Facultatea de Jurnalism şi Ştiinţele Comunicării
Universitatea din Bucureşti
Specializarea Ştiinţele Comunicării
Nivel licenţă
Organizarea
evenimente
publice
Titular de curs:
Asist. univ. dr. Antonia Matei
de
de
relații
Acest material este protejat prin Legea dreptului de autor şi a
drepturilor conexe nr. 8 din 1996, cu modificările ulterioare.
Dreptul de autor îi aparţine Antoniei Matei. Facultatea de Jurnalism
şi Ştiinţele Comunicării, Universitatea din Bucureşti, are dreptul de
utilizare a acestui material.
Nici o parte a acestui material nu poate fi copiată, multiplicată,
stocată pe orice suport sau distribuită unor terţe persoane, fără
acordul scris al deţinătorului dreptului de autor.
Citarea se face numai cu precizarea sursei.
Organizare de evenimente de relații publice
2
INTRODUCERE
”Suntem în domeniul creării de amintiri” (Gene Columbus,
Manager, Walt Disney Entertainment Staffing)
Festivaluri, conferințe, lansări de produse, lansări de carte,
worshopuri, conferințe sau briefinguri de presă toate sunt
evenimente cu care deja ne-am obișnuit, evenimente intrate în
calendarul și în rutina aproape zilnică. Un subdomeniu al relațiilor
publice, organizarea de evenimente a luat o amploare deosebită
în ultimii ani, nu numai în lume, dar și în România. Organizarea de
evenimente se dovedește a fi un bun instrument pentru guverne
sau autorități locale, pentru corporații, pentru firmele de mai mici
dimensiuni, dar nu numai de a-și promova imaginea în rândul unui
anumit public țintă.
In spatele camerelor de luat vedere, a aparatelor de fotografiat, a
aplauzelor și a strălucirii pe care au evenimentele de succes se
află echipe întregi de oameni și mii de ore de organizare.
Planificarea unui eveniment de relații publice, fie că este vorba de
evenimente corporative, sociale, culturale sau de orice altă natură,
necesită foarte multă muncă de coordonare. Și, ca în orice altă
activitate pe care o presupun relațiile publice, și organizarea de
evenimente înseamnă luarea unor decizii informate, inteligente,
responsabile și etice.
Nota de examen este formată din:
- nota celor trei lucrări de verificare, de la sfârsitul fiecărei unități
de învățare (50%)
- nota de la proiectul final (50%): planificarea de la A la Z la unui
eveniment de relații publice
Dacă una dintre teme nu este făcută de către student, ci este
copiată, nota finală este 1 (unu).
Organizare de evenimente de relații publice
3
Unitatea de învăţare 1
LUMEA EVENIMENTELOR.
CUPRINS
1.1 Definiții
1.2 Tipuri de evenimente
1.3 Trăsături ale evenimentelor de relații publice
1.4 Scopuri și obiective
1.5 Managementul evenimentului
1.6 Echipa
OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE 1
După studiul acestei unităţi de învăţare veţi reuşi să:

Să înțelegeți ce înseamnă un eveniment de relații publice

Să descrieți tipuri de evenimente

Să știți care sunt îndatoririle și calitățile unui manager de eveniment
Organizare de evenimente de relații publice
4
1.1 Definiții
În sensul cel mai banal, un eveniment se referă la o întâmplare la
care se întâlnesc mai multe persoane, cu preocupări și interese
similare, având un obiectiv comun, într-un loc și la o dată prestabilite. Workshopuri, conferințe de presă, seminarii, lansări,
festivaluri, târguri, gale, strângeri de fonduri, prezentări, etc toate
intră în marea categorie a evenimentelor și toate au nevoie de o
bună organizare pentru a-și îndeplini scopurile și obiectivele
propuse. Astfel, un eveniment este caracterizat atât de producție,
cât și de consum și ”poate fi văzut ca un element de atracție
pentru participanți, oferindu-le ceva de făcut și un motiv de
participare, iar ele sunt acum o parte a dezvoltării turismului”
(Tassiopoulos, Johson, p. 77).
Domeniul evenimentelor este atât de vast încât este imposibil să
există o definiţie care să includă toate variantele şi subvariantele
de evenimente. De-a lungul timpului, cercetătorii au oferit
numeroase definiţii tocmai datorită diversității pe care ele o
presupun, dar în general, ele se referă la trăsăturile
evenimentelor. Unele se centrează în jurul participanților, pentru
că, fără aceștia un eveniment nu poate avea loc, altele asupra
activităților, asupra impactului sau a unicității: ”Oricât de mult ar
încerca cineva, este imposibil să recreăm un eveniment; prin
definiție, ele au loc o singură dată. Cu toate că evenimentele
planificate pot fi similare ca formă, unele aspecte de design sau
program vor asigura faptul că evenimentul este o experiență
diferită. Și nu numai asta, dar și așteptările, atmosfera și atitudiile
invitaților și participanților vor fi mereu diferite, indiferent de
program sau loc. Această unicitate a evenimentelor le face
atractive, captivante, de aceea realizarea unei imagini de tipul ”o
dată în viață” este scopul fiecărui organizator” (Getz, 2007, pp. 18
– 19).
Unii cercetători realizează o distincție între evenimente și
evenimente speciale, acestea din urmă fiind ”un fenomen ce s e
naște din ocaziile ieșite din rutină cu obiective culturale, personale,
organizaționale sau de distracție, deosebite de activitățile zilnce
obișnuite, a cărui scop este informarea, celebrarea, distrarea sau
provocarea” (Shone și Parry, 2004, p. 3). Evenimentele speciale
sunt așadar acele evenimente care ies din rutina zilnică,
evenimente care nu se organizează mereu și la care luăm parte
destul de rar. Chiar dacă lumea actuală este înțesată de
festivaluri, expoziții, workshopuri, seminarii, conferințe și alte
Organizare de evenimente de relații publice
5
evenimente speciale o persoană nu participă zi de zi la astfel de
acțiuni.
Câteva diferențe între evenimente sunt (Kilkenny, 2011):

Tipul de eveniment organizat

Obiectivele pentru care s-a organizat evenimentul

Cine participă la eveniment (câte persoane, vârsta, statut
social)

Amplasamentul (înăuntru/afară, stilul)
Ce este organizarea de evenimente de relații publice?
Organizarea de evenimente este un domeniu extrem de dinamic,
un domeniu în care provocările apar la tot pasul, un domeniu în
care profesioniștii învață și se formează cu fiecare eveniment în
parte pentru că, scopul lor este de a crea evenimente de cea mai
bună calitate. Astfel, industria a devenit din ce în ce mai
profitabilă, o adevărată afacere generatoare de profit și slujbe
pentru că impactul organizării unui eveniment nu este doar la
nivelul firmei respective de relații publice, ci, vorbim de un impact
social, economic, cultural, dar și de mediu la nivelul întregii
comunități prin cheltuielile adiționale pe care le presupune un
eveniment (cazare, mâncare și băutură, cumpărături sau consum
cultural). Există prejudecata că evenimente de relații publice se
referă doar la acele evenimente care se adresează strict presei.
Vom vedea că acest lucru este complet greșit, deoarece
evenimentele de relații publice se pot adresa unor publicuri
diverse.
Să ne reamintim una dintre definițiile relațiilor publice care
subliniază faptul că acestea ”sunt arta și știința socială de a
analiza trenduri, de a prezice consecințele lor, de a consilia liderii
unei organizații și de a implementa programe planificate care vor
servi atât interesului organizației, cât și pe cel al publicului” (Wilcox
et al., 1992, p. 6). Printre numeroasele activități pe care trebuie să
le îndeplinească un specialist în relații publice, se numără și
organizarea de evenimente speciale, printre care: ”pregătirea și
coordonarea conferințelor de presă, inaugurărilor unor obiective
sau lansărilor de programe, aniversărilor, campaniilor de strângere
de fonduri, vizitelor, concursurilor, etc” (Coman, 2006, p. 15).
Organizare de evenimente de relații publice
6
Berlin, Cape Town, Chicago, Copenhaga, Dubai, Edinburgh,
Vancouver, New York, Paris, Londra, Geneva sunt doar câteva
dintre cele mai bine cotate și cele mai dezvoltate orașe în industria
organizării de evenimente și, în același timp orașe cu un turism
extrem de dezvoltat. Cooper et al. (2005, pp. 246–247)
menționează câteva dintre elementele pozitive de impact social
ale evenimentelor:

Cultivarea mândriei comunitare

Crearea unei conștiințe socioculturale

Dezvoltarea infrastructurii

Sprijin sociocultural direct
De exemplu, Festivalul de muzică din Glastonbury, Anglia
produce, per total, 1 miliard de lire sterline (Robinson, Wale,
Dickson, 2010, p. xiii). În 2012, în Statele Unite ale Americii,
orgnizarea de eveniment a produs un profit de 6 miliarde dolari 1,
iar, în același an în România, industria evenimentelor a generat
venituri de 350 de milioane de euro 2, în ciuda problemelor
economice. De fapt, o cuantificare exactă a cât generează
industria evenimentelor este imposibilă din cauza nenumăratelor
ramificații pe care ea le presupune, dar cert este că organizarea
de evenimente este o afacere extrem de profitabilă, atât pentru
companiile private, cât și pentru stat și autoritățile locale.
Judy Allen, o veterană a domeniului, compară organizarea unui
eveniment cu regizarea unui film și, ”deși nu creați un film de
Oscar, este mereu important să vă amintiți că realizați un
eveniment care poate fi o amintire pentru toată viața pentru
cineva. Orice eveniment, fie că este pentru 50 de persoane sau
2.000 trebuie să fie la fel de detaliat ca producerea unui film”
(Allen, 2009, p.2).
Astfel, organizarea de evenimente de relații publice este un proces
amplu pe care o persoană sau o echipă trebuie să îl parcurgă
pentru a se asigura că evenimentul este gândit, coordonat și pus
în practică în conformitate cu scopurile și obiectivele sale. ”Este un
proces care începe cu conceptualizarea evenimentului şi care
continuă cu diverse faze ale planificării, în cadrul cărora ideile sunt
puse în acţiune. Acest proces este o parte integrantă a
managementului evenimentului” (Carter, 2012, p.5).
1
http://www.ibisworld.com/industry/party-event-planners.html?partnerid=prweb
http://www.agerpres.ro/media/index.php/economic/item/223920-Ambasadorii-MICE-si-cei-ai-turismuluiimpreuna-pentru-a-pune-Romania-pe-harta-industriei-de-evenimente.html
2
Organizare de evenimente de relații publice
7
1.2 Tipuri de evenimente
O dată cu dezvoltarea industriei și tipurile de evenimente s-au
dezvoltat extrem de mult, ele fiind, în acest moment foarte
diversificate. Una dintre cele mai simple clasificări este cea oferită
de Shone și Parry (2004, p. 7) care împart evenimentele speciale
în patru mari grupuri. Aceste categorii însă nu sunt perfect
delimitate unele de celelalte, ci, din contră, ele au trăsături care se
întrepătrund. De asemenea, ele pot fi singulare sau organizate
într-o serie de evenimente.

Evenimente organizaționale – sunt evenimente comerciale,
de vânzări

Evenimente culturale – evenimente ceremoniale, sacre, de
artă și folclor

Evenimente recreative – evenimente sportive, evenimente
de relaxare și distracție

Evenimente personale – aniversări, zile de naștere, nunți
La acestea se mai adaugă:

Evenimente politice și ce țin de stat – summituri, vizite de
stat, întruniri sau congrese politice

Evenimente educaționale și științifice – conferințe, seminare
cu scopuri educaționale (Getz, 2008, p. 404)

Evenimente de afaceri şi corporative – acele evenimente
care sprijină obiectivele unei afaceri

Strângeri de fonduri sau alte evenimente legate de cauze
caritabile

Evenimente de marketing – evenimente comerciale care
facilitează
întâlnirea
dintre
cumpărători
şi
producători/vânzători pentru a crea vizibilitate unui serviciu
sau produs comercial (Berridge, 2007)
O categorie extrem de importantă, mai ales pentru un profesionist
în relaţiile publice o reprezintă evenimentele pentru presă. Este
vorba despre evenimentele dedicate exclusiv jurnaliştilor,
evenimente la care, eventual, mai pot participa specialişti, dacă
aceştia ajută la o mai bună comunicare a mesajului companiei, dar
nu publicul larg. Din această categorie fac parte: conferinţe de
presă, briefinguri de presă, excursii de presă, PR blitz-uri. Această
categorie va fi analizată pe larg în cadrul Unității 3.
Organizare de evenimente de relații publice
8
Joe Goldblatt propune o altă tipologie a evenimentelor în funcţie
de tematica lor (2002, pp. 10 - 14)

Evenimente civice
Sunt evenimente care se bazează pe tradiții culturale, religioase și
de ritual. Se referă mai ales la ceremoniile care sunt organizate cu
scopul de a comemora sau aniversa anumite evenimente sau
persoane din trecut. Exemplu: parada militară organizată în fiecare
an de Ziua Națională a României

Expoziții
Pot fi private sau publice, au o adevată istorie și sunt într-o
continuă dezvoltare. Mai nou, expozițiile au devenit evenimente
multisenzoriale, îmbinând elemente educaționale și de distracție.

Târguri și festivaluri
Reprezintă o modalitate eficientă de a promova produse culturale
sau de consum

Evenimente de marcă (Hallmark events)
Sunt evenimente majore ”dezvoltate în principal pentru a crește
atenția, interesul și profitabilitatea unei destinații turistice pe
termen scurt sau lung. Astfel de evenimente se bazează pe
succesul, unicitatea, statutul sau seminificația lor în timp pentru a
crea interes sau a atrage atenția” (Ritchie, J.B.R., 1984 apud. Hall,
1989, p. 263). Dezvoltarea Jocurilor Olimpice este un exemplu
elocvent despre cum s-au dezvoltat în ultima perioadă
evenimentele de marcă în ultima perioadă.

Evenimente ale industriei ospitaliere
Hotelurile din întreaga lume au devenit parte a organizării de
evenimente nu numai prin inchirierea de săli și camere, ci și prin
implicarea lor directă în domeniu. Astfel, ele dispun acum de
oferte complete pentru planificarea unui eveniment, devenind
astfel adevărați concurenți pentru firme.

Întâlniri și conferințe
Dezvoltarea afacerilor din toate domeniile și globalizarea lor a dus
la o creștere importantă a întâlnirilor și conferințelor (locale,
naționale și internaționale). În toate domeniile se desfășoară
întâlniri între parteneri sau potențiali parteneri de afaceri,
conferințe sau convenții ale profesioniștilor în care se iau decizii,
au loc dezbateri, schimburi de idei şi informaţii.
Organizare de evenimente de relații publice
9

Evenimente retail
Sunt gândite pentru a atrage potențiali cumpărători – ”În zilele
noastre, comercianții sunt mai perspicace, se bazează și pe
cercetări de marketing pentru a gândi evenimente promoționale pe
termen lung care utilizează o abordare integrată, combinând un
eveniment live cu publicitate și promoții” (Goldblatt, 2002, p. 12).
Un astfel de exemplu este organizarea la scară mondială a
evenimentului Black Friday, ziua neagră a cumpărăturilor
organizată vinerea de după sărbătoarea de Thanksgiving în
Statele Unite, dar preluată în multe țări occidentale. Evenimentul
atrage mulțimi de oameni în cautarea de reduceri masive la
diverse produse.

Evenimente - celebrări
Se referă mai ales la acele evenimente marcante în viața unei
persoane: botez, nuntă, căsătorie de argint/aur.

Evenimente sportive
Acesta este unul dintre domeniile în care evenimentele au luat o
deosebită amploare. Analizând cazul Marii Britanii Bowdin et al.
(2006) atrag atenţia asupra faptului că evenimentele sportive ajută
la crearea unei identităţi naţionale şi sunt importante pentru
creşterea turismului. Acest tip de evenimente atrage mereu atenţia
presei și datorită suprapunerii cu elementele de divertisment şi
relaxare. La deschiderea sau închiderea marilor evenimente
sportive au loc concerte și spectacole de artificii. Cupa mondială
la fotbal este un astfel de eveniment sportiv cu un mare impact
economic pentru locurile unde se desfășoară, dar și pentru
economia globală. Doar în primele 24 de ore de la punerea în
vânzare a biletelor pentru Cupa Mondială din Brazilia 2014 a fost o
cerere de 2.3 milioane de bilete.

