Dissertationen und Habilitationsschriften mit Microsoft Word Version 5.1 (01.01.2006) Leitfaden zur Dokumentvorlage »dissertation-hu« Impressum Herausgegeben durch: Humboldt-Universität zu Berlin Computer- und Medienservice / Universitätsbibliothek Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren © 2006 Redaktion: Uwe Müller Karin Schröder Matthias Schulz Bert Wendland Entwicklung der Dokumentvorlage dissertation-hu: Uwe Müller Matthias Schulz Bert Wendland Version 5.1 (01.01.2006) Bezug der Dokumentvorlage: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/vorlage.php E-Mail: edoc@cms.hu-berlin.de Inhaltsverzeichnis 1 2 3 3.1 3.2 4 4.1 Einleitung Bezug und Installation der Dokumentvorlage Verbinden mit der Dokumentvorlage Ich fange erst an zu schreiben Ich habe bereits einen Teil meines Textes geschrieben Was ist neu? Was ist anders? Das neue Menü Dissertation 2 2 3 3 3 4 4 4.2 Die Symbolleiste Format-Dissertation 4 5 5.1 5.2 5.3 5.4 6 Alles auf einen Blick – Kontrolle und Hilfen beim Arbeiten mit Formatvorlagen Absatz- und Zeichenformat Eine Absatz-Formatvorlage – ein Absatz Einstellen der Formatvorlagenanzeige – Kontrolle der Absatzformate Das Formatvorlagenfenster – Kontrolle der Zeichenformate Formatvorlagen individuell anpassen – Hier bestimmen Sie das Layout Ihrer Dissertation (Absatz- und Zeicheneigenschaften) Auszeichnen der Textelemente Das Standardformat Fußnoten, Querverweise, Textmarken und Hyperlinks Überschriften Einfügen und Auszeichnen von Nicht-Textelementen Listen Tabellen Erzeugen von Word-Tabellen Einfügen von externen Tabellen Tabellen beschriften Einfügen von Abbildungen Das Literaturverzeichnis – Erstellen und bearbeiten Sortieren der Literaturangaben Verweis auf das Literaturverzeichnis Umwandlung des Literaturverzeichnisses in Textform Nachformatierung des Literaturverzeichnisses Sonderzeichen im Literaturverzeichnis Das Deckblatt Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses Konvertierung der Dissertation nach PDF check-hu – Umschalten zur Überprüfung Überblick über die Formatvorlagen Checkliste Einleitung 5 5 5 7 8 7 7.1 7.2 7.3 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 10 11 12 13 14 15 15.1 8 9 9 9 10 11 11 12 12 12 13 14 17 18 18 19 20 21 22 23 23 26 26 30 30 1 Einleitung Diese Beschreibung soll Ihnen helfen, Ihre Dissertation oder Habilitationsschrift so aufzubereiten, dass sie auf dem Dokumenten- und Publikationsserver der Humboldt-Universität zu Berlin elektronisch publiziert werden kann und langzeitarchivierbar ist. Dafür hat die Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren eine Dokumentvorlage entwickelt, die die zur Aufbereitung von wissenschaftlichen Texten notwendigen Elemente und Funktionalitäten enthält. Mit dem vorliegenden Heft können Sie die Bestandteile der Dokumentvorlage kennen lernen. Die Beschreibung ist so aufgebaut, dass neben der ausführlichen Erläuterung die von Ihnen durchzuführenden Aktionen mit Bildschirmfotos und Bearbeitungsschrittfolgen illustriert sind. Die Wichtig -Kästen enthalten Informationen, die Sie unbedingt beachten sollten. In den Übungs-Kästen werden Aufgaben gestellt, die sich mit dem Inhalt des vorherigen Kapitels beschäftigen und Sie bei der praktischen Anwendung des soeben Gelesenen führen. Tipp -Kästen geben Hinweise auf nützliche Funktionen, die Ihre Arbeit erleichtern können. Die Dokumentvorlage dissertation-hu ist für die Formatierung von wissenschaftlichen Texten geeignet, die in Microsoft Word ab der Version 97 (Windows und Macintosh) erstellt werden. Eine Besonderheit der Dokumentvorlage ist das zusätzliche Menü Dissertation in der Word-Menüleiste (siehe Kap. 4.1), das alle wichtigen Auszeichnungselemente zusammenfasst. Die Strukturierung des Textes mit Hilfe der Dokumentvorlage dissertation-hu bietet bereits während des Schreibens verschiedene Vorteile. Dazu gehören die Möglichkeit zur automatischen Erzeugung von Inhalts-, Abbildungs- und Tabellenverzeichnissen (siehe Kap. 0), die Erstellung eines strukturierten und formatierten Literaturverzeichnisses (siehe Kap. 9) und die einheitliche Gestaltung der gesamten Arbeit. Zudem wird es Rechenzentren und Hochschulschriftenstellen der Universitätsbibliotheken durch dieses Vorgehen ermöglicht, das Dokument mittels eines Konverters nach XML (Extensible Markup Language) umzuwandeln, das für die elektronische Langzeit-Archivierung besonders geeignet ist wie für eine bessere Recherche. Der Konverter orientiert sich dabei an den Formatvorlagen Ihres Textes. Möchten Sie die Übungen nutzen, benötigen Sie neben dieser Beschreibung die Beispieldatei SpracheVoegel, die von der in Kap. 2 genannten Internet-Seite herunter geladen werden kann. Sie können die Übungen aber auch an einem eigenen Text durchführen. Diese Beschreibung mit den aufgeführten Bildschirmfotos und Menübefehlen bezieht sich auf die WordVersion 2003 unter Windows. Für ältere Word-Versionen und Word für Macintosh sind die gezeigten Verfahren analog anzuwenden. Die Menübefehle und Dialogfelder der einzelnen Versionen unterscheiden sich meist nur in Details. Die Dokumentvorlage dissertation-hu kann für alle Word-Versionen ab 97 unter Windows und ab 98 unter MacOS verwendet werden. 2 Bezug und Installation der Dokumentvorlage Die Dokumentvorlage kann über die Internet-Seite des Dokumenten- und Publikationsservers der Humboldt-Universität zu Berlin unter folgender Adresse bezogen werden: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/vorlage.php Die Dokumentvorlage muss in den Vorlagen-Ordner von Microsoft Office auf Ihrer Festplatte kopiert werden. Für Microsoft Windows übernimmt dies der Installations-Assistent dissertation-hu-Setup. Je nach Konfiguration Ihres Browser können Sie dieses Programm entweder direkt von der Internet-Seite öffnen, oder Sie laden es herunter und führen es anschließend aus. Der Assistent ermittelt den Speicherort Ihres Vorlagen-Ordners und kopiert die Dokumentvorlage gemeinsam mit der in Kap. 13 beschriebenen Überprüfungsprogramm check-hu dorthin. Sollte der Installations-Assistent den Speicherort Ihres Vorlagen-Ordners nicht herausfinden können, besteht die Möglichkeit einer manuellen Installation. Ermitteln Sie dazu zunächst den Speicherort über den Word-Befehl Extras → Optionen → Speicherort für Dateien → Dateityp: Benutzervorlagen und kopieren Sie die Dokumentvorlage von der o.g. Internet-Seite in diesen Ordner. Unter Word für Macintosh ist nur eine manuelle Installation möglich. Damit das System diese Datei als Vorlagendatei erkennt, muss sie mit Word einmal über Datei → Öffnen geöffnet werden. Anschließend ist sie über Datei → Speichern unter neu im Vorlagen-Ordner zu speichern. Danach sollte die Dokumentvorlage unter Datei → Projektkatalog vorhanden sein. Übung 1: Installieren Sie die Dokumentvorlage dissertation-hu. 2 3 Verbinden mit der Dokumentvorlage Nachdem Sie die Dokumentvorlage dissertation-hu installiert haben, müssen Sie die Dokumentvorlage mit einer neuen Datei oder mit Ihrer bereits vorhandenen Textdatei verbinden. Je nachdem, in welcher Arbeitsphase Sie sich befinden, lesen Sie bitte die entsprechende Anleitung: Haben Sie mit dem Schreiben Ihrer Dissertation noch nicht begonnen, lesen Sie Kap. 3.1. Haben Sie bereits einen Teil oder Ihre gesamte Arbeit verfasst, müssen Sie nachformatieren und finden unter Kap. 3.2 die entsprechenden Hinweise. 3.1 Ich fange erst an zu schreiben Wenn Sie erst mit dem Schreiben der Arbeit beginnen, kann die neue Datei gleich mit der Dokumentvorlage erstellt werden. In der Folge sind Text und Dokumentvorlage immer miteinander verbunden. Folgende Schritte sind notwendig: Rufen Sie Datei → Neu auf. 2. Es öffnet sich der Aufgabenbereich. In diesem wählen Sie unter Vorlagen den Menüpunkt Auf meinem Computer... aus. 3. Im neu geöffneten Fenster erscheint eine Auswahl von Dokumentvorlagen. 4. Durch Doppelklick auf die Datei dissertation-hu wird die DissertationsDokumentvorlage für das neu erstellte Dokument aktiviert. 1. Wichtig: Die unter der Registerkarte Publikationen zu findende Vorlage Dissertation gehört zum Lieferumfang von Microsoft Office und darf nicht verwendet werden. 3.2 Ich habe bereits einen Teil meines Textes geschrieben Falls Sie bereits einen Teil Ihrer Dissertation geschrieben und dabei nicht die Dokumentvorlage benutzt haben, müssen Sie Ihren Text nachformatieren. Damit das möglich ist, muss Ihr Text mit der Dokumentvorlage dissertation-hu verbunden werden. Dazu sind folgende Schritte nötig: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Vorlagen und Add-Ins... aus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Die Option Dokumentvorlagen automatisch aktualisieren sollte – wie es in der Abbildung zu sehen ist – nicht ausgewählt sein,. 2. Klicken Sie auf Anfügen. Es öffnet sich der Ordner mit den Dokumentvorlagen. Wählen Sie die Dokumentvorlage dissertation-hu aus. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Öffnen und dann OK. 3. Mit diesen Arbeitsschritten haben Sie Ihre vorhandene Textdatei mit der Dokumentvorlage verbunden, und es erscheint das neue Menü Dissertation. Damit nun auch die Formatvorlagen aus der Dokumentvorlagendatei dissertation-hu in ihre Dissertation übernommen werden, ist noch ein weiterer Schritt notwendig: Rufen Sie Dissertation → Formatvorlagen einfügen auf. 3 4 Was ist neu? Was ist anders? 