РАЗДЕЛ 4.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА.
ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ
РАБОТЫ.
Оглавление
Современные технологии автоматизации офиса .................................................................................... 2
Главные задачи офиса ............................................................................................................................ 2
Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса .................................... 2
Классификация и функции базы данных............................................................................................... 3
Компьютерные средства ...................................................................................................................... 3
Некомпьютерные офисные средства.................................................................................................. 3
Характеристика программного обеспечения .................................................................................... 4
Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и
инструментарий .................................................................................................................................... 5
Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной
системы управления (АСУП) .................................................................................................................. 5
Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения .................................................. 6
Направления автоматизации деятельности офисов ...................................................................... 7
Организация совместной работы в web. .................................................................................................17
Что такое HTML и как строятся сайты. .................................................................................................17
Облачные сервисы ................................................................................................................................20
Организация совместной работы: сервисы Google ............................................................................21
Управление доступом к просмотру и редактированию документа .................................................25
Совместное редактирование документов ..........................................................................................26
Создание анкет с помощью Документов Google ................................................................................40
Дополнение. Автоматизация работы с офисным пакетом Microsoft Office. VBA. ...............................42
Современные технологии автоматизации офиса
Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность
деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в
канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.
Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену
традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий
режим компании:

во внутрифирменном взаимодействии персонала;

в отношении различных методов коммуникаций с внешним
миром и муниципальными департаментами.
Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства
передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и
поддерживать коммуникативные офисные процессы.
Главные задачи офиса
Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия
вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским
функциям относятся:

профессиональное делопроизводство и документооборот
(в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет
речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);

контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных)
и генеральных целей фирмы;

составление и оформление квартальных, годовых и прочих
отчетов (например, для налоговой инспекции);

поиск
необходимых
сведений
и
эффективного
инструментария;

контролирование бэк-офиса;

обновление
информации,
замена
старых
идентификационных данных на новые;

финансовое и производственное планирование;

упорядоченность
деятельности
(САО
–
система
автоматической оптимизации, структурирования и координирования);

специализированная
техническая
поддержка
производственных объектов в удаленном режиме;

автоматическая организация совместного и синхронного
функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).
Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации
офиса
Единое информационное пространство, полученное в результате
развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:
оперативных детальных сведений, получаемых в режиме
реального времени по каждому конкретному процессу;

накопленной аналитической информации о деятельности
организации;

личных дел персонала;

разработок на производстве;

данных о партнерах и клиентах.
Оно предназначено для повышения эффективности функционирования
предприятия и автоматизации рабочего места (АРМ) каждого сотрудника.
Классификация и функции базы данных
База данных – это ядро автоматической идентификационной системы
(АИС) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности
предприятия она выполняет следующие характерные функции:

сбор информации из разных источников, включая
лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;

интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;

структурирование, защита и хранение данных.
Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое
количество информации, работа с бумажными носителями сводится к
минимуму,
уступая
место
интегрированным
автоматизированным
информационным технологиям (АИТ).
Компьютерные средства
Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение
компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно
они решают большинство проблем конторских служащих.
Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного
бизнесов:

табличный и текстовый процессоры;

электронная почта (внутренняя и расположенная на
внешних почтовых сервисах);

аудиопочта и видеотекст;

хранение большого объема информации;

программы для управленческой деятельности и т. д.
Некомпьютерные офисные средства
Современные информационные технологии автоматизации офиса
предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.
Самым простым средством такого плана является всем известный
телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу
нескольким абонентам.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании
коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного
предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную
роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы
ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).
Характеристика программного обеспечения
Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис
должен быть оборудован только платными программами. В случае
скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность
всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в
использовании только лицензионной IT-продукции.
К основным программам для бизнеса относятся:

операционная система:
o
Microsoft Windows (бюджетный вариант);
o
Apple;
o
Linux;

офисные программные компоненты:
o
Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
o
Siag Office для Unix;
o
iWork и т. д.;

прикладное ПО (зависит от деятельности предприятия):
o
Adobe Acrobat;
o
Photoshop;
o
LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
o
Autocad;
o
Coreldraw;
o
TestXML (полезна для строителей и кадастровых
инженеров);
o
Finereader;
o
Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия
файлов типа bos)
o
Expert-Ease;
o
Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения
английского языка);
o
логистические программы системы ЭТРАН (актуально
для оформления заявок по перевозкам грузов на железной
дороге);
o
Columbis (для турбизнеса);
o
Ventura Publisher;
o
Lexicon и т. д.;

антивирусы:
o
Kaspersky;
o
Webroot;
o
Norton;
o
Avast;
o
McAfee;
Panda и т. д.
Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах
из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной
канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского
учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом
стандартных офисных программ (Excel, Word).
Информационные облачные технологии автоматизации офиса.
Сущность, методы и инструментарий
Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только
для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном
режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по
продажам и PR-специалисты.
С развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в
постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все
большее количество предприятий интегрируют систему облачных
технологий в свою деятельность.
o
Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы
автоматизированной системы управления (АСУП)
Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую
составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой
структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

корпоративной почте с домашнего компьютера;

офисной
сети
CRM
(обеспечивает
продуктивное
сотрудничество с клиентами);

внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение –
построение отношений с коллегами).
Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью
во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из
разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место.
Современные автоматизированные информационные технологии и
программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в
удаленном режиме:

виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает
общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического
местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается
аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании
звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в
личных целях);

технология автоматизированного облачного офиса типа
Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных
телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с
моментальным оповещением удаленных специалистов;
Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива
Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и
звукового ряда;

программа WebEx дает возможность провести совещание
любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);

Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной
синхронной правки текстовых документов и графических изображений
(картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в
режиме реального времени и закрепления промежуточного
результата;

Realtime Board – оцифрованная маркерная доска,
необходимая для совещания в удаленном режиме;

базовые
программы
учета
рабочего
времени
(ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с
элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать
персонал;

Yaware.Online
позволяет
включать
веб-камеры
сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;

служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную
техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при
неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному
системному администратору);

новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль»,
которая сканирует биометрические данные пользователя и только
после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных
информационных решений для идентификации пользователя по звуку
голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в
перспективе будет еще больше);

GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным
разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения
сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.
Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения
К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех
компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд
следующих недостатков:

трудности в управлении и контролировании надомных
работников (особенно если их число постоянно растет);

возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости
от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на
некачественные электронные каналы связи);

элементарное снижение оперативности, поскольку
удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда
его понадобится вызвать при появлении новой заявки;

снижение эффективности работы (не все способны
трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые
нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);

актуальные законодательные ограничения для удаленной
трудовой деятельности (особенно в случае необходимости
сотрудничества с иностранными специалистами).
Информационные технологии автоматизации управления в режиме
удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель
осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от
традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает
иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен
ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а
заказчиком-координатором проекта.

