KOLEJ NEGERI CHEDANG CAMPUS TAMAN BUKIT CHEDANG, 70300 SEREMBAN, NEGERI SEMBILAN. PELAN MENGAJAR – TEORI (THEORY LESSON PLAN) KOD DAN NAMA PROGRAM / PROGRAM CODE AND NAME FB-024-2:2012 OFFICE ADMINISTRATION TAHAP / LEVEL L2 NO. DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI / COMPETENCY UNIT NO. AND TITLE N821-001-3:2020-C01- FRONT OFFICE RECEPTION 1. ATTEND TO VISITOR. NO. DAN PERNYATAAN AKTIVITI KERJA/ WORK ACTIVITIES NO. AND STATEMENT NO. KOD / CODE NO.: 2. HANDLE OFFICE INCOMING/ OUTGOING COMMUNICATION 3. HANDLE OFFICE INCOMING/ OUTGOING ITEMS. 4. RECORD FRONT OFFICE RECEPTION ACTIVITIES. FB-024-2:2012-C01/KP(1/4)PM MukaSurat / Page : 1 Drp / Of 7 TEMPAT /PLACE: BILIK KULIAH TEMPOH / DURATION : 7 JAM NO. KOD / CODE NO.: N821-001-3:2020-C01/KP(1/4)PM MukaSurat / Page : 2 Drp / Of 7 TAJUK/TITLE : PERSEDIAAN MENGHADIRI PELAWAT TUJUAN PENGAJARAN/INSTRUCTIONAL AIMS : Pelatih-pelatih mesti boleh:1. Terangkan proses perkhidmatan pelanggan ALAT BANTUAN MENGAJAR / INSTRUCTIONAL AIDS BAHAN PEMBELAJARAN /LEARNING MATERIALS TAJUK / TITLE Kertas Penerangan FB-024-2:2012-C01/P(4/5) Kertas Tugasan FB-024-2:2012-C01/T(4/5) ALAT PANDANG DENGAR / AUDIO VISUAL AIDS PERALATAN, KELENGKAPAN DAN BAHAN / TOOLS, EQUIPMENT AND MATERIALS Power Point Slide Whiteboard NO. KOD / CODE NO. C01/P(4/5) C01/T(4/5) PP WB KUANTITI/ QUANTITY Marker Pen PemadamWhiteboard Laptop LCD Projector 2 1 1 1 NO. KOD / CODE NO.:FB-024-2:2012-C01/KP(4/5)PM AKTIVITI PENGAJARAN ( INSTRUCTIONAL ACTIVITIES ) MukaSurat / Page : 3 Drp / Of 7 ALAT BANTUAN MASA/ TIME MENGAJAR / INST. AIDS PERSEDIAAN / PREPARATION : 1. Selesakan pelatih. Beri salam dan salam sejahtera. Tanya tentang keadaan pelajar. Tulis kursus,tahap,nama dan tarikh. 2. Semak kehadiran pelatih. 3. Tekan aspek mengenai disiplin, tatatertib dan kerjasama. 4. Mulakan perbincangan dengan motivasi / perbincangan dua hala / minta relaks / bertenang / ceria / jaga kesihatan. 5. Dapatkan perhatian dan timbulkan minat kepada pelatih. Kaitkan idea/kemahiran dengan pengalaman kerja atau pelatihan lepas untuk dapatkan tajuk. 6. Nyatakan TAJUK dan tuliskan di whiteboard. PROSEDUR PANGGILAN TELEFON MASUK 7. Berikan tujuan dan tuliskan di whiteboard. Pelatih-pelatih mesti boleh:i. Terangkan mengenai pengendalian telefon. ii. Senaraikan tugas-tugas dalam organisasi 8. Nyatakan tujuan/kepentingan/faedah dari pelajaran ini. Pelatih-pelatih akan dapat mengetahui mengenai pengadilan panggilan masuk telefon dan etika menjawab telefon. 