Evenimente turistice
Un alt fenomen al ultimilor decenii, un rezultat al amplului proces
de globalizare, evenimentele turistice au devenit și ele o industrie
profitabilă. Evenimentele speciale atrag numeroşi turişti, cresc
vizibilitatea unui oraş sau a unei regiuni, oferă o experienţă socială
deosebită (Jago şi Shaw, 1999). Pe lângă Târgul de Turism al
României, eveniment cu două ediții, de primăvară și iarnă, se
organizează numeroase alte evenimente ce aduc în prim plan
cultura, arta și muzica românească, precum și târguri de produse
tradiționale, toate pentru a atrage turiști.
Organizare de evenimente de relații publice
10
Temă de reflexie 1.1
Conţinutul temei de reflecţie
1.1.1 Idenificați un eveniment din orașul dumneavoastră care are
caractersticile necesare pentru a deveni un eveniment de marcă.
Oferiți cinci argumente.
1.1.2 Care este evenimentul turistic care atrage cel mai mare număr
de persoane din țara dumneavoastră? De ce?
1.1.3 Care credeți că este perioada în care se organizează cele mai
multe strângeri de fonduri? Care este motivul pentru care ați ales
perioada respectivă?
Craven și Golabowski (2006, p. 7) propun și ei o clasificare a
evenimentelor în:

Conferințe – se țin, de obicei, pentru scopuri educaționale și
reunesc oameni care provin din aceeași disciplină sau
industrie

Congrese (sau convenții – termen folosit mai ales în Statele
Unite ale Americii) – sunt adunări ale unor reprezentanți
pentru a stabili o platformă, a selecta candidați sau pentru a
lua măsuri legale

Expoziții sau târguri – sunt gândite pentru a comunica
servicii și produse mai degrabă pentru un public larg

Evenimente speciale – numeroase evenimente intră în
această categorie de la banchete, concerte, festivaluri,
strângeri de fonduri, parade, dezbateri politce, evenimente
sportive, etc

Evenimente
corporative
sau
instituționale
–
se
concentrează asupra schimbului de informații, rezolvarea
de probleme și luarea unor decizii: întâlniri ale acționarilor,
întâlniri ale angajaților, sesiuni de vârzări.
Un alt criteriu de clasificare a evenimentelor poate fi și în funcţie
de complexitatea acestora (Shone, Parry, 2004), pornind de la
cele individuale (cele mai puțin complexe) și ajungând până la
evenimente internaționale (cele atât de complexe încât necesită
Organizare de evenimente de relații publice
11
mult timp de organizare și implică echipe mari de personal). Astfel,
există evenimente:

Invidividuale: Zi de naştere, nuntă

De grup: o sărbătoare locală organizată într-un oraş mic

Organizaţională: o sesiune de traning, o convenţie a unui
partid politic

Multi-organizaţională: întâllnirea anuală a unei anumite
profesii

Naţională: Târgul de carte Gaudeamus

Internaţională: Jocurile Olimpice, Festivalul de Film de la
Cannes
Temă de reflecție 1.2
Conţinutul temei de reflecţie
1.2 Oferiți câte un exemplu de eveniment de:
 Grup
 Organizaţional
 Multi-organizaţional
 Naţional
 Internaţional
1.3 Trăsături ale evenimentelor
Evenimentele, chiar şi cele de acelaşi tip, sunt deosebite unele de
celelalte. Însă, fie că vorbim de un festival, de o conferinţă, de o
strângere de fonduri, de o reuniune politică, ele au anumite
trăsături generale:

Unicitate
Acesta este elementul cheie evenimentelor speciale. Chiar dacă
este vorba despre același tip de eveniment, modul de realizare nu
poate fi identic. Uneori diferă participanții, alteori amplasamentul,
designul, tematica, etc. De exemplu festivalurile sau târgurile
devenite o tradiție încearcă să aducă ceva nou în fiecare an, chiar
Organizare de evenimente de relații publice
12
dacă formatul rămâne același. Târgul Gaudeamus Carte de
Învățătură, ajuns în 2013 la cea de a 20-a ediție propune în fiecare
an un număr mare de lansări de carte, în același spațiu într-o
perioadă de 5 zile. De fiecare dată însă, organizatorii aduc ceva
nou ca design, expozanții propun alte titluri, sunt organizate
lansări și acțiuni deosebite.

Perisabilitate
Caracaterul unic al unui eveniment este în strânsă legătură cu
persisabilitatea sa pentru că, în general, evenimentele există
pentru o scurtă perioadă de timp și nu pot fi repetate exact în
același mod. O conferință de presă ține aproximativ o oră, un
workshop câteva ore, o adunare a acționarilor o zi, iar unele
festivaluri durează câteva zile. Toate sunt perioade foarte scurte.
În plus, multe din elementele de logistică utilizate la un eveniment
nu mai pot fi folosite. Un banner de genul ”A 10-cea conferință
națională de oftalmologie” nu va putea fi folosit și la conferința
națională de pediatrie sau, anul următor pentru aceeași conferință
de oftalmologie.

Ambianță
Dintre toate trăsăturile aceasta este cea mai importantă pentru
realizarea scopului propus. Un eveniment cu ambianța potrivită
poate avea un succes extraordinar, precum și viceversa, un
eveniment cu o ambianță nepotrivită se dovește un adevărat eșec.
Printre elementele care ajută la crearea unei atmosfere plăcute
sunt: muzica (live sau înregistrată) potrivită cu ocazia,
decorațiunile, mâncarea, băutura și, cel mai important,
participanții. Toate celelalte elemente pot fi perfecte pentru a crea
ambianța ideală dacă participanții nu reușesc să interacționeze
unii cu alții.

Multă muncă
Nu există evenimente ”ușoare” în termeni de planificare. Toate
evenimentele, de dimensiuni mai mici sau mai mari, presupun
concentrare și multă muncă de organizare. Elementele lăsate la
voia întâmplării vor strica și un eveniment mic și unul mare. Sigur,
cu cât este vorba de un eveniment mai complex cu atât trebuie
luate în calcul mai multe elemente (sonorizare, muzică, mâncare
și băutură, mai mult personal, etc). Diferența între evenimentele
de mici și de mari dimensiuni constă mai ales în timpul alocat
organizării. Pentru o conferință de presă hotărâtă din timp o lună
este suficientă ca organizare, în timp ce, pentru un eveniment
Organizare de evenimente de relații publice
13
precum Festivalul Internațional George Enescu este nevoie de doi
ani de organizare. Dar, pentru ambele, managerul și echipa sa
trebuie să depună multă muncă pentru ca evenimentul să fie un
succes.

Perioadă de timp fixă
Așa cum am menționat deja la perisabilitate, evenimentele se
desfășoară pentru o anumită perioadă de timp, bine stabilită
dinainte. Această perioadă de timp este foarte importantă
deoarece întreaga organizare se construiește pornind de aici. Un
eveniment de o oră este organizat într-un anume fel, un eveniment
de 4 ore este gândit altfel, în timp ce un eveniment de câteva zile
presupune cu totul alte elemente de logistică, buget, personal, etc.

Intangibilitate
Atunci când cumpărăm ceva primim în schimbul banilor un lucru
palpabil. În cazul unui eveniment, însă, vom rămâne mai degrabă
cu amintirile. Intangibilitatea evenimentelor este unul din motivele
pentru care la final se oferă uneori mici atenții, de obicei
personalizate (un pix, o agendă, un stick de memorie, un breloc
etc). Acestea sunt elemente de ajutor pentru ca evenimentul să
devină mai tangibil și, în același timp, să rămână în mintea
participanților. De fiecare dată când vor utiliza pixul respectiv se
vor gândi la eveniment.

Ritual sau ceremonie
Joe Goldblatt (2002) este cel care, pornind de la definiția
antropologului Victor Turner se referă la evenimentele speciale ca
fiind momente unice a căror celebrare are o componentă de ritual
sau ceremonie. De fapt, o parte dintre evenimentele actuale sunt
variante ale unor evenimente/ceremonii mai vechi, reluate și
organizate într-o manieră modernă. Cel mai elocvent exemplu în
acest caz sunt Jocurile Olimpice. Inspirate din competițiile antice,
Jocurile Olimpice moderne au fost reluate începând cu anul 1896,
devenind nu numai o tradiție a lumii sportive, ci și unul dintre cele
mai mari evenimente organizate la nivel internațional. Totuși, și
alte evenimente recente (fie ele culturale, sociale, economice sau
sportive) au reușit să creeze noi ceremoni, devenind tradiționale
pentru lumea de astăzi. Festivalul de Film de la Cannes a luat
naștere după cel de-al doilea război mondial și a devenit un
eveniment de referință pentru cinematografia internațională.

Interacțiuni personale
Organizare de evenimente de relații publice
14
Așa cum am menționat deja, modul în care interacționează
oamenii în cadrul unui eveniment poate determina succesul sau
insuccesul respectivului eveniment. De aceea, un bun organizator
trebuie să invite persoanele potrivite la eveniment și să cunoască
foarte bine profilul acestora pentru a putea concepe evenimentul
în funcție de tipul de participanți pentru că, de fiecare dată intenția
este de a crea o experiență deosebită.
Aşa cum am subliniat deja, fiecare eveniment în parte este unic şi
are trăsăturile sale particulare. Totuşi, conform Tum et al. (2006,
p. 11) în procesul de planificare, un organizator de evenimente
trebuie să ţină în primul rând seama de:

Mărimea evenimentului

Complexitatea şi varietate de servicii/produse oferite
audienţei

Incertitudinea numărului de participanţi, a costurilor, a
programului şi a necesarului tehnic

Interacţiunea cu publicul
1.4 Scopuri şi obiective
Orice eveniment, indiferent de mărimea lui, de locul unde are loc
sau de bugetul de care dispune este organizat cu un obiectiv
anume. Obiectivul evenimentului trebuie stabilit încă de la început
pentru că, în funcție de acesta, se va realiza întreaga organizare a
evenimentului. Cel mai eficient mod de a defini un obiectiv este
prin susţinerea unei sesiuni inițiale de planificare cu personalul și
clientul în care să fie discutate ce obiective pot fi îndeplinite în
funcție de timpul pentru organizare, de buget sau de personalul
implicat în organizare. Succesul unui eveniment va fi în mare parte
reflectarea obiectivelor, a planurilor şi a modului în care au fost ele
implementate.
De asemenea, o dată stabilit obiectivul este important să nu îl
uităm și să îl avem în vedere pe toată perioada planificării. De
exemplu, dacă obiectivul nostru este să strângem bani pentru
copiii dintr-un orfelinat, atunci trebuie să avem mare grijă cum
cheltuim banii pentru organizare și să nu investim în ceva lipsit de
importanță.
Shannon Kilkenny (2011) distinge între scopurile și obiectivele ale
unui eveniment. Scopurile se referă la intenția generală a unui
Organizare de evenimente de relații publice
15
eveniment (de exemplu, o gală de caritate are ca scop general
strângerea de fonduri), iar obiectivele sunt ținte măsurabile (în
cadrul unui eveniment de strângere de fonduri organizatorii și-au
propus să strângă suma x). În cazul anumitor evenimente,
scopurile și obiectivele se pot întrepătrunde. De asemenea, un
eveniment poate avea un scop general și mai multe obiective:
Târgul internațional de carte Gaudeamus are ca scop general
promovarea culturii, dar ca obiecte concrete își propune atragerea
de cât mai mulți vizitatori și vânzarea unui număr cât mai mare de
cărți.
Câteva dintre posibililele scopuri și obiective ale unui eveniment
sunt:

Strângere de fonduri

Promovarea unei afaceri

Învățare

Schimb de idei

Atragerea de noi membrii

Comunicare interpersonală

Prezentarea unui produs

Creșterea productivității

Creșterea moralului

Luarea unor decizii

Profitul financiar direct

Profit financiar pe termen lung

Recreerea sau distracția

Creșterea vizibilității

Atragerea de noi sponsori

Creșterea gradului de încredere în companie
Dintre acestea, cele mai des organizate sunt evenimentele ce își
propun:

Să crească vizibilitatea unui produs, serviciu sau loc. Un
magazin, de exemplu, poate organiza o paradă a modei, iar
scopul evenimentului ar fi creșterea nivelului de vizibilitate
față de magazin, în timp ce obiectivele sunt promovarea
noilor produse și creșterea vânzărilor
Organizare de evenimente de relații publice
16

Să crească vizibilitatea serviciilor unei companii – acestea
sunt scoase în evidență la evenimente gândite special
pentru a promova către publicul larg disponibilitatea unor
astfel de servicii.

Să prezinte o unei imagine favorabilă a unui produs, loc,
serviciu, organizație

Să ajute la construirea imaginii unei organizații, unei
persoane sau unui produs

Să ajute la creşterea vânzărilor şi a profitabilităţii unui
produs sau a unei companii

Să ofere beneficii altor organizaţii şi indivizi, care pot profita
de pe urma activităţilor pe care le presupune evenimentul.
De exemplu, guvernul poate organiza un târg de produse
tradiționale sau o expoziție de cultură națională, pe propria
cheltuială pentru ca diferite grupuri sau indivizi
(producătători, meșteșugari, artiști, etc) să poată beneficia
de pe urma acestor evenimente

Să ofere beneficii comunităţii, fie că acestea sunt sociale
sau financiare. De exemplu, autoritățile locale pot organiza
activități într-o comunitate din care populația să poată
beneficia financiar și să poată câștiga și din îmbunătățirile
care se fac în cadrul comunității datorită organizării
respectivului eveniment (Carter, 2007, pp. 4 – 5)
Obiectivele unui eveniment pot fi mai ușor cuantificabile (ca
vânzarea de bilete și strângerea de bani) sau mai greu
cuantificabile (la prezentarea unui produs este mai greu să ne
dăm seama pe loc de impactul pe care acesta l-a avut).
Scopurile financiare
Încă de la începutul procesului de planificare, respectiv din
momentul conceptualizării evenimentului, trebuie stabilit dacă
evenimentul respectiv este organizat pentru un profit imediat (un
târg de produse) sau pentru un profit pe termen lung (lansarea
unui produs). Numeroase evenimente sunt produse pentru
singurul scop de a face bani. Scopurile financiare sunt în directă
legătură cu amortizarea investiţiei (despre care vom vorbi la
bugetul evenimentului) și, în funcție de ele, gândim bugetul,
alegem locul de desfășurare, numărul de invitați, stabilim preţul
de participare, etc.
Organizare de evenimente de relații publice
17
1.5 Managementul evenimentului
Un eveniment de calitate se naşte în urma unui proces îndelungat
de pregătire. Fiecare etapă trebuie analizată, fiecare detaliu gândit
în avans pentru ca în momentul desfăşurării evenimentului să fie
cât mai puţine surprize. Managementul evenimentului (event
management) este tocmai acest proces care începe cu
conceptualizarea şi se termină cu evaluarea. Conway (2009)
propune profesioniştilor din domeniu să privească acest proces ca
un „proiect” şi, ca atare, să se ocupe de întreaga planificare ca şi
cum s-ar aborda un alt proiect de management.
„Ca şi cu orice altă formă de management, şi managementul
evenimentului înglobează evaluarea, definirea, achiziţia, alocarea,
direcţia, controlul şi analiza timpului, finanţelor, a oamenilor,
produselor, serviciilor şi a altor resurse necesare pentru
îndeplinirea obiectivelor”. (Silvers, 2004). Tocmai datorită faptului
că managementul evenimentului are în vedere toate activităţile pe
care le presupune organizarea unui eveniment, acesta a fost
considerat mai degrabă o artă decât o ştiinţă (Shone și Parry,
2004).
Managementul evenimentului cuprinde:

Propuneri și licitații

Managementul financiar

Marketingul, publicitatea și protocolul

Producția

Managementul amplasamentului

Managemenul riscului

Sponsorizările

Elementele juridice

Gestionarea (eventualelor) probleme de mediu (Yeoman et
al., 2004, p. 59)
1.6 Echipa
Criza economică a redus mult bugetele firmelor, atât de relații
publice, cât și a altor companii și astfel și echipele implicate în
procesul de organizare a unui eveniment au fost reduse. În funcție
de amploarea evenimentului, o singură persoană a
Organizare de evenimente de relații publice
18
departamentului de relații publice se poate ocupa de coordonarea
unui eveniment de dimensiuni mici (o lansare de carte, o petrecere
de Crăciun pentru angajați) sau o echipă mai mare, dacă este
vorba de un eveniment de o mare amploare (un festival, un târg).
Domeniile pentru care pot exista echipe/persoane specializate
sunt:

operațional – echipa/persoana ce care responsabilitatea
generală a operațiunilor

financiar – echipa/persoana care se ocupă de
managementul financiar: buget, planificări financiare, plăți,
facturi

marketing – echipa/persoana care se ocupă de promovarea
evenimentului

legal – echipa/persoana care se ocupă de negocierile cu
avocații (dacă este cazul), de realizarea contractelor, a
asigurărilor necesare, etc
Toate aceste echipe/persoane sunt coordonate de managerul de
eveniment.
Managerul de eveniment
Având în vedere dezvoltarea şi avântul deosebit pe care l-a
cunoscut în ultimii ani domeniul organizării de evenimente, şi
numărul titulaturilor utilizate pentru profesioniştii care lucrează în
domeniu s-au diversificat. Dintre acestea menţionăm:

organizator de evenimente

producător de evenimente

director de evenimente

manager de evenimente

manager de producţie
Şi în Clasificarea ocupaţiilor din România 3 sunt menţionate mai
multe funcţii:

director de departament organizare evenimente

producător delegat evenimente de marketing
3
http://www.legalis.ro/wp-content/uploads/2013/02/Clasificarea_ocupatiilor_din_Romania_COR_actualizat_la_6_februarie_2013.pdf
Organizare de evenimente de relații publice
19

organizator evenimente sportive

agenţi de servicii comerciale - planifică şi organizează
conferinţe şi evenimente similare

organizatori de conferinţe şi evenimente - organizează şi
coordonează serviciile pentru conferinţe, evenimente,
ceremonii, banchete şi seminare
În general, în România cursurile organizate în domeniu oferă
competenţe antreprenoriale, în timp ce la nivel internaţional există
trei certificări recunoscute pentru domeniu, acreditări la care pot
aplica şi profesionişti din ale ţări, nu doar din Statele Unite ale
Americii:

Certified Meeting Professional (CMP) – înfiinţată în 1986,
acreditarea CMP poate fi obţinută de profesioniştii care au
cel puţin 3 ani de experienţă de organizare, dar şi
educaţională în domeniu. Este acordată de Convention
Industry Council (CIC) 4

Certified Special Events Professional (CSEP) – înfiinţată în
1993, acreditarea este dedicată profesioniştilor cu cel puţin
3 ani experienţă în industria evenimentelor speciale. Este
acordată de International Special Events Society (ISES) 5.

