Member 1 Member 5 Ang pagsulat ng liham ay isang paraan ng pakikipagtalastasan o komunikasyon sa isang tiyak na pinaguukulan sa pamamagitan ng mga salitang nakalimbag o nakatitik. Ang liham ay isang mabisang paraan ng komunikasyon dahil dito nakapaloob ang iyong mensahe sa padadalhan mo nito. Member 4 LIHAM PANGNEGOSYO Member 5 Karaniwang isinusulat ang mga liham pangnegosyo para sa mga tao sa labas ng organisayon o kompanya. May iba’t ibang sitwasyon na sinasaklaw ang liham pangnegosyo: May iba’t ibang sitwasyon na sinasaklaw ang liham pangnegosyo: 1. Paghahanap ng trabaho; 2. Paghingi ng impormasyon; 3. Pagtugon sa mga tanong o paglilinaw; 4. Promosyon ng mga ibinebenta at/o serbisyo; 5. Pagkalap ng pondo; 6. Pagrerehistro ng mga reklamo; 7. Pagbibigay ng tulong para sa pagsasaayos ng mga patakaran o sitwasyon; 8. koleksiyon ng mga bayad; May iba’t ibang sitwasyon na sinasaklaw ang liham pangnegosyo: 9. pagbibigay ng instruksiyon; 10. pagpapasalamat at pagpapahayag ng pagpapahalaga o pagkalugod; 11. pag-uulat tungkol sa mga aktibidad; 12. pagbibigay ng magandang balita o positibong mensahe; 13. pag-aanunsiyo; 14. talaan o record ng mga kasunduan; 15. follow-up tungkol sa mga usapan sa telepono; at 16. pagpapadala ng ibang dokumentong teknikal Member 1 ELEKTRONIKONG LIHAM O E-MAIL Sa pamamagitan ng elektronikong liham, nakapagpapadala ng mga liham, memo, at iba pang dokumento mula sa isang kompyuter papunta sa isa pa gamit ang serye ng mga network ng kompyuter. Member 4 Member 5 Milyon-milyon ang gumagamit ng e-mail ngayon dahil sa bilis ng pagpapadala at kombinyente ito lalo na ang pagpapalitan ng maikling mensahe ng mga tao na may takdang usapan o paksa o nakikipag-ugnayan sa isa’t isa tungkol sa pang-araw-araw na gawain. LIHAM PANGNEGOSYO Thank You Ang liham pangnegosyo ay isang pormal na sulatin na kadalasang ipinapadala ng isang entidad, tao, grupo o kompanya. Higit na pormal ito sa kaysa sa isang personal na sulatin. Member 4 Member 5 Sa pagsulat ng isang liham pangnegosyo, nararapat na sundin ang karaniwang pormat na margin na isang pulgada (inch) sa bawat gilid ng papel. Ito ay karaniwang isinusulat sa 8 ½ “x 11” na bondpaper. Anim na bahagi ng isang Liham na Pangnegosyo 1. ULONG-SULAT --Matatagpuan dito ang pangalan, lokasyon at impormasyon sa pagkontak sa ahensiyang pagmumulan ng liham, kalimitan itong nagtataglay ng logo ng nasabi. Member 4 HALIMBAWA: Member 4 2. PAMUHATAN Member 5 Ang pamuhatan ay mula sa salitang ugat na “buhat”, ibig sabihin, pinagmumulan o pinanggagalingan. Nagtataglay ito ng adres ng nagpapadala ng liham na kadalasang nasa dalawa hanggang tatlong linya lamang. PAMUHATAN Sahuling linya ng bahaging ito inilalagay ang petsa. Maaari ding magdagdag ng isa pang linya matapos ang adres o bago ang petsa, para sa bilang ng telepono, numero ng fax, adres ng e-mail, o iba pang kahalintulad ng mga ito. Member 4 Member 5 Hindi na kailangan ilagay ang pamuhutan kung ang ginagamit na papel ay ang tinatawag na stationery na may nakalimbag nang pamuhatan at/o pangalan ng kompanya. Ngunit laging nilalagyan ng petsa