Educación Continua
Facultad de Ingeniería
Diplomado en
Administración de
Contratos
Administración del Contrato
DOCENTE
• Carlos Yévenes Sarabia
Ingeniero Comercial – U. de C.
MBA estrategias y Gestión – IDE Cesem
Magister en Finanzas – U de Chile
• Ejecutivo Administración y Finanzas en Xstrata Copper Chile S.A., Antofagasta
Minerals S.A. y Austral Gold.
• Docente UNAB Programa Advance, Magister Ingeniería Industrial y en Consultora Mineclass.
• Email: yevenes.c@gmail.com
Administración del Contrato
EVALUACIÓN
• Se realizarán evaluaciones parciales en clases y una evaluación final que consistirá en el
desarrollo de un caso y su presentación en clase por grupos.
• Las evaluaciones parciales representarán el 40% y la evaluación final un 60% de la nota del
curso.
• La calificación mínima para aprobar el curso será de 4,0 en la escala 1,0 a 7,0. Se exigirá una
asistencia mínima de un 75%.
MALLA CURRICULAR
Gestión Proceso
de Contratación
Manejo de
Reclamos
Riesgo en
Contratos
Administración del
Contrato
Estrategias de
Negociación
Marco Legal
MALLA CURRICULAR
Administración del Contrato
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Introducción a la administración de contratos,
Rol de los administradores de contratos tanto del cliente como del contratista,
Aspectos administrativos de la administración de contratos,
Sistemas para la administración de contratos,
Control del contrato: plazo, costo, calidad,
Proceso de los cambios y su gestión.
Introducción a la gestión de costos,
Planificación de costos del contrato (preparación del presupuesto estimado de costos total
del contrato, definir parámetros de control actividades y de costos),
Tipos de estructuras de costos y su aplicación,
Técnicas de estimación de costos. (Determinar los precios unitarios más relevantes de
cada contrato, para la etapa de licitación),
Estrategias y método de elaboración de presupuestos de contratos (proyectos).
Formulación del “caso de negocios”.
Administración del Contrato
Objetivos
Un efectivo Sistema de Gestión de Contratos entregará competitivos resultados, en forma segura y
eficiente, adoptando las mejores prácticas para alcanzar los objetivos del negocio, mientras
asegura la consistencia a través de la Empresa.
Los temas comunes en la gestión de contratos son:
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Inexacto reporte de indicadores y resultados.
Contratación se ve más fácil que emplear.
Muy poco análisis de costos de contratos vs inhouse
Limitado conocimiento de las obligaciones de los dueños de contratos.
Pocos esfuerzos en reconciliación de actividad real por facturar.
Pobre monitoreo de rendimiento
Compras para el trabajo.
No Cumplimiento de procedimientos de autorización (Delegación de autoridad)
Alto gasto en servicios contratados & remuneraciones.
Administración del Contrato
CADENA DE VALOR DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Contratar lo
correcto
Re-evaluar
Decisión
UTILIZACIÓN EFECTIVA DE
CONTRATOS
&
GESTION
Administrar
Contratos bien
Atraer Contratistas
Correctamente
Administración del Contrato
Contratar lo correcto:

Hay valor en usar a un contratista?

No están las habilidades disponibles en nuestro negocio?

No es esencial la habilidad para nuestro negocio?

Es el servicio solo requerido intermitentemente/corto plazo?

Necesitamos compartir los riesgos?
Administración del Contrato
Atraer Contratistas correctamente:

Contratistas precalificados

Mínimo número de proveedores de servicios

Documentos de contratos simples y estándar

Procedimientos de gestión estándar

Alcance claramente entendido / costo / objetivos en tiempo & beneficios
del outsourcing (Caso de negocio)

HS&E / Estándares de Calidad
Administración del Contrato
Administrar contratos bien:

Actualizar descriptores de trabajo

Clara definición de responsabilidades de dueños de contratos.

Empoderamiento / Delegación de Autoridad.

Dotación por proceso.

