STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR 2020 BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH JALAN SISINGAMANGARAJA NO 5 SEMARANG 50232 024 - 8412547 024 - 8315418 jateng.kemenag.go.id pontren_jateng@kemenag.go.id INTEGRITAS Keselarasan antara hati, pikiran, perkataan, dan perbuatan yang baik dan benar PROFESIONALITAS Bekerja secara disiplin, kompeten, dan tepat waktu dengan hasil terbaik INOVASI Menyempurnakan yang sudah ada dan mengkreasi hal baru yang lebih baik TANGGUNG JAWAB Bekerja secara tuntas dan konsekuen KETELADANAN Menjadi contoh yang baik bagi orang lain ii KATA PENGANTAR Alhamdulillahi rabbil’alamin, puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya Bidang Pendidikan Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Tengah telah selesai menyusun “Standar Operasional Prosedur (SOP) Tahun 2020”. SOP ini merupakan perwujudan Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren. Dengan Pendidikan penerbitan Diniyah dan Standar Operasional Pondok Pesantren Prosedur Tahun Bidang 2020 ini diharapkan dapat dijadikan pedoman baku pelayanan dan kinerja Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren sehingga seluruh tugas dan fungsi dapat dilaksanakan dengan baik. Ucapan terima kasih dan penghargaan kami sampaikan kepada Bapak Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Tengah atas bimbingan dan arahannya serta berbagai pihak yang telah memberikan partisipasi dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur ini. Akhirnya, semoga buku ini bermanfaat dan berguna untuk peningkatan mutu layanan Pendidikan Islam di masa mendatang. Semarang, 2 Januari 2020 Kabid PD Pontren, Nur Abadi iii DAFTAR ISI Halaman Judul Budaya Kerja Kementerian Agama Kata Pengantar Daftar Isi Uraian Tugas Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Struktur Organisasi Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Personalia Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren 1. SOP Ijazah Kesetaraan 2. SOP Ijin Operasional Kesetaraan Ulya 3. SOP Legalisasi Piagam Kejuaraan Santri 4. SOP Penerbitan SK 5. SOP Pengelolaan Surat Keluar 6. SOP Pengelolaan Surat Masuk 7. SOP Rekomendasi Pendirian Ma'had Aly, PDF, Muadalah 8. SOP Rekomendasi Santri Belajar ke Luar Negeri 9. SOP Kegiatan Fullboard 10. SOP Pencairan Anggaran 11. SOP Perjalanan Dinas 12. SOP Rapat Koordinasi 13. SOP Rekomendasi Ijin Operasional Pondok Pesantren 14. SOP Bantuan Pembangunan kepada Masyarakat 15. SOP Bantuan Rehab kepada Masyarakat 16. SOP Bantuan Belanja Modal kepada Masyarakat 17. SOP Ijin Operasional MDT Ulya 18. SOP Rekomendasi Ijin Operasional MDT Al Jami’ah 19. SOP Pengiriman Kafilah Tingkat Nasional 20. SOP Penilaian Kinerja Pegawai 21. SOP Peminjaman Kendaraan Dinas 22. SOP Pengembalian Pinjaman Kendaraan Dinas 23. SOP Peminjaman Barang Inventaris 24. SOP Pengembalian Pinjaman Barang Inventaris iv URAIAN TUGAS BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN 1. Seksi Pendidikan Diniyah Takmiliyah Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan dan bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pendidikan diniyah takmiliyah. 2. Seksi Pendidikan Diniyah Formal dan Kesetaraan Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang diniyah formal dan kesetaraan. 3. Seksi Pondok Pesantren Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pondok pesantren. 4. Seksi Pendidikan Al-Quran Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis, dan pembinaan di bidang pendidikan al Quran. 5. Seksi Sistem Informasi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren Melakukan penyiapan bahan pelaksanaan pelayanan, bimbingan teknis dan pembinaan di bidang pengelolaan sistem informasi Bidang Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren. v STRUKTUR ORGANISASI BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN vi PERSONALIA BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Dr. H. Nur Abadi, S.Ag., M.Pd. 197004212000121001 Pembina Tk. I / IV.b 67.310.258.8-503.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Hj. Aini Sa’adah, S.Ag., M.SI 197304252003122001 Pembina / IV.a 77.592.722.1-503.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Dra. Hj. Himatul Ulya, M.Pd.I. 196407111985032001 Pembina / IV.a 67.310.290.1-518.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Drs. H. Hamid Dimyati 196312041991031002 Penata Tk. I / III.d 68.495.823.4-517.000 vii Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Hj. Sri Puah, SH, MSI 197012201993032002 Pembina / IV.a 67.310.307.3-517.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : H. M. Fathurrohim, S.Ag. 197509292005011005 Penata Tk. I / III.d 67.310.324.8-503.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : H.R. Hery Prabowo, SE 196804132002121001 Penata / III.c 67.310.248.9-518.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : H. Bisri Abdullah, M.Pd.I. 196908121998031007 Pembina / IV.a 67.310.253.9-518.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Ida Kusumantidiah, S.Pd.I 198508242009012010 Penata Muda Tk. I / III.b 34.548.733.4-503.000 viii Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Hj. Katrina Melati Aminatun 196504211989032003 Penata Muda Tk. I / III.b 67.310.266.1-517.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Mukhafidhin, S.Pd.I 198005282002121004 Penata Tk. I / III.d 77.591.700.8-503.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Mutongin 198109032009011015 Pengatur / II.c 35.195.293.2-532.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Heri Susanto, SH 196807061998031002 Penata Tk. I / III.d 67.310.242.2-527.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Hj. Fajriyatul Muflihah, SH, MH. 197402201998032005 Pembina / IV.a 67.310.312.3-517.000 ix Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : H. Ali Ansori, S.Pd.I 197905052009121004 Penata Muda Tk. I / III.b 00.254.329.6-503.000 Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Nur Khoyin, S.H.I - Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Vinalia Putri Sari Bunga Tanjung, S.Pd. - Nama NIP Pangkat/Gol. NPWP : : : : Islamawan - x Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 2 September 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PELAYANAN IJAZAH PENDIDIKAN KESETARAAN PADA PONDOK PESANTREN SALAFIYAH Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. 2. 3. 4. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Undang-undang No 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Keagamaan Peraturan Pemerintah No 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No 77 tahun 2009 tentang Ujian Nasional Program Paket A, Paket B, Paket C dan Program Paket C kejuruan 5. Peraturan Menteri Agama Nomor 13 Tahun 2014 tentang Pendidikan Keagamaan Islam 6. Peraturan Menteri Agama Nomor 18 Tahun 2014 tentang Satuan Pendidikan Muadalah pada Pondok Pesantren 7. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 5839 Tahun 2014 Tentang Pedoman Pendirian Pendidikan Diniyah Formal 8. Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 3543 Tahun 2018 Tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan pada Pondok Pesantren Salafiyah 9. Peraturan Badan Standar Nasional Pendidikan Nomor 0047/P/BSNP/XI/2018 tentang Prosedur Operasional Standar Penyelenggaraan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2018/2019 10. Petunjuk Teknis Penulisan/Pengisian Ijazah Pendidikan Kesetaraan Tingkat Ula, Wustha dan Ulya Pondok Pesantren Salafiyah yang diterbitkan Dirjen Pendis 1. 2. 3. 1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait 2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 ) Laporan kelulusan peserta ujian nasional program kesetaraan dari lembaga/kankemenag Laporan kebutuhan ijazah dari Kankemenag Kemenag RI 1. 2. 3. 4. 5. Jika Lembaga tidak melaporkan kelulusan dan kebutuhan ijazah maka tidak akan mendapatkan ijazah pendidikan kesetaraan No 1 2. 