Microsoft Excel – Nivel 3
Excel 2019
Nivel 3
CEPS UNI
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
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Microsoft Excel – Nivel 3
Microsoft Excel Nivel 3
Contenido:
1. Auditoría de fórmulas y detección de errores
a. Detección de errores en los datos
i. Habilitar y deshabilitar comprobación de errores en las celdas
ii. Uso de formatos condicionales
iii. Convertir los textos en números con el botón comprobación de
errores
iv. Otros métodos para convertir los textos en números
v. Uso de validación de datos y mostrar círculos en los datos
vi. Uso de ventanas en paralelo y sincronizadas
b. Detección de datos duplicados
i. Quitar duplicados
ii. Listar datos duplicados antes de quitarlos
iii. Uso de formatos condicionales
c. Auditoría de fórmulas y datos en las celdas
i. Mensajes de error en las fórmulas
ii. Rastrear precedentes y dependientes
iii. Rastrear error
d. Ejercicios:
i. 001 Convertir Textos en Números
ii. 002 Quitar registros duplicados
iii. 003 Encontrar datos nuevos en una lista
iv. 004 Ver duplicados
v. 005 Validación de datos
vi. 006 Tiempo en años meses y días (antes)
vii. 007 Tiempo en años meses y días
viii. 008 Tiempos de Alquiler de Vehículos
ix. 009 Tipos de Errores en las celdas
x. 010 Rastrear Fórmulas
2. Gráficos avanzados
a. Gráficos con líneas de tendencia
b. Gráficos combinados de Columnas y Líneas a doble escala
c. Gráficos Circulares con subgrupos
d. Gráficos XY de múltiples ecuaciones
e. Gráficos de Radar
f. Ejercicios:
i. 011 Gráfico de Radar
ii. 012 Gráfica Combinada
iii. 013 Pedidos segmentación
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iv. 014 Ventas de Papel
v. 015 Gráfica de Ecuaciones y puntos de intersección
3. Actualizar datos de la Web en la hoja de cálculo
a. Actualizar el tipo de cambio del dólar
b. Actualizar precios de los proveedores
c. Actualizar tasas de interés
d. Ejercicios:
i. 016 Tipo Cambio del Dólar WEB
4. Automatizar el trabajo en Excel:
a. Crear macros con grabadora de macros
b. Grabación de macros con referencias relativas y absolutas
c. Asignación de la macro a una forma o figura
d. Crear cuadros interactivos con los controles de formularios
e. Edición básica de macros en el Editor de Visual Basic
5. Ejercicios con macros:
a. Control de Almacén y Kardex
b. Cálculo de Precios
c. Ventas y Facturación
d. Traer fotos cambiantes con macros y con fórmulas
e. Ejercicios:
i. 017 Almacenes
ii. 018 Factura
iii. 019 Letras
iv. 020 Fotos Librería
v. 021 Función INDICE y Fotos
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CAPÍTULO
1
1. Comprobación de errores en las celdas
En muchas ocasiones nos llegan archivos de Excel para trabajar con ellos, pero los datos
que se encuentran en sus celdas no son correctos; como, por ejemplo, que las celdas que
deberían contener datos numéricos, contienen en realidad datos del tipo texto.
En las últimas versiones de Excel, esta anomalía es detectada por la opción automática que
tiene Excel de comprobación de errores en segundo plano, presentando en la celda un
triángulo verde ubicado en la esquina superior izquierda, y un botón en forma de rombo
amarillo que al señalarlo con el mouse nos muestra un comentario indicando el tipo de
anomalía encontrada en dicha celda.
El triángulo verde en la esquina de la celda representa una advertencia de que no
necesariamente se ha encontrado un error en el contenido de la celda, sino; de que ha
detectado algo extraño que podría ser un error; de eso ya nos encargaremos nosotros mismos
de analizarlo.
Símbolos que aparecen en las celdas:
Advertencia de
posible error
Celda con
Comentario
Fin de la Tabla
Para activar el triángulo verde en las celdas:
1. Ficha Archivo/Opciones/Fórmulas
2. Verifique que se encuentre marcada la casilla Habilitar comprobación de errores en
segundo plano. Y luego Aceptar.
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2. Detectar errores mediante formato condicional
Para detectar errores en un rango de celdas, se puede realizar mediante formato
condicional, veamos los siguientes casos:
1. Seleccione el rango B10:E24, luego de la ficha Inicio, grupo Estilos, seleccione Formato
condicional, luego Administrar reglas…, luego Nueva regla…, a continuación, Utilice
una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
Para error en fórmula.
2. Escribe la fórmula =ESERROR(B10), luego dar Formato color blanco, relleno rojo, y
Aceptar, Aceptar.
3. Seleccione Nueva regla…, a continuación, Utilice una fórmula que determine las
celdas para aplicar formato.
Para texto donde debe ser número.
4. Escribe la fórmula =ESTEXTO(B10), luego dar Formato relleno amarillo, y Aceptar,
Aceptar.
5. Seleccione Nueva regla…, a continuación, Utilice una fórmula que determine las
celdas para aplicar formato.
Para valores menores o iguales a cero.
6. Escribe la fórmula =B10<=0, luego dar Formato relleno naranja, y Aceptar, Aceptar.
7. Seleccione Nueva regla…, a continuación, Utilice una fórmula que determine las
celdas para aplicar formato.
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Para celdas sin datos.
8. Escribe la fórmula =ESBLANCO(B10), luego dar Formato relleno verde, y Aceptar,
Aceptar, Aceptar.
9. Realizar las correcciones necesarias.
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3. Convertir números con formato de texto en números
Para verificar si en un rango de celdas existen datos que no son numéricos, veamos las
siguientes alternativas:
10. Si la celda contiene un triángulo verde, verificar que el mensaje en el rombo amarillo
indique la presencia de un número con formato de texto o precedido con un apóstrof o.
11. Seleccionar el rango donde desea verificar si hay textos y presionar la tecla de función
F5. Luego haga clic en el botón Especial. Y en la ventana que aparece marque el punto
Constantes, y deje activado solamente la casilla Textos. Finalmente, clic en Aceptar.
Entonces Excel seleccionará solamente las celdas con datos del tipo texto en el rango
que inicialmente había seleccionado.
12. Seleccione el rango donde desea verificar si hay datos del tipo texto. Y luego quíteles
a las celdas el formato de alineación a la izquierda, a la derecha o centrado. Entonces
verá que los números que se alinean a la izquierda en realidad son textos.
13. Active en la barra de estado de Excel las fórmulas instantáneas Recuento y Recuento
numérico. Luego seleccione un rango de celdas con números, y si el Recuento
numérico de datos es menor que el Recuento, entonces se sabrá que en ese rango no
todos los datos son numéricos, aunque no se sabría en que celdas estarían estos.
En la siguiente imagen, se muestran 4 métodos para convertir textos en números:
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4. Detectar, Listar y Eliminar duplicados en las listas de
datos
En esta ocasión veremos cómo crear un reporte de los registros duplicados en una lista, para
luego eliminar dichos registros duplicados de la lista.
1. Primeramente, en la columna D hay triángulos verdes que indican la presencia de
textos. Deberá entonces convertir todos estos textos en números.
2. Resaltar los registros duplicados, tal como se indica en la imagen que se muestra a
continuación.
3. Filtrar los registros duplicados que muestran formato de color en las celdas, y copiar
dichos registros a partir de la celda M3.
4. Finalmente, ya puede utilizar la ficha Datos/Herramientas de datos/Quitar
duplicados, para eliminar los registros duplicados de la lista
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5. Ubicar datos que no se encuentren en una Lista
Se desean copiar los datos de la columna D amarilla, en la lista morada de la columna B,
pero sin que se copien los datos que ya estarían duplicados. El procedimiento para ello lo
pueden ver en la imagen que se muestra a continuación.
Luego también se quiere seguir ingresando más datos a la lista de la columna B, pero que
nos muestre con un formato de color, si el dato que estamos escribiendo ya está duplicado.
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6. Resaltar duplicados en las listas de datos
En la imagen que se muestra a continuación, se puede apreciar el Control de formulario
Casilla que dice Ver duplicados. Cuando este control está activado se pintarán de color
azul claro aquellas celdas que se encuentran duplicadas en la lista, y si se desactiva el
control, las celdas ya no mostrarán el color azul claro.
Para crear el Control Ver duplicados, haga lo siguiente:
1. Con la Ficha Programador/Controles/Insertar/Casilla (control de formulario), dibuje
el botón en un lugar de la hoja de cálculo.
2. Escriba en su interior la frase Ver duplicados
3. Luego haga clic derecho sobre el botón y elija la opción Formato de control
4. En la ventana que aparece, escriba en la casilla Vincular con la celda: B2, y
finalmente Aceptar.
Para que las celdas de la lista se pinten de color azul claro, cuando sean duplicados, siga las
indicaciones que se muestran en la siguiente imagen:
7. Mensajes de Error en las fórmulas de Excel
Cuando se escriben fórmulas, en muchas ocasiones nos han aparecido mensajes que nos
indican que hemos cometido un error. Y estos errores se deben a múltiples causas, para lo
cual Excel mostrará diferentes mensajes en la celda, a fin de que sepamos identificar esta
causa del error y nos sea más fácil corregirlo.
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Los mensajes de error que aparecerán en las celdas son los siguientes:
#¡VALOR!
#¿NOMBRE?
#¡DIV/0!
#N/D
#¡NULO!
#¡REF!
#¡NUM!
Una celda contiene texto
Nombre mal escrito o no existe
División entre cero
Dato no encontrado en la tabla
No existe intersección
Referencia de celda o nombre de rango no válidos
Fórmula cuyo resultado no existe
A continuación, se muestra en la siguiente imagen cuadros de datos con fórmulas que
muestran diferentes errores que habrá que identificar y corregirlos
1. El mensaje de error: #¡VALOR! Indica que un dato mencionado en la fórmula matemática
no es numérico sino texto.





Seleccionar la celda G11.
Ficha Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Rastrear precedentes
Hacer clic dos veces en Rastrear precedentes
En la celda E5 se habrá encontrado la causa del error. Es un número que tiene 2
puntos decimales. Corrija el número y el error·#¡VALOR! desaparecerá.
Luego retire las líneas de flechas azules con la Fórmulas/Auditoría de fórmulas
/Quitar flechas
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2. El mensaje de error: #¿NOMBRE? Indica que en la fórmula se ha escrito mal un nombre de
rango, o una coordenada de celda, o el nombre de una función.
 Seleccionar la celda G16.
 Corregir la fórmula: =E16*FIB, para que sea: =E16*F16
3. El mensaje de error: #¡DIV/0! Indica que en la fórmula hay una división donde el valor del
denominador es cero.
 Seleccionar la celda G6.
 Corregir la fórmula: =SUMA(B6:E6)/F86 , para que sea: =SUMA(B6:E6)/F6
4. El mensaje de error: #N/D Indica que en la fórmula hay una función de búsqueda que no ha
encontrado el dato a buscar.


