Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ------- BÀI TẬP MÔN HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHẦN 2 GV: Ths Phan Thị Bảo Quyên Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) Bài tập chương 1: Các công cụ mô tả hệ thống 1.1 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập 2 phiếu thu và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. Yeâu caàu: Vẽ lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống 1.2 Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi hàng chuan bị việc giao hàng. Một giấy báo gởi hàng gồm 3 liên được lập ra. Liên 3 cùng với hàng hoá được gởi đến khách hàng. Liên 2 được chuyển đến bộ phận lập hoá đơn. Khi bộ phận lập hoá đơn nhận được liên thứ 2 của giấy báo gởi hàng, bộ phận này sử dụng những thông tin trên giấy báo để lập hoá đơn gồm 3 liên. Liên 3 hoá đơn bán hàng được gởi đến khách hàng, liên 2 chuyển cho kế toán. Ngoài ra, liên 1 của hoá đơn bán hàng được lưu tại bộ phận lập hoá đơn. Khi kế toán nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng và lưu hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng. Yêu cầu: a. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu quá trình trên b. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả những quá trình trên 2 Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) Bài tập chương 2 – Dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 2.1 Hãy nhận dạng các hoạt động nhập liệu, khai báo, cập nhật sau: a. Nhân viên kế toán nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng truyền thống. Số dư nợ của khách hàng tăng lên. b. Nhập hóa đơn mua hàng và ghi nhận thanh toán tiền. Kế toán kiểm tra sổ chi tiết hàng tồn kho và tài khoản tiền nhưng vẫn chưa có nghiệp vụ này. c. Nhập hóa đơn bán hàng cho 1 khách hàng mới. d. Doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin về các hàng hóa và các dịch vụ doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh trong tháng này. e. Kế toán tổng hợp kiểm tra các bút toán nhập liệu từ các phần hành chi tiết sau đó tiến hành ra lệnh ghi nhận vào sổ cái các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính f. Công ty tiến hành nhập các thông tin về tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho và các số dư liên quan vào phần mềm SSP. 2.2 Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 khu vực: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi khu vực bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. Yêu cầu: Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm 3 Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) Bài tập chương 3,4: Kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán 3.1. Hệ thống hiện hành có độ tin cậy ước tính là 90%. Nguy cơ chủ yếu trong hệ thống hiện hành nếu xảy ra sẽ làm tổn thất 30.000.000. Có 2 thủ tục kiểm soát để đối phó với rủi ro trên. Thủ tục A với chi phí thiết lập là là 1.000.000 và sẽ giảm rủi ro xuống còn 6%. Thủ tục B chi phí ước tính là 1.400.000 và giảm rủi ro xuống còn 4%. Nếu thiết lập cả 2 thủ tục kiểm soát A và B thì chi phí ước tính là 2.200.000 và rủi ro sẽ giảm còn 2%. Thủ tục nào nên được lựa chọn 3.2 NamNinh là công ty kinh doanh thiết bị xây dựng tại TP.HCM. Hàng hóa được giao miễn phí đến tận nơi cho khách hàng. Khi khách hàng đặt hàng, nhân viên bán hàng điền đầy đủ các thông tin vào phiếu giao hàng 3 liên được đánh số trước. 2 liên được chuyển đến bộ phận kho hàng, 1 liên lưu. Căn cứ vào giấy giao hàng, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao hàng cùng với 2 liên giấy giao hàng. Bộ phận giao hàng sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng. Khách hàng nhận hàng, kí vào giấy giao hàng sau đó giữa lại 1 phiếu, phiếu còn lại giao lại cho người giao hàng để đem về chuyển cho kế toán bán hàng vào cuối ngày. Sáng hôm sau, kế toán bán hàng nhận và kiểm tra số thứ tự các liên giấy giao hàng ngày hôm qua, tính toán tổng cộng doanh số. Sau đó nhập các giấy giao hàng vào phần mềm kế toán được cài trên 1 máy tính dùng chung cho tất cả nhân viên của công ty. Chương trình sẽ ghi nhận doanh thu, cập nhật nợ phải thu, số dư hàng tồn kho. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn theo dõi riêng quá trình bán hàng trên phần mềm Excel vì phần mềm kế toán hiện hành không cung cấp được 1 số báo cáo theo yêu cầu. Yêu cầu: a. Vẽ lưu đồ mô tả quá trình bán chịu trên b. Nhận dạng các rủi ro thực hiện nghiệp vụ bán hàng trên c. Nhận dạng các rủi ro xử lý thông tin d. Nhận dạng các rủi ro hệ thống 3.3 Công ty A kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ quảng cáo, do đó hàng tháng, nhu cầu sử dụng các loại văn phòng phẩm cho công việc của công ty rất nhiều.Chi phí cho các loại văn phòng phẩm này trung bình 15tr/tháng. Hàng tháng, các loại văn phòng phẩm được mua về và cất tại gầm cầu thang của công ty. Ở đó, ai có nhu cầu sử dụng thì có thể dễ dàng lấy và sử dụng. Trong 2 tháng liên tiếp, phụ trách phòng kế toán của công ty theo dõi tình hình sử dụng văn phòng phẩm tại công ty. Anh ta nhận thấy rằng, tỉ lệ thất thoát trong văn phòng phẩm sử dụng trị giá khoảng 3tr/tháng. Do đó, cần phải có những thủ tục kiểm soát để hạn chế thất thoát trên Yêu cầu: Hãy đánh giá các rủi ro và đưa ra biện pháp kiểm soát văn phòng phẩm thích hợp. 4 Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) 3.4 Nam vừa được nhận vào làm nhân viên bán vé và thu tiền tại CineBox. Khách xem phim đến quầy, mua vé, trả tiền và nhận vé từ Nam. Khi vào rạp, người xem phải trình diện vé cho người soát vé. Anh ta xé vé, đưa cho người xem và giữ lại cùi vé. Nam nghĩ rằng, sau mỗi ca làm việc, anh ta có thể lấy 1 số tiền thu được từ bán vé mà không ai biết. Bởi vì số lượng người xem trung bình mỗi ca là 300 người, do đó sẽ rất khó đếm chính xác số lượng người xem mỗi ca. Yêu cầu: a. Theo bạn, Nam có thể thực hiện được ý định của mình không b. Hãy đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong tình huống trên và các thủ tục kiểm soát cần thiết. 3.5 Công ty Witt là một công ty sản xuất. Sau khi nguyên vật liệu được yêu cầu, một đơn đặt hàng gồm 2 liên được lập tại BP mua hàng gởi đến bộ phận nhận hàng và nhà cung cấp. Nhân viên bộ phận nhận hàng ghi chép số lượng thực nhận vào đơn đặt hàng. Sau đó nguyên vật liêu được nhập kho, và số lượng nhận được ghi vào báo cáo nhập hàng. Đơn đặt hàng được gởi đến bộ phận kế toán phải trả để ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp và nguyên vật liêu mua vào. Yêu cầu: a. Hãy xác định những rủi ro hoạt động và nguyên nhân liên quan đến quá trình trên b. Hãy đưa ra những thủ tục kiểm soát nghiệp vụ nhằm hạn chế các rủi ro của quá trình trên 3.6 Các thủ tục kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng nào cần thiết để ngăn ngừa các tình huống sau phát sinh: 1. Ô nhập “Số ngày làm việc” trong chương trình tính lương cho nhân viên ghi nhận số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong tháng. Trong danh sách trả lương có 1 nhân viên làm việc 45 ngày. 2. Một nhân viên kỹ thuật bộ phận công nghệ thông tin truy cập vào trong dữ liệu của chương trình và thay đổi tiền lương phải trả cho mình từ 3tr lên 3.5tr 3. Trong danh sách các phiếu chi tiền, có 2 nghiệp vụ có số phiếu chi trùng nhau 4. Một công ty mất toàn bộ dữ liệu cần thiết sử dụng cho chương trình kế toán sau khi thay đổi máy tính mới 5. Trong báo cáo liệt kê hoá đơn GTGT mua vào bán ra được in ra từ 1 chương trình kế toán có những dòng hoá đơn không có mã số thuế 6. Trong bảng kê bán hàng, có ngày của hóa đơn bán hàng phát sinh trước ngày đặt hàng của khách hàng . 