D’JoeGSr’2020
Tablas Dinámicas
Tablas Dinámicas
Introducción
Como vimos anteriormente en el tema de Tablas y su utilidad para manejar grandes
cantidades de datos generados en nuestra organización, en algún momento, también es
importante generar información que puede ser importante en la toma de decisiones por
parte de la alta gerencia, sin embargo los sistemas de información por si mismos
únicamente tienen herramientas de consulta que necesariamente tenga que tener la
intervención de un experto en la administración de bases de datos, con la desventaja que
no siempre tenemos a esos expertos a mano cuando el jefe nos solicita un reporte con
características que puede ser que ni siquiera se tenga pensado agregar al sistema de
gestión de datos.
Hacer una búsqueda con algún criterio en particular se llama Query en el lenguaje de los
administradores de bases de datos, para poder hacer este tipo de consultas, debemos
contar que nuestra información guarda estrictamente una estructura definida desde la
concepción del sistema, para realizar este tipo de operaciones tenemos los programas
de propósito general como es la hoja electrónica en nuestro caso, el Excel, la versatilidad
de su hoja electrónica, nos da las herramientas necesarias para que hagamos nuestros
propios querys a través del uso de las Tablas Dinámicas.
Para poder definir en pocas palabras una tabla dinámica, diríamos que es resumir los
datos contenidos en una estructura definida bajo criterios que nos permiten realizar
agrupaciones de campos con fines de facilitar la interpretación de dichos datos desde
diferentes puntos de vista por eso la llamamos dinámica, porque nos permite ir definiendo
diferentes maneras de obtener totales, haciendo uso del filtrando datos, cambiando su
presentación y visualización de acuerdo a las necesidades cambiantes de información de
los encargados de tomar decisiones en la empresa, teniendo la certeza de que provienen
de los datos originales de la base de datos.
Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de los datos que tenemos en
el archivo de Excel Base de Datos Tablas Dinámicas.
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Tenemos una serie de datos generados en un almacén de ropa que vende en línea en
su página web y en mostrador, como podemos ver, se registra el numero de la operación,
la fecha de realizada, el tipo de venta, la comisión que se paga a los empleados que
atienden el mostrador, el tipo de operación que puede ser compra o devolución, el tipo
de cliente nuevo o ya existente, el género para quien es el artículo, el tipo de prenda y el
precio de compra.
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En esta base de datos tenemos registradas 7,500 órdenes, con 63,221 registros.
Son muchos datos como para querer manejarlos de forma simple con la hoja electrónica,
por lo que vamos a configurar una tabla dinámica a partir de estos registros y poder
examinar con diferentes criterios las ventas registradas en la base de datos.
En el tema anterior, generamos una tabla simple, por medio de este procedimiento,
teniendo el cursor en cualquier celda de la base datos, hacemos click en el Menú Insertar
Tabla.
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Las líneas punteadas en los límites de los datos quieren decir que se delimitará TODA la
base de datos y aparecerá el siguiente cuadro de dialogo.
Para generar la tabla damos click en aceptar del cuadro de dialogo, hay que fijarse que
la casilla de La Tabla Tiene Encabezados está activada por defecto.
Excel nos pondrá como nombre para identificar nuestra tabla como Tabla1, sin embargo,
podemos poner el nombre que elijamos sin ningún problema, siempre y cuando no tenga
caracteres especiales o espacios.
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También hago notar que la primera fila, como en el tema anterior se colocan los
encabezados de la base de datos y el símbolo de filtro al final de la celda de cada
encabezado.
Una vez conformada la tabla podemos crear nuevos campos en la base de datos, por
ejemplo podemos calcular el costo de cada venta si como política de la empresa se tiene
el criterio de aplicar el 25% de margen de utilidad a cada precio de los artículos vendidos,
lo cual nos permite determinar el costo de cada artículo, hacemos click en la celda J2 y
tecleamos la formula que calcule el 75% del precio al público de cada venta.
Al dar Enter a la formula, se llenarán todos los registros con el resultado de el calculo que
hemos tecleado.
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Ahora le damos nombre al campo nuevo que hemos calculado
La versatilidad del manejo de los datos existentes de la base del sistema de registro, pero
además de poder generar algunos nuevos campos no considerados en el registro original
de la estructura definida para la base de datos, estas ventajas nos las brinda el manejo
de las tablas de Excel, sin embargo hacer inferencias y estudiar el comportamiento de
varios elementos de los datos y hasta generar escenarios que nos den respuestas a
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situaciones que pudieran presentarse como consecuencia de la variabilidad de los
mercados y de las condiciones globales que algunas empresas son susceptibles a esta
variabilidad, para eso hacemos uso de las tablas dinámicas.
