NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:
GIẢI PHÁP ERP MÃ NGUỒN MỞ ODOO CHO DOANH NGHIỆP MES
SINH VIÊN: Mai Quang Khôi
MSSV:
030229130173
LỚP:
DH29DN02
GVHD:
ThS. Nguyễn Hoàng Ân
TP Hồ Chí Minh Tháng 03 năm 2018
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI............................................................................1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài .........................................................................................1
1.2 Mục tiêu đề tài ........................................................................................................2
1.3 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................2
1.4 Đối tượng nghiên cứu.............................................................................................2
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ ERP ...........................................................................3
2.1 Tổng quan về ERP .................................................................................................3
2.1.1 Khái niệm về ERP............................................................................................3
2.1.2 Các giải pháp triển khai ERP cho doanh nghiệp .............................................4
2.1.3 Các phương pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp ........................5
2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERP .............................7
2.2 Tổng quan về Odoo ................................................................................................8
2.2.1 Giới thiệu về Odoo...........................................................................................8
2.2.2 Lịch sử phát triển .............................................................................................8
2.2.3 Thành tựu đã đạt được của Odoo .....................................................................9
2.2.4 Mô hình hệ thống Odoo .................................................................................10
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
MES VÀ HỆ THỐNG ODOO ....................................................................................11
3.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp MES....................................................11
3.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp .......................12
3.1.2 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp ...........................................................15
3.1.3 Quy trình hoạt động kho của doanh nghiệp ...................................................16
3.1.3.1 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp ....................................................16
3.1.3.2 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp .....................................................18
I
3.2 Một số qui trình nghiệp vụ chuẩn trên hệ thống Odoo ........................................19
3.2.1 Quy trình mua sắm trên hệ thống Odoo.........................................................19
3.2.2 Quy trình thanh toán mua sắm của Odoo ......................................................23
3.2.3 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo ................................................................26
3.3 Phân tích quy trình hoạt động của doanh nghiệp .................................................30
3.3.1 Nhu cầu quản lý thông tin sản phẩm .............................................................30
3.3.2 Phân tích quy trình mua sắm .........................................................................31
3.3.3 Phân tích quy trình thanh toán mua sắm........................................................33
3.3.4 Phân tích quy trình xuất/nhập kho .................................................................33
CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP HỆ THỐNG MÃ NGUỒN MỞ ODOO ERP CHO
DOANH NGHIỆP MES ..............................................................................................36
4.1 Giải pháp đề nghị cho doanh nghiệp MES ..........................................................36
4.1.1 Cơ sở hạ tầng .................................................................................................36
4.1.2 Đào tạo người sử dụng ...................................................................................37
4.1.3 Quy trình hoạt động để áp dụng Odoo...........................................................37
4.1.3.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa được đề nghị ...........................................37
4.1.3.2 Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa được đề nghị .........................38
4.1.3.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa được đề nghị ..........................................39
4.1.3.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa được đề nghị ...........................................41
4.1.4 Yêu cầu tùy chỉnh Odoo ................................................................................44
4.1.5 Vận hành ........................................................................................................45
4.1.6 Bảo mật ..........................................................................................................46
4.2 Đánh giá tính khả thi của giải pháp ......................................................................46
4.2.1 Về khía cạnh kinh tế ......................................................................................46
4.2.2 Về khía cạnh kỹ thuật ....................................................................................46
II
4.2.3 Về khía cạnh tổ chức .....................................................................................47
4.2.4 Về khía cạnh vận hành ...................................................................................47
CHƯƠNG 5 HIỆN THỰC HỆ THỐNG ODOO CHO DOANH NGHIỆP MES .48
5.1 Hiện thực thông tin về thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử ...........................49
5.2 Hiện thực phân hệ Purchase Management ...........................................................52
5.2.1 Cấu hình Vendor Price...................................................................................52
5.2.2 Cấu hình tính năng phê duyệt đơn mua hàng ................................................53
5.2.3 Cấu hình phần hỗ trợ không cho phép chỉnh sửa đơn mua hàng đã được chấp
nhận .........................................................................................................................53
5.3 Hiện thực phân hệ Inventory Management ..........................................................54
5.3.1 Cấu hình định giá tồn kho theo giá trị thực và phương thức xuất kho FIFO 54
5.3.2 Cấu hình Lots and Serial Numbers ................................................................55
5.3.3 Cấu hình định mức tồn kho............................................................................57
5.3.4 Cấu hình các vị trí lưu trữ trong kho .............................................................58
5.3.5 Cấu hình thông tin vị trí của từng nhà cung cấp cụ thể có yêu cầu ...............58
5.3.6 Cấu hình số tham chiếu của phiếu nhập kho và xuất kho..............................60
5.4 Hiện thực tùy chỉnh quyền sử dụng các tính năng của người dùng hệ thống ......61
5.4.1 Purchase Management ...................................................................................61
5.4.2 Inventory Management ..................................................................................62
KẾT LUẬN ..................................................................................................................65
DEMO HỆ THỐNG ODOO .......................................................................................66
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................. i
PHỤ LỤC A ................................................................................................................ A-I
III
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
CSDL
Tiếng Anh
ERP
Enterprise Resource Planning
PO
RFQ
TNHH
Purchase Order
Request for Quotations
TNHH MTV
SaaS
Software-as-a-Service
IV
Tiếng việt
Cơ sở dữ liệu
Hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp
Đơn mua hàng
Yêu cầu báo giá
Trách nhiệm hữu hạn
Trách nhiệm hữu hạn một
thành viên
Phần mềm như dịch vụ
DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1 Nhu cầu thông số kỹ thuật của linh kiện ........................................................30
Bảng 3.2 Nhận xét quy trình mua sắm ..........................................................................32
Bảng 3.3 Nhận xét hoạt động xuất/nhập kho ................................................................35
Bảng 4.1 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Purchase Management ....................44
Bảng 4.2 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Inventory Management ...................45
Bảng 5.1 Quyền sử dụng của Purchase/User cần thay đổi ............................................61
Bảng 5.2 Quyền sử dụng của Purchase/Manager cần thay đổi .....................................61
Bảng 5.3 Quyền sử dụng của Inventory/User cần thay đổi ...........................................62
Bảng 5.4 Quyền sử dụng của Inventory/Manager cần thay đổi ....................................63
V
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1 Các phân hệ trên hệ thống Odoo (Nguồn: Odoo) ...........................................10
Hình 3.1 Quy trình hoạt động kinh doanh (1) ...............................................................13
Hình 3.2 Quy trình hoạt động kinh doanh (2) ...............................................................14
Hình 3.3 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp ............................................................15
Hình 3.4 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp............................................................17
Hình 3.5 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp.............................................................18
Hình 3.6 Quy trình mua sắm của Odoo .........................................................................19
Hình 3.7 Product (Nguồn từ Odoo) ...............................................................................21
Hình 3.8 Vendor (Nguồn từ Odoo) ...............................................................................21
Hình 3.9 Yêu cầu báo giá (Nguồn từ Odoo) .................................................................22
Hình 3.10 Đơn mua hàng (Nguồn từ Odoo) ..................................................................22
Hình 3.11 Thông tin nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..........................................................23
Hình 3.12 Quy trình thanh toán mua sắm của Odoo .....................................................23
Hình 3.13 Vendor Bill trạng thái Draft (Nguồn: Odoo) ................................................24
Hình 3.14 Vendor Bill trạng thái Open (Nguồn: Odoo)................................................25
Hình 3.15 Xác nhận thanh toán (Nguồn: Odoo)............................................................25
Hình 3.16 Vendor Bill trạng thái Paid (Nguồn từ Odoo) ..............................................26
Hình 3.17 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo ..............................................................26
Hình 3.18 Thông tin xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..................................................28
Hình 3.19 Trạng trái chờ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) ...................................................28
Hình 3.20 Trạng thái có đủ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) ...............................................29
Hình 3.21 Trạng thái hoàn thành xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) ..............................29
Hình 4.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa ........................................................................38
Hình 4.2 Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa ......................................................39
Hình 4.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa........................................................................40
Hình 4.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa ........................................................................41
Hình 4.5 Quy trình kinh doanh tổng quát chuẩn hóa (1) ...............................................43
Hình 4.6 Quy trình kinh doanh tổng quát chuẩn hóa (2) ...............................................44
VI
Hình 5.1 Kích hoạt chế độ developer mode ..................................................................48
Hình 5.2 Product Category ............................................................................................49
Hình 5.3 Kích hoạt Product Variants ............................................................................50
Hình 5.4 Thông số kỹ thuật trong phần Attributes ........................................................50
Hình 5.5 Thiết lập thông số kỹ thuật cho linh kiện .......................................................51
Hình 5.6 Các giá trị thông số kỹ thuật được quản lý trong Attributes Values ..............51
Hình 5.7 Kích hoạt Vendor Price ..................................................................................52
Hình 5.8 Danh sách giá nhà cung cấp ...........................................................................52
Hình 5.9 Kích hoạt Levels of Approvals của phân hệ Purchase Management .............53
Hình 5.10 Kích hoạt Purchase Order Modification .......................................................53
Hình 5.11 Kích hoạt Costing Method Real Price ..........................................................54
Hình 5.12 Thiết lập Real Price và FIFO ........................................................................54
Hình 5.13 Kích hoạt Lots and Serial Numbers..............................................................55
Hình 5.14 Kích hoạt Warehouse and Location usage level ..........................................56
Hình 5.15 Thiết lập sử dụng Lots/Serial Numbers cho hoạt động kho .........................56
Hình 5.16 Thiết lập theo dõi lô hàng cho sản phẩm ......................................................57
Hình 5.17 Thiết lập Reordering Rule ............................................................................57
Hình 5.18 Tạo vị trí lưu trữ trong kho ...........................................................................58
Hình 5.19 Tạo vị trí lưu trữ nhà cung cấp .....................................................................59
Hình 5.20 Thiết lập vị trí nhà cung cấp vào thông tin nhà cung cấp .............................59
Hình 5.21 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu nhập kho................................................60
Hình 5.22 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu xuất kho ................................................60
Hình 5.23 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/User theo yêu cầu ..................................61
Hình 5.24 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/Manager theo yêu cầu ...........................62
Hình 5.25 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/User theo yêu cầu .................................63
Hình 5.26 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/Manager theo yêu cầu ..........................64
VII
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Từ những năm 2000, thị trường ERP Việt Nam đã bắt đầu phát triển với sự có
mặt của những công ty lớn như SAP, Oracle, Microsoft. Cùng với đó, hàng loạt công ty
nội cũng xuất hiện như Tinh vân, Bravo, Lạc việt, Fast v.v…đã tạo nên một sự sôi động
trong việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp.
Hệ thống ERP thường được các doanh nghiệp quy mô lớn như các công ty đa
quốc gia, các tập đoàn lớn sử dụng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và có thể tăng
lợi thế cạnh so với đối thủ... Có hai loại hệ thống ERP là tính phí và mã nguồn mở. Các
hệ thống ERP trả phí bao gồm các nhà cung cấp ERP lớn như Oracle, SAP, Infor,
Microsoft, v.v thường cung cấp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp có quy mô lớn.
Ngoài ra còn có những sản phẩm ERP mã nguồn mở như Odoo, Dolibarr, OpenBravo
ERP… được những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và nhỏ lựa chọn.
Tại Việt Nam một số tập đoàn, tổng công ty lớn thường áp dụng các giải pháp
ERP của Oracle và SAP. Chẳng hạn như giải pháp SAP ERP được triển khai tại Tập
đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) có trị giá lên tới hàng chục triệu đô la Mỹ;
Vietsovpetro nhắm đến giải pháp ERP của Oracle v.v…Ngoài ra, ERP còn được triển
khai tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics
Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài
Gòn – SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, v.v…
Trong giai đoạn 2014 – 2016, tại Việt Nam tình hình ứng dụng ERP vào trong
doanh nghiệp (Tập đoàn kinh tế – Tổng công ty) khoảng 26.1% (2014) – 38.5% (2015)
– 23.8% (2016)[1]
Doanh nghiệp MES – Mastering Elevator Services là một doanh nghiệp kinh
doanh dịch vụ trong lĩnh vực kỹ thuật thang máy và hoạt động với quy mô nhỏ. Hiện tại
doanh nghiệp đang kinh doanh dịch vụ tư vấn và sửa chữa thang máy (Tư vấn, sửa chữa
các loại bo/mạch/khối chức năng, biến tần điều khiển thang máy, thang cuốn dân dụng
và công nghiệp). Trong quá trình hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp này đang gặp
khó khăn khi không theo dõi được hoạt động mua sắm, hoạt động xuất/nhập kho và quản
lý tồn kho. Khi doanh nghiệp mở rộng việc cung cấp dịch vụ sửa chữa thêm các thiết bị
1
mới cùng với định hướng mở rộng phát triển thêm lĩnh vực tự động hóa và công nghệ
thông tin – truyền thông thì những khó khăn trên ngày càng trầm trọng. Bởi vì vậy doanh
nghiệp hiện đang rất cần áp dụng giải pháp về hệ thống thông tin để quả lý các hoạt
động trong công ty mà ưu tiên trước nhất là quản lý tốt hơn các hoạt động mua sắm,
hoạt động xuất/nhập kho và quản lý tồn kho một cách chặt chẽ, các thông tin của những
hoạt động này được gắn kết với nhau. Giải pháp hệ thống thông tin đồng thời còn phải
giúp doanh nghiệp đáp ứng được mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh của mình.
1.2 Mục tiêu đề tài
Mục tiêu tổng quát là đánh giá được thực trạng trong hoạt động của doanh nghiệp
từ đó đưa ra giải pháp về việc ứng dụng giải pháp ERP cho doanh nghiệp.
