1. Proses Perencanaan
Rencana jangka panjang memerlukan kebijakan dan strategi terkait dengan
isu-isu seperti kapasitas dan investasi modal, lokasi fasilitas, produk baru, dan
proses, serta pengembangan rantai pasokan. Rencana menengah dirancang agar
konsisten dengan rencana dan strategi jangka panjang yang dirancang oleh
manajemen puncak, dan mereka bekerja dalam kendala sumber daya yang
ditentukan oleh keputusan strategis sebelumnya. Tantangannya adalah agar
rencana ini cocok dengan produksi dengan tuntutan pasar yang terus berubah.
Rencana menengah adalah pekerjaan manajer operasi, bekerja dengan bidang
fungsional perusahaan lainnya.
Rencana-rencana ini juga menjadi tanggung jawab personel operasi.
Manajer operasi bekerja dengan supervisor dan mandor untuk menerjemahkan
rencana menengah ke dalam rencana jangka pendek yang terdiri dari jadwal
mingguan, harian, dan per jam. Perencanaan menengah dimulai oleh proses yang
dikenal sebagai perencanaan penjualan dan operasi (S&OP).
2. Perencanaan Penjualan dan Operasi
Perencanaan menengah yang baik membutuhkan koordinasi perkiraan
permintaan dengan bidang fungsional perusahaan dan rantai pasokannya. Upaya
perencanaan terkoordinasi ini telah berkembang menjadi proses yang dikenal
sebagai sales and operations planning (S&OP). S&OP menerima masukan dari
berbagai sumber baik internal maupun eksternal perusahaan, karena beragamnya
masukan, S&OP biasanya dilakukan oleh tim lintas fungsi yang menyelaraskan
kendala bersaing.
Salah satu tugas S&OP adalah menentukan rencana mana yang layak
dalam beberapa bulan mendatang dan mana yang tidak. Setiap keterbatasan, baik
dalam perusahaan maupun dalam rantai pasokan, harus tercermin dalam rencana
menengah yang menyatukan penjualan dan realitas operasional sehari-hari.
Output S&OP disebut rencana agregat. Rencana agregat ini berkaitan dengan
penghapusan kuantitas dan waktu produksi untuk masa depan menengah,
seringkali dari 3 hingga 18 bulan ke depan. Paket agregat menggunakan informasi
2
mengenai keluarga produk atau lini produk daripada produk individual. Rencana
ini berkaitan dengan total, atau agregat, dari masing-masing lini produk.
Secara khusus, S&OP ditujukan untuk (1) koordinasi dan integrasi sumber
daya internal dan eksternal yang diperlukan untuk rencana agregat yang sukses
dan (2) komunikasi rencana kepada mereka yang melakukan eksekusi.
Keuntungan tambahan dari S&OP dan rencana agregat adalah bahwa mereka
dapat menjadi alat yang efektif untuk melibatkan anggota rantai pasokan dalam
mencapai tujuan perusahaan. Selain representatif, tepat waktu, dan komprehensif,
proses S&OP yang efektif membutuhkan empat fitur tambahan ini untuk
menghasilkan rencana agregat yang berguna:
• Unit logis untuk mengukur penjualan dan output.
• Perkiraan permintaan untuk periode perencanaan menengah yang wajar
secara agregat.
• Metode untuk menentukan biaya yang relevan.
• Model yang menggabungkan perkiraan dan biaya sehingga keputusan
penjadwalan dapat dibuat untuk periode perencanaan.
Untuk produsen, jadwal agregat mengikat tujuan strategis perusahaan
untuk rencana produksi. Untuk organisasi layanan, jadwal agregat mengikat
tujuan strategis dengan jadwal tenaga kerja.
3. Sifat Perencanaan Agregat
Tim S&OP membangun rencana agregat yang memenuhi perkiraan
permintaan dengan menyesuaikan tingkat produksi, tingkat tenaga kerja, tingkat
persediaan, pekerjaan lembur, tingkat subkontrak, dan variabel terkontrol lainnya.