Entrenamiento de dueños de contratos y contratistas

Monitoreo de rendimiento & Reporte

Minimizar costos de Contratos

Demostrado compromiso de la línea de gestión.
Administración del Contrato
Reevaluar decisión de Outsourcing:
Reconciliar resultados actuales con los supuestos del caso original de negocio para
contratación u outsorcing como parte de:

Proceso anual de planificación.

Reclamos por variaciones de contratos.

Contratos con finalización pendiente.

Evaluaciones de rendimiento de contratistas.

Cambios en alcance o requerimientos
Administración del Contrato
POLITICAS
CULTURA
• Autoridades
Delegada
•Gestión de Riesgos
• Promoción de altos
estándares éticos
• Uso de contratistas solo
donde es apropiado
• Principios de Negocios
LEGAL
• Deber de cuidado
• Normas de prácticas
comerciales
• Hechos de la industria
• Documentos
contractuales
GUIAS &
PROCEDIMIENTOS
• Procedimientos de dueños
de contratos
• Entrenamiento
• Autoridades Delegadas
• Descripción de Trabajos
• Standards
• Budgets
EFECTIVA
GESTIÓN DE
CONTRATISTAS
ACCCOUNTABILITY
• Asignar la propiedad
• Descripciones de trabajo
MONITOREO
• Monitoreo Financiero &
Reportes
• Evaluaciones de seguridad
de Contratistas, rendimiento
& Costos
• Evaluar continuamente
beneficicios de outsourcing
Administración del Contrato
Principios que rigen el sistema de administración de contratos
-
Las áreas de contratos se administrarán como un negocio enfocado en la
prevención, servicio al cliente, eficacia en función de los costos, y desarrollo
sostenible.
-
Se utilizarán contratistas y proveedores solamente de ser necesario y se los
tratará equitativamente y con apego a altos estándares éticos.
-
Siempre que sea posible se fomentará y desarrollará la utilización de contratistas
y proveedores locales.
-
Se promoverá constantemente una cultura de evaluaciones y mejoramiento
continuo.
Administración del Contrato
Definiciones
Término
Contrato
Contratista
Definición
El contrato es un acuerdo entre dos partes, cuyo propósito es el de regular sus derechos y
obligaciones.
La persona o empresa llamada a suministrar servicios, cuyas responsabilidades están definidas en
los estándares y procedimientos asociados dentro del sistema común.
Dueño del Contrato
El usuario final del área responsable por el manejo del contrato y el desempeño del contratista
durante el tiempo de ejecución del contrato. el Dueño del Contrato también puede ser el
representante principal, tal y como esté estipulado en las condiciones del contrato.
Asesor contractual
La persona contratada para asesorar a los Dueños del Contrato con respecto a las responsabilidades
definidas en los procedimientos y lineamientos de los contratos.
Conclusión Práctica
La etapa del trabajo en que el contrato llega a su conclusión, salvo algunas omisiones y defectos
menores, que no impiden que la obra pueda comenzar a utilizarse según su propósito determinado,
y cuyas rectificaciones no irán en desmedro de la operación de los trabajos concluidos.
Conclusión
del
Contrato
(o
Conclusión Final)
El acuerdo entre las partes que dan por cumplidas las obligaciones suscritas bajo el contrato y que
las libera de futuras responsabilidades. Todos los ítem pendientes deben identificarse en la lista de
asuntos pendientes y completados a satisfacción del dueño del contrato.
Lista de Asuntos
Pendientes
Orden de servicio
La lista de trabajos o defectos pendientes preparada por el Dueño del Contrato durante la etapa de
la conclusión práctica, inmediatamente previo a la conclusión práctica del contrato.
Un tipo de contrato utilizado para trabajos de bajo riesgo en el sitio, servicios de instancia única, y
en general, de bajo costo.
Un tercero cuyo acuerdo es con el contratista. No existe relación contractual alguna entre el
mandante y el subcontratista. Por lo tanto el mandante no está obligado a reconocer al
subcontratista en cualquier disputa que se genere, (aunque el mandante sí tiene obligaciones
previstas por las leyes locales).
Una aprobación de
Subcontratista
Variación aprobada

