Leasereglement 2021
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2021
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
INHOUDSOPGAVE
1.
ALGEMEEN
2
1.1. Ter beschikking stellen van een auto of motorfiets ...........................................2
1.2. Datum van ingang/toepasselijkheid................................................................2
2.
KEUZE / BESTELLEN VAN EEN AUTO
2
2.1. Bestelprocedure ...........................................................................................2
2.2. Aflevering ...................................................................................................4
2.3. Opties en accessoires ...................................................................................4
2.4. Bij leasemaatschappij beschikbare auto en voorloopauto ..................................5
2.5. Poolauto......................................................................................................5
2.6. Huurauto.....................................................................................................6
3.
GEBRUIK
6
3.1. Algemeen ....................................................................................................6
3.2. Hulpverlening tijdens gebruik ........................................................................7
3.3. Brandstof-/laadpas .......................................................................................8
3.4. Exploitatiekosten .........................................................................................9
3.5. Opschorting gebruik .....................................................................................9
3.6. NS-Business Card ........................................................................................9
3.7. Reizen met de fiets .................................................................................... 10
3.8. Verzekering ............................................................................................... 10
3.9. Schade ..................................................................................................... 10
3.9.1. Algemeen ....................................................................................... 10
3.9.2. Verhaalbare Schade ......................................................................... 11
3.9.3. Niet verhaalbare Schade................................................................... 11
3.9.4. Schade geconstateerd bij inlevering ................................................... 12
3.9.5. Eenmalige verhoging van de werkgeversbijdrage bij geen schade ......... 12
3.10. Vervangend vervoer ................................................................................... 12
3.11. Aftankkosten tijdelijk gereden vervoer ......................................................... 13
4.
DUUR VAN HET LEASECONTRACT
5.
KOSTEN
14
5.1. Bijdrage van de medewerker in de leasekosten ............................................. 14
5.1.1. Werkgeversbijdrage ......................................................................... 14
5.1.2. Normkilometrage ............................................................................. 14
5.1.3. Leaseprijs ....................................................................................... 15
5.1.4. Brandstofkosten .............................................................................. 15
5.1.5. Correctie op eigen bijdrage - Bonus malus regeling ............................. 17
5.1.6. Fiscale bijtelling ............................................................................... 19
5.1.7. Kosten voor vroegtijdige inlevering .................................................... 21
5.2. Hercalculatie.............................................................................................. 24
6.
INLEVERPROCEDURE
24
7.
EXCESSENPROCEDURE
25
8.
SERVICEDESK EN ESCALATIE
26
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
13
pagina 1
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
1.
Algemeen
Het leasereglement maakt onderdeel uit van het HR charter en daarmee van de
individuele arbeidsovereenkomst. Wijzigingen in dit reglement kunnen eenzijdig door
werkgever worden doorgevoerd na overleg met de leasemaatschappijen en na instemming
van de OR met de door werkgever voorgestelde wijzigingen. Aanwijzingen en
voorschriften van de leasemaatschappij worden geacht deel uit te maken van dit
reglement.
1.1. Ter beschikking stellen van een auto of motorfiets
Op verzoek van de medewerker kan de werkgever, conform het HR charter, een auto of
motorfiets (met Nederlands kenteken) ter beschikking stellen, waarbij de keuze voor een
leaseauto een leasemotorfiets uitsluit en omgekeerd, mits de medewerker in het bezit is
van een in Nederland erkend geldig rijbewijs. Uitgangspunt hierbij is dat de medewerker
in dienst is in het land waarin hij woont.
1.2. Datum van ingang/toepasselijkheid
Dit reglement is van kracht voor alle leaseauto’s. Met ingang van 1 december 2021
kunnen geen nieuwe leasemotorfietsen meer besteld worden.
2.
Keuze / bestellen van een auto
Capgemini Group heeft in juli 2020 haar ambities uitgesproken richting een net Zero
footprint in 2030 en daarbinnen is het elektrificeren van haar leasevloot één van de
speerpunten. Inmiddels heeft Capgemini Group haar global policy verder ingevuld. Met
ingang van 1 december 2021 kunnen alleen nog (plug in) hybrides of volledige electrische
auto’s worden geleased.
Het streven is om met ingang van 1 januari 2025 naar volledig elektrische auto’s over te
gaan, zodat we in 2030 een net Zero footprint kunnen bereiken.
Capgemini draagt er zorg voor dat in alle categorieën lease auto’s een keuze beschikbaar
is uit meerdere merken, waarbij over het geheel een keuze is uit 12 merken.
2.1. Bestelprocedure
Een medewerker die een nieuwe (of een bij de leasemaatschappij beschikbare gebruikte)
leaseauto wil bestellen, maakt gebruik van de calculatie- en bestelsite van een van de
leasemaatschappijen waarmee Capgemini een overeenkomst heeft. Hiervoor ontvangt
medewerker een unieke user name en password voor elk van deze calculatie- en
bestelsites. De medewerker dient het password direct na ontvangst te wijzigen en dit
geheim te houden en is niet gerechtigd het password aan anderen, binnen of buiten
Capgemini, te verstrekken.
Het leasen van een auto op grijskenteken is niet toegestaan.
Vakantieauto
Indien gewenst kan de medewerker bij de bestelling aangeven dat hij tevens de optie van
een vakantie auto wil meeleasen, indien de leasemaatschappij deze faciliteit biedt.
Eigen bijdrage en bestellen
De eigen bijdrage wordt berekend conform artikel 6 van dit reglement. Indien de
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 2
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
exploitatievergoeding de mobiliteitsvergoeding overschrijdt, zal een controle worden
uitgevoerd, of dit in lijn is met de wettelijke voorschriften inzake het Wettelijk
minimumloon.
Indien de exploitatiekosten de mobiliteitsvergoeding met meer dan twintig procent
overschrijden, dient de medewerker een autorisatie voor bestelling te verkrijgen van de
verantwoordelijke practice manager. De leasemaatschappij faciliteert hierin door op basis
van de meest recente informatie te beoordelen of autorisatie van de practice manager
nodig is. Indien de medewerker op de hoogte is van omstandigheden die van invloed
kunnen zijn op de berekening van de eigen bijdrage, dan is het de verantwoordelijkheid
van de medewerker om dit (voor een leaseauto: via opgave van toekomstige gegevens op
de bestelsite) kenbaar te maken bij de leasemaatschappij (een voorbeeld van deze
omstandigheden: er gaat een wijziging in de arbeidsovereenkomst plaatsvinden waardoor
de mobiliteitsvergoeding zal wijzigen, terwijl de leasemaatschappij hier redelijkerwijs nog
niet van op de hoogte kan zijn).
Als de proeftijd van de medewerker nog niet is verstreken, is bestellen niet mogelijk;
overname van een poolauto is in deze situatie wel een mogelijkheid.
Voor de medewerker met wie een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is gesloten,
geldt dat tot het moment dat er een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is
gesloten, geen nieuwe leaseauto of leasemotorfiets bij de leasemaatschappij kan worden
besteld. Er kan in overleg met de leasemaatschappij wel een huurauto of poolauto worden
gereden.
Leaseauto
Op de calculatie- en bestelsite van de leasemaatschappij wordt voor de gewenste auto
(inclusief gewenste opties en accessoires) een offerte weergegeven. De medewerker kan
op de calculatie- en bestelsite van de betrokken leasemaatschappijen onbeperkt auto’s en
opties en accessoires doorrekenen en binnen de mogelijkheden van de calculatie- en
bestelsite vergelijken.
Nadat de bestelling via deze leaseapplicatie bij een van de leasemaatschappijen is
geplaatst, wordt aan de medewerker een berijderovereenkomst toegezonden. Deze dient
te worden getekend en aan de leasemaatschappij te worden geretourneerd. De
medewerker dient er zorg voor te dragen dat maar één bestelling wordt geplaatst. Indien
medewerker meerdere bestellingen doet, worden de annuleringskosten van de tweede en
volgende bestellingen in rekening gebracht bij de medewerker. Nadat de bestelling
geautoriseerd is, ontvangt de medewerker een bevestiging van zijn bestelling.
De leasemaatschappij geeft vervolgens aan de door de medewerker aangewezen officiële
merkdealer van de bestelde auto (of, indien de medewerker daarom verzoekt en dit
mogelijk is, aan een door de leasemaatschappij aan te wijzen officiële merkdealer)
opdracht de auto af te leveren.
Indien een medewerker een auto wil bestellen met een gemiddelde levertijd van meer dan
drie maanden, kan de medewerker bij de servicedesk van de Leasemaatschappij eerdere
toegang tot de bestelsite krijgen. De medewerker wordt er daarbij op gewezen dat de
levertijd boven de drie maanden wordt opgeteld bij de normale zes maanden dat de
medewerker aansprakelijk is voor de kosten van eventuele voortijdige beëindiging (zie ook
artikel 6.1.8).
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 3
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
2.2. Aflevering
Aflevering geschiedt bij de dealer bij wie besteld is, of, indien de leasemaatschappij
daarmee instemt, bij een door de medewerker aan te geven andere dealer. Als een
voorgaande (huidige) leaseauto wordt ingeleverd, mag aflevering eerst plaats hebben
nadat het innameformulier (conform artikel 7) is ingevuld en door de innemende partij en
de medewerker is ondertekend.
De medewerker ondertekent bij het in ontvangst nemen van de auto een uitgifteformulier,
waarop de kilometerstand van dat moment vermeld moet staan; de medewerker ontvangt
hiervan een kopie en de leasemaatschappij behoudt het origineel.
Bij aflevering neemt de medewerker de volgende zaken in ontvangst:
−
internationaal verzekeringsbewijs (groene kaart); indien deze groene kaart niet
aanwezig is, verstuurt de leasemaatschappij deze rechtstreeks naar het privéadres
van de medewerker;
−
schadeformulier;
−
instructie- en garantieboekje;
−
brandstofdeclaratie- en reparatieopdrachtbonnen (worden niet door alle
leasemaatschappijen verstrekt);
−
berijdersboekje;
−
verzekeringsvoorwaarden; in beknopte vorm opgenomen in het berijdersboekje.
