MKNÃT gþz¤ ÃlfÆcWN mœ¶ÃãC lYè በ¥wQ የትንተና ጥናት
በማካሄድ ለውሳኔ ማቅረብ፡፡
• SlçnM mœ¶ÃãC bxScµ*Y µLtqy„ bMRT B²TM çn b_‰T
kl¤§W UR mwÄdR Sl¥YÒL kgbà Wu mçN YmÈL”” SlzþH
ynb„T mœ¶ÃãC xgLGlÖT Xys«ù bþçnùM mqyR YñRÆcêL””
17. mú¶ÃãCN kNBrT KFL SlmrkB bgþz¤ÃêE ll¤§ xµL Sl¥rµkB
•
•
•
•
•
መሳሪዎችን የድርጅቱን ከፍተኛ ሀብት የያዙ በመሆናቸው በከፍተኛ ጥንቃቄ ምዝገባ ሊደረግባቸው
ይገባል፡፡ ማናኛዉም አድስ ተገዝቶ የመጣን መሳሪያ በንብረት ክፍል ገቢ ሳይሆን በኦፕሬተሮች
እንዲሰጥ መደረግ የለበትም፡፡
በመሳሪያ አስተዳደርና ጥገና ጽ/ቤት ስር ባሉ ንብረት ክፍሎች በድርጅቱን ንብረት መመሪያ መሰረት
የገቢና የወጭ ስራ ይሠራላቸዋል፡፡ በዚህም ጊዜ ከመሳሪያው ጋር ያሉ አክሰሰሪዎች በተገቢዉ
መንገድ ተዘርዝረው መመዝገብ ይኖርባቸዋል፡፡ ገቢ በሚደረጉበት ወቅት የመሳሪያ አስተዳደር
በሚመለከታቸዉ ባለሙያዎችና ሃላፊዎች ተረጋግጦ ለንብረት ክፍል ማስተላለፍ ይኖርበታል፡፡
መሳሪያዎች በዋናነት ወጭ መሆን ያለባቸው በድርድቱ ቋሚ ሠራተኛ መሆን ይገባቸዋል፡፡ ነገር ግን
በመሳሪያዎች ቁጥር ቋሚ ሠራተኛ የማይኖር ከሆነ በኮንትራት ሠራተኛ ወጭ ሊደረጉ ይችላሉ
ይህም የሚሆነዉ የስራ ሂደቱ ሲፈቅድ ብቻ ነዉ፡፡
በኘሮጀክት ደረጃም ሆነ በዋና ምስሪያ ቤቶች ላይ የመሳሪያዎች እርክክብ በጊዜያዊነት ሊፈጸም
ስለሚችል ቀደም ሲል ከንብረት ክፍል ወጭ በተደረገበት ሠነድ መሠረት ንብረቶችን የመሳሪያ
አስተዳደር ኦፊሰሮች/የፕሮጀክት ሃላፊዎች/ ያሉበት አረካካቢ ኮሚቴ የሚያስፈልገዉን ምልከታዎች
በማድረግና ተጨማሪ ንብረቶች ያሉትን በቅጹ መሰረት ብዛታቸውን በማስቀመጥ ተረካቢንና
አስረካቢን በማፈራረም በጊዜያዊ ቅፅ ሊያስረክቡ የገባል እንጅ ያለምንም ያስረክባሉ፡፡ ቅፁም 4 ኮፒ
እንዲኖረው ይደረጋል፡፡
• ለአስረካቢ
• ለተረካቢ
• ለመሳሪያ አስተዳደር ክፍል ፋይል ተደርጎ የሚቀመጥ
• ለመሳሪያ ንብረት አስተዳደር እንዲደርሳቸው ይደረጋል፡፡
በጊዜያዋነት ተረክቦ ሲሠራብት ሊቆይ የሚችለው አስረካቢው ተመልሶ ሊረከብ የማይችል ከሆነ
ቢበዛ ለአንድ ወር ይሆንና እስከዚህ ቀን ድረስ አስረካቢዉ ካልተረከበ ወደ ንብረት ገቢ ሆኖ