Направления автоматизации деятельности офисов
Обеспечение совместной деятельности
Прежде всего офис — это группа людей, поэтому на первый план
выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия.
Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом
зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой
организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности
(торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных
работ, — развитые средства управления проектами и задачами. Практически
перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.
Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых
процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в
автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее
общими из них являются нижеследующие.
Документооборот
В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу
номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению,
возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все
структурные подразделения компании — от канцелярии до руководства — и
является важной частью системы управления фирмой.
Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний,
то процессы его исполнения и контроль над его прохождением
формализуются трудно и во многом зависят от административного
устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна
содержать развитые средства адаптации к административной структуре
компании и порядку работы с документами, принятому в ней.
Система автоматизации документооборота должна поддерживать
рассылку и визирование документов, что является отражением реальных
процессов работы с бумагами в любой организации. Также при
автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая
типичная операция при работе с бумагами — контроль над прохождением
документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в
систему документов из различных источников: бумажная документация,
сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных
программ.
Планирование работ и управление ими
Планирование работ включает в себя составление регламента работ,
калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ
неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных
сотрудников, так и для рабочих групп.
Автоматизация коммерческой деятельности (торговли)
В отличие от документооборота все производственные процессы,
связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как
показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов
автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои
нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.
В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна
выполнять следующие функции:
•
Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара.
Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и
продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами:
накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для
бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна
автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять
соответствующие им бухгалтерские документы.
•
Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета
необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности
компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна
являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле,
учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых
компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере,
обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих
программ.
•
Разграничение доступа к информации в системе автоматизации
коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения
секретности, но и служит для более четкого распределения функций между
сотрудниками.
•
Максимальная автоматизация операций служит для повышения
эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок,
следствием которых могут стать финансовые потери.
•
Регулярное обновление и поддержка системы фирмойпроизводителем
необходимы
для
обеспечения
устойчивого
функционирования
торговой
компании.
Действительно,
система
автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового
учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка. Ярким примером тому
может служить ситуация в начале 1997 года, когда было введено требование
обязательной выписки счетов-фактур. После этого многие доморощенные
системы автоматизации торговли и пакеты, лишенные поддержки
разработчика, попросту оказались бесполезными. Другим событием,
повлиявшим на судьбу подобных систем, стала деноминация рубля.
Связь с внешним миром
Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного
взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями.
Следовательно, любой компании необходимы:
•
средства электронной почты;
•
автоматизация службы факсимильных сообщений;
•
средства для организации удаленного доступа и взаимодействия
между офисами компании.
Защита данных
Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во
имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при
самом надежном решении всегда существует риск потери информации,
жизненно важной для предприятия.
Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями
которой являются:
•
Предотвращение несанкционированного доступа к данным.
Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для
обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с
другой — служит для более четкого разграничения обязанностей между
сотрудниками.
•
Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность
проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного
развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с
Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании
катастрофические убытки.
•
Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была
информационная среда компании, всегда существует вероятность потери
данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет
развитая система резервного копирования. Как показывает практика
внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не
устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не
всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих
систем.
Средства коллективной работы
Средства коллективной работы позволяют современному предприятию
упростить процесс обмена информацией между сотрудниками и партнерами,
сократить время на совещания и обсуждения, снабжать руководство
оперативной информацией о текущих проектах и операциях, предоставлять
возможность удаленным пользователям участвовать в совместной работе
коллектива.
Системы документооборота
При построении сложных распределенных систем электронного
документооборота Элайд делает ставку на индустриальные платформы, такие
как Documentum. В рамках направления Элайд осуществляет:
•
планирование и разработку концепции документооборота;
•
построение систем автоматизации делопроизводства;
•
построение систем электронного документооборота (ECMсистемы);
•
построение систем автоматизации основных и вспомогательных
технологических процессов предприятия;
•
построение архивных, информационно-справочных систем и
банков данных;
•
построение систем динамического управления информационным
содержанием корпоративных интернет- и интранет-ресурсов;
•
интеграцию
систем
электронного
документооборота
в
существующую инфраструктуру.
Корпоративные порталы
Ускорить поиск необходимой информации, создать единую точку
входа и агрегировать данные из корпоративных бизнес-приложений, вовлечь
сотрудников в создание и публикацию информации позволяют
корпоративные порталы. Решение реализуется на базе Microsoft SharePoint
Portal Server и IBM WebSphere Portal Server. В рамках направления Элайд
осуществляет:
•
разработку концепции портала и структуры хранения данных;
•
интеграцию разрозненных данных в единую базу знаний;
•
масштабирование аппаратных платформ для портала в Центре
решений Элайд;
•
развертывание решения и обучение сотрудников работе с
порталом;
•
интеграцию с существующими информационными системами и,
при необходимости, с B2B и B2C порталами;
•
техническую поддержку портала в режиме 24*7*365.
Корпоративные системы управления проектами
Корпоративные
системы
управления
проектами
позволяют
автоматизировать управление в масштабе всего предприятия. Они решают
задачи по централизации проектной документации, обеспечению
согласованного планирования и управления ресурсами, обеспечению
руководства аналитической информацией для принятия управленческих
решений, предоставлению средств отчетности исполнителям, выполняющим
работы по проектам. Решение реализуется на платформе Microsoft Enterprise
Project Management и может быть интегрировано с Windows SharePoint
Services 2.0, SharePoint Portal Server 2003 и с электронной почтой.
Электронное обучение
Система электронного обучения решает вопросы создания и
управления информационным содержимым в рамках образовательного
процесса, создания целевых аудиторий и распространение по ним актуальной
учебной информации, сбора и обработки результатов заданий, коллективной
работы над заданиями. Решить данную задачу специалисты Элайд
предлагают на основе учебного портала, на базе Microsoft SharePoint Portal
Server 2003 — Microsoft Learning Gateway, служащего единой точкой входа в
электронную образовательную среду. Решение создает единое рабочее
пространство, в котором можно обучаться, находясь как непосредственно
внутри образовательного учреждения, так и извне. Оно может быть
интересно
и
корпоративным
заказчикам,
внедряющим
систему
профессионального обучения на предприятии.
Корпоративные системы электронной почты
Преимущества электронной почты перед традиционными способами
доставки очевидны: оперативность, доступность, надежность и безопасность,
универсальность форматов писем и вложений, широкие возможности по
обработке корреспонденции, низкая стоимость почтового сервиса. Элайд
предлагает решения на базе технологий Microsoft Exchange и IBM Lotus
Domino, оказывает консалтинговые услуги по выбору почтовой системы,
осуществляет интеграцию почтовых программ с инструментами сетевой
операционной системы, средствами информационной безопасности,
антивирусным ПО, системой документооборота, офисными приложениями,
системой управления электронным контентом и другими элементами
корпоративной информационной среды.
Электронные архивы
Системы электронного архива на предприятии решают задачи создания
распределенных хранилищ «центр-филиал», хранения объектов электронной
почты и бизнес-систем, обеспечения общей точки поиска, возможности
удаленного доступа, пакетной обработки данных, автоматического анализа.
Элайд предлагает систему IBM Content Manager — решение корпоративного
уровня для хранения, управления и распространения всех видов информации,
включая текст, файлы XML и HTML, рисунки, документы системы
электронного документооборота, аудио- и видеофайлы. Интеграция Content
Manager с ЕRP/CRM системами и почтовыми серверами позволяет
автоматизировать ввод документов в архив и обеспечить управление
архивными данными. IBM Content Manager CommonStore предоставляет
механизм для переноса старых и редко используемых электронных
сообщений в архив. Для архивации электронной почты внедряется система
архивации IBM для широко используемых почтовых серверов – Lotus
Domino и Microsoft Exchange Server.
Автоматическое преобразование документов в электронный вид
Системы автоматического преобразования документов в электронный
вид востребованы в компаниях со значительным объемом бумажных
документов (в виде текущего потока или накопленных данных). Системы
позволяют обрабатывать и структурировано хранить информацию. Решение
Элайд представляет собой программно-аппаратный комплекс, в котором
могут использоваться как промышленные сканеры со стандартным
интерфейсом, так и собственные разработки компании. Прикладное ПО
реализовано на базе оригинальной технологии распознавания FlyRead,
разработанной Элайд.
Многофункциональность и мобильность
«Закрепленные» за конкретными сотрудниками рабочие места
постепенно уходят в прошлое. Все перегородки можно передвигать и
убирать, команды могут быстро собираться в одном удобном для работы
месте и снова расходиться, переговорные для клиентов и для рабочих встреч
могут спонтанно возникать в разных местах офиса, при этом вся система
легко масштабируется и «настраивается» под потребности каждого.
Ориентация на человека
Офис для каждого – в какой-то степени дом, по крайней мере в период
рабочей недели многие проводят в офисном пространстве гораздо больше
времени, чем в собственной квартире. Поэтому уют, комфорт и забота о
здоровье – это уже не дополнительные плюсы, а обязательная данность.
Мягкие диваны и кресла, места для отдыха, климат-контроль, настройка
освещения, места для занятий спортом – элементы, которые обязательно