Mục tiêu cụ thể là phân tích một số qui trình hoạt động và yêu cầu của doanh
nghiệp; phân tích qui trình nghiệp vụ chuẩn của hệ thống Odoo; đưa ra một số nhận xét
về sự khác biệt trong qui trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và hệ thống Odoo; đề ra giải
pháp để ứng dụng hệ thống Odoo vào doanh nghiệp.
1.3 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài phân tích các hoạt động của doanh nghiệp trong đó tập trung vào phân tích
hoạt động quản lý tồn kho và quản lý mua sắm của doanh nghiệp.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Quy trình hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống Odoo
2
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ ERP
2.1 Tổng quan về ERP
2.1.1 Khái niệm về ERP
Hệ thống ERP là một phương thức hoạch định và kiểm soát hiệu quả tất cả các
nguồn lực cần thiết để phục vụ cho việc lấy, làm, giao hàng và kế toán cho đơn hàng
bán trong một doanh nghiệp sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ.[2]
Theo SAP, ERP bao gồm tất cả các quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành công
ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và những thứ khác.
Ở mức cơ bản nhất, ERP tích hợp các quá trình này vào một hệ thống duy nhất. Tuy
nhiên, các hệ thống ERP mới chỉ là những điều cơ bản. Chúng cung cấp khả năng hiển
thị, phân tích và hiệu quả trong mọi khía cạnh của một doanh nghiệp. Sử dụng các công
nghệ mới nhất, các hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực
qua các phòng ban, do đó các doanh nghiệp có thể thực hiện các quyết định dựa vào dữ
liệu và quản lý hiệu suất – trực tiếp[3].
Theo Oracle, ERP đề cập đến các hệ thống và gói phần mềm được các tổ chức
sử dụng để quản lý các hoạt động kinh doanh hằng ngày như kế toán, mua sắm, quản lý
dự án và sản xuất. Hệ thống ERP kết hợp và xác định các quy trình kinh doanh lại với
nhau và cho phép luồng dữ liệu giữa chúng. Bằng cách thu thập dữ liệu giao dịch chia
sẻ của tổ chức từ nhiều nguồn, các hệ thống ERP loại bỏ sự trùng lắp dữ liệu và cung
cấp tính toàn vẹn dữ liệu bằng “chỉ một nguồn duy nhất”[4].
ERP cung cấp một cái nhìn tổng hợp và liên tục cập nhật các quy trình kinh doanh
cốt lõi bằng cách sử dụng các cơ sở dữ liệu thông thường được duy trì bởi một hệ thống
quản lý cơ sở dữ liệu. Hệ thống ERP theo dõi các nguồn lực kinh doanh - tiền mặt,
nguyên vật liệu, năng lực sản xuất và tình trạng cam kết kinh doanh: đơn đặt hàng, đơn
mua hàng và biên chế. Các ứng dụng tạo nên hệ thống chia sẻ dữ liệu qua các phòng ban
khác nhau (sản xuất, mua, bán, kế toán, vv) cung cấp dữ liệu. ERP tạo điều kiện cho
luồng thông tin giữa tất cả các chức năng kinh doanh và quản lý kết nối với các bên liên
quan bên ngoài.
Phần mềm hệ thống doanh nghiệp là một ngành công nghiệp hàng tỷ đô la tạo ra
các thành phần hỗ trợ một loạt các chức năng kinh doanh. Đầu tư công nghệ thông tin
3
đã trở thành loại chi tiêu vốn lớn nhất trong các doanh nghiệp trên thế giới trong suốt
thập kỷ qua. Mặc dù các hệ thống ERP đầu tiên tập trung vào các doanh nghiệp lớn, các
doanh nghiệp nhỏ ngày càng sử dụng hệ thống ERP.
Hệ thống ERP kết hợp các hệ thống tổ chức khác nhau và tạo điều kiện cho các
giao dịch và sản xuất không có lỗi, qua đó nâng cao hiệu quả của tổ chức. Tuy nhiên,
phát triển một hệ thống ERP khác với phát triển hệ thống truyền thống. Các hệ thống
ERP chạy trên nhiều loại phần cứng máy tính và cấu hình mạng, thường sử dụng một
cơ sở dữ liệu như một kho lưu trữ thông tin.
2.1.2 Các giải pháp triển khai ERP cho doanh nghiệp
Hiện nay có nhiều giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Nếu phân loại theo chi phí
có hai loại chính đó là có tính phí (Cloud ERP và On-premise ERP) hoặc miễn phí (Open
source).
Cloud ERP còn được gọi là Software-as-a-Service (SaaS), được cung cấp như là
một dịch vụ mà không cần phải được quản lý và vận hành bởi đội ngũ công nghệ thông
tin của doanh nghiệp. Với loại giải pháp này, phần mềm ERP của doanh nghiệp và dữ
liệu hoặc thông tin liên quan đến phần mềm được quản lý bởi nhà cung cấp phần mềm
ERP tập trung và được truy cập bởi các khách hàng sử dụng trình duyệt web. Nhà cung
cấp ERP đám mây lưu trữ và duy trì tất cả các cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho
doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động, dữ liệu liên quan được bảo mật và an
toàn, các cải tiến hoặc nâng cấp sản phẩm được triển khai sẵn sàng cho giải pháp của
doanh nghiệp.
On-premise ERP là giải pháp được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ của
doanh nghiệp, được quản lý bởi đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp. Giải
pháp này yêu cầu đầu tư liên tục khoản chi phí lớn để mua và quản lý phần mềm, phần
cứng liên quan và các thiết bị cần thiết để chạy hệ thống. Quan trọng hơn là giải pháp
này đòi hỏi đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiệp phải dành một khoảng thời
gian và ngân sách đáng kể để đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp được dựng và hoạt
động khi doanh nghiệp cần, bao gồm bảo trì phần cứng, phòng máy chủ.
Giải pháp ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống với chi
phí thấp vì được miễn phí hoàn toàn chi phí về bản quyền phần mềm. Hệ thống cũng
4
đáp ứng hầu hết nhu cầu doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản lý kho, nhập
hàng, bán hàng… Trên thế giới hiện nay có nhiều hệ thống ERP mã nguồn mở như
OpenERP (nay là Odoo), Openbravom, Apache OFBiz, Compiere, WebERP, ERP5,
Opentaps …
2.1.3 Các phương pháp triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp
Việc triển khai hệ thống thông tin nói chung và hệ thống ERP nói riêng đòi hỏi
phải có phương pháp phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp. Có ba phương pháp triển
khai hệ thống ERP thường được áp dụng: Phương pháp triển khai toàn bộ, phương pháp
triển khai theo mô đun và phương pháp triển khai theo quy trình kinh doanh.
Phương pháp đầu tiên là triển khai toàn bộ được triển khai cho các công ty lớn
có nguồn tài chính lớn để phân bổ nguồn nhân lực và dành thời gian nỗ lực cho quá trình
triển khai. Giải pháp ERP được đề xuất được cấu hình theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Các giai đoạn triển khai theo phương pháp triển khai toàn bộ:
 Phân tích kinh doanh: Giai đoạn này chiếm khoảng hai mươi phần trăm thời
gian triển khai và mặc dù nó có tầm quan trọng lớn nhưng thường bị bỏ qua.
Yêu cầu trước khi ký thỏa thuận mua bán, nó thiết lập phạm vi của dự án,
giúp xác định chi phí chính xác và để loại bỏ một số bất tiện có thể xảy ra
trong quá trình triển khai. Nhà cung cấp phân tích các quy trình kinh doanh
của khách hàng và định hướng cấu hình giải pháp theo phân tích. Khách hàng
có sự tham gia tối thiểu ở giai đoạn này.
 Lên kế hoạch: Nhà cung cấp thông qua người quản lý dự án cung cấp kế hoạch
của dự án. Nhà cung cấp có một vai trò và trách nhiệm lớn hơn. Người quản
lý dự án có vai trò theo dõi và điều tiết theo đúng kế hoạch.
 Thiết kế: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp cấu hình, thiết lập các thông số
và phát triển hệ thống theo phân tích.
 Trình bày hệ thống: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp cung cấp cho khách
hàng hệ thống được cấu hình theo quy trình kinh doanh của khách hàng từ tài
liệu phân tích. Trong giai đoạn này, người dùng chính và người dùng cuối
được đào tạo để sử dụng hệ thống.
5
 Dự án thí điểm: Hệ thống ERP được cấu hình được tiến hành kiểm tra để đảm
bảo phạm vi bao phủ của các luồng hoạt động kinh doanh được mô tả trong
tài liệu phân tích. Ở giai đoạn này, mức độ tham gia của khách hàng tăng lên,
hoạt động được tăng gấp đôi theo các nhiệm vụ hiện tại.
 Vận hành chính thức: Nhà cung cấp đảm bảo sự hiện diện tại chỗ để hỗ trợ
người sử dụng trong hoạt động của hệ thống ERP.
Phương pháp thứ hai là triển khai theo mô đun. Theo phương pháp triển khai này
thì nhà cung cấp hệ thống ERP đã cấu hình cho một số mô đun cơ bản như mua sắm,
kho hàng, bán hàng, tài chính, kế toán và nhân sự. Việc triển khai được thực hiện theo
hai bước lớn:
 Bước đầu tiên:
• Quy hoạch: Cả hai bên nhà cung cấp và khách hàng bổ nhiệm người quản
lý dự án của họ, xây dựng kế hoạch dự án, thành lập các nhóm, đánh giá
các nguồn lực và thống nhất các thủ tục.
• Cài đặt: Cài đặt hệ thống trên máy chủ của khách hàng.
• Nhập dữ liệu: Dữ liệu từ hệ thống cũ được nhập. Dữ liệu này phải được
xác định rõ các trường thông tin.
• Đào tạo: Nhà cung cấp đào tạo cho một nhóm người sử dụng chính từ
khách hàng. Họ được đào tạo về ý tưởng phát triển giải pháp kịp thời.
• Thử nghiệm: Nhóm triển khai được mô phỏng việc sử dụng hệ thống ERP.
Khi kết thúc giai đoạn này, nhóm triển khai hiểu và chấp nhận cài đặt cấu
hình hệ thống mới.
• Kế hoạch cắt: Nhóm triển khai thực hiện việc đào tạo cho người dùng
cuối, được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn.
• Vận hành chính thức: Hệ thống ERP chính thức vận hành. Nhóm triển
khai hỗ trợ trên thời gian thực cho bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá
trình vận hành. Các chuyên gia tư vấn triển khai cũng luôn có mặt để giúp
nhóm triển khai giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng của họ. Điều
này kết thúc bước đầu tiên của việc triển khai.
6
 Bước thứ hai:
• Thiết kế: Việc triển khai tiếp tục với các mô-đun không được cung cấp
trong giai đoạn đầu tiên. Những người sử dụng nhìn thấy tiềm năng và các
yêu cầu rõ ràng hơn khi dùng hệ thống. Phân tích các tính năng từ các lĩnh
vực chưa được khai thác như hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, trung
tâm chi phí, sản xuất, chi phí sản xuất, tích hợp với các hệ thống khác. Các
nhà tư vấn của nhà cung cấp chuẩn bị các tài liệu cung cấp phân tích để
thúc đẩy ước tính và sau khi được phê duyệt, họ có thể tiến hành phát triển.
Người dùng chính hỗ trợ và tham gia vào việc cấu hình các quy trình kinh
doanh trong hệ thống ERP. Nếu hệ thống cho phép các công cụ phát triển
được cung cấp cho khách hàng khác với mã nguồn. Quá trình này tiếp tục
cho đến khi đã phát triển hệ thống ERP cho tất cả các quy trình kinh doanh
trong doanh nghiệp.
Phương pháp thứ ba là triển khai theo hướng quy trình kinh doanh. Về cơ bản,
phương pháp này gần giống như phương pháp triển khai theo mô đun, nhưng chỉ bắt đầu
với “điểm nóng” trong doanh nghiệp. Ví dụ, hậu cần cho các công ty vận tải, các dự án
cho các công ty xây dựng, quản lý quan hệ khách hàng cho các công ty dịch vụ, v.v…
Phương pháp này chủ yếu là các chương trình với dòng chảy của riêng mình, cũng là
một phần của giải pháp ERP và bao gồm một khu vực quan trọng trong hoạt động kinh
doanh. Theo thời gian, các tính năng này được thực hiện và được lắp đặt, các mô-đun
cổ điển được thêm vào để có một giải pháp tích hợp.
2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự triển khai thành công ERP
Việc triển khai thành công một giải pháp ERP vào doanh nghiệp thường phụ
thuộc vào rất nhiều nhân tố như trong nghiên cứu của Ganesh và cộng sự đề cập đến
một số nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của giải pháp ERP cho các doanh nghiệp
vừa và nhỏ[5]. Trong nghiên cứu của Zhang và cộng sự[6] có đưa ra 4 nhóm nhân tố
chính:
 Nhóm các yếu tố liên quan đến môi trường doanh nghiệp gồm: cam kết của
nhân viên, hỗ trợ từ lãnh đạo, cấu trúc doanh nghiệp, đặc điểm của doanh
nghiệp, quản trị dự án.
7
 Nhóm các yếu tố liên quan đến đặc điểm người dùng gồm: đào tạo và huấn
luyện, sự tham gia của người dùng, năng lực và sự hiểu biết của người dùng
về ERP.
 Nhóm các yếu tố liên quan đến đặc điểm của hệ thống gồm: Sự phù hợp của
phần mềm với đặc điểm doanh nghiệp, cơ sở hệ thống thông tin của doanh
nghiệp, thông tin tích hợp vào hệ thống.
