9주. Access 2013의 기초
•
학습목표
앞으로 7주 동안 Access 2013의 기
초에 대해서 배우게 됩니다.
오늘은 그 첫 번째 시간으로 데이
터 베이스의 기초 개념들과 Access
의 기본 구조를 살펴보고 간단한
데이터베이스를 만들어봅니다.
•
학습목차
1.
2.
3.
4.
5.
6.
데이터 베이스란?
데이터 베이스의 기초개념들
Access로 할 수 있는 일들
Access 2013의 실행, 종료방법
Access 2013의 화면구성
Access 2013의 구성요소
데이터베이스란?
• 데이터베이스(Database)란
– 어떠한 주제나 목적에 관련되어진 정보를 특정한 방식으로 구성해
놓은 집합체.
– 하나의 혹은 여러 조직의 시스템들이 공용으로 사용할 각종 데이터
의 집합.
– 굳이 컴퓨터를 사용해서 운영하는 소프트웨어가
아니다.
– 예를 들어 도서관에 책 제목, 서고번호, 저자 등이 적혀있는 도서목
록카드도 데이터베이스라고 볼 수 있다.
데이터베이스란?
• 도서목록카드를 종이로 관리하는 경우,
–
분류를 하기 힘들거나, 원하는 카드를 찾기 어렵고, 사람이 실수해서 중복되거나 오류가 있는
카드를 작성할 수 있는 문제가 있으므로 컴퓨터 소프트웨어로 관리하는 방법이 효율적이다.
• 이러한 데이터베이스를 컴퓨터로 관리하기 위해 사용하는
소프트웨어를 DBMS(DataBase Management System)이
라고 한다.
– Microsoft Access 2013은 이러한 DBMS소프트웨어의 한 종
류.
– 그 외 유명한 DBMS소프트웨어로는 Oracle
Database(Oracle), SQLServer(MS), DB2(IBM)등이 있다.
– Access는 위에서 언급한 전문 DBMS 소프트웨어와 Excel등
의 사무용 소프트웨어의 중간 정도에 위치하는 프로그램.
데이터베이스의 기초개념들
• DBMS를 구성하는 기반 이론에 따라 여러 종류의 분류가
있으나, Access는 우리가 알고있는 표(Table)를 이용한
RDBMS (Relational DBMS)라는 정도만 알아 두어도 충
분하다.
• 다른 대부분의 DBMS 도 RDBMS방식이다.
• 표는 보통 아래와 같다.
이름
성별
나이
거주지
홍길동
남
15
서울
김갑순
여
23
부산
데이터베이스의 기초개념들
•
지금부터는 표 대신 테이블이라는 용어를 쓰도록 한다.
*테이블에 관련된 용어 매우 중요.
내 친구 목록
행(row)
이름
열
(column) 홍길동
김갑순 레코드
김갑순
테이블명
성별
나이
거주지
남
15
서울
여
23
부산
이름필드
성별필드
나이필드
필드명
서울이라는
값은
1행 4열에
위치함
거주지필드
테이블명(table name): 현재 사용하고 있는 표에 붙인 이름.
행(row)/열(column): 테이블에서 가로를 행, 세로를 열이라 한다.
레코드(record): 데이터가 입력될 행을 레코드라고 부른다. 튜플이라고도다.
필드(field): 테이블의 열을 필드라 한다. 테이블에 넣을 데이터의 카테고리라고 생각하면
편리.
• 필드명/컬럼명(field/column name): 테이블에서 필드를 구별해주는 이름.
• (좀 더 자세한 내용은 10주차 강의에서 공부한다.)
•
•
•
•
데이터베이스의 기초개념들
•
[내 친구목록] 이라는 테이블과 [돈 거래] 라는 테이블이 있다.
내 친구 목록
돈 거래
이름
성별
나이
거주지
내역
사람
액수
일자
홍길동
남
15
서울
빌려줌
홍길동
20000
07/01/12
김갑순
여
23
부산
빌림
김갑순
5000
07/9/2
빌려줌
홍길동
50000
07/12/1
돈 빌린/빌려간 친구
• 이렇게 두 테이블 사이에 [돈 빌린/빌려간 친구] 라는 연관 관계가
생겼다. 이렇게 테이블간에 생기는 연관을 데이터베이스에서는
• 관계(Relation)이라고 부르며, RDBMS 이론의 기반이 된다.
Access로 할 수 있는 일들
• Access는 대규모의 데이터베이스를 관리하는 용도보다는 사무환
경에서 중소규모의 데이터를 조직적으로 관리하기 위한 용도에
적합.
• 예를 들면 다음과 같은 용도에 많이 사용된다.
– 사무실에서, 광고책자 발송을 위한 주소라벨 뽑기
– 소규모 가게를 가진 자영업자의 가게운영관리
– 고객관리,인사관리,제품관리
• 최근 버전의 Access는 성능이 많이 발전했으므로, 조금 더 큰 규
모의 응용에도 많이 사용한다. 또한 대형 DBMS에 비해 가격이
저렴하고, 배우기 쉬우며, 원하는 응용을 빨리 만들 수 있는 장점
이 있다.
Access 2013의 실행, 종료방법
• Windows의 시작메뉴
에서 [모든 프로그램]
– [Microsoft Office
(2013)] – [Access
2013] 순으로 클릭하
여 실행.
• 필요 시 바탕화면에
Drag & Drop 하여 ‘
바로 가기’ 아이콘을
복사해두면 편리.
• Access 실행후 기존의
작업을 열고 편집하거
나, 새로운 작업을 시
작하면 된다.
Access 2013의 실행, 종료방법
• 제목표시줄의 [
] 버튼을 눌러서 종료.
Access 2013의 화면구성
•
Access 2013을 실행하면 나타나는 시작화면.
– 새 데이터베이스를 만들거나
– 미리 제공되는 각종 유용한 서식으로 데이터베이스를 만들거나
– ‘다른 파일 열기’를 통해 이전에 작업했던 데이터베이스를 열 수 있다.
최근 작업문서
열기
서식 선택
온라인서식
검색
Access 2013의 화면구성
빠른 실행
도구 모음
상황 별 명령 탭
제목표시줄
리본메뉴
(명령탭으로
구분됨)
탭 문서
탐색 창
•
•
•
•
•
상태표시줄
제목표시줄 : 현재 작업중인 파일이름을 표시.
리본메뉴 : Access 2013의 주 명령환경으로, 위 쪽 부분 모두를 리본 메뉴라 부른다. 홈/ 만들기/ 외부
데이터/ 데이터베이스 도구/ 데이터 시트 등의 [명령 탭]으로 구분. 현재 수행하고 있는 작업과 관련 있
는 탭은 다른 색깔로 [상황 별 명령 탭]의 방식으로 표시. 또한 한번 클릭으로 수행하는 자주 사용하는
명령을 모은 [빠른 실행 도구 모음]으로 구성.
탐색 창 : Access 데이터베이스에 포함되는 테이블/쿼리/폼/보고서/페이지/매크로/모듈 개체를 선택할
수 있는 창.
상태표시줄 : 현재 실행중인 명령에 대한 간단한 설명이나 도움말 등을 표시. 오른쪽에서 각종 보기 방
식을 선택할 수 있다.
탭 문서 : 이전 버전의 겹치는 창 형태로 표시되던 내용 창이 탭의 형태로 개체를 표시하는 창.
Access 2013의 구성요소
•
(1) 테이블(Table) – 데이터를 저장.
– Access의 가장 기본이 되는 구성요소로서 데이터베이스 내에서 사용할 데
이터를 저장하고 관리하는 개체.
– 따라서 테이블은 반드시 사용해야 하는 필수개체이며, 다른 작업에 앞서 가
장 먼저 생성해야 한다.
– 하나의 데이터베이스에서는 여러 개의 테이블을 가질 수 있다.
Access 2013의 구성요소
•
(2) 쿼리(Query) – 원하는 데이터를 뽑아서 사용.
– 테이블에서 필요한 항목만 추출하거나, 조건에 해당하는 자료만 추출하는
등의 기능을 수행하는 것을 쿼리라고 한다.
– 단순 조회 차원을 넘어 테이블의 데이터를 삭제하거나 만드는 기능도 포함
되어있으며, 합계나 평균 등을 계산하는 통계관련 쿼리도 쉽게 처리할 수
있다.
Access 2013의 구성요소
•
(3) 폼(Form) – 사용자와 대화하며 데이터의 입출력을 담당.
– 폼은 사용자와 데이터베이스가 만나는 접점으로 사용자와 직접 대화를 하
면서 데이터의 입력과 출력을 수행하는 역할을 담당. 입력된 데이터를 수정
하거나 삭제하는 일련의 데이터 편집역할도 할 수 있다.
Access 2013의 구성요소
•
(4) 보고서(Report) – 각종 보고서를 인쇄하여 출력물 생성
– 보고서는 자료의 출력에만 사용하며 입력으로는 사용하지 않는다.
– Access로 처리한 자료를 여러 목적에 적합한 모양으로 인쇄가 가능하다.
– 작성한 보고서는 인쇄하기 전에 미리 보기를 할 수 있다.
Access 2013의 구성요소
•
(5) 매크로(Macro) – 반복
적이고 단순한 작업을 자
동화.
– 매크로는 간단한 형태의
프로그램.
– 사용빈도가 높거나 중요
하다고 여겨지는 기능을
미리 매크로로 정의해 놓
으면 단번에 처리가능.
Access 2013의 구성요소
•
(6) 모듈(Module) – 복잡한 작업을 수행하는 프로그램을 직접 작성.
– 모듈은 액세스의 프로그래밍 언어인 VBA(Visual Basic for Applications)를 이용하여
매크로로 할 수 없는 복잡한 작업을 처리하기 위해 프로그램을 직접 작성하는 것을
일컫는다.
2. 데이터 베이스 만들기
•
•
•
•
기본 사항 설명
예제 데이터베이스 다운로드
기본 데이터 베이스 생성하기
서식을 이용하여 데이터 베이스 생성하기
기본 사항 설명
• 데이터 베이스를 무작정 만들기부터 시작하는 것보다 테이블을
어떠한 형태로 구성할 것 인지에 대한 설계를 잘 해두는 것이 매
우 중요하다.
• 테이블 명이나 항목 이름, 쿼리와 보고서 등의 이름 등 각종 개체
에 대한 작명을 잘 해두어야 이후 이해하기 쉽고, 구별하기 편리
하다.
– 개체의 이름은 너무 짧은 것도 좋지 않고, 너무 긴 것도 좋지 않다.
– 개체의 본질적인 목적이나 특징을 나타낼 수 있도록 작명한다.
– 한글,영어,숫자,특수문자 등을 사용할 수 있으나, 공백은 이름의 첫 글자
로 사용할 수 없고, !(느낌표) ,(콤마) .(점) ‘(따옴표) 등은 사용할 수 없
다.
예제 데이터베이스 다운로드
•
•
기본 예제로 제공되는 Northwind 2007이라는 데이터베이스 다운로드.
Access 2013의 “시작화면”이나 “새로 만들기”화면의 “온라인 서식 파일 검색”
창에 Northwind를 검색하여 다운 받을 수 있다. 기본적으로 [내 문서] 폴더에
저장되나, 저장위치와 파일이름은 사용자가 지정할 수 있다.
기본 데이터 베이스 생성하기
•
데이터 베이스 파일
•
•
Access 데이터 베이스 파일은 확장자명으로 ‘.accdb’를 사용.
(1) 우선 Access를 실행한 후
–
–
Access의 구성요소 6가지(테이블, 쿼리, 폼, 보고서, 매크로, 모듈)를 저장할 수 있는 상위 개념의 개
체.
시작화면에서 [새 데스크톱 데이터베이스] 개체를 클릭하고, 파일이름과 저장 폴더를 적당히 지정.
기본 데이터 베이스 생성하기
•
(2) 이것만으로도 간단하게 새 데이터베이스를 작성할 준비가 끝났습니다. 기
본적으로는 테이블 개체의 새 항목을 넣을 화면이 준비되어있습니다.