Seleccionar la celda B21.
Corregir la fórmula: =BUSCARV(A21,A10:G18,5,0), para que sea:
=BUSCARV(A21,$A$10:$G$18,5,0)
 Luego copiar esta fórmula en las dos celdas inferiores, y el error desaparecerá.
Esto ocurre porque la tabla de búsqueda debe tener las coordenadas de celda
fijas con $.
5. El mensaje de error: #¡NULO! Indica que en la fórmula se menciona la intersección de
dos rangos que no tienen celdas comunes, o sea que son dos rangos que no se
intersecan.
 Seleccionar la celda F18 que debería mostrar el precio de un celular. Y en ella se
verá la fórmula =INDIRECTO(C18) INDIRECTO(D18), que trata de intersecar dos rangos
cuyos nombres se encuentran en las celdas C18 y D18

C18 menciona el rango Movistar, y D18 menciona el rango Entel. Ambos rangos
son paralelos y no se intersecan.
 Corregir en D18 la palabra Entel y escriba en su lugar Nokia.
6. El mensaje de error: #¡REF! Indica que en la fórmula hay una referencia de celda o
nombre de rango que no existe en la hoja de cálculo.
 Seleccionar la celda F13 está la fórmula =INDIRECTO(C13) INDIRECTO(D13) que
está tratando de intersecar los rangos llamados Claro con Nokia.
 Pero en la celda C13 no está escrita bien la palabra Claro y en su lugar dice Ciaro,
en vez de la letra “l” se ha escrito la letra “i” en mayúscula. Corrija este error, y
listo.
7. El mensaje de error: #¡NUM! Indica que el resultado de la fórmula es un número fuera
del rango de los números reales.
 Por ejemplo: =RAIZ(-4), o también: =LOG(0)
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8. Auditoría de Fórmulas y Rastrear errores en Excel
En algunas ocasiones, cuando tenemos uno o varios cuadros con fórmulas y cálculos, y
observando los resultados finales nos percatamos o nuestra intuición nos dice que no son
correctos estos resultados, que esperábamos otras cantidades allí. Entonces nos ponemos a
revisar las fórmulas y cálculos utilizados; pero esta tarea puede resultar tediosa y a veces
muy difícil que nos demanda mucho tiempo. Pues para esto Excel tiene herramientas de
Auditoría de fórmulas.
Rastrear Precedentes de una fórmula:
En la siguiente imagen tenemos un cuadro que calcula el saldo del inventario valorizado,
pero el Total de S/ 113,503.00 al parecer no coincide con los resultados de otro cuadro
calculado anteriormente. Entonces se desea averiguar dónde puede estar la falla en los
cálculos.
Para detectar dónde está la falla, realizar lo siguiente:
1. Seleccionar la celda del Total en F14
2. En la Ficha Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Rastrear precedentes, hacer clic varias
veces en Rastrear precedentes para ver de dónde vienen los datos y fórmulas que
obtienen este total.
Entonces se tendrá la siguiente imagen que nos hará ver fácilmente la causa del error en el
cálculo:
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Como se puede ver, el error está en dos fórmulas que calculan el saldo en las celdas D6 y
D7. Habrá que copiar nuevamente la fórmula de la celda D4 hacia abajo para corregir este
error. El saldo final entonces deberá ser de S/ 118,126.00
Vuelva a seleccionar la celda F14 y a rastrear precedentes para verificar que el error ha sido
corregido. Verá entonces la siguiente imagen en su pantalla.
Rastrear Precedentes y Dependientes de una fórmula:
En la siguiente imagen del mismo archivo anterior, se ha hecho lo siguiente para rastrear
precedentes y dependientes de una fórmula:
1. Seleccionar la celda H7
2. En la Ficha Fórmulas/Auditoría fórmulas utilizar los comandos Rastrear precedentes
una vez, y Rastrear Dependientes dos veces.
Veremos que aparecen flechas indicando de dónde vienen los datos, y hacia dónde van los
resultados.
Ojo: Si algunas de las flechas tienen distancias grandes que se salen del alcance visual de
la pantalla, entonces puede señalar con el mouse la línea de la flecha y hacer doble clic
sobre ella para ir al otro extremo de la flecha.
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Puede ser que, al rastrear las fórmulas, algunas de las flechas muestren una línea
punteada de color negro. Esto indica que el dato proviene o va hacia una celda ubicada
en otra hoja de cálculo fuera de la actual hoja. Entonces podrá hacer igualmente doble
clic sobre la línea punteada de la flecha para ir hacia esa celda de la otra hoja, pero al
hacer doble clic aparecerá una ventana donde tendrá que elegir en cuál de las posibles hojas
desea seguir el rastro de los datos y luego clic en Aceptar. Excel saltará a la hoja elegida y
mostrará la ubicación de la celda destino.
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La celda destino en la hoja Cotización, es la celda D8, la que a su vez contiene la fórmula
=D7*TCD, donde TCD es el nombre de rango de la celda H3 de la hoja Precios que
contiene el tipo de cambio del dólar.
En la celda D8, también se pueden rastrear precedentes a ver si hay errores en los cálculos
de esta hoja, como pueden apreciar en la imagen anterior; pero al parecer según las flechas
todo se ve en regla. Sin embargo, en ocasiones los errores no son detectados por las
herramientas de auditoria, a pesar de que existan errores en el cálculo. Estos son los casos
de los errores de lógica, que en este ejemplo se puede apreciar en la fórmula del total en
dólares. El error es el siguiente:
La celda D8 dice: =D7*TCD, y en cambio debe decir: =D7/TCD
Este error como se ve es incapaz de poder ser detectado por Excel; esa ya es tarea nuestra.
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9. Actualizar datos de la WEB en la hoja de cálculo
1. En la Hoja1 de un nuevo libro diseñe el cuadro que se muestra a continuación:
2. En la celda C8 escribir la fórmula =B8*B$4, luego copiar a la celda C9
3. De la ficha Datos/Obtener y transformar datos seleccionar el comando Desde la web
y escribir en Dirección URL: https://dragonemprendedor.com/dolar-peru/ (o la página
web que se desea importar), luego Aceptar
4. Del panel izquierdo seleccionar Table 0, luego Editar
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5. Hacer clic sobre el campo Compra, luego Control + clic sobre el campo Venta, a
continuación, clic derecho sobre el campo Venta y seleccionar Reemplazar los valores...
6. En Valor que buscar escribir S/. luego Aceptar
7. Clic derecho sobre el campo Venta, seleccionar Reemplazar los valores... y en Valor que
buscar escribir, (coma) y en Reemplazar con . (punto), luego Aceptar
8. Clic derecho sobre el campo Venta, señalar Cambio tipo y seleccionar Moneda
9. Del editor de Power Query, ficha Inicio/Cerrar/Cerrar y cargar, seleccionar Cerrar y
cargar en…
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10. Seleccionar la celda E3, luego Aceptar
11. Al rango F4:G11 dar el formato Estilo millares con tres decimales
12. En la celda B3 escribir la fórmula =F5
13. En la celda B4 escribir la fórmula =G5
14. Si posteriormente se desea actualizar los datos que se han importado, hacer clic derecho
sobre una celda del rango E3:G11 y seleccionar “Actualizar”.
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9. Líneas de Tendencia en los Gráficos
a. Utilidad de las líneas de tendencia
Las líneas de tendencia se usan para mostrar gráficamente las tendencias de
los datos y analizar los problemas de predicción. Este análisis también se
denomina análisis de regresión. Mediante el uso del análisis de regresión,
puede representarse una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos
actuales para predecir los valores futuros. Por ejemplo, en el siguiente gráfico
se utiliza una línea de tendencia simple que muestra la previsión para cuatro
trimestres indicando una clara tendencia de aumento en los ingresos.
Media móvil.- También se puede crear una media móvil, que suaviza las
fluctuaciones en los datos y muestra la trama o tendencia con más claridad.
b. Tipos de gráfico que admiten líneas de tendencias
Pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los siguientes
gráficos:
• De áreas 2D no apiladas,
• De barras,
• De columnas,
• De líneas,
• De cotizaciones,
• De tipo XY (Dispersión), y
• De burbujas.
No pueden agregarse líneas de tendencia a las series de datos en los gráficos
3D, radiales, circulares, de superficie o de anillos.
Si se cambia un gráfico o una serie de datos de modo que ya no permita la línea
de tendencia asociada (por ejemplo, si se cambia el tipo de gráfico por un
gráfico de áreas 3D o si se cambia la vista de un informe de gráfico dinámico o
de un informe de tabla dinámica asociado), se perderán las líneas de tendencia.
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c. Agregar una línea de tendencia a una serie de datos
1.- En el gráfico, haz clic derecho en la serie de datos en la que desea agregar
la línea de tendencia o la media móvil.
2.- En el menú contextual, haz clic en la opción Agregar línea de tendencia.
3.- En la ventana de Formato de línea de tendencia, haz clic en el tipo de
línea de tendencia de regresión o en la media móvil que desee.
Si se selecciona Polinómica, introduzca en el cuadro Orden el valor
potencial más alto de la variable independiente.
Si se selecciona Media móvil, introduzca en el cuadro Período el número
de períodos que va a utilizarse para calcular la media móvil:
Ejemplo
Para analizar las proyecciones en un gráfico de líneas; una vez creado el gráfico
señalar con el puntero del mouse la línea y llamar al menú contextual con un
clic derecho del mouse, luego elegir la opción Agregar línea de tendencia.
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En la ventana de diálogo elegir en Tipo de tendencia o regresión la opción Lineal
y marcar la casilla Presentar ecuación en el gráfico.
(Si se reemplaza “x” en la ecuación por el número del mes se obtienen los
pronósticos de las ventas de esos meses.)
Si luego de tener la línea de tendencia en el gráfico, se ingresan los valores
venta de los meses faltantes, la línea de tendencia, así como la ecuación
ajustarán en el gráfico actualizándose a estos nuevos valores. Posteriormente
puede agregar formato a los elementos del gráfico, así como a la línea
tendencia y a la ecuación en el gráfico, tal como se ve en la figura.
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de
se
se
de
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Otras formas en las que se puede mostrar el mismo análisis de ventas con la línea
de tendencia se muestran a continuación en los gráficos siguientes:
En un gráfico de Áreas 2D:
En un gráfico de Barras:
Tenga en cuenta lo siguiente:
Si se agrega una media móvil a un gráfico XY (Dispersión), la media móvil se
basará en el orden de los valores X trazados en el gráfico. Para obtener el
resultado deseado, puede ser necesario ordenar los valores X antes de agregar
una media móvil.
Las líneas de tendencia no se mantienen en los informes de gráfico dinámico
si se modifica la vista del gráfico o de su informe de tabla dinámica asociado.
Antes de agregar líneas de tendencia u otros elementos de formato a un
informe de gráfico dinámico, asegúrese de que el diseño es satisfactorio.
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10. Gráficos combinados
Para insertar los botones de opción redondos en A5:A14
1. Elegir la Ficha Programador/Controles/Insertar/Control de formulario/Botón de
opción
2. Dibujar el botón de opción en la celda A5
3. Clic derecho en el botón de opción, y elegir Formato de control
4. Escribir en Vincular con la celda: A18
5. Finalmente, clic en Aceptar.
6. Copiar el botón de opción de la celda A5 al rango A6:A14
Ingreso de fórmulas:
Seleccionar el rango B18:Q18
Escribir la fórmula =SI.ERROR(INDICE(B5:B14,$A18),””), luego presionar Control +
Enter
En A1: ="Ventas en: "&B18&" (miles de paquetes)"
Para que se pinte de color los datos del distrito elegido:
1. Seleccionar el rango C5:Q14
2. Elegir la ficha Inicio/Estilos/Formato condicional/Nueva regla
3. En la ventana elegir la última opción de la parte superior: Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato
4. En la casilla inferior escribir la fórmula: =$B5=$B$18
5. Haga clic en el botón Formato y elija un color de relleno para pintar las celdas.
6. Finalmente Aceptar, Aceptar y Aceptar otra vez.
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Para crear el gráfico combinado:
1. Seleccionar el rango B17:Q18
2. Ficha Insertar / Gráficos / Insertar gráfico de columnas o de barras / Columna en
2-D / Columnas agrupadas
3. Al aparecer el gráfico en pantalla, cambiar su tamaño igual al tamaño del gráfico
original, y mueva el gráfico para ubicarlo a partir de la celda B37, tal como se
muestra en la imagen anterior.
Para graficar la línea negra en el gráfico:
4. Seleccionar el rango B18:Q18 y presionar las teclas Ctrl+C
5. Haga un clic en el borde del gráfico para seleccionarlo
6. Presionar entonces Ctrl+V. Y aparecerá la siguiente figura:
7. Hacer clic en la columna roja para seleccionar todas las columnas rojas
8. Elija la Ficha Diseño/Tipo/Cambiar tipo de gráfico
9. Aparecerá una ventana de diálogo. En la parte inferior de la ventana, cambie la
segunda serie de Columna agrupada, a Línea con marcadores. y Luego clic en
Aceptar.
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Para poner un título variable en el gráfico:
10. Ficha Diseño/Diseños de gráfico/Agregar elemento de gráfico/Titulo del
gráfico/Encima del gráfico
11. Al aparecer el título del gráfico, hacer clic en la barra de fórmulas y escribir en ella
el signo igual, y luego busque en la pantalla la celda A1 y haga clic en ella. Aparecerá
en la barra de fórmulas la fórmula: =Hoja1!$A$1, entonces presionar Enter.
Aparecerá entonces la siguiente imagen donde se verá el título del gráfico mostrando el