Op verzoek kan de leasemaatschappij de complete voorwaarden verstrekken.
Op aanvraag wordt door de leaseadminstratie een buitenlandverklaring ter beschikking
gesteld.
De (inter)nationale brandstofpas (met pincode) wordt onder normale omstandigheden
binnen 5 werkdagen na aflevering naar het privéadres van de medewerker gestuurd.
Leaseauto
Tot de standaarduitrusting van de auto behoren:
−
kentekencard
−
kentekenplaten;
−
gereedschap en (indien van toepassing) reserveband;
−
gevarendriehoek;
−
set reservelampen;
−
vloermatten voor en achter.
De brandstoftank is bij aflevering voor viervijfde gevuld. Niet van toepassing voor
EV’s.
Het kenteken kan om administratieve redenen op een andere B.V. worden geregistreerd
dan waar de medewerker werkzaam is. Dit heeft geen consequenties voor de werking van
het leasereglement.
2.3. Opties en accessoires
De fiscus gaat bij de berekening van de fiscale bijtelling uit van de cataloguswaarde van
het voertuig. De werkgever voert de bijtelling conform deze berekening via de loonstrook
uit.
Het is toegestaan opties (af-fabriek en dus medebepalend voor de cataloguswaarde) en
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 4
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
accessoires mee te leasen. Deze dienen op het moment van bestelling voor de leaseauto
via de calculatie- en bestelmodule in de leaseapplicatie te worden opgegeven. Na
aflevering van de nieuwe auto kunnen alleen in bijzondere gevallen accessoires worden
toegevoegd aan het contract, na voorafgaand overleg en met schriftelijke goedkeuring
van de leasemaatschappij.
Het is tevens toegestaan voor eigen rekening accessoires aan de auto aan te (laten)
brengen, mits daarvoor vooraf door de leasemaatschappij toestemming is verleend. In
deze situatie dient bij het begin van het contract te worden bepaald of deze accessoires bij
beëindiging van het contract voor rekening van de medewerker weer mogen worden
verwijderd (aan de auto mag dit geen schade kunnen veroorzaken). Indien verwijdering
zonder schade mogelijk is, dienen deze accessoires te zijn verwijderd alvorens de auto
wordt ingeleverd. Indien deze accessoires dan niet verwijderd kunnen of mogen worden,
heeft de medewerker geen recht op enige vergoeding, noch is enige betaling verschuldigd.
De montagekosten van privé aangeschafte of gratis verkregen accessoires kunnen niet in
het leasetarief worden opgenomen. De reparatiekosten voortvloeiende uit privé
aangeschafte of gratis verkregen opties en accessoires komen voor rekening van de
medewerker.
2.4. Bij leasemaatschappij beschikbare auto en voorloopauto
De medewerker is verplicht om tot de aflevering van de bestelde auto gebruik te maken
van een door de leasemaatschappij toegewezen vergelijkbare auto . Dit geldt niet indien
er nog sprake is van een lopend leasecontract of gebruik van een privévervoermiddel. In
eerste instantie wordt gekeken naar een auto uit de pool. Voor zover beschikbaar is dit
dan een poolauto in dezelfde prijsklasse als de bestelde auto of een auto die hier zo dicht
mogelijk in de buurt komt. De leasekosten zijn gelijk aan de kosten van het bestelde
model met een maximum afwijking van 25%. Uitsluitend indien de leasemaatschappij
geen auto beschikbaar heeft, die aan bovengenoemde criteria voldoet, kan in afwachting
van de aflevering van een auto aan de medewerker een voorloopauto of in geval van een
leasemotorfiets mogelijk een voorloopmotorfiets ter beschikking worden gesteld.
De leasemaatschappij stelt in dit geval een met het bestelde voertuig vergelijkbaar
voertuig ter beschikking, eventueel zonder de extra bestelde opties en accessoires (zoals
bijvoorbeeld een trekhaak). Wil de medewerker tijdelijk wel een accessoire toevoegen,
dan worden deze extra kosten ook aan hem doorbelast. Voor de voorloopauto of motorfiets wordt (conform artikel 6) een calculatie gemaakt. Indien uit deze calculatie een
eigen bijdrage voortvloeit wordt deze, tot maximaal het bedrag dat voor de bestelde auto
verschuldigd is, aan de medewerker in rekening gebracht.
2.5. Poolauto
Poolauto’s zijn leaseauto’s waarvan de leasetermijn nog niet is verstreken en die bij de
leasemaatschappij beschikbaar zijn. Wanneer een medewerker een poolauto wil
overnemen, kan hij/zij dit kenbaar maken bij de leasemaatschappij. Overname is alleen
mogelijk voor de gehele resterende looptijd van het leasecontract. Op het moment van
overname van de poolauto wordt een calculatie gemaakt conform artikel 6. De daaruit
voortvloeiende eigen bijdrage wordt dan verminderd met een aan deze poolauto
gerelateerde korting. Deze korting blijft gedurende de resterende looptijd van het
leasecontract van kracht.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 5
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
Uitsluitend na voorafgaand overleg met en schriftelijke goedkeuring van de
leaseadministratie kunnen leaseprijsverhogende accessoires worden toegevoegd aan het
leasecontract van een poolauto.
Tijdelijke overname van een poolauto is in overleg met de leasemaatschappij ook
mogelijk, mits naar redelijkheid een inzettermijn van minimaal 4 aaneengesloten weken
wordt voorzien. In dit geval wordt geen korting op de eigen bijdrage verstrekt. Op deze
manier kan de poolauto ook als voorloopauto worden ingezet, in afwachting van de
bestelde leaseauto of leasemotorfiets. Of de poolauto kan ingezet worden voor een
tijdelijke mobiliteitsbehoefte.
2.6. Huurauto
Wanneer in bijzondere situaties niet onmiddellijk een andere auto besteld kan worden
kan, indien geen door de leasemaatschappij toe te wijzen voertuig beschikbaar is, na
toestemming van de leaseadministratie in een huurauto worden gereden zonder dat al een
nieuwe auto is besteld. Ook aan medewerkers in de proeftijd kan in sommige gevallen
een huurauto ter beschikking worden gesteld, indien geen toe te wijzen auto beschikbaar
is. Voor de huurauto wordt (conform artikel 6) een calculatie gemaakt.
3.
Gebruik
3.1. Algemeen
Het is de medewerker toegestaan voor zakelijke doeleinden de auto ter beschikking te
stellen aan een collega, mits deze in het bezit is van een in Nederland erkend geldig
rijbewijs, waarbij de consequenties voor verbruikmutaties, voor rekening van de vaste
gebruiker van de auto zijn.
De medewerker wordt geacht zelf de auto te gebruiken voor woon-werkverkeer en
zakelijke kilometers. Het is de medewerker toegestaan voor niet-zakelijke doeleinden
gebruik te maken van de ter beschikking gestelde auto. In dat geval mogen, onder
uitsluiting van iedere aansprakelijkheid van de werkgever, in plaats van de medewerker
ook derden, zoals huis- of reisgenoten (uiteraard mits deze in het bezit zijn van een in
Nederland erkend geldig rijbewijs) de auto besturen. Het in dit reglement gestelde
omtrent verzekering en schade (artikelen 4.1 en 4.2) is ook in deze situatie volledig van
toepassing.
Aanwijzingen en voorschriften van de leasemaatschappij worden geacht deel uit te maken
van dit reglement; schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze aanwijzingen en
voorschriften komt voor rekening van de medewerker.
De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig laten verrichten van de vereiste
onderhoudsbeurten, het tussentijds (laten) controleren van het olie- en koelvloeistofpeil
en het bijvullen van deze vloeistoffen en, indien van toepassing, voor het tijdig laten
verrichten van de periodieke keuring (APK). Alle schade die voorvloeit uit het niet
nakomen van deze verplichtingen komt voor rekening van de medewerker.
De medewerker dient de auto "als een goed huisvader" te beheren en voor normaal
gebruik aan te wenden. Het niet als goed huisvader beheren van de auto wordt
beschouwd als ernstig verwijtbaar gedrag (d.w.z. bewuste roekeloosheid) waarvoor geldt
dat alle hieruit voortvloeiende schade op de medewerker wordt verhaald. Indien
geconstateerd wordt dat de auto niet door de medewerker als goed huisvader wordt
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 6
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
beheerd, dan wel niet voor normaal gebruik wordt aangewend, kan de ter
beschikkingstelling worden beëindigd, waarbij alle daaraan verbonden kosten aan de
medewerker in rekening worden gebracht.
Het is de medewerker niet toegestaan de auto te gebruiken voor:
−
snelheids-, prestatie- en betrouwbaarheidsritten, dan wel te rijden op gesloten
circuits;
−
het (laten) geven van rijlessen;
−
wederverhuur;
−
het vervoer van gevaarlijke en/of explosieve stoffen;
−
handelingen die door de verzekering niet worden gedekt.
De medewerker is aansprakelijk voor sancties die in het kader van de Wet
administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften (Wet Mulder) worden opgelegd
vanwege de niet-naleving van verkeersvoorschriften met de aan de medewerker ter
beschikking gestelde leaseauto of leasemotorfiets. Eveneens is de medewerker
aansprakelijk voor opgelegde Gemeentebelastingen als gevolg van parkeerovertredingen.
De leasemaatschappij zendt de beschikking of aanslag parkeerbelasting door naar de
medewerker. Indien de medewerker tegen de opgelegde sanctie in beroep wenst te gaan,
dient bij de leasemaatschappij tijdig een machtiging te worden aangevraagd.
Medewerker dient zorg te dragen voor tijdige betaling van de opgelegde sanctie en hierbij
rekening te houden met de verwerkingstijd van de betaling bij het Centraal Justitieel
Incasso Bureau. Indien de betaling en verwerking niet tijdig zijn, wordt de eerste
aanmaning door de leasemaatschappij of Capgemini voldaan en deze kosten (verhoogd
met administratiekosten, die max. € 26,78 bedragen) aan de medewerker in rekening
gebracht. Capgemini houdt hiervoor het verschuldigde bedrag in op de eerstvolgende
netto salarisbetaling aan medewerker. De medewerker wordt hiervan schriftelijk op de
hoogte gesteld.
