به نام خدا پروژه پایانی چگونه در شرایط اپیدمی کرونا انگیزه کارکنان سازمان خود را ارتقا دهیم؟ درس رفتار سازمانی استاد دکتر آغاز نگارنده : علی شرفی ( )11991199 مقدمه در این نوشتار قصد داریم مشکلات ناشی از همه گیری ویروس کرونا را در حیطه رفتار سازمانی و با تمرکز بر موضوع کلیدی انگیزش بررسی کنیم .آغاز شیوع ویروس کرونا و تحمیل شرایط دورکاری بر بسیاری از کسب و کارها باعث شد مدیران منابع انسانی دچار چالش های جدی در این زمینه شوند .تغییر سریع شرایط و تحمیل ناگهانی دورکاری شرایط را سخت تر و پیچیده تر کرد. مشکل اساسی و اصلی که کرونا برای سازمان ها به وجود آورده ،مختل کردن روابط و ارتباطات مابین کارکنان یک بخش و کارکنان دپارتمان های مختلف است .کارکنانی که تا پیش از این عادت داشته اند مسائل کاری خود را با ارتباطات پیوسته و آنی و به صورت چهره به چهره پیش ببرند ،نمی توانند در ارتباطات مجازی بازده کافی داشته باشند .و همین افت بازده منجر به افت انگیزه آنان می شود. مدیران منابع انسانی باید تلاش کنند با اتخاذ تدابیر مناسب احساس دوری را در کارکنان کاهش دهند ،به کارکنان در ایجاد تعادل بین کار وزندگی کمک کنند و همچنین حس مشارکت در کارهای گروهی را در آن ها تقویت کنند .مجموعه این اقدامات باعث ارتقای سطح انگیزه کارکنان خواهد شد. نکته جالب توجه این است که به نظر می رسد برخی از تغییرات ناشی از دورکاری حتی پس از پایان دوران پاندمی به قوت خود باقی بمانند .برای مثال مدیران بخش پشتیبانی برخی از شرکت ها اعلام کردهاند دورکاری باعث کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری دپارتمان آنها شده است و آن ها شیوه جدید کاری را به صورت دائمی ادامه خواهند داد .و یا مثلاً برخی از مدیران منابع انسانی سازمان های معتبر اظهار داشته اند نتایج بسیار خوبی از مصاحبه های آنلاین گرفته اند. 1 در متن این پژوهش ابتدا عواملی که باعث بی انگیزگی کارکنان در شرایط کرونا می شوند را بررسی میکنیم و سپس راهکارهایی را برای انگیزش موثر کارکنان پیشنهاد میکنیم. .1مصاحبه مدیران منابع انسانی شرکتهای کوبل دارو(حمیدرضا صمدی) و رهنما(محمدشهرمیانی) ،با موضوع "آثار شیوع کرونا بر حوزه منابع انسانی و راهکارهای مقابله با آن" )9عوامل کاهش انگیزه کارکنان کدام هستند؟ .9دورکاری اجباری شاید بتوان گفت جدی ترین آسیبی که کرونا به نظام کاری شرکت ها و انگیزه کارکنان آن ها وارد کرده است ،معضل دورکاری و فاصله گرفتن افراد از یکدیگر بوده است. طبق مطالعه )0202( 1Silke Bartschدر یک محیط کار مجازی ،هماهنگی بین کارکنان بسیار چالش برانگیزتر از حالت عادی خواهد بود .زیرا ساعتی که کارکنان به کار اختصاص میدهند و ساعاتی که استراحت میکنند دیگر به راحتی توسط شرکت قابل کنترل نخواهد بود .برای مثال دانش آموزانی که به صورت مجازی تحصیل میکنند در ساعت های کاری والدین خود اختلال ایجاد خواهند کرد. بنابر نتیجه مطالعات انجام شده توسط Lindsay McGregorو )2222( 2 Neel Dosh میزان انگیزه کارکنان با دورکاری رابطه کاملا مستقیم دارد .طبق نظرسنجی انجام شده در این پژوهش کارکنانی که به صورت دورکاری مشغول به کار هستند به طور معناداری انگیزه کمتری نسبت به کارکنان حاضر در محیط کار دارند .یعنی اگر دورکاری اجباری باشد ،و کارکنان نقشی در تعیین محیط کار خود نداشته باشند ،انگیزه آن ها بیشتر تضعیف می شود. 1 Figureمقایسه انگیزه کارکنان در شرایط مختلف دورکاری اجباری و اختیاری شرایطی که کرونا بر کارکنان کسب و کارها تحمیل کرده است ،دقیقا بدترین حالت را به لحاظ انگیزشی ایجاد میکند .یعنی شرایطی که کارکنان مجبور هستند بطور اجباری دورکار شوند. .2ابهام در آینده شغلی یکی از فاکتورهای مهم ایجاد انگیزه در کارکنان یک سازمان نگرش و دید آن ها نسبت به آینده شغلی خود است .