3 Aktivitas Menerima laporan kelulusan peserta ujian nasional program kesetaraan Merekap laporan kelulusan peserta ujian nasional program kesetaraan Menyusun Kebutuhan Ijazah dan menyampaikan permohonan ke Kemenag RI Pelak sana Pelaksana Kasi Kabid Ka. Kanwil Mulai Paraf Paraf TT Persyaratan/ Perlengkapan data laporan kelulusan peserta ujian nasional program kesetaraan Data santri Regulasi Yang terkait Meja, kursi, dan alat tulis lainnya Seperangkat komputer lengkap Blanko ijazah Pendataan yang valid sangat menentukan proses pendistribusian ijazah Mutu Baku Waktu Output 5 menit data laporan kelulusan data laporan kelulusan 2 hari Rekap data laporan kelulusan Rekap data laporan kelulusan 2 hari Rekap data laporan SOP Surat kelulusan diterima Keluar kemenag pusat 4 Menerima ijazah program kesetaraan rekap laporan kelulusan 5 Menghitung ijazah program kesetaraan Ijazah program kesetaraan 1 hari Ijazah program kesetaraan 6 Membuat berita acara penerimaan ijazah program kesetaraan Data Kabupaten/kota penerima Ijazah program kesetaraan 1 hari Berita acara tercetak 7 Bintek penulisan ijazah dan/atau pendistribusian ijazah program kesetaraan Peserta Bintek, FC SHUN, blanko ijazah, Juknis penulisan Ijazah 2 hari 8 Pengarsipan ijazah program kesetaraan Blanko Ijazah, lenari arsip 5 menit = Mulai/Selesai Selesai = Proses Ket 2 hari SOP Surat Masuk Terbit Ijazah program kesetaraan Terlaksana Bintek penulisan ijazah dan/atau pendistribusian ijazah Tersimpannya ijazah program kesetaraan = Konektor perpindahan aktivitas kehalaman berikutnya Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 2 Januari 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP IJIN OPERASIONAL PENDIDIKAN KESETARAAN ULYA Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 3. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar 5. Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan 6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 7. Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Standar Pelayanan Minimal 8. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2006 tentang Gerakan Nasional Percepatan Penuntasan Wajib Belajar Sembilan Tahun dan Pemberantasan Buta Aksara; Keterkaitan : 1. EMIS 2. Kankemenag Kab./Kota 3. Pondok Pesantren Penyelenggara Pendidikan Kesetaraan 4. SOP Penerbitan Surat Keputusan Peringatan : Tanpa berkas persyaratan yang lengkap maka SOP ini tidak dapat dijalankan No 1 2. 3 4 5 6 Aktivitas Menerima Proposal Ijop dan disposisi dari pimpinan melalui PTSP dan Kabid Melakukan penelaahan dan verifikasi berkas Menyusun Jadwal Verifikasi Lapangan Pelaksanaan Verifikasi Lapangan Ijop Kesetaraan Ulya Pleno Hasil Verifikasi Lapangan Penetapan Pemberian Ijin Operasional Pelak sana Mulai Kasi Pelaksana Kabag Kabid TU Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait 2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 ) Peralatan/Perlengkapan : 1. Proposal Permohonan 2. Regulasi Yang terkait 3. Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 4. Seperangkat komputer lengkap Pencatatan dan Pendataan : Data Lembaga Pendidikan Kesetaraan Mutu Persyaratan/ Ka.Kanwil Waktu Output Perlengkapan 1. Surat 5 menit Proposal Permohonan permohonan dan dan proposal berkas 2. Menyiapkan persyaratan Ijop Bahan Rujukan siap tersajikan Ijop Pedoman 60 menit Proposal Penyelenggaraan Permohonan Ijop Ijop Tertelaah Jadwal Kegiatan/ 10 menit Tersusun Jadwal Kalender Verifikasi Lapangan Berkas persyaratan 2 hari Terverifikasinya sesuai dengan riil Lembaga Pendidikan riil di lapangan Hasil Verifikasi 2 Jam Keputusan Ijop Tim Tim Memenuhi persyaratan 1 Jam SK Penetapan Ket. 7 Pembuatan SK Ijin Operasional Kesetaraan Ulya dan Piagam Keputusan Rapat Pleno Tim Verifikasi 8 Penyampaian SK dan Piagam Ijop Kepada Lembaga Pendidikan Kesetaraan Ulya Sesuai dengan proposal 7 Melakukan pengarsipan IJOP Selesai Filing kabinet Draft SK Ijop dan SOP SK Piagam ditandatangani Kakanwil dan stempel 3 hari SK dan Piagam IJOP Surat terarsip Keterangan : = Mulai/Selesai = Proses = Konektor perpindahan halaman Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 2 Januari 2020 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENGESAHAN SALINAN PIAGAM KEJUARAAN SANTRI Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana: 1. UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang tentang Sistem 2. SE Dirjen Pendis Nomor : SE/Dj.I/PP.00.9/486/2014 tentang 1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang tata persuratan 2. Mampu mengoperasikan komputer Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pembuatan Surat Dinas Biasa; 1. Piagam/SK Kejuaraan asli* 2. Seksi Pontren/Pakis Kankemenag Kab./Kota 2. Komputer/laptop 3. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam 3. Printer 4. Instansi/lembaga lain 4. ATK Peringatan : Pencatatan dan Pendataan: Pemohon adalah santri lembaga pendidikan keagamaan Islam di wilayah kerja Kanwil Kementerian Agama yang memiliki prestasi dibuktikan dengan dokumen yang sah 1. Surat masuk Pendidikan Nasional; Ketentuan untuk mendapatkan Rekomendasi bagi Pelajar dan Mahasiswa Indonesia yang melanjutkan studi Islam ke Luar Negeri; 2. Surat keluar Page | 1 Pelaksana Aktifitas Prosedur No Kabid PDPontren Pelaksana Kasi Pelaksana Teknis 1 Mulai Periksa Berkas 3 Tanda Tangan 5 Paraf Pencatatan 6 8 Distribusi & Arsip 9 Selesai KETERANGAN No Aktivitas 1 Penerimaan berkas 2 Pemeriksaan berkas 3 Pengesahan 4 Pendistribusian 5 Pencatatan Persyaratan/ Perlengkapan 1. Piagam kejuaraan Asli dan Fotocopy 2. SK Kejuaraan 3. SK Kepesertaan 4. Keterangan keperluan 1. Keaslian berkas dapat dipertanggungjawabkan 2. Cek data di Bidang PD Pontren Kabid membubuhkan tanda tangan pada kolom pengesahan Dokumen persyaratan asli dikembalikan kepada yang bersangkutan, fotocopy arsip Dokumen yang dilegalisir dicatat nomor register, tanggal pengesahan, pemanfaatan legalisir Mutu Baku Waktu Output 3 menit Berkas yang akan dilegalisir tertata rapi 5 menit Foto kopi siap dilegalisir 5 menit Legalisir piagam/SK kejuaraan 3 menit Legalisir berkas diserahkan kepada yang bersangkutan 3 menit Agenda, Arsip Ket. Page | 2 Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENERBITAN SURAT KEPUTUSAN Dasar Hukum: - PMA No. 16 Tahun 2006 - KMA No 218 Tahun 2010 - PMA No. 13 Tahun 2012 Keterkaitan : - SOP Surat Keluar - SOP Rahasia - SOP Sub Bagian Hukum Peringatan : - Pembuatan surat keputusan sesuai dengan ketentuan tata persuratan dinas Kementerian Agama No Aktivitas Pelaksana 1. Pengumpulan bahan penyusunan surat 2. Penyusunan konsep Surat Keputusan 3. Meneliti dan menelaah konsep Surat Keputusan 4 Pengesahan Surat Keputusan 5 Penomoran Surat Keputusan 6 Penyampaian Surat Keputusan Tanda Terima 7 Mengarsipkan Surat Keputusan Selesai 1. 2. 3. 4 5 Peralatan/Perlengkapan : - Ruang kerja, - Computer / Laptop, - Printer. Pencatatan dan Pendataan : - Pencatatan dan pemberian nomor Surat Keluar - Tanda Terima Surat Keluar Kasi Pelaksana Kabid Hukum Kabag TU Kakanwil Paraf Tanda tangan Mulai Paraf Keterangan No Kualifikasi Pelaksana: - Memahami tata persuratan - Pendidikan Minimal SLTA. Aktivitas Paraf Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Pengumpulan bahan penyusunan Regulasi, proposal/data/notulen surat Penyusunan konsep surat Bahan penyusunan surat, komputer keputusan Meneliti dan menelaah konsep surat Bahasa, kaidah penulisan surat keputusan Paraf Kasi, Subbag Huku, Kabag Pengesahan Surat Keputusan TU Surat ditandatangani pejabat yang Penomoran Surat Keputusan berwenang 6 Penyampaian surat keputusan Sesuai dengan isi pada SK 7 Mengarsipkan surat keputusan Surat keputusan terdokumentasi 5 Menit Output Ket Bahan penyusunan konsep surat keputusan 5 Menit Konsep surat keputusan 5 Menit 120 menit Konsep sesuai dengan pedoman tata persuratan Surat ditandatangani Kakanwil 15 Menit Nomor Surat Keputusan Surat tersampaikan dilengkapi tanda terima 10 menit Agenda surat Subbag Hukum 30 Menit Seksi SI Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENGELOLAAN SURAT KELUAR Dasar Hukum: - PMA No. 16 Tahun 2006 - PMA No. 13 Tahun 2012 Keterkaitan : - SOP Pengadministrasi - SOP Rahasia Kualifikasi Pelaksana: - Memahami tata persuratan - Pendidikan Minimal SLTA. Peralatan/Perlengkapan : - Ruang kerja, Computer / Laptop, Printer. - Buku kendali, Stempel - Lembar Disposisi Pencatatan dan Pendataan : - Pencatatan dan pemberian nomor Surat Keluar - Tanda Terima Surat Keluar Peringatan : - Pembuatan surat keluar sesuai dengan ketentuan tata persuratan dinas Kementerian Agama No 1. 2. 3. 