Học phần
Hệ thống thông tin kế toán
Chương 1: Tổng quan
Hệ thống thông tin kế toán
ThS. Nguyễn Quốc Trung
Prepared by Trung Nguyen
Updated
1
1
Mục tiêu chương
Sau khi kết thúc chương, SV có thể:
−
Phân biệt khái niệm dữ liệu và thông tin
−
Giải thích các đặc tính của thông tin hữu ích
−
Mô tả các quy trình kinh doanh chủ yếu
trong doanh nghiệp
2
2
Mục tiêu chương
Sau khi kết thúc chương, SV có thể:
−
Hiểu khái niệm hệ thống thông tin kế toán và
các chức năng cơ bản của nó
−
Hiểu khái niệm cơ bản quy trình xử lý dữ
liệu
−
Hiểu sơ lược thuật ngữ ERP
3
3
1
Nội dung
1/ Khái niệm hệ thống thông tin; Dữ liệu và thông tin
2/ Nhu cầu thông tin; qui trình kinh doanh; chu trình
nghiệp vụ trong doanh nghiệp
3/ Hệ thống thông tin kế toán (AIS)
4/ Quy trình xử lý dữ liệu nghiệp vụ kinh tế của AIS
5/ Giới thiệu sơ lược ERP
4
4
Các thuật ngữ
Accounting information system
Hệ thống thông tin kế toán
Business process
Qui trình kinh doanh
Complete
Tính đầy đủ
Data processing cycle
Chu trình xử lý dữ liệu
Enterprise resource planning
Hệ thống hoạch định nguồn lực DN
Expenditure cycle
Chu trình chi phí
Financing cycle
General
systems
ledger
Chu trình tài chính
and
report Hệ thống kế toán tổng hợp và lập
báo cáo
Give-get exchange
Hoạt động trao- nhận
Goal conflict
Mâu thuẫn mục tiêu
Gold congruence
Phù hợp mục tiêu
Human resources/payroll cycle
Chu trình nhân sự/chu trình tiền
lương
5
5
Các thuật ngữ
Information overload
Quá tải thông tin
Information technology
Công nghệ thông tin
Purchase Requisition
Chứng từ yêu cầu mua hàng
Revenue cycle
Chu trình doanh thu
Relevant
Tính thích hợp
Reliable
Tính tin cậy
Source document
Chứng từ gốc
Transaction
Nghiệp vụ
Transaction cycle
Chu trình nghiệp vụ
Turnaround document
Chứng từ luân chuyển
Timely
Tính kịp thời
Value of information
Giá trị của thông tin
Verifiable
Có khả năng kiểm chứng được
Understandable
Có thể hiểu được
6
6
2
1.1 Hệ thống thông tin
•
Hệ thống: là một tập hợp các thành phần có
quan hệ tương tác với nhau nhằm đạt mục tiêu
•
Một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con
(subsystems)
A
D
Mục tiêu
B
C
7
7
1.1 Hệ thống thông tin
•
Mâu thuẫn mục tiêu (Goal conflict) Khi mục tiêu
của hệ thống con này không nhất quán/không
phù hợp với mục tiêu của hệ thống con khác
hoặc của tổng thể hệ thống
•
Phù hợp mục tiêu (Goal congruence) Khi hệ
thống con đạt được mục tiêu của riêng nó và
đồng thời đóng góp để đạt được mục tiêu tổng
thể của hệ thống/ doanh nghiệp/tổ chức
8
8
1.1 Hệ thống thông tin
•
Hệ thống thông tin (Information systems) (p.685) là
1 cách thức tổ chức để thu thập, xử lý, quản lý dữ
liệu và cung cấp thông tin nhằm đạt mục đích của tổ
chức (organization)
Dữ liệu
đầu vào
Lưu trữ
Xử lý
Thông tin
đầu ra
Xử lý
9
9
3
1.1 Hệ thống thông tin
•
Khái niệm dữ liệu, thông tin
Dữ liệu (Data) là các sự kiện/vấn đề được thu thập,
ghi nhận, lưu trữ và xử lý bởi hệ thống thông tin
− Thông tin (Information) là những dữ liệu đã được
tổ chức và xử lý để cung cấp ý nghĩa và gia tăng
việc tạo quyết định
− Tất cả các tổ chức đều cần thông tin để đưa ra các
quyết định hữu hiệu
− Các dữ liệu, thông tin mà tổ chức cần thu thập và
xử lý, quản lý đều gắn với qui trình kinh doanh
trong một tổ chức
→ So sánh Dữ liệu và Thông tin?