9. Siasat pengetahuan pelatih berkenaan tajuk yang akan dipelajari melalui sesi soal-jawab Adakah anda tahu cara mengendalikan telefon ketika berurusan dengan pelanggan. Pernahkah anda mempelajari mengenai prosedur dan etika penerimaan telefon. PP WB 1 JAM NO. KOD / CODE NO.: FB-024-2:2012-C01/KP(4/5)PM TOPIK PENGAJARAN ( INSTRUCTIONAL TOPICS) AKTIVITI PENGAJARAN ( INSTRUCTIONAL ACTIVITIES ) MukaSurat / Page : 4 Drp / Of 7 ALAT BANTUAN MENGAJAR / INST. AIDS MASA/ TIME PENYAMPAIAN/ PRESENTATION: 1. Mengenai pengendalian 1.1 Cara pengendalian telefon ada beberapa peringkat seperti :- telefon i. Peringkat pertama-persediaan Contoh amalan-amalan yang perlu dilakukan ii. Peringkat kedua-sambutan telefon. Contoh-contoh amalan yang perlu dilakukan iii. Sambutan ketiga-Pengendalian panggilan. Contoh amalan-amalan yang perlu dilakukan iv. Peringkat keempat-Menamatkan panggilan Contoh amalan-amalan yang dilakukan 2. Senaraikan 1. Operator Telefon tugas-tugas dalam organisasi Tugas / tindakan operator telefon 2. Pembantu Khas Tugas / tindakan pembantu khas 3. Pegawai-Pegawai Tugas / tindakan pegawai-pegawai 4 jam 30 minit NO. KOD / CODE NO.:FB-024-2:2012-C01/KP(4/5)PM AKTIVITI PENGAJARAN ( INSTRUCTIONAL ACTIVITIES ) MukaSurat / Page : 6 Drp / Of 7 ALAT BANTUAN MENGAJAR / INST. AIDS MASA/ TIME C01/KP(4/5) 30 minit PENGGUNAAN / APPLICATION : 1. Edarkan Kertas Penerangan . 2. Beri masa untuk pelatih membaca dan memahami Kertas Penerangan yang diberi. 3. Minta pelatih bertanya sekiranya tidak faham. 4. Uji kefahaman pelatih dengan bertanyakan soalan berkaitan tajuk yang telah dipelajari. S1 : Berikan peringkat menjawab telefon J1 : Peringkat satu, peringkat dua,peringkat ketiga dan b peringkat keempat. S2 : Apakah tugas operator J2 : Menerima dan membuat panggilan - minta pelatih jawab 5. Segera bantu/perbetulkan kesilapan pelatih dan akui jawapan yang diberi serta beri pujian/motivasi. NO. KOD / CODE NO.:FB-024-2:2012-C01/KP(4/5)PM AKTIVITI PENGAJARAN ( INSTRUCTIONAL ACTIVITIES ) MukaSurat / Page : 7 Drp / Of 7 ALAT BANTUAN MENGAJAR / INST. AIDS MASA/ TIME C01/KT(4/5) 1 JAM PENGESAHAN /CONFIRMATION : 1. Arahkan pelatih untuk bersedia bagi aktiviti seterusnya. 2. Edarkan Kertas Tugasan. 3. Beritahu pelatih semua soalan adalah berdasarkan kepada pelajaran yang telah dipelajari. 4. Nyatakan masa yang diberikan - 1 JAM 5. Beri peluang kepada pelatih untuk mendapat penjelasan atau bertanya. 6. Maklumkan bila MULA menjawab dan masa hampir TAMAT. 7. Beri ringkasan mengenai apa yang telah diajar dan faedahnya. 8. Beritahu TAJUK pelajaran yang akan datang dan minta bersedia. PROSEDUR PENGGUNAAN MESIN FAKSIMILI 9. Ucapan perpisahan.