4 Aktivitas Pengumpulan bahan penyusunan surat Pelaksana Pelaksana Kabid Kabag TU Kakanwil Paraf Paraf Tanda tangan Mulai Penyusunan konsep surat keluar Meneliti dan menelaah konsep surat keluar Pengesahan Surat Keluar Paraf 5 Penomoran Surat Keluar 6 Pendistribusian surat Tanda Terima 7 Mengarsipkan surat keluar Selesai Keterangan No Kasi Aktivitas Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Output 1. Pengumpulan bahan penyusunan surat Regulasi, data, kebijakan 2. Penyusunan konsep surat keluar Bahan penyusunan surat, komputer 5 Menit Konsep surat keluar 3. Meneliti dan menelaah konsep surat Bahasa, kaidah penulisan surat keluar 4 Pengesahan Surat Keluar 5 Penomoran Surat Keluar 6 7 Pendistribusian surat Mengarsipkan surat keluar Paraf Kasi, Kabid, Kabag TU 5 Menit 5 Menit 120 menit Ket Bahan penyusunan konsep surat Konsep sesuai dengan pedoman tata persuratan Surat ditandatangani Kakanwil Surat ditandatangani pejabat yang 15 Menit Nomor Surat Keluar berwenang Sesuai dengan alamat tujuan surat 30 Menit Surat tersampaikan Surat keluar terdokumentasi 10 menit Agenda surat keluar PTSP Seksi SI Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK Dasar Hukum: - PMA No. 16 Tahun 2006 - PMA No. 13 Tahun 2012 Keterkaitan : - SOP Pengadministrasi - SOP Rahasia Peringatan : - Penanganan surat masuk yang kurang optimal, komunikasi dan berbagai proses kerja kedinasan dapat terganggu No Aktivitas 1. Menerima surat masuk dari PTSP Pelaksana Pelaksana PTSP Kasi Kabid Kualifikasi Pelaksana: - Memahami tata persuratan - Pendidikan Minimal SLTA. Peralatan/Perlengkapan : - Ruang kerja, Computer / Laptop, Printer. - Buku kendali, Stempel - Lembar Disposisi Pencatatan dan Pendataan : - Pencatatan dan pemberian nomor Surat Masuk - Pendistribusian Surat Masuk Persyaratan/ Perlengkapan Mutu Baku Waktu Output Adanya surat masuk 3 Menit Diterimanya surat masuk 2. Identifikasi surat masuk Surat masuk 5 Menit Teridentifikasi surat masuk 3. Mencatat surat masuk ke komputer dan memberi lembar disposisi surat masuk Tanggal, asal surat dan perihal Surat 5 Menit Tercatatnya informasi surat masuk 4 Pengecekan Surat Masuk Pengecekan kesesuaian surat dan disposisi 5 menit Lembar Disposisi dan Surat sesuai 5 Menyampaikan surat masuk ke Kabid Surat masuk dan lembar disposisi 15 Menit Disposisi Kabid 6 Mencatat surat masuk yang telah didisposisi Perintah lisan/ tertulis 10 Menit Memahami intruksi/ disposisi 7 Menyampaikan surat masuk kepada Seksi Penerima Disposisi Surat masuk dan lembar disposisi 10 Menit Diterimanya surat masuk 8 Mengarsipkan surat masuk Surat masuk terdokumentasi 10 menit Arsip Selesai Ket Surat Biasa dan Surat Rahasia Kasi SI Pengadmini strasi Seksi SOP Arsip Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi 2 Januari 2019 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng 2 Januari 2020 Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PEMBERIAN REKOMENDASI PENDIRIAN LEMBAGA MA’HAD ALY, PDF DAN MUADALAH Dasar Hukum 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2008 tentang Wajib Belajar Peraturan Pemerintah Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Standar Pelayanan Minimal Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2006 tentang Gerakan Nasional Percepatan Penuntasan Wajib Belajar Sembilan Tahun dan Pemberantasan Buta Aksara; 1. 2. 3. 4. Keterkaitan - Memahami Peraturan perundangan yang terkait Memahami administrasi tata persuratan Mampu mengoperasikan komputer Sarjana ( S. 1 ) Peralatan/Perlengkapan Kemenag RI Kankemenag Kab./Kota Lembaga PDF, Muadalah, Ma’had Aly SOP Surat Masuk SOP Surat Keluar 1. 2. 3. 4. Jika Lembaga Pendidikan berlangsung tanpa memiliki rekomendasi pendirian lembaga maka tidak akan mendapatkan ijin operasional dari kemenag Pusat Rekomendasi sebagai salah satu persyaratan mengajukan ijin operasional kepada kemenag pusat Peringatan No 1 Kualifikasi Pelaksana Aktivitas Menerima Proposal rekomendasi pendirian lembaga Ma’had Aly, PDF dan Muadalah melalui PTSP Pelaksana Pelaksana Kasi Kabid Ka.Kanwil Proposal Permohonan Regulasi Yang terkait Meja, kursi, dan alat tulis lainnya Seperangkat komputer lengkap Pencatatan dan Pendataan Persyaratan/ Perlengkapan Mutu Waktu 1. Arsip Surat Masuk 2. Menyiapkan Bahan 5 menit Rujukan rekomendasi Mulai Output Proposal permohonan dan berkas persyaratan siap tersajikan 2. Melakukan penelaahan dan verifikasi berkas Pedoman pemberian rekomendasi 60 menit Proposal Permohonan Tertelaah 3 Menyusun Jadwal Verifikasi Lapangan Jadwal Kegiatan/ Kalender 10 menit Tersusun Jadwal Verifikasi Lapangan 4 Pelaksanaan Verifikasi Lapangan Tim Sesuai antara proposal dengan Lapangan 2 hari 5 Pleno Hasil Verifikasi Lapangan Tim Hasil Verifikasi Lapangan 120 menit Penetapan Pemberian rekomendasi pendirian Tim Notulen/Keputusan Tim 60 menit Bahan Rekomendasi Mengikuti SOP Surat Keluar 120 menit Rekomendasi Surat sesuai dengan lembaga pemohon/penerima 1 hari Tanda terima 6 7 8 9 Pembuatan rekomendasi pendirian lembaga Ma’had Aly, PDF dan Muadalah Penyampaian rekomendasi pendirian lembaga Ma’had Aly, PDF dan Muadalah Melakukan pengarsipan surat = Mulai/Selesai Selesai Filing kabinet = Proses Keterangan SOP Surat Masuk Terverifikasinya Lembaga Pendidikan riil di lapangan Keputusan Tim pemberian rekomendasi Arsip Surat Keluar = Konektor perpindahan aktivitas kehalaman berikutnya Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2020 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENGAJUAN REKOMENDASI BAGI SANTRI YANG MELANJUTKAN STUDI ISLAM DI LUAR NEGERI Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana: 1. UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang tentang Sistem Pendidikan Nasional; Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang santri yang akan belajar di luar negeri 2. SE Dirjen Pendis Nomor : SE/Dj.I/PP.00.9/486/2014 tentang Ketentuan untuk mendapatkan Rekomendasi bagi Pelajar dan Mahasiswa Indonesia yang melanjutkan studi Islam ke Luar Negeri; Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Pembuatan Surat Dinas Biasa; 1. Persyaratan pengajuan* 2. SOP Penomoran Surat; 2. Komputer/laptop 3. SOP Disposisi Surat; 3. Printer 4. SOP Ekspedisi Berkas/Surat. 4. ATK Peringatan : Pencatatan dan Pendataan: Pemohon adalah santri pondok pesantren yang berdomisili di wilayah kerja Kanwil Kementerian Agama 1. Berkas Persyaratan Usul; 2. Surat Pengantar Usul. Page | 1 Pelaksana Aktifitas Prosedur No Pelaksana PTSP Kabag TU Kakanwil Kabid PDPontren Kasi SI 1 Pelaksana Teknis Mulai 3 Disposisi Periksa Berkas Membuat Rekomendasi 4 5 Paraf Paraf Paraf Tanda Tangan 6 Penomoran Surat 7 8 Distribusi & Arsip 9 Selesai KETERANGAN No Aktivitas 1 Pengagendaan surat masuk di Bidang dan melampirkan lembar disposisi; 2 3 Proses Disposisi Pimpinan Pemeriksaan berkas 4 Pembuatan rekomendasi 5 Pengesahan Rekomendasi 6 7 Penomoran Surat Distribusi dan Arsip Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Ket. 1. Surat permohonan Rekomendasi Kepada Kepala 5 Menit Surat teragenda Gratis Kanwil Kemenag Prov. Jateng 2. Melampirkan surat keterangan telah diterima / terdaftar di lembaga pendididikan luar negeri 3. Melampirkan surat keterangan dari KBRI tentang status lembaga pendidikan yang dituju 4. Melampirkan surat pengantar / rekomendasi dari Kankemenag tempat domisili (Kab./Kota) 5. Melampirkan Biodata lengakap Pemohon 6. Melampirkan FC Ijazah yang telah di legalisir oleh pejabat yang berwenang dan terdaftar di Kementerian Agama dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 7. Foto Copy KK/Kartu Identitas/KTP 8. Foto Copy Paspor Disposisi Kabid PD Pontren 5 menit Surat terdisposisi Pemeriksaan berkas sesuai dengan persyaratan 5 menit Terdeteksi kelengkapan/ kekurangan persyaratan Sesuai dengan tata persuratan 15 menit Draft rekomendasi Paraf Kasi, Kabid, dan Kabag TU Tanda tangan Kakanwil PTSP Rekomendasi sampai kepada pemohon dan arsip 30 menit Tertandatangani 3 menit 5 menit Register surat Tanda terima rekomendasi Page | 2 Nomor SOP Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 2 Januari 2020 Tanggal Efektif BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP KEGIATAN FULLBOARD Dasar Hukum: 1. Undang – Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. PP. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 3. PP 55 Tahun 2007 ttg Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PMA No 13 Tahun 2013 Tentang SOTK Kanwil Kemenag. Keterkaitan : 1. RKAKL DIPA Kanwil Kemenag Prov. Jateng Tahun 2020 2. Perencana Kantor Wilayah Kementerian Agama 3. Seksi PD Pontren/PAKIS Kab/Kota 4. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam Peringatan : Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Penunjukan Panitia, Narasumber, Moderator dan Peserta , SOP ini tidak dapat dilaksanakan Tanpa Surat Keputusan Kanwil Kemenag Prov Jateng Mengenai Penetapan Panitia, Narasumber dan Peserta,kegiatan tidak dapat dilaksanakan No. Aktivitas 1. Menyiapkan konsep kegiatan 2. Melakukan Proses Penyusunan Berkas Kegiatan 3. Meneliti dan menelaah berkas kegiatan 4. Menyampaikan Rencana Kegiatan Kepada Kepala Bidang 5 Menyampaikan Rencana kegiatan Kepada Kakanwil Kemenag melalui Kabag TU Pelaksana Pelaksana Kasi Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tata persuratan 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Memahami akun dan kode mak, yang berlaku sesuai dengan aturan pemerintah 4. Pendidikan minimal SLTA Peralatan/Perlengkapan : 1. Unit Computer/Laptop 2. LCD Proyektor 3. Camera Digital 4. ATK Pencatatan dan Pendataan : 1. Pembukua pada BPP 2. Notulen / rekam proses 3. Biodata peserta, narasumber, moderator 4. Surat Tugas 5. Daftar Hadir, daftar penerimaan Dokumen Pelaksanaan Kegiatan Fullboard Kabag Kabid Kakanwil TU Mulai Paraf Paraf TT Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Materi, Panitia, 2 hari Bahan pembuatan Moderator, Nara TOR, RAB, Jadwal sumber, Waktu dan Tempat Kegiatan, calon Peserta Bahan konsep 180 Berkas Kegiatan (TOR, Kegiatan , Unit Menit Jadwal, RAB) Komputer Draft SK Panitia, 1 Jam Kesesuaian berkas Narasumber, Peserta dengan konsep Bahan dan Materi Kegiatan Konsep Pelaksanaan 15 Terlaporkannya Kegiatan Fullboard menit Rencana Kegiatan Bidang PD Pontren Kepada Kepala Bidang Draft SK Panitia, 1 hari Telah disetujui konsep Narasumber dan kegiatan Peserta Kegiatan 6. Melengkapi berkas dan bahan kegiatan kegiatan Rapat panitia dan PPBJ 7. Pemanggilan peserta, permohonan narasumber dan moderator 8. Pelaksanaan Kegiatan Fullboard Surat-surat permohonan dan undangan Panitia 9. Penyusunan Laporan Kegiatan 10 Melaporkan Hasil Proses Kegiatan Kepada Kepala Bidang 11 Mendokumentasikan Hasil Kegiatan Fullboard Bidang PD Pontren Tanda Tangan Selesai Konsep Kegiatan Penyusunan Anggaran Bidang PD Pontren Konsep Laporan Kegiatan, daftar hadir, daftar penerimaan, kuitansi Laporan Kegiatan Fullboard Bidang PD Pontren 3 hari Kontrak, SK, Surat Tugas, Pemanggilan peserta, narasumber dan moderator sudah ditandatangani 1 hari Peserta, Narasumber, Moderator siap Sesuai Terlaksanakannya DIPA Kegiatan yang dijadwalkan 1 hari Tersusunnya Konsep Laporan 10 menit Bahan SPJ siap dijilid Hasil Proses Kegiatan 5 menit Buku SPJ Kegiatan Penyusunan Anggaran Fullboard Bidang PD Pontren Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH 29 Mei 2013 2 Januari 2020 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENCAIRAN ANGGARAN KEGIATAN Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN 2. PMA No. 2/2007 dan PMA No, 2/2006 tentang Pedoman Pembayaran di lingkungan Dep. Agama 3. PMK. No. 124/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran Dalam APBN Keterkaitan : 1. Pengadministrasi umum yang mampu dan memahami Standar Nasional Pendidi Memahami tentang Anggaran 2. Memahami mekanisme pencairan 3. Memahami akuntansi Pemerintah dan Akun Standar 4. Mampu mengoperasikan komputer kan Peralatan/Perlengkapan : 1. RKAKL DIPA 1. 2. 3. 4. 5. Meja,kursi dan alat tulis laiinya Seperangkat komputer lengkap Lemari Arsip Formulir- formulir SK Kakanwil tentang Pelaksana Kegiatan Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Pelaksana Kegiatan, , SOP ini tidak dapat dilaksanakan 1. 2. 3. 4. 5. No. Aktivitas 1. Menerima menelaah DIPA dan RKAKL 2. Menyimpan DIPA RKAKL 3. Melengkapi berkas pencairan anggaran kegiatan 4 Menyampaikan berkas pengajuan pencairan anggaran kepada Kasi BKU Buku Pembantu Buku Pengawasan Buku Kontrol SPM dan SP2D LPJ Pelaksana Kasubag Pelaksana Kasi Kabid Kakanwil Keuangan Persyaratan/ Perlengkapan RKAKL DIPA Mutu Baku Waktu 1 hari Output Diterimanya dan ditelaahnya RKAKL DIPA RKAKL DIPA 15 menit Tersimpannya DIPA 1. 2. 3. 4. 3 hari Formulir, SK Kakanwil Rekening Specimen Tanda tangan 5. Kontrak 6. Berita Acara 7. Kwitansi Berkas pengajuan pencairan anggaran RKAKL Dilengkapinya berkas pencairan anggaran sesuai dengan ketentuan peundang-undangan yang berlaku 30 menit Tersampaikannya berkas pengajuan pencairan anggaran kepada Kasi 5. Menelaah dan mengoreksi berkas pengajuan pencairan anggaran Berkas pengajuan pencairan anggaran 6. Menyampaikan berkas pengajuan anggaran kepada Kepala Bidang Berkas pengajuan pencairan anggaran 7. Meneliti dan menyetujui kelengkapan berkas pengajuan pencairan anggaran Berkas pengajuan pencairan anggaran 8. Mengajukan berkas pencairan anggaran kegiatan kepada Keuangan Menerima tembusan Surat Perintah Membayar (SPM) dari Sub Bag Keuangan Menyampaikan SPM kepada Staf Pelaksana Kegiatan Menerima pencairan anggaran kegiatan Berkas pengajuan pencairan anggaran 11. Pelaksanaan Kegiatan SPM 7 hari Terlaksananya kegiatan 12. Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan LPJ 3 hari Terlaporkannya pelaksanaan kegiatan 9. 10 10. SPM SPM SPM 60 menit Kesesuaian berkas pencairan anggaran sesuai dengan ketentuan peundang-undangan yang berlaku 30 menit Diterimanya berkas pengajuan anggaran kegiatan oleh Kepala Bidang 60 menit Kesesuaian berkas pencairan anggaran sesuai dengan ketentuan peundang-undangan yang berlaku 1 hari Diterimanya berkas pengajuan anggaran kegiatan oleh Sub Bag. Keuangan 10 hari Diterimanya SPM dari Sub Bag. Keuangan 30 menit Tersampaikannya SPM kepada Staf pelaksana Kegiatan 4 hari Diterimanya pencairan anggaran kegiatan Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH 28 Juli 2015 2 Januari 2020 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PERJALANAN DINAS Dasar Hukum: 1. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN 2. PMA No. 2/2007 dan PMA No, 2/2006 tentang Pedoman Pembayaran di lingkungan Dep. Agama 3. PMK. No. 124/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran Dalam APBN Keterkaitan : Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tugas utama perjalanan dinas 2. Memahami program aplikasi pada komputer 3. Mampu mengoperasikan komputer dengan baik 1. Kementerian/Lembaga Tingkat Pusat 2. Kementerian/Lembaga Agama Kab/Kota 3. Lembaga Pendidikan Keagamaan (Pondok Pesantren, Madin, TPQ) 1. Laptop 2. Instrumen 3. Surat Tugas dari Kepala Kanwil Kemenag dan SPD 4. Panduan Pelaksanaan Perjalanan Dinas Pencatatan dan Pendataan : Peringatan : 1. Tanpa Surat Tugas dari Kepala Kantor Kementerian Agama Provinsi Jawa Tengah maka SOP ini tidak akan dapat dilaksanakan No. Aktivitas 1. Menyiapkan konsep bahan Perjalanan Dinas Pelaksana Pelaksana Kasi Kabid Mulai 6. Pelaksanaan Perjalanan Dinas sesuai dengan Surat Tugas Paraf 1. 2. 3. 4. Kabag Kakanwil TU 2. Melakukan Proses Pengetikan Bahan Perjalanan Dinas 3. Meneliti dan menelaah draft bahan Perjalanan Dinas 4. Menyampaikan Rencana Perjalanan Dinas Kepada Kepala Bidang 5 Menyampaikan Laporan Kepada Kakanwil melalui Kabag TU Peralatan/Perlengkapan : Paraf Paraf Tanda Tangan Data Perjalanan Dinas Penandatanganan SPD Dokumentasi Pelaporan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan TOR, Panduan, Surat 7 hari Tugas, Instrumen, SPD, serta nominatif penerimaan belanja Perjalanan Dinas Draft Perjalanan 180 Dinas Menit Output Draft berkas Perjalanan Dinas Terketiknya bahan Perjalanan Dinas Draft berkas Perjalanan Dinas 60 menit Kesesuain TOR dengan konsep Bahan Perjalanan Dinas Konsep berkas Pelaksanaan Perjalanan Dinas 15 menit Terlaporkannya Rencana Perjalanan Dinas SK/Surat Tugas, SPD Pelaksana Perjalanan Dinas 1 hari SK/Surat Tugas dan SPD tertandatangani Surat Tugas, SPD, Instrumen, bahan, kamera, alat tulis, alat komunikasi Sesuai Terlaksanakannya surat Perjalanan Dinas tugas 7. Pelaporan Pelaksanaan Perjalanan Dinas oleh pelaksana perjalanan dinas 8. Melaporkan Hasil Perjalanan Dinas kepada Kepala Bidang PD Pontren 9. Pengarsipan Laporan Perjalanan Dinas Bidang PD Pontren Surat Tugas, SPD, hasil perjalanan dinas, dokumentasi Paraf Selesai Tanda Tangan 5 hari Laporan pelaksana 1 hari Perjalanan Dinas dan belanja perjalanan dinas LPJ Perjalanan Dinas 10 menit Terkumpulnya Laporan Perjalanan Dinas dari pelaksana perjalanan dinas Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas Bidang PD Pontren Buku LPJ Perjalanan Dinas Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH 28 Juli 2015 2 Januari 2020 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP RAPAT KOORDINASI BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN Dasar Hukum: 1. Undang – Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. PP. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 3. PP 55 Tahun 2007 ttg Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PP No. 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga 5. PP No. 20 Tahun 2004 Tentang Rencana Kerja Pemerintah 6. PMA No 13 Tahun 2012 Tentang SOTK Kanwil Kemenag. Kualifikasi Pelaksana: 1. Membantu kesiapan pelaksanaan Program Kegiatan Bidang Pekapontren 2. Memperkuat jalinan tali silaturahim kepada Dinas dan Instansi yang berkaitan dengan Bidang Pekapontren Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1. Kasi dan Staf Bidang PD Pontren 2. Kasi dan Staf Seksi PD Pontren/Pakis Kab/Kota 1.Unit Computer/Laptop 2. SK Kaknwil Tentang Penetapan Panitia, Narasumber dan Peserta Rapat Koordinasi 3.LCD Proyektor 4. Kamera Peringatan : Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Penunjukan Panitia, Narasumber, Moderator dan Peserta , SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pencatatan dan Pendataan : 1. BKU 2. Buku Pembantu 3. Buku Pengawasan 4. Buku Kontrol SPM dan SP2D 5. LPJ Tanpa Surat Keputusan Kanwil Kemenag Prov Jateng Mengenai Penetapan Panitia dan Peserta Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren SOP ini tidak dapat dilaksanakan Dokumen Pelaksanaan Kegiatan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren No. Aktivitas 1. Menyiapkan konsep bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren 2. Melakukan Proses Pengetikan Bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Meneliti dan menelaah pengetikan konsep bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Menyampaikan Laporan Kepada Kepala Bidang Mengenai Rencana Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Menyampaikan Laporan Kepada Kepala Kanwil melalui Kabag TU Rencana Penyelenggaraan Rakor Melakukan Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Melaksanakan Proses Penyusunan Laporan Hasil RaKor Bidang PD Pontren Melaporkan Hasil Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Kepada Kepala Bidang Mendokumentasikan Hasil Proses Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Penyusunan Laporan 3. 4. 5 6. 7. 8. 9. 10 Pelaksana Pelaksana Kasi Kabid Kabag Kakanwil TU Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Materi Rapat 3 hari Tersiapkannya Koordinasi, Penunkonsep bahan jukan Panitia dan Rapat Koordinasi Tempat PelaksaBidang PD Pontren naan, Undangan Peserta Rapat Koordinasi Bahan konsep 180 Menit Terketiknya bahan Rapat Koordinasi Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Draft SK Panitia, 1 Jam Peserta dan Materi yang akan disampaikan dalam Rapat Koordinasi Konsep 15 menit Pelaksanaan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Kesesuain TOR dengan konsep Bahan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Terlaporkannya Rencana Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Kepada Kepala Bidang Draft SK Panitia, 1 hari dan Peserta Kegiatan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Konsep Rapat 1 hari Koordinasi Bidang PD Pontren Konsep Laporan 1 hari Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Telah disetujui konsep kegiatan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Terlaksanakannya Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Tersusunnya Konsep Laporan Rapat Koordinasi Bidang PD Pontren Hasil Laporan 15 menit Terlaporkannya Proses Rapat Proses Pelaksanaan Koordinasi Bidang Rapat Koordinasi PD Pontren Bidang PD Pontren Hasil Proses 20 menit Terdokumentasikan Rapat Koordinasi Proses Rapat Bidang PD Pontren Koordinasi Bidang PD Pontren TOR, RAB, 120 menit Laporan Kegiatan Undangan Rakor Dokumentasi, notulen, daftar hadir Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP REKOMENDASI IJIN OPERASIONAL PONDOK PESANTREN Dasar Hukum: 1. UU No.20 tahhun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. PP 19 tahun 2005 Tentang Standar Pendidikan Nasional 3. PP No 55 Tahun 2007 Tentang Pendidikan Agaama dan Keagamaan 4. PMA No. 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam 5. KMA no. 373 tahun 2002 Tentang Struktur Organisasi Tata Kerja 6. PMA nomor 80 tahun 2013 perubahan PMA no 10 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama Keterkaitan : - Kemenag RI - Kankemenag - Pondok Pesantren - SOP Surat Masuk - SOP Surat Keluar Peringatan : - Penanganan surat masuk yang kurang optimal, komunikasi dan berbagai proses kerja kedinasan dapat terganggu No 1 Aktivitas Pelak sana Menerima disposisi untuk membuat surat tentang rekomendasi ijin pendirian pondok pesantren/pembaruan Pelaksana Kasi Kabag Kabid TU Ka. Kanwil Mulai Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait 2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 ) Peralatan/Perlengkapan : - Bahan penyusunan rekomendasi - Ruang kerja, Computer / Laptop, Printer. - Buku kendali, Stempel - Lembar Disposisi Pencatatan dan Pendataan : - Pendistribusian Surat Masuk - Surat Keluar Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1. Seperangkat computer lengkap 2. Menyiapkan data Berkas (Surat permohonan, 5 menit Permohonan Proposal, Rekom. IJOP Kankemenag, Data Pondok) 2 Pengecekan Berkas fisik dan berkas up load files di http://ditpdpontren. kemenag.go.id/ijoppesan tren 3 Mempersiapkan bahan/materi Mempersiapkan bahan dan data 5 menit 4 Penyusunan surat rekomendasi Administrasi tata Persuratan, berkas proposal Bahan penyusunan rekomendasi 10 menit Draft Rekomendasi 5 Pengesahan Surat Rekomendasi 6 7 8 Up load Rekomendasi pada http://ditpdpontren. kemenag.go.id/ijoppesan tren Menyampaikan surat rekomendasi IJOP kepada pemohon Melakukan pengarsipan surat Paraf Paraf af Paraf TT Sesuai antara berkas fisik dengan uploaded files 10 menit Persetujuan proses pembuatan Rekomenasi Surat Draft Rekomendasi dan terkoreksi, SOP Surat 120 menit Proposal terparaf, Keluar tertandatangani Rekomendasi telah disahkan, distempel dan 5 menit nomor di PTSP Selesai Ket. Rekomendasi tersampaikan kepada pemohon Surat keluar terdata di Seksi SI Rekomendasi ter upload 60 menit Bukti penerimaan 5 m3nit Surat terarsip Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 5 April 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP BANTUAN PEMBANGUNAN KEPADA MASYARAKAT 1. 2. 3. 4. 5. Dasar Hukum: UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional PP. No. 19 Tahun. 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan PP.No.55 Tahun. 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan PP. No. 17 Th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan PMA No 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam Kualifikasi Pelaksana: Pengadministrasi umum yang mampu dan mengoperasikan komputer Keterkaitan : Kan Kemenag Kab/Kota Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam SOP SK SOP Surat Masuk SOP Surat Keluar SOP Fullboard Peringatan : Tanpa SK dan Undangan Kakanwil tentang Pelaksanaan pemberian bantuan Pembangunan, SOP ini tidak dapat dilaksanakan 1. 2. 3. 4. 5. 6. Peralatan/Perlengkapan : KAK Unit Computer Juknis Bantuan SK Kakanwil Tentang Penerimaan Pembangunan 5. Camera Digital Pencatatan dan Pendataan : Dokumen Pelaksanaan pemberian bantuan Pembangunan 1. 2. 3. 