Boetes of administratieve sancties die zodanig snel betaald moeten worden dat tijdige
doorzending aan de medewerker niet mogelijk is, worden door de leasemaatschappij
direct na ontvangst betaald. In dat geval wordt het bedrag netto in rekening gebracht aan
de medewerker zonder administratiekosten.
Boetes of administratieve sancties voor overtredingen die zijn begaan in huurauto’s,
vervangende auto’s etc. die niet op naam van de leasemaatschappij dan wel Capgemini
staan, worden direct door de leasemaatschappij betaald en vervolgens inclusief de door de
leasemaatschappij gehanteerde administratiekosten (max. € 26,78) via inhouding op het
salaris in rekening gebracht aan de medewerker.
In het geval van buitenlandse verkeersovertredingen wordt op overeenkomstige wijze als
hierboven aangegeven gehandeld en is de medewerker op overeenkomstige wijze
gehouden de boete te voldoen.
3.2. Hulpverlening tijdens gebruik
Bij schade of technische storing aan de auto dient de door de leasemaatschappij
opgegeven alarmservice te worden geïnformeerd. De volgende hulpverlening wordt dan op
kosten van de leasemaatschappij verleend, zowel in als buiten Nederland:
−
indien reparatie na overleg met de alarmservice naar schatting langer duurt dan 24
uur wordt direct vervangend vervoer geboden, zodat de reis kan worden
voortgezet;
−
repatriëring van motorfiets of auto en eventuele aanhanger en zonodig van
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 7
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
bestuurder en inzittenden, naar bestemmings- of woonadres.
De hulpverleningsvoorwaarden, opgenomen in het berijdersboekje en/of de
verzekeringsvoorwaarden, worden geacht deel uit te maken van dit reglement. Alle kosten
samenhangend met het inschakelen van de door de leasemaatschappij aangegeven
alarmdienst of het inschakelen van een hulpdienst voor zaken die niet worden gedekt door
de afspraken met de leasemaatschappij (denk aan het tanken van verkeerde brandstof,
verwisselen van een band, lege accu door het laten branden van lichten en het laten
liggen van de sleutels in de auto. Zie ook de verzekeringsvoorwaarden en het
berijdersboekje) worden na overleg met de practice manager doorbelast aan de
medewerker.
In overleg tussen leasemaatschappij en werkgever kunnen eventueel andere
mogelijkheden worden aangeboden (zie ook artikel 4.3: vervangende auto).
3.3. Brandstof-/laadpas
Voor het afrekenen van getankte brandstof en voor het tussentijds bijvullen van
benodigde vloeistoffen (bijvoorbeeld motorolie, ruitenwisservloeistof en koelvloeistof)
wordt aan de medewerker een brandstofpas verstrekt.
Het gebruik van deze brandstofpas is verplicht, evenals het tanken van de voorgeschreven
brandstof. De medewerker is verplicht bij het tanken de kilometerstand van dat moment
op te geven. Wanneer de brandstofpas wordt gebruikt voor een vervangend voertuig,
dient in plaats van de kilometerstand te worden opgegeven dat met vervangend vervoer
wordt getankt. De brandstofpas kan worden gebruikt zolang de betreffende auto in
gebruik is en dient tegelijk met het voertuig te worden ingeleverd.
Indien een brandstofpas gestolen, verloren of beschadigd is, is het noodzakelijk de
leasemaatschappij daarvan terstond telefonisch en schriftelijk in kennis te stellen of indien
mogelijk via internet laten blokkeren.
Zodra de leasemaatschappij dit bericht heeft ontvangen zal de leasemaatschappij dit per
e-mail of schriftelijk bevestigen aan de medewerker en wordt de brandstofpas uiterlijk
binnen 24 uur na melding geblokkeerd bij de pomphouders. De medewerker is
aansprakelijk voor eventueel hiermee verband houdende kosten. Voor kosten verband
houdend met onrechtmatig gebruik van de brandstofpas door derden is de medewerker
slechts aansprakelijk voor zover deze worden gemaakt voordat melding van het verlies
aan de leasemaatschappij is gedaan.
De kosten van het vervangen van de kaart zijn voor rekening van de medewerker indien
verlies of beschadiging het gevolg is van nalatigheid.
Brandstofkosten in het buitenland dienen door de medewerker bij het tanken afgerekend
te worden, tenzij met de verstrekte brandstofpas kan worden betaald.
Een declaratie van zonder brandstofpas getankte brandstof/motorolie etc. dient uiterlijk de
derde maand na de maand van tanken bij de leasemaatschappij middels daartoe door de
leasemaatschappij ter beschikking gestelde beheermodule in de leaseapplicatie te worden
ingediend. De originele brandstofbonnen, waarop de kilometerstand op het moment van
tanken is aangegeven, dienen per post naar een door de leasemaatschappij aan te geven
postbusnummer te worden gestuurd. Declaraties die te laat of zonder de originele
brandstofbonnen worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 8
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
3.4. Exploitatiekosten
Indien de werkelijke exploitatiekosten afwijken van de in de calculatie berekende
exploitatiekosten, worden deze niet met de medewerker verrekend, tenzij eventuele
hogere exploitatiekosten het gevolg zijn van verwijtbaar (rij)gedrag van de medewerker.
Leaseauto
Dit geldt onder andere voor extreme slijtage aan banden, motorschade door bijvoorbeeld
olie- of koelvloeistofgebrek, schade aan koppelingsplaten, versnellingsbak etc.,
afwijkingen ten opzichte van het in de calculatie als norm gehanteerde verbruik (zowel
voor wat betreft soort brandstof als voor wat betreft meerverbruik).
Leasemotorfiets
Dit geldt onder andere voor extreme slijtage aan banden en/of ketting, motorschade
door bijvoorbeeld olie- of koelvloeistofgebrek, afwijkingen ten opzichte van het in de
calculatie als norm gehanteerde verbruik (zowel voor wat betreft soort brandstof als voor
wat betreft meerverbruik).
Verrekening heeft plaats op het netto salaris dan wel andere aan de medewerker
toekomende bedragen en is indien fiscaal noodzakelijk inclusief het BTW-percentage.
Wanneer een motorschade ontstaat zal door de leasemaatschappij een onafhankelijk
expertisebureau worden ingeschakeld. Als blijkt dat de (motor-)schade veroorzaakt is door
verwijtbaar (rij)gedrag (bijvoorbeeld gebrek aan olie en/of koelvloeistof, het niet (tijdig)
aanbieden voor en laten uitvoeren van de vereiste onderhoudsbeurten), worden alle
hieruit voortvloeiende kosten (expertise, reparatie, vervangend vervoer, etc.) verhaald op
de medewerker. De medewerker heeft desgewenst de mogelijkheid om voor eigen
rekening een contra-expertise uit te laten voeren.
3.5. Opschorting gebruik
Na overleg met de leasemaatschappij kan de leaseovereenkomst worden opgeschort. Dit
kan gedurende de contractperiode voor in totaal maximaal zes maanden. De minimale
opschortingsperiode is één maand. De auto wordt in die periode gestald bij de
leasemaatschappij, maar blijft formeel ter beschikking gesteld aan de medewerker (in
beginsel geldt voor die periode geen fiscale bijtelling, maar afhankelijk van feiten en
omstandigheden kan conform fiscale wetgeving wel fiscale bijtelling van kracht zijn). De
voorcalculatorische contracttermijn wordt verlengd met de duur van de opschorting van
het gebruik. De door de leasemaatschappij in rekening gebrachte leaseprijs (conform
artikel 6.1.3) wordt gedurende de opschortingsperiode verlaagd. Bij de aanvang en bij de
beëindiging van de opschortingsperiode wordt de eigen bijdrage conform artikel 6.1
opnieuw vastgesteld, waarbij uitgegaan wordt van de kosten op die betreffende
momenten.
3.6. NS-Business Card
Voor de medewerkers met een mobiliteitsvergoeding is door de werkgever een NSBusiness Card beschikbaar gesteld onder de in het reglement NS-Business Card gestelde
voorwaarden. Deze kaart, waarvan Capgemini voor gemaakte zakelijke reizen de kosten
draagt onder de in het reglement gestelde voorwaarden, is voor zowel de berijder van een
leaseauto als van een leasemotorfiets beschikbaar.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 9
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
Indien de medewerker gebruik maakt van de NS-Business Card kan de leaseauto worden
gebruikt door andere gebruikers, zoals beschreven in 3.1, mits deze kilometers als
privékilometers geregistreerd worden.
3.7. Reizen met de fiets
Voor de medewerkers met een lease auto bestaat de mogelijkheid om zakelijke reizen met
de fiets af te leggen. De medewerker die daadwerkelijk gebruik maakt van de fiets voor
zakelijke kilometers kan dit aangeven in de portal. Indien de medewerker gebruik maakt
van de fiets kan de leaseauto worden gebruikt door andere gebruikers, zoals beschreven
in 3.1, mits deze kilometers als privékilometers geregistreerd worden. Zie voor de
verrekening ook artikel 6.1.5 correctie op eigen gebruik. Verzekering, schade en
vervangend vervoer
3.8. Verzekering
Voor de auto is een WA- en cascoschadeverzekering, inclusief buitenlanddekking, (de
zogeheten WA plus-verzekering), alsmede een ongevallen/inzittendenverzekering
afgesloten. Voor al deze verzekeringen geldt dat deze van toepassing zijn in Nederland en
in de landen zoals vermeld op de groene kaart. De verzekeringsvoorwaarden worden
geacht deel uit te maken van dit reglement.
Accessoires die door en voor rekening van de medewerker, en met toestemming van de
leasemaatschappij zijn aangebracht, zijn tot een bedrag van € 1.000 incl. BTW
meeverzekerd, indien de originele aankoopnota direct na de montage aan de
leasemaatschappij is gezonden. Extra accessoires boven de € 1.000 incl. BTW zijn tevens
op verzoek van de medewerker meeverzekerd, maar hebben een verhoging van de
leaseprijs tot gevolg met betrekking tot het accessoirebedrag boven de € 1.000 incl. BTW.