کارمندی که یک تصویر روشن و واضح از آینده کاری خود دارد ،قطعا کارمند با انگیزه تری خواهد بود .چنین شخصی میتواند با تعیین نقطه مبدا و مقصد برای خود ،مسیر حرکت خود را نیز ترسیم کند .در نتیجه دچار سردرگمی نمی شود و می تواند مطمئن باشد اگر وظایف خود را به نحو احسن انجام دهد ،شغل خود را حفظ کرده و ارتقا خواهد یافت. همه گیری کرونا باعث شد کل دنیا در ابهام فرو رود .بخشی از این ابهام ناشی از نامشخص بودن زمان برگشت به شرایط عادی بوده است که باعث شده همواره در یک حالت بینابینی و عدم اطمینان قرار داشته باشیم. Lindsay McGregorو )2222( 2 Neel Dosh سه عامل که بر عملکرد کارکنان تاثیر منفی میگذارد را ذکر کرده اند .یکی از این عوامل ابهام در مسیر شغلی میباشد. برخی از کارمندان همواره احساس خطر میکنند که مبادا شغل خود را از دست بدهند .بسیاری دیگر نیز از ارتقای شغلی نا امید شده اند و لذا تلاش زیادی برای ارتقای مهارت های خود و بهبود سطح عملکرد خود نمی کنند. 3 Swaminathan Maniنیز در متن مقاله خود بیان کرده است که «عواملی نظیر منفی شدن رشد اقتصادی ،سرعت کند بهبود وضعیت بازارهای جهانی و وضعیت شکننده کسب و کارها همگی باعث ایجاد یک وضعیت مبهم شده اند که با خود اضطراب و نگرانی را نیز به دنبال دارد .زیرا کارکنان خطر از دست دادن شغل خود را هر لحظه احساس میکنند". بطور خلاصه میتوان گفت ابهام باعث می شود کارکنان هدف مشخصی برای خود متصور نباشند و به همین علت تلاش خاصی هم برای رسیدن به آن نکنند. .3کاهش روابط اجتماعی یکی از مهم ترین عوامل انگیزاننده کارکنان ارتباطات آنها با یکدیگر است .این ارتباطات اولا باعث رفع نیازهای از جنس روابط اجتماعی Affiliationمی شوند .در نتیجه پرسنل به لحاظ روحی و روانی شادابی بیشتری خواهند داشت .همچنین این ارتباطات باعث ایجاد روح انسجام و همکاری بین اعضای شرکت شده و احساس همدلی بین همکاران ایجاد میکند. کرونا باعث کاهش بسیار شدید در سطح روابط اجتماعی فی ما بین کارکنان شده است و در نتیجه برخی کارکنان حالت هایی نزدیک به افسردگی از خود نشان میدهند. طبیعی است که در این شرایط انگیزه کارکنان تضعیف شود. )2بررسی راه حلهای پیشنهادی برای انگیزش کارکنان .9فراهم کردن امکان رشد سریع برای کارکنان در قسمت قبل گفته شد که یکی از نگرانی های اصلی کارمندان در ایام دورکاری از دست دادن شغلشان است .حالا اگر امکان رشد سریع برای کارکنان را جایگزین این نگرانی کنیم انگیزه کارکنان به شدت افزایش پیدا میکند. باید امکانی فراهم کنیم تا اگر کارمندی موفق شد وظیفه محوله به خود را به خوبی به انجام برساند از ترفیع و قرارگیری در پوزیشن های بهتر بهره مند شود. طبق نتایج تحقیق 4Nicolai J. Fossبرای اینکه امکان مذکور فراهم شود سازمان باید روش ارزیابی خود را از روش های مبتنی بر «فرآیند» به روش های مبتنی بر «نتیجه» تغییر دهد .چون امکان سنجش پارامترهایی نظیر زمان اختصاص داده شده به یک پروژه وجود ندارد ،باید کارکنان را برحسب نتیجه و کارایی پروژهایشان سنجید. .2توانمندسازی کارکنان برخی کارکنان سازمان از اینکه فرصت حضور فیزیکی در سازمان را از دست داده اند احساس فقدان میکنند .آن ها احساس میکنند با ماندن در خانه به مرور توانمندی هایشان کهنه و فاقد کارایی خواهد شد و از این جهت نگران و مضطرب هستند .این احساس تا حدودی درست نیز هست! تک تک کارکنان باید شرایط جدید را بپذیرند و برای بروز رسانی مهارت های خویش تلاش کنند. اما کارکنان چه مهارت هایی را یاد بگیرند؟ از چه طریقی و چگونه این مهارت ها را تمرین کنند؟ و سوالاتی مانند این را بهتر است سازمان برای کارکنان خود پاسخ دهد تا کارکنان دچار سردرگمی نشوند. 