 Nhóm yếu tố về đặc điểm nhà cung cấp gồm: chất lượng nhà cung cấp
2.2 Tổng quan về Odoo
2.2.1 Giới thiệu về Odoo
Odoo là một bộ ứng dụng kinh doanh toàn diện bao gồm: Bán hàng, Quản lý
quan hệ khách hàng, Quản lý dự án, Quản lý Kho hàng, Sản xuất, Quản lý Tài chính,
Quản lý Nhân sự, v.v…[7]
Odoo cung cấp một sự lựa chọn hơn một nghìn mô-đun. Odoo sẵn sàng hỗ trợ sử
dụng trên điện toán đám mây hoặc trên trang web và phù hợp nhất cho các công ty nhỏ
và vừa. Với hơn một nghìn lần tải và cài đặt mỗi ngày, Odoo là một trong những giải
pháp mã nguồn mở được sử dụng nhiều nhất trên thế giới[8]. Nó có một cộng đồng năng
động, linh hoạt, và có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu từng doanh nghiệp.
Nó có thể được đưa vào hoạt động nhanh chóng nhờ tính mô đun của nó và dễ sử dụng.
2.2.2 Lịch sử phát triển
Năm 2005, Fabien Pinckaers, người sáng lập và cũng là giám đốc điều hành của
Odoo, bắt đầu phát triển sản phẩm phần mềm đầu tiên của mình đó là TinyERP với
mong muốn thay đổi thế giới doanh nghiệp bằng một sản phẩm mã nguồn mở hết sức
sáng tạo. Tuy nhiên sau ba năm, anh ta nhận ra rằng trong tên sản phẩm mà có từ “Tiny”
thì không phải là cách tiếp cận đúng đắn nếu muốn “thay đổi thế giới doanh nghiệp”.
Nên anh đã quyết định đổi tên TinyERP thành OpenERP. Sau khi đổi tên, công ty bắt
đầu phát triển nhanh chóng. Và trong năm 2010, OpenERP đã trở thành một công ty với
một trăm nhân viên. Sản phẩm OpenERP rất mạnh, nhưng Fabien Pinckaers cảm thấy
rằng anh và nhân viên của anh đã trở nên quá phân tâm vào việc cung cấp dịch vụ cho
khách hàng bởi sản phẩm đã bị ảnh hưởng và trở nên không còn hấp dẫn. Anh ta muốn
đảm bảo rằng sản phẩm được cung cấp trước tiên để rồi sau đó có thể đưa ra một sản
8
phẩm đặc biệt. Do đó, quyết định này được thực hiện nhằm chuyển hướng trọng tâm
chính của công ty sang xuất bản phần mềm hơn là dịch vụ, và mô hình kinh doanh đã
thay đổi theo sự chuyển hướng trọng tâm, với sự tăng cường tập trung vào việc xây dựng
một mạng lưới đối tác mạnh mẽ và cung cấp bảo trì.
Chiến lược mới của công ty đã nhận được sự đón nhận nhiệt tình từ sự tăng trưởng
nhanh chóng. Vào năm 2013 với chiến lược này công ty đã giành được giải thưởng
Deloitte cho việc trở thành công ty phát triển nhanh nhất tại Bỉ, với tốc độ tăng trưởng
1549% trong giai đoạn 2008-2012. Vào năm 2014, mọi thứ đã có một bước ngoặt khi
công ty phát triển công nghệ mới cho phép họ tiếp cận thị trường mới và vượt qua ranh
giới của các nhà cung cấp ERP truyền thống. Khi OpenERP không còn là một ERP nữa,
đã đến lúc phải tiến lên phía trước và thay đổi tên thành một cái gì đó không chỉ là một
phần mềm ERP mà còn có những sự mở rộng khác. Vào tháng 5 năm 2014, công ty
được đổi tên thành Odoo, một tên không có sự hạn chế và có thể cho phép công ty phát
triển theo bất kỳ hướng nào mà không chỉ gói gọn trong ERP. Công ty đã tiếp tục tăng
trưởng và vào năm 2015, Odoo được tạp chí “Inc. 500” của Mỹ đánh giá là một trong
những công ty phát triển nhanh nhất ở châu Âu[9].
2.2.3 Thành tựu đã đạt được của Odoo
•
2011 Giải thưởng INSEAD Innovator
•
2012 Công ty Bỉ được xếp hạng cao nhất theo Deloitte Technology Fast50
Benelux (Tăng trưởng 1,549% trong 5 năm trước)
•
2012 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất
•
2013 Giải thưởng Trends Gazelles
•
2013 Giải thưởng Linux New Media về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất tương
thích với hệ thống kế toán Châu Âu
•
2013 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất
•
2013 Được đánh giá là công ty triển vọng bởi Ernst & Young
•
2015 Giải thưởng Bossie về Giải pháp mã nguồn mở tốt nhất
•
2015 Fabien Pinckaers được chọn là nhà quản lý hàng đầu của năm bởi Le
Soir[10]
9
2.2.4 Mô hình hệ thống Odoo
Hệ thống Odoo ERP được viết theo từng module độc lập, cho phép doanh nghiệp
có thể sử dụng ngay khi hệ thống đang triển khai mà không phải chờ đợi đến khi giải
pháp được xây dựng hoàn thiện mới được sử dụng.
Mô hình hệ thống Odoo ERP cho phép thực hiện một cách tốt nhất các nghiệp vụ
về Quản lý mua bán hàng (Sales - Purchase), quản lý kho (Inventory), sản xuất
(Manufacturing), Kế toán (Accounting)…của phần mềm ERP truyền thống. Bên cạnh
đó còn hỗ trợ linh hoạt các thao tác nghiệp vụ front end của các giải pháp phần mềm
chuyên dụng CRM (quản lý khách hàng), eCommerce (thương mại điện tử), POS (điểm
bán hàng), Mobile, HRM (quản lý nhân sự),...và một số công cụ phân tích hoạt động
kinh doanh như Analytics reports, BI Dashboard,…nhờ đó mà người lãnh đạo, người
quản lý doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp
mình.
Hình 2.1 Các phân hệ trên hệ thống Odoo (Nguồn từ Odoo)
10
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
MES VÀ HỆ THỐNG ODOO
Phần này đề tài sẽ phân tích một số qui trình kinh doanh của doanh nghiệp trong đó tập
trung nhiều vào các qui trình về mua sắm và tồn kho. Bên cạnh đó nội dung của chương
này cũng giới thiệu một số qui trình chuẩn của hệ thống Odoo để từ đó đưa ra một số
đánh giá về qui trình và yêu cầu của doanh nghiệp so với qui trình chuẩn của hệ thống
Odoo.
3.1 Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp MES
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp MES gồm có Giám đốc là lãnh đạo cấp cao
nhất của doanh nghiệp. Dưới Giám đốc là các phòng ban hoạt động gồm phòng nghiên
cứu và phát triển, phòng hành chính, phòng bán hàng, phòng kỹ thuật, phòng kế toán,
phòng kế hoạch vật tư, phòng mua sắm. Trong đó bộ phận công nghệ thông tin thuộc
phòng nghiên cứu và phát triển, bộ phận kho thuộc phòng kế hoạch vật tư. Giám đốc có
chức năng quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Phòng
nghiên cứu và phát triển có chức năng nghiên cứu các giải pháp kỹ thuật và phát triển
các công cụ mới để phục vụ cho hoạt động sửa chữa. Phòng hành chính có chức năng
theo dõi các vấn đề về nhân sự và các quy chế nội bộ trong doanh nghiệp. Phòng bán
hàng có chức năng thực hiện tìm kiếm khách hàng và thực hiện dịch vụ hậu mãi. Phòng
kỹ thuật có chức năng thực hiện công việc sửa chữa các đơn hàng của khách hàng trong
doanh nghiệp. Phòng kế toán có chức năng thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong doanh
nghiệp. Phòng kế hoạch vật tư có chức năng lập kế hoạch vật tư, quản lý hàng tồn kho
và các hoạt động trong kho. Phòng mua sắm có chức năng thực hiện mua sắm theo yêu
cầu kế hoạch vật tư.
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa thiết bị công nghệ cao và tập
trung vào thiết bị thang máy. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa bo mạch điều
khiển thang máy, sửa chữa các khối nguồn, sửa chữa các biến tần công nghiệp, và cũng
cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật thang máy.
Đối tượng khách hàng của doanh nghiệp gồm các công ty dịch vụ bảo trì - bảo
dưỡng thang máy, công ty trực tiếp sử dụng thang máy và cá nhân hoặc công ty có nhu
cầu tư vấn kỹ thuật thang máy.
11
Doanh nghiệp định hướng phát triển cung cấp dịch vụ sửa chữa thiết bị y tế, sửa
chữa các thiết bị điều khiển trong lĩnh vực tự động hóa như hệ thống cấp nguồn tự động,
bộ điều khiển lô-gic khả trình, biến tần, hệ thống an toàn tự động và các thiết bị trong
lĩnh vực công nghệ thông tin - truyền thông như hệ thống cấp nguồn tự động, thiết bị
chuyển mạch, thiết bị định tuyến, máy chủ và bộ thu phát trong thông tin di động.
3.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Hình 3.1 và Hình 3.2) đầu tiên là bước
tiếp nhận bo mạch khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa và đem bo mạch tới doanh
nghiệp. Khi đó sẽ tiến hành kiểm tra sơ bộ bo mạch rồi ghi nhận lại thông tin về khách
hàng và bo mạch lên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị (Hình A-I phụ lục A).
Sau khi thông tin trên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị đã được ghi đầy đủ thì
tiếp đến là bước Kiểm tra bo mạch. Tại bước này sẽ sử dụng các thiết bị để thực hiện
việc đo lường và kiểm tra các thông số chức năng thực tế của bo mạch khi nó đang hoạt
động trên môi trường mô phỏng. Sau đó sẽ ghi nhận những thông số chức năng đã kiểm
tra lên phiếu Báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị (Hình A-II phụ lục A).
Tiếp đến sẽ tiến hành bước Chẩn đoán bo mạch khi bước kiểm tra đã hoàn thành.
Tại bước này sẽ dựa trên kết quả kiểm tra và sơ đồ mạch của bo mạch để xác định hướng
chẩn đoán chuyên sâu kết hợp với những công cụ hỗ trợ chuyên dụng tiến hành việc đo
đạc thông số kỹ thuật của các linh kiện trên bo mạch để có thể xác định chính xác lỗi
của bo mạch. Sau đó ghi nhận lại các thông tin đã đo thử được lên Báo cáo kết quả đo
thử, chẩn đoán thiết bị (Hình A-III phụ lục A). Nếu qua nhiều lần đo thử và chẩn đoán
mà kết quả chẩn đoán là không tìm ra lỗi hoặc tìm ra lỗi nhưng không thể xử lý thì
chuyển đến bước Trả lại bo mạch. Tại bước Trả lại bo mạch sẽ thông báo với khách
hàng và trả lại đúng bo mạch dựa trên phiếu Tiếp nhận sửa chữa thiết bị. Khi đã trả lại
bo mạch cho khách hàng thì kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Còn nếu như tìm ra và xử lý được lỗi thì bước Chuẩn bị linh kiện và Báo giá sửa chữa
được thực hiện cùng lúc với nhau.
12
BẮT ĐẦU
Sơ đồ mạch
1. Tiếp
nhận
bo
mạch
2.
Kiểm
tra bo
mạch
3.
Chuẩn
đoán
bo
mạch
Kết quả kiểm
tra thiết bị
Kết quả chuẩn
đoán thiết bị
Tiếp nhận sửa
chữa thiết bị
Tiếp nhận sửa
chữa thiết bị
4. Trả
lại bo
mạch
Không
Tìm ra lỗi
Có
Phiếu Yêu cầu
linh kiện
KẾT THÚC
5. Chuẩn bị
linh kiện
Báo giá sửa
chữa
7. Báo giá
Kết quả chuẩn
đoán
Đủ
6. Kiểm tra
số lượng linh
kiện tồn kho
Thiếu
Đồng ý sửa Không đồng ý
chữa
Phiếu yêu cầu
mua linh kiện
Đồng ý
Phiếu yêu cầu
xuất kho
8. Mua
sắm
9.
Xuất
kho
Yêu cầu mua
linh kiện đã
duyệt
Phiếu xuất linh
kiện cho sửa
chữa
Phiếu yêu cầu
xuất kho
A
Hình 3.1 Quy trình hoạt động kinh doanh (1)
13
A
Phiếu xuất linh
kiện cho sửa
chữa
Hóa đơn sửa
chữa
10.
Sửa
chữa
bo
mạch
11.
Thanh
toán tiền
sửa chữa
12.
Bàn
giao
bo
mạch
đã sửa
KẾT THÚC
Hình 3.2 Quy trình hoạt động kinh doanh (2)
Trong bước Chuẩn bị linh kiện thì dựa vào Báo cáo kết quả đo lường, chẩn đoán
thiết bị để quyết định linh kiện cần sử dụng để sửa chữa trong Phiếu yêu cầu linh kiện
(Hình A-IV phụ lục A) nhằm phục vụ cho bước Sửa chữa bo mạch sau này. Sau khi đã
có phiếu Yêu cầu linh kiện thì kiểm tra số lượng linh kiện tồn kho có đủ để đáp ứng yêu
cầu hay không. Nếu số lượng linh kiện tồn kho đáp ứng yêu cầu thì lập Phiếu yêu cầu
xuất kho linh kiện (Hình A-IX phụ lục A). Còn nếu số lượng linh kiện tồn kho không
đủ thì lập Phiếu yêu cầu mua linh kiện (Hình A-V phụ lục A). Để có thể tiến hành các
bước tiếp theo thì phải chờ khách hàng có đồng ý báo giá sửa chữa đã được tạo ra trong
bước Báo giá hay không.