4.1 Das neue Menü Dissertation Neu gegenüber dem gewohnten Aussehen der Wordoberfläche ist das Menü Dissertation, das alle wichtigen Formate der Dokumentvorlagendatei enthält. Die Symbolleiste Format wurde zur Symbolleiste Format-Dissertation modifiziert. Alle strukturellen Elemente Ihrer Dissertation wie Überschriften, Listen, Tabellen, Abbildungen, Zitate usw. sollten über das Menü Dissertation ausgezeichnet werden. Sie gehen dabei folgendermaßen vor: 1. Den Textteil, der ausgezeichnet werden soll, markieren und ein Formatierungselement aus dem Menü Dissertation zuweisen. 2. Sollen Zeichenformatierungen (der Begriff Zeichenformatierung bezeichnet alles, was mit dem Aussehen der Schrift zu tun hat, z. B. Hervorhebung, Größe, Schriftart) wieder rückgängig gemacht werden, benutzen Sie den Radiergummi aus der Symbolleiste Format-Dissertation. 4.2 Die Symbolleiste Format-Dissertation Neben den Formatierungsmöglichkeiten, die über die Menüleiste Dissertation gewählt werden können, gibt es in der Dokumentvorlage eine weitere Symbolleiste, die häufig verwendete Formate wie Fett, Kursiv, Unterstrichen, Liste usw. beinhaltet. Diese Symbolleiste ist aktiviert, wenn Sie die Dokumentvorlage geladen haben. Die Symbolleiste ist zu großen Teilen der Symbolleiste Format entlehnt, aber dennoch Teil der Vorlage dissertation-hu. Sollte diese Symbolleiste nicht auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden, dann rufen Sie Ansicht → Symbolleisten → FormatDissertation auf. Übung 2: Öffnen Sie die Beispieldatei »Die Sprache der Vögel« und verbinden Sie diese mit der Dokumentvorlage. 4 5 5.1 Alles auf einen Blick – Kontrolle und Hilfen beim Arbeiten mit Formatvorlagen Absatz- und Zeichenformat Word unterscheidet zwischen Absatzformaten und Zeichenformaten. Erstere bezeichnen Format- und Strukturmerkmale eines kompletten Absatzes, während mit Hilfe von Zeichenformaten einzelne Zeichen bzw. Wörter oder Sätze innerhalb eines Absatzes gekennzeichnet werden können. Ein Absatz wird beim Schreiben von Text i. Allg. immer dann beendet, wenn Sie die Enter-Taste drücken. Absatzeigenschaften. Damit sind Eigenschaften gemeint, die immer nur den ganzen Absatz betreffen, wie Textausrichtung (Blocksatz, linksbündig usw.), Einrückungen, Zeilen- oder Absatzabstände. Zeicheneigenschaften. Dieser Begriff bezeichnet alle Aspekte, die mit dem Aussehen der Schrift in Verbindung stehen (z. B. Schriftart, Schriftgröße, Hervorhebung). Absatzformate können sowohl Zeichen- als auch Absatzeigenschaften besitzen, während Zeichenformaten lediglich Zeicheneigenschaften zugeordnet werden können. Wichtig: Auch bei der Zuweisung von Formatvorlagen gibt es Unterschiede: Bei Zeichenformatvorlagen muss der betreffende Textbereich exakt markiert sein, während es für die Zuweisung von Absatzformatvorlagen erforderlich ist, die Einfügemarke (der Cursor) irgendwo im betreffenden Absatz zu positionieren, ohne dass dabei etwas markiert wird. 5.2 Eine Absatz-Formatvorlage – ein Absatz Alle Formatvorlagen spiegeln eine inhaltliche Bedeutung wider. Absatz-Formatvorlagen sind – wie es ihr Name verrät – an Absätzen orientiert. Ein Beispiel: Im Literaturverzeichnis wird jeder Absatz als ein abgeschlossener Literaturverzeichniseintrag interpretiert. Wollen Sie aber den Namen des Autors in einer Zeile und die anderen Daten der Fundstelle in einer folgenden Zeile eintragen, dann dürfen Sie nach dem Autor kein Enter (Absatz-Ende-Zeichen) einfügen, sondern nur einen Zeilenwechsel ( , erzeugen mit Umschalt-Enter). Zwei Absätze werden als zwei voneinander unabhängige Literaturverzeichniseinträge interpretiert. Das gilt für die Formatvorlagen Beschriftung, Überschriften, für Formatvorlagen des Deckblatts, alle Formatvorlagen, deren Bezeichnung mit Head anfangen und für Literaturverzeichnis. Bei Listen ist ein Absatz als ein Eintrag in der Liste zu verstehen. Diese Regel gilt nicht für die Formatvorlagen Blockzitat, Gutachter, Quellenangabe, Regieanweisungen und Gedichtzeile. Keine zusätzlichen Absätze zwischen zusammengehörigen Elementen Zwischen inhaltlich zusammengehörigen Absätzen dürfen keine weiteren Absätze stehen. Diese verhindern, dass der Konverter deren Zusammengehörigkeit erkennt. Ein Beispiel dafür ist eine Abbildung und deren Beschriftung. Steht zwischen den beiden ein zusätzlicher Absatz, so kann der Konverter nicht erkennen, dass sich genau diese Beschriftung auf genau diese Abbildung bezieht. Checkpunkt Formatvorlagen Die korrekten Formatvorlagen müssen zugewiesen sein. Die Formatvorlagen, die im Kapitel »Überblick über die Formatvorlagen.« aufgezählt sind, müssen den entsprechenden Textteilen zugewiesen sein. Keine »verstreuten« Formatvorlagen Es ist darauf zu achten, dass keine Formatvorlagen dort auftauchen, wo sie nicht hingehören. So bringen z. B. zusätzliche, leere Absätze mit Überschriften-Formatierungen eine spätere automatische Nummerierung durcheinander. Solche verstreute Absatzformatvorlagen können auch, ohne dass es Ihnen bewusst ist, entstehen. Um das zu verhindern, deaktivieren Sie folgende Option: Extras → AutoKorrektur → Registerkarte AutoFormat während der Eingabe → Häkchen entfernen bei Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren. Zusätzlich ist bei Word XP und Word 2003 zu deaktivieren: Extras → Optionen → Bearbeiten → Häk- chen entfernen bei Formatierung mitverfolgen. Eine Absatz-Formatvorlage – ein Absatz siehe »Eine Absatz-Formatvorlage – ein Absatz« 5 Keine zusätzlichen Absätze zwischen zusammengehörigen Elementen Liegt das Word-Dokument als eine Datei vor und lässt es sich im Textverarbeitungssystem öffnen? Eine Aufteilung in mehrere Dateien ist manchmal notwendig, wenn das Dokument durch Abbildungen zu groß zu werden droht. Für die Abgabe muss das Dokument von ihnen aber wieder zu einer Datei zusammengefügt werden. Eine Einteilung in Filialdokumente ist nicht erlaubt. Es sind zu überprüfen: der Hauptteil, das Literaturverzeichnis, die Anhänge, weitere Materialien etc. Andere Bestandteile wie z. B. der Lebenslauf werden nicht benötigt, wenn Sie in der jeweiligen Promotionsordnung nicht vorgeschrieben sind. Es dürfen keine Tabulatoren, Leerzeichen und Spalten zur Positionierung verwendet sein. Die Verwendung von Tabulatoren/Leerzeichen zur Positionierung von Text ist nicht erlaubt, da sich bei der Konvertierung die gewünschten Abstände auf ein Leerzeichen reduzieren. Mehrspaltiger Text darf nicht als Tabellenersatz zur Positionierung verwendet werden, da hier eine Konvertierung nicht möglich ist. Es dürfen keine Positionsrahmen und Textfelder im Dokument vorhanden sein Es dürfen generell keine Positionsrahmen oder Textfelder im Dokument verwendet werden. Manchmal kann es vorkommen, dass eine Formatvorlage (z. B. Beschriftung, Überschrift) von Word immer mit einem Positionsrahmen erstellt wird. In diesem Fall ist folgender Befehl aufzurufen: Format → Formatvorlage → Auswahl der entsprechenden Formatvorlage → Bearbeiten → Format → Positionsrahmen → Positionsrahmen entfernen → OK → OK → Schließen. Achtung: Wenn die eben genannte Schrittfolge unter Auslassung des Punktes Positionsrahmen entfernen durchgeführt wird, aktivieren Sie die Positionsrahmen für die Formatvorlage. Im Anschluss muss das Dokument nach übrig gebliebenen Positionsrahmen durchsucht werden und diese sind zu entfernen (rechter Mausklick auf den Positionsrahmen, Positionsrahmen formatieren → Positionsrahmen entfernen). Bei der Entfernung des Positionsrahmens kann es vorkommen, dass der zuvor gerahmte Text an eine andere Stelle im Text verschoben wird. Verschieben Sie diesen dann wieder an die gewünschte Stelle. Falsch Richtig Benötigte Zeilenumbrüche müssen eingefügt sein. Wenn für die korrekte Darstellung einer Textstelle ein Zeilenumbruch benötigt wird, muss dieser auch eingefügt sein. Es genügt nicht, wenn Word einen Zeilenumbruch darstellt, der aber bei anderer Darstellung des Textes (in HTML/XML) wegfallen würde. Besonders betrifft dies durch Einfügen von Leerzeichen oder Tabulatoren herbeigeführte Umbrüche, wie sie manchmal gerne in Tabellen verwendet werden. Falsch Problematisch Richtig Die mittleren Varianten sind im angegeben Fall mit zwei Zeilen zulässig. Bei höherer Zeilenanzahl können die Zeilen der nebeneinanderstehenden Zellen nach der Konvertierung nicht auf gleicher Höhe stehen. Deshalb sollten neue Tabellenzeilen eingefügt werden. Wenn es sich um Fliess-Text statt um eine Tabelle handelt, ist natürlich das Einfügen von manuellen Zeilenumbrüchen angebracht. 6 Sonderzeichen Es ist nicht zulässig, Sonderzeichen als Zeichen mit einem anderen Font einzufügen. Diese Zeichen können nicht nach HTML/XML konvertiert werden (der Konverter ignoriert die Schriftart). Sonderzeichen müssen über das Menü Einfügen → Sonderzeichen und dann entweder als normaler Text oder als Symbol eingefügt sein. Wenn gewünschte Sonderzeichen dort nicht verfügbar sind, müssen sie als kleine Grafiken eingebunden werden. Keine harten Worttrennungen Falsch Falsch Richtig Zum Trennen von Wörtern ist der bedingte Trennstrich zu verwenden (erzeugen mit Strg - ). 5.3 Einstellen der Formatvorlagenanzeige – Kontrolle der Absatzformate Für die Arbeit mit Formatvorlagen ist es hilfreich, einen Überblick über die im Text verwendeten Formatvorlagen zu haben. Word bietet hierfür eine Formatvorlagenanzeige, die in der Normalansicht eingeblendet wird. Neben dem Text wird das jeweils verwendete Absatzformat in einer separaten Spalte anzeigt. Um die Formatvorlagenanzeige zu aktivieren, sind folgende Schritte notwendig: 1. Aktivieren Sie die Normalansicht, indem Sie Ansicht → Normal auswählen. 2. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 3. Es erscheint ein Fenster. Unter der Registerkarte Ansicht kann die Breite der Formatvorlagenanzeige (in cm) ausgewählt werden. Als Standardwert wird eine Breite von 3 cm empfohlen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Formatvorlagenanzeige ist nun in der Normalansicht aktiviert. Absatzformatvorlagen Übung 3: Richten Sie die Formatvorlagen-Anzeige auf Ihrem Bildschirm ein. Der Rand soll 3 cm breit sein. 7 5.4 Das Formatvorlagenfenster – Kontrolle der Zeichenformate Im Gegensatz zu den Absatzformaten werden die Zeichenformate nicht in der Formatvorlagenanzeige aufgeführt, sondern erscheinen im Formatvorlagenfenster (siehe Abbildung). Wenn keine Zeichenformatvorlage zugewiesen wurde, erscheint dort der Name der Absatzformatvorlage des momentanen Absatzes. Formatvorlagenfenster mit Zeichenformat Fachwort formatiertes Wort Übung 4: Markieren Sie das Wort »Wüste« in dem Text »Die Sprache der Vögel« und zeichnen Sie es einmal als Fachwort, Zitat,... aus. Beachten Sie dabei bitte die Änderungen im Formatvorlagenfenster. (oben links in der Ecke) 6 Formatvorlagen individuell anpassen – Hier bestimmen Sie das Layout Ihrer Dissertation (Absatz- und Zeicheneigenschaften) Wenn Sie die Dokumentvorlage dissertation-hu zum ersten Mal benutzen, haben die einzelnen Formatvorlagen bereits bestimmte Zeichen- und Absatzeigenschaften (siehe Kap. 5.1). Die Formatvorlage Standard, steht zum Beispiel in der Schriftart Arial, hat eine Größe von 10pt, ist linksbündig ausgerichtet und hat einen Abstand von 3pt vor und 5pt nach jedem Absatz. Das bedeutet nicht, dass diese Eigenschaften so vorgeschrieben sind. Das Layout aller Formatvorlagen (und damit der verschiedenen Textelemente) können Sie selbst bestimmen. Die voreingestellten Eigenschaften können individuell verändert werden, so dass sie Ihren persönlichen Vorstellungen oder den Anforderungen Ihrer Fakultät entsprechen. Darüber hinaus können jedem Textbereich inidividuelle Formatierungen direkt zugewiesen werden, indem Sie z. B. einzelne Wörter fett oder kursiv formatieren oder die Schriftgröße verändern. Die Festlegungen in der Formatvorlage haben dann keine Wirkung mehr. Über das Radiergummi-Symbol in der Symbolleiste Format-Dissertation lassen sich diese direkt zugewiesenen Formatierungen wieder entfernen. Die Veränderung einer Formatvorlage wirkt sich auf alle Textteile aus, die mit dieser Formatvorlage ausgezeichnet worden sind, soweit keine individuellen Formatierungen zugewiesen wurden. 8 So ändern die eine Formatvorlage: 1. Wählen Sie Format → Formatvorlagen und Formatierung 2. Es öffnet sich der Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung. 3. Wählen Sie die zu ändernde Formatvorlage im Aufgabenbereich aus. Klicken diese an und wählen Sie aus der Liste Ändern aus. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die Formatvorlage ändern können. 4. Wenn Sie auf die Schaltfläche Format drücken, öffnet sich eine Liste mit den verschiedenen Elementen, die Sie verändern können. Für Zeicheneigenschaften wählen Sie Schriftart, für Absatzeigenschaften Absatz (siehe Kap. 5.1). 5. Bestätigen Sie die Veränderungen mit OK. 6. Alle Textteile, die mit der soeben veränderten Formatvorlage ausgezeichnet worden sind, verändern sich nun entsprechend Ihren Eingaben, soweit keine individuellen Formatierungen zugewiesen wurden. Wichtig: Weil die Formatvorlagen zum Teil hierarchisch aufeinander aufbauen, kann es bei der Anpassung einzelner Formatvorlagen auch zu Änderungen bei anderen kommen. Übung 5: Ändern Sie die Formatvorlage Standard, indem Sie die Zeichengröße auf 12 Punkt und als Schriftart Times New Roman einstellen. 7 7.1 Auszeichnen der Textelemente Das Standardformat Texte gliedern sich in bestimmte Elemente, wie Überschriften, Absätze, Listen, Aufzählungen, Abbildungen usw. Alle diese Elemente finden Sie unter dem Menü Dissertation. Das Format Standard ist die Formatvorlage, die Sie für normale Absätze Ihrer Arbeit verwenden. Haben Sie Ihren Absatz mit Enter abgeschlossen, so trägt der folgende Absatz normalerweise das gleiche Absatzformat Standard. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, dann bietet die Dokumentvorlage die Möglichkeit, über eine Schaltfläche dem Absatz das Format Standard zuzuweisen (siehe Abbildung). Verboten sind innerhalb von Texten Tabulatoren und Folgen von Leerzeichen, wenn damit Text positioniert werden soll, Häufig wird Text mit Hilfe von Tabulatoren in Spalten angeordnet. Verwenden Sie stattdessen eine Tabelle mit unsichtbarem Rahmen (Format → Rahmen und Schattierung → Registerkarte Rahmen → Einstellung: Ohne). Bereits vorhandenen Text können Sie leicht über Tabelle → Umwandeln → Text in Tabelle in Tabellenform bringen. Ebenso verboten ist verborgener Text (Format → Zeichen → Registerkarte Schrift → Ausgeblendet). 7.2 Fußnoten, Querverweise, Textmarken und Hyperlinks Fußnoten oder Endnoten werden über den gewohnten Weg: Einfügen → Referenz → Fußnote… in den Text eingefügt. Dabei formatiert Microsoft Word automatisch die Ziffer (oder Zeichen) der Fußnote mit der 9 Zeichenformatvorlage: Fußnotenzeichen und den Fußnotentext mit der gleichlautenden Absatzformatvorlage. Querverweise sind Verweise innerhalb Ihrer Arbeit. Der Querverweis verweist nur auf vorhandene Ziele z. B. auf Überschriften, Abildungen oder Textmarken. Wenn das Verweisziel noch nicht exitiert muß eine Textmarke erstellt werden. Querverweise benötigen keine spezielle Formatvorlage. So erstellen Sie einen Querverweis: 1. Gehen Sie in das Menü Einfügen → Referenz → Querverweis. 2. Klicken Sie im Feld Verweistyp auf das Element, auf das Sie verweisen möchten, zum Beispiel eine Überschrift. 3. Klicken Sie im Feld Verweisen auf die Informationen, die Sie im Text einfügen möchten. 4. Klicken Sie im Fenster Für welchen Verweistyp auf das Element, auf das Sie verweisen möchten, zum Beispiel die Überschrift des 1. Kapitels. 5. Klicken Sie auf Einfügen. Eine Textmarke markiert eine Textstelle oder Textpassage. 1. Markieren Sie ein Wort oder eine Phrase, dem Sie eine Textmarke zuweisen möchten. 2. Klicken Sie im Menü Einfügen → Textmarke... 3. Wählen Sie unter Name der Textmarke einen Namen aus, bzw. geben Sie einen ein. Namen von Textmarken müssen mit einem Buchstaben beginnen und können Ziffern enthalten, aber keine Leerzeichen. Sie können jedoch Unterstriche verwenden, um Wörter zu trennen. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Hyperlinks sind Verweise auf Internetseiten und andere Dokumente. Sie sind mit der Formatvorlage Hyperlink zu formatieren. Die Formatierung wird in den meisten Fällen von Microsoft Word automatisch vorgenommen. 1. Gehen Sie in das Menü Einfügen → Hyperlink. Wählen Sie unter Link zu Ihr Linkziel aus. Geben Sie im Feld Adresse die Adresse ein, zu der eine Verknüpfung erstellt werden soll, oder klicken Sie im Feld Suchen in auf den Pfeil nach unten, und navigieren Sie zur Datei und markieren Sie sie. 4. Klicken Sie auf OK. 2. 3. Checkpunkt Fußnoten, Querverweise und Hyperlinks 7.3 Wurde die Formatvorlage Fußnotentext zur Formatierung des Fußnotentextes verwendet? Haben alle Verweise und Hyperlinks eine korrekte Zieladresse? Überschriften Strukturell geben Überschriften den Beginn eines Kapitels, eines Unterkapitels, eines Abschnittes etc. an. Um eine Überschrift in Ihr Dokument einzufügen, benutzen Sie das Untermenü Überschriften im Menü Dissertation. 1. Rufen Sie Dissertation → Überschriften auf. 2. Wählen Sie dort die zu vergebende Überschrift aus, z. B. Überschrift 1. Das Aussehen der Überschriften (u.a. Schriftart und -größe, Abstand zu vorhergehenden etc.) kann individuell angepasst werden (s. Kap. 6). Anhand der Überschriften erstellen Sie das automatische Inhaltsverzeichnis, welches immer wieder aktualisiert werden kann, ohne dass Sie die Überschriften und Seitenzahlen mühsam abschreiben müssen. 10 Checkpunkt Überschriften Sind die Überschriften mit einer »Überschrift« - Formatvorlage versehen? Die zuzuweisenden Formatvorlagen entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Überblick über die Formatvorlagen«. Besteht jede Überschrift nur aus einem Absatz? Sind Überschriften automatisch nummeriert? Überschriften dürfen nicht manuell nummeriert sein, da sie in HTML/XML automatisch nummeriert werden und dann doppelt vorhanden wären. Zur Überprüfung versuchen Sie den Cursor auf die Nummerierung einer Überschrift zu stellen. Gelingt dies, ist die Überschrift manuell nummeriert. Falsch Richtig, wenn Cursor nicht weiter nach links bewegbar Übung 6: Zeichnen Sie in der Beispieldatei die erste Zeile »Die Sprache der Vögel« mit der Überschriftsebene 1 aus, die Zeilen »Der Engpaß«, »Der Hecht«, »Der Ring des Königs« mit der Überschriftsebene 2. 8 8.1 Einfügen und Auszeichnen von Nicht-Textelementen Listen Aufzählungen in Listenform sind häufiger Bestandteil schriftlicher Arbeiten. Die Dokumentvorlage bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten der Auflistung an. Aufzählungsliste Listen mit Bulletts (kleine schwarze Kugeln) Liste nummeriert nummeriert Ihre Listen mit arabischen Zahlen Liste römisch groß nummeriert Ihre Listen mit großen römischen Zahlen Liste römisch klein nummeriert Ihre Listen mit kleinen römischen Zahlen Liste alpha groß nummeriert Ihre Listen mit große Buchstaben Liste alpha klein nummeriert Ihre Listen mit kleinen Buchstaben. Es gibt zwei Möglichkeiten, Listen auszuzeichnen. 1. Sie stellen vor dem Eintippen des entsprechenden Textes die gewünschte Liste als Formatvorlage ein. Ist die Liste beendet, muss mit Hilfe der Standard-Schaltfläche wieder die Formatvorlage Standard eingestellt werden (siehe Kap. 7.1). 