서식을 이용하여 데이터 베이스 생성하기
• 시간이 생명인 사무환경에서는 서식을 잘 활용하면 문서
등의 작성에 낭비되는 시간을 많이 줄일 수 있다.
• 많이 사용하는 용도의 서식은 미리 Access에서 샘플로 제
공한다. 또한 Access 2013 버전에서는 Microsoft Office
Online 기능이 많이 강화되어 온라인으로 각종 유용한 서
식을 다운로드 받을 수 있다.
• Access 2003 버전에서는 각종 서식에 포함된 마법사 기능
을 이용하여 디자인을 선택하였지만, Access 2007 버전 부
터는 잘 만들어진 서식의 디자인을 활용하는 스타일로 변
경.
서식을 이용하여 데이터 베이스 생성하기
• 서식 기능을 이용하여 데이터 베이스를 만드는 방법.
(1) Access 2013의 시작화면에서 자주 사용되는 기본 서식들과 마이크로소프트사에서 제공해주
는 각종 서식들을 검색하여 다운로드 받을 수 있는 검색 창을 이용할 수 있다.
(2) [연락처 데이터베이스] 서식을 선택한 후, 저장될 폴더와 파일 이름을 선택하여 [만들기]를 클
릭.
서식을 이용하여 데이터 베이스 생성하기
(3) 다음과 같이 각종 내용을 입력 할 수 있는 화면이 나타난다.
(4) 리본 메뉴 아래에 [보안 경고] 표시줄이 나타나는 데, 이는 Access의 매크로 기능
을 악용하여, 사용자의 컴퓨터에게 해를 끼칠 수 있는 가능성이 있으므로, 이를 미연
에 방지 하기 위한 경고이다. 방금 우리가 만든 [연락처] 서식은 충분히 신뢰할 수 있
는 파일이므로, 보안경고 표시줄의 [콘텐츠 사용]을 클릭한다.
서식을 이용하여 데이터 베이스 생성하기
•
(5) 왼쪽의 [탐색창] 버튼을 클릭
하면 각종 Access개체를 선택할
수 있다. [연락처] 서식에는 미리
만들어져 있는 테이블과 보고서
등이 있는 것을 확인 할 수 있다.
•
(6) 이번 9주차 강의에서는 이렇게
비어있거나 서식으로 작성되어있
는 데이터 베이스를 만드는 방법
까지 공부하고 본격적으로 개체를
사용하고 내용을 입력/활용 하는
방법에 대해서는 다음 강의부터
알아보자.
9주 내용 Summary
• 데이터 베이스란 어떤 주제나 목적에 따른 정보를 특정한 방식에 따라
구성해놓은 집합체를 말하며, 이러한 데이터베이스를 컴퓨터 소프트웨
어로 관리하는 프로그램을 DBMS라고 한다.
• Access는 테이블을 이용하는 RDBMS의 한 종류로, 중소규모의 자료관
리에 적합하다.
• 데이터베이스와 관련된 용어로 테이블, 행/열, 필드, 레코드, 관계 등이
있다.
• Access의 구성요소로는 테이블, 쿼리, 폼, 보고서, 매크로, 모듈의 6가지
가 있다.
• Access를 실행하여 데이터베이스파일을 생성하는 방법 중 ‘새로 만들
기’를 이용하거나, ‘마법사’를 이용하는 방법을 학습하였다.
10주. 테이블
• 학습 목표
• 학습 목자
지난 시간에는 Access의 기본
구조와 데이터베이스 만들기에
대해서 알아 보았습니다.
1. 테이블의 기초 개념
2. 좋은 테이블을 만드는
법
3. 데이터 형식
4. 기본 키/관계
이번 시간에는 테이블의 기초
에 대해 알아보고 테이블 만들
기 및 테이블과 레코드 관리하
기에 대해 알아봅니다.
테이블의 기초개념
• 테이블(Table)이란?
– 데이터 베이스 내에서 사용할 데이터를 저장하고 관리하는 개체이
다.
– 테이블을 이용해서 데이터를 추가, 삭제, 수정 등의 관리를 할 수 있
고, 정렬 하거나 원하는 데이터만 검색 가능하다.
테이블의 기초개념
• 테이블(Table)은
– 테이블은 데이터 베이스에서 가장 중요한 구성요소이다. 테이블을
어떻게 만드느냐에 따라 데이터 베이스의 성능과 품질이 결정된다.
– 예를 들어, 집 대문의 색깔이 잘못되었다면, 다른 색으로 바꾸면 그
뿐이지만, 방이 잘못 만들어졌다면, 집 전체를 수리해야 하는 일이
생기는 것과 같다.
– 테이블을 설계하는 작업은, 쉬운 듯 보이지만, 실제로 만족할만한
테이블을 만들기 위해선 많은 경험과 숙련이 필요하다.
테이블의 기초개념
내 친구 목록
행(row)
이름
열
(column) 홍길동
김갑순 레코드
김갑순
성별
나이
거주지
남
15
서울
여
23
부산
이름필드
•
•
테이블명
성별필드
나이필드
필드명
서울이라는
값은
1행 4열에
위치함
거주지필드
테이블은 행과 열로 구성되어있다.
필드가 모여 하나의 레코드가 이루어지고, 레코드가 모여
테이블이 된다.
좋은 테이블을 만드는 법
• 작명을 신중히 한다.
• 동일한 데이터의 중복을 피한다.
• 다양하고 많은 자료들을 각각의 자료의 특성에
맞게 조절해야 한다.
• 데이터 입력 오류를 줄일 수 있도록 특정한 항목
별로 테이블을 만들어 저장하도록 한다.
데이터 형식
• 데이터 베이스에서 값을 입력하기 위해서는, 반드시 그 값
의 형식을 데이터베이스 소프트웨어가 알고 있어야 한다.
• 이를 위해, 테이블 설계 시 각 필드에 대해 데이터 형식
(Data Type)을 지정해주는 방식으로 이루어 진다.
• 데이터 형식에는 텍스트, 숫자, 날짜, 통화, 예/아니오 등 다
양한 형식이 있다.
• 다음 슬라이드부터 이에 대해 자세히 알아본다.
데이터 형식
(1) 텍스트 데이터 형식
– 말 그대로 문자를 저장하는 형식으로, ‘가나다라…’ , ‘ABCD…’, 특수
문자 등의 형태를 입력할 수 있다.
– 즉, 계산이 필요 없는 문자열을 저장하는 방식으로, 전화번호 같은
경우 생긴 형태는 숫자 형태이지만 계산을 하지 않으므로 텍스트
형식이 적합하다.
– 필드의 길이는 최대 255자이고, 그 이하로도 제한을 하고 싶으면
필드 속성을 이용해 조절할 수 있다.
데이터 형식
(2) 메모 데이터 형식
텍스트 데이터 형식과 비슷하나, 더 많은 문자를 저장할 수 있다.
최대 65,535자 까지 가능하다.
기타 비고 사항이나, 참조 내용, 설명 등을 저장하기에 적합하다.
데이터 형식
(3) 숫자 데이터 형식
– 각종 크기의 숫자를 저장하는 형식으로, 통화 형식을 제외하고
산술 계산을 할 수 있는 데이터를 저장한다.
– 여러 가지 하위 형태의 숫자 형식이 있다.
– 아래의 표는 숫자 데이터 형식의 데이터 크기(필드 크기)에 따른
분류이다.
설정
범위
소수점
저장크기
바이트
0 ~ 255
없음
1바이트
10진수
-1028-1 ~ 1028-1
28
12바이트
정수(Int)
-32768 ~ 32767
없음
2바이트
정수(Long)
-2147483648 ~ 2147483647
없음
4바이트
정수(Single)
-3.402823E38 ~ -1.401298E-45(음수)
1.401298E-45 ~ 3.402823E38(양수)
7
4바이트
정수(Double)
-1.79769313486231E308 ~ -4.94065645841247E-324(음수)
4.94065645841247E-324 ~ 1.79769313486231E308(양수)
15
8바이트
복제 ID
전역 고유 식별자(GUID) : 데이터베이스 복제에 사용하는 식별자로 자세한 설
명은 강의의 범위를 벗어납니다
N/A
16바이트
데이터 형식
(3) 숫자 데이터 형식(계속)
– 앞의 표는 숫자의 범위에 따라 지정할 수 있는 형식이었고, 아래
는 숫자를 표시할 때 사용할 수 있는 포맷의 형식이다.
설정
설명
일반숫자
기본값으로 숫자를 입력하는 그대로 표시합니다
통화
1,000 단위 구분기호를 사용합니다(자세한 사항은 윈도우의 국가별 설정을 따릅니다)
유로
윈도우 국가별 설정에서 사용한 통화기호에 상관없이 유로기호를 사용합니다
고정
적어도 한 자리를 표시합니다(자세한 사항은 윈도우의 국가별 설정을 따릅니다)
표준
1,000 단위 구분기호를 사용합니다(자세한 사항은 윈도우의 국가별 설정을 따릅니다)
백분율
값에 100을 곱하고 백분율 기호(%)를 붙입니다
(자세한 사항은 윈도우의 국가별 설정을 따릅니다)
공학용
표준 공학용 표기법을 사용합니다
데이터 형식
(4) 날짜/시간 데이터 형식
– 말 그대로 날짜와 시간 정보를 담기 위한 형식으로, 100년에서
9999년까지의 날짜와 시간 값을 저장할 수 있다.
– 날짜/시간 데이터 형식끼리는 서로 연산이 가능하다.
– 미리 정해진 형식으로는 아래의 형식이 있고, 각종 기호들을 사
용해 사용자 지정 날짜와 시간형식을 만들 수 있다.
설정
설명
기본 날짜
기본값으로 간단한 날짜와 자세한 시간을 조합한 것입니다
자세한 날짜
윈도우 국가별 설정에 있는 자세한 날짜설정을 따릅니다. 예를 들어 ‘1998년 1월 1일 일요일’의 형식입니다
보통 날짜
예를 들어 ‘98-1-1’과 같이 표시하는 방식입니다
간단한 날짜
윈도우 국가별 설정에 있는 자세한 날짜설정을 따릅니다. 예를 들어 ’98/1/1’의 형식입니다
자세한 시간
윈도우 국가별 설정에 있는 시간 탭을 따릅니다. 예를 들어 ‘오후 5:12:12’의 형식입니다
보통 시간
예를 들어 ‘오후 5:12’ 같은 형식입니다
간단한 시간
예를 들어 ‘17:12’ 같은 형식입니다
데이터 형식
(5) 통화 데이터 형식
– 일반적인 화폐정보를 저장하는 형식이다.
– 숫자형식에 원(￦)이나 달러($)같은 화폐 형식을 덧붙인 형태
이다.
– 기본적으로 통화 값을 나타내며, 계산 중에 반올림되지 않게
하는데 사용한다.
데이터 형식
(6) 일련번호 데이터 형식
– 레코드가 하나 저장될 때마다 일률적으로 번호를 하나씩 증
가시켜 주는 형식이다.
– 예를 들어, 첫 레코드가 저장되면 1번이 생기고, 다음 번 레코
드가 입력되면 자동으로 2번을 만든다.
– 만약 1번에서 2번까지 만들어져 저장되어 있는 상태에서 2번
이 삭제된다면, 그 다음부터 입력되는 번호는 2번이 없음에도
3번으로 매겨진다는 점을 유의한다.
데이터 형식
(7) 예/아니요 데이터 형식
– Yes/No, True/False등 두 값 중 하나만 선택하는 경우에 사용한다.
(8) OLE 개체 데이터 형식
– 윈도우 기반 응용 프로그램에서 동적으로 연결할 수 있는 그림, 소리, 그래프 등을 액세스
내부에 저장할 때 사용한다.
– OLE 개체를 저장할 경우 파일의 크기가 너무 커질 수 있다.
(9) 첨부 파일 데이터 형식
– 그림 등의 파일을 저장할 수 있는 형식으로 압축된 파일은 2GB, 압축되지 않은 경우 약
700KB 정도 가능하다.
(9) 하이퍼링크 데이터 형식
– 웹사이트로 바로 이동할 수 있게 해주는 형식이다.