Trong lúc bước Chuẩn bị linh kiện đang thực hiện thì bước Báo giá cũng được
thực hiện cùng lúc. Tại bước Báo giá sửa chữa thì dựa vào Báo cáo kết quả đo thử, chẩn
đoán thiết bị để lập phiếu Báo giá sửa chữa (Hình A-VI phụ lục A) để gửi cho khách
hàng. Khách hàng sau khi nhận được báo giá thì sẽ đồng ý sửa chữa hay không đồng ý.
Nếu khách hàng không đồng ý sửa chữa thì chuyển đến bước Trả lại bo mạch. Và sau
đó kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Còn nếu khách hàng đồng
ý sửa chữa thì chuyển đến bước tiếp theo.
Sau khi khách hàng đồng ý báo giá sửa chữa, còn tùy thuộc vào kết quả của bước
Chuẩn bị linh kiện nếu chỉ có Phiếu yêu cầu xuất kho thì bước tiếp theo là Xuất kho. Tại
trong bước xuất kho, dựa vào Phiếu yêu cầu xuất kho mà cho xuất linh kiện đúng chính
xác linh kiện và số lượng linh kiện theo đúng yêu cầu. Khi xuất kho cũng phải lập phiếu
xuất kho (Hình A-VIII phụ lục A) để phục cho việc quản lý tồn kho cũng như làm chứng
từ cho công việc kết toán sổ sách của bộ phận kế toán.
14
Còn nếu có Phiếu yêu cầu mua linh kiện thì trước hết là thực hiện bước Mua sắm.
Các linh kiện được mua sẽ phải dựa trên danh sách linh kiện trên Phiếu yêu cầu mua
linh kiện. Trong bước mua sắm bao gồm quy trình mua hàng, thanh toán, và nhập kho.
Sau khi bước Mua sắm đã kết thúc thì thực hiện bước xuất kho. Cả hai bước Mua sắm
và xuất kho sẽ được trình bày chi tiết ở mục sau.
Sau khi những linh kiện được yêu cầu đã chuyển đến bộ phận sửa chữa thì bước
sửa chữa bo mạch được thực hiện. Dựa vào kết quả chuẩn đoán và những linh kiện đã
được đưa đến từ bộ phận kế hoạch vật tư thì nhân viên sẽ tiến hành sửa chữa trong
khoảng thời gian đã cam kết với khách hàng.
Khi bước Sửa chữa bo mạch đã hoàn thành thì tiếp tục bước Thanh toán tiền sửa
chữa. Khách hàng sẽ thanh toán đúng với số tiền đã được đề cập trên báo giá sửa chữa.
Và bước cuối cùng là Bàn giao bo mạch đã sửa cho khách hàng sau khi khách hàng đã
thanh toán tiền sửa chữa. Đến đây là kết thúc quy trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
3.1.2 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp
Hình 3.3 Quy trình mua sắm của doanh nghiệp
15
Quy trình mua sắm (Hình 3.3) bắt đầu khi nhận được Yêu cầu mua linh kiện. Đầu
tiên bộ phận mua sắm sẽ liên hệ với nhà cung cấp linh kiện để hỏi giá, thông tin về nhà
cung cấp được lấy từ các đơn mua linh kiện trong quá khứ còn nếu có linh kiện hoàn
toàn mới chưa có thông tin về nhà cung cấp linh kiện đó thì phải thông qua các đối tác
của doanh nghiệp hoặc các kênh tìm kiếm công khai trên Internet. Khi liên hệ với nhà
cung cấp thông tin đầu tiên cần phải phải quan tâm đó là thông số chi tiết của linh kiện
phải thật chính xác như: Loại linh kiện, chức năng/công dụng, số chân, dạng chân, điện
áp làm việc, dòng điện làm việc, công suất tiêu thụ. Tiếp đến là thông tin về giá cả, chính
sách chiết khấu và cuối cùng là thời gian giao hàng.
Sau khi đã liên hệ với các nhà cung cấp để lấy các thông tin cần thiết thì tiếp đến
là lựa chọn nhà cung cấp nào để thực hiện mua sắm. Các yếu tố để lựa chọn nhà cung
cấp đầu tiên đó là chất lượng linh kiện, yếu tố thứ hai là thời gian giao hàng và cuối
cùng là giá mua (Đây là ba yếu tố chỉ dùng để lựa chọn nhà cung cấp khi mua linh kiện,
còn mua những vật tư khác thì có nhiều yếu tố khác để lựa chọn nhà cung cấp).
Khi đã lựa chọn xong nhà cung cấp thì tiến hành liên hệ lại với nhà cung cấp đó
để tiến hành xác nhận mua sắm và gửi cho họ thông tin chính thức về linh kiện mà doanh
nghiệp có nhu cầu mua từ nhà cung cấp.
Sau khi xác nhận mua hàng với nhà cung cấp thì tiến hành thanh toán đơn mua
hàng đã xác nhận mua. Hóa đơn mua hàng sẽ được nhận khi nhà cung cấp giao hàng tới.
Hóa đơn mua hàng được lưu trữ để làm chứng từ kế toán và đối chiếu sổ sách.
Cuối cùng là tiến hành nhập linh kiện vào kho của doanh nghiệp khi nhà cung
cấp giao hàng tới. Dựa vào Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để nhập hàng vào kho và
lập Phiếu nhập kho (Hình A-VII phụ lục A). Đối chiếu với số lượng đã thanh toán trên
hóa đơn mua hàng để theo dõi chính xác số lượng mà nhà cung cấp giao tới có đủ hay
không. Khi linh kiện đã được nhập vào kho thì sẽ chuyển đến bước xuất kho linh kiện
để phục vụ cho việc sửa chữa.
3.1.3 Quy trình hoạt động kho của doanh nghiệp
3.1.3.1 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp
Quy trình nhập kho (Hình 3.4) bắt đầu khi có nhà cung cấp giao hàng tới. Dựa
vào Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp để biết được hàng hóa nào được giao tới nhận vào
16
khu vực chờ kiểm ra rồi tiến hành kiểm tra hàng hóa được giao tới có đúng chính xác là
hàng được đặt mua hay không. Nếu hàng hóa được kiểm tra mà không đúng với hàng
hóa được đặt mua thì thông báo với bộ phận mua sắm để họ liên hệ với nhà cung cấp để
giải quyết trường hợp giao không đúng hàng hóa. Còn nếu hàng hóa được kiểm tra mà
đúng với hàng hóa được đặt mua thì tiến hành bước nhập kho.
Tại bước nhập kho này, thì nhân viên kho chuyển hàng hóa từ khu vực chờ kiểm
tra nhập vào kho của doanh nghiệp. Khi đã nhập hàng hóa vào kho thì lập một Phiếu
nhập kho để lưu trữ nhằm phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán của bộ phận kế toán. Hàng
hóa được nhập vào kho sẽ được cất vào các vị trí khác nhau trong kho đã được thiết kế
từ trước theo các nguyên tắc cất giữ hàng hóa của doanh nghiệp.
Hình 3.4 Quy trình nhập kho của doanh nghiệp
Sau khi đã có Phiếu nhập kho thì tiến hành bước cập nhật dữ liệu về số lượng
hàng hóa đã nhập vào tập tin. Cũng tiến hành đối chiếu số lượng đã nhập vào kho với
số lượng trên hóa đơn để theo dõi xem liệu rằng nhà cung cấp đã giao đủ số lượng mà
bộ phận mua sắm đặt mua và đã thanh toán hóa đơn. Nếu số lượng mà nhà cung cấp
17
giao không đủ thì phải liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết số lượng hàng hóa chưa
giao đủ. Còn nếu nhà cung cấp đã giao đủ số lượng cần phải giao thì kết thúc quá trình
nhập kho cũng như là kết thúc luôn quá trình mua sắm.
Cần phải chú ý rằng nếu hàng hóa được giao tới là linh kiện thì tất cả các bước
trong quy trình nhập kho phải tiến hành thật kỹ lưỡng và yêu cầu phải thật chính xác
thông số kỹ thuật của các linh kiện như: Chức năng/công dụng, số chân, dạng chân, điện
áp làm việc, công suất tiêu thụ … để tránh nhầm lẫn (Và chú ý này cũng được áp dụng
đối với quy trình xuất kho). Bởi vì đối với linh kiện cùng tên và cùng loại nhưng nếu
chỉ cần khác một trong các thông số kỹ thuật trên thì đó là hai linh kiện khác nhau.
3.1.3.2 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp
Hình 3.5 Quy trình xuất kho của doanh nghiệp
Quy trình xuất kho (Hình 3.5) bắt đầu khi có Phiếu yêu cầu xuất kho. Nhân viên
kho sẽ lấy hàng hóa từ trong kho theo như trong Phiếu yêu cầu xuất kho đem đặt ở khu
vực kiểm tra hàng hóa.
18
Sau khi hàng hóa được yêu cầu đã được chuyển sang khu vực kiểm tra hàng hóa
thì tiến hàng kiểm tra hàng hóa có sử dụng được nữa hay không, có đúng loại hàng hóa
hay không. Nếu kết quả kiểm tra là đạt yêu cầu để xuất thì tiến hàng bước Lập phiếu
xuất kho, còn nếu kết quả không đạt thì yêu cầu nhân viên kho lấy thêm hàng hóa để
tiếp tục kiểm tra.
Sau khi kết thúc quá trình kiểm tra hàng hóa thì tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Thông tin để lập phiếu xuất kho dựa vào phiếu yêu cầu xuất kho. Phiếu xuất kho giúp
quản lý số lượng xuất kho của doanh nghiệp và cũng làm chứng từ để phục vụ cho công
việc kế toán và đối chiếu sổ sách.
Khi phiếu xuất kho đã được lập thì tiến hành cập nhật số lượng hàng hóa vào dữ
liệu và cho xuất kho hàng hóa đã thông qua quá trình kiểm tra.
3.2 Một số qui trình nghiệp vụ chuẩn trên hệ thống Odoo
3.2.1 Quy trình mua sắm trên hệ thống Odoo
Hình 3.6 Quy trình mua sắm của Odoo
Quy trình mua sắm của Odoo được kích hoạt khi có yêu cầu mua sắm, những yêu
cầu mua sắm có thể đến từ bộ phận bán hàng (Bán những sản phẩm mà doanh nghiệp
19
không có kế hoạch dự trữ tồn kho), bộ phận sản xuất (Nguyên vật liệu), bộ phận kho
(Những sản phẩm có định mức tồn kho – Reodering Rule), hoặc đến từ các bộ phận khác
trong nội bộ doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm để phục vụ cho hoạt động của bộ phận
đó.
Khi có yêu cầu mua sắm thì đầu tiên kiểm tra xem có sản phẩm (Products) mới
nào chưa từng phát sinh mua sắm không. Nếu có thì tạo sản phẩm mới (Hình 3.7) vào
CSDL, còn không thì tiếp tục kiểm tra xem trong những nhà cung cấp (Vendors) mà
doanh nghiệp đã từng phát sinh mua bán có bán sản phẩm mới này không, nếu không
có nhà cung cấp cũ nào bán sản phẩm mới này thì phải tìm nhà cung cấp mới và cũng
phải tạo nhà cung cấp mới (Hình 3.8) vào trong CSDL.
Sau khi đã có thông tin sản phẩm và nhà cung cấp bán sản phẩm này thì tiến hành
tạo yêu cầu báo giá (Requests for Quotation – RFQ) (Hình 3.9). Có thể tạo nhiều RFQ
cho một sản phẩm gửi cho nhiều nhà cung cấp. Các yêu cầu báo giá này đều đươc lưu
trữ trong CSDL. Odoo cũng hỗ trợ việc gửi yêu cầu báo giá qua email.
Khi nhà cung cấp đã nhận được RFQ thì sẽ gửi báo giá chính thức về sản phẩm
cần biết thông tin giá cả, thời gian giao hàng và các chính sách chiết khấu bán hàng. Sau
khi đã nhận tất cả báo giá từ nhà cung cấp thì phải lựa chọn nhà cung cấp nào cho phù
hợp rồi xác nhận lại với nhà cung cấp đó và cũng xác nhận RFQ trên hệ thống Odoo để
chuyển thành đơn mua hàng (Purchase Order – PO) (Hình 3.10). Khi RFQ chuyển thành
PO thì Odoo tự động tạo ra thông tin nhập kho (Hình 3.11) trên PO để theo dõi quá trình
nhập kho.
Tiếp theo là thanh toán đơn hàng và nhập kho, thứ tự thực hiện của hai bước này
tùy thuộc vào chính sách thanh toán của nhà cung cấp. Có nhà cung cấp yêu cầu phải
thanh toán trước rồi sau đó mới giao hàng. Cũng có một số nhà cung cấp cho thanh toán
với số lượng mà doanh nghiệp đã nhập kho.
20
Hình 3.7 Product (Nguồn từ Odoo)
Hình 3.8 Vendor (Nguồn từ Odoo)
21
Hình 3.9 Yêu cầu báo giá (Nguồn từ Odoo)
Hình 3.10 Đơn mua hàng (Nguồn từ Odoo)
22
Hình 3.11 Thông tin nhập kho (Nguồn từ Odoo)
3.2.2 Quy trình thanh toán mua sắm của Odoo
Hình 3.12 Quy trình thanh toán mua sắm của Odoo
23
Quy trình thanh toán đơn mua hàng (Hình 3.12) được kích hoạt khi nhận được
hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp. Và dựa vào thông tin về PO để tạo Vendor Bills
trạng thái nháp (Draft) (Hình 3.13) chờ xác nhận trên hệ thống để lưu trữ thông tin hóa
đơn vào CSDL.
