دورة تدريبية بعنوان ادارة المشاريع Project Cycle Management Code of conduct بي ر تعريف ر المشوع ؟ والفرق ما ن المشوع والبنامج ؟ ر ادارة حياة ر المشوع ، مراحل ادارة ر المشوع-تحليل-تخطيط –تنفيذ- تقيم /تطوير وتعلم. التخطيط باستخدام االطار المنطق صياغة مقبحات المشاري ع التعريف على المشاركين التوقعات تمرين اول السؤال االول تعريف المشروع ................................................................. السؤال الثاني : ما هو الفرق ما بين المشروع والبرنامج – PROJECT المشروع يتألف المشروع من مجموعة من العناصر كالفكرة التي تعتمد على حاجات المجتمع وصادرة عن أفراده بشكل تشاركي ،اضافة إلى مجموعة من العناصر كااالهداف واالنشطة والموارد والفريق وجدول زمني ويحتاج أيضا للرقابة والتقييم. ويمكن تعريف المشروع على انه مجموعة من العمليات التي تؤدي إلى نتيجة محددة مسبقا خالل فترة زمنية لها تاريخ بداية ونهاية محدد. الفرق ما بين المشروع والبرنامج أحد األسئلة التي تثير قلق الكثيرين هو الفرق بين البرنامج والمشروع .سواء تم منحه ً برنام ً مشروعا ال يعني الكثير للشخص العادي ،ولكن بالنسبة للمدير ،فهذا يعني جا أو الكثير حيث يستلزم كالهما وظائف ومسؤوليات مختلفة لن تتضح إال عند توضيح االختالفات بين المشروع والبرنامج. بينما ُيع َّرف البرنامج على أنه مجموعة محددة مسب ًقا من المشاريع ذات الصلة وتتم إدارتها كمهمة واحدة كبيرة ،فإن المشروع يكون مؤق ًتا إلى حد ما بطبيعته يتم تنفيذه للحصول على نتائج محددة في الوقت مع قيود التكلفة والجودة .على الرغم من أنها تبدو متشابهة ،إال أن هناك العديد من نقاط االختالف على النحو التالي. يتعلق االختالف الرئيسي األول بهدف المشروع بالمقارنة مع هدف البرنامج .في المشروع ،يعرف المدير المخرجات التي يتعين عليه تحقيقها ؛ فهي ملموسة ويمكن وصفها بسهولة بالكلمات .يمكن للمرء قياس تقدم المشروع ،ولهذا السبب يشار إلى المخرجات على أنها أهداف .من ناحية أخرى ،هناك نتائج ،وليست مخرجات في حالة وجود برنامج ،وحتى هذه النتائج ذاتية ويصعب تحديدها كمياً .يتم تعريف النطاق بشكل غامض في حالة البرنامج ،ويمكن أن يتغير حسب أهواء المديرين أثناء تنفيذ البرنامج .من ناحية أخرى ،فإن نطاق المشروع واضح ومحدد وال يمكن تغييره خالل عمر المشروع ادارة حياة المشروع: تقوم إدارة حياة المشروع على دمج مبادئ االدارة مع تقنيات وأدوات التحليل التي يتم استخدامها في عملية صنع القرارات في حياة المشروع. متوافق Relevance المشروع يرتبط بااالهداف العامة التي تحتاجها المنطقة. يشارك المستفيدين في التخطيط للمشروع من مراحله المبكرة. تحليل المشكلة شامل. تصاغ االهداف بوضوح على ضوء المنافع التي تسعى لها الفئاتالمستهدفة. مجديFeasible تكون االهداف واقعية وقابلة للتحقيق ضمن محدداتالبيئة التي يعمل فيها المشروع ومقدرات الجهات المنفذة. - االهداف منطقية وقابلة للقياس يتم أخد كل من المخاطر والفرضيات وإمكانيات الجهةالمنفذة بعين االعتبار. استدامة Sustainable يتم أخد العوامل التي تؤثر باستدامة المشروع بعين االعتبار اثناء تصميم المشروع. تستخدم نتائج التقييمات في بناء الدروس المستفادة من أجل تصميم المشاريع المستقبلية. تقدير مدى احتمالية استمرار أثر او نفع المشروع بعد انتهاء التمويل مراحل دراسة المشروع: حتى نتمكن من التخطيط الجيد للمشروع يجب أن نتعرف على المراحل التي تمر فيها إدارة المشروع: تمرين – 2مبادئ ادارة المشروع مبدء ادارة المشروعات Relevanceمتوافق : Feasibleمجدي : sustainabilityاستدامة : اهمية هذا المبدأ تمرين 3 حددوا ما مدى انطباق هذه المبادئ على أحد مشروعات مؤسستكم ؟ ادارة المشروع Project - Management هي العملية التي تسعى إلى تحقيق الغاية المرغوبة من خالل إدارة الموارد المتاحة خالل الوقت المحدد وباستخدام الميزانية المحددة. سيتم ضمن هذه المادة التدريبية التركيز على مرحلة التحليل والتخطيط ،والحديث ضمنها عن االمورالتي يجب القيام بها والتي تساعد في مرحلة التنفيذ والمتابعة ومرحلة التقييم تحليل االحتياجات والتخطيط للمشروع تنفيذ المشروع ومتابعة المشروع تقييم المشروع والتعلم والتطوير مرحلة التحليل يتم تصميم المشروع من أجل عالج المشاكل التي تواجه الفئة المستهدفة من ابناء المجتمع "المستفيدين من تنفيذ المشروع" .ال يمكن تحقيق التخطيط المناسب للمشاريع والتي تعالج مشاكل حقيقة من دون تحليل الواقع الحالي ،وهناك ثالثة مراحل لعملية التحليل: .1تحليل المشكلة، .2تحليل االهداف، .3وتحليل االستراتيجية . تحليل المشكلة: يتم في هذه المرحلة تحديد المشكالت في الواقع الحالي ويتم تحديد العالقات السببية بين هذه المشاكل " السبب واألثر" تحليل المجتمع وأصحاب المصلحة كافة االطراف التي قد ترتبط بالمشروع والتي قد تؤثر أو تتأثر بالمشروع بشكل مباشر أو غير مباشر. تحليل المشكلة تحديد وترتيب االولويات وضع قائمة بكافة المشاكل الموجودة في المنطقة المستهدفة ترتيب هذه المشاكل حسب االولوية وذلك وفق مجموعة من المعايير كالتالي: حجم الشريحة المستفيدة. مقدار التمويل المطلوب. توفر اليد العاملة والخبرات المرتبطة بتلبية الحاجة. الفترة االزمة لتنفيذ المشروع وجود مشاريع مشابهة إعطاء قيمة لكل معيار حسب االهمية بالنسبة لكل مشكلة من الحاجات/ 1/ ،قليل االهمية حتى / 5/أهمية عالية. آلية تقيم االحتياجات المشكلة اهمية المشروع طبيعة المنطقة حجم مقدار التمويل المستفيدين ازدحام السير 3 4 1 2 تمرين حدد قائمة بكافة المشاكل الموجودة في المؤسسة ،وترتيبها حسب االولوية ؟ تحليل المشكلة: تحليل شجرة المشكالت: العمل من خالل العصف الذهني من قبل كافة االطراف المرتبطة بالمشروع )أصحاب المصلحة( وذلك لتحديد المشكلة االساسية التي سيتم العمل على حلها من خالل المشروع .أفضل طريقة للقيام بذلك هي شجرة المشاكل تحليل المشكلة: هنا يتم تصنيف المشكالت على الشكل التالي: إما أن تكون مسبب للمشكلة االساسية فتكون جذرا لشجرة المشكال .وهي تمثل عدد من المشاكل التي ساهمت بدورها في وجود المشكلة الرئيسية. إما أن تكون نتيحة للمشكلة االساسية وهي تمثل عدد من االثار التي سببتها هذه المشكلة على المجتمع. تحليل شجرة المشاكل Problem Tree تحليل المشكلة Problem تمرين رتب االوراق من حيث المشكلة /االسباب /واالثر شجرة المشاكل انخفاض دخل االسرة االنفاق على العالج انتشار الفقر السياحي/ االقتصادي انتشار االمراض هدروانخفاض الموارد تلوث البئة تراكم القمامة انخفاض مستوى الوعي في نظافة الحي غياب ثقافة الفرز انخفاض مستوى الخدمات نقص العمالة نقص االليات شجرة االهداف شجرة االهداف بالصورة االيجابية لشجرة المشاكل. وهي تقوم على تحويل العالقة السببية "سبب وأثر" بين المشاكل التي نالحظها في مرحلة التحليل إلى عالقة "وسائل وغايات" تحليل االهداف االهداف المشكالت حل النزاع النزاع تطوير القانون من اجل العدالة ضعف القانون زيادة الوعي انخفاض الوعي تحليل االهداف تمثل مرحلة تحليل المشكالت وشجرة المشكالت وصف لجوانب النقص في الواقع الحالي، يمثل تحليل االهداف النظرة االيجابية عن طريق تصوير االهداف التي نسعى إلى تحقيقها في المستقبل من خلل إقامة المشاريع .ويتم ذلك من خلل إعادة صياغة المشكال وتحويلها إلى أهداف. ما هو الهدف غاية أو نتيجة مطلوب تحقيقها ضمن معاير محددة ” يقول الدكتور االمريكي روبرت شولر في كتابه القوة االيجيابية “االهداف ليست فقط ضرورية لتحفيزنا ولكنها أي ً ضا شيء أساسي يبقينا أحياء” انواع االهداف اهداف عامة : هي اقرب الى الرغبات واالماني عامة وليست تفصيلية غير محددة برقم وزمن انواع االهداف اهداف مرحلية \ جزئية \ فرعية ُ مح ِّ َددَة من حيث :كمية ،نوع ، زمن ،حجم ،قيمة ،من ينفذ االهداف العامة – Objective الهدف هو عبارة عريضة واسعة تُعبر عن الهدف األعلى للتغيير المزمع القيام به (هي نتيجة ال يمكن الحصول عليها في مدة زمنية قصيرة ومن خالل مشروع واحد فقط) ولكل مشروع هدف واحد فقط. كتابة االهداف الفرعية يجب أن تكون األهداف مرتبطة ببيان المشكلة.إشرك كلالمستهدفة. األطراف ذات العالقة بالمجموعة إفسح مزيداً من الوقت لتحقيق األهداف الفرعية،فبعض األشياء تأخذ وقتاً أكثر مما هو مخطط لها. حدد الطريقة الي يمكن من خاللها قياس التغييرالذي تنشده في هدفك الفرعي ،فإن اكتشفت أن ال طريقة لقياس التغيير فيتعين على األغلب أن ُتغير أهدافك المحددة االهداف الفرعية يجب أن يكون الهدف الفرعي قابل للقياس ،محدد بوقت والذي تتوقع المنظمة تحقيقه باعتباره جزء من المنحة وهو بتعريفه يختلف عن الهدف كونه أصغر ويجري بدائرة أضيق إال أنه مشابه للهدف في أنه يرتبط ببيان المشكلة. ويمكن للمشروع أن يكون له عدة أهداف فرعية على أال تتجاوز 4-3اهداف االهداف واقعية. عند صياغة أي هدف فرعي اإلجابة على هذه التساؤالت تفيد في إعطاء شرح واضح للنتائج المتوقع تحقيقها: ما هي الجوانب الرئيسية التي تسعى إلحداث تغيير فيها ؟ ما هي الشريحة التي ستشترك في البرنامج ؟ ما هو اتجاه التغيير (زيادة أم تحسين ،تقليص أم تقليل) الذي تسعى إلحداثه ؟ ما هي درجة التغيير الذي تسعى للوصول إليه ؟ ما هو آخر موعد للوصول إلى درجة التأثير المستهدفة ؟ صياغة االهداف الفرعية هناك طريقة سهلة تتأكد من خاللها أنك تكتب هدفاً فرعياً جيداً تتمثل في البدء بصياغة األهداف من خالل كلمات تشير إلى الغرض: - لتقليص ............................................ - لزيادة .............................................. - لتقليل .............................................. - لتوسيع ............................................. تمرين بناء شجرة االهداق توفير في دخل االسرة توفير في مصاريف العالج الحد من الفقر الحد من االمراض الحفاظ على البيئة توفير الموارد التخلص من القمامة رفع مستوى الوعي في نظافة الحي نشر ثقافة الفرة تحسين مستوى الخدمات زيادة العمالة زيادة االليات تحليل االستراتيجية: بعد االنتهاء من وضع شجرة االهداف سيتم اختيار االستراتيجية أو االستراتيجات التي سيتم اتباعها من أجل تحقيق االهداف. تحليل االستراتيجية يتضمن اتخاذ القرار بخصوص االهداف التي سيشملها المشروع واالهداف التي لن يساهم المشروع في تحقيقها. ومن ثم تحديد غاية المشروع واالهداف العامة له ،باالضافة الى الختباراالطار المنطقي للمشروع ودراسة الجدوى لكل من التدخالت المختلفة. توفير في دخل االسرة توفير في مصاريف العالج استراتيجية 1مشروع 1 الحد من الفقر الحد من االمراض الحفاظ على البيئة التخلص من القمامة وقع