Las tablas dinámicas tienen el propósito de generar consultas especificas de un gran
numero de datos para poder entenderlos de mejor manera, para generar una tabla
dinámica, primero tenemos que tener los datos en una hoja del libro de Excel y en otra
hoja armar la(s) tabla(s) dinámica(s) que necesitemos.
Para hacer esto, posicionamos el cursor en cualquier celda de la hoja que contiene los
datos, seleccionamos en el Menú Insertar y seleccionamos Tabla dinámica
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Aparecerá el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas.
Por defecto tenemos que la tabla dinámica se generará a partir de la Tabla1 y en una
Nueva hoja de calculo le damos click a Aceptar y aparecerá:
Un área de trabajo para las tablas dinámicas, y:
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la consola de control de las tablas dinámicas, en la que aparecerán en la parte superior
los campos de nuestra base de datos:
Y en la parte inferior, como queremos presentar el resumen de los datos que queremos
analizar de manera dinámica.
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Desde esta consola de control, personalizaremos la forma en que van a verse los datos
en nuestra tabla dinámica, iniciaremos haciendo un concentrado de las ventas por mes
del almacén de ropa, al seleccionar el campo fecha, Excel nos genera una tabla dinámica:
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Marcado tenemos (en rojo) el campo fecha desglosado en meses, con el encabezado del
campo fecha, cuando se selecciona (en azul) en el panel de los campos, en la parte
inferior aparece la fecha filtrada por meses (en amarillo), ahora seleccionamos el campo
de costo de la venta y observamos que no pasa lo mismo que con el campo fecha, solo
se selecciona la casilla
Tendremos que arrastrar el campo seleccionado (Venta) al panel inferior de los valores
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Aparecerá una nueva columna con el encabezado Cuenta de Venta y con los totales de
cada mes de las ventas y al final en la última fila el total de las ventas del año, le damos
el formato de moneda:
Ahora nuestro gerente quiere saber los montos mensuales de las devoluciones,
entonces, tomamos el campo de tipo de orden y lo arrastramos hasta el panel de
columnas:
Se anexaron dos columnas en donde se detalla ambos tipos de registros, las ventas y las
devoluciones, ahora nuestro gerente sabe que hay $ 5, 681.00 en devoluciones y que las
ventas netas del año son $ 57,540.00.
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Ahora nuestro gerente quiere saber cuánto paga de comisión a sus vendedores, entonces
iniciamos una nueva tabla dinámica y seleccionamos nuevamente fecha como base para
nuestro análisis:
Ahora seleccionamos el campo Comisión y en el símbolo de filtro del campo hacemos
click y seleccionamos ventas, ya que por las devoluciones no se pagan comisiones:
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Quitamos la selección de la comisión al 0% (devolución):
Aceptamos:
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Es importante notar que el símbolo (en purpura) es el icono de filtro, eso quiere decir que
el campo que estamos usando no esta en su totalidad, sino que ha sido filtrado para que
se visualice solamente los datos que necesitamos analizar, esa es otra de las ventajas
con que contamos al usar tablas dinámicas con Excel en el análisis de bases de datos
de nuestra organización.
Ahora nuestro gerente quiere saber cuánto compran sus clientes por género, para poder
determinar sus márgenes de ventas, entonces iniciamos una nueva tabla dinámica y
seleccionamos nuevamente fecha como base para nuestro análisis:
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Seleccionamos el campo genero al panel columna y entonces tendremos los totales de
lo comprado por hombres y mujeres cada mes del año y el total en todo el año.
Ahora nuestro gerente sabe que las mujeres compran mas que los hombres casi un 76%
más, pero como siempre los jefes cuando descubren un subordinado eficiente como tu
se vuelven mas exigentes, ahora quiere saber cuántos clientes nuevos hubo en el año y
cuantos reiterativos han regresado a comprar nuevamente, entonces habilitamos una
nueva tabla dinámica como ya lo hemos hecho:
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Ahora seleccionamos el campo de cliente y lo arrastramos al panel columnas y también
arrastramos el campo venta al panel valores, ahora tendremos:
Como resultado vemos que tanto los clientes nuevos como los existentes son igualmente
importantes en el almacén y que se deberá tratar de que los clientes existentes sean más
que los nuevos.
Así, cada vez que se nos solicite realizar un análisis de datos podremos realizarlas de
manera mucho más fácil que si manejáramos la gran cantidad de cifras contenidas en la
base de datos y además crear otro tipo de investigación de datos que se pueden generar
con la combinación varios de los campos de la estructura.
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