(10) 조회 마법사 데이터 형식
– 목록 상자나 콤보 상자를 이용해 값의 목록이나 다른 테이블에서 값을 선택할 수 있도록
만드는 형식이다.
기본 키/관계
•
9주차 강의에서 관계형 데이터 베이스의 테이블들은 관계(Relation)을 통해 연관된다고
언급하였다.
•
즉, 관계(Relation)란,
–
–
서로 관련 있는 두 테이블의 데이터 사이에 설정된 연결 상태이고
연결은 주로 두 테이블에 이름이 같은 키 필드를 사용한다.
•
이렇듯 테이블 간의 관계를 설정하기 위한 방법이 있어야 되는데 그 방법이 ‘기본 키
(Primary Key)’를 통해 이루어 진다.
•
즉, 테이블에 저장된 레코드를 찾을 때, 테이블의 각 레코드를 고유하게 정의하는 필드나
필드 집합이 있어야 되고, 이때 기본 키가 레코드의 고유함을 구별하는 표시된다.
•
다시 말해, 기본 키란
–
–
–
•
테이블에서 유일하게 식별할 수 있는 필드로
기본 키의 값들은 유일한다.
즉, Null값을 가질 수 없으며, 중복 될 수 없다.
그리고 외래 키(Foreign Key)란
–
다른 테이블의 기본 키를 참조한 키를 일컫는다.
기본 키/관계
•
오른쪽 그림에서 보면 [고객목록] 테이블과 [주문] 테이
블이 있다. 이 두 테이블 사이에 연결고리 역할을 하는
것이 기본 키이다.
•
연결을 하는 주체(즉,[고객목록] 테이블)에 기본키 설정
을 해야 하며, 여기서는 {ID} 필드가 기본 키로 설정되
어 있다.
•
그리고 연결을 당하는 주체(즉,[주문] 테이블)의 {고객일
련번호} 필드가 기본 키가 될 수 없다. 왜냐하면 [주문]
테이블은 자식 테이블로서 한 고객이 여러 번 주문을
받을 수 있으므로 중복된 값을 가질 수 있기 때문이다.
•
즉 어떤 필드라도, 테이블의 기본 키로 설정되면 기본
키 필드에 중복 값이나 Null 값(값이 입력되지 않은 상
태를 나타내는 특수한 값)은 입력할 수 없다. 반드시 값
을 입력해야 하며, 그 값을 유일한(unique) 값이어야 한
다.
•
그리고 이때, [고객목록] 테이블의 기본 키인 [ID(고객번
호)]를 참조하는 [주문] 테이블의 [고객번호] 필드를 외
래 키(Foreign Key)라고 한다. 이렇게 부모 테이블의 기
본키를 자식 테이블의 외래 키로 연결하는 것을 통해 ‘
참조 무결성을 이룬다’라고 한다.
기본 키/관계
기본 키에는 3가지 종류가 있다.
(1) 일련번호 필드 기본 키
• 레코드가 입력될 때마다 일련번호가 증가하는 일련번호 데이터 형식의 필드를 이용
해 기본 키로 사용하는 방법이다.
(2) 단일 필드 기본 키
• ID나 사원번호, 주민등록번호와 같이 유일한 값이 들어 있는 필드는 단일 필드 기본
키로 지정할 수 있다.
(3) 다중 필드 기본 키
• 단일 필드로는 유일한 고유 값을 가질 수 없지만, 둘 이상의 필드를 합해서 중복되지
않는 고유한 값을 가질 수 있을 때 사용되는 기본 키 지정방법이다.
그리고 테이블 관계의 유형은 아래와 같이 3 종류로 분류 할 수 있다.
(1) 일대일(1 : 1) 관계
(2) 일대다(1 : 多) 관계
(3) 다대다(多 : 多) 관계
2. 테이블 만들기
• 테이블을 만드는 방법들
• 테이블을 만들기 위한 조건
• 테이블 만들기
테이블을 만드는 방법들
• Access 2013에서 테이블을 작성하는
방법은 크게 다음과 같다.
– [만들기]-[테이블]
(1) 데이터시트 보기
– [보기]-[데이터시트 보기]
– 필드를 만들면서 테이블을 구성하는
데이터를 직접 입력할 수 있는 방법
이다.
(2) 디자인 보기
– 테이블을 구성하는 필드를 하나하나
직접 입력하는 방법이다.
– 필드만 만들 수 있고, 레코드를 여기
서는 입력할 수 없다.
테이블을 만드는 방법들
(3) 테이블 서식 파일을 기준으로
만들기
– 9주 강의에서 데이터베이스 만
들기에서 잠시 나왔던 서식을
이용하여 미리 정의된 모양의
테이블을 만드는 방법이다.
(4) 외부데이터 가져오기
– 외부프로그램(예를 들면 엑셀)
등의 데이터를 Access로 가져와
데이터를 만드는 기능이다.
테이블을 만드는 방법들
(5) 테이블 연결
– ‘테이블 연결’은 ‘테이블 가져오기’와 비슷한 방법이지만 개념상의 차이가
있다.
– ‘테이블 가져오기’를 실행하면 외부파일이 Access 2013의 테이블로 완전히
바뀌어 사용자가 마음대로 작업을 할 수 있으나
– ‘테이블 연결’은 외부파일을 가져오기는 하지만, 완전히 Access 2013의 테
이블로 만들지는 못한다. 즉 Access 2013에 연결만 될 뿐 그 구조를 바꾸거
나 변경할 수는 없고, 단지 데이터를 참조만 할 수 있다.
• 참고사항: SharePoint 를 사용하여 테이블 만들기
– SharePoint란 사무환경에서 각종 문서를 각 기업의 정책 등에 맞도
록 사용/제어하는 Office System 2013의 구성요소 중 일부이다.
– 실제 사용방법 등은 이 강의의 범위를 벗어나므로, 이러한 기능이
있다는 정도만 숙지.
테이블 만들기
• 테이블을 만들기 위해선 먼저 Access 2013을 실행하여, 새
로운 데이터 베이스를 생성하거나 이미 만들어져 있는 데
이터 베이스를 [파일] 메뉴를 사용해서 연다.
• 참고 – 열기를 사용하면 9주차 강의 중, 서식을 이용하여 데이터베이스 만들기에 나
왔던, 보안경고 표시줄이 나타날 수 있다. 만약 이 경고를 앞으로 표시하지 않으려면,
[오피스버튼]-[Access 옵션]-[보안센터]-[보안센터설정]-[매크로설정]-[모든 매크로 포
함]의 순서대로 설정하면 되나, 이 옵션을 설정했을 경우, 정말 매크로바이러스가 포
함된 Access파일을 열게 되는 경우에도 해를 입히는 내용을 차단시켜 주지 않으므로,
위험할 수도 있다.
테이블 만들기
• [도서대여]라는 데이터베이스를 만들기.
(1) 시작화면에서 [새 데이터 베이스]를 이용해 도서대여라는 데이터베이
스를 만든다.
테이블 만들기
(2) 다음과 같은 화면이 나타난다.
– 기본적으로 [데이터시트 보기] 화면에서 시작.
– [디자인 보기] 방법으로 테이블을 생성한다.
– 상태표시줄 오른쪽에 있는 [디자인 보기/
]버튼 클릭.
테이블 만들기
(3) 우선 테이블의 이름을 지정한다.
– [도서대여] 데이터 베이스의 [회원관리] 테이블
– 테이블의 이름은 [회원관리]로 저장한다.
– 오른쪽 그림과 같이 [디자인 보기] 화면으로 바뀐다.
테이블 만들기
(4) 우측 표와 같이 필드를 작성한다.
– 물론 이 필드 설정들은 추후 변경가능하다.
필드이름
데이터형식
필드크기
회원코드
텍스트
4
성명
텍스트
50
가입비 납입
예/아니요
이쪽은 각 필드들을
설정하는 곳이다.
아래쪽은 각 필드의
속성을 설정할 수 있는
곳이다. 예를 들어
텍스트필드의 글자수
제한 등을 여기에서
설정할 수 있다.
테이블 만들기
(5) 약간 특이한 필드인 주민등록번호 설정하기.
– 필드이름은 주민등록번호를 데이터 형식은 텍스트로 설정하고
– 아래의 속성에서 [입력마스크]속성의
을 클릭.
– 저장하겠냐는 물음에 [예]를 선택.
테이블 만들기
(5) 입력 마스크 마법사 화면이 나온다.
– 입력 마스크 마법사는 많이 사용되는 형식의 텍스트들을 미리 제공해주어
서 편리하게 입력 형식을 사용할 수 있는 기능이다.
– 참고로 아래의 ‘시도’ 공간에서는 각종 마스크 형식들을 테스트 해볼 수 있
으니 어떤 형식들이 어떤 방식으로 입력되는지 여러 가지 테스트해보길 바
란다.
– 우리는 주민등록번호를 선택하고 [다음] 클릭.
– 다음화면은 주민등록번호 입력마스크의 변경사항을 물어보는 화면이다.
변경할 것이 없으므로 [다음] 클릭.
테이블 만들기
(6) 실제 테이블에 레코드가 저장될 때 어떤 방법으로 저장할지 물어본다.
[기호 없이]를 선택하고 다음으로 넘어간다.
(7) 오른쪽 아래 그림은 마법사의 완료화면이다. [마침]클릭.
테이블 만들기
(8) [전화 번호] 필드를 입력 마스크 마법사를 이용해서 만든다.
– 앞에서 했던 방법과 유사하니, 직접 해보시길 바란다.
(9) [전화번호] 필드가 다 만들어졌다면 아래 화면처럼 나온다.
테이블 만들기
(10) 기본 키 필드 설정
– 회원코드는 중복되지 않는 값을 가지는 필드가 될 것이므로, 기본 키로 적합하다.
– 그리고 Access 2013에서는 새 데이터 베이스를 만들면 가장 위쪽에 위치한 필드가 기본키
필드로 미리 지정되어있다.
– 리본메뉴의 [기본 키 /
] 버튼을 누르고 켜는 것으로 기본 키를 설정/해제 할 수 있다.
이쪽의 황금열쇠 모양이
필드의 기본 키 지정여부
를 나타낸다.
기본 키로 설정이 되면 이
속성이 [예(중복 불가능)]
으로 바뀐다.
테이블 만들기
(11) [회원관리] 테이블 생성을 완료했다. 상태표시줄의 오른쪽에 있는 [데이터시트
/
] [보기] 버튼을 클릭한다.
(12) 추후 사용할 레코드들을 몇 개 입력한다. 내용은 아무렇게나 하셔도 상관없다
.
– 입력 완료 시 저장버튼(
기본 키 필드의 내용은
반드시 입력되어야 한다.
) 클릭.
테이블 만들기
(13) [참고] 데이터 시트 화면에서 [새 필드 추가] 를 더블 클릭하면 바로 필드를 추가할 수 있
다.
(14) [참고] Access 2007 버전부터는 필드의 데이터 형식을 지정하지 않은 경우에는 처음 행
값을 넣을 때 자동으로 형식을 결정해주는 편리한 기능이 추가되었다.
* 이 외에도 여러 가지 필드의 세부속성 등 많은 사항이 있지만, 강의 내용으로 넣기에는 분
량이 많으므로, 관심있는 학생은 따로 인터넷 이나 서적을 참고.
3. 테이블과 레코드 관리하기
• 레코드 다루기
– 레코드 추가/삭제/수정
– 데이터 복사/이동
– 레코드 검색/정렬/추출/인쇄
• 테이블 관리하기
– 테이블 사이의 관계 설정
레코드 다루기
• 레코드 추가
–
–
–
–
[새 레코드/
] 버튼을 클릭하거나
레코드 선택기를 클릭한 후 오른쪽 마우스 버튼을 클릭하여 [새 레코드] 선택가능.
혹은 레코드 추가 시 키보드의 [Tab] 버튼을 이용하면 적당히 알아서 레코드가 추가되는 모습을
확인할 수 있다.
한 레코드를 잘못 입력했다면 [Ctrl – Z] 버튼을 누르면 입력한 레코드를 삭제 할 수 있다.