Tujuan perencanaan agregat biasanya untuk memenuhi permintaan perkiraan
sambil meminimalkan biaya selama periode perencanaan. Strategi ini untuk
memuluskan pekerjaan, menurunkan tingkat persediaan, atau untuk memenuhi
tingkat layanan yang tinggi, terlepas dari biaya.
Dalam sektor manufaktur, proses memecah rencana agregat ke detail yang
lebih besar disebut disaggregation. Disaggregation menghasilkan jadwal produksi
3
master, yang memberikan masukan ke sistem perencanaan persyaratan material
(MRP).
4. Strategi Perencanaan Agregat
Dalam strategi perencanaan ini melibatkan manipulasi inventaris, tingkat
produksi, tingkat tenaga kerja, kapasitas, dan variabel terkontrol lainnya. Terdapat
beberapa opsi yang menjadi alternatif, yaitu opsi kapasitas, opsi permintaan dan
opsi pencampuran.
•
Opsi Kapasitas
Perusahaan dapat memilih dari opsi kapasitas dasar (produksi), sebagai berikut:
1. Mengubah tingkat persediaan: Manajer dapat meningkatkan persediaan
selama periode permintaan rendah untuk memenuhi permintaan tinggi di
periode mendatang.
2. Berbagai ukuran tenaga kerja dengan mempekerjakan atau PHK: Salah
satu cara untuk memenuhi permintaan adalah dengan mempekerjakan atau
memberhentikan pekerja produksi untuk mencocokkan tingkat produksi.
3. Berbagai tingkat produksi melalui lembur atau waktu menganggur:
Menjaga tenaga kerja konstan sambil memvariasikan jam kerja pekerja.
4. Subkontrak: Perusahaan dapat memperoleh kapasitas sementara dengan
mensubkontrtrakan pekerjaan selama periode permintaan puncak.
5. Menggunakan pekerja paruh waktu: Terutama di sektor jasa, pekerja paruh
waktu dapat mengisi kebutuhan tenaga kerja. Praktik ini umum terjadi di
restoran, toko ritel, dan supermarket.
•
Opsi Permintaan
Perusahaan dapat memilih dari opsi kapasitas dasar (produksi), sebagai berikut:
1. Mempengaruhi permintaan: Ketika permintaan rendah, perusahaan dapat
mencoba meningkatkan permintaan melalui iklan, promosi, penjualan
pribadi, dan pemotongan harga.
2. Backordering selama periode permintaan tinggi: Backorders adalah
pesanan untuk barang atau jasa yang diterima perusahaan tetapi tidak
dapat untuk diisi saat ini. Jika pelanggan bersedia menunggu tanpa
4
kehilangan niat baik atau pesanan mereka, backordering adalah strategi
yang digunakan.
3. Pencampuran produk dan layanan counterseasonal: Teknik penghalusan
aktif yang banyak digunakan di antara produsen adalah mengembangkan
campuran produk item counterseasonal.
•
Opsi Pencampuran untuk Mengembangkan Rencana
Selain dua opsi di atas, terdapat juga dua strategi yang digunakan manajer
operasi dalam mengoptimalkan rencananya, yaitu strategi pengejaran dan strategi
penjadwalan tingkat.
Strategi Pengejaran, strategi pengejaran biasanya berusaha untuk
mencapai tingkat output untuk setiap periode yang sesuai dengan perkiraan
permintaan untuk periode itu. Strategi ini dapat dicapai dengan berbagai cara.
Misalnya, manajer operasi dapat memvariasikan tingkat tenaga kerja dengan
mempekerjakan atau memberhentikan atau dapat memvariasikan output dengan
cara lembur, waktu menganggur, karyawan paruh waktu, atau subkontrak.
Strategi Tingkat, strategi tingkat (atau penjadwalan tingkat) adalah rencana
agregat di mana produksi seragam dari periode ke periode.