nombre del distrito que se haya elegido en el cuadro de ventas.
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Para agregar la línea de tendencia:
12. Finalmente, señalando la línea roja, hacer clic derecho y elegir Agregar línea de
tendencia.
13. Seleccionada la línea de tendencia en el gráfico, en la ficha Formato/Estilos de
forma/Contorno de forma puede elegir las opciones de Color, Grosor y Rayas
(punto cuadrado), para cambiar la apariencia de la línea de tendencia.
14. Para agregar los valores de venta en cada punto de la línea, seleccione la línea roja
y elija la Ficha Diseño/Diseños de gráfico/Agregar elemento de gráfico/Etiqueta
de datos/Encima.
15. Para modificar el ancho de las columnas, seleccionar la columna azul, y presionar
Ctrl+1 para que aparezca el panel de tareas del lado derecho. Y en la opción Ancho
del rango escribir: 40% y presionar Enter.
El resto, ya es darle formato al gráfico para terminarlo como se aprecia en la figura del
gráfico original.
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11. Segmentación de Datos
En una Lista de Datos:
Para poder agregar cuadros de segmentación a una lista de datos es necesario previamente
convertir esta lista en tabla:
1. Seleccionar A10 y presionar Ctrl + *
2. Presionar Ctrl + T, y luego Aceptar
Para agregar cuadros de segmentación a una lista que se ha convertido en tabla, hacer lo
siguiente:
1. Seleccionar una celda de la tabla
2. Elija la Ficha Insertar/Filtros/Segmentación de datos
3. Marcar las casillas de los campos que se desea crear segmentación, y luego
Aceptar.
4. Finalmente acomodar los cuadros de segmentación tal como se aprecia en la
siguiente figura:
En una Tabla Dinámica:
Para poder agregar cuadros de segmentación a una tabla dinámica haga lo siguiente:
1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica
2. Elija la Ficha Insertar/Filtros/Segmentación de datos
3. Marcar las casillas de los campos que se desea crear segmentación, y luego
Aceptar.
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4. Finalmente acomodar los cuadros de segmentación tal como se aprecia en la
siguiente figura:
Para poder agregar Escala de Tiempo a una tabla dinámica haga lo siguiente:
1. Seleccionar una celda de la tabla dinámica
2. Elija la Ficha Insertar/Filtros/Escala de tiempo
3. Marcar las casillas de los campos de fecha de los cuales se desea crear escalas de
tiempo, y luego Aceptar.
4. Finalmente acomodar la escala de tiempo tal como se aprecia en la anterior figura.
5. La escala de tiempo podrá filtrar los datos por Años, Trimestres, Meses o Días.
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12. Gráfica de múltiples Ecuaciones
En este ejercicio se desean calcular los puntos de intersección de dos líneas en el plano
cartesiano, el de una parábola y una línea recta. Y luego graficar ambas ecuaciones
mostrando sus puntos de intersección, tal como se aprecia en la imagen que se muestra a
continuación.
Ecuación de la parábola:
y1 = 3x 2 + 5
Ecuación de la recta:
y2 = 12x + 130
El rango J4:L5 contiene datos numéricos: 3, 5, 12 y 130
En G4: ="y1 = "&J4&"x²"&SI(L4>0,"+","")&L4
En G5: ="y2 = "&K5&"x "&SI(L5>0,"+","")&L5
En G6: =J6&"x² "&SI(K6>0,"+","")&K6&"x "&SI(L6>0,"+","")&L6&" = 0"
En J6: = J4–J5
En K6: = K4–K5
En L6: = L4–L5
En B4: =J$4*A4^2+L$4
En C4: =K$5*A4+L$5
En H8: =J6, en H9: =K6, y en H10: =L6
Nombrar los rangos: H8  a, H9 b, H10 cc
En H12: =(-b+RAIZ(b^2-4*a*cc))/(2*a)
En H15: =(-b-RAIZ(b^2-4*a*cc))/(2*a)
En H13: =K5*H12+L5
En H16: =K5*H15+L5
En A25 y A26: =H12, en A27 y A28: =H15, en D26: =H13, y en E28: =H16
En D25 y E27 escribir el número cero.
La solución de este ejercicio está armada de tal forma que todos los cálculos dependen de
los datos escritos en el rango de celdas J4:L5. Si el valor de estas celdas cambia, los
coeficientes de las dos ecuaciones cambiarán, y con ello la gráfica y los puntos de
intersección mostrarán también estos cambios en las ecuaciones.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
13. Fotos Librería
En una Lista de Artículos de Librería:
Nombrar cada una de las columnas de la lista de artículos:
1. Seleccionar A5:E16 y elegir la Ficha Fórmulas/Nombres definidos/Crear desde la
selección.
2. Desactivar la casilla “Columna izquierda”, y luego Aceptar
3. Nombrar la celda G5 como N, y escriba en G5 el número 1
4. Nombrar la celda H5 como Cod
Escribir las siguientes fórmulas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
En E3: =SUMA(Monto)
En H2: =SI.ERROR(INDICE(Stock,N),"")
En H3: =SI.ERROR(INDICE(Precio,N),"")
En H4: =SI.ERROR(INDICE(Monto,N),"")
En H5: =SI.ERROR(INDICE(Código,N),"")
En I5: =SI.ERROR(INDICE(Artículo,N),"")
Dibujar en la celda F5 un Control de número:
1. Ficha Programador / Controles / Insertar / Controles de formulario / Control de
número.
2. Dibuje en la celda F5 un Control de número, tal como se muestra en la figura.
3. Sobre el botón Control de número hacer un clic derecho / Formato de control
4. En la ventana de diálogo que se muestra a continuación escriba lo siguiente, y
luego Aceptar.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 31
Microsoft Excel – Nivel 3
Dibujar en las celdas G6:I16 un rectángulo:
1. Elija la Ficha Insertar/Ilustraciones/Formas/Rectángulo
2. Dibuje un rectángulo sobre las celdas G6:I16 como se muestra en la figura
siguiente.
3. Seleccionado el rectángulo, nombre a esa figura como FOTO utilizando para ello
el Cuadro de nombres.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Escriba la macro que traiga la imagen del artículo:
1. Ingrese al Editor de Visual Basic presionando Alt + F11
2. Inserte una hoja de módulo con el menú Insertar/Módulo
3. Escriba la siguiente macro en la hoja de Módulo:
Sub Ver()
Cod = Range("Cod")
Ruta = ActiveWorkbook.Path
On Error Resume Next
Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Shapes("FOTO"). Select
Selection.ShapeRange.Fill.Solid
Selection.ShapeRange.Fill.UserPicture Ruta & "\" & Cod & ".jpg"
ActiveCell.Select
End Sub
4. Señalando el botón Control de número, haga clic derecho/Asignar macro
5. Seleccione en la ventana de diálogo la macro Ver, y luego Aceptar.
Ahora puede utilizar el botón Control de número para traer la imagen de los artículos.
6. Opcionalmente puede escribir también en la Hoja1 del Editor Visual Basic, la
siguiente macro por eventos:
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Union(Target, Range("A6:E16")).Address = Range("A6:E16").Address Then
Range("N") = ActiveCell.Row - 5
Call Ver
End If
End Sub
Esta última macro traerá la imagen del artículo, apenas se seleccione una de las
celdas de la lista de artículos.
Asegúrese que en la carpeta donde este guardado el archivo de Excel con esta
macro, se encuentren también guardados los archivos jpg con las fotos de los
artículos, sino la macro no podrá traer las imágenes de las fotos a la hoja de cálculo.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 33
Microsoft Excel – Nivel 3
14. Función INDICE y Fotos
En el Cuadro de Aportaciones por Cliente:
1. Nombrar los rangos que se indican en las columnas I y J de la siguiente figura:
Validar las celdas B6 y B7:
2. Seleccionar B6 y elegir la Ficha Datos/Herramientas de datos/Validación de
datos.
3. En Permitir elegir la opción: Lista
4. En Origen escribir: =$D$3:$D$9, y luego Aceptar.
5. Seleccionar B7 y elegir la Ficha Datos/Herramientas de datos/Validación de
datos.
6. En Permitir elegir la opción: Lista
7. En Origen escribir: =INDIRECTO($B$6), y luego Aceptar.
8. En las celdas E3:E9 escriba las fórmulas:
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0), 1),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),2),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),3),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),4),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),5),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),6),"")
=SI.ERROR(INDICE(CUADRO,COINCIDIR(B$7,INDIRECTO(B$6),0),7),"")
9. En las columnas F y G dibujar un Rectángulo redondeado, y ponerle el nombre
FOTO utilizando para ello el Cuadro de nombres.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Escriba la macro que traiga la imagen del Cliente:
1. Ingrese al Editor de Visual Basic presionando Alt + F11
2. Inserte una hoja de módulo con el menú Insertar/Módulo
3. Escriba la siguiente macro en la hoja de Módulo:
Sub VerFoto()
On Error Resume Next
NN = "Cliente" & Range("E3")
ActiveSheet.Shapes("FOTO").Select
Selection.ShapeRange.Fill.Solid
Selection.ShapeRange.Fill.UserPicture _
ThisWorkbook.Path & "\" & NN & ".JPG"
ActiveCell.Select
End Sub
4. Escriba también en la Hoja1 del Editor Visual Basic, la siguiente macro por
eventos:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
Call VerFoto
End Sub
Esta última macro traerá la imagen del Cliente, apenas se seleccione un dato en la
celda B7.
Asegúrese que en la carpeta donde esté guardado el archivo de Excel con esta
macro, se encuentren también guardados los archivos de extensión .jpg con las fotos
de los clientes.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 35
Microsoft Excel – Nivel 3
CAPÍTULO
2
15. La Programación en Excel
La palabra MACRO está muy ligada a las hojas de cálculo desde hace muchos años atrás
en la época en que Lotus 123 reinaba en el mundo de las microcomputadoras de escritorio.
Una MACRO, no es sino una secuencia de ordenes escritas en los archivos de las hojas de
cálculo para que se encarguen de realizar automáticamente aquellas acciones que son
repetitivas en el manejo de nuestros datos. Esto es, si en un trabajo en la hoja, es necesarios
realizar una secuencia de tareas y más tarde hay que repetir esta secuencia otra vez, y luego
otra vez; convirtiéndose esto en una rutina; entonces es cuando se hace necesario recurrir a
una MACRO. O sea, un programa que automatice las acciones para no tener que hacerlas
cada vez nosotros en cada ocasión.
a. Para activar la ficha Programador
Esta es una ficha adicional muy necesaria si es que se quiere trabajar con macros en
Excel. Para activarla haga lo siguientes:
1.- En la ficha Archivo elegir Opciones, y luego Personalizar cinta de opciones
2.- Activar la casilla Programador ubicada en la lista a la derecha de la ventana, luego
Aceptar
Pág. 36
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
b. Uso de la grabadora de macros
A pesar que la programación se realiza internamente utilizando el lenguaje de Visual
Basic, no es necesario que los usuarios de Excel sepan necesariamente el uso de este
lenguaje. Y esto es así, gracias a que existe la posibilidad de que se puedan grabar las
acciones que necesitamos utilizando para ello una grabadora de macros, la cual
almacena en memoria todas las acciones a grabar, e internamente convierte a estas en
un programa en Visual Basic.
Para crear una macro haciendo uso de la grabadora de macros se siguen los siguientes
pasos:
1.- En la ficha Programador/Código hacer clic en el comando Grabar macro.
2.- En la ventana de diálogo que aparece escribir un nombre para la macro a grabar.
Este nombre no deberá contener espacios en blanco. Y luego haga clic en Aceptar.
3.- Al aparecer el botón cuadrado gris en el lado izquierdo de la barra de estado;
realizar cuidadosamente y en forma secuencial, todas las acciones que se desean
grabar.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 37
Microsoft Excel – Nivel 3
4.- Para finalizar la grabación hacer un clic en el comando Detener grabación de la
ficha Programador/Código, o en el cuadrado gris de la barra de estado.
Nota.- Las macros al ser creadas pueden grabarse en el libro actual, como se puede apreciar en la
ventana de diálogo anterior en la opción: Este libro, con lo cual la macro solo funcionará en
ese libro; o también se pudo elegir en la ventana de diálogo la opción: Libro de macros
personal, para cuyo caso la macro podría funcionar también en todos los librosdeExcel;sin
embargo, hay que tener cuidado con esto, pues si se graba en el libro de macrospersonal esto
hará que dicha macro y todas las que se encuentren allí sean cargadas en memoria RAMcada
vez que se ingrese a Excel, restando con ello memoria al computador.
Una vez creada, veamos a continuación como se hace para que la macro funcione:
c. Ejecución de una macro
Una macro puede ejecutarse en la ficha Programador/Código/Macros, y en la ventana
de diálogo, seleccionar su Nombre y luego elegir el botón Ejecutar.
Sin embargo, un modo más controlado y fácil de ejecutar una macro es asignándola a
un elemento de imagen, como puede ser a un dibujo de Autoformas, a un botón de
herramientas personalizado o incluso hasta a un gráfico.
Para asignar una macro a un botón de Autoformas realizar lo siguiente:
1.- Señalar con el mouse el borde del botón y hacer un clic derecho para llamar al
menú contextual
2.- En el menú elegir la opción Asignar macro.
3.- Seleccionar el Nombre de la macro de la lista y luego clic en Aceptar.
4.- Finalmente haga clic fuera del botón para liberar la selección.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Ejercicio Nº 1: Macro para mover datos
Se va a crear una macro que separe de una lista de
socios a las mujeres, poniéndolas en una columna
a la derecha de los hombres:
1.- Para realizar esto, primero selecciónela celda
B4 que contiene el nombre de María.
2.- En la ficha Programador/Código hacer clic en el comando Grabar macro.
3.- En la ventana de diálogo que aparece escribir
Mujeres como nombre para la macro a
grabar. Y en la casilla Método abreviado
escribir la letra “m”. Luego haga clic en
Aceptar.
4.- Al aparecer el botón de “Detener grabación”
en la barra de estado, realizar lo siguiente:

Presionar Ctrl+C

Seleccionar la celda de la derecha (C4)

Presionar Enter (para pegar)

Regresar a la celda de la izquierda (B4)

Presionar [Supr] (para borrar la celda)

Bajar el puntero una celda (a la celda B5)
5.- Finalmente terminar la macro con el botón Detener grabación.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 39
Microsoft Excel – Nivel 3
d. Para ejecutar una macro con la tecla de Método abreviado
El modo permite ejecutar la macro en cualquier momento apenas se presione Ctrl + la
tecla que se eligió como método abreviado.
Para probar ejecutar la macro del ejemplo anterior, primero regrese manualmente el
nombre de María a la celda B4. Luego ubicar el puntero en la celda B4, y luego presione
Ctrl+m para ejecutar la macro.
Como podrá ver, la macro funciona perfectamente desplazando el nombre de María a
la columna de las mujeres. Pero no va a funcionar así de bien cuando queramos mover
los nombres de las demás mujeres.
A continuación, ubique el puntero sobre el nombre de la siguiente mujer en B6 y vuelva
a presionar Ctrl+m para que la macro mueva a Claudia hacia la derecha.
Pero en esta ocasión, como ve, no ocurre lo que esperábamos. En vez de mover a
Claudia hacia la derecha, la ha movido encima de María.
¿Por qué la macro ha hecho esto…?
Veamos lo que ha sucedido:
Cuando una macro graba las acciones que le indicamos, repetirá estas mismas acciones
exactamente de la misma manera en que fueron grabadas.
Cuando prendimos la grabadora de macros, Excel aprendió a copiar el contenido de la
celda actual en la celda C4 y luego a borrar la celda B4.
Al ejecutar la macro para Claudia, esta fue copiada (según había aprendido Excel) a la
celda C4, y luego borró la celda B4.
Lo que debimos hacer entonces al grabar la macro fue decirle a Excel que utilice
referencias relativas y no referencias absolutas, al momento de desplazarse de una
celda a otra.
e. Para grabar una macro Usando Referencias Relativas
Vamos entonces a volver a grabar la macro, pero esta vez usaremos referencias
relativas. Haga entonces lo siguiente:
1.- Seleccione una celda que contenga el nombre de una mujer.
Pág. 40
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
2.- En la ficha Programador/Código hacer clic en el comando Usar referencias
relativas y luego clic en el comando Grabar macro.
2.- En la ventana de diálogo que aparece escribir Mujeres2 como nombre para la
macro. Y en la casilla Método abreviado escribir la letra “r”. Luego haga clic en
Aceptar.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 41
Microsoft Excel – Nivel 3
2.- Al aparecer el botón de “Detener grabación” en la barra de estado, realizar lo
siguiente:

Presionar Ctrl+C

Seleccionar la celda de la derecha

Presionar Enter (para pegar)

Regresar a la celda de la izquierda

Presionar [Supr] (para borrar la celda)