이쪽부분을
“레코드 선택기”라
부른다. 오른쪽 버
튼으로 클릭하면
우측그림과 같은
창이 뜬다.
[새 레코드] 버튼
레코드 다루기
• 레코드 삭제
–
–
–
삭제하기를 원하는 레코드를 선택하면 레코드 선택기가 자동으로 지정될 것이고 그 때 레코드
선택기에서 [레코드 삭제]를 클릭한다.
혹은 레코드 선택기를 선택한 상태에서 키보드의 [Delete] 키를 눌러도 가능하다.
삭제한 레코드는 되돌릴 수 없다. 즉, 윈도우에서 기본적으로 사용하는 되돌리기 키[Ct기-Z]로도
불가능하다.
레코드 다루기
• 레코드 수정
– 수정하고자 하는 레코드 셀을 선택해서 내용을 수정한다.
Excel에서 처럼
네모 한 칸을
‘셀’ 이라고
부른다.
레코드 다루기
• 데이터 복사
–
–
–
–
복사하고자 하는 데이터가 있는 셀을 클릭하고, 복사할 내용 전부를 마우스로 선택 후, 마우스 오
른쪽 버튼을 클릭해 나오는 메뉴에서 [복사]를 선택한다.
넣고자 하는 셀에서 [붙여넣기]를 선택한다.
이처럼 윈도우에서 기본적으로 사용하는 방식이 거의 적용된다.
복사하기 기능은 셀 뿐만 아니라, 레코드, 테이블도 전체 복사가 가능다다.
레코드 다루기
• 데이터 이동
–
–
–
–
데이터 복사와 유사한 방식으로 데이터 이동이 가능하다.
옮길 데이터에서 [잘라내기]를 선택한 후, 옮길 곳을 선택 후 [붙여넣기]를 선택한다.
이때 셀 객체가 선택되도록 하면 안되고, 셀의 데이터만 마우스로 드래그해야한다.
데이터 복사하기와 마찬가지로, 데이터 뿐만 아니라 레코드, 테이블전체도 이동 가능하다.
레코드 다루기
• 레코드 검색
– 리본 메뉴에서 [찾기] 버튼을 클릭한다.
– 찾을 내용에 검색할 값을 넣고 찾는 위치를 적절히 바꾼 후, 다음 찾기 버튼을 클릭한다.
(찾는 위치를 설정하지 않는다면 기본적으로 셀이 위치하고 있는 컬럼을 대상으로 검색한
다.)
– 혹은 데이터시트 아래쪽 바의 [검색] 영역에서 글을 입력하면 찾아지는 레코드가 표시된다
.
– 레코드 바꾸기 기능도 옆의 [바꾸기] 탭에서 가능하다. 거의 동일한 방법이므로 따로 설명
하지는 않는다.
레코드 다루기
• 레코드 정렬
– 특정한 필드의 값에 따라 레코드의 순서를 오름차순 혹은 내림차순으로 정렬하는 기능이
다.
– 정렬의 기준이 되는 필드를 먼저 마우스로 선택 후 리본메뉴의 [오름차순 정렬/내림차순
정렬] 버튼을 선택한다.
– 혹은 기준이 되는 셀이나 필드 명에서 마우스 오른쪽 버튼 눌러 [오름차순 정렬/내림차순
정렬]을 선택하는 방법도 있다.
– 정렬상태를 되돌리기 위해서 리본메뉴의 [정렬제거/
] 버튼을 클릭한다.
레코드 다루기
• 레코드 추출
– 전체 레코드에 특정한 조건을 부여하여, 그 조건에 만족하는 레코드를 걸러내는 기능으로,
필터(Filter)라고도 한다.
(1) 선택 필터는 마우스로 가리키고 있는 컬럼의 값과 같은 값(혹은 그 반대값)을 가지는
레코드만 걸러낸다.
• 원하는 셀을 선택 후 리본메뉴의 선택필터 버튼(
)을 클릭하고, 원
하는 조건을 선택한다. 이 때 조건은 데이터 형식에 따라 적절히 Access에서 여러가
지 형태로 나타난다.
레코드 다루기
• 레코드 추출
(2) 폼 필터: 특정 조건식에 따라 추출해주는 기능이다.
• 하나의 컬럼만 조건을 검사할 수도 있고, 여러 컬럼에 대해 AND나 OR조건으로
추출할 수도 있다.
• AND조건일 경우에는 폼 필터화면에서 해당하는 컬럼의 조건식을 써주고 필터
적용 한다.
• OR조건의 경우 폼 필터화면에서 아래쪽의 [또는 탭]을 이용하여 조건을 부여하
고 필터를 적용한다.
• 가입비를 납입했거나 회원코드가 1001인 회원을 필터링 해보자.
• 리본메뉴에서 고급 필터 버튼(
)을 누른후 [폼 필터]를 선택한다.
레코드 다루기
• 레코드 추출
(2) 폼 필터(계속)
• 다음과 같은 폼 필터 화면이 나온다. 회원코드필드에서 1001을 고르고, [또는]
탭을 선택한 후 가입비 납입 필드를 체크를 한 후, 리본메뉴의 필터 적용 버튼
[
]을 클릭한다.
레코드 다루기
• 레코드 추출
– 참고로 필터가 적용된 상태일 경우 데이터 시트 아래쪽 상태표시줄 영역이나 레코드
탐색줄 영역에 ‘필터링됨’ 이라고 표시된다.
– 원래대로 되돌리고 싶으면 리본메뉴의 켜져 있는 작은 필터 버튼을 누른다.
– 큰 필터버튼은 정렬기능과 선택필터 그리고 필터 해제기능을 모아둔 버튼이다.
– 데이터 시트 보기에서 각 컬럼이름 위쪽의 작은 역삼각형들은 큰 필터버튼과 같은
기능을 한다.
작은 역삼각형
큰 필터버튼 사용시
현재 작업중인 커서
를 기준으로 관련
내용이 나타난다.
레코드 다루기
• 레코드 인쇄
– 데이터 시트를 가장 기본적인 형태로 인쇄할 수 있다.
– [파일]버튼에서 [인쇄] – [빠른 인쇄] 메뉴 혹은 [인쇄 미리 보기]를 선택.
– 인쇄 미리 보기 화면의 메뉴는 매우 직관적이므로 자세한 설명은 생략한다.
테이블 관리하기
• 테이블 사이의 관계 설정
–
–
–
앞의 기본 키 부분에 나왔던 테이블을 이용하여 설명한다.
현재 [고객] 이라는 테이블과 [주문]이라는 두 테이블이 있다.
(1) 리본메뉴에서 [데이터베이스 도구/
]탭을 선택하고 [관계/
]버
튼을 클릭하면 관계 설정 창이 나타나고 리본메뉴에서 [테이블표시/
]를 눌러 [고객] 테
이블과 [주문] 테이블을 추가한다.
실습을 위해 먼저 설정되어 있던 관계를 삭제해줍니다.
•
[관계] 탭을 제외한 모든 탭은 닫고 관계선에서 오른쪽 클릭 후 삭제.
(2) [고객] 테이블의 [ID] 필드를 [주문]의 [고객번호] 필드로 드래그한다.
(3) [항상 참조 무결성 유지], [관련 필드 모두 업데이트], [관련 레코드 모두 삭제] 를 체크한 후
[만들기]를 클릭한다.
테이블 관리하기
• 테이블 사이의 관계 설정(계속)
– 이제 관계 설정 창이 아래와 같이 변경되었고, ‘일 대 다’ 관계로 연
결되었다고 나타난다.
– 만약 [고객] 테이블에서 필드 왼쪽의 [+] 표시가 나타나는데 이것은
관계로 연결된 테이블이 있다는 의미이다.
– [+] 를 누르면 관계가 되어있는 필드가 나타난다.
10주 내용 Summary
• 데이터를 저장하고 있는 핵심 구성요소인 테이블에 관하여 공부하였다.
• 테이블관련 용어와 각종 데이터 형식, 기본 키, 관계, 외래 키 등의 개념
을 꼭 숙지한다.
• 데이터 베이스를 만든 후, 테이블을 만드는 여러 가지 방법들에 대해서
알아 보았다.
• 테이블을 만들 때 각종 필드 속성을 정의 하거나, 원하는 레코드만 수정
하거나, 추출하는 방법 등에 대해서 배웠다.
• 입력마스크 마법사, 기본 키 설정, 관계 설정 등에 대해서 학습하였다.
• Access는 MS Office와 MS Windows 공통의 조작 체계를 따르고 있으므
로 사용하기가 쉽고 특히 2013 버전은 매우 편리하고 직관적으로 바뀌
었으므로 꼭 실습해보자.
11주. 쿼리
• 학습 목표
• 학습 목자
지난 시간에는 테이블의 기초
에 대해 알아 보았습니다.
1.
2.
3.
4.
이번 시간에는 쿼리에 대해 알
아 보겠습니다.
쿼리의 기초개념
쿼리의 종류
쿼리 작업창 알아보기
쿼리 마법사 알아보기
쿼리의 기초 개념
• 쿼리(Query)란?
– 데이터베이스에 저장된 데이터를 즉시 효과적으로 끄집어 내어 활
용하는 일을 하는 것을 쿼리라고 한다.
– 영어로 ‘query’는 무언인가를 청하여 가져온다는 뜻으로 테이블에
저장되어 있는 많은 데이터 중 특정 조건에 부합하거나 필요한 데
이터를 불러와 활용하는 일을 담당한다.
• 쿼리(Query)는
– Access에서 데이터를 축적하는 것이 테이블(Table)이라면, 그 데이
터를 활용하는 것이 쿼리의 역할이다.
– 쿼리는 어떤 테이블에 대해 조건 식을 부여하여 그 조건에 해당하
는 데이터를 별도의 테이블 형태로 추출하는 것이다.
쿼리의 기초 개념
•
와일드카드(Wildcard)는
– 조건 식을 사용할 때 조건을 주는 필드의 데이터 형식이 ‘텍스트’이거나 ‘날
짜/시간’일 경우 특정한 위치의 문자를 모든 경우에 대해 검색할 수 있는
방법이다. 다음과 같은 경우 유용하다.
• 성과 이름이 같이 적힌 성명이란 필드에서 성이 ‘김’씨인 사람 찾기
• 우편번호 테이블의 군/구 필드에서 강남구/강서구만 찾기
– 쿼리의 조건 부분에서 Like와 글자,*,?,[,],#,! 등을 조합하여 사용한다. 아래
의 예를 통하여 이해해본다.
• Like “?BC” : ?부분에는 숫자든 문자든, 딱 한가지 글자의 모든 경우
(ABC,aBC,1BC)
• Like “*BC” : *부분에는 ?와 다르게 여러 글자도 찾음(AAABC,BC,ZZZZBC)
• Like “강[남서]*구” – ‘강’으로 시작하고 ‘남’이나 ‘서’이 들어가고 ‘구’로 끝나는 값
찾기(특별히 지정된 문자와 함께 사용된 필드)
쿼리의 종류
• Access의 쿼리에는 8가지 정도 종류의 쿼리로 나누어볼 수
있으나, 이 강의에서는 기본적이고 꼭 알아야될 몇 가지만
알아본다.
(1) 선택 쿼리
– 가장 일반적인 쿼리의 유형으로 데이터베이스의 테이블에 입력한
데이터를 추출하거나 그룹별 소계 등을 구하는데 사용하는 쿼리이
다.
쿼리의 종류
(2) 실행 쿼리
– 실행 쿼리는 선택 쿼리와는 달리, 조건을 부여하여 그 조건에 해당
하는 데이터의 값을 추가, 수정하거나 삭제하는 쿼리이다.
– 실행 쿼리는 다음과 같이 4가지 종류가 있다.
•
•
•
•
테이블 만들기 쿼리
추가 쿼리
삭제 쿼리
업데이트 쿼리
(3) 매개변수 쿼리
– 매개변수 쿼리란 실행할 때 레코드 검색 조건이나 필드에 삽입할
값 등의 정보를 물어 보는 대화상자를 표시하는 쿼리로서 둘 이상
의 정보를 물어보는 쿼리를 디자인 할 수 있다.