مستوى الوعي في نظافة الحي نشر ثقافة الفرز توفير الموارد استراتيجية 2مشروع 2 تحسين مستوى الخدمات زيادة العمالة زيادة االليات SWOT 7 ANALYSIS VALUE CHAIN انواع تحليل بيئة العمل PEST PESTEL SWOT يقصد بذلك التعرف على نقاط القوة ونقاط الضعف في بيئة المؤسسة الداخلية ،والتي يكون والفرص عليها. سيطرة لها والتهديدات في البيئة الخارجية، مما يشكل عنصر اً محوري ا ًفي عملية إعداد الخطة اإلستراتيجية نقاط القوة-القوة الداخلية ٍS نقاط الضعف-الضعف الداخلي W الفرص الخارجية O المهددات الخارجية T 7s analysis STRATEGY STAFF االستراتيجي ة العاملون STRUCTURE الهيكلية SKILLS المهارات SHARED VALUES القيم STYLE OF MANAGEMEN T النهج االداري SYSTEM االنظمة PESTDL, PEEST,AND PEST POLITICAL ECONOMICAL POLITICAL ECONOMICAL POLITICAL ECONOMICAL SOCIAL ENVIROMENTA L SOCIAL SOCIAL TECHNOLOGICAL DEMOGRAPHI TECHNOLOGICAL C LEGAL TECHNOLOGIC AL تحويل نتائج تحليل SWOT الى اهداف: تحديد االهداف كل نقطة قوة المحافظة عليها وتنميتها كهدف مثال صياغة هدف نقطة قوة :فريق متماسك الهدف :تنمية تالف الفريق تحديد االهداف كل نقطة ضعف عالجها هدف نقطة ضعف تحول الى هدف ضعف الفريق باستخدام الكمبيوتر تدريب الفريق على استخدام الكمبيوتر كل فرصة محتملة استغاللها كهدف فرصة فتح افرع ومراكز للمؤسسة توسيع فتح مراكزوافرع في مناطق ب/ج كل تهديد متوقع منعة او االحتياط لة هدف مثال :لدينا رئيس متميز درجة الخطر استقالتة ونقلة الهدف :تدريب 3اشخاص نختار احدهم كرئيس تمرين االستراتيجيات توفير في دخل االسرة توفير في مصاريف العالج الحد من الفقر الحد من االمراض الحفاظ على البيئة توفير الموارد استراتيجية 1مشروع 1 التخلص من القمامة وقع مستوى الوعي في نظافة الحي نشر ثقافة الفرز استراتيجية 2مشروع 2 تحسين مستوى الخدمات زيادة العمالة زيادة االليات تلخيص: تحليل المشكالت :يتضمن تحديد ماهية المشكالت األساسية وتأسيس عالقات السبب والنتيجة التي تتسبب في هذه المشكالت التي تنبثق عنها انظر أي ً ضا تصنيف المشاكل/األولويات أو تحليل شجرة المشكلة كأساليب لتحديد المشكالت . تحليل المستفيدين (أصحاب المصلحة) :بعد تحديد المشاكل الرئيسية وعالقة السبب والنتيجة بينهم يكون من المهم أن نولي اهتما ً ما أكبر بمن يقع عليهم التأثير األكبر من تلك المشكالت ،وما األدوار واالهتمامات التي قد يقوم بها المستفيدون على اختالفهم في مواجهة هذه المشكالت والوصول لحلول ( انظر أي ً ضا تحديد المستفيدين ). تحليل األهداف :يجب أن تُ َ عد شجرة األهداف بعد االنتهاء من تحليل شجرة المشكلة وبعد عمل تحديد المستفيدين بشكل مبدئي ،فهذا سوف يعطي ّ المحسن في المستقبل. تصوّ ًرا للوضع تحليل االستراتيجييات :مقارنة بين الخيارات المختلفة لمعالجة موقف معين. مستوي االهداف والتدخل النتائج الهدف االنشطة /الوسائل االطار المنطقي نهج اإلطار المنطقي ( ). LFAهو عملية تحليلية ومجموعة من األدوات تستخدم لدعم تخطيط وإدارة المشاريع، المشروع منطقي وواقعي وقابل للقياس . إن نهج اإلطار المنطقي القدرة على إيصال العناصر األساسية لمشروع معقد بإيجاز ووضوح على مدار دورة المشروع، ويستخدم لتطوير التصميم الكلي للمشروع وتحسين عملية متابعة تنفيذ المشروع وتعزيز التقييم الدوري له. بناء اإلطار المنطقي LFA صمم لغايات تصميم النشاطات لتكون أكثر ارتباطاً باألهداف نستطيع استخدام ما يسمى باإلطار المنطقي وهو مصفوفة تساعدنا في بناء النشاطات بشكل موظف لخدمة أغراض المشروع. التخطيط باستخدام االطار المنطقي الملخص السردي: الهدف العام المؤشرات التى ممكن التحقق منها وهي البيانات والمصادر المطلوبة لقياس المؤشرات. : المشكلة الكلية التى يساهم المشروع في حلها وهو هدف يشارك مشروعنا في تحقيقة ـ التأثير العام الهدف الخاص /الغاية /النتائج وسائل التحقق افتراضات مهمة المؤشرات االساسية المرتبطة بالهدف الكلي : العائد المباشر من تحقيق المخرجات الخاص بالمشروع وهو هدف يؤثر مشروعنا في تحقيقة . اي المؤشرات التى تظهر بوضوح ان اهداف العمل تحققت وهي البيانات والمصادر المطلوبة لقياس المؤشرات. االفتراضات والشروط توفرها في البيئة الخارجية والتى ال يسيطر عليها اعضاء المشروع ولكن مهم لتحقيق الهدف العام. االثر المباشر الذي ينتج عنة المشروع المخرجات : هي عبارة عن المخرجات المباشرة عند انتهاء تنفيذ المشروع . االنشطة : المهام المطلوبة لتحقيق هدف المشروع. المؤشرات التى تقيس تحقيق العمل للنتائج المتوقعة طرق قياس المؤشرات والتى غالبا ما تكون تقارير وكشوفات واوراق عمل. االفتراضات والشروط توفرها في البيئة الخارجية والتى ال يسيطر عليها اعضاء المشروع ولكن مهم لتحقيق الهدف العام. المدخالت والموارد المستخدمة لتنفيذ المشروع التقارير االدارية والمالية االفتراضات والشروط توفرها في البيئة الخارجية والتى ال يسيطر عليها اعضاء المشروع ولكن مهم لتحقيق الهدف العام. االطار المنطقي وصف المشروع المؤشرات التى ممكن التحقق منها مصتدر التحقق الهدف الغاية المخرجات االنشطة الوسائل والتحقق افتراضات مهمة المرحلة االولى تبدأ من االعلى لالسفل وصف المشروع المؤشرات التى ممكن التحقق منها مصادر التحقق الهدف العام الغاية\ الهدف الفرعي outcome المخرجات – output االنشطة- Activities الوسائل والتحقق افتراضات مهمة المرحلة االولى د ً ما المعلومات المتاحة في شجرة األهداف .