Certification in Meeting Management (CMM) – a apărut în
1995 și a fost introdusă de către Meeting Professionals
International (MPI) 6. Este dedicată profesioniștilor sau
managerilor cu cel puțin 10 ani experiență în domeniul
organizării de evenimente.
Profesioniştii care lucrează în industria evenimentelor pot dobândi
abilităţi structurate pe trei nivele. În primul rând, trebuie stăpânit
nivelul de bază, cel care are în vedere producţia şi designul
evenimentelor. În momentul în care un profesionist a dobândit
aceste cunoştinţe el poate trece la cel de-al doilea nivel, cel de
management, adică deschiderea unei afaceri proprii în domeniu.
Acest nivel presupune abilităţi suplimentare faţă de nivelul anterior
care avea în vedere doar producţia. În fine, cel de-al treilea nivel îl
reprezintă studiul în domeniul organizării de evenimente.
În practică, managerul de eveniment este persoana cu cea mai
mare autoritate în procesul de organizare a unui anumit
4
http://www.conventionindustry.org/index.aspx
http://isesew.vtcus.com/CSEP/index.aspx
6
http://www.mpiweb.org/education/cmm
5
Organizare de evenimente de relații publice
20
eveniment. El este cel care trebuie să ia deciziile importante şi tot
el este cel care îşi asumă responsabilitatea pentru aceste decizii.
Datoria lui principală este „de a confirma toate deciziile şi de a
acţiona ca o legătură centrală, direcţionând şi controlând toate
activităţile persoanelor cărora le-au delegat responsabilităţile
pentru elementele organizării şi aranjării unui eveniment”
(Conway, 2009, p. 11).
Calități ale unui manager de eveniment
Un manager de eveniment este asemenea unui dirijor ce are
sarcina de a conduce o întreagă orchestră. Reuşita unui
eveniment depinde în mare măsură de modul în care el reuşeşte
să planifice procesul de producţie, să delege sarcinile şi să îşi
coordoneze echipa. Managerul de eveniment trebuie să aibă o
viziune globală asupra evenimentului pe care îl coordonează, să
evalueze corect care va fi impactul acestuia asupra companiei şi a
imaginii sale, asupra publicului şi presei. Un impact negativ al
evenimentului poate reprezenta un dezastru pentru firmă. De
aceea, managerul de eveniment trebuie să fie o persoană cu
experienţă şi să dea dovadă de mai multe calităţi:

să fie o persoană bine organizată

să aibă abilitatea de a face mai multe lucruri deodată

să fie cinstit

să fie flexibil

să respecte normele de etică ale profesiei

să fie sociabil şi comunicativ

să aibă abilități motivaționale

să aibă abilitatea de a delega sarcini

să fie harnic

să aibă abilitatea de a lucra în condiții de stres

să aibă viziune creativă

să fie o persoană responsabilă

să aibă simţ artistic

să ştie să gestioneze un buget
Organizare de evenimente de relații publice
21
Consiliul canadian de resurse umane al turismului (Canadian
Toursim Human Resource Council) a identificat câteva dintre
responsabilităţile pe care un manager de eveniment 7 le are:

determinarea procedurilor şi a politicilor

planificarea, designul şi gândirea producţiei

coordonarea

dezvoltarea şi implementarea planului de marketing

pregătirea rapoartelor de afacere, financiare şi de evaluare

dezvoltarea planului pentru managemenul riscului

supravegherea managementul financiar
Clientul
Evenimentele nu ar putea exista dacă cineva nu ar solicita
organizarea lor. Acest cineva este denumit, generic, clientul.
Kandampully (2002) se referă la patru grupuri de clienţi:
7

Clienţi externi – publicul final către care ajung servicii oferite
de către firmă

Clienţi interni – managerii și angajații firmei respective

Clienţii firmelor concurente – sunt acei clienţi pe care
compania şi-ar dori să îi atragă

Foştii clienţi – cei care au ales să renunţe la serviciile
respectivei firme de organizare de eveniment, dintr-un
motiv sau altul (nemulţumire faţă de serviciile prestate, lipsa
fondurilor necesare, etc).
Canadian Toursim Human Resource Council - http://cthrc.ca/en
Organizare de evenimente de relații publice
22
Bibliografie pentru unitatea 1
Coman, Cristina, 2006, Relațiile Publice. Principii și strategii, Polirom, Iași
Cooper, C., Fletcher, J., Fyall, A., Gilbert, D. and Wanhill, S., 2005, Tourism
Principles and Practice, Prentice Hall, London
Craven, Robin E., Golabowski Johnson, Lynn, 2007, The Complete Guide Idiot’s
Guide to Meeting and Event Planning, Alpha, New York
Hall, Colin Michael, The Definition and Analysis of Hallmark Tourist Events,
GeoJournal, 19.3, Kluwer Academic Publishers, pp. 263 – 268
Jago, L., Shaw, R., 1999, Consumer perceptions of special events: a multistimulus
Validation, Journal of Travel and Tourism Marketing, 8(4), pp. 1–24
Kilkenny, Shannon, 2011, The Complete Guide to Succesful Event Planning, Atlantic
Publishing Group, Ocala
Kandampully, Jay, 2002, Services Management. The new paradigm in hospitality,
Pearson Prentice Hall, New Jersey
Silvers, Julia, 2004, The Proposed Knowledge Domain Structure EMBOK
http://www.juliasilvers.com/embok.htm#, accesat la 1.09.2013
Raj, Razaq, Musgrave, James Musgrave (eds.), 2009, Event Management and
Sustainability, CABI, Cambridge
Robinson, Peter, W ale, Debra, Dickson, Geoff (eds.), 2010, Event Management,
CABI, Cambridge
Tassiopoulos, D., Johson, D., 2009, Social Impacts of Events, în Razaq Raj and
James Musgrave (eds.) Event Management and Sustainability, CABI, Cambridge
Tum, Julia, Norton, Philipa, Wright Nevan, J., 2006, Management of Event
Operations, Elsevier, Oxford
Yeoman, Ian, Robertson, Martin, Ali-Knight, Jane, Drummond, Siobhan, McMahonBeattie, Una, 2004, Festival and events management. An international arts and
culture perspective, Elsevier, Oxford
Wilcox, Dennis L., Ault, Philip H., Agee, Warren K., 1992, Public Relations Strategy
and Tactics, Harper Collins, Inc., New York.
Organizare de evenimente de relații publice
23
Lucrare de verificare Unitatea 1
 Identificați un eveniment de relații publice (național sau internațional) care are
loc de mai mulți ani (cel puțin 5 ani)
 Identificați principalele trăsături ale acestui eveniment
 Identificați scopurile și obiectivele
 Realizați o descriere a modului în care a evoluat evenimentul de-a lungul
anilor
Organizare de evenimente de relații publice
24
Unitatea de învăţare 2
ETAPELE PLANIFICĂRII. ORGANIZAREA DE LA A LA Z
CUPRINS
2.1 Sesiunile de lucru
2.2 Cercetarea
2.3 Designul evenimentului
2.4 Principalele etape
2.5 Evaluarea
Obiectivele unităţii de învăţare 2
După studiul acestei unităţi de învăţare veţi reuşi să:
 Planificaţi sesiunile de lucru necesare organizării unui eveniment de relaţii
publice
 Să creaţi conceptul şi tematica unui eveniment
 Să stabiliţi şi să manageriaţi un plan strategic de organizare cu toate etapele
pe care acesta le presupune
Organizare de evenimente de relații publice
25
2.1 Sesiunile de lucru
Încă de la începutul procesului de planificare trebuie gândită o
strategie eficientă în cadrul căreia trebuie identificate toate
elementele necesare organizării evenimentului respectiv şi trebuie
realizată o programare eficientă pentru a evita, ca ulterior, echipa
să facă lucruri inutile în loc să se ocupe de problemele reale care
apar în procesul de organizare. Planificarea corectă încă de la
început va avea ca rezultat îndeplinirea scopurilor și a obiectivelor,
fie că acestea constau în a atrage atenția presei, a atrage mai
mulți participanți la eveniment, a strânge mai mulți bani sau mulţi
bani sau toate acestea la un loc.
La baza organizării unui eveniment se află întâlnirile de planificare.
Acestea sunt stabilite încă de la început, iar periodicitatea lor
diferă în funcție de timpul de care echipa dispune pentru a finaliza
întreaga organizare a evenimentului. Dacă este timp suficient,
întâlnirile pot fi stabilite o dată pe lună și intensificate pe măsură
ce se apropie data evenimentului (cu o lună înainte sesiunile de
lucru trebuie să aibă loc o dată pe săptămână). La sesiunile de
planificare trebuie să participe un reprezentant al tuturor celor
implicați în eveniment. Shone și Parry (2004) susțin că, în cazul
evenimentelor mari în care sunt implicate mai multe organizații și
instituții reprezentanți acestora ar trebui să participe la întîlnirile de
lucru, precum reprezentanți ai poliției, ai pompierilor, ai salvării, ai
consiliilor locale sau ai primăriilor, dar și ai furnizorilor și
sponsorilor.
Astfel, înainte de prima întâlnire trebuie stabilite detalii concrete
precum:

Cine ar trebui să participe – la prima întâlnire trebuie să
participe întreaga echipă pentru ca membrii să se cunoască
și astfel să existe o mai bună comunicare pe viitor, dar și
pentru a afla fiecare ce responsabilități îi sunt atribuite

Cine va conduce sesiunea de lucru (și viitoarele sesiuni) –
de obicei managerul de eveniment deoarece el cunoaște
toate elementele componente

De câte întâlniri va fi nevoie – chiar dacă se va stabili un
număr de întâlniri și datele pentru acestea, dacă intervin
elemente noi și importante va fi nevoie de organizarea unor
întâlniri neprevăzute inițial
Organizare de evenimente de relații publice
26

Unde se vor ține întâlnirile – de obicei acestea au loc la
sediul firmei care se ocupă de organizare sau la sediul
companiei angajatoare

Cine va realiza raportul întâlnirii – la finalul întâlnirilor
trebuie întocmit un raport cu concluziile, raport care trebuie
trimis tuturor celor implicați în procesul de planificare
Prima sesiune de lucru este una dintre cele mai importante
deoarece se stabilesc detaliile cheie pentru întreg procesul de
organizare. În continuare, persoana responsabilă de acest lucru
trebuie:

Să se asigure că va exista un loc potrivit pentru sesiunile
viitoare de lucru

Să stabiliească data, ora și locul pentru următoarele întâlniri

Să anunțe din timp membrii echipei când și unde vor avea
loc întâlnirile (Matthews, 2008, p. 85)
Indiferent de tipul de eveniment, planificarea este un proces amplu
ce implică numeroase etape și sub-etape, concomitente sau
consecutive. De aceea, managerul de eveniment trebuie să aibă o
viziune globală asupra evenimentului și:

Să realizeze cercetările necesare pentru a determina care
sunt așteptările clientului și să realizeze un profil al
participanților la eveniment

Să conceptualizeze evenimentul, impunând
evenimentului necesar pentru a atinge așteptările

Să determine care elemente și componente ale
evenimentului vor fi necesare pentru a crea experiența
dorită

Să vizualizeze cum se vor îmbina aceste elemente și să
gândească strategia de implementare

Să selecteze cele mai bune produse și furnizori disponibili
și în limita bugetului

Să monitorizeze punerea în practică a conceptului (Silvers,
2004, p. 4)
scopul
După ce evenimentul a fost aprobat și s-a hotărât organizarea lui
urmează etapa cercetării.
Organizare de evenimente de relații publice
27
2.2 Cercetarea
Metoda Kipling (a celor 5 W și un H) ne ajută să stabilim cei mai
importanți parametrii pentru evenimentul respectiv:

Who – Cine participă la eveniment? Răspunsul ne indică
publicul țintă căruia ne adresăm, cel pentru care organizăm
evenimentul respectiv

Why - De ce are loc evenimentul? Specialiștii consideră
această întrebare cea mai importantă deoarece răspunsul
ne indicăm scopul și obiectivele evenimentului, de la care
pornește de fapt întreaga organizare

What – Ce tip de eveniment își propune echipa să
realizeze? Un festival, un târg, o conferință, etc

When – Când este programat evenimentul? – reprezintă
data la care va avea loc

Where – Unde va avea loc evenimentul? – indică
amplasamentul ales pentru desfășurare și, de multe ori, nu
poate fi cunoscut de la prima întâlnire de lucru

How – Cum va fi pus în practică evenimentul? – se referă
mai ales la resurse necesare pentru eveniment
2.3 Designul evenimentului
O dată realizată cercetarea urmează etapa cea mai complexă și
îndelungată ca timp și resurse. Este vorba despre designul
evenimentului. Aceasta este o componentă esențială a
managementului de care depinde întreaga desfășurare ulterioară
a procesului de organizare.
Designul evenimentului presupune îmbinarea elementelor artistice
și tehnice, iar managerul evenimentului trebuie să vizualizeze încă
de la început conceptul pentru ca, mai apoi să ”încorporeze toate
componentele și elementele necesare și să îmbine parametrii
operaționali și de logistică în planul evenimentului” (Silvers, 2004,
p. 5).
Judy Allen (2009) propune cinci principii de realizare a designului
unui eveniment:

Elementele (The elements)
Organizare de evenimente de relații publice
28
Reprezintă toate acele părți care vor constitui evenimentul.
Primul pas este ca managerul de eveniment să aibă o
viziune de ansamblu asupra evenimentului. Această
vizualizare trebuie să existe încă de la început pentru că ea
va determina logistica. În funcție de cum va arata
evenimentul vor fi stabilite toate celelalte detalii.

Esențialele (The essentials)
Reprezintă elementele fără de care un eveniment nu poate
exista și nu sunt negociabile. Ele sunt determinate de
costurile mari ce nu pot fi evitate precum transportul,
cazarea, asigurările sau amplasamentul, dar pot fi și de
natură emoțională (anumite detalii care ar fi de mare
însemnătate pentru participanți și ar face din eveniment
unul memorabil)

Mediul (The environment)
Se referă la amplasamentul evenimentului și la stilul
adoptat. Cu toate că vom mai reveni asupra acestui subiect
trebuie spus de la început că amplasamentul este un
element extrem de important în sucesul unui eveniment și
de aceea el nu trebuie trecut cu vederea sau neglijat.
Amplasamentul trebuie ales numai după ce managerul are
deja o viziune asupra evenimentului, după ce s-a stabilit
numărul de invitați și după ce s-a hotărât care sunt
esențialele evenimentului.
În ceea ce privește stilul, acesta este ”atmosfera sau efectul
general pe care doriți să îl obținteți. Stilurile pot fi combinate
și potrivite pentru a crea ceva nou. Stilul este personalizat.
Nu există reguli stricte în ceea ce privește stilul și acesta nu
are neapărată legătură cu banii ”(Allen, pp. 15 – 16).
Stilul evenimentului influențează toate celelalte elemente:
amplasamentul, muzica, decorul, mâncarea, etc.
Tipuri de stiluri:
o Tradițional
o Clasic
o Modern
o Country
o Cultural
o Elegant
Organizare de evenimente de relații publice
29
o Casual
o Romantic
o Distractiv
o De sezon

Energia (The energy)
Are în vedere crearea unei atmosfere – toate elementele
alese contribuie la realizarea unei anumite atmosfere, pe
care organizatorii o doresc a fi pozitivă. Reversul medaliei îl
constituie evenimentele la care lumea se plictisește, cască,
conversația lâncezește, iar, încetul cu încetul participanții
încep să plece mult mai repede decât era planificat.