ang liham pangnegosyo. •Halimbawa, 3. PATUNGUHAN Member 5 Nagmula ang katawagan sa bahaging ito ng liham sa salitang “tungo” o ang pupuntahan, patutunguhan, o padadalhan ng liham. Samakatwid, ito ang adres ng pinapadalhan ng liham. Kompletuhin ang adres na ito at isama ang mga titulo at pangalan ng padadalhan ng liham. Laging itong nasa kaliwang bahagi. Mahalaga ang patunguhan upang matukoy ang pinadadalhan ng liham kung sakaling magkaroon ng isra ang sobre o kung sakaling hindi mabasa ang adres. Mag-iwan ng isang linyang espasyo sa pagitan ng pamuhatan at patunguhan. Maglagay rin ng isang linyang espasyo bago ang pagbati. Member 4 •Halimbawa, 4. BATING PAMBUNGAD Member 5 Laging pormal ang bating pambungad sa isang liham pangnegosyo. Karaniwang nagsisimula sa mga salitang “Mahal na” na sinusundan naman ng apelyido ng taong sinusulatan. Karaniwan ding may titulo ng taong pinadadalhan ng liham Ang titulo ay maaring simpleng G. (Ginoo), Gng. (Ginang), Bb. (Binibini), o ang mismong titulo sa propesyon o katungkulang hawak ng taong pinadadalhan, halimbawa, Prop. (para sa Propesor) o Dr. (para sa Doktor). Ang bating pambungad sa liham pangnegosyo ay laging nagtatapos sa tutuldok (:), hindi sa kuwit (,). Member 4 •Halimbawa, 5. KATAWAN Member 5 Nasusulat bilang teksto o talata ang katawan ng liham pangnegosyo. Tandaan na hindi ito isinusulat-kamay, palagi itong typewritten o computerized. Depende sa estilo ng liham na iyong gagamitin, maaaring may indensiyon ang mga unang linya ng mga talata. Ano pa man ang pormat, maglaan ng isang linyang espasyo sa pagitan ng bawat talata, sapagitan ng pagbati at ng katawan, at sa pagitan ng katawan at ng pangwakas. Member 4 Mga dapat tandaan sa pagsulat ng katawan ng liham pangnegosyo: 1. Sa unang talata ng katawan ng liham, nararapat na malinaw na ipahayag ang punong diwa at buod ng nais sabihin. 2. Maging magalang 3. Iwasan ang paggamit ng nananakot na pananalita 4. Iwasan ang pagbibigay ng mga negatibong mungkahi. 5. Iwasan ang paggamit ng walang kaugnayan at di- mahalagang pananalita. 6. Iwasan ang paggamit ng panghalip sa unang panauhan lalo na sa unang pangungusap o talata ng katawan ng liham. Mga dapat tandaan sa pagsulat ng katawan ng liham pangnegosyo: 7. Sa gitnang bahagi ng katawan nararapat isalaysay ang mga pangyayari at/o magbigay ng mga katibayan hinggil sa pangyayari o usapin. 8. Sa huling pangungusap ng liham, sinasabi ang aksiyong dapat gawin sa mapitagang pamamaraan. •Halimbawa, 6. PAMITAGANG PANGWAKAS Member 5 Isa itong maikling pagbati na nagpapahayag ng paggalang at pamamaalam. Ito ay nagtatapos ng kuwit (,) at kadalasang nasa kaliwang gilid (margin) ng liham, depende sa pormat na iyong pinili. Madalas na ginagamit ang block style na pormat dahil hindi na nito kinakailangan ang anumang indensiyon sa buong liham. •Halimbawa, 7. LAGDA Maglaan ng dalawang linyang espasyo bago ilagay ang pangalan ng taong lalagda. Kadalasang kasama rito ang panggitnang inisyal ng pangalan, bagaman hindi naman laging kinakailangan. Member 4 •Halimbawa, DALAWANG PANGUNAHING PORMAT NG LIHAM Thank You