2. Die andere Möglichkeit besteht darin, einen schon geschriebenen Textteil nachträglich als Liste zu formatieren. Dazu markieren Sie die entsprechende Textpassage und führen folgende Schritte aus: Klicken Sie das Menü Dissertation → Listen an. Dann wählen Sie eine Listenart aus. Sie können einen Listeneintrag auch erstellen, indem Sie in der Menüleiste Format-Dissertation auf ein Listen-Symbol (Aufzählungsliste Formatvorlage oder Liste nummeriert Formatvorlage) klicken. 11 Checkpunkt Listen Sind die Listen mit den entsprechenden Formatvorlagen versehen? Die zuzuweisenden Formatvorlagen entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Überblick über die Formatvorlagen«. Listen müssen automatisch mit Aufzählungszeichen versehen sein. Für nummerierte Listen gilt das Gleiche wie für nummerierte Überschriften. Bei Aufzählungslisten darf äquivalent dazu auch das Listenzeichen nur automatisch erzeugt sein (wie dies auch in unseren Listen-Formatvorlagen eingerichtet ist) und darf nicht als festes Zeichen im Text stehen. Eine Verwendung von geschachtelten Listen ist aus technischen Gründen nicht möglich. Wenn ein Listeneintrag aus mehreren Zeilen bestehen soll, ist wieder der manuelle Zeilenwechsel ( ) zu verwenden. Bitte verwenden Sie keine Standard-Absätze zwischen den einzelnen Listeneintrag um größere Abstände zum Voreintrag zu erreichen. Übung 7: Markieren Sie den Textausschnitt von Zeile »Bunte Luftballons« bis zur Zeile »Zweitens sind sie meistens bunt«. Über das Menü Dissertation wählen Sie Listen und dort eine der sechs Listentypen aus. Wichtig: Haben Sie Ihren Listeneintrag vorgenommen und wollen normal im Text weiter schreiben, klicken Sie unbedingt auf das Standard-Symbol. Benutzen Sie keine verschachtelten Listen, d. h. Listen innerhalb von anderen Listen. 8.2 Tabellen 8.2.1 Erzeugen von Word-Tabellen Tabellen können in Word mit Hilfe einer integrierten Funktion erstellt und gestaltet werden. Um eine Standardtabelle mit der Dissertations-Dokumentvorlage zu erstellen, sind folgende Schritte notwendig: 1. Den Cursor im Text an die Stelle setzen, an der eine Tabelle eingefügt werden soll. 2. Dissertation → Tabellen → Tabelle einfügen auswählen. 3. Auf dem Raster die Anzahl der gewünschten Spalten und Zeilen mit der Maus markieren. 4. Durch einen Klick auf die linke Maustaste wird die Tabelle erzeugt. An der gewünschten Position im Dokument ist eine leere Tabelle eingefügt worden. Diese kann anschließend mit Text gefüllt und weiter bearbeitet werden. 8.2.2 Einfügen von externen Tabellen Umfangreiche Tabellenwerke werden in der Regel mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie z. B. Microsoft Excel erstellt. Wenn Sie bereits eine Tabelle in einem externen Programm erstellt haben und diese nun in Ihr Dokument einfügen wollen, führen Sie folgende Schritte aus. 12 1. Stellen Sie den Cursor an die Stelle Ihres Word-Dokumentes, an der die Tabelle eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie Dissertation → Tabellen → externe Tabelle einfügen aus. 3. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre externe Datei (z. B. Excel-Datei) suchen und auswählen können. 4. Klicken Sie anschließend auf OK. Nun ist die Tabelle integraler Bestandteil des Word-Dokuments und kann unter Word auch normal bearbeitet werden. Wichtig: Bitte wählen Sie nicht die Option Als Verknüpfung einfügen aus. 8.2.3 Tabellen beschriften Um eine Tabelle mit einer Beschriftung zu versehen, sind folgende Arbeitsschritte notwendig. 1. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle. 2. Wählen Sie Dissertation → Tabellen → Beschriftung "Tabelle" oder Beschriftung "Tab" aus. 3. Die Tabellenüberschrift wird immer oberhalb der Tabelle eingefügt. Die Position der Tabellenüberschrift darf nicht geändert werden. Anschließend kann der Beschriftungstext eingegeben werden. Übung 8: Zeichnen Sie die Tabelle am Ende Ihres Textes »Die Sprache der Vögel« wie oben beschrieben aus. Entscheiden Sie sich entweder für die Auszeichnung Tabelle oder für Tab. Checkpunkt Tabellen Sind die Tabellenbeschriftungen mit der Formatvorlage »Tabellenbeschriftung« und die Legenden mit der Formatvorlage »Legende« versehen? Innerhalb der Tabellenzellen können alle Formatvorlagen benutzt werden, die auch Text außerhalb von Tabellen zugewiesen werden können. Normaler Text in den Zellen ist mit der Formatvorlage Standard oder Tabellen-Standard zu formatieren. Tabellenbeschriftungen Beschriftungen von Tabellen müssen über der Tabelle stehen (wie das auch in der DissertationsFormatvorlage vom Menü Dissertation → Tabelle → Beschriftung "Tabelle" oder Beschriftung "Tab." erzeugt wird). Die Tabellenbeschriftung besteht immer aus einem Absatz. Es darf sich kein weiterer Absatz zwischen der Beschriftung und der Tabelle befinden. Wenn eine Beschriftung Zeilenumbrüche enthalten soll, muss der manuelle Zeilenwechsel ( ) verwendet werden. 13 Sind Tabellen als Word-Tabellen eingefügt? Tabellen müssen als Word-Tabellen eingefügt sein. Nicht zulässig sind Tabellen (und Positionierungen), die aus Tabulatoren oder Leerzeichen bestehen. Falsch Richtig (graue Linien sind unsichtbare Linien) Wenn Tabellen mit Tabulatoren erstellt worden sind, so ist für die Nachbearbeitung in geprüften Ausnahmefällen eine Umwandlung der Tabellen in Grafiken erlaubt. Wenn eine Tabellenbeschriftung vorhanden ist, muss sich dieses Bild allerdings in einer Word-Tabelle (mit nur einer Tabellenzelle) befinden. Falsch Richtig Die Hervorhebung einzelner Tabellenzellen mittels farbiger Unterlegung kann nicht konvertiert werden. Leider kann der Konverter nach HTML/XML keine farbigen Unterlegungen von Tabellenzellen konvertieren. Wenn Sie diese verwenden achten Sie bitte darauf, dass sie in HTML nicht sichtbar sind. Verwenden Sie stattdessen eine Hervorhebung mit fettem oder auch farbigem Text. 8.3 Einfügen von Abbildungen Um eine externe Abbildung in Ihr Dokument einzufügen, führen Sie folgende Schritte aus: 1. Wählen Sie im Menü Dissertation → Abbildungen → Grafik einfügen aus. 2. Es öffnet sich das Fenster Grafik einfügen. 3. Wählen Sie im Feld Suchen in den Ordner aus, in dem Sie die Grafikdatei zuvor gespeichert haben. 4. In dem größeren Fenster können Sie nun die gewünschte Grafik auswählen. Dazu ist es eventuell erforderlich, im Feld Dateityp rechts unten den richtigen Typ der Grafik auszuwählen, damit die Datei im Hauptfenster angezeigt wird. Die Beschriftung der Abbildungen erfolgt wie bei den Tabellen. Wählen Sie im Menü Dissertation → Abbildungen → Beschriftung "Abbildung" oder → Beschriftung "Abb." aus. 14 Checkpunkt Abbildungen Sind die Abbildungsbeschriftungen mit der Formatvorlage »Beschriftung« versehen? Die zuzuweisenden Formatvorlagen entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Überblick über die Formatvorlagen«. Sind die Abbildungen als Grafiken eingefügt? Die Abbildungen müssen als Grafiken eingefügt sein. Es darf sich zum Beispiel nicht um Text oder Tabellen handeln. Microsoft Office-Objekte wie Graph 97-Diagramm und Powerpoint-Folien (Einfügen→ Objekte…) sind erlaubt. Andere Objekte sind nur nach Vereinbarung zulässig. Ein Verknüpfen mit Office-Objekten ist nicht gestattet. Beschriftungen von Abbildungen Beschriftungen von Abbildungen müssen unter der Grafik stehen (Menü Dissertation → Abbildung → Beschriftung Abbildung oder Beschriftung Abb.). Die Abbildungsbeschriftung besteht immer aus einem Absatz. Es darf sich kein weiterer Absatz zwischen der Beschriftung und der Abbildung befinden. Wenn eine Beschriftung Zeilenumbrüche enthalten soll, muss der manuelle Zeilenwechsel ( ) verwendet werden. Falsch Richtig [1] Eine Bemerkung zum ersten falsch gesetzten Absatz-Ende-Zeichen: Dieses Absatz-Ende-Zeichen weist darauf hin, dass sich ein Absatz zwischen dem AbbildungsAbsatz und dem Beschriftungs-Absatz befindet, was nicht zulässig ist. Dies gilt allerdings nur dann, wenn sich hinter der Abbildung ein Absatz-Ende-Zeichen befindet (siehe Abbildung Richtig [1]). Richtig [2] Wenn hingegen eine Abbildung so breit ist, dass das Anzeigen eines Absatz-Ende-Zeichens nur im Rand möglich wäre, zeigt Word das Absatz-Ende-Zeichen, welches eigentlich rechts neben die Abbildung gehört nun unter der Abbildung an (siehe Abbildung Richtig [2]). Dann darf das Zeichen nicht gelöscht werden, da sich sonst Abbildung und Beschriftung im selben Absatz befinden würden, was auch nicht zulässig ist. Werden die Abbildungen in der Normalansicht angezeigt? Generell gilt: die Dissertation kann nur angenommen werden, wenn die Abbildungen auf dem Annahme-Rechner der Bibliothek bzw. des Computer- und Medienservice in der Normalansicht angezeigt werden können. Wie sind die Abbildungen eingefügt? Abbildungen dürfen nicht frei positionierbar sein (beim Anklicken mit der Maus in der Layout-Ansicht dürfen im nun erscheinenden Rahmen die kleinen Rechtecke zum Verändern der Größe nicht hohl sein). 