extensión de plazos

modificación del valor del contrato; o

modificación del alcance del trabajo
Administración del Contrato
Estructura del sistema de administración de contratos
El sistema de gestión de contratos especifica que la contratación de contratistas y
proveedores puede realizarse por medio de dos canales, ambos precedidos por un
paso inicial de planificación:
-
Compras complejas (tales como una planta requerida para ampliar el negocio y
que requiere la vinculación de un contratista), las cuales se llevarán a cabo entre
la empresa y el/los contratista(s) seleccionado(s).
-
Órdenes de servicio, las cuales se utilizarán para compras menos complejas que
no involucran trabajo o suministro de mano de obra en terreno, o en predios
pertenecientes a la empresa o arrendados o administrados por la misma.
Administración del Contrato
Estructura del sistema de administración de contratos
Administración del Contrato
Cadena de valor del contrato
• La cadena de valor de un contrato se compone de seis sub-procesos, cada uno de los
cuales tiene un estándar asociado.
• Estos procesos y estándares apuntan a asegurar que la empresa seleccione
cuidadosamente cuándo contratar, se vincule correctamente con los contratistas y los
supervise adecuadamente.
• Cada paso del proceso requiere aprobaciones formales de acuerdo con los lineamientos
de la Delegación de Autoridad de la empresa
Administración del Contrato
Cadena de valor del contrato
Proceso
Evaluar
los
requerimientos
del
negocio
Solicitud
de
propuestas
y
cotizaciones
Evaluar y negociar
las propuestas y
cotizaciones
Contratar
al
contratista
Administración
Contrato
Conclusión
Contrato
del
del
Abarca:
Preparación del alcance, evaluación de riesgos, plazos, especificaciones técnicas,
recopilación de todos los datos relevantes y preparación de las estructuras de fijación
de precios.
Preparación de la documentación de la licitación, desarrollo y listado de todos los
posibles licitantes, emisión del llamado a licitación y las solicitudes de cotización y
gestión de todas las inspecciones del sitio que sean requeridas.
Consultas pos-licitación, análisis de los licitantes, consideraciones legales, reuniones
sobre seguros y licitaciones.
Aprobación final de todas las especificaciones técnicas, aprobaciones de seguridad y
prevención, condiciones comerciales, preparación de la documentación del contrato,
adjudicación y aceptación formal del contrato. Reuniones previas al inicio .
Administración de los reclamos y variaciones en la ejecución, reuniones contractuales,
administración de conflictos, pago de facturas y monitoreo de contrato, incluyendo
informes de indicadores clave de desempeño.
Administración de la ejecución hasta la conclusión práctica, períodos de defectos y
garantías, conclusión final y cierre, revisiones post-contractuales. Evaluación del
desempeño del contratista
* Cada paso del proceso debe estar respaldado por una serie de procedimientos (incluyendo mapas del proceso, si fuere necesario), formularios y lineamientos.
Administración del Contrato
• Las órdenes de servicio conforman un tipo de contrato y se administran a través
de los procesos y estándares de alto nivel mencionados.
Procesos de respaldo de los contratos