3Swaminathan Maniنیز در مقاله خود روش های انگیزش در ایام کرونا را در پنج گروه growth, renewal, enabling, aspirational , transparencyتقسیم بندی کرده است. .3اعطای آزادی و اختیار عمل 1 Silke Bartschدر نتایج تحقیقات خود اشاره کرده است که تحت شرایط چالش برانگیز نظیر دورکاری کرونایی آزادی و اختیار عمل یک مزیت عمده برای کارکنان به حساب میاید و به آنها این امکان را میدهد که زندگی خود را بصورت منعطف اداره کنند و تعادل بین کار و زندگی را بهتر حفظ کنند. همچنین داشتن اشراف و کنترل روی وظایف کاری کارکنان را تشویق میکند مهارت های جدید را در خود تقویت کنند و راندمان کاری خود را ارتقا دهند. همچنین 5Bin Wangنیز داشتن اختیار عمل در کار را یک عامل مهم در افزایش انگیزه کارکنان میداند. او آزادی را یک عامل انگیزش درونی میداند که نتیجه قوی تر و ماندگارتری نسبت به بسیاری از سایر عوامل انگیزش بیرونی دارد. .4ایجاد فضای همدلی و انسجام سازمانی مدیران منابع انسانی باید به کارکنان این اطمینان خاطر را بدهند که سازمان شرایط خاص و بحرانی آنها را درک میکند و در تلاش است تا هم خود سازمان و هم کارکنان کمترین آسیب را از کرونا ببینند. یکی از ساده ترین و در عین حال موثرترین راه ها برای ایجاد این حس همدلی ،خبر گرفتن مستمر از کارکنان است .تماس هایی با هدف جویا شدن حال کارمندان و خانواده های آنان و شنیدن مشکلات و گرفتاری های آنان تاثیر قابل توجهی در وضعیت روحی ایشان میگذارد. مطابق یافته 0 های Lindsay McGregor یکی از اقدامات ضروری که سازمان ها در این حیطه باید انجام دهند اینست که با سیگنال های آشکار به کارمندان خود نشان دهند که پیگیر وضعیت روحی آن هاا هستند .یعنی از خود آن ها سوال کنند که ما برای بهبود انگیزه شما چه کار میتوانیم کنیم؟ برای سنجش وضعیت انگیزشی کارکنان می توان از پرسشنامه های موجود استفاده کرد. .1ذینفع کردن کارکنان در سهام شرکت دوری کارکنان از یکدیگر و از فضای کار باعث شده است صمیمیت و همدلی در بین اعضای تیم ها کاهش پیدا کند .اگر این روند در بلندمدت ادامه داشته باشد باعث افت تعهد کارکنان نسبت به وظایف خود و از بین رفتن هرگونه حس تعلق و اعتماد نسبت به سازمان میشود. در کنار بسیاری از تکنیک هایی که مدیران منابع انسانی شرکت به کار می برند تا تعهد سازمانی commitmentکارکنان را افزایش دهند ،باید ساختارسازمان را نیز به نحوی تغییر داد که حتی المقدورهمه کارکنان در امور شرکت دخیل باشند. برای مثال شرکت می تواند بخشی از پاداش و مزایای کارکنان را ،از طریق مشارکت دادن آنها در سهام شرکت پرداخت کند .در این صورت کارکنان در سود و زیان شرکت سهیم میشوند و منافع آنها با منافع شرکت در یک راستا قرار میگیرد. منابع 1. Silke Bartsch, Ellen Weber and Marion Buttgen , 2020 ," Leadership matters in crisisinduced digital transformation: how to lead service employees effectively during the COVID-19 pandemic", Journal of Service Management, Emerald Publishing Limited 2. Lindsay McGregor & Neel Doshi , APRIL 2020, " How to Keep Your Team Motivated, Remotely", Harvard Business Review 3. Swaminathan Mani and Mridula Mishra, 2020, "Non-monetary levers to enhance employee engagement in organizations – “GREAT” model of motivation during the Covid-19 crisis", STRATEGIC HR REVIEW, Emerald Publishing Limited 4. Nicolai J. Foss ,(2020),"The Impact of the Covid-19 Pandemic on Firms’ Organizational Designs" ,Jouranl of management studies, John Wiley & Sons 5. Bin Wang, Yukun Liu, Jing Qian & Sharon K. Parker, 2020, " Achieving Effective Remote Working During the COVID-19 Pandemic: A Work Design Perspective" , International Association of Applied Psychology.