Bajar el puntero una celda
3.- Finalmente terminar la macro con el botón Detener grabación.
Ahora si:
Ubique el puntero sobre el nombre de cualquier mujer y presione las teclas Ctrl+r, y
verá que la macro ya funciona a la perfección, y así lo hará para todas las demás
mujeres.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
f. Uso del Editor de Visual Basic
Para la macro del ejemplo anterior, el programa o subrutina que ha grabado Excel está
escrito en una hoja de Modulo insertada dentro del libro actual de Excel. Pero este
programa no se puede ver estando en la hoja de cálculo, sino que es necesario ingresar
a otra ventana de aplicación llamada Editor de Visual Basic para poder verlo allí.
g. Para ingresar al Editor de Visual Basic
Se puede hacer de dos formas:
i. En la ficha Programador/Código usar el comando Visual Basic, o presionar
las teclas Alt + F11.
ii. En la ficha Programador/Código usar el comando Macros, o presionar las
teclas Alt + F8, luego elegir el nombre de la macro Mujeres y hacer clic en el
botón Modificar.
La ventana de Visual Basic aparecerá en
la pantalla, y mostrará al lado izquierdo
un árbol ramificado del proyecto Lista
de Socios, el cual contiene varias hojas
de cálculo y una hoja de Módulo.
Al lado derecho de la ventana se
observan las dos macros grabadas:
Mujeres y Mujeres2.
Observe la diferencia entre la primera
macro grabada con referencias absolutas
y la segunda que se grabó usando
referencias relativas.
La primera macro menciona exactamente
las coordenadas de celda que se usaron
en la grabación, en cambio la segunda macro utiliza la palabra Offset para referirse a
las celdas donde se desplazará el puntero de celda al ejecutar la macro.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 43
Microsoft Excel – Nivel 3
Para pasar de la ventana de Visual a la ventana de Excel y viceversa, puede presionar
las teclas Alt+F11.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Ejercicio Nº 2: Acciones repetitivas con macros
Hay ocasiones en que se necesita en la hoja de cálculo repetir un grupo de acciones
muchas veces para diferentes rangos de celda. En estos casos es cuando las macros nos
serán de gran ayuda.
Suponga que se dispone de una lista diaria de clientes que asisten durante un mes a
realizar sus compras a una zapatería, y se desea agrupar esta lista en grupos semanales.
Una vez agrupada cada semana poner en negrita y de color rojo la cantidad de personas
del último día que asistieron en cada semana.
Veamos cómo se soluciona este caso con ayuda de las macros:
1ra Parte: Crear la tabla de clientes que asisten a una zapatería.
1.- En una hoja en blanco escriba lo siguiente:
2.- Clic derecho sobre la celda A5, seleccione del menú contextual Formato de
celdas… y en la ficha Número, Categoría Personalizada, diseñe el siguiente
formato en la casilla Tipo:
ddd dd mmm
La fecha aparecerá como: mar 01 Oct
3.- Luego con el botón derecho del mouse arrastre el
cuadro de relleno de la celda A5 hasta llegar a la
celda A26, y cuando al soltar el botón del mouse
aparezca un menú contextual, elegir la opción
Rellenar días laborables de la semana, para copiar la
serie de días laborales del mes de Octubre. (Solo
aparecerán 5 días laborables en cada semana)
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 45
Microsoft Excel – Nivel 3
Luego en la columna B vamos a escribir la cantidad de
personas que asistieron cada día a la zapatería. Para simular la
cantidad de personas vamos a hacer que Excel escriba
números al azar del 10 hasta 150:
4.- Escriba la siguiente formula en la celda B5:
=ALEATORIO.ENTRE(10,150)
5.- Ahora copie esta fórmula haciendo doble clic en el cuadro
de relleno.
Luego convierta el resultado de estas fórmulas en valores:
6.- Seleccione el rango B5:B27 y elija el comando Copiar,
luego clic derecho, de Opciones de pegado seleccionar
Valores y finalmente presionar [Esc].
2da Parte: Dividir el número de Asistentes en grupos semanales.
Como se explicó al principio, se desea una macro que haga lo siguiente:
Pág. 46
7.-
Primero seleccione la celda A9.
8.-
Llame al comando Grabar macro de la ficha Programador/Código
9.-
Como nombre para la macro escriba la palabra Grupos y como letra de método
abreviado escriba la letra "k". Luego Aceptar
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
10.- Active el comando Usar referencias relativas de la ficha Programador/Código.
11.- Luego realice los siguientes pasos:

En la ficha Inicio/Celdas usar el comando Insertar/Insertar filas de hoja

Seleccionar la celda B8 y ponerla en Negrita, y de color de fuente Rojo, luego
seleccione la celda A15.

Desactive el comando Usar referencias relativas, luego haga un clic en el botón
Detener grabación.
12.- Guarde el Libro como Libro de Excel habilitado para macros, con el nombre de
archivo Asistencia.
Con esto ya tendremos el primer grupo de los días correspondientes a la primera semana
de Octubre. Estando el puntero de celda en A15, presionar las teclas Ctrl+k para
ejecutar la macro y que ésta se encargue de agrupar al grupo de la segunda semana, y
así sucesivamente hasta terminar con el resto del mes.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 47
Microsoft Excel – Nivel 3
Ejercicio Nº 3: Resultados de una Encuesta
Se desea averiguar cuáles son las preferencias de las personas al elegir la marca de
televisores que van a comprar.
Para ello se ha diseñado una encuesta con una muestra de varias personas que van a ser
encuestadas en diferentes distritos de la capital de Lima, y de la provincia constitucional
del Callao.
1ra Parte: Diseño de los cuadros de ingreso de datos y cálculo de resultados
1.- En la Hoja1 de un nuevo libro diseñe el cuadro que se muestra a continuación:
2.- En la Hoja2 del mismo libro anterior diseñe este otro cuadro de Resultados de la
Encuesta, y luego deles formato a las celdas tal y como se muestra en la figura
siguiente.
3.- Escriba estas fórmulas en las siguientes celdas:
En I5:
=SUMA(B5:H5)
Luego copie esta fórmula hacia abajo hasta la fila 33.
En B34: =SUMA(B5:B33)
copie esta fórmula hacia la derecha hasta la columna H.
En B35: =SI($I34=0,0,B34/$I34)
copie también esta fórmula hacia la derecha hasta la columna H.
En I34:
=SUMA(I5:I33)
En I35:
=SUMA(B35:H35)
4.- Definir los siguientes nombres de rango en ambas hojas:
Pág. 48
En la Hoja1:
B3  Lugar
B4:B10  Datos
En la Hoja2:
A5:A33  Distritos
A4:I35  Cuadro
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
5.- En la Hoja1 escriba también el siguiente cuadro de porcentajes con estas fórmulas
en sus celdas:
En B13: =Hoja2!B$35
En B14: =Hoja2!C$35
En B15: =Hoja2!D$35
En B16: =Hoja2!E$35
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 49
Microsoft Excel – Nivel 3
En B17: =Hoja2!F$35
En B18: =Hoja2!G$35
En B19: =Hoja2!H$35
En B20: =SUMA(B13:B19)
Como puede verse a través de las anteriores fórmulas, este cuadro muestra los totales
acumulados de todos los distritos del cuadro de resultados de la Hoja2, que como en el
aún no hay datos, entonces los porcentajes en la Hoja1 son de 0%. Sin embargo, cuando
se empiecen a ingresar los datos de las encuestas, entonces aquí aparecerán los
respectivos porcentajes totales.
6.- En la Hoja2 escriba los siguientes datos para el distrito de Ancón:
Regrese a la Hoja1 y en el cuadro de porcentajes aparecerán automáticamente los
resultados para cada una de las marcas de Televisor.
7.- Guarde este archivo con el nombre Encuesta.
Pág. 50
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
8.- En la Hoja1 seleccione el rango A12:B19 y cree un gráfico de columnas como el
que se muestra a continuación. O si usted lo desea diseñe cualquiera de los tipos de
grafico que ya conocemos pero que muestre los porcentajes de cada uno de las
marcas de televisor.
9.- Finalmente en la Hoja1
seleccione la celda B3,
llame a la ficha
Datos/Herramientas de
datos/Validación
de
datos y en la casilla
Permitir elija la opción
Lista, luego en la casilla
Origen presione F3,
seleccione Distritos, y
luego Aceptar.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 51
Microsoft Excel – Nivel 3
2da Parte: Crear una macro para ingresar los datos de las encuestas
1.- En la celda B3 de la Hoja1 elija con la lista desplegable el nombre de uno de los
distritos. Por ejemplo, el distrito de Breña.
2.- Seguidamente escriba para Breña las cantidades de personas que al ser
encuestadas dijeron que comprarían televisores de cada una de las marcas.
A continuación, vamos a utilizar la grabadora de macros para los datos que se han escrito
para el distrito de Breña en la Hoja1 sean copiados en el cuadro que se encuentra en la
Hoja2.
Esto significa que la macro deberá seleccionar el rango de celdas B4:B10 (llamado
Datos), y copiarlos en la Hoja2 y en las celdas que se encuentran a la derecha del distrito
llamado Breña.
Pág. 52
3.-
Llame al comando Grabar macro
4.-
Escriba como nombre para la macro la palabra CopiarDatos y luego Aceptar
5.-
Seguidamente realice los siguientes pasos:

Seleccionar el rango llamado Datos

Hacer un clic en el botón Copiar, o sino presione Ctrl+C.

Pasar a la Hoja2 y seleccionar la celda A1.

En la ficha Inicio/Edición usar al comando Buscar y seleccionar/Buscar y en
la casilla Buscar escriba la palabra Breña, hacer un clic en el botón Buscar
siguiente y luego clic en el botón Cerrar.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Esto hará que el puntero de celda se ubique sobre la celda que contiene el nombre del
distrito de Breña.

Verifique que se encuentre activo el comando Usar
referencias relativas (sino hacer un clic sobre él
para activarlo)

Utilizando el teclado presione una vez la tecla de desplazamiento a la derecha.

Llamar al comando Pegar/Pegado especial, y en la ventana de diálogo elija la
opción Valores y además marque la casilla Transponer, luego Aceptar

Ahora nuevamente desactivar el comando Usar
referencias relativas.

Hacer un clic en la celda A1.

Regresar a la Hoja1 y presionar la tecla Esc

Verificar que se encuentre seleccionado el rango llamado Datos (celdas
A4:A10) y escribir la siguiente fórmula:
=BUSCARV(B$3,Cuadro,FILA(A4)-2,0)
y seguidamente presionar la combinación de teclas Ctrl+Enter con la finalidad
de que la formula ingrese a la vez en todas las celdas del rango Datos.

Seleccionar la celda B3.