Tiếp theo là xác nhận Vendor Bills trên hệ thống để chuyển từ trạng thái nháp
sang trạng thái chờ thanh toán (Open) (Hình 3.14). Lúc tiến hành thanh toán thì Odoo
mặc định cho lựa chọn phương thức trả tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng.
Khi đã thực sự thanh toán tiền cho nhà cung cấp thì xác nhận thanh toán trên hệ
thống (Hình 3.15). Khi đã xác nhận xong thì Vendor Bills sẽ chuyển trạng thái sang đã
thanh toán Paid (Hình 3.16).
Mặc định trong Odoo ngoài các kế toán viên đảm nhiệm việc thanh toán hóa đơn
mua sắm thì người đảm nhiệm việc mua sắm cũng được thực hiện thanh toán hóa đơn.
Hình 3.13 Vendor Bill trạng thái Draft (Nguồn: Odoo)
24
Hình 3.14 Vendor Bill trạng thái Open (Nguồn: Odoo)
Hình 3.15 Xác nhận thanh toán (Nguồn: Odoo)
25
Hình 3.16 Vendor Bill trạng thái Paid (Nguồn từ Odoo)
3.2.3 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo
Trong Odoo các bước thực hiện quy trình xuất/nhập kho là giống nhau chỉ khác
nhau ở bản chất của việc xuất và nhập kho. Xuất kho làm giảm và nhập kho làm tăng số
lượng hàng hóa trong kho.
Hình 3.17 Quy trình xuất/nhập kho của Odoo
Quy trình xuất/nhập kho của Odoo (Hình 3.17) sẽ tiến hành khi có yêu cầu
xuất/nhập kho. Yêu cầu xuất kho như xuất để bán, xuất nguyên vật liệu để sản xuất, xuất
hàng hóa trả lại cho nhà cung cấp; yêu cầu nhập kho như nhập hàng hóa đã mua, nhập
hàng hòa từ quá trình sản xuất, nhận hàng hóa trả lại của khách hàng; hoặc xuất/nhập
hàng hóa giữa các kho với nhau.
26
Đầu tiên là tiến hành tạo thông tin xuất/nhập kho. Và tiến hành bổ sung các thông
tin xuất/nhập đã tạo dựa trên yêu cầu xuất/nhập kho. Kết quả nhận được sẽ là giao dịch
xuất hoặc nhập kho đã được điền đầy đủ thông tin. Khi mới tạo một giao dịch trong kho
thì giao dịch này đang ở trạng thái nháp (Draft) (Hình 3.18).
Tiếp theo là bước xác nhận đang tiến hàng xử lý giao dịch này. Khi đã tiến hành
xác nhận thì giao dịch này chuyển sang trạng thái chờ có đủ hàng hóa (Waiting
Availability) (Hình 3.19). Trạng thái chờ này thể hiện rằng đang chuẩn bị hàng hóa để
thực hiện giao dịch và Odoo tự động thực hiện việc tăng hoặc giảm số lượng dự báo
(Quantity Forecasted) trong mỗi sản phẩm.
Khi hàng hóa để thực hiện giao dịch đã chuẩn bị xong thì sẽ chuyển sang trạng
thái có đủ hàng hóa (Available) để thực hiện giao dịch (Hình 3.20). Khi hàng hóa ở trạng
thái Partially Available cho biết là chỉ có sẵn hàng hóa một phần theo yêu cầu, trạng thái
này chỉ hoạt động trong quá trình xuất kho cho phép xuất từng lần.
Khi thông tin xuất/nhập kho đã ở trạng thái có sẵn hàng hóa thì nhập số lượng
thực xuất/nhập vào thông tin xuất/nhập kho. Sau khi đã nhập số lượng hàng hóa
xuất/nhập thực sự thì tiến hành xác nhận số lượng thực xuất/nhập kho này. Odoo sẽ tự
động cập nhật tăng số lượng sản phẩm nếu là hoạt động nhập kho và cập nhật giảm số
lượng sản phẩm nếu là hoạt động xuất kho khi đã xác nhận số lượng thực xuất/nhập kho.
Trạng thái của thông tin hoạt động xuất/nhập kho chuyển sang hoàn thành (Done) (Hình
3.21) và kết thúc quy trình xuất/nhập kho.
Tuy nhiên cũng có trường hợp không cần thực hiện tất cả các bước trong quy
trình xuất/nhập kho:
Đối với yêu cầu xuất kho hàng hóa từ phân hệ bán hàng hoặc yêu cầu nhập kho
hàng hóa từ phân hệ mua hàng thì Odoo sẽ tự động tạo thông tin hoạt động xuất kho hay
nhập kho dựa trên thông tin từ đơn bán hàng hay đơn mua hàng.
Thông tin hoạt động nhập kho được Odoo tạo tự động từ đơn mua hàng sẽ ở trạng
thái sẵn sàng. Còn thông tin hoạt xuất kho được Odoo tạo tự động từ đơn bán hàng sẽ ở
trạng thái chờ hàng.
27
Hình 3.18 Thông tin xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo)
Hình 3.19 Trạng trái chờ hàng hóa (Nguồn từ Odoo)
28
Hình 3.20 Trạng thái có đủ hàng hóa (Nguồn từ Odoo)
Hình 3.21 Trạng thái hoàn thành xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo)
29
3.3 Phân tích quy trình hoạt động của doanh nghiệp
3.3.1 Nhu cầu quản lý thông tin sản phẩm
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì linh kiện điện tử là
sản phẩm được chú trọng trong việc quản lý các thông số kỹ thuật. Thông số kỹ thuật
của linh kiện điện tử rất quan trọng ảnh hưởng hoạt động mua sắm và hoạt động kho.
Đối với hoạt động mua sắm thì thông tin về thông số kỹ thuật của linh kiện sẽ
đảm bảo rằng mua đúng linh kiện được yêu cầu. Với linh kiện điện tử, chúng có cùng
loại và cùng tên linh kiện nhưng thông số kỹ thuật khác nhau thì mục đích sử dụng sẽ
khác nhau. Thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử được quản lý rõ ràng sẽ giúp cho
việc mua sắm linh kiện điện tử đúng chính xác với yêu cầu mua sắm đã đề ra và cũng
giúp cho nhà cung cấp linh kiện điện tử xác định đúng linh kiện mà doanh nghiệp cần
mua cũng như việc quản lý các linh kiện điện tử của doanh nghiệp dễ dàng hơn. Quan
trọng hơn hết chính là phải xuất đúng chính xác linh kiện điện tử được yêu cầu thì công
việc sửa chữa của doanh nghiệp mới có thể hoản thành được. Vì mức độ quan trọng của
thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử nên khi ứng dụng hệ thống thì đầu tiên phải đáp
ứng được yêu cầu quản lý thông tin thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử của doanh
nghiệp.
Với nhu cầu phải quản lý thông tin thông số kỹ thuật của từng linh kiện của doanh
nghiệp thì hệ thống hỗ trợ việc quản lý này thông qua tính năng Product Variants quản
lý Attribute (thuộc tính) của mỗi sản phẩm.
Bảng 3.1 Nhu cầu thông số kỹ thuật của linh kiện
STT Loại linh kiện
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Điện trở (R)
Cuộn cảm (L)
Tụ điện (C)
Diot
Transitor
IC Analogne
IC Digital
RAM
Eeprom
Dòng
Điện
Chức năng/Ứng Số
Dạng
điện
áp làm
dụng
chân chân
làm
việc
việc
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
30
Công
suất
tiêu thụ
X
X
X
X
X
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
RAM Flash
PAL
Vi Xử lý (MPU)
Vi điều khiển
(MCU)
SOC
Relay
Đầu
nối
(Connector)
Đầu
cắm
(Connector)
OC
SCR
IPM
Bộ lọc nhiễu
(Noise filter)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
3.3.2 Phân tích quy trình mua sắm
Quy trình mua sắm của doanh nghiệp (Hình 3.3) cho thấy hoạt động mua sắm
còn đơn giản và không có bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ để theo dõi yêu cầu mua hàng
nào đang thực hiện, chưa thực hiện và các đơn mua hàng đã xác nhận mua mà chỉ dựa
vào mỗi nhân viên của phòng mua sắm. Với quy trình mua sắm hiện tại đang gây trở
ngại cho công việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể là ảnh hưởng nghiêm
trọng đến vấn đề hợp đồng với khách hàng khi mà thời gian sửa chữa thiết bị đã được
thỏa thuận với khách hàng mà phòng mua sắm lại không nắm rõ thông tin thời gian giao
hàng các linh kiện được yêu cầu mua dẫn đến tình trạng không có linh kiện để sửa chữa
thiết bị cho khách hàng buộc doanh nghiệp phải đền bù hợp đồng cho khách hàng.
Còn quy trình mua sắm của hệ thống (Hình 3.6) thì đầy đủ và sau khi thực hiện
mỗi bước trong quy trình đều có dữ liệu được lưu trữ như yêu cầu báo giá, đơn mua
hàng, thông tin nhập kho.
Bước liên hệ nhà cung cấp của doanh nghiệp được thực hiện thông qua trao đổi
email giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Hệ thống hỗ trợ quản lý các yêu cầu báo giá
và gửi email cho nhà cung cấp theo một mẫu thống nhất và hỗ trợ quản lý những thông
tin đã gửi nhà cung cấp.
31
Bước chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp chỉ cần thiết khi linh kiện điện tử có
nhiều nhà cung cấp đã từng bán cho doanh nghiệp. Trong chức năng Vendor Price của
hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin linh kiện điện tử nào có bao nhiêu nhà cung cấp giúp
doanh nghiệp khoanh vùng được nhà cung cấp để tiến hành lựa chọn
Bước xác nhận mua hàng mục đích là thông báo cho nhà cung cấp rằng doanh
nghiệp mua hàng của nhà cung cấp đó. Hệ thống hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý những
đơn mua hàng đã xác nhận và tự động tạo thông tin hoạt động nhập kho trên hệ thống.
Đơn mua hàng của hệ thống còn cho biết tình trạng hóa đơn cũng như cho biết
số lượng đã nhập kho và số lượng đã thanh toán. Hệ thống còn hỗ trợ quản lý thông tin
về từng sản phẩm đang về (Incoming Product) với thông tin thời gian giao hàng dự kiến.
Điều này giúp cho doanh nghiệp theo dõi hoạt động mua sắm tốt hơn. Tuy nhiên theo
mặc định của hệ thống thì hoạt động nhâp kho này đối với bộ phận mua sắm được tiến
hành mà trên thực tế hoạt động nhập kho được bộ phận kho đảm nhiệm.
Bảng 3.2 Nhận xét quy trình mua sắm
Doanh nghiệp
Hệ thống
Hỗ trợ gửi email trên hệ
Liên hệ nhà cung
Trao đổi qua email
thống và quản lý những
cấp
thông tin đã gửi
Hỗ trợ thông tin chính xác
Lựa chọn nhà cung Khi linh kiện điện tử có nhiều
những nhà cung cấp nào
nhà cung cấp
cấp
bán
Hỗ trợ quản lý những đơn
mua hàng đã xác nhận,
Một thông báo xác nhận mua
những thông tin về số
Xác nhận mua hàng
hàng với nhà cung cấp
lượng đã nhập và số lượng
đã thanh toán
Ngoài ra doanh nghiệp còn có nhu cầu theo dõi danh sách giá các sản phẩm linh
kiện điện tử đã mua, yêu cầu xác nhận đơn mua hàng phải có sự phê chuẩn của người
có trách nhiệm quản lý mua sắm.
Để ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động mua sắm của doanh nghiệp thì doanh
nghiệp cần phải chuẩn hóa quy trình mua sắm để theo dõi các thông tin về yêu cầu báo
giá, đơn mua hàng (bao gồm thông tin số lượng đã nhập kho, số lượng đã thanh toán)
nhanh chóng, rõ ràng của hệ thống hỗ trợ và tùy chỉnh hệ thống một số chức năng cho
phù hợp với thực tế doanh nghiệp.
32
3.3.3 Phân tích quy trình thanh toán mua sắm
Hoạt động thanh toán mua sắm của doanh nghiệp là một bước trong quy trình
mua sắm. Bước thanh toán mua sắm này đơn giản chỉ thực hiện việc thanh toán khi nhà
cung cấp giao hóa đơn cùng với giao hàng cho doanh nghiệp và không có thông tin nào
về hóa đơn được lưu trữ. Doanh nghiệp với nhu cầu cần theo dõi thông tin về hóa đơn
mua sắm để biết được rằng hóa đơn nào chờ thanh toán, đã thanh toán. Dựa vào thông
tin hóa đơn để lên kế hoạc phân bổ tài chính hợp lý cho các nhu cầu khác.
Hoạt động thanh toán mua sắm của hệ thống được thực hiện theo quy trình (Hình
3.12) và đều có thông tin dữ liệu được lưu trữ sau khi hoàn thành mỗi bước. Trong quy
trình thanh toán mua sắm của hệ thống có hai bước xác nhận thì những thông tin trên
hóa đơn chính xác hơn. Hóa đơn nhà cung cấp trong hệ thống cho biết trạng thái của
mỗi hóa đơn (Nháp, chờ, đã thanh toán) giúp dễ dàng theo dõi quá trình thanh toán.
Doanh nghiệp muốn theo dõi hoạt động thanh toán mua sắm trên hệ thống ERP
thì phải có quy trình thanh toán mua sắm rõ ràng và không còn là một phần trong quy
trình mua sắm của doanh nghiệp để sử dụng những thông tin hệ thống mang lại một
cách hiệu quả.