قد الهدف :اكتب الهدف الكلي للمشروع وابدأ من األعلى مستخ ِ يتخطى الهدف الكلي قدرات هذا المشروع على تحقيقه بمفرده، اإلسهام في تحسين صحة األسرة والصحة العامة للنظام البيئي للنهر” الغاية :وصف النتيجة المرجوة التي سيحققها المشروع ،يجب أن يكون هذا الوصف واض ً حا ومختص ًرا . "تحسين جودة مياه النهر” صف استراتيجية التدخالت للمشروع .قد يكون هناك مخرجات عدة. المخرجاتِ : الحد من كمية مياه الصرف الصحي المفرغة في النهر من المنازل والمصانع ". األنشطة :هي المهام التي يجب القيام بها لتحقيق هذه المخرجات .قد تتعدد األنشطة لكل مخرج من المخرجات .يجب أن تكون العبارات مختصرة ويكون بها تأكيد على الكلمات الدالة على الفعل المطلوب. قم بعمل استطالع أساسي (باستخدام خط األساس) عن المنازل واألعمال؛ أتِم المواصفات الهندسية المطلوبة لتمديد شبكة المجاري ،إلخ ”... مدخالت :ق ِّ ال ُ دم معلومات إضافية عند اللزوم ،مثل الوسائل والتكاليف الالزمة إلتمام هذه األنشطة. المرحلة االولى تبدأ من االعلى لالسفل وصف المشروع المؤشرات التى ممكن التحقق منها مصادر التحقق الهدف الغاية المخرجات االنشطة الوسائل والتحقق افتراضات مهمة المرحلة الثانية مؤشرات اإلنجاز يمكن التحقق منها موضوعيًا: ابدأ العمل عبر اإلطار من أعلى قائمة األهداف إلى أسفلها وح ّ دد مؤشرات اإلنجاز الموضوعية التي يمكنك التحقق من صحتها؛ وذلك لقياس مدى التقدم في العمل بالنظر إلى الكم والكيف (الجودة) والجدول الزمني المرحلة الثانية وصف المشروع المؤشرات التى ممكن التحقق منها مصادر التحقق الهدف الغاية المخرجات االنشطة الوسائل والتحقق افتراضات مهمة اإلنتاج يشير إلى مجموع المخرجات المنتجة لكل وحدة واحدة من المدخالت، بينما اإلنتاجية هي مقياس للمخرجات الناتجة عن كمية معينة من المدخالت فاإلنتاجية تعني أن نعمل ببراعة اإلنتاجية = الكفاءة +الفعالية الكفاءة = عمل األشياء بشكل صحيح Efficiency = Doing things right الفعالية = عمل األشياء الصحيحة Effectiveness = Doing The right things مثال لتوضيح الفرق بين المصطالحين هو: مثال لتوضيح الفرق بين المصطالحين هو: اى طالب فى الجامعه يكون له هدف أساسى هو النجاح ، لو الطالب تخرج بتقدير مقبول يكون حقق هدفه بفاعلية ، ولو تخرج بتقدير امتياز يكون قد حققق هدفه بكفاءة أهمية مؤشرات األداء في الواقع العملي بالخصائص الخمس التالية 1تستعرض أداء المؤسسة وفق موضوع المؤشر. 2.توفير نتائج حديثة دقيقة يمكن االعتماد عليها باتخاذ القرار. 3.تقدم نتائج مصنفة بشكل مناسب لتعطينا فهم اعمق 4.تمكننا من إجراء مقارنات معيارية بيننا وبين مؤسسات أخرى. 5.من خالل دراسة النتيجة الفعلية المحققة للهدف؛ يمكن قياس فاعلية وكفاءة الخطط والمشاريع والمنهجيات المستخدمة. مقومات مؤشر األداء الجيد له مقصد واضح له مقياس له مستهدف له خط أساس له معادلة /آلية قياس له معدل تكرار قياس له شخص مسؤول له مصدر للمعلومات األداء الجيد أهمية مؤشرات األداء في الواقع العملي بالخصائص الخمس التالية 1تستعرض أداء المؤسسة وفق موضوع المؤشر. 2.توفير نتائج حديثة دقيقة يمكن االعتماد عليها باتخاذ القرار. 3.تقدم نتائج مصنفة بشكل مناسب لتعطينا فهم اعمق 4.تمكننا من إجراء مقارنات معيارية بيننا وبين مؤسسات أخرى. 5.من خالل دراسة النتيجة الفعلية المحققة للهدف؛ يمكن قياس فاعلية وكفاءة الخطط والمشاريع والمنهجيات المستخدمة. المرحلة الثالثة ---من أسفل لالعلى: وصف المشروع المؤشرات التى ممكن التحقق منها مصتدر التحقق الهدف الغاية المخرجات االنشطة الوسائل والتحقق افتراضات مهمة الفرضيات: هي عدد من الشروط التي يجب توفرها حتى يتم تحقيق االهداف بشكل منطقي ومتتابع .أي هي االفتراضات التي يجب توفرها حتى تحقق االنشطة المخرجات المطلوبة، وكذلك االفتراضات التي تجعل المخرجات تحقق النتيجة من المشروع. المرحلة الثالثة ---من أسفل لالعلى: وصف المشروع المؤشرات التى ممكن التحقق منها مصتدر التحقق افتراضات مهمة الهدف الغاية المخرجات عوامل خارجية االنشطة الوسائل والتحقق وسائل التحقق: يجب تحديد مصادر المعلومات ووسائل جمعها. هذه الوسائل ستساعد بشكل كبير في تحديد فيما إذا كان من الواقعي قياس المؤشرات على ضوء الوقت والجهد والموارد المتاحة. OVERAL OBJETCIVESاالهداف العامة يجب أن يصف هذا المستوى من االهداف مدى أهمية المشروع للمجتمع من ناحية النفع الذي يقدمه للمستفيدين والنفع الذي يقدمة لباقي المجموعات. يجب على هذه االهداف تنسجم مع التوجه العام لالهداف التي يسعى لها المجتمع المستهدف. تحقيق االهداف النهائية لن يتم من خالل عمل المشروع بمفرده ،يتم تحقيقه من خالل االثار التي تحققها عدة مشاريع وبرامج أخرى. outcomesالغاية وهي تمثل الغاية من المشروع والتي تعالج المشكلة االساسية التي قام من أجلها المشروع، وهي تعرف على أساس النفع الذي يتحقق للمستفيدين والمجموعات المستهدفة كنتيجة للخدمات التي يقدمها المشروع. Outputsالمخرجات هي الخدمات التي يحصل عليها المستفيدين من خالل معالجة المسببات االساسية للمشكلة .