4. Pelaksana No 1 2 3 5 Aktivitas Pelak sana Menyiapkan konsep Juknis Mulai bantuan dan draft berkas bantuan termasuk TOR dan Jadwal Pemberitahuan adanya bantuan pemerintah kepada lembaga melalui Kankemenag Menerima Proposal Pengajuan Bantuan dari Lembaga Menyampaikan Laporan Kepada Kakanwil tentang proposal yang masuk 4 Verifikasi Proposal Pengajuan Bantuan 6 Verifikasi Lapangan Calon Penerima Bantuan 7 Rapat Pleno Penentuan Lembaga Penerima Bantuan 8 Penetapan Lembaga Penerima Bantuan 9 Pemberitahuan Lembaga Penerima Bantuan Bimtek dan 10 Penandatanganan Kontrak Kasi Kabag Kabid TU Bantuan Mutu Baku Ka Kanwil Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Ket. Juknis Regulasi terkait bantuan 1 hari Tersiapkannya Juknis dan draft berkas bantuan Pemberitahuan tertulis melalui kankemanag 1 hari Surat Pemberitahuan SOP Surat Keluar Proposal sesuai juknis 7 hari Longlist Penerimaan Proposal SOP Surat Masuk 1 hari Draft Verifikasi Lapangan 1 hari Midle List Proposal Calon Penerima Bantuan 2 hari Hasil Verifikasi masingmasing lembaga calon penerima 1 hari Penentuan Lembaga Calon Penerima Bantuan 1 hari SK PPK Penetapan Penerima Bantuan diketahui KPA SOP SK 1 hari SK, Undangan Bimtek SOP Surat Keluar Daftar proposal yang masuk dan hasil verifikasi awal Kesesuaian proposal dengan jenis bantuan dan juknis Surat Tugas, SPD, SK Verifikasi, Instrumen, Laporan Hasil Verifikasi Hasil Verifikasi Lembaga Calon Penerima Bantuan Hasil Rapat Pleno Penentuan Calon Penerima Bantuan SK PPK Penerima Bantuan diketahui KPA Peserta sesuai SK, Proposal lengkap 2 hari sesuai juknis dan SK SOP Perjadin Tersosialisasikan Juknis dan Tata Kelola Bantuan SOP kepada Lembaga Fullboard Penerima Bantuan 11 Pencairan Bantuan 70% 12 Monitoring Pelaksanaan Rekening Lembaga, Tanda Tangan 7 hari Kontrak Surat Tugas, SPD, SK, TOR, Instrumen 2 hari Monitoring SOP Bantuan (70%) masuk di Pencairan rekening lembaga Anggaran Laporan Hasil Monitoring SOP 70% Perjadin 13 Menerima Laporan Pekerjaan 70% Sesuai Juknis, RAB, 2 hari Jadwal LPJ Pelaksanaan Bantuan 70% 14 Rapat Pleno Hasil Monitoring Laporan Hasil Monitoring 70% Keputusan Rapat pencairan 30% 15 Pencairan Bantuan 30% 1 hari Rekening lembaga, 7 hari LPJ 70% Sisa Bantuan (30%) masuk rekening lembaga SOP Surat Masuk 16 Monitoring Akhir Pelaksanaan Bantuan Surat Tugas, SPD, SK, TOR, Instrumen 2 hari Monitoring Laporan Hasil Monitoring SOP 30% Perjadin 17 Menerima Laporan Pekerjaan 100% Sesuai Juknis, RAB, 2 hari Jadwal LPJ Pelaksanaan Bantuan 100% 18 Rapat Pleno Hasil Monitoring 100% Laporan Hasil Monitoring 100 1 hari Draft Laporan Pelaksanaan Bantuan 19 Melaporkan Pelaksanaan Bantuan Mencakup seluruh lembaga penerima bantuan 3 hari Laporan Pelaksanaan Bantuan Laporan Kegiatan 3 hari Buku SPJ Pelaksanaan Bantuan Mendokumentasikan 20 Pelaksanaan Pemberian Bantuan Selesai SOP Surat Masuk Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 5 April 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP BANTUAN REHABILITASI BANGUNAN KEPADA MASYARAKAT 1. 2. 3. 4. 5. Dasar Hukum: UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional PP. No. 19 Tahun. 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan PP.No.55 Tahun. 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan PP. No. 17 Th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan PMA No 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam Kualifikasi Pelaksana: Pengadministrasi umum yang mampu dan mengoperasikan komputer Keterkaitan : Kan Kemenag Kab/Kota Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam SOP SK SOP Surat Masuk SOP Surat Keluar SOP Fullboard Peringatan : Tanpa SK dan Undangan Kakanwil tentang Pelaksanaan pemberian bantuan Rehabilitasi Bangunan, SOP ini tidak dapat dilaksanakan 1. 2. 3. 4. 5. 6. Peralatan/Perlengkapan : KAK Unit Computer Juknis Bantuan SK Kakanwil Tentang Penerimaan Bantuan Rehab Bangunan 5. Camera Digital Pencatatan dan Pendataan : Dokumen Pelaksanaan pemberian bantuan Rehabilitasi Bangunan 1. 2. 3. 4. Pelaksana No 1 2 3 5 Aktivitas Pelak sana Menyiapkan konsep Juknis Mulai bantuan dan draft berkas bantuan termasuk TOR dan Jadwal Pemberitahuan adanya bantuan pemerintah kepada lembaga melalui Kankemenag Menerima Proposal Pengajuan Bantuan dari Lembaga Menyampaikan Laporan Kepada Kakanwil tentang proposal yang masuk 4 Verifikasi Proposal Pengajuan Bantuan 6 Verifikasi Lapangan Calon Penerima Bantuan 7 Rapat Pleno Penentuan Lembaga Penerima Bantuan 8 Penetapan Lembaga Penerima Bantuan 9 Pemberitahuan Lembaga Penerima Bantuan Bimtek dan 10 Penandatanganan Kontrak Kasi Kabag Kabid TU Mutu Baku Ka Kanwil Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Ket. Juknis Regulasi terkait bantuan 1 hari Tersiapkannya Juknis dan draft berkas bantuan Pemberitahuan tertulis melalui kankemanag 1 hari Surat Pemberitahuan SOP Surat Keluar Proposal sesuai juknis 7 hari Longlist Penerimaan Proposal SOP Surat Masuk 1 hari Draft Verifikasi Lapangan 1 hari Midle List Proposal Calon Penerima Bantuan 2 hari Hasil Verifikasi masingmasing lembaga calon penerima 1 hari Penentuan Lembaga Calon Penerima Bantuan 1 hari SK PPK Penetapan Penerima Bantuan diketahui KPA SOP SK 1 hari SK, Undangan Bimtek SOP Surat Keluar Daftar proposal yang masuk dan hasil verifikasi awal Kesesuaian proposal dengan jenis bantuan dan juknis Surat Tugas, SPD, SK Verifikasi, Instrumen, Laporan Hasil Verifikasi Hasil Verifikasi Lembaga Calon Penerima Bantuan Hasil Rapat Pleno Penentuan Calon Penerima Bantuan SK PPK Penerima Bantuan diketahui KPA Peserta sesuai SK, Proposal lengkap 2 hari sesuai juknis dan SK SOP Perjadin Tersosialisasikan Juknis dan Tata Kelola Bantuan SOP kepada Lembaga Fullboard Penerima Bantuan Rekening Lembaga, Tanda Tangan 7 hari Kontrak Surat Tugas, SPD, SK, TOR, Instrumen 2 hari Monitoring 11 Pencairan Bantuan Bantuan masuk di rekening lembaga SOP Pencairan Anggaran Laporan Hasil Monitoring SOP Perjadin SOP Surat Masuk 12 Monitoring Pelaksanaan Bantuan 13 Menerima Laporan Pekerjaan Rehab Sesuai Juknis, RAB, 2 hari Jadwal LPJ Pelaksanaan Bantuan 14 Rapat Pleno Hasil Monitoring 100% Laporan Hasil Monitoring 100 1 hari Draft Laporan Pelaksanaan Bantuan 15 Melaporkan Pelaksanaan Bantuan Mencakup seluruh lembaga penerima bantuan 3 hari Laporan Pelaksanaan Bantuan Laporan Kegiatan 3 hari Buku SPJ Pelaksanaan Bantuan Mendokumentasikan 16 Pelaksanaan Pemberian Bantuan Selesai Nomor SOP Tanggal Pembuatan 5 April 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif Disahkan Oleh 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP BANTUAN BELANJA MODAL LEMBAGA PENDIDIKAN KEAGAMAAN ISLAM Dasar Hukum: UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional PP. No. 19 Tahun. 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan PP.No.55 Tahun. 2007 tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan PP. No. 17 Th 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 5. PMA No 13 Tahun 2014 Tentang Pendidikan Agama Islam Keterkaitan : 1. Kan Kemenag Kab/Kota 2. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam 1. 2. 3. 4. Peringatan : Tanpa SK Kakanwil tentang Pelaksanaan pemberian bantuan Belanja Modal Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam, SOP ini tidak dapat dilaksanakan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami Administrasi Umum 2. Mampu dan mengoperasikan computer 3. Memahami Tata Cara Pengadaan Peralatan/Perlengkapan : KAK Unit Computer dan Printer ATK Juknis Bantuan Sk Kakanwil Tentang Penerimaan Bantuan Kamera Pencatatan dan Pendataan : Dokumen Pelaksanaan pemberian bantuan Meubelair Pondok Pesantren 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pelaksana No 1 2 3 5 Aktivitas Pelak sana Menyiapkan konsep Juknis Mulai bantuan dan draft berkas bantuan termasuk TOR dan Jadwal Pemberitahuan adanya bantuan pemerintah kepada lembaga melalui Kankemenag Menerima Proposal Pengajuan Bantuan dari Lembaga Menyampaikan Laporan Kepada Kakanwil tentang proposal yang masuk 4 Verifikasi Proposal Pengajuan Bantuan 6 Verifikasi Lapangan Calon Penerima Bantuan 7 Rapat Pleno Penentuan Lembaga Penerima Bantuan 8 Penetapan Lembaga Penerima Bantuan 9 Pemberitahuan Lembaga Penerima Bantuan Kasi Kabid Kabag TU Mutu Baku Ka Kanwil Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Ket. Juknis Regulasi terkait bantuan 1 hari Tersiapkannya Juknis dan draft berkas bantuan Pemberitahuan tertulis melalui kankemanag 1 hari Surat Pemberitahuan SOP Surat Keluar Proposal sesuai juknis 7 hari Longlist Penerimaan Proposal SOP Surat Masuk 1 hari Draft Verifikasi Lapangan 1 hari Midle List Proposal Calon Penerima Bantuan 2 hari Hasil Verifikasi masingmasing lembaga calon penerima 1 hari Penentuan Lembaga Calon Penerima Bantuan 1 hari SK PPK Penetapan Penerima Bantuan diketahui KPA SOP SK 1 hari SK, Undangan Bimtek SOP Surat Keluar Daftar proposal yang masuk dan hasil