쿼리의 종류
(4) 크로스 탭 쿼리
– 크로스 탭 쿼리는 테이블의 한 필드 내의 총계, 평균 등의 요약 값을
표시하고 그 값들을 묶어 테이블 형태로 나열한다.
• 지금까지 나온 쿼리들은 QBE(Query By Example,작업상황
을 눈으로 보아가면서 하는 방식)의 종류이다.
• SQL(Structured Query Language)이라는 일종의 언어로 직
접 명령하는 방법도 있지만 이는 강의의 범위를 넘어서므
로 생략한다. 필요하신 분들은 관련서적으로 공부하시길 바
란다.
쿼리 작업창 알아 보기
•
쿼리를 만드는 방법은 ‘쿼리 마법사’를 사용하는 방법과 ‘쿼리 작업 창’을 통한
방법이 있다. 마법사를 사용하는 방법은 뒤에서 알아보고, 먼저 쿼리 작업 창이
어떤 모양인지 알아본다.
1) 본 실습에서는 ‘Northwind 2007’ 예제 데이터베이스를 사용한다.
2) 리본메뉴에서 [만들기] 탭의 오른쪽에 있는 [쿼리 디자인]을 클릭한다.
쿼리 작업창 알아 보기
3) ‘테이블 표시’라는 창이 뜨는데 이 창은 쿼리에서 사용할 데이터를 가져올 곳을 선택하
는 창이다. 테이블 뿐만 아니라 쿼리에서 쿼리의 데이터를 가져올 수도 있다. 여기서는
‘고객’ 테이블에서 데이터를 가져왔다. [고객] 테이블이 선택되어있는 상태에서 [추가]
버튼을 클릭한다. 이 창은 추후 필요시 ‘쿼리 작업 창’에서 오른쪽 버튼을 클릭한 후 [
테이블 표시] 메뉴를 선택하면 또 사용할 수 있다.
4) 쿼리에 사용할 데이터를 가져올 [고객] 테이블이 쿼리 작업 창에 들어간 것을 알 수 있
다. 본격적으로 쿼리가 어떤 것인지 알아보는 것은 이 다음부터 알아보기로 하고, 지금
은 ‘쿼리 작업 창’에 어떠한 것들이 있는 지만 알아본다.
쿼리 작업창 알아 보기
• 쿼리 작업창은 크게 두 부분으로 나뉘는데, 위쪽은 테이블(또는 쿼리)의
필드 목록 상자가 추가되는 공간이고 아래쪽은 위쪽에 추가된 테이블(
또는 쿼리)의 여러 필드 중에서 불러오고 싶은 필드를 추가하고 조건을
지정하는 공간이다.
테이블: 테이블은 다르지만 같은 이
름을 가지는 필드가 존재할 수 있
으므로, 테이블명도 반드시 지정되
어야 합니다. 위의 필드를 지정하면
자동으로 입력됩니다.
필드: 위쪽에 추가된 테이블(또는
쿼리)의 필드 중 쿼리를 작성할 필
드를 지정합니다.
정렬: 올림차순/내림차순으로 레코드
의 정렬순서를 지정할 수 있습니다.
표시: 쿼리에 포함된 필드
를 사용자에게 보여주지
않으려면 체크를 해제하면
됩니다.
조건 : 필드에서 특
정한 값만 가져와
야 할 경우 사용합
니다.
또는: 복합조건을
줄 때 사용합니다.
쿼리 작업창에서 선택 쿼리 작성
• 선택쿼리는,원하는 조건을 설정하고 그에 맞는 데이터를 불러오는 역
할을 하는, 가장 일반적으로 사용되는 쿼리 유형이다.
• 추가 사항.
– 쿼리 작업창의 필드목록에 [*] 가 있는데 이것은 테이블의 모든 필드를 선
택한다는 의미이다.
– 쿼리 작업창에서 필드를 선택하기 위해서는 꼭 아래 그리드 영역에서만 선
택해야 하는 것은 아니고, 위쪽 창에서 원하는 필드를 더블클릭 하거나, 드
래그 앤 드롭 하여도 된다.
– 쿼리를 실행하기 위해 리본 메뉴의 [실행버튼]을 누르는 방법 외에도, 탭 문
서 위쪽의 탭에 마우스를 위치시키고, 마우스 오른쪽 버튼 메뉴에서 [데이
터시트 보기]를 선택해도 된다.
쿼리 작업창에서 선택 쿼리 작성
•
쿼리 작업창에서 선택쿼리 작성 예를 알아본다.
1) ‘Northwind 2007’ 데이터베이스를 연다.
2) [제품] 테이블을 이용하여 [제품 분류] 필드가 ‘음료’ 인 제품들의 [제품 이름]을 뽑는
쿼리를 만들어본다.
3) 리본메뉴의 쿼리 디자인 메뉴로 새 쿼리를 만든다.
4) [제품 분류] 필드와 [제품 이름] 필드는 [제품] 테이블에 있으므로, ‘테이블 표시’ 창에
서 [제품] 테이블만 추가한다.
쿼리 작업창에서 선택 쿼리 작성
5) 첫 조건에는 [제품] 테이블의 필드를 [제품 분류]로 선택하고, 조건에는 ‘음
료’ 라고 입력한다. (‘표시’는 조건을 넣으면 자동으로 체크된다.)
6) 두 번째로 우측 조건에 [제품] 테이블의 [제품 이름] 필드를 선택한다.
7) 리본 메뉴의 [실행 버튼/
] 을 클릭하면 결과가 출력된다.
이 영역을
“그리드” 영역
이라고 부른다.
만약 조건 을 지우고 싶으면 여기를 오른쪽
버튼으로 클릭 후 [잘라내기]를 선택하면
된다.
쿼리 마법사 알아 보기
• 방금 했던 내용을 쿼리 마법사로 똑같이 해보자.
1) 리본메뉴의 [만들기] 탭에서 [쿼리 마법사]를 클릭한다. (쿼리 디자인 메뉴에서 했던 작업
을 저장할지 물어보면 적당한 이름을 주고 저장한다.)
쿼리 마법사 알아 보기
2) 쿼리 마법사 첫 창이 뜨는데, [단순 쿼리 마법사] 가 선택된 상태에서 [확인]을 클릭한다.
3) 그 다음 창에서는 쿼리에 넣을 필드를 선택한다. ‘테이블/쿼리’에서는 [제품] 테이블을 선
택하고, 왼쪽의 ‘사용 가능한 필드’에서 [제품 분류]와 [제품 이름] 필드를 [ > ] 버튼이나
더블클릭으로 오른쪽 ‘선택한 필드’ 부분으로 선택한다. (참고로 >>, << 버튼은 모든 필
드를 옮겨주는 기능이다.)
쿼리 마법사 알아 보기
4) 다음 창에서 쿼리 제목을 적당히 지정하고, ‘쿼리 정보 보기’ 상태에서 [마침]을
클릭한다.
5) 제품 분류를 ‘음료’라고 설정하지 않았으므로, 모든 제품에 대한 제품이름과 제
품 분류 데이터가 출력된다.
6) 아래쪽 상태표시줄 우측메뉴의 [디자인 보기/
] 메뉴를 사용
해서, [제품 분류] 조건을 ‘음료’ 라고 설정하고 리본메뉴의 [실행 버튼/
]
을 누르면 기대했던 내용이 출력된다.
실행 쿼리
• 실행 쿼리 기본 사항
• 실행 쿼리 종류
–
–
–
–
테이블 만들기 쿼리
추가 쿼리
삭제 쿼리
업데이트 쿼리
실행쿼리 기본사항
• 실행쿼리는 한번에 여러 개의 데이터를 변경할 때, 또는 조
건에 맞는 데이터를 단 한번에 삭제할 때 등에 유용한 방법
이다.
• 데이터베이스 ‘탐색 창’에서 아이콘이 선택쿼리와 다르다.
실행쿼리를 더블클릭 하면 바로 실행되므로 주의해야 하기
때문이다.
[선택쿼리 아이콘]
[실행쿼리 아이콘들]
테이블 만들기 쿼리
•
•
테이블 만들기 쿼리는 하나 이상의 테이블에서 데이터의 일부나 전체를 가져와 새로운 테이블을 만들
때 사용한다.
우리는 Northwind 2007 예제 데이터 베이스를 사용하여 [과자류목록]이라는 테이블을 만들어보자.
1) [제품] 테이블을 보면 [제품분류]필드가 [과자류]인 제품들이 있다.
2) 리본메뉴에서 [쿼리 디자인]을 클릭하고[제품] 테이블을 ‘추가’ 한다.
테이블 만들기 쿼리
3)
리본 메뉴가 ‘디자인’ 탭으로 바뀌는 것을 확인할 수 있다. [테이블 만들기/
] 버튼을 클릭
하고, ‘테이블 만들기’ 창에서 테이블 이름은 ‘과자류목록’ 이라 쓰고, ‘현재 데이터베이스’가 선택된
상태에서 확인을 누른다.
4)
5)
‘과자류목록’ 이라는 테이블에는 과자 이름이 들어가야 할것이므로, [제품 분류] 필드와 [제품 이
름] 필드를 아래로 드래그 앤 드롭 한다. (혹은 아래쪽에서 선택해도 된다.)
‘제품 분류’ 필드의 선택사항 중 ‘조건’ 에 ‘과자류’ 라고 쓴다.
테이블 만들기 쿼리
(6) 만약 현재, 보안 경고 표시줄이 떠 있는 상태면, ‘실행’ 버튼을 눌러도 실행이 되지 않
는다. 이전 강의를 참고하셔서 보안경고를 해제한다. [실행]을 시키면, 쿼리를 저장할지
물어보면, 적당한 이름으로 저장하고 몇 행으로 만든다는 창이 뜨는데, ‘예’를 선택한다.
(7) 탐색창을 확인해보면 방금 작업한 [과자류목록] 테이블이 만들어진 것을 알 수 있다.
더블 클릭하여 내용을 확인해 보면 우리가 기대했던 대로 과자류 제품들의 이름이 테이
블로 만들어 진 것을 알 수 있다.
추가 쿼리
•
•
•
추가쿼리는 하나 이상의 테이블에서 데이터의 일부나 전체를 가져와 이미 존재하는 특정 테이블에 추
가할 때 사용한다.
프로그램 작업 없이 일괄적으로 원하는 데이터를 대량으로 다른 테이블에 옮길 때 유용하다.
역시 Northwind 2007 예제 데이터 베이스를 이용하여 [직원] 테이블의 [성]과 [이름] 데이터, [ID] 데이
터를 같은 데이터베이스에 [ID]와 [성], [이름] 필드를 가지는 [이름목록] 이라는 테이블을 새로 만들어
서 추가한다. ( * 10주차 테이블 만들기 참고)
1)
[이름목록] 이라는 테이블을 만든다.
1)
2)
리본메뉴에서 [만들기] – [테이블] 또는 [테이블 디자인]
필드는 [ID], [성], [이름] 으로 만든다. 행 데이터들은 입력되지 않은 상태이어야 한다. 그 후 [이름목록] 이라는 이
름으로 테이블을 저장한다.
추가 쿼리
3)
4)
리본메뉴의 [쿼리디자인]을 클릭한 후, [직원] 테이블을 추가 후, [추가 버튼/
테이블 이름은 [이름목록]을 선택한다.
[ID], [성], [이름] 필드를 드래그 앤 드롭 한다.
②
①
③
]을 누른 후,
추가 쿼리
5) 실행 버튼을 누르고, 몇 행을 추가한다는 창에서 ‘예’를 선택한다.
1)
이 때, 이름목록 테이블은 닫혀있어야 한다.
6) 이제 이름목록 테이블을 확인해 보면 기대했던 결과가 나온다. (만약 표시되지 않으
면, 리본메뉴의 [새로 고침] 버튼을 누르거나, 탭 문서 창에서 ‘이름목록’ 탭을 닫았
다가 다시 열어본다.)
삭제 쿼리
•
•
테이블에서 같은 조건의 데이터를 여러 개 동시에 삭제해야 할 경우, 삭제 쿼리를 사용한다.