• Como respaldo de la cadena de valor del contrato, el sistema de gestión de
contratos también debe incluír dos procesos de respaldo estándar:
Administración del Contrato
Procesos de respaldo de los contratos y órdenes de servicio
Proceso
Abarca:
Administración
de personal
El reclutamiento, capacitación, desarrollo, compensación y
redistribución de personal contratado, todo lo cual permite la
eficiencia y distribución segura de los servicios contratados.
Gestión
del
Mejoramiento
Continuo
El desarrollo de una cultura que permita que el personal que
trabaja de forma individual o en equipo, evalúe y mejore su
rendimiento de manera constante.
El intercambio y utilización de conocimientos para identificar
oportunidades para mejorar la gestión de la empresa a través de
iniciativas locales o un programa de intercambio integrado.
Administración del Contrato
Indicadores clave de desempeño
Principios Rectores
Mediciones internas:
Mediciones externas:
Desempeño de seguridad
y medioambiente
Mostrar el desempeño de seguridad y
medioambiente del área de contratos
Niveles de servicio
Se relacionan con los servicios
prestados a los Dueños del contrato
de la empresa por los Asesores
contractuales y sus Administradores.
Se relaciona con la eficacia en
función de los costos suministrada
por el área de Contratos a los
Dueños de los Contratos y los
Gerentes de la empresa
Se relacionan con el énfasis puesto por
el área de Contratos en dar apoyo a las
comunidades locales a través del
desarrollo y contratación de contratistas
con asiento en las mismas.
Ilustra el énfasis puesto por el área de
Contratos en conducir su gestión de
forma más eficiente.
Mostrar el desempeño de seguridad y
medioambiente de los contratistas en el
suministro de los servicios contratados en
el sitio.
Se relaciona con los niveles de servicios
alcanzados, a través de mediciones
objetivas del cumplimiento de contrato por
parte del contratista.
Se relaciona con la eficacia en función de
los costos suministrados por los servicios
contratados por la empresa.
Eficacia en función de los
costos
Relaciones comunitarias
Mejoramiento continuo
Se relaciona con el énfasis puesto por los
contratistas en la contratación de mano de obra
local y el abastecimiento de repuestos a nivel
local.
Ilustra los logros del contratista para mejorar el
servicio prestado a la empresa, demostrado a
través de mediciones objetivas de desempeño
en el cumplimiento.
Administración del Contrato
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
• El propósito de este procedimiento es garantizar que la gestión del contrato de la empresa
cumpla en todo momento con lo estipulado en las condiciones y términos generales y
particulares y, que se limite a los montos aprobados, existiendo un alto grado de control sobre
las responsabilidades de cada una de las partes.
• El alcance de este estándar Se aplica a todas las áreas de la empresa durante el desarrollo del
contrato incluyendo la gestión del contratista.
Administración del Contrato
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Indicadores de desempeño
Directrices
Mediciones Internas:
Mediciones Externas:
Desempeño de seguridad y
medioambiente
aplica
aplicable
Niveles de servicio