De leasemaatschappij bepaalt of een goedgekeurde alarminstallatie en/of
startonderbreker moet worden aangebracht. Is dat het geval, dan is die installatie
meeverzekerd.
Een achteraf ingebouwde of niet in het dashboard geïntegreerde radio is niet tegen
diefstal verzekerd. Een radio met een afneembaar front is echter wel verzekerd indien
−
de radio bij de leasemaatschappij is aangemeld (met bijsluiting van de originele
aankoopnota) voor de verzekering en dit is bevestigd door de leasemaatschappij;
−
na diefstal van de radio het afneembaar front wordt overhandigd aan de
leasemaatschappij;
−
van de diefstal door bevoegde instanties een proces-verbaal is opgemaakt.
In dit geval bedraagt de schadevergoeding bij totaal verlies of diefstal het bij aankoop
betaalde bedrag minus een afschrijving van 3% per maand of gedeelte daarvan, met een
maximum van € 1.000 inclusief BTW.
3.9. Schade
3.9.1. Algemeen
Iedere schade dient onmiddellijk telefonisch en schriftelijk (middels het Europees
schadeformulier) te worden gemeld bij de leasemaatschappij. De medewerker is verplicht
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 10
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
alle gevraagde informatie ten aanzien van de schade op eerste aanvraag (telefonisch of
schriftelijk) binnen de gevraagde termijn aan de leasemaatschappij te verstrekken. De
telefonisch of schriftelijk verstrekte informatie wordt door de leasemaatschappij
geregistreerd.
Indien na twee aanmaningen door de leasemaatschappij en minimaal vier weken na de
schadedatum geen schadeformulier is ingeleverd, zijn de werkelijke kosten van de schade
voor medewerker en worden verrekend.
3.9.2. Verhaalbare Schade
Schade is in principe voor rekening van de werkgever. Indien de schade een gevolg is van
opzet of bewuste roekeloosheid van de medewerker, is de schade voor rekening van de
medewerker.
Bij schade krijgt de medewerker door de leasemaatschappij per e-mail een verklaring
toegezonden. De medewerker dient deze verklaring binnen de aangegeven termijn
volledig ingevuld en door hem ondertekend te retourneren. Gebeurt dit niet dan komt het
eigen risico van een niet verhaalbare schade voor rekening van de medewerker.
Bij schade als gevolg van diefstal van de auto , inbraak, vandalisme en aanrijding met
levende have, dient de medewerker door de bevoegde instanties een proces-verbaal op te
laten maken. Indien dit wordt nagelaten, wordt de schade aan de medewerker in rekening
gebracht. Voor parkeerschade geldt niet de verplichting voor de opmaak van een procesverbaal. Parkeerschade is schade veroorzaakt aan eigen dan wel ander voertuig (object)
gedurende het parkeren. Schade veroorzaakt aan eigen auto door derden, tijdens het
geparkeerd zijn, valt onder de noemer vandalisme en hiervoor is wel een proces-verbaal
noodzakelijk. Voorbeelden hiervan zijn: winkelwagen tegen portier, of een deukje in
portier veroorzaakt door het portier van een andere auto.
In de onderstaande gevallen wordt het eigen risico en de eigen bijdrage daarin, tenzij er
sprake is van het niet als "goed huisvader" in de zin van artikel 3.1 van dit reglement
beheren van de auto, niet aan de medewerker in rekening gebracht:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
diefstal van de auto (mits door de bevoegde instanties een proces-verbaal is
opgemaakt);
inbraak (mits proces-verbaal);
vandalisme (mits proces-verbaal).
Let op: parkeerschade valt niet onder de term van vandalisme;
aanrijding met levende have (mits proces verbaal);
stormschade (incl. hagelschade);
lak- en koplampschade als gevolg van steenslag;
verlies van wieldoppen;
brandschade;
ruitbreuk;
schade aan banden (met name normale lekke banden).
3.9.3. Niet verhaalbare Schade
Voor niet-verhaalbare schade keert de verzekering niet uit. Onder niet-verhaalbare schade
wordt verstaan de schade waarvoor geen dekking is en / of waarbij niet wordt voldaan
aan de verzekeringsvoorwaarden.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 11
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
Voorbeelden van niet verhaalbare schade zijn:
• het eigen risico van € 136 per schade, welk bedrag vermeerderd wordt met € 68,07
voor medewerkers jonger dan 24 jaar;
• de daadwerkelijke kosten indien het schadebedrag kleiner is dan het eigen risico;
• de overige uitsluitingen op de verzekering (zoals bijvoorbeeld: schade ontstaan bij
deelname aan wedstrijden, door opzet en bij rijden onder invloed);
• motorschade door bijvoorbeeld olie- of koelvloeistofgebrek.
Capgemini zal het eigen risico bij schade voor haar rekening nemen.
Op verzoek van de medewerker geeft de leasemaatschappij over de periode dat bij de
betreffende leasemaatschappij schadevrij werd gereden een zogenoemde schadevrijverklaring af.
3.9.4. Schade geconstateerd bij inlevering
Indien bij het inleveren van de auto schade (anders dan ten gevolge van normale slijtage
zoals steenslag, putjes, kleine krasjes) wordt geconstateerd die door de medewerker niet
is gemeld, wordt de medewerker aangemaand om alsnog binnen 10 werkdagen een
schadeformulier in te vullen en op te sturen. Indien medewerker hier niet aan voldoet,
worden de herstelkosten van deze schade, vermeerderd met BTW, aan de medewerker in
rekening gebracht.
3.9.5. Eenmalige verhoging van de werkgeversbijdrage bij geen schade
Indien in 2021 geen schade aan de auto door eigen schuld van de medewerker is
ontstaan en de medewerker per 31 december van het betreffende kalenderjaar in dienst
is, wordt een eenmalige verhoging van de werkgeversbijdrage uitgekeerd van € 120,bruto op jaarbasis welke in april van het daaropvolgende jaar wordt uitbetaald. Met ingang
van 1 januari 2022 komt deze bonus te vervallen.
3.10. Vervangend vervoer
Indien de auto langer dan 24 uur (waarin niet begrepen zaterdagen, zon- en feestdagen)
niet beschikbaar is voor de medewerker in verband met regulier onderhoud en reparatie
van kleine schades in Nederland, wordt door de leasemaatschappij een vergelijkbare (wat
niet betekent: gelijke) vervangende auto ter beschikking gesteld. Voor andere reparaties
en schades geldt de beperking van zaterdagen, zon- en feestdagen niet. Een vervangende
auto wordt afgeleverd bij de officiële merkdealer of het officiële schade herstelbedrijf
alwaar de auto wordt gerepareerd.
Het is de volledige verantwoordelijkheid van de medewerker zelf om op de gewenste
plaats en tijd beschikbaar te zijn voor het laten verrichten van de werkzaamheden.
De medewerker dient er voor te zorgen dat de vervangende auto direct, dan wel dezelfde
dag of in overleg met de leasemaatschappij, teruggebracht wordt, nadat de leaseauto of motorfiets gereed gemeld is van schadereparatie of onderhoud. Eventuele kosten voor het
te laat retourneren van de vervangende auto zijn voor rekening van de medewerker.
Indien de medewerker voor reparaties, onderhoud etc. korter dan 24 uur niet zelf op
eigen kosten vervangend vervoer wil organiseren, kan de medewerker bij aanvang van
een nieuw leasecontract opgeven dat een contract gewenst wordt waarbij al direct een
vervangende auto ter beschikking wordt gesteld. De extra kosten daarvan worden in de
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 12
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
calculatie van de exploitatiekosten opgenomen.
Voor een door of namens de leasemaatschappij ter beschikking gestelde vervangende
auto wordt geen hercalculatie opgesteld. De aan de medewerker verstrekte brandstofpas
dient slechts in geval van vervangend vervoer voor deze vervangende auto te worden
gebruikt.
Het in dit reglement gestelde omtrent verzekering en schade (artikelen 4.1 en 4.2) is ook
op de vervangende auto van toepassing.
In geval van schade in het buitenland wordt, indien reparatie niet binnen 24 uur kan
worden gerealiseerd, door de leasemaatschappij direct een vervangende auto en bij
motorfietslease, indien mogelijk, een vervangende motorfiets ter beschikking gesteld om
de reis voort te zetten. Ter beoordeling van werkgever kunnen in dit geval eventueel
noodzakelijke hotel- en telefoonkosten door werkgever worden vergoed.
In geval van total loss-verklaring van de oorspronkelijke leaseauto of -motorfiets wordt
per de schadedatum een calculatie opgemaakt (conform artikel 6) voor de ingezette
vervangende auto en is de daaruit voortvloeiende eigen bijdrage verschuldigd. Per de
datum waarop total loss door de leasemaatschappij wordt vastgesteld, eventueel na
raadpleging van een onafhankelijke expert, wordt in dat geval tevens het leasecontract
beëindigd en kan door de medewerker desgewenst conform artikel 2 van dit reglement
opnieuw een auto worden besteld.
3.11. Aftankkosten tijdelijk gereden vervoer
De leasemaatschappij brengt kosten in rekening indien een tijdelijk gereden auto niet
afgetankt wordt ingeleverd. Onder een tijdelijk gereden auto valt vervangend vervoer bij
schade, onderhoud, voorloopauto/-motorfiets, etc. De medewerker dient een tijdelijk
gereden auto bij inlevering af te tanken en de tankbon te bewaren. De aftankkosten
worden aan de betrokken medewerker in rekening gebracht indien deze de auto niet
(aantoonbaar) heeft afgetankt. Aftanken is mogelijk met gebruik van de brandstofpas van
de leaseauto (met keuze “vervangende auto” “JA”).
4.