ተረካቢዉ በሰነድ እንዲያወጣዉ መደረግ ይኖርበታል፡፡
በጊዜያዊነት የተረከበው አካል በማንኛውም ሁኔታ በንብረቱ ላይ ጉዳት ቢያደርስ ለደረሰው ጉዳት
ተጠያቂነት አለበት ፡፡ ይህም በድርጅቱ የዲስኘሊን መመሪያና በንብረት አስተዳደር መመሪያ
መሠረት ተፈፃሚ ይሆናል፡፡
18. የመድን ሽፋን ቦሎና ልዩ ልዩ ፈቃዶችን
ሰለማከናወን
• በድርጅቱ የመድን ሽፋን የሚያስፈልጋቸው መሳሪያዎችን በመለየት በሂደቱ
ሲታመንባቸው ለዚህ ስራ የተመደቡ ኦፊሰሮች የመድን ዋስትና ሽፋን
በየአመቱ የበጀት አመቱ ከመጀመሩ በፊት እንዲያገኙ ማድረግ ይገባል፡፡
የመድን ሽፋን ተለጣፊ ከተዘጋጀ በኋላ ለኦፕሬተሮች በማስፈረም ማስረከብና
እንዲለጥፉ መደረግ ይኖርበታል፡፡
• የአመታዊ የተሽከርካሪ ምርመራ የመንገድ ትራንስፖርት የበጀት አመቱን
የምርመራ ጊዜ በሚያወጣው የጊዜ ገደብ ማስመርመር ይገባል፡፡ በተለያዩ
ጊዜያት አዳዲስ መሳሪያዎች ሲገዙ ለማሽከርከር የተለያዩ ፈቃዶችን
እንዲወጣላቸው ተደርጐ በአጭር የጊዜ ገደብ ወደ ስራ መሰማራት አለባቸው፡፡
• የባለቤትነት መታወቂያ/ሊብሬ/ የሌላቸዉን መሳሪያዎች በወቅቱ
እንዲኖራቸዉ ማድረግ ይገባል፡፡ ሊብሬዉ ታትሞ እንደመጣ ንብረት ክፍል
ገቢ በማድረግ ለስራ በሚፈለግበት ሰዓት እንዳስፈላጊነቱ ወጪ ተደርጎ አለያም
በትዉስት ከንብረት ክፍል በመረከብ ሊሰራ ይገባል፡፡
• የሰሌዳ ቁጥር የሚወጣላቸዉን መሳሪያዎች ወደስራ እንዲሰማሩ በወቅቱ
ማዉጣት ይገባል፡፡ በስራ ወቅት ለሚጠፋ ሰሌዳ ወዲያዉኑ ኦፕሬተሩ ሪፖርት
እንዲያደርግ በሶሰት ቀን ዉስጥ ደግሞ የፖሊስ ሪፖርት እንዲመጣ ተደርጎ
የጠፋበትን ምክንያት ቀርቦ በስራ ሂደቱ ተገምግሞ ዉሳኔ ሲሰጥበት ብቻ
እንዲታተም መደረግ አለበት፡፡
19. የኪራይ መሳሪያዎች ክትትልና ቁጥጥር
• የስራ ሂደቱ በድርጅቱ ውሰጥ የሚሰሩ ስራዎችን መሸፈን ካልቻለ የደንበኞችን ፍላጐት
ለማሟላት በውጭ መሣሪያዎች በኪራይ እንዳይገቡ በማድረግ እንዲሸፍን ያደርጋል፡፡
በመሆኑም ከውጭ መሣሪያዎችን እንዲገቡ ሲደረግ ፍላጐቶቹን በመሣሪያ አስተዳደር
ባሉ
ሰራ
በድርጅቱ
መሳሪያዎች
የማይሸፈን
መሆኑን
ለመሣ/ግዥ/ፋይ/ን/አስ/ደ/የስ/ሂደት በኪራይ እንዲገቡ ማስታወሻ እንዲፃፍ
በማድረግ እንዲሟሉ መደረግ ይኖርበታል፡፡
• በኪራይ የተመደቡት መሳሪያዎች በስራ ላይ አቅማቸው ደካማ ሆኖ ከተገኘ በቀጥታ