15 Falsch Richtig Keine Abbildung darf aus mehreren Grafikobjekten bestehen. Abbildungen dürfen nicht aus mehreren Objekten bestehen. Jede Abbildung muss aus einem Grafikobjekt bestehen. Falsch Richtig Wandeln Sie Abbildungen aus mehreren Grafiken in ein Grafikobjekt um, in dem Sie alle zur Abbildung gehörenden Elemente markieren (wie in Abbildung Falsch zu sehen) und dann über Bearbeiten → Inhalte einfügen → als Grafik einfügen. Dabei müssen Sie das Häkchen vor Über den Text legen deaktivieren, bzw. die Abbildung mit der rechten Maustaste anklicken, Grafik formatieren → Karteikarte Layout → Mit Text in Zeile auswählen. Tabellen dürfen nicht zur Positionierung von Abbildungen benutzt werden. Bitte markieren Sie die Abbildungen und fügen Sie diese als eine Abbildung wie oben beschrieben ein. Beachten Sie danach die Hinweise unter Beschriftungen von Abbildungen. Nicht zu benutzende Elemente Folgende Elemente dürfen nicht benutzt werden: • Textfelder (freie Positionierung von Text), Positionsrahmen und andere Objekte, die das freie Positionieren eines Objektes bewirken. • einzelne Striche, Pfeile oder andere Objekte, wie sie z. B. mit der Symbolleiste Zeichnen erzeugt werden können Falsch Richtig (Diese Objekte sind nur in der Layout-Ansicht sichtbar und wenn unter Extras → Optionen → Karteikarte Ansicht → ein Häkchen vor Zeichnungen gesetzt ist.) Zum Erstellen von Abbildungen, die aus oben genannten Grafikobjekten bestehen sollen, benutzen Sie die Schaltfläche Grafikobjekt_einfuegen . Wenn diese Schaltfläche nicht vorhanden sein sollte benutzen Sie das Menü Dissertation → Abbildungen → Neues Grafikobjekt. Wichtig: Alle Abbildungen müssen so formatiert werden, dass sie in der Normalansicht von Word (Ansicht → Normal) zu sehen sind. Wenn das nicht der Fall ist, markieren Sie in der Seitenlayout-Ansicht die betreffende Abbildung mit einem Mausklick. Rufen Sie dann auf: Format → Grafik → Registerkarte Layout → Umbruchart: Mit Text in Zeile. Übung 9: Fügen Sie Abbildungen in Ihren Text ein und achten Sie darauf, dass sie in der Normalansicht zu sehen sind. 16 9 Das Literaturverzeichnis – Erstellen und bearbeiten Damit Ihre Dissertation später gezielt nach Literatur durchsucht werden kann, ist es notwendig, den einzelnen Elementen innerhalb der Literaturangaben ein bestimmtes Auszeichnungsformat zu geben. Die Dokumentvorlage bietet Ihnen die Möglichkeit, über das Menü Dissertation eine integrierte Literaturdatenbank zu nutzen. Mit Hilfe dieser Datenbank können Sie Ihr Literaturverzeichnis erstellen und bearbeiten. Gehen Sie mit dem Cursor ans Ende Ihres Textes und fügen Sie einen Seitenwechsel mit der Tastenkombination Strg+Enter ein. Schreiben Sie auf der neuen Seite die Überschrift für Ihre Bibliographie, z. B. Literaturverzeichnis. Geben Sie der Überschrift des Literaturverzeichnisses das Absatzformat Head Bibliographie, zu finden im Untermenü Dissertation → Literaturverzeichnis. Die Überschrift des Literaturverzeichnisses ist nicht zu nummerieren. Wenn Sie mit dem Literaturverwaltungsprogramm EndNote oder Reference Manager arbeiten, können Sie den Rest des Kapitels 9 überspringen. Stattdessen verwenden Sie bei der Generierung der Bibliographie einen unserer Output-Styles. Sie finden weitere Informationen und die Styles unter http://edoc.huberlin.de/e_autoren/Literaturdatenbanken. 1. Um Ihre Daten zur verwendeten Literatur einzugeben, wählen Sie das Menü Dissertation → Literaturverzeichnis. 2. Wählen Sie Verzeichnis erstellen. Nachdem Sie Verzeichnis erstellen gewählt haben, baut sich eine Tabelle auf. 3. Um eine Literaturangabe in das Verzeichnis aufzunehmen, wählen Sie Dissertation → Literaturverzeichnis → Eintrag hinzufügen aus. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie die gewünschte Literaturart auswählen. 4. Geben Sie die Literaturangaben ein und bestätigen Sie mit OK. Die Angaben werden in die Literaturliste übernommen. Felder, deren Angaben Ihnen nicht zur Verfügung stehen, können leer bleiben. Übung 10: Erstellen Sie ein Literaturverzeichnis und tragen Sie folgende Literaturangaben in die Datenmaske ein: Gross R., Schölmerich P., Gerok W.: Die Innere Medizin: Hrsg. Von R. Gross, P. Schölmerisch, W. Gerok. 9., neubearbeitete Auflage. Stuttgart, New York: Schattauer, 1996: 13-19, 28, 205-229, 323-324, 367-368 Adam H.: Innere Medizin, Grundlagen und Klinik innerer Krankheiten. 7., überarbeitete und erweiterte Auflage. Berlin, Wiesbaden: Ullstein Mosby, 1996: 265-269, 298-301, 557 Chamberlain J.C., Galton D.J.: Genetic susceptibility to atherosclerosis. British Medical Bulletin, 46,4 (1990): 917-940 McDougall, M., Adams, J. Health Level Seven. (1996 July 30. 1903). http://www.va.gov/publ/standard/health/hl7.html. 17 9.1 Sortieren der Literaturangaben Haben Sie mittels der Datenmaske alle Literaturangaben in die Tabelle eingegeben, können Sie die Einträge sortieren. 1. Wählen Sie Dissertation → Literaturverzeichnis → Sortieren aus. 2. In den Feldern Sortierschlüssel können Sie die Elemente festlegen, nach denen Ihr Literaturverzeichnis sortiert werden soll. Es kann nach bis zu drei Sortierschlüsseln geordnet werden. 3. Durch die Angabe Aufsteigend bzw. Absteigend können Sie die Sortierreihenfolge bestimmen (A-Z oder Z-A). 4. Klicken Sie auf OK. Übung 11: Sortieren Sie die in Übung 10 erstellten Literaturangaben und benutzen Sie dazu als Sortierschlüssel Autoren. 9.2 Verweis auf das Literaturverzeichnis Im Text wurde ein Zitat eingebunden und soll nun durch eine entsprechende Literaturangabe gekennzeichnet werden. Sie können hinter das Zitat einen Link setzen, der die verwendete Literatur im Literaturverzeichnis nachweist. 1. 2. 3. 4. 5. Stellen Sie den Cursor an die Textstelle, an der der Verweis eingetragen werden soll. Wählen Sie Dissertation → Literaturverzeichnis → Verweis auf Literatur. In dem geöffneten Dialogfenster sind alle Literaturangaben als Textmarken verzeichnet. Unter Verweistyp muss Textmarke eingestellt werden. Wählen Sie unter Für welche Textmarke: das Kürzel Ihrer Literaturangabe aus, auf die der Link verweisen soll. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen. Tipp: Den im Text vergebenen Verweisen kann gefolgt werden. Je nach Word-Version geschieht dies entweder mit Klick oder mit Strg+Klick. Der Cursor springt dann an die entsprechende Stelle im Literatruverzeichnis. Die Symbolleiste Web (aktivierbar über Ansicht → Symbolleisten) enthält ein Symbol Zurück, über das Sie anschließend zur Ausgangsstelle zurückkehren können. Übung 12: Verweisen Sie im Text auf die Literaturangabe Adam 1996 18 9.3 Umwandlung des Literaturverzeichnisses in Textform Wenn Ihr Literaturverzeichnis vollständig ist, wandeln Sie es von der Tabellenform in lesbaren Text um. Während der Umwandlung legen Sie die Trennzeichen zwischen den Elementen der Literatureinträge fest. Außerdem kann die Reihenfolge der Elemente geändert und so an eventuelle Vorgaben Ihres Fachbereichs angepasst werden. Zur Umwandlung gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie Dissertation → Literaturverzeichnis → Umwandeln. 2. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie darauf aufmerksam gemacht werden, dass dieser Schritt nicht wieder rückgängig gemacht werden kann. Zum Fortfahren klicken Sie auf Weiter. 3. Im folgenden Fenster können Sie die Trennzeichen zwischen den einzelnen Elementen jeder Literaturangabe bestimmen. 4. Haben Sie die Trennzeichen ausgewählt, bestätigen Sie Ihre Wahl mit Umwandeln. 5. Durch die Bestätigung öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie die Reihenfolge der einzelnen Literaturangaben-Elemente bestimmen können. 6. Wenn Sie auf den Pfeil neben einem Element des Literaturverzeichnisses klicken, öffnet sich eine Liste mit allen Elementen der Literaturangabe. Sie können jede Position innerhalb der Literaturangabe durch das Klicken auf den Pfeil und die Auswahl eines entsprechenden Elementes verändern. 7. Beenden Sie das Umwandeln der Literaturtabelle in Text durch das Klicken auf die Schaltfläche Weiter. 8. Die Umwandlung kann je nach Anzahl der Literaturangaben einige Zeit in Anspruch nehmen. Wichtig: Die Umwandlung des Literaturverzeichnisses ist nicht wieder rückgängig zu machen. Daher sollten Sie spätestens vor der Umwandlung Ihre Datei unter einem anderen Namen abspeichern, damit Sie eine Sicherheitskopie des Standes vor der Umwandlung behalten. Wenn nach der Umwandlung noch Einträge hinzugefügt werden sollen, müssen diese manuell nachformatiert werden (s. Kap. 9.4). Tipp: Wenn Sie zwischendurch das Literaturverzeichnis in einer ansprechenden Form ausdrucken wollen, dann kopieren Sie die Literaturtabelle in eine neue Datei (ebenfalls auf Basis der Dokumentvorlage dissertation-hu) und wandeln Sie die Tabelle dort um. 19 9.4 Nachformatierung des Literaturverzeichnisses Sollten Sie Ihr Literaturverzeichnis bereits teilweise oder vollständig ohne Verwendung der Literaturtabelle erstellt haben, ist eine Nachformatierung notwendig. Dazu werden zwei Symbolleisten zur Verfügung gestellt, Literaturarten und Literaturangabe, die Sie über Dissertation → Literaturverzeichnis → Symbolleisten aktivieren können. Zunächst ist jeder Eintrag (entspricht genau einem Absatz) im Literaturverzeichnis mit einer der Literaturarten Buch, Zeitschrift, Sonstiges auszuzeichnen. Dabei gehen Sie so vor: 1. Positionieren Sie den Cursor an eine beliebige Stelle des Absatzes. Achten Sie darauf, dass dabei kein Text markiert wird. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche der Symbolleiste Literaturart. Dabei werden die Absatzformatvorlagen LitartBuch, LitartZeitschrift bzw. LitartSonstiges zugewiesen. 2. Anschließend versehen Sie jedes Element der Literatureinträge mit einer festgelegten Zeichenformatvorlage. Dazu markieren Sie das entsprechende Element, z. B. den Namen des Autors oder der Autorengruppe, und weisen anschließend mit Hilfe der Symbolleiste Literaturangabe die entsprechende Formatvorlage, z. B. Autor, zu. Satzzeichen (Punkt, Komma u. a.), die als Trennzeichen zwischen den Elementen stehen, brauchen Sie nicht zu markieren. Mit Hilfe unterschiedlicher Farben können Sie die einzelnen Elemente Ihres Literatureintrages identifizieren und erkennen, welche Elemente noch formatiert werden müssen. Sie können zwischen einer farbigen Ansicht (Dissertation → Literaturverzeichnis → Bibliographie farbig) und einer Normalansicht (Dissertation → Literaturverzeichnis → Bibliographie schwarz) wechseln. Die folgende Tabelle listet die wichtigsten Elemente für die einzelnen Literaturarten auf: Buch (auch für Artikel in Sammelbänden) Zeitschriften (für Zeitschriftenartikel) Sonstiges (Internetseiten, Dissertationen, ...) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Kuerzel Autor Herausgeber Titel: Werk;Bch;Zs Titel: Artikel;Beitrag Verlag Erscheinungsort Erscheinungsjahr Auflage ISSN;ISBN;DOI;URL Seitenangabe Kuerzel Autor Titel: Artikel;Beitrag Titel: Werk;Bch;Zs Heftnummer Seitenangabe ISSN; ISBN; DOI; URL Seitenangabe Kuerzel Autor Herausgeber Titel: Werk;Bch;Zs Titel: Artikel;Beitrag Erscheinungsort Verlag Erscheinungsort Erscheinungsjahr Lesedatum (für Internetseiten) Auflage ISSN;ISBN;DOI;URL Seitenangabe Die Formatvorlage: Titel: Werk;Bch;Zs bezeichnet den Titel eines Buches, den Titel eines Buches, das aus einer Sammlung von verschiedenen Artikeln von mehreren Autoren besteht, oder den Namen einer Zeitschrift. Die Formatvorlage: Titel: Artikel;Beitrag bezeichnet den Titel eines Artikels in einer Zeitschrift oder den Titel eines Artikels in einem Buch, das aus einer Sammlung von verschiedenen Artikeln von mehreren Autoren besteht. Tipp: Sie können das Nachformatieren beschleunigen, indem Sie im gesamten Literaturverzeichnis erst alle Kürzel, dann alle Autoren, dann die Titel usw. formatieren. Verwenden Sie dabei die Tasten F4 oder Strg+Y, die den jeweils letzten Word-Befehl wiederholen. 20 9.5 Sonderzeichen im Literaturverzeichnis Leider ist es nicht möglich, Sonderzeichen über das Formular in das Literaturverzeichnis einzugeben. Sie können jedoch innerhalb der erstellten Tabelle das Literaturverzeichnis editieren. Sonderzeichen werden durch Einfügen → Sonderzeichen in die Tabelle eingefügt. Checkpunkt Literaturverzeichnis Ist das Literaturverzeichnis korrekt mit den Formatvorlagen versehen? Die Überschrift des Literaturverzeichnisses muss mit der Formatvorlage Head Bibliographie formatiert sein. Jedem Literaturverzeichniseintrag muss eine Absatz-Formatvorlage zugewiesen werden, je nachdem, ob es sich um ein Buch, eine Zeitschrift oder einen Sonderfall handelt. Außerdem müssen die einzelnen Bestandteile eines Literaturverzeichniseintrages mit einer ZeichenFormatvorlage formatiert sein, in Abhängigkeit davon, ob es sich um den Autor, den Titel eines Artikels oder eines Beitrages, den Titel eines Werkes, eines Buches oder einer Zeitschrift, dem Erscheinungsjahr, dem Erscheinungsort, der Seitenangabe, dem Verlag usw. handelt. Die zuzuweisenden Formatvorlagen entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.«. Bei Nachformatierung des Literaturverzeichnisses ist es nicht nötig die Literaturverzeichnistabelle aus der Übung zur Formatvorlage dissertation-hu.dot zu benutzen. Es kommt lediglich darauf an, dass die Formatvorlagen richtig zugewiesen sind. Die dort verwendete Tabelle ist nur ein Hilfsmittel für Autoren, die von Anfang an unter Benutzung der Formatvorlage ihre Arbeit schreiben. Zum Nachformatieren eignet sich die Nutzung der Tabelle in der Regel nicht. Hilfen für die Nachformatierung bieten die Symbolleisten Literaturarten und Literaturangabe. Diese können durch das Menü: Dissertation → Literaturverzeichnis → Symbolleisten aktiviert werden. Im Literaturverzeichnis stellen Sie den Cursor auf einen Literaturverzeichniseintrag und betätigen in der Symbolleiste Literaturarten den Button mit der Aufschrift, die der Art des zitierten Dokumentes entspricht. Dann markieren Sie Bestandteile des Literatureintrages (z. B. die Autoren, einen Titel usw.) und weisen mit der Symbolleiste Literaturangabe die entsprechende Formatvorlage zu. Auf diese Weise weisen Sie allen Bestandteilen des Literatureintrages die jeweilige Formatvorlage zu. Bei Verwendung von Literaturdatenbanken wie Reference Manager oder Endnote Informationen hierzu erhalten Sie unter: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/Literaturdatenbanken Besteht jeder Literaturverzeichniseintrag aus nur einem Absatz? Entsprechend zu den Erläuterungen in Kapitel »15.1. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.« darf jeder Eintrag nur aus einem Absatz bestehen. Jedem dieser Absätze ist eine der Absatzformatvorlagen des Literaturverzeichnisses zuzuweisen. Richtig: Richtig: Falsch: 21 10 Das Deckblatt Jede Dissertation benötigt ein Deckblatt, auf dem die wichtigsten Informationen wie der Titel der Arbeit, der Autor, die Fakultät etc. verzeichnet sind. Die Formatvorlage bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, das Deckblatt zu gestalten. 1. Sie gehen an den Anfang Ihres Textes und wählen Dissertation → Deckblatt → Deckblatt erzeugen. In Ihr Dokument wird ein vorformatiertes Deckblatt eingefügt, das Sie mit Ihren Informationen ergänzen können. Felder, die Sie nicht ausfüllen wollen, können Sie entfernen. Das Layout dieses Deckblatts können Sie individuell anpassen, indem Sie die Eigenschaften der einzelnen Formatvorlagen ändern wie in Kap. 6 beschrieben. 2. Wollen Sie das vorgefertigte Deckblatt nicht benutzen, können Sie die einzelnen Elemente Ihres Deckblattes (Autor, Fakultät, Dekan, Titel usw.) mit den entsprechenden Absatzformaten auszeichnen. Verwenden Sie dazu die Punkte im Untermenü Dissertation → Deckblatt. Die Bedeutung der Formate entnehmen Sie Kap. 14. Checkpunkt Deckblatt, Abstracts und eigene Schlagworte Sind Abstracts und eigene Schlagworte in Deutsch und in Englisch als separate Text-Dateien vorhanden? Die Abstracts in Deutsch und in Englisch müssen jeweils als separate Textdateien (z. B. erstellt in Notepad, aufrufbar unter Start → Zubehör → Editor) vorhanden sein. Die Dateien sind mit abstract-de.txt und abstract-en.txt zu benennen. Eine Überschrift wie »Abstract« bzw. »Abstrakt« oder zusätzlicher Text darf nicht vorhanden sein. Die Abstracts dürfen nicht mehr als 2000 Zeichen (mit Leerzeichen) enthalten. Gleiches gilt für die eigenen Schlagworte in Deutsch und in Englisch. Die Dateien sind mit schlagworte-de.txt und schlagworte-en.txt zu benennen. Eine Überschrift wie »Schlagworte« bzw. »Keywords« oder weiterer Text darf nicht vorhanden sein. Die Schlagworte sind mit Kommas zu trennen. Deutsche Umlaute sowie die gebräuchlichen Sonderzeichen (als Richtwert: auf der Tastatur zu finden) sind erlaubt. Andere Alphabete (z. B. griechische Buchstaben) sind hingegen nicht erlaubt, sie müssen im Text umschrieben werden (z. B. alpha anstatt α). Haben Sie die Abstracts nach dem Deckblatt eingefügt? Die Abstracts sollten direkt nach dem Deckblatt in das Dokument eingefügt sein. Empfehlenswert ist, dass erst eine Seite mit deutschem Abstract und den deutschen Schlagwörtern eingefügt wird und dann eine Seite mit englischem Abstract und englischen Schlagwörtern. Die Reihenfolge ist dabei nicht zwingend. Es ist auch möglich, alles auf einer Seite einzufügen. Haben Sie die Abstracts/Schlagwörter mit den korrekten Formatvorlagen versehen? Die zuzuweisenden Formatvorlagen entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Überblick über die Formatvorlagen«. 22 Deckblatt mit vollständige Angaben (Einrichtung, Dokumenttyp, Thema, Erlangung, Fakultät, Promovend, Dekan, Gutachter, Datum der Promotion) Abstract in Englisch und Deutsch, mindestens vier eigene Schlagworte in Englisch und in Deutsch – nur wenn Sie diese integrieren wollen, bzw. die zuständige Fakultät es vorschreibt Ist das Deckblatt mit den korrekten Formatvorlagen versehen? Die zuzuweisenden Formatvorlagen entnehmen Sie bitte dem Kapitel »Überblick über die Formatvorlagen«. Im Deckblatt darf jeder Eintrag nur aus einem Absatz bestehen. Wenn Umbrüche gewünscht sind, müssen sie mit manuellen Zeilenwechseln ( Enter) statt mit Absatz-Ende-Zeichen ( ) erzeugt sein. Falsch Falsch , einfügen mit Shift- Richtig (Bei diesen Abbildungen sind alle »nicht-druckbaren« Zeichen angezeigt - »Extras«, »Optionen«, Karteikarte »Ansicht«, unter »nicht druckbare Zeichen« Häkchen vor »alle« bzw. »Formatierungszeichen«setzen) Eine Ausnahme ist die Formatvorlage Gutachter. Hier erhält jeder Gutachter einen eigenen Absatz. Außerdem sollen die Gutachter automatisch nummeriert sein. 11 Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses Word bietet die Möglichkeit, ein Inhaltsverzeichnis automatisch zu erzeugen. Voraussetzung ist die Verwendung von Formatvorlagen für Überschriften (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.), wie in Kap. 7.3 beschrieben. Bei der Erzeugung des Inhaltsverzeichnisses fügt Microsoft Word automatisch die Formatvorlage Verzeichnis ein. 1. Tipp: Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Verzeichnis und wählen Felder aktualisieren. Tipp: Analog lassen sich Verzeichnisse für Abbildungen und Tabellen erstellen. Gehen Sie mit dem Cursor an den Anfang Ihres Dokuments. Wählen Sie Einfügen → Referenz → Index und Verzeichnisse. 2. Wählen Sie die Registerkarte Inhaltsverzeichnis. Word gibt Ihnen einige Formatvorlagen für die Gestaltung des Inhaltsverzeichnisses vor. Wählen Sie eine dieser Vorlagen oder bestimmen Sie das Aussehen über die Schaltfläche Ändern. 3. Unter Optionen können Sie festlegen, bis zu welcher Gliederungsebene die Überschriften und welche zusätzlichen Absatzformate in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Damit können Sie auch unnummerierte Teile wie das Literaturverzeichnis oder Anhänge in das Verzeichnis aufnehmen, indem Sie Formatvorlagen wie Head Bibliographie oder Head Anhang auswählen. 