Duur van het leasecontract
De duur van het leasecontract wordt door de leasemaatschappij vastgesteld op basis van
de meest economische levensduur voor de betreffende auto, gegeven de geldende
normkilometrage per jaar en de gekozen brandstof, tenzij de medewerker in overleg met
de leasemaatschappij en werkgever een andere termijn is overeengekomen. Bij een
standaardauto betreft dit een contractlooptijd van 48 maanden. Bij het afstemmen van
een andere termijn dient wel rekening gehouden te worden met de beperkingen van het
maximum kilometrage van de leaseauto.
Indien er in overleg een afwijkende contractlooptijd wordt afgesproken (van minimaal 12
maanden tot maximaal 60 maanden), worden er eveneens afspraken gemaakt over het
dragen van de kosten door de medewerker bij voortijdige beëindiging van het
leasecontract. De medewerker heeft hierbij de mogelijkheid de afkoopkosten te
verzekeren bij de leasemaatschappij, zie hiervoor ook artikel 6.1.8 Kosten voor
vroegtijdige beëindiging.
Na afloop van de voorcalculatorische contracttermijn kan, in overleg met de
leasemaatschappij, de oorspronkelijke contracttermijn worden verlengd zolang, naar het
oordeel van de leasemaatschappij, een economische exploitatie mogelijk is; in dat geval
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 13
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
wordt een hercalculatie uitgevoerd.
De leasemaatschappij kan het contract in overleg met de werkgever ook vóór de
afloopdatum beëindigen.
5.
Kosten
5.1. Bijdrage van de medewerker in de leasekosten
De exploitatiekosten van een leaseauto en leasemotorfiets worden gefinancierd uit de aan
de medewerker toegekende mobiliteitsvergoeding. Bij aanvang van de ter
beschikkingstelling van een leaseauto of leasemotorfiets wordt een calculatie van de
exploitatiekosten gemaakt. Hierbij wordt uitgegaan van de kosten op het moment van
aflevering. De medewerker kan uitsluitend vanwege privédoeleinden een auto kiezen
waarvan de exploitatiekosten meer bedragen dan de werkgeversbijdrage.
Indien een medewerker een auto kiest waarvan de exploitatiekosten meer bedragen dan
de werkgeversbijdrage, wordt het verschil aangemerkt als eigen bijdrage die uitsluitend
samenhangt met het privégebruik van de leaseauto of leasemotorfiets. De inhouding op
het netto salaris van de medewerker voor de eigen bijdrage wordt bij de maandelijkse
salarisbetaling in mindering gebracht op de fiscale bijtelling.
Indien de exploitatiekosten van de leaseauto minder bedragen dan de
werkgeversbijdrage, wordt het verschil maandelijks als bruto vergoeding (inclusief de
daarover wettelijk verplichte vakantietoeslag) uitgekeerd.
De exploitatiekosten bestaan in ieder geval uit:
−
de door de leasemaatschappij gehanteerde leaseprijs;
−
de voorcalculatorische brandstofkosten excl. BTW;
−
afwijkingen ten opzichte van de normbrandstofkosten, zie hiervoor ook 6.1.5
Correctie op eigen bijdrage;
−
afwijkingen ten opzichte van de norm privékilometers, zie hiervoor ook 6.1.5
Correctie op eigen bijdrage.
5.1.1. Werkgeversbijdrage
De mobiliteitsvergoeding wordt als werkgeversbijdrage in de calculatie opgenomen.
Indien de medewerker aan wie een mobiliteitsvergoeding is toegekend door werkgever op
non-actief wordt gesteld, dan wel gedurende een aaneengesloten periode van meer dan
zes maanden arbeidsongeschikt is (waarbij periodes die elkaar met een onderbreking van
minder dan dertig dagen opvolgen als aaneengesloten periode worden aangemerkt), kan
de mobiliteitsvergoeding die in de calculatie is opgenomen komen te vervallen.
De medewerker heeft dan de keuze tussen het inleveren van de leaseauto of
leasemotorfiets dan wel het na een hercalculatie blijven gebruiken van de leaseauto of
leasemotorfiets.
5.1.2. Normkilometrage
Leaseauto
Voor auto's geleaset door medewerkers aan wie een 100% mobiliteitsvergoeding is
toegekend, geldt een normkilometrage. Dit normkilometrage wordt vastgesteld (per 1
januari 2012 is de norm 36.000 km per jaar) en wijzigt tijdens de looptijd van het contract
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 14
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
niet. Vanaf 1 december 2021 is het normkilometrage bepaald op 30.000 km.
Jaarlijks wordt het gemiddelde totaal aantal kilometers berekend op basis van het aantal
gereden zakelijke lease kilometers, zakelijke OV kilometers en de privékilometers over de
voorgaande drie kalenderjaren. Indien dit gemiddelde meer dan 2000 kilometer afwijkt
van het dan geldende kilometrage, wordt het kilometrage naar boven of beneden
aangepast naar het berekende gemiddelde over de afgelopen drie kalenderjaren, afgerond
op hele duizenden kilometers. Als de afwijking minder dan 2000 kilometer is, wordt het
kilometrage gehandhaafd tot de volgende jaarlijkse evaluatie. De looptijd wordt standaard
vastgesteld op 48 maanden. In geval van een speciale, niet standaard auto kan in overleg
met leasemaatschappij en werkgever een afwijkende looptijd worden bepaald met dien
verstande dat deze moeten vallen binnen de maximum kilometrages die de
leasemaatschappij stelt aan leaseauto’s.
Voor auto's geleaset door medewerkers DSS-A/CSS-I aan wie een beperkte
mobiliteitsvergoeding is toegekend, is uitsluitend voor deze groep medewerkers een
afwijkend normkilometrage mogelijk. Per 1 januari 2016 zijn de categorieën vastgesteld
op 20.000 km., 28.000 km. en 36.000 km. per jaar. Voor nieuwe bestellingen vanaf 1
december 2021 zijn de categorieën vastgesteld op 20.000 km, 24.000 km en 30.000 km
per jaar. De dichtstbijzijnde categorie wordt bepaald op basis van het kilometrage voor
privékilometers (11.500 km per jaar), te verhogen met het totaal aantal kilometers voor
woon-werkverkeer op jaarbasis, gebaseerd op 230 werkdagen bij een fulltime
dienstverband (bij een parttime dienstverband geldt het aantal werkdagen naar rato).
De looptijd wordt standaard vastgesteld op 48 maanden. Voorts gelden dezelfde
voorwaarden zoals die ook voor medewerkers met een 100% mobiliteitsvergoeding van
toepassing zijn.
5.1.3. Leaseprijs
Als leaseprijs wordt gedefinieerd de door de leasemaatschappij op het moment van
afleveren gehanteerde leaseprijs op basis van het vastgestelde normkilometrage met de
daarbij behorende gecalculeerde looptijd, inclusief motorrijtuigenbelasting en
verzekeringspremie, maar exclusief BTW. Uitsluitend wijzigingen, waarmee zowel
prijsstijgingen als prijsdalingen worden bedoeld, die zich voordoen in de
Consumentenprijs, van overheidswege opgelegde belastingen en heffingen alsmede
verzekeringspremies en eventuele rente (bij bestellingen langer dan drie maanden),
tussen het moment van bestellen van de auto en het moment van afleveren van de auto,
worden in de leaseprijs doorberekend.
Voor auto’s besteld vanaf 1 december 2021 zijn de volgende onderdelen van invloed op de
leaseprijs:
− Consumentenprijs
− HSB (Wegenbelasting)
− Assurantiepremie
− BTW privé bijdrageBrandstofprijs
− Telematica
5.1.4. Brandstofkosten
Bij aanvang van de leaseovereenkomst wordt het maandelijks brandstofvoorschot
vastgesteld op basis van de volgende componenten:
-Brandstofprijs
-Normkilometrage
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 15
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
-Brandstofverbruik
Brandstofprijs
Iedere laatste werkdag van de maand wordt door de leaseafdeling de voor de calculatie
van brandstofkosten in die maand te hanteren brandstofprijs vastgesteld. Deze is
gebaseerd op het zesmaands voortschrijdend gemiddelde van de brandstofadviesprijs die
geldt op de eerste van de maand voor selfservice pompen langs de autosnelwegen.
Voor de verrekening naar de medewerker per trimester (periode van 4 maanden)
achteraf wordt de geldende brandstofprijs vastgesteld op de laatste werkdag van het
trimester en deze geldt dan voor dat gehele trimester.
Normkilometrage
Bij de brandstofcalculatie wordt gerekend met het geldende forfaitaire normkilometrage.
Brandstofverbruik
Voor bestellingen t/m 31 december 2020 op basis van de NEDC norm
Het brandstofverbruik wordt berekend aan de hand van de EU-normen zoals die door het
RAI /RDC /JATO norm – combinorm conform Autoweek worden uitgegeven voor het
verbruik.
Bij de brandstof LPG wordt het aldus berekende verbruik met 20% verhoogd en wordt
tevens 1.000 kilometer op jaarbasis met brandstof benzine (Euroloodvrij) gecalculeerd
voor verbruik in Nederland in verband met onvermijdelijk benzineverbruik (bv. door
inrijden, starten op benzine en door conform de fabrieksvoorschriften af en toe op benzine
te rijden). Noodzakelijk benzineverbruik in het buitenland van een auto met LPG-tank valt
buiten de beoordeling van overschrijding van deze brandstofnorm. De EU-norm geldt niet
voor auto's die met gebruikmaking van een andere norm in gebruik zijn genomen.
Voor de brandstofkosten geldt verder nog een verhoging voor de collectieve overschrijding
op basis van de CO2 uitstoot, conform onderstaand schema; de uitkomst na deze
verhoging geldt als de financiële brandstofnorm. Voor de bepaling van de brandstofnorm
wordt uitgegaan van het opslagpercentage ten tijde van de eerste inzet van de lease auto.
CO2 uitstoot
Plugin hybride auto’s
t/m 115 gram
> 115 gram
Brandstofnorm
( % van
fabrieksnorm)
300%
145%
130%
Let op bij plugin hybride auto’s, deze hebben een extra opslag van 155% ten opzichte van
normale zuinige auto’s. (Dit is drie keer de fabrieksnorm). Deze opslag is ook bedoeld om
o.a. de laadkosten te betalen.