ለመሳሪያ አስተዳደር ስለሁኔታው በማስታወሻ በመግለጽ በዉሉ መሰረት በምትኩ
ሌላ እንዲተካ ማድረግ ተገቢ ነው እንጅ እስከነ ድክመቱ ይዞ ድርጅቱን ላልተገባ ወጭ
መዳረግ አይገባም ተጠቃሚዉም ዉል ከያዘዉ አካል /ከመሳሪያ አስተዳደር/ ጋር
ሳይነጋገር የመሳሪያዉን ዉል በቀጥታ ማቋረጥ አለያም ስራ ማስቆም አይገባም፡፡
• ከዚህ ቀጥሎ ትኩረት የሚሹ ጉዳዮች የሚሆኑት፡– ከመሳሪያ ግ/ፋ/ን/አስ/ደ/የስ/ሂደት በሚላክ ማስታወሻ መሰረት የተላኩትን መሳሪያዎች
• ቴክኒካል ብቃታቸውን ማረጋገጥና፣ሲገቡ ነዳጅ ሙሉ አድርገዉ ስራ እንዲጀምሩ
ማድረግ፣ስታንዳርድ መስራት፣ መነሻ ኪሎሜትር/ሰኣት እንዲመዘገብና ሌሎች
አስፈላጊ የሚባሉ በተዘጋጀዉ የቴክኒክ መመርመሪያ ቅጽ መሰረትና በየጊዜዉ
በሚሰጥ አቅጣጫ መሰረት ስራ እንዲጀምሩ ማድረግና ሲወጡ የተጠቀሙትን ነዳጅ
በማስላት አለያም በሚጠቀመዉ አካል እንዲሰላ በማድረግ እዳ ካለባቸዉ ከክፍያ
እንዲቆረጥ ማድረግ/ማስደረግ/፡፡
– ወደ ስራ የተሰማሩ መሣሪያዎችን በቀን ውስጥ መስራት የሚገባቸውን የድርጅቱን ስራ
ባግባቡ እየሰሩ መሆናቸውን መከታተልና በየጊዜው የሚጠቀሙትን ነዳጅ እየገመገሙ
መቆጣጠር ያስፈልጋል፡፡
– በዋናው ቢሮና በቅርብ ኘሮጀክቶች የተመደቡ መሣሪያዎች በከተማ ውስጥ ያላቸውን
20. የመሳሪያዎች የስራ ሪፖርት አቀራረብ
• የስራ ሪፖርት ማንኛዉም የሂደቱ አባላት በተለያዩ
ጊዚያት ያከናወናቸዉን ተግባራት ለሚመለከተዉ አካል
ማሳወቅ የሂደቱ ስራ ምን ላይ እንዳለና ምን ላይ
አተኩሮ መስራ እንዳለበት ለመነጋገር አይነተኛ መሳሪያ
መሆኑን ማመንና ተግባራዊ ማድረግ የሚጠበቅ
ተግባር አደርጎ መዉሰድ ተገቢ ነዉ፡፡ ሪፖርት አቀራረቡ
ተጠቃሚ አካላት ጋር ተመሳሳይና ወጥ መሆን አለበት
ያቀራረቡም ሁኔታዉ ተመጋጋቢ እንዲሆን ይጠበቃል፡፡
• የነዳጅ ፣የጐማ፣ አደጋ፣ ገቢ የመሣሪያ አፈፃፀም ልዩ ልዩ
ወጭዎች የተሰሩ ስራዎች ወዘተ ሲሆኑ በኘሮጀክቶችና
በቅ/ጽ/ቤቶች ወር በገባ እሰከ 3 ቀን በዋናው ቢሮ እስከ
5 ቀን ተጠናቅሮ ለሂደቱ ቀርቦ ለጽ/ቤቱ እስከ 7 መላክ
• ወር በገባ ባሉት ሶስት ተከታታይ ቀናት ያለምንም
ቀስቃሽ አስቦ ሪፖርት መስጠት ይገባል
• በሪፖርቱ ሰዓት የሚሰጠዉ መረጃ ትክክለኛ መሆን
አለበት፡፡
• ሪፖርቱ ሲሰጥ ሎግቡኩ ዋናዉና ኮፒዉ ላይ
በሚገባ መዘጋቱን የሚያሳይ ምልክት የወር
ሪፖርት የተዘጋ በሚል የተዘጋበት ቀን ማስቀመጥ