5 Metode-metode Perencanaan Agregat
Ada
beberapa
tehnik
yang
digunakan
manajer
operasi
untuk
mengembangkan rencana agregat yang lebih bermanfaat dan lebih tepat,
diantaranya :
•
Metode Pembuatan Grafis Dan Diagram
Pada dasarnya, rencana dengan grafis dan diagram ini menangani variabel
secara perlahan agar perencana dapat membandingkan permintaan dengan
kapasitas yang ada. Berikut 5 tahap metode grafik :
1) menemukan permintaan pada setiap periode.
2) menentukan kapasitas untuk waktu biasa, lembur, dan sub kontrak pada
setiap periode.
3) menghitung biaya tenaga kerja, biaya merekrut dan memberhentikan
tenaga kerja, sera biaya penyimpanan persediaan.
5
4) mempertimbangkan kebijakan perusahaan yang dapat diterapkan pada
tenaga kerja atau tingkat persediaan.
5) mengembangkan rencana alternatif dan menelaah total biaya.
•
Pendekatan Matematis Dalam Perencanaan
Beberapa pendekatan matematis terhadap perencanaan agregat telah
banyak dikembangkan diantaranya:
1) Metode Transportasi Dalam Program Linear
Jika masalah perencanaan agregat dipandang sebagai masalah alokasi
kapasitas operasi untuk memenuhi permintaan yang diperkirakan, maka rencana
agregat dapat dirumuskan dalam format program linear.
6
2) Linear Decision Rule
Merupakan
model
perencanaan
agregat
yang
berupaya
untuk
mengoptimalkan tingkat produksi dan tingkat jumlah tenaga kerja sepanjang
periode tertentu.
3) Management Coefficient Model
Teknik ini menggunakan analisa regresi terhadap keputusan produksi yang
diambil manajer di masa lalu.
4) Simulasi
Pendekatan simulasi ini menggunakan prosedur pencarian kombinasi nilai
yang biayanya minimal untuk ukuran jumlah tenaga kerja dan tingkat produksi.
6
Perencanaan Agregat dalam Bidang Jasa
Sebagian besar layanan menggunakan strategi kombinasi dan rencana
campuran. Mengontrol biaya tenaga kerja sangat penting, berikut tekniktekniknya :
1) Penjadwalan jam kerja yang akurat untuk memastikan respons cepat terhadap
permintaan pelanggan.
2) Sumber daya tenaga kerja sesuai panggilan untuk memenuhi permintaan yang
tidak terduga.
3) Fleksibilitas keterampilan pekerja individu.
4) Fleksibilitas dalam tingkat output atau jam kerja.
•
Lima Skenario Jasa
Restoran:
1) Menghaluskan proses produksi
2) Menentukan ukuran tenaga kerja yang optimal
Rumah sakit:
1) Menanggapi permintaan pasien
2) Rantai Nasional Perusahaan Layanan Kecil
3) Perencanaan dilakukan di tingkat nasional dan di tingkat lokal
Layanan Lain-Lain:
1) Merencanakan persyaratan sumber daya manusia
2) Kelola permintaan
7
Industri penerbangan:
1) Masalah perencanaan yang sangat kompleks
2) Melibatkan jumlah penerbangan, jumlah penumpang, personel udara dan darat,
alokasi kursi untuk kelas tarif
3) Sumber daya menyebar ke seluruh sistem
7 Manajemen Pendapatan
Manajemen
pendapatan
adalah
proses
perencanaan
agregat
dalam
mengalokasikan sumberdaya langka perusahaan bagi pelanggan pada harga yang
akan memaksimalkan pendapatan.
Membuat manajemen pendapatan bekerja :
1) Struktur harga berganda harus layak dan tampak logis bagi pelanggan
2) Prakiraan penggunaan dan durasi penggunaan
3) Perubahan permintaan
8