De calculatie van brandstofkosten vindt voor een leaseauto en een leasemotorfiets op
eenzelfde wijze plaats, met dien verstande dat de voor dat voertuig geldende
normkilometrage geldt als uitgangspunt voor de berekening.
Tevens van belang voor de bonus malus afrekening, is de keuze van het model leaseauto.
Er zijn bepaalde modellen waarbij op basis van beschikbare cijfers betreffende de
brandstofnorm, de verwachting is dat dit tot een malus in de afrekening naar de
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 16
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
medewerker zal leiden. Op http://www.werkelijkverbruik.nl/ of het Capgemini intranet is
een overzicht te vinden met normverbruik en gemiddeld verbruik.
Voor bestellingen vanaf 1 januari 2021
Voor bestellingen vanaf 1 januari 2021 wordt als brandstofnorm de WLTP norm
gehanteerd. Omdat deze norm dichter bij het werkelijk verbruik zal liggen, wordt hiervoor
het opslagpercentage aangepast naar 110% van de fabrieksnorm ongeacht de CO2
uitstoot, deze is ook gewijzigd onder de WLTP normering.
Voor Plugin hybride auto’s blijft de opslag 300% van de fabrieksnorm, mocht de WLTP
norm dusdanig afwijken van de oude NEDC norm zal een maatwerk brandstofvoorschot
vastgesteld worden.
PHEV of Plug in hybride
(zowel benzine/diesel als elektrisch rijden is mogelijk)
Faciliteiten als een oplaadpunt thuis, snellaadkabel en eventuele snellaadpas worden
tegen meerprijs als accessoires mee geleased. Om verrekening van de thuis afgenomen
stroom mogelijk te maken zal dit een intelligente lader moeten zijn (bijvoorbeeld de loloo
van New Motion). Verrekening zal plaatsvinden via de laadpas.
Volledig elektrische auto voor bestellingen vanaf 1 januari 2021
Indien een volledig elektrische auto wordt geleased die wordt ingezet op basis van 36.000
km wordt er in eerste instantie gerekend met een brandstofnorm voor elektriciteit van €
100,- p.m. Faciliteiten als een oplaadpunt thuis, snellaadkabel en eventuele snellaadpas
worden als accessoires tegen meerprijs mee geleaset. Indien geen oplaadpunt thuis
mogelijk is zal het voorschot worden opgehoogd met € 35,- per maand naar € 135,- per
maand. Voor al rijdende elektrische auto’s is deze opslag niet van toepassing met
terugwerkende kracht. Voor bestellingen vanaf 1 december 2021, wordt een
brandstofvoorschot gehanteerd van ca. 30/36 van de bovengenoemde bedragen, te weten
85,- bij een oplaadpunt thuis en 115,- indien er geen gebruik wordt gemaakt van een
oplaadpunt thuis.
5.1.5. Correctie op eigen bijdrage - Bonus malus regeling
Voor alle medewerkers geldt een correctie op de eigen bijdrage.
In alle leaseauto’s, wordt standaard een kastje (blackbox) geïnstalleerd. Het kastje bevat
een schakelaar waarmee per rit kan worden aangegeven of het een privérit is of een
zakelijke rit (inclusief woon-werkverkeer) betreft.
De medewerker verantwoordt via dit kastje per rit of de gereden kilometers privé of
zakelijk/woon-werk verkeer zijn.
Er wordt op basis van de verkregen reis- en brandstofgegevens een correctie op de eigen
bijdrage berekend die tot een extra vergoeding of inhouding kan leiden. De eigen bijdrage
wordt daarmee verlaagd of verhoogd.
Kilometers die niet expliciet zijn verantwoord, worden als privékilometers geregistreerd,
aangezien de schakelaar van het kastje bij het starten van de auto default in de stand
privékilometers staat.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 17
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
De medewerker heeft toegang tot een portal waarin hij het overzicht heeft van alle
zakelijke en privé gemaakte kilometers. Voor alle ritten worden start- en stoptijden, start
en stoplocaties en kilometergegevens verzameld. Gedurende de lopende afrekenperiode
kunnen via de portal nog correcties worden aangebracht.
Voor de ritten die na afloop van de afrekenperiode als zakelijk worden aangegeven en
daarmee financieel ten laste komen van Capgemini, worden start- en stoptijden, start en
stoplocaties en kilometergegevens geregistreerd. Deze gegevens worden conform de
fiscale bewaartermijn zeven jaar bewaard en kunnen worden doorgegeven om een
financieel correcte verdeling conform de arbeidsvoorwaardenafspraken te waarborgen.
Voor de kilometers die als privékilometers worden geregistreerd wordt alleen het totaal
aantal kilometers per dag doorgegeven; de overige gegevens van privéritten worden
afgeschermd voor Capgemini en zijn alleen inzichtelijk voor de medewerker. Alleen het
aantal zakelijke en privé kilometers worden bewaard. De start- en stopgegevens van
privékilometers worden na afloop van het kalenderjaar in mei van het daaropvolgende
jaar verwijderd.
Steekproefsgewijs kunnen zakelijke kilometers over het voorafgaande kalenderjaar
worden gecontroleerd, waarbij wordt uitgegaan van de assignatie van de medewerker. Bij
onregelmatigheden in de administratie kan de werkgever de zakelijke kilometers tot
maximaal drie jaar terug controleren. Bij afwijkingen van de te verwachten zakelijke
kilometers kan de medewerker om een verklaring worden gevraagd. Indien geen afdoende
verklaring kan worden gegeven, zullen deze kilometers als privékilometers worden
aangemerkt. Bij excessieve onregelmatigheden kunnen aanvullende (arbeidsrechtelijke)
maatregelen worden genomen.
Het privé jaarkilometrage is vastgesteld op 11.500 kilometers per jaar en is gebaseerd op
het gemiddelde aantal lease privékilometers dat vanaf juli 2012 tot en met december
2019 is verreden.
De hierboven genoemde gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt.
Voor alle kilometers geldt:
Er is een correctie voor (alleen) de brandstof t.o.v. de normcalculatie (110%, 130%,
145%, 300%) voor de daadwerkelijk gereden kilometers. Deze correctie is het verschil
tussen:
1. De brandstofkosten conform de normcalculatie voor het daadwerkelijk aantal
kilometers en:
2. De totale daadwerkelijke brandstofkosten op basis van deze kilometers.
Voor privé kilometers geldt daarbij als extra:
Er is een correctie voor:
De afwijking tussen het budget privékilometers en het daadwerkelijk aantal met de
leaseauto gereden privékilometers:
• De afwijking in kilometers wordt vermenigvuldigd met de voor de auto geldende meer
of minder lease kilometerprijs.
• De afwijking in kilometers wordt daarnaast vermenigvuldigd met de
brandstofcomponent conform de normcalculatie (110%, 130%, 145%, 300%)
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 18
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
Voor een extra betaling aan de medewerker of een inhouding is daarmee bepalend het
daadwerkelijk verbruik per gereden kilometer en de literprijs van het gekozen tankstation
plus het aantal privékilometers ten opzichte van het budget privékilometers.
De meer/minder lease kilometerprijs is gedifferentieerd naar leaseklasse:
Leaseklasse
Omschrijving
500, e-Up, Mii
A
B
Tarief meer-minder km
per 100 km
€ 3,40
Clio, E208
Golf, Megane,
eC4, A3 e-tron
C
€ 4,00
€ 4,50
508, Grandland
PHEV, ID.4,
Enyaq
D
€ 5,00
Passat, Superb
PHEV
E
€ 5,40
A4, 3-serie, V60
F
€ 7,10
5-serie, E-klasse
G
H
€ 7,60
A6, XC90
€ 9,60
Bij het bestellen van de leaseauto wordt de medewerker geïnformeerd over de voor hem
van toepassing zijnde leaseklasse en de bijbehorende hoogte van de meer/minder lease
kilometerprijs.
Fiets kilometers
De medewerker met een lease auto die daadwerkelijk gebruik maakt van de fiets voor
zakelijke kilometers kan de gereden kilometers toevoegen in de mobility portal. De
vergoeding voor deze fietskilometers is € 0,15 per kilometer. Het totaalbedrag wordt
eveneens verrekend met de eigen bijdrage (bonus malus regeling).
De correctie op de eigen bijdrage (bonus malus regeling) wordt periodiek achteraf
verrekend. Dit is ook direct inzichtelijk op de mobility portal. Tevens wordt op basis van
het daadwerkelijk aantal gereden privékilometers en het brandstofgebruik de eigen
bijdrage voor de komende periode kunnen bijgesteld.
5.1.6. Fiscale bijtelling
Capgemini voert conform de verplichting in wet- en regelgeving voor de medewerker met
een leaseauto of leasemotorfiets fiscale bijtelling van de leaseauto of –motorfiets uit via
de loonstrook. Hieronder de regeling omtrent de fiscale bijtelling in hoofdlijnen. De
feitelijke uitvoering is altijd conform de geldende wet- en regelgeving.
Leaseauto
De overheid rekent een vastgesteld percentage van de cataloguswaarde tot het loon. Dit
leidt door inhouding van belasting en eventuele premies tot een lagere betaling van het
netto maandsalaris. Bij onbetaald verlof, of andere vormen van langere afwezigheid of
langere perioden waarbij de werknemer geen werkzaamheden verricht in het kader van de
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 19
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
dienstbetrekking, kan een hogere fiscale bijtelling gelden. Ook kan een hogere fiscale
bijtelling gelden indien de medewerker de auto niet of beperkt zakelijk gebruikt dan wel
de leasauto excessief voor privé-doeleinden gebruikt.
Leasemotorfiets
Capgemini heeft met de fiscus afspraken gemaakt over een forfaitaire afrekening van het
privé voordeel voor privé gebruik van de motorfiets. Van de cataloguswaarde inclusief
opties (af-fabriek) maar exclusief accessoires (dealer) wordt 14% tot het loon gerekend.