Emoția (The emotion)
Are în vedere stârnirea unor anumite sentimente și are ca
punct de plecare stilul evenimentului. Un eveniment cu un
stil de sezon, de Crăciun de exemplu, trebuie să inspire
sentimente precum iubire, generozitate, familiaritate.
2.4 Principalele etape ale organizării
Etapa 1 – Identificarea tipului de eveniment care va fi organizat
Aceasta este prima etapă deoarece, în funcție de tipul de
eveniment vor fi stabilite și toate celelalte elemente. Decizia
trebuie să fie una fermă, de comun acord cu firma/clientul,
deoarece o dată ales tipul de eveniment este foarte dificil de
schimbat. Această schimbare are un impact negativ asupra
evenimentului, organizarea lui fiind astfel complet decalată.
Tema evenimentului
Trebuie să fie în concordanță cu tipul de eveniment ales, să poată
fi comunicată eficient prin intermediul decorului, să poată fi pusă în
practică și de către participanți, iar restul elementelor (mâncarea,
băutura, muzica, programul) să se potrivească temei alese. Joe
Goldblatt (2005, pp. 99 – 100) explică faptul că temele derivă de
obicei din trei surse:

Destinația în care se desfășoară evenimentul – dacă
evenimentul se desfășoară în Constanța poate fi utilizată o
Organizare de evenimente de relații publice
30
temă marină, în timp ce pentru un eveniment din Sibiu ar
trebui folosită o temă în concordanță cu tradițiile ardelenești

Cultura populară – cărțile și filmele influențează multe dintre
temele evenimentelor. De exemplu, un eveniment avea
teme precum: Star Wars (Războiul stelelor), Casablanca,
James Bond, etc

Evenimentele istorice sau actuale – acestea s-au dovedit o
bună sursă pentru alegerea unei teme
Temă de reflecție 2.1
Conținutul temei de reflecție:
Lansarea oficială a volumului al VI-lea din seria de romane pentru
copii semnate de J.K. Rowling, intitulat Harry Potter and the HalfBlood Prince
După succesul enorm pe care l-au cunoscut cărți și filmele din seria
Harry Potter lansările ultimelor volume nu puteau fi decât tematice.
Pe16 iulie 2005 a avut loc lansarea celui de-al saselea volum al seriei
Harry Potter în România si în alte 106 tari ale lumii simultan. Tema
lansării a fost, normal, preluată din carte și din film.
În Marea Britanie, la un Castel din Edinburgh, într-un decor special
amenajat, autoarea a citit, in premieră, primul capitol din Harry Potter
and the Half-Blood.
La Bucuresti, Strada Pictor Arthur Verona s-a transformat pentru
citeva ore in strada Diagon Alley, un loc fantastic unde vrăjitorii și
vrăjitoarele își cumpără baghetele magice, cărțile cu poțiuni sau vrăji,
ingredientele și poțiunile. La eveniment a fost prezent și un magician
care, împreună cu ucenicii sai vrajitori au ghicit viitorul în frunze de
ceai si în globuri de sticla. Un alt moment al lansării a fost un
experiment muzical inedit: membrii trupei Einuiea au cântat la
instrumente de jucarie care mai de care mai ciudate.
La Iasi, fanii Harry Potter au parcurs un traseu initiatic dificil, fiecare
nivel depasit apropiindu-i de punctul culminant. Un tramvai fantoma a
circulat prin Iasi pentru a-i aduna pe fani din statiile special
amenajate.
Peste tot în lume, fanii au așteptat cu sufletul la gura si imbracati
Organizare de evenimente de relații publice
31
precum eroii preferați deschiderea cutiilor cu noile volume: Harry
Potter and the Half-Blood Prince.
2.1.2 Credeți că lansarea ultimelor volume din seria Harry Potter
puteau fi organizate sub o altă tematică? Dacă da, care ar fi aceasta?
Dacă nu, explicați de ce.
2.1.2 Ce tematică ați alege pentru lansarea unui nou film dintr-o serie
foarte cunoscută (Star Wars, James Bond, etc.)?
Etapa 2 – Stabilirea scopurilor și a obiectivelor
Stabilirea scopurilor și a obiectivelor este primul pas în procesul
de planificare. Trebuie să știm exact care sunt scopurile și
obiectivele evenimentului. De asemenea, aceasta este etapa în
care trebuie să ne dăm seama dacă evenimentul poate fi realizat
în condițiile financiare și temporale impuse. Este datoria unui
organizator de eveniment să atragă atenția clientului (fie el intern –
propriul manager sau extern – un client al firmei) dacă
evenimentul respectiv nu poate fi realizat în condițiile pe care
acesta le dorește. Dacă el nu este prevenit că evenimentul va fi un
eșec (din lipsă de timp sau de resurse), clientul va învinui
managerul de eveniment și, probabil, va renunța la serviciile
firmei.
Etapa 3 - Identificarea audienței
O dată stabilite scopurile și obiectivele vom putea determina si
care este targetul de audiență. Acesta este, de asemenea, una
dintre primele etape în procesul de planificare pentru că, profilul
participanților va dicta multe dintre elementele de organizare.
Evenimentele vor fi organizate în mod diferit dacă se adresează
unor pensionari, altfel dacă se adresează unor manageri, altfel
dacă se adresează unor copii. Cel mai dificil de organizat sunt
evenimentele cu un target multiplu: oameni de vârste, sexe și
categorii sociale diferite. De exemplu, la un târg de Crăciun sunt
așteptați și părinți cu copii și pensionari și tineri și persoane cu
studii medii și cu studii superioare. Pe de altă parte, la un
eveniment precum RIUF, Târgul Internațional de Universități știm
că ne adresăm unui public oarecum limitat: tineri (elevi de liceu,
studenți sau licențiați) care doresc să studieze în străinătate.
Organizare de evenimente de relații publice
32
Așa cum am menționat deja, atmosfera este una dintre trăsăturile
care definesc un eveniment și care îl poate face să fie memorabil.
Pentru a fi un eveniment cu o atmosferă plăcută trebuie să ne
asigurăm că participă persoanele potrivite. Scopul unui
organizator de evenimente nu este de a umple pur și simplu o
cameră cu oameni, ci de a crea niște amintiri. Este mai bine să
invităm mai puține persoane dacă știm că acest lucru va ajuta la
crearea unei atmosfere plăcute, decât să fie un loc plin de oameni,
dar care nu au nimic în comun și nu se vor simți bine.
De aceea, încă de la început trebuie să ne punem mai multe
întrebări care să ne ajute la creionarea profilului audienței:

Ce vârstă au participanții?

Care este nivelul lor de educație?

Care sunt interesele lor?

Câti vor participa?

Este un eveniment la care participanții pot veni însoțiți sau
vin singuri?

Vor participa și persoane cu nevoi speciale (de exemplu,
persoane în cărucior cu rotile, surdo-muți, etc)?

Vor participa și vedete?

Vor participa și persoane străine?
Pentru un eveniment organizat într-o perioadă de 8 – 10 luni,
listele cu invitați trebuie realizate cu aproximativ șase luni înainte
de data evenimentului.
Etapa 4 - Alegerea persoanei/echipei responsabile şi atribuirea sarcinilor
Organizarea unui eveniment presupune gestionarea a numeroase
detalii, unele aparent lipsite de importanță sau foarte ușor de
îndeplinit (de exemplu, așezarea meselor și a scaunelor pentru o
conferință de presă), dar, dacă sunt trecute cu vederea
evenimentul va fi un adevărat fiasco. Tocmai de aceea este foarte
important ca de la începutul procesului de planificare fiecare
membru al echipei să știe care sunt responsabilitățile sale, cu ce
se ocupă și în ce etapă a procesului de planificare. Astfel nu va
exista surpriza ca două persoane să se ocupe de același lucru și
nimeni de alte detalii.
Organizare de evenimente de relații publice
33
Din echipa de producție fac parte nu doar angajații companiei
respective, ci toți cei implicați în realizarea practică a
evenimentului de la furnizori până la cei care aranjează decorul.
Etapa 5 – Alegerea unei date pentru eveniment
Un alt element care poate contribui la succesul sau insuccesul
unui eveniment este stabilirea datei când va avea loc. Pentru
aceasta trebuie luate în calcul:

Cât timp la dispoziție vom avea pentru organizare – dacă
data aleasă este prea aproape nu vom avea timp suficient
și evenimentul va fi un eșec.

Perioada – este de preferat ca evenimentul să nu fie
organizat atunci când sunt sărbători legale (Crăciun, Paște,
zi națională) și oamenii sunt liberi sau în perioadele de
concediii (în august, între Crăciun și Anul Nou, etc).

Ziua – întotdeauna, în alegerea unei date trebuie să ne
asigurăm că evenimentul nostru nu va fi la concurență cu
altele fie din același domeniu, fie dintr-un domeniu diferit,
dar care are același target de audiență

Momentul zilei – este determinat tot de targetul de
audiență. Dacă ne adresăm unui public activ atunci
evenimentul trebuie să aibă loc seara, atunci când
participanții au terminat lucrul și pot participa. Dacă alege
ca oră prânzul s-ar putea să nu vină nimeni, deoarece
oamenii nu pot pleca de la locurile de muncă.
Temă de reflecție 2.2
Conținutul teme de reflecție:
În septembrie 2008, două târguri imobilitare, TIMON si Târgul
Național Imobiliar, au fost organizate în aceeași zonă și în același
timp. Citiți următoarea relatare:
Cum au fugit doi dezvoltatori şi o companie imobiliară, cu standuri
cu tot, de la un târg la altul în căutare de clienţi - gandul.info,
26.09.2009
Prima zi a celor două târguri imobiliare tIMOn şi TNI, care au loc în
Organizare de evenimente de relații publice
34
Bucureşti, s-a dovedit a fi foarte proastă pentru unii expozanţi TNI.
Atât de proastă încât trei expozanţi care au plătit spaţii pentru
patru zile de târg la Palatul Parlamentului şi-au exprimat dorinţa
către organizatorii târgului din Piaţa Constituţiei de a plăti în plus
bani pentru un stand la acest târg, aflat practic peste drum de cel
la care s-au dus iniţial.
"Până în acest moment (n.r. - vineri seara) au venit doi expozanţi
de la TNI şi suntem în discuţii cu al treilea. Primul a venit la noi
aseară, iar ceilalţi pe parcursul zilei de astăzi. Motivul invocat de ei
este că nu au vizitatori acolo. Noi le-am oferit soluţii, am restrâns
spaţiile, iar unul dintre dezvoltatori era dispus să lase macheta
proiectului afară. Au rămas şi la TNI, dar cu o prezenţă mai subţire
şi şi-au mutat grosul agenţilor de vânzări la noi", a declarat pentru
Gândul Vlad Vlăsceanu, organizator tIMOn.
Au vânat târgul cu mai mulţi clienţi
În cadrul acestui târg preţul de listă a unui metru pătrat pentru
patru zile de târg este de 1.000 de lei, la care se oferă discounturi
de până la 30%, de care au beneficiat şi noii veniţi. Cel mai mic
spaţiu închiriar a fost de doar trei metri pătraţi, în timp ce cel mai
mare stand are 70 de metri pătraţi. Unul dintre expozanţii de la TNI
care a dorit un spaţiu şi în cadrul târgului tIMOn este divizia
imobiliară a grupului Volksbank. Directorul diviziei ne-a explicat
care a fost motivul pentru care doreau spaţiu şi la tIMOn.
"Pentru a acapara câţi mai mulţi clienţi. E posibil ca cei care merg
la tIMOn să nu mai vină şi la TNI. Ştiam şi de tIMOn, chiar dacă nu
a fost aşa de mediatizat şi nu am considerat că locaţia - Piaţa
Constituţiei e una bună. La TNI, care se desfăşoară în Palatul
Parlamentului este o locaţie interioară", a declarat pentru Gândul,
Daniel Tudor, directorul diviziei de imobiliare. În prima zi a târgului
tIMOn au fost înregistraţi 4.000 de vizitatori, în timp ce în două zile
la târgul imobiliar de săptămâna trecută, numărul vizitatorilor a fost
de 5.800.
Sursa:
http://www.gandul.info/financiar/cum-au-fugit-doidezvoltatori-si-o-companie-imobiliara-cu-standuri-cu-tot-de-la-untarg-la-altul-in-cautare-de-clienti-4933916
2.2.1 Credeți că a fost o strategie bună organizarea celor două
evenimente în același timp?
2.2.2 Care dintre cele două amplasamente – Piața Constituției și
Organizare de evenimente de relații publice
35
Palatul Parlamentului – vi se pare mai potrivită pentru acest tip de
eveniment? Argumentați răspunsul
Temă de reflecție 2.3
Conținutul teme de reflecție:
Concertul Lady Gaga din data de 16 august se muta in Piata
Constitutiei! - 30 iulie 2012
Live Nation si Emagic anunta mutarea concertului Lady Gaga in Piata
Constitutiei, show-ul fiind programat intial pe Arena Nationala. Data
concertului va ramane acceasi, 16 august 2012. Decizia a fost luata
din considerente de ordin logistic, pregatirea productiei necesitand
mult mai mult timp decat cel preconizat initial, fapt care ar fi afectat
meciul de fotbal FC Dinamo - FC Barcelona, programat cu doar
cateva zile inainte de concert.
Set-up-ul evenimentului in noua locatie va include locuri in tribune,
acestea fiind adaptate la categoriile de bilete vandute deja pentru
Arena Nationala, si renumerotate corespunzator. Se vor pastra
categoriile de pret anuntate initial pentru biletele cu loc, acestea
urmand a fi insa dispuse mai apoape de scena, avand o vizibilitate
optima. Nici pe gazon categoriile de bilete nu vor suferi modificari.
Ca urmare a schimbarii locatiei, noul amplasament va permite ca
incepand de maine, 31 iulie, sa fie disponibila o noua categorie de
bilete, in picioare –„Gazon C”. Aceste bilete vor putea fi achizitionate
la pretul de 70 de lei pana pe data de 6 august, 90 de lei pana pe 15
august inclusiv, si 110 lei in ziua evenimentului, la intrare.
Mai multe detalii despre accesul la concert, in noua locatie, vor fi
facute publice in curand. Detalii si informatii despre bilete si
renumerotarile pentru biletele cu loc vor fi disponibile pe
www.MyTicket.ro.
Sursa: http://life.hotnews.ro/stiri-prin_oras-12915223-concertul-ladygaga-din-romania-muta-piata-constitutiei.htm
2.3.1 Considerați că mutarea amplasamentului pentru concert a fost
anunțată din timp?
Organizare de evenimente de relații publice
36
Etapa 6 – Trimiterea invitațiilor
Indiferent că este vorba despre invitații trimise pe email sau prin
poștă, participanții trebuie să primească o invitație. Cu toate că la
multe evenimente nu mai sunt trimise invitații printate acestea sunt
mult mai personale decât cele trimise pe email și sunt
recomandate cel puțin pentru evenimente care adoptă un stil mai
elegant.
Invitațiile trebuie trimise din timp pentru ca participanții să nu își
facă alte planuri. O invitație pentru o lansare de carte sau la
premiera unui film poate fi trimisă cu două săptămâni înainte, în
timp ce o invitație pentru o gală de binefacere trebuie trimisă chiar
cu două luni înainte.
Pe invitație trebuie specificată data până la care participanții
trebuie să confirme prezența. Dacă nu vom solicita acest lucru ne
va fi greu să estimăm câte persoane vor fi prezente, de câte
mese, scaune mâncare și băutură avem nevoie (dacă este cazul).
Chiar și cu acest element de precauție tot există posibilitatea ca
unii invitați să nu vină, deși au confirmat și, viceversa, persoane
care nu au fost invitate vor veni.
Organizatorii unui eveniment trebuie să aibă pregătită și o a doua
listă de invitați, în cazul în care mai multe persoane de pe prima
listă vor infirma participarea.
Etapa 7 – Crearea unui buget preliminar (va fi analizată în Unitatea 3)
Etapa 8 – Identificarea surselor de bani, a cheltuielilor și a profiturilor
potențiale (va fi analizată în Unitatea 3)
Etapa 9 – Alegerea unui amplasament
Încă de la început trebuie menționat faptul că, deși a intrat deja în
vorbirea uzuală și este folosit aproape de toată lumea cuvântul
”locație” este folosit greșit ca sinomin al substantivului ”loc”. Astfel,
locație (pl. locaţii) înseamnă de fapt închiriere sau chirie plătită
pentru anumite lucruri luate în folosinţă temporară (DEX, 2012).
Termenii recomandați sunt amplasament, loc, spațiu, dar nu
locație.
Un eveniment de relații publice este asemenea unui puzzle.
Fiecare piesă contează pentru ca întregul să poată fi realizat. O
Organizare de evenimente de relații publice
37
piesă importantă este și amplasamentul. Un amplasament potrivit
crează încă de la început o impresie bună. Un participant care
ajunge la un eveniment și intră într-un loc prăfuit, mic și întunecos
își va forma, de la bun început, o impresie proastă despre
eveniment.
Uneori amplasamentul poate fi o alegere foarte simplă: de
exemplu, multe dintre conferințele de presă se organizează la
sediul firmei sau al instituției. Nu același lucru se poate spune însă
și despre o lansare de produs, o petrecere aniversară a unei
companii sau o conferință internațională.
Astfel, cele mai importante trăsături ale unui amplasament pe care
trebuie să le luăm în calcul în realizarea selecției sunt:

Disponibilitatea – prima condiție este ca amplasamentul
ales să fie disponibil pentru închiriere la data când dorim să
organizăm noi evenimentul

Dimensiunea – sala în care organizăm evenimentul trebuie
să fie potrivită numărului de participanți. Locul trebuie să fie
unul aerisit, fără ca participanții să se înghesuie sau să se
calce pe picioare, dar nici să fie mult prea mult spațiu și să
dea impresia că nu a venit suficientă lume. Astfel este bine
să alegem un loc care are o capacitate de aproximativ 20%
mai mult decât estimăm inițial că vor veni.