нужно интегрировать в дизайн современного офиса.
Непрерывность бизнеса
Умный офис призван наладить бесперебойную работу компании,
включив в себя все автоматические системы безопасности, управления
электричеством и связью дистанционным общением. Даже когда никого из
сотрудников нет на месте, правильный умный офис продолжает трудиться.
Коммуникативность
Умный офис должен способствовать правильным коммуникациям как
способу повышения эффективности работы. Это касается и общения с
внешним миром: в дизайне должны быть предусмотрены все современные
варианты использования беспроводных технологий, и при этом сам внешний
вид офиса – это «послание» социуму, говорящее о миссии компании, ее
задачах и концепции бизнеса. Кроме того, правильный умный офис помогает
налаживать коммуникации внутри команды, не позволяя людям замыкаться в
отдельных «ячейках» рабочих мест.
«Война за таланты» делает дизайн по максимуму антропоцентричным.
В нем господствует подчеркнутая ориентация на поддержание здорового
образа жизни: только экологически чистые и натуральные материалы,
дизайн, позволяющий как можно больше двигаться, умные настраиваемые
рабочие места, за которыми можно как стоять, так и сидеть, зоны здорового
питания и занятий йогой. Явное уменьшение жесткой субординации и
переход к проектному управлению приводит к тому, что практически все
рабочие места становятся мобильными.
Виртуальный мир зачастую сливается с реальным, и дизайн
«пропитывается»
искусственным
интеллектом
–
например,
предусматриваются отдельные «рабочие места» для роботов-помощников.
В завершение еще одна тенденция, которую нельзя не упомянуть – чем
больше появляется женщин-руководителей, тем больше дизайн офисов
становится «женственным», мягким и уютным, с преобладанием спокойной и
естественной цветовой гаммы и без всякого намека на брутальность.
Даже при создании интерьеров в любимом в России стиле лофт,
интерьер преображается, становится более респектабельным и спокойным.
Как выглядит «умный офис»
Основной задачей такой системы является оптимальное сочетание
инновационных технологий, современных инженерных решений и
интеллектуальных механизмов для обеспечения комфортных условий для
эффективной работы.
Благодаря популяризации экологических материалов строительства и
отделки, инновационные офисные пространства обычно оформлены в стиле
hi-tech с использованием натуральных материалов. На входе, как правило,
установлена система распознавания лиц или отпечатков пальцев для
контроля посещаемости сотрудников.
Технологии современного офиса
Для того, чтобы офис мог считаться «умным», существует ряд
технологичных особенностей, которыми «интеллектуальное» рабочее
пространство должно быть наделено:
- Интернет вещей – это, по сути, автоматизация рабочих процессов.
Современный вариант специалиста по управлению офиса (офис менеджера).
Технологии позволяют отправлять счета, подготавливать конференц-зал к
переговорам или регулировать температуру без вмешательства в эти
процессы человека.
- Искусственный интеллект – это функция офиса, которая может зять
на себя рутинную работу: поиск и сортировка документов, составление
календарного расписания и даже консультации в юридических или какихлибо других вопросах.
- Параллельная работа с документами позволит гораздо быстрее решать
различные задачи или работать командой над одним проектом, при том, что
каждый сотрудник может находиться на своем рабочем месте.
- Удаленная работа, благодаря технологии одновременного
использования документов, станет более доступной. Уже сейчас многие
крупные компании отдали часть работы «дистанционным» сотрудникам.
- Облачное хранение позволяет компании располагать большими
объемами данных без использования дополнительных материалов и
физических мест для их содержания. К тому же, вероятность сохранить
данные на длительный срок выше, нежели если они будут находиться
непосредственно в офисе.
- VR и AR (виртуальная и дополненная реальность) – огромный шаг к
развитию для любого бизнеса. Медицина, ритейл, сфера досуга, инженерия,
строительство и многие другие отрасли – все может работать эффективнее и
точнее с применением виртуальной или дополненной реальности.
- 3-D печать не заменит обыкновенную печать, но может стать
отличной альтернативой производства.
- Экономичность – самый важный для предпринимателей пункт. Ведь
система «умного офиса» создана не только для упрощения работы и
«разгрузки рук», но и для экономии средств на содержание бизнеса. Система
способна регулировать все затраты на обслуживания офиса, включая
электроэнергию, отопление и даже человеческий ресурс.
Конечно, все возможности «умного офиса» трудно не оценить. Однако,
возникает вопрос: «А что это дает непосредственно работодателю и
сотрудникам?».
Мы выделили пять главных преимуществ:
Во-первых, интеллектуальные системы обслуживания рабочего
пространства позволят работникам уделять больше времени поставленным
задачам и меньше отвлекаться на менее важные вопросы.
Во-вторых, коммуникация между сотрудниками будет более
отлаженной, благодаря современным средствам коммуникации в режиме
онлайн и совместной работе в одном документе.
В-третьих, климат в помещении всегда будет соответствовать нормам,
автоматически подстраиваясь под людей в зависимости от внешних шумов,
дневного света и температуры на улице.
В-четвертых, чем больше мы будем переводить данные в электронный
формат, тем больше сохраним лесов, а значить и кислорода на Земле.
И, в-пятых, снижение затрат на обслуживание офиса и лишнюю работу
позволит вкладывать больше средств в мотивацию для сотрудников.
Уже сегодня многие российские компании используют систему
«умного офиса» в своих помещениях, так как данная технология становится
все более доступной для большинства. И не за горами то будущее, когда
большинство процессов будут автоматизированы, а роботы перестанут быть
исключительно удачным сюжетом для научной фантастики.
Умный офис – это не только средство сбережения ресурсов, но и
мощный инструмент для бизнеса, помогающий повысить эффективность
работы компании. Его главная задача – стимулировать творчество,
способствовать инновационным подходам к работе, экономить время и
ресурсы компании, улучшать имидж и помогать продвижению бренда
работодателя. Дизайн правильного умного офиса нужен всем отделам
компании: и отделу по работе с персоналом, и финансистам, и маркетологам,
и производственникам. Если в дизайне жилых помещений новые тренды –
это цветовые решения, мебель, отделка и декор, которые можно добавлять в
классический дизайн, если это нравится заказчику, то в случае офисов,
тенденции – это обязательное присутствие тех или иных элементов, без
которых современное рабочее место уже не может обойтись. Все качества,
которые в нынешнем году стали тенденциями дизайна умного офиса,
параллельно являются важными составляющими эффективной работы
современной компании.
Какой офис можно считать «умным»
Существует устоявшийся набор составляющих «умного офиса»,
который можно найти буквально в каждой статье, посвященной данной теме.
В материале Appcessories, опубликованном в конце прошлого года,
перечислены 9 технологических трендов «умного» рабочего пространства.
Искусственный интеллект (ИИ, англ. Artificial intelligence, AI) будет
играть ведущую роль в работе современного офиса, позволяя значительно
увеличивать производительность компании. Примером может служить
робот-адвокат ROSS, недавно разработанный на основе системы IBM’s
Watson AI. Программа анализирует данные юридической компании за
последние 10 лет, самообучается, после чего готова выдавать рекомендации
уже по текущей практике фирмы. На искусственного «коллегу» можно будет
взвалить многие рутинные обязанности в компании: составление
календарного плана, организацию встреч, поиск документов в базе.
Совместная работа с документами в реальном времени. Данная
технология в разы увеличивает продуктивность офисного труда. Сегодня
можно работать несколькими удаленными командами, не просто редактируя
документы, но создавая дизайнерский проект, подключая виртуальную
реальность.
Новые варианты коммуникации. Электронная почта и телефон попрежнему остаются основными каналами делового общения. Разработчики
уже готовы предложить офисные коммуникационные пакеты, позволяющие
интегрировать видео чат, обмен графикой, голосовой чат и традиционную
переписку в одной платформе.
3-D печать. До сих пор 3-D печать остается, скорее, уделом
энтузиастов, технология еще не нашла широкого применения. Эксперты
прогнозируют революционные изменения в офисном пространстве, как
только 3-D печать удастся полностью интегрировать в рабочий процесс
компаний. Инструмент может частично заменить реальное производство или,
по крайней мере, позволит быстро получать нужные детали, когда это
необходимо.
Удаленные сотрудники. Недавнее исследование показало, что 34%
крупных компаний по всему миру планируют перевести половину своего
штата на удаленную работу к 2020 году. Четверть опрошенных
руководителей была еще более радикальной: они намерены довести эту
цифру до 75%. С помощью технологий «умного офиса» (коммуникационные
платформы, облачные вычисления, виртуальная реальность) это вполне
реально осуществить.
Виртуальная и дополненная реальность. Пока эти технологии
использовали в основном в сфере развлечений и обучения. На очереди —
профессии дизайнеров, архитекторов и врачей. Некоторые эксперты
предрекают эру без рабочих ПК. Большинство стандартных процессов можно
будет проделывать в виртуальном мире, экспонируя результаты в мир
реальный, или в дополненном пространстве, интегрированном в реальное
окружение.
Интернет вещей. В упрощенном варианте IoT можно описать как
систему автономного взаимодействия нескольких машин. Уже сам этот
принцип позволяет в теории сэкономить массу времени офисным
работникам, сняв с них обязанности передачи данных с одного устройства на
другое. Представьте, что в компании запланировано совещание на 10 часов.
Без вмешательства человека система самостоятельно подготовит
оборудование для презентации, включит кондиционер и даже приготовит
кофе.
Облачные вычисления. Самый понятный инструмент повышения
эффективности бизнеса. Облако позволяет компаниям масштабировать
процессы без покупки дополнительного оборудования и увеличения площади
самого рабочего пространства. Все приложения хранятся и взаимодействуют
онлайн. В теории офис полностью может управляться через web.
Энергетическая эффективность. Современные технологии позволяют
эффективно решать задачи экономии электроэнергии. Возобновляемые
источники могут быть интегрированы в сами офисные здания. Чаще всего в
рабочее пространство монтируют системы искусственного интеллекта,
проводящие мониторинг энергозатрат и принимающие самостоятельно
решения по их снижению.
Прагматичный подход. Последний пункт самый интересный. Можно
бесконечно рассуждать о комфорте внутри рабочей среды, о новых гаджетах,
бизнес волнует в первую очередь прибыль. Российские компании,
привыкшие существовать в условиях постоянной мобилизации ресурсов, не
говорят на языке технических футурологов, им интересны две вещи:
повышение качества административного управления и снижение
операционных издержек.
Технологии «умного офиса» появились в России более 10 лет назад.
Уже тогда на рынке было порядка 7 компаний, готовых предоставить
комплексные решения для интеграции интеллектуальных инженерных
систем, систем безопасности, климатконтроля и связи в административные
здания.
На внутреннем рынке сложился прагматичный подход к понятию
«умный офис». Встроенные системы должны удешевлять управление
помещением, помогать экономить на электроэнергии и обеспечении
безопасности. В идеале smart office также помогает снижать страховые
выплаты, но пока это, скорее, практика западных компаний.
Окупаемость первых проектов внедрения технологий «умного офиса»
оценивалась в интервале 5-7 лет. Поэтому основными заказчиками являлись
госучреждения, крупные банки, представительства зарубежных корпораций.
Сегодня «умные» технологии доступны среднему и малому бизнесу,
способны в короткое время принести ощутимую выгоду.
На портале VC.ru можно ознакомиться с примером установки системы
управления электросетью Hidden.Energy одного московского офиса через
мобильные устройства. Эта система использует специализированный
протокол для передачи данных по стандартным линиям. В зависимости от
настроек она передает сигналы, управляющие мощностью всех
осветительных и электрических приборов здания. Для монтажа требуется
установка датчиков и блока управления. Данные могут выводиться на
обычный планшет. По заверениям разработчиков, подобная система на IoT
помогает экономить 30-60% электроэнергии.
Организация совместной работы в web.
Что такое HTML и как строятся сайты.
Основными языками, с помощью которых создаются сайты, являются:

HTML

CSS

Javascript

серверные языки (PHP, Ruby и другие)
Например, попробуйте записать следующий код в блокнот и сохранить
его как файл с расширением html (во время сохранения не забудьте выбрать
Тип файла: Все файлы, для сохранения с расширением html достаточно
добавить в конце имени файла ".html"), после чего открыть в браузере:
<!--Объявление стандарта HTML-->
<!DOCTYPE html>
<!--Открытие основного контейнера -->
<html>
<!--Открытие
контейнера
(тега)
head,
традиционно
в
этом
теге
объявляются
используемые
на
странице
скрипты,
стили,
заголовки и другая информация о странице для
браузера и для поисковиков -->
<head>
<!--Объявление кодировки (если не объявлена то берется из заголовков, которые передал
сервер)-->
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;
charset=utf-8" />
<!--Закрытие тега head-->
</head>
<!--Открытие тега body, описывающего видимую в
браузере часть страницы-->
<body>
<!--Открытие абзаца (тег p, в большинстве
браузеров по умолчанию он имеет отступы по 10
пикселей по горизонтали и вертикали до соседних
элементов,
если
не
задано
иного
форматирования)-->
<p>
<!--Открытие
тега
b
внутри
абзаца,
в
большинстве браузеров текст внутри этого тега
будет полужирным, опять же, если не задано
иного-->
<b> Этот текст будет полужирным,
<!--Открытие тега i внутри тега b и абзаца,
текст внутри тега i будет курсивным-->
<i>а этот - ещё и курсивным
<!--Закрытие тега i-->
</i>
<!--Закрытие тега b-->
</b>
<!--Закрытие тега p-->
</p>
<!--Закрытие тега body-->
</body>
<!--Закрытие основного контейнера-->
</html>
Как легко заметить, теги закрываются в обратном порядке
относительно того, как они открывались, в результате чего образуется
структура вложенных друг в друга тегов, своеобразное дерево объектов, оно
называется DOM-структурой (DOM - Document Object Model).
Необходимо помнить, что HTML-разметка обрабатывается браузером,
и по сути именно от браузера зависит то, как посетитель увидит сайт, а
браузеры у посетителей могут быть разными. Стандарты того как именно
браузер должен обрабатывать HTML, CSS и JavaScript регулируются
Консорциумом Всемирной Паутины (World Wide Web Consortium, W3C), и
на их сайте можно найти стандарты обработки каждого HTML-тега и
каждого CSS-свойства.
CSS
Когда веб-мастера заметили что многие теги им приходится оформлять
одинаковым образом (например, одинаковые списки, ячейки одной таблицы
и так далее), то решили придумать инструмент для придания однотипным
элементам одинакового внешнего вида. Так появились каскадные таблицы
стилей (CSS, Cascading Style Sheets).
В CSS можно задать как глобальный стиль элементов (например,
убрать отступ всех абзацев), так и стиль конкретного элемента (задав ему
определенный класс или идентификатор).
В CSS можно обращаться к элементам по id или по классу. Например:
<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<meta
http-equiv="Content-Type"
content="text/html; charset=utf-8">
<title>
Селекторы классов и идентификаторов
<style>
/* абзацу с классом big задаем шрифт arial и
темно-бордовый цвет шрифта */
p.big {
font-family:
arial,
helvetica,
sans-serif;
color: maroon;
}
/* блоку (тегу div) с идентификатором First
задаем серебряный фон */
div#first {
background-color: silver;
}
</style>
</head>
<body>
<!-вот
у
нас
этот
блок
с
идентификатором first-->
<div id="first">
.....
</div>
<!-- а вот абзац с классом big -->
<p class="big">
.....
</p>
</body>
</html>
JavaScript
JavaScript (он же JS) - это полноценный язык программирования,
позволяющий создавать очень гибкую обработку действий пользователя,
анимацию и многое другое.
Облачные сервисы
Облачные сервисы — это сервисы, работающие на облачных
хранилищах. То есть, их не нужно устанавливать на компьютер и получать
доступ с любой точки выхода. В онлайн (облачных) хранилищах данные
хранятся на многочисленных распределённых в сети серверах,
предоставляемых в пользование клиентам, в основном, третьей стороной. В
отличие от модели хранения данных на собственных выделенных серверах,
приобретаемых или арендуемых специально для подобных целей, количество
или какая-либо внутренняя структура серверов клиенту, в общем случае, не
видна. Данные хранятся и обрабатываются в так называемом «облаке»,
которое представляет собой, с точки зрения клиента, один большой
виртуальный сервер. Физически же такие серверы могут располагаться
удалённо друг от друга географически. Среди наиболее известных облачных
сервисов: Dropbox, Miicrosoft OneDrive, Google Drive, iCloud, Яндекс.Диск.
Если привести самую простую классификацию, можно сказать, что
облачные сервисы – это: хранилища пользовательских и других файлов;
удаленные игровые сервисы; антивирусные службы; средства обработки
информации на основе веб-интерфейса. Несмотря на то что все они между
собой чем-то похожи, все же можно выделить и некоторые основные
отличия, о которых далее и пойдет речь.
Сервис облачного хранения информации
В самом простом понимании облачный сервис представляет собой не
что иное, как выделяемое дисковое пространство на удаленном сервере, где
пользователь может сохранить свои файлы и папки, загрузить их заново на
свой компьютер, производить простейшие действия по управлению ими или
открыть общий доступ для того, чтобы ими мог воспользоваться кто-то
другой. Грубо говоря, на самом деле это такой себе удаленный жесткий диск.
Выделяемое пространство, которым можно пользоваться бесплатно, в
зависимости от владельца сервиса, может варьироваться в достаточно
широких пределах. В среднем этот показатель колеблется в районе 25-30 Гб.
За больший объем придется платить. Это оправдано для бизнеса или для тех,
кто хранит музыкальные или видеофайлы, занимающие много места.
Взаимодействие с облачными службами через веб-интерфейс
Работа с облачными сервисами может быть представлена еще и в виде
взаимодействия пользователей с программным обеспечением определенного
типа посредством веб-интерфейса при подключении к серверу через
интернет. Суть такова: приложение устанавливается не на пользовательском
компьютере, а на удаленном сервере. Если требуется редактирование тех же
офисных документов, размещенных в облаке, запускается именно серверная
программа, но только в виде веб-приложения. Пользователь в браузере
может производить редактирование файла точно так же, как если бы это был
тот же MS Office, инсталлированный непосредственно на локальном
компьютере.
Игровые сервисы Облачный игровой сервис (Cloud Gaming) тоже
является одной из разновидностей таких технологий. Суть его использования
сводится к тому, что программное обеспечение онлайн-игры изначально
устанавливается на удаленном сервере, а при обращении геймера к игре
частично может загружаться на пользовательский компьютер.
Выводы
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что облачные
сервисы – это не только удобный инструмент для сохранения собственной
информации, но еще и отличное средство управления ею, работа со
множеством программ без физической их установки на собственный
терминал, одновременный доступ и редактирование файлов и, конечно же,
огромные возможности в развитии развлекательной индустрии. И это только
основные направления, по которым сейчас идет развитие облачных
технологий. Если же взять в расчет объединение вычислительных
возможностей компьютеров, в определенный момент подключенных ко
Всемирной паутине, перспективы развития и использования таких служб
выглядят весьма заманчиво.
Организация совместной работы: сервисы Google
Гугл документы (англ. Google Docs) — бесплатный онлайн-офис,
включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания
презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с
функциями
файлообмена,
разрабатываемый
Google.
Это
вебориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая
в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя.
Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на
специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это
одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым
данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к
интернету (при этом доступ защищён паролем).
Расскажем о возможностях, которые применимы во всех Google
документах: текстовых документах, электронных таблицах, презентациях и
пр.
1. Изменение настроек региональных параметров часового пояса
2. Совместная работа с документами
3. Публикация документов
4. Сохранение документов на свой компьютер
5. Как поместить готовый документ с локального компьютера в
документы Google
6. Поиск элементов в списке документов
Откройте страницу docs.google.com Если Вы предварительно не вошли
под своим аккаунтом Google, то Вас попросят ввести логин и пароль. Если у
Вас нет аккаунта Google, то на этой же странице, перейдя по ссылке «Создать
аккаунт» можно зарегистрироваться
1.Изменение настроек региональных параметров и часового пояса
Бывает иногда, что страница открывается с интерфейсом на
английском языке. Неприятность эта легко устраняется изменением языка и
часового пояса вНастройках.
В правом верхнем углу кликните по значку шестеренки (setting).
Выберите «Documents setting»
Откроется окно Setting. В строке Language поставьте Русский, а в
строке Nime zone – (GMT+04:00)Moscow+00. Потом внизу кликните по
кнопке Save.
При совместном доступе к документу соавтор может изменить
языковые настройки. Это приведет к смене выбранных по умолчанию
параметров. После того, как такое изменение произведено, оно вступает в
силу для всего документа Google и распространяется на всех работающих
над ней пользователей вне зависимости от их географического положения.
Если вы являетесь владельцем или соавтором, вы можете изменить
языковые настройки и настройки часового пояса, выполнив указанные ниже
действия.
1. Откройте таблицу.
2. Последовательно выберите пункты "Файл" и "Настройки таблицы".
3. В открывшемся окне можно изменить часовой пояс и регион.
4. Нажмите Сохранить настройки.
Пользователи с правами «Читатель» не могут изменять эти параметры,
каким бы ни было их географическое местонахождение.
2. Совместная работа с документами
Документы
Google
позволяют
нескольким
пользователям,
находящимся в разных местах, одновременно работать над одним и тем же
документом с любого компьютера, подключенного к Интернету.
Использование совместного доступа удобно применять когда команда вместе
работает над проектом и им, например, необходимо создать документ,
отслеживать ход работы в таблице, а также создать презентацию и рисунок и
предоставить доступ к ним другим пользователям, участвующим в проекте.
При этом члены команды могут жить в разных городах и работать в разное
время. Когда один человек вводит данные в свой документ, таблицу,
презентацию или рисунок, то другие могут просматривать изменения в
режиме реального времени и сразу же реагировать на них, внося свои
изменения.
2.1 Настройка совместного доступа в Документах Google
Если Вы владелец документа, то можете полностью управлять
доступом документа, предоставляя его любому числу пользователей, а так же
настроить для документа параметр видимости.
Параметры видимости документа: "Личный", "Пользователи, у которых
есть ссылка" и "Общедоступно в Интернете"
Параметры доступности документа: "Все, у кого есть разрешение",
"Пользователи, у которых есть ссылка" и "Общедоступный". Текущий
параметр доступности отображается справа от названия документа.
Личный документ
Если Вы создали новый документ, то он является Частным (личным), и
доступ к этому документу имеете только Вы. В дальнейшем можно
предоставить доступ и другим пользователям.
Настройка "Частный" рекомендуется для личных документов. Эту
настройку также можно использовать для совместной работы с узким кругом
пользователей. Для этого Вы прописываете их электронные адреса при
настройке доступа и даете права Редактора. Другой пользователь,
пытающийся открыть документ, должен будет войти в свой аккаунт Google,
чтобы подтвердить право доступа к документу.
Владельцы документов могут:
В текстовых документах, таблицах, презентациях и рисунках Google
изменять документы, таблицы, презентации и рисунки, а также
приглашать других пользователей в качестве редакторов и читателей;
удалять документы, таблицы, презентации и рисунки, что лишает
редакторов и читателей доступа к ним. После удаления документа
состоящего в общем доступе рекомендуется очистить корзину.
В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов
Google
удалять файлы или передавать права собственности на них;
загружать и удалять версии файлов.
В папках
удалять папки (при этом файлы из папки не удаляются);
добавлять новые элементы в папку.
Редакторы документов могут:
В документах, таблицах, презентациях и рисунках Google
изменять документы, таблицы, презентации и рисунки;
приглашать и удалять других редакторов и читателей (если владелец
предоставил им соответствующее разрешение);
экспортировать копию документа, таблицы, презентации или рисунка
на свой жесткий диск;
просматривать список редакторов;
копировать документ и список его редакторов.
В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов
Google
загружать и удалять версии файла;
добавлять редакторов или читателей к файлу и изменять настройки
доступа.
В папках
добавлять и удалять элементы из папки (пользователи с доступом к
этой папке перестанут видеть удаленные элементы);
добавлять или удалять редакторов и читателей из папки.
Не могут удалять папки. Они могут удалить папку из своего списка
документов, но другим пользователям эта папка будет видна.
Читатели могут просматривать и копировать документ.
2.2 Как сделать документ доступным для нескольких избранных
пользователей
Чтобы сделать документ доступным только для пользователей, у
которых есть разрешение, сделайте его «личным для меня и еще несколько
пользователей». Для этого выполните указанные ниже действия.
1. Откройте файл, а затем меню «Открыть доступ», находящееся в
правом верхнем углу документа. Выберите «Совместный доступ»
Обратите внимание, что меню «Совместный доступ» можно открыть
несколькими способами. Так же это можно сделать на странице списка
документов не открывая сам документ, для этого достаточно открыть
контекстное меню (правой кнопкой мыши) и выбрать строку Совместный
доступ»
2. Откроется окно «Настройка совместного доступа». Рядом с
текущими параметрами отображения нажмите Изменить.
3. Следущее окно «Настройка совместного доступа» Выберите «Все у
кого есть разрешение» и кликните «Сохранить»
А) Добавьте адрес электронной почты.
Б) Выберите уровень доступа Редактор или Читатель.
Г) Поставьте галочку, если хотите оповестить пользователя о настройке
этого доступа.
В) Скопируйте ссылку в буфер обмена для последующего
использования (будьте внимательны, ссылка не полностью видна в этом
окне).
Практическая работа
Управление доступом к просмотру и редактированию документа
Одна из самых привлекательных особенностей Документов Google состоит в том, что эта
служба дает возможность нескольким пользователям, находящимся в разных местах,
одновременно работать над одним и тем же проектом. Именно это и подразумевается под
«совместной работой».
Вы являетесь создателем документа, а значит, его владельцем. Вы можете:

изменять документы, таблицы и презентации, а также приглашать других
пользователей в качестве соавторов и читателей;
 удалять документы, таблицы и презентации, закрывая, таким образом, доступ к ним для
соавторов и читателей.
Примечание. Для полного удаления документа, таблицы и презентации или отмены
доступа к ним необходимо удалить их, а затем Очистить корзину.
Человек, которого вы приглашаете редактировать ваш документ, становится соавтором.
Соавтор может:



редактировать документы, таблицы и презентации;
приглашать или удалять других соавторов и читателей (если владелец дал им
разрешение на эти действия).
экспортировать копию документа, таблицы или презентации на свой жесткий диск.
Если вы не хотите, чтобы ваш документ редактировали, но вам необходимо дать человеку
возможность просмотра документа, тогда вы приглашаете его как читателя (без права
редактирования). Читатели могут:

просматривать последнюю версию документа, таблицы или презентации, но не могут
вносить изменения;
 экспортировать копию документа, таблицы или презентации на свой жесткий диск.
Предоставление совместного доступа к созданному вами и загруженному в хранилище документу
происходит с помощью меню Настройки доступа.
Совместное редактирование документов
Документы Google: данный сервис позволяет:
1. создавать в Интернете документы, электронные таблицы и презентации, а затем
просматривать и редактировать их с любого компьютера, подключенного к Интернету;
2. систематизировать документы с помощью папок в хранилище документов Google;
3. экспортировать созданные файлы на ваш компьютер;
4. загружать уже готовые файлы с вашего компьютера и размещать их в хранилище
документов Google;
5. опубликовать документ в виде веб-страницы или разместить в своем блоге;
6. предоставлять доступ к редактированию или просмотру своих документов другим
пользователям;
7. в режиме реального времени редактировать документ одновременно нескольким
людям;
8. совместно просматривать презентации;
9. обмениваться
важными документами, таблицами и презентациями между
сотрудниками компании или коллектива.
ПРИМЕР
Допустим, вам надо иметь таблицу, в которую каждый студент группы должен
вносить информацию.
Для создания такой таблицы удобно пользоваться облачным сервисом Документы
Гугл.
1. Откройте Документы Гугл (через аккаунт Гугл/Приложения Google или
Электронную почту Гугл)
2. Нажмите Таблица - Создать Пустой файл.
3. Откроется шаблон Новой таблицы. Впишите название таблицы
4. Оформите шапку таблицы, которую будут заполнять одногруппники, например:
ФИО, любимый предмет в школе.
5. Разберитесь с опциями кнопки Настройка доступа. Это очень важный пункт.
Предоставьте доступ на редактирование всем, у кого есть ссылка.
6. Старосте: создайте директорию Таблицы в директории Информатика
7. Сохраните ссылку на свою таблицу в файле "Таблица_<№ по списку студентов
группы>"
8. Старосте: предоставьте доступ к директории Таблицы в директории Информатика
Правой кнопкой мыши – появится контекстное меню
9. Выберите в папке «Таблицы» 3 таблицы с номерами, ближайшими к вашему
номеру варианта и заполните их.
10. Сделайте скриншот вашей таблицы, заполненной одногруппниками.
Создание анкет с помощью Документов Google
Кроме организации совместной работы с документами и публикации документов в сети,
сервис Документы Гугл позволяет создавать, публиковать и обрабатывать анкеты для
опросов. Анкету в данном сервисе называют ФОРМОЙ. Создать форму можно из Списка
документов или из любой таблицы.
Создание формы из Списка документов
1. Откройте Документы Гугл (через аккаунт Гугл/Приложения Google или
Электронную почту Гугл)
2. Нажмите Форма - Создать Пустой файл.
3. Откроется шаблон формы.
4. В открывшемся шаблоне вместо слов Новая форма впишите название анкеты,
ниже разместите общую информацию об анкете или небольшую инструкцию по ее
заполнению.
5. Начните писать первый вопрос. Для него уже появилась заготовка.
6. В поле Вопрос без заголовка впишите сам вопрос.
7. Поле Текст справки является необязательным, но оно может содержать
инструкцию по ответу на Ваш вопрос. Например, к вопросу «ФИО» может быть
инструкция «Укажите фамилию, а также без сокращений имя и отчество.
Например, Иванов Иван Иванович.»
8. Далее выберем тип вопроса, например:
 текст строка– создаст небольшое текстовое поле, в которое респондент
будет вписывать краткий ответ;