Finalmente hacer un clic en el botón Detener grabación.
6.-
Luego asigne la macro CopiarDatos que acaba de crear al gráfico que se
encuentra en la Hoja1. Para esto hacer un clic derecho dentro del gráfico y con
la opción Asignar macro elija la macro CopiarDatos y Aceptar. Luego haga un
clic en cualquier celda fuera del gráfico para liberar su selección.
7.-
Guardar el archivo Encuesta como Libro de Excel habilitado para macros.
Nota. - Si en la celda B3 se elige el nombre de un distrito, aparecerán entonceslosdatosdela encuesta
de ese distrito que hayan sido copiados en la Hoja2, como ocurre con los distritosdeAncón y
Breña donde ya se copiaron sus datos, y para los demás distritos que aún no tienen datos
aparecerán las celdas con los valores de cero. Esto se debe a las fórmulas BUSCARV quese
escribieron en el rango llamado Datos.
De ese modo se podrá saber de qué distritos ya se han ingresado los datos de su encuesta yde
cuales otros aún faltan ingresar.
Sin embargo, como la grabadora de macros graba exactamente todas las acciones que
uno realiza, entonces cada vez que se ejecute la macro, ésta siempre copiará los datos
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 53
Microsoft Excel – Nivel 3
de las encuestas para el distrito de Breña e ignorará los demás distritos porque así se
grabaron las instrucciones en la macro.
Para modificar esto hay que ingresar al Editor de Visual Basic y allí modificar la
instrucción correspondiente.
8.-
Llamar al comando Macros de la ficha Programador/Código
9.-
Seleccionar en la ventana de diálogo el nombre de la macro CopiarDatos y
luego hacer un clic en el botón Modificar que se encuentra a la derecha de la
ventana.
Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará en una hoja de módulo a la macro
CopiarDatos semejante a la que se muestra a continuación:
10-- Busque la instrucción que contiene el nombre del distrito de "Breña" y
reemplazar por la instrucción Range("Lugar") tal y como se muestra a
continuación:
11.- Regrese a la Hoja1 de Excel y vuelva a guardar el archivo presionando las teclas
Ctrl+G.
Pág. 54
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Con esto ya estamos listos para ingresar los datos de la encuesta de cualquier otro
distrito.
Por ejemplo, haga lo siguiente:
Elija en la celda B3 el nombre de algún otro distrito que aún no tenga datos
(deberán aparecer las celdas con los valores en cero). Luego escriba encima de los
ceros, los datos de la encuesta en ese distrito. A continuación, señale con el mouse
el gráfico de la Hoja1 y haga un clic para ejecutar la macro, con lo cual los datos
escritos se copiarán en el cuadro de la Hoja2.
A medida que vaya ingresando así los datos de las encuestas de los demás distritos, el
gráfico irá mostrando los resultados en porcentajes acumulados de todos estos distritos.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
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Microsoft Excel – Nivel 3
CAPÍTULO
3
Práctica Nº 1
Objetivos:








1ra Parte:
Usar nombres de rango en fórmulas y opciones de menú
Utilizar Filtros avanzados
Validar entrada de datos
Emplear las funciones:
SI.ERROR, BUSCARV, SUMAR.SI., MAX.SI.CONJUNTO
Aplicar Fórmulas Matriciales
Crear gráficos y líneas de tendencia
Usar la Grabadora de Macros
Usar formatos condicionales
Creación del cuadro Movimientos de Almacén
Se va a confeccionar el siguiente Cuadro de Movimientos de un Almacén de Vehículos,
para lo cual siga los pasos que se indican a continuación.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
1.
En una hoja de cálculo de Excel escriba los títulos, códigos y nombres de los
vehículos del cuadro Existencia en Almacén. Luego deles formato a los títulos, tal y
como se muestra a continuación:
2.
Dar nombre al siguiente rango de celdas:
A4:F7 Tabla
3.
En la fila 12 ingrese los datos del primer movimiento de almacén. En la celda B12
escriba la siguiente fórmula:
=SI.ERROR(BUSCARV(A12,Tabla,2,0),””)
4.
Complete los datos de los tres primeros movimientos de almacén copiando las
cantidades y fechas respectivamente.
5.
Seleccione A11:F14 y elija la ficha Fórmulas/Nombres definidos/Crear desde la
selección, dejar marcada solo la casilla “Fila superior” y luego Aceptar.
6.
Seleccione el rango A12:A14 y con la ficha Datos/Herramientas de
datos/Validación de datos, permitir que solo se ingresen datos según la Lista
ubicada en el rango A4:A7.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 57
Microsoft Excel – Nivel 3
7.
Seguidamente, para convertir el cuadro de movimientos de almacén en una tabla,
haga lo siguiente:



8.
Seleccione el rango A11:F14 y presione Ctrl+T, luego Aceptar.
Seguidamente con la ficha Datos/Ordenar y filtrar/Filtro desactive los botones
de filtro de la fila 11.
Y finalmente en la ficha Diseño/Estilos de tabla elegir de la galería, Blanco,
Estilo de tabla medio 15.
En la celda F12 escriba la siguiente fórmula para calcular el saldo de almacén de
cada vehículo a medida que se registran sus movimientos.
=SUMAR.SI(B$12:[@Vehículo],[@Vehículo],D$12:[@Ingreso])SUMAR.SI(B$12:[@Vehículo], [@Vehículo],E$12:[@Salida])
Nota: [@Vehículo] hace referencia a la celda vehículo de la fila actual donde se
escribe la fórmula. O sea [@Vehículo] es como escribir B12. Esto hace que,
al copiar la fórmula dentro de la tabla, la fórmula no se desfase.
9.
Pág. 58
Ahora para ingresar los siguientes movimientos de almacén, solo debe ubicar el
puntero de celda al final de la tabla en la celda F14 y presionar la tecla de tabulación
una vez. Esto agregará una nueva fila a la tabla copiando el formato y las fórmulas
en ella y dejándola lista para ingresar el nuevo movimiento de almacén.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
2da Parte: Creación de la Tabla de Existencia en Almacén y
Gráfico de Movimientos por Vehículo
1.
Debemos dar nombre de rango a
cada columna de datos de los
movimientos de almacén, para lo
cual haga usted lo siguiente:
Seleccionar el rango A11:F15 y
en la ficha Fórmulas/Nombres
definidos elegir el comando
Crear desde la selección, en la
ventana de diálogo que aparece,
desactive la casilla Columna
izquierda y luego Aceptar.
2.
3.
Ahora vamos a calcular la existencia de cada uno de los vehículos a medida que estos
entren y salgan del almacén. Para lograr esto escribir las siguientes formulas:
En D4
=SUMAR.SI(Vehículo;B4; Ingreso)
En E4
=SUMAR.SI(Vehículo;B4; Salida)
En F4
=D4-E4
Para obtener la última fecha de movimiento de salida de un vehículo, escriba la
fórmula siguiente:
En C4
=MAX.SI.CONJUNTO(Fecha,Vehículo,B4,Salida,">0")
O también se puede escribir la fórmula matricial
=MAX(SI((Vehículo=B4)*(Salida>0),Fecha))
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 59
Microsoft Excel – Nivel 3
Cuando termine de escribir la fórmula anterior presione la combinación de teclas
Ctrl+Shift+Enter para que ingrese como una fórmula matricial. (Si es necesario dele
a la celda el formato personalizado "d-mmm"). Esta fórmula se verá entonces en la
barra de fórmulas encerrada entre llaves, como se muestra a continuación:
{=MAX(SI((Vehículo=B4)*(Salida>0),Fecha))}
4.
Copie estas 4 fórmulas hacia abajo y luego copie también el formato de las celdas
A11:F15 en A3:F7 usando el botón de copiar formato.
5.
Seguidamente ingrese los datos de movimientos de los vehículos hasta la fila 35 tal
y como se ve en la siguiente lista. Y cuando lo haga verá que solo deberá ingresar en
cada fila el código, la fecha, el ingreso y la salida. El nombre del vehículo y el stock
lo ingresará automáticamente Excel.
6.
A medida que ingrese estos datos podrá ver también en el cuadro superior de
existencia de almacén que los saldos finales de stock de cada vehículo se actualizan
automáticamente.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
7. Crear luego el gráfico de columnas tal como en la figura siguiente. Para esto seleccione
los rangos C3:C7 y D3:F7 y luego conviértalos en un gráfico de Columnas agrupadas
de Columna en 2-D utilizando la ficha Insertar/Gráficos/Insertar gráfico de
columnas o de barras. (ubique el gráfico al lado derecho y no deberá pasar de la fila
14)
8.
Guarde el libro en disco dándole al archivo el nombre: Almacén de Vehículos.
3ra Parte: Obtención del Kardex de un vehículo
9.
Copie el rango A11:B12 y péguela a partir de la celda H15. Luego copie también los
títulos de A11:F11 a partir de la celda H18. La hoja deberá verse como se muestra a
continuación.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
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Microsoft Excel – Nivel 3
10. Defina luego los siguientes nombres de
rango:
A11:F35

Lista
H15:I16

Criterio
H18:M18

Extraer
11. Elegir el código HP-101 en la celda H16 y
luego con la ficha Datos/Ordenar y
filtrar/Avanzadas, escribir lo siguiente en la
ventana de diálogo:
12. Haga un clic en Aceptar y observe el resultado obtenido del Kardex, que deberá ser
igual a la siguiente imagen:
Nota. - Para continuar con esta Práctica, verifique que esté visible la ficha Programador.Si no esasí deberá
hacer lo siguiente:
1. Utilice la ficha Archivo/Opciones y se abrirá la siguiente ventana:
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
2. En ella elegir a la izquierda Personalizar cinta de opciones, y al lado derecho activar la casilla
Programador, y finalmente Aceptar. La Cinta de opciones deberá mostrar entoncesla ficha Programador
tal como se ve a continuación:
4ta Parte:
Creación de una macro para obtener el Kardex de cada
vehículo
Con ayuda de la grabadora de macros vamos a crear una macro para que obtenga
automáticamente el Kardex de un vehículo.
13. Ubicar el puntero en la celda H16 y en la ficha
Programador/Código hacer clic en Grabar macro.
14. En la ventana que aparece escribir como nombre de
macro: Kardex, y luego clic en Aceptar. Con lo cual
se habrá encendido la grabadora de macros.
15. Realizar las siguientes acciones:
 Usar la ficha Datos/Ordenar y filtrar/Avanzadas
 Marcar la opción Copiar a otro lugar
 En los cuadros de texto correspondientes escribir los nombres Lista, Criterio y
Extraer.
 Hacer un clic en el botón Aceptar.
16. Inmediatamente apague la grabadora de macros con la ficha Programador/Código
y un clic en el comando Detener grabación.
17. Luego se deberá crear un botón para ejecutar la macro. Usando la ficha
Insertar/Ilustraciones/Formas/Rectángulo, dibuje el botón, dele formato y con un
clic derecho dentro del botón/Modificar texto, agréguele el texto “Obtener
Kardex”. Luego vuelva a hacer clic derecho dentro del botón/Asignar macro, y
seleccionando la macro Kardex en la ventana que aparece hacer clic en Aceptar.
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Microsoft Excel – Nivel 3
18. Para probar la macro, elija en la celda H16 un nuevo código de vehículo, y luego
haga un clic sobre el botón de la macro. Observe como se obtiene el Kardex del
vehículo elegido.
19. Ahora que la hoja tiene una macro creada, hay que guardar el archivo nuevamente en
disco, pero con un formato especial para archivos de Excel que contienen macros.
Para hacer esto, haga usted lo siguiente:

En la ficha Archivo, hacer clic en la opción Guardar como

En la ventana Guardar como, escribir un nombre para el archivo, y en Tipo:
elegir la opción Libro de Excel habilitado para macros . Luego hacer clic en
Guardar.
Nota. - Si no se graba el archivo como Libro habilitado para macros la macro se borrará y no será
grabada dentro del archivo.
Para ver la macro escrita en el Editor de Visual Basic:
20. En la ficha Programador/Código/Macros,
seleccionar el nombre de la macro Kardex y
luego haga clic en el botón Modificar situado
a la derecha de la ventana.
Se abrirá la ventana del Editor de Visual
Basic y mostrará una hoja de módulo al lado
derecho con las instrucciones de la macro
Kardex que escribió automáticamente la
grabadora de macros
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Nota. - Para ingresar directamente al Editor de Visual Basic también puede hacerlo presionando las
teclas Alt + F11.
5ta Parte:
Obtención del Gráfico de Variación de Stock
21. Seleccionar los rangos J19:J35 y M19:M35 en forma múltiple, y de la ficha
Insertar/Gráficos/Insertar gráfico de líneas o de áreas , de Línea 2D crear el
gráfico del tipo Línea con marcadores. Ubique este gráfico tal como se muestra a
continuación y luego dele formato.
22. Seleccione el título Stock del gráfico y en la barra de fórmulas escriba el signo =,
luego con el mouse haga un clic en la celda I19, (observe como en la barra de
fórmulas aparecerá =Almacén!$I$19, tal como se puede observar en la imagen
anterior), entonces presione Enter. Con esto se tendrá un título variable que cambiará
según el Kardex del vehículo que se esté graficando.
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23. Una vez creado el gráfico se le añadirá una línea de tendencia. Señalar la línea
graficada y con un clic derecho llame a su menú contextual y elija la opción Agregar
línea de tendencia…, luego seleccionada la línea de tendencia dar formato a esta
línea tal como se observa en la figura siguiente.
24. Finalmente guarde nuevamente el archivo en disco presionando las teclas Ctrl+G.
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Práctica Nº 2
Objetivos:
Confeccionar y controlar las diferentes hojas de un Libro de Excel.




Factura.
Registro.
Precios.
Clientes.
Una empresa importadora de artefactos eléctricos desea calcular y emitir sus ventas por
Factura. Para esto dispone de una lista de precios y una relación de varios clientes con
quienes realiza regularmente sus ventas de artefactos al por mayor.
Para iniciar el ejercicio abra el archivo Facturas.xlsx. Este archivo como verá contiene
cuatro hojas de cálculo: Factura, Registro, Precios y Clientes.
El modelo de la Factura que se muestra aquí deberá permitir hacer las siguientes acciones
en la pantalla:
o Poder elegir el nombre de una lista de clientes para ponerlo en la factura.
o Al elegir un cliente, su dirección y RUC deberán aparecer automáticamente en la
factura
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Pág. 67
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o Los precios de los artículos aparecerán en la factura al elegir los artículos.
o Finalmente, la factura deberá mostrar el total de la venta no solo en números, sino
también este mismo total expresado en letras. Pero este total deberá aparecer
automáticamente en la factura apenas este sea calculado:
Nota. - La conversión del monto en letras será obtenida con la ayuda del archivo LETRAS.XLS
Antes de confeccionar la Factura, primero empezaremos por hacer la lista de precios y la lista
de los clientes.
1ra Parte: Creación de la Lista de Precios
1. En una hoja de cálculo de Excel, a la cual se le pondrá el nombre Precios, escriba la
siguiente lista de precios, tal y como se muestra en la figura anterior.
2. En esta hoja, definir los siguientes nombres de rango:
B4:B14  Artículo
A4:C14  Precios
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2da Parte: Creación de la Lista de Clientes
3. En otra hoja de cálculo del mismo libro actual, la cual tendrá como nombre Clientes,
escriba la siguiente relación tal y como se muestra a continuación:
4. En esta hoja, definir los siguientes nombres de rango:
A4:A10  Cliente
A4:C10  Clientes
3ra Parte:
Creación de la Factura de Venta
5. En otra hoja a la cual se le llamará Factura, está el modelo de la factura con los títulos,
colores de relleno, bordes y anchos de columna tal y como se muestra en la figura:
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Pág. 69
Microsoft Excel – Nivel 3
Luego en esta hoja se deberá hacer lo siguiente:
6. Seleccionar las celdas C7:D7 y unirlas con el botón de Combinar y centrar, luego en
esta celda escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",HOY())
Luego darle el formato personalizado: d" de "mmmm" de "yyyy.
7. Seleccionar las celdas C8:D8 y unirlas con el botón de Combinar y centrar. Luego
validar esta celda con la ficha Datos/Herramientas de datos/Validación de datos para
que permita mostrar una lista cuyo origen sea el rango: =Cliente.
8. Unir C9:D9 con Combinar y centrar y luego allí escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",BUSCARV(C8,Clientes,3,0))
9. En la celda F9 escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(C8),"",BUSCARV(C8,Clientes,2,0))
10. Unir E6:G7 con Combinar y centrar y darle el nombre de rango NFACTURA, y
luego crear para esta celda el formato personalizado siguiente:"N° 001-"0000
11. Seleccionar el rango B12:B21 y darle el formato personalizado: 00
12. En la celda C12 escribir la siguiente fórmula y copiarla hacia abajo:
=SI(ESBLANCO(D12),"",DESREF(Precios!A$3,COINCIDIR(D12,
Artículo,0),0))
13. Seleccionar el rango D12:E21 y con la ficha Datos/Herramientas de
datos/Validación de datos permitir ingresar una lista cuyo origen sea el rango
llamado =Artículo.
14.
En la celda F12 escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(D12),"",BUSCARV(C12,Precios,3,0))
Luego copiar esta fórmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
15. En la celda G12 escribir la fórmula:
=SI(ESBLANCO(D12),"",B12*F12)
Luego copiar esta fórmula hacia abajo con el cuadro de relleno hasta la fila 21.
16. El rango F12:G21 deberá tener el formato de estilo millares, y las celdas F12 y G12
el formato de estilo contabilidad.
17. En la celda G23 escribir la fórmula:
=SI(CONTAR(G12:G21)=0,"",SUMA(G12:G21))
Y darle el formato estilo contabilidad.
18. En la celda F24 escribir 18% y luego darle a esta celda el formato personalizado
“IGV” 0%
19. En la celda G24 escribir la fórmula:
=SI(ESNUMERO(G23),G23*F24,"")
Y darle el formato estilo millares.
20. En la celda G25 escribir la fórmula:
=SI(ESNUMERO(G23),G23+G24,"")
Y darle el formato estilo contabilidad.
21. Luego a esta celda G25 darle el nombre de rango TOTAL
22. Finalmente guarde este archivo con el nombre Factura.
4ta Parte:
Traer la hoja que convierte números en letras
23. Teniendo en la pantalla el archivo Factura.xlsx,
abrir el archivo Letras.xlsx
24. En el archivo Letras.xlsx hacer un clic derecho en
la etiqueta de hoja llamada Convertidor, y en el
menú contextual elegir la opción Mover o copiar…
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 71
Microsoft Excel – Nivel 3
25. En la ventana de diálogo que aparece, en
la opción “Al libro:” elegir el nombre de
archivo “Factura.xlsx” y en la opción
“Antes de la hoja:” seleccionar “(mover
al final)” tal como se muestra en la figura
adjunta, y luego hacer clic en Aceptar.
Esto hará que se copie la
Convertidor
dentro
del
Factura.xlsx
hoja
libro
26. En esta hoja Convertidor, verificar que
la celda B6 tenga el nombre de rango
LETRAS.
27. En la celda B2 de la hoja Convertidor, escribir la fórmula: =TOTAL
28. En la hoja Factura, seleccionar las celdas C23:E25 y unirlas con el botón de
Combinar y centrar. Luego alinear esta celda con el menú contextual Formato de
Celdas y en la ficha alineación elegir alinear horizontalmente a la Izquierda, y
verticalmente a la parte Superior.
29. Escribir en la celda C23 la fórmula: =LETRAS.
Esto hará que el valor numérico del total de la factura de la celda G25 aparezca
convertido en letras en la celda C23.
30. Vuelva a guardar el archivo Factura.xlsx presionando las teclas Ctrl+G.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
5ta Parte: Para Modificar la Lista de Precios
Habiendo calculado la factura, ahora vamos a ver como modificar los precios de los
artefactos eléctricos en la hoja Precios. Para esto vamos a confeccionar una especie de
ventana de diálogo con la finalidad de que en ella se pueda elegir el porcentaje de aumento
o disminución de los precios, y con un botón Aceptar, hacer que una macro modifique los
precios.
Para dibujar la ventana de diálogo:
1. Con la ficha Insertar/Ilustraciones/Formas/Rectángulos dibujar un rectángulo sobre las
celdas F4:G14. Luego dele formato color claro.
2. En la parte superior derecha del rectángulo diseñar un Control de formulario del tipo
Control de número, para que vinculada a la celda E4, se encargue de aumentar o disminuir
el valor de esta celda, desde un mínimo de 0 hasta un máximo de 100, y con incrementos
de 1. Luego utilice este botón de Control de número para escribir en la celda E4 el número
12.
3. En la celda E5 escribir la fórmula:
porcentaje.
=E4/100, luego dele a esta celda el formato de
4. A la izquierda del botón de Control de número, dibuje un rectángulo, y estando aun
seleccionado el rectángulo, haga clic en la barra de fórmulas y escriba allí el signo igual (=),
luego haga un clic en la celda E5 (aparecerá la fórmula =$E$5) y entonces presionar Enter.
Esto hará que dentro del rectángulo aparezca el mismo porcentaje que se ha calculado en la
celda E5.
5. Dibuje 2 Botones de opción como se muestra en la figura anterior, y escriba en ellos las
palabras Aumentar y Disminuir respectivamente. Luego haga un clic derecho en uno de
los botones y elija la opción Formato de control. Con la ventana de diálogo que aparece,
vincular el botón con la celda E7.
6. En la celda E6 escribir la fórmula: =ELEGIR(E7,1+E5,1-E5)
7. Por último, dibuje un botón de macro Aceptar, pero no le asigne aún ninguna macro.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 73
Microsoft Excel – Nivel 3
Para crear la macro “ModificarPrecios”:
8. En la ficha Programador/Código elegir Grabar macro, y darle como nombre
“ModificarPrecios”, luego Aceptar.
9. Entonces grabar las siguientes acciones en la macro:

Seleccionar la celda E6

Presionar Ctrl+C

Seleccionar el rango llamado Precio

En el comando Pegar/Pegado especial, elegir Valores y Multiplicar, y luego
Aceptar