وهي تمثل مخرجات االنشطة التي يقوم بها المشروع لتلبية الخدمات االساسية التي قام المستفيدين بتحديدها في مرحلة التحليل .المخرجات تمثل النتائج االولية التي ستعمل معا على تحقيق نتائج المشروع وتسهم في تحقيق الغاية منه. االنشطة Activities هي الكيفية التي سيتم من خاللها تقديم منتجات وخدمات المشروع .وهي تمثل العمليات االولية التي سيقوم بها المشروع من توظيف او تدريب أو شراء ... اإلدارة المبنية على النتائج Results-based management إلدارة المبنية على النتائج (باإلنجليزيةResults-based management) : هي إستراتيجية إدارية تستخدم حلقات التغذية الراجعة (التغذية العكسية) لتحقيق أهداف استراتيجية .جميع األفراد والمنظمات (العناصر الفعالة) الذين يساهمون يقومون ما، نتيجة لتحقيق مباشر غير أو مباشر بشكل بتخطيط عملياتهم ،منتجاتهم وخدماتهم إلظهار مساهمتهم في الحصول المخرج. هذه المخرجات قد تكون مخرجات فيزيائية أو تغيير وتأثير يساهم في تحقيق هدف أبعد .النتائج والدالئل الفعلية ُيعاد استخدامها ألغراض المساءلة ورفع التقرير وتوفير تغذية راجعة لدورة جديدة تبدأ بالتصميم ثم إيجاد الموارد وثم توصيل هذه المشاريع واألنشطة العملياتية التخطيط باستخدام االطار المنطقي الملخص السردي يمكن ان نضع الغاية الكلية الهدف العام المؤشرات التى ممكن التحقق منها وهي البيانات والمصادر المطلوبة لقياس المؤشرات. : المشكلة الكلية التى يساهم المشروع في حلها وهو هدف يشارك مشروعنا في تحقيقة ـ التأثير العام الهدف الخاص /الغاية / وسائل التحقق افتراضات مهمة : العائد المباشر من تحقيق المخرجات الخاص بالمشروع وهو هدف يؤثر مشروعنا في تحقيقة . المؤشرات االساسية المرتبطة بالهدف الكلي اي المؤشرات التى تظهر بوضوح ان اهداف العمل تحققت وهي البيانات والمصادر المطلوبة لقياس المؤشرات. االفتراضات والشروط توفرها في البيئة الخارجية والتى ال يسيطر عليها اعضاء المشروع ولكن مهم لتحقيق الهدف العام. االثر المباشر الذي ينتج عنة المشروع المخرجات : هي عبارة عن المخرجات المباشرة عند انتهاء تنفيذ المشروع . االنشطة : المهام المطلوبة لتحقيق هدف المشروع. المؤشرات التى تقيس تحقيق العمل للنتائج المتوقعة طرق قياس المؤشرات والتى غالبا ما تكون تقارير وكشوفات واوراق عمل. االفتراضات والشروط توفرها في البيئة الخارجية والتى ال يسيطر عليها اعضاء المشروع ولكن مهم لتحقيق الهدف العام. المدخالت والموارد المستخدمة لتنفيذ المشروع التقارير االدارية والمالية االفتراضات والشروط توفرها في البيئة الخارجية والتى ال يسيطر عليها اعضاء المشروع ولكن مهم لتحقيق الهدف العام. مرحلة التخطيط: خطط دائمة االستخدام خطط وحيدة االستخدام الرسالة األهداف االستراتيجيات السياسات اإلجراءات القواعـــد البرامـــج الموازنـــات خطط استراتيجية خطط تشغيلية تصميم خطة العمل علينا أوال أن نميز بين التخطيط والخطة فالتخطيط هو عملية تجميع وتحليل واختيار بيانات معينة ترتبط بالمنظمة حاليًا ومستقبال ،وأما الخطة فهي طريقة عمل مصممة لتربط بين الموارد والمخرجات.وبشكل آخر فالتخطيط يعبر عن المراحل الفكرية والذهنية الخاصة بنشاط التخطيط وتبدأ بالهدف وكيفية تحقيقه. والخطة هي تصور مفصل للخطوات الواجب تنفيذها للوصول للهدف وما هي النشاطات والمهام الالزمة لذلك وأوقات تنفيذها واألفراد المسئولين عنها. وبشكل عام فالخطة تعبر عن تصور تفصيلي للخطوات الالزم السير فيها لكي تصل المنظمة إلى الهدف وتصف النشاطات والمهام الفرعية المتطلبة للتنفيذ واألوقات المحددة لذلك ومسؤولية األفراد عن أجزاء وعناصر الخطة. مراحل صياغة الشكل التالى يوضح الخطوات العملية لكيفية وضع الخطة الخطة )(1 تشخيص ودراسة الوضع الحالى )(2 جمــع البيانــات )(3 أ تحديــد الهـداف )(4 وضع خطة العمل بدائل تقييم البدائل الختيار )(5 تنفيذ الخطة ومتابعتها خطوات صياغة خطة العملأوالُ :تشخيص ودراسة الوضع الحالى ذلك أن البداية الصحيحة والمنطقية ألى خطة عمل تتمثل فى ضرورة تحليل ودراسة الموقف الحالى ،ذلك أن الخطة ما هى إال أداة لالنتقال من : وضع حالى (أ) خطة عمل وضع مستقبلى أفضل (ب) وبالتالى فإنه لكى نصمم أداة االنتقال وهى خطة العمل بطريقة فعالة فيلزم أن ندرك أبعاد الموقف الحالى وأين نحن والعوامل المؤثرة على أداء المنظمة وأداؤها فى الماضى والمشاكل والمعوقات ونتائج تنفيذ الخطط السابقة ،وبهذا تكون اإلدارة فى موقف يسمح لها باالنتقال إلى وضع مستقبلى أفضل عن طريق الخطة. خطوات صياغة خطة العمل ثانياً :جمع البيانات سبق أن أوضحنا عند الحديث عن التخطيط كنظام أن من أهم المدخالت فى عملية التخطيط هى البيانات ،فهى بمثابة المادة الخام التى يتم تشغيلها وإخضاعها لعمليات تحويلية من أجل إنتاج خطة عمل . ( أ ) بيانات خارجية : (ب) بيانات داخلية: (ج) بيانات مقارنة :وتشمل األداء فى الماضى والحاضر والمستقبل. تابع-خطوات صياغة خطة العمل الخطة الخمسية للمنظمة؛ أحيانا تكون للمنظمة خطة طويلة المدي ،تحتوي هذه الخطة على أهداف عامة وأهداف خاصة ،ويطلب من الوحدات اإلدارية داخل المنظمة لتحقيق أهداف هذه إسلخطة ،وفي مثل هذه الحالة ستكون أهداف الخطة الخمسية العامة والتفصيلية هي قوام الخطة التشغيلية لتلك المنظمة. الخطة التشغيلية السابقة، يفترض أن ال تختلف