verifikasi awal Kesesuaian proposal dengan jenis bantuan dan juknis Surat Tugas, SPD, SK Verifikasi, Instrumen, Laporan Hasil Verifikasi Hasil Verifikasi Lembaga Calon Penerima Bantuan Hasil Rapat Pleno Penentuan Calon Penerima Bantuan SK PPK Penerima Bantuan diketahui KPA SOP Perjadin Bimtek dan 10 Penandatanganan Kontrak 11 Pencairan Bantuan Peserta sesuai SK, Proposal lengkap 2 hari sesuai juknis dan SK Rekening Lembaga, Tanda Tangan 7 hari Kontrak Surat Tugas, SPD, SK, TOR, Instrumen 2 hari Monitoring Tersosialisasikan Juknis dan Tata Kelola Bantuan SOP kepada Lembaga Fullboard Penerima Bantuan SOP Bantuan masuk di Pencairan rekening lembaga Anggaran Laporan Hasil Monitoring SOP Perjadin SOP Surat Masuk 12 Monitoring Pelaksanaan Bantuan 13 Menerima Laporan Pengadaan Belanja Modal Sesuai Juknis, RAB, 2 hari Jadwal LPJ Pelaksanaan Bantuan 14 Melaporkan Pelaksanaan Bantuan Mencakup seluruh lembaga penerima bantuan 3 hari Laporan Pelaksanaan Bantuan Laporan Kegiatan 3 hari Buku SPJ Pelaksanaan Bantuan Mendokumentasikan 15 Pelaksanaan Pemberian Bantuan Selesai Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 2 Januari 2019 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP IJIN OPERASIONAL MADRASAH DINIYAH TAKMILIYAH TINGKAT ULYA Dasar Hukum 1. UU No.20 tahhun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. PP 19 tahun 2005 Tentang Standar Pendidikan Nasional 3. PP.55 Tahun 2007 Tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PMA No 13 Tahun 2014 Tetang Pendidikan Keagamaan Islam 5. PMA No. 42 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 6. KMA No.16 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Agama 7. SK Dirjen Nomor 7131 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Madrasah Diniyah Takmiliyah Keterkaitan Ijin Operasional Madrasah Diniyah sangat penting dimiliki sebagai legitimasi dan diakuinya lembaga pendidikan yang mengoperasikan pembelajaran. Sangat diperlukan bagi : - Lembaga Pendidikan - Kankemenag sebagai pendataan entitas lembaga pendidikan di wilayahnya Peringatan Jika Lembaga Pendidikan berlangsung tanpa memiliki ijin operasional maka tidak akan terdata secara resmi di EMIS Kemenag dan tidak akan mendapatkan layanan apapun dari Kemenag No 1 Aktivitas Pelak sana Menerima Proposal Ijop dan disposisi dari pimpinan melalui PTSP Mulai Pelaksanaan Kabag Kasi Kabid Ka.Kanwil TU Kualifikasi Pelaksana 1. Memahami Peraturan perundangan yang terkait 2. Memahami administrasi tata persuratan 3. Mampu mengoperasikan komputer 4. Sarjana ( S. 1 ) Peralatan/Perlengkapan 1.Proposal Permohonan 2.Regulasi Yang terkait 3.Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 4.Seperangkat komputer lengkap Pencatatan dan Pendataan 1.Ijop sebagai dasar pendataan lembaga pendidikan 2.Nomor Statistik Lembaga Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Proposal 1. Arsip Surat Masuk permohonan dan 2. Menyiapkan Bahan 5 menit berkas persyaratan Rujukan Ijop Ijop Proposal Juknis Ijop dan berkas 60 Permohonan Ijop persyaratan Ijop menit Tertelaah Keterangan SOP Surat Masuk 2 Melakukan penelaahan dan verifikasi berkas 3 Menyusun Jadwal Verifikasi Lapangan Jadwal Kegiatan/ Kalender 10 Jadwal Verifikasi menit Lapangan 4 Pelaksanaan Verifikasi Lapangan Ijop MDT Ulya Kesesuaian proposal dengan kondisi lapangan Terverifikasinya SOP 2 hari Lembaga Pendidikan Perjadin riil di lapangan 5 Pleno Hasil Verifikasi Lapangan Hasil verifikasi lapangan 2 Jam Lembaga yang akan diberikan IJOP 6 Penyusunan SK dan Piagam IJOP Sesuai dengan Hasil Rapat Pleno 2 Jam Draft SK IJOP dan Piagam Ditetapkan oleh Kakanwil 1 hari SK Ijop dan Piagam SK dan Piagam Ijop MDT Ulya 3 hari 7 8 9 Pengesahan SK Ijin Operasional MDT Ulya dan Piagam Penyampaian SK dan Piagam Ijop Kepada Lembaga Pendidikan MDT Ulya Melakukan pengarsipan surat = Mulai/Selesai SK dan Piagam Teragenda Selesai = Proses SOP SK Tanda Terima SK & Piagam Copy SK dan Piagam 5 menit Ijop MDT Ulya Seksi SI terarsip = Konektor perpindahan aktivitas ke halaman berikutnya Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan 10 September 2018 Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PEMBUATAN REKOMENDASI IJIN OPERASIONAL MDT AL JAMI’AH Dasar Hukum UU No.20 tahhun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional PP 19 tahun 2005 Tentang Standar Pendidikan Nasional PP.55 Tahun 2007 Tentang Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan PMA No 13 Tahun 2014 Tetang Pendidikan Keagamaan Islam PMA No. 42 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama 6. KMA No.16 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Agama 7. SK Dirjen Pendis Nomor 4052 Tahun 2018 tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Madrasah Diniyah Takmilyah Al Jami'ah Keterkaitan Surat diperlukan sebagai persyaratan Pendirian MDT Al Jami’ah dan dibutuhkan bagi - Lembaga Pendidikan MDT Al Jami’ah - Kementerian Agama RI pemberi beasiswa. Peringatan Jika tidak diberikan rekomendasi Ijop MDT Al Jami’ah maka tidak akan mendapatkan Ijin Operasional. 1. 2. 3. 4. 5. No 1 Aktivitas Pelak sana Menerima Berkas dan Mulai disposisi pembuatan rekomendasi Ijop MDT Al Jami’ah dari pimpinan melalui PTSP Kasi Pelaksana Kabag Kabid TU Ka. Kanwil 1. 2. 3. 4. Kualifikasi Pelaksana Memahami Peraturan perundangan yang terkait Memahami administrasi tata persuratan Mampu mengoperasikan komputer Sarjana ( S. 2 ) Peralatan/Perlengkapan 1. Dasar pembuatan Rekomendasi Ijop (Berkas Permohonan Ijop) 2. Meja, kursi, dan alat tulis lainnya 3. Seperangkat komputer lengkap Pencatatan dan Pendataan 1. Data MDT Al Jami’ah 2. Nomor Statistik Persyaratan/ Perlengkapan Mutu Waktu 1. Seperangkat computer lengkap 5 menit 2. Proposal/data/permohonan Output Berkas Permohonan SOP Surat Rekomendasi Ijop Masuk 2. Melakukan penelaahan dan verifikasi berkas Regulasi Ijop 30 menit Persetujuan Rekomendasi 3 Melakukan penyusunan surat Mempersiapkan bahan dan data 10 menit Draft Rekomendasi Ijop 4 Pengesahan Surat Rekomendasi Administrasi tata Persuratan 60 menit Surat tertandatangani 5 Menyampaikan Rekomendasi kepada pemohon rekomendasi Surat tersampaikan kepada pemohon 10 menit Bukti penerimaan 6 Melakukan pengarsipan surat Filing kabinet 5 menit Surat terarsip = Mulai/Selesai Selesai = Proses Ket. SOP Surat Keluar = Konektor perpindahan aktivitas kehalaman berikutnya Nomor SOP Tanggal Pembuatan 2 Januari 2020 Tanggal Revisi Tanggal Efektif BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP KEGIATAN PENGIRIMAN KAFILAH KEGIATAN PRESTASI SANTRI TINGKAT NASIONAL Dasar Hukum: 1. Undang – Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. PP. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 3. PP 55 Tahun 2007 ttg Pendidikan Agama dan Pendidikan Keagamaan 4. PMA No 13 Tahun 2013 Tentang SOTK Kanwil Kemenag. Keterkaitan : 1. RKAKL DIPA Kanwil Kemenag Prov. Jateng Tahun 2020 2. Kemenag RI 3. Perencana Kantor Wilayah Kementerian Agama 4. Seksi PD Pontren/PAKIS Kab/Kota 5. Lembaga Pendidikan Keagamaan Islam Peringatan : Tanpa RKAKL DIPA , SK Kakanwil tentang Penunjukan Peserta, Panitia, pelatih, dan offisial, SOP ini tidak dapat dilaksanakan No. Aktivitas 1. Menyiapkan konsep pengiriman kafilah 2. Menyusun jadwal sukses pengiriman kafilah Pelak sana Pelaksana Kasi Kabag Kabid TU Pencatatan dan Pendataan : 1. Pembukuan pada BPP 2. Biodata peserta, panitia, pelatih, offisial 3. Surat Keputusan 4. Surat Tugas dan SPD 5. Daftar Hadir, daftar penerimaan Ka Kanwil Mulai Melakukan Proses 3. Penyusunan Berkas pengiriman kafilah 4. Meneliti dan menelaah berkas kegiatan Menyampaikan berkas 5 Kegiatan Kepada Kepala Bidang Paraf Pengesahan Berkas kegiatan Kepada 6. Kakanwil Kemenag melalui Kabag TU Melakukan pengecekan 7. persyaratan administrasi calon peserta Paraf Offisial Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tata persuratan 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Memahami akun dan kode mak, yang berlaku sesuai dengan aturan pemerintah 4. Memahami teknis pelaksanaan kegiatan prestasi tingkat nasional 5. Pendidikan minimal SLTA Peralatan/Perlengkapan : 1. Unit Computer/Laptop 2. LCD Proyektor 3. Camera Digital 4. ATK TT Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Juknis, Calon Bahan pembuatan Peserta, Panitia, 2 hari TOR, RAB, Jadwal Pelatih, Offisial