21. ቅጻቅጾች
• ለሂደቱ የተለያዩ መረጃዎችን ለማሰባሰብና የስራ ትዕዛዞችን
ለማስተላለፍ የሚከተሉት ቅጾች በስራ ላይ እንዲውሉ መደረግ
ይኖርባቸዋል፡፡ እነዚህን ወይንም አዲስ ሌሎች ቅጾችን ቀይሮ
መጠቀም ሲፈለግ ሂደቱ በቃለ ጉባኤ ተወያይቶ ሲያፀድቃቸው
ብቻ በስራ ላይ እንዲውሉ መደረግ ይኖርበታል፡፡
• የበር መውጫ ቅጽ
• መሳሪያው ከግቢ/ከፕሮጀክት/ካምፕ እንዲወጣ የሚደረግበት
ነው
• የመዘዋወሪያ ቅጽ
• የመሳሪያ አጠቃቀም መቆጣጠሪያ ደብተር ሎግ ቡክ
• የመሳሪያዎች መመዝገቢያ ቅጽ
• የመሳሪያዎች የሰሩበትን ሰዓትና የክፍያ መከታተያ
/Timesheet/ቅጽ
• ሌሎችም
22. ውጤት ተኮር እቅድ እና ውጤት
አሞላል
• የውጤት ተኮር ዕቅድ ማለት ሰራተኞች በሚሰሩት የሥራ ዘርፍ
በተሰጠው ስራ ምን እንደሚጠበቅበትና ማሳየት ያለበትን የባህሪይ
ብቃት መመዘኛ የያዘ ነው፡፡ ይህም በአመት ሁለት ጊዜ የሚሰጥ
ሲሆን ይህ ተግባር አልተከናወነም ማለት በሰራተኛዉ ላይ
ሊያገኛቸዉ የሚገባ ጥቅማጥቅም የሚያሳጣ ይሆናል፡፡
• የውጤት ተኮር እቅድና ውጤት የሚሞላው ልዩ መመሪያ
አስካልተሰጠ ድረስ ኦኘሬተሩን በሚያስተዳድረው እና
በሚያሰማራው የቅርብ ሃላፊ በመሳሪያ አስተዳደር ኦፊሰሮች
ይሆናል፡፡ አሞላሉም በየጊዜዉ ሰራተኛዉ ከተገበራቸዉ ተግባራትና
ከሚልካቸዉ መረጃና ከቅርብ ሃላፊዎች በሚሰጥ መረጃ መሰረት
ይሆናል፡፡
• ውል የሚያዘው በአመት ሁለት ጊዜ ሲሆን የመጀመሪያው ግማሽ
አመት ከሃምሌ 1 እስከ ታህሳስ 30 ሲሆን ኦኘሬተሮቹ ከሃምሌ1 ሃምሌ 5 ብቻ ውል ይዘው ስፈራረሙ የሁለተኛ ግማሽ አመት
ደግሞ ከጥር 1 እስከ ሰኔ 30 ነው ውል የሚያዘው ከጥር 1 አስከ
ጥር 5 ብቻ ይሆናል፡፡ ስለዚህ ሁሉም ሰራተኛ ባለበት ቦታ ሁሉ
እነዚህን ጊዜያት ጠብቆ መያዝና የአፈጻጸም ዉጤቱን
23. ከሌሎች የሥራ ሂደቶችና ከደንበኞች ና
ኦፕሬተሮችጋር የሚኖር የግንኙነት አግባብ
• የሥራ ሂደቱ ሥራን ለማቀላጠፍ ያለምንም ቅድመ
ሁኔታ ከኮንስትራክሽን የሥራ ሂደትና ከሌሎች ደጋፊ
የሥራ ሂደቶች ጋር አሰፈላጊ በሆነ ጊዜ ግንኙነት
በመፍጠር ይሰራል፣
• ከጽ/ቤቱ ጋር አሰፈላጊ በሆነ ጊዜና መንገድ መረጃ
ይለዋወጣል፡፡
• ደንበኞችም ሆኑ አጋር አካላት የሥራ ሂደቱን ሃላፊና
ባለሙያዎችን በማግኘት ድርጅቱን የማይጎዳና
የተፈቀደን መረጃ ማግኘት ይችላሉ፣
24. የአደጋ ሪፖርት አደራረግ
