Uploaded by bashir yazdani

time management

advertisement
‫ماتریس آیزنهاور چیست؟‬
‫ماتریس آیزنهاور که به نام ماتریس فوری – مهم ‪ ،‬جعبه آیزنهاور یا ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور نیز شناخته‬
‫شده به مدل مشهوری در زمینه مدیریت زمان گفته می شود که با استفاده از آن و با مقایسه اهمیت و فوریت امور‬
‫‪.‬زندگی و شغلی می توان کارها را اولویت بندی و برنامه ریزی کرد‬
‫ماتریس آیزنهاور به نام دوایت دیوید آیزنهاور نام گذاری شده‪ ،‬او از دولت مردان معروف و ژنرال ارتش آمریکا‬
‫بود که طی سال های ‪ 3591‬تا ‪ 3593‬به عنوان ‪ 13‬امین رئیس جمهور آمریکا خدمت کرده است‪ .‬آیزنهاور در‬
‫‪.‬طول جنگ جهانی دوم نیز به عنوان ژنرال و فرمانده نظامی در ارتش ایاالت متحده حاضر بوده است‬
‫او به دلیل نوع شغلی که داشت پیوسته در حال تصمیم گیری های دشوار درباره اموری بود که هر روز باید روی‬
‫آن ها تمرکز می کرد و همین فشار و تجربه ای که به دنبال تالش در این زمینه به دست آورده بود زمینه ساز‬
‫ابداع متد آیزنهاور شد که با تکیه بر آن می توان وظایف و امور خود را با توجه به اهمیت و فوریت آن ها اولویت‬
‫‪.‬بندی نمود‬
‫ماتریس آیزنهاور از چهار بخش کلی تشکیل شده که با توجه به اصول آن می توان در انجام امور کاراتر عمل‬
‫‪:‬کرده و در دستیابی به اهداف مورد نظر خود موفقیت بیشتری به دست آوریم‪ .‬این چهار بخش عبارتند از‬
‫‪1.‬امور مهم و فوری ‪:‬انجامش دهید‬
‫‪2.‬امور مهم اما غیر فوری ‪:‬زمان بندی کنید‬
‫‪3.‬امور فوری اما غیر مهم ‪:‬محول کنید‬
‫‪4.‬امور غیر فوری و غیر مهم ‪:‬حذفش کنید‬
‫توصیف عملکرد ماتریس آیزنهاور‬
‫‪.1‬امور مهم و فوری‬
‫این امور باالترین سطح اولویت در میان سایر وظایف را دارا هستند و باید تمرکز اصلی خود را روی آن ها قرار‬
‫‪.‬دهید تا در اسرع وقت – اغلب در همان روز و طی چند ساعت بعد – تکمیل شوند‬
‫شعار این بخش‪ :‬انجامش بده!‬
‫این بخش (ناحیه سبز رنگ ماتریس آیزنهاور) به نام بخش تنش نیز شناخته شده زیرا تمامی امور لیست شده در آن‬
‫مهم و فوری بوده و ممکن است فشار و استرس زیادی به فرد وارد کند‪ .‬از سوی دیگر عدم انجام درست وظایفی‬
‫که در بخش ‪ 2‬و ‪ 1‬دسته بندی می شوند نیز ممکن است در نهایت آن ها را به بخش ‪ 3‬منتقل کرده و کمبود زمان و‬
‫‪.‬استرس بیشتری به دنبال داشته باشد‬
‫این امور شامل مشکالت بحرانی‪ ،‬کارهایی که فرصت کمی برای آن ها وجود دارد و یا وظایفی که انجام ندادن به‬
‫‪.‬موقع آن ها باعث عواقب جدی خواهد شد می باشد‬
‫برای تشخیص اهمیت یک کار باید از خود بپرسید آیان این وظیفه باید حتما توسط خودم انجام شود؟ آیا انجام آن‬
‫مهم است؟ آیا در نهایت من پاسخگوی آن خواهم بود؟ آیا در صورت عدم انجام آن دچار مجازات یا عواقب بدی‬