−
10
10
1.1 Hệ thống thông tin
•
Giá trị thông tin
−
Giá trị của thông tin (Value of Information) Là lợi
ích của thông tin tạo ra trừ đi chi phí tạo thông tin
−
Lợi ích của thông tin gồm: giảm sự không chắc
chắn, gia tăng việc ra quyết định, gia tăng khả
năng lập kế hoạch và hoạt động thực hiện kế hoạch
11
11
1.1 Hệ thống thông tin
•
Giá trị thông tin
−
Các đặc tính của thông tin hữu ích (p.4)
▪
Thích hợp (Relevant) giảm sự không chắc chắn, cải
thiện việc ra quyết định, hoặc khẳng định hoặc
chỉnh sửa các kỳ vọng trước đó
▪
Đáng tin cậy (Reliable) không sai sót, không thiên
vị, trình bày chính xác các sự kiện hoặc hoạt động
của DN
▪
Đầy đủ (Complete) Không bỏ qua các khía cạnh
(aspects) quan trọng của sự kiện hoặc hoạt động mà
nó đo lường
12
12
4
1.1 Hệ thống thông tin
•
Giá trị thông tin
−
Các đặc tính của thông tin hữu ích
▪
▪
▪
▪
Kịp thời (Timely) Cung cấp kịp thời cho người ra
quyết định để ra quyết định
Có thể hiểu được (Understandable) Trình bày trong
hình thức dễ hiểu (intelligible), có thể sử dụng được
(useful)
Có thể kiểm chứng (Verifiable) Hai người có kiến
thức và độc lập tạo ra thông tin giống nhau
Có thể truy cập (Accessible) Thông tin sẵn sàng với
người dùng khi họ cần và được thể hiện trong hình
thức người dùng có thể sử dụng được
13
13
1.1 Hệ thống thông tin
•
Giá trị thông tin (Problem 1.4)
−
Quá tải thông tin (Information overload) là hiện
tượng khi lượng thông tin cung cấp cho người sử
dụng quá nhiều so với nhu cầu và khả năng họ có
thể tiếp nhận và xử lý, dẫn tới kết quả làm giảm
chất lượng quyết định của người sử dụng và tăng
chi phí tạo thông tin của hệ thống
14
14
•
1.2 Nhu cầu thông tin và quy trình
kinh doanh
Ví dụ table 1-2, p.5
15
15
5
1.2 Nhu cầu thông tin và quy trình
kinh doanh
•
Nhu cầu thông tin và mối tương tác với các bên
liên quan
−
Khi thực hiện các quy trình kinh doanh, có sự
tương tác giữa DN với nhiều đối tác cả bên trong
và bên ngoài DN
16
16
1.2 Nhu cầu thông tin và quy trình kinh doanh
•
Quy trình kinh doanh (Business process) là một
tập hợp:
−
−
•
•
Các nhiệm vụ (tasks), các hoạt động (activities) có
cấu trúc, kết hợp và liên quan với nhau;
Được thực hiện bởi con người hoặc thiết bị nhằm
giúp hoàn thành mục tiêu nhất định của tổ chức
Hầu hết các hoạt động trong qui trình kinh doanh
là các cặp sự kiện liên quan tới hoạt động traonhận (give- get exchange)
Hoạt động trao- nhận (give- get exchange) là các
nghiệp vụ (transaction) xảy ra trong các tổ chức/
doanh nghiệp
17
17
1.2 Nhu cầu thông tin và quy trình
kinh doanh
Mối quan hệ
giữa nhu cầu
thông tin và
quy trình kinh
doanh
theo
mối tương tác
giữa DN và
các bên liên
quan (Figure
1-1 p.6)
18
18
6
1.3 Chu trình nghiệp vụ - transaction cycles
•
•
•
Nghiệp vụ (transaction) là 1 thỏa thuận hoặc thực
hiện giữa 2 đối tác để trao đổi hàng hóa, dịch vụ
hoặc các sự kiện khác có thể đo lường bằng nội
dung kinh tế (economic terms)
Các hoạt động trao-nhận có thể được nhóm lại
thành các nhóm nghiệp vụ (transaction) liên quan
xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp; được
gọi là chu trình nghiệp vụ (transaction cycles)
Chu trình nghiệp vụ hay quy trình kinh doanh là
các hoạt động trao-nhận chủ yếu xảy ra thường
xuyên trong hầu hết các doanh nghiệp
19
19