Manejo efectivo de los
costos

Relaciones comunitarias
aplica
aplicable
Mejoramiento continuo
aplica
aplicable
Cantidad y valores de los contratos en
disputa a nivel de Administrador del
Contrato
Cantidad y valores, mensuales y por año
hasta la fecha, de las variaciones
contractuales en comparación con los
valores originales del contrato
aplicable
No aplicable
Administración del Contrato
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
Rol
Administrador
Contrato
Responsabilidades
Responsabilidades
del  Solicitud de cotización
 Procesar requisición de servicio y emitir Contrato
Gerente
de  Aprobar Contrato según manual de delegación de
Administración
autoridad
Dueño del Contrato  Generar Requisición de Compra y gestiona aprobación
segun manual de delegación de autoridad
Administración del Contrato
Objetivos:
• Cada área deberá tener documentado el proceso de Administración de Contratos. Esto abarca los
Contratos de Trabajos de Emergencia, los Reclamos Contractuales, variaciones de las Órdenes de
Servicio, variaciones de los contratos, y la administración de la correspondencia relacionada con el
contrato.
• Previo al comienzo de cualquier trabajo o actividad relacionada con el contrato será requisito de los
contratistas proporcionar los Certificados de Cobertura de Seguros correspondientes. Será requisito
de los Administradores de Contratos monitorear en todo momento la validez de las pólizas de
seguros y en todos los casos dar aviso al Dueño del Contrato cuando los certificados solicitados no
hayan sido proporcionados. Esto incluye la provisión de todo comprobante relacionado con las
obligaciones laborales contraídas por el contratista durante la prestación del servicio, cuando esto
sea de aplicación, pudiendo variar entre el Dueño y el Administrador la responsabilidad de
controlar este proceso.
• Todos los contratistas contratados que se desempeñen en la empresa deberán recibir una
inducción e instrucción de seguridad de acuerdo con el nivel de riesgo asociado a sus actividades.
Administración del Contrato
Objetivos:
• Los Formularios Estándar de Contratos deberán estar disponibles para uso de los Administradores
de Contratos, los que estarán sujetos al control de documentos, revisados y aprobados por el
Departamento Legal y su utilización será finalmente aprobada por el superior del área.
• Los Formularios de Estados de Pago/Certificación o Conformidad (o controles similares) se utilizarán
para la aprobación de pagos a los contratistas por avances relacionados al Contrato y Órdenes de
Servicio. Los pagos requerirán aprobación tanto del Dueño del Contrato como del Administrador del
Contrato, previa autorización de pago alguno.
• Los Formularios de Estados de Pago/Certificación o Conformidad (o controles similares) rechazados
se devolverán al contratista detallando las razones de su rechazo, dentro de los plazos establecidos
por cada área cumpliendo la normativa legal
• Toda variación en los contratos se ingresará en el Formulario de Variación de Contratos (o
documento similar de control) que será preparado y firmado tanto por el Dueño del Contrato como
por el Administrador de Contrato y su aprobación sera en conformidad con el Manual de Delegación
de Autoridad de la empresa.
Administración del Contrato
Objetivos:
• Toda copia de cada Estado de Pago/Certificación o Conformidad (o control similar) y los registros de
los contratos asociados, serán archivados en forma segura tanto por el Dueño del Contrato como
por el área de Contratos.
• Los Dueños y Administradores de Contratos tienen autoridad para resolver disputas contractuales
menores, en tanto que las variaciones en los términos de contratación no encarezcan el precio total
del contrato más allá de lo aprobado.
• Cuando las disputas contractuales y negociaciones no logren resolverse a nivel de Dueño y
Administrador del Contrato y generen una variación del precio total del contrato más allá de lo
aprobado, la asesoría apropiada será proporcionada en primera instancia por el Superintendente de
Contratos y posteriormente por los directivos superiores de conformidad con el Manual de
Delegación de la empresa.
• Se levantarán actas de todas las reuniones que se lleven a cabo por temas contractuales. Como
mínimo las actas indicarán la fecha y la hora, quiénes asistieron, los temas clave que se discutieron,
y los planes de acción surgidos de dicha discusión. Es recomendable que estas actas, luego de ser
aprobado su contenido, sean firmadas por las Partes y posteriormente asegurar su distribución.
Administración del Contrato
Objetivos:
• En caso de incumplimiento de una de las cláusulas del contrato, la decisión de suspender por