3.3.4 Phân tích quy trình xuất/nhập kho
Hoạt động xuất/nhập kho của doanh nghiệp (Hình 3.4 Nhập kho và Hình 3.5 Xuất
kho) diễn ra thực tế, không lưu trữ dữ liệu nào về quá trình xuất/nhập kho, chỉ có dữ liệu
về hàng tồn kho và lô hàng được lưu trữ ở dạng tập tin. Với việc quản lý thông tin hàng
tồn kho và lô hàng ở các tập tin riêng lẻ gây ra vấn đề không cung ứng kịp thời linh kiện
để sửa chửa cụ thể là trong quá trình báo giá cho khách hàng thì phòng bán hàng sẽ liên
lạc với bộ phận kho để hỏi xem số lượng linh kiện được sử dụng để sửa chữa có đủ hay
không để thỏa thuận thời gian sửa chữa với khách hàng. Nhưng khi thỏa thuận thời gian
sửa chữa với khách hàng thì linh kiện đó được dùng cho đơn hàng sửa chữa đã thỏa
thuận nhưng thông tin số lượng hàng tồn kho không thay đổi và đến khi có đơn hàng
cũng cần một loại linh kiện đó để sửa chữa thì bộ phận kho thông báo với phòng bán
hàng là linh kiện đó có sẵn mà thực chất linh kiện đó đã được dự định dùng để sửa chữa
đơn hàng trước đó. Điều này gây ra hậu quả là phòng bán hàng thỏa thuận thời gian sửa
chữa với khách hàng không chính xác vì thực chất không sắn linh kiện mà cần phải chờ
33
thời gian mua sắm linh kiện và điều này chắc chắn doanh nghiệp phải đền bù hợp đồng
cho khách hàng, dẫn đến mất uy tín của doanh nghiệp và thậm chí mất luôn khách hàng.
Hoạt động xuất/nhập kho của hệ thống (Hình 3.17) thực chất là để hỗ trợ việc
theo dõi quá trình xuất/nhập kho. Những trạng thái của hoạt động xuất/nhập trên hệ
thống bao gồm: Nháp, chờ hàng hóa, hàng hóa đã sẵn sàng, hoàn thành.
Hoạt động xuất kho của doanh nghiệp chỉ tiến hành việc xuất kho theo yêu cầu
và cập nhật số lượng hàng hóa đã xuất mà không cần quan tâm đến số lượng hàng hóa
tồn kho có đủ để thực hiện xuất kho vì khi nhận phiếu yêu cầu xuất kho thì hiển nhiên
đã có đủ số lượng để xuất. Việc kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho trước khi xuất do
bộ phận kế hoạch nguyên vật liệu đảm nhận và phiếu yêu cầu xuất kho cũng do bộ phận
này lập ra khi đã có đủ số lượng để xuất kho. Còn trong hệ thống để thực hiện hoạt động
xuất kho thì phải xác nhận số lượng yêu cầu xuất kho đã sẵn sàng để thực hiện việc xuất
kho.
Trong quá trình hoạt động xuất/nhập kho thì doanh nghiệp có theo dõi thông tin
lô hàng để biết được lô hàng nào nhập kho trước thì khi có yêu cầu xuất kho thực hiện
việc xuất đúng lô hàng đó đảm bảo việc xuất/nhập kho theo nguyên tắc hàng tồn kho
mà doanh nghiệp đã chọn là nhập trước xuất trước (FIFO). Trong hệ thống hỗ trợ theo
dõi từng lô hàng cho biết thông tin về số lượng sản phẩm, sản phẩm đang được lưu trữ
ở vị trí nào trong kho, vị trí mà sản phẩm đã được xuất kho.
Doanh nghiệp quản lý vị trí hàng hóa lưu trữ trong kho bằng cách đánh số lên các
kệ thuộc dãy trong kho. Hệ thống hỗ trợ việc quản lý thông tin vị trí kệ hàng hóa trong
kho.
Đối với hoạt động kiểm kê hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp thì hệ thống hỗ
trợ hoạt động này của doanh nghiệp bằng cách đối chiếu số lượng trên hệ thống và số
lượng thực tế được nhập vào. Nếu hai số lượng không khớp nhau thì hệ thống tự động
điều chỉnh lại số lượng hệ thống cho khớp với số lượng thực tế.
Hiện tại doanh nghiệp đang có thông tin định mức tồn kho đối với một số các
linh kiện điện tử được sử dụng nhiều trong quá trình sửa chửa. Hệ thống hỗ trợ việc
quản lý định mức tồn kho và có thể tự động tạo yêu cầu báo giá trên hệ thống với số
lượng yêu cầu mua được tham khảo từ số lượng tối đa trong định mức hàng tồn kho.
34
Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ các thông tin tổng hợp về hoạt động tồn kho của từng sản
phẩm, định giá hàng tồn kho.
Bảng 3.3 Nhận xét hoạt động xuất/nhập kho
Doanh nghiệp
Hệ thống
Hỗ trợ theo dõi từng trạng
Không có dữ liệu về thông
Hoạt động xuất/nhập kho
thái của hoạt động
tin xuất/nhập kho
xuất/nhập kho
Bước kiểm tra số lượng
Phải xác nhận có đủ hàng
hàng hóa tồn kho có đủ để Không quan tâm
hóa mới tiến hành các bước
thực hiện xuất kho
xuất kho
Hỗ trợ thêm các thông tin
Thông tin lô hàng
Có quản lý
về các vị trí của từng số
lượng đã xuất trong lô
Thông tin về vị trí kệ hàng
Có quản lý
Có hỗ trợ
hóa trong kho
Hỗ trợ việc đối chiếu số
Kiểm kê định kỳ để kiểm lượng trên hệ thống với
Hoạt động kiểm kê hàng
tra số lượng thực tế trong thực tế và tự động điều
hóa tồn kho
chỉnh lại số lượng trên hệ
kho
thống
Hỗ trợ tính năng tư động
Thông tin định mức tồn
Có quản ký
yêu cầu báo giá khi dưới số
kho
lượng định mức
Hoạt động tồn kho của Quản lý trên số sách kế
Hỗ trợ tự động báo cáo
từng sản phẩm
toán
Thực hiện trên sổ sách kế
Định giá hàng tồn kho
Hỗ trợ tự động định giá
toán
Để doanh nghiệp theo dõi các thông tin hoạt động xuất/nhập kho thì cần phải
chuẩn hóa lại quy trình xuất kho và nhập kho cũng như tùy chỉnh một số tính năng của
hệ thống để có thể sử dụng hiệu quả những thông tin về kho mà hệ thống hỗ trợ.
35
CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP HỆ THỐNG MÃ NGUỒN MỞ ODOO ERP CHO
DOANH NGHIỆP MES
Từ những phân tích đánh giá được nêu ra ở chương 3, phần này của khóa luận sẽ trình
bày các nội dung về giải pháp ứng dụng hệ thống mã nguồn mở Odoo ERP cho doanh
nghiệp trong đó đề cập đến các yếu tố về hạ tầng, đào tào người sử dụng, qui trình áp
dụng hệ thống Odoo, vận hành và bảo mật.
4.1 Giải pháp đề nghị cho doanh nghiệp MES
Đối với doanh nghiệp MES thì nên sử dụng hệ thống ERP cùa Odoo vì những lý
do sau. Đầu tiên là Odoo phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ mà doanh
nghiệp MES đang hoạt động với quy mô nhỏ. Thứ hai là mức độ linh hoạt dễ tùy biến
và chỉnh sửa để phù hợp với doanh nghiệp vì Odoo là mã nguồn mở có nhiều thư viện
cộng đồng. Thứ ba là sử dụng Odoo phiên bản miễn phí còn nếu dùng Oracle, SAP,
Infor và Microsoft thì chi phí rất cao Oracle (2.38 triệu USD), Microsoft Dynamics (1.94
triệu USD), SAP (1.44 triệu USD) và Infor (1.18 triệu USD) [11]
Odoo cung cấp hai phiên bản Community và Enterprise. Sử dụng phiên bản
Enterprise phải trả tiền bản quyền và được hỗ trợ triển khai dạng On-premise hoặc
Cloud. Phiên bản Community được sử dụng miễn phí tuy nhiên chỉ triển khai dạng Onpremise. Doanh nghiệp MES với quy mô nhỏ thì nên dùng phiên bản Community.
4.1.1 Cơ sở hạ tầng
Để triển khai hệ thống Odoo Community thuộc dạng On-premise thì doanh
nghiệp cần phải có hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm: Phần mềm, phần cứng, mạng
nội bộ doanh nghiệp và đội ngũ công nghệ thông tin.
Phần mềm được quản lý để biết được doanh nghiệp đang sử dụng phiên bản thứ
bao nhiêu của Odoo. Phần cứng được sử dụng dựng môi trường Window để cài đặt phần
mềm Odoo và lưu trữ cơ sở dữ liệu. Mạng nội bộ được thiết lập để cho phép người dùng
trong doanh nghiệp sử dụng hệ thống Odoo bằng cách truy cập vào máy chủ cài đặt hệ
thống Odoo. Yêu cầu về số lượng máy tính tương ứng với số lượng người sử dụng hệ
thống. Và đội ngũ công nghệ thông tin của doanh nghiêp tham gia vào quá trình triển
khai từ khi dựng hệ thống đến khi hệ thống chính thức được đưa vào sử dụng.
36
4.1.2 Đào tạo người sử dụng
Tổ chức buổi chạy thử với dữ liệu mẫu của doanh nghiệp để hướng dẫn cho
những người có liên quan đến hệ thống: Người quản trị hệ thống, người dùng chính,
người dùng cuối.
Người quản trị hệ thống được đào tào cách vận hành hệ thống, cách xử lý một số
vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống, thực hiện một số tùy chỉnh theo yêu
cầu và thực hiện một số báo cáo chỉ có người quản trị hệ thống mới được truy cập.
Người dùng chính được đào tạo cách sử dụng hệ thống, cách truy cập những
thông tin phục vụ cho chức năng quản lý của người dùng chính, cách sử dụng các báo
cáo trong quyền truy cập được cho phép.
Người dùng cuối được đào tạo cách sử dụng hệ thống trong việc thực hiện công
việc của họ hằng ngày.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn cho các đối tượng người sử dụng hệ thống để họ có
tài liệu tham khảo để tham khảo cách sử dụng
4.1.3 Quy trình hoạt động để áp dụng Odoo
4.1.3.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa được đề nghị
Quy trình mua sắm chuẩn hóa được đề nghị (Hình 4.1) không còn bao gồm bước
trả tiền mua sắm và nhập kho như quy trình mua sắm hiện tại của doanh nhiệp.
Quy trình mua sắm chuẩn hóa được đề nghị được thực hiện bao gồm năm bước:
• Bước đầu tiên tiến hành tạo dữ liệu yêu cầu báo giá theo yêu cầu mua sắm
trên hệ thống. Có thể tạo nhiều yêu cầu báo giá cho một sản phẩm.
• Bước thứ hai tiến hành liên hệ với nhà cung cấp bằng việc gửi email trên hệ
thống hoặc liên hệ trực tiếp qua số điện thoại để lấy thông tin cần thiết về sản
phẩm cần mua.
• Bước thứ ba tiến hành lựa chọn nhà cung cấp nếu có nhiều nhà cung cấp.
• Bước thứ tư tiến hành xác nhận với nhà cung cấp mà đã lựa chọn mua sản
phẩm từ nhà cung cấp đó.
• Bước thứ năm xác nhận đơn mua hàng. Tiến hành phê duyệt yêu cầu báo giá
đã được chỉnh sửa thông tin cho đúng với những thông tin đã xác nhận mua
hàng với nhà cung cấp trên hệ thống. Sau khi đã thực hiện bước này thì yêu
37
cầu báo giá được chuyền thành đơn mua hàng và dữ liệu về thông tin nhập
kho được tự động tạo trên hệ thống.
Hình 4.1 Quy trình mua sắm chuẩn hóa
Lưu ý: Yêu cầu báo giá có thể được hệ thống tự động tạo từ các quy tắc đã được
thiết lập sẵn hay được yêu cầu từ phân hệ của hệ thống. Khi đó vẫn tiến hành bình
thường theo quy trình mà chỉ bỏ qua bước tạo yêu cầu báo giá.
4.1.3.2 Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa được đề nghị
Quy trình trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa được đề nghị của doanh nghiệp
(Hình 4.2) không còn là một phần trong quy trình mua sắm cũ (Hình 3.3) mà được tách
riêng thành một quy trình riêng biệt trong quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát mới
của doanh nghiệp.
Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa được thực hiện gồm bốn bước:
• Bước đầu tiên thực hiện việc tạo hóa đơn nhà cung cấp trên hệ thống dựa theo
dữ liệu đơn mua hàng được tạo ra sau bước xác nhận đơn mua hàng trên hệ
38
thống trong quy trình mua sắm đã chuẩn hóa. Hóa đơn nhà cung cấp được tạo
ra trong bước này đang ở trạng thái Draft chờ xác thực.
• Bước thứ hai tiến hành xác nhận hóa đơn nhà cung cấp trên hệ thống ở trạng
thái nháp khi đã đối chiếu thông tin với hóa đơn mua sắm. Sau khi thực hiện
xong bước này thì trạng thái của hóa đơn nhà cung cấp chuyển từ Draft sang
trạng thái Open.
Hình 4.2 Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa
• Bước thứ ba tiến hành trả tiền mua sắm trong thực tế theo hóa đơn mua sắm.