1.3 Chu trình nghiệp vụ - transaction cycles
•
Các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên trong DN có
thể chia thành 5 nhóm chính, bao gồm
−
−
−
−
−
•
Chu trình doanh thu (Revenue cycle)
Chu trình chi phí (Expenditure cycle)
Chu trình sản xuất/chuyển đổi (Production or
conversion cycle)
Chu trình nhân sự (Human resources/payroll cycle)
Chu trình tài chính (Financing cycle)
Các nghiệp vụ cần được xử lý để cung cấp thông
tin cho người dùng liên quan
20
20
1.4 Hệ thống thông tin kế toán
•
Hệ
thông
thông
tin
kế
toán
(Accounting
Information System – AIS) là hệ thống thu thập,
ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra thông
tin cho việc ra quyết định
•
AIS có thể là hệ thống thủ công hoặc hệ thống trên
nền máy tính
21
21
7
1.4 Hệ thống thông tin kế toán
•
AIS có 6 thành phần
−
−
−
−
−
−
Con người (people) sử dụng hệ thống
Quy trình, thủ tục, hướng dẫn (procedures and
instructions) dùng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ
liệu
Dữ liệu (data)
Phần mềm (software)
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (information
technology infracstructure)
Kiểm soát nội bộ và phương thức bảo mật (internal
controls and security measures) để đảm bảo an
toàn cho AIS
22
22
1.4 Hệ thống thông tin kế toán
•
Chức năng
−
Thu thập và lưu trữ dữ liệu về các hoạt động,
nguồn lực và người tham gia
−
Chuyển dữ liệu thành thông tin để người dùng ra
quyết định
−
Cung cấp kiểm soát đầy đủ và phù hợp để đảm
bảo an toàn tài sản và dữ liệu
23
23
1.4 Hệ thống thông tin kế toán
•
Giá trị
−
AIS được thiết kế tốt sẽ gia tăng giá trị cho tổ chức
▪
Cải thiện chất lượng và giảm chi phí của sản phẩm
hoặc dịch vụ
▪
Cải thiện hiệu quả
▪
Chia sẻ tri thức
▪
Cải thiện sự hữu hiệu và hiệu quả của chuỗi cung
ứng
▪
Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ
▪
Cải thiện việc ra quyết định
24
24
8
1.5 Hệ thống kế toán và chu trình xử lý nghiệp vụ
•
Việc xử lý nghiệp vụ được thực hiện qua quy trình
xử lý dữ liệu, gồm 4 hoạt động: Tạo dữ liệu đầu vào
(Data input); lưu trữ dữ liệu (Data storage); xử lý dữ
liệu (Data processing) và cung cấp thông tin
(Information output)
Quy trình, thủ tục, hướng dẫn, KSNB
Lưu trữ dữ
liệu
Sản xuất
Tạo dữ
liệu đầu
vào
Kinh doanh
Xử lý
dữ liệu
Cung cấp
thông tin
25
25
1.5 Hệ thống kế toán và chu trình xử lý nghiệp vụ
Mục tiêu của
doanh nghiệp
Hệ thống
thông tin kế
toán (AIS)
Dữ liệu
AIS
Khái niệm
AIS
Cung cấp
thông tin
26
26
1.5 Hệ thống kế toán và chu trình xử lý nghiệp vụ
HTTT sản
xuất
HTTT
kế toán
…
HTTT
tài chính
HTTT
bán hàng
Hệ thống thông tin
27
27
9
1.6 Hệ thống ERP (Enterprise resource
planning systems)
HT thông tin
khác
HT thông tin
kế toán đơn lẻ
•
Tích hợp: Kết hợp và quản lý tự động các phân hệ xử lý
(modules)
Một CSDL
Quy trình kinh doanh
− Các nguồn lực
−
−
HT ERP
28
28
1.6 Hệ thống ERP (Enterprise resource
planning systems)
•
Các phân hệ cơ bản của ERP
−
−
−
−
−
−
−
−
Tài chính (hệ thống sổ cái và báo cáo)
Nguồn nhân lực và tiền lương
Bán hàng
Mua hàng
Sản xuất
Quản lý dự án
Quản lý mối quan hệ khách hàng
Công cụ hệ thống
29
29
1.6 Hệ thống ERP (Enterprise resource
planning systems)
30
30
10
Bài tập
•
Quiz
•
Problems
−
−
−
−
•
•
1→2, 4→5,7→10
1.1
1.4
1.8
C1_AIS_C1_R
C1_AIS_C2_R
31
31
32
32
11