tiempo indeterminado o dar término al contrato será recomendada al nivel superior por el
Administrador y el Dueño del Contrato. Si se tomara tal determinación, se enviará una carta al
contratista manifestando claramente la cláusula que no se cumplió en conformidad con los términos
contractuales, pudiendo llegar a revertirse tal determinación en caso que el incumplimiento sea
resuelto. En caso de suspensión o término de contrato se solicitará previamente asesoramiento del
Departamento Legal de la empresa.
• Las Garantías Bancarias proporcionadas por los contratistas relacionadas con aspectos del servicio
serán liberadas únicamente bajo recomendación escrita por parte del Dueño del Contrato mediante
el Certificado Final, indicando que han concluido todas las actividades contractuales.
• Cada área definirá los Estándares de Desempeño de los Contratistas y su desempeño se evaluará
tantas veces como sea necesario durante la vigencia del contrato. El cumplimiento de esto será
responsabilidad del Dueño y el Administrador del Contrato, quienes se asegurarán de que el
formulario de desempeño quede registrado dentro de los documentos del contrato así como
también de la calidad de la evaluación buscando un criterio objetivo.
Administración del Contrato
Administración del Contrato
Actividad
Detalle
Implementación
Proceso documentado en el Manual de Contratos:
- Trabajos de Emergencia, mediante formulario de Autorización
Excepcional firmado.
- Reclamos Contractuales, se canalizan a través del Ingeniero
1.1 La empresa deberá tener documentado el proceso de
de Abastecimiento y del área de Comunicaciones (RSE)
Administración de Contratos. Esto abarca los Contratos de Trabajos de - Variaciones de las Órdenes de Servicio: se genera una nota de
Se mantiene
Emergencia, los Reclamos Contractuales, variaciones de las Órdenes de cambio y la orden vuelve al flujo de aprobación por Ellipse.
Variaciones
de
los
contratos:
se
generar
un
formulario
de
Servicio, variaciones de los contratos, y la administración de la
Solicitud de modificación de Contratos, el que se firma de
correspondencia relacionada con el contrato.
acuerdo al DAM, luego se genera el addendum y se firma por
los respectivos apoderados de la ESE y la empresa.
- Se lleva control de la correspondencia formal y se utiliza el
correo electrónico.
1.2 Previo al comienzo de cualquier trabajo o actividad relacionada con el
contrato será requisito de los contratistas proporcionar los Certificados de
Cobertura de Seguros correspondientes. Será requisito de los Administrador de
Contratos monitorear en todo momento la validez de las pólizas de seguros y en
Póliza de seguros OCIP (seguros aportados por ?)
todos los casos dar aviso al Dueño del Contrato cuando los certificados solicitados
Se mantiene
Boletas de garantía deben estar vigentes
no hayan sido proporcionados. Esto incluye la provisión de todo comprobante
relacionado con las obligaciones laborales contraídas por el contratista durante la
prestación del servicio, cuando esto sea de aplicación, pudiendo variar entre el
Dueño y el Administrador la responsabilidad de controlar este proceso.
Administración del Contrato
Administración del Contrato
Administración del Contrato
Actividad
Detalle
1.8 Toda copia de cada Estado de Pago/Certificación o Conformidad (o control
similar ) y los registros de los contratos asociados, serán archivados en forma
Quedan guardadas en SharePoint las copias
segura tanto por el Dueño del Contrato como por el Departamento de
Contratos.
1.9 Los Dueños y Administradores de Contratos tienen autoridad para
resolver disputas contractuales menores en tanto que las variaciones en los
Se aplica Formulario de Solicitud de Modificación de
términos de contratación no encarezcan el precio total del contrato más allá de Contrato
lo aprobado
1.10 Cuando las disputas contractuales y negociaciones no logren resolverse a
nivel de Dueño y Administrador del Contrato y generen una variación del precio
total del contrato más allá de lo aprobado, la asesoría apropiada será
Se procede de acuerdo a lo indicado
proporcionada en primera instancia por el Superintendente de Contratos y
posteriormente por los directivos superiores de conformidad con el Manual de
Delegación de la empresa.
1.11 Se levantarán actas de toda las reuniones que se lleven a cabo por temas
contractuales. Como mínimo las actas indicarán la fecha y la hora, quiénes
asistieron, los temas claves que se discutieron, y los planes de acción surgidos Se generan minutas y actas de reuniones con los
de dicha discusión. Es recomendable que estas actas, luego de ser aprobado su contratistas.