الخطة التشغيلية من سنة إلى أخرى اختالفات كبيرة وجوهرية ،إن تكرار المشاريع في الخطة التشغيلية سنوية ال يعتبر عيبا أو نقصا في التخطيط ،بل هو أمر طبيعي ومتوقع ،المشكلة تحدث عندما نستنسخ تلك المشاريع ونكررها دون تطوير وتحسين. البيئة الداخلية ال يمكن إعداد خطة تشغيلية ناجحة دون الوقوف على البيئة الداخلية وتقييمها بدقة وشفافية ،من خالل االطالع على تقارير األداء سواء للمنظمة أو للعاملين مهم جدا في تصور ما يجب فعله على ضوء اإلمكانيات المالية والمادية والبشرية. البيئة الخارجية، يتطلب من المدير ألجل إعداد الخطة التشغيلية فاعلة أن يراجع الوثائق والمستندات التي بين يديه مثل :اللوائح، األنظمة التعاميم ،األدلة ،اإلجراءات ،التقارير وما شابه ويستخرج منها ما يجب على منظمته أن تقوم به لتحقيق رسالتها وماهي الفرص المتاحة أمامها أو التحديات والمعوقات ،إضافة إلى رصد احتياجات المتعاملين وآرائهم اراء الصف الثاني ، يجب على المدير أن يستشير الصف الثاني قبل وأثناء إعداد الخطة التشغيلية :ماهي البرامج والمشاريع التي تنفذها المنظمة أو تلك التي يتوقع أو يجب أن تنفذها في السنة القادمة؟ ولماذا؟ وكيف؟ كما يجب عليه أن يناقش فريق العمل :ماهي إمكانياتنا؟ ماذا نستطيع أن نفعل؟ وماذا يجب اال نفعل؟ خطوات صياغة خطة العمل ثالثاً :تحديد األهداف بعد أن تم تحليل ودراسة الموقف الحالى وتجميع البيانات ،تبدأ اإلدارة فى صياغة األهداف ،أى االنجازات المطلوب تحقيقها ،والنتائج النهائية المنشودة .وهناك عدة شروط يجب أن تتوافر فى الهدف "الجيد" أى القابل للتحقيق .وهى خمسة شروط أساسية تلخصها الكلمة االنجليزية ) (SMARTويعبر كل حرف فيها عن أحد الشروط أو المتطلبات الالزم توافره فى الهدف القابل للتحقيق. األهداف واألنشطة ( )2020-2019 أ الهدف الول: االنشطة: 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 الهدف الثاني : االنشطة: 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 الخطوة الرابعة وضع خطة عمل تحديد البدائل هنا على اإلدارة أن تقوم بحصر جميع البدائل الممكنة لتحقيق األهداف ،وذلك باستخدام أساليب التفكير االبتكارى التى تسهل انتاج أكبر عدد من البدائل ومن أكثر هذه األساليب استخداما ما يسمى بأسلوب العصف الذهنى " “Brain stormingالذى يقوم على فكرة أن الكم يولد الكيف وتأجيل الحكم على البدائل واألفكار وذلك بتشجيع المشاركين على االتيان بأكبر كم من البدائل حتى تكون الفرصة للوصول إلى البديل األمثل كبيرة. تقييم البدائل بعد أن يتم الوصول إلى أكبر كم من البدائل الممكنة لتحقيق األهداف ،يتم إخضاع هذه البدائل للمقارنة الموضوعية للحكم على مدى صالحيتها ،وذلك باستخدام معايير أهمها الجودة ،التكلفة ،الكم ،الوقت ،مقاومة العاملين ،مدى سهولة تطبيق هذا البديل ،إسهامه فى تحقيق الهدف. االختيار بعد تطبيق هذه المعايير والمفاضلة بين البدائل الموافقة ،تكون اإلدارة فى موقف يمكنها من اتخاذ قرار ،أى اختيار البديل األمثل من بين البدائل المتاحة على ضوء التقييم الموضوعى ،ويمكن اختيار أكثر من بديل وذلك على ضوء الظروف المحيطة بالمنظمة مع التأكيد على أنه ال يوجد بديل أمثل قابل للتطبيق فى كل الظروف وعلى كل األنشطة. تابع ....وضع خطة عمل توضيح تتابع المهام واعتماديتها على بعضها البعض :بعد االنتهاء من تقسيم المهام بشكل فعال ،يجب ربطها ببعضها البعض بحيث يتم تحديد: تتالي المهام ـ بأي ترتيب يتم تنفيذ االنشطة والمهام المرتبطة ببعضها البعض. االعتمادية ـ هل يعتمد النشاط على البداية أو االنتهاء من تنفيذ نشاط أخر. جدول توزيع المهمات المنفذ االنشطة متى كم المنفذ االنشطة متى كم جدول توزيع المهمات من _____ الى________ الشهر :نيسان االنشطة المنفذ التكلفة 1.1 الشهر االنشطة المتفذ التكلفة الخطوة الخامسة وضع خطة عمل تقدير توقيت بداية النشاط ومدته وانتهائه: على الرغم من صعوبة تقدير الوقت المطلوب الداء المهمة ،لكن يجب الحرص على أن يكون التقييم واقعي الخطوة السادسة وضع خطة عمل تلخيص جدول المهام االساسية :بعد االنتهاء من تحديد اوقات تنفيذ األنشطة أو المهام الفرعية ،يكون من المفيد إعادة صياغة وتجميع المهام الرئيسية لمعرفة المدة الزمنية االلزمة النجازها بشكل كامل. تحديد االحداث أو النقاط Milestonesفي تقدم المشروع. البرنامج الزمني للخطة التنفيذية النشاط العام الدراسي 2006/2007 يناير .1 .2 .3 .4 فبراير مارس ابريل مايو نوفمبر ديسمبر الخطوة السابعة وضع خطة عمل تحديد الخبرات :عند تعريف المهام ،يصبح من الممكن تحديد نوع الخبرات المطلوبة .غالبا تكون الخبرات المطلوبة محددة بشكل مسبق. فإن هذه الخطوة توفر فرصة جيدة لمعرفة مدى كفاية الموارد البشرية في تحقيق جدوى الخطة التشغيلية. الخطة الثامنة وضع خطة عمل توزيع المهام على أعضاء الفريق :هذه المرحلة تتضمن أكثر من ذكر من يقوم بماذا .