• Bước thứ tư tiến hành xác nhận đã thanh toán hóa đơn nhà cung cấp trên hệ
thống. Sau khi hoàn thành xong bước này thì trạng thái của hóa đơn nhà cung
cấp chuyển sang Paid và kết thúc hoạt động thanh toán mua sắm của doanh
nghiệp.
4.1.3.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa được đề nghị
Quy trình nhập kho chuẩn hóa được đề nghị cho doanh nghiệp (Hình 4.3) cũng
giống như quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa là được tách khỏi quy trình mua sắm
39
hiện tại của doanh nghiệp thành một quy trình riêng biệt trong quy trình hoạt động kinh
doanh tổng quát mới của doanh nghiệp.
Quy trình nhập kho chuẩn hóa được thực hiện bao gồm bảy bước:
• Bước đầu tiên là kiểm tra hàng hóa được giao tới có đúng là hàng hóa đã được
đặt mua hay không. Nếu không đúng thực hiện bước hai còn nếu đúng thực
hiện bước ba.
Hình 4.3 Quy trình nhập kho chuẩn hóa
• Bước thứ hai trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp và thông báo cho bộ phận mua
sắm biết và kết thúc quy trình.
• Bước thứ ba tiến hành nhập số lượng hàng hóa đã qua kiểm tra vào thông tin
nhập kho đã được tạo trên hệ thống.
• Bước thứ tư tiến hành đưa hàng hóa vào trong kho
• Bước thứ năm tiến hành xác nhận số lượng đã nhập kho trên hệ thống.
40
• Bước thứ sáu tiến hành in phiếu nhập kho từ hệ thống.
• Bước thứ bảy các bên liên quan ký xác nhận vào phiếu nhập kho để phục vụ
yêu cầu lưu trữ chứng từ.
4.1.3.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa được đề nghị
Hình 4.4 Quy trình xuất kho chuẩn hóa
Quy trình xuất kho chuẩn hóa (Hình 4.4) được thực hiện bao gồm mười bước:
• Bước đầu tiên tạo thông tin xuất kho trên hệ thống. Thông tin xuất kho mới
được tạo đang ở trạng thái Draft
• Bước thứ hai là xác nhận đang tiến hành xuất kho trên hệ thống. Thông tin
xuất kho chuyển sang trạng thái Waiting Availability trên hệ thống để xuất.
41
• Bước thứ ba là xác nhận số lượng yêu cầu xuất kho trên hệ thống đã sẵn sàng.
Thông tin xuất kho chuyển sang trạng thái Available trên hệ thống.
• Bước thứ tư tiến hành nhập số lượng xuất kho trên hệ thống.
• Bước thứ năm tiến hành việc lấy hàng hóa để xuất kho trong thực tế.
• Bước thứ sáu tiến hành kiểm tra hàng hóa được lấy để xuất có đúng với yêu
cầu xuất kho hay không trong thực tế. Nếu không đúng thực hiện lại bước
năm, còn nếu đúng thực hiện tiếp bước bảy
• Bước thứ bảy tiến hành xuất hàng hóa ra ngoài kho trong thực tế.
• Bước thứ tám tiến hành xác nhận số lượng đã được xuất kho trên hệ thống.
Thông tin xuất kho chuyển sang trạng thái Done.
• Bước thứ chín tiến hành in phiếu xuất kho từ hệ thống.
• Bước thứ mười các bên liên quan ký xác nhận vào phiếu xuất kho để phục vụ
yêu cầu lưu trữ chứng từ.
4.1.3.5 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát chuẩn hóa đề nghị cho doanh nghiệp
Các quy trình mua sắm, thanh toán mua sắm, nhập kho và xuất kho của doanh
nghiệp đã được chuẩn hóa nên quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh
nghiệp phải thay đổi (Hình 4.5 và Hình 4.6).
Những thay đổi trong quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát của doanh nghiệp
bao gồm:
• Quy trình hoạt động kinh tổng quát được chuẩn hóa của doanh nghiệp có
mười bốn bước thực hiện so với quy trình hiện tại chỉ có mười hai bước thực
hiện.
• Quy trình hoạt động kinh tổng quát được chuẩn hóa có thêm hai bước là thanh
toán mua sắm và nhập kho. Hai bước này được tách ra từ quy trình mua sắm
hiện tại của doanh nghiệp.
• Quy trình mua sắm, thanh toán mua sắm, nhập kho và xuất kho đã chuẩn hóa
được thực hiện trên hệ thống Odoo.
42
Hình 4.5 Quy trình kinh doanh tổng quát chuẩn hóa (1)
43
Hình 4.6 Quy trình kinh doanh tổng quát chuẩn hóa (2)
4.1.4 Yêu cầu tùy chỉnh Odoo
4.1.4.1Thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử theo yêu cầu của doanh nghiệp
Thông tin về loại linh kiện sẽ được quản lý theo từng loại trong danh mục loại
sản phẩm cha là linh kiện điện tử trong phần Product Categories của Odoo.
Các thông tin về thông số kỹ thuật chức năng/ứng dụng, số chân, dạng chân, điện
áp làm việc, dòng điện làm việc, công suất tiêu thụ sẽ được quản lý trong phần Attribute
của sản phẩm sau khi kích hoạt tính năng Product Variants. Mỗi thông số kỹ thuật là
một attribute.
4.1.4.2 Phê duyệt hai cấp hoạt động mua sắm
Tùy chỉnh tính năng mua sắm có sự phê duyệt của người quản lý hoạt động mua
sắm theo yêu cầu của doanh nghiệp bằng cách kích hoạt Levels of Approvals của phân
hệ Purchase Management.
4.1.4.3 Quyền sử dụng các tính năng của người dùng
Tùy chỉnh một số quyền sử dụng các tính năng của các người dùng (user) trong
Odoo theo yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra:
• Phân hệ Purchase Management
Bảng 4.1 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Purchase Management
User
Manager
Các tính năng trong phân hệ
Chỉnh
Chỉnh
Purchase Management
Đọc
Tạo Xóa Đọc
Tạo Xóa
sửa
sửa
Yêu cầu báo giá
X
X
X
X
X
X
Đơn mua hàng
X
X
X
X
Thông tin nhập kho
X
Hóa đơn nhà cung cấp
X
X
Nhà cung cấp
X
X
X
X
Danh sách giá nhà cung cấp
X
X
X
X
44
Sản phẩm
Biến thể của sản phẩm
Sản phẩm đang về
Báo cáo
Cấu hình
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
• Phân hệ Inventory Management
Bảng 4.2 Quyền sử dụng các chức năng phân hệ Inventory Management
User
Manager
Các tính năng trong phân hệ
Chỉnh
Chỉnh
Inventory Management
Đọc
Tạo Xóa Đọc
Tạo Xóa
sửa
sửa
Thông tin hoạt động xuất/nhập
X
X
X
X
X
kho
Sản phẩm
X
X
X
X
Biến thể của sản phẩm
X
X
X
X
Định mức tồn kho
X
X
X
X
Kiểm kê hàng tồn kho
X
X
X
X
Sản phẩm hỏng
X
X
X
X
Lô hàng hoặc số Sê-ri
X
X
X
X
X
Chạy chương trình tồn kho
X
X
Báo cáo định giá hàng tồn kho
X
Báo cáo thông tin hoạt động
X
xuất/nhập kho của sản phẩm
Yêu cầu mua sắm
X
X
X
Cấu hình
4.1.5 Vận hành
Cách vận hành đề nghị:
• Chuyển giao tài khoản User-Root của hệ thống cho trưởng bộ phận công nghệ
thông tin quản lý.
• Thiết lập mạng nội bộ để cấu hình địa chỉ IP tĩnh cho máy tính được dùng làm
server local và các máy tính của người sử dụng.
• Xác định số lượng người dùng và quyền sử dụng của mỗi người dùng trên hệ
thống.
• Mở cổng 8069 trên máy server local để cho phép các máy tính trong mạng
nội bộ của doanh nghiệp truy cập vào server để sử dụng hệ thống.
45
Lưu ý: Nếu có nhu cầu nạp mã nguồn đã chỉnh sửa hoặc chỉnh sửa cơ sở dữ liệu
PostgrSQL thì phải tắt hệ thống sau đó mới tiến hành chỉnh sửa. (Tắt Odoo trước khi tắt
PostgreSQL)
4.1.6 Bảo mật
• Chỉ cho phép các máy tính có địa chỉ IP nằm trong danh sách đã được thiết
lập cho phép truy cập vào hệ thống.
• Thiết lập master password cho cơ sở dữ liệu
• Kế hoạch thực hiện việc Back-up cơ sở dữ liệu định kỳ một tuần một lần
• Lưu trữ các cơ sở dữ liệu đã Back-up trên máy server local ở nhiều thư mục
và thiết lập mật khẩu.
• Hạn chế việc sử dụng máy server local, chỉ sử dụng máy server local khi có
yêu cầu
4.2 Đánh giá tính khả thi của giải pháp
4.2.1 Về khía cạnh kinh tế
Giải pháp ERP Odoo Community là phần mềm mã nguồn mở nên không tốn chi
phí mua bản quyền. Khi doanh nghiệp sử dụng Odoo giúp doanh nghiệp hạn chế những
khoản đền bù cho khách hàng do thiếu sự kiểm soát thông tin. Hệ thống dễ tùy biến đáp
ứng các nhu cầu hoạt động kinh doanh và có thể mở rộng theo định hướng phát triển
trong tương lai của doanh nghiệp.
Giải pháp ERP Odoo Community thuộc loại On-premise nên yêu cầu chi phí đầu
tư hạ tầng mà đối với doanh nghiệp MES chi phí đầu tư hạ tầng không cao vì chỉ cần
một máy tính được dùng để dựng phần mềm và máy chủ cục bộ khi so sánh với khoản
đền bù cho khách hàng do thiếu sự kiểm soát thông tin. Các yêu cầu máy tính của người
sử dụng đã có sẵn.
4.2.2 Về khía cạnh kỹ thuật
Hệ thống ERP Odoo được sử dụng trên nền tảng Web và được kết nối với cơ sở
dữ liệu để truy xuất thông tin dữ liệu. Với hạ tậng hiện có cũng như kế hoạch đầu tư
trong tương lai có thể đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống.
46
4.2.3 Về khía cạnh tổ chức
Hệ thống ERP Odoo Community đề xuất đươc lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp
ủng hộ việc sử dụng hệ thống ERP để giúp kiểm soát các hoạt động mua sắm và hoạt
động trong kho của doanh nghiệp.
Khi ứng dụng hệ thống ERP Odoo không làm thay đổi về cơ cấu tổ chức phòng
ban của doanh nghiệp mà chỉ có sự điều chỉnh nhân sự của bộ phần công nghệ thông tin
trong doanh nghiệp để thành lập đội ngũ triển khai hệ thống và có người được giao
nhiệm vụ vận hành hệ thống.
4.2.4 Về khía cạnh vận hành
Thực hiện công việc vận hành hệ thống dễ dàng, khi người dùng hệ gặp vấn đề
trong quá trình sử dụng hệ thống thì hệ thống sẽ cảnh báo giúp người quản trị hệ thống
dễ dàng xác định chính xác vấn đề phát sinh và xử lý sự cố.
Hệ thống ERP Odoo có giao diện thân thiện và công tác đào tạo người dùng hệ
thống dễ dàng
Kết luận tính khả thi của giải pháp: Giải pháp đề nghị có thể áp dụng cho doanh
nghiệp.
47
CHƯƠNG 5 HIỆN THỰC HỆ THỐNG ODOO CHO DOANH NGHIỆP MES
Từ những giải pháp được đề xuất trong Chương 4 cho doanh nghiệp thì chương
này sẽ trình bày quá trình hiện thực giải pháp đã đề xuất. Quy trình mua sắm chuẩn hóa
được thực hiện trên phân hệ Purchase Management. Quy trình thanh toán mua sắm
chuẩn hóa được thực hiện trên phân hệ Invoicing. Quy trình nhập kho chuẩn hóa và quy
trình xuất kho chuẩn hóa được thực hiện trên phân hệ Inventory Management
Để hiện thực hóa hệ thống Odoo thì đề tài dùng phiên bản Odoo 10 để thực hiện
việc hiện thực các giải pháp đã đề xuất.
Quá trình hiện thực hệ thống ban đầu được thực hiện bởi người quản trị hệ thống
cao nhất (User-root) và có sử dụng chế độ Developer Mode.
Kích hoạt chế độ nhà phát triển (Developer Mode) khi có nhu cầu tùy chỉnh bằng
cách vào Settings|Dashboard chọn Activate developer mode (Hình 5.1).
Hình 5.1 Kích hoạt chế độ developer mode
48
5.1 Hiện thực thông tin về thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử
Quá trình hiện thực thông tin thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử bao gồm các
bước sau:
• Cấu hình Product Categories: Vào Inventory|Configurations|Products|Product
Categories (Hình 5.2) tạo loại sản phẩm cha Electronic Components sau đó tạo
các loại sản phẩm con Resistor, Capasitor, … theo trong Bảng 3.1
• Cấu hình Product Variants: Vào Inventory|Configurations|Settings phần
Products|Product Variants chọn Products can have several attributes, defining
variants (Example: size, color, ...) (Hình 5.3).
• Vào Inventory|Configurations|Products|Attributes (Hình 5.4) để tạo các thông
số kỹ thuật của linh kiện điện tử như Function, Pins, … theo Bảng 3.1
• Vào Inventory|Inventory Control|Products trong phần Variants của sản phẩm
để thêm thông số kỹ thuật (Hình 5.5).