Accesibilitatea – de multe ori, în marile orașe românești
sunt alese amplasamente aflate în centru deoarece sunt
mai ușor accesibile și participații le cunosc mai bine. Dacă
amplasamentul se află la perifierie sau chiar în afara
orașului trebuie să luăm în calcul faptul că ar putea avea
nevoie de un mijloc de transport pentru a ajunge acolo.

Dotările – este absolut necesar ca locul să fie dotat cu aer
condiționat vara și sistem de încălzire iarna. De asemenea
este de preferat ca amplasamentul să fie dotat cu un sistem
de sonorizare și cu orice alte elemente tehnice necesare
evenimentului

Costurile – unele amplasamente au oferte all-inclusive
(mese, scaune, tablă și instrumente de scris, internet
wireless, etc), în timp ce la altele fiecare element în parte
costă în plus. De asemenea, contează cât este avansul și
care este politica în cazul anulării evenimentului: se
returnează avansul, doar o parte din el sau nu se
returnează nimic.
Organizare de evenimente de relații publice
38
Alte elemente ce trebuie avute în vedere în alegerea unui
amplasament sunt:

Data – dacă evenimentul este într-o perioadă aglomerată a
anului și sunt numeroase cereri atunci costul închiererii va fi
mai mare

Sezonul - și acesta joacă un rol important în alegerea
amplasamentului. Același amplasament utilizat într-un
sezon diferit poate presupune alte costuri și alte provocări

Amplasament este înăuntru sau afară – evenimente care se
țin afară necesită un alt tip de planificare deoarece sunt alte
detalii de luat în calcul. De exemplu, dacă avem nevoie de
sonorizare, de unde vom avea o sursă de curent? Sau ce
facem în cazul în care va ploua? S-ar putea sa fie nevoie
să amânăm un eveniment din cauza vremii

Dacă evenimentul are loc în mai multe amplasamente
deodată este nevoie de câte un coordonator pentru fiecare
din locuri. Evenimentele nu se pot desfășura fără a fi
supravegheate de cineva
Datorită dezvoltării domeniului a crescut și numărul posibilităților
de a alege un amplasament. Câteva dintre acestea ar fi:
Amplasamente înăuntru:

Spații cu destinație comercială:
o Hoteluri
o Restaurante
o Crame
o Malluri
o Cluburi

Spații private sau aparținând statului
o Case particulare
o Case monument-istoric
o Castele
o Observatorul științific

Spații culturale
o Teatre
o Muzee
Organizare de evenimente de relații publice
39
o Galerii de artă
o Opera
o Editură
o Cinematograf

Spații de călătorie
o Avioane
o Troleibuze/autobuze/tramvaie
o Trenuri

Alte tipuri de spații:
o Catedrale
o Studiouri de înregistrări
o Ambasade
Amplasamente afară:

Parcuri

Grădini botanice

Corturi

Stadioane

Parcuri de distracții
Temă de reflecție 2.4
Conținutul teme de reflecție:
Vremea proastă amână Sibiu Challenge
28 Mai 2012
De parcă nu ar fi de ajuns că a stricat mai toate spectacolele de
stradă ale Festivalului Internațional de Teatru, vremea proastă din
următoarele zile dă peste cap și programul evenimentului sportiv
Sibiu Challenge.
Programat să aibă loc în Parcul Subarini, în 1 iunie, chiar de Ziua
Copilului, evenimentul organizat de Puma Club a fost amânat cu o
săptămână, pentru data de 8 iunie. Majoritatea activităților trebuiau
să aibă loc pe spațiul verde din fața stadionului Municipal iar
Organizare de evenimente de relații publice
40
precipitațiile abundente din ultimele zile ar fi făcut imposibilă
desfășurarea lor în condiții optime. Programul anunțat inițial va
ramâne neschimbat, cei care doresc să facă mișcare într-un cadru
organizat, o vor putea face în data de 8 iunie, în intervalul orar
09.00 – 21.00.
Sursa: http://www.turnulsfatului.ro/15181/vremea-proasta-amanasibiu-challenge.html?sst=
2.4.1 Credeți că această situație (amânarea evenimentului) putea
fi evitată? Ce s-ar fi putut face ca să nu se ajungă aici?
2.4.2 Considerați că amânarea evenimentului a fost anunțată din
timp?
Temă de reflecție 2.5
Conținutul teme de reflecție:
Peste 10.000 de oameni la deschiderea Festivalului Internaţional
de Teatru de la Sibiu – 8 iunie 2013, antena3.ro
Cea de-a XX-a ediţie a Festivalului Internaţional de Teatru de la
Sibiu (FITS) s-a deschis, vineri seară, în Piaţa Mare a oraşului, cu
un spectacol de teatru şi un concert susţinut de Smiley, urmat de
un foc de artificii, manifestările fiind urmărite, pe ploaie, de
aproape 10.000 de oameni.
Manifestările celei de-a XX-a ediţii a FITS au început încă din
cursul zilei de vineri, primul eveniment de stradă fiind o paradă a
costumelor, la care au participat 150 de artişti, reprezentând
companii de spectacole din Belgia, Polonia şi Italia, însă
deschiderea oficială a evenimentului a avut loc vineri seară, cu
începere de la ora 21.00, conform Mediafax.
Primul eveniment din deschidere a fost un spectacol de teatru Odiseea , al teatrului Titanick din Germania -, "o poveste cu
imagini pline de forţă şi ironie care împletesc lumea reală, a
grupului de teatru, cu epopeea lui Homer, într-un spectacol despre
prezent şi antichitate, în egală măsură".
"Acest spectacol este foarte impresionant, povestea Odiseei lui
Organizare de evenimente de relații publice
41
Homer. Este un mod special în care spunem povestea: creăm
scene care vor reda vântul, povestea ciclopului, toate poveştile lui
Homer. Sunt efecte spectaculoase, efecte pirotehnice, explozii,
mult foc, heliu'", a declarat Uwe Kohler, director artistic al Teatrului
Tita
Manifestările de deschidere au fost continuate cu un concert
Smiley, urmat, la miezul nopţii, de un impresionant foc de artificii.
Pe toată durata deschiderii evenimentului, în municipiul Sibiu a
plouat, însă cu toate acestea aproape 10.000 de oameni au
urmărit spectacolele.
Sursa: http://www.antena3.ro/timp-liber/cultura/peste-10-000-deoameni-la-deschiderea-festivalului-international-de-teatru-de-lasibiu-217210.html
2.5.1 De ce considerați că atât de mulți oameni au urmărit
spectacolele în ciuda faptului că a plouat?
2.5. 2 Calitatea un eveniment poate ”combate” vremea rea?
Analiza comparativă
Pentru a lua cea mai bună decizie în alegerea unui amplasament,
Laurence Carter (2012) propune realizarea unei analize
comparative. Aceasta reprezintă o listă a locurilor posible în care
comparăm elementele cele mai importante. Analiza comparativă
poate fi aplicată și pentru a alege alte elemente componente ale
evenimentului, ca de exemplu firma de catering, artiștii care vor fi
invitați, hotelul unde vor fi cazați invitații, etc.
Locul 1
Locul 2
Loc central
Da
Nu
Parcare adecvată
Nu
Da
Săli de conferinţe
Nu
Da
Organizare de evenimente de relații publice
Locul 3
Locul 4
Locul 5
42
Date disponibile
Da
Da
Închiriere camere
80
euro/cameră
65
euro/cameră
Catering
15
13
euro/persoană euro/persoană
Echipament audio Nu
video
Da
Temă de reflecție 2.6:
Conținutul teme de reflecție:
2.6.1 Realizați o analiză comparativă care să conțină 5
amplasamente posibile din orașul dumneavoastră pentru organizarea
unei gale de strângere de fonduri.
Etapa 10 – Crearea unui program al evenimentului
Programul evenimentului conține toate acțiunile care vor avea loc
în timpul acestuia. În realizarea unui program cât mai bun putem
folosi un tabel în care să descriem tipul activității, ora la care va
avea loc, cine este responsabil de acea activitate și ce resuse sunt
necesare. Programul evenimentului trebuie comunicat tuturor
membrilor echipei.
Programul unei conferințe de presă ar putea arăta astfel:
Organizare de evenimente de relații publice
43
Ora
Activitate
Descriere
8:00-8:30
Aranjare sală
 aranjare mese și
scaune
 aranjare masa de
prezidiu
 lipire indicatoarele
spre sală
 aranjare roll-up-uri
 aranjare
masa
unde vor fi primiți
jurnaliștii (mape de
presă + bol pentru
cărțile de vizită)
 aranjare plăcuțe cu
nume la prezidiu
8:30-9:00
Verificare
sistemul
audio-video
 vor fi verificate:
boxele, microfonul,
videoproiectorul,
sursele de energie
9.00-9.30
Sosire firmă  primire catering
catering
 aranjare
masă
pentru
catering:
ceai,
cafea,
fursecuri
Sosire
 Primire, înregistrare
jurnalişti
și
îndrumare
jurnaliști către sală
și apoi către masa
cu cafea/ceai
Începere
9:3010.00
10:00
Organizare de evenimente de relații publice
Personal
Resurse
necesare
Voluntar 1 și -mese,
voluntar
2 scaune,
supravegheați indicatoarele
de un membru printate
al echipei
-roll-up-uri
-mapele de
presă
cu
toate
materialele
gata
pregătite
-bol pentru
cărțile
de
vizită
-listă
cu
jurnaliștii
care
urmează să
participe
-plăcuțe
nume
Voluntar 1 și
voluntar
2
supravegheați
de un membru
al echipei
Microfon,
prelungitoar
e,
telecomandă
video
proiector
Reprezentanți
resurse
firmă catering
furnizate de
Un membru al către firma
echipei
de catering
Membrii
echipei
Membrii
44
conferinţă
10:0510:15
Desfăşurare
conferinţă
Cuvânt de început
10:1510:30
Desfăşurare
conferinţă
Managerul companiei
face
o
prezentare
generală a proiectului.
Se va folosi şi de un
powerpoint cu date şi
grafice
10:3010:45
Desfăşurare
conferinţei
Managerul de proiect
prezintă etapele şi
rezultatele proiectului.
Va prezenta şi un film
de 3 minute.
10:4511:10
Sesiune
Q&A
11:0011:40
Încheiere
eveniment
de Întrebări
jurnaliştilor
11:40-
Curăţenie
-video
proiector
-film de 3
min cu o
descriere a
proiectului
Voluntarii vor Catering
avea grijă ca
toți participanții
să ajungă la
locul unde este
trataţia.
vor Toţi
membrii
cu echipei
La plecarea jurnaliştilor
un voluntar le va
înmâna o pungă cu
atenţii
Voluntarii
şi
un Voluntari
Organizare de evenimente de relații publice
-video
proiector
-power point
ale Toţi
membrii
echipei
Directorul de PR le
mulţumeşte
celor
prezenţi îi invită pe
jurnalişti la o cafea/un
suc/un ceai şi o
gustare
Membrii echipei
mai
discuta
jurnaliştii
echipei
Vorbitorii
Directorul de
PR
Acesta
îi
acordă
cuvântul
managerului
Managerul
companiei
După
prezentarea
sa, directorul
de PR acordă
cuvântul
managerului
de proiect
Managerul de
proiect
Atenţii
jurnalişti
45
12:30
membru al echipei vor
strânge echipamentele
şi tot ce a mai fost
adus pentru conferinţă
Un membru al
echipei
Firma
de
catering
Firma de catering se
va
ocupa
de
debarasarea mesei cu
trataţii. Ei sunt cei care
vor duce gunoiul
Etapa 11 Stabilirea elementelor necesare
Mâncarea și băutura
O statistică a unei firme de catering din România arată faptul că
aproximativ 30 – 40% din bugetul unui eveniment este alocat
acestei categorii. De ce? Este foarte simplu: oamenii vin la un
eveniment pentru nenumărate motive prin care: a se distra, a se
relaxa, a învăța și a afla ceva, a socializa, etc. Și, este
binecunoscut faptul că oamenii, indiferent de clasă socială, vârstă
sau loc, nu pot învăța, socializa sau nu se pot relaxa și distra dacă
le este foame și sete.
Profesioniștii acreditați în organizarea de evenimente speciale
accentuează faptul că experiența unui eveniment trebuie să se
bazeze pe toate cele cinci simțuri, iar acest lucru trebuie să se
reflecte și în alegerea, dar și prezentarea meniului. Astfel, la fel de
important precum gustul mâncărurilor trebuie să fie designul
acestora.
Stilul și tematica evenimentului vor determina tipul de meniu ce
urmează să fie servit. Pentru o gală festivă de strângere de
fonduri, eveniment social de înaltă clasă la care participă invitați
de marcă, nu vor putea fi serviți hamburgeri cu cartofi prăjiți, ci din
contră, meniul va trebui să fie unul mai sofisticat. Însă, la un
eveniment dedicat studenților pizza va fi o alegere bună.
De asemenea, important de subliniat este și faptul că nu la toate
evenimentele se servește mâncare. La finalul unei conferințe de
presă se pot servi doar câteva produse de patiserie alături de
cafea, apă și băuturi răcoritoare. De multe ori, la lansări de carte
nu se oferă nimic de mâncare. Dar, la alt tip de evenimente
(conferințe care durează o zi, workshopuri, lansări de produse)
trebuie să fie mâncare.
Organizare de evenimente de relații publice
46
În ceea ce privește băutura, la evenimentele care au loc în timpul
zilei este recomandat să fie servite doar apă, cafea și băuturi
răcoritoare, nu băuturi alcoolice. Acestea pot fi servite la
evenimente care au loc seara.
Muzică
Muzica este unul dintre elementele care ajută la crearea unei
atmosfere plăcute. Este important să stabilim dacă muzica va fi
încă de la începutul evenimentului, doar în timpul lui sau doar
final. De exemplu, la o conferință de presă poate să nu fie deloc
muzică sau, eventual, doar înainte de începutul conferinței. Având
în vedere că după conferință poate că jurnaliștii vor dori să mai ia
interviuri este bine ca muzica să nu fie pornită. În cazul unei
lansări de carte muzica poate fi atât la început, cât și la sfârșit, dar
nu în timpul.
Un alt detaliu ce trebuie stabilit este dacă muzica va fi înregistrată
și pusă de pe un calculator, dacă vom avea muzică live sau un dj,
în funcție de atmosfera pe care vrem să o avem. Muzica live
crează o atmosferă mai plăcută, dar costă mai mult şi necesită
mai mult spaţiu.
De asemenea, organizatorii trebuie să hotărască ce tip de muzică
va fi, în funcție de tipul evenimentului și de participanți (unui public
foarte tânăr nu i se va pune muzică clasică, în timp ce participanții
mai în vârstă probabil că nu vor agrea muzica rap).
Echipamentul
În funcție de tipul evenimentului trebuie să se stabilească ce fel de
echipamente vor fi necesare și dacă acestea vor fi cumpărate,
închiriate, aduse de la firmă sau dacă există deja la locul unde se
desfășoară evenimentul.
Decorul și decorațiunile
Având în vedere sumele mare de bani pe care firmele le plătesc
pentru a crea un eveniment special și memorabil, o parte
consistentă a bugetului este alocată decorului. Detaliile legate de
decor sau decorații nu mai sunt lăsate pe mâna oricui, ci sunt
realizate de specialiști.
Organizare de evenimente de relații publice
47
Stilul și tema evenimentului sunt cele care determină modul în
care va fi realizat decorul. Astfel, ”decoratorii moderni sunt puși în
fața provocării de a transforma aproape orice spațiu într-un mediu
potrivit pentru un eveniment special. De la stadioane de fotbal la
rulote, decoratorii de astăzi trebuie să dea dovadă mai mult ca
oricând de imaginație, creativitate și îndemânare pentru a ține
pasul cu stilurile și trendurile în schimbare. Cea mai mare abilitate
a unui decorator/designer este transformarea. Prin transformarea
unui teren de polo într-un castel, a unei săli de bal în ținutul lui Oz
sau a unui cort negru într-o fantezie extraterestră, decoratorii îi
duc pe invitați din obișnuit în extraordinar, creând o lume a
fanteziei” (Goldblatt, 2005, p.90).
Nu este de neglijat însă și faptul că, în funcție de complexitatea
lor, decorurile costă mult și, de asemenea, necesită mult timp ca
să fie realizate și instalate. De aceea trebuie analizat înainte care
sunt avantajele unei astfel de investiții.
Atențiile
Atunci când evenimentul se încheie tot ce mai rămân sunt
amintirile. Cu timpul însă și acestea se estomptează. De aceea,
pentru a-i ajuta pe participanți să își aducă aminte cât mai mult
timp de evenimentul nostru este bine să le oferim mici atenții.
Adjectivul ”mic” este foarte important deoarece există limită între o
mică atenție și un eventual comision ascuns.
Este recomandat ca atențiile oferite să fie ceva practic pe care
participanții chiar să le folosească, iar acestea să fie personalizate
cu logoul firmei organizatoare sau cu logoul evenimentului. Astfel
ne asigurăm că participanții vor asocia cadoul cu evenimentul și își
vor aminti de el de fiecare dată când vor folosi obiectul respectiv.
În cazul în care vom organiza o nouă ediție sau un alt eveniment
ei
Printre micile atenții acceptate se numără:

Elemente de papetărie: o agendă, un pix

Semne de carte

Un tricou, un fular, o şapcă

Un stick de memorie
Organizare de evenimente de relații publice
48

Suveniruri (un magnet de frigider cu orașul unde are loc
evenimentul, un calendar, un mic album de artă, un cd cu
muzica locală)

O cutie de bomboane

Un termos
Fotografii/ Filmare
La orice eveniment de relaţii publice organizatorii trebuie să aibă
angajaţi un fotograf şi un cameraman pentru a fotografia şi filma.
În cazul evenimentelor de dimensiuni mai mari este nevoie de o
echipă cu mai mulţi cameramani şi fotografi. O selecţie a filmărilor
şi a fotografiilor va putea fi transmisă apoi presei sau invitaţilor, va
putea fi postată pe site sau prezentată la întâlniri cu potenţiali
clienţi.
Etapa 12 - Promovarea evenimentului (va fi analizată în Unitatea 3)
Etapa 13 - Reevaluarea bugetului (va fi analizată în Unitatea 3)
Etapa 14 - Managementul la locul evenimentului
Ziua Zero (ziua în care se desfășoară evenimentul), dar și cele
câteva zile de dinainte sunt dedicate pregătirilor la amplasamentul
evenimenului. Aceste zile sunt extreme de importante deoarece
toate eforturile de planificare vor fi prinde viață în ziua zero. Este
momentul în care organizatorul află ce greșeli a făcut, dacă le
poate corecta sau nu.
Și de data aceasta, un tabel (checklist) este de mare ajutor. Astfel,
Joe Goldblatt (2011) propune câteva elemente care sunt utile
pentru un bun management la locul evenimentului:

Crearea unui program – minut de minut, trebuie prezentat
la ultima întâlnire cu toți membrii echipei. Așa cum am
menționat deja programul ar trebui să includă descrierea
sarcinii, ora la care începe (și, eventual, ora la care se
termină), resursele necesare și persoana responsabilă

Implementarea programului
Organizare de evenimente de relații publice
49

Monitorizarea modului în care este pus în practică
programul

Adaptarea programului la eventualele schimbări
Logistica la locul evenimentului este determinată de mărimea
locului în care se desfăşoară evenimentul, de tipul de eveniment,
precum şi de numărul de participanţi.
Bowdin et al. (2006, p. 353) menționează elementele principale ce
ţin de logistica la locul evenimentului şi care trebuie luate în
considerare în realizarea unui plan:

Aprovizionare

Transport – modul şi momentul în care participanţii ajung la
eveniment sunt două elemente extrem de importante. Pot
apărea probleme mai ales în cazul evenimentelor cu un
număr mare de participanţi. Dacă toţi ajung o dată, se
formează cozi, lumea se îmbulzeşte şi nu este doar
neplăcut, ci şi periculos. Prima impresie despre un
eveniment este dată de accesibilitate şi controlul traficului,
iar haosul înseamnă o prima impresie negativă. Dacă foarte
mulţi oameni vin în acelaşi timp la un eveniment,
organizatori pot discuta înainte cu autorităţile locale şi cu
societăţile de transport în comun şi pot solicita
suplimentarea numărului de autobuze/tramvaie/metrouri
sau pot închiria ei înșiși autobuze pentru transportul
participanților.

Îmbinarea elementelor – logistica este partea ce îmbină
toate elementele și detaliile unui eveniment

Controlul fluxului – se referă la fluxul produselor, serviciilor
şi persoanelor înainte, în timpul şi după terminarea
evenimentului

Modalitățile de comunicare – se referă la comunicarea în
timpul evenimentului între organizatori şi reprezintă
rezultatul unei planificări eficiente.
Siguranţă şi riscuri
Un element deosebit de important ce nu trebuie deloc neglijat este
securitatea la locul desfăşurării evenimentului. Fie că este vorba
de un eveniment care implică activităţi mai periculoase şi cu un
număr mare de participanţi, fie că este vorba de evenimente puţin
Organizare de evenimente de relații publice
50
riscante şi cu un număr mic de invitaţi, organizatorii trebuie să
realizeze un plan de siguranţă, precum şi un plan în caz de
urgenţă. Nu la puţine evenimente (concerte, evenimente
sportive),din cauza lipsei unor măsuri de securitate au existat răniţi
sau chiar şi morţi.
2.5 Evaluarea
Evaluarea evenimentului este „procesul de a observa, măsura și
monitoriza în mod critic implementarea unui eveniment pentru a
estima în mod real rezultatele obținut” (Bowdin et al., 2006, p.
413). O evaluare bună ne ajută să planificăm și să organizăm mai
bine evenimentele ulterioare.
Philip Henslowe (1999, p. 97) vorbește despre trei modalități de a
evalua un program de relații publice:
1. Observație și experiență – Henslowe consideră această
metodă cea mai simplă și în același timp, cea mai ieftină și
eficientă formă de evaluare, cu toate că nu este cea mai
bună din punct de vedere științific. Metoda se referă la
monitorizarea presei locale, înainte, în timpul și după
terminarea programului. Această metodă se poate aplica cu
succes în cazul evenimentelor de relații publice.
2. Feedback și analiză – feedbackul poate lua forme diferite,
printre care:
 O carte cu idei și sugestii
 Formulare completate la finalul evenimentului
 Eventuale plângeri
 Conversații ale participanților
Informațiile trebuie strânse, atent analizate, iar concluziile
trebuie trecute într-un raport.
3. Cercetare – este metoda cea mai relevantă din punct de
vedere științific și are în vedere cercetările de piață, care
ajută la:
 Schimbarea atitudinilor
 Creșterea gradului de conștientizare
 Modificarea anumitor imagini
Organizare de evenimente de relații publice
51
Bibliografie Unitatea 2
Academia Română, Institutul de Lingvistică „Iorgu Iordan”, 2012, Dicționarul
explicativ al limbii române (ediția a II-a revăzută și adăugită), Editura Univers
Enciclopedic Gold, București
Allen, Judy, 2009, Event Planning, Wiley, Ontario
Bowdin, Glenn, Allen, Johnny, Allen, O`Toole, William, Harris, Rob, McDonnell, Ian,
2006, Events Management, Elsevier, Oxford
Carter, Laurence, 2012, Event planning, AuthorHouse, Bloomington
Henslowe, Philip, 1999, Public Relations. A Practical Guide to the Basics, Kogan
Page, London
Goldblatt, Joe, 2005, Special Events. Event Leadership for a New World, Wiley, New
Jersey
Goldblatt, Joe, 2011, Special Events. A New Generation and the Next Frontier, Wiley,
New Jersey
Matthews, Doug, 2008, Special Event Production. The Process, Elsevier, Oxford
Shone, Anton, Parry, Bryn, 2004, Successful Event Management: A Practical
Handbook, Cengage Learning, Hampshire
Silvers Rutherford Silvers, 2004, Professional Event Coordination, Wiley, New Jersey
Lucrare de verificare Unitatea 2:
 Gândiți un eveniment de relații publice pe care l-ați putea organiza
 Urmând etapele menționate în Unitatea 2 conturați etapele propriului
eveniment
Organizare de evenimente de relații publice
52
Unitatea de învăţare 3
EVENIMETELE PENTRU PRESĂ. BUGETUL. PROMOVAREA
CUPRINS
3.1 Evenimentele pentru presă
3.2 Bugetul
3.3 Etape în realizarea bugetului
3.4 Tipuri de cheltuieli
3.5 Amortizarea investiției
3.6 Promovarea
Obiectivele unităţii de învăţare 3
După studiul acestei unităţi de învăţare veţi reuşi să:
 Știți știți care sunt principalele evenimente pentru presă
 Ştiţi ce este bugetul unui eveniment de relaţii publice
 Creaţi bugetul unui eveniment de relaţii publice de la cheltuieli, venituri până
la profit
 Ştiti cum să promovaţi un eveniment de relaţii publice
Organizare de evenimente de relații publice
53
3.1 Evenimentele pentru presă
1. Conferința de presă
2. Brifiening de presă
3. Reuniunea de presă
4. Excursiile de presă
5. PR Blitz
3.1.1 Conferința de presă
”O conferință de presă face posibilă diseminarea rapidă a
informațiilor și opiniilor prin intermediul media. Se economisește
timp prin faptul că informațiile nu mai sunt prezentate fiecărei
surse de difuzare separat, iar ziarele și media electronice
concurente primesc știrile simultan. [...] Majoritatea conferințelor
de presă urmăresc să transmită un mesaj pozitiv; ele sunt acțiuni
afirmative care au rolul de a reliefa planurile clientului sau punctul
său de vedere” (Wilcox et al., 2009, p. 520).
În unele situații, în funcție de tipul companiei și mai ales în
structurile statului, contactul cu mass media este zilnic. Totuși,
conferințele de presă trebuie organizate doar în cazul în care
compania are ceva extrem de important de anunțat. Chiar dacă
este vorba de un minister sau de o primărie, instituții în care au
luat numeroase acțiuni, nu este recomandată organizarea de
conferințe de presă standard, adică o dată pe săptămână sau o
dată la două săptămâni dacă nu sunt subiecte noi și interesante
de prezentat presei. Jurnaliștii vor înceta să mai vină la astfel de
conferințe de presă pentru că nu vor avea despre ce să scrie.
Motivele pentru a susține o conferință de presă pot fi numeroase,
printre care:
 anunțuri politice,
 informații noi și importante ale unor instituții ale statului sau
companii private,
 o vizită a unui înalt demnitar străin,
 o prezentare a unui nou proiect,
 o prezentare de produs,
 o acțiune de strângere de fonduri, etc.
Organizare de evenimente de relații publice
54
O conferință de presă reprezintă o oportunitate pentru jurnaliști să
pună întrebări.
Conferințele de presă trebuie planificate înainte pentru a se
desfășura în condiții cât mai bune. Exceptând situaţiile urgente
pregătirea poate începe cu o lună înainte. Cristina Coman (2004)
se referă la principalele etape ce trebuie realizate pentru
pregătirea conferinţei de presă:
1. alegerea momentului (data, ziua, ora) – sunt determinate
de configurația sistemului media din oraș. Într-un loc precum
București, este de preferat ca conferința să fie organizată în
mijlocul săptămânii (la sfărșitul sau la începutul săptămânii sar putea ca jurnaliștii să fie plecați), în jurul orei 11. De la ora
9 sau 10 au loc sedințele redacționale sau de sumar, deci
este prea devreme, dar la ora 13 posturile de radio și de
televiziune difuzează jurnale de știri, deci, dacă se
organizează conferința de presă de la ora 11 sunt șanse ca
evenimentul nostru să devină știre chiar de la ora 13.
2. stabilirea
locului
de
desfăşurare
–
elementele
amplasamentului rămân cele prezentate deja (un
amplasament central, ușor de găsit sau deja cunoscut
jurnaliștilor, cu locuri de parcare, dotat cu sistem audio-video,
cu aer condiționat, etc)
3. stabilirea listei invitaţilor – trebuie invitați toți jurnaliștii (nu
doar cei de la televiziuni) care se ocupă de domeniul
respectiv sau din presa generalistă.
4. redactarea şi trimiterea invitaţiilor – invitațiile trebuie să
conțină data, ora, locul unde se va desfășura conferința de
presă, numele și funcțiile vorbitorilor și motivele pentru care
se desfășoară conferința. Este de preferat ca invitația să fie
trimisă cu aproximativ 3 săptămâni înainte, urmate de un
reminder cu o săptămână înainte și unul cu o zi sau două
înainte. Rugați jurnaliștii să vă confirme participarea până la
o anumită dată.
5. redactarea documentaţiei – se referă la realizarea unui dosar
de presă ce poate cuprinde materiale privind subiectul
conferinței, o copie a discursurilor susținute, un comunicat de
presă.
6. elaborarea materialelor ajutătoare – este vorba de
eventualele materiale care pot susține vizual sau/și audio
Organizare de evenimente de relații publice
55
discursurile reprezentanților companiei: filmule de o scurtă
durată, prezentări powerpoint, fotografii, grafice, etc.
7. pregătirea discursurilor sau intervenţiilor – specialistul în
relații publice trebuie să pregătească discursul sau declarația
pe care reprezentatul companiei o va prezenta la conferința
de presă. Aceasta trebuie prezentată cu mai mult timp
înainte pentru a ne asigura că managerul o înțelege și nu se
face de râs în fața jurnaliștilor.
8. pregătirea reprezentanţilor organizaţiei care vor participa la
conferinţă – ”Reuşita unei conferinţe depinde, în mare
măsură, de alegerea şi de pregătirea celor care vor ţine
discursuri şi vor răspunde la întrebările gazetarilor. În
majoritatea cazurilor, este ales directorul (conducătorul)
organizaţiei, deoarece el e considerat persoana cea mai
reprezentativă, în plus, ziariştii apreciază o asemenea
alegere, ştiind că un citat din discursul celui care deţine cea
mai înaltă funcţie de conducere dă mai multă greutate
materialului jurnalistic” (Coman, 2004, p. 86).
Autorii de specialitate recomandă ca specialistul în relații
publice să realizeze o repetiție a conferinței de presă înainte.
Acest lucru nu este întotdeauna posibil, dar specialistul în
relații publice trebuie să îi pregătească pe reprezentanții
organizației pentru ca aceștia să aibă o intervenție cât mai
bună. Ei trebuie să fie capabili să răspundă la toate
întrebările (de multe ori neplăcute sau încuietoare) ale
jurnaliștilor. Specialistul în relații publice trebuie să fie capabil
să anticipeze aceste întrebări.
9. pregătiri şi verificări de ultimă oră
3.1.2 Briefingul de presă
Este asemănător conferinţei de presă şi „este organizat mai ales
în cazul crizelor mediatice în desfăşurare, cu scopul de a
împrospăta informaţiile oferite jurnaliştilor în funcţie de evoluţia
crizei. Cu toate acestea, subiectul unui briefing poate fi şi un
eveniment pozitiv, dacă organizatorii consideră că acesta prezintă
interes pentru presă” (David, 2008, p. 131).
De obicei, briefingurile sunt de două tipuri:
 Briefingul organizat în cazul unui eveniment neprevăzut
are o durată scurtă şi este abordat un singur subiect
Organizare de evenimente de relații publice
-
56
 Briefingul standard, planificat din timp - se organizează în
special de către instituții ale statului. Este vorba de o
informare stabilită într-o anume zi, la o anumită oră,
programare ce rămâne valabilă ani de zile, chiar dacă
organizatorii nu au informații importante de comunicat. De
exemplu, la Ministerul culturii, cultelor și patrimoniului
național s-a organizat mult timp o conferință de presă o dată
la săptămâni, marțea, la ora 11.00.
Prima etapă a briefingului este declaraţia, în timp ce a doua
etapă constă în adresarea întrebărilor de către jurnalişti. Este
recomandat ca încă de la început să se specifice câte întrebări
vor putea fi puse şi că nu se vor accepta întrebări pe altă temă.
3.1.3 Reuniunea de presă
Dacă conferinţa de presă este un eveniment deja clasic de
transmitere a informaţiilor, există situaţii când „o corporaţie, o
asociaţie sau un politician doreşte să transmită un mesaj sau să
construiască o legătură personală cu presă, iar această intenţie se
poate realiza mai uşor în cadrul unui eveniment de socializare. […]
Reuniunile de presă au ca scop îmbunătăţirea relaţiilor şi ambele
părţi implicate sunt conştiente de acest lucru ” (Wilcox et al., 2005,
p. 524).
Reuniunea de presă poate lua forma unui prânz, a unei cine sau a
unei recepţii. Aceste evenimente sunt o oportunitate pentru
jurnalişti şi pentru managerii dintr-o organizaţie să se cunoască
mai bine unii pe alţii pentru ca, ulterior, să colaboreze mult mai
bine din punct de vedere profesional. De obicei, managerul
general „lansează” o ştire, nu neapărat ceva de maximă
importanţă, la finalul evenimentului. De ce acest lucru? Deoarece
la reuniunea de presă jurnaliştii trebuie să se simtă bine, iar dacă
informaţiile sunt prezentate la început şi sunt foarte importante
atunci ei vor fi nevoiţi să se ocupe de realizarea şi transmiterea
ştirii.
Ca şi în cazul conferinţei de presă, jurnaliştii vor primi o mapă de
presă cu materiale informative.
3.1. 4 Excursiile de presă
Au tot un scop informativ şi sunt organizate pentru a prezenta
jurnaliştilor o nouă fabrică, un nou sediu, stadiul unor lucrări, un
Organizare de evenimente de relații publice
57
nou produs etc. Cristina Coman (2004) se referă la două tipuri de
excursii de presă:

Vizita de presă – este organizată în aceeaşi localitate şi
durează doar câteva ore

Voiajul de presă – este o deplasare care durează 2 – 3 zile
şi are un program mai elaborat:
 Primirea invitaţilor
 Turul respectivului obiectiv
 O conferinţă de presă
 O recepţie
Excursiile de presă sunt destul de costisitoare deoarece costurile
pentru transportul, cazarea şi mesele jurnaliştilor sunt suportate de
către compania organizatoare. De aceea, o astfel de acţiune
trebuie să fie total justificată. De cele mai multe ori, companiile
organizează o excursie de presă atunci când consideră că
relatările în presa locală nu sunt suficiente şi doresc mediatizarea
la nivel naţional.
Excursia de presă este un eveniment complex, iar organizarea ei
presupune mai multe etape (Coman, 2004):
1. Stabilirea subiectului
2. Obţinerea acordului de principiu
 Calcularea bugetului estimativ
 Stabilirea listei invitaţilor
 Alegerea perioadei şi a duratei
 Alegerea mijlocului de transport
 Alegerea hotelului
3. Stabilirea programului
4. Redactarea şi trimiterea invitaţiilor
5. Pregătirea excursiei
 Transportul şi cazarea
 Pregătirea materialelor destinate presei
 Pregătirea reprezentanţilor organizaţiei
6. Desfăşurarea evenimentului
7. Evaluarea
Organizare de evenimente de relații publice
58
Temă de reflecție 3.1
Conținutul temei de reflecție:
Hope & Homes for Children Romania in excursie cu presa la
Bacau
11 Noiembrie 2011 / STIRI
Saptamana aceasta HHC Romania sa hotarat sa lase toate
cuvintele deoparte si sa faca o invitatie deschisa presei din
Romania sa mearga cu ei la Bacau si sa vada ce inseamna
reforma sistemului de protectie a copilului.
Jurnalisti dintr-o diversitate de zone mediatice au putut vedea de
ce este absolut necesar sa eradicam casele de copii de tip vechi si
care este alternativa unui sistem de protectie a copilului bazat pe
concept familial.
Jurnalistii care au raspuns invitatiei noastre sunt: Cristina
Moldovan (Evenimentul Zilei), Simona Tache (blogger), Diana
Marcu (Gândul), Nic Sarbu (Caţavencii), Andreea Vasile
(Feeder.ro) si fotojurnalistul Petrut Calinescu.
De ce Bacau?
Pentru ca este unul dintre judetele care ni s-au lipit de suflet,
pentru ca am descoperit acolo niste oameni minunati la Directia de
Protecte a Copilului (Sorin Brasoveanu director general DGASPC
Bacau si Sorin Birladeanu director adjunct) alaturi de care miscam
muntii, pentru ca este un judet model pe care vrem sa-l
multiplicam la scara nationala, daca este sa ne luam dupa ritmul in
care inchid institutiile de tip vechi si reformeaza sistemul, oferind
fiecarui copil sansa de-a creste intr-un mediu cat mai apropiat de o
familie.
Am inceput excursia cu o vizita la Institutia Alexandra din Onesti o institutie de tip mamut pentru copii cu nevoie speciale, pe care
urmeaza sa punem lacatul de Craciun anul acesta. Inchiderea
acestei institutii este rezultatul unui un parteneriat exemplar, care
si el ar trebui multiplicat la nivel national - Directia Generala de
Asistenta Sociala si Protectia Copilului Bacau, Fundatia SERA
Romania si Fundatia Hope and Homes for Children HHC
Organizare de evenimente de relații publice
59
Romania.
Aflati raspunsul la intrebarea - ce se intampla cu acesti copii prin
povestile jurnalistilor care au raspuns invitatiei noastre.
Diana Marcu, Gandul - Sper ca in tara asta Larisa sa se faca bine,
ca in tara asta alti oameni sa-mi urmeze exemplul si sa ia un copil,
sunt atat de multi in nevoie. Citeste mai mult...
Simona Tache - Mi-i imaginez pe copiii de aici intr-o institutiemamut-de tip vechi, in care nu ar sta cate doi in dormitor, ca aici, ci
cate 20. In care nu ar avea baie superdotata, bucatarie ultrautilata,
un climat cald si ingrijitoare pasionate de flori, ci o atmosfera rece,
ingrozitoare, sinistra. Mi-i imaginez si mi se taie genunchii. Apoi imi
dau seama ca, de fapt, habar n-au cum arata casa din jurul lor.
Unii dintre ei sunt complet orbi si nici unul nu intelege si nu
percepe mai mult decat intelege si percepe un bebelus in primele
zile de viata. Nu stiu, asadar, in ce casa stau, dar nu am nici o
indoiala ca simt.Citeste mai mult...
Cristina Moldovan, Evenimentrul Zilei -De copiii acestia au grija
50 de persoane, care nu asteapta de la ei decat sa manance si sa
foloseasca singuri toaleta. Acestea sunt performantele maxime.
Doamna Otilia, o femeie maruntica, lucreaza aici de 23 de ani si isi
aminteste de vremurile cand copiii erau vazuti de personal ca
"obiect al muncii". Citeste mai mult...
Andreea Vasile, freelancer - In centrul de plasament Alexandra din
Onesti, in afara ingrijitorilor si a cadrelor specializate care lucreaza
acolo, nimeni nu se poate misca. Copiii care mai sunt acolo si
care, in curand, vor fi mutati in case de tip familial, sufera de
afectiuni grave si foarte grave, fizice si psihice.Citeste mai
mult...
Sursa: http://www.galasocietatiicivile.ro/stiri/hope-homes-forchildren-romania-in-excursie-cu-presa-la-bacau-1143.html
3.1.1 Considerați că era necesară organizarea unei excursii de
presă în această situație? Indiferent de răspuns oferiți argumente.
3.1.2 Considerați că relatările din presă au justificat organizarea
excursiei de presă?
Organizare de evenimente de relații publice
60
3.1.5 PR Blitz
Reprezintă opusul conferinţelor de presă, fiind vorba despre o
întâlnire informală organizată în cadrul redacţiilor pentru a
prezenta jurnaliştilor un anumit produs/concept. PR blitzul este
acţiune de scurtă durată (aproximativ 15 – 20 de minute).
Specialiştii în relaţii publice şi reprezentanţii firmei merg în
redacţiile vizate, prezintă jurnaliştilor produs, le oferă acestora un
comunicat de presă şi o mostră a produsului sau alte elemente
promoţionale.
Acţiuni de PR Blitz se organizează când bugetul este prea mic
pentru a permite organizarea unei lansări de produs sau în
situaţiile în care companiile doresc să transmită mesajul într-un
mod mai personal.
Succesul unui PR blitz poate fi măsurat prin numărul de articole
publicate în urma acţiunii.
Temă de reflecție 3.2:
Conținutul temei de reflecție:
PR Blitz – în redacţii cu Ridgid
Cu putin training si un strop de indemanare, oricine poate folosi un
echipament Ridgid. Cu acest gand in minte am pornit in vizita la
redactiile revistelor Unelte si echipamente, Planul casei mele,
Smart Worker si Instalatorul. Csaba, trainerul nostru, a prezentat
cateva din produsele de microinspectie, taiere tuburi de scurgere
din PP, curatare scurgeri si masurare de parametrii tehnici.
Jurnalistii prezenti le-au testat si ei. Vedeta a fost noul dispozitiv
de curatat linii de scurgere RIDGID K-45. O sa va dati seama din
fotografii cum s-au descurcat. Noi speram ca i-am convins de cat
de destepte si de utile sunt. Saptamana viitoare o sa mai trecem
pe la alte patru redactii.
Sursa:
http://www.ridgidblog.ro/pr-blitz-%E2%80%93-in-redactiicu-ridgid/
3.2.1 Pentru ce alte produse ați organiza un PR Blitz?
3.2.2 În ce radacții ați merge
Organizare de evenimente de relații publice
61
3.2 Bugetul
Încă din faza de concepere a evenimentului, trebuie să fie stabilit
un plan financiar. De multe ori, acesta determină dacă
evenimentul va mai avea loc sau nu pentru că există posibilitatea
să nu fie fonduri suficiente pentru realizarea sa nu numai în
condiţiile optime, dar şi pentru a respecta şi atinge scopurile şi
obiectivele. Este recomandat ca de această parte a organizării
unui eveniment de relaţii publice să se ocupe un manager
financiar care să aibă cunoştinţe solide în domeniu. Orice greşeală
în realizarea bugetului poate fi dezastruoasă pentru companie şi,
implicit pentru imaginea sa în faţa publicului.
Ce este un buget şi de ce este el atât de important? „Un buget
este un document clar în care sunt comparate veniturile estimate
cu veniturile reale şi cheltuielile anticipate cu cele adevărate. Un
buget îl ajută pe managerul evenimentului să ţină sub control
evenimentul, asigurând un flux al fondurilor atunci când este
necesar şi menţinând în acelaşi timp integritatea evenimentului”
(Matthews, 2008, p. 42).
Nu există un eveniment a cărui organizare să nu implice bani.
Poate fi vorba de un eveniment a cărui organizare să coste mai
puţin, dar, în final totul costă. „Bunurile și serviciile presupun
muncă și materiale brute. Voluntarii și obiectele donate vor atrage
costuri administrative și de ospitalitate. Asigurarea mai multor
fonduri prin intermediul sponsorizărilor, a cadourilor și a granturilor
va avea costuri atașate. Chiar și evalurarea nevoilor și analizarea
resurselor evenimentului va lua timp, iar timpul înseamnă bani.
Nimic nu este pe gratis. Cu cât mai limitat este bugetul cu atât mai
concentrați trebuie să fiți asupra scopurilor evenimentului, dar, un
eveniment de calitate nu este neapărat dependent de un buget
mare” (Silvers 2004, p. 39).
Principalele elemente care compun un buget şi care trebuie luate
în considerare atunci când discutăm despre un eveniment de
relaţii publice sunt:

Cheltuielile estimate

Surse ale banilor

Venituri

Profit/pierderi
Organizare de evenimente de relații publice
62
3. 3 Etape în realizarea unui buget
Crearea unui buget preliminar
Un buget estimativ este realizat încă din faza de concepere tocmai
pentru a ştii ce tip de eveniment se poate organiza. Crearea unui
buget preliminar este etapa în care se realizează estimările pentru
costuri și venituri. Acestea trebuie să fie realizate cât mai aproape
de realitate posibil pentru că, altfel, se va ajunge la un impas
financiar și chiar la anularea evenimentului din lipsă de fonduri.
În realizarea bugetului unui eveniment un manager trebuie să aibă
în vedere cinci lucruri esenţiale pentru gestionarea banilor
(Matthews, 2008, p. 42):

Pregătirea bugetului

Monitorizarea fluxului financiar

Realizarea unui profit

Proiectarea bugetului

Alte costuri posibile şi impactul lor asupra bugetului
De asemenea, Doug Matthews (2008) vorbește despre cinci
elemente cheie în realizarea și menținerea unui buget realist
pentru organizarea unui eveniment:

Dezvoltarea unui sistem de a urmări cheltuielile
Dacă la început cheltuielile vor fi mai ușor de ținut sub
observație, pe măsură ce data evenimentului se apropie vor
fi din ce în ce mai multe plăți, iar acest lucru ar putea scăpa
de sub control dacă nu există o monitorizare strictă a
cheltuielilor. Acest lucru se poate realiza cel mai bine cu
ajutorul unei foi de calcul.

Realizarea unei liste cu categoriile de cheltuieli
Printre cheltuielile predictibile se numără:
 Amplasamentul
 Mâncarea și băutura
 Decorul
 Vorbitorii
 Sistemul audio-video
 Transportul
 Cazarea
Organizare de evenimente de relații publice
63
 Promovarea
 Materialele utilizate în cadrul evenimentului (mape pentru
participanți, atențiile, etc)
Costurile și veniturile vor varia în funcție de tipul de eveniment.
Există evenimente pentru care nu se obține un venit imediat, dar
care implică totuși cheltuieli. Uneori, un eveniment va fi organizat
chiar la sediul firmei respective ceee ce înseamnă că nu se vor
mai cheltui bani pentru amplasament. Alteori un sponsor va
asigura băutura și mâncarea, ceea ce, iarăși înseamnă o
economie. Totuși, în alte situații acestea sunt cheltuieli ce vor
trebui suportate din bugetul evenimentului.

Evaluarea cheltuielilor
Aceasta este considerată etapa cea mai importantă din întregul
proces de gestionare a bugetului. În funcție de tipul de eveniment,
cheltuielile trebuie estimate cât mai aproape de realitate încă de la
început, chiar dacă, pe măsură ce procesul de organizare
avansează pot apărea diverse alte cheltuieli.
O’Toole și Mikolaitis (2002, p. 226) se referă la trei modalități de
estimare a cheltuielilor:
o Estimare de sus în jos – este denumită și estimare analogă
și se bazează pe experiența managerilor în organizarea
unor evenimente similare
o Estimare de jos în sus – acest tip presupune estimarea
costului pentru întregul eveniment ca fiind suma părților
sale componente. În teorie pare o estimare simplă, dar în
practică lucrurile se complică o dată ce apar noi cheltuieli
neprevăzute
o Estimare parametrică – acest tip presupune estimarea
costului evenimentului la un element/parametru. De
exemplu, costurile unui concert sau ale unei conferințe sunt
în strânsă legătură cu numărul participanților

Actualizarea cheltuielilor
Bugetul trebuie actualizat continuu. Orice cheltuială și orice venit
trebuie trecute în foaia de buget. Fără o actualizare constantă a
cheltuielilor (și eventual a veniturilor, dacă este cazul) bugetul va
deveni o problemă a organizatorilor.

Rezvoltarea problemelor legate de cheltuielile neașteptate
Organizare de evenimente de relații publice
64
Oricât experiență ar avea echipa de organizare, oricât de mult s-ar
gândi managerii la toate costurile posibile și oricât de bine le-ar
estima, întotdeauna există costuri neașteptate. De aceea este
recomandat ca din bugetul estimat să există o marjă de
aproximativ 15% în plus. De exemplu, dacă se estimează că
bugetul va fi de 10.000 de euro echipa trebuie să aibă la dispoziție
încă 1.500 de euro pentru cheltuieli neașteptate.
Identificarea surselor de bani, a cheltuielilor și a profiturilor potențiale
Acesta reprezintă a doua etapă în realizarea bugetului.
Există patru surse pentru bani (Kilkenny, 2012):

Fondurile proprii ale companiei

Sponsorizări
În România sponsorizările sunt reglementate de Legea nr.
32/1994 completată cu Ordonanţa Guvernului nr. 36 din 30
ianuarie 1998. Sponsorizarea este o practică obişnuită de a ajuta
la organizarea unui eveniment. Mai multă vreme a existat
prejudecata că firmele care oferă sponsorizări realizează acte de
caritate, dar, de fapt, sponsorizarea presupune un câştig de
ambele părţi. Pe de o parte, compania care oferă banii are un
beneficiu major de imagine prin faptul că participanţii află informaţii
despre companie şi despre produsele sau serviciile lor, iar aceste
evenimente ii ajută să ajungă la potențiali clienţi. Pe de altă parte,
organizatorii primesc fondurile, produse sau alte tipuri de
contribuţii pentru a realiza evenimentul. Nu toate sponsorizările
trebuie să constea în oferirea de bani. De exemplu, un hotel poate
oferi camere pentru invitaţi, un restaurant poate oferi mâncarea, o
galerie de artă poate oferi spaţiul unde să se organizeze
evenimentul, etc. Toate acestea sunt contribuții extrem de utile
care contribuie la economisirea unor bani ce pot fi utilizați pentru
sectoarele unde nu există sponsorizări.