contenido, sean firmadas por las Partes y posteriormente asegurar su
distribución.
Implementación
Se mantiene
Se mantiene
Se mantiene
Se mantiene
Administración del Contrato
Administración del Contrato
Actividad
Detalle
Implementación
1.12 En caso de incumplimiento de una de las cláusulas del contrato, toda
decisión de suspender por tiempo indeterminado o dar término al contrato
En caso de incumplimiento de una de las cláusulas del contrato, se debe
será recomendada al nivel superior por el Administrador del Contrato y
solicitar asesoramiento al Departamento Legal. La decisión de suspender, ya
Dueño del Contrato. Si se tomara tal determinación, se enviará una carta al
sea por un tiempo determinado o finalizar el contrato será recomendada al
Se mantiene
contratista manifestando claramente la cláusula que no se cumplió en
superior del área de contratos por el Administrador de Contratos y/o el
conformidad con los términos contractuales, pudiendo llegar a revertirse
Administrador Operacional. Una vez tomada la decisión, se envía una carta al
tal determinación en caso que el incumplimiento sea resuelto En cualquier
contratista indicando el motivo del incumplimiento.
caso de suspensión o término de contrato se solicitará previamente
asesoramiento del Departamento Legal de la empresa.
Una vez cumplida la vigencia se procede a la liberación de las garantías. En
este proceso, el Administrador de Contratos devuelve las boletas de
1.13 Las Garantías Bancarias proporcionadas por los contratistas
relacionadas con aspectos del servicio serán liberadas únicamente bajo
garantías, previa revisión del cumplimiento de todas la obligaciones laborales
Se mantiene
y tributarias correspondientes al contrato ejecutado. La entrega de las
recomendación escrita por parte del Dueño del Contrato mediante el
Certificado Final, indicando que han concluido todas las actividades
boletas será realizada por medio de Carta de Devolución de Boletas de
garantía, enviada por correo certificado y la respuesta será registrada en el
contractuales.
Sistema por el Administrador del Contrato.
1.14 La empresa definirá los Estándares de Desempeño de los ContratistasAspectos a evaluar para los contratos:
y el desempeño del contratista se evaluará tanta veces como se considere - Competencia personal de supervisión
necesario durante la vigencia del contrato. El cumplimiento de esto será - Competencia y calificación del personal de ejecución
En revisión
responsabilidad del Dueño y el Administrador del Contrato, quienes se
- Cumplimiento Bases técnicas (calidad)
Cumplimiento Plan DS
asegurarán de que el formulario de desempeño quede registrado dentro - Cumplimiento del servicio (plazos y programación)
de los documentos del contrato así como también de la calidad de la
- Materiales, herramientas y equipos utilizados
evaluación buscando un criterio objetivo.
- Cumplimiento Plan DS
Administración del Contrato
AUDITORÍAS LABORALES:
•
Al inicio de cada año, los Administradores de Contratos desarrollarán un Programa Anual de Auditorías, el que podrá
modificarse cuantas veces se requiera a solicitud del Superintendente de Contratos.
•
La empresa Consultora responsable del Programa Anual de Auditorías será la encargada de realizarlas y, será quien dé aviso,
solicite y reciba la documentación de las empresas que serán auditadas.
•
Los Informes de Auditorías Laborales serán recibidos por la empresa consultora, quien se encargará de distribuirlos a
quienes se encuentren como responsables de administrar cada contrato.
•
Cada administrador de Contratos deberá encargarse de que los informes recibidos queden disponibles, además de registrar
los Resultados de las Auditorías Laborales obtenidos por cada empresa en el proceso.
•
De existir no conformidades, se designará un responsable del Análisis e Investigación de Causas quien, a su vez, se
encargará de la Implementación de las medidas correctivas, contemplando, como mínimo, las siguientes actividades:
a. Reunión de Presentación de Resultados a la empresa contratista, debiendo quedar registro de dicha reunión.
b. Registro de Compromisos de acciones correctivas.
c. Seguimiento y recopilación de registros de respaldo de las acciones correctivas que correspondan.
•
Luego de efectuada la Reunión de presentación de Resultados y teniendo como base los compromisos asumidos en ella, se
asignará un responsable de la Verificación y cumplimiento de las medidas correctivas.
Administración del Contrato
Subcontratación:
•
En el caso de un contrato en ejecución, el Administrador de Contratos será el responsable de revisar los antecedentes de las
empresas subcontratistas y solicitar al contratista el llenado del formulario. La autorización de subcontratos debe ser