• Vào Inventory|Configurations|Products|Attributes Value để quản lý các thông
tin giá trị của mỗi thông số kỹ thuật của linh kiện điện tử (Hình 5.6).
Hình 5.2 Product Category
49
Hình 5.3 Kích hoạt Product Variants
Hình 5.4 Thông số kỹ thuật trong phần Attributes
50
Hình 5.5 Thiết lập thông số kỹ thuật cho linh kiện
Hình 5.6 Các giá trị thông số kỹ thuật được quản lý trong Attributes Values
51
5.2 Hiện thực phân hệ Purchase Management
5.2.1 Cấu hình Vendor Price
• Vào Purchase|Configurations|Settings trong phần Vendor Price chọn Allow
using and importing vendor pricelists (Hình 5.7).
• Vào Purchase|Vendor Pricelists để xem thông tin danh sách giá của nhà cung
cấp (Hình 5.8).
Hình 5.7 Kích hoạt Vendor Price
Hình 5.8 Danh sách giá nhà cung cấp
52
5.2.2 Cấu hình tính năng phê duyệt đơn mua hàng
• Vào Purchase|Configurations|Settings trong Levels of Approvals chọn Get 2
levels of approvals to confirm a purchase order (Hình 5.9).
• Sau đó thiết lập số tiền định mức cần phải phê duyệt.
Hình 5.9 Kích hoạt Levels of Approvals của phân hệ Purchase Management
5.2.3 Cấu hình phần hỗ trợ không cho phép chỉnh sửa đơn mua hàng đã được chấp nhận
Vào Purchase|Configurations|Settings trong Purchase Order Modification chọn
Confirmed purchase orders are not editable (Hình 5.10).
Hình 5.10 Kích hoạt Purchase Order Modification
53
5.3 Hiện thực phân hệ Inventory Management
5.3.1 Cấu hình định giá tồn kho theo giá trị thực và phương thức xuất kho FIFO
 Vào Purchase|Configuration|Settings trong phần Costing Method chọn Use a
“Fixed”, “Real” or “Average” price costing method (Hình 5.11)
 Vào Inventory|Configuration|Products|Product Categories trong mỗi loại sản
phẩm thực hiện thay đổi như sau (Hình 5.12):
• Costing Method: Real Price
• Force Removal Strategy: First In First Out (FIFO)
Hình 5.11 Kích hoạt Costing Method Real Price
Hình 5.12 Thiết lập Real Price và FIFO
54
5.3.2 Cấu hình Lots and Serial Numbers
• Vào Inventory|Configuration|Settings trong phần Lots and Serial Numbers
chọn Track lots or serial numbers (Hình 5.13).
• Vào Inventory|Configuration|Settings trong phần Warehouses and Locations
usage level chọn Manage only 1 Warehouse, composed by several stock
locations (Hình 5.14).
• Vào Inventory|Configuration|Warehouse Management|Operation Types
trong phần Packs and Lots của loại hoạt động Receipts thì chọn Create New
Lots/Serial Numbers. Còn loại hoạt động Internal Transfer và Delivery Order
thì chọn Use Existing Lots/Serial Numbers (Hình 5.15)
• Vào Inventory|Inventory Control|Products trong phần Inventory của sản
phẩm chọn Tracking By Lots (Hình 5.16)
Hình 5.13 Kích hoạt Lots and Serial Numbers
55
Hình 5.14 Kích hoạt Warehouse and Location usage level
Hình 5.15 Thiết lập sử dụng Lots/Serial Numbers cho hoạt động kho
56
Hình 5.16 Thiết lập theo dõi lô hàng cho sản phẩm
5.3.3 Cấu hình định mức tồn kho
Vào Inventory|Inventory Control|Reordering Rule tạo định mức tồn kho cho các
sản phẩm có nhu cầu quản lý định mức (Hình 5.17).
Hình 5.17 Thiết lập Reordering Rule
57
5.3.4 Cấu hình các vị trí lưu trữ trong kho
Vào Inventory|Configuration|Warehouse Management|Locations để tạo vị trí lưu
trữ kho (Hình 5.18) của loại linh kiện trong Product Categories với các thông tin:
• Location Name: Tên các loại linh kiện trong
• Parent location: HCM/Stock
• Location Types: Internal location
• Localization: Vị trí thực tế trong kho doanh nghiệp
Hình 5.18 Tạo vị trí lưu trữ trong kho
5.3.5 Cấu hình thông tin vị trí của từng nhà cung cấp cụ thể có yêu cầu
 Vào Inventory|Configuration|Warehouse Management|Locations để tạo các
thông tin vị trí của nhà cung cấp (Hình 5.19) với thông tin:
• Location Name: Tên nhà cung cấp
• Parent Location: Partner Location/Vendor
• Location Types: vendor location.
 Kích hoạt chế độ developer mode
 Vào Purchase|Vendor trong mục Sale&Purchase của Vendor phần Warehouse
chọn Vendor Location đã tạo ở trên (Hình 5.20)
58
Hình 5.19 Tạo vị trí lưu trữ nhà cung cấp
Hình 5.20 Thiết lập vị trí nhà cung cấp vào thông tin nhà cung cấp
59
5.3.6 Cấu hình số tham chiếu của phiếu nhập kho và xuất kho
 Kích hoạt chế độ developer mode
 Vào Settings|Technical|Sequences & Idendifiers|Sequences
• Chọn Ho Chi Minh Sequence in thêm “-MES.STKI” vào phần Suffix và bỏ
trống phần Prefix (Hình 5.21)
• Chọn Ho Chi Minh Sequence out thêm “-MES.STKO” vào phần Suffix và bỏ
thống phần Prefix (Hình 5.22)
Hình 5.21 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu nhập kho
Hình 5.22 Thiết lập số tham chiếu trên phiếu xuất kho
60
5.4 Hiện thực tùy chỉnh quyền sử dụng các tính năng của người dùng hệ thống
5.4.1 Purchase Management
 Kích hoạt chế độ developer mode
 Vào Settings|Users|Groups chọn Purchase/User mục Access Right tùy chỉnh lại
một số quyền sử dụng của người dùng phân hệ Purchase Management (Hình
5.23) theo Bảng 5.1
Bảng 5.1 Quyền sử dụng của Purchase/User cần thay đổi
Read Access
Purchase Order
X
Transfer
X
Stock Move
X
Invoice
X
Invoice Line
X
Invoice Tax
X
Write Access
X
Create Access
X
Delete Access
 Vào Settings|Users|Groups chọn Purchase/Manager mục Access Right tùy chỉnh
lại một số quyền sử dụng của người quản lý phân hệ Purchase Management (Hình
5.24) theo Bảng 5.2
Bảng 5.2 Quyền sử dụng của Purchase/Manager cần thay đổi
Transfer
Stock Move
Read Access
X
X
Write Access
Create Access
Delete Access
Hình 5.23 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/User theo yêu cầu
61
Hình 5.24 Thiết lập quyền sử dụng Purchase/Manager theo yêu cầu
5.4.2 Inventory Management
 Kích hoạt chế độ developer mode
 Vào Settings|Users|Groups chọn Inventory/User mục Access Right tùy chỉnh
quyền sử dụng của người dùng phân hệ Inventory Management (Hình 5.25) theo
Bảng 5.3
Bảng 5.3 Quyền sử dụng của Inventory/User cần thay đổi
Transfer
Lot/Serial
Product
Product Template
Stock Scrap
Invoice
Invoice Line
Invoice Tax
Read Access
X
X
X
X
X
X
X
X
Write Access
Create Access
X
X
62
Delete Access
 Vào Settings|Users|Groups chọn Inventory/Manager mục Access Right tùy chỉnh
lại quyền sử dụng của người quản lý phân hệ Inventory Management (Hình 5.26)
theo Bảng 5.4
Bảng 5.4 Quyền sử dụng của Inventory/Manager cần thay đổi
Read Access Write Access
Inventory Locations
Transfer
Product Category
Partner
Product Attribute
Product.attribute.value
Product.attribute.price
Partial Reconcile
Journal
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Create
Access
X
X
Hình 5.25 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/User theo yêu cầu
63
Delete
Access
Hình 5.26 Thiết lập quyền sử dụng Inventory/Manager theo yêu cầu
64
KẾT LUẬN
Đề tài đã giải quyết những vấn đề của doanh nghiệp MES như sau: Vấn đề hàng
tồn kho được giải quyết bằng tính năng Reordering Rule trong phân hệ Inventory
Management của hệ thống Odoo. Vấn đề quản lý hoạt động mua sắm được giải quyết
bằng quy trình mua sắm chuẩn hóa sử dụng trên phân hệ Purchase Management và quy
trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa sử dụng trên phân hệ Invoicing của hệ thống Odoo.
Vấn đề quản lý thông tin hoạt động xuất/nhập kho được giải quyết bằng quy trình xuất
kho chuẩn hóa, quy trình nhập kho chuẩn hóa và tính năng Transfer trong phân hệ
Inventory của hệ thống Odoo. Vấn đề quản lý lô xuất/nhập được giải quyết bằng tính
năng Lots and Serial Numbers trong phân hệ Inventory Management của hệ thống Odoo
Những phần đề tài chưa hiện thực được: Số lô hàng chưa được hệ thống tự động
tạo trên hoạt động nhập kho theo quy ước của doanh nghiệp mà chỉ được người dùng hệ
thống tự nhập. Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho được in từ hệ thống chưa có thông tin
về thông số kỹ thuật của linh kiện của doanh nghiệp. Chưa hiện thực được phần cổng
email ra và vào của doanh nghiệp
Hướng phát triển của đề tài: Tìm hiểu cách tổ chức những mô hình của hệ thống
Odoo và cấu trúc bảng của cơ sở dữ liệu PostgreSQL để sử dụng ngôn ngữ Python hiện
thực được phần Số lô hàng sẽ được hệ thống Odoo tự động tạo theo quy ước của doanh
nghiệp. Tìm hiểu cách cấu hình cổng email ra và vào của doanh nghiệp. Tìm hiểu cấu
trúc trong phiếu xuất kho và nhập kho của hệ thống để sử dụng ngôn ngữ xml tùy chỉnh
hiển thị thông tin thông số kỹ thuật của linh kiện. Để tận dụng hết những lợi ích của hệ
thống ERP đem lại thì doanh nghiệp MES nên ứng dụng hệ thống ERP cho quá trình
sửa chữa của doanh nghiệp. Xem xét giải pháp Cloud ERP cho doanh nghiệp MES
65
DEMO HỆ THỐNG ODOO
 Version thực hiện demo: Odoo Version 10
 Cơ sở dữ liệu thực hiện demo: PostgreSQL 9.5
 Phần cứng thực hiện demo: Lenovo T61
 Những phần thực hiện demo:
• Quy trình mua sắm chuẩn hóa
• Quy trình thanh toán mua sắm chuẩn hóa
• Quy trình nhập kho chuẩn hóa
• Quy trình xuất kho chuẩn hóa
 Dữ liệu thực hiện demo: Dữ liệu phỏng chế theo mẫu dữ liệu của doanh nghiệp
66
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]
Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam, “Báo cáo chỉ số sẵn sàng cho phát triển
và ứng dụng Công nghệ Thông tin và Truyền thông Việt Nam,” Index ICT Việt
Nam, 2016.
[2]
N. Đ. Thuận, Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp - ERP. Nhà xuất bản Đại
Học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh, 2016.
[3]
SAP, “What is ERP | Enterprise Resource Management Definition | SAP.”
[Online]. Available: https://www.sap.com/products/what-is-erp.html.
[4]
Oracle,
“What
is
ERP
|
Oracle,”
2017.
[Online].
Available:
https://www.oracle.com/applications/erp/what-is-erp.html.
[5]
L. Ganesh and A. Mehta, “Critical success factors for successful enterprise
resource planning implementation at Indian SMEs,” Multicr. Int. J. Business,
Manag. Soc. Sci., vol. 1, no. 1, pp. 65–78, 2010.
[6]
Z. Zhang, M. K. O. Lee, P. Huang, L. Zhang, and X. Huang, “A framework of
ERP systems implementation success in China: An empirical study,” Int. J. Prod.
Econ., vol. 98, no. 1, pp. 56–80, 2005.
[7]
Odoo,
“Open
Source
ERP
and
CRM,”
2015.
[Online].
Available:
https://www.odoo.com/.
[8]
V. Đ. Thắng, “Odoo là gì ? Tại sao nên chọn Odoo ? - OdooSMES.” [Online].
Available: https://odoosmes.com/odoo-la-gi-tai-sao-nen-chon-odoo/.
[9]
F.
Pinckaers,
“The
Odoo
story,”
Odoo,
2014.
[Online].
Available:
https://www.odoo.com/blog/odoo-news-5/post/the-odoo-story-56.
[10] Odoo,
“About
Us
-
Odoo.”
[Online].
Available:
https://www.odoo.com/page/about-us.
[11] L. Panorama Consulting Solutions, “CLASH OF THE TITANS 2017 An
Independent Comparison of SAP, Oracle, Microsoft Dynamics and Infor,” 2017.
i
PHỤ LỤC A
Hình A-I Phiếu tiếp nhận sửa chữa thiết bị
A-I
Hình A-II Báo cáo kết quả kiểm tra thiết bị
A-II
Hình A-III Báo cáo kết quả đo thử, chẩn đoán thiết bị
A-III
Hình A-IV Phiếu yêu cầu linh kiện
Hình A-V Phiếu yêu cầu mua linh kiện
A-IV
Hình A-VI Báo giá sửa chữa
A-V
Hình A-VII Phiếu nhập kho
Hình A-VIII Phiếu xuất kho
A-VI
Hình A-IX Phiếu yêu cầu xuất kho
A-VII