‫‪.‬خواهم شد؟ در صورتی که پاسخ شما به این سواالت مثبت است این کار جزو امور مهم محسوب می شود‬
‫برای تعیین فوریت یک کار باید از خودتان بپرسید که آیا این کار واقعا باید همین امروز و طی چند ساعت آینده‬
‫انجام شود یا می توان آن را به فردا یا روزهای دیگر موکول کرد؟ اگر الزم است حتما طی چند ساعت آینده انجام‬
‫‪.‬شود باید آن را جزو کارهای فوری در نظر بگیرید‬
‫برای مثال یک بیمارستان را در نظر بگیرید که به طور مرتب بیماران تصادفی و اورژانسی به آن جا آورده می‬
‫شود که نیاز به مراقبت های پزشکی فوری دارند‪ .‬اگر فردی دچار آپاندیس حاد است باید سریعا عمل شود و نسبت‬
‫به برخی عمل های جراحی مهم که نیازی نیست حتما در چند ساعت آینده انجام شوند اولویت دارد بنابراین طبق‬
‫‪.‬ماتریس آیزنهاور در بخش ‪ 3‬قرار می گیرد‬
‫چگونه عمل کنیم؟‬
‫برای انجام وظایفی که در این بخش قرار گرفته توصیه می شود از اصل “اول قورباغه ات را بخور” استفاده‬
‫کنید‪ ،‬زیرا انجام دشوارترین کارها در ابتدا باعث می شود تمایل بیشتری به انجام مابقی وظایف داشته و روشی‬
‫‪.‬عالی برای افزایش حس احترام نسبت به خودتان می باشد‬
‫کافیست ا ز سخت ترین کار شروع کنید و خواهید دید که همه چیز بعد از تکمیل آن از چیزی که تصورش را می‬
‫‪.‬کردید ساده تر خواهد شد‬
‫فن پومودورو استفاده کنید که باعث می شود به صورت * برای اطمینان از انجام امور بخش ‪ 3‬می توانید از‬
‫‪.‬کاراتر روی وظایف خ ود تمرکز داشته باشید‪ .‬در طول هر جلسه پومودورو تنها روی یک کار تمرکز داشته باشید‬
‫*فن پومودورو از روش های مدیریت زمان است که براساس آن بهترین مقدار زمان برای کار کردن ‪ 29‬دقیقه‬
‫می باشد که برابر با مدت زمان الزم برای تهیه سس گوجه فرنگی پومودورو می باشد‪.‬‬
‫‪.2‬امور مهم اما غیر فوری‬
‫این گروه از کارها اهداف و کارهای بلند مدتی هستند که از اهمیت زیادی برخوردار بوده اما مهلت زمانی‬
‫مشخصی ندارند‪ .‬شما باید آن ها را به شیوه ای زمان بندی کنید تا بعد از این که همه امور بخش ‪ 3‬انجام شد به‬
‫‪.‬سراغ ضروری ترین کارهای این ناحیه بروید‬
‫شعار این بخش‪ :‬زمان بندی کن‪ ،‬تصمیم بگیر!‬
‫بخش دوم (ناحیه آبی رنگ در ماتریس آیزنهاور) که وظایف مهم اما نه چندان فوری در آن قرار گرفته بخش‬
‫‪.‬تصمیم گیری نام دارد‬
‫به یاد داشته باشید تنها به این دلیل که به این امور برچسب غیر فوری زده شده نمی توان گفت که نیازی به توجه و‬
‫زمان بندی ندارند بلک ه این وظایف نیز اگر مهلت زمانی واقع گرایانه برای آن ها تعیین نکنیم به مرور مشکل ساز‬
‫‪.‬شده و وارد بخش ‪ 3‬خواهند شد‬
‫امور این بخش از نظر میزان اهمیت تفاوتی با وظایف بخش ‪ 3‬ندارند و برای گنجاندن یک کار در این بخش الزم‬
‫است از خودتان سواالت مورد نظر را بپرسید‪ ،‬از جمله این که آیا این کار باید حتما توسط خودم انجام شود یا نه؟‬