Taxă de la participanți
Dacă sursa sunt participanţii trebuie să luaţi în considerare faptul
că o mare parte din bani vor ajunge la dumneavoastră chiar la
începutul evenimentului, iar până atunci lucrurile vor trebui
organizate şi puse la punct cu alţi bani decât cei primiţi de la
participanţi. De exemplu, există conferinţe, workshopuri sau
seminarii la care se acceptă plata de la participanţi chiar în
momentul înregistrării, dar organizatorii nu pot aştepta până în
Organizare de evenimente de relații publice
65
dimineaţa evenimentului pentru a antama amplasamentul sau
pentru a comanda mâncarea, băutura sau decoraţiunile. În
această situaţie, o soluţie o poate reprezenta negocierea cu
furnizorii pentru ca plata să se facă la finalul evenimentului, iar cu
un anumit timp înainte să fie plătit doar un avans (de obicei de 20
sau 30%). În multe situaţii se preferă această variantă chiar dacă
organizatorii au toate fondurile necesare, dar vor să se asigure că
şi furnizorii se vor ridica la înălţimea aşteptărilor şi vor avea servicii
de calitate. Dacă toţi banii sunt plătiţi în avans există riscul ca
furnizorul să nu mai vină deloc

Vânzări
În momentul în care are loc evenimentul, organizatorii mai pot
obține fonduri din vânzarea diverselor produse, în funcție de tipul
evenimentului: cărți, cd-uri, dvd-uri, tricouri, etc.

O combinaţie dintre cele patru
3.4 Tipuri de cheltuieli
Am menționat deja câteva dintre cheltuielile posibile pentru un
eveniment. Totuși, există două tipuri de cheltuieli indiferent de tipul
de eveniment acestea sunt:
1. Cheltuieli fixe
Se referă la acele cheltuieli inerente organizării oricărui eveniment,
care rămân neschimbate indiferent de vânzări sau profit şi nu se
ajustează în funcţie de numărul de participanţi. De obicei,
reprezintă aproximativ 25% din bugetul total. Exemple:

Salariile angajaților

Costurile zilnice (abonamentele la telefoane, la internet,
electrica, curățenia, etc)

Promovarea evenimentului

Amplasamentul
2. Cheltuielile variabile
Se referă la acele cheltuieli care variază în funcţie de numărul de
participanţi, dar şi de alte elemente pe care evenimentul le
presupune. Reprezintă aproximativ 75% din bugetul total și
prezintă un risc mult mai mare de a fi depășite decât cheltuielile
fixe. Exemple:
Organizare de evenimente de relații publice
66

Vorbitorii invitați

Transportul și cazarea

Mâncarea și băutura

Cadourile pentru participanți

Decorațiunile
Shanon Kilkenny (2012) aduce în discuție și cheltuielile adiționale
ce trebuie luate în calcul mai ales în cazul acelor evenimente care
nu se desfășoară într-un loc cu destintaţie specială și pregătite din
toate punctele de vedere pentru organizarea unui eveniment
(precum hotel, sau un centru de conventii). Există două tipuri de
astfel de cheltuieli posibile:
1. Cheltuieli adiţionale pentru evenimente ce se desfășoară afară:

Taxele ce trebuie plătite la primărie și aprobările ce trebuie
obținute

Mese, scaune, veselă

Electricitatea

Scena

Corturi

Toaletele ecologice
2. Cheltuieli adiţionale pentru evenimente ce se desfășoară
înăuntru:

Elemente tehnologice: sistemul audio-video

Elementele de birotică: tablă de scris, xerox, accesul la
internet

Decorațiunile
3.5 Amortizarea investiției
Amortizarea investiției (în engleză cunoscută drept return on
investment – ROI sau return on capital employed – ROCE)
reprezintă de fapt profitabilitatea unui eveniment. Amortizarea
investiției este calculată prin împărţirea profitului net la costurile
totale şi rezultatul reprezintă procentul câştigului financiar. Pe
lângă sumele de bani câștigate în urma evenimentului, amorizarea
investiției se poate referi și la:
Organizare de evenimente de relații publice
67

profitul de imagine pe care firma îl are – amortizarea
investiției se observă în această situație în creșterea
numărului de articole/materiale audio-video din presă

creșterea numărului de participanți la următorul eveniment
organizat

creșterea sponsorizărilor

donații mai mari
Pragul de rentabilitate
Pragul de rentabilitate se referă la estimarea pe care o companie
o face ca să știe dacă evenimentul său va fi unul profitabil din
punct de vedere financiar sau nu. Dacă sursa banilor sunt taxele
de înregistrare, este nevoie să ştiţi de câţi participanţi este nevoie
ca să atingeţi pragul de rentabilitate. Dacă ştiţi numărul de
participanţi atunci puteţi calcula care să fie taxa de înregistrare.
Formula pe care Shannon Kilkenny (2012) o propune este:
costurile fixe ÷ (taxa de înregistrare – costurile variabile/persoană)
= numărul de participanţi necesar
De exemplu:
costuri fixe = 5.000 euro.
costurile variabile = 10 euro/persoană.
Taxa de înregistrare = 50 euro
5.000 ÷ (50 – 10) = 125 de participanţi necesari
Dacă aveţi o idee aproximativă cam câţi participanţi vor fi se poate
stabili pragul de rentabilitate şi în funcţie de asta să hotărâţi cât să
fie taxa de participare. Calculaţi costurile fixe şi variabile în funcţie
de numărul de participanţi confirmaţi. Le adunaţi pe cele două şi
împărţiţi suma la nr de participanţi. Dacă sunt 50 de participanţi,
costurile fixe 2000 de euro, cele variabile 750 euro, atunci taxa de
participare ar trebui să fie 55 de euro.
Având aceste date putem ştii dacă avem cum să facem profit.
Dacă cifrele nu sunt conform asteptărilor noastre putem:
• Creşte numărul de participanţi
• Creşte taxa de înregistrare
• Să solicităm sponsorizare
• Să reducem cheltuielile
Organizare de evenimente de relații publice
68
Buget lansare de carte pentru copii
Cheltuieli
Amplasament
Estimat
Real
Inchiriere sală
Staff
Echipament
Scaune şi mese
Total
450 Ron
0 Ron
150 Ron
100 Ron
700 Ron
500 Ron
100 Ron
200 Ron
0 Ron
800 Ron
Decoraţiuni
Castel
Personaje
Flori
Baloane
Total
Estimat
2000 Ron
1500 Ron
400 Ron
50 Ron
3950 Ron
Real
2200 Ron
1600 Ron
400 Ron
30 Ron
4230 Ron
Catering
Estimat
Real
Mâncare
Băutură
Total
600 Ron
500 Ron
1100 Ron
800 Ron
500 Ron
1300 Ron
Program
Artişti
Speakeri
Transport
Hotel
Estimat
1000 Ron
Real
1200 Ron
Total
1000 Ron
1200 Ron
Cadouri
Organizare de evenimente de relații publice
0 Ron
69
Venituri
Estimat
0 Ron
Real
0 Ron
Vânzări cărţi
Estimat
4000 Ron
Real
3500 Ron
Vânzări jucării
2500 Ron
2200 Ron
Vânzări cduri
1500 Ron
800 Ron
Total
8000 Ron
6500 Ron
Altele
0 Ron
0 Ron
Taxa de intrare
Raportul cheltuieli - venituri
Total cheltuieli
7350 Ron
Total venituri
6500 Ron
Profit
0 Ron
Pierderi
1030 Ron
Temă de reflecție 3.3
Conținutul temei de reflecție:
Acesta este un eveniment de relații publice în care organizatorii au
ieșit în pierdere.
3.3.1 Care considerați că au fost greșelile organizatorilor?
3.3.2 Ce ați fi schimbat în planificarea acestui buget?
Organizare de evenimente de relații publice
70
3.6 Promovare
Un program de promovare serios este o parte esențială a
organizării unui eveniment şi dezvoltarea lui începe o dată cu
planificarea evenimentului. Chiar dacă firma organizatoare este
una cunoscută publicului tot este nevoie de o promovare a
evenimentului respectiv.
Strategia de marketing a evenimentului trebuie să aibă ca punct
de pornire scopurile şi obiectivele evenimentului şi să nu se abată
de la ele pe măsură ce este construită. Leonard Hoyle (2002)
consideră că o strategie eficientă de marketing se foloseşte de
obiectivele interne şi le transformă în rezultate externe. El oferă
exemplul unei conferinţe educaţionale, al cărei scop principal va fi
acela de a educa participanţii. De aceea strategia de marketing va
trebui să pună accentul tocmai pe elementele educaţionale
deosebite pe care le conferinţa le pregăteşte.
Promovarea trebuie să se axeze pe elemente concrete, de
noutate, nu unele generale şi vagi de genul: „Organizaţia X vă
invită să luaţi parte la cea de-a 10-a conferinţă de inovaţie în
educaţie”. Este mult mai atractivă o astfel de invitaţie: „Noile
strategii de comunicare – tehnici educaţionale pentru viitorul
succes”.
Nu există o strategie generală de promovare a unui eveniment,
dar Hoyle (2002) îi menţionează pe cei 3 P esenţiali în marketingul
unui eveniment, indiferent de tipul acestuia, baza de la care
porneşte construirea planului de promovare şi succesul final:
1. Produsul – se referă la evenimentul care va avea loc, fie ea o
conferinţă de presă, un târg sau un festival, un congres sau o
convenţie. În acest sens echipa trebuie să răspundă la câteva
întrebări, al căror răspuns o vor ajuta în construirea strategiei de
marketing:

Care este istoria evenimentului?

Care este valoarea produsului?

Ce face ca produsul să fie unic?
2. Preţul – se referă la scopurile financiare pe care evenimentul le
are, iar întrebările necesare sunt:

Care este filosofia financiară a companiei?

Care este statutul financiar al publicului vizat?
Organizare de evenimente de relații publice
71
3. Poziţia (amplasamentul) – aşa cum am menţionat deja în cadrul
Unităţii 2, amplasamentul poate aduce mărirea sau decăderea. Iar
dacă alege un amplasament deosebit sau special atunci acesta
poate deveni un element cheie în procesul de promovare (de
exemplu, o clădire cu semnificaţii istorice, o clădire modernă cu o
arhitectura inedita sau, pur şi simplu, un amplasament foarte
elegant).
4. PR-ul – „Relaţiile publice sunt o parte importantă a strategiei de
marketing. Puteţi face publicitate la orice, adică să spuneţi ce vreţi
despre organizaţie şi eveniment. Relaţiile publice pot determina ce
percep alţii despre dumneavoastră şi misiunea dumneavoastră.
[…] Esenţa unei campanii de relaţii publice este aceea că nu se
opreşte niciodată; mai degrabă, este un efort continuu de a stabili
percepţii pozitive despre organizaţia dumneavoastră şi produsele
ei” (Hoyle, 2002, p.16).
5. Poziţionarea – are în vedere faptul că un eveniment nu îşi poate
îndeplini în totalitate scopurile şi obiectivele fără un plan de
marketing, iar marketing unui eveniment se bazează pe o
poziţionare a produsului. „Poziţionare este strategia de a
determina, prin intermediul intuiţiei, a cercetării şi a evaluării, acele
părţi în nevoile consumatorilor pe care evenimentul
dumneavoastră le va ocupa” (Hoyle, 2002, p. 19).
Strategia de promovare trebuie să aibă în vedere tipul de
eveniment şi mai ales publicul ţintă. Joe Goldblatt (2011, p. 331)
menţionează câteva dintre tipurile de evenimente şi cui se
adresează ele:

Prezentare de modă – adolescente, femei între 18 şi 35 de
ani, 36 – 55 de ani

Eveniment artistic – femei şi bărbaţi 36 – 55 ani, 56 – 85 ani

Târg de sănătate – persoane mai în vârstă 56 – 85 ani

Eveniment IT – bărbaţi 18 – 35 ani, 36 – 55 ani, 56 – 85 ani

Spectacol de magie – copii, atât fete, cât şi băieţi (5 - 9 ani,
10 – 12 ani), adolescenţi (13 – 17 ani)
Tot Joe Goldblatt (2011, p.334) se referă și la cinci tehnici clasice
utilizate pentru a promova evenimente:
1. Publicitatea
Este unul dintre cele mai importante moduri de a promova un
eveniment. Poate include presa scrisă, media electronice (radio,
Organizare de evenimente de relații publice
72
televiziune, internet și orice altă formă de publicitate care implică o
promovare electronică) sau publicitatea stradală (panouri, dar și
afișe plasate pe mijloacele de transport în comun). Cuvinte
precum ”promoțional”, ”reduceri”, ”gratis”, etc se pot dovedi
elemente cheie în promovarea evenimentului.
”Indiferent de tipul de media pe care l-ați ales pentru a vă face
publicitate, întâi realizați o cercetare de piață și teste de evaluare
pentru a determina rezultatele adevărate. O dată ce ați găsit
mediul care ajunge în mod eficient la publicul dumneavoastră
țintă, repetați mesajul pentru a-l consolida.În fine, analizați
răspunsurile pentru a dezvolta un plan și pentru a determina dacă
banii investiți în publicitate vor da randamentul maxim” (Goldblatt,
2011, p. 335).
2. Relații publice
Cu ajutorul relațiilor publice presa este informată în legătură cu
evenimentul ce urmează să aibă loc pentru a-i convinge pe
jurnaliști în a sprijini și promova (prin intermediul materialelor
difuzate/publicate) evenimentul respectiv. ”Spre deosebire de
publicitate, care se referă în principal la ceea ce spui despre
organizația sau evenimentul tău pentru a câștiga atenția, relațiile
publice este disciplina promoțională care formează ceea ce
publicul dvs. crede sau simte despre valoarea acțiunii sau, și mai
important, despre companie ca întreg” (Hoyle, 2002, p. 46).
3. Promovarea încrucișată
Este formă de marketing, prin intermediul căreria clienții unui
anumit produs sau serviciu devin target pentru un produs/serviciu
asemănător pentru a atrage un segment nou și mai mare de
clienți. Evenimentele mai mari de relații publice necesită campanii
mai ample de promovare, de aceea este nevoie de implicarea mai
multor parteneri de marketing. Strategia de promovare încrucișată
implică îmbinarea strategiilor de marketing şi publicitare.
4. Promoţiile de stradă
Este o strategie ce se referă tocmai la aducerea mesajului în
mijlocul oamenilor, fie prin activităţi promoţionale organizate în
magazine, malluri, supermarketuri, fie prin flyere împărţite prin
oraş (pietonilor sau pe stradă, şoferilor care aşteaptă la stop).
5. Evenimentele magnet (Stunts)
Acestea sunt evenimente gândite special pentru a atrage atenţia
presei şi pentru a asigura apariţiile în presă. „Un eveniment
Organizare de evenimente de relații publice
73
magnet se referă la faptul de a fi diferit sau de a face ceva ce nu
face toată lumea. Neobişnuitul, neaşteptatul, bizarul vor capta
întotdeauna atenţia presei, chiar dacă nu este întotdeauna în mod
pozitiv. Gândiţi-vă la mesajul pe care îl aveţi de transmis şi
încercaţi să găsiţi o modalitate de a îl pune în scenă într-un mod
nou, fresh, inovativ” (Levine, 2008, p. 171).
Organizare de evenimente de relații publice
74
Bibliografie Unitatea 3
Coman, Cristina, 2004, Relatiile publice si mass-media, Polirom, Iași
David, George, 2008, Tehnici de relaţii publice. Comunicarea cu mass-media,
Polirom, Iaşi
Dyson, J. R., 2004, Accounting for Non-accounting Students, Financial Times,
Prentice Hall
Goldblatt, Joe, 2011, Special Events. A New Generation and the Next Frontier, Wiley,
New Jersey
Hoyle, Leonard H., 2002, Event Marketing. How to Succesful Promote Events,
Festivals, Conventions and Expositions, Wiley, New York
Kilkenny, Shannon, 2011, The Complete Guide to Succesful Event Planning, Atlantic
Publishing Group, Ocala
Krugman, Carol, Wright, Rudy R., Global Meetings and Exhibitions, Wiley, New
Jersey
Levine, Michael, 2008, Guerrilla P.R. 2.0: wage an effective publicity campaign
without going broke, Harper Collins Publishers, New York
Matthews, Doug, 2008, Special Event Production. The Process, Elsevier, Oxford
O’Toole, William, Mikolaitis, Phyllis, 2002, Corporate Event Project Management,
Wiley, New York
Rogers, Tony, 2008, Conferences and Conventions. A Global Industry, Elsevier,
Oxford
Silvers Rutherford Silvers, 2004, Professional Event Coordination, Wiley, New Jersey
Wilcox, Dennis L., Cameron Glen T., Ault, Phillip H., Agee Warren K., 2009, Relații
Publice. Strategii și principii, Curtea Veche Publishing, București
Lucrare de verificare Unitatea 3:
 Realizați un buget pentru evenimentul de relații publice ales în cadrul Unității 2
 Realizați o strategie de o strategie de promovare a evenimentului dvs.
Organizare de evenimente de relații publice
75