текст абзац – создаст текстовое поле, в которое можно писать развернутый
ответ;
 множественный выбор – создает вопрос с возможностью выбора ОДНОГО
варианта из нескольких;
 флажки – вопрос с возможностью выбора нескольких вариантов из
предложенных;
 раскрывающийся список – создаст раскрывающийся список, из которого
респондент может выбрать только один вариант ответа;
 масштаб – создаст шкалу оценивания, нужно только задать границы
оценочной шкалы;
 сетка – та же шкала, но только в виде таблицы, т.е. есть возможность
оценивания по нескольким параметрам.
9. Подумайте, нужно ли сделать этот вопрос обязательным? Если да, то включите
соответствующий переключатель.
10. Добавить новые вопросы можно, нажав кнопку + справа. Найдите, как удалить
вопрос и как отредактировать.
11. Вы можете также изменить дизайн Вашей анкеты с помощью кнопки Настроить
тему.
12. Когда анкета будет полностью готова, Вам необходимо отправить ее респондентам.
Для этого нужно нажать кнопку ОТПРАВИТЬ.
Поделиться ссылкой можно тремя способами:
a. нажмите по электронной почте при этом нужно собирать адреса
электронной почты пользователей, которым требуется отправить данную
форму;
b. скопируйте ссылку. По этой ссылке Ваша анкета откроется для
редактирования.
c. вставив HTML-код
13. Изучите пункты меню кнопок Просмотр и Настройки.
Обратите внимание, что можно сделать тест вместо анкеты (кнопка Настройки)
14. Все ответы участников анкетирования будут автоматически вставлены в таблицу,
которая доступна из Документов Гугл и по ссылке, если вы создадите ее в пункте
ОТВЕТЫ. Сделайте это.
15. Для редактирования опроса, необходимо на своей страничке документов Google
найти его название и перейти по ссылке в созданную вами анкету.
Появится таблица с вопросами и ответами на них.
16. Здесь же можно опубликовать анкету, если вы не сделали этого ранее.
17. Чтобы отредактировать вопросы анкеты нажмите кнопку «Форма» →
«Редактировать форму». Далее вы можете изменять вопросы, редактировать их
или копировать.
18. В этом же режиме можно просмотреть ответ, нажав, соответственно, кнопку
Показать сводку отчетов. Здесь ответы будут представлены в числовой форме,
процентном соотношении и в виде диаграмм. Доступной для чтения другим
пользователям можно сделать только таблицу с ответами.
Также предусмотрена возможность:



Импортировать и экспортировать данные в формате XLS, CSV, TXT и ODS (и экспортировать
в формате PDF и HTML).
Использовать интуитивно понятную навигацию и редактирование, как в любом обычном
документе или таблице.
Использовать форматирование и редактор формул в таблицах, чтобы подсчитывать
результаты и настраивать вид данных.
Дополнение. Автоматизация работы с офисным пакетом Microsoft Office. VBA.
Для решения профессиональных задач в области автоматизации работы
с офисным пакетом Microsoft Office применяется язык Visual Basic for
Application (Visual Basic для приложений).
VBA – это язык программирования, встроенный во множество
программ, от приложений Microsoft Office, Microsoft Project, Visio и AutoCad
до многочисленных специализированных приложений, предназначенных для
управления производственными процессами, учета финансовых ресурсов или
информационной поддержки клиентов.
VBA представляет собой набор средств программирования для
создания собственных программ и подгонки имеющихся приложений под
запросы пользователя.
Приложение – это полномасштабная программа, выполняющая
конкретную практическую работу (например, текстовый процессор,
электронные таблицы или приложение баз данных).
С помощью VBA можно изменять внешний вид или способ
применения имеющихся средств приложения, а также добавлять свои,
совершенно новые возможности.
Microsoft создала VBA и обеспечила поддержку VBA во всех главных
приложениях Office: Word, Excel, Access и PowerPoint.
Объектно-ориентированное программирование
Понимание объектов лежит в основе программирования в VBA,
особенно когда дело касается создания пользовательских диалоговых окон и
использования возможностей ведущего VBA-приложения.
Определения
Объектом называется любая именованная сущность, имеющая:
• свойства, т. е. установки, которые можно проверить и изменить;
• методы, т. е. действия, которые может выполнить объект, когда
программа попросит об этом;
• события, т. е. ситуации, в которых объект оказывается и на которые
может ответить заранее определенными для таких ситуаций действиями.
Коллекция – это VBA-объект специального назначения. Коллекции
предназначены для упрощения работы с набором объектов, когда этот набор
объектов нужно использовать как одно целое. Как правило, все объекты в
коллекции имеют один и тот же тип. Например, коллекция Pages состоит из
объектов Page. Однако в VBA существует родовой объект Collection,
предназначенный для хранения в нем объектов любых типов в любой
комбинации.
Формой называют любое созданное в VBA пользовательское окно.
Официально формы в VBA описываются в терминах объекта UserForm.
Каждый объект UserForm принадлежит одновременно двум коллекциям
объектов: VBA-проекту, в котором хранится форма, и коллекции UserForms,
содержащей все формы, загружаемые программой.
Свойства – это характеристики объекта. Каждое свойство хранит
информацию о некотором аспекте внешнего вида, поведения, содержимого
объекта. Главной задачей свойства является описание некоторой
характеристики объекта.
Методы – это именованные действия, которые объект может
выполнить по команде. Ввиду того, что любой метод является неотъемлемой
частью объекта, объект сам знает, что ему делать, когда вызывается метод.
Таким образом, методы – не что иное, как процедуры, привязанные к
конкретному объекту. Чтобы вызвать метод, необходимо напечатать имя
объекта, точку, а затем имя метода.
Событие представляет собой нечто, случающееся с объектом, и то, на
что объект может ответить заранее предусмотренным действием. К событиям
можно отнести следующее:
• физические действия пользователя программы, например щелчок
кнопкой мыши, перемещение курсора и т. д.;
• ситуации, в которые попадает объект в ходе выполнения программы.
Язык VBA является объектно-ориентированным. Это значит, что
многие его команды имеют особенный формат. Типичная команда VBA
имеет вид:
<Объект>.<Объект, входящий в первый объект>.<…>.<Тот объект,
с которым нужно произвести действие>.<собственно действие>
Иными словами, каждая команда пишется как бы с «конца»: вначале
определяется то, над чем надо произвести действие, – объект, а затем само
действие – метод. Разделителями компонентов команды служат знаки
«точка».
Например:
Application.activDocument.PageSetup.Orientation=wdOrientLandscape
Эта команда устанавливает альбомную ориентацию листа в документе.
Обзор типов данных VBA
Тип данных – это термин, относящийся к определенным видам данных,
которые VBA сохраняет и которыми может манипулировать. Любое
определение типа задает:
• область возможных значений типа;
• структуру организации данных;
• операции, определенные над данными этого типа.
VBA разделяет обрабатываемые данные на числа, даты, строки,
логические значения и объекты
Переменная – это имя, которое разработчик программы дает области
компьютерной памяти, используемой для хранения данных какого-либо типа.
Переменная представляет числа, текстовые данные или другую информацию,
которая точно не известна во время написания оператора, но будет в наличии
и доступна при выполнении этого оператора.
Идентификатор – это имя переменной. При выборе имени переменной
необходимо соблюдать следующие правила:
• имя переменной должно начинаться с буквы алфавита;
• после первой буквы имя переменной может состоять из любой
комбинации цифр, букв или символов подчеркивания;
• имена переменных не могут содержать символов, используемых для
математических операций, а также знака точки и пробела;
• имя переменной не должно превышать 255 символов;
• имя переменной не должно дублировать определенные ключевые
слова vba.
Самым простым способом создания переменной является
использование ее в операторе VBA. VBA создает переменную и тут же
резервирует ячейку памяти для данной переменной.
Создание переменной путем ее использования в операторе называется
неявным объявлением переменной. Все переменные, которые VBA создает
неявным объявлением переменной, имеют тип данных Variant.
VBA предоставляет возможность выполнять явное объявление
переменных. Объявлять переменные явно лучше в начале программы, как это
делается во всех языках программирования.
Явно объявить переменную можно как в начале блока, так и в том
произвольном месте, где возникла необходимость использовать новую
переменную. При объявлении переменной определяются ее тип и область
видимости – область, где имя переменной видимо и, значит, возможен доступ
к ее значению. Переменные можно объявлять на двух уровнях – уровне
процедуры и уровне модуля.
Для объявления переменных используются операторы Dim, Public,
Private и Static. Первый можно использовать на обоих уровнях, Public, Private
– на уровне модуля, Static – только на уровне процедуры.
Константа – это значение в программе VBA, которое не меняется.
Существует несколько типов констант.
Именованные константы – константы, имеющие заданное имя; это
имя имеет конкретное неизменяемое значение.
В отличие от переменной, необходимо всегда явно объявлять
именованные константы, используя ключевое слово Const.
Математические функции
Редактор VBA. Первое знакомство
Как и любые среды программирования, редактор VBA необходимо
сначала запустить. Для запуска можно использовать два способа:
1) активизировать любое приложение пакета MS Office (Word, Excel);
2) выполнить команду меню: Сервис + Макрос + Редактор Visual Basic.
Или:
1) активизировать любое приложение пакета MS Office (Word, Excel);
2) нажать комбинацию клавиш Alt+F11.
И в том, и в другом случае откроется редактор VBA (рис. 1).
В левой части окна редактора появляется строение разрабатываемого
проекта (аналог с Проводником). Необходимо обратить внимание на два
главных объекта окна: Normal и Project (Операции).
Примечание. Операции – это имя сохраненного документа в
приложении Word, т. е. в скобках будет указано имя сохраненного
документа.
Объект Normal глобальный, т. е. при работе в редакторе VBA в данном
объекте будут создаваться модули, формы и т. д., которые будут доступны
всему приложению Word. При каждом запуске Word содержимое объекта
Normal становится доступным. Вывод: в данном объекте ничего не надо
создавать!
Объект Project содержит рядом имя созданного документа, т. е. дается
подсказка, в каком документе необходимо работать и где создаются модули,
процедуры, приложения.
Операторы и выражения
Выражение – это значение или группа значений, выражающая
отдельное значение. Каждое выражение вычисляется до отдельного
значения. Выражения состоят из одной или более следующих частей:
• константы (литеральные или именованные);
• переменные (любого типа данных);
• операторы;
• массивы;
• элементы массива;
• функции.
Операторы – используются для объединения, сравнения или других
действий над определенными значениями в выражении. При использовании
оператора в выражении элементы данных, над которыми этот оператор
выполняет действие, называются операндами: большинству операторов
требуются два операнда.
Выражение используется для выполнения вычислений и сравнения
значений, для предоставления переменных в качестве аргументов различным
функциям и процедурам VBA. Используются следующие типы выражений:
• выражение типа даты – вычисляется до значения типа date;
• численное выражение – вычисляется до любого числа;
• строковое выражение – имеет результатом значение типа string;
• логическое выражение – вычисляется до значения типа boolean.
Очень важно контролировать и знать тип выражения, потому что если
выражения содержат несовместимые типы, VBA выдает ошибку времени
исполнения – ошибку несовпадения типов (type-mismatch). При обработке
выражения, содержащего различные типы данных, VBA сначала пытается
устранить любое различие типов, преобразуя значения в выражении в
совместимые типы данных. Если устранить какие-либо различия
преобразованием типов не удается, отображается ошибка времени
исполнения и процедура прекращает выполняться.
Арифметические операторы
Символы совпадения с образцом для оператора Like
Логические операторы
Чаще всего логические операторы используются для объединения
результатов отдельных выражений сравнения, чтобы создать сложные
критерии для принятия решений в процедуре, или для создания условий, при
которых группа операторов должна повторяться.
Логические операторы
Сложное (составное) выражение – это любое выражение,
образованное из двух или более выражений. Приоритеты выполнения
операций при вычислении сложных выражений такие же, как и в любом
языке программирования.
Процесс выполнения всех операторов, заключенных в структуру цикла,
один раз называется итерацией (iteration) цикла. Некоторые структуры цикла
организуются так, что они всегда выполняются заданное количество раз.
Структуры цикла, всегда выполняющиеся заданное количество раз,
называются циклами с фиксированным числом итераций (fixed iteration).
Другие типы структур цикла повторяются переменное количество раз в
зависимости от некоторого набора условий. Поскольку количество раз
повторений этих гибких структур цикла является неопределенным, такие
циклы называются неопределенными циклами (indefinite loops).
Самой простой структурой цикла является фиксированный цикл. VBA
предоставляет две различные структуры фиксированного цикла: For… Next и
For Each … Next. Обе структуры фиксированного цикла называются циклами
For, потому что они всегда выполняются для (for) заданного количества раз.
Свойства и методы объекта UserForm
Практически
во
всех
приложениях
Office
используются
пользовательские диалоговые окна. Диалоговые окна в VBA называются
формами (объект UserForms). Каждому объекту UserForm присущи
определенные свойства, методы и события, которые он наследует от класса
объектов UserForms. Диалоговые окна (формы) и элементы управления
составляют основу современного визуального интерфейса. Все элементы
управления и технология работы с ними в основном стандартизованы и
похожи для разных платформ и программных сред. Эти объекты помещены в
специальную библиотеку MSForms.
Выделим основные моменты, которые следует иметь в виду при
создании визуального интерфейса.
• Все загруженные диалоговые окна представляют коллекцию
UserForms со стандартными методами и свойствами. Элемент коллекции –
объект класса UserForm – задает отдельное окно.
• Для каждого типа элементов управления в библиотеке msforms
имеется класс объектов, имя которого совпадает с именем элемента
управления (его типа). Например, есть классы SpinButton и TextBox.
• Диалоговые окна создаются, как правило, не программно, а
визуально. Вначале создается само окно, а затем оно наполняется элементами
управления при помощи соответствующей панели элементов. Этот этап
называется этапом проектирования, и его следует отличать от этапа
выполнения, когда приложение выполняется и конечный пользователь
взаимодействует с приложением, в частности через диалоговые окна и их
элементы управления. Как только создается диалоговое окно и помещается в