• መሳሪያዎች yግጭት ወይም ymገልበጥ ድንገተኛ አደጋ
ሲያጋጥማቸዉ ወዲያዉኑ አደጋዉን በአካባቢ ለሚገኝ
የትራፊክ ፖሊስ እና l¸k¬tlý åðsR/yQRB ¦§ð ማሳወቅ
ይgÆL””
• bGuT wYM bmgLb_ xdU y¸dRSÆcWN
t>kRµ¶ãC mœ¶ÃãC yxdU yGuT hùn¤¬
b¥yTÂ ydrsWN gùÄት bmgMgM gùÄtÜN የመሳሪያ
አስተዳደር ኦፊሰሮች ከጥገና ባለሙያዎች ጋር በመሆን
bgNzB YtMÂL””
• በተጨማሪ የግጭቱ ምክኒያት b±lþS btrUgt mr©
ሪፖRት መደረግ አለበት”” መሳሪያዉ ኢንሹራንስ
የተገባለት ከሆነ አደጋዉ በደረሰ በ24 ስአት ውስጥ ሪፖርት
መደረግ አለበት”” µLtdrg KFÃýN åPÊt„/åðs„ §Y
y¸ÃRF YçÂL””
Cont…
• xdU ydrsÆcW t>kRµ¶ãC mœ¶Ããች bxÍÈŸ
t«GnW btmdbùbT o‰ §Y XNÄþ¿¥„ åPÊt„Â
åðséC _rT ¥DrG YgÆL””
• xdU Ãdrsù åPÊtéC YzWT ynbr t>kRµ¶ mœ¶Ã
t«Gñ XSkþwÈ DrS xSf§gþýN mr© ksጡ b¦§
_ͬcW lgþz¤W ÆYrUg_M Ãlo‰ XNÄYqm«ù
y›mT fÝD µ§cW fÝÄcWN XNÄþwSÇ YdrUL””
fÝD kl¤§cW Wœn¤ XSk¸s_ DrS lgþz¤W bq§L
tmœœY o‰ §Y tmDbW xgLGlÖT Xys«ù
XNÄþö† YdrUL””
• x>kRµ¶W
_Ít¾
xlmçnù
bt½KnþK
ቡድኑ/bT‰ðK ±lþS/b÷¸t½/ sþrUg_ xdU
ydrsbT t>kRµ¶/ mœ¶Ã _g kt«Âqq
bzþÃW §Y tmDï XNÄþ¿‰ YdrUL””
• x>kRµ¶W/åPÊt„
bt½KnþK
ቡድኑ
/bT‰ðK/b÷¸t½/ _Ít¾ mçnù ktrUg« tgbþWN
xStÄd‰êE XRM© XNÄþwsDbT YdrUL””
kzþÃM b¦§ ymú¶Ã xStÄdR b¸mDbý mú¶Ã
§Y XNÄþs‰ YdrUL””
25. የጥገና አይነቶችና የአፈጻጸም
ጊዜ
• mk§kL ጥገና
– bmkþÂW ygùø kþlÖ »TR wYM mœ¶ÃW
b¿‰W yo‰ s›T ytm¿rt mçN xlbT፡፡ wÄþÃýnù
mጠgN xlÆcý””
– bÑlù gùLb¬cW mo‰T XNÄþClùÂ XNÄþhùM
yxgLGlÖT XD»ÃcW XNÄþ‰zM bXQDÂ
bPéG‰M y¸f{M y_g tGÆR ný””
– wd xdg¾ BL>T Ãm‰L፤ kFt¾ kþú‰NÂ tጠያቂ