informado a la Superintendencia de Protección Industrial y a la Superintendencia de Salud y Seguridad ocupacional, además
deberá ingresar al sistema de control de acceso de la empresa (Web Control ?) la orden de compra, de servicio o Contrato
según corresponda para acreditación de la empresa principal y todos los subcontratos declarados en el formulario antes
indicado.
•
Ningún trabajador subcontratado podrá ser acreditado por la empresa principal encargada de la orden de servicio o
contrato y por lo tanto ingresar a faena, si el Administrador de Contrato no ha autorizado el subcontrato. Para autorizar el
subcontrato, el formulario respectivo deberá está completamente firmado.
Administración del Contrato
Conclusiones:
El subproceso de administración de contratos plantea lo siguiente:
• Cada área deberá tener documentado el proceso de Administración de Contratos.
• Previo al inicio de cualquier trabajo o actividad relacionada con el contrato será requisito proporcionar los
Certificados de Cobertura de Seguros correspondientes. Los Administradores de Contratos deberán monitorear
la validez de las pólizas de seguros y dar aviso al Dueño del Contrato cuando los certificados solicitados no
hayan sido proporcionados.
• Todos los contratistas contratados que se desempeñen en la empresa deberán recibir una inducción e
instrucción de seguridad de acuerdo con el nivel de riesgo asociado a sus actividades.
• Los Formularios Estándar de Contratos deberán estar disponibles y estarán sujetos al control de documentos,
revisados y aprobados por el Departamento Legal y su utilización será finalmente aprobada por el superior del
área.
• Los Formularios de Estados de Pago/Certificación o Conformidad (o controles similares) se utilizarán para la
aprobación de pagos a los contratistas por avances relacionados al Contrato y Órdenes de Servicio.
Administración del Contrato
Conclusiones:
• Los Formularios de Estados de Pago / Certificación o Conformidad (o controles similares) rechazados se
devolverán al contratista detallando las razones de su rechazo, dentro de los plazos establecidos por cada área
cumpliendo la normativa legal
• Toda variación en los contratos se ingresará en el Formulario de Variación de Contratos (o documento similar
de control) que será preparado y firmado tanto por el Dueño del Contrato como por el Administrador de
Contrato y su aprobación será en conformidad con el Manual de Delegación de Autoridad de la empresa.
• Copia de cada Estado de Pago/Certificación o Conformidad (o control similar) y los registros de los contratos
asociados, serán archivados en forma segura por el Dueño del Contrato como por el área de Contratos.
• Los Dueños y Administradores de Contratos tienen autoridad para resolver disputas contractuales menores, en
tanto que las variaciones en los términos de contratación no encarezcan el precio total del contrato más allá
de lo aprobado.
• Cuando las disputas contractuales y negociaciones no logren resolverse a nivel de Dueño y Administrador del
Contrato y generen una variación del precio total del contrato más allá de lo aprobado, deberán ser
canalizadas al Superintendente de Contratos y posteriormente a los directivos superiores de acuerdo con el
Manual de Delegación de la empresa.
Administración del Contrato
Conclusiones:
• Se levantarán actas de todas las reuniones que se lleven a cabo por temas contractuales. Como mínimo las
actas indicarán la fecha y la hora, quiénes asistieron, los temas clave que se discutieron, y los planes de acción
surgidos de dicha discusión.
• En caso de incumplimiento de una de las cláusulas del contrato, la decisión de suspender por tiempo
indeterminado o dar término al contrato será recomendada al nivel superior por el Administrador y el Dueño
del Contrato. En caso de suspensión o término de contrato se solicitará previamente asesoramiento del
Departamento Legal de la empresa.
• Las Garantías Bancarias proporcionadas por los contratistas relacionadas con aspectos del servicio serán
liberadas únicamente bajo recomendación escrita por parte del Dueño del Contrato mediante el Certificado
Final, indicando que han concluido todas las actividades contractuales.
• Cada área definirá los Estándares de Desempeño de los Contratistas y su desempeño se evaluará tantas veces
como sea necesario durante la vigencia del contrato. El cumplimiento de esto será responsabilidad del Dueño
y el Administrador del Contrato, quienes se asegurarán de que el formulario de desempeño quede registrado
dentro de los documentos del contrato así como también de la calidad de la evaluación buscando un criterio
objetivo.