Dit leidt maandelijks door inhouding van belasting en eventuele premies tot een lagere
betaling van netto salaris.
Jaarlijkse indicatie privégebruik
Omdat de fiscus specifieke afspraken heeft gemaakt met Capgemini voor forfaitaire
verrekening van het privégebruik, wil de fiscus een jaarlijkse toetsing van het aandeel
privégebruik in het totale gebruik van de motorfiets. Het betreft geen uitgebreide
kilometerregistratie maar een indicatieve vaststelling van het privégebruik van de
leasemotorfiets.
De medewerker dient aan het eind van het jaar aan de leaseadministratie door te geven
wat het totaal aantal gereden kilometers is geweest en daarbij tevens aan te geven wat
het aandeel privé kilometers in het totaal aantal gereden kilometers is geweest. Woonwerk kilometers worden daarbij aangemerkt als zakelijke kilometers.
Voor vaststelling van het totaal aantal kilometers worden de volgende categorieën
onderscheiden:
•
< 10.000 km op jaarbasis
•
>= 10.000 < 25.000 km op jaarbasis
•
>= 25.000 < 50.000 km op jaarbasis
De
•
•
•
•
•
volgende categorieën voor privégebruik worden daarin onderscheiden:
< 10% privégebruik
>= 10% < 25% privégebruik
>= 25% < 35% privégebruik
>= 35% < 50% privégebruik
>= 50% privégebruik
De uitkomst van bovengenoemde jaarlijkse vraagstelling bepaalt in hoeverre de forfaitaire
regeling in stand kan blijven voor toekomstige motorfietsleaserijders.
Capgemini voert de bijtelling maandelijks uit, tenzij de medewerker vooraf een verklaring
van de belastingdienst kan overleggen op basis waarvan deze bijtelling voor de leaseauto
achterwege kan blijven. Een dergelijke verklaring kan niet worden aangevraagd voor de
leasemotorfiets.
De meerprijs van het leasebedrag boven de werkgeversbijdrage is voor eigen rekening
van de medewerker door middel van inhouding op het netto salaris. In die situatie wordt
deze inhouding op het netto salaris aangemerkt als een eigen bijdrage van de medewerker
die uitsluitend samenhangt met het privégebruik van de leaseauto of -motorfiets. De netto
inhouding komt dan in mindering op de fiscale bijtelling van de leaseauto of -motorfiets.
Overschrijdingen van de norm privékilometers en/of normbrandstofkosten die uiteindelijk
niet leiden tot een leasebedrag (exploitatiekosten) die hoger ligt dan de
werkgeversbijdrage (mobiliteitsvergoeding) worden (bruto) met de exploitatiekosten
verrekend. Deze kunnen dus niet worden afgetrokken van de fiscale bijtelling.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 20
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
Indien er geen of onvoldoende fiscale bijtelling is om daar de eigen bijdrage (geheel) op in
mindering te brengen, komt de medewerker in aanmerking voor een aanvullende
mobiliteitsvergoeding zoals beschreven in het HR charter.
Naast de fiscale bijtelling zijn er de volgende mogelijkheden:
Op verzoek van de medewerker kan:
• het leasecontract afgesloten via de vorige werkgever, bij het einde van de
dienstbetrekking met die voorgaande werkgever, of
•
het leasecontract afgesloten via Capgemini, bij het einde van de dienstbetrekking
met Capgemini,
fiscaal vriendelijk, voor eigen rekening worden beëindigd.
Een eventuele afkoopsom wordt dan, op verzoek van de medewerker, aangemerkt als
eigen bijdrage van die medewerker voor het privégebruik van de leaseauto.
5.1.7. Kosten voor vroegtijdige inlevering
Leaseauto
De kosten verbonden aan het beëindigen van het leasecontract in verband met
uitdiensttreding voordat de standaard contracttermijn is verstreken, worden individueel
doorbelast, afhankelijk van de gemaakte keuzes.
Doorbelasting vindt te allen tijde plaats wanneer het dienstverband op verzoek van de
medewerker wordt beëindigd en de auto wordt door de medewerker ingeleverd (dan wel
de bestelling wordt geannuleerd) binnen 6 maanden nadat de auto is besteld (voor auto’s
met een gemiddelde levertijd van maximaal drie maanden), en bij auto’s met een
gemiddelde levertijd van langer dan drie maanden, 6 maanden plus de extra levertijd
boven de drie maanden, wordt aan de medewerker een bedrag wegens vervroegde
beëindiging in rekening gebracht. Dit bedrag is gelijk aan zes maal (of zes maal plus het
aantal maanden extra levertijd boven de drie maanden) de door de leasemaatschappij per
maand in rekening gebrachte leaseprijs conform artikel 6.1.3 (of, indien de auto nog niet
is afgeleverd, de door de leasemaatschappij geoffreerde leaseprijs). De verrekening vindt
plaats inclusief het BTW-percentage.
Standaardauto’s
Doorbelasting vindt niet plaats indien de medewerker kiest voor een standaardauto die
minimaal 6 maanden geleaset is. Een standaardauto is een door de werkgever
geselecteerde auto’s met een standaardlooptijd en standaardkilometrage waarbij het
aantal te kiezen opties/accessoires beperkt is om mogelijke herinzet uit de pool te
vergroten.
Er zijn standaardauto’s beschikbaar in de segmenten A (kleine stadsauto), B (stadsauto),
C (kleine middenklasser) en D (grote middenklasser). Op het Capgemini intranet staat een
overzicht met de standaardauto’s en de frequentie waarmee deze lijst wordt aangepast.
Deze typen auto’s zullen gedurende de looptijd van het leasecontract, ongeacht of het
model dan nog op de lijst voorkomt of niet, tot een standaardauto worden gerekend. Het
moment van bestellen is bepalend om vast te stellen of de auto tot een standaardauto
behoort.
Volledig elektrische auto’s
Doorbelasting vindt eveneens niet plaats voor een volledige elektrische auto tot een
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 21
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
bedrag van € 50.000,- die besteld is vanaf 1 december 2021 en minimaal 6 maanden
geleaset is.
Verzekering voor vervroegd inleveren
Indien gekozen wordt voor een leaseauto met een looptijd naar keuze en/of een
afwijkende auto bestaat de mogelijkheid om een verzekering bij de leasemaatschappij af
te sluiten die de boete overneemt, waardoor geen boete betaald hoeft te worden als de
auto minimaal 6 maanden geleaset is. De kosten voor deze verzekering voor de
leaserijder met een auto tot € 41.000,- bedragen gemiddeld € 22,50 per maand en
worden uitgevoerd in een hiervoor verhoogde leaseprijs, maar zijn afhankelijk van de
gekozen looptijd van het contract. Het is niet mogelijk om gedurende de looptijd de optie
voor het verzekeren van vroegtijdige inlevering te wijzigen.
Overige leaseauto’s
Voor leaseauto’s met een catalogusprijs van € 41.000,- en hoger, voor volledig elektrische
auto’s met een catalogusprijs van € 50.000,- én voor overige leaseauto’s met een looptijd
naar keuze en/of een afwijkende auto waarbij vervroegd inleveren niet is meeverzekerd
geldt, dat bij vervroegde beëindiging van het leasecontract als gevolg van het beëindigen
van het dienstverband op initiatief van de medewerker, een bedrag aan de medewerker in
rekening wordt gebracht. De boete van de leasemaatschappij voor voorafgaand aan
contracteinde inleveren van de leaseauto draagt de medewerker daarmee zelf. De hoogte
van het bedrag is gelijk aflopend van 4 tot 1 leasetermijnen excl. brandstof per oplopend
contractjaar waarin de beëindiging plaats heeft.
De verrekening vindt plaats inclusief het BTW-percentage en waar mogelijk via een netto
inhouding op de salarisbetalingen en kan worden aangemerkt als eigen bijdrage voor
privégebruik waardoor deze in mindering kan worden gebracht van de fiscale bijtelling
(doch niet verder dan nihil).
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 22
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
Einde in contractjaar:
Tot 6 mnd*
1
2
3
4
Leasetermijnen voor medewerker:
6
4
3
2
1
*Indien de auto door de medewerker wordt ingeleverd (dan wel de bestelling wordt
geannuleerd) binnen 6 maanden nadat de auto is besteld, dan worden 6 leasetermijnen in
rekening gebracht.
Hieronder zijn de keuzemogelijkheden weergegeven.
Keuzemogelijkheden
Autokeuze en
inlevermoment
Alle leaseauto’s die minder
dan zes maanden geleaset
zijn.
Standaardauto
Afwijkende auto – voortijdig
inleveren meeverzekerd
Volledig elektrische auto
besteld vanaf 1 december
2021
Afwijkende auto – voortijdig
inleveren niet
meeverzekerd
Leaseauto
Cataloguswaarde
NVT
Kosten voortijdig voor
medewerker*
Min. 6 maandelijkse
leasetermijnen
< € 41.000
< € 41.000
Nvt (auto naar pool)
Nvt (kosten leasemaatschappij)
< € 50.000
NVT (auto naar pool)
< € 41.000
Conform bovenstaande staffel
(zie 6.1.8 bovenaan, auto naar
leasemaatschappij)
Conform bovenstaande staffel
(zie 6.1.8 bovenaan, auto naar
leasemaatschappij)
>= € 41.000
*Het betalen van de kosten voor het voortijdige inleveren van de leaseauto geldt slechts
indien het leasecontract wordt beëindigd door beëindiging van het dienstverband op
verzoek van de medewerker.
Indien de medewerker het leasecontract wenst te beëindigen met voortzetting van het
dienstverband, zijn de kosten hiervan voor rekening van de medewerker en kan dit fiscaal
vriendelijk worden uitgevoerd. Deze kosten bedragen het verschil met de leaseprijs met
terugwerkende kracht aangepast aan de werkelijke gebruiksduur en het werkelijke aantal
gereden kilometers met de leaseauto.
De verrekening vindt plaats inclusief het BTW-percentage en waar mogelijk via een
inhouding op de salarisbetalingen of eventuele eindafrekening.