7. Trong phần hành chi tiền, có 2 nghiệp vụ chi tiền thanh toán hết cho cùng 1 hóa đơn vào 2 ngày 13 và 26 trong tháng 5 Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) 8. Trong quá trình nhập liệu khoản thanh toán 104,000,000 từ khách hàng, kế toán nhập số 0 thành chữ “O”. Do đó, chương trình đã không xử lý được nghiệp vụ, số dư của khách hàng cũng không thay đổi 9. Sau khi hoàn tất quá trình khai báo và nhập số dư đầu kì các tài khoản, đối tượng chi tiết của một phần mềm kế toán mới đưa vào sử dụng, kế toán đã tiến hành khoá sổ số dư đầu kì. Khi đối chiếu số dư nợ của tài khoản 131 thì lại không khớp với số dư tổng hợp các khoản phải thu của các khách hàng. 10. Khi xem báo cáo tồn kho của một mặt hàng, có những thời điểm lượng hàng tồn kho của mặt hàng này bị âm do đó đã dẫn đến việc tính toán giá xuất hàng tồn kho bị sai. 3.7 Bạn là trưởng phòng kế toán có quyền quản trị đối với phần mềm kế toán ABC đang sử dụng tại công ty thương mại. Các phần hành kế toán trong ABC có quyền sử dụng bao gồm quản trị, kế toán thu/chi, bán hàng, nhập/xuất hàng, mua hàng và phần hành tổng hợp. Mỗi phần hành có 4 quyền thao tác: quyền xem, quyền thêm, quyền sửa,quyền xóa. Phòng kế toán hiện nay có 3 nhân viên (không bao gồm kế toán trưởng). Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm nhập các chứng từ liên quan đến phần việc của mình và được phép sử dụng các báo cáo của các phần hành khác (nếu thấy cần thiết) để đối chiếu, kiểm tra khi xử lý các nghiệp vụ của mình. Việc chỉnh sửa chứng từ phải tuân theo các nguyên tắc sửa sai trong kế toán. Bảng mô tả menu của phần mềm A. Quản trị hệ thống Khai báo tài khoản Khai báo các đối tượng quản lý Khóa sổ kì kế toán B. Nhập chứng từ Chứng từ thu Chứng từ chi Chứng từ bán hàng Chứng từ mua hàng Quản lý người dung Các chính sách kế toán Chứng từ xuất kho Chứng từ nhập kho Chứng từ tổng hợp Bút toán khác Yêu cầu Tổ chức sử dụng phần mềm ABC cho phòng kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. 6 Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) 3.8 Hãy thiết lập các thủ tục kiểm soát nhập liệu cho màn hình nhập nghiệp vụ bán hàng dưới đây theo mẫu sau: Ô nhập liệu Các ô dữ liệu về KH Yêu cầu/mục tiêu đặt ra Chính xác, đầy đủ, hợp lệ Các thủ tục kiểm soát cần thiết - Chọn KH từ DS đã khai báo 3.9 Sau đây là dữ liệu được kết xuất từ 1 chương trình tính lương trong tuần Mã NV 21 123 125 122 Đơn giá Giờ làm việc Lương Giảm trừ 250 275 200 280 38 40 90 40 VND 9500 11000 16000 11200 01050 01250 02000 11000 Lương thực tế 08450 09750 12000 00200 Hãy nêu các sai sót hoặc có thể sai sót về kiểu dữ liệu, trình tự, giới hạn, hợp lý và tính toán về mặt số học. Nêu các thủ tục kiểm soát nhập liệu có thể. 7 Môn học HTTTKT Phần 2 (45tiết) Chương 5: Các chu trình kinh doanh 5.1 Quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty ABS Hệ thống mua hàng hiện nay của công ty ABS được mô tả như sau: Khi lượng hàng tồn kho của một mặt hàng thấp, bộ phận có yêu cầu điện thoại cho bộ phận mua hàng và nói rõ mặt hàng nào và số lượng cần đặt. Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gồm 2 liên. Liên 1 gởi cho nhà cung cấp, liên 2 lưu theo số thứ tự tại bộ phận. Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu giữa hàng thực nhận với phiếu đóng gói đi kèm với lô hàng. Phiếu đóng gói được chuyển đến bộ phận kế toán phải trả. Khi nhận được hoá đơn mua hàng, kế toán phải trả đối chiếu hoá đơn với phiếu đóng gói và xử lý chênh lệch nếu có. Một tờ séc chuyển khoản sẽ được lập với đúng số tiền phải trả được gởi đến nhà cung cấp cùng với bản sao của hoá đơn mua hàng. Phiếu đóng gói được kẹp chung với hoá đơn và được lưu theo số thứ tự trong hồ sơ hoá đơn đã thanh toán. Công ty ABC dự tính sẽ thiết kế lại hệ thống mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu về hàng hoá cho đến khi việc thanh toán được thực hiện. Hệ thống cần được thiết kế lại để đảm bảo tất cả các thủ tục kiểm soát là đầy đủ và hữu hiệu. Yêu cầu: a. Chỉ ra những hạn chế của quá trình mua hàng trên b. Bổ sung các chứng từ và cách luân chuyển chứng từ để hoàn thiện những hạn chế trên 8