ANYONG BLOCK/ GANAP NA BLAK (Block Form) Member 5 Lahat ng bahagi ay nasa kaliwa maliban sa katawan. ANYONG MAY INDENSIYON (INDENTED FORM) Nakapasok ang unang salita sa bawat talata at ang patunguhan ay nasa kaliwang bahagi. Nasa kanan naman ang pamuhatan at pamitagang pangwakas. HALIMBAWA PIGURA 1. ANYONG BLOCK PIGURA 2. MAY ULONG SULAT PADRON NG LIHAM PANGNEGOSYO PIGURA 3. ANYONG INDENTED Thank You MGA KATANGIANG DAPAT TAGLAYIN NG MABISANG LIHAM PANGNEGOSYO 1. Malinaw ngunit magalang. Kailangang malinaw ang layunin at maingat ang pananalita sa liham pangnegosyo. Gumamit ng pormal na pananalita at iwasan ang maging personal ang pakikipag-usap sa liham. Member 4 Member 5 2. Maikli ngunit buong-buo. Hindi dapat maging mahaba ang liham pangnegosyo dahil may mahalagang tungkulin at transaksiyong nakapaloob dito na kinakailangan ng agarang aksiyon. Maging tiyak sa gamit ng mga salita. 3. Tiyak. Kailangang tiyak at tama ang detalye ng isusulat sa isang liham pangnegosyo. Beripikahin ang kawastuhan ng mga detalyeng babanggitin. Huwag nang isama ang hindi mahahalagang detalye o mga bagay na walang kaugnayan sa kasalukuyang inihahain sa liham. Member 4 4. Isaalang-alang ang kapakanan ng kapwa. Member 5 Palaging isaalang-alang ang etika. Etika ang pamantayan ng lipunan sa kung ano ang tama o mali. Iwasang may mapahamak na tao o may pangalang masira. Maging maingat sa mga pahayag. 5. Wasto ang gramatika. Nararapat na tama ang gamit ng mga salita, sapagkat ang maling gamit na salita ay maaring magdulot ng ibang kahulugan, at kalaunan ay hindi pagkakaunawaan sa nilalaman at mensahe ng liham. Tiyakin ding tama ang pagkabuo at pagkakasunod-sunod ng mga pangungusap para sa tamang pag-unawa ng mambabasa. Member 4 6. Maganda sa paningin. Sa unang tingin pa Member 5 lamang ng mambabasa, nararapat na maganda na ang liham. Nararapat din na malinis ito, walang bura o alterasyon sa anumang bahagi, at wala rin dapat itong anumang dumi. Maayos dapat ang pormat nito, blocked man o indented. MEMORANDUM O MEMO Thank You Member 5 Ang memo ay karaniwang isinusulat para sa mga taong nasa loob ng isang organisayon o kompanya. Gayunman, may mga memo rin na ipinapadala sa labas ng kompanya o organisasyon sa pamamagitan ng e-mail o kaya ay telefax. Narito ang mga gamit ng memo: 1. Paghingi ng impormasyon; 2. Pagkompirma sa kumbersasyon; 3. Pag-aanunsiyo ng mga pagbabago sa mga pulong; 4. Pagbati sa kasamahan sa trabaho; 5. Pagbubuod ng mga pulong; 6. Pagpapadala ng mga dokumento; at 7. Pag-uulat sa pang araw-araw na gawain. Bagaman halos katulad din ng sa liham pangnegosyo ang mga paksang tinatalakay sa memo, maraming panloob na ulat ang isinusulat sa anyong memo tulad ng ulat sa paglalakbay(trip report), at maiikling proposal. Member 4 PAGSULAT NG MEMORANDUM Thank You Ang memorandum o memo ay karaniwang ipinapadala ng isang boss o may mas nakatataas na tungkulin sa mga nakabababang kasamahan sa trabaho. Ang mga layunin ng isang Member 5 memorandum ay upang paalalahanan ang mga empleyado hinggil sa dati na, kasalukuyan, o bagong usapin o tuntunin sa trabaho. Layunin