ያደርጋል ፡፡
– በሎግ ቡኩ ላይ የተደረገበት ቀንና የጥገና አይነት
በምርመራዉ ላይ ሊቀመጥ ይገባል፡፡
• DNgt¾– BL>T b¸ÃU_MbT gþz¤ ለሚከታተሉ låðséC/l_gÂ
¦§ðãC/ b¥úwQ èlÖ tጠግኖ ወደ ስራ እንዲገባ
ማድረግ ይገባል””
• xm¬êE
- በስራ ወቅት የተለያዩ ብልሽቶች ሲደርሱ ነገር ግን
በመሳሪያዉ ላይ በወቅቱ ባይጠገኑ/ቢቆዩ/ ጉዳት
የማያደርሱ ብልሽቶችና ጥገናዎች ሲኖሩ ስራ
በማይኖርበት
ሰዓት
የመሳሪያዉን
ብልሽት
ለመቅረፍ/አቅሙን ለማሻሻል የሚdrG ይሆናል””
¥úsbþÔ- ¥N¾ýM åPÊtR SM¶T kሰጠዉ ኦፊሰር
ጋር ሳይነጋገር በራሱ ፈቃድ ወደ ጋራጅ lmÿD
y_g mጠየቂያ ቅጽ በመዉሰድ መግባት
የለበትም”” ኦፊሰሮችም ጥገናዉ አሳማኝና በምትኩ
ሌላ የስምሪት ትክ የሚያስፈልግ መሆኑን
እytረጋገጠ ወደ ጋራዥ bእንስፔክ>N bùDnù
ተደርገዉ
ማስገባት
ይኖርባቸዋል””
bሚወጡበትንም gþz¤ y_gÂý _‰T töÈȶãC
kåðséC UR bmçN åPÊt„M xrUGõ
XNÄþÃwÈ ¥DrG ያስፈልጋል፡፡
26. ኪሎ ሜትር/ ሰዓት ቆጣሪያቸዉ
የማይሰራ መሳሪያዎች በሚመለከት
• ኪሎ ሜትር/ ሰዓት ቆጣሪያቸዉ የማይሰራ
መሳሪያዎች ተበላሽተዉ ሲመጡ የተበላሹበትን
ምክንያት በሚገባ ይመረመራል;; የተበላሸበትን
ምክንያት በኦፕሬተር ችግር መሆኑና አለመሆኑ
በማጣራት ለሚመለከተዉ አካል ማሳወቅ ይገባል;;
ብልሽቱ ከተረጋገጠ በሃላ ባፋጣኝ መሰራት የሚችል
መሆኑን ከጥገና ጋር ክትትል በማድረግ ማረጋገጥና
ጥገናዉ ቶሎ የማይፈጸም መሆኑን አሳማኝ መረጃ
ካለና መሳሪያዉ ስራ ማቆም የማይችል ሁኔታ
መኖሩን በማረጋገጥ ወደ ስራ ለማሰማራት ልዩ
ክትትል ከሚያሰማራዉና ከሚያሰራዉ አካል ጋር
• ኪሎ ሜትር/ ሰዓት ቆጣሪያቸዉ የማይሰራ መሳሪያዎች ወደ
ስራ ከመሰማራታቸዉ በፊትና በስራ ላይ እያሉ የሚከተሉትን
ስራዎች ማከናወን ይገባል፡፡
• መሳሪያዉ ከአንድ ቦታ ወደ ሌላ ቦታ ሲዘዋወር የሚሄድበት
ቦታ ርቀት መሰረት በማየት በነዳጅ አጠቃቀም ስታንዳርድ
ታስቦ ነዳጅ መሙላት ይገባል፡፡
• የሰዓት ተቆጣጣሪ ላላቸዉ መሳሪያዎች የሰዓት ተቆጣጣሪዉና
የሚያሰራዉ ሃለፊ ያሰሩበትን ሰዓት ብዛት በሎግ ቡክና
በታይም ሽት በሚገባ እንዲይዙ በማድረግ የነዳጅ ፍጆታቸዉ
በሰሩበት ሰዓት በማሰብ የነዳጅ አጠቃቀማቸዉን መከታተል
ይገባል፡፡