아까 만들었던 [과자류 목록] 테이블에서 제품 이름이 “대양”으로 시작하는 데이터를 삭제한다.
(1) 새 쿼리를 만들어 [과자류 목록] 테이블을 추가하고, 리본메뉴의 [삭제 버튼/
]을 클릭한
다.
(2) [*] 필드와 [제품 이름] 필드를 드래그 앤 드롭한다.
(3) [제품 이름]의 조건에는 Like “ 대양* ”라고 쓴다.
(4) 삭제는 되돌릴 수 없는 작업이다. 이에 대한 경고창을 확인하고 ‘예’를 클릭한다.
(5) 쿼리를 실행하고 결과를 확인해 보자.
업데이트 쿼리
•
•
변경된 데이터를 직접 입력하려면 시간이 많이 걸리고, 실수할 확률도 높다. 수정할 조건을 어떠한 경
우로 나타낼 수 있다면 업데이트 쿼리를 사용하는 것이 효과적이다.
[이름목록] 테이블의 ID를 모두 1000씩 곱셈을 시켜보자.
(1) 먼저 이름목록 테이블의 [번호] 필드가 숫자 형이나 일련번호 형이 아닌 경우 숫자(일련번호)형으로 바꾼다.
(2) 새 쿼리를 만들어 [업데이트/
] 버튼을 선택하고, [이름목록] 테이블의 [ID] 필드를 드래그 앤 드롭 한다.
(3) 업데이트란에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘작성’을 실행한다.
(4) 식 요소(X)에서 [Northwind 2007.accdb]-[테이블]-[이름목록] 트리를 열고 <값>을 더블클릭 한다. 자동으로 작성
된 오른쪽 부분에 * 1000 이라고 써주고 [확인]을 누른다.
업데이트 쿼리
(5) 쿼리를 실행하고 결과를 확인해 보자.
매개변수 쿼리
•
•
매개변수 쿼리는 실행될 때마다 조건을 물어보는 쿼리로, 쿼리를 실행할 때마다 조건을
입력하기 위한 대화상자가 나타난다. 입력한 조건에 따라 그때그때 쿼리 결과나 나타나
며, 여러 번 사용가능 하므로 선택쿼리에 많이 사용된다.
Northwind 2007 데이터베이스의 [직원] 테이블을 이용하여 [직위]를 매개변수로 받는 쿼
리를 작성해 보자.
(1) 새 쿼리를 만들어 [직원] 테이블의 [*] 필드와 [직위] 필드를 드래그 앤 드롭한다.
(2) 조건에 [직위를 입력하세요] 라고 적고 , 저장 버튼을 눌러 “직위별 검색”이라고쓴다.
매개변수 쿼리
(3) 데이터 베이스 개체에서 [쿼리]를 선택한 후, 방금 저장한 “직위별 검색” 더블클릭 한
다.
(4) 매개 변수 값 입력 창이 뜨는데, 여기에 “영업 사원”이라고 써 본후 결과를 확인한다.
(5) 예제에서 확인할 수 있듯이, 매개변수 쿼리는 다른 종류의 선택쿼리나 실행쿼리 등
의 조건 부분을 적당히 표기함으로써 사용할 수 있는 방식이다.
크로스탭 쿼리
•
•
•
크로스탭 쿼리는 여러 가지 항목에 대한 총계 또는 평균을 마치 스프레드시트
처럼 일목요연 하게 테이블 형태로 볼 수 있게 해주는 쿼리이다.
크로스탭 쿼리의 결과는 일종의 스냅샷이므로, 데이터 시트에서 수정은 불가능
하다.
제품이름과 그것을 주문한 고객회사이름을 기준으로 주문금액을 일목요연하게
나타내 보자.
(1) Northwind 2007 데이터 베이스를 이용한다. 새 쿼리 만들기를 하고, 리본메뉴에서
[크로스탭 쿼리]를 선택 후, 아래 표와 그림을 참조하여, 4개의 테이블과 3개의 필드를
선택한다.
테이블
필드
고객
회사
주문
주문 정보
단가
제품
제품 이름
크로스탭 쿼리
(2) 이전과 다르게 ‘요약 란’과 ‘크로스 탭 란’이 생긴다. 오른쪽 아래 그림을 참조하여, [
고객] 필드의 크로스 탭 란은 “열 머리글”, [주문 정보] 필드의 요약 란은 “평균”, 크로스
탭 란은 “값”, [제품] 필드의 크로스 탭 란은 “행 머리글”을 선택한다.
(3) 여기서 실행 버튼을 누르면, 결과가 나와야 될 것 같으나, ‘모호한 외부 조인’을 가지
고 있다는 에러 메시지가 나타나면서 실행이 되지 않는다. 여기서 조인(Join)이란 서로
다른 테이블간의 결합 조건을 나타내는 용어이다. 중요한 용어이므로 잘 기억해 둔다.
(4) 탭 문서창의 그림 중, 테이블간에 나와있는 선이 어느 테이블의 어떤 필드가 조인이
되어있는지를 뜻하는 선이다.
• 화살표가 없을 때는 두 테이블에서 일치하는 행만 포함하고, 화살표가 있을 때는 가리키는
방향 쪽에서 조인된 필드가 있을 경우만 레코드를 포함함을 나타낸다.
(5) 우리는 여기서 화살표가 있는 선 둘 다 더블 클릭하여, ‘두 테이블의 조인된 필드가
일치하는 행만 포함’을 선택한다.
크로스탭 쿼리
(6) 지금까지 작업한 결과가 아래 그림의 모양이 되어있음을 확인하고, 실행
버튼을 눌러 실행한다.
크로스탭 쿼리
– 참고로 예제에서는 단가의 단위는 원 단위로 입력되어있으니 잘못된 결과
가 아니다.
앞에서 지정한 것
처럼 [제품] 테이
블의 [제품 이름]
필드가 행 머리글
로 나타납니다.
앞에서 지정한 것
처럼 [고객] 테이
블의 [회사] 필드
가 열 머리글로 나
타납니다.
[주문 정보] 테이블
의 [단가] 필드의 값
이 시트의 내용으로
나타납니다.
11주 내용 Summary
• 데이터베이스에서 테이블로 입력한 데이터는 쿼리를 통해서 우리가 원
하는 조건들에 맞는 것만 뽑아서 테이블 형태로 볼 수 있다.
• 조건식에 와일드 카드를 사용하여 좀 더 편리한 검색을 할 수 있다.
• 쿼리는 크게 선택쿼리, 실행쿼리, 매개변수 쿼리, 크로스 탭 쿼리 등으로
나눌 수 있고, 실행 쿼리는 테이블 만들기 쿼리, 추가 쿼리, 삭제 쿼리,
업데이트 쿼리로 소분류 할 수 있다.
• 쿼리 작업창과 식 작성기 등의 사용법을 공부 했다.
• 일반적인 값 검색 목적으로는 선택쿼리를 많이 사용한다.
• 실행쿼리를 이용해 한번에 여러 데이터를 수정하거나 추가 등의 작업이
가능하고 크로스 탭 쿼리를 이용해 원하는 필드를 선택하여, 스프레드
시트 형태로 정리할 수 있다.
12주. 폼
• 학습 목적
• 학습 목차
지난 시간에는 쿼리에 대해 알
아보았습니다.
1. 폼의 기초
2. 폼 만들기 및 다루
기
이번 시간에는 폼에 대해 알아
보겠습니다.
폼의 기초 개념
• 폼(Form)이란?
– 사용자와 대화를 나누고, 그 응답에 따라서 필요한 작업을 수행하며
, 그 결과 값을 보여주는 역할을 담당하는 구성요소를 폼이라고 한
다.
– 그리고 어떠한 제품이나 소프트웨어에서 이러한 기능을 하는 부분
을 사용자 인터페이스(user interface)라고 한다.
– 그러므로 사용자가 원하는 것이 무엇이고, 그것을 수행하기 위해 어
떻게 구성해야 더 나은 편의성을 도모할 수 있는가에 대해서 고민
을 해야 한다.
폼의 기초 개념
• 폼의 용도를 정리하자면 다음과 같이 구분해 볼 수 있다.
–
–
–
–
데이터 입력
프로그램의 흐름 조절
대화상자 이용
정보출력
다양한 폼 만들기 방법들
• 폼을 만드는 방법은 크게 다음과 같다.
– 폼 도구를 사용하여 폼 만들기
– 폼 분할 도구를 사용하여 분할 표시 폼 만들기
– 여러 항목 도구를 사용하여 여러 레코드가 표시 되는 폼
만들기
– 폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
– 새 폼 도구를 사용하여 폼 만들기
• 위의 방법들은 사용자의 편의를 위해 제공하는 방법들을
나누어 둔 것이며, 어떠한 방법을 사용해도 본질적인 차이
는 없다.
다양한 폼 만들기 방법들
• ‘폼 도구를 사용하여 폼 만들기’ 방법은 클릭 한번으로 원본
으로 사용하는 데이터의 모든 필드가 폼에 배치된다. 이 폼
을 바로 쓸 수도 있고, 수정할 수도 있다.
다양한 폼 만들기 방법들
• ‘폼 분할 도구를 사용하여 분할 표시 폼 만들기’ 방법은 폼
보기와 데이터시트 보기에서 동시에 데이터를 볼 수 있는
방법으로 위, 아래의 내용은 항상 동기화되어 표시된다.
다양한 폼 만들기 방법들
• ‘여러 항목 도구를 사용하여 여러 레코드가 표시되는 폼 만
들기’ 방법은 데이터시트와 비슷하게 한번에 여러 레코드가
행과 열의 형태로 표시된다.
다양한 폼 만들기 방법들
• ‘폼 마법사를 사용하여 폼 만들기’방법과 ‘새 폼 도구를 사
용하여 폼 만들기’ 방법은 실습을 통해 자세히 알아본다.
다양한 폼 만들기 방법들
• 어떠한 방법을 사용하더라도 클릭 한번에 쓸만한 모양의
폼을 만들어 준다. 그러므로 이러한 폼을 생성하는 방법은
다음 절에서 간단히 짚고 , 우선 폼을 수정하는 도구들은
무엇이 있는지에 대해 알아본다.
• 아래쪽 상태표시줄 오른쪽에 있는 버튼들[
]중
– [폼 보기/
] 버튼은 작업하고 있는 폼 모양이 실제로 어
떻게 나오는지 보여주는 버튼으로 아래쪽의 그림과 같은 버
튼을 사용하여 직접 데이터를 입력/조회 가능하다.
다양한 폼 만들기 방법들
– [레이아웃 보기/
] 버튼은 폼의 디자인을 실제 폼 데이터
를 바탕으로 수정하고 다듬을 수 있다.
• 리본메뉴의 서식 탭은 다음과 같이 나오는데, 폼에 로고, 제목,
페이지 번호, 날짜 및 시간 등을 추가할 수 있다.
– [디자인 보기/
] 버튼 역시 폼의 디자인을 수정하는 버튼
이나, 디자인 눈금을 사용하는 등 좀 더 세부적인 조정을 할
수 있다.
• 서식 탭이 ‘레이아웃 보기’방법보다 더 많은 종류가 추가된다.
폼 만들기
• 폼 도구를 사용하여 폼 만들기
• 폼 분할 도구를 사용하여 분할 표시 폼 만들기
• 여러 항목 도구를 사용하여 여러 레코드가 표시 되는 폼 만
들기
• 폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
폼 만들기
• 각각 방법들은 거의 클릭 한번으로 가능하므로 만들기 시
작하는 방법만 언급한다.
• 본 실습에서는 Northwind 2007의 [제품] 테이블과 [제품
주문] 쿼리를 사용한다.
폼 도구를 사용하여 폼 만들기
1) 탐색 창에서 폼에 표시할 데이터가 들어있는 테이블 또는
쿼리를 클릭한 상태에서
2) 리본메뉴에서 [폼 버튼/
]을 클릭한다.
폼 분할 도구를 사용하여 분할 표시 폼 만들기
1) 마찬가지로 탐색 창에서 폼에 표시할 데이터가 들어있는 테
이블 또는 쿼리를 클릭한 상태에서
2) 리본메뉴의 [기타 폼/
]-> [폼 분할 버튼/
]
을 클릭한다.