هي تحدد بشكل أكبر توزيع المسؤوليات عن تحقيق االهداف الرئيسية. بكالم أخر هي تحديد مسؤولية أعضاء الفريق أمام مدير المشروع وباقي أعضاء الفريق. تنفيذ الخطة ومتابعتها بعد أن توضع الخطة وتقر ،تبدأ مرحلة التنفيذ الذى لن يتم إال بتوافر االمكانات المادية والبشرية ويبدأ كل مدير فى تنفيذ ما يخصه من الخطة الشاملة ،حيث أن هذه الخطة الشاملة تتكون من عدة خطط فرعية ،ويستعان فى تنفيذ الخطة بنماذج والتى توضح األنشطة والمهام المطلوب القيام بها ثم بيان عن التوقيتات الزمنية وعن القائمين بالتنفيذ والعقبات المتوقع حدوثها. ويتم أثناء تنفيذ الخطة مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المستهدفة والواردة بالخطة وذلك للتعرف على مستويات االنجاز ومدى التقدم نحو تحقيق األهداف ،وهل تسير فى االتجاه الصحيح أم ال ،وهل توجد انحرافات بين الفعلى والمخطط ،وإن وجدت فيجب رصدها ومعالجتها أوال بأول حتى ال تتفاقم وتؤثر على النتائج الكلية. MIS تمرين ارسم خطة عمل لمشروعك ؟ .___________________________________________ : االنشطة الفترة الزمنية من الى الجهة المسئولة المتطلبات الرئيسة المساندة الدعم الخارجي نصائح عند كتابة االنشطة اربط األنشطة باألهداف المحددة وبيان المشكلة. تأكد من أن األنشطة تتالءم والموارد المطلوبة في الميزانية. اشرح األسباب المنطقية الختيار األنشطة. اذكر المنشآت والمعدات التي تستخدم في المشروع. قم ببناء مراحل لألنشطة الواحد بعد اآلخر وصوال ً للنتائج المبتغاة ضمنها الجدول الزمني. تأكد من الجهة (الفئة المستهدفة) التي سيتم تقديم الخدمات لها وكيف سيتم اختيارها. ال تفرض أن من سيقرأ المشروع يعرف أكثر من كاتبه. جدولة الموارد والتكاليف الميزانية BUDGET اوال :نقوم بنقل االنشطة التي تم اعتمادها إلى الميزانية ،ويجب التمييز بين تكلفة المشروع وتكلفة النشاط والتكاليف االدارية الداعمة. - التكاليف االدارية :هي كل التكاليف التي تدفع مقابل الخدمات االدارية التي ترتبط بشكل مباشر بالمشروع. - تكاليف إدارة المشروع :وهي التكاليف التي تنفق الدارةالمشروع بشكل مباشر .وهي التي ترتبط بأنشطة المشروع بشكل مباشر وإنما في إدارة المشروع بشكل عام. مثال :راتب مدير المشروع أو مدير المتابعة في المشروع باالضافة للتجهيزات والمعدات المخصصة لالستخدام في إدارة المشروع. تكاليف االنشطة :وهي المصاريف التي تنفق مباشرة على أنشطة المشروع كأجور المدربين ،أو المعدات التي تستخدم في النشاط أو المواصالت المرتبطة بالنشاط. الموازنة الترميز 1 االنشطة الفترة عدد الوحدات سعر الوحدة الوحدة /التكرار السعر االجمالي اجور الموارد البشرية 1.1 مدير المشروع 1 2500 1.2 منسق المشروع 1 1500 NIS اجمالي اجور موظفي المشروع 2 التكاليف المباشرة لالنشطة 6 15000 6 9000 24,000.00 2.1 اجار قاعة 1 500 1NIS 500 2.2 اجار مدربين 60 50 1NIS 3000 2.3 ضيافة 0 2.4 قرطاسية اجمالي تكاليف التدريب 0 3 مصاريف تشغيلية اجمالي التكاليف التشغيلية مصاريف ادارية % مجموع التمويل /الموازنة المراقبة والتقييم تعريف المراقبة والتقييم :قبل أن نقوم بتعريف المراقبة التقييم علينا أن نعرف المصطلحات التالية: الفعالية Efficiency :هل تم تحويل المدخالت واالنشطة لمخرجات بطريقة فعالة .هل تم استخدام المدخالت بالشكل االفضل من حيث الكم والنوع والزمن. الكفاءة Effectiveness :كيف ساهمت المخرجات في تحقيق نتائج المشروع. الموافقة Relevance :تعبر عن توافق عملية التخطيط ،ويتضمن ذلك توافق المشكلة مع احتياجات المستفيدين والمجتمع والمؤشرات واالدوات والتكاليف والمخاطر والفرضيات. االثر Impact :ما هي أثار المشروع على المجتمع ،كيف ساهم المشروع في تحقيق األهداف العامة للمجتمع. االستدامة Sustainability :هل سيتسمر النفع والنتائج من هذا المشروع بعد انتهائه. التقييم عملية مرحلية. تقدم تحليال ً معمقاً وموسعاً لمقارنة ما تم تخطيطه بما تحقق ،وقد تشمل فحص المالئمة لالحتياجات. تركز أكثر على النتائج وقد تتضمن قياس األثر واالستمرارية. تجيب على لماذا؟ وكيف؟ تم تحقيق النتائج وتساهم في بناء نظريات ونماذج للتغيير. تقدم للمؤسسة خيارات استراتيجية وسياسية. توفر قاعدة معرفية جديدة للتخطيط والمتابعة المستقبلية. قد يستعان من أجلها بمقي ّم خارجي الرقابة والمتابعة عملية مستمرة. تتعقب وتحلل سير البرنامج / المشروع وتوثق العملية. تركز أكثر على األداء ومتابعة مؤشرات اإلنجاز. تجيب على أي من األنشطة تم تنفيذها وأي من النتائج تم تحقيقها. تنبه القيادة للمشاكل الموجودة وتقدم خيارات آنية للحلول. توفر أساساً قوياً للتقييمات المرحلية. مهمة قيادة المؤسسة وأعضائها في األساس نموذج خطة متابعة والتقيم المؤشر طريقة االحتساب نقطة االرتكاز مصدر البيانات التعريف بالمؤشر إسم التعريف: كتب المؤشر الذي سيتم استخدامه في قياس الهدف .في هذا العمود عمل تابع لكل ذلك مؤشر قم بإدراج التعريف لهذا المسجل المؤشر حتى ال يكون هناك تساؤل معنى حول المؤشر .ويجب أن تعريف يكون واضحا المؤشر بحيث أن كل فرد في فريق العمل والشركاء يفهم ما والنوع يعنيه المحدد من البيانات التي ينبغي جمعها فيما يتعلق بهذا المؤشر الفصل أو التقسيم إلى فئات :عليك أن تسجل ما إذا كنت تجمع البيانات لهذا ً حتى تقف المؤشر على منفصال الفرق بين الذكور (النوع واإلناث أو اإلجتماعي)، الفئة العمرية ،أو الموقع ،الخ. الوضع عليك بتوثيق جمع هو ما الحالي قبل التدخل البيانات لهذا المؤشر في هذا العمود. . ذلك، على مثاال اإلحصاءات مكتب الزراعة، بوزارة التقرير السنوي حول الصادرات الزراعي ا لغاية يجب أن تكون دقيقا حتى تحدد مصادر جمع البيانات في كل مرة تحتاج إستخدم لجمعها. نفس المصدر كل مره طوال فترة حياة المشروع الشريحة المستفيد ة طريقة جمع المعلومات ذا كنت ستحصل على ماذا بيانات هذا المؤشر من سيحقق موجود بالفعل، المشروع /مصدر كيف بسجيل بعد التدخل عليك ستحصل ً. هل على المعلومات فعال عليك التوجه إلى مكتب معين؟ هل يمكن أن ترسل رسالة الكترونية لطلب الوثيقة أو البيانات على أن ترسل اليك اإلجابة الكترونيا؟ إذا لم يكن هناك مصدرا الخاصة للبيانات قائما بالمؤشر ،قم بتسجيل تعتزم التي الطريقة جمع في استخدامها ستقوم هل البيانات. باجراء مسح؟ هل ستجري مقابلة مع أشخاص معينين؟ هل سيكون عليك تحليل ما تجمعه من بيانات؟ كيف ستفعل ذلك؟ هل بالعد / أم العددي اإلحصاء بحساب المتوسط؟ من سيقوم بجمع المعلومات كم عدد المرات جمع المعلومات / الشهر إسم ما الشخص من فريق بين العمل المسئول عن جمع البيانات الخاصة بهذا المؤشر؟ أذكر األسماء في هذا العمود، وتذكر أن من الضروري تثبيت المسئوليات هذه عن المهمة. سجل في هذا عدد العمود التي المرات فيها ستجمع البيانات الخاصة بهذا المؤشر. ربع بصورة سنوية؟ نصف سنوية؟ سنوية؟ بنهاية كل عام مالي حكومي؟ كما أيضا يجب تسجيل الشهر الذي سيكون جمع عليك فيه. البيانات وضع ويجب زمني جدول بالوقت إلعداد وتقديم تقارير تقدم المشروع عالمات يجب التفكير بها قبل تقديم المشروع -1هل لديك كافة السير الذاتية لألشخاص الذين يعملون معك؟ -2هل لديك تغطية إعالمية متميزة لمنظمتك ومشروعك؟ -3هل لديك تقارير صحفية أو أبحاث بشأن المشكلة التي يرصدها مشروعك؟ -4هل تتمتع منظمتك برؤية واضحة ورسالة قوية ؟ -5هل لديك خطة عمل ؟ صياغة مقترح المشروع (مقترح التمويل) Proposal Writing إن الصيغة التي ننصحكم باتباعها هنا ليست وصفة ينبغي اتباعها بشكل صارم؛ فهي مقترحات يمكن أن تتبنوها. إن عملية جمع األموال هي فن بحد ذاته وعلم في نفس الوقت يتوجب عليكم أن تقدموا ما لديكم من إبداع مع إبداء قدر من المرونة عشرة خطوات لصياغة المشروع اوال جمع المعلومات عن خلفية المشروع لضمان أفضل تصميم للمشروع وتوفير أفضل الفرص لقبوله ،فإنك سوف تحتاج إلى معلومات عن خلفية المشروع في ثالث مسائل هي :الفكرة ،المشروع ،والنفقات الخطوة الثانية صياغة فكرة المشروع البحث من اجل التوصل إلى المشروعات األكثر قبوال ً لتمويلها ،وتفضل معظم الجهات المانحة أن يقدموا منحهم لمشروعات وأفكار جديدة. عند اختيار فكرة المشروع ،يجب على صاحب الفكرة إعداد ُ خطة عمل وتنفيذها إلقامة المشروع ،وتشتمل الخطِّة على ع ِّ دة خطوات تُساعد على صياغة فكرة المشروع ورقياً؛ لتحويلها إلى فكرة واقعيِّة قابلة للتنفيذ، معلومات عن كيفية كتابة فكرة المشروع: تقديم وصف موجز للمشروع يعني توضيح موجز وقصير عن طبيعة المشروع، ويشمل مجموعة من المعلومات األساسية ،هي :اسم المشروع ،وطريقة تنظيم عمل المشروع ،وأسماء أصحاب فكرة المشروع، ُ يق ِّ دم في هذا الجزء وصف لنوعية الخدمات أو المنتجات التي ستنتج بعد تطبيق المشروع الخطوة الثالثة – كتابة بيان المشكلة Problem statement ويصف بيان المشكلة الظرف أو الظروف الحرجة أو احتياجات المجتمع التي تؤثر على إناس محددين أو أشياء محددة في مكان وزمان محددين ما هي احتياجات المجتمع التي يريد المشروع معالجتها؟ الخطوة الرابعة -تحديد الهدف العام واالهداف الفرعية من الضروري صياغة الهدف العام واألهداف الفرعية إلضفاء صورة واضحة الشكل عن النتائج المتحققة من تنفيذ البرنامج باعتبار أن الهدف العام واألهداف الفرعية من مخرجات البرنامج كيف ستبدو الحالة بعد التغير ؟ الخطوة الخامسة –صياغة المشروع عندما يتحدد الهدف العام واألهداف الفرعية ،يحين الوقت الذي نفكر فيه بطريقة تحقيق تلك النتائج. ويبين الجزء الخاص بأنشطة المشروع للمانحين كيف ستحقق المنظمة اهدافها الفرعية وتجيب عن السؤال التالي : ما الذي تستطيع المنظمة أن تفعله لتغيير الواقع؟ صياغة المشروع ما هي المعطيات غير المرنة في المشروع مثل موعد إتمامه والموارد المالية والبشرية المتوفرة؟ ما هي األنشطة الواجب تنفيذها لتحقيق األهداف المحددة؟ ما هي مواعيد البدء واالنتهاء لألنشطة؟ · من هو المسئول عن تنفيذ كل نشاط؟ · كيف سيتم اختيار المشاركين؟ · كيف تم تحديد هذه الطريقة لتكون صائبة في حل المشكلة؟ هل تم ذلك وفق نماذج موجودة أصالً؟ أم أنها طريقة مختلفة؟ ولماذا هي متميزة؟ الخطوة السادسة :تصميم خطة المتابعة والتقييم إن خطة المتابعة والتقييم هي عبارة عن عملية تحدد كفاءة وفاعلية المشروع. وتعطي اطمئنان للمانح أن التزاماته المالية يجري صرفها علي نحو آمن ترصد معرفة اذا كان البرنامج قدم ما كان يتوقع له. معرفة إن كان األنشطة المقررة قد تم تنفيذها وأن األهداف الفرعية قد تحققت. تساعد في إجراء بعض التعديالت خالل تنفيذ البرنامج لضمان نجاحه. معرفة ما إذا كان التأثير قد تحقق على المشكلة. الحصول علي اآلراء المرتجعة من الفئة المستهدفة وآخرين. Feedback الخطوة السابعة :كتابة قدرات المنظمة يصف هذا الجزء من المشروع المواصفات الفريدة التي تمتلكها المنظمة لتحقيق أهداف البرنامج في معالجته لمشكلة معينة في المجتمع .ويجب أن يقدم هذا الجزء وصفاً للمنظمة مقدماً ضمانات للمانحين المحتملين بأن المنظمة تستطيع القيام بالمشروع المقترح.