Jadwal Persiapan 120 Juknis dan pelaksanaan menit pengiriman kafilah Bahan konsep Berkas Kegiatan pengiriman (TOR, Jadwal, 1 hari kafilah, Unit RAB, SK, Surat Komputer, ATK Tugas, SPD) Draft SK Peserta, Kesesuaian berkas Panitia, Pelatih, 1 Jam dengan konsep offisial Berkas Berkas pengiriman 15 pengiriman kafilah kafilah disetujui menit telah sesuai Kabid Berkas Pengiriman SOP Surat SK, Surat tugas, Kafilah 1 hari Keluar SPD ditandatangani SOP SK pejabat Berkas Berkas peserta 1 hari persyaratan Juknis peserta telah siap Koordinasi persiapan sesuai dengan tugas dan fungsinya Melakukan koordinasi 8. panitia, offisial, dan pelatih 9. Pemantapan peserta di daerah/lembaga 10 Pemantapan peserta tingkat provinsi 11 Pendaftaran kafilah kepada panitia 12 Pemberangkatan Kafilah 13 Pelaksanaan kegiatan prestasi tingkat nasional 14 Rapat Evaluasi Pengiriman Kafilah Dibimbing ustadz 3 hari masing-masing Panitia Panitia Melaporkan Hasil Proses 15 Kegiatan Kepada Kepala Bidang 16 Mendokumentasikan Hasil Kegiatan Selesai Sesuai Dibimbing pelatih Surat khusus Tugas Berkas pendaftaran 5 hari lengkap Diikuti oleh seluruh anggota 1 hari kafilah peserta mengikuti kegiatan sesuai Sesuai bidangnya Surat didampingi offisial Tugas dan pelatih Dokumentasi Laporan offisial 2 jam dan pelatih Hasil rapat evaluasi 2 hari Laporan Pengiriman Kafilah 2 jam Kontrak, SK, Surat Tugas, SPD, peralatan lain yang dibutuhkan Calon peserta menguasai bahan sesuai bidangnya Dibekali teknis perlombaan SOP Fullboard Seluruh kafilah terdaftar di panitia Kafilah diberangkatkan secara resmi Hasil perlombaan Dokumentasi Teridentifikasi bahan pelaporan Bahan LPJ siap dijilid Buku SPJ Kegiatan SOP Perjadin Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENILAIAN KINERJA PEGAWAI Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang PokokPokok Kepegawaian; 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil; 5. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 1 Tahun 2013. Keterkaitan : 1. Internal Peringatan : Penilaian Kinerja Pegawai yang tidak dilaksanakan mengakibatkan macetnya kepangkatan pegawai yang bersangkutan No. Aktivitas Menyiapkan bahan 1. penilaian kinerja pegawai 2. Melaksanakan penilaian pegawai 3. Menandatangani penilaian 4. Menandatangani DP3 5. Pengarsipan DP3 Pelak sana Pelaksana Pegawai Pejabat Penilai Atasan Pejabat Penilai Kualifikasi Pelaksana: 1. S1 2. SLTA Peralatan/Perlengkapan : 1. Peraturan Perundang-undangan sebagaimana tersebut dalam dasar hukum Prosedur Penilaian Kinerja Pegawai; 2. Dokumen Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pegawai yang bersangkutan Pencatatan dan Pendataan : 1. Capaian kinerja 2. Perilaku Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan LCKH Waktu 60 menit Output Bahan Penilaian Kinerja Orientasi Pelayanan Integritas 30 Komitmen Draf DP3 menit Disiplin Kerjasama Kepemimpinan Menerima 5 menit Draf DP3 penilaian Draf DP3 30 menit DP3 sudah ditandatangani DP3 sudah ditandatangani 5 menit DP3 diarsipkan Ket. BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Nomor SOP Tanggal Pembuatan 2 Januari 2020 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PINJAM PAKAI KENDARAAN DINAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: KMA Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Pengelolaan BMN 1. S1 2. SLTA Peralatan/Perlengkapan : Berita Acara Pinjam Pakai Kendaraan Pencatatan dan Pendataan : Keterkaitan : 1. Internal Peringatan : Apabila kegiatan ini tidak dilakukan maka penyerahan barang milik negara tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No. Aktivitas 1. Pengelola BMN menerima usulan peminjam kendaraan dinas kepada Kasi SI 2. Pelaksana Kasi Mutu Baku Kabid Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Draf usulan 5 menit Draf usulan Memverifikasi usulan peminjam kendaraan dinas Draf usulan 5 menit 3. Persetujuan peminjaman kendaraan dinas Usulan didisposisi 10 menit Disposisi 4. Memproses berita acara pinjam pakai kendaraan dinas Komputer Printer ATK 10 menit Berita Acara Pinjam Pakai Kendaraan 5 Kendaraan dinas diserahkan ke peminjam kendaraan beserta STNK Kendaraan Dinas STNK 10 menit Kendaraan Dinas STNK 6 Mendokumentasikan Berita acara pinjam pakai kendaraan di simpan oleh pengelola barang BMN dan peminjam kendaraan Mulai Selesai Draf usulan yang disetujui Berita Acara Pinjam 3 menit Arsip Pakai Kendaraan Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENGEMBALIAN PINJAMAN KENDARAAN DINAS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: KMA Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Pengelolaan BMN 1. S1 2. SLTA Peralatan/Perlengkapan : Berita Acara Pinjam Pakai Kendaraan Pencatatan dan Pendataan : Keterkaitan : 1. Internal Peringatan : Apabila kegiatan ini tidak dilakukan maka penyerahan barang milik negara tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No. Aktivitas Peminjam kendaraan mengembalikan kendaraan beserta STNK ke penanggungjawab BMN Penanggungjawab BMN menerima kendaraan beserta STNK dan 2. selanjutnya dibuatkan surat berita acara serah terima kendaraan 1. Peminjam kendaraan menerima surat 3. berita acara serah terima kendaraan 4. Pengelola BMN mengarsipkan surat berita acara serah terima kendaraan Peminjam Mutu Baku Pelaksana Mulai Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output STNK Kendaraan Diterimanya 5 menit kendaraan beserta STNK 1. Komputer 2. Printer 3. ATK 15 menit Berita acara serah terima barang Berita acara serah Berita acara serah terima barang yang 1 menit terima barang sudah ditandatangani 15 Ordner Arsip menit Nomor SOP BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi 2 Januari 2020 Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PINJAM BARANG INVENTARIS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: KMA Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Pengelolaan BMN 1. S1 2. SLTA Peralatan/Perlengkapan : Berita Acara Pinjam Pakai Kendaraan Pencatatan dan Pendataan : Keterkaitan : 1. Internal Peringatan : Apabila kegiatan ini tidak dilakukan maka penyerahan barang milik negara tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No. Aktivitas 1. Menerima permohonan peminjam barang 2. Pelaksana Kasi Mutu Baku Kabid Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output Draf usulan 5 menit Draf usulan Memverifikasi permohonan peminjaman barang Draf usulan 10 menit 3. Persetujuan peminjaman barang Draf usulan yang telah diverifikasi 5 menit Usulan disetujui 4. Memproses berita acara pinjam pakai barang inventaris 1. Komputer 2. Printer 3. Kertas 5 Barang inventaris diserahkan ke peminjam barang 6 Mengarsipkan Berita acara pinjam pakai barang inventaris Mulai Selesai Draf usulan yang telah diverifikasi Berita acara pinjam 15 menit pakai barang inventaris 1. Barang inventaris 1. Barang inventaris 2. Berita acara 5 menit 2. Berita Acara peminjaman Peminjaman Surat berita acara pinjam pakai barang 5 menit Arsip inventaris BIDANG PENDIDIKAN DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA PROVINSI JAWA TENGAH Nomor SOP Tanggal Pembuatan 2 Januari 2020 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 2 Januari 2020 Kepala Bidang PD Pontren Kanwil Kementerian Agama Prov. Jateng Disahkan Oleh Dr. H. Nur Abadi, S.Ag, M.Pd. NIP. 197004212000121001 SOP PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana: KMA Nomor 2 Tahun 2018 Tentang Pengelolaan BMN 1. S1 2. SLTA Peralatan/Perlengkapan : Berita Acara Pinjam Pakai Kendaraan Pencatatan dan Pendataan : Keterkaitan : 1. Internal Peringatan : Apabila kegiatan ini tidak dilakukan maka penyerahan barang milik negara tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No. Aktivitas 1. Mengembalikan barang ke Pengelola BMN 2. Menerima barang dan selanjutnya dibuatkan surat berita acara serah terima barang 3. Menerima surat berita acara serah terima barang 4. Pengelola BMN menyimpan barang dan arsip surat berita acara serah terima barang Peminjam Mutu Baku Pelaksana Persyaratan/ Perlengkapan Sesuai dengan berita acara peminjaman 1. Komputer 2. Printer 3. ATK Mulai Selesai 1. Ordner 2. Penyimpanan Waktu Output 5 menit Diterimanya barang inventaris 10 menit Berita acara serah terima barang Berita acara serah terima barang yang 5 menit sudah ditandatangani 5 menit Barang yang digudangkan