4. Haben Sie das Inhaltsverzeichnis nach Ihren Anforderungen definiert, bestätigen Sie mit OK. 12 Konvertierung der Dissertation nach PDF Das Erstellen von PDF gleicht in vielen Punkten dem Ausdruck: Das Layout inkl. der Seitenaufteilung wird so übernommen, wie es in Word in der Seitenansicht / Druckvorschau zu sehen ist. Die entstandene Datei kann auf jedem beliebigen Drucker gedruckt werden, ohne dass Verschiebungen der Seitenumbrüche zu befürchten sind. 23 PDF bietet darüber hinaus weitere Vorteile wie anklickbare Querverweise und eine aus den Überschriften erstellte Lesezeichenliste, wodurch die Navigation innerhalb des Dokuments am Bildschirm komfortabler gestaltet wird. Eine PDF-Datei mit diesen Hypertextelementen kann nur mit dem Word-Add-In PDFMaker erstellt werden. Dieses Add-In ist Bestandteil der Programme Adobe Acrobat Standard und Adobe Acrobat Professional (nicht jedoch des Adobe Readers). In den PC-Pools der Universität ist dieses Programm im Allgemeinen verfügbar. Sie benötigen es mindestens in der Version 5. Bevor Sie die PDF-Datei erstellen, müssen Sie die Konvertierungeinstellungen sowie die Druckereinstellungen überprüfen und ggf. ändern. 1. 2. 3. 4. 5. Beginnen Sie mit AdobePDF → Konvertierungeinstellungen ändern. Die Gestaltung dieses Dialogfeldes unterscheidet sich stark zwischen den einzelnen Versionen von Adobe Acrobat. Alle Einstellungen sind aber in allen Versionen zu finden. Stellen Sie die Konvertierungseinstellungen auf Hohe Qualität, Qualitativ hochwertiger Druck, Druckqualität o.ä. ein. Öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Schriften aus. Setzen Sie unter Alle Schriften einbetten, Untergruppen, wenn benutze Zeichen kleiner als jeweils ein Häkchen. Im Fenster Immer einbetten und Nie einbetten dürfen sich keine Schriften befinden, sie müssen leer sein. Schließen Sie das Fenster durch OK. 6. Rufen Sie auf: Datei → Drucken. Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Drucker Adobe PDF aus. Klicken Sie auf Eigenschaften. Auf der Registerkarte Adobe PDF-Einstellungen darf bei Schriften nicht an Adobe PDF senden kein Häkchen gesetzt sein. 7. Schließen Sie das Eigenschaften-Fenster mit OK und – wichtig! – das DruckenFenster mit Schließen. 8. Durch den letzten Schritt kann sich die Seitenaufteilung Ihres Textes verändert haben. Nachdem Sie diese noch einmal kontrolliert haben, starten Sie die Umwandlung über Adobe PDF → In Adobe PDF konvertieren. 9. Die PDF-Datei wird erstellt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen. 10. Sie können sich das Ergebnis Ihrer Arbeit mit Adobe Acrobat oder dem Adobe Reader ansehen. 24 Wichtig: Möchten Sie den Druckservice der AG Elektronisches Publizieren für die Erstellung der vier abzugebenden Papierexemplare in Anspruch nehmen, legen Sie die Seitenränder für gegenüberliegende Seiten fest. Der Druckservice wird Ihre Arbeit doppelseitig ausdrucken. Nur mit gespiegelten Seitenrändern können gegenüberliegende Seiten für ein beidseitiges Dokument wie Bücher oder Magazine eingerichtet werden. In diesem Fall werden die Ränder der linken Seiten auf die Ränder der rechten Seite gespiegelt (d. h. die inneren und die äußeren Ränder sind jeweils gleich breit). Die Seitenzahl erscheint entweder immer außen oder innen. 1. Wählen Sie Datei → Seite einrichten. 2. Wählen Sie unter Seiten: Gegenüberliegende Seiten. 3. Unter Ränder sehen Sie, dass Ihr Dokument jetzt Innen- und Außenränder besitzt. 4. Bestätigen Sie Ihre Veränderungen mit OK. Checkpunkt PDF Liegt das PDF-Dokument als eine Datei vor, und hat es den richtigen Namen? Die PDF-Version muss aus einer einzelnen Datei bestehen. Sie trägt den Nachnamen des Promovenden (erster Buchstabe großgeschrieben, alle anderen klein) ohne Umlaute (äöüÄÖÜß), also z. B. Mueller.pdf. Sind in der PDF-Datei alle Dokumentbestandteile vorhanden? Wie die Word-Version ist auch die PDF-Version auf das Vorhandensein aller wichtigen Bestandteile zu prüfen (u. a. Deckblatt, Abstract, Schlagworte, Hauptteil, Abbildungen, Literaturverzeichnis). Ist das PDF-Dokument druckoptimiert erstellt worden? Beim Erstellen des Dokumentes ist die Einstellung Hohe Qualität (bzw. je nach Acrobat-Version auch DruckOptimiert, Drucken, PrintOptimized, Press o. ä.) zu wählen, damit das Dokument in akzeptabler Qualität ausgedruckt werden kann. Ist das PDF-Dokument mit Adobe Acrobat optimiert gespeichert worden? Diese Option wird benötigt, um das seitenweise Herunterladen der PDF-Datei aus dem Internet zu ermöglichen. In Adobe Acrobat 7 ist das PDF mit der Option Für schnelle Webanzeige optimieren (im Word-Menü Adobe PDF → Erweiterte Einstellungen → Allgemein → Häkchen setzen → Für schnelle Web-Anzeige optimieren) zu erstellen. Nachprüfbar ist dies in Adobe Acrobat 7 im Menü Datei → Dokumenteigenschaften → Beschreibung. In Adobe Acrobat 6 ist das PDF mit der Option »Für schnelle Webanzeige optimieren« (im Menü Adobe PDF → Erweiterte Einstellungen → Allgemein → Häkchen setzen → Für schnelle Web-Anzeige optimieren) zu erstellen. Nachprüfbar ist dies in Adobe Acrobat 6 im Menü Datei → Dokumenteigenschaften → Beschreibung. In Adobe Acrobat 5 ist das PDF ist mit der Option Für schnelle Webanzeige optimieren (im Menü Adobe PDF → Konvertierungseinstellungen ändern → Konvertierungseinstellungen bearbeiten) zu erstellen. Nachprüfbar ist dies in Adobe Acrobat 5 im Menü Datei → Dokumenteneigenschaften → Übersicht. 25 Ist in der PDF-Datei ein Inhaltsverzeichnis aus Bookmarks angelegt? Der Acrobat-Distiller steht im Computer-Pool der Humboldt-Universität zur Verfügung. Alternativ kann das Inhaltsverzeichnis aus Bookmarks auch nachträglich »von Hand« in die PDF-Datei eingefügt werden. Dazu mit Hilfe des Textauswahl-Werkzeuges Überschrift markieren und mit der Tastenkombination Strg-B die Bookmark setzen. Zum Schluss die Hierarchie der Überschriften herstellen, in dem Unterüberschriften unter ihre Oberüberschrift einsortiert werden. Sind in der PDF-Datei die allgemeinen Dokumenteigenschaften sinnvoll eingetragen? In Adobe-Acrobat müssen im Menü Datei → Dokumentinfo → Allgemein... der Titel, der Autor sowie die selbst gewählten Schlagwörter der Dissertation/Habilitationsschrift eingegeben sein. Ist die PDF-Datei fehlerfrei? Die PDF-Datei sollte mindestens einmal durchgeblättert werden, um sie auf Fehlerfreiheit zu prüfen. Weitere Hinweise zur Erstellung von PDF-Dateien finden Sie unter: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/vorlage-pdf.php 13 check-hu – Umschalten zur Überprüfung check-hu prüft Ihren Text auf häufige Fehler und erleichtert Ihnen die Korrektur und Erstellung korrekt formatierter Texte. Check-hu kann allerdings nicht alle denkbaren Formatierungsmöglichkeiten prüfen und demzufolge auch nicht alle Fehler erkennen. Wenn Ihnen keine Fehler gemeldet werden, ist Ihr Text nur hinsichtlich der überprüften Fehlertypen fehlerfrei. Das Menü Dissertation enthält einen Befehl, der zu check-hu umschaltet. Dazu muss zuvor die check-hu installiert worden sein. Das passiert automatisch, wenn Sie dissertation-hu über den InstallationsAssistenten dissertation-hu-Setup (s. Kap. 2) installieren. Weitere Hinweise finden Sie unter: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/checkliste.php. Wählen Sie Dissertation → Umschalten auf "check-hu". 2. Bestätigen Sie mit OK. Es wird zur Überprüfungsvorlage umgeschaltet. Das Menü Dissertation verschwindet, und anstelle dessen erscheint das Menü Prüfung des Dokuments. 3. Führen Sie die Tests im Menü Prüfung des Dokuments aus. 4. Mit Prüfung des Dokuments → Umschalten auf "dissertation-hu" kehren Sie zur DissertationsDokumentvorlage zurück. 1. 14 Überblick über die Formatvorlagen In der vorliegenden Broschüre wurden nicht alle Formatvorlagen ausführlich behandelt. Nachfolgend werden deshalb alle in der Dokumentvorlage dissertation-hu vorkommenden Formatvorlagen mit ihrer jeweiligen Bedeutung aufgelistet. Dabei sind Absatzformate mit ¶ und Zeichenformate mit a gekennzeichnet. 26 Es sei an dieser Stelle nochmals ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es im Sinne der Richtlinien für die elektronische Veröffentlichung einer Dissertation nicht gestattet ist, eigene Formatvorlagen zu erstellen. Gleiches gilt für die unkorrekte Anwendung von Formatvorlagen. Davon ist die Anpassung der verschiedenen Eigenschaften der Formatvorlagen nicht betroffen (siehe Kap. 6). Nach der Auflistung der wichtigsten Grundformate werden die Formatvorlagen systematisch nach deren Auftreten im Menü Dissertation beschrieben. Grundformate ¶ Standard Absatzformat für alle normalen Fließtexte a Absatz-Standardschriftart eigentlich kein Format: zum Löschen aller Zeichenformate geeignet a Hyperlink Zeichenformat für Hyperlinks (Internetlinks), nicht zu verwenden im Literaturverzeichnis, dort ist das Format ISSN;ISBN;DOI;URL Deckblatt Die hier aufgezählten Formatvorlagen kommen ausschließlich im Deckblatt vor. Mit Ausnahme von Datum und Gutachter ist außerdem zu beachten, dass die Formatvorlagen nur genau einmal auftreten dürfen. Für Zeilenwechsel ist der weiche Zeilenumbruch (Umschalt + Enter) zu verwenden. Alle weiteren Elemente auf dem Deckblatt (z. B. »Präsident«) sind mit Standard zu kennzeichnen. ¶ Einrichtung Name des Instituts bzw. der Einrichtung, aus dem bzw. der die Arbeit kommt ¶ Dokumenttyp Art des Dokuments, z. B. »Dissertation« ¶ Erlangung »... zur Erlangung des akademischen Grades doctorum ... « ¶ Thema Titel der Arbeit ¶ Fakultät Fakultät, der die Arbeit vorgelegt wurde ¶ Promovend Autor der Arbeit a Vorname Vorname des Autors (nur innerhalb von Promovend zu verwenden) a Name Name des Autors (nur innerhalb von Promovend zu verwenden) a Zusatz zusätzliche Angaben zum Autor wie Geburtsdatum oder -ort (Promovend) ¶ Dekan Dekan der Fakultät ¶ Gutachter Gutachter der Arbeit, jeder Gutachter erhält einen eigenen Absatz a Gutachtername Name des Gutachters ¶ Datum Einreichungs- und Promotionsdatum, je ein eigener Absatz Frontteil Die nachfolgenden Formatvorlagen sind für die möglichen Bestandteile des Frontteiles gedacht. Diese sind optional, soweit sie nicht von der Promotionsoder Publikationsordnung vorgeschrieben sind. a Keyword einzelnes Schlagwort in Deutsch und Englisch ¶ Head Abstract-Deutsch Überschrift für den dt. Abstract, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ eigene Schlagworte (de) deutsche Schlagwörter, je ein Absatz pro Schlagwort ¶ Head Abstract-Englisch Überschrift für den engl. Abstract, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ eigene Keywords (en) englische Schlagwörter, je ein Absatz pro Schlagwort ¶ Head Widmung Überschrift der Widmung, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ Head Danksagung Überschrift der Danksagung, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ Head Abkürzungsverz. Überschrift des Abkürzungsverzeichnisses, Verzeichnis mit (unsichtbarer) Tabelle in tabellarische Form bringen (keine Tabulatoren!) 