Presionar la tecla ESC

Clic en D2 o en cualquier celda vacía.
Finalmente apagar la grabadora de macros con el botón Detener grabación.
10. Asignar esta macro al botón Aceptar de nuestra ventana de diálogo.
Para modificar la macro “ModificarPrecios”:
11. En la ficha Programador/Código elegir el comando Macros, seleccionar la macro
ModificarPrecios y hacer clic en el botón Modificar. Esto hará que ingresemos al Editor
de Visual Basic, y allí veremos la siguiente macro:
12. Vamos a agregar 2 líneas más al principio de esta macro, para que nos muestre una ventana
pidiéndonos una confirmación de la orden cada vez que queramos modificar los precios.
Escriba entonces estas dos líneas que aparecen en negrita al principio de la macro:
Pág. 74
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Sub ModificarPrecios()
'
Rpta = MsgBox("¿Seguro desea modificar los precios?", vbYesNo)
If Rpta = vbNo Then Exit Sub
Range("E6").Select
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="Precio"
Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:= xlMultiply, _
SkipBlanks:=False, Transpose:=False
Application.CutCopyMode = False
Range("D2").Select
End Sub
Cuando ejecute la macro ModificarPrecios aparecerá entonces esta ventana de diálogo:
Si elige “Si” se modificarán los precios, y si elige “No” la macro terminará sin hacer nada.
6ta Parte: Para Crear Nuevas Facturas y Registrar las Ventas
1. Regrese a la ventana de Excel y en la hoja Factura dibuje al lado derecho dos botones para
ejecutar las macros tal como se muestra a continuación:
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 75
Microsoft Excel – Nivel 3
Para Preparar el Registro de las Ventas:
Cada vez que se realiza una venta y se calcula una Factura, los datos de esta Factura deberán
copiarse en un Registro de Ventas. Los datos que allí se deben copiar son los siguientes: el
Nº de la Factura, la Fecha, El nombre del Cliente, el Nº de RUC, el monto del IGV y el
monto Total de la Factura.
2. Seleccione la hoja Registro, tal como se ve en la figura.
3. En esta hoja llamada Registro, escribir los títulos tal y como se muestra en la figura
siguiente. Luego al rango A4:A5 dele el nombre de rango NFAC.
4. A continuación, vamos a convertir el registro de ventas en una tabla. Para esto, seleccione
el rango A3:F5 y presione Ctrl+T, marque la casilla que indica que la Tabla tiene
encabezados, luego Aceptar, y de la ficha Diseño/Estilos de tabla, seleccionar Ninguno.
Para crear la macro “NuevaFactura”:
5. Regresar a la hoja Factura. Luego, en la ficha Programador/Código elegir Grabar
macro, y darle como nombre “NuevaFactura”, luego Aceptar.
6. Entonces grabar las siguientes acciones en la macro:
a. Seleccionar el rango B12:B21, y presionar la tecla [Supr]
b. Seleccionar el rango D12:E21, y presionar la tecla [Supr]
c. Seleccionar el rango NFACTURA y escribir la fórmula:
=MAX(NFAC)+1
y presionar Control + Enter
d. Estando seleccionado NFACTURA, presionar Ctrl + C, para copiar
e. En el comando Pegar/Pegado especial, elegir Valores, y luego Aceptar
f. Presionar la tecla ESC
g. Seleccionar la celda C8, y presionarla tecla [Supr]
Finalmente apagar la grabadora de macros con el botón Detener grabación.
Pág. 76
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
7. Asignar esta macro al botón “Nueva Factura”.
Para crear la macro que Registra la Factura:
Para copiar los datos de cada Factura en el Registro de Ventas, se va a recurrir a una Macro
con el fin de automatizar esta tarea que es repetitiva para cada vez que se realiza una venta.
Pero en esta ocasión la macro no la vamos a crear con la grabadora de macros, sino, la
vamos a escribir directamente en el Editor de Visual Basic.
8. Ingrese al Editor de Visual Basic con las teclas Alt+F11.
9. Ubíquese al final de la macro NuevaFactura y debajo de la sentencia End Sub escriba lo
siguiente:
10. Regresar a Excel y en la hoja Factura asignar esta macro al botón “Registrar Factura”.
11. A continuación, pruebe ejecutar ambas macros. Primero ejecute la macro NuevaFactura y
cree una factura. Luego ejecute la macro RegistrarFactura.
Si todo sale bien, en el Registro de ventas, las facturas deberán aparecer como en la siguiente
imagen:
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Pág. 77
Microsoft Excel – Nivel 3
Para evitar registrar una factura dos veces:
Si habiendo registrado una factura, se vuelve a ejecutar la macro RegistrarFactura estando
en la pantalla la misma factura, esta sería registrada dos veces. Para evitar esto, hay que
realizar la siguiente modificación en la macro RegistrarFactura en el Editor de Visual
Basic.
12. Ingrese al Editor de Visual Basic con las teclas Alt+F11.
13. Ubique la macro RegistrarFactura y agregue las siguientes 7 líneas que a continuación se
muestran en negrita:
Sub RegistrarFactura()
NFACTURA = Range("NFACTURA")
Fecha = Range("FECHA")
Cliente = Range("C8")
RUC = Range("F9")
IGV = Range("IGV")
Total = Range("TOTAL")
Sheets("Registro").Select
Range("A3").Select
While ActiveCell <> Empty
If ActiveCell = NFACTURA Then
Rpta = MsgBox("Esta Factura ya ha sido registrada antes, " _
& "¿Desea reemplazar este registro?", vbYesNo + vbCritical)
If Rpta = vbNo Then Sheets("Factura").Select: Exit Sub
GoTo Sigue
End If
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Wend
Sigue:
ActiveCell = NFACTURA
ActiveCell.NumberFormat = """001""-0000"
ActiveCell.Offset(0, 1) = Fecha
ActiveCell.Offset(0, 2) = Cliente
ActiveCell.Offset(0, 3) = RUC
ActiveCell.Offset(0, 4) = Format(IGV, "#,##0.00")
ActiveCell.Offset(0, 5) = Format(Total, "#,##0.00")
Sheets("Factura").Select
MsgBox ("La Factura ha sido registrada exitosamente")
End Sub
Al ejecutarse la macro Registrar, si la factura se intenta registrar por segunda vez aparecerá
la siguiente ventana de dialogo:
Si la respuesta es Si, se volverá a registrar reemplazando la línea del registro anterior de la
factura. Si la respuesta es No, la macro no registrará nada y se regresará a la hoja Factura.
Pág. 78
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Microsoft Excel – Nivel 3
ANEXOS
Teclas de Función en Microsoft Excel
Tecla
Función
F1
Abrir ventana de
ayuda
F2
Modificar la celda
activa
F3
Pegar un nombre en
una fórmula
F4
Repetir la última
acción
F5
Ir a
F6
Ir al siguiente Panel
Ctrl
Abrir o cerrar el
Panel de Tareas
Modificar el
comentario de la
celda activa
Pegar una función
en una formula
Repetir el último
Buscar (Buscar
siguiente)
Ficha
Edición/Buscar
Ir al Panel Anterior
Ficha Insertar
/Nombre/Crear
Cerrar la ventana
del libro actual
Cerrar la ventana de
Excel
Restaurar el tamaño
de la ventana
Ir a la siguiente
ventana del libro
Activar la Cinta de
opciones
Presentar un menú
contextual
F11
Crear un gráfico
Insertar una nueva
hoja de cálculo
F12
Ficha Archivo/
Guardar como
Ficha Archivo/
Guardar (Ctrl+G)
Ficha Archivo/
Abrir
F9
Tecla
Agregar selecciones
múltiples de celdas
Calcular la hoja
activa
Función
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Shift
Insertar una hoja de
gráfico
Definir un nombre
de rango
F10
F8
Alt
Ficha Archivo
/Guardar como
Mover la ventana
del libro actual
Cambiar el tamaño
de la ventana
Minimizar la
ventana del libro
activo
Maximizar o
restaurar la ventana
del libro actual
Insertar una hoja de
Macros (Excel 4.0)
F7
Ficha Herramientas
/Ortografía
Ampliar una
selección de celdas
Calcular todas las
hojas de todos los
libros abiertos
Shift
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Pág. 79
Microsoft Excel – Nivel 3
Formato de Archivos de Excel
Formato
Extensión
Descripción
Libro de Excel
.xlsx
Es el formato de archivo predeterminado de Office
Excel 2010 basado en XML. Este archivo no puede
almacenar código de macros de VBA ni hojas de
macros de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel
(código)
.xlsm
Es el formato de archivo de Office Excel 2010 basado
en XML y habilitado para macros. Almacena código de
macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel
binario
.xlsb
Es el formato de archivo binario (BIFF12) de Office
Excel 2010.
Plantilla
.xltx
Es el formato de archivo de Office Excel 2010
predeterminado para una plantilla de Excel. No puede
almacenar código de macros de VBA ni hojas de
macros de Excel 4.0 (.xlm).
Plantilla (código)
.xltxm
Es el formato de archivo habilitado para macros de
Office Excel 2010. Almacena código de macros de
VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Libro de Excel 97Excel 2003
.xls
Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de
Excel 97 - Excel 2003.
Plantilla de Excel
97- Excel 2003
.xlt
Es el formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 Excel 2003 para una plantilla de Excel.
Libro de Microsoft
Excel 5.0/95
.xls
Es el formato de archivo binario (BIFF5) de Excel
5.0/95.
Hoja de cálculo
XML 2003
.xml
Es el formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003
(XMLSS).
Datos XML
.xml
Es el formato de datos XML.
.xlam
Es el complemento basado en XML y habilitado para
macros de Office Excel 2010, un programa
complementario que está diseñado para ejecutar código
adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas
de macros de Excel 4.0 (.xlm).
Complemento de
Excel
Cuando en Excel 2010 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarán en
el título de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando así que, si el archivo
está guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrán guardar en él las nuevas opciones
de la versión Excel 2010.
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Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
Microsoft Excel – Nivel 3
Códigos ASCII para caracteres especiales:
Combinaciones de teclas especiales:
Alt + Enter. Ctrl + Enter.-
Para escribir en la siguiente línea dentro de la celda actual.
Para escribir un mismo dato simultáneamente en todas las celdas
previamente seleccionadas.
Ctrl + asterisco.Para seleccionar la región actual. (Llámese región a un grupo
rectangular de celdas ocupadas consecutivamente).
Ctrl + G.Guarda el documento actual en el mismo destino donde fue guardado
la última vez.
Ctrl + espacio.Selecciona íntegramente todas las columnas del rango seleccionado.
Shift + espacio.Selecciona íntegramente todas las filas del rango seleccionado.
Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las celdas de la hoja actual.
Ctrl + Shift+ ; .Escribe la fecha actual en la celda activa.
Ctrl + Shift+ : .Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato del tipo
texto.
Ctrl + flecha.Desplaza el puntero de celda hasta la última celda ocupada en la
dirección de la flecha.
Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la última
celda ocupada en la dirección de la flecha.
Ctrl + T.Para convertir en tabla el rango de una lista previamente
seleccionada.
Elaborado por: Daniel Zegarra / Raúl Chuco
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