‫برای تشخیص فوریت کار اگر می توان آن را با کمی وقفه و طی روزهای بعد انجام داد جزو امور غیر فوری‬
‫محسوب خواهد شد‪ .‬امور مهم اما غیر فوری نیاز به زمان بندی و برنامه ریزی دارند و انجام آن ها قبل از وظایف‬
‫‪.‬بخش ‪ 3‬عاقالنه نخواهد بود‬
‫در مثال بیمارستان می توان به عمل جراحی آب مروارید اشاره کرد که بیمار مدت ها تحت نظر بوده و با تشخیص‬
‫‪.‬پزشک روز خاصی را برای عمل جراحی او ثبت می کنند‬
‫چگونه عمل کنیم؟‬
‫بعد از دسته بندی امور مهم اما غیر فوری باید آن ها را به صورت لیست های کاری روزانه یا هفتگی برنامه‬
‫‪.‬ریزی کرده و از تکنیک های برنامه ریزی درست برای این کار استفاده کنید‬
‫الزم به ذ کر است حتی اگر برنامه ریزی و زمان بندی درستی برای این امور انجام دهید اما نسبت به برنامه خود‬
‫سهل انگاری داشته باشید برنامه با شکست مواجه خواهد شد‪ .‬برای جلوگیری از این وضعیت به قراری که با خود‬
‫‪.‬گذاشته اید پایبند باشید‬
‫‪.3‬امور کم اهمیت اما فوری‬
‫این امور وظای ف کم اهمیتی هستند که اگرچه از نظر فنی خودتان قادر به انجام آن ها هستید اما به دلیل فوریت‬
‫‪.‬زمانی بهتر است انجام آن را به فرد دیگری که در این زمینه تخصص دارد بسپارید‬
‫شعار این بخش‪ :‬به دیگران محول کنید!‬
‫سومین بخش از ماتریس آیزنهاور (ناحیه قرمز رنگ) مربوط به امور کم اهمیت تر از سایر امور است که از‬
‫فوریت باالیی برخوردار هستند و این جا نقطه ای است که داشتن روحیه تیمی در فرهنگ سازمانی اهمیت زیادی‬
‫‪.‬پیدا می کند‬
‫سپردن این گونه امور به دیگران از یک سو باعث افزایش کار تیمی شده و از سوی دیگر به شما فرصت کافی می‬
‫‪.‬دهد تا بتوانید به خوبی از عهده کارهای بخش ‪ 3‬و ‪ 2‬برآیید‬
‫کارهایی که باید امروز و یا طی چند ساعت آینده انجام شوند اما در پاسخ به این سوال که آیا الزم است این کار را‬
‫‪.‬خودم انجام دهم؟ جواب شما منفی است در این دسته امور قرار می گیرند‬
‫به عنوان مثال در مورد بیمارستان فردی با عالئم آپاندیس جدی مراجعه کرده و باید فورا عمل شود اما بیمارستان‬
‫اتاق عمل خالی ندارد‪ ،‬در این شرایط می تواند بیمار را به بیمارستان دیگری بفرستد (کار به بیمارستان دیگر‬
‫‪.‬محول می شود)‬
‫چگونه عمل کنیم؟‬
‫بعد از محول کردن یک کار به دیگران الزم است با تماس تلفنی‪ ،‬ایمیل یا برگزاری جلسات کاری نتایج آن را‬
‫پیگیری کرده و پیشرفت کار را زیر نظر داشته باشید‪ .‬سپردن کار به دیگران بدون پیگیری و نظارت به همان‬
‫اندازه بد است که اگر هیچ تالشی برای انجام آن صورت نگرفته باشد زیرا در نهایت کسی مسئولیت آن را نخواهد‬
‫همچنین اگر در حال انجام پروژه بزرگی هستید که فوریت زیادی داشته و باید همین امروز تکمیل شود ‪.‬پذیرفت‬
‫می توانید پروژه را به دو بخش ضروری تبدیل کرده و بخشی از آن را به فرد یا تیم دیگری بدهید تا کارها به‬
‫‪.‬سرعت و به موقع تکمیل شوند‬