din nitong magbigay ng mga anunsiyo o magbaba ng mga patakaran na kinakailangang mabatid ng lahat. Kung minsan, ang memo ay nagbibigay ng babala sa isang partikular na sektor o departamento, o kaya ay sa isang indibidwal na empleyado kung may nagawa silang pagkukulang o kamalian sa trabaho. Member 4 Karaniwang binubuo ng Ulo at ng Katawan ang isang memo. Sa ulo matatagpuan ang Member 5 eksaktong petsa kung kalian sinulat at ipinaskil ang memo at ang paksa nito o tungkol saan ito. Sa katawan naman matatagpuan ang panimula at ang buood. Sa pagtukoy sa padadalhan o tagatanggap ng memo, dapat laging ilagay ang kaniyang buong pangalan, hindi dapat gumagamit ng mga palayaw lamang. Member 4 Member 5 Laging ikonsidera ang awdiyens o ang mga magbabasa ng memo. Mahalagang iakma ang tono, haba, at antas ng pormalidad nito sa mga magbabasa upang maengganyo ang mga tao na basahin ito. Upang magawa ito, Kailangang malinaw sa nagpapadala kung para kanino ang ibinababang memo. Sa pagsusuri ng awdiyens ng isang memo, nararapat na pag-isipang mabuti ang sumusunod na mga pahayag: --Pag-isipan kung ano ang mga priyoridad at ang mga pinapahalagahan ng mga taong magbabasa. Member 4 Member 5 --Paghandaan ang mga posibleng katanungan ng mga mambababasa. Suriing mabuti ang nilalaman ng memo at ihanda ang mga halimbawa, ebidensiya, o anumang impormasyong makatutulong para mahikayat sila. --Maging sensitibo sa anumang impormasyon at sentimyento na hindi angkop para sa mambabasa. Tandaan na pormal ang memorandum, kaya ang gamit ng wika dito ay magalang at gumagamit ng pangatlong panauhan at hindi ng unang panauhan.Iwasan ang paggamit ng mga panghalip na “ako” o “ikaw” at sa halip ay gumamit ng mas pormal at magalang na panghalip na “kayo” “sila”, o “tayo”. Member 4 --Maaaring gamitin ng tagapagpadala ng memo ang panghalip na “akin” lalo na kung tinutukoy nito ang kaniyang opisina, o may nais ipagawang aksiyon mula sa pinapadalhan. Sa kabuuan, impersonal ang tono ng isang memo Member 5 kaya hindi ito dapat lagyan ng mga personal na damdamin o palagay. KATAWAN NG MEMORANDUM Thank You 1. PAGSULAT NG PANIMULA Member 5 Ipakilala ang suliranin o isyu sa panimulang bahagi. Bigyan ang kinauukulan ng pahapyaw o pasilip sa konteksto sa likod ng aksiyong nais ipagawa sa kanila. Ito ang thesis statement ng memo, na siyang nagtataglay ng paksa at naglalahad kung bakit ito mahalaga. Ilagay lamang ang impormasyong kailangan. Hindi ito dapat maging mahaba. Maging mapanghikayat tungkol sa ipinaliliwanag na prblema upang maniwala at makumbinsi ang mambabasa. Member 4 Member 5 Karaniwang ang haba ng panimula ay nasa ¼ ng kabuuang haba ng memorandum. 2. PAGSULAT NG BUOD Ang ibinubuod sa isang memorandum ay ang pangunahing aksiyong nais ipagawa ng nagpapadala sa mambabasa. Nagtataglay ito ng ilang ebidensiya bilang pansuporta sa mga rekomendasyong ibinibigay ng nagpapadala. Member 4 Member 5 Sa isang napakaikling memo, hindi na kinakailangan ang buod ; isinasama na ito sa pagtalakay na nasa gitnang bahagi nito. HALIMBAWA PIGURA 4. MGA HALIMBAWA NG MEMORANDUM MARAMING SALAMAT!!!