Een doorbelasting vindt niet plaats indien de medewerker, dan wel diens nieuwe
werkgever, gebruik maakt van de mogelijkheid om, tegen de door de leasemaatschappij
vast te stellen prijs en voorwaarden, de auto te kopen of het leasecontract over te nemen.
De koop van de auto of de overname van het leasecontract moet uiterlijk op de datum van
uitdiensttreding geëffectueerd en schriftelijk bevestigd zijn door de leasemaatschappij, bij
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 23
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
gebreke waarvan de auto uiterlijk op de datum van uitdiensttreding ingeleverd moet
worden. In geval van koop van de auto of overname van het leasecontract moet de
medewerker uiterlijk op de datum uitdiensttreding de brandstofpas en het ingevulde en
ondertekende innameformulier bij de leasemaatschappij inleveren.
Leasemotorfiets
De kosten verbonden aan de voortijdige beëindiging van het leasecontract (voordat de
contracttermijn is verstreken) in verband met uitdiensttreding op verzoek van de
medewerker worden individueel doorbelast.
Deze kosten bedragen het verschil met de leaseprijs met terugwerkende kracht aangepast
aan de werkelijke gebruiksduur en het werkelijke aantal gereden kilometers met de
leasemotorfiets.
Indien de medewerker het leasecontract beëindigt nadat de leasemotorfiets is besteld,
maar voordat deze is afgeleverd, is Capgemini gerechtigd naast de directe
annuleringskosten ook overige (direct en indirect) geleden schade, waaronder door de
leasemaatschappij gederfde winsten die bij Capgemini in rekening worden gebracht, aan
de medewerker in rekening te brengen.
Een doorbelasting vindt niet plaats indien de medewerker, dan wel diens nieuwe
werkgever, gebruik maakt van de mogelijkheid om, tegen de door de leasemaatschappij
vast te stellen prijs en voorwaarden, de motorfiets te kopen of het leasecontract over te
nemen. De koop van de motorfiets of de overname van het leasecontract moet uiterlijk op
de datum van uitdiensttreding geëffectueerd en schriftelijk bevestigd zijn door de
leasemaatschappij. In geval van koop van de motorfiets of overname van het
leasecontract moet de medewerker uiterlijk op de datum uitdiensttreding de brandstofpas
en het ingevulde innameformulier bij de leasemaatschappij inleveren.
5.2. Hercalculatie
Hercalculatie op basis van de exploitatiekosten heeft op de volgende momenten plaats:
−
per 1 januari van enig kalenderjaar;
−
aan het begin en aan het einde van een opschortingsperiode;
−
op het moment van verlengen van de contracttermijn (behalve als deze verlenging
het gevolg is van een opschortingsperiode);
−
op het moment van verhuizing van een medewerker aan wie een lage
mobiliteitsvergoeding is toegekend naar een plaats die een andere woonwerkafstand tot gevolg heeft, waardoor het individuele normkilometrage aangepast
dient te worden.
Per de datum dat een hercalculatie moet worden uitgevoerd, wordt deze uitgevoerd tegen
de dan geldende brandstofprijs (zie 5.1.4). Componenten die zijn aangepast als gevolg
van overheidsmaatregelen, werkgeversbijdrage en verzekeringspremies worden eveneens
aangepast.
In geval van hercalculatie ten gevolge van het verlengen van de contracttermijn worden
alle componenten in de hercalculatie betrokken.
6.
Inleverprocedure
Leaseauto
Als de auto bij uitdiensttreding van de medewerker of einde contract of bij aflevering van
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 24
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
de bestelde of eigen leaseauto wordt ingeleverd, dienen de door de leasemaatschappij
gegeven instructies te worden gevolgd. De brandstofpas dient tegelijk met de auto te
worden ingeleverd.
Tevens dienen de geregistreerde ritten in de mobility portal gecontroleerd te worden,
voordat de auto wordt ingeleverd. Na inlevering zal een eindafrekening worden
opgemaakt, die wordt verrekend met het maandsalaris in de eerstvolgende maand na
inlevering. Na inleveren van de auto wordt ook het account op de mobility portal
geblokkeerd. Achteraf wijzigen van ritregistraties is dan ook niet meer mogelijk.
Leasemotorfiets
Als de motorfiets bij einde contract of bij aflevering van de bestelde of eigen
leasemotorfiets wordt ingeleverd, dienen de door de leasemaatschappij gegeven
instructies te worden gevolgd. De brandstofpas dient tegelijk met de motorfiets te worden
ingeleverd.
Accessoires die voor eigen rekening zijn aangebracht en zonder schade kunnen worden
verwijderd, moeten bij inlevering zijn verwijderd.
Als bewijs van correcte inlevering van de auto inclusief de zaken als genoemd in artikel
2.3 geldt uitsluitend het inleveren van het ingevulde en door medewerker en de
(gemachtigd vertegenwoordiger van de) leasemaatschappij ondertekende
innameformulier; de medewerker is daarvoor zelf verantwoordelijk. De inlevering van de
auto geschiedt op een innamelocatie als aangegeven door de leasemaatschappij, waarbij
geldt dat dit een zakelijk adres is. Indien een nieuwe auto wordt opgehaald, geldt dat het
ophalen en inleveren geschiedt op hetzelfde tijdstip en dezelfde locatie.
Indien de auto naar het oordeel van de leasemaatschappij niet schoon wordt ingeleverd,
kunnen de volledige schoonmaakkosten aan de medewerker worden doorberekend. Voor
een leaseauto geldt deze bepaling zowel voor de binnenkant als de buitenkant van het
voertuig. Voor schadegevallen die worden geconstateerd bij inlevering van de leaseauto of
leasemotorfiets wordt verwezen naar artikel 3.9.4.
7.
Excessenprocedure
Een exces is een aan de medewerker in rekening te brengen bedrag dat voortkomt uit (de
wijze van) gebruik van de auto door de medewerker.
De medewerker kan in de portal van de leasemaatschappij actuele informatie ten aanzien
van exploitatie en bijvoorbeeld bekeuringen. In de mobility portal wordt inzage gegeven in
de afwijkingen van de brandstofnorm en privékilometers.
De medewerker wordt door de leasemaatschappij aangesproken op excessen. Een
medewerker wordt alleen aangesproken op excessen die zijn opgebouwd gedurende de
tijd dat de medewerker berijder van de desbetreffende auto was. In de administratie van
leasemaatschappij worden de kosten berijderafhankelijk geregistreerd. Elk exces wordt
door leasemaatschappij voorzien van een verklaring van de berekening van het exces. Een
exces kan gerelateerd zijn aan een door de leasemaatschappij aan Capgemini in rekening
te brengen bedrag, maar dit is niet noodzakelijkerwijs het geval.
Excessen worden door de leasemaatschappij vastgesteld en per e-mail gemeld aan de
medewerker. In de excesmelding is een contactpersoon en telefoonnummer van de
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 25
Leasereglement
Bijlage bij het HR charter
leasemaatschappij opgenomen, de medewerker kan via dit telefoonnummer contact
opnemen voor een verdere uitleg.
De volgende excessen worden door de leasemaatschappij per e-mail met een opgave van
kosten bij de medewerker gemeld. Hierbij wordt aangegeven dat er sprake is van
verwijtbaar (rij)gedrag van de medewerker. Vervolgens heeft de medewerker desgewenst
de mogelijkheid om voor eigen rekening een contraexpertise uit te laten voeren om aan te
tonen dat er geen sprake is van verwijtbaarheid. Indien dit niet wordt aangetoond zal in
de derde kalendermaand na bovengenoemde melding door de leasemaatschappij
doorbelasting aan de medewerker plaats hebben van de kosten via een inhouding op de
salarisbetaling.
De kosten die verband houden met in dit leasereglement genoemd verwijtbaar (rij)gedrag
zijn onder andere: extreme bandenslijtage, een extreem snel versleten ketting van een
motorfiets, motorschade door bijvoorbeeld olie- of koelvloeistofgebrek, tanken verkeerde
brandstof (inclusief hulpdiensten, leegpompen tank, etc), kosten ontstaan door het
nalaten van tijdige vereiste onderhoudsbeurten en periodieke keuring.
8.
Servicedesk en escalatie
De servicedesk van de leasemaatschappij is aanspreekpunt voor de medewerker. De
medewerker contacteert voor alle vragen en verzoeken de servicedesk van de
leasemaatschappij, die hiervoor bereikbaar is tijdens werkdagen van 8:30 tot 17:00 uur
Nederlandse tijd. De leasemaatschappij verstrekt aan de medewerker een
telefoonnummer dat op alle tijdstippen bereikbaar is voor acute noodhulp.
De servicedesk is op de hoogte van het leasereglement en alle bijzonderheden
hieromtrent en zal de vragen van de medewerker beantwoorden. De servicedesk
beantwoordt vragen van de medewerker betreffende operationele zaken zoals bij
schadesituaties, en beantwoordt vragen over de inhoud van de leaseregeling en de wijze
van uitvoering. Ook verstrekt de servicedesk een toelichting in het geval van
excessen/excessenprocedure zoals beschreven in artikel 9 van dit leasereglement.
De servicedesk richt zich tevens op de acute ondersteuning van medewerkers van wie de
leaseauto problemen vertoont.
Indien de medewerker uitdrukkelijk aangeeft niet tevreden te zijn met het antwoord of de
mededeling (en alleen dan) geeft de servicedesk aan dat geëscaleerd wordt naar de
leaseadministratie bij werkgever. Hiertoe wordt een melding gedaan per e-mail van de
situatie, op basis waarvan de leaseadministratie contact opneemt met de medewerker en
de leasemaatschappij. De medewerker wordt door de leasemaatschappij per e-mail
geïnformeerd over de in gang gezette escalatieprocedure (bijvoorbeeld door het
verzenden van een cc van de aan de leaseadministratie verzonden e-mail).
Indien de medewerker dat wenst, kan voor escalatie ook rechtstreeks contact worden
opgenomen met de leaseadministratie.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2022
pagina 26