него тот или иной элемент управления, в этот же самый момент
автоматически в программе появляется объект соответствующего класса, с
которым можно работать, вызывая его методы и изменяя его свойства.
На этапе проектирования, используя окно свойств, можно задать
большинство свойств как самого диалогового окна, так и всех элементов
управления, помещенных в него, кроме этого, программно необходимо
прописать все обработчики событий.
Последний момент – отладка. Для ведения отладки нужно
предварительно откомпилировать приложение и затем перейти в режим
выполнения приложения.
Для того чтобы в разрабатываемое приложение можно было добавить
форму, необходимо выполнить следующие действия:
1) запустить редактор VBA;
2) выделить правой кнопкой мыши объект Project, выполнить команду
Insert + UserForm, после чего появляются новая форма и панель элементов
Toolbox.
Рис. 11. Добавление формы
Форма как объект имеет некоторые встроенные свойства, и их можно
устанавливать или программным образом, или в Properties Window (окне
свойств) редактора VBA Методы объекта UserForm
Событие – это что-то, что может произойти с диалоговым окном или
элементом управления диалогового окна
Событийные процедуры следует записывать в модуль класса, который
является частью User Form.
Элементы управления
Объект UserForm может содержать те же элементы управления, что и
находящиеся в диалоговых окнах Word, Excel или других приложений
Windows. Элементы управления – это элементы диалогового окна,
позволяющие пользователю взаимодействовать с программой. Они
включают в себя кнопки-переключатели, текстовые поля, линейки
прокрутки, командные кнопки и т. д.
Групповая обработка файлов
Предположим, у вас есть несколько сотен файлов в формате .docx и .
docm. Например, с ними вы работали дома. Очевидно, что дома у вас
установлен Office 2007. И вот, приходит время перенести эти материалы на
рабочий компьютер. Вы обнаруживаете, что MS Office на рабочем месте так
и не обновили, а на вопросы об обновлении отвечают неопределенно. К тому
же, некоторые из ваших документов предназначаются для других
пользователей с устаревшими версиями Office - поэтому локальная
самостоятельная установка конвертера на вашем ПК проблему не решает. А
раз так - у вас есть два пути. Первый - заниматься конверсией файлов в
формат .doc вручную, и второй - поручить это дело Microsoft Word.
Как видите, алгоритм работы программы выглядит так:
Найти файл
Открыть его
Сохранить в новом формате
Закрыть
Эти шаги повторяются для каждого из файлов. Конструкции,
использованные при решении этой задачи, мы рассматривали выше, поэтому
у вас не должно возникнуть сложностей при разборе кода. Обратите
внимание на то, что директории, пути к которым использованы в программе,
должны быть созданы до ее запуска.
Вы можете доработать эту программу. Например, добавить сюда
обработчик ошибок, дать пользователю возможность выбирать места для
поиска исходных файлов и сохранения новых и т.д. Когда файл открыт, вы
можете обрабатывать его любыми средствами Microsoft Word, то есть эта
программа может послужить основой для множества программ,
направленных на групповую работу с файлами.
Пример. Копирование материалов нескольких документов в один
Предположим, у вас есть несколько документов, материалы которых
вы хотели бы скопировать в новый документ. Ядром этой задачи можно
сделать описанную выше программу для конверсии файлов. Но здесь мы
поступим по-другому. Предположим, что вы открыли все эти файлы и хотите
быстро сбросить их содержимое в новый файл.
Для решения этой задачи напишем макрос, который должен храниться
в глобальном шаблоне. При запуске макроса будет создаваться новый
документ, в который будут скопированы материалы всех остальных
открытых документов. Эту операцию можно реализовать множеством
способов, мы избрали копирование материалов через буфер обмена Windows
Здесь мы создаем новый документ, в который копируем содержимое
остальных открытых документов. Цикл обхода всех объектов коллекции
Documents, то есть открытых документов, позволяет получить доступ к
каждому открытому документу. Однако, здесь не обойтись без проверки - мы
должны обработать все открытые документы кроме того, в который
копируем данные. Для этого прежде чем начать обработку, сравниваем имя
целевого и текущего документа.
Пример. Разбиение одного документа на несколько
Задача, противоположная предыдущей. Один открытый документ
нужно разбить на несколько, руководствуясь каким-либо признаком, после
чего сохранить все документы, дав им соответствующие имена, в папку,
заданную пользователем.
Разобъем активный документ на части, по 10 абзацев каждая, и
сохраним каждую из частей в отдельном документеЗдесь мы работаем с
исходным документом, поабзацно копируя его содержимое в новый
документ. В программе использована пара переменных-счетчиков. Одна
служит для подсчета количества обработанных абзацев - она используется
как индикатор для сохранения или создания очередного файла, а вторая
выступает счетчиком номеров созданных файлов и участвует в создании
имени файла
Особенности программирования для MS Excel
Microsoft Office Excel - это популярные электронные таблицы. Обычно,
программируя для этой программы, преследуют такие цели:
Автоматизация вычислений.
Автоматизация ввода и обработки информации.
Работа с базами данных - вывод, ввод, анализ, визуализация
информации.
Анализ финансовой и другой информации.
Создание систем для организации автоматизированного ввода данных
Математическое моделирование.
В общем виде программирование в Excel похоже на работу с Microsoft
Word. Однако одно из главных отличий заключается в том, что в Excel
рабочая область листа разбита на ячейки, каждая из которых имеет
собственное имя. Имена ячеек могут быть двух видов.
Первый вид (стиль A1) - это имя, состоящее из буквенного имени
столбца и номера строки. Например, A1 - ячейка, находящаяся на
пересечении столбца А (первого) и первой строки.
Другой вид - это индексы ячеек (стиль именования R1C1 ). Для
адресации ячейки в таком стиле указывают номер строки (R - Row - строка) и
номер столбца (C - Column - столбец), на пересечении которых расположена
ячейка. Строки изначально пронумерованы, а номера столбцов начинаются с
1 - первому столбцу соответствует столбец A, второму - В и т.д. Например,
(2, 3) - это адрес ячейки, находящийся на пересечении второй строки и
третьего столбца, то есть, если переложить это на стиль A1 - получим ячейку
С2Для выполнения большинства операций в MS Excel применяются
следующие объекты.
Excel.Application (Приложение) - объект, представляющий приложение
Microsoft Excel, аналогичен Word.Application.
Workbook (Рабочая книга) - представляет рабочую книгу - аналог
документа Microsoft Word. Однако, в Word мы работаем с данными,
расположенными в документе, а в Excel на пути к данным есть еще один
объект - рабочий лист.
Worksheet (Рабочий лист) - книга в MS Excel разбита на рабочие листы.
Именно на листе расположены ячейки, которые могут хранить информацию
и формулы.
Range (Диапазон) - может быть представлен в виде одной ячейки или
группы ячеек. Этот объект заменяет множество объектов для работы с
элементами документов ( character, word и т.д.), которые применяются в
Microsoft Word. В результате работа с листом становится очень четкой и
удобной - чтобы работать с какой-либо ячейкой, надо знать лишь ее имя (в
формате A1) или адрес ( R1C1 ).
QueryTable (Таблица запросов) - этот объект используют для импорта в
Microsoft Excel информации из баз данных. Подключение к базе данных,
запрос информации и т.д. производятся средствами объекта, а итоги запроса
выгружаются на лист MS Excel в виде обычной таблицы.
PivotTable (Сводная таблица) - это особый вид электронной таблицы
Excel - она позволяет в интерактивном режиме обобщать и анализировать
большие объемы информации, в частности, взятой из базы данных.
Chart (Диаграмма) - представляет собой диаграмму. Обычно их
используют для визуализации данных. Работа с MS Excel из MS Word и
наоборотДавайте рассмотрим взаимодействие различных приложений друг с
другом. Сначала, мы займемся переносом данных из книги Microsoft Excel в
документ Microsoft Word, затем - переносом данных в обратном направлении
и использованием ресурсов Excel для проведения расчетов.
Напомню, что для такого взаимодействия нам понадобится подключить
соответствующую объектную модель в редакторе VBA с помощью средства
Tools o References.
Работа с MS Excel из MS Word и наоборот
Напишем макрос в MS Excel, который копирует содержимое
выделенного диапазона в Microsoft Word, причем каждая строка диапазона
собирается в одну текстовую строку, части которой, представляющие собой
содержимое отдельных ячеек, разделяются запятыми и пробелами, а
отдельные текстовые строки разделяются знаками перевода строки. Перед
данными из таблицы выводится строка, содержащая информацию об имени
книги и имени листа, откуда взята информация
'Переменная для хранения ссылки
'на экземпляр MS Word
Dim obj_Word As Word.Application
'Для хранения ссылки на документ
'MS Word
Dim obj_WDoc As Word.Document
'Для хранения ссылки на лист
'книги Excel
Dim obj_ESheet As Worksheet
'Для хранения ссылки на
'выделеный диапазон
Dim obj_Range As Range
'Для хранения ссылки на
'книгу MS Excel
Dim obj_Excel As Workbook
'Для строки формирования вывода
Dim str_Str As String
'Записываем в переменные
'ссылки на соответствующие им
'объекты
Set obj_Range = Selection
Set obj_ESheet = ActiveSheet
Set obj_Excel = ActiveWorkbook
'Запускаем экземпляр MS Word
Set obj_Word = New Word.Application
'Делаем его видимым
obj_Word.Visible = True
'Создаем новый документ
Set obj_WDoc = obj_Word.Documents.Add
'Активируем документ
obj_WDoc.Activate
'Собираем строку для вывода информации
'об имени книги и листа
str_Str = "Скопировано из книги " + _
obj_Excel.Name + ", с листа " + _
obj_ESheet.Name
'Выводим строку в документ
obj_Word.Selection.TypeText (str_Str)
obj_Word.Selection.TypeParagraph
'Очищаем строку
str_Str = ""
'Цикл для построчного прохода
'выделенного диапазона и сбора
'строк для вывода
For i = 1 To obj_Range.Rows.Count
For j = 1 To obj_Range.Columns.Count
str_Str = str_Str & obj_Range.Cells(i, j) & ", "
Next j
'Удаляем из строки последних 2 символа
str_Str = Mid(str_Str, 1, Len(str_Str) - 2)
'Активируем документ Word
obj_WDoc.Activate
'Выводим текст и очищаем переменную
obj_Word.Selection.TypeText (str_Str)
obj_Word.Selection.TypeParagraph
str_Str = ""
Next i
Теперь напишем макрос в MS Word, выполняющий заявленные выше
функции. Мы перенесем на лист MS Excel выделенный текст, разбив его на
слова, после чего вычислим сумму нескольких чисел, используя ресурсы MS
Excel. При этом слова будут скопированы каждое в отдельную ячейку, а весь
этот материал будет размещен в таблице шириной 10 ячеек и высотой,
которая зависит от количества слов в выделенном тексте
'Объектные переменные для MS Excel
Dim obj_Excel As Excel.Application
'Для книги
Dim obj_Workbook As Excel.Workbook
'Для листа
Dim obj_Worksheet As Excel.Worksheet
'Для текста в MS Word
Dim obj_Range As Word.Range
'Для цикла, выгружающего слова на
'лист
Dim num_Counter
'Для подсчета номера очередного слова
Dim num_Words
'Присваиваем переменной ссылку
'на выделенную область
Set obj_Range = Selection.Range
'Запустим MS Excel
Set obj_Excel = New Excel.Application
'Добавим в Excel новую книгу
Set obj_Workbook = obj_Excel.Workbooks.Add
'Присвоим переменной ссылку на первый лист книги
Set obj_Worksheet = obj_Workbook.Worksheets(1)
'Вычислим результат от деления количества слов
'нацело - то есть - сколько полных строк
'по 10 слов удастся выделить из нашего текста
num_Counter = obj_Range.Words.Count \ 10
'Цикл выгрузки
For i = 1 To num_Counter
For j = 1 To 10
'Увеличиваем на 1 номер
'выводимого слова
num_Words = num_Words + 1
'выводим это слово на лист
obj_Worksheet.Cells(i, j) = _
obj_Range.Words.Item(num_Words)
Next j
Next i
'Помимо полных строк по 10 слов
'может оказаться так, что некоторые
'слова образуют неполную строку
'вычислим ее длину
num_Counter = obj_Range.Words.Count - _
(obj_Range.Words.Count \ 10) * 10
'Цикл выгрузки последних слов
For j = 1 To num_Counter
num_Words = num_Words + 1
obj_Worksheet.Cells(i, j) = _
obj_Range.Words.Item(num_Words)
Next j
'Настроим ширину столбцов, содержащих
'выгруженные слова
obj_Worksheet.Columns("A:J").AutoFit
'Теперь - вычисления
MsgBox ("Сумма чисел 1,2,3,4 равна " & _
obj_Excel.WorksheetFunction.Sum(1, 2, 3, 4))
MsgBox ("Данные выгружены в книгу " + _
obj_Workbook.Name)
'В конце работы отобразим
'MS Excel, до этого скрытый
obj_Excel.Visible = True
Visual Basic for Applications (VBA, Visual Basic для приложений) —
немного упрощённая реализация языка программирования Visual Basic,
встроенная в линейку продуктов Microsoft Office (включая версии для Mac
OS), а также во многие другие программные пакеты, такие как AutoCAD,
SolidWorks, CorelDRAW, WordPerfect и ESRI ArcGIS.