• ሌላኛዉ አማራጭ የሚሆነዉ በአንድ ፕሮጀክት ላይ
ተመሳሳይ ስራ የሚሰሩ አንድ አይንት መሳሪያዎች ከሆኑ
የሰዓት ተቆጣጣሪ/ኪ.ሜ ቆጣሪ ያለዉ በሚሞላለት ጊዜ
አብሮ የነዳጅ ፍላጎቱ ተመሳሳይ መሆኑን መከታተል
ያስፈልጋል፡፡
27. ችግሮች ሲከሰቱ የአፈታት
ስልታቸው
• በሥራ ሂደቱ ውስጥ የሚከሰቱ ችግሮች ሲያጋጥሙ
በቅድሚያ በራሱ በሂደቱ ውስጥ ጊዜ ሳይሰጣቸው
በተዋረድ በውይይት ይፈታሉ፣
• በሥራ ሂደቱ ስብሰባ ላይ በኦፊሰሮች የተከሰቱ
ችግሮች ዉሳኔ የሚያስፈልጋቸዉ ሲሆን ለችግሮቹ
መፍትሔ በጋራ ይቀመጣሉ ዉሳኑዉን በቅርብ የስራ
ሃለፊ ማወቅ ያስፈልጋል፡፡
• በስራ ሂደቱ በኩል ካልተፈቱ ለጽ/ቤቱ ማኔጅመንት
በማቅረብ የመጨረሻ እልባት እንዲያገኝ ይደረጋል፣
ክፍል-4 እቅድ
1. MN Y¬qÄL
•
•
•
•
•
•
•
የሚገዙት ኪ/ሜ /ሰዓት
የሚጠቀሙትን ግብዓቶች
የሰዉ ሃይሎቻችን
gbþ
wÀ
y¸tkù mú¶ÃãC
y¸wgÇ mú¶ÃãC
2. Why develop a plan?
To guide and achieve improvement
To manage the effects of change
Fostering a sense of teamwork within your
organization
To provide opportunities for growth and
professional advancement
Strengthening relationships with your customers
Copyright © 2008 Mercury Associates, Inc. and Fleet Software & Services, Pty Ltd. All rights reserved.
3. Who should know about your plan?
All of your employees
All of your customers
Upper management
239
4. Overview of Planning Process
1. Define Your
Enterprise
8. Measure Results
2. Determine Limits of
Authority and
Responsibility
7. Reengineer and
Implement
3. Identify Strengths
and Weaknesses
4. Prioritize Areas for
Improvement
6. Develop Action
Plans
5. Define Improvement
Strategies
9. Refine/Define New
Strategies