여러 항목 도구를 사용하여
여러 레코드가 표시되는 폼 만들기
1) 역시 탐색 창에서 폼에 표시할 데이터가 들어있는 테이블
또는 쿼리를 클릭한 상태에서
2) 리본메뉴의 [기타 폼/ ]->[여러 항목 버튼/
]을
클릭한다.
폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
• 관계가 있는 두 테이블을 이용하여 하위 폼을 포함하는
폼 만들기
• 직원 테이블을 이용하여 상위 폼을 만들고 직원 테이블
과 일대다 관계가 있는 주문 테이블을 이용하여 하위 폼
을 만든다.
폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
• 리본메뉴에서 폼 마법사[
]를 실행한다.
• 직원 테이블에서 성, 이름, 직위 필드를 선택하고 주문
테이블에서 주문번호, 고객번호, 참고사항을 선택하고
다음으로 넘어간다.
폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
• 기준은 직원 테이블[기준-직원]을 선택하고 [하위 폼이 있는 폼]을
선택한 후 다음으로 넘어간다.
• 하위 폼의 모양은 [데이터 시트]를 선택하고 다음으로 넘어간다.
폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
• 폼과 하위 폼에 대해 적당한 제목을 지정하거나 자동으로 지정해주
는 제목을 사용한다.
• [폼 정보를 보거나 입력]을 선택하고 폼 마법사를 마친다.
폼 마법사를 사용하여 폼 만들기
• 다음과 같은 폼을 생성하였다. 디자인보기[
]를 통해 폼을 구성하
는 텍스트 상자나 하위 폼의 위치나 크기를 조절할 수 있다.
• [
생성 할 수 있다.
]의 각 버튼을 이용하여 다른 레코드를 검색하거나
12주 내용 Summary
• Access에서 사용자 인터페이스를 담당하는 요소를 폼 이라고 한다.
• 폼 디자인 창을 이용해 폼의 모양을 원하는 형태로 작업할 수 있다.
• 다양한 폼 만들기 방법들을 이용해, 마우스 클릭 몇 번으로도 쓸만한 폼
을 빠르게 작성할 수 있다.
• 폼을 이용하면 레코드 데이터 입력과 수정이 매우 편리하다. 또한 입력
한 내용은 자동저장 된다.
• 폼은 Access에 대한 깊은 이해를 요하는 각종 고급기능이 많이 포함되
어있다. 본 강의에서 그 내용을 모두 다루기에는 무리가 있으므로 필요
시 각종 서적을 참고한다.
13주. 매크로
• 학습 목표
• 학습 목차
지난 시간에는 폼에 대해 알아
보았습니다.
1.
2.
3.
이번 시간에는 매크로에 대해
알아 보겠습니다.
매크로의 기초
매크로의 종류
매크로 다루기
1. 매크로의 기초
• 매크로란?
– 매크로는 폼 열기나 보고서 인쇄와 같이 특별한 기능을 수행하는
하나 이상의 함수 집합이다.
– 응용 프로그램에서 반복적인 작업을 수행할 때, 이를 하나의 명령으
로 저장할 수 있다.
– 따라서, 사용자가 똑같은 작업을 다시 수행하지 않아도 되도록 일반
적인 작업이나 반복적인 작업을 자동화 한다.
2. 매크로의 종류
• 독립 실행형 매크로
– 매크로 개체로 작성된 매크로이다.
• 포함된 매크로
– 폼, 보고서 또는 컨트롤 이벤트 속성에 포함된 매크로이다.
3. 매크로 다루기
• 어떠한 매크로 함수들이 있는지 일부분을 간략하게 알아본다. 이를 외
울 필요는 없다. 다만 어떠한 기능들이 매크로 함수라는 방법으로 간단
하게 사용할 수 있는가 정도만 이해해도 충분하다.
– ApplyFilter: 보고서나 폼에서 사용하는 쿼리 또는 구체적인 테이블에서 레
코드를 검색하는 기능을 수행한다.
– Beep: 경고음을 내는 기능이다.
– CancelEvent: 다음 이벤트를 취소한다.
– Close: 폼이나 테이블,쿼리,보고서,매크로,모듈 등 활성화 되어있는 데이터
베이스 개체를 닫는다.
– FindNext: 어떤 조건에 의해 찾아진 레코드의 집합에서 현재의 레코드 바
로 다음에 놓인 레코드를 찾는다.
– FindRecord: 특정한 조건식을 만족하는 레코드 중 첫 번째 레코드를 찾는
다.
– GoToControl: 활성화된 폼에서 커서를 특정한 컨트롤로 자동으로 이동할
때 사용한다.
3. 매크로 다루기
– GoToPage: 커서를 현재 폼에서 지정한 페이지의 첫 컨트롤로 옮긴다.
– GoToRecord: 테이블이나 쿼리 또는 이들을 반영하고 있는 폼 등에서 사용
하는 기능으로 레코드 포인터의 이동을 명령한다.
– Maximize: 현재 활성화되어 있는 폼의 창을 Access창의 크기로 바꾼다.
– Minimize: 현재 활성화되어 있는 창을 작업 표시줄에 아이콘 모양으로 만
든다.
– MoveSize: 현재 활성화되어 있는 창의 크기를 변화시킨다.
– MsgBox: 사용자에게 필요한 메시지를 화면에 보여준다.
– OpenForm: 지정된 폼을 여는 명령을 수행한다.
– OpenQuery: 작성된 쿼리를 불러내어 실행한다.
– OpenReport: 작성된 보고서를 불러내어 실행한다.
– OutputTo: 현재 열려있는 데이터베이스의 개체들을 Excel의 파일 형식이나
, 텍스트 형식, 또는 서식 있는 문자 파일 형식 등으로 만들어 주는 기능을
담당한다.
3. 매크로 다루기
– Quit: 액세스 프로그램에서 빠져나온다.
– RepaintObject: 폼에 나타나 있는 데이터베이스 개체를 업데이트 하는 명
령이다.
– Requery: 지정된 필드의 값이 변했을 때 이를 특정 필드에 반영하기 위하
여 사용한다.
– Restore: Maximize혹은 Minimize된 화면을 이전 상태의 크기로 되돌리는
역할을 한다.
– RunCode: 코드를 실행한다.
– RunCommand: Access 내부에서 제공하는 명령을 수행한다.
– RunMacro: 매크로를 실행한다.
– SelectObject: 데이터베이스 개체를 선택하기 위한 매크로 명령이다.
– SendObject: 지정한 개체, 즉 데이터시트,폼,보고서,모듈 등을 전자우편 메
시지에 첨가하여 전송할 수 있다.
– ShowAllRecords: 어떤 조건에 따라 테이블 또는 쿼리의 자료를 제한적으로
보여주는 폼에서, 테이블 또는 쿼리의 전체 자료를 보여주려고 할 때 사용
한다.
3. 매크로 다루기
• 매크로는 VBA(Visual basic for Application)이라는 일종의
프로그래밍 언어를 통하여 좀 더 강력한 기능들을 제공해
줄 수 있다. 그러나 이 내용은 강의의 범위를 벗어나므로
생략한다. 필요하다면 참고도서 등을 이용하여 공부한다.
3. 매크로 다루기(실습)
• 독립 실행형 매크로
• 내장형 매크로
1. 독립 실행형 매크로
• 데이터베이스를 실행할 때마다 특정 폼을 실행하는 매크로를 만들어
보자.
1) Northwind 2007 데이터베이스에서 ‘직원목록’폼을 자동으로 실행
하는 매크로를 만들어본다.
2) 리본메뉴에서 ‘만들기’ 탭의 [매크로]를 선택한다.
1. 독립 실행형 매크로
3) 다음과 같은 매크로 관련 화면이 준비된다.
– 매크로는 크게 매크로 함수와 인수로 구성된다.
– 먼저 함수를 선택하고 매크로 이름과 함수에 적합한 인수를 지정하
는 순서로 매크로를 작성하게 된다.
매크로 함수:
여러 가지 종류의 매크로
함수 유형을 선택하는
부분이다.
인수:
매크로 함수를 동작할 조건
을 지정해두는 부분이다.
1. 독립 실행형 매크로
4) [새 함수 추가]에서 [OpenForm] 을 선택한다. ‘매크로 함수 인수’ 지
정영역이 나타나는데, ‘폼 이름’ 에 [직원목록]을 선택한다. (다른 데이
터베이스 파일로 실습 할 때는 적당한 폼을 선택해도 된다). 보기형식
은 ‘폼’ 그대로 두고, 데이터모드는 ‘읽기 전용’을 선택한다. 그리고 창
모드도 ‘기본’ 그대로 둔다. 각종 인수 지정 시 오른쪽에 도움말이 표시
되므로 각종 낯선 인수들에 대해 쉽게 이해할 수 있다.
1. 독립 실행형 매크로
5) Northwind2007 매크로에 AutoExec 매크로의 이름을 변
경한다. 탐색 창에서 해당 매크로를 왼쪽버튼으로 클릭한
후, 이름 바꾸기를 선택하여 적절한 이름으로 변경한다.
6) 오피스 버튼 오른쪽의 저장버튼을 눌러 방금 작성한 매
크로를 반드시 AutoExec 라는 이름으로 저장한다. 이 이름
은 데이터 베이스가 열어졌을때 기본적으로 실행되는 매크로를
지정하는 일종의 약속된 이름이다.
1. 독립 실행형 매크로
6) 이제, 데이터베이스를 열 때 마다 우리가 작성한 매크로
가 동작하는지 확인하기 위해, Access를 종료해서 다시 열
어본다. 자동으로 우리가 설정한 폼[직원목록]이 열리는 매
크로가 실행되는 것을 확인할 수 있다.
2. 내장형 매크로
• 내장형 매크로를 만들기 전에 예제에서 사용할 간단한 쿼
리를 작성한다.
– 직원 이름을 입력하여 해당 직원에 대한 주문내역을 보여주는 매개
변수 쿼리이다.
2. 내장형 매크로
• 내장형 매크로는 컨트롤 이벤트 속성에 포함되어 실행되는 매크로이므
로 간단한 폼을 만들어 저장한다.
–
버튼을 클릭하면 앞에서 작성한 쿼리를 실행하여 결과를 보여주는 매크로이다.
1) [만들기]–[새 폼]–[디자인 보기], [폼 디자인 도구]-[디자인]-[단추]
1) 컨트롤 마법사 실행여부는 [자세히] 버튼을 통해 결정할 수 있다.
2) 단추 컨트롤에 적당한 이름을 준다.
2. 내장형 매크로
2) 버튼 컨트롤 속성 시트의 [이벤트] 탭으로 이동한다.
3) [On Click]의 [
]을 클릭한다.
2. 내장형 매크로
4) [작성기 선택]창에서 [매크로 작성기]를 선택한다.
5) 오른쪽과 같은 화면을 볼 수 있다.
2. 내장형 매크로
6) 함수는 [OpenQuery]을 선택한다.
•
•
쿼리이름은 [직원별 판매 내역], 보기 형식은 [데이터 시트], 데이터 모
드는 [읽기전용] 을 선택한다.
보기 형식으로 [인쇄 미리 보기] 나 [디자인] 보기 등이 가능하다.
7) 버튼 컨트롤의 속성시트를 보면 우리가 작성한 매크로가 [포함된 (
내장형)매크로]라는 것을 알 수 있다.
2. 내장형 매크로
8) 매크로 작성을 모두 마쳤으면 저장[
] 후 창을 닫는다[
9) 폼 보기를 클릭하여 다음과 같은 화면을 볼 수 있다.
].
2. 내장형 매크로
10) 버튼을 클릭하면 매개 변수 값을 입력 받을 창이 뜬다. 직원의 이
름을 입력하면 아래와 같은 테이블을 출력한다.
13주 내용 Summary
• 매크로란 반복적인 작업을 하나의 명령어로 저장
하여, 한번의 실행으로 편하게 작업할 수 있는 기
능이다.
• 매크로의 종류에는 독립 실행형 매크로와 내장형
매크로가 있다.