27 ¶ Head Vorwort Überschrift des Vorwortes, der Text selbst wird in Standard gesetzt Überschriften ¶ Motto Zitat o. ä., das direkt nach oder vor einer Kapitelüberschrift steht ¶ Überschrift 1 Kapitelüberschrift (1. Ebene) ¶ Überschrift 2 Überschrift der 2. Ebene ¶ Überschrift 3 Überschrift der 3. Ebene ¶ Überschrift 4 Überschrift der 4. Ebene ¶ Überschrift 5 Überschrift der 5. Ebene ¶ Überschrift nicht nummerierte Überschrift Listen ¶ Aufzählungsliste nicht nummerierte Liste ¶ Liste alpha groß mit großen Buchstaben nummerierte Liste ¶ Liste alpha klein mit kleinen Buchstaben nummerierte Liste ¶ Liste nummeriert mit arabischen Zahlen nummerierte Liste ¶ Liste römisch groß mit großen römischen Zahlen nummerierte Liste ¶ Liste römisch klein mit kleinen römischen Zahlen nummerierte Liste Tabellen Über Dissertation → Tabellen kann u. a. die Beschriftung erzeugt werden. ¶ Tabellenbeschriftung Beschriftung von Tabellen, stets über der Tabelle ¶ Legende Legende von Tabellen Abbildungen Über Dissertation → Abbildungen kann u. a. die Beschriftung erzeugt werden. ¶ Beschriftung Beschriftung von Abbildungen, stets unter der Abbildung. Die Abbildung selbst wird in Standard gesetzt. ¶ Legende Legende von Abbildungen, Graphiken, Diagrammen Formeln Diese Auszeichnungen sind nur auf Formeln anwendbar, die aus Textzeichen zusammengesetzt sind (etwa y = x + 2). Als Abbildungen oder Objekte (z. B. mit dem Formel-Editor erzeugt) eingefügte Formeln bleiben Standard. ¶ math. Formel mathematische Formel, die einen eigenen Absatz einnimmt a math. Formel (inline) mathematische Formel, die innerhalb eines Absatzes vorkommt spezielle Auszeichnungen a Zitat Zitat innerhalb eines Absatzes ¶ Blockzitat Zitat, das einen eigenen Absatz einnimmt ¶ Definitionstext Definition eines Fachbegriffs a Fachwort für das Thema der Arbeit relevantes Fachwort a Fremdwort ¶ Quellenangabe ¶ Regieanweisung ¶ Gedichtzeile ¶ Sprecher ¶ Rede 28 ¶ Verbatim Text mit fester Zeilenbreite, zu verwenden z. B. für Quelltexte (Informatik) oder DNA-Sequenzen (Biologie, Medizin) Literaturverzeichnis Mit Ausnahme des ersten Formates sind alle anderen Absatz- und Zeichenformate lediglich dann relevant, wenn das Literaturverzeichnis nicht mit den mitgelieferten Werkzeugen aus dem Untermenü Dissertation Literaturverzeichnis erzeugt wird. ¶ Head Bibliographie Überschrift des Literaturverzeichnisses ¶ LitartZeitschrift Literaturart: Zeitschrift ¶ LitartBuch Literaturart: Monographie (Buch eines oder mehrerer Autoren oder Buch mit Beiträgen unterschiedlicher Autoren) ¶ LitartSonstiges alle weiteren Literaturarten (auch Internetseiten) a Kuerzel a Autor a Titel: Artikel;Beitrag Titel eines Artikels in einem Buch oder Titel eines Artikels in einer Zeitschrift a Titel: Werk;Bch;Zs Titel des Buches oder Name der Zeitschrift a Herausgeber a Erscheinungsort a Verlag a Erscheinungsjahr a Auflage a Band a Heftnummer nur für Zeitschriften a Seitenangabe a Lesedatum vor allem bei Internetquellen angeben a ISSN;ISBN;DOI;URL Angabe der ISSN oder ISBN oder DOI oder URL/URN (Internetadresse) Anhänge ¶ Head Anhang Überschrift eines Anhanges, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ Head Abkürzungsverz. Überschrift des Abkürzungsverzeichnisses, Verzeichnis mit (unsichtbarer) Tabelle in tabellarische Form bringen (keine Tabulatoren!) ¶ Head Danksagung Überschrift der Danksagung, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ Head Lebenslauf Überschrift des Lebenslaufes, Verzeichnis mit (unsichtbarer) Tabelle in tabellarische Form bringen (keine Tabulatoren!) ¶ Head Erklärung Überschrift der Selbständigkeitserklärung, der Text selbst wird in Standard gesetzt ¶ Verzeichnis automatische Formatvorlage für Einträge im Inhaltsverzeichnis, die Ziffern geben die Hierachieebenen an 29 15 Checkliste 15.1 Einleitung Mit der vorliegenden Checkliste prüfen Sie, ob ihre Arbeit in der vorliegenden Form zur elektronischen Veröffentlichung angenommen werden kann. Es können aber in besonderen Fällen nicht vorhersehbare Funktionen im Dokument angewendet worden sein. In diesen Fällen behält sich die AG Elektronisches Publizieren das Recht vor, eine zusätzliche entsprechende Nachformatierung zu verlangen. Einige der beschriebenen Anforderungen gehören zum guten Stil bei komplexen Dokumenten in einem Textverarbeitungssystem. Es ist legitim, an eine Dissertation andere Ansprüche hinsichtlich des Aufbaus und der Strukturierung zu stellen als beispielsweise an eine Geburtstagseinladung. Andere Anforderungen sind allein technischen Beschränkungen der Langzeitarchivierung in XML bzw. dem Konvertierungsprozess geschuldet. An dieser Stelle sei noch einmal hervorgehoben, dass, abgesehen von den unten beschriebenen Einschränkungen, das Layout Ihrer Dissertation Ihnen überlassen ist. Die in der Dokumentvorlage zugrunde gelegten Schriftgrößen, Schriftarten, Absatzabstände usw. können Sie nach Belieben anpassen, um im PDF bzw. in der gedruckten Version Ihren gewünschten Stil zu erreichen (Änderungen unter Format → Formatvorlage vornehmen). Bei Fragen beachten Sie bitte auch die Hinweise unter: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/faq/ Checkpunkt Formatvorlagen Die korrekten Formatvorlagen müssen zugewiesen sein. Keine »verstreuten« Formatvorlagen Eine Absatz-Formatvorlage – ein Absatz Keine zusätzlichen Absätze zwischen zusammengehörigen Elementen Liegt das Word-Dokument als eine Datei vor und lässt es sich im Textverarbeitungssystem öffnen? Es sind zu überprüfen: der Hauptteil, das Literaturverzeichnis, die Anhänge, weitere Materialien etc. Es dürfen keine Tabulatoren, Leerzeichen und Spalten zur Positionierung verwendet sein. Es dürfen keine Positionsrahmen und Textfelder im Dokument vorhanden sein Benötigte Zeilenumbrüche müssen eingefügt sein. Sonderzeichen Keine harten Worttrennungen 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 7 7 Checkpunkt Fußnoten, Querverweise und Hyperlinks Wurde die Formatvorlage Fußnotentext zur Formatierung des Fußnotentextes verwendet? Haben alle Verweise und Hyperlinks eine korrekte Zieladresse? 10 Checkpunkt Überschriften Sind die Überschriften mit einer »Überschrift« - Formatvorlage versehen? Besteht jede Überschrift nur aus einem Absatz? Sind Überschriften automatisch nummeriert? 11 11 11 11 Checkpunkt Listen Sind die Listen mit den entsprechenden Formatvorlagen versehen? Listen müssen automatisch mit Aufzählungszeichen versehen sein. 12 12 12 30 10 10 Checkpunkt Tabellen Sind die Tabellenbeschriftungen mit der Formatvorlage »Tabellenbeschriftung« und die Legenden mit der Formatvorlage »Legende« versehen? Tabellenbeschriftungen Sind Tabellen als Word-Tabellen eingefügt? Die Hervorhebung einzelner Tabellenzellen mittels farbiger Unterlegung kann nicht konvertiert werden. 13 13 13 14 Checkpunkt Abbildungen Sind die Abbildungsbeschriftungen mit der Formatvorlage »Beschriftung« versehen? Sind die Abbildungen als Grafiken eingefügt? Beschriftungen von Abbildungen Werden die Abbildungen in der Normalansicht angezeigt? Wie sind die Abbildungen eingefügt? Keine Abbildung darf aus mehreren Grafikobjekten bestehen. Nicht zu benutzende Elemente 15 15 15 15 15 15 16 16 Checkpunkt Literaturverzeichnis Ist das Literaturverzeichnis korrekt mit den Formatvorlagen versehen? Bei Verwendung von Literaturdatenbanken wie Reference Manager oder Endnote Besteht jeder Literaturverzeichniseintrag aus nur einem Absatz? 21 21 21 21 Checkpunkt Deckblatt, Abstracts und eigene Schlagworte Sind Abstracts und eigene Schlagworte in Deutsch und in Englisch als separate TextDateien vorhanden? Haben Sie die Abstracts nach dem Deckblatt eingefügt? Haben Sie die Abstracts/Schlagwörter mit den korrekten Formatvorlagen versehen? Deckblatt mit vollständige Angaben (Einrichtung, Dokumenttyp, Thema, Erlangung, Fakultät, Promovend, Dekan, Gutachter, Datum der Promotion) Abstract in Englisch und Deutsch, mindestens vier eigene Schlagworte in Englisch und in Deutsch – nur wenn Sie diese integrieren wollen, bzw. die zuständige Fakultät es vorschreibt Ist das Deckblatt mit den korrekten Formatvorlagen versehen? Im Deckblatt darf jeder Eintrag nur aus einem Absatz bestehen. 22 Checkpunkt PDF Liegt das PDF-Dokument als eine Datei vor, und hat es den richtigen Namen? Sind in der PDF-Datei alle Dokumentbestandteile vorhanden? Ist das PDF-Dokument druckoptimiert erstellt worden? Ist das PDF-Dokument mit Adobe Acrobat optimiert gespeichert worden? Ist in der PDF-Datei ein Inhaltsverzeichnis aus Bookmarks angelegt? Sind in der PDF-Datei die allgemeinen Dokumenteigenschaften sinnvoll eingetragen? Ist die PDF-Datei fehlerfrei? 25 25 25 25 25 26 26 26 14 22 22 22 22 22 23 23 31