‫‪.4‬امور کم اهمیت و غیر فوری‬
‫این امور اغلب به کارهای قابل حذف کردن گفته می شود‪ ،‬اموری که الزم نیست برای آن ها تالشی انجام شود و‬
‫‪.‬بیشتر مردم این گونه کارها را صرفا اتالف وقت گران بها می دانند‬
‫شعار این بخش‪ :‬حذفش کنید!‬
‫آخرین بخش (ناحیه خاکستری رنگ در ماتریس آیزنهاور) مربوط به اموری در زندگی شخصی یا حرفه ای می‬
‫باشد که نه اهمیت خاصی دارند و نه فوریت چندانی‪ .‬این امور را می توان از لیست وظایف روزانه یا هفتگی خود‬
‫‪.‬حذف کرد‬
‫برخی از کارهایی که در این بخش قرار می گیرند اغلب بدون توجه کردن به آن ها‪ ،‬خودشان به مرور حل خواهند‬
‫شد یا مثال در مورد بیمارستان‪ ،‬مسئله میزان رضایت بیماران از امکانات و رسیدگی های انجام شده برای‬
‫بیمارستان مهم است اما الزم نیست خود بیمارستان برای آن نظرسنجی انجام دهد بلکه می تواند آن را به موسسه‬
‫‪.‬دیگری محول کند و از آن جا که فوریتی برای انجام آن نیست این مورد در بخش ‪ 3‬جای می گیرد‬
‫چگونه عمل کنیم؟‬
‫برای کشف امور این بخش به دنبال عادت های بد خود بگردید که وقت شما را هدر داده و هیچ نتیجه مثبتی به‬
‫همراه نخواهد داشت‪ .‬مثال گشت و گذار بی هدف در اینترنت‪ ،‬پاسخ دادن به ایمیل هایی که اصال مهم نیستند‪،‬‬
‫‪.‬صحبت کردن طوالنی مدت تلفنی که هیچ فایده خاصی ندارد همگی در این دسته امور گنجانده می شوند‬
‫همچنین می توانید زمان های خاصی در روز را به عنوان اوقات فراغت در نظر گرفته و به کارهای نه چندان مهم‬
‫مثال چک کردن ایمیل ها – اگر چک کردن ایمیل جز وظایف مربوط به سه بخش دیگر نمی باشد – تماس های‬
‫‪.‬تلفنی و غیره بپردازید و این موارد را هرگز در خارج از وقت مشخص نشده انجام ندهید‬
‫نکات استفاده از ماتریس آیزنهاور‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫لیست وظایف درست کنید؛ لیست وظایف باعث می شود ذهن شما مجبور به حفظ کردن همه‬
‫چیز نباشد و به عالوه خودتان را به اموری که روی کاغذ نوشته شده بیشتر مسئول خواهید‬
‫دانست‪.‬‬
‫معموال بهتر است در هر بخش بیش از ‪ 8‬کار قرار ندهید‪.‬‬
‫همیشه از خودتان بپرسید چه کاری ارزش بیشتری دارد که ابتدا انجام شود‪ ،‬استفاده از اصل‬
‫“اول قورباغه ات را بخور” برای بخش ‪ 3‬و ‪ 2‬شتاب و انرژی بیشتری به شما خواهد داد‪.‬‬
‫برای انجام هر کار شب قبل برنامه ریزی کرده و صبح برنامه تان را مرور کنید‪.‬‬
‫حواس پرتی ها را از بین ببرید و به دیگران اجازه ندهید اولویت های زندگی شما را تعیین‬
‫کنند‪.‬‬
‫از برخی تکنیک ها برای ترک عادت های بد خود استفاده کنید‪ .‬مثال اگر به حضور در شبکه‬
‫های اجتماعی عادت دارید و این باعث اتالف وقت مفید شما می شود می توانید از ابزار‬
‫مسدود کردن و غیره استفاده کنید‪.‬‬
‫وظایفی که به دیگران محول کرده اید را پیگیری کنید‪.‬‬
‫‪ coca.ir‬برگرفته از سایت‬
Download