• 매크로는 VBA를 이용하여 강력한 기능을 제공할
수 있으나, 초보자는 매크로 함수를 이용하여 원하
는 기능에 대한 매크로를 쉽게 작성할 수 있다.
14주. 보고서와 기타기능
• 학습 목표
• 학습 목차
지난 시간에는 매크로에 대해
알아 보았습니다.
1.
2.
3.
이번 시간에는 보고서 및 다른
프로그램과 연동하는 방법에
대해 알아 보겠습니다.
보고서의 기초
보고서 만들기
타 프로그램과 연동하기
1. 보고서의 기초
• 보고서란?
– 데이터를 재 조합하여 새롭고 유용한 형태의 데이터로 보여주는 기
능이다.
– 보고서를 작성하는 방법에 있어서는 폼과 그 성격이 비슷하다.
– 컨트롤의 배치나, 글꼴 장식의 변경 등 사용자의 취향에 맞는 양식
을 만들어 내는 것은 보고서와 폼의 공통점이라 할 수 있다.
1. 보고서의 기초
– 그러나
• 폼은 사용자가 데이터를 관리할 때, 편리성이라는 목적을 두고 만들어
주는 화면양식이라면, 보고서는 테이블에 수록한 데이터를 전문적
으로 출력해 내기 위해 만들어주는 인쇄양식이라는 차이점이 있
다.
• 또한 폼에서는 전체 레코드에 대한 각 그룹별 요약 등을 구해낼 수
없었지만, 보고서에서는 이러한 작업을 용이하게 할 수 있다.
1. 보고서의 기초
• 다음 화면은 Northwind 2007 데이터베이스에 포함된 ‘연간 판매’ 보고
서의 출력화면이다. 각종 주문정보와 관련된 데이터를 이용해 이러한
유용한 용도의 보고서를 만들 수 있다.
2. 보고서 만들기
• 보고서도 폼과 마찬가지로, ‘디자인 보기’로 직접 작성하려면 많은 수작
업이 필요하지만, 마법사를 이용하면 빠르고 편리하게 쓸만한 모양의
보고서를 만들 수 있다.
• ‘디자인 보기’기능은 폼과 유사하며 고급기능이 많이 포함되어있다. 이
에 대해선 폼 강의를 참고하여 각자 공부하도록 하고, 우선 각종 ‘마법사
’ 기능을 이용하여 만들 수 있는 보고서의 형태를 알아본다.
1) 기본 보고서
• 열려있는 테이블에 대해 칼럼 형식으로 보고서를 만들어 준다.
• 리본메뉴에서 만들기 탭의 [보고서/
] 버튼을 클릭한다.
2) ‘보고서 마법사’를 이용하여 만들기
• 추후 설명 될 예제 참고.
2. 보고서 만들기
– [보고서] 버튼을 클릭하면, 아래 그림과 같이 페이지 단위 형태로 레코드를
인쇄하는 방식의 보고서가 자동으로 만들어 진다. 최대한 공간을 활용할 수
있는 방식이다. 이 상태에서 더 필요한 디자인을 추가할 수 있다.
3. 타 프로그램과 연동하기
– Access 2013은 여러가지 방법으로,
• Access가 가지고 있는 데이터를 외부의 프로그램에게 전달하거나
• 외부의 프로그램에서 Access로 데이터를 받아오는 기능을 지원한다.
– 연동에 관련된 기능은 제반 지식이 많이 필요하므로, 어떠한 기능들
이 Access에서 제공해 주는가 정도로 이해하고 넘어간다.
– 외부 연동과 관련된 메뉴는 ‘외부 데이터’ 탭의 ‘가져오기’와 ‘내보내
기’ 그룹에 거의 모여 있다.
3. 타 프로그램과 연동하기
– [가져오기]그룹의 메뉴를 이용하여 다양한 데이터 파일을 가져올 수 있다.
•
•
•
•
•
다른 Access 파일
Excel 파일
특정 형식(특정 문자 혹은 고정 너비)으로 작성된 텍스트 파일
XML 파일
기타 Outlook 프로그램이나, 다른 데이터베이스 관리프로그램 등.
3. 타 프로그램과 연동하기
– [내보내기] 그룹의 메뉴를 이용하여 다양한 데이터 파일 형식으로 내보낼
수 있다.
•
•
•
•
•
•
•
Excel 파일
PDF나 XPS등 표준 출력용 문서 형식
Word 파일
특정 형식의 텍스트 파일
선택한 개체만을 Access 파일로 따로 저장
XML이나 HTML 파일
다른 데이터베이스 관리프로그램의 파일 형태나, 데이터베이스 서버에 내용을
저장
• E-mail로 내보내기
3. 타 프로그램과 연동하기
– [가져오기]와 [내보내기]는 크게 두 가지의 방법으로 가능하다.
• Windows에서 지원하는 복사와 붙여 넣기 기능을 이용하기
• Excel이나 Word등 특정 형식의 파일로 저장하기
– 실습에서는 두 번째 방법을 이용하여 Excel 파일을 Access로 불러오
는 기능과 Access의 테이블을 Excel로 내보내는 기능에 대해 살펴본
다.
실습 목차
1. 보고서 마법사를 이용하여 보고서 만들기
2. 타 프로그램과 연동하기
1. 보고서 마법사 이용하기
•
각 고객들에 대한 주문 내역을 보여주는 보고서를 [보고서 마법사]를 이용하여
작성한다.
1) Northwind 2007 데이터베이스를 열고, [송장 데이터] 쿼리를 연다.
• 보고서 만들기를 시작하기에 앞서 [송장 데이터] 쿼리에 대해 간단히 설명한다.
•
[송장 데이터] 쿼리는 6개의 테이블을 이용하여 주문에 대한 전반적인 정보 출력하는 쿼리이다.
1. 보고서 마법사 이용하기
2) 리본 메뉴 만들기 탭에서 [보고서 마법사/
] 버튼을 클릭한다.
3) ‘보고서 마법사’ 창이 뜨는데, 이때 다른 테이블의 필드도 선택가능 하다. 이 예제에
서는 [송장 데이터] 쿼리를 그대로 사용한다.
1. 보고서 마법사 이용하기
4) 보고서에 포함할 필드를 선택한다. [고객 이름], [판매 사원], [제품 이름], [수하 도시
명], [수주일]을 선택한다.
5) 데이터를 어떻게 표시할 것인가에 대해 물어보는데 고객을 기준으로 데이터를 표시
한다.
1. 보고서 마법사 이용하기
6) 다음으로 그룹 수준을 지정할 것인가에 대해 물어보는데 여기서 [판매 사원]을 기준
으로 그룹핑한다.
7) 정렬순서를 물어보는데 [제품 번호]로 지정하고 오름차순을 선택한다.
•
내림차순 선택도 가능하다.
8) 보고서의 모양을 물어보는데 예제에서는 기본값으로 그냥 넘어가고, 추후 다른 모양
들도 선택하는 실습을 해보시길 바란다.
1. 보고서 마법사 이용하기
9) 보고서의 모양을 물어보는데 [블록]를 선택하고 용지 방향은 [가로]를 선택한다.
•
추후 다른 모양들도 선택하는 실습을 해보시길 바란다.
10) 적당히 저장할 이름을 지정하고, [보고서 미리 보기]와 [마침]을 선택한다.
•
보고서 출력 결과를 보고 [디자인 보기] 및 []를 통해 보고서를 수정할 수 있다.
1. 보고서 마법사 이용하기
•
아래의 그림은 방금 실습한 보고서결과이다. [고객 이름]를 기준으로 [판매 사
원]별로 주문이 그룹핑 되어있다.
1. 보고서 마법사 이용하기
•
•
•
엑세스 화면 오른쪽 아래에 있는 레이아웃 보기[
]를 선택한다.
보고서 레이아웃 도구 리본메뉴를 통해 정렬기준 및 서식 등을 변경할 수 있다.
우선, 리본 메뉴의 [서식]을 선택한다.
–
•
보고서에서 회색으로 되어있는 행을 선택하여 교차 행 색을 [색 없음]을 선택한다.
다음으로 리본 메뉴의 [디자인]을 선택한다.
–
그룹화 및 정렬[
]로 판매사원으로 그룹핑 되어있는 보고서를 수하 도시별로 그룹핑 한다.
1. 보고서 마법사 이용하기
•
다음 화면은 교차 행 색 및 그룹핑 기준을 변경 한 후 결과 화면이다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• Access의 데이터를 Excel 파일로 직접 내보내는 방법
• 리본메뉴의 ‘외부데이터’ 탭에서 ‘내보내기’ 그룹에 있는 [Excel/
버튼을 사용하면 Excel파일로 저장할 수 있다.
]
2. 타 프로그램과 연동하기
• 본 예제에서는 [고객]테이블을 Excel파일로 내보낸다.
• 내보내기 기능은 서식 포함여부 외에는 특별한 선택사항이 없으므로,
간단합니다.
• 다음의 화면에서 확인을 클릭하면 ‘내보내기 단계를 저장여부’에 대해
물어보는데 알아서 판단하여 결정한다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• Excel의 *.xlsx파일로 내보내기를 완료하여, Excel에서 불러온 화면이다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• Access에서 Excel 형식으로 저장된 파일을 가져오는 방법
• [가져오기] 메뉴를 통해 Excel의 *.xlsx로 저장된 파일을 불러올 수 있다.
• 리본메뉴의 ‘외부데이터’ 탭에서 ‘가져오기’ 그룹에 있는 [Excel] 버튼을
클릭한다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• 외부 데이터 가져오기 창이 뜨는데, 찾아보기에서 저장된 Excel파일을
지정하고, 우리는 ‘현재 데이터 베이스의 새 테이블로 원본 데이터 가져
오기’ 방법을 선택한다.
• 앞서 내보냈던 [고객.xlsx] 파일을 다시 가져온다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• ‘스프레드시트 가져오기 마법사’가 뜬다. 워크시트가 여러 개 있을 때,
어느 워크시트의 데이터를 가져올지를 선택한다. [고객.xlsx] 파일은 워
크 시트가 하나이므로 다음과 같은 창이 뜬다.
• 아래의 미리 보기 화면에서 사용자의 선택내용에 대해 확인시켜준다.
• 첫 행에 필드 이름이 있는지 물어보는 화면이다. 필드이름이 있다면 자
동으로 필드 명으로 가져온다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• 첫 행에 필드 이름이 있는지 물어보는 화면이다. 필드이름이 있다면 자
동으로 필드명으로 가져온다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• 자동으로 필드 명을 가져오지 않았다면 각 구분선 마다 필드 포함여부,
필드 명,데이터형식, 인덱스 여부를 직접 지정한다.
• 각 필드 별로 수정할 사항이 있으면 적절하게 필드 정보를 수정한다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• 기본 키에 대한 설정화면이다. 기본 키를 어느 필드로 할지, 기본 키를
사용하지 않을지 등도 마법사에서 선택 가능하다.
• 예제에서는 ID를 기본 키로 선택한다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• 기존에 [고객]테이블이 있으므로 다른 이름으로 저장한다.
• 내보내기와 마찬가지로 가져오기 단계 저장여부를 묻는 창이 뜨는데
사용자가 알아서 판단하여 결정한다.
2. 타 프로그램과 연동하기
• 가져오기를 완료한 후, [고객_가져오기] 테이블을 열면 다음과 같은 테
이블이 생성 된 것을 확인 할 수 있다.
14주 내용 Summary
• 보고서는 데이터베이스의 데이터들을 재조합 하여 유용한
형태의 데이터로 만들어 주는 기능이다. 폼과 유사하나, 폼
이 관리상의 편리를 위한 목적으로 만드는데 반해, 보고서
는 테이블의 내용을 출력하기 위한 목적으로만 사용할 수
있고, 그룹별 요약 등의 기능을 사용할 수 있다.
• Access에서는 각종 타 프로그램들과 Windows의 복사/붙여
넣기 기능으로 데이터를 입력하거나, 직접 특정 형식의 파
일로 저장